Programul Operational Capital UmanAxa prioritara (AP) 4: Incluziunea sociala si combaterea saracieiObiectiv tematic 9: Promovarea incluziunii sociale, combaterea saraciei si a oricarei forme de discriminare (Regulamentul (UE) nr.1304/2013, art.3, alin.1,a)Prioritatea de investitii (PI) 9.iv: Cresterea accesului la servicii accesibile, durabile si de inalta calitate, inclusiv asistenta medicala si servicii sociale de interes general (Regulamentul (UE) nr.1304/2013, art.3, alin.1,a)Obivectivul specific (OS) 4.8: Imbunatatirea nivelului de competente al profesionistilor din sectorul medicalTitlul proiectului: EndoMIP - Imbunatatirea nivelului de competente al profesionistilor din sectorul medical in domeniul endocrinologiei, pentru prevenirea maladiilor cu impact populationalCod SMIS: 108124

CAIET DE SARCINI

Privind achizitia de servicii cazare la hotel

In cadrul proiectului EndoMIP - Imbunatatirea nivelului de competente al profesionistilor din sectorul medical in domeniul endocrinologiei, pentru prevenirea maladiilor cu impact populational

Cod SMIS: 108124

Procedura aplicata: Procedura proprie

APROBAT

Manager de proiect

GHEMIGIAN ADINA MARIANA

I. INFORMATII GENERALE

Autoritatea contractanta – Beneficiar: Institutul National de Endocrinologie ”C.I. Parhon” (INE ”C.I. Parhon”),

Beneficiar al contractului de finantare POCU/91/4/8/108124, nr.3060 din data de 08.12.2017, pentru proiectul

”EndoMIP - Imbunatatirea nivelului de competente al profesionistilor din sectorul medical in domeniul

endocrinologiei, pentru prevenirea maladiilor cu impact populational”, Cod SMIS 108124.

Sursa de finantare – proiect co-finantat prin Programul Operațional Capital Uman 2014 - 2020 (POCU), Axa

prioritară 4: Incluziunea socială și combaterea sărăciei, Obiectivul tematic 9: Promovarea incluziunii sociale,

combaterea sărăciei și a oricărei forme de discriminare: (Regulamentul (UE) nr. 1304/2013, art. 3, alin 1, a),

Prioritatea de investiții 9.iv Creșterea accesului la servicii accesibile, durabile și de înaltă calitate, inclusiv

asistență medicală și servicii sociale de interes general (Regulamentul (UE) nr. 1304/2013, art. 3, alin 1, a),

OS.4.8, Cererea de propuneri de proiecte ”Formarea personalului implicat în implementarea programelor

prioritare de sănătate”.

II. CONTEXT

Serviciile achizitionate urmeaza a fi furnizate in cadrul proiectului ”EndoMIP - Imbunatatirea nivelului de

competente al profesionistilor din sectorul medical in domeniul endocrinologiei, pentru prevenirea maladiilor cu

impact populational”, Cod SMIS 108124.

Obiectivul general al proiectului este cresterea accesului la servicii accesibile, durabile si de inalta calitate,

inclusiv asistenta medicala si servicii sociale de interes general prin imbunatatirea competentelor specialistilor din

domeniul medical in ceea ce priveste deficitul de iod insuficient corectat si disfunctiile tiroidiene la nivel national

in euroregiunile Bucuresti Ilfov, Centru, Nord Est, Nord Vest, Vest, Sud, Sud Vest, Sud Est.

In vederea atingerii acestui obiectiv, Institutul National de Endocrinologie ”C.I. Parhon” va derula o gama

diversificata de activitati educationale, dezvoltate in functie de prioritatile strategice la nivel sectorial, profilul si

nevoile specifice ale grupului tinta vizat, prin care sa se asigure dezvoltarea/ actualizarea cunostintelor si

abilitatilor specifice necesare aplicarii profesiei medicale la un nivel de performanta si standarde de calitate a

serviciilor ridicate, dupa cum urmeaza:

- 20 stagii de simulare clinica in laborator privind imbunatatirea calitatii actului medical din domeniu

(pentru 90 de medici endocrinologi si alt personal medical de specialitate cu studii superioare)

- 3 conferinte ce constau in realizarea campaniilor de informare si educare, privind patologia indusa de

deficitul endemic de iod (screening, diagnostic si tratament precoce al patologiilor)

Pentru a genera un impact pozitiv la nivelul sistemului, interventiile vizate se vor desfasura in Bucuresti si vor fi

corelate cu infrastructura de furnizare a serviciilor in domeniu contribuind astfel la intarirea capacitatii tehnice a

retelei de monitorizare si control a bolilor endocrine.

Toate aceste activitati educationale vor asigura o pregatire diversificata si complexa a specialistilor din domeniile

de sanatate, in acord cu practicile medicale accesibile, durabile si de inalta calitate in conformitate cu obiectivele

asumate de Romania in documentele programative si in strategiile nationale.

III. OBIECTUL CONTRACTULUI

1. Serviciile solicitate

Achizitionarea de servicii suport pentru facilitarea participarii grupului tinta la activitatile derulate in proiect,

dupa cum urmeaza:

Servicii suport pentru organizarea stagiilor de simulari clinice (servicii cazare la hotel pentru 90 de

persoane din grupul tinta);

Servicii suport pentru organizarea campaniilor de informare si educare, privind patologia indusa de

deficitul endemic de iod (servicii cazare la hotel pentru 135 de persoane din grupul tinta);

2. Informatii privind serviciile solicitate

2.1. Cazare

Serviciile de cazare vor fi organizate in regim de trei stele sau echivalent, dupa cum urmeaza:

- Servicii de cazare pentru 90 de participanti la stagiile de simulare clinica = 270 nopti (4 sau 5

participanti/ stagiu * 20 stagii * 3 nopti de cazare/ participant);

- Servicii de cazare pentru 135 de participanti la campaniile de informare si educare = 270 nopti (45

participanti/conferinta * 3 conferinte * 2 nopti de cazare/ participant)

tinand seama de prevederile Hotararii nr. 1860 din 21 decembrie 2006, cap 4, art. 26, pct. 1 cu modificarile si completarile ulterioare.

Structura de cazare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:

să dispună de camere cu 1 sau 2 paturi individuale (twin) în regim de 3 stele, cu mic dejun inclus; să asigure permanent curățenia în camere, eventaual schimbarea lenjeriei în cazuri accidentale de murdarire a

acestora și igienizarea grupurilor sanitare; să asigure confortul termic ambiental conform anotimpului sau aer conditionat functional/remediabil in caz

de disfunctionalitate; să asigure furnizarea apei calde şi reci precum și a curentului electric 24/24 ore și 7 zile din 7; să dispună de un spaţiu de depozitare a bagajelor participanţilor, pentru ultima zi de cazare; să dispună de rampe de acces/sisteme de facilitare a accesului şi grupuri sanitare pentru persoanele cu

dizabilităţi. Structura de cazare trebuie sa fie localizata pe o raza de maxim 5 km fata de locul de desfasurare a tuturor

evenimentelor, respectiv: Institutul National de Endocrinologie ”C.I. Parhon” din Bucuresti.

Camerele trebuie să îndeplinească următoarele condiţii minime:

• să dispună de lumină naturală, să fie confortabile şi curate;• să dispună de grup sanitar cu wc, baie proprie cu cadă sau duş;• să asigure acces gratuit la Internet (minim în spațiile comune);• să dispună de TV color și televiziune prin cablu / satelit;• mobilierul, instalaţiile şi echipamentele să fie în perfectă stare de funcţionare;• să dispună de telefon fix accesibil direct / prin centrala telefonică funcțională permanent;

Unitatea hoteliera trebuie sa dispuna de sisteme de acces și locuri de parcare pentru persoanele cu dizabilitati, de locuri de parcare pentru persoanele din grupul contractat pentru proiect si sa fie amplasata astfel incat participantii sa aiba acces la mijloacele de transport in comun din zona.

Mentiune: Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hotel de către participanţi (mini-bar,

room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice, parcare, cazarea unui membru de familie care nu

reprezintă persoană eligibilă în cadrul grupului țintă al proiectului, etc) vor fi achitate de către participanţi înainte

de plecare prin grija personalului hotelier cu întomirea facturii în numele consumatorului, acestea neintrând sub

incidența contractului incheiat cu Institutul.

Dupa confirmarea participantilor de către personalul desemnat din cadrul proiectului, se va intocmi diagrama de cazare care se va transmite unității hoteliere, listă care se va aviza de unitatea de cazare.

3. Descrierea evenimentelor

III.1 Stagii clinice medici

Numar estimat de evenimente: 20 evenimente

Numar estimat de participanti: 5 participanti/eveniment (din totalul de 100 participanti, 10% provin din

Municipiul Bucuresti și care nu vor fi cazați în cadrul contractului cu Institutul si 90% din alte localitati – singurii

participanți eligibil pt a primi aceste tipuri de servicii)

Perioada de desfasurare: Februarie – Noiembrie 2020, cu posibilitatea de prelungire daca proiectul/ activitatea

va fi prelungit/a

Durata eveniment: fiecare eveniment se va desfasura pe parcursul a 2 zile

Agenda/programul evenimentelor va fi furnizata de catre Autoritatea contractanta

Locul de desfasurare a tuturor evenimentelor: Institutul National de Endocrinologie ”C.I. Parhon”

Activitatile specifice necesare desfasurarii actiunilor:- Asigurarea cazarii participantilor provenind din alte localitati, pentru 3 nopti/eveniment, 20 evenimente -

în serii de aproximativ 5 participanți

3.2. Campanii de informare si educare, privind patologia indusa de deficitul endemic de iod

Numar estimat de evenimente: 3 evenimente

Numar estimat de participanti: 45 participanti/eveniment (din totalul de 150 participanti, 10% provin din

Municipiul Bucuresti și care nu vor fi cazați în cadrul contractului cu Institutul si 90% din alte localitati singurii

participanți eligibil pt a primi aceste tipuri de servicii)

Perioada de desfasurare: Februarie – Noiembrie 2020

Durata eveniment: fiecare eveniment se va desfasura pe parcursul a 2 zile

Agenda/programul evenimentelor va fi furnizata de catre Autoritatea contractanta

Locul de desfasurare a tuturor evenimentelor : Institutul National de Endocrinologie ”C.I. Parhon”

Activitatile specifice necesare desfasurarii actiunilor:- Asigurarea cazarii participantilor provenind din alte localitati, pentru 2 nopti/eveniment, 3 evenimente

în serii de câte 45 participanți în medie

In vederea bunei desfasurari a evenimentelor, Prestatorul trebuie sa propuna o persoana de contact denumita in continuare Responsabil de contract. Acesta va trebui sa pastreze legatura cu persoana/persoanele desemnate din partea Autoritatii Contractante in vederea pregatirii si derularii evenimentelor si va fi responsabil pentru buna desfasurare a acestora.

IV. BUGETUL

- Valoarea estimativa a serviciilor suport pentru derularea stagiilor clinice si a campaniilor de informare pentru medici, dupa cum urmeaza:

o Servicii suport pentru organizarea stagiilor de simulare clinica – 20 stagii clinice = 59.940lei, fara TVA

o Servicii suport pentru organizarea campaniilor de informare si educare – 3 conferinte = 59.940lei, fara TVA

Total valoare estimativa pentru serviciile vizate = 119.880 lei, fara TVA

V. DURATA DE IMPLEMENTARE

Perioada de implementare a contractului: Februarie – Decembrie 2020, cu posibilitatea de prelungire a perioadei de implementare a acestuia. Orice schimbare a perioadei de derulare a uneia din componentele caietului de sarcini se va realiza de comun acord prin act aditional.

Pe perioada de derulare a contractului, Prestatorul (ofertantul castigator) va asigura urmatoarele:

- Servicii suport pentru organizarea programelor de formare profesionala pentru medici și alt personal medical – stagii clinice si conferinte

Realizarea unui raport post - eveniment si a unui raport centralizator (la finalul prestarii serviciilor), care sa contina:

o Activitatile desfasurate de firma organizatoare;o Proces verbal de receptie a serviciilor prestate;o Factura fiscala pentru fiecare eveniment;o Anexa factura in care sa fie evidentiate costurile unitare ofertate.

Termen predare raport post – eveniment si anexe: maxim 7 zile lucratoare de la data încheierii ultimului /fiecărui eveniment.Rapoartele elaborate de catre Prestator (ofertantul castigator) pe parcursul implementarii activitatilor vor fi supuse spre aprobare catre Autoritatea contractanta, aprobare ce va sta la baza efectuarii platilor pentru activitatile realizate.

VI. ALTE INFORMATII

Oferta financiara va contine anexa 1 in care vor fi detaliate costurile de organizare pe fiecare categorie de servicii, dupa cum urmeaza:

I. Servicii suport pentru organizarea programelor de formare profesionala pentru medici – cursuri EMC si a stagii clinice

oferta 20 stagii clinice cazareCost /noapte de cazare Cantitate Total

270

oferta 3 conferinte cazareCost /noapte de cazare Cantitate Total

270Total general

Oferta tehnica va mai contine:

- Persoana responsabila cu derularea contractului si atributiile acestuia;Atributiile fiecarui membru din echipa in cadrul derularii activitatilor/furnizarii serviciilor;Persoana propusa va fi responsabila cu furnizarea serviciilor pe intreaga durata a contractului, aceasta fiind cea care va comunica in permanenta cu reprezentantii desemnati de catre Autoritatea contractanta. Membrii echipei se vor schimba numai cu Acordul Autoritatii contractante. Orice schimbare va fi anuntata Autoritatii contractante, in scris, cu cel putin 7 zile calendaristice inainte ca aceasta sa aiba loc si va fi aprobata de catre aceasta.

Aceste cerinte sunt minime si obligatorii.

Orice alte informatii considerate utile de catre ofertant in explicarea ofertei propuse, vor fi incluse in aceasta.In cazul aparitei unor neconcordante intre caietul de sarcini si oferta tehnica prezentata, caietul de sarcini prevaleaza.

Institutul National de Endocrinologie ”C.I. Parhon” va pune la dispozitia prestatorului toate informatiile relevante pentru furnizarea serviciilor mai sus mentionate, in conformitate cu calendarul (privind organizarea si furnizarea serviciilor) stabilit de ambele parti. Modificarea calendarului se va face cu acordul partilor.

Se solicita cazarea persoanelor în camere individuale ( cu 1 sau 2 paturi)

PLATI

Platile in cadrul contractului se vor face dupa cum urmeaza:

• Prestatorul (ofertantul castigator) va emite facturi facturi pentru fiecare eveniment in parte in termen de maxim 7 zile lucratoare de la finalizarea evenimentului;• Autoritatea Contractanta va realiza plata in termen de 30 de zile de la emiterea facturii, cu conditia predarii de catre Prestator (ofertantul castigator) a documentatiei aplicabile – mentionate la punctul V. • Prestatorul accepta decontarea facturilor inclusiv prin mecanismul Cererilor de plata in cadrul Programului Operational Capital Uman (POCU) 2014 – 2020.

Mentiune!- Numarul estimat de participanti pe eveniment/tip de servicii este aproximativ, numarul efectiv al participantilor putand fi mai mic sau mai mare, in functie de evolutia activitatilor si disponibilitatea grupului tinta, dar acest fapt nu influenteaza modul de ofertare si bugetul maxim estimat. - Plata serviciilor va fi efectuata corespunzator cu numarul de participanti/beneficiari. - Autoritatea Contractanta va anunta prestatorul (ofertantul castigator) despre orice modificare, inainte de data prestarii serviciilor, in masura in care aceste informatii sunt cunoscute in timp util.

VII. DISPOZITII FINALE

Toate rapoartele, datele, materialele intocmite de catre Prestator (ofertantul castigator) pe durata sau ca urmare a executarii acestui contract vor constitui proprietatea Autoritatii Contractante.

Prestatorul (ofertantul castigator) va trata toate documentele, datele si informatiile cu care va intra in contact sau pe care le va accesa, ca avand caracter personal si confidential si se va conforma in consecinta tuturor legilor, normelor si reglementarilor in vigoare din Romania. Exceptie vor face documentele din cadrul prezentului dosar de achizitie publica, asa cum este definit de prevederile Legii 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.

De asemenea, cu exceptia cazului in care este necesar ca Prestatorul (ofertantul castigator) sa dezvaluie anumite informatii in scopul executarii contractului sau in cazul in care documentele mentionate mai sus au caracter de informatie de interes public, Prestatorul (ofertantul castigator) nu va publica sau dezvalui nici o informatie fara acordul prealabil scris al Autoritatii Contractante. In caz de dezacord, primeaza decizia Autoritatii Contractante

Oricare dintre documentele si informatiile emise sau acumulate prin executarea acestui contract trebuie sa respecte regimul specific proiectelor cu finantare nerambursabila in ceea ce priveste accesibilitatea, disponibilitatea si pastrarea.