Avantajele arhivarii si gestionarii electronice a documentelor

Gestionarea electronica a documentelor nu foloseste hartia:

• se elimina costul hartiei

• se elimina costul printarii

• se elimina riscurile deteriorarii documentelor – hartia ca suport fizic al

documentelor este sensibila la factorii meteo-climatici, fizico-chimici sau

biologici

• protejati resursele naturale – in Romania se taie anual aproximativ 9

milioane de arbori pentru fabricarea hartie

Gestionarea electronica a documentelor nu necesita spatii de depozitare:

• documentele sunt stocate pe un server de dimensiunea unui calculator in

unul din birourile dumneavoasta

• se elimina costul mentinerii spatiului ocupat si costul intretinerii

spatiului

Gestionarea electronica a documentelor reduce pana la eliminare costurile

generate manipularea arhivei

• folosind functionalitatile de integrare a solutiei in mediul informatic nu

sunt necesare resurse umane pentru gestionarea arhivei. Toate operatiile

practicate in arhivarea clasica (arhivare, cautare, indexare, mentinerea

versiunilor, etc) sunt realizabile in mod automat de catre softul de

arhivare. Ex: Solutia ArchiBox arhiveaza automat extragand campurile

de cautare aproximativ 100 de documente in 1 minut

Gestionarea electronica a documentelor include functionalitati nelimitate de

prelucrare automata a documentelor. Orice operatie realizabila de un

calculator poate fi executata automat asupra documentelor:

- trimiterea documentelor prin fax/email

- analiza documentelor

- interactionarea cu alte entitati informatice: baze de date, soft-uri, imprimante,

scanere, etc.

- gestionarea documentelor prin internet

- etc.

Gestionarea electronica a documentelor ofera un grad ridicat de comunicare :

- documentele sunt vizibile in acelasi timp de catre orice utilizator

- documentele sunt accesibile pe orice calculator conectat la internet

- include functionalitatea de workflow: trecerea electronica unui document

printr-un proces de prelucrare la care participa mai multi utilizatori

Alte avantaje:

- usurinta in folosire

- grad ridicat de siguranta a datelor

- solutia ArchiBox interactioneaza cu orice entitate informatica mentinand o

independenta totala fata de acestea

- amortizare totala: solutia ArchiBox este oferita contra unui abonament platit

lunar