2015-01-29-432-evaluare-scim

Pagina 1

INSPECTORATUL ŞCOLAR JUDEŢEAN MARAMUREŞ Aprobat,

Document intern Preşedintele C-SCIM,

Inspector Şcolar General,

prof. Ana MOLDOVAN

Nr. _________________ Evaluare SCIM - conţinut orientativ ____. 01.2015

Cerinţe Standard Acţiuni minim necesare Rezultate aşteptate Responsabil

Componenta: Mediul de control

+ Codul Etic, aprobat prin decizia IŞG Oţel Alin

Promovarea / difuzarea acestuia la nivelul ISJ + Diseminare pe yahoogroup şi în reţeaua internă Oţel Alin

Oţel Alin

Oţel Alin

Oţel Alin

Oţel Alin

+ PG-DA-30 - "Emiterea de opinii şi observaţii în diverse situaţii" Oţel Alin

+ PG-DA-26 - "Consultanţa juridice" Oţel Alin

Oţel Alin

+ PO-DA-xx - "Angajarea şi promovarea personalului nedidactic" Cătană Simona

Abraham Mihaiela

Costea Monica

S1 - Etică, integritate (responsabil VELE Liviu)

ISJ asigură condiţiile necesare cunoaşterii, de către angajaţi, a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor.

Elaborarea unui Cod de Etică (Conduită) al angajaţilor, cu referiri clare la: conflicte de interese, standarde etice şi de comportament acceptate, primirea de cadouri etc.)

Luarea la cunoştinţă de către toţi angajaţii (la angajare sau cu ocazia fiecărei modificări) a Codului Etic prin mijloacele stabilite de către conducerea ISJ

+ Documentele interne se aduc la cunoştinţa angajaţilor prin intermediul yahoogrupului isjmm şi a reţelei interne, sporadic prin intermediul site-ului isjmm.ro

A fost comunicat personalului un cod de conduită care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului?

+ Noua legislaţie se aduce la cunoştinţa angajaţilor prin intermediul yahoogrupului isjmm şi a reţelei interne, sporadic prin intermediul site-ului isjmm.ro

Desemnare Consilier de Etică şi monitorizare. Asigurarea punctării distincte a acestui aspect în fişele de evaluare (FE) ale angajaţilor.

+ Consilier de Etică desemnat, decizie IŞG+ Rapoarte semestriale privind respectarea normelor de conduită etică

+ FP juristului trebuie să conţină responsabilitatea asigurării consilierii etice

+ PG-DA-xx - "Informarea conducerii instituţiei şi a şefilor de compartimente cu privire la legislaţia nou apărută"

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

+ PO-DDMI-50 - "Evaluarea angajaţilor de sistem - personal didactic" (responsabil CMRU), va conţine la unul din puncte şi monitorizarea privind respectarea integrităţii şi eticii

+ PO-DA-xx - "Evaluarea angajaţilor - personal nedidactic" (responsabil CMRU), va conţine la unul din puncte şi monitorizarea privind respectarea integrităţii şi eticii

Pagina 2


+ Comisie de Disciplină funcţională, numită prin decizia IŞG Ardelean Delia

Oţel Alin

Gavra Adrian

+ Plan de Strategie instituţională Filip Pavel

Coroiu Mircea

+ PO-DDMI-42 - "Parteneriate cu instituţii deconcentrate" Duţă Camelia

Oţel Alin

Coroiu Mircea

Bogdan Camelia

Oţel Alin

Meşter Adriana

Todoran Valentina

Moldovan Ana

Implementarea politicilor şi strategiilor MEN + PO-DA-01 - "Controlul financiar preventiv" Toth Rozalia

+ PO-DA-15 - "Întocmirea situaţiilor financiare" Toth Rozalia

+ PO-DA-25 - "Reprezentarea juridică în instanţă" Oţel Alin

Oţel Alin

+ PG-DA-29 - "Activitatea de soluţionare a petiţiilor" Oţel Alin

+ PG-DA-28 - "Elaborarea deciziilor IŞG" Oţel Alin

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

Constituirea sau definirea în cadrul Codului a unei Comisii speciale pentru analizarea cazurilor de nereguli / fraudă identificate (Comisie de disciplină existentă, cu extinderea prerogativelor acesteia)

Elaborarea unei proceduri privind semnalarea şi tratamentul neregulilor (care să stabilească inclusiv sistemul de monitorizare a respectării normelor de conduită) (este reluată în S16)

+ PG-DA-27 - "Semnalarea şi tratarea cazurilor de nereguli / abateri / fraudă - Respectarea Codului Etic"

Depunerea, publicarea, monitorizarea şi actualizarea declaraţiilor de avere şi de interese (acolo unde se prevede în legislaţie)

+ PO-DDMI-43 - "Declaraţiile de avere şi de interese"+ Registrele declaraţiilor de avere şi de interese

S2 - Atribuţii, funcţii, sarcini (responsabil CUCUIAT Ciprian)

ISJ transmite angajaţilor şi actualizează permanent: + documentul privind misiunea ISJ+ regulamentele interne + fişa postului (funcţiei)

Elaborarea şi diseminarea unei Strategii, cu includerea misiunii, viziunii şi obiectivelor generale ale ISJ + Planul Strategic al ISJ - Componenta SCIM

+ PO-DDMI-02 - "Fişa postului, fişa de evaluare şi evaluarea directorilor"

Elaborarea şi actualizarea periodică a regulamentelor interne (corelat cu S6)

+ PG-DA-xx - "Elaborarea şi actualizarea periodică a regulamentelor interne"

Capacitatea ISJ de a elabora şi implementa politicile şi strategia MEN

+ Elaborare / actualizare / avizare / publicare / corelare cu Strategia ISJ a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare a ISJ (ROF)

+ Elaborare / actualizare / avizare / publicare / corelare cu Strategia ISJ a Regulamentului Intern al ISJ (ROI)

+ Elaborare / actualizare / avizare / publicare / corelare cu Strategia ISJ a Codului Etic al ISJ (CE)

+ Elaborare / actualizare / avizare / publicare / corelare cu Strategia ISJ a Regulamentului CA al ISJ (RCA)

+ Elaborare / actualizare / avizare / publicare / corelare cu Strategia ISJ a Regulamentului Consiliului Consultativ al ISJ (RCC)

+ Obiectivele ISJ (reies din Planul managerial şi din Planul de Strategie instituţională)

+ PG-DA-24 - "Avizarea şi contrasemnarea actelor cu caracter juridic emise de ISJ (decizii, protocoale, note, informări etc.)"

Pagina 3


Meşter Adriana

Elaborarea şi actualizarea periodică a fişelor de post + Fişe de post elaborate / actualizate / semnate şi avizate

Strunctura organizatorică + Organigrama ISJ (dcument conex: ROF) Moldovan Ana

Costea Monica

Coroiu Mircea

Costea Monica

+ PG-DA-xx - "Întocmirea statelor de plată (condica, pontaj, plată)" Toth Rozalia

Costea Monica

+ PG-DA-xx - "Munca suplimentară" Costea Monica

Cătană Simona

Costea Monica

+ PG-DA-xx - "Validare state de personal şi state de plată (Edusal)" Costea Monica

Cătană Simona

+ PG-DA-xx - "Verificarea şi aprobarea StatOct" Costea Monica

Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Fundamentarea planului de şcolarizare" Cătană Simona

+ PG-DDMI-55 - "Fişa şcolii" Cucuiat Ciprian

+ PG-DA-xx - "Monitorizarea cheltuielilor de personal şi a sentinţelor" Costea Monica

+ PG-DA-xx - "Achiziţii publice" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Manuale şcolare" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Paza ISJ" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Evidenţa patrimoniului ISJ (transfer, reevaluare)" Sebok Francisc

Kramarik Elisabeta

Kramarik Elisabeta

Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea ISJ, regulamentele interne şi fişele posturilor?

Publicarea pe site-ul instituţiei, în reţeaua internă sau pe yahoogroup a ROF-ului pentru a se asigura comunicarea acestuia către angajaţi

+ Diseminare pe yahoogroup şi în reţeaua internă, eventual pe site-ul ISJ

Sarcinile / atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?

Fiecare angajat în parte

Elaborarea şi implementarea unei proceduri privind elaborare / actualizare / revizuire ROF, fişe de post (FP) (corelat cu S6)

+ PG-DA-xx - "Elaborarea / actualizarea / revizuirea fişelor de post" (corelat cu S6)

+ PO-DDMI-02 - "Fişa postului, fişa de evaluare şi evaluarea directorilor"

+ PG-DA-xx - "Întocmirea statelor de personal (dosare personale, decizii salarizare, Revisal)"

+ PG-DA-xx - "Evidenţa concediilor de odihnă, medicale şi a concediilor fără plată"

+ PG-DA-xx - "Situaţii statistice cu privire la numărul de elevi, numărul de clase şi numărul de posturi"

+ PG-DA-xx - "Elaborarea adeverinţelor pentru diverse scopuri şi a altor documente angajaţilor"

+ PG-DA-xx - "Întocmirea la începutul anului şcolar a bazelor de date: SC0, SSIAS"

+ PG-DA-xx - "Gestionarea şi eliberarea actelor de studii şi a duplicatelor"

+ PG-DA-xx - "Evidenţa patrimoniului din domeniul public al statului - MECS - ISJ"

+ PG-DA-xx - "Monitorizarea lucrărilor de investiţii la unităţile şcolare (modul de urmărire şi verificare a acestor lucrări)"

Pagina 4


Kramarik Elisabeta

+ PG-DA-xx - "Recepţionarea lucrărilor de investiţii" Kramarik Elisabeta

+ PG-DA-xx - "Gestionarea bunurilor materiale" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Aprovizionarea ISJ" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Rechizitele şcolare" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Programul social lapte-corn" Kramarik Elisabeta

+ PG-DA-xx - "Închirierea sau concesionarea bunurilor" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "Evidenţa combustibilului şi a pieselor de schimb" Toth Rozalia

Meşter Adriana

+ Anexă la FP cu obiective individuale (atunci când apar noi sarcini)

Filip Pavel

+ PG-DDMI-52 - "Evaluarea personalului din ISJ (didactic, nedidactic)" Bogdan Camelia

+ PO-DDMI-05 - "Acordare premii şi distincţii" Duruş Ligia

+ PO-DDMI-12 - "Selecţie metodişti ISJ" Vele Liviu

+ PO-DDMI-24 - "Aprobare cumul / plata cu ora" Cucuiat Ciprian

+ PO-DA-08 - "Activitattea de venituri proprii" Toth Rozalia

+ PO-DA-31 - "Gradaţia de merit" Costea Monica

+ Analiza anuală privind gradul de încărcare a personalului cu sarcini Filip Pavel

Vele Liviu

Vele Liviu

+ PO-DDMI-11 - "Constituirea corpului de profesori mentori" Vele Liviu

Vele Liviu

Sarcinile / atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?

Elaborarea şi implementarea unei proceduri privind elaborare / actualizare / revizuire ROF, fişe de post (FP) (corelat cu S6)

+ PG-DA-xx - "Promovarea proiectelor pentru dezvoltarea bazei materiale"

S3 - Competenţă, performanţă (responsabil TOMA Simona)

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor şi asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

Elaborarea unei proceduri de sistem privind modalitatea de organizare şi derulare a concursurilor de angajare / promovare la nivelul instituţiei

+ PG-DDMI-51 - "Organizarea şi derularea concursurilor de angajare / promovare la nivelul ISJ"

Definirea atribuţiilor şi competenţelor necesare corespunzătoare în FP (corelat cu S6, în baza unei analize funcţionale a structurii respective)

+ FP elaborate şi actualizate conform necesităţilor identificate la nivelul ISJ (vor conţine aptitudinile şi cunoştinţele a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor şi atribuţiilor)


Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor / atribuţiilor asociate fiecărui post?

Stabilire obiective individuale pentru fiecare angajat, conform atribuţiilor şi competenţelor din FP


Evaluarea periodică a performanţelor profesionale pe baza unor criterii clar stabilite (stabilire procedură de evaluare, cu individualizare la nivelul fiecărei structuri)

+ Criterii de evaluare stabilite şi individualizate în funcţie de specificul activităţii structurii; evaluări periodice

Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului?

Elaborarea periodică a unei analize privind gradul de încărcare a personalului cu sarcini

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

Identificarea abilităţilor şi competenţelor a fi dezvoltate prin pregătirea profesională - în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu

+ Document privind identificarea abilităţilor şi competenţelor a fi dezvoltate prin pregătirea profesională - în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu

+ PO-DDMI-10 - "Echivalarea studiilor de scurtă durată cu nivelul I licenţă"

Elaborarea şi actualizarea permanentă a Planului de formare profesională

+ Planul Instituţional de Formare / Dezvoltare Profesională actualizat anual, conform nevoilor identificate+ Document privind stadiul implementării Planului Instituţional de Formare / Dezvoltare Profesională

Pagina 5


Vele Liviu

Coroiu Mircea

+ PG-DA-xx "Inventarul funcţiilor sensibile" Buda Simona

Torh Rozalia

A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? Duruş Ligia

Monitorizarea măsurilor de control şi reevaluarea riscurilor Duruş Ligia

Moldovan Ana

Todoran Valentina

Todoran Valentina

Todoran Valentina

Pop Livia

Maiorescu Gheorghe

Toma Simona

Vele Liviu

Vele Liviu

Cucuiat Ciprian

Abraham Mihaiela

+ PO-DA-06 - "Delegări - Deplasări" Toth Rozalia

+ PO-DA-09 - "Programul social - Bani de liceu” Toth Rozalia

+ PO-DA-10 - "Programul social - Euro200” Toth Rozalia

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

Elaborarea unei proceduri de sistem privind metodologia identificării şi stabilirii nevoilor de formare ale personalului

+ PO-DDMI-13 - "Formarea continuă a personalului din ISJ" (va cuprinde şi identificarea şi stabilirea nevoilor de formare ale personalului)

+ PO-DDMI-04 - "Constituirea Corpului Naţional de Experţi în Management Educaţional"

S4 - Funcţii sensibile (responsabil DURUŞ Ligia)

ISJ identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii.

Stabilirea listei cu posturile / atribuţiile care intră în categoria funcţiilor sensibile + Inventarul funcţiilor sensibile, actualizată ori de câte ori este nevoie;

structura sa va fi: Nr. crt., Postul / Apartenenţa la una din comisiile / activităţile sensibile, Angajaţii numiţi, Data numirii

Analizarea riscurilor asociate funcţiilor sensibile şi stabilirea măsurilor de control

+ Plan de măsuri de control pentru tratarea / gestionarea funcţiilor sensibile (la nivelul fiecărei structuri în cadrul căreia au fost identificate funcţii / atribuţii / sarcini sensibile)

+ Plan de măsuri de control actualizat anual sau ori de câte ori este nevoie

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor în funcţiile sensibile?

Adoptarea deciziei de management (plan de rotaţie personal sau stabilire măsuri de control suplimentare-transfer sarcini, în funcţie de costurile implicate)

+ Decizie de management adoptată: Plan de rotaţie sau transfer sarcini (deciziile de nominalizare a comisiilor din ultimii 4 ani)

+ PO-DC-06 - "Organizarea şi monitorizarea desfăşurării examenului de bacalaureat"

+ PO-DC-07 - "Organizarea şi monitorizarea examenului de evaluare naţională"

+ PO-DC-xx - "Organizarea şi monitorizarea evaluării la finalul clasei a II-a, a IV-a şi a VI-a"

+ PO-DC-08 - "Organizarea şi monitorizarea examenelor de certificare profesională"

+ PO-DC-10 - "Organizarea şi monitorizarea concursurilor şi competiţiilor şcolare"

+ PO-DC-17 - "Organizarea şi desfăşurarea admiterii în învăţământul liceal de stat pentru anul şcolar 2014-2015"

+ PO-DDMI-07 - "Monitorizarea perfecţionării continue a cadrelor didactice"

+ PO-DDMI-09 - "Organizarea examenului naţional de definitivare în învăţământ"

+ PO-DDMI-21 - "Organizarea concursului naţional de ocupare a posturilor didactice"

+ PO-DDMI-23 - "Monitorizarea concursurilor organizate de către unităţile şcolare în vederea ocupării posturilor didactice pe parcursul anului şcolar"

Pagina 6


+ PO-DA-xx - "Programul social - Bursa profesională" Toth Rozalia

+ PO-DA-xx - "Gestionarea SIIIR" (derivată din BDNE) Dancu Liliana

+ Plan de rotaţie a personalului din funcţiile sensibile, actualizat anual Ardelean Delia

Todoran Valentina

+ Decizii ale IŞG Tîrle Doina

Coroiu Mircea

Oţel Alin

+ Consultarea legislativă a delegatului pe componenta noilor atribuţii Angajatul delegat

Elaborarea şi aplicarea unei proceduri de sistem + PO-DDMI-15 - "Delegarea responsabilităţilor" Coroiu Mircea

Elaborare organigramă Cătană Simona

Elaborare şi actualizare ROF + ROF publicat sau comunicat angajaţilor Coroiu Mircea

Elaborare şi actualizare FP + FP, avizate şi semnate (după actualizarea organigramei)

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor în funcţiile sensibile?

Adoptarea deciziei de management (plan de rotaţie personal sau stabilire măsuri de control suplimentare-transfer sarcini, în funcţie de costurile implicate)

Stabilirea unui Plan de rotaţie a personalului de pe aceste funcţii (având în vedere avantajele şi dezavantajele acestei rotaţii, existenţa resurselor umane suficiente ca număr şi pregătire, etc.). Acest Plan ar trebui revizuit anual.

S5 - Delegarea (responsabil COROIU Mircea)

Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă.

Identificare la nivelul structurii a competenţelor şi responsabilităţilor ce pot fi delegate / nu pot fi delegate (în special pentru posturile de conducere, emitere ordin administrativ care să individualizeze aceste elemente)

+ Lista competenţe şi responsabilităţi la nivelul structurii, cu evidenţierea celor care se deleagă / nu se deleagă / Ordin administrativ privind delegarea de competenţe

Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă?

Stabilirea prin intermediul FP a limitelor de competenţă şi a responsabilităţilor delegate sau prin acte administrative interne

+ FP completate corespunzător, din punctul de vedere al limitelor de competenţă şi a delegărilor de atribuţii


Comunicarea pe bază de semnătură a competenţelor şi responsabilităţilor delegate personalului

Întocmirea actelor de delegare prin care să se stabilească în scris:- limitele şi condiţiile delegării- atribuţiile, competenţele şi responsabilităţilor delegate- subdiviziunile clasificaţiei bugetului aprobat pentru care au fost împuternicite (angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor)- specimenele de semnături ale persoanelor care au fost împuternicite (dacă este cazul)- termenul de valabilitate al împuternicirii

+ Actele de delegare, semnate de către persoana care deleagă şi persoana care a fost delegată


+ Întocmirea unui document tipizat privind Delegarea atribuţiilor de serviciu şi preluarea tuturor prerogativelor (anexă la ROF)

+ Acordarea sprijinului pe componenta juridică de către consilierul juridic al ISJ (adresa ISJ nr. 4782 / 08.07.2014)

Delegarea / subdelegarea de competenţă se realizează în baza unei proceduri specifice aprobate?

S6 - Structura organizatorică (responsabil COROIU Mircea)

ISJ defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii.

+ Organigrama publicată sau comunicată angajaţilor, prin intermediul yahoogupului şi a reţelei interne

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin FP şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?


Pagina 7

Cerinţe Standard Acţiuni minim necesare Rezultate aşteptate ResponsabilElaborare şi actualizare FP

Cucuiat Ciprian

Oţel Alin

IŞGA

Coroiu Mircea

Componenta Performanţe şi Managementul riscurilor

+ Plan de Strategie instituţională (lista obiective strategice / specifice) Filip Pavel

+ PO-DC-02 - "Desfăşurarea activităţilor de inspecţie şcolară" Mărieş Iuliana

+ PO-DDMI-13 - "Formarea continuă a personalului din ISJ" Vele Liviu

+ PO-DDMI-37 - "Organizarea şi funcţionarea învăţământului alternativ" Ferţigan Mariana

+ PO-DDMI-38 - "Organizarea şi funcţionarea învăţământului privat" Pop Georgeta

+ PO-DDMI-41 - "Derularea programului - A doua şansă” Duţă Camelia

+ Diseminare pe yahoogroup şi în reţeaua internă Filip Pavel

Elaborarea Planului managerial (anual şi pe semestrul al II-lea) Moldovan Ana

Bilţ Valeria

IŞ

IŞ

Mărieş Iuliana

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin FP şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului? + PO-DDMI-18 - "Monitorizarea Consorţiilor şcolare şi a Asocierilor

Temporare între şcoli"

Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

+ Comunicarea acestor documente către angajaţi+ Elaborare procedură privind modul de întocmire ROF, FP

+ PG-DA-xx - "Elaborarea şi actualizarea periodică a regulamentelor interne"

Evaluare periodică a flexibilităţii şi conformităţii structurii organizatorice cu eventuale normative existente (sau cu elemente de comparare corespunzătoare)

+ Analize periodice ale modului de organizare şi funcţionare / propuneri de flexibilizare a activităţii (utilizarea unor instrumente gen: rapoarte săptămânale, tablou de bord, pontaje, PV-minute şedinţe de lucru etc. ca şi bază a analizelor derulate)

+ PO-DDMI-44 - "Revizuirea structurii şi funcţionării departamentelor / compartimentelor"

S7 - Obiective (responsabil ULICI Carmen)

ISJ trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile ISJ, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

Stabilirea obiectivelor generale şi operaţionale ale ISJ, cu respectarea principiului SMART (excepţie pentru activităţile / procesele care au rol direct în creşterea calităţii activităţii şi indirect în ceea ce priveşte indicatorii cantitativi)

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?

Elaborarea Planului Strategic instituţional şi comunicarea către angajaţi

+ Obiectivele ISJ (reies din Planul managerial şi din Planul de Strategie instituţională)

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe SMART? (S - precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare)

Îndeplinirea cerinţelor SMART de către obiectivele Planului managerial al ISJ

+ Document de analiză a faptului că obiectivele Planului managerial al ISJ sunt SMART

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

Corelarea obiectivelor strategice, cu obiectivele specifice şi activităţile stabilite prin ROF, respectiv FP

+ Documente de organizare / planificare corelate: obiectivele strategice ale ISJ, corelate cu obiectivele specifice ale compartimentului şi obiectivele individuale ale salariatului (anexă la FP)

Descompunerea obiectivelor specifice ale compartimentelor în activităţi individuale, repartizate salariaţilor

+ Fiecare angajat IŞ îşi va elabora propriul Plan managerial, care derivă din Planul managerial al ISJ şi din atribuţiile / sarcinile de serviciu ce-i revin prin FP

+ PO-DC-01 - "Planificarea şi proiectarea activităţii de inspecţie şcolară"

S8 - Planificarea (responsabil MĂRIEŞ Iuliana)

Pagina 8


Filip Pavel

Pop Georgeta

+ PO-DDMI-14 - "Organizarea activităţii metodiştilor" Vele Liviu

+ Proiectul de buget şi bugetul aprobat (inclusiv modificările acestuia) Toth Rozalia

+ PO-DA-17 - "Elaborarea şi fundamentarea bugetului" Toth Rozalia

+ PO-DA-22 - "Execuţia bugetului de venituri şi cheltuieli" Toth Rozalia

+ PO-DA-20 - "Întocmirea şi actualizarea registrului de riscuri" Toth Rozalia

+ Actualizările şi modificările la Planul de Strategie instituţională Filip Pavel

+ Actualizările şi modificările la bugetul aprobat Toth Rozalia

Moldovan Ana

Ardelean Delia

Duruş Ligia

Moldovan Ana

Fornvald Natalia

+ PO-DDMI-22 - "Repartizarea candidaţilor în şedinţele publice" Cucuiat Ciprian

Bănică Amelia

ISJ întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.

Identificarea activităţilor necesare pentru atingerea obiectivelor, stablirea resurselor necesare (existenţa corelaţiei obiective - activităţi necesare - resurse alocate)

+ Planul de Strategie instituţională (inclusiv resursele necesare implementării)

+ PO-DC-14 - "Planificarea activităţii săptămânale a inspectorilor şcolari"

Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

Gestionarea posibilelor diferenţe rezultate din analiză, prin identificarea modului de suplimentare a resurselor sau utilizare a excedentului de resurse

S9 - Coordonarea (responsabil DURUŞ Ligia)

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale ISJ trebuiesc coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora.

Stabilirea unei structurii coordonatoare privind elaborarea, monitorizarea implementării şi actualizarea planurilor strategice / anuale

+ Structura de coordonare - coordonatorii / şefii de departamente / compartimente+ Decizia IŞG privind nominalizarea coordonatorilor şi a şefilor de departamente / compartimente+ PV / minute ale şedinţelor

Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Stabilirea unei metodologii / proceduri de organizare şi funcţionare a acestei structuri, modul de luare a deciziilor, limitele de competenţă, domeniile de acţiune

+ Metodologie de organizare şi funcţionare a structurii de coordonare privind elaborarea, monitorizarea implementării şi actualizarea planurilor strategice / anuale

+ PV / minutele întocmite în cadrul şedinţelor de lucru din zilele de luni+ Identificarea activităţilor / acţiunilor care necesită coordonare+ Verificarea existenţei cazurilor de acţiuni neconcordante în mod adecvat

În compartiment se realizează consultarea prealabilă în vederea, coordonării activităţilor?

Derularea unor reuniuni periodice la nivel de management (superior şi operaţional) pentru coordonarea activităţilor principale şi luarea deciziilor

+ Instrumente implementate la nivel de management superior şi operaţional privind sistemul de luare a deciziilor, coordonare a activităţilor (documente specifice fiecărui departament / compartiment)

Şefii de departament / compartiment

Implementarea unor instrumente privind asigurarea coordonării activităţilor la nivelul unui departament / compartiment

+ Repartiizarea IŞ pe zone / pe coordonarea şi evaluarea managementului / pe cercuri pedagogice

+ PO-DC-12 - "Verificarea şi avizarea programelor propuse de cadrele didactice pentru disciplinele opţionale"

+ PO-DDMI-26 - "Orientarea şi consilierea activităţilor extraşcolare nonformale"

Pagina 9


+ PO-DDMI-33 - "Elaborare document de mobilitate Europass" Duruş Ligia

Duruş Ligia

+ Existenţa acestora în Planul Strategic al ISJ - Componenta SCIM Coroiu Mircea

IŞ

IŞ

+ Documente privind îndeplinirea obiectivelor (ex. rapoarte scrise)

Meşter Adriana

+ Fişele de evaluare (FE) ale angajaţilor

IŞ

+ PO-DC-03 - "Valorificarea activităţii de inspecţie şcolară" Ulici Carmen

+ PO-DC-09 - "Organizarea şi coordonarea CJTCP" Maiorescu Gheorghe

+ PO-DDMI-31 - "Monitorizarea proiectelor" Duruş Ligia

Duruş Ligia

Bănică Amelia

+ PO-DA-02 - "Organizarea şi conducerea contabilităţii" Toth Rozalia

+ PG-DDMI-46 - "Managementul riscului" Bogdan Camelia

Nominalizarea unei comisii de management al riscului + Decizia IŞG privind numirea C-MR Moldovan Ana

Întocmirea unor documente pe componenta managementul riscului + Documentaţia aferentă PG specifice Bogdan Camelia

Elaborarea registrurilor riscurilor în forma letrică + Completarea la zi a registrului riscurilor DDMI Coroiu Mircea

+ Completarea la zi a registrului riscurilor DC Mărieş Iuliana

În compartiment se realizează consultarea prealabilă în vederea, coordonării activităţilor?

Implementarea unor instrumente privind asigurarea coordonării activităţilor la nivelul unui departament / compartiment

+ PO-DDMI-35 - "Avizarea mobilităţilor cadrelor didactice şi ale elevilor în cadrul proiectelor şi parteneriatelor educaţionale"

S10 - Monitorizarea performanţelor (responsabil CUCUIAT Ciprian)

ISJ asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.

Stabilirea unui set de indicatori cantitativi / calitativi pentru fiecare obiectiv, asociaţi atingerii rezultatelor prestabilite

+ Existenţa acestora în Planurile manageriale ale instituţiei / departamentului / IŞ

+ IŞ şi-au realizat un plan managerial având ca temei Planul managerial al ISJ / departamentului

Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Stabilirea unui sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor (obiective, ţinte / rezultate, indicatori de performanţă, descrierea lor, formulă de calcul, de unde se culeg datele, cine, când şi cum prelucrează şi raportează datele)


+ PO-DDMI-53 - "Monitorizarea şi raportarea performanţelor angajaţilor ISJ" (sistem de monitorizare / raportări periodice privind stadiul îndeplinirii obiectivelor asumate şi raportarea indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice)


Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite?

Analizarea de către conducerea ISJ a stadiului îndeplinirii obiectivelor şi dispunerea de măsuri ce se impun în cazul abaterii de la rezultatele stabilite (reevaluarea indicatorilor, ajustarea obiectivelor asociate - în funcţie de concluziile procesului de monitorizare etc.)

+ Documente (planuri etc.) manageriale cu indicatori revizuiţi+ Documente (rapoarte etc.) privind îndeplinirea obiectivelor+ PV / minute ale şedinţelor de lucru+ Diplome acordate

+ PO-DDMI-32 - "Valorizarea experienţelor de bune practici în derularea proiectelor"

+ PO-DDMI-36 - "Semnarea diplomelor acordate elevilor / angajaţilor din învăţământ"

S11 - Managementul riscului (responsabil ULICI Carmen)

ISJ analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

+ Stabilirea unei proceduri de sistem privind managementul riscurilor+ Stabilirea apetitului pentru risc de către managementul superior - nivelul de risc acceptat (stabilit prin procedura de sistem)

Pagina 10

Cerinţe Standard Acţiuni minim necesare Rezultate aşteptate ResponsabilElaborarea registrurilor riscurilor în forma letrică

+ Completarea la zi a registrului riscurilor DA Toth Rozalia

+ Completarea la zi a registrului riscurilor CAI Herman Călin

+ Documentele C-MR referitoare la managementul riscurilor Bogdan Camelia

Bogdan Camelia

Elaborarea unor planuri de acţiune + Planuri de acţiune pentru diminuarea riscurilor Membrii C-MR

+ Centralizator Planuri de acţiune pentru diminuarea riscurilor Bogdan Camelia

Monitorizarea riscurilor şi reevaluarea acestora + Actualizarea / revizuirea registrului riscurilor DDMI Coroiu Mircea

+ Actualizarea / revizuirea registrului riscurilor DC Mărieş Iuliana

+ Actualizarea / revizuirea registrului riscurilor DA Toth Rozalia

+ Actualizarea / revizuirea registrului riscurilor CAI Herman Călin

Reactualizarea Planurilor de acţiune + Planuri de acţiune pentru diminuarea riscurilor actualizate Membrii C-MR

Bogdan Camelia

C-SCIM

+ Centralizarea raportărilor într-un document care să fie înmânat IŞG Coroiu Mircea

+ Plan Strategic / lista obiective strategice / specifice actualizate Filip Pavel

Realizarea unor PO / PG specifice + PO-DDMI-16 - "Revizuirea deciziilor titularilor" Abraham Mihaiela

+ PO-DA-04 - "Inventarierea patrimoniului" Toth Rozalia

+ PO-DA-12 - "Angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata" Toth Rozalia

+ PO-DA-13 - "Casarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar" Toth Rozalia

+ PO-DA-14 - "Declaraţii lunare obligaţii buget" Toth Rozalia

+ PO-DA-16 - "Recepţionarea bunurilor şi lucrărilor executate" Toth Rozalia

Toth Rozalia

Toth Rozalia

Componenta Informarea şi Comunicarea

ISJ analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.

Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului?

+ Identificarea riscurilor generale şi a celor aferente activităţilor derulate la nivelul fiecărei structuri+ Reevaluarea riscurilor

Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului?

+ Evaluarea riscurilor+ Identificarea măsurilor / instrumentelor de control aplicabile

+ Documentele C-MR referitoare la evaluarea riscurilor (un membru + cel care a elaborat o procedură) şi comunicarea lor către cei care completează registrele

Este asigurată completarea / actualizarea registrului riscurilor?

+ Centralizator actualizat cuprinzând Planuri de acţiune pentru diminuarea riscurilor

S15 - Ipoteze, reevaluări (responsabil TOTH Rozalia)

Fixarea obiectivelor are în vedere ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor.

Analizarea evaluărilor periodice a modului de îndeplinire a obiectivelor şi a elementelor care au condus la definirea / stabilirea obiectivelor iniţiale (în corelaţie cu S10: în baza sistemului de monitorizare stabilit la S10, sunt raportate si evaluate obiectivele prin prin prisma indicatorilor asociaţi acestora)

+ Raportări şi evaluări în baza sistemului de monitorizare obiective şi indicatori, inclusiv riscuri materializate (în cadrul S10) [un reprezentant C-SCIM şi un alt angajat, care să verifice activitatea unui al treilea angajat]

+ Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze / premise, acceptate prin consens?+ Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor / premiselor care au stat la baza fixării acestora?

Ajustarea / actualizarea corespunzătoare a obiectivelor, în baza concluziilor desprinse din analiza raportărilor

+ PO-DA-19 - "Înregistrarea în contabilitate a imobilizărilor corporale şi necorporale"

+ PO-DA-21 - "Angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor"

S12 - Informarea (responsabil VELE Liviu)

Pagina 11


+ Lista centralizată informaţii / documente gestionate la nivelul ISJ Vele Liviu

+ Gestionarea yahoogrupului isjmm, a reţelei interne şi a site-ului ISJ Dancu Liliana

Oţel Alin

Şefii de compartimente

+ Lista PO / PG la nivelul DDMI / DC / DA / CAI

Oţel Alin

Elaborarea de proceduri specifice + PO-DC-15 - "Integrarea şcolară a copiilor cu CES" Hitter Anamaria

+ PO-DA-xx - "Gestionarea SIIIR" (derivată din BDNE) Dancu Liliana

Moldovan Ana

+ PO-DDMI-06 - "Relaţia cu presa, imaginea instituţiei" Meşter Adriana

Abraham Mihaiela

Duruş Ligia

+ PO-DA-11 - "Circuitul documentelor" Toth Rozalia

Bogdan Camelia

Oţel Alin

ISJ stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile.

Inventarierea informaţiilor / documentelor gestionate la nivelul ISJ (tipologie, frecvenţă, drepturi şi reguli de acces, destinatari, sursa şi intermediarii etc.)

+ Informarea tuturor angajaţilor cu privire la ultimele noutăţi legislative în şedinţele de lucru din zilele de luni se va face prin intermediului yahoogroup-ului isjmm

Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să-şi poată îndeplini sarcinile de serviciu?

Stabilirea unei liste cu informaţii / documente centralizate la nivelul ISJ şi a unei liste specifice la nivelul fiecărui compartiment

+ Liste informaţii / documente gestionate la nivelul fiecărui compartiment (toţi şefii de compartimente le vor preda la Coroiu Mircea)

Şefii departamentelor / compartimentelor

+ PG-DA-xx - "Gestionarea informaţiilor şi a documentelor la nivelul ISJ" (exemplu de pas: fiecare nou angajat va fi informat de o persoană delegată de către IŞG)

+ Numirea Responsabililor / Comisia de Relaţii Publice, numită prin Decizia IŞG [Legea nr. 544 / 12.10.2011]

+ PO-DDMI-20 - "Mobilitatea personalului didactic (întregiri de normă, completări de catedră, restrângeri de activitate, pretransfer, titularizarea 253, prelungirea durată contract, detaşări la cerere, detaşări în interesul învăţământului)"

+ PO-DDMI-30 - "Informarea unităţilor de învăţământ pe programele comunitare"

Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat?

Stabilirea unor reguli de accesare / primire / prelucrare şi transmitere a informaţiilor / documentelor - eventual procedura de sistem. Aceste reguli trebuie stabilite iniţial la nivel central / general valabile pentru ISJ (pentru a nu exista diferenţe de interpretare de la un compartiment la altul). Necesitatea stabilirii unei proceduri de sistem este determinată de numărul şi complexitatea documentelor gestionate la nivelul ISJ

+ Includerea în ROI a regulilor de utilizare / prelucrare / acces / transm. informaţii, stabilite la nivel de conducere valabile pentru toate compartimentele (ex: aplicaţie inf. centralizată / BD cu documentele intrate / produse şi circulaţia acestora)

+ Anumite aspecte privind modalitatea de comunicare sunt stabilite prin Codul de Etică al ISJ (a se vedea şi adresa ISJ nr. 4787 / 08.07.2014)

S13 - Comunicarea (responsabil CUCUIAT Ciprian)

Pagina 12


Moldovan Ana

+ Toate PO / PG

+ PO-DC-13 - "Înscrierea copiilor în clasa pregătitoare şi clasa I" Fornvald Natalia

+ PO-DDMI-45 - "Accesul la informaţii de interes public" Bogdan Camelia

+ Decizia IŞG privind gestionarea şi actualizarea site-ului ISJ Coroiu Mircea

Bogdan Camelia

Coroiu Mircea

+ PV / minutele întocmite în cadrul şedinţelor de lucru din zilele de luni Duruş Ligia

Elaborarea unei proceduri specifice + PO-DC-xx - "Comunicarea în / din ISJ" (idem S12) Mărieş Iuliana

+ Sistem de corespondenţă elaborat şi implementat Tîrle Doina

+ Registrul riscurilor DDMI Coroiu Mircea

+ Registrul riscurilor DC Mărieş Iuliana

+ Registrul riscurilor DA Toth Rozalia

+ Registrul riscurilor CAI Herman Călin

Herman Călin

Herman Călin

Tîrle Doina

+ PO-DA-xx - "Deţinerea şi folosirea sigiliilor" Tîrle Doina

Comunicarea şi aplicarea procedurilor

ISJ trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel incât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.

Inventarierea fluxurilor informaţionale / documentare inter şi extra instituţionale (pornind de la nivel de compartiment şi până la nivel centralizat / instituţional). Se porneşte de la lista de documente / informaţii identificate la S12)

+ Sistem dezvoltat de comunicare internă şi externă (reţea internă, yahoogroup, email, reţea telefonică, forumul directorilor, site-ul ISJ etc.)

Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori?

Stabilirea timpilor alocaţi pentru primirea / prelucrarea şi transmiterea informaţiilor / documentelor. Se va avea în vedere corelarea cu anumite cerinţe specifice, stabilite anterior prin acte normative / administrative sau pe baza istoricului (pentru acţiuni curente sau periodice)

Responsabilii de PO / PG

Stabilirea responsabililor de primire / transmitere informaţii / documente, în funcţie de tipologia acestora

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

Stabilirea căilor / mijloacelor corespunzătoare pentru transmiterea fiecărui tip de informaţie (ex: email cu sau fără semnatură electronică, adrese, comunicate de presă etc.)

+ Includerea în ROI a regulilor privind comunicarea inter- şi intra- instituţională

+ ROF comunicat angajaţilor prin intermediul yahoogrup şi a reţelei interne

S14 - Corespondenţa (responsabil TOMA Simona)

ISJ organizează primirea / expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi, cu abilitare în domeniu.

Extragerea documentelor / informaţiilor din lista de informaţii / documente identificate în standardele anterioare (S12 şi S13)

Sunt aplicate proceduri pentru primirea / expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?

Clasificarea tipurilor de corespondenţă, după criterii generale stabilite la nivel central (de o Comisie sau de o structură desemnată special)

+ Decizia IŞG privind numirea comisiei de primire / expediere, înregistrare şi arhivare corespondenţă

Elaborarea şi implementarea unei proceduri privind înregistarea, primirea, circulaţia şi arhivarea corespondenţei sau includerea regulilor generale / specifice (pentru corespondenţa cu statut special)

+ PO-DA-xx - "Înregistrarea, primirea, păstrarea, expedierea, circulaţia şi arhivarea corespondenţei"

+ PO-DA-xx - "Organizarea registrelor curente (intrări-ieşiri, decizii, ordine de deplasare etc.)"

+ Listele persoanelor cărora li se difuzează procedurile (componenta 3 din PO / PG, comunitate prin yahoogrup, reţeaua internă şi parţial pe site-ul instituţiei)


Pagina 13


Comunicarea şi aplicarea procedurilor

C-SCIM

+ Auditarea implementării PO / PG Herman Călin

+ Cazuri de încălcare a prevederilor PO / PG Herman Călin

Moldovan Ana

Oţel Alin

Oţel Alin

Oţel Alin

Comunicarea PG personalului

Bănică Amelia

Dispunerea cercetărilor adecvate pentru neregularităţi semnalate

Aplicarea măsurilor corective stabilite + Actele de cercetare a neregularităţilor semnalate Comisia de disciplină

+ Stadiul aplicării măsurilor stabilite CA

Componenta Activităţi de control

Elaborare procedură de elaborare a procedurilor

+ PG-DDMI-49 - "Elaborarea procedurilor" Coroiu Mircea

Sunt aplicate proceduri pentru primirea / expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?

+ Documente de verificare privind aplicarea PO / PG: plan de control, rezultate control, rapoarte etc.

Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?

Dezvoltarea şi implementarea unei aplicaţii informatice suport pentru înregistrarea şi monitorizarea corespondenţei la nivel de compartiment şi la nivel de ISJ

+ Achiziţionarea unei aplicaţii informatice suport pentru înregistrarea şi monitorizarea corespondenţei

+ Arhiva comunicărilor pe yahoogrup pe componenta informării regulamentelor

S16 - Semnalarea neregularităţilor (responsabil VELE Liviu)

Salariaţii au posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.

Elaborarea unei proceduri privind semnalarea şi tratamentul neregulilor (definirea tipurilor de nereguli şi a modului de tratare a acestora. Se poate porni de la cazurile specifice, identificate la nivelul fiecărui compartiment şi ulterior generalizate / centralizate la nivel de ISJ). (Acţiunea poate fi implementată fie în cadrul S1, fie a S16, conţinutul şi scopul acestui document fiind similar)

+ PG-DA-xx - "Semnalarea şi tratarea neregularităţilor / abaterilor / cauzelor de fraudă"

A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi?

Monitorizarea cazurilor de nereguli de către management şi implementarea măsurilor de control aferente

+ Documentele interne se aduc la cunoştinţa angajaţilor prin intermediul yahoogrupului isjmm şi a reţelei interne, sporadic prin intermediul site-ului isjmm.ro

+ Listele persoanelor cărora li se difuzează procedurile (componenta 3 din PO / PG, comunicate prin yahoogrup, reţeaua internă, site-ul instituţiei)


+ PO-DDMI-25 - "Monitorizarea situaţiei privind menţinerea siguranţei elevilor în şcoli şi prevenirea actelor de violenţă"

În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile ce se impun?

+ Actele de sesizare a neregularităţilor (inclusiv rapoarte de audit sau acte de control)


S17 - Proceduri (responsabil DURUŞ Ligia)

Pentru activităţile din cadrul ISJ şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi.

+ Proceduri operaţionale şi generale / de sistem elaborate / aprobate / diseminate, înregistrate


Pentru activităţile proprii au fost elaborate / actualizate proceduri operaţionale / generale?

Identificarea la nivelul fiecărui compartiment a activităţilor procedurabile (se poate porni de la diagrama de procese derulate la nivelul unui compartiment)

Pagina 14


+ ROF Coroiu Mircea

+ ROI Bogdan Camelia

Derulare proces de elaborare proceduri Coroiu Mircea

Implementarea şi revizuirea procedurilor

+ Planul de control şi rapoartele / situaţiile SCIM C-SCIM

Persoana / structura

Identificare procese la nivelul ISJ şi a compartimentelor implicate Moldovan Ana

+ PO-DA-07 - "Întocmirea şi utilizarea formularelor cu regim special" Toth Rozalia

+ PO-DA-18 - "Stabilirea şi virarea obligaţiilor către bugetul de stat" Toth Rozalia


+ Plan de control audit intern Herman Călin

+ ROF Coroiu Mircea

+ ROI Bogdan Camelia

+ FP semnate de către fiecare angajat, cu delimitarea clară a atribuţiilor

Pentru activităţile proprii au fost elaborate / actualizate proceduri operaţionale / generale?

Stablire calendar de elaborare şi aprobare proceduri operaţionale şi de sistem

+ Fiecare responsabil va lua la cunoştinţă de elaborarea unei proceduri prin intermediul prezentului document ce va fi postat pe yahoogrup, pe reţeaua internă şi pe site-ul instituţiei / Management / SCIM

Publicarea procedurilor pe site-ul ISJ sau comunicarea sub un format acceptat pentru luare la cunoştinţă şi utiizare

+ Publicarea tuturor procedurilor elaborate pe reţeaua internă, parţial pe site (în funcţie de componenta 3 a fiecărei proceduri)


Procedurile operaţionale / generale comunicate salariaţilor sunt aplicabile?

Identificarea la nivelul ISJ a proceselor / activităţilor procedurabile, cu caracter general, a structurilor implicate şi a responsabililor de proces / elaborare proceduri (se poate pleca de la diagrama de procese derulate la nivelul ISJ, pentru identificarea şi departajarea procedurilor operaţionale de proceduri de sistem)

+ Lista PO / PG la nivelul DDMI / DC / DA / CAI (lista activităţilor procedurabile)

Şefii departamentelor / compartimentelor

+ Listele persoanelor cărora li se difuzează procedurile (componenta 3 din PO / PG, postate pe yahoogrup şi pe reţeaua internă)


+ Cazuri de încălcare a prevederilor PO / PG, semnalate de către Curtea de Conturi, Auditul Intern, C-SCIM, alte structuri, persoane

S18 - Separarea atribuţiilor (responsabil MĂRIEŞ Iuliana)

Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate.

+ Decizia IŞG privind nominalizarea coordonatorilor şi a şefilor de departamente / compartimente

Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?

Identificare activităţi derivate din procese la nivelul fiecărui compartiment şi clasificarea acestora în funcţie de tipologie şi necesitatea de separare (se respectă principiul ca iniţierea, verificarea şi aprobarea operaţiunilor se realizează de persoane diferite)

+ Incompatibilităţi identificate şi corectate / stabilite (nesemnalate până la data prezentei)

Identificare eventuale incompatibilităţi şi stabilirea unor măsuri de remediere

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?

Stabilirea unor reguli generale / specifice pentru alocarea şi derularea activităţilor (în funcţie de rezultatele analizei derulate anterior) şi implementarea acestora prin intermediul procedurilor de sistem sau operaţionale (ex: stabilirea responsabilităţilor în rubrica aferentă din cadrul procedurilor, cu respectarea principiului de mai sus) (Pentru a putea avea o separare corepunzătoare a activităţilor incompatibile este necesară, în prima fază, inventarierea proceselor / activităţilor şi ulterior stabilirea regulilor de separare şi moniorizarea aplicării acestora. Eventualele abateri pot fi raportate, conform procedurii de semnalare a neregulilor, menţionate la S1 şi S16).

+ Reguli de separare a atribuţiilor implementate prin intermediul procedurilor de sistem / operaţionale



Pagina 15



+ PO-DDMI-01 - "Îndrumarea şi coordonarea managementului şcolar" Bogdan Camelia

Duruş Ligia

Cucuiat Ciprian

Filip Pavel

Cucuiat Ciprian

+ PO-DDMI-27 - "Monitorizarea Consiliului judeţean al elevilor" Bănică Amelia

Bănică Amelia

Bănică Amelia

Bănică Amelia

+ PO-DA-03 - "Întocmirea registrelor contabile" Toth Rozalia

+ PO-DA-23 - "Întocmirea Registrului Cartea Mare" Toth Rozalia

Toth Rozalia

+ PO-DA-xx - "Monitorizarea aplicării HG 1274 / 2011" Toth Rozalia

+ Registrul riscurilor DDMI Coroiu Mircea

+ Registrul riscurilor DC Mărieş Iuliana

+ Registrul riscurilor DA Toth Rozalia

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor?

Stabilirea unor reguli generale / specifice pentru alocarea şi derularea activităţilor (în funcţie de rezultatele analizei derulate anterior) şi implementarea acestora prin intermediul procedurilor de sistem sau operaţionale (ex: stabilirea responsabilităţilor în rubrica aferentă din cadrul procedurilor, cu respectarea principiului de mai sus) (Pentru a putea avea o separare corepunzătoare a activităţilor incompatibile este necesară, în prima fază, inventarierea proceselor / activităţilor şi ulterior stabilirea regulilor de separare şi moniorizarea aplicării acestora. Eventualele abateri pot fi raportate, conform procedurii de semnalare a neregulilor, menţionate la S1 şi S16).

+ Cazuri de încălcare a prevederilor PO / PG, semnalate de către Curtea de Conturi, Auditul Intern, C-SCIM, alte structuri, persoane

+ Componenta 9 din fiecare PO / PG: responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii


S19 - Supravegherea (responsabil COROIU Mircea)

ISJ asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora.

Stabilirea unor instrumente pentru monitorizarea activităţii la nivel central şi la nivel de compartimente (ex: raportări periodice) şi a modului de implementare a acestora


Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?

+ Proceduri operaţionale şi generale / de sistem elaborate / aprobate / diseminate, înregistrate


Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

Analizarea periodică a raportărilor la nivel de manager şi management superior

+ Componenta 9 din fiecare PO / PG: responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii


+ PO-DC-04 - "Evaluarea activităţii personalului didactic în urma inspecţiilor şcolare şi a obiectivelor stabilite la nivelul ISJ Maramureş"

+ PO-DC-05 - "Evaluarea activităţii instituţiilor de educaţie în urma inspecţiilor şcolare şi a obiectivelor stabilite la nivelul ISJ"

+ PO-DDMI-17 - "Gestionarea cadrelor didactice care se vor pensiona de la 01.09 anul următor şcolar"

+ PO-DDMI-28 - "Avizarea excursiilor organizare de către unităţile de învăţământ"

+ PO-DDMI-29 - "Avizarea proiectelor judeţene elaborate de către unităţile şcolare"

+ PO-DDMI-47 - "Monitorizarea Programului Şcoala altfel: Să ştii mai multe, să fii mai bun!"

+ PO-DA-xx - "Plăţi asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fonduri comunitare"

S20 - Gestionarea abaterilor (responsabil TOTH Rozalia)

ISJ se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

Identificare la nivelul fiecărui compartiment a cazurilor de abateri de la proceduri / buna practică înregistrate şi a modului de abordare a acestora (situaţie care se reflectă în registrul riscurilor, ca riscuri identificate şi / sau în raportările periodice / anuale de activitate)

Pagina 16


+ Registrul riscurilor CAI Herman Călin

+ Rapoarte de activitate ale fiecărui angajat la final de semestru

+ PG-DA-xx - "Gestionarea abaterilor" Buda Simona

+ PO-DDMI-39 - "Monitorizarea absenteismului şcolar" Duţă Camelia

+ PO-DDMI-40 - "Monitorizarea abandonului şcolar" Duţă Camelia

+ PO-DA-xx - "Urmărirea şi recuperarea debitelor" Toth Rozalia

Identificare cazuri abateri prin intermediul misiunilor de audit intern + Rapoarte ale auditului intern Herman Călin

+ Raport de semnalare a abaterii

C-SCIM

Toma Simona

Stabilire măsuri de control aplicabile în astfel de situaţii

+ Planul de asigurare a continuităţii activităţilor, pe cazuri de aplicare Mărieş Iuliana

Revizuirea şi testarea periodică a funcţionării acestora Ulici Carmen

Coroiu Mircea

Duruş Ligia

+ PO-DA-05 - "Activitatea de casierie" Toth Rozalia

+ PO-DDMI-15 - "Delegarea responsabilităţilor" Coroiu Mircea

+ Instrumentele de lucru ale C-MR C-MR

+ PO-DA-xx - "Alocarea creditelor bugetare" Toth Rozalia

ISJ se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.

Identificare la nivelul fiecărui compartiment a cazurilor de abateri de la proceduri / buna practică înregistrate şi a modului de abordare a acestora (situaţie care se reflectă în registrul riscurilor, ca riscuri identificate şi / sau în raportările periodice / anuale de activitate)


În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

Raportarea acestora către managementul superior şi stabilirea unor reguli generale de încadrare şi tratare a acestora

+ Documente privind raportarea abaterilor de la PO / PG, în momentul constatării unor inadvertenţe


Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?


Identificarea şi raportarea către managementul superior a cazurilor de abateri sistemice, în vederea adoptării unor decizii corespunzătoare (prin intermediul şedinţelor C-SCIM)

+ Raportul de analiză a abaterii şi de luarea a unei / unor decizii corespunzătoare (PV de şedinţă)

S21 - Continuitatea activităţii (responsabil MĂRIEŞ Iuliana)

ISJ asigură măsurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico - financiar.

Identificare situaţii cu risc major asupra derulării activităţilor (la nivel de compartimente şi ulterior la nivel centralizat) (în special activităţile cu risc major în situaţii de întreruperi / discontinuitate)

+ Plan de gestionare a situaţiilor de criză / de discontinuitate activitate (vor fi identificate evenimentele / situaţiile posibile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi)

Aceste riscuri pot fi identificate inclusiv in standardul privind managementul riscurilor, dar măsurile de control pot fi stabilite într-un document separat, având în vedere faptul că, în general, aceste situaţii sunt ipotetice şi vor fi tratate ca fiind riscuri cu probabiliitatea de apariţie medie sau minoră.

Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi?

+ Riscuri şi măsuri de control identificate în cadrul Registrului Riscurilor la DDMI, DA, DC, CAI


Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

+ PO-DC-11 - "Organizarea şi monitorizarea desfăşurării consfătuirilor şi cercurilor pedagogice ale cadrelor didactice"

+ PO-DDMI-03 - "Organizarea şi monitorizarea desfăşurării consfătuirilor, cercurilor pedagogice şi a şedinţelor cu directorii"

+ PO-DDMI-34 - "Monitorizarea activităţii Cluburilor europene în unităţile de învăţământ"

Pagina 17


Revizuirea şi testarea periodică a funcţionării acestora

Toth Rozalia

Duruş Ligia

+ Ordinul de deplasare din ROF Coroiu Mircea

Monitorizarea stadiului îndeplinirii obiectivelor + Analiza stadiului îndeplinirii obiectivelor Duruş Ligia

+ Stadiul aplicării măsurilor stabilite CA

+ Rapoarte ale auditului intern Herman Călin

+ PO-DC-16 - "Centralizarea inspecţiilor şcolare" Mărieş Iuliana

+ PO-DDMI-08 - "Monitorizarea perfecţionării prin grade didactice" Vele Liviu

+ PO-DDMI-48 - "Sistemul de control intern / managerial" Coroiu Mircea

Moldovan Ana

Moldovan Ana

+ Listă personal cu atribuţii în gestionarea resurselor Toth Rozalia

+ Comisia de sănătate şi securitate în muncă, numită prin Decizia IŞG Kramarik Elisabeta

Kramarik Elisabeta

Sebok Francisc

Sebok Francisc

+ Decizia IŞG privind gestionarea şi actualizarea site-ului ISJ Coroiu Mircea

Stabilire listă persoane autorizate pentru gestionarea acestora + Reguli drept de acces şi gestionare resurse Buda Simona

Stabilire reguli drepturi de acces / gestionare + Stabilirea normelor de consum / dotare Toth Rozalia

+ Stabilirea nivelului de acces la resurse Buda Simona

+ Rapoarte ale auditului intern Herman Călin

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

+ PO-DA-xx - "Decontarea cheltuielilor pentru elevii care nu pot fi şcolarizaţi în localitatea de domiciliu"

S22 - Strategii de control (responsabil ULICI Carmen)

ISJ elaborează politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii.

Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, 15. Activităţile prevăzute la aceste standarde acoperă măsurile necesare pentru implementarea acestui standard. Prin urmare, derularea acelor activităţi conduce la implementarea acestui standard.


Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice?

Elaborarea planului / strategiei de control pentru atingerea obiectivelor

Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice?

S23 - Accesul la resurse (responsabil TOMA Simona)

Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale ISJ şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse.

Identificare structuri care gestionează resursele materiale, financiare, informaţionale ale ISJ

+ Numirea unei comisii de gestiune a resurselor materiale, financiare şi informaţionale ale ISJ, prin decizia IŞG

+ Numirea unei comisii de gestionare şi actualizare a informaţiilor pe site-ul ISJ, prin decizia IŞG

+ Numirea lucrătorului desemnat, prin Decizia IŞG [art. 8 alin. (1) din Legea nr. 319 / 2006]

+ Comisia responsabililor cu implementarea colectării selective a deşeurilor, numită prin Decizia IŞG [art. 22 alin. (3) din Legea nr. 211 / 15.11.2011]

+ Comisia de Prevenire şi Stingere a Incendiilor, numită prin Decizia IŞG [Legea nr. 307 / 21.07.2006]

Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?

+ Fişele posturilor care să cuprindă elemente de acces la resurse / dotare


Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor curpinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

Realizarea de verificări periodice privind gestionarea acestor resurse (de o structură independentă)

Pagina 18


+ Verificări ale conducerii IŞG, IŞGA

Monitorizarea accesului angajaţilor la resurse + PO-DDMI-19 - "Elaborarea şi aprobarea proiectului de încadrare" Abraham Mihaiela

+ Rapoartele C-SCIM (doi angajaţi verifică un al treilea) C-SCIM

+ PO-DDMI-48 - "Sistemul de control intern / managerial" Coroiu Mircea

+ PG-DA-xx - "Accesul la echipamente" Dancu Liliana

+ PG-DA-xx - "Securitatea şi protecţia în muncă" Kramarik Elisabeta

+ PG-DA-xx - "Colectarea deşeurilor" Sebok Francisc

+ PG-DA-xx - "PSI" Sebok Francisc

Componenta Auditare şi Evaluare

+ Numirea C-SCIM, prin decizia IŞG Moldovan Ana

Moldovan Ana

+ Fişele postului actualizate

Realizarea autoevaluării anuale Fiecare şef de D / C

+ Centralizarea tuturor chestionarelor Coroiu Mircea

+ Documentele transmise MECS pe componenta SCIM Coroiu Mircea

Pertinenţa autoevaluării + Rapoarte ale auditului intern Herman Călin

Constituire funcţie audit intern (cf. legislaţiei aplicabile) Herman Călin

+ Normele CAI (statul de plată) Toth Rozalia

C-SCIM

Executarea misiunilor de consiliere a C-SCIM + PO-CAI-01 - "Derularea unei misiuni de audit" Herman Călin

+ PO-CAI-02 - "Derularea unei misiuni de consiliere" Herman Călin

+ PO-CAI-xx - "Derularea unei misiuni de audit ad-hoc" Herman Călin

+ Planul de audit intern Herman Călin

Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor curpinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

Realizarea de verificări periodice privind gestionarea acestor resurse (de o structură independentă)

S24 - Verificarea si evaluarea controlului (responsabil TOTH Rozalia)

ISJ instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.

Stabilire sistem de autoevaluare a implementării SCIM (procedură, documente de monitorizare şi evaluare, criterii de evaluare a stadiului implementării standardelor de control intern, termene de raportare, responsabili pentru raportare la nivel de compartiment şi la nivel central)

+ Numirea coordonatorilor şi şefilor de departamente / compartimente din ISJ, prin decizia IŞG


Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern / managerial existent la acest nivel?

+ Chestionarul de autoevaluare, completat de către fiecare şef de compartiment

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern / managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării?

S25 - Audit intern (responsabil HERMAN Călin)

ISJ înfiinţează sau are acces la o structură de audit, care are în componenţa sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

+ Funcţie de audit intern operaţională în scopul evaluării sistemului de control intern / managerial

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?

Utilizarea funcţiei de audit intern în consilierea managementului pentru implementarea / evaluarea SCIM + PV ale C-SCIM în care să fie stipulată consilierea pe componenta

SCIM

Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern / managerial al compartimentului?

Derularea misiunilor de audit intern având ca obiectiv evaluarea SCIM implementat

Pagina 19


+ Rapoartele misiunilor de audit intern Herman Călin

Întocmit,

Vicepreşedinte C-SCIM,

Inspector Şcolar General Adjunct, Responsabilul C-SCIM,

prof. dr. Delia ARDELEAN Inspector şcolar pentru management instituţional,

prof. Mircea COROIU

Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern / managerial al compartimentului?

Derularea misiunilor de audit intern având ca obiectiv evaluarea SCIM implementat

Notă. Datele marcate cu roşu sunt nefinalizate la data prezentei.

2015-01-29-432-evaluare-scim

Documents

Transcript of 2015-01-29-432-evaluare-scim