Implementarea unui sistem modern de msurare

a performanelor activitii caselor judeene de pensii

1

Cine suntem?

Casa Naional de Pensii Publice este organ de specialitate al administraiei

publice centrale, avnd drept misiune administrarea sistemului public de pensii i a altor

drepturi de asigurri sociale i a sistemului de asigurare pentru accidente de munc i boli

profesionale.

Principalele activiti ale CNPP sunt:

ndrumarea i monitorizarea aplicrii dispoziiilor legale de ctre casele teritoriale

de pensii i de ctre persoanele fizice i juridice investite cu drepturi i obligaii n domeniu;

colectarea i virarea contribuiilor de asigurri sociale pentru asiguraii individuali

i a altor venituri, potrivit legii;

furnizarea datelor necesare pentru fundamentarea i elaborarea bugetului

asigurrilor sociale de stat;

organizarea evidenei naionale a contribuabililor la sistemul public precum i a

drepturilor i obligaiilor de asigurri sociale;

ndrumarea i monitorizarea reexaminrilor medicale i a activitilor de

recuparare a capacitii de munc;

aplicarea acordurilor internaionale de asigurri sociale la care Romnia este parte

i dezvoltarea relaiilor cu autoritile similare de asigurri sociale din alte ri.

Proiectul nostru

Implementarea unui instrument modern de msurare a performanelor

activitii caselor judeene de pensii este un proiect al Casei Naionale de Pensii Publice

cofinanat prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, din Fondul

Social European, Axa prioritar 1 - mbuntire de structur i proces ale managementului

ciclului de politici publice, avnd codul SMIS 14719 i pentru implementarea cruia s-a

ncheiat contractul de finanare nr. 267 din data de 04.05.2011.

Durata de implementare este de 18 luni, n perioada 04.05.2011- 03.11.2012.

Valoarea total eligibil a proiectului este de 2.496.283,36 lei (fr TVA), din care

2.121.804,86 lei reprezint valoarea eligibil nerambursabil, din Fondul Social European,

iar 374.442,50 lei, reprezint cofinanarea eligibil a beneficiarului

Ce ne propunem?

Obiectivul general al proiectului vizeaz mbuntirea capacitii instituionale i

eficientizarea activitii caselor teritoriale de pensii.

Scopul proiectului este crearea i implementarea unui instrument modern de

evaluare, raportare i monitorizare a performanelor obinute de casele judeene de pensii,

n vederea oferirii ctre beneficiari a unor servicii publice de calitate.

.

www.cnpas.org

Cui ne adresm?

Grupul int al proiectului este format din:

Beneficiari direc i:

12 funcionari publici de conducere i de execuie, membri ai comunitii de

practic constituit n vederea evalurii activitii caselor teritoriale de pensii;

210 funcionari publici de execuie, de la nivelul CNPP i al caselor teritoriale de

pensii, implicai n activitatea de colectare, centralizare i raportare a indicatorilor de

performan;

membrii echipei de coordonare a proiectului, din partea CNPP.

Beneficiari indireci:

peste 5.500.000 de pensionari i peste 4.600.000 de asigurai ai sistemului public

de pensii care vor beneficia de servicii superioare calitativ, eficiente, evaluabile i

cuantificabile, la nivelul fiecrei case teritoriale de pensii.

Care sunt activitile proiectului?

Constituirea Comunitii de Practic n domeniul evalurii performanelor

activitii caselor teritoriale de pensii;

Formarea i perfecionarea membrilor comunitii de practic n domeniul

evalurii activitii unei instituii publice;

Realizarea a dou vizite externe de studiu (n Olanda i Austria), la instituii

similare, pentru schimb de experien n domeniul managementului performanei

serviciilor publice oferite de sistemele publice de pensii;

Stabilirea noilor indicatori de performan care vor fi utilizai pentru evaluarea

performanelor caselor teritoriale de pensii;

Elaborarea strategiei n domeniul evalurii activitii caselor teritoriale de pensii;

Realizarea unui ghid/ndrumar metodologic de evaluare a activitii caselor

judeene de pensii;

Cursuri de formare/perfecionare pentru persoanele responsabile cu centralizarea

i raportarea indicatorilor de performan, de la nivelul CNPP i al caselor teritoriale de pensii;

Realizarea unui chestionar i a sondajului de evaluare a gradului de satisfacie a

cetenilor cu privire la serviciile oferite de casele teritoriale de pensii;

Realizarea aplicaiei informatice de prelucrare, centralizare, transmitere i

raportare a indicatorilor de performan, inclusiv achiziionarea serverului aferent i a

serviciilor de ntreinere.

Ce rezultate ateptm?

un set de indicatori de performan strategici;

un chestionar standard de evaluare a activitii caselor teritoriale de pensii;

2

3un sondaj de opinie pentru evaluarea gradului de satisfacie a cetenilor cu privire

la calitatea serviciilor oferite de casele teritoriale de pensii;

o aplicaie informatic specific activitii de colectare, transmitere, verificare i

raportare a indicatorilor de performan, dezvoltat la CNPP i implementat la nivelul

fiecrei case teritoriale de pensii;

o strategie n domeniul evalurii activitii caselor teritoriale de pensii i

multiplicarea acesteia n 200 exemplare;

un ndrumar metodologic de evaluare a activitii caselor teritoriale de pensii,

multiplicat n 400 de exemplare;

12 certificate de participare la cursuri de formare/perfecionare n domeniul

evalurii, obinute de membrii comunitii de practic;

210 certificate de participare la cursuri n domeniul evalurii/auditrii activitii

unei instituii publice, obinute de persoanele responsabile cu centralizarea i raportarea

indicatorilor de performan;

dotarea tehnic cu: 3 laptop-uri i 1 multifuncional, 10 licene sistem de operare,

Office, antivirus i program de grafic.

De ce este necesar proiectul?

Performana n sistemul public de pensii stadiu actual

Scopul principal al evalurii performanei unei instituii l reprezint mbuntirea

eficienei activitii pentru oferirea ctre beneficiarii si a unor servicii publice calitative. n

acest sens, organizaiile i dezvolt sisteme de msurare a performanei, n funcie de

nevoile lor specifice.

Modelul de performan, n general, aplicabil i n administraia public se sprijin

pe cateva concepte fundamentale:

Adoptarea unor abordri orientate ctre cetean/beneficiar al serviciilor oferite de sistem;

mbuntirea calitii serviciului public i ale performanelor sistemului public;

Transparena administraiei i combaterea corupiei;

ncurajarea utilizrii serviciilor electronice;

Stabilirea unui cadru privind perfecionarea profesional continu a personalului;

mbuntirea managementului;

Reducerea birocraiei;

Introducerea standardelor de calitate pentru serviciile oferite cetenilor.

Una dintre prioritile CNPP este oferirea, prin intermediul caselor teritoriale de

pensii, a unor servicii publice calitative.

Pentru aceasta, nc din anul 2003, s-a elaborat i implementat un sistem de

Implementarea unui sistem modern de msurare

a performanelor activitii caselor judeene de pensii

evaluare a activitii caselor judeene de pensii, prin intermediul unui set de indicatori de

performan. Acetia msoar gradul de realizare a activitilor specifice la nivelul unei case

judeene de pensii. Setul de indicatori de performan ajut la crearea condiiilor de

benchmarking, oferind posibilitatea analizrii si comparrii performanei obinute de

fiecare cas teritorial de pensii, prin raportare lunar i anual. Pe baza acestora, CNPP

poate analiza tendinele de mbuntire/nrutire a performanelor unei case judeene

de pensii i poate dispune n timp util msurile care se impun. De asemenea, publicarea

clasamentului lunar i anual contribuie la creterea competitivitii ntre diferitele case

judeene de pensii i la creterea gradului de ncredere al cetenilor asupra activitii

desfurate de instituie.

De-a lungul anilor, setul de indicatori a fost supus revizuirii periodice, n scopul

adaptrii acestora la realitile i prioritile existente.

Indicatorii de performan actuali utilizai n prezent pentru evaluarea activitii

caselor teritoriale de pensii se caracterizeaz prin:

Puncte tari:

Asigur posibilitatea analizrii i comparrii rezultatelor obinute de ctre fiecare

cas teritorial de pensii, pe baza clasamentelor lunare i anuale;

Reprezint un suport pentru evaluarea anual a funcionarilor publici de conducere

i de execuie ai caselor teritoriale de pensii;

Ofer sprijin n observarea tendinelor i luarea msurilor privind mbuntirea

performanelor caselor teritoriale de pensii;

Prezint, transparent, clasamentele lunare i anuale i stimuleaz competiia dintre

casele teritoriale de pensii.

Puncte slabe:

Nu reflect integral activitile desfurate n cadrul caselor teritoriale de pensii;

Colectarea, centralizarea i raportarea datelor aferente indicatorilor de

performan se realizeaz prin metode parial informatizate;

Nu asigur posibilitatea exercitrii unui control eficient asupra realitii datelor

comunicate de ctre casele teritoriale de pensii;

Inexistena unei soluii software de colectare a datelor necesare din sistemul

informatic integrat al CNPP;

Lipsa unui grup profesionist de experi (comunitate de practic), care s rspund

de mbuntirea continu a indicatorilor de performan;

Inexistena unui instrument de evaluare extern a performanelor caselor

teritoriale de pensii, respectiv a unui instrument de evaluare a gradului de satisfacie a

cetenilor cu privire la calitatea serviciilor oferite beneficiarilor de casele teritoriale de

pensii.

www.cnpas.org4

5Necesitatea mbuntirii managementului performanei n sistemul public de pensii

Specialitii n management consider schimbarea ca fiind o caracteristic esenial a

perioadei actuale, care accentueaz necesitatea nnoirii, dar i incertitudinea i riscul.

nsui printele managementului modern, P. Drucker spunea c managerii viitorului

trebuie s se orienteze asupra schimbrii, att ca oportunitate, ct i ca ameninare.

Schimbarea vizeaz toate organizaiile, iar autoreglarea lor se face prin

management. Contextul prezent, din aceste perspective, ridic numeroase probleme

instituiilor publice, i foarte puine soluii. De aceea, depirea acestei perioade

presupune evoluie i mbuntire continu, care poate fi asigurat doar prin obinerea de

noi performane.

Prin derularea proiectului Implementarea unui sistem modern de msurare a

performanelor activitii caselor teritoriale de pensii, cod SMIS 14719, CNPP i

manifest interesul pentru mbuntirea managementului performanei, prin crearea

premizelor utilizrii elementelor moderne de management strategic n cadrul sistemului

public de pensii din Romnia.

Astfel, comunitatea de practic n domeniul evalurii activitii caselor teritoriale de

pensii (creat prin proiect) va rspunde de implementarea instrumentelor moderne de

management al performanei, pornind de la stabilirea cadrului strategic privind evaluarea

performanei pn la stabilirea i revizuirea periodic a noilor indicatori de performan.

Strategia, elaborat n cadrul proiectului, va stabili drept prioriti generale ale

sistemului public de pensii (inclusiv ale instituiilor care l gestioneaz la nivel naional i

teritorial):

Orientarea ctre cetean, prin creterea calitii serviciilor oferite de casele

teritoriale de pensii i a gradului de satisfacie a beneficiarilor;

mbuntirea performanelor activitii caselor teritoriale de pensii prin

implementarea unui nou set de indicatori de performan i monitorizarea rezultatelor

obinute;

Creterea eficienei activitii proprii, prin msuri de cretere a eficienei utilizrii

resurselor financiare, materiale i umane de care dispune sistemul de pensii publice;

Asigurarea transparenei i mbuntirea calitii comunicrii n cadrul sistemului

de pensii publice.

Implementarea unui sistem modern de msurare

a performanelor activitii caselor judeene de pensii

Instrumente de management al performanei utilizate n urma proiectului

Implementarea strategiei presupune introducerea i utilizarea n sistemul public de

pensii a instrumentelor de management strategic i cel al performanei: Benchmarking i

Balanced scorecard.

A. Benchmarking

Noiuni eseniale

Benchmarking-ul este un proces continuu folosit n managementul strategic, prin

care organizaia i evalueaz diferitele aspecte ale activitii, n relaie cu cele mai bune

practici n domeniu i care permite creterea performanei.

De ce este necesar benchmarking-ul?

Conduce la creterea responsabilitilor la toate nivelele;

Ajut la mbuntirea calitii serviciilor oferite;

Adaptarea sistemului public la practicile de succes folosite n sectorul privat

(orientare spre rezultate i eficien, n condiiile unui buget auster);

Determin creterea transparenei fa de public, inclusiv n ceea ce privete

utilizarea fondurilor publice;

Permite tuturor s nvee din experiena celor care au atins cea mai bun

performan.

Avantajele utilizrii Benchmarking-ului n sistemul public de pensii

Benchmarking-ul este un instrument eficient pentru analiza practicilor din sistemul

public de pensii care au condus la performanele cele mai bune. Cu alte cuvinte,

benchmarking-ul poate ajuta la obinerea performanei cele mai bune prin nvarea de la

cele mai bune case teritoriale de pensii.

Benchmarking-ul aplicat n sistemul public de pensii permite:

Evaluarea progreselor nregistrate de fiecare cas teritorial de pensii n atingerea

obiectivelor/intelor sau n obinerea rezultatelor obinute;

mbuntirea performanelor managementului instituiilor din sistem prin

identificarea lipsurilor/punctelor slabe;

Analiza practicilor care conduc la cea mai bun performan din ntregul sistem de

pensii publice;

mbuntirea calitii serviciilor oferite;

Creterea satisfaciei cetenilor care beneficiaz de serviciile oferite de casele

teritoriale de pensii.

www.cnpas.org6

7B. Balanced Scorecard- BSC- (Tabloul de Bord Echilibrat)

Noiuni eseniale

Balanced Scorecard -BSC- este cel mai modern instrument de msurare a

performanelor organizaionale pentru c ofer un model pentru construirea unei strategii

bazate pe cerinele dezvoltrii durabile.

Reprezint o metod creat n anul 1992 de ctre R. Kaplan i D. Norton de la

Harvard Business School, care are ca scop deplasarea ponderii dinspre managementul

financiar, pe termen scurt, ctre managementul strategic, pe termen lung; mai precis mut

accentul de pe indicatorii care in de trecutul organizaiei ctre cei care in de viitorul

acesteia.

BSC reprezint un sistem de planificare i management utilizat pentru:

Alinierea activitilor desfurate la viziunea i strategia oricrei organizaii;

mbuntirea comunicrii interne i externe;

Monitorizarea performanei organizaiei n raport cu obiectivele strategice.

Implementarea BSC n sistemul public de pensii

BSC ne permite s privim sistemul public de pensii din patru puncte de vedere, fapt

care faciliteaz dezvoltarea unui sistem de indicatori, a cror analiz ulterioar s fie

realizat din toate cele patru perspective:

Perspectiva financiar;

Perspectiva clieni/beneficiari;

Perspectiva procese interne/operaionale;

Perspectiva personal, nvare i dezvoltare.

Implementarea unui sistem modern de msurare

a performanelor activitii caselor judeene de pensii

Pai necesari:

Pentru proiectarea i implementarea cu succes a Balanced Scorecard-ului, trebuie

s se realizeze urmtoarele:

Conexarea viziunii i strategiei CNPP privind evaluarea activitii instituiilor din

sistemul public de pensii;

Identificarea indicatorilor care leag viziunea i strategia CNPP de rezultate;

Elaborarea de msuri eficiente i standarde semnificative, att pe termen scurt, ct

i pe termen lung;

Implementarea unor sisteme adecvate de bugete, IT, comunicaii;

Considerarea Balanced Scorecard ca fiind un proces continuu, care necesit

ntreinere, modificare i actualizare;

Convingerea c Balanced Scorecard reprezint un facilitator al schimbrii

organizaionale i culturale;

Definirea clar a viziunii modelului BSC ales;

Contientizarea faptului c Balanced Scorecard este parte a unui proces mai

complex, care ncepe cu strategia.

Pe scurt, implementarea BSC presupune 5 faze de implementare:

Sinteza modelului BSC;

Implementarea tehnic;

Integrarea organizaional;

Integrarea tehnic;

Operarea BSC.

Indicatorii de performan i obiectivele sistemului de pensii publice, derivate din

viziunea i strategia CNPP (realizat prin proiect), determin ca BSC s elimine lipsa unui

proces continuu de implementare a activitilor specifice sistemului de pensii publice,

precum i obinerea feedback-ului n ceea ce privete implementarea strategiei instituiei.

Avantajele implementrii Balanced Scorecard (BSC) n sistemul public de pensii

Utilizarea, implementarea i dezvoltarea Balanced Scorecard (BSC) prin intermediul

proiectului, va permite CNPP s i clarifice misiunea i viziunea, printr-un set de indicatori

de performan uor de neles.

Proiectul urmrete ca prin utilizarea BSC s transforme planul strategic al CNPP,

dintr-un document atractiv, dar pasiv, ntr-un plan de aciuni zilnice care asigur nu numai

msurarea performanei, dar ajut conducerea CNPP i CJP s identifice aciunile care

trebuie realizate i msurate.

Practic, se dorete ca Balanced Scorecard-ul, implementat n cadrul proiectului,

s devin sistemul de management i planificare strategic pentru gestionarea

performanei din cadrul sistemului public de pensii din Romnia.

www.cnpas.org8

Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6Page 7Page 8