AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIAR

Norma nr. 1/2013privind organizarea activitii de arhiv a administratorilor

de fonduri de pensii private

Publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 448 din 22/07/2013

Avnd n vedere prevederile art. 57 alin. (1) lit. k), ale art. 66 alin. (2) i ale art. 70 lit. h) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, ale art. 15 alin. (1) lit. l) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificrile i completrile ulterioare, n temeiul prevederilor art. 24 lit. o) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 50/2005 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 313/2005, cu modificrile i completrile ulterioare, n baza prevederilor art. 2 alin. (1) lit. c), art. 3 alin. (1) lit. b), art. 5 lit. c) i art. 6 alin. (1) i (2) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 93/2012 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Autoritii de Supraveghere Financiar, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 113/2013, cu modificrile i completrile ulterioare,

Consiliul Autoritii de Supraveghere Financiar emite prezenta norm.

CAPITOLUL I Dispoziii generale

Art. 1. - Prezenta norm reglementeaz organizarea activitii de arhiv a administratorilor de fonduri de pensii private, n sensul stabilit de Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, i de Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic. Art. 2. - Administratorii de fonduri de pensii private rspund de nregistrarea, evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le creeaz sau le dein, n condiiile stabilite de prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, i/sau ale Legii nr. 135/2007, precum i ale prezentei norme. Art. 3. - Termenii i expresiile utilizate n prezenta norm au semnificaia prevzut la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i n legislaia specific privind activitatea de arhiv.

CAPITOLUL II Obligaiile administratorilor de fonduri de pensii private

Art. 4. - (1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaia de a desemna personalul nsrcinat cu activitatea de arhiv i/sau de a nfiina compartimente de arhiv, n funcie de complexitatea i de cantitatea documentelor pe care le creeaz sau le dein. (2) Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, competena acestuia i/sau structura compartimentului de arhiv se stabilesc de ctre conducerea administratorului, n conformitate cu prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare.

Norma ASF nr. 1/2013 Pagina 1 din 3

lnk:LEG PRL 16 1996 0lnk:LEG PRL 204 2006 0lnk:LEG PRL 411 2004 0lnk:LEG PRL 135 2007 0lnk:LEG PRL 135 2007 0lnk:LEG PRL 16 1996 0lnk:LEG PRL 135 2007 0lnk:LEG PRL 16 1996 0lnk:NOR SUF 1 2013 0lnk:LEG PRL 113 2013 0lnk:LEG PRL 113 2013 0lnk:ORU GUV 93 2012 0lnk:ORU GUV 93 2012 0lnk:ORU GUV 93 2012 0lnk:ORU GUV 93 2012 0lnk:ORU GUV 93 2012 0lnk:LEG PRL 313 2005 0lnk:ORU GUV 50 2005 0lnk:LEG PRL 204 2006 0lnk:LEG PRL 411 2004 0

AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIAR

Art. 5. - Administratorii de fonduri de pensii private au obligaia s organizeze depozitul de arhiv i s obin avizul din partea Arhivelor Naionale sau, dup caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora, n conformitate cu dispoziiile legale aplicabile. Art. 6. - Conducerea administratorului de fonduri de pensii private numete o comisie de selecionare, care analizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie fiecare unitate arhivistic, stabilindu-i valoarea practic sau istoric, n conformitate cu dispoziiile legale aplicabile. Art. 7. - Administratorii de fonduri de pensii private au obligaia de a ntocmi Nomenclatorul arhivistic al societii, care este aprobat de ctre Arhivele Naionale sau de structurile teritoriale competente ale acestora, dup caz. Art. 8. - (1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaia de a asigura gruparea documentelor n uniti arhivistice, n conformitate cu problematica i cu termenele de pstrare stabilite n Nomenclatorul arhivistic. (2) Predarea documentelor grupate n uniti arhivistice ctre personalul nsrcinat cu activitatea de arhiv/compartimentul de arhiv se efectueaz pe baz de inventare i procese-verbale de predare-primire. Art. 9. - (1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaia de a nregistra documentele intrate, ieite sau ntocmite pentru uz intern n cadrul societii. (2) nregistrarea documentelor se face ntr-un registru de intrare-ieire, cronologic, n ordinea primirii, fr ca numerele de nregistrare atribuite documentelor s se repete. (3) nregistrarea documentelor ncepe de la data de 1 ianuarie i se ncheie la data de 31 decembrie ale fiecrui an. Art. 10. - (1) Administratorii de fonduri de pensii private au obligaia de a ntocmi Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice pentru a asigura evidena dosarelor depuse la arhiv, respectiv a documentelor scoase din arhiv. (2) n cazul n care un administrator de fonduri de pensii private intenioneaz s scoat dosare din evidena arhivei, n vederea selecionrii, transferului ctre un alt administrator, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat, operaiunea se efectueaz cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al structurilor teritoriale competente ale acestora i cu notificarea Autoritii de Supraveghere Financiar, denumit n continuare Autoritatea. Art. 11. - La solicitarea participanilor, beneficiarilor sau reprezentanilor legali ai acestora, n baza unor nscrisuri doveditoare care s le ateste calitatea, administratorii de fonduri de pensii private sunt obligai s elibereze certificate, extrase i copii ale documentelor pe care le creeaz sau le dein, dac acestea se refer la drepturi care i privesc pe solicitani. Art. 12. - Administratorii de fonduri de pensii private depun spre pstrare la Arhivele Naionale sau, dup caz, la structurile teritoriale competente ale acestora documentele organizate n uniti arhivistice cu termene de pstrare permanente, n conformitate cu legislaia specific privind activitatea de arhiv. Art. 13. - (1) Administratorii de fonduri de pensii private trebuie s notifice Autoritii urmtoarele: a) avizarea depozitului de arhiv i a personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv/compartimentului de arhiv, dup obinerea avizului din partea Arhivelor Naionale sau, dup caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora; b) aprobarea Nomenclatorului arhivistic al societii de ctre Arhivele Naionale sau de ctre structurile teritoriale competente ale acestora, dup caz; c) depunerea documentelor organizate n uniti arhivistice cu termene de pstrare permanent la Arhivele Naionale sau, dup caz, la structurile teritoriale competente ale acestora; d) scoaterea dosarelor din evidena arhivei, n situaiile prezentate la art. 10 alin. (2);

Norma ASF nr. 1/2013 Pagina 2 din 3

lnk:NOR SUF 1 2013 0

AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIAR

e) contractarea unui furnizor de servicii arhivistice, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare; f) contractarea unui furnizor de servicii de arhivare electronic, cu respectarea prevederilor Legii nr. 135/2007. (2) Notificarea prevzut la alin. (1) se face n termen de 10 zile lucrtoare de la data obinerii avizului/aprobrii din partea Arhivelor Naionale sau, dup caz, a structurilor teritoriale competente ale acestora. (3) Notificarea prevzut la alin. (1) trebuie s conin n anex copii ale documentelor primite de la Arhivele Naionale sau, dup caz, de la structurile teritoriale competente ale acestora i/sau copii ale contractelor ntocmite cu furnizorii de servicii arhivistice i/sau de arhivare electronic.

CAPITOLUL III Dispoziii finale

Art. 14. - Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligai s comunice, n scris, n termen de 30 de zile calendaristice, Arhivelor Naionale sau, dup caz, structurilor teritoriale competente ale acestora documentele care atest nfiinarea, reorganizarea, fuziunea i preluarea sau desfiinarea acestora, n conformitate cu dispoziiile legale aplicabile, precum i msurile dispuse n vederea organizrii activitii de arhiv a documentelor create sau deinute de acetia. Art. 15. - Administratorii de fonduri de pensii private informeaz Autoritatea, de ndat, cu privire la modificrile sau evenimentele neprevzute aprute n desfurarea activitii de arhiv i de pstrare a documentelor, care pot afecta integritatea acesteia. Art. 16. - nclcarea prevederilor prezentei norme se sancioneaz conform dispoziiilor art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g) i alin. (2) din Legea nr. 411/2004, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, ale art. 120 alin. (1) i ale art. 121 alin. (1) lit. k) i alin. (2) din Legea nr. 204/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Art. 17