Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 1

Aspirine cu Management de Proiect

De la idee la realizare: un pas crucial pe care de multe ori îl ratăm

De ce planurile tale, cel mai bine gândite, rămân neîmplinite?

Ai alocat oamenii potriviţi la locurile potrivite, i-ai împuternicit să ducă sarcina până la final, ai trasat un plan

excelent şi în plus, ai acces la fondurile şi cerinţele necesare. Însă cumva, livrabilele sunt încă în întârziere şi

bugetul este depăşit, ceea ce duce implicit la o rată scăzută de recuperare a investiţiei.

Însă, a ştii drumul şi a-l parcurge sunt două lucruri complet diferite. Este similar cu exemplul cu slăbitul:

mulţi ştim teoretic cum să o facem (cu exerciţii, cu mâncat sănătos, etc.). Însă a ştii cum să slăbeşti şi a

slăbi sunt două lucruri complet separate. La fel, a şti ce trebuie să se întâmple pentru a executa un proiect

cu success şi a-l executa efectiv, sunt două lucruri radical diferite. Ca un secret: cel de-al doilea e mult mai

greu de îndeplinit.

Ceea ce urmează este o poveste adevărată. Se întâmplă să cunosc foarte bine unul dintre personajele

implicate. Orice asemănare cu realitatea este absolut întâmplătoare.

UN MARE PROIECT INTR-UN MARE IMPAS

Un proiect de consultanţă pentru o mare companie, cu buget uriaş de mare, de multimiloane de “piţigoi”

(unitate de măsură pentru cunoscători), era în impas. O firma mare de consultanţă a fost solicitată să dea

socoteală, şi, intrând în panică, l-au chemat pe cel mai mare specialist să readucă proiectul pe pistă.

Domnul “Armă Specială” a intrat şi a spus “Arătaţi-mi planul de proiect”. I s-a întins o gigantică diagramă

Gantt, cu sute de task-uri şi dependenţe complexe, gestionată în Microsoft Project. Specialistul a arătat către

un task ce era programat să înceapă în următoarea zi – şi era atribuit “dezvoltatorului de software nr 7”.

- “Cine este dezvoltatorul de software nr 7”?

Nimeni nu ştia răspunsul.

- “Ok, aici este prima problemă. Întrebarea doi: Văd că aveţi o persoană reală, un dl X-lescu, alocat

acestui alt task, şi lucrează la el chiar acum. E de acord cu estimarea duratei acestei acestei sarcini?”

Nimeni nu ştia răspunsul.

- “Asta este a doua problemă. Cât de mult efort a depus X-lescu pentru a finaliza această sarcină?”

Nimeni nu ştia răspunsul.

- “A treia problemă! Acum, ce a fost atât de greu?”

CIO-ul clientului a spus, “Angajaţi-l pe acest om, cu contract, IMEDIAT!!!”

POTI FII ARMA SECRETA SAU POTI SA FII IN BATAIA EI

Arma specială din această poveste este puţin abrazivă, cum sunt de obicei cei de un astfel de calibru, dar cele trei întrebări puse sunt, în majoritatea cazurilor, exact locul unde 99% dintre proiecte greşesc.

Să disecăm împreună cele trei întrebări “miracol”.

Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 2

1. FITI SPECIFIC IN ALOCAREA RESURSELOR.

Cine lucreaza la taskul 7? “Dezvoltatorul de software #7”, cel care nu a reuşit niciodată să realizeze nimic. Proiectele mari se pot întinde pe o durată de mai mulţi ani, deci este absolut rezonabil să se pună jaloane

titulaturilor care încă nu au fost ocupate nominal. Cu o lună înainte de data de început a taskului respectiv,

ar fi bine să ştiţi nominal cine trebuie să lucreze la acea sarcină. Nu numai asta, dar dacă ştiţi, ar trebui să includeţi această informaţie în plan, astfel încât toată lumea să ştie. Ce se va întampla dacă resursa aleasă

nu este nominalizată în plan? Nu ştie la ce anume va lucra, şi în consecinţă, nu i-a spus sefului său la ce va lucra in viitorul apropiat. Ar putea fi transferat, alocat altui proiect sau rezervat pentru lucrul în mai multe

proiecte simultan, toate aceastea făcându-l indisponibil exact când aveţi mai multă nevoie de el. Asta va duce la glisarea proiectului dvs, la omorarea ROI-ul, implicit la supărarea clientul sau la toate împreună.

Pentru proiecte mici – proiecte care sunt finalizate într-un singur ciclu bugetar – best practice spune să

alocaţi nominal persoanele taskurilor ce le au de îndeplinit, ori de cate ori este posibil.

2. FACETI ROST DE TIMPUL CORECT ESTIMAT PENTRU COMPLETAREA SARCINILOR.

Nimeni nu ştie cu adevărat cât de mult o să dureze finalizarea majoritătţi taskurilor până la momentul când

cineva pune mâna şi se apucă să le îndeplinească efectiv. Cu cât ai mai multă experienţă şi mai multe sarcini finalizate, cu atât estimările tale vor fi mai bune.

S-au scris milioane de linii de cod, deci se cam ştie cat de mult o să dureze scrierea unui program. Dar dacă întrebi un programator cât de mult o să dureze să schimbe o perdea, sau o bujie, el nu o să ţină seama de

timpul suplimentar alocat pentru repararea greşelilor.

Dacă ai o persoana reală, Dna X, ce lucrează la o sarcină în proiectul tau, şi lucrează la ea de câteva ore, acum este un bun moment să o întrebi cât timp îi va lua să o termine. Apoi actualizezi informaţia despre

proiect, incluzând estimările ei. Faceţi acest lucru cât se poate de des, la toate sarcinile în derulare, şi veţi descoperi problemele cu mult înainte ca domnul Armă Secretă să fie chemat.

3. URMARIREA EFORTULUI PER SARCINA

Chiar lucrează cineva la aceste sarcini? Sunt doar 20% gata, şi totuşi 80% din buget a fost cheltuit!!!!

Nimănui nu îi place să complecteze pontaje, dar să fim serioşi, trebuie totuşi urmărit efortul per sarcină într-un fel sau altul, pentru a se evita surprizele urâte. Aceste informaţii temporare sunt extrem de utile - inclusiv

mai târziu, când se pot folosi pentru a îmbunătăţi tehnicile de estimare a sarcinilor din proiect.

DECI CINE ESTE DOMNUL ARMĂ SECRETĂ ACUM?

Executarea proiectelor cu success nu este atât de dificilă cum pare, atâta timp cât o abordaţi corect. Păstraţi

legătura cu cei cărora le-aţi atribuit sarcini, aflaţi din vreme cât ar trebui să le ia să termine sarcina şi cât de

mult efort depun. Acestea sunt cele trei componente cheie de ajutor în evitarea problemelor pe termen lung.

De îndata ce aveţi informaţii pe toate trei elemente, veţi putea să vă executaţi proiectele cu uşurinţă,

făcându-vă compania una de succes, iar clienţii dvs vor fi fericiţi.

Drum drept in proiecte! It’s time to review your project management plan?

Când am împlinit 5 ani, bunicul mi-a spus: “Dacă ai vreodata nevoie de o mână de ajutor, găseşti mereu una la capătul braţului tău “

Project Management Tip-of-the-week

Vi se administreaza aspirina pentru o eventuala vorba, o privire schimbate impreuna intr-o sala de training sau la un curs de management. Lectura sau feedbackul sunt optionale. Daca considerati aspirina administrata a fi de vreo utilitate, fara agresarea casutei postale, tacerea voastra este un raspuns. Daca

aveti prieteni, cunoscuti “suferinzi” de Management de Proiect, administrarea este gratuita.