Aristocrat Events

CAMPANIE RELATII PUBLICE

PROMOVAREA FIRMEI ORGANIZATOARE DE EVENIMENTE SI PETRECERI FESTIVE

Academia de Studii Economice

Scopul acestui proiect este crearea unei entitati eficiente in masura sa asigure promovarea serviciilor de organizare a evenimetelor si petrecerilor festive precum: conferinte, meeting-uri, training-uri ,team building-uri, petreceri corporate, evenimente mondene,nunti si botezuri. Intr-o vreme in care se trag obloanele si se inchid lacate la usi noi am ramas la fel de entuziasti ca in ziua in care am organizat prima petrecere.Suntem foarte siguri pe noi, de noi, avem pasii foarte bine calculati, motiv pentru care clientii nostri au fost, sunt si cu certitudine, vor fi intotdeauna satisfacuti.Experienta indelungata, pasiunea, o echipa tanara si creativa, isi lasa amprenta asupra evenimentelor organizate de noi. Ce va putem oferi noi in calitate de organizator de evenimente profesionist: Cream concepte si tematici personalizate pentru fiecare eveniment corporat;

Propunem locatii atractive, adecvate tematicii evenimentului si numarului de participanti; Rezervam spatii de cazare, de comun acord cu clientul; Negociem tarife preferentiale pentru toate serviciile specifice evenimentului;

Coordonam si supervizam buna derulare a serviciilor implicate(servicii de masa,transport, entertainment, etc), pentru fiecare eveniment in parte; Asiguram creatia grafica pentru invitatii personalizate, in acord cu conceptul evenimentului; Organizam activitati indoor si outdoor de team building, personalizate pentru fiecare eveniment in parte; Asiguram servicii decorare si amenajare, in acord cu locatia si conceptul evenimentului; Organizam evenimente artistice;

Integram elementele necesare evenimentului(recuzita, costume, elemente decorare locatie, cadouri personalizate), conceptului stabilit; Asiguram servicii de securitate si paza, personalizate fiecarui eveniment; Asiguram servicii de promoteri si hostess, personalizate fiecarui eveniment;2


Asiguram servicii profesioniste de fotografiat si filmat, personalizate fiecarui eveniment; Organizam evenimente in aer liber, conform conceptului evenimentului, cu toate elementele necesare (corturi de diferite dimensiuni, toalete ecologice, servicii catering, etc); Asiguram inchiriere de echipamente tehnice si asistenta tehnica de specialitate;

Asiguram servicii de consultanta, training, planificare, personalizate,asistenta specializata in organizarea si desfasurarea evenimentelor corporate, implementate cu sisteme noi, creative, de relatii publice.

DEFINIREA PROBLEMEI Problemele critice care influenteaza asupra activitatii organizatorice:

*dezinteresul oamenilor de a apela la astfel de servicii, deoarece acestia considera ca preturile sunt mult prea mari fata de calitatea oferita; *lipsa centrelor de informare si promovare; *lipsa increderii in astfel de servicii; In cautarea unei solutii pentru rezolvarea problemei centrelor de informare si promovare vom urmari incheierea de parteneriate cu posturile de radio si televiziune, precum si cu presa scrisa locala, pentru obtinerea de spatii publicitare cu costuri minime. Lipsa increderii in astfel de servicii se datoreaza firmelor care nu se ocupa de cele mai mici detalii.Acestia ofera servicii de o calitate inferioara , dar la un pret redus crezand ca astfel isi vor atrage clientii. ANALIZA DE PIATA Concurenta pe piata acestui tip de servicii este foarte mare datorita existentei unui numar considerabil de firme , precum :S.C Grande Maison des Mariages S.R.L, ", S.C. Days to remember S.R.L..Dezavantajul firmelor concurente este ca acestea organizeaza in exclusivitate nunti, botezuri si petreceri, neocupandu-se de segmentul de piata care organizeaza si alt gen de evenimente.

3


De asemenea aceste firme nu se ocupa de cele mai micii detalii care dupa cum stim, fac diferenta intre, un eveniment obisnuit si unul memorabil. Un alt dezavantaj al firmelor de profil este faptul ca nu ofera siguranta clientilor de a-i putea aproviziona cu toate cele necesare, de la lumanari pana la cele mai variate aranjamente tip arcade. Putem spune ca firma noastra are potential de a deveni lider pe piata, datorita complexitatii serviciilor oferite. Numarul celor care opteaza pentru un eveniment in exteriorul Bucurestiului este mai ridicat. O nunta , cu 250 de persoane ajunge la 18000 Euro, in timp ce aceeasi oferta in Bucuresti ajunge la 14-15 mii euro, costul scazut se datoreaza cheltuielilor cu transportul. Firma SC Clipe Magice SRL are o gama foarte restransa de servicii.Clientii isi pot alege un singur meniu din cele sapte de care acestia dispun, fara a putea face modificari in ceea ce priveste componenta acestuia.De asemenea aranjamentele florale ale salii precum si formatia muzicala sunt stabilite de organizatori, clientii neavand posibilitatea de a veni cu idei noi si completari. In schimb ARISTOCRAT EVENTS HALL ofera clientilor oportunitatea de a face modificari in meniurile deja stabilite sau sa-si creeze propriile meniuri.De asemenea avem contracte cu mai multe formatii muzicale , clientul avand sansa de a participa la repetitiile acestora, alegand-o ulterior pe cea care o considera potrivita evenimentului respectiv. O petrecere de Halloween organizata de firma Days to remember pentru 100 de persoane include meniul(un antreu,desert si bautura), aranjamentul salii consta in huse pentru mese si scaune, decoratiuni pentru mese si o arcada la intrare si nu in ultimul rand muzica, toate ajungand la un pret de 5000 de euro.Acelasi gen de petrecere organizat de firma Posh Events ofera pe langa toate acestea o bautura la intrare si posibilitatea inchirierii costumelor, precum si un spectacol de karaoke.Va avea loc si un conscurs Cel mai inspirat costum, iar castigatorul va primi un cadou surpriza.Toate acestea ajung la un pret de 7000 de euro.

ANALIZA SWOT

4


n cadrul sistemelor sociale i economice nelegerea fenomenelor, previziunea i reacia la mediul extern, concomitent cu receptivitatea fa de aciunile i de capacitatea de a proiecta strategiile i procesele organizaionale, se poate realiza printr-o investigaie bazat pe analiza SWOT. SWOT este un acronim provenit de la Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, adic puncte tari (atuuri), puncte slabe (carene, slbiciuni, deficiene), oportuniti i riscuri. Ca urmare a efecturii unei analize SWOT a activitii de organizare evenimentelor festive in Bucuresti, s-au identificat urmtoarele: Puncte tari:

*existenta furnizorilor din diferite domenii ce ne ofera produse cu o calitate ridicata la un pret minim * organizarea de training-uri, meeting-uri , team building-uri in Bucuresti * consultanta pentru evenimentul dorit *contracte cu firma de transport

Puncte slabe: *organizarea evenimentelor doar in Bucuresti *imposibilitatea de a organiza un eveniment intr-un timp scurt *numar redus de personal in cazul in care organizam mai multe evemenimente in acelasi timp

Oportunitati: Dezvoltarea in afara Bucurestiului5


deschiderea unui restaurant propriu pentru a putea organiza in localul nostru evenimentele; crearea unui hotel pentru cazare

Riscuri: *conditiile meteo, in cazul in care evenimentul este organizat in aer liber si conditiile meteo sunt nefavorabile,noi suntem nevoiti sa asiguram continuarea evenimentului intro alta locatie *aparitia unor evenimente neprevazute care conduc la anularea petrecerii

STABILIREA OBIECTIVELOR * cresterea numarului de clienti *fidelizarea clientilor; * organizarea de evenimente corporatiste in orasul Bucuresti pentru ca acestea sa nu mai fie organizate in alte orase *promovarea divertismentului prin petrecerile cu tematica * satisfacerea celor mai exigente dorinte ale clientilor;

STABILIREA PUBICULUI TINTA S.C. ARISTOCRAT EVENTS S.R.L. intentioneaza sa isi atraga clientii prin oferirea unor servicii de calitate, cu promptitudine si preturi accesibile. Potentialii clienti ai firmei pot fi considerati toate persoanele cu varsta cuprinsa intre 20 55 ani cu venituri medii si peste medie. Suntem siguri ca impactul activitatii firmei va fi maxim, deoarece in cadrul clientelei noastre se afla un segment care este format din persoane foarte ocupate si care nu doresc sa se implice in activitati care le-ar consuma timp si energie si care le-ar incarca si mai mult programul. Pentru serviciile oferite la nunti, segmentul de varsta reprezentativ este cuprins intre 20 si 30 de ani, pentru botezuri intre 25 si 35 de ani, pentru evenimentele6


corporatiste gen trainning-uri, cocktail-uri, segmentul de piata cuprinde persoanele cu varsta intre 27 si 55 de ani, iar pentru restul petrecerilor segmentul tinta privind varsta este nelimitat, putand apela la serviciile noastre orice persoana. Acest segment de clientela este in general exigent si poate fi convins prin prezentarea unei oferte clare, bine structurate, atractive, cu mostre, cataloage, moderandu-se dupa exigentele financiare, calitative si cantitative ale fiecarui client. Firma noastra va crea oferte distincte pentru fiecare categorie de clienti, dar si pentru fiecare client in parte, pe baza discutiilor purtate cu acestia in prealabil. Clientii vor fi contactati la sediul lor, in cazul persoanelor juridice, si se va fixa, pe cat posibil, o intrevedere pentru a li se explica oferta firmei si pentru a li se pune la dispozitie materiale informative. In cazul in care un client se arata interesat de oferta noastra generala, va fi tinut la curent cu calendarul evenimentelor sau i se va crea, la cerere, un eveniment personalizat sau orice alta actiune pe care acesta o doreste si pe care firma noastra este sigura ca o poate realiza. In ceea ce priveste oferta pentru persoane fizice aceasta va fi conceputa in functie de cerintele clientului caruia i se va acorda consultanta necesara, in functie de solicitarea sa. Discutiile cu acest segment de clientela se vor purta la sediul firmei, dupa un orar de programari realizat de secretariat. Clientii au foarte multe motive pentru a apela la aceasta firma, dintre care putem aminti: multitudinea serviciilor oferite de firma si abilitatile personalului de a satisface pana si cele mai exigente sau extravagante cerinte.

STABILIREA TEMEI CENTRALE Pornind de la evenimente simple cum ar fi dineuri, cockteiluri si terminand cu petreceri private, nunti,botezuri ,exista multe modalitati de a sarbatori un eveniment, de a te face cunoscut, de a transmite un mesaj . ARISTOCRAT EVENTS iti garanteaza reusita evenimentului ; alegerea pe care o faci te va ajuta sa-ti atingi toate obiectivele propuse. Si asta pentru ca noi lucram impreuna cu dumneavoastra luand in considerare obiectivele si bugetul, pentru a oferi

7


un serviciu care este personalizat pe cerintele fiecaruia si completat de atentia noastra pentru fiecare detaliu. Strategiile noastre creative si de viitor pot valorifica cerintele dumneavoastra, si cel mai important, experienta noastra profesionala poate crea un eveniment memorabil si spectaculos, care nu numai sa indeplineasca aceste cerinte , dar care sa le si depaseasca. Scopul nostru este indeplinirea obiectivelor pe care dumneavoastra vi le-ati propus, sa valorificam planurile existente si sa aducem un plus de creativitate evenimentului. Tema centrala se axeaza pe promovarea diverselor servicii in cadrul unui Targ de Evenimente si Petreceri,organizat la noul complex expositional Bucuresti, in perioada 12-16 noiembrie 2011. Targul va avea o tematica ampla in cadrul careia vor fi prezentate diferite teme pe care firmele le pot aborda pentru crearea unui eveniment. In plus vor fi prezentate mai multe modele de organizare de nunti, petreceri aniversare si alte tipuri de evenimente , iar cei interesati vor putea face alegerea potrivita satisfacerii dorintelor sale. Targul este organizat in scopul informarii si convingerii publicului tinta ca acest gen de serviciu este o cale mult mai usoara de a organiza un eveniment.Asfel cei interesati vor economisi timp si energie gasind la o singura firma tot ce este necesar pentru organizarea petrecerii. In cadrul targului vom prezenta in amanunt toate serviciile pe care le punem la dispozitia clientilor, cum ar fi : - cautarea si inchirierea salii; - decorarea salii (imbracarea scaunelor cu huse si esarfe in functie de preferintele clientilor, aranjarea meselor), pozitionarea lumanarilor, baloanelor cu aer / heliu; - pozitionarea aranjamentelor florale pe mese; decorarea masinii mirilor(in cazul nuntilor);8

ROMEXPO din


- decorarea bisericii(in cazul nuntilor si al botezurilor); - consiliere in vederea alegerii cofetariei de unde vom livra deserturile ce vor fi servite la eveniment; - artificii; - inchiriere limuzina (avem contract de colaborare cu firma Limuzine Hover); - ospatari pentru servirea invitatilor in timpul petrecerii; - servicii foto si video. - animatie; - jocuri pe categorii de varsta si concursuri interactive. Participam la acest targ in scopul de a fi printre preferintele clientilor si de a ne face mult mai cunoscuti pe aceasta piata Slogan

Tu ne aduci ideea, noi iti conturam realitatea!! Ne-am ales acest slogan deoarece l-am considerat reprezentativ pentru firma noastra , iar mesajul pe care vrem sa-l transmitem prin intermediul acestuia este ca noi suntem alegerea potrivita pentru a crea un eveniment special, memorabil

ALEGEREA TEHNCILOR DE COMUNICARE Ca si tehnici de comunicare, vom apela la mass-media. Mai exact vor fi utilizate relatiile cu presa, publicitatea, o campanie de presa si realizarea de evenimente. ALEGEREA CANALELOR DE COMUNICARE Pentru promovarea campaniei, a fost conceput un panou publicitar ce va fi amplasat intr-o zona centrala din capitala in perioada 1-16 noiembrie; vor fi realizate 2 spoturi TV difuzate de pe 10 pana pe 16 noiembrie in care vor fi prezentate serviciile noastre , servicii de care telespectatorii pot beneficia daca participa la targ . Totodata, in cadrul emisiunii Nunta cu surprize difuzata pe data de 3 noiembrie, orele 20:00 publicul interesat va putea urmari cateva evenimente organizate de noi. Reclamele la radio vor fi difuzate pe: RADIO 21, PRO FM, RADIO ZU in perioada 10-16 noiembrie.

9


Pentru internet se opteaza pentru varianta incarcarii unor banere pe cele 2 siteuri proprii ce urmeaza a fi realizate inainte de inceperea Targului de Evenimente. De asemenea au fost angajati sase promoteri care timp de o saptamana in perioada 12-16 noiembrie vor distribui un numar de 2000 de flyere . Sloganul campaniei va aparea intre 1 si 16 noiembrie pe anumite mijloace de transport in comun, insotite de paginile de internet unde se gasesc mai multe detalii cu privire la firma noastra. Suntem convinsi ca cea mai buna reclama va fi totusi calitatea serviciilor noastre, iar cel mai eficient mijloc de promovare vor fi chiar clientii nostri care vor recomanda serviciile. Calendar de promovare Panoul publicitar Spot TV Emisiunea Nunta cu surpize Radio Internet Flyere Mijloace de transport 1-16 noiembrie 10-16 noiembrie 3 noiembrie 10-16 noiembrie 12-16 noiembrie 12-16 noiembrie 1-16 noiembrie

Bugetul Pentru Campania de promovare a fost alocat un buget de 6105 euro distribuit astfel: Panou publicitar Spot TV Radio Internet Flyere Mijloace de transport Promoteri Cheltuieli neprevazute Total 2000 euro 1500 euro 1000 euro 50 euro 300 euro 500 euro 200 euro 555 euro 6105 euro

EVALUAREA CAMPANIEI Evaluarea se va face dupa terminarea programului calendaristic avand rolul de a observa impactul pe care l-a avut prezentarea noastra din cadrul Targului de Evenimente asupra vizitatorilor care au participat . Pentru concluzionare vom realiza chestionare pentru clientii nostri avand rolul de a ne informa in privinta10


(ne)multumirilor acestora fata de serviciile oferite,precum si pentru a vedea in ce masura canalele de comunicare au fost potrivite. In urma realizarii acestor chestionare am fost multumiti sa descoperim interesul pe care l-au manifestat vizitatorii la evenimentele din cadrul targului, evenimente ce au condus la atragerea unui numar cat mai mare de clienti.

11


12

Aristocrat Events

Documents

Transcript of Aristocrat Events