Codificare si decodificareProducerea şi transmiterea mesajelor implică existenţa unui cod de comunicare ce presupune un repertoriu de semne şi reguli de combinare a acestor semne. Mesajele produse vor fi “purtătoare de sens”, adică inteligibile şi purtătoare de informaţie. Limbile naturale sunt coduri lingvistice de care dispun oamenii. Operaţiunile la care sunt supuse mesajele sunt codificarea şi decodificarea; a codifica înseamnă a înlocui semnele care corespund unui sistem cu semnele care aparţin altui sistem într-o primă accepţiune, sau a face să corespundă unei semnificaţii anumite semnale; decodificarea înseamnă a regăsi textul iniţial, a înlocui semnalele mesajului codificat cu semnalele din care au fost create afectându-i sensul la care s-a gândit comunicatorul.Trei elemente intervin în comunicarea lingvistică şi pun probleme de codificare şi decodificare: competenţa lingvistică şi cea paralingvistică care împreună alcătuiesc competenţa de comunicare; presupune cunoaşterea codului limbii utilizate, a contextului lingvistic (polisemia şi sinonimia semnelor lingvistice); denotaţia şi conotaţia (prima este proprie utilizării semnelor care au o definiţie precisă acceptată oficial; cea de-a doua reprezintă ceea ce semnele evocă pentru noi; ceea ce semnele pot conota depinde de cultura şi experienţa individuală). Codificarea şi decodificarea mesajelor explică şi procesul de interpretare: sensul pe care receptorul îl atribuie mesajului în funcţie de contextul comunicării (acele “determinări psy” care intervin: sentimente, aspiraţii, stare de spirit, interacţional şi determinări în plan situaţional, social, istoric, cultural). Prin decodificarea unui mesaj aflăm semnificaţia mesajului, îl înţelegem, iar prin interpretare îi atribuim sensul nostru. Sensul se referă la ceea ce facem noi cu mesajul respectiv (cum reacţionăm noi - verbal, comportamental – la un mesaj), deoarece "o interpretare corectă nueste pur şi simplu adevărată, asemeni unei propoziţii ce redă o stare de lucruri existente;…«a înţelege ce se spune» cere participare şi nu, simplu, observare". Imaginea receptorului, după consideraţiile de mai sus, este una a receptorului activ ce percepe, decodifică, interpretează mesajele în funcţie de contextul comunicării (personal, grupal, social, cultural).

Canalele de comunicareUn canal de comunicare reprezintă mediul prin care se transmit şi se primesc mesajele. Canalele sunt de trei tipuri: tipărite, electronice şi F-T-F (interpersonale). Canalele tipărite includ memo-uri, broşuri, newsletter, rapoarte, manuale de identitate corporativă, rapoarte anuale şi postere. Datorită noilor tehnologii au început să fie folosite din ce în ce mai mult canalele electronice, precum email-ul şi voice mail-ul, reţelele de intranet, blogurile, chat room-urile, canalele TV de afaceri, podcast-urile, video-conferinţele, sistemele de instant messaging, enciclopediile wiki şi întrunirile electronice. Canalele "face to face" includ discursuri, întâlnirile echipelor, focus grupurile, prânzurile de afaceri şi evenimentele sau întrunirile sociale.Conform lui Harris şi Nelson (2008), cel mai folosit canal este "ascultarea", care ne consumă cam jumătate din timpul nostru de comunicare (Johnson, 1996). Ascultarea eficientă este crucială pentru învăţare, înţelegere, rezolvarea conflictelor şi o muncă productivă în echipă. Ajută liderii de la toate nivelurile să îmbunătăţească moralul subordonaţilor lor, să descopere şi să rezolve problemele. Cu toate acestea, multe studii indică faptul că majoritatea oamenilor nu sunt buni ascultători, şi puţine organizaţii îşi pun la bătaie resursele pentru a dezvolta abilităţile de ascultare ale managerilor şi liderilor lor(Alessandra & Hunsaker, 1993).MediiAstăzi, angajaţii şi membrii organizaţiilor au acces la o mulţime de canale de comunicare. Selectarea celui mai potrivit mediu de transmisie sau a media potrivite reprezintă o problemă importantă pentru profesioniştii în comunicare, odată ce au stabilit obiectivele şi strategiile, au determinat publicurile ţintă şi au construit mesajele pe care le vor transmite. McLuhan (1964) a subliniat cel mai mult acest lucru, prin afirmaţia sa "mediul este mesajul". El a argumentat că fiecare mediu de transmisie, independent de conţinut, îi implică diferit pe receptori şi afectează intensitatea şi ritmul comunicării.McLuhan a făcut distincţia între media "calde” şi media "reci”, fiecare implicând grade diferite de participare a receptorului. Media "calde” (de exemplu, canalele tipărite, filme, prelegerile, posturile de radio) necesită un grad mai mic de participare şi implicare decât media "reci” (precum televiziunea, cărţile de benzi desenate, canalele F-T-F). Media "calde” sunt mai segmentate şi mai liniare, în timp ce media "reci” sunt mai abstracte şi necesită prin urmare mai multă participare pentru a fi înţelese. Cercetătorii au propus un şir continuu de canale mediatice: la un capat aflându-se canalele care au majoritatea sau chiar toate aceste capacităţi (media consistente), la celălalt capăt aflandu-se canalele care au foarte puţine din aceste capacităţi (media fără consistenţă). Comunicarea F-T-F reprezintă cel mai consistent canal de comunicare şi cel mai util pentru transmiterea de informaţii complexe sau rezolvarea conflictelor, de exemplu. Media fără consistenţă sau impersonale includ simple anunţuri, rapoarte de date şi postere. Poşta electronică, apelurile telefonice, comunicările scrise de mână şi alte canale asemănătoare se situează undeva în mijlocul şirului.