BALANA DE VERIFICARE

BALANA DE VERIFICARE

1. Noiunea, coninutul i funciile balanei de verificare

Operaiile economice care se realizeaz zi de zi ntr-o unitate economic se nregistrez n conturi. n orice moment al activitii economice, fiecare cont n parte pune n eviden situaia elementelor patrimoniale: existenele la nceputul perioadei, creterile, micorrile, totalul micrilor cumulate de la nceputul anului, dar i existenele finale.

Necesitile de conducere, control i analiz a activitii unitilor patrimoniale impun generalizarea i prezentarea, ntr-un tablou de ansamblu, a ntregii activiti desfurate. Metoda contabilitii impune ca periodic, i n mod obligatoriu cu ocazia elaborrii bilanului, s se fac verificarea exactitii nregistrrilor fcute n contabilitate, ct i a calculelor efectuate cu ocazia determinrii rulajelor, sumelor totale i a soldurilor conturilor.

Balana de verificare sau balana conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitii care asigur verificarea exactitii nregistrrii operaiilor economice n conturi, legtura dintre conturile sintetice i bilan, legtura dintre conturile sintetice i conturile analitice, precum i centralizarea datelor contabilitii curente. Balana de verificare se prezint sub forma unei situaii tabelare, n care se nscriu datele valorice preluate din conturi.

n cadrul balanei de verificare se obin anumite egaliti structurale i globale proprii dublei nregistrri i corespondenei conturilor.

Aceste egaliti exprim un echilibru permanent ntre aceste date, de unde provine i denumirea de balan. Balana de verificare conine toate conturile folosite de o unitate patrimonial, fiecare cont fiind nscris cu soldul iniial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor i soldul final de la sfritul lunii pentru care se ncheie balana respectiv. Legea contabilitii prevede c pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operaiunilor se ntocmete, lunar, balana de verificare.

Din cele prezentate mai sus, reiese i definiia balanei de verificare, i anume:

a) Funcia de verificare a exactitii nregistrrii operaiilor economice n conturi.

Aceast funcie const n controlul i identificarea erorilor de nregistrare n conturi, prin intermediul diferitelor egaliti valorice care trebuie s existe n cadrul balanei de verificare, precum i prin intermediul unor corelaii valorice stabilite cu ajutorul ei. nregistrarea greit a unor operaii economice ca urmare a nerespectrii principiului dublei nregistrri, trecerea eronat a sumelor din Registrul Jurnal n Registrul Cartea Mare i de aici n balan, efectuarea unor calcule greite n formulele contabile complexe, stabilirea eronat a rulajelor i a soldurilor conturilor, determin inegaliti ntre totalurile balanei, care se semnalizeaz cu ajutorul ei, fapt ce i confer caracterul unui instrument de verificare, de control. Lipsa unei egaliti valorice sau a unor corelaii constituie dovada existenei unor erori, care trebuie s fie identificate i corectate. Dei n condiiiile utilizrii calculatoarelor electronice n munca de contabilitate crete exactitatea calculelor, funcia de control a balanei de verificare se menine, iar corelaiile pe care se bazeaz, servesc la prevederea unor chei de control n programele de lucru ale echipamentelor moderne de prelucrare a datelor.

b) Funcia de legtur dintre conturile sintetice i bilan

Balana de verificare concentreaz informaiile din toate conturile folosite n contabilitatea curent a unitii. Aceast legtur se concretizeaz n faptul c datele din bilanul anual reprezint soldurile finale ale conturilor, preluate din balana de verificare prelucrate i grupate conform necesitilor de ntocmire a bilanului. Soldurile iniiale ale conturilor la nceputul anului sunt preluate din bilanul anual, potrivit principiului intangibilitii bilanului de deschidere a unui exerciiu care trebuie s corespund cu bilanul de nchidere a exerciiului precedent.

c) Funcia de legtur dintre conturile sintetice i cele analitice

Aceast funcie const n ntocmirea unor balane de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfoar pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balane se controleaz concordana care trebuie s existe ntre datele nregistrate n contul sintetic i conturile sale analitice.

d) Funcia de centralizare a existenelor, micrilor i transformrilor elementelor patrimoniale

Gruparea i centralizarea datelor nregistrate n conturi cu ajutorul balanei de verificare ofer conducerii unitilor posibilitatea de a cunoate totalul modificrilor intervenite n volumul i structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obinute n urma activitilor desfurate etc..

Cuprinznd, sub forma centralizat, toate datele privitoare la existenele i micrile elementelor patrimoniale nregistrate n conturile sintetice i analitice, pe o anumit perioad de timp, balana de verificare asigur compararea datelor de la nceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfritul ei i cu alte perioade de gestiune expirate. Astfel, se pot stabili schimbrile produse n mrimea i structura patrimoniului economic, eficiena plasrii resurselor etc..

e) Funcia de analiz a activitii economice

Balana de verificare are un rol deosebit de important n analiza situaiei economico - financiare pe perioade scurte de timp, i n intervalul dintre dou bilanuri, fiind astfel, singurul instrument care furnizeaz informaiile necesare conducerii operative a unitilor patrimoniale. Aceast analiz are anumite limite comparativ cu analiza care se poate realiza pe baza bilanului contabil, cu ajutorul balanelor de verificare obinndu-se un grad mai redus de sintetizare a datelor contabile.

2. Clasificarea balanelor contabile

Balanele de verificare a conturilor se clasific dup mai multe criterii, i anume:

a) Dup natura conturilor pe care le conin pot fi balane de verificare ale conturilor sintetice (generale) i balane de verificare ale conturilor analitice.

Balanele de verificare ale conturilor sintetice se ntocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice i cuprind toate conturile sintetice folosite n contabilitatea curent a unei uniti patrimoniale, ntr-o anumit perioad de gestiune.

Balanele de verificare ale conturilor analitice se ntocmesc naintea elborrii balanei conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Balanele de verificare analitice se ntocmesc pentru fiecare cont sintetic care a fost desfurat pe conturi analitice. Aceste balane se mai numesc i balane de verificare auxiliare sau secundare. Spre deosebire de balana de verificare a conturilor sintetice, care este una singur pe ntreprindere, numrul balanelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numrul conturilor care au fost desfurate pe conturi analitice.

b) Dup numrul de egaliti pe care le cuprind, balanele de verificare ale conturilor sintetice pot fi: balane de verificare cu o egalitate, balane de verificare cu dou egaliti, balane de verificare cu trei egaliti i balane de verificare cu patru egaliti. Ele pot fi ntocmite ntr+o singur variant sau n dou variante.

1. Balana de verificare cu o singur egalitate

Balana de verificare cu o egalitate se prezint n dou variante: fie ca balan a sumelor, fie ca balan a soldurilor. Ea cuprinde numai o singur egalitate:

Totalul sumelor debitoare=Totalul sumelor creditoare

(Tsd)

(Tsc)

sau:

Totalul soldurilor finale

=Totalul soldurilor finale

debitoare(Sfd)

creditoare (Sfc)2. Balana de verificare a conturilor cu dou egaliti

Denumit i balana sumelor i a soldurilor rezult din combinarea balanei sumelor cu balana soldurilor. Ea cuprinde patru coloane, dou pentru totalul sumelor debitoare i creditoare i dou coloane pentru soldurile finale, debitoare i creditoare.

Egalitile sunt:

1)Totalul sumelor debitoare=Totalul sumelor creditoare

(Tsd)

(Tsc)

2)Totalul soldurilor finale

=Totalul soldurilor finale

debitoare(Sfd)

creditoare (Sfc)

3) Balana de verificare a conturilor cu trei egaliti

Balana de verificare a conturilor cu trei egaliti se caracterizeaz prin separarea soldurilor iniiale de rulajele lunii curente. Ea se ntocmete n dou variante:

a) balan tabelar;

b) balan de verificare ah.

Balana de verificare cu trei egaliti a fost conceput pentru sporirea proprietilor informative ale balanelor de verificare cu una i cu dou egaliti. Pe baza ei se pot stabili urmtoarele egaliti:

1) Totalul soldurilor iniiale

=Totalul soldurilor iniiale

debitoare(Sid)

creditoare(Sic)

2) Totalul rulajelor debitoare

=Totalul rulajelor creditoare

(Rd)

(Rc)

3) Totalul soldurilor finale

=Totalul soldurilor finale

debitoare(Sfd)

creditoare(Sfc)

n plus, cu ajutorul acestei balane de verificare se poate stabili i urmtoare corelaie: totalul rulajelor din balana de verificare trebuie s fie egal cu totalul rulajelor din evidena cronologic (din Registrul Jurnal). Cu toate avantajele pe care le ofer balana de verificare cu trei egaliti n form tabelar, fa de balana de verificare cu dou egaliti, ea prezint u neajuns, i anume: dei red volumul valoric al activitii desfurate ntr-o perioad de gestiune, nu reflect natura operaiilor efectuate.

Pentru nlturarea acestui neajuns se folosete balana de verificare cu trei egaliti n forma ah. Aceasta permite i redarea corespondenei conturilor n care s-au nregistrat operaiile economice n funcie de coninutul lor economic.

Balana de verificare ah se prezint sub forma unei table de ah, ntocmit dup principiul matriceal. Cu ajutorul ei se obin aceleai trei egaliti, cu deosebirea c aceste trei egaliti nu se mai obin ntre totalurile coloanelor perechi, ci la ntretierea rndurilor cu coloanele, n care rulajele din perioada curent se nscriu pe conturi corespondente.

4) Balana de verificare a conturilor cu patru egaliti

Aceast balan reprezint o combinare a balanei de sume i solduri cu balana de rulaje lunare cu solduri iniiale. Din acest motiv, ea mai poart denumirea de balana de rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obin urmtoarele egaliti:

1) Totalul sumelor debitoare

Totalul sumelor creditoare

din balana (perioada)

=din balana (perioada)

precednt (Tsdp)

precednt(Tscp)

2) Totalul rulajelor debitoare

=Totalul rulajelor creditoare

ale lunii curente (Rd)

ale lunii curente (Rc)

3) Totalul sumelor debitoare la=Totalul sumelor creditoare la

data ntocmirii balanei

data ntocmirii balanei

(Tsdf)

(Tscf)

4) Totalul soldurilor finale

=Totalul soldurilor finale

debitoare(Sfd)

creditoare(Sfc)

Balana de verificare cu patru egaliti se ntocmete n dou variante, care iau natere din coninutul diferit al primelor coloane, astfel:

a) n cazul lunii ianuarie, balana de verificare cu patru egaliti cuprinde soldurile iniiale debitoare i creditoare, iar egalitatea se stabilete ntre aceste totaluri ale soldurilor iniiale debitoare i creditoare;

b) la sfritul celorlalte luni ale anului, primele dou coloane conin date privind totalul sumelor precedente debitoare i creditoare.

Cu toate avantajele pe care le prezint fa de celelalte balane de verificare, balana conturilor cu patru egaliti are urmtorul neajuns: nu reflect rulajele conturilor din lunile precedente. Acestea sunt cumulate cu soldurile iniiale de la nceputul anului.

nlturarea acestui neajuns s-ar putea realiza prin ntocmirea unei balane de verificare cu cinci egaliti.

3. ntocmirea balanei de verificare