2. Caiet de sarcini.pdf

1

SECŢIUNEA II CAIET DE SARCINI

pentru

ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE SERVICII DE CONSULTANŢĂ PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT

PROIECT ”ÎMBUNĂTĂŢIREA CALITĂŢII ŞI EFICIENŢEI

SERVICIILOR PUBLICE OFERITE CETĂŢENILOR JUDEŢULUI IAŞI, PRIN DEZVOLTAREA CAPACITĂŢII DE GESTIONARE A INFORMAŢIEI LA

NIVELUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI - JUDEŢUL IAŞI ŞI FACILITAREA COMUNICĂRII INTER – INSTITUŢIONALE PLUS (PREFECT, LOGIC,

UNITAR, SISTEMATIC)”/SMIS 37734

I. GENERALITĂŢI

1 CAIETUL DE SARCINI Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire pentru

atribuirea contractului de servicii de consultanţă pentru managementul de proiect şi reprezintă ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică corespunzătoare cu necesitatile autoritatii contractante.

Contractul de achiziţie publică se înscrie într-un proiect finanţat din fonduri comunitare din Fondul Social European prin Programul operational „Dezvoltarea capacitatii administrative”, Axa prioritară 2 – Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare, Domeniul Major de Intervenţie 2.2 – Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor, Operaţiunea – Folosirea mecanismelor electronice, de exemplu, portaluri internet şi baze de date.

Cerintele impuse prin caietul de sarcini sunt miniminale.

2. OBIECTIVUL GENERAL al proiectului este furnizarea de servicii publice de calitate şi eficientizarea activităţii din Instituţia Prefectului - Judeţul Iaşi, prin optimizarea fluxurilor infomaţionale inter şi intra- instituţionale şi îmbunătăţirea comunicării cu instituţiile publice la nivel judeţean.

3. SCOPUL PROIECTULUI este reprezentat de analiza fluxurilor informaţionale

inter şi intra – instituţionale, întărirea capacităţii de planificare strategică şi eficientizarea proceselor de lucru din cadrul Instituţiei Prefectului, reducerea duratei de livrare a serviciilor publice prin utilizarea unui portal internet dedicat şi a unor aplicaţii de raporatare managerială, facilitarea accesului cetăţenilor la informaţii de interes general şi specific, eficientizarea comunicării dintre Instituţia Prefectului şi instituţiile publice de la

2

nivelul judeţului Iaşi, precum şi creşterea nivelului de profesionalism al funcţionarilor publici şi al personalului contractual.

4. BENEFICIARII PROIECTULUI

Beneficiarii direcţi ai investiţiei sunt cele 66 de persoane, dintre care: 47 de angajaţi din cadrul Insituţiei Prefectului din judeţul Iaşi – funcţionari publici şi personal contractual, precum şi 19 angajaţi din cadrul instituţiilor publice de la nivelul judeţului Iaşi – funcţionari publci şi personal contractual de la nivelul a 19 instituţii publice selectate în proiect.

Beneficiarii indirecţi ai proiectului sunt cei aproximativ 17.700 angajaţi din instituţiile publice existente în judeţ, precum şi aproximativ 826.552 cetăţeni ai judeţului Iaşi.

Din cele prezentate mai sus a fost posibila acceptarea spre finantare a proiectului

„Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734

Astfel la data de 30.01.2012 a fost semnat de catre Instituţia Prefectului - Judeţul

Iaşi (în calitate de beneficiar) şi Ministerul Admistraţiei şi Internelor, Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative (Autoritate de Management) pentru Programul operational „Dezvoltarea capacitatii administrative”, aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 5748/21.11.2007), contractul de finanţare nr. 294 al cărui obiect îl reprezintă acordarea finanţării nerambursabile de către AM pentru implementarea proiectului intitulat “Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734.

Contractul de finanţare (cu anexele la acesta inclusive cererea de finanţare)

stabileşte cadrul şi regulile de implementare, verificare şi monitorizare a proiectului, precum şi obligaţiile respectiv responsabilităţile fiecărei părţi semnatare.

II. PREZENTAREA PROIECTULUI

1. DENUMIREA PROIECTULUI Proiectul „Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite

cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734 este finanţat de Fondul Social European şi Guvernul României prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative (PO DCA), în cadrul Axei prioritare 2 –

3

Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare, Domeniului Major de Intervenţie 2.2 – Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor, Operaţiunea – Folosirea mecanismelor electronice, de exemplu, portaluri internet şi baze de date, în baza contractului de finanţare din Fondul Social European în cadrul Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative Nr. 294/30.01.2012.

2. VALOAREA PROIECTULUI Valoare totală a proiectului, fără TVA, este de 3.330.408 lei Valoare eligibilă este de 3.330.408 lei

3. PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

Durata de implementare a proiectului este de 24 de luni, cu incepere de la data de 30.01.2012 data semnarii contractului de finanţare şi până la data de 29.01.2014.

4. ACTIVITĂŢILE PROIECTULUI

Nr. Crt Activitate Descrierea Activitatii Durata

A Activitati de management

de proiect

A1 Planificare si monitorizare Luna de implementare 1 -

Luna de implementare 24

A1.2

Detalierea planului de lucru

si a procedurii de actualizare

a planului de lucru


A1.3

Stabilirea calendarului de

desfasurare a intalnirilor de

lucru



A1.4 Definire proceduri de

monitorizare Luna de implementare 1

A1.5 Managementul riscurilor Luna de implementare 1 -


A1.6 Monitorizare derulare

proiect

Luna de implementare 1 -


A1.7 Intalniri operative

Organizare, coordonare, comunicare,

monitorizare. Stabilirea modului

eficient de comunicare in cadrul

echipei si a trasabilitatii

interactiunilor; Stabilirea modului de

comunicare cu AM si a regulilor de

arhivare a corespondentei; Stabilirea si

aplicarea procedurilor de

monitorizare, respectiv de incadrare in

graficul de activitati si de verificare a

calitatii rezultatelor obtinute conform

planului stabilit; Stabilirea modului de

analiza a derularii proiectului in scopul

prevenirii manifestarii riscurilor

identificate si pentru identificarea

altor posibile amenintari pentru buna

desfasurare a proiectului. Actualizarea

graficului activitatilor si alocarii de

sarcini si resurse, in functie de analiza

derularii proiectului si conform unei

proceduri care va fi definite in prima



4

etapa a proiectului; Analiza

saptamanala a indeplinirii sarcinilor

primite, efectandu-se corectiile

necesare; Verificarea saptamanala a

rezultatelor obtinute, a gradului de

indeplinire a obiectivelor, a incadrarii

in termenele stabilite; Monitorizarea

calendarului livrarilor si verificarea

calitatii serviciilor si produselor livrate

de furnizori; Suportul adecvat oferit

analistilor implicati in analiza si

proiectarea sistemului, precum si in

evaluarea calitatii solutiei realizate;

Evaluarea produselor si serviciilor,

certificandu-se incadrarea in

specificatiile prezentate in caietele de

sarcini, precum si verificarea calitatii si

cantitatii stabilite; Identificare riscuri,

impact si probabilitate de aparitie si

modalitati de raspuns in cazul in care

acestea se materializeaza; Intocmirea

minutelor; Informarea operativa

asupra stadiului de desfasurare a

activitatilor programate; Comunicarea

masurilor pentru derularea

activitatilor ulterioare

A2 Raportare Luna de implementare 3 -


A2.1

Realizarea rapoartelor

intermediare pentru

evaluarea interna a modului

de derulare a proiectului



A2.2

Transmitere raportari catre

Autoritatea de management

si pastrarea legaturii cu

aceasta



A2.3

Realizarea si transmiterea

rapoartelor intermediare si

finale catre AM



A2.4 Realizare addendumuri, acte

aditionale si alte documente

necesare in cazul efectuarii

unor modificari fata de

Elaborarea documentelor de raportare

si monitorizare

Asigurarea documentelor suport

pentru urmarirea modului de derulare

a proiectului

Gestiunea si arhivarea

corespunzatoare a documentelor


Luna de implamentare 24

5

planul initial

A2.5

Realizarea documentelor

necesare aprobarii din partea

AM a unor activitati specifice

proiectului



A3 Management financiar Luna de implementare 1 -


A3.1 Evidenta primara a

documentelor financiare



A3.2

Realizarea rapoartelor

financiare si a documentelor

de rambursare









A3.3 Urmarirea deconturilor cu

furnizorii



A3.4 Realizarea operatiunilor

bancare/ cu trezoreria



A3.5 Alte activitati financiar

contabile

Asigurarea managementului financiar,

a evidentei financiar- contabile a

operatiunilor specifice proiectului

Asigurarea legaturii cu AM in

problemele financiare

Gestionarea tranzactiilor fmanciare



B Activitati

suport/organizatorice



B1 Organizarea procedurilor de

achizitie si contractare



B1.1 Actualizarea planului de

achizitii



B1.2

Elaborarea documentelor

specifice in conformitate cu

legislatia in vigoare pentru

achizitiile prevazute in

proiect

Realizare si actualizare plan de

achizitii; Elaborarea documentelor

specifice;

Organizarea procesului de achizitie

publica; Semnarea contractelor. Luna de implementare 1 -


6

B1.3 Publicarea anunţurilor de

participare



B1.4 Organizarea comisiilor de

evaluare a ofertelor



B1.5 Înregistrarea şi evaluarea

ofertelor



B1.6 Comunicarea rezultatelor

procesului de evaluare



B1.7 Semnarea contractelor cu

ofertantii selectati



B2

Achizitia serviciilor si

echipamentelor necesare

implementarii proiectului



B2.1 Achizitii materiale

consumabile



B2.2

Achizitie servicii realizare

materiale promotionale si

informative



B2.3

Achizitie servicii Organizare

evenimente (conferinte de

presa)


B2.4

Achizitie servicii de

Consultanta management de

proiect



B2.5

Achizitie echipamente,

licente informatice si servicii

necesare implementarii

sistemului informatic



B2.6 Achizitie servicii audit

In cadrul acestei etape vor fi

achizitionate servciile si

echipamentele necesare desfasurarii

proiectului.



B3

Asigurarea infrastructurii

necesare implementării

proiectului



B3.1 Receptia licentelor software Luna de implementare 7

B3.1.1 Receptia licentelor de sistem

In cadrul acestei activitati furnizorii vor

livra licentele si infrastructura

hardware necesara implementarii

proiectului. De asemenea vor fi Luna de implementare 7

7

de operare pentru servere

B3.1.2 Receptia licentelor de baze

de date Luna de implementare 7

B3.1.3

Receptia licentelor de sistem

de operare pentru desktop-

uri


B3.1.4

Receptia licentelor de

antivirus servere,

calculatoare


B3.1.5 Receptia licentelor de

aplicatii - portal Luna de implementare 7

B3.1.6


aplicatii - management de

documente


B3.1.7


aplicatii - management de

rapoartare - Business

Inteligence


B3.2

Receptia echipamentelor

necesare realizarii

infrastructurii tehnice si de

securitate pentru

functionarea solutiei

informatice



B3.2.1 Receptie echipamente

hardware - servere aplicatii Luna de implementare 7

B3.2.2

Receptie echipamente

hardware - servere baze de

date


B3.2.3


hardware - servere test si

back-up



hardware - firewall Luna de implementare 7

B 3.2.5 Receptie echipamente

hardware - rack

instalate si configurate de catre

furnizor.



8


hardware - UPS Luna de implementare 6


hardware - Backup tape Luna de implementare 6


hardware - Desktop-uri Luna de implementare 6

B3.2.9


hardware - Laptop cu sistem

de operare inclus


B3.3 Instalarea echipamentelor Luna de implementare 7

B3.4 Configurarea echipamentelor Luna de implementare 7

C Activitati de promovare,

diseminare, exploatare



C1 Publicare anunt de presa

privind inceperea proiectului

Se vor publica anunturi de presa in

cotidiane nationale care se bucura de

audienta ridicata. Anunturile vor

cuprinde, pe langa notificarea oficiala

a inceperii proiectului, si sinteza

tuturor informatiilor de interes public

cu privire la proiect si beneficiile

implementarii acestuia. Avantajul

major al publicarii anunturilor intr-un

cotidian cu audienta sporita, este

acela ca proiectul va putea fi prezentat

unui spectru larg de audienta.


C2

Postarea permanenta pe

site-ul Institutiei a

informatiilor despre evolutia

proiectului

Va fi realizata o pagina web pentru

proiect in cadrul site-ului institutiei.

Prin intermediul pagini web se va face

public progresul proiectului in timp

real, informatiile putand fi accesate de

orice persoana interesata. Pagina webl

va contine urmatoarele elemente de

informare: denumirea proiectului si a

beneficiarului de finantare, Sigla

Uniunii Europene, Sigla Guvernului

României şi sigla Instrumentelor

Structurale în România.



9

C3

Organizare Conferinta de

presa privind inceperea

proiectului

Conferinta de presa va avea ca scop,

pe langa lansarea oficiala a proiectului

si prezentarea pe larg a obiectivelor

asumate, a structurii si planului de

proiect si, nu in ultimul rand, a

plusvalorii adaugate prin finalizarea cu

succes a acestuia. In vederea

raspandirii cat mai eficiente a

informatiei, la eveniment, vor fi

invitati reprezentanti ai tuturor

categoriilor de parteneri.


C4

Realizare machete pentru

afise, pliante, etichete,

bannere.

Activitatea presupune realizarea de

modele pentru: afise, mape, pliante,

etichete, bannere care vor fi transmise

spre verificare a acuratetii

informaţiilor legate de UE si

respectarea regulilor cu privire la

identitatea vizuala Autoritatii de

Management.


C5 Tiparire si difuzare de afise,

pliante, etichete, bannere.

Activitatea presupune realizarea de

modele pentru materialele

informative care vor fi folosite in

cadrul proiectului si care vor fi

transmise spre verificare a acuratetii

informaţiilor legate de UE si

respectarea regulilor cu privire la

identitatea vizuala Autoritatii de

Management.



C5.1 Tiparire si difuzare de afise

Vor fi editate afise cu informaţii

privind finanţatorul, scopul,

obiectivele, activitaţile şi rezultatele

estimate ale proiectului. Aceste afise

vor fi postate la sediile institutiilor

implicate in proiect si la evenimentele

organizate



C5.2 Tiparire si difuzare de mape

Vor fi realizate mape plastifiate care

vor fi distribuite participantilor in

cadrul conferintelor.



C5.3 Tiparire si difuzare de pliante

Pe baza machetelor realizate vor fi

tiparite brosurile. Acestea vor fi

difuzate in cadrul evenimentelor

organizate in cadrul proiectului si la



10

sediile institutiilor implicate in proiect

C5.4 Tiparire si difuzare de

etichete

Pe fiecare dintre echipamentele

achizitionate in proiect se va ataşa o

eticheta autocolanta care va avea

elementele de identitate vizuala.

Autocolantele vor fi plasate pe partea

cea mai vizibila pentru public a

obiectelor respective.



C5.5 Tiparire si difuzare de

bannere

Vor fi realizate bannere care vor fi

postate in cadrul institutiilor implicate

in proiect la nivel local care vor

prezenta informatii privind sursa de

finantare, partenerii, titlul proiectului.



C6

Realizare si difuzare in cadrul

conferintelor de lansare si

finalizare proiect de Memory

stick-uri egalitate de sanse si

dezvoltare durabila

Vor fi realizate si difuzate momory

stick-uri cu informatii privind

egalitatea de sanse si dezvoltarea

durabila



C7

Organizare Conferinta de

presa privind finalizarea

proiectului

Se va organiza o conferinţa finala de

analiza şi diseminare a rezultatelor

proiectului, a recomandarilor pentru

viitor.


C8 Publicare anunt de presa

privind finalizarea proiectului

Se vor publica anunturi de presa in

cotidiane nationale cu privire la

finalizarea proiectului si rezultatele

acestuia.


D Activitati de implementare,

optimizare si instruire

Luna de implementare 5-


D1

Analiza activitatii Institutiei

Prefectului Iasi si a fluxurilor

informationale existente la

momentul startarii

proiectului

Aceasta activitate presupune

identificarea si analizarea fluxurilor

informationale specifice

managementului de documente si de

rapoartare existent in cadrul Institutiei

Prefectului Iasi. In urma analizei

realizate, furnizorul va recomanda

solutii de optimizare a fluxurilor

informationale aferente activitatilor

de gestiune a documentelor si de

raportare



11

D1.1

Interviuri realizate de

furnizor cu persoane

relevante din grupul tinta al

proiectului

Scopul interviurilor realizate de

furnizor cu persoanele relevante din

grupul tinta este acela de colectare a

tuturor cerintelor in legatura cu aria

de cuprindere a sistemului informatic.

Interviurile se vor realiza pe baza unor

chestionare elaborate de catre

furnizorul solutiei informatice.



D1.2 Intocmire documentatie de

analiza

In aceasta subactivitate furnizorul va

redacta documentatia de analiza care

va sta la baza implementarii sistemului

informatic. Cerintele colectate in faza

interviurilor sunt grupate si mapate la

functionalitatea sistemului ce va fi

implementat, scopul fiind acela de a

acoperi toate activitatile efectuate de

utilizatori. Pentru fiecare departament

se completează lista activităţilor şi se

întocmeşte fluxul de activităti.Pentru

fiecare activitate se inregistreaza:

• obiectivele activităţii

• utilizatorii activitătii

• constrangeri

• legaturile cu alte activităţi

• cerinţe specifice; se includ cerinţe de

configurare şi parametrizare

• date de intrare

• date de ieşire

• rapoarte utilizate pentru comunicare

în cadrul departamentului,

comunicare între departamente,

comunicare în afara institutiei,

arhivare (pastrare istoric) in format

hartie

In cadrul documentatiei de analiza,

furnizorul va propune solutii de

optimizare a fluxurilor informationale

specifice activitatilor de gestiune a

resurselor financiare, materiale si

umane.


D2

Dezvoltarea si

implementarea sistemelor

informatice (Portal,

Management de documente

In cadrul acestei activitati se va realiza

implementarea sistemelor informatice

in scopul eficientizarii si optimizarii

activitatilor legate de managementul

documentelor si de raportare din



12

si management de raportare) cadrul Institutiei Prefectului Iasi

D2.1

Dezvoltare functionalitati

specifice Institutiei

Prefectului Iasi identificate in

cadrul analizei

In cadrul acestei activitati vor fi

dezvoltate noi functionalitati ale

sistemelor care vor pune in practica

recomandarile de optimizare a

fluxurilor informationale oferite de

catre furnizor si agreate de catre

Institutia Prefectului Iasi.


D2.2

Instalarea sistemelor

informatice si configurarea

acestora conform cerintelor

identificate in cadrul analizei

Etapa de instalare si configurare va fi

pregatita de echipa de proiect a

furnizorului. Echipa acestuia va instala

si configura mai intai aplicatiile pe

server apoi pe fiecare statie de lucru a

utilizatorilor din grupul tinta.


D2.3

Testarea componentelor

aplicative si a fluxurilor

informationale optimizate in

sistemele informatice

implementate

In cadrul acestei subactivitati se vor

realiza teste de acceptanta, de catre o

echipa comuna formata din personal

al Institutiei Prefectului Iasi si personal

al furnizorului sistemului informatic. In

aceasta perioada se vor identifica si

corecta eventualele neconformitati ale

sistemului informatic fata de analiza

efectuata.


D3

Realizarea cursurilor de

instruire pentru utilizarea si

administrarea eficienta a

sistemelor informatice

implementate

In cadrul acestei activitati vor fi

realizate cursurile de utilizare si de

administrare a sistemului informatic

implementat. Furnizorul sistemului

informatic va asigura suportul de curs

si instructorii care vor sustine

cursurile. Cursurile se vor desfasura

intr-o sala pusa la dispozitie de catre

Institutia Prefectului Iasi.


-


D3.1

Participarea utilizatorilor la

cursuri de instruire TIC -

sistem informatic de

management de documente

In cadrul acestei activitati furnizorul

sistemului informatic va sustine

cursurile de utilizare a sistemului

informatic implementat. Cursurile se

vor finaliza cu examinarea

participantilor, de catre o comisie

comuna formata din experti ai

furnizorului si specialisti ai Institutiei


-


13

Prefectului Iasi. In urma examinarii,

persoanele care vor trece testele vor

primi diploma de absolvire a

cursurilor, care le va permite sa

utilizeze sistemul informatic in conditii

optime.

D3.2



sistem informatic managerial

de raportare














optime.


-


D3.3



sistem informatic de tip

Portal














optime.


-


D3.4

Participarea administratorilor

la cursuri de instruire TIC -

sistem informatic de

management de documente

In cadrul acestei activitati, furnizorul

extern contractat va asigura instruirea

administratorilor sistemtului

informatic de management de

documente.


-


D3.5 Participarea administratorilor


sistem informatic managerial



administratorilor sistemului informatic


-


14

de raportare managerial de raportare.

D3.6

Participarea administratorilor


sistem informatic de tip

Portal



administratorilor sistemului

informatic de tip Portal.


-


D4

Asistenta tehnica in vederea

sustinerii programelor

informatice implementate

In aceasta etapa se va asigura

asistenta tehnica la cererea

utilizatorilor pentru rezolvarea

diverselor probleme intampinate in

derularea activitatii, pentru obtinerea

de situatii cu un grad ridicat de

dificultate si pentru desfasurarea unor

activitati cu grad mic de repetabilitate

(schimbari in organigrama, etc).


-


D5

Coordonare implementare

sistem informatic de catre

furnizor

Activitatea de coordonare a

implementarii sistemului informatic de

catre furnizorul solutiei consta in

desemnarea unei persoane care sa

gestioneze alocarea activitatilor

membrilor echipei de proiect a

furnizorului, monitorizarea

implementarii sistemului informatic,

raportarea catre Institutia Prefectului

Iasi, mentinerea legaturii permanente

cu echipa Institutiei



E Auditul proiectului Luna de implementare 5 -


E1 Auditare financiara

intermediara a proiectului

In cadrul acestei activitati auditorul

extern va realiza verificarea

documentelor financiare cu ocazia

cererilor de rambursare depuse.





E2 Auditare privind activitatile

proiectului



activitatilor realizate in cadrul

proiectului.


E3 Auditare financiara finala a

proiectului



documentelor financiare la finalul

proiectului.


16

5. GRAFICUL DE IMPLEMENTARE AL PROIECTULUI

An de implementare 1 An de implementare 2

Nr.

Crt Activitate 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A Activitati de management de proiect

A1 Planificare si monitorizare

A1.2

Detalierea planului de lucru si a procedurii de actualizare a

planului de lucru

A1.3 Stabilirea calendarului de desfasurare a intalnirilor de lucru

A1.4 Definire proceduri de monitorizare

A1.5 Managementul riscurilor

A1.6 Monitorizare derulare proiect

A1.7 Intalniri operative

A2 Raportare

A2.1

Realizarea rapoartelor intermediare pentru evaluarea interna

a modului de derulare a proiectului

A2.2

Transmitere raportari catre Autoritatea de management si

pastrarea legaturii cu aceasta

A2.3

Realizarea si transmiterea rapoartelor intermediare si finale

catre AM

17

A2.4

Realizare addendumuri, acte aditionale si alte documente

necesare in cazul efectuarii unor modificari fata de planul

initial

A2.5

Realizarea documentelor necesare aprobarii din partea AM a

unor activitati specifice proiectului

A3 Management financiar

A3.1 Evidenta primara a documentelor financiare

A3.2

Realizarea rapoartelor financiare si a documentelor de

rambursare

A3.3 Urmarirea deconturilor cu furnizorii

A3.4 Realizarea operatiunilor bancare/ cu trezoreria

A3.5 Alte activitati financiar contabile

B Activitati suport/organizatorice

B1 Organizarea procedurilor de achizitie si contractare

B1.1 Actualizarea planului de achizitii

B1.2

Elaborarea documentelor specifice in conformitate cu

legislatia in vigoare pentru achizitiile prevazute in proiect

B1.3 Publicarea anunţurilor de participare

B1.4 Organizarea comisiilor de evaluare a ofertelor

B1.5 Înregistrarea şi evaluarea ofertelor

B1.6 Comunicarea rezultatelor procesului de evaluare

18

B1.7 Semnarea contractelor cu ofertantii selectati

B2

Achizitia serviciilor si echipamentelor necesare

implementarii proiectului

B2.1 Achizitii materiale consumabile

B2.2

Achizitie servicii realizare materiale promotionale si

informative

B2.3 Achizitie servicii Organizare evenimente (conferinte de presa)

B2.4 Achizitie servicii de Consultanta management de proiect

B2.5

Achizitie echipamente, licente informatice si servicii necesare

implementarii sistemului informatic

B2.6 Achizitie servicii audit

B3

Asigurarea infrastructurii necesare implementării

proiectului

B3.1 Receptia licentelor software

B3.1.1 Receptia licentelor de sistem de operare pentru servere

B3.1.2 Receptia licentelor de baze de date

B3.1.3 Receptia licentelor de sistem de operare pentru desktop-uri

B3.1.4 Receptia licentelor de antivirus servere, calculatoare

B3.1.5 Receptia licentelor de aplicatii - portal

B3.1.6 Receptia licentelor de aplicatii - management de documente

B3.1.7 Receptia licentelor de aplicatii - management de rapoartare -

19

Business Inteligence

B3.2

Receptia echipamentelor necesare realizarii infrastructurii

tehnice si de securitate pentru functionarea solutiei

informatice

B3.2.1 Receptie echipamente hardware - servere aplicatii

B3.2.2 Receptie echipamente hardware - servere baze de date

B3.2.3 Receptie echipamente hardware - servere test si back-up

B3.2.4 Receptie echipamente hardware - firewall

B3.2.5 Receptie echipamente hardware - rack

B3.2.6 Receptie echipamente hardware - UPS

B3.2.7 Receptie echipamente hardware - Backup tape

B3.2.8 Receptie echipamente hardware - Desktop-uri

B3.2.9

Receptie echipamente hardware - Laptop cu sistem de

operare inclus

B3.3 Instalarea echipamentelor

B3.4 Configurarea echipamentelor

C Activitati de promovare, diseminare, exploatare

C1 Publicare anunt de presa privind inceperea proiectului

C2

Postarea permanenta pe site-ul Institutiei a informatiilor

despre evolutia proiectului

C3 Organizare Conferinta de presa privind inceperea proiectului

20

C4 Realizare machete pentru afise, pliante, etichete, bannere.

C5 Tiparire si difuzare de afise, pliante, etichete, bannere.

C5.1 Tiparire si difuzare de afise

C5.2 Tiparire si difuzare de mape

C5.3 Tiparire si difuzare de pliante

C5.4 Tiparire si difuzare de etichete

C5.5 Tiparire si difuzare de bannere

C6

Realizare si difuzare in cadrul conferintelor de lansare si

finalizare proiect de Memory stick-uri egalitate de sanse si

dezvoltare durabila

C7 Organizare Conferinta de presa privind finalizarea proiectului

C8 Publicare anunt de presa privind finalizarea proiectului

D Activitati de implementare, optimizare si instruire

D1

Analiza activitatii Institutiei Prefectului Iasi si a fluxurilor

informationale existente la momentul startarii proiectului

D1.1

Interviuri realizate de furnizor cu persoane relevante din

grupul tinta al proiectului

D1.2 Intocmire documentatie de analiza

D2

Dezvoltarea si implementarea sistemelor informatice (Portal,

Management de documente si management de raportare)

D2.1 Dezvoltare functionalitati specifice Institutiei Prefectului Iasi

21

identificate in cadrul analizei

D2.2

Instalarea sistemelor informatice si configurarea acestora

conform cerintelor identificate in cadrul analizei

D2.3

Testarea componentelor aplicative si a fluxurilor

informationale optimizate in sistemele informatice

implementate

D3

Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si

administrarea eficienta a sistemelor informatice

implementate

D3.1

Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem

informatic de management de documente

D3.2


informatic managerial de raportare

D3.3


informatic de tip Portal

D3.4

Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC -

sistem informatic de management de documente

D3.5


sistem informatic managerial de raportare

D3.6


sistem informatic de tip Portal

D4

Asistenta tehnica in vederea sustinerii programelor

informatice implementate

D5 Coordonare implementare sistem informatic de catre

22

furnizor

E Auditul proiectului

E1 Auditare financiara intermediara a proiectului

E2 Auditare privind activitatile proiectului

E3 Auditare financiara finala a proiectului

23

6. REZULTATELE ESTIMATE ALE PROIECTULUI

Principalele rezultate urmărite de proiect se referă la îmbunătăţirea cadrului de lucru cu privire la integrarea informatională, a activitătilor decizionale, a gestionării documentelor şi fluxurilor de lucru, a serviciilor publice oferite asigurându-se astfel premisele pentru trecerea la societatea bazată pe cunoastere şi la guvernarea electronică.

În conformitate cu problemele prezentate şi cu nevoile grupului tintă, asa cum au fost prezentate, au fost definite obiectivele specifice şi activitătile (Activităţi şi graficul de implementare) necesare realizării obiectivului general. Astfel, au fost identificate principalele probleme care urmează să fie rezolvate cu prioritate prin acest proiect, respectiv: reducerea proceselor birocratice, asigurarea unui management informational integrat şi eficientizarea comunicării interne şi externe, lărgirea şi îmbunătăţirea gamei de servicii publice precum şi cresterea competenţelor profesionale pentru utilizarea eficientă a TIC şi a unor sisteme avansate. Pentru solutionarea acestor cerinte se urmăreşte obţinerea următoarelor rezultate concrete:

Nr. Crt Activitate Rezultate

A Activitati de management de proiect

A1 Planificare si monitorizare

Plan comunicare.

Strategie realizata.

Proceduri de monitorizare.

Raport receptie produse/servicii.

Grafic realizare

A2 Raportare

Rapoarte progres.

Raport final.

Documente pentru diferite aprobari.

A3 Management financiar Rapoarte financiare.

Situatii evident contabila

B Activitati suport/organizatorice

B1 Organizarea procedurilor de achizitie

si contractare

Proceduri achizitii.

Plan achizitii actualizat.

Documente de achizitii

B2 Achizitia serviciilor si echipamentelor

necesare implementarii proiectului

Servicii necesare implementarii

contractate

24

B3 Asigurarea infrastructurii necesare

implementării proiectului

Echipamente hardware si software

receptionate:

- 5 licente de sistem de operare pentru

servere livrate si instalate

- 47 licente de baze de date livrate si

instalate

- 40 licente de sistem de operare pentru

desktop-uri livrate si instalate

- 45 licente de antivirus pentru servere si

calculatoare livrate si instalate

- 1 licenta portal livrata si instalata

- 47 licente de aplicatii - managementul

documentelor si instalate

- 25 licente de aplicatii - management de

rapoartare si instalate

- 3 servere de aplicatii livrate, instalate si

functionale

- 1 server de baze de date, instalat si

functional

- 1 server de test si back-up livrat, instalat

si functional

- 1 firewall livrat, instalat si functional

- 1 rack livrat, livrat, instalat si functional

- 1 UPS livrat, instalat si functional

- 1 back-up tape livrat, intalat si

functional

- 40 desktop-uri instalate si functionale

- 1 laptop instalat si functional

C Activitati de promovare, diseminare,

exploatare

- 3 Anunturi de presa publicate in

cotidiane nationale privind startarea

proiectului

- 1 conferinta de presa initiala organizata

pentru startarea proiectului

- informatii diseminate pe site-ul

institutiei periodic

- 50 afise difuzate

- 100 mape distribuite

- 400 pliante distribuite

- 12 etichete autocolante aplicate

- 100 bannere difuzate

- 50 memory stick-uri distribuite

25

- 1 conferinta de presa initiala organizata

pentru diseminare rezultate

- 3 Anunturi de presa publicate in

cotidiane nationale privind finalziarea

proiectului

D Activitati de implementare,

optimizare si instruire

D1

Analiza activitatii Institutiei

Prefectului Iasi si a fluxurilor

informationale existente la momentul

startarii proiectului

1 raport de analiza a sistemului intocmit

D2

Dezvoltarea si implementarea

sistemelor informatice (Portal,

Management de documente si

management de raportare)

D2.1

Dezvoltare functionalitati specifice

Institutiei Prefectului Iasi identificate

in cadrul analizei

- functionalitati specifice dezvoltare

D2.2

Instalarea sistemelor informatice si

configurarea acestora conform

cerintelor identificate in cadrul

analizei

- sisteme informatice instalate si

configurate conform cerintele

identificate in analiza

D2.3

Testarea componentelor aplicative si

a fluxurilor informationale optimizate

in sistemele informatice

implementate

- sisteme informatice testate si

functionale

- 3 rapoarte de implementare ale

sistemleor informatice intocmite si

validate cu furnizorul selectat

D3

Realizarea cursurilor de instruire

pentru utilizarea si administrarea

eficienta a sistemelor informatice

implementate

- 66 utilizatori finali instruiti privind

folosirea sistemului informatic de

management de documente si portal

- 25 utilizatori finali instruiti privind

folosirea sistemului informatic

managerial de raportare

- 2 administratori de sistem instruiti in

administrarea sistemului informatic de

management de documente,

administrarea sistemului informatic

managerial de raportare si administrarea

26

sistemului informatic de tip portal

D4

Asistenta tehnica in vederea sustinerii

programelor informatice

implementate

- 6 rapoarte lunare de asistenta tehnica

privind buna functionare a sistemelor

implementate

D5 Coordonare implementare sistem

informatic de catre furnizor

- proiect implementat corespunzator din

punct de vedere al solutiei informatice

E Auditul proiectului

E1 Auditare financiara intermediara a

proiectului

Raport de audit financiar intermediar

elaborat

E2 Auditare privind activitatile

proiectului Raport de audit al activităţilor elaborat

E3 Auditare financiara finala a

proiectului Raport de audit final elaborat

Beneficiile proiectului pot fi privite prin prisma rezultatelor, astfel: • Îmbunătăţirea calităţii serviciilor publice oferite la nivelul judetului Iaşi, prin

reducerea solicitărilor de informaţii publice adresate de către cetăţeni, datorată posibilităţii acestora de a accesa o parte din informaţiile dorite prin intermediul portalului asigurându-se o reală transparenţă a actului administrativ;

• Reducerea timpului de soluţionare a petiţiilor/solicitărilor cetăţenilor, datorată circulaţiei documentelor prin intermediul sistemelor online de lucru şi semnalarea automată a apropierii termenului limită pentru fiecare sarcină şi pentru fiecare angajat;

• Obţinerea unui serviciu de relaţii cu publicul modern, de calitate, transparent, flexibil şi a unui sistem de comunicare eficient instituţie-cetăţean;

Prezentul proiect care ar fi un real succes la nivelul judetului Iaşi, va constitui un exemplu de bună practică pentru celelalte instituţii ale prefectului din ţară şi care în mare parte se confruntă cu aceleaşi probleme.

III. PREZENTAREA ACHIZITIE DE SERVICII DE CONSULTANŢĂ PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT 1.TERMENI UTILIZAŢI: In prezenta documentaţie descriptivă se vor utiliza următorii termeni: autoritatea contractantă se denumeşte ACHIZITOR iar ofertantul se denumeşte PRESTATOR si constituie părţile contractuale.

27

2. OBIECTUL CONTRACTULUI Obiectul contractului este reprezentat de servicii de consultanţă pentru management de proiect în vederea asigurării implementarii cu succes a proiectului ”Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734. Se vor avea în vedere toate aspectele legate de derularea activităţilor proiectului, în vederea implementării în cele mai bune condiţii a acestuia şi pentru asigurarea documentelor pe care beneiciarul trebuie să le pună la dispoziţia finanţatorului. 3. LOCUL DE PRESTARE A CONTRACTULUI

Serviciile desfasurate in cadrul contractului de consultanta se desfasoara la următoarele sedii:

- sediul principal - sediul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi; - sediul secundar - sediul prestatorului. Derularea contractului de servicii de consultanţă privind gestionarea proiectului va

presupune deplasări la sediul principal. În cazul deplasărilor pe teren, prestatorul trebuie să asigure pentru echipa sa, pe

toată durata deplasărilor, întreaga logistică şi echipamentul necesar. Costurile implicate de aceste activităţi sunt considerate ca incluse în preţul contractului.

Costurile cu consumabilele legate de redactarea, multiplicarea şi transmiterea documentaţiei, precum şi ale oricăror materiale, rapoarte, etc. elaborate de experţi sunt considerate ca incluse în preţul contractului.

4. DURATA CONTRACTULUI

Valabilitatea contractului începe la data semnării acestuia de către ambele părţi. Executarea obligaţiilor contractuale de către prestator se va realiza în perioada de

implementare a contractului de finanţare, respectiv de la data semnării contractului şi până la data de 29.01.2014. 5. PLĂŢI

Plăţile se vor face în maxim 15 zile de la data la care sumele sunt disponibile în contul evidenţiat al proiectului.

Prestatorul va emite facturi lunare in baza activitatilor implementare conform graficului de implementare. Facturile vor fi confirmate de către achizitor în conformitate cu rapoartele primite.

Valoarea facturii lunare se calculeaza ca raport intre valoarea totala a contractului si numarul de luni de contract.

Valoarea totala a facturilor nu poate depasi valoarea contractului. 6. SPECIFICAŢII TEHNICE OBLIGATORII PENTRU FIRMA DE CONSULTANTA

28

Activităţile desfasurate de prestator, parte integrantă a serviciilor de management al proiectului constau în coordonarea tuturor operaţiunilor aferente implementării astfel încât acestea să se desfăşoare în condiţii optime şi să se încadreze în termenele prestabilite. Echipa de management a proiectului contractactă va avea atribuţii pe partea juridică, financiară, de realizare a achiziţiilor publice şi de informare şi publicitate şi va întreţine o relaţie continuă cu achizitorul serviciilor pe toată perioada de implementare a obiectivului de investiţie.

Pentru a efectua cu succes activităţile de management al proiectului, consultantul

(prestatorul) trebuie să-şi însuşească informaţiile cuprinse în Cererea de finanţare şi să respecte normele şi recomandările emise de Autoritatea de Management a Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative. Pe baza prevederilor din Cererea de Finanţare, consultantul va planifica şi raporta achizitorului de servicii etapele de implementare şi realizarea lor. Rezultatele finale sunt supuse analizei şi evaluării echipei de proiect formată în cadrul instituţiei achizitorului de servicii, care va da acceptul final în ipostaza conformităţii activităţilor cu graficul de timp şi bugetul alocat.

6.1. În mod concret, în vederea asigurării unui management al proiectului

performant, ofertantul selectat va realiza următoarele activităţi: a. Va stabili şi propune etapele ce vor fi parcurse pentru realizarea activităţilor, în vederea îndeplinirii contractului, inclusiv punctele de referinţă. Va anticipa rezultatele obţinute şi stabili documentele ce trebuie prezentate pentru fiecare activitate în parte. Aceste activităţi vor fi realizate după cum urmează: � se va întocmi o strategie de implementare şi un plan de comunicare cu achizitorul

de servicii; � se vor stabili procedurile interne de monitorizare şi cele cu privire la raportările

către Autoritatea de Management a Programului şi către achizitorul de servicii;

b. Va organiza şi planifica în timp activităţile pe durata contractului. În cadrul acestui demers: � vor fi planificate activităţile şi etapele în cadrul procesului de implementare din

punct de vedere al succesiunii şi duratei acestora, luându-se în considerare şi timpul necesar pentru mobilizare (grafic Gantt);

� se va urmări gradul de îndeplinire a activităţilor conform graficului de activităţi al proiectului şi se va informa în scris Autoritatea de Management cu privire la orice întârziere în derularea proiectului. Se vor emite propuneri clare de remediere şi readucere a graficului activităţilor în parametrii iniţiali;

� va fi monitorizat din punct de vedere cantitativ şi calitativ proiectul cu respectarea şi încadrarea în bugetul proiectului şi în graficul de activităţi al acestuia;

� va acorda asistenţă în vederea întocmirii actelor adiţionale la contractul cu instituţia finanţatoare: întocmirea documentaţiei necesare pentru modificări ale activităţilor, realocări de sume între liniile bugetare din bugetul proiectului, schimbarea termenului de execuţie, schimbare datelor de identificare a beneficiarului (sediul social, înlocuirea reprezentantului legal, schimbarea contului bancar);

29

� va evidenţia momentele semnificative ale proiectului şi utilizarea resurselor pentru fiecare etapă, în raport cu necesitatea atingerii rezultatelor;

� va monitoriza activităţile tuturor prestatorilor implicaţi în proiect cu respectarea şi încadrarea în bugetul proiectului şi în graficul de activităţi al acestuia;

� va urmări termenele de livrare a rezultatelor proiectului, a documentelor oficiale şi de efectuare a plăţilor şi notificarea în timp util a echipei de proiect în acest sens;

� va notifica în scris în timp util echipa de proiect a achizitorului cu privire la eventualele nereguli înregistrate şi abateri privind activitatea prestatorilor şi vor fi elaborate propuneri de soluţionare a acestora;

� va gestiona eventualele modificări sau situaţii neprevăzute în scopul aprobării şi decontării serviciilor prestate/bunurilor furnizate de către Autoritatea de Management;

� va realiza un plan de management al riscurilor (vor fi identificate, descrise şi argumentate riscurile) care pot afecta execuţia contractului şi prezentat în cadrul ofertei;

� va emite recomandări de reducere/eliminare a riscurilor identificate respectând-se profilul activităţilor descrise prin proiect;

� va elabora rapoarte lunare privind progresul proiectului din punct de vedere cantitativ şi calitativ, care să cuprindă descrierea evoluţiei activităţilor tuturor părţilor implicate în implementarea proiectului (beneficiarul reprezentat prin echipa de proiect internă, echipa de proiect contractată (consultantul), furnizorii de bunuri respectiv prestatorii de servicii, Autoritatea de Management a Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative).

c. Va defini atribuţiile şi responsabilităţile experţilor pentru îndeplinirea în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate. Echipa de management a proiectului contractată va fi formată din:

- Manager de proiect – atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: • gestioneaza relatia cu solicitantul; • planifica, urmareste si raporteaza solicitantului, etapele de implementare ale

proiectului si realizarea lor; • coordoneaza implementarea proiectului, avand in vedere derularea in conditii

optime a proiectului si incadrarea in termenele prestabilite; • contribuie la intocmirea documentatiilor de atribuire pt celelalte achizitii din

proiect • centralizeaza raportarile membrilor echipei proprii si elaboreaza raportul de

status al proiectului ce trebuie aprobat de managerul de proiect al echipei solicitantului;

- Responsabil juridic - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: • Intocmeste documentele specifice implementarii proiectului in conformitate cu

legislatia in vigoare; • Ofera consultanta solicitantului in vederea respectarii procedurilor aplicabile si

legislatiei in vigoare, pe parcursul implementarii proiectului; - Responsabil financiar – atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt:

30

• Informeaza solicitantul si ceilalti membri ai echipei de implementare in legatura cu procedurile care trebuie respectate pe perioada implementarii proiectului;

• Intocmeste si valideaza impreuna cu Managerul de proiect din partea Solicitantului raportarile financiare, aferente activitatilor desfasurate in cadrul proiectului;

- Specialist achizitii publice – atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: - ofera angajatorului consultanta specializata cu privire la achizitiile publice

aferente proiectului; - participa la desfăsurarea tuturor procedurilor de achiziţie publica desfasurate în

cadrul proiectului; - participa la toate etapele procedurilor de achizitie publica - intocmeste si trimite spre avizare angajatorului, documentatiile specifice

procedurilor de achizitie publica (fisa de date a achizitiei, caietul de sarcini, proiectul de contract, etc.) desfasurate în cadrul derularii proiectului;

- la solicitarea angajatorului acesta va corecta/modifica/actualiza documentatia de atribuire in timp util pentru implementarea procedurii;

- participa la evaluarea si selectia ofertelor; - contribuie la gestionarea contractelor cu ceilalti furnizori selectati.

- Specialist IT - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: • ofera solutiile tehnice, specifice IT, pentru proiectul in cauza; • avizeaza, din punct de vedere tehnic, echipamentele hardware si software livrate

de terti; - Responsabil informare si publicitate - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt:

- asigură păstrarea confidenţialităţii activităţilor şi a documentelor realizate în cadrul proiectului;

- asigură şi răspunde pentru respectarea cerinţelor de informare şi publicitate prevăzute în contractul de finanţare şi alte documente aplicabile;

- avizează, din punctul de vedere al conformităţii cu documentele relevante, materialele de informare şi publicitate prevăzute în proiect, pe care le supune aprobării solicitantului;

- respectă graficului de activităţi aprobat şi asigură derularea continuă şi fără probleme a activităţilor specifice;

- asigură aplicarea schimbărilor aprobate de managerul general; - organizează şi participă la evenimentele de promovare din cadrul proiectului

(conferinţe, seminarii); - selectează informaţiile necesare şi redactează rapoarte pentru subiectele

solicitate; - consemnează în rapoartele de progres trimestriale rezultatele activităţii de

monitorizare şi evaluare; - asigură conformitatea cu politicile Uniunii Europene şi naţionale privind

informarea şi publicitatea; - utilizează cele mai bune practici în domeniul vizat, cu respectarea legislaţiei

comunitare şi naţionale în vigoare.

31

6.2. Va stabili modul de alocare a zilelor de lucru pentru experţi, pe întreaga perioadă de derulare a contractului: � alocarea zilelor de lucru se va realiza conform activităţilor şi etapelor descrise în

graficul de realizare a proiectului; � activităţile vor fi împărţite în funcţie de etapele şi caracterul acţiunilor ce trebuie

întreprinse pentru realizarea cu succes a lor. Timpul acordat unei anumite etape va fi alocat în mod proporţional fiecărui expert (juridic, financiar, specialist achiziţii, specialist IT, manager de proiect, responsabil informare şi publicitate) în funcţie de caracteristicile acţiunilor ce trebuie întreprinse pentru finalizarea fazei în cauză.

6.3.. Va prezenta facilităţile suport (resurse tehnice, logistice, administrative etc.) disponibile pentru realizara activităţilor propuse. Cerinţele minime în ceea ce priveşte facilităţile suport constau în dovedirea disponibilizării următoarelor resurse: - calculatoare şi/sau laptop-uri; - telefon; - fax; - conexiune la Internet; - fotocopiator multifunctional; - aparat foto; - autoturism.

7. OBLIGAŢIILE PRESTATORULUI

Prestatorul va avea urmatoare obligaţii: - de a întocmi dosarele fiecărei activităţi, conţinând documentele care reflectă modul

de desfăşurare a acestora, întocmite în conformitate cu prevederile manualului de implementare accesibil pesite-ul Autorităţii de Management;

- de a întocmi rapoartele şi cererile de rambursare în conformitate cu manualul de implementare accesibil pe site-ul Autorităţii de Management;

- analiza și corelarea documentelor legate de proiectul de finanţare; - cunoaşterea legislaţiei în vigoare privind instrumentele structurale şi implementarea

proiectului, inclusiv a Instrucţiunilor de prefinanţare şi rambursare a cheltuielilor; - păstrarea confidenţialităţii cu privire la datele şi informaţiile la care are acces în

vederea îndeplinirii obligaţiilor contractuale ce îi revin; - consultantul va acţiona, în orice moment în care îndeplineşte sarcini sau îşi exercită

atribuţiile specifice prin contract, în interesul Beneficiarului; - asigurarea disponibilităţii experţilor pe întreaga durată de derulare a proiectului,

pentru desfăşurarea activităţilor contractate, la termenele stabilite de comun acord; - participarea la activităţile şi evenimentele derulate pe parcursul implementării

proiectului; - participarea la vizitele de monitorizare şi de verificare efectuate de Organismul

Intermediar/Autoritatea de Management sau alte organisme cu drept de control pe parcursul perioadei de implementare a proiectului;

- consultantul va asigura şi promova egalitatea de şanse şi de tratament între angajaţii femei şi bărbaţi, în cadrul relaţiilor de muncă de orice fel, inclusiv prin introducerea

32

de măsuri şi dispoziţii pentru interzicerea discriminărilor bazate pe criterii de sex, apartenenţă la grupuri minoritare, rasă, religie, dizabilităţi, precum şi păstrarea şi motivarea angajaţilor performanţi şi tratamentul corect şi echitabil al fiecărui angajat;

- consultantul va menţine un contract permanent cu achizitorul, cu coordonatorul proiectului şi cu echipa de implementare a proiectului din partea Autorităţii contractante;

- consultantul va menţine legătura cu prestatorii implicaţi în proiect pentru a asigura buna implementare a proiectului și pentru monitorizarea progresului acestuia;

- asigura desfasura activitatilor membrilor echipei de management a proiectului contractată, conform atributiilor si responsabilitatilor enumerate la punctul III.

8. MONITORIZAREA ACTIVITĂŢII FIRMEI DE CONSULTANTA

Monitorizarea activitatii firmei care va furniza serviciile de consultanta pentru management de proiect va fi realizata de către autoritatea contractanta prin analizarea tuturor documentelor transmise de acesta (rapoarte pe activitati, rapoarte trimestriale, rapoarte finale, documentaţie de rambursare) urmărindu-se ca acestea să fie complete şi corecte, să răspundă cerinţelor impuse de finanţator. Predarea livrabilelor va trebui făcută în timp util, astfel încât să nu existe întârzieri în depunerea documentaţiei necesare la finanţator. Echipa de proiect a consultantului şi rezultatele acesteia vor fi monitorizare comparativ cu documentatia de atribuire din cadrul procedurii de achizitie şi oferta transmisă. În acest fel beneficiarul se va asigura că proiectul se desfăşoară conform planificării din calendarul activităţilor.

Procedura de monitorizare va fi activa pe toata durata de desfasurare a proiectului si va consta in:

• verificarea stadiilor de realizare a etapelor de proiect in comparatie cu planul de proiect.

• identificarea, analiza si solutionarea cauzelor generatoare de abateri de la plan. • verificarea calitatii si consistentei tuturor livrabilelor rezultate ca urmare a

finalizarii unei etape sau subetape din planul de proiect. • verificarea respectarii planului de poriect si ajustarea acestuia in caz de necesitate. • verificarea respectarii prevederilor contractuale si a documentatiei de atribuire. Pe toata durata de desfasurare a proiectului, in utilizarea metodelor de implementare se

va ţine cont de dorinţele si interesele concrete ale finanţatorului, ale solicitantului si ale tuturor celor ce colaboreaza la implementarea proiectului, respectandu-se in acelasi timp clauzele asumate prin Contractul de finantare si anexele acestuia.

Scopul activităţii este de a corela permanent resursele şi activităţile proiectului în vederea atingerii obiectivelor acestuia, precum şi permanenta informare şi evaluare a stadiului proiectului, aplicarea ajustărilor necesare, comunicarea şi colaborarea în cadrul echipei de management a proiectului.

9. EVALUAREA ACTIVITĂŢII FIRMEI DE CONSULTANTA Procedurile de evaluare vor urmări: • măsura în care activităţile sunt realizate, în conformitate cu planificarea iniţială;

33

• eficacitatea implementării aplicaţiei software, procedura de evaluare constând în testări repetate ale conţinutului portalului;

• utilizarea eficientă a resurselor, prin observaţiile finanţatorului la raportul final. Modalităţile de evaluare sunt următoarele: • întâlniri periodice cu echipa de implementare a furnizorului, în care se evaluează

stadiul proiectului pe baza informaţiilor culese de responsabilii de activităţi, finalizate printr-un proces verbal;

• raport lunar al responsabililor de activităţi conţinând evaluarea stadiului proiectului; • întocmirea de către responsabilii de activităţi a unui raport la sfârşitul fiecărei

activităţi parcurse.

10. RAPORTAREA ACTIVITĂŢII FIRMEI DE CONSULTANTA Raportarea se va face la nivelul fiecărei activităţi a proiectului şi rapoartele intermediare şi raportul final către finanţator, respectiv:

• raport la sfârşitul fiecărei activităţi implementate; • raport tehnic de progres lunar; • raport tehnic de progres trimestrial; • raport tehnic de progres care însoţeşte fiecare cerere de rambursare; • raport final, la finalul proiectului cu ultima cerere de rambursare; • formulare statistice privind participanţii la activităţile finanţate de FSE prin PO

DCA; • alte formulare şi documente justificative.

IV. DATE PRIVIND OFERTA FINANCIARĂ ŞI TEHNICĂ: 1. OFERTA FINANCIARĂ Oferta financiară va conţine următoarele secţiuni: - preţul total exprimat în lei fără TVA; - perioada de valabilitate a ofertei. 2. OFERTA TEHNICĂ Oferta tehnică va cuprinde: 2.1. METODOLOGIA DE PRESTARE A SERVICIILOR i) descrierea detaliată a etapelor propuse de ofertant pentru realizarea activităţilor, în vederea îndeplinirii contractului, inclusiv punctele de referinţă, precum şi rezultatele şi documentele ce trebuie prezentate pentru fiecare activitate. ii) definirea atribuţiilor şi responsabilităţilor experţilor cheie pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate. iii) descrierea facilităţilor suport (resurse tehnice, logistice, administrative etc.) pe care ofertantul le pune la dispoziţie în scopul realizării activităţilor propuse. 2.2. ORGANIZAREA ŞI PLANIFICAREA ÎN TIMP A ACTIVITĂŢILOR PE DURATA CONTRACTULUI

34

i) Planificarea, succesiunea şi durata activităţilor şi etapelor, luându-se în considerare şi timpul necesar pentru mobilizare (Grafic Gantt), cu evidenţierea momentelor semnificative ale proiectului şi utilizarea resurselor pentru fiecare etapă, în raport cu necesitatea atingerii rezultatelor. ii) Modul de alocare a zilelor de lucru pentru experţi, pe întreaga perioadă de derulare a contractului. 2.3. MODUL ÎN CARE OFERTANTUL ÎNŢELEGE OBIECTIVELE PROIECTULUI ŞI REZULTATELE AŞTEPTATE i) Prezentarea aspectelor considerate de către ofertant ca fiind esenţiale pentru obţinerea rezultatelor aşteptate ale contractului şi atingerea obiectivelor acestuia, însoţită de comentarii relevante. ii) Identificarea, descrierea şi argumentarea riscurilor care pot afecta execuţia contractului cum ar fi:

� nerespectarea graficului de activităţi al proiectului; � nerespectarea obligaţiilor contractuale de către prestatorii de servicii şi furnizorii de

produse; � nerespectarea specificaţiilor tehnice a utilajelor sau bunurilor achiziţionate;

Ofertantul va compelta această listă cu alte posbile riscuri. iii) Recomandări de reducere/eliminare a riscurilor identificate, fără a se afecta cerinţele caietului de sarcini.

La redactarea si prezentara ofertei tehnice si economice se vor avea in vederea doar activitatile si graficul de implementare, respectiv rezultatele estimate ale proiectului din momentul inceperii contractului de prestari servicii de consultanta.

Pentru o prezentare si evaluare unitara a ofertelor depuse acestea se vor intocmi pentru perioada: luna de implementare 2 - luna de implementare 24 din proiect. V. CONDIŢII MINIMALE PENTRU OFERTANŢI

Condiţiile minime pe care prestatorul de servicii de consultanţă trebuie să le îndeplinească pentru a putea realiza obiectivul contractului, respectiv asigurării implementarii cu succes a proiectului sunt:

1. principala activitate a prestatorului sa fie in domeniul consultantei aferente managementului proiectelor cu fonduri nerambursabile, 2. Media cifrei de afaceri globală care vizează activitatea din cel mult ultimii 3 ani trebuie să fie de cel puţin 860.000 lei. 3. prezentarea unei liste a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, continand valori, perioade de prestare, beneficiari, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati.

35

4. prezentarea a minim 1 recomandare din partea unor beneficiari, autoritati publice cât şi clienţi privaţi, in care sa fie evidentiat faptul că au fost realizaţi indicatorii de rezultat ai proiectului/proiectelor cu finanţare din fonduri nerambursabile, 5. prezentarea a minim 1 contract similar cu o valoare minimă de 340.000 lei. Cerinţa poate fi îndeplinită prin cumulare a maxim 3 contracte similare, care însumate să fie în valoare minimă totală de 340.000 lei, 6. Sa asigure echipa de proiect: minim 6 experţi cheie, disponibili pe toata perioada de implementare, astfel: 6.1 Manager de proiect – expert cheie ♦ diplomă de studii universitare, ♦ diplomă / certificat de manager de proiect recunoscută de Ministerul Muncii,

Familiei şi Protecţiei Sociale şi de Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sporturilor sau echivalent,

♦ experienţă în calitate de manager de proiect în implementarea unui proiect - cel puţin 1 contract de consultanţă în calitate de manager de proiect

6.2 Responsabil financiar - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare în ştiinţe economice sau în alte domenii relevante

pentru obiectivele şi scopurile proiectului ♦ experienţă în calitate de responsabil financiar în implementarea unui proiect - cel

puţin 1 contract de consultanţă în calitate de responsabil financiar 6.3 Responsabil juridic - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare în ştiinţe juridice ♦ experienţă în calitate de responsabil juridic în implementarea unui proiect - cel puţin

1 contract de consultanţă în calitate de responsabil juridic 6.4 Specialist IT - expert cheie ♦ licenţiat în IT cu studii superioare de lunga durata (informatica/calculatoare) ♦ experienţă profesională generală – cel puţin 3 ani în informatică/IT pe pozitie cu

studii superioare de specialitate IT; ♦ experienţă în calitate de specialist IT în implementarea unui proiect - cel puţin 1

contract de consultanţă în calitate de specialist IT 6.5. Specialist achiziţii publice - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare relevante pentru obiectivele şi scopurile proiectului ♦ diplomă/certificatelor profesionale de expert achiziţii publice recunoscută de

Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi de Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sporturilor sau echivalent

♦ experienţă profesională generală – cel puţin 3 ani ♦ experienţă în calitate de specialist achiziţii publice în implementarea unui proiect -

cel puţin 1 contract de consultanţă în calitate de specialist achiziţii publice 6.6. Responsabil informare şi publicitate - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare / certificate profesionale în domeniul comunicării şi

relaţiilor publice ♦ experienţă profesională în domeniul comunicării şi relaţiilor publice – cel puţin 1 an

36

♦ cunoştinţe operare computer nivel mediu ♦ cunoaşterea limbii engleze nivel mediu ♦ experienţă în calitate de responsabil informare şi publicitate în implementarea

unui proiect - cel puţin 1 contract de consultanţă în calitate de responsabil informare şi publicitate

Ofertantul va asigura disponibilitatea personalului de specialitate pe durata derulării contractului. În angajament se va specifica faptul că, în cazul indisponibilităţii unei persoane dintre cele nominalizate pentru îndeplinirea contractului, le vor înlocui numai cu persoane având cel puţin calificările nominalizate iniţial şi luate în considerare în etapa de calificare. VI. CRITERIUL DE ATRIBUIRE: Ofertele vor fi evaluate de către comisia de evaluare, iar criteriul utilizat pentru desemnarea ofertei câştigatoare este „PREŢUL CEL MAI SCĂZUT”, în condiţii de ofertă acceptabilă din punct de vedere tehnic şi economic (ofertă care corespunde complet tuturor cerinţelor formulate în caietul de sarcini). Modul de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu preţuri egale In cazul in care doua sau mai multe oferte, contin in cadrul propunerii financiare acelasi pret, atunci in vederea atribuirii contractului de achizitie publica, se va solicita respectivilor ofertanti pentru departajare, o noua propunere financiara in plic inchis, caz in care contractul va fi atribuit ofertantului a carui noua propunere financiara are pretul cel mai scazut.

2. Caiet de sarcini.pdf

Documents

Transcript of 2. Caiet de sarcini.pdf