Agenţia Relaţii Funciare şi Cadastru

Strategia de comunicare :

”Asigurarea vizibilităţii şi transparenţei

activităţii

Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru

prin comunicare”

2014

1.Introducere

Autorităţile publice trebuie ca, prin întreaga lor activitate, să urmărească

satisfacerea interesului general al populaţiei, iar instituţiile administraţiei publice

au obligaţia să se apropie de membrii societăţii civile şi să menţină un contact

permanent cu aceştia. În acest sens, administraţia publică trebuie să comunice, să

fie deschisă dialogului, să respecte şi să ia în considerare cetăţeanul.

Comunicarea publică reprezintă forma de comunicare ce însoţeşte

activitatea instituţiilor publice în vederea satisfacerii interesului general. Mesajele

transmise cuprind informaţii de utilitate publică. Astfel comunicarea publică

trebuie să facă cunoscute cetăţenilor existenţa organizaţiilor din sectorul public,

modul de funcţionare şi atribuţiile acestora, legalitatea şi oportunitatea deciziilor

adoptate. Totodată, prin comunicarea publică se urmăreşte cunoaşterea nevoilor şi

dorinţelor populaţiei pentru ca instituţiile publice, prin rolul şi atribuţiile pe care le

deţin, să vină în întâmpinarea acestora, realizând astfel un interes general.

Comunicării publice îi revine rolul de a convinge, că prin politicile

instituţionale realizate, precum şi prin deciziile publice adoptate, se urmăreşte un

interes general, obţinându-se astfel adeziunea cetăţenilor.

Notorietatea autorităţii publice centrale este benefică în comunicarea

instituției cu publicul. În procesul comunicării, autoritatea şi încrederea cu care

este investit emițătorul, de către receptor, conduce la eficientizarea întregului

proces și la atingerea obiectivelor de comunicare.

Necesitatea elaborării unei astfel de strategii este de a schimba perspectiva

cetățenilor - ca beneficiari direcți ai serviciilor administrației publice centrale, pe

de o parte, și în același timp îmbunătățirea managementului organizațional la

nivelul autorității publice pe altă parte, prin atingerea următoarelor obiective:

asigurarea unei politici transparente în domeniul cadastru, relaţii funciare şi

geodezie, întărirea relației dintre ARFC și cetățean şi creşterea încrederii celui din

urmă în proiectele promovate de către autoritate.

2. Obiectivele comunicarii:

1. cunoasterea autorităţii: numele, sectorul de activitate, performanţele acesteia;

2. recunoasterea autorităţii, respectiv, punerea în valoare a autorităţii;

3. creșterea nivelului de informare a cetățenilor cu privire la activitățile ARFC;

4. consultarea cetățenilor cu privire la deciziile care îi afectează.

3. Scopul strategiei este:

-de a creşte gradul de transparenţă al Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru;

-de a spori gradul de responsabilitate a Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru faţă

de cetăţean, ca beneficiar al deciziei administrative;

-de a stimula participarea activă a cetăţenilor în procesul de luare a deciziilor şi în

procesul de elaborare a actelor normative.

Principiile ce stau la baza strategiei:

Unitatea – mesajul trebuie sa fie unul unitar prin încorporarea tuturor elementelor

necesar a fi transmise. Un mesaj unitar, conform principiului „O instituţie, o voce”.

Coerenţa – mesajul trebuie sa fie coerent prin menţinerea şi consacrarea în timp a

elementelor necesare şi a poziţiilor exprimate. Mesaje coerente, cu elemente

armonizate scopului şi cu o succesiune logică a evenimentelor vor reflecta

imaginea constantă în timp.

Adecvarea – mesajul trebuie sa fie adecvat categoriei de public careia îi este

adresat, în limbaj şi conţinut de informaţii.

Responsabilitatea – mesajul emis angajează autoritatea în faţa publicului, din

momentul în care a fost transmis. Pentru toate mesajele emise de către Agenţia

Relaţii Funciare şi Cadastru acceptăm şi suportăm răspunderea acţiunilor pe care le

implică sau le generează.

Transparenţa – mesajul exprimă şi explică activitatea autorităţii. Deschiderea faţă

de toţi cei ce manifestă interes şi a celor direct implicaţi în desfăşurarea activităţii

noastre o realizăm prin acest principiu.

Cooperarea – pentru ca mesajul să ajungă la cei cărora le este destinat cooperăm

cu toţi multiplicatorii de informaţie care doresc să ni se alature.

4 Subiecţii interesaţi:

1.Publicul profesionist care îl constituie reprezentanţii autorităţilor administraţiei

publice centrale şi locale, instituţii din domeniul gestionat sau din domenii conexe,

agenţi economici de profil, organizaţiile non-guvernamentale.

2.Publicul larg îl reprezintă cetăţenii, instituţiile mass-media, societatea civilă.

Instrumentele de comunicare cu publicul:

a. emiterea comunicatelor de presă cu privire la evenimentele organizate (licitarea

anumitor servicii sau lucrări, semnarea contractelor, organizarea seminariilor,

workshop-urilor, conferinţelor)

b. organizarea de evenimente ( organizarea de forumuri, seminarii, workshop-uri,

conferinţe)

c. prezentarea unui raport anual de activitate al autorităţii

d. elaborarea buletinului informativ ”Cadastru”

e. funcţionarea unei adrese de e-mail dedicată corespondenţei rapide şi eficiente

f. menţinerea şi dezvoltarea paginii-web a Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru cu

actualizarea permanentă a informaţiilor plasate

5. Modalităţile de comunicare cu publicul sînt:

a.accesul publicului la informaţii

-proiectele actelor normative sunt plasate în compartimentul transparenţă pe pagina

web a Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru spre consultare ceea ce stimulează

participarea activă a cetăţenilor, ca beneficiari ai deciziilor administrative, în

procesul de elaborare a actelor normative;

-informaţiile privind bugetul autorităţii, executarea acestuia, achiziţiile publice sunt

plasate pe pagina web oficială a ARFC ceea ce sporeşte gradul de responsabilitate

a administraţiei publice centrale;

-plasarea a 10 seturi de date pe platforma date.gov.md unde sunt deschise date de

interes public privind executarea programelor finanţate de stat, persoanele

certificate în domeniul cadastru, precum şi informaţii privind înregistrarea

bunurilor imobile în Registrul Bunurilor Imobile şi procesarea cererilor de către

executorii judecătoreşti.

b.consultarea cetăţenilor

-înscrierea cetăţenilor în audienţă la directorul general al ARFC

-lunar se organizează audienţa conducerii Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru în

teritoriu, unde sunt identificate problemele cu care se confruntă cetăţenii şi

modalitatea de soluţionare a acestora

-toate solicitările privind accesul la informaţie recepţionate se examinează şi

primesc răspuns în termenii legali

-în caz de necesitate cetăţenii sunt consultaţi de către şefii subdiviziunilor ARFC în

depedenţă de tematică abordată

-în cadrul ARFC funcţionează o linie de informare instituţională numărul căruia

este distribuit pe panourile informative ale instituţiilor subordonate precum şi

filialele acestora, unde sunt recepţionate apelurile cetăţenilor.

6. Canale de comunicare

Comunicarea directă care se face prin organizarea unor evenimente de informare

publică la care să fie invitaţi atît reprezentanţi ai autorităţilor centrale şi locale, cît

şi ai organizaţiilor neguvernamentale, reprezentanţi ai mass-media. Tot direct se

comunică în cazurile solicitărilor din partea cetăţenilor cu privire la o problemă ce

ţine de domeniul gestionat. Funcţionarii publici sînt antrenaţi în facilitarea

comunicării cu cetăţenii. În acest sens, putem identifica următoarele sarcini:

- diagnosticarea problemelor;

- culegerea, verificarea şi diseminarea informaţiilor;

- trasmiterea rezultatelor evaluării informaţiilor;

- rezolvarea conflictelor.

Comunicarea prin mijloace electronice urmăreşte informarea rapidă a tuturor celor

interesaţi de informaţii privind proiectele elaborate. În acest sens, există poşta

electronică oficială info@arfc.gov.md unde sînt recepţionate atît adresările

reprezentanţilor societăţii civile cît şi corespondenţa cu alte autorităţi şi instituţii

publice, precum şi pagina web a ARFC www.arfc.gov.md ce constituie o sursă de

informare de acces public. Există un cont activ în reţeaua socială Facebook, care

are drept scop facilitarea comunicării şi accesului la informaţii pentru utilizatorii

reţelelor de Internet.

Editarea materialelor informative la necesitate despre evenimentele organizate sau

proiectele derulate.

Comunicatele de presă pentru informarea publicului larg se vor emite cu ocazia

organizării unor conferinţe, evenimente respectiv se vor lansa invitaţii de

participare reprezentanţilor publicului interesat, iar la necesitate se organizează

conferinţe de presa.

7.Evaluarea

Evaluarea este un proces extrem de important al strategiei de comunicare. Ea

reprezintă analiza sistematică a rezultatelor implementării acesteia, realizand

această activitate se poate de concluzionat dacă eforturile și măsurile întreprinse au

avut efectele scontate, iar procesul de evaluare în permanenţă poate identifica

imediat cazurile lipsei de informare.

Evaluarea se poate realiza urmărind trei axe de evaluare:

- Evaluarea strategiei de comunicare- se va urmări dacă informațiile au fost

corect utilizate de cei implicați în implementarea strategiei

- Evaluarea implementării strategiei- se va analiza modul în care au fost

implementate fiecare dintre punctele strategiei de comunicare

- Evaluarea impactului implementării strategiei- se va urmări feed-back-ul

publicurilor atît a celui profesionist cît şi a celui larg.

8.Rezultatele implementării strategiei sunt:

1.identificarea Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru, asigurarea notorietăţii, a

domeniului de activitate gestionat, a competenţelor administrate;

2.informarea care face cunoscută publicului larg acţiunea administrativă;

3.realizarea unei educaţii sociale ce corespunde cu recomandări privind rolul

Agenţiei Relaţii Funciare şi Cadastru în cadrul vieţii sociale.

.