Explicaţii metodice cu privire la periodicitatea prezentării declaraţiilor persoanelor asigurate REV 5

Prezentarea trimestrială a declaraţiilor persoanelor asigurate

În conformitate cu normele care au fost incluse în Legea bugetului asigurărilor sociale de stat pe anul 2013 nr. 250 din 08.11.2012 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova nr. 254–262 din 14 decembrie 2012), plătitorii de contribuţii

vor prezenta declaraţiile persoanelor asigurate (formularul tipizat REV 5) (în continuare – declaraţia REV 5), începînd cu 1 ianuarie 2013, trimestrial, concomitent cu declaraţiile privind calcularea şi utilizarea contribuţiilor de asigurări sociale de stat obligatorii (forma 4-BASS) (în continuare – declaraţia F4-BASS).

Este de menţionat că declaraţiile persoanelor asigurate se vor prezenta trimestrial doar în format electronic, fără suplimentarea lor cu declaraţiile pe suport de hîrtie, care se vor depune anual pînă la 25 februarie 2014, dacă numărul declaraţiilor nu depăşeşte 20, şi pînă la 25 aprilie 2014, dacă numărul declaraţiilor depăşeşte 20.

Conform prevederilor pct. 10 din anexa nr. 3 la legea menţionată, plătitorii de contribuţii cu un număr mai mare de 5 declaraţii vor prezenta, în mod obligatoriu, declaraţiile persoanelor asigurate pentru anii 2012 şi 2013 în mod electronic, în formatul prevăzut de Casa Naţională de Asigurări Sociale.

În ceea ce priveşte întreprinzătorii individuali, avocaţii, notarii publici şi executorii judecătoreşti care activează pe bază de licenţă obţinută în modul stabilit de lege, indiferent de forma juridică de organizare, precum şi mediatorii care activează în baza atestatului eliberat de către Consiliul de Mediere, care nu au persoane angajate prin contract individual de muncă, aceştia vor prezenta declaraţiile persoanelor asigurate o dată pe an, pe suport de hîrtie, concomitent cu declaraţia F4-BASS, pentru anul 2013 pînă la 15 ianuarie 2014.

La prezentarea declaraţiilor REV 5 trimestriale sumele reflectate în acestea se vor verifica cu sumele din declaraţia F4-BASS pentru trimestrul respectiv, astfel încît să nu existe abateri atît în fondul de retribuire a muncii, cît şi în mărimea contribuţiilor de asigurări sociale de stat calculate.

Modificarea termenelor de prezentare a declaraţiilor REV 5 va facilita procesul de stabilire a drepturilor sociale, inclusiv a indemnizaţiei de maternitate, a indemnizaţiei pentru creşterea copilului pînă la vîrstă de 3 ani şi a indemnizaţiei pentru îngrijirea copilului bolnav în cazul persoanelor asigurate, iar pe viitor şi a indemnizaţiei pentru incapacitate temporară de muncă.

Concordanţa perioadelor de asigurare în procesul de raportare

În procesul de raportare trimestrială, declaraţia F4-BASS va asigura totalizarea declaraţiilor REV 5 pentru fiecare trimestru separat. Totodată, la completarea declaraţiilor REV 5 se va ţine cont, în mod obligatoriu, de necesitatea distribuirii sumelor indemnizaţiilor de concediu şi indemniza ţiilor pentru incapacitate temporară de muncă pe lunile pentru care acestea au fost acordate.

Sumele plăţilor menţionate vor fi reflectate în declaraţia F4-BASS la data stabilirii acestora. La completarea declaraţiilor REV 5, în rubrica 2 se vor indica lunile trimestrului de gestiune în care a fost efectuat calculul sumelor respective care vor corespunde cu perioadele reflectate în declaraţia F4-BASS. În acelaşi timp, în rubricile 3 şi 4 se vor reflecta data începerii şi încheierii activităţii pe parcursul fiecărei luni. Spre exemplu, dacă în luna martie s-a calculat indemnizaţia de concediu pentru luna aprilie, în rubrica 2 se va indica luna martie (luna în care s-a efectuat calculul), iar în rubricile 3 şi 4 se va indica perioada ce se referă la luna aprilie pentru care s-a calculat indemnizaţia.

În cazul în care nu se va respecta modul de reflectare a perioadelor expus mai sus, aceasta va influenţa în mod direct asupra stagiului de cotizare al persoanelor asigurate. Conform art. 8 din Legea privind pensiile de asigurări sociale de stat nr. 156-XIV din 14.10.1998, baza de calcul a pensiei o constituie venitul mediu lunar asigurat din toată perioada de activitate. Venitul mediu lunar asigurat se determină din suma contribuţiilor plătite în perioada de cotizare, cotele de contribuţii stabilite şi numărul total de luni de cotizare.

Astfel, perioadele indicate în rubricile 3 şi 4 ale declaraţiei REV 5 vor confirma stagiul de cotizare al persoanei asigurate.

Procedura de corectare a erorilor comise în trimestrele precedente

La prezentarea trimestrială a declaraţiilor persoanelor asigurate va fi posibilă corectarea erorilor comise în declaraţiile pentru trimestrele anterioare ale aceluiaşi an. Corectările se vor efectua prin indicarea sumelor cu semnul ,,+” sau „–”.

Eexemplu. Să presupunem că în perioada 29 martie – 12 aprilie 2013 angajatul întreprinderii „X” a beneficiat de concediu medical. Conform tabelului de pontaj pe luna martie 2013, persoana a fost pontată ca fiind la serviciu pînă la data de 31 martie 2013. Deci, persoana a beneficiat de salariu pînă la finele lunii martie, fapt care a fost reflectat în declaraţia REV 5 prezentată pentru trimestrul I 2013.

Declaraţia REV 5 pentru trimestrul I 2013Nrcrt

LunaМесяц

Perioada de muncăПериод работы

Zile lucră-

toare în săptă-mînăРабо-

чие дни в не-деле

Categoria persoanei asigurateКатего-рия зас-

трахованного лица

Codul funcţiei

Код долж-ности

Fondul de retri-bure a

muncii şi concediul medicalФонд

оплаты труда и

боль-ничные листы

Inclusiv concediul medicalВ том числе

больнич-ные

листы

Contribuţii individuale de asigu-

rarecalculate

Начислен-ные

индивиду-альные страхо-

вые взносы

Contribuţii datorate de angajator calculateВзносы

начислен-ныe подле-

жащие оплате работо-дателем

De la dataС рабочей

даты

Pînă la dataПо

рабочую дату

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 111 ianuarie 01.01.2013 31.01.2013 5 101 1047 2900 174 6672 februarie 01.02.2013 28.02.2013 5 101 1047 2900 174 6673 martie 01.03.2013 31.03.2013 5 101 1047 2900 174 667

Total 8700 522 2001

Este de menţionat că în realitate, deoarece incapacitatea de muncă a survenit la data de 29 martie, în luna aprilie 2013 au fost efectuate recalculări pentru luna martie 2013 prin care a fost stornat salariul calculat pe perioada 29 martie – 31 martie 2013, în mărime de 400 lei. Ulterior, a fost stabilită suma indemnizaţiei pentru perioada aflării în concediul medical în mărime de 380 lei.

Declaraţia REV 5 pentru trimestrul II 2013 se va completa în modul prezentat mai jos.

Declaraţia REV 5 pentru trimestrul II 2013Nrcrt

LunaМесяц

Perioada de muncăПериод работы

Zile lucră-

toare în săptă-mînăРабо-

чие дни в не-деле

Categoria persoanei asigurateКатего-рия зас-

трахованного лица

Codul funcţiei

Код долж-ности

Fondul de retri-bure a

muncii şi concediul medicalФонд

оплаты труда и

боль-ничные листы

Inclusiv concediul medicalВ том числе

больнич-ные

листы

Contribuţii individuale de asigu-

rarecalculate

Начислен-ные

индивиду-альные страхо-

вые взносы

Contribuţii datorate de angajator calculateВзносы

начислен-ныe подле-

жащие оплате работо-дателем

De la dataС рабочей

даты

Pînă la dataПо

рабочую дату

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 111 aprilie 01.03.2013 31.03.2013 5 101 1047 -400 -24 -922 aprilie 29.03.2013 31.03.2013 5 153 1047 380 380 0 03 aprilie 01.04.2013 12.04.2013 5 153 1047 1520 1520 0 04 aprilie 01.04.2013 30.04.2013 5 101 1047 1800 108 4145 mai 01.05.2013 31.05.2013 5 101 1047 2900 174 6676 iunie 01.06.2013 30.06.2013 5 101 1047 2900 174 667

Total 9100 1900 432 1656

Datele din declaraţiile persoanei asigurate pentru trimestrele I şi II vor fi generalizate în declaraţia REV 5 anuală, după cum urmează:

Declaraţia REV 5 pe anul 2013Nrcrt

LunaМесяц

Perioada de muncăПериод работы

Zile lucră-

toare în săptă-mînăРабо-

чие дни в не-деле

Categoria persoanei asigurateКатего-рия зас-

трахованного лица

Codul funcţiei

Код долж-ности

Fondul de retri-bure a

muncii şi concediul medicalФонд

оплаты труда и

боль-ничные листы

Inclusiv concediul medicalВ том числе

больнич-ные

листы

Contribuţii individuale de asigu-

rarecalculate

Начислен-ные

индивиду-альные страхо-

вые взносы

Contribuţii datorate de angajator calculateВзносы

начислен-ныe подле-

жащие оплате работо-дателем

De la dataС рабочей

даты

Pînă la dataПо

рабочую дату

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 111 ianuarie 01.01.2013 31.01.2013 5 101 1047 2900 174 6672 februarie 01.02.2013 28.02.2013 5 101 1047 2900 174 6673 martie 01.03.2013 31.03.2013 5 101 1047 2500 150 5754 aprilie 29.03.2013 31.03.2013 5 153 1047 380 380 0 05 aprilie 01.04.2013 12.04.2013 5 153 1047 1520 1520 0 06 aprilie 01.04.2013 30.04.2013 5 101 1047 1800 108 4147 mai 01.05.2013 31.05.2013 5 101 1047 2900 174 6678 iunie 01.06.2013 30.06.2013 5 101 1047 2900 174 667

Total 17800 1900 954 3657

Corectarea declaraţiilor REV 5 în timpul anului nu presupune prezentarea declaraţiilor trimestriale de tipul „de corectare”. Corectarea se efectuează în declaraţia de tipul „primară” prezentată pentru trimestrul în care a fost depistată eroarea. Astfel, declaraţiile prezentate pentru trimestrele următoare le completează pe cele prezentate pentru trimestrele precedente.

Corectarea datelor după expirarea perioadei de raportare (pe anii precedenţi) se va efectua prin prezentarea declaraţiei de tipul „de corectare”. În această declaraţie nu se vor conţine sume cu semnul ,,+” sau „–”, ci se va indica informaţia corectă, care va înlocui integral informaţia din declaraţia prezentată iniţial.

Entităţile economice, care au obligaţia de a prezenta numai declaraţiile REV 5 anuale, vor aplica doar această metodă de corectare.

De menţionat faptul că, la depistarea încălcărilor în procesul de stabilire a indemnizaţiei pentru incapacitate temporară de muncă, constatate în cazul efectuării actelor de control, în declaraţiile REV 5 se vor efectua corectări doar în anumite cazuri.

Conform dispoziţiilor art. 32 din Legea privind indemnizaţiile pentru incapacitate temporară de muncă şi alte prestaţii de asigurări sociale nr. 289 din 22.07.2004, angajatorul sau funcţionarii caselor teritoriale de asigurări sociale din a căror vină au fost stabilite şi plătite necuvenit sume de la bugetul asigurărilor sociale de stat, ca urmare a nerespectării prevederilor legislaţiei în vigoare, sînt obligaţi să le restituie. În asemenea cazuri, sumele plătite în plus se restituie din contul întreprinderii, iar declaraţii REV 5 de tipul „de corectare” pentru aceste sume nu se vor prezenta.

Totodată, sumele plătite fără temei legal, ca urmare a prezentării unor acte false, se reţin din contul persoanelor care le-au primit în mod necuvenit. În cazurile

date se vor prezenta declaraţiile REV 5 de tipul „de corectare” care nu vor conţine sumele indemnizaţiilor stabilite ilegal.

Alte aspecte privind procesul de completare a declaraţiilor REV 5

În continuare vom expune cîteva aspecte specifice procesului de completare a declaraţiilor REV 5 în vederea asigurării continuităţii stagiului de cotizare şi venitului asigurat al persoanei.

Potrivit art. 12 din Legea privind indemnizaţiile pentru incapacitate temporară de muncă şi alte prestaţii de asigurări sociale, indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă se acordă şi în cazul în care incapacitatea temporară de muncă a survenit în timpul concediului de odihnă anual. Acesta din urmă se prelungeşte cu durata incapacităţii temporare de muncă ce a decurs în interiorul său.

Totodată, conform prevederilor art. 118 alin. (6) din Codul muncii, durata concediilor medicale, a celor de maternitate şi de studii, nu se include în durata concediului de odihnă anual. În caz de coincidenţă totală sau parţială a concediului

cu unul din concediile menţionate, în baza unei cereri scrise a salariatului, concediul de odihnă anual nefolosit integral ori parţial se amînă pe perioada convenită prin acordul scris al părţilor sau se prelungeşte, respectiv, cu numărul zilelor indicate în documentul, eliberat în modul stabilit, privitor la acordarea concediului corespunzător în cadrul aceluiaşi an calendaristic.

Din cele menţionate mai sus rezultă că, în cazul îmbolnăvirii angajatului pe parcursul concediului anual, el este în drept să-şi prelungească concediul cu numărul de zile în care s-a aflat în concediu medical sau poate utiliza aceste zile pînă la finele anului. Pentru această perioadă nu se vor efectua careva calcule salariale, deoarece persoana a beneficiat de indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă la data prezentării certificatului medical.

Totodată, pentru perioada concediului anual de odihnă, persoana a beneficiat de indemnizaţie de concediu, care a fost plătită de către angajator cu cel puţin 3 zile calendaristice înainte de plecarea salariatului în concediu (art. 117 alin. (3) din Codul muncii).

Astfel, are loc suprapunerea a două perioade de asigurare, pentru care se achită indemnizaţia pentru concediul de odihnă anual şi indemnizaţia pentru concediul medical. Totodată, perioada în care persoana va utiliza concediul nefolosit nu se plăteşte şi ar putea fi exclusă din stagiul de cotizare.

Din aceste considerente, în Clasificatorul categoriilor persoanelor asigurate a fost introdusă o categorie nouă – 155 „Concediu prelungit”. Perioadele de utilizare a concediului nefolosit se vor reflecta în declaraţia REV 5 într-un rînd separat cu indicarea codului menţionat şi a cifrei „0” în rubricile 8, 10, 11 (fondul de retribuire a muncii, contribuţii individuale şi contribuţii datorate de angajator). În acest mod, perioadele date vor fi incluse în stagiul de cotizare al persoanei asigurate.

O altă situaţie se referă la cazul cînd persoana aflată în concediu medical pe parcursul întregii luni a beneficiat, pe lîngă indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă, de o primă acordată conform ordinului administraţiei

întreprinderii. În acest caz, la completarea declaraţiei REV 5, întreaga perioadă a lunii respective va fi reflectată în declaraţia REV 5 cu categoria 153 „Concediu medical”. Suma primei acordate va fi reflectată într-un rînd separat, perioada constituind o singură zi. Astfel, dacă persoana a fost bolnavă pe parcursul lunii martie 2013, prima înscriere se va reflecta cu categoria 153 „Concediu medical” şi perioada 01.03.2013 – 31.03.2013, iar următoarea înscriere – cu categoria 101 „Persoană angajată pe bază de contract individual de muncă” cu perioada 01.03.2013 - 1.03.2013. În asemenea situaţii, luna respectivă se va include în stagiul de cotizare ca perioadă necontributivă, iar suma primei va fi luată în consideraţie în mod obligatoriu la determinarea venitului asigurat.

Prezentarea electronică a documentelor

Raportarea trimestrială prevede obligativitatea transmiterii declaraţiilor REV 5 în format electronic. Formatele electronice elaborate anterior de CNAS nu au suportat modificări esenţiale. Există două modalităţi de prezentare a documentelor în format electronic: depunerea rapoartelor electronice pe suport magnetic şi transmiterea rapoartelor electronice prin Internet.

Pentru a asigura formarea corectă a declaraţiilor pe fiecare trimestru, este necesar să se păstreze numărul de ordine al persoanei în pachet. Pornind de la declaraţiile depuse pentru trimestrul I, se va înregistra numărul fiecărei persoane în pachet, precum şi numărul de pachete formate.

În cazul în care o persoană se concediază pe parcursul anului, de exemplu, în trimestrul II, în trimestrul III pentru persoana în cauză nu se va prezenta declaraţia şi numărul persoanei concediate nu se va atribui unei alte persoane.

În cazul în care întreprinderea angajează o persoană pe parcursul anului, acesteia i se va atribui următorul număr liber din ultimul pachet (dacă pachetul conţine mai puţin de 50 declaraţii) sau se va forma un nou pachet (dacă pachetul conţine deja 50 de declaraţii).

Pentru expedierea rapoartelor către CNAS prin Internet este necesar de accesat site-ul: www.raportare.md. Acest portal reprezintă un mediu unic informaţional pentru procesele de primire şi prelucrare a informaţiei de la utilizatorii publici, asigurînd un punct unic de intrare pentru prezentarea rapoartelor.

Prezentarea rapoartelor prin intermediul reţelei Internet este posibilă doar în cazul în care întreprinderea dispune de semnătură digitală, cu excepţia declaraţiilor REV 5 trimestriale, pe care aplicarea semnăturii digitale nu este obligatorie.

În conformitate cu art. 19 alin. (1) din Legea cu privire la documentul electronic şi semnătura digitală nr. 264-XV din 15.07.2004, semnătura digitală produce aceleaşi efecte juridice ca şi semnătura olografă în documentul pe suport de hîrtie.

Actualmente, Întreprinderea de Stat „Centrul de Telecomunicaţii Speciale” este unicul centru acreditat în Republica Moldova, care prestează servicii de certificare a cheilor publice pentru semnătura digitală cu forţă juridică şi autentificare bifactorială securizată în diverse sisteme informaţionale.

Semnătura digitală poate fi utilizată în diverse sisteme informaţionale cum sînt: sistemul e-Reporting, serviciul e-Declaraţie, serviciul e-Achiziţii, sistemele Internet-Banking, sistemul informaţional „Istorii de credit”, la semnarea/criptarea documentelor interinstituţionale etc.

Prin urmare, la semnarea electronică a documentelor transmise către CNAS nu este necesară prezentarea lor pe suport de hîrtie.