MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

AACCTTIIVVIITTAATTEEAA DDEE SSEECCRREETTAARRIIAATT ÎÎNN

MMIINNIISSTTEERRUULL AADDMMIINNIISSTTRRAAŢŢIIEEII ŞŞII

IINNTTEERRNNEELLOORR - Temă pentru perfecţionarea personalului -

Comisar-şef Daniel Uidumac, Comisar-şef Marian Enache

BUCUREŞTI - aprilie 2009 -

1

1. ROLUL ŞI LOCUL SECRETARIATULUI

1.1. Activitatea de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii este şi activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor de diferite profiluri (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci etc.). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite.

Munca de secretariat în Ministerul Administraţiei şi Internelor prezintă unele particularităţi faţă de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că însuşi managementul instituţiei şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private.

Secretariatul este considerat ca fiind o interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele din afara instituţiei şi, de asemenea, reprezintă, în unele cazuri, o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice (atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul).

Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare – control, asigurând condiţii optime pentru luarea deciziilor – actul esenţial al conducerii.

În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-şefi), autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.

Într-un secretariat, munca presupune un complex de activităţi: 1) Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare şi transmitere mesaje,

telefon, stenografierea, multiplicare, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei);

2) Activităţi prin care se îndeplinesc sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor etc.);

3) Activităţi de pregătire (cursuri de perfecţionare, instruire a personalului din subordine);

2

4) Activităţi de reprezentare a şefilor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri etc.).

Activităţile se descompun în atribuţii, iar atribuţiile în sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de competenţă a unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment presupune competenţa membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi.

1.2. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor

Structurii de secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile personalului depind de structura şi domeniul de activitate al organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului.

În general, potrivit modului cum este concepută, activitatea de secretariat (în cazul în care funcţionează ca o structură autonomă) include următoarele atribuţii şi sarcini:

- executarea lucrărilor de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea), acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură;

- lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate: lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea activităţii curierilor;

- atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici etc., clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii;

- scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri, stenografiere după dictare (şi la telefon), transcrierea stenogramelor;

- multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial;

- probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bune condiţii a întâlnirilor cu persoane din afara instituţiei, primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri, cunoaşterea, documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul, pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente;

- evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, evidenţa orelor suplimentare, a concediilor, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale);

3

- cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul etc.); cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta;

- organizarea sistemului informaţional: primirea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor;

- primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice; - organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare; - difuzarea deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulară; - preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini; - perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional. Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea

responsabilităţilor, a prerogativelor, dar şi competenţa în a le realiza. Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează

în a fi: un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă; un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut; un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi

documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate; un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să

prelucreze şi să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi pentru celelalte compartimente ale unităţii;

un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze, să repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenţei;

un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afara şi din interiorul instituţiei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe), capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fişe etc.;

un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare etc.);

un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice şi tabele;

un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi întreruperilor frecvente ale activităţii conducerii în anumite perioade;

un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale şi a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în curs de multiplicare.

4

1.3. Calităţile şi aptitudinile personalului

În condiţiile organizării moderne a unităţilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat să se ţină cont nu numai de pregătirea profesională, de cunoştinţele de cultură generală, dar şi de anumite calităţi şi aptitudini. Este evident că nu există nici o persoană care să îndeplinească toate cerinţele pe care le voi enumera mai jos, dar trebuie să aibă cât mai multe din aceste calităţi, pe care, printr-o educaţie permanentă, le poate dezvolta. 1. Inteligenţa – În cele două forme ale sale, teoretică şi practică, inteligenţa presupune: - raţionament şi reflecţie pentru a analiza faptele şi a ajunge la o situaţie reală; - capacitate de analiză şi sinteză, ceea ce contribuie la optimizarea activităţii; - bun simţ şi înţelegere, în vederea rezolvării cazurilor sau problemelor dificile şi complicate care apar obiectiv în procesul muncii; - perspicacitate pentru sesizarea nuanţelor. La selectarea persoanelor care urmează a lucra în secretariate, este deosebit de importantă testarea perspicacităţii, prin folosirea testelor de inteligenţă; - spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra după un plan al priorităţilor şi din necesitatea utilizării corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice şi pe domenii de activitate, scadenţarul de termene etc.). 2. Discernământ – pentru a permite distincţia între laturile unei probleme şi alegerea celei mai bune soluţii. 3. Memorie – face parte din calităţile indispensabile pentru buna exercitare a atribuţiilor. Reţinerea şi utilizarea informaţiilor este mult uşurată de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadenţare de termene, calculator etc.). Este adevărat că memoria este o calitate nativă, dar tot la fel de adevărat este că oamenii mai puţin dotaţi pot obţine rezultate performante prin exerciţiu de memorie. 4. Atenţia – ameliorează memoria. 5. Iniţiativa – permite decizii rapide în cadrul competenţelor atribuite. Iniţiativa personalului scuteşte conducerea de a însoţi unele decizii mai puţin importante de multe amănunte, dar nu scuteşte personalul de a solicita precizări suplimentare (dacă este cazul). În strânsă legătură cu iniţiativa este competenţa, care implică răspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniţiativa nu trebuie să însemne imixtiunea în prerogativele conducerii şi nici în iniţiativele celorlalte compartimente. 6. Spirit creativ – este în strânsă legătură cu iniţiativa. Creativitatea reprezintă capacitatea de a căuta continuu soluţii care ar putea îmbunătăţi activitatea. 7. Simţul estetic – se concretizează în: - preocuparea pentru realizarea unui mediu plăcut, ordonat şi confortabil, atât în spaţiul propriu de lucru, cât şi în cel al conducerii; - preocuparea pentru procurarea unor materiale (articole de birotică şi papetărie) cât mai adecvate, dar şi aspectuoase. O atenţie deosebită trebuie acordată aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afişării (anunţuri, etichete, postere etc.), ţinând cont de regulile ambientării; - aranjarea cu bun gust în birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice;

5

- preocuparea pentru ţinuta proprie, care trebuie să fie impecabilă. - prezentarea documentelor într-o formă atractivă; aranjarea corectă a textelor în pagină. 8. Calităţi de organizator şi spiritul de ordine – sunt necesare atât la nivelul conducătorilor compartimentelor de secretariat, cât şi la nivelul fiecărui executant în parte şi presupune: - ordine în idei; - ordine în acte; - ordine în păstrarea materialelor de referinţă; - ordine în aranjarea obiectelor. 9. Calităţi de vorbire şi redactare – sunt considerate aptitudini de bază. Modul în care vorbeşti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezintă o instituţie. Pe lângă atitudine şi aspectul exterior, personalul trebuie să vorbească clar (pentru a evita interpretările), concis (pentru a economisi timpul propriu şi pe cel al interlocutorului), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lămuriri suplimentare) şi corect din punct de vedere literar şi gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor şi formulelor de politeţe. 10. Politeţea este un factor de eficienţă care nu costă, dar poate aduce mari beneficii. 11. Meticulozitatea este o altă calitate indispensabilă în munca de secretariat. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiză atentă a elementelor, fiind necesar să se pătrundă în esenţa problematicii, astfel încât informaţiile prezentate conducerii să fie cât mai exacte. 12. Tact şi diplomaţie – înseamnă capacitatea de a lucra, de a vorbi şi de a da satisfacţie tuturor, de a-i face să se simtă importanţi, chiar şi atunci când au primit un răspuns negativ. 13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar şi respectarea orelor de organizare a unor întâlniri de afaceri sau manifestări ştiinţifice. 14. Autocontrolul – Se ştie că secretariatul este locul unde se lucrează într-un ritm alert şi deci posibilitatea de eroare în scris este foarte mare. În această situaţie, autocontrolul este o operaţie nu numai indispensabilă, dar şi obligatorie. Autocontrolul poate îmbrăca şi alte forme: în relaţiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important autocontrolul în vorbire, gestică, comportare. 15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea de a comunica, deoarece cu cât sunt mai mari progresele tehnologice, cu atât va fi mai necesar ca vocea umană să poată convinge, să calmeze, să laude şi să încurajeze. Şefii au nevoie de persoane competente care să poată comunica cât mai eficient. Cu cât capacitatea de a comunica este mai mare, cu atât va fi mai bună imaginea sa şi a instituţiei pentru care lucrează. 16. Independenţa. Fiecare lucrător trebuie să fie capabil să lucreze şi independent, pentru a organiza activitatea cât mai eficient şi pentru a-l degreva pe şef de anumite atribuţii. 17. Capacitatea de a colabora pentru realizarea sarcinilor, atât cu şeful, cât şi cu ceilalţi angajaţi.

6

18. Atitudinea pozitivă faţă de muncă. În mod evident duce la productivitatea de ansamblu. 19. Buna dispoziţie şi simţul umorului. Îndeplinirea cu plăcere a sarcinilor de serviciu este o dovadă a profesionalismului. 20. Loialitatea, faţă de şeful direct şi faţă de instituţie, este una dintre cele mai importante calităţi. Loialitatea presupune ataşament faţă de locul de muncă, faţă de şeful direct, apărarea secretului de serviciu, apărarea intereselor unităţii; orice şef îşi doreşte un subaltern loial pe care să se poată baza oricând. 21. Confidenţialitatea începe să devină o cerinţă care cântăreşte destul de greu atunci când cineva trebuie să obţină un post. Sunt instituţii care pun foarte mare accent pe confidenţialitate (se acordă chiar sporuri la salariu). Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor faţă de cei din afară sau chiar faţă de cei din interiorul instituţiei este o sarcină dificilă. 22. Eficienţa – rezolvarea sarcinilor importante într-un timp relativ scurt. 23. Capacitatea de a lucra sub presiune. În secretariat se întâmplă să apară, la un moment dat, mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. În birou intră mai multe persoane, fiecare având câte o problemă urgentă de rezolvat. În astfel de împrejurări se manifestă ca reacţie stresul şi iritabilitatea. Fără panică şi cu profesionalism – astfel trebuie luate deciziile cele mai bune şi stabilite care sunt problemele urgente şi importante. Calităţile profesionale se obţin prin studiu permanent, prin observarea celorlalţi şi adaptarea la modul de lucru al organizaţiei. Cerinţele profesionale se referă la: - cunoaşterea limbii române cu tot ceea ce înseamnă ea (ortografie, gramatică, vocabular); - cunoaşterea şi utilizarea corectă a metodelor şi tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale:

procedee de scriere şi citire rapidă; procedee de codificare şi clasare;

- cunoaşterea a una, două limbi străine; - cunoaşterea lucrului pe calculator:

tehnoredactare; baze de date; poşta electronică; noile tehnologii de transmitere şi prelucrare a informaţiilor.

- cunoaşterea unor noţiuni de psihologie şi comportament în relaţiile cu publicul; - cunoaşterea unor principii de organizare şi conducere (cunoştinţe de drept,

marketing, contabilitate, psihologie etc.); - cunoaşterea lucrărilor de secretariat şi corespondenţă; - dorinţa de a se perfecţiona continuu în domeniul de activitate a instituţiei prin

studierea literaturii de specialitate şi a publicaţiilor de profil.

1.4. Relaţiile secretariat – conducere (executiv) Acest tip de relaţie este permanentă şi în cadrul acestora, secretara/secretarul

trebuie să respecte cerinţelor de disciplină, punctualitate şi ordine.

7

In acest context, disciplina înseamnă respectarea legilor a reglementărilor de ordine interioară, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii şi păstrarea secretului profesional.

Intr-o organizaţie pot fi câţiva directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale şi secretara/secretarul are un rol important în funcţionarea cu succes a acestei echipe.

Relaţiile secretariat – conducere trebuie să se bazeze pe respect şi ajutor reciproc. Secretara/secretarul trebuie să ştie care sunt sarcinile şi politicile prioritare ale conducerii, întocmind agenda de lucru în funcţie de acestea.

De asemenea, secretara/secretarul trebuie : ˇ să se asigure că toate informaţiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel încât personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ; ˇ să fie capabilă/capabil să răspundă cu diplomaţie oricărei cereri telefonice, iar executivul trebuie să aibă încredere că secretara/secretarul tratează toate problemele de serviciu în mod confidenţial ; ˇ să fie capabilă/capabil să rezume esenţa unor lucrări, scutind conducerea de a le mai studia ; ˇ să înţeleagă clar scopul muncii şi să preia munca personalului executiv în absenţa acestuia, iar acesta trebuie să fie convins că secretara/secretarul poate face faţă problemelor ce apar în lipsa sa ; ˇ să fie bine informată în tot ceea ce face conducerea, încât să-i poată fi de ajutor când trebuie ; ˇ să menţină un climat de bună dispoziţie ; La rândul său, şeful trebuie să recunoască dacă unele erori au apărut din cauza

lui ; să permită secretare/secretarii/secretarului să aibă iniţiativa în rezolvarea problemelor. Este indicat, ca şeful să aprecieze munca secretare/secretarii/secretarului (dacă nu material, măcar verbal) aceasta are o influenţă pozitivă asupra psihologiei secretare/secretarii/secretarului dându-i mai multă încredere. Ca secretară/secretar va stabili relaţii şi cu alte secretare/secretari ale personalului din conducere (de exemplu : să anuleze sau să schimbe datele unei şedinţe sau să ceară informaţii urgente). De bunele relaţii ce se stabilesc între ele/ei depinde rezolvarea în bune condiţii a sarcinilor de serviciu.

1.5. Relaţiile secretariat – alte compartimente Secretarele/secretarii au legături cu toate compartimentele din unitate, permanent

şi în forme variate. Corespondenţa primită de la acestea, pentru semnat şi expediere, cea repartizată

de secretară/secretar cu rezoluţiile conducerii, lucrările executate în comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialiştii din compartimente.

Pentru a colabora cât mai bine cu ceilalţi angajaţi, secretara/secretarul trebuie să-şi îndeplinească sarcinile de serviciu (să-i sprijine cu materiale documentare, fişe, să le transmită imediat şi cu precizie hotărârile, dispoziţiile conducerii, să le dea lămuriri), respectând în acelaşi timp şi alte condiţii de ordin comportamental.

Secretara/secretarul trebuie să fie demnă, serioasă, modestă, să arate solicitudine şi politeţe faţă de colegii de muncă diferită faţă de cei în vârstă, politeţe şi amabilitate în

8

general. Manifestările de aroganţă şi îngâmfare nu sunt admise, ele aducând mari prejudicii relaţiilor interpersonale.

O bună relaţie bazată pe ajutor şi respect trebuie să aibă secretara/secretarul şi cu personalul din subordinea sa. În acest caz se va lucra ca un supervizor şi este important să se exprime clar când împarte sarcinile şi să stabilească explicit standardele şi timpul pentru fiecare sarcină. Ea/el trebuie să fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara/secretarul trebuie să încurajeze personalul din subordine, să laude munca acestora când este bună, iar pe de altă parte dacă sarcinile nu sunt îndeplinite la nivelul aşteptat, cu tact şi diplomaţie, ea va arăta acest lucru persoanei în cauză şi o va ajuta să-şi îmbunătăţească munca. Comunicarea permanentă cu personalul din subordine – iată cheia multor satisfacţii personale.

1.6. Relaţiile secretariat – persoane din afara unităţii Secretariatul este un factor important în realizarea legăturilor între instituţia pe

care o reprezintă şi persoanele din afară, fie că sunt cetăţeni, fie că sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.

Priceperea de a întâmpina un vizitator determină calitatea relaţiilor între cei care sunt viitori colaboratori în afaceri.

Se impun câteva reguli pe care o secretară/secretar trebuie să le cunoască : ˇ secretara/secretarul se opreşte din lucru, dă mâna cu el, iar dacă îl vede pentru prima dată se prezintă. Se prezintă şi vizitatorul şi spune scopul vizitei (secretara/secretarul poate hotărî dacă problema ridicată de vizitator poate fi rezolvată de altă persoană din unitate). Dacă vizitatorul nu doreşte să spună scopul, şeful este cel care va hotărî dacă îl va primi sau nu. Nu este de competenţa secretarei/secretarului să respingă un vizitator sau să se poarte nepoliticos pe motiv că acesta doreşte să-i comunice personal şefului scopul vizitei. ˇ să caute să recunoască persoanele care nu vin pentru prima dată (în cadrul activităţii de secretariat memorarea figurilor şi a numerelor de telefon este foarte importantă); ˇ să manifeste deferenţă şi atenţie faţă de toate persoanele, indiferent în ce calitate şi cu ce problemă se prezintă la secretariat; ˇ să caute să rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în măsura în care aceasta este posibilă); ˇ să aibă o atitudine corectă; să nu discute cu colegii cu voce tare şi să-şi supravegheze convorbirile telefonice, atunci când în birou se află o persoana străină; ˇ să-l prezinte pe vizitator cu numele şi funcţia – acesta înseamnă respect; ˇ vizitatorii din afară, înainte de a pleca vor fi rugaţi să-şi comunice numărul de telefon pentru a putea fi contactaţi; ˇ în nici o situaţie secretara/secretarul nu trebuie să aibă faţă de vizitatori admiraţie, surpriză, nemulţumire; nu trebuie să discute probleme personale; ˇ să ţină seama de faptul că secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc să vorbească cu şeful, a vizitatorilor şi de aceea camera respectivă trebuie să fie cât mai plăcută;

9

ˇ autocontrolul permanent asigură o atitudine corectă faţă de cel care se prezintă în secretariat. Primirea vizitatorilor de către şefi se va face astfel: 1) Imediat – caz în care secretara/secretarul îl roagă pe vizitator să o urmeze în biroul conducerii, îl prezintă apoi se retrage. 2) După un timp de aşteptare – în acest caz vizitatorul aşteaptă în biroul secretariatului (secretara/secretarul îi propune o ceaşcă de ceai sau cafea); dacă perioada de aşteptare se prelungeşte secretara/secretarul poate reaminti conducerii că are un vizitator. 3) În cazul în care conducerea nu găseşte oportună primirea unui vizitator, secretara/secretarul cere scuze acestuia şi-i propune să discute cu şeful altui compartiment sau să lase o notă scrisă conducerii care să cuprindă obiectul vizitei. Dacă vizitatorul îşi exprimă nemulţumirea, secretara/secretarul trebuie să rămână calmă, politicoasă dar fermă. De obicei, conducerea informează secretara/secretarul asupra primirii unor

vizitatori, precizând data şi ora. In întâmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori străini), secretara/secretarul

trebuie să fie capabilă/capabil să discute cu ei, să le dea anumite relaţii (ea trebuie să cunoască cel puţin o limbă străină de circulaţie internaţională), să fie bine documentată cu privire la comportamentul şi cultura ţării de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut că anumite gesturi, pe care noi le considerăm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. În general, vizitatorii străini îşi exprimă în scris, cu mult timp înainte, intenţia de a vizita instituţia respectiv.

1.7. Relaţiile cu mass-media Relaţiile cu mass-media înseamnă activitate de stabilire a unor contacte ale

conducerii cu reprezentanţii radioului, televiziunii sau presei. Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaţii ale firmei cu

publicul. Aşadar, este în interesul firmei să ofere presei informaţii şi imagini într-o formă favorabilă pentru ea. În relaţiile cu mass-media secretara/secretarul trebuie:

ˇ să fie amabilă şi cooperantă; ˇ să aibă grijă să nu divulge informaţii secrete sau confidenţiale; ˇ să noteze numele redactorului respectiv, numărul de telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune şi detalii asupra subiectului care interesează; ˇ dacă este necesar, secretara/secretarul va fixa o întrevedere cu o persoană din conducere, lăsându-i acesteia timp să-şi pregătească răspunsul. În contextul relaţiilor dintre persoane, regulile de conduită şi comportare

civilizată contribuie la desfăşurarea normală şi fructuoasă a acestor relaţii. Printre îndatoririle secretare/secretarii/secretarului, obligată prin natura funcţiei să

contribuie la stabilirea unor relaţii interpersonale, se numără cunoaşterea şi respectarea unor reguli de protocol la care se adaugă cele de comportament şi conduită uzuală.

Cunoaşterea şi respectarea regulilor în privinţa manierelor, a obiceiurilor şi a modelelor de comportament care se aplică în anumite situaţii le va scuti de greşeli şi gafe.

10

Chiar dacă multor oameni din jurul nostru nu prea le pasă de maniere, totuşi vor fi apreciate dacă ne vom comporta aşa cum cer regulile, iar satisfacţiile profesionale nu vor întârzia să apară.

2. PARTICULARITĂŢI ALE ACTIVITĂŢII DE SECRETARIAT ÎN

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR 2.1 Scop

Secretariatele sunt constituite ca structuri de specialitate în cadrul unităţilor destinate să asigure, într-o concepţie unitară, circuitul informaţional-comunicaţional între conducerea acestora şi conducerea Ministerului Administraţiei şi Internelor, inspectoratele generale, celelalte unităţi centrale, precum şi cu societatea civilă.

2.2 Obiective

Secretariatele de unitate îşi însuşesc şi aplică, în funcţie de specific, concepţia şi metodologia de organizare şi desfăşurare a activităţilor în domeniile: secretariatului, protocolului, arhivelor, relaţiilor cu publicul, asigurării fluxului de informare-documentare, traducerii şi retroversiunii documentelor.

2.3 Căi de acţiune

Structurile de secretariat trebuie, în general, să asigure: • primirea, evidenţa, multiplicarea, manipularea şi păstrarea documentelor

adresate unităţii; • derularea în condiţii optime a fluxului de informare-documentare necesar

cadrelor de conducere şi specialiştilor din structurile proprii, pentru cunoaşterea şi asimilarea datelor şi informaţiilor de profil din activitatea componentelor similare străine;

• organizarea şi executarea măsurilor şi acţiunilor de protocol la care participă conducerea unităţii;

• traducerea / retroversiunea documentelor oficiale pentru necesităţile specifice unităţii;

• organizarea, coordonarea, îndrumarea, controlul şi desfăşurarea activităţilor privind relaţiile cu publicul, pe probleme de petiţii sesizări şi reclamaţii;

• organizarea, desfăşurarea, îndrumarea şi controlul activităţilor arhivistice; 2.4 Modalităţile de realizare a obiectivelor

Secretariatul de unitate elaborează: documentele pentru desfăşurarea şedinţelor de conducere; documentele necesare pentru buna desfăşurare a activităţilor de protocol; sinteze documentare, note de informare a cadrelor de conducere, mape

documentare, studii comparative pe profiluri şi linii de muncă;

11

metodologii privind circuitul documentelor; inventare arhivistice; planurile de activităţi anuale, de pregătire continuă, planul de alarmare al

unităţii, analize periodice. De asemenea:

• întocmesc răspunsuri către petenţi, note de prezentare de propuneri pentru soluţionarea petiţiilor, lista persoanelor care sunt primite în audienţă la conducerea unităţii, informări periodice privind activitatea de relaţii cu publicul;

• efectuează traduceri şi retroversiuni de documente. Pentru îndeplinirea atribuţiilor specifice:

cooperează cu inspectoratele şi direcţiile generale, precum şi cu celelalte structuri ale aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor;

colaborează, pe probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile de guvern, ordinele, înţelegerile şi protocoalele aprobate de ministrul administraţiei şi internelor, cu instituţii şi organisme similare din ţară şi străinătate (după caz).

2.5 Dificultăţi în îndeplinirea atribuţiilor de specialitate

Activitatea de secretariat este grevată uneori de unele greutăţi, majoritatea de natura resurselor, atât umane, cât şi logistice, cum sunt:

• deficit de personal şi supraîncărcare cu sarcini/om; • dotare necorespunzătoare cu tehnică de calcul, aparatură de multiplicare,

mijloace de alarmare etc.; • lipsa unor spaţii adecvate şi suficiente; • aprovizionarea precară cu materiale consumabile; • apariţia unor paralelisme, pe linia circuitului documentelor; • creşterea timpului mediu de răspuns la sesizările şi reclamaţiile cetăţenilor, ca

urmare a faptului că un număr însemnat de lucrări trimise în verificare la unităţile teritoriale au termenul legal pentru soluţionare, de 30 zile, depăşit;

• utilizarea ineficientă uneori a timpului de lucru; • implicarea personalului şi în alte activităţi. 2.6 Trăsături şi elemente caracteristice

Structurile de secretariat din Ministerul Administraţiei şi Internelor sunt constituite pentru a sprijini funcţiile de conducere, organizare şi control. Activităţile specifice se desfăşoară într-un mediu dinamic având ca principale caracteristici:

o presiunea solicitărilor permanente şi diverse, atât din interior cât şi din exterior;

o caracterul accentuat normativ al unor activităţi, care lasă uneori marje reduse de mişcare la nivelul şefilor;

o dimensiunea complexă a cerinţelor managerilor din structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor, care trebuie să armonizeze eficient elemente administrative, sociale, economice şi, uneori, chiar politice.

12

La caracteristicile enunţate mai sus şi, de fapt, în completarea celei dintâi, mai putem adăuga şi impactul opţiunilor populaţiei care, fără a cunoaşte modul de fundamentare a deciziilor, se adresează cu petiţii, reclamaţii şi sesizări pentru rezolvarea diferitelor probleme, unele dintre acestea, în multe cazuri, nefiind în competenţa instituţiei.

2.6.1. Presiunile exercitate asupra stucturilor de secretariat

• Criza de timp determinată şi accentuată de rapiditatea cu care se produc aglomerările informaţionale generate de transformările din mediul organizaţional, social, politic şi economic. Se manifestă vizibil prin eforturile considerabile din perioadele de criză provocate de solicitările venite de la nivelurile ierarhice superioare. Criza de timp este determinată şi de imposibilitatea previzionării perioadelor respective şi a abordării unor strategii de acţiune corespunzătoare, de fixarea necorespunzătoare a unor priorităţi (independent de cadrul organizaţional intern), precum şi de insuficienta valorificare a sistemelor de lucru moderne (fax, copiator, tehnică de calcul, sisteme informatice specifice, poşta electronică ş.a.);

• Necorelarea relaţională cu diferiţii parteneri, colaboratori, atât din interiorul instituţiei, cât şi din afara ei;

• Eterogenitatea şi fragmentarea preocupărilor, atât din cauza unei organizări defectuoase, cât şi a unei lipse de comunicare cu subordonaţii şi cu celelalte structuri.

2.6.2. Surse de consum de timp (timp neproductiv)

În activităţile curente, personalul structurilor de secretariat este confruntat, poate mai mult decât altele, cu acţiuni care sunt mari consumatoare de timp. Timpul, resursă limitată, nu cunoaşte astfel cea mai bună utilizare. În acest context, este binevenită o trecere în revistă a surselor de consum de timp neproductiv:

- necunoaşterea cadrului normativ de către petenţi sau colaboratori interni şi externi;

- redactările confuze necesită fie clarificări inutile ale unor probleme deja reglementate, fie apeluri repetate la alte surse de informare, volum mare de discuţii referitoare la diferite revendicări sau soluţionări ale unor probleme specifice (se manifestă, în special, în activitatea structurilor de Cabinete-Secretariat şi a celor de Relaţii cu Publicul);

- dorinţa unor factori de răspundere de a concentra rezolvarea tuturor problemelor numai la nivelul lor, fără a respecta ciclul obişnuit al circuitului documentelor.

2.6.3. Forma documentelor În cadrul secretariatului documentele se redactează cu respectarea regulilor de

ortografie şi punctuaţie specifice limbii române. Limbajul folosit la redactarea documentelor trebuie să reflecte concizie, claritate,

corectitudine, sobrietate, oficialitate, politeţe. Documentele se promovează pe cale ierarhică pentru obţinerea tuturor avizelor de

la structurile (şefii) cu responsabilităţi în domeniu. Când se trimite un răspuns la o lucrare, se ataşează şi lucrarea de bază atunci când

este prezentată pentru semnare/avizare.

13

Documentele promovate conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor se prezintă sub formă de tabel care cuprinde:

În partea stângă sus: - România; - Ministerul Administraţiei şi Internelor; - Emblema ministerului (pentru Aparatul central) sau a inspectoratului general,

direcţie, agenţie, etc.; - Numele structurii. În partea dreaptă sus cuprinde: - caracterul documentului; - exemplar numărul; - numărul; - Bucureşti, data. Se lasă două spaţii libere şi se trece: Aprob (ministru, secretar de stat, secretar general) Grad profesional două spaţii libere Numele şi prenumele Urmează titulatura celui căruia i se adresează documentul. După ce se trece titlul documentului (notă, notă-raport, referat de aprobare, etc.) Urmează documentul sub formă de tabel care cuprinde: - număr curent; - cuprins: formula de introducere

cuprinsul documentului formula de încheiere - propunere – unde semnează şeful nemijlocit al semnatarului. Sub tabel, după ce se lasă două spaţii libere se trece, în mijloc, şeful structurii cu

denumirea funcţiei, gradul profesional, numele şi prenumele. După aceea se trece „Avizele structurilor cu responsabilităţi în domeniu” unde de

asemenea, se trece: - numele structurii, - gradul/gradul profesional; - numele şi prenumele; - data. În subsolul paginii se trec datele de identificare ale structurii iniţiatoare (număr de

telefon, fax, e-mail, adresă, cod poştal). În măsura în care se impune detalierea unor aspecte prezentate în cuprinsul

documentului, acesta se realizează prin anexe. La lucrările prin care se propune formularea unor răspunsuri către autorităţi

publice, organisme guvernamentale şi neguvernamentale, persoane fizice şi juridice se anexează proiectele de răspuns, redactate pe hârtie cu antet corespunzător.

14

După semnarea răspunsurilor de către conducere, lucrările se returnează structurii iniţiatoare care expediază răspunsul către destinatar şi asigură clasarea conform normelor în vigoare.

Dacă persoana căreia trebuie să i-se răspundă deţine o funcţie cu rang mai mic decât ministrul, proiectul de răspuns va fi semnat de şeful structurii similare din Ministerul Administraţiei şi Internelor sau cu rang echivalent.

Proiectele de acte normative iniţiate/avizate de minister se transmit sub semnătura secretarului general.

Documentele adresate conducerii Ministerului administraţiei şi Internelor spre aprobare se semnează de către şefii structurilor iniţiatoare sau înlocuitorilor legali, acestor instituţii revenindu-le obligaţia de obţinere a avizelor de la structurile cu responsabilităţi în domeniu.

Pentru a fi promovate la conducerea Ministerului Administraţiei şi Internelor documentele trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiţii:

- să fie semnate de către persoanele îndreptăţite, ştampilate şi înregistrate; - să aibă avizele tuturor structurilor implicate, din care să reiasă clar avizarea

sau neavizarea, asumarea sau neasumarea unor responsabilităţi, după caz; - cuprind soluţii sau propuneri, precizându-se baza legală la toate problemele

din documentele care le-a generat; - au anexate, în original sau copie, documentele la care se face revenire în

lucrare, iar în cazul în care textele sunt redactate în limbă străină, inclusiv traducerea acestora;

- sunt redactate în condiţiile grafice bune, fără greşeli gramaticale, lingvistice. Documentele prezentate conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor sunt

verificate de structurile specializate din Secretariatul General, iar cele care nu corespund sunt returnate pentru refacere, îmbunătăţire sau completare.

Documentele cu rezoluţie pentru mai multe structuri se soluţionează de către prima structură nominalizată, care centralizează propunerile celorlalte.

Documentele aprobate de ministru sunt ştampilate (inclusiv anexele) la Secretariatul General, orice modificare ulterioară făcându-se prin document aprobat.

Structurile implicate în soluţionarea documentelor monitorizate de Secretariatului General au obligaţia de a le promova la conducerea Ministerului Administraţiei şi Internelor în termenele stabilite sau, după caz, de a raporta cu privire la modul de îndeplinire a sarcinilor stabilite.

2.6.4. Circuitul documentelor După primire la Secretariatul general, prin poşta specială, poşta civilă, curieri,

poşta electronică sau fax, documentele respectă un algoritm al documentelor care cuprinde:

a. Circuitul primar Documentele primite de la Guvern, Parlament, Preşedinţie, organisme

guvernamentale, organisme neguvernamentale, alte instituţii şi cetăţeni sunt primite, triate şi repartizate.

15

După repartizare sunt înaintate pentru rezoluţii către: ministru, secretari de stat, secretar general, secretari generali adjuncţi, director de cabinet al ministrului şi consilieri ai ministrului.

b. Circuitul secundar

Documentele sunt primite cu rezoluţie şi după ce se actualizează evidenţele sunt triate şi expediate sau, după caz, repartizate pentru soluţionarea de către cei desemnaţi.

c. Circuitul terţiar După ce le-au soluţionat, cei desemnaţi trimit răspunsuri către Secretariatul

General pentru a fi prezentate celor care le-au rezolutat. Împreună cu răspunsurile sunt trimise şi documentele de bază.

Răspunsurile împreună cu documentele de bază, după ce se actualizează evidenţa, sunt prezentate celor care le-au rezolutat pentru a dispune.

În funcţie de rezoluţie, documentele sunt trimise sub formă de răspuns către cei interesaţi sau, după caz, se clasează.

d. Circuitul final În funcţie de rezoluţie, documentele se clasează în bibliorafturi speciale, pe

probleme şi termene de păstrare. Prin excepţie de la algoritm, pot fi promovate direct conducerii ministerului,

documentele care au fost solicitate expres, cele cu caracter confidenţial, precum şi cele la care au acces un număr limitat de persoane.

Aceste documente care se prezintă personal sau prin corespondenţă adresată personal-confidenţial nu poate fi verificată (decât la raze X) şi de aceea răspunderea privind îndeplinirea condiţiilor de întocmire şi promovare a respectivelor documente revine persoanei care semnează documentul.

3. MODALITĂŢI DE PERFECŢIONARE A ACTIVITĂŢII STRUCTURILOR DE SECRETARIAT

Activitatea dinamică desfăşurată în cadrul Serviciului Secretariat şi Tehnic Administrativ a impus numirea pe posturi a unor cadre bine pregătite din punct de vedere profesional, care analizează operativ conţinutul documentelor şi iau deciziile oportune pentru asigurarea circuitului documentelor. Un rol important în realizarea atribuţiilor revine personalului de conducere din cadrul unităţii, care trebuie să dea dovadă de fermitate şi operativitate în transmiterea documentelor aprobate de conducerea ministerului. De asemenea, managerii trebuie să motiveze subordonaţii şi să acţioneze în următoarele direcţii: - comunicarea explicit subordonaţilor a nivelului performanţelor ce trebuie obţinute; - să recompenseze subordonaţii care au obţinut rezultate foarte bune în activitatea desfăşurată;

16

- să utilizeze combinat recompensele materiale cu cele morale, amplificate gradual; - să asigure permanent subordonaţilor sarcini care incită la autodepăşire, la creativitate; - să promoveze cele mai eficiente modalităţi de comunicare cu subordonaţii. Ca în orice activitate umană şi în activitatea de secretariat există o anumită rutină – în sens de experienţă acumulată şi fixată într-o serie de algoritmuri atitudinale şi comportamentale care asigură desfăşurarea cu succes a muncii respective. Acesta este rolul pozitiv pe care îl are rutina în facilitarea şi accelerarea activităţilor cu caracter repetativ. Rutina devine o frână şi se opune creaţiei atunci când are pretenţia să rezolve situaţii noi, atipice, faţă de care modelele de gândire şi de acţiune vechi constituie tipare frânatoare. Astfel, apare necesară o îmbinare armonioasă a inovaţiei cu rutina, dictată de situaţiile concrete ce trebuie soluţionate. Atipicul cere cu necesitate creaţie, în timp ce tipicul poate fi rezolvat mai uşor şi mai rapid prin rutină. Sunt situaţii când lucrătorii din cadrul Serviciului Secretariat Tehnic-Administrativ nu îşi asumă răspunderile ce le revin, recuzând drepturile de decizie şi acţiune conferite de postul ocupat. Acesta este unul din aspectele negative ce afectează starea de echilibru neapărat necesară într-un colectiv şi implicit eficienţa acestuia. În cadrul activităţii desfăşurate este necesar să creeze un climat de muncă propice afirmării spiritului de ordine şi disciplină pentru îndeplinirea obiectivelor. Climatul de muncă reprezintă starea de spirit generală ce se manifestă în cadrul unui colectiv în procesul muncii. Importanţa climatului de muncă pentru obţinerea rezultatelor dorite este de cel puţin egală cu cea a pregătirii profesionale a cadrelor şi cu cea a dotării tehnico-materiale. Climatul de muncă pozitiv stimulează, impulsionează şi mobilizează pe oameni în muncă. Acesta se caracterizează prin: - un înalt grad de angajare în îndeplinirea sarcinilor, precum şi a prevederilor ordinelor şi ale altor acte normative; atmosfera generală sănătoasă şi optimistă, însoţită de voinţa membrilor colectivului de a realiza şi depăşi sarcinile încredinţate; - lipsa nemulţumirilor cronice, a tensiunilor sau conflictelor dintre şefi şi subordonaţi; - întrajutorarea între membrii colectivului, coeziune internă, spirit de ordine şi disciplină; - rezultate foarte bune în toate domeniile; - climatul de muncă negativ se caracterizează prin conflicte, nemulţumiri, reclamaţii ale subordonaţilor împotriva şefilor; muncă din constrângere şi supraveghere; dorinţa unor membri ai colectivului de a-şi schimba locul de muncă; rezultate în muncă sub posibilităţile reale ale colectivului. Modalităţile cele mai importante prin care comandantul poate crea şi cultiva un climat de muncă pozitiv în unitate sunt: - imprimarea unui caracter profund ştiinţific actului de conducere exercitat, bazat pe cunoaşterea şi aplicarea legilor ţării, a prevederilor tuturor actelor normative ce reglementează conducerea şi execuţia activităţilor desfăşurate în cadrul sistemului;

17

- promovarea, în cadrul unităţii a unui stil de muncă eficient bazat pe principialitate, sinceritate, respect faţă de om, corectitudine, încredere, stimulare, exigenţă, stimă, colaborare. Principalele modalităţi de optimizare a activităţilor de secretariat: - creşterea nivelului de informare a personalului; - dezvoltarea spiritului de echipă; - amplificarea sentimentului de responsabilitate a personalului în exercitarea atribuţiilor de serviciu; - dezvoltarea sentimentului de participare şi creştere a aderenţei personalului faţă de colectivul serviciului; - folosirea potenţialului profesional, intelectual şi de creativitate a personalului; - amplificarea capacităţii de comunicare a lucrătorilor serviciului ; - înlăturarea fricii de a greşi a subordonaţilor; - încurajarea şi susţinerea ofiţerilor şi agenţilor dornici să se perfecţioneze; - cultivarea şi stimularea spiritului de echipă şi a respectului fiecărui cadru faţă de activitatea celorlalţi; - respectarea termenelor şi a planificărilor stabilite iniţial, referitoare la sarcinile încredinţate fiecărui subaltern; Comportamentul umane este, în bună măsură, centrat pe interes şi direcţionat spre realizarea lui. Trebuinţele, interesele, scopurile şi idealurile se constituie în ceea ce se numeşte motivaţie, fenomen care marchează foarte puternic comportamentul uman. Luând în considerare motivaţia, se poate desprinde o altă relaţie: comportamentul uman este orientat spre satisfacerea curiozităţii prin acţiune şi cunoaştere. Curiozitatea, setea de noutate, constituie un mobil foarte puternic de perfecţionare şi autoperfecţionare a omului, a stilului şi a metodelor sale de muncă. Acest rezultat se poate obţine într-o mai mică sau mai mare măsură – depinde de fiecare individ în parte – prin activitatea de autodidact. Este adevărat că există indivizi realmente pasionaţi de dorinţa de a învăţa, care se pot numi autodidacţi permanenţi şi spontani, în cazul în care nu sunt descurajaţi de cei din jur. Pentru a reuşi în activitatea de autodidact, trebuie îndeplinite trei condiţii: existenţa motivaţiei pentru a învăţa, capacitatea de a învăţa, susţinerea, sprijinul acordat de şefii ierarhici. Managerul îşi poate îndeplini misiunea printr-o varietate de modalităţi, una dintre acestea fiind înlăturarea fricii de greşeală. Frica de greşeală este un puternic factor inhibitor, atât în planul creativităţii individuale, cât şi în creativitatea de grup. Frica excesivă de greşeală blochează disponibilităţile creative ale indivizilor şi grupurilor. Înlăturarea fricii de greşeală nu este unul şi acelaşi lucru cu a face pledoaria libertăţii de a greşi fără limite. Greşeala se cere tolerată numai cu un risc rezonabil al comportamentului explorator, de căutare, comportament prin excelenţă creativ, care se situează în planul încercărilor şi al erorilor, al căutării noului originalului şi valorosului. Unii pot să înţeleagă că au dreptul să greşească permanent şi cât mai mult; un asemenea raţionament nu este corect, ci profund dăunător în planul comportamentului indivizilor şi al grupurilor, deoarece greşeala este admisă în raport cu creativitatea şi creaţia.

18

4. CONCLUZII

Multitudinea şanselor profesionale este încă imprevizibilă pentru persoanele care doresc şi „îndrăznesc” să se califice continuu. Folosirea acestor şanse înseamnă curaj şi responsabilitate. Formarea profesională continuă devine obligaţie şi presupune învăţarea pe tot parcursul vieţii profesionale. Cu cât este mai calificată competenţa profesională, cu atât mai interesante sunt sarcinile (şi salariile lor) şi cu atât mai sigure sunt locurile de muncă.

Fără a avea pretenţia de a epuiza gama elementelor de perfecţionare a activităţii structurilor de secretariat, trebuie să amintim şi alte modalităţi de perfecţionare, care pot fi implementate cu succes în activitatea specifică de secretariat:

• Perfecţionarea stilului şi metodelor de conducere (acceptarea criticii; aprecierea şi stimularea performanţelor, a fluxului de idei, a dorinţei de consultare; cultivarea relaţiilor personale principiale cu subordonaţii ş.a.);

• Perfecţionarea pregătirii profesionale (în domeniul tehnicilor de comunicare, al limbilor străine şi al folosirii tehnicii de calcul şi a celorlalte mijloace tehnice specifice activităţilor de secretariat-birotică);

• Motivarea subordonaţilor (promovarea unui climat concurenţial real, corect; motivaţia materială şi nematerială; o mai bună gestionare a funcţiilor, posturilor şi perspectivelor de încadrare sau promovare);

• Mai buna organizare a muncii (introducerea sistemului fişelor de autoevaluare a activităţilor; realizarea diferenţiată a pregătirii de specialitate şi militară, în funcţie de domeniul de muncă, experienţa şi nivelul fiecărui lucrător; desfăşurarea unui număr mai mare de activităţi de îndrumare, control şi sprijin în cadrul structurilor, pe linia activităţilor specifice; extinderea şi perfecţionarea deprinderilor în lucrul cu tehnica de calcul, pentru întregul personal; realizarea unui control permanent din partea şefilor de la toate nivelurile privind folosirea eficientă a timpului de lucru);

• Diminuarea nivelului de stres prin: − controlul periodic al stării de sănătate fizică şi psihică, respectarea

perioadelor de repaus, asigurarea unor condiţii proprii la locul de muncă; − desfăşurarea muncii într-o stare de spirit stimulantă (exercitarea unei

influenţe pozitive asupra ambianţei; comunicare permanentă; cultivarea iniţiativei, inovaţiei, creativităţii);

− pregătirea corespunzătoare a activităţilor (instaurarea unei discipline a muncii; elaborarea unor planuri de muncă realiste cu nominalizarea sarcinilor urgente, esenţiale, a celor delicate, dificile şi obositoare şi precizarea termenelor normale de realizare);

− creşterea eficienţei întregii activităţi prin: sporirea interesului pentru realizarea sarcinilor profesionale; respectarea riguroasă a planurilor de muncă şi încadrarea în programul de lucru;

− analiza post acţiune (reţinerea cauzelor care au generat rezultatele obţinute, fie acestea pozitive sau negative).

19

În prezent, structurile de secretariat deţin o funcţie indispensabilă pentru bunul mers al organizaţiei din care fac parte, activitatea în sine devenind acum o ocupaţie de un înalt profesionalism: personalul lucrează acum pe calculator, foloseşte internetul, are cunoştinţe de management, marketing, drept, primeşte şi transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail, dispune de un mic atelier informaţional compus din baze de date diverse şi sisteme informatice de management al documentelor, întocmeşte şi foloseşte sisteme moderne de evidenţă, fiind la curent cu instituţiile, organismele, departamentele şi persoanele lor cheie. Prin activitatea desfăşurată, personalul structurilor de secretariat întocmeşte o adevărată „cronică a evenimentelor instituţiei”.

În concluzie, putem spune că oricât de multe schimbări vor fi în structura organizatorică a instituţiilor, oricât de multe şi sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reuşi să înlocuiască niciodată o structură de secretariat, cu personal competent, care se va perfecţiona continuu.

20

BIBLIOGRAFIE

ANDREW FLAGER ACLAND

Abilităţi şi aptitudini perfecte, Editura Naţional, 1998

Dr. MANFRED URCK Obiective şi grupe de obiective în activitatea publică

MARIA CORNELIA BÂRLIBA

Paradigmele comunicării, Editura Ştiinţifică şi Enciclopedică, Bucureşti, 1987

RODICA CÂNDEA DAN CÂNDEA

Comunicare managerială, editura Expert, 1996

MARGIT GATJENS CLAUDIA BEHRENS

Manual de secretariat şi asistenţă managerială, Editura Tehnică, Bucureşti, 1999

JOHN HARRISON

Curs de secretariat, Editura All, Bucureşti, 1996

LUCREŢIA PREOTESIU Corespondenţa şi tehnica secretariatului, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1998

VICTOR ALISTA, ION POPESCU SLĂNICEANU

Protocol, corespondenţă, secretariat în Administraţia Publică, Editura Lumina Lex, 2001

- Instrucţiunile ministrului administraţiei şi internelor nr.1000 din 01.05.2005 privind redactarea, gestionarea documentelor neclasificate şi activitatea de secretariat în Ministerul Administraţiei şi Internelor;

- O.M.A.I. nr.533/19.09.2003 pentru aprobarea Regulamentului privind măsurile

metodologice, organizatorice, termenele şi circulaţia proiectelor de acte normative în Ministerul Administraţiei şi Internelor;

- O.M.A.I. nr.995 din 26.10.2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind forma şi modul de promovare şi transmiterea documentelor adresate conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor;

- O.M.A.I. nr.650 din 16.05.2005 privind organizarea şi administrarea Fondului arhivistic în Ministerul Administraţiei şi Internelor.