Anexa 1.8 Raport anual privind activitatea de audit

intern. Raport general privind calitatea

Anexa 1.8 Raport anual privind activitatea de audit

intern. Raport general privind calitatea

UNIVERSITATEA VALAHIA DIN TÂRGOVIŞTE

1

RAPORT GENERAL PRIVIND CALITATEA 30.04.2010

Conducerea UNIVERSITǍŢII „VALAHIA” DIN TÂRGOVIŞTE (UVT) organizează, controlează şi alocă resurse pentru realizarea obiectivelor stabilite în domeniul. Acoperirea cerinţelor impuse de ARACIS în metodologia de evaluare şi a cerinţelor standardelor SR EN ISO 9001:2008 şi IWA 2:2009 au un impact important, atât asupra sistemului general de management, cât şi asupra culturii organizaţionale din cadrul universităţii.

Metodologia privind asigurarea calităţii, autorizarea de funcţionare provizorie şi acreditarea programelor de studiu şi a instituţiilor de învăţământ superior se aplică începând cu anul universitar 2006-2007 pentru:

- autorizarea funcţionării provizorii pentru noile programe de studiu de licenţă iniţiate; - reacreditarea programelor de studiu universitare de licenţă; - acreditarea programelor de studii universitare de licenţă şi masterat; - acreditarea instituţiilor organizatoare de studii universitare de doctorat pe baza

autoevaluării şi evaluării externe a fiecărui domeniu de specializare; Neîndeplinirea cerinţelor prevăzute în această metodologie, constatată în momentul evaluării

de către comisiile ARACIS, duce la neautorizarea sau neacreditarea programelor de studii şi/sau neautorizarea funcţionării instituţiei. În metodologie sunt precizate anumite cerinţe specificate şi în standardele internaţionale ISO 9000.

Certificarea Sistemului de Management al Calităţii în conformitate cu standardele internaţionale ISO 9001:2008 şi IWA 2 acordă o mai mare încredere clienţilor că procesele desfăşurate în cadrul universităţii sunt ţinute sub control şi că aceste procese sunt îmbunătăţite continuu ţinând cont de cerinţele legale şi de reglementare aplicabile şi de criteriile de evaluare impuse de Metodologia ARACIS.

Evident respectarea cerinţelor impuse de aceste documente se întrepătrund şi îndeplinirea lor simultană duce la îmbunătăţirea continuă a calităţii învăţământului superior.

În acest raport de activitate este prezentat stadiul în care se află Sistemul de Management al Calităţii (SMQ) documentat, implementat în UVT şi sunt furnizate informaţii necesare analizei efectuate de managementul la cel mai înalt nivel, pentru a se asigura că sistemul adoptat este adecvat şi eficace.

Această analiză conduce la evaluarea oportunităţilor privind îmbunătăţirea SMQ adoptat şi stabilirea schimbărilor necesare în organizarea şi coordonarea proceselor din UVT.

I. Stadiul realizării obiectivelor privind calitatea propuse pentru anul 2009

1. Diversificarea portofoliului programelor de studiu. O atenţie deosebită s-a acordat adaptării structurii programelor de studii a celor trei cicluri -

licenţă, masterat, doctorat - la un sistem care să răspundă provocărilor şi presiunilor unui context economic şi cultural problematic şi complex, crescând astfel şansele de angajare ale studenţilor. În acest sens s-au întreprins următoarele activităţi:

• Acreditarea/reacreditarea, în anul 2009, a 4 programe de studiu de licenţă-zi şi 2 programe de studiu de licenţă- ID.

• pentru domeniile şi specializările corespunzătoare programelor de studii universitare de licenţă s-au conceput programe de continuare a studiilor, la nivelul studiilor universitare de masterat şi doctorat (în anul 2009, au fost acreditate 4 programe de studiu de masterat şi un IOSUD);

• nu s-a autorizat încă un program de studiu într-o limbă de circulaţie internaţională. 2) Asigurarea unei dimensiuni europene în asigurarea calităţii prin schimbul de bune practici

cu alte instituţii de învăţământul superior. În acest sens, conducerea UVT a întreprins activităţi de

2

benchmarking, dar şi acţiuni de colaborare şi informare în domeniul calităţii în educaţie cu universităţi din Franţa, Belgia, Bulgaria, Slovacia.

3)Dimensionarea raţională a cifrei de şcolarizare pe total universitate, facultăţi şi specializări în funcţie de orientările strategice privind dezvoltarea economico-socială şi culturală a României, coroborat cu cerinţele pieţei forţei de muncă europene, numărul solicitărilor şi dimensionarea resurselor. Oferta educaţională a fost elaborată ţinând seama solicitările din ultimii ani venite de la piaţa muncii şi s-au realizat activităţi de monitorizare a absolvenţilor în cadrul proiectului „Determinanţi ai inserţiei pe piaţa muncii a absolvenţilor de învăţământ superior din România”(proiect în cadrul programului „Parteneriate în domenii prioritare, 2007”).

4) Dezvoltarea sistemului de asigurare a calităţii la nivelul universităţii şi implementarea acestuia la nivelul facultăţilor şi catedrelor. În acest sens s-au realizat următoarele activităţi:

- Revizuirea Cartei universităţii, a „Regulamentului de organizare şi funcţionare”, a „Regulamentului privind acordarea burselor şi a altor forme de sprijin material pentru studenţi”, şi a „Regulamentului privind activitatea universitară a studenţilor”, a procedurilor specifice DIDFC şi DPPD.

- Aplicarea în mod curent a procedurilor de evaluare a personalului didactic. - Conceperea unitară a planurilor de învăţământ şi a programelor analitice. - Instruirea privind standardelor ISO 9001/2008 şi IWA 2/2009 a 65 de persoane cu responsabilităţi în domeniul managementului calităţii educaţiei de către un consultant extern din cadrul S.C. EDGE SRL Ploieşti. 5)Crearea axei de învăţare - cercetare prin antrenarea studenţilor, masteranzilor şi

doctoranzilor în cadrul centrelor de cercetare acreditate CNCSIS şi includerea tuturor acestor factori în proiecte şi grant-uri de cercetare. Studenţii, masteranzii şi doctoranzii UVT au fost atraşi în activitatea de cercetare în cadrul cercurilor ştiinţifice şi al centrelor de cercetare, având posibilitatea să publice rezultatele cercetărilor în revistele acreditate din cadrul universităţii. În anul 2009 a început implementarea proiectului POS DRU-”Burse doctorale”.

6)Susţinerea programelor majore de cercetare finanţate de Uniunea Europeană şi desfăşurate

în cooperare cu universităţi de prestigiu din ţară şi străinătate. În anul 2009, UVT a implementat 3 proiecte finanţate din fonduri structurale şi a depus, în parteneriat cu alte universităţii, alte 13 proiecte spre evaluare.

II. Documentaţia Sistemului de Management al Calităţii

În martie 2010, conducerea universităţii a stabilit ca unul din obiective principale ale anului universitar 2009-2010 să fie certificarea Sistemului de Management al Calităţii.

Documentaţia revizuită a SMQ conţine următoarele documente: 1) Declaraţia – Angajament a Rectorului prin care este numit Reprezentantul

Managementului Calităţii în cadrul universităţii şi prin care i se atribuie întreaga responsabilitate şi autoritate privind documentarea şi implementarea SMQ;

2) Politica în domeniul calităţii stabilită de conducerea universităţii care este parte integrantă din politica generală a organizaţiei;

3) Obiectivele generale pe anul 2010 şi la nivel de facultăţi; 4) Manualul calităţii elaborat de consultant în colaborare cu Serviciul pentru

Asigurarea Calităţii Educaţiei (SACE) din cadrul universităţii, avizat de Reprezentantul Managementului Calităţii şi aprobat de Senatul Universităţii;

5) 4 proceduri de sistem elaborate de consultant în colaborare cu membrii SACE din cadrul universităţii ( PS 01 „Controlul documentelor şi înregistrărilor”, PS 02 „Controlul înregistrărilor”, PS 02 „Audituri interne”, PS 03 „Controlul neconformităţilor”, PS 04 „Acţiuni corective şi preventive”

6) procedurile operaţionale, conform anexei 1; 7) Carta Universităţii, regulamente interne, metodologii, proceduri care ţin de cultura

organizaţională a universităţii, documente cuprinse în manualul calităţii; 8) Organigrama, care în cursul anului universitar 2009 a fost îmbunătăţită ţinând cont

de complexitatea proceselor şi de diversitatea activităţilor care se desfăşoară în cadrul universităţii;

3

9) Harta proceselor desfăşurate în cadrul universităţii, hartă care cuprinde la acest moment numai procesele care fac parte din domeniul de aplicare pentru care se cere certificarea SMQ;

Precizăm faptul că în acest moment certificarea SMQ se face numai pentru 2 procese de bază desfăşurate în cadrul universităţii şi anume: procesul educaţional şi procesul de cercetare ştiinţifică.

Documentaţia SMQ elaborată a fost înaintată organismului de certificare spre evaluare în luna aprilie 2010.

III. Rezultatele auditurilor interne

Pentru anul 2010 a fost întocmit programul de audit intern în luna martie. Auditurile interne s-au desfăşurat conform programului, program care include toate departamentele din universitate. În urma celor 18 auditurilor interne deja efectuate s-au înregistrat mai multe observaţii consemnate în rapoartele de audit.

Sunt probleme legate de modul în care circulă documentele/înregistrările în cadrul universităţii, probleme legate de fişa postului, probleme legate de modul în este ţinut sub control procesul de arhivarea documentelor, lipsa dovezilor de instruire a întregului personal privind documentele SMC, lucruri identificate în cadrul auditului intern şi pentru care trebuie întreprinse măsuri de rezolvare.

IV. Feedback-ul de la clienţi

În UVT a fost elaborată o procedură legată de monitorizarea absolvenţilor pe piaţa muncii,

procedură şi se desfăşoară acţiuni de cooperare interuniversitară cu Institutul Naţional de Cercetare Ştiinţifică în Domeniul Muncii şi Protecţiei Sociale (coordonator de proiect), Academia de Studii Economice Bucureşti şi Universitatea Politehnică Bucureşti prin participarea la proiectul „Determinanţi ai inserţiei pe piaţa muncii a absolvenţilor de învăţământ superior din România”(proiect în cadrul programului „Parteneriate în domenii prioritare, 2007”).

UVT pune la dispoziţia AJOFM Dâmboviţa spaţii pentru organizarea burselor de locuri de muncă şi implementează proiectul „Secretariatul Tehnic Permanent Al Pactului Regional Pentru Ocupare şi Incluziune Socială Sud Muntenia. Conducerea UVT poartă discuţii cu angajatorii legate de competenţele pe care trebuie să le capete studentul, informaţii de care se ţine seama la elaborarea programelor analitice specifice disciplinelor cuprinse în planurile de învăţământ ale celor 8 facultăţi.

Interesul dovedit de angajatori faţă de absolvenţii noştri (iniţierea de acţiuni de recrutare, oferirea de burse de studii) demonstrează faptul că universitatea este capabilă să dezvolte la absolvenţi aptitudini şi competenţe corespunzătoare exigenţelor la nivel mondial.

V. Performanţa proceselor

În cadrul universităţii se realizează revizuirea periodică a programelor de studiu, urmărindu-

se armonizarea lor continuă cu cerinţele pieţei calificărilor universitare. Pentru a se asigura dimensionarea raţională a cifrei de şcolarizare pe total universitate, facultăţi şi specializări în funcţie de orientările strategice ale dezvoltării economico-sociale şi culturale ale României şi de cerinţa pieţei, numărul solicitărilor şi dimensionarea resurselor, s-au întreprins următoarele activităţi:

oferta educaţională a fost elaborată, ţinând seama de solicitările din ultimii ani, venite de pe piaţa muncii;

prezentarea ofertei educaţionale în licee, pentru atragerea de candidaţi tipărirea în parteneriat cu Orange a “Agendei studentului”.

S-a dorit realizarea în UVT a unui centru puternic de perfecţionare, formare continuă şi reconversie care să asigure completarea, dezvoltarea şi perfecţionarea pregătirii profesionale a absolvenţilor învăţământului universitar prin studii aprofundate, masterat, doctorat, studii postuniversitare de specializare. Cu ocazia derulării auditurilor interne şi a instruirilor cu cadrele didactice s-au reţinut următoarele aspecte care necesită adoptarea unor măsuri corective urgente:

4

- se vor lua măsuri, la nivelul departamentelor, pentru atragerea tuturor cadrelor didactice la acţiunile promovate, în condiţiile unui climat colegial corespunzător;

- consiliile facultăţilor vor adopta măsurile necesare în scopul îmbunătăţirii continue a sistemului de management în colaborare cu SACE

Cercetarea ştiinţifică a avut în vedere mobilizarea tuturor resurselor umane şi materiale ale UVT, astfel încât să se constituie într-un element de promovare a imaginii universităţii ca instituţie de învăţământ superior cu mare potenţial inovator.

Activitatea de cercetare ştiinţifică şi transfer tehnologic reprezintă una dintre misiunile fundamentale ale UVT, înscrisă în Carta acesteia.

Universitatea este atestată pentru desfăşurarea activităţii de cercetare, şi ocupă locul 11 în clasamentul Instituţii şi unităţi acreditate de ANCS(www.mct.ro/img/files_up/1216105735 ANEXE%20la%20DECIZIA%209696.doc) şi locul 7 între instituţiile de învăţământ superior din România, în topul Asociaţiei Ad Astra cu privire la situaţia cercetării ştiinţifice din România, pe baza publicaţiilor din curentul ştiinţific principal (indexate ISI). În UVT se organizează prezentări în scopul oferirii de informaţii cu privire la redactarea şi înaintarea propunerilor de proiecte, iar pe pagina web a universităţii este prezentată producţia ştiinţifică (articole, comunicări, cărţi, contracte etc.) începând cu anul 2005.

Se va urmări, în continuare, dezvoltarea echilibrată a procesului de cercetare ştiinţifică la toate cele opt facultăţi, punând accentul pe diversificarea şi creşterea nivelului ştiinţific al cercetărilor în domeniile de cercetare ale UVT.

Site-ul web al UVT este în reconstrucţie şi necesită un plan de măsuri cu acţiuni concrete, responsabilităţi şi termene astfel încât să asigure:

• accesul la informaţie nouă şi corectă • calitatea vizuală; • uşurinţa navigării; • utilizarea tehnologiilor multimedia, comunicarea dintre cadre didactice şi studenţi; • satisfacerea interesului şi a dorinţei de informare a clienţilor externi şi interni; • calitatea surselor de informare.

VI. Acţiuni de urmărire de la analizele efectuate de management anterior Analiza de management a constat în analiza rapoartelor anule privind asigurarea calităţii în

care s-au propus noi obiective şi modalităţi de atingere a acestora.

VII. Schimbări care ar putea influenţa sistemul de management al calităţii La implementarea SMQ în UVT s-a ţinut cont de metodologia şi regulamentele iniţiate de

ARACIS, documente în baza cărora se vor efectua evaluările la nivel instituţional şi pe programe de studii. Eventualele modificări ce vor surveni în aceste documente şi în legea educaţiei se vor reflecta în documentaţia SMQ şi în acţiunile ce vor fi întreprinse la iniţiativa managementului la cel mai înalt nivel.

VIII. Recomandări pentru îmbunătăţire

1) Identificarea metodelor de îmbunătăţire a proceselor de comunicare în cadrul UVT 2) Conştientizarea tuturor angajaţilor în legătură cu utilitatea implementării SMQ 3) Responsabilizarea şefilor de departamente şi a responsabililor pe probleme de calitate

privind ţinerea sub control a SMQ 4) Obligativitatea cadrelor didactice de a face dovada implicării în viaţa universitară şi în

activitatea de cercetare ştiinţifică. 5) Rezolvarea aspectelor legate de controlul documentelor . 6) Realizarea controlului metrologic şi verificarea echipamentelor utilizate în activitatea

de cercetare. 7) Conştientizarea şefilor de departamente pentru realizarea, cuantificarea şi corelarea

obiectivele specifice cu obiectivele de la nivel de Universitate. 8) Completarea şi transmiterea către SACE a listelor documentelor externe aplicabile la

nivelul departamentelor a căror activitate este reglementată prin astfel de documente

5

9) Întocmirea de regulamente proprii la departamentele care nu sunt implicate direct în procesele educaţional şi de cercetare

10) Întocmirea fişelor de post şi transmiterea lor la serviciul resurse umane 11) Întocmirea programului şi a dovezilor privind instruirea personalului cu documentele şi

reviziile SMQ 12) Aplicarea procedurilor SMQ în ceea ce priveşte ţinerea sub control a documentelor

privind proprietatea clientului, legat de transmiterea la Biroul acte de studiu 13) Procesele verbale ale şedinţelor consiliu/birou/departament/serviciu să cuprindă

măsuri de îmbunătăţire – Plan de măsuri/îmbunătăţiri cu responsabilităţi, termene şi resurse

IX. Concluzii şi propuneri

Sistemul de management al calităţii implementat în cadrul UVT este menţinut corespunzător,

activităţile fiind desfăşurate conform procedurilor. Intră în sarcina fiecărui responsabil de proces să evalueze procedurile specifice şi să

asigure revizuirea acestora ori de câte ori este necesar. Responsabilii pe Probleme de Calitate vor instrui personalul în vederea aplicării procedurilor

elaborate. Se impune implicarea tuturor membrilor Comisiei de Evaluare şi Asigurare a Calităţii în

activităţile de monitorizare şi evaluare a proceselor Se impune responsabilizarea tuturor salariaţilor UVT privind aplicarea politicii şi hotărârilor

conducerii universităţii în ceea ce priveşte sistemul de management al calităţii

ŞEF SACE

Conf. univ. dr. Mircea DUICĂ

Preşedinte CEAC RMC

Prof. univ. dr. Ion Stegăroiu