Auditor in Domeniul Calitatii - Curs 7

AUDITOR IN DOMENIUL CALITATII

curs online

1

TEMA 7:

PLANUL STRATEGIC

Procesul decizional si importantaProcesul decizional si importanta

organizarii fluxului decizional

1. Proces decizional- Definitii

2. Etapele procesului decizional

3. Modele de rezolvare a problemei

Cuprins curs:


In vederea obtinerii unui management eficient , managerii trebuie sa adopte decizii in vedereasolutionarii oricarei probleme ce apare in cadru organizatiei.

Decizia trebuie luata atunci cand exista o diferenta intre rezultatele dorite a fi atinse si realitateaactuala.

Inaintea momentului deciziei, decidentul a luat cunostinta de aceasta diferenta, este motivat sa o elimine si dispune si de toate resursele necesare.

Definitia deciziei: A decide inseamna a avea posibilitatea de a alege dintr-o multime de variante de actiuni, avand in vedere anumite principii, si de a extrage pe cea considerata cea mai avantajoasa varianta in vederea


vedere anumite principii, si de a extrage pe cea considerata cea mai avantajoasa varianta in vedereaatingerii obiectivelor stabilite

Decizia de management: Decizia in procesul de management reprezinta procesul de alegere a unei de actiune, din mai multe posibile, in vederea realizarii unor obiective, a carei aplicare influenteaza activitatea si/sau comportamentul a cel putin unei alte persoane decat decidentul

Definirea procesului decizionalDefinitii alternative:

rezultatul unor activitati constiente de alegere a unei directii de actiune (F.G. Filip, 2002); cunostinte care indica o angajare intr-o anumita directie de actiune (Whinston, 1996); alegerea unui plan de actiune (Bonczek, 1984); forma specifica de angajare a resurselor intr-o actiune (Minzberg, 1996); alegerea unei strategii de actiune (Fishburn, 1964); o alegere conducand la un anume obiectiv (Churchman, 1968); hotararea luata ca urmare a examinarii unei probleme, situatii etc.; solutia adoptata (dintre mai multe posibilitati) (DEX, 1998).


Un proces de decizional este compus din: criteriile de decizie; obiectivul; decidentul; multimea alternativelor; multimea starilor posibile; multimea consecintelor; utilitatea asteptata de decident in baza realizarii unei anumite consecinte decizionale

Criterii decizionale ( sau de analiza) reprezinta punctele de vedere ale decidentului, cu ajutorulcarora se localizeaza aspectele realitatii in cadrul procesului decizionalDin acest punct de vedere exista: decizii unicriteriale decizii multicriteriale

Decident este individul sau multimea de indivizi, care urmeaza sa faca alegerea cea maiavantajosa varianta din mai multe posibile; Acesta trebuie sa ia decizia bazandu-se pe: Logica Experienta Intuitie


Intuitie

Variante decizionale ( sau de actiune) pot fi finite sau infinite si constau in ansamblulalternativelor ( solutiilor) posibile ce pot fi alese in realizarea unui obiectiv.

Obiectivele decizionale sunt reprezentate de nivelurile criteriilor decizionale, care se pot realiza, prin aplicarea variantelor decizionale, in fiecare stare a naturii sau a conditiilor obiective.

Mediul ambiant ( factorii de influenta) e reprezentat de ansamblul conditiilor interne si externe organizatiei care sunt influentate si influenteaza decizia. In raport cu starile naturii exista: decizii in conditii de certitudine ( sau relativa certitudine) decizii in conditii de incertitudine si de risc

Multimea consecintelor cuprinde ansamblul rezultatelor potentiale ce s-ar obtine fiecarui criteriudecizional

Calitatea decizieiin orice domeniu, solutionarea problemelor are drept obiectiv imbunatatirea functionarii sistemului, rezultatele obtinute depinzand in mod direct de calitatea deciziilor luate.

Exista 4 cerinte ce stabilesc calitatea deciziei:

EXPERIENTA DECIDENT CLARA SI COMPLETA


FUNDAMENTATA TEORETIC CU DURATA TEMPORALA

CALITATEA

DECIZIEI


ETAPELE PROCESULUI DECIZIONAL

Deciziile gresite pot genera pierderi in companiei, iar acestea sunt direct proportionate cu cat de decizia a fost luata de un nivel mai inalt de conducere.

Procesul decizional de fundamentare si de elaborare a deciziilor

Etapele de abordare

1. Identificarea si definirea problemeiRolul decidentului este de a identifica o problema decizionala si a o diferentia de o problema nedecizionala identificand mai multe metode de actiune in atingerea unui obiectiv.nedecizionala identificand mai multe metode de actiune in atingerea unui obiectiv.

Dupa identificarea problemei decizionale, decidentul va prezenta intr-un scurt rezumat, principalelecaracteristici ale problemei.

O scurta stabilire a situatiei permite o mai buna comunicare a ideilor intre membrii grupului decident.

2. Stabilirea variantelor posibileAceste variante sunt cercetate in amanunt prin inventarierea alternativelor posibile de realizare a obiectivelor decizionale.

Inventarierea se face in functie de gradul de participare al decidentului: inventariere pasiva cand decidentului ii sunt prezentate variantele, fara ca el sa fi participat la aflarea lor inventariere activa cand insusi decidentul stabileste variantele.Multimea variantelor decizionale poate fi finita sau infinita, decidentul alegand varianta optima.

3.Stabilirea criteriilor si obiectivelor decizionaleCriteriile de decizie sunt puncte de vedere ale decidentului.


Criteriile de decizie sunt puncte de vedere ale decidentului. La elaborarea deciziilor pot fi elaborate urmatoarele criterii: profitul, calitatea, gradul de incarcare a capacitatii de productie, durata de realizare a unui obiectiv, volumul de investitii, etc.

Obiectivul unui proces decizional, din punctul de vedere al unui criteriu, este nivelul propus a fi realizat pentru acel criteriu.

De exemplu daca criteriul de decizie este profitul, se poate stabili ca obiectiv maximizarea profitului.

in aceasta faza, decidentul trebuie sa tina cont de proprietatea de independenta al criteriilor si de posibilitatea divizarii criteriilor.

4. Caracterizarea variantelor decizionaleConsta in stabilirea pentru fiecare varianta a consecintelor ( rezultatelor potentiale ) obtinute in urmaaplicarii acestora. Cu cat se pot stabili mai corect aceste consecinte, cu atat calitatea procesuluidecizional va fi mai buna.

5. Alegerea variantei optimeFiecarei variante ii corespund anumite consecinte. Multimea consecintelor constituie baza pentrualegerea variantei optime.

6. Aplicarea variantei aleseDupa ce decizia a fost adoptata, urmeaza redactarea, transmiterea si aplicarea acesteia. Cu catdecidentul reuseste mai mult sa motiveze din punct de vedere al eficacitatii acelei decizii luate, cu


decidentul reuseste mai mult sa motiveze din punct de vedere al eficacitatii acelei decizii luate, cuatat aplicarea deciziei respective se va desfasura in conditii mai bune.

7. Evaluarea rezulatelorEvaluarea presupune compararea rezultatelor obtinute cu obiectivele propuse, in vederea depistariiabaterilor. in aceasta faza se trag concluzii pentru viitor pentru un nou ciclu de management, caretrebuie sa se desfasoare la un nivel superior.

Modelul Simon in 1965, Simon identifica trei etape in procesul decizional:

identificarea si enuntarea problemei; prefigurarea problemei (identificarea si analiza) alegerea solutiei (selectarea unei alternative).

Modelul Simon prezinta procesul de rezolvare a problemei ca un flux de evenimente ce pot fisecventiale sau iteractive.


Etapa de identificare si formulare a problemei decizionaleAceasta etapa cuprinde: identificarea obiectivelor organizatiei, identificarea problemei, definirea ei, stabilirea tipului (structurata, semistructurata sau nestructurata), stabilirea unei prioritati

Prefigurarea problemei decizionaleReprezinta perceptia unei diferente intre starea curenta a afacerii si o stare dorita ulterioara.


Reprezinta perceptia unei diferente intre starea curenta a afacerii si o stare dorita ulterioara.Pentru a defini complet o problema decizionala trebuiesc identificate: starea curenta a afacerii; starea dorita a afacerii; obiectivul/obiectivele ce pot elimina diferenta dintre dintre cele doua stari.

Exista o diferenta intre problema si simptomele sale.

Simptomul problemei este definit ca un efect manifestat al unei cauze, ce pune in evidenta existentaunei probleme.

Tratamentul unui simptom duce la eliminarea lui (a efectului) dar nu conduce la eliminarea problemei(cauza).

Invers daca se defineste complet si corect problema, vom fi capabili sa gasim o solutie care va duce la eliminarea problemei dar si a simptomelor asociate.

Scopul problemei poate fi determinat prin raspunsul la urmatoarele intrebari:


Scopul problemei poate fi determinat prin raspunsul la urmatoarele intrebari: Cati oameni sunt implicati?, Care sunt costurile exacte?, Ce s-a incercat pana acum pentru rezolvarea problemei?,Cine cunoaste foarte bine aceasta problema?, Cine mai lucreaza la solutionarea acestei probleme?, Care este magnitudinea reala a problemei?,

Etapa de proiectareReprezinta cea mai creativa parte a procesului decizional.

Prima etapa consta in identificarea alternativelor si evaluarea lor.

Generarea alternativelor depinde de valabilitatea informatiilor si de costurile de obtinere a informatiilorsuplimentare si cere multa experienta in domeniu.

Compararea si evaluarea alternativelor de face de multe ori printr-un mod aleator decat printr-un un proces structurat.


In cele mai multe cazuri, managerii au acces la informatii incomplete, incorecte sau se confrunta cu volume mari de informatii greu e manipulat sau cu presiunea timpului. Deciziile pot fi afectate si de interesele personale. Decidentul trebuie sa tina cont de structura problemei. Structura unei problemepoate fi modelata in functie de trei elemente componente:

alternativeincertitudineobiective

Pentru a lua o decizie corecta, decidentul trebuie sa dispuna de toate cunostinteleteoretice si de informatiile despre starea mediului economic in care decizia respectivaurmeaza a functiona.

Din punctul de vedere al comportamentului uman in procesul decizional apare o incertitudineobiectiva si una subiectiva.

Incertitudinea obiectiva este o masura a cunoasterii reale de care decidentul dispune, exprimataprintr-un raport dintre calitatea si cantitatea cunostintelor necesare luarii unor decizii si cunostintelepe care decidentul le detine in mod efectiv


pe care decidentul le detine in mod efectiv

Incertitudinea subiectiva se refera la perceptia pe care decidentul o are asupra gradului sau de certitudine/incertitudine. Chiar daca nu poate estima in mod riguros propria sa incertitudine, decidentul poate face insa o estimare aproximativa a acesteia.

Etapa de alegere (stabilirea solutiei/a deciziei)in aceasta etapa, decidentul selecteaza una dintre alternativele valabile generate si analizate in etapele anterioara.

Limitarile cognitive ale omului fac practic imposibila identificarea tuturor alternativelor posibile.

Chiar daca s-ar putea identifica toate alternativele relevante, omul nu este capabil sa asimileze toateinformatiile ce ar putea determina o decizie corespunzatoare.

Simon considera ca oamenii simplifica realitatea prin gasirea unei solutii acceptabile si utilizatermenul de satisfacere pentru a se referi la strategia de limitare a cautarii.


Astfel decidentul ar trebui sa caute si sa testeze fiecare solutie posibila si sa identifice cea mai bunasolutie. in realitate nu se intampla acest lucru intr-un proces decizional.

Decidentul nu cheltuieste energia necesara pentru a colecta toate informatiile relevante, valabilepentru o anumita decizie. Chiar daca informatiile sunt valabile, decidentul probabil nu le va folosi.

Etapa de implementareDupa ce s-a stabilit cea mai buna solutie pentru rezolvarea problemei, se declanseaza actiuni in organizatie ce pun accentul pe implementarea solutiei si rezolvarea problemei (crearea consensului, negocierea etc).

Comunicarea, explicarea si justificarea deciziilor sunt foarte importante, decidentul fiind cel maiimportant jucator. Succesul sau insuccesul implementarii unei solutii depinde in final de decident.

Etapa de evaluareMasurarea si evaluarea consecintelor unei decizii ce a fost implementata inseamna pentru decident


Masurarea si evaluarea consecintelor unei decizii ce a fost implementata inseamna pentru decidentsa accepte responsabilitatea pentru decizia luata. in timpul evaluarii, noi probleme pot sau nu saapara. in unele cazuri, sunt necesare mici modificari sau actiuni corectoare, deoarece situatiiledecizionale nu sunt statice, iar managerii sunt adesea obligati sa modifice solutia/decizia luata.

Etapele unui proces decizional secvential


Etapele unui proces decizional complex


Modelul DECIDE


"D" (Definire)

Definirea problemei care necesita gasirea unei solutii (presupune ca pas initial identificarea problemei).

Semnifica recunoasterea (identificarea) situatiei care impune luarea deciziei si determinarea obiectivelor prin aceasta.

Aceasta etapa este o etapa intermediara pentru eficienta luarii deciziei . In acesta etapa este definit obiectivul de

atins

Acesta trebuie sa fie real, mobilizator si stimulator.

In acesta etapa, sarcina managerului este de a evalua situatia.

Trebuie evitata tendinta de a trata numai simptomele fara a se cauta adevarata problema.

"E" (Enumerare)

Enumerarea variantelor de actiune posibile.


Enumerarea variantelor de actiune posibile.

In aceasta etapa, atat creativitatea dar si experienta manageriala au un rol important in luarea deciziei.

"C" (Culegere)

Culegerea informatiei privind variantele posibile de actiune si estimarea efectelor acestora.

Esential in aceasta etapa este adunarea principalelor informatii ce caracterizeaza fiecare curs prealabil

de actiune si ordonarea lor logica. in acest scop se intocmesc liste cuprinzand elemente necesare evaluarii

alternativelor identificate, evidentiind in acelasi timp limitele, avantajele, dezavantajele si efectele fiecarei alternative.

"I" (Identificare)

Identificarea (si alegerea) celei mai convenabile dintre alternative, adica a deciziei.

in prealabil trebuie stabilite criteriile de evaluare a fiecarei variante posibile si de aceea

pentru adoptarea deciziei, se cere folosirea modalitatilor participative de luare a deciziei.

"D" (Dezvoltare)Dezvoltarea si implementarea variantei adoptate. In aceasta etapa se emit mai multe masuri sistematizate sub forma unui Plan de Actiune si / sau pregatireaclimatului social in cazul in care decizia antreneaza schimbari radicale in activitatea organizatiei.Pentru a adopta o decizie nu este suficient ca managerii sa dea dovada de determinare si creativitate,ei trebuie sa dovedeasca si ca au capacitatea si dorinta de a le implementa.

Modul in care au fost parcurse etapele anterioare are un puternic impact asupra etapei de implementare.Implicarea in procesul de decizie si solutionare a problemei chiar de la inceput a persoanelor interesatepoate face ca implementarea sa se realizeze rapid, fara dificultati si cu sprijinul celor implicati.


"E" (Evaluare) Evaluarea rezultatelor obtinute. Determina masura in care obiectivele fixate au fost indeplinite si se stabilesc cauzele care au generateventualele abateri.

Daca nu s-au obtinut rezultatele asteptate, procesul decizional trebuie revizuit.Evaluarea rezultatelor implica colectarea continua a infomatiilor referitoare la performantele obtinute. Se pot aduce astfel imbunatatiri solutiei initiale, se poate continua sau opri procesul de implementare a solutiei pentru a evita capcana angajarii in cascada.

Auditor in Domeniul Calitatii - Curs 7

Documents

Transcript of Auditor in Domeniul Calitatii - Curs 7