Auditul intern al sistemului de management al calitatii-factor necesar pentru imbunatatirea continua

a activitatii subdiviziunilor intreprinderii

Caval Elena – 341C5elena.caval@gmail.com

• Ce este auditul intern?

– este parte componenta a unei serii de procese menite sa mentina functionalitatea si perfectionarea tuturor elementelor sistemului de management al calitatii (SMC), precum si de a favoriza activitatea personalului intreprinderii

• Elementele de baza ale controlului intern1. Existenta unui plan de organizare:

• Definirea cat mai precisa a sarcinilor (fiecare trebuie sa stie ce trebuie sa faca)

• Definirea limitelor de competenta si a raspunderilor, ceea ce presupune stabilirea unei ierarhii a carei autoritate e indiscutabila

2. Existenta unei documentatii satisfacatoare:• Producerea informatiilor: este recomandata existenta unor

instructiuni scrise, sub forma unui manual de proceduri• Arhivarea informatiilor: <<memoria>> unei intreprinderi este un

element esential al controlului intern care, de altfel, conditioneaza toate controalele ulterioare

• Ce cere Standardul ISO9001?

– Standardul ISO9001 cere o procedura documentata pentru auditurile interne: “Responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, si pentru raportarea rezultatelor si a mentinerii evidentelor va fi definit intr-o procedura documentata”.

• Cum este perceput auditul de catre angajati?

– perturbare a “independentei” acestora– incluziune “alogena” in sfera activitatii lor, in cadrul careia

pot exista fapte compromitatoare

• Ce cere Standardul ISO9001?– “personalul subdiviziunii auditate (verificate) trebuie sa

retina, ca scopul auditurilor nu reprezinta cautarea persoanelor culpabile, ci depistarea cauzelor neconformitatilor existente, perfectionarea sistemului de manangement al calitatii si activitatii fiecarei subidiviziuni in parte si a intreprinderii, in general. Este nevoie de retinut ca auditul duce la imbunatatire”.

• Identificare neconformitati– Prima metoda• realizarea auditului planificat de catre o echipa de

auditori, care este formata din specialisti independenti si calificati, care nu isi auditeaza propria lor activitate, reprezinta un factor al auditului obiectiv• intocmirea si prezentarea in adresa conducerii

superioare a unui raport de audit referitor la efectuarea unor actiuni de corectare sau prevenire, termenul si data efectuarii acestora

• organizarea auditului repetat cu scopul determinarii daca au fost eliminate neconformitatile• nu se aplica nicio sanctiune disciplinara, personalul

lucreaza in regim obisnuit si nu exercita nicio influenta negativa asupra calitatii produselor fabricate si serviciilor prestate

– A doua metoda de identificare a neconformitatilor se realizeaza prin prezentarea notelor de serviciu (procedura pe verticala: superior - subordonat)• cercetarea neconformitatilor• intocmirea unui act de investitie de serviciu a

neconformitatii• emiterea ordinului cu privire la sanctiunea disciplinara

si eliminarea neconformitatilor

• De exemplu: un incendiu, care a fost cauzat de

neconformitatile la nivelul disciplinei tehnologice (nu au fost verificate mijloacele de masurare, senzorii pentru masurarea temperaturii,etc). Se aplica un sir de sanctiuni disciplinare, situatia poate evolua pana la instanta de judecata si astfel este creata o atmosfera instabila in procesul de producere

Concluzii• Auditul Intern este activitatea a carui scop este de a ajuta

organizatia sa-si atinga obiectivele propuse. Acest lucru se realizeaza printr-o metodologie sistematica care analizeaza procesele afacerii, procedurile si activitatile cu scopul de a evidentia problemele cu care se confrunta organizatia si de a propune recomandari de solutii

.• Scopul Auditului Intern intr-o organzatie este foarte complex si

poate viza mai multe aspecte ca: eficienta operatiunilor, increderea in situatiile financiare, prevenirea si investigarea fraudelor sau respectarea legislatiei aplicabile.

• Bibliografie:

• http://ro.wikipedia.org/wiki/Audit• http://www.registru.md/publcation/163205/