1 · Web view- Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificarile si completarile...

Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

PROCEDURA OPERATIONALA Primirea/expedierea si prelucrarea corespondentei in regim de posta speciala

Editia: I/10.11.2008 Revizia:II/26.04.2010 Pagina 1 din 15

Serviciul Audit Public - Compartimentul Audit Public

Cod procedura operationala Nr.exemplar:

PRIMIREA /EXPEDIEREA SI PRELUCRAREA CORESPONDENTEI IN REGIM DE POSTA SPECIALA

PROCEDURA OPERATIONALA

COD: PO ________

1






1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI, DUPA CAZ, A REVIZIEI IN CADRUL EDITIEI PROCEDURII OPERATIONALE:

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii/operatiunea

Numele si prenumele

Functia Data Semnatura

0 1 2 3 4 51.1 Elaborat Spulber Mioara Referent

superior26.04.2010

1.2 Verificat Apetrei Dan Auditor superior

26.04.2010

1.3 Aprobat Buna Mihai Sef S.A.P. 26.04.2010

2. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL ENTITATILOR PROCEDURII OPERATIONALE:

Nr.crt.

Editia sau,dupa caz,reviziain cadrul editiei

Componenta revizuita Modalitatea reviziei Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

0 1 2 3 42.1 Editia I x x

2.2 Revizia II Nume/prenume director,auditor

Adaugare/modificare 26.04.2010

… ………………………….

……………………… …………… …………………………

2.n …………………

2






……….

3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA, SAU DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDITIEI PROCEDURII OPERATIONALE:

Nr. crt.

Scopuldifuzarii

Exemplarnr.

Compartiment Functia Numele si prenumele

Data Semnatura

0 1 2 3 4 5 6 7 3.l aplicare S.A.P. Referent

superiorSpulber Mioara

3.2 informare S.A.P. Director D.A.P.I.

Buna Mihai

3.3 evidenta S.A.P. Referent superior

Spulber Mioara

3.4 arhivare S.A.P. Referent superior

Spulber Mioara

4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE:

4.1. Stabilirea modului de realizare a activitatii,compartimentele si persoanele implicate: - primirea/prelucrarea materialelor specifice S.A.P. pentru corespondenta; - inregistrarea materialelor in registrul de intrari-iesiri al S.A.P.; - distribuirea materialelor catre directorul S.A.P.; - transmiterea materialelor catre C.A.P., U.A.F., directii din M.M.F.P.S, institutii subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S., petenti-persoane fizice, alte institutii; - expedierea corespondentei; - arhivarea corespondentei in cadrul S.A.P.; - sarcina revine referentului din S.A.P. cu atributii in fisa postului.

3






4.2. Ofera asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii:

- referentul analizeaza materialele in vederea asigurarii serviciului de corespondenta dintre S.A.P. si alte institutii - refentul tine cont de recomandarile sefului ierarhic sau de propunerile venite din partea echipei de auditori

4.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului:

- realizarea procedurii revine referentului; - daca, din motive obiective, referentul nu isi poate continua activitatea pe o perioada determinata de timp, aceasta va fi indeplinita de unul dintre auditori; - circuitul documentelor se va realiza conform procedurilor existente;

4.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe manager, in luarea deciziei:

- sprijina managerul si echipa de auditori punandu-le la dispozitie corespondenta la zi dintre S.A.P. si alte institutii.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERATIONALE:

5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala: - asigurarea serviciului de corespondenta reprezinta o activitate care are la baza buna desfasurare a activitatii S.A.P.

5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurale in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de entitatea publica: - activitatea de asigurare a serviciului de corespondenta se desfasoara ori de cate ori este nevoie, la solicitarea sefului ierarhic;

4






5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau depind de activitatea procedurata:

a) activitati de care depinde activitatea proceduralizata: - legislatia in vigoare - regulamente interne b) activitati care depind de activitatea proceduralizata: - activitati curente si viitoare din cadrul S.A.P.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii : a) structuri furnizoare de date: - structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S. - alte institutii (M.F.P.-U.C.A.A.P.I.) - petenti- persoane fizice

b) compartimente beneficiare de rezultate ale activitatii: - compartiment audit public intern - unitatea de audit fonduri comunitare - directii M.M.F.P.S. - structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S. - alte institutii (M.F.P.-U.C.A.A.P.I.) - petenti-persoane fizice c) compartimente implicate in procesul activitatii: - compartiment audit public - unitatea audit fonduri

5






6. DOCUMENTE DE REFERINTA (REGLEMENTARI) APLICABILE ACTIVITATII PROCEDURATE :

6.1. Reglementari internationale : -

6.2. Legislatie primara:

- Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificarile si completarile ulterioare - Legea nr.188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata

- Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public - O.G. nr. 27/ 2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor

6.3. Legislatie secundara:

- Legea nr.16/1996 privind arhivele nationale - H.G. nr.781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu

6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice: - Organigrama M.M.F.P.S. - Regulamentul de organizare si functionare; - Fisa postului

6






7. DEFINITII SI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI IN PROCEDURA OPERATIONALA :

7.1. Definitii ale termenilor

Nr. crt.

Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul

1. Editie a unei procedurioperationale

Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri operationale, aprobata si difuzata

2. Procedura operationala Prezentarea formalizata, in scris,a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activitatii, cu privire la aspectul procesual

3. Revizia in cadrul unei editii

Actiunile de modificare,adaugare,suprimare sau alte asemenea,dupa caz,a uneia sau mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate

7






7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1 A Aprobare 2 Ah Arhivare 3 Ap Aplicare 4 API Audit Public Intern 5 Au Auditor 6 Av Avizare 7 Az Analiza 8 S Supervizare 9 SAP Serviciul Audit Public 10 E Elaborare 11 I Inregistrare 12 MFP Ministerul Finantelor Publice 13 MOf Monitorul Oficial al Romaniei 14 PO Procedura operationala 15 Ts Transmitere sef 16 Tdg Transmitere director general U.C.A.A.P.I. 17 UCAAPI Unitatea Centrala pentru Armonizarea Auditului

Public Intern 18 V Verifica 19 MMFPS Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale 20 CAP Compartimentul Audit Public 21 UAF Unitatea Audit Fonduri 22 T Transmitere institutii subordonate/coordonate/aflate

sub autoritatea M.M.F.P.S. 23 ROF Regulament de Organizare si Functionare

8






8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE

8.1. Generalitati:

Procedura operationala se refera la asigurarea serviciului de corespondenta dintre S.A.P. si alte institutii, stabileste modul de realizare al acesteia, precum si responsabilitatile persoanelor si compartimentelor implicate.

8.2. Documente utilizate:

- Materiale specifice S.A.P. - Legea nr.188/ 1999 privind statutul functionarilor publici,republicata(MOf.nr.365/29.05.07) - Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificarile si completarile ulterioare (MOf.nr.953/24.12.2002)

- Legea nr.16/1996 legea arhivelor nationale (MOf.nr.71/09.04.1996) - Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public(MOf.nr.663/23.10.01) - H.G.nr.781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu(MOf.nr.575/05.08.2002) - O.G. nr. 27/ 2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor(MOf.nr.84/ 01.02.2002) aprobata prin Legea nr.233/2002 (MOf.nr.296/30.04.2002) - R.O.F - Organigrama M.M.F.P.S. - Fisa postului

8.2.1. Provenienta documentelor:

- Seful S.A.P.; - C.A.P.; - U.A.F.; - directii din cadrul M.M.F.P.S.; - structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea Ministerului Muncii, Familiei si Protectiei Sociale; - alte institutii (M.F.P.-U.C.A.A.P.I.); - programul de legislatie “LEX” - petenti, persoane fizice

9






8.2.2.Continutul si rolul documentelor:

Continutul documentelor:

- date si informatii specifice cu privire la activitatea de audit public intern

Rolul documentelor:

- transmiterea materialelor specifice activitatii de audit catre U.A.F., directii din cadrul M.M.F.P.S., structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub

autoritatea M.M.F.P.S., alte institutii, petenti-persoane fizice

a) Legea nr.188/1999 privind statutul functionarilor publici, republicata: - dispozitii generale - clasificarea functiilor publice - categoria inaltilor functionari publici - managementul functiilor publice si al functionarilor publici - drepturi si indatoriri - cariera functionarilor publici - acorduri colective; comisii paritare - sanctiuni disciplinare si raspunderea functionarilor publici - modificarea, suspendarea si incetarea raportului de serviciu - dispozitii finale si tranzitorii b) Legea nr.672/2002 privind auditul intern cu modificarile si completarile ulterioare: - dispozitii generale - organizarea auditului public intern - desfasurarea auditului public intern - auditorii interni - contraventii si sanctiuni - dispozitii finale c) Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public: - dispozitii generale - organizarea si asigurarea accesului la informatiile de interes public - sanctiuni - dispozitii tranzitorii si finale d) Legea nr.16/1996 - dispozitii generale - atributiile Arhivelor Nationale

10






- obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente - folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei - personalul arhivelor - raspunderi si sanctiuni - dispozitii finale si tranzitorii e) H.G.nr.781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu f) O.G.nr.27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aprobata prin Legea nr.233/2002 g) Organigrama M.M.F.P.S. care cuprinde modul de organizare a structurii de audit la nivel central si institutiile subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S. h) R.O.F.

8.2.3. Circuitul documentelor:

Pentru asigurarea serviciului de primire/expediere si prelucrare corespondenta are loc urmatorul circuit al documentelor:

S.A.P. Referent

Seful S.A.P.

Referent S.A.P.

-structurile de audit dincadrul institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S-alte institutii-petenti, persoane fizice

8.3. Resurse necesare:

8.3.1. Resurse materiale : - computer si imprimanta; - birotica si consumabile; - acces internet

11






8.3.2. Resurse umane : - Seful S.A.P. - referent superior

8.3.3. Resurse financiare : - salarii, cheltuieli materiale, cheltuieli de capital, alte cheltuieli

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii: Asigurarea serviciului privind primirea/expedierea si prelucrarea corespondentei are la baza studierea legislatiei specifice, recomandarile sefului ierarhic, regulamentul de organizare si

functionare, propunerile primite de la auditorii interni.

8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii:

Referentul : - studiaza materialul primit pentru corespondenta - transmite materialul directorului S.A.P. - analizeaza recomandarile sefului ierarhic - inregistreaza materialul in registrul de intrari-iesiri al S.A.P.

- transmite materialul pentru corespondenta in teritoriu, la institutiile subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S, alte institutii, petenti-persoane fizice

- expediaza materialul - arhiveaza materialul in cadrul S.A.P.

Seful S.A.P. : - primeste materialul inaintat de referent spre stiinta - ia decizii privind serviciul de corespondenta - transmite materialul cu eventuale observatii catre referentul S.A.P., pentru corespondenta

12






8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii:

- aplicarea unitara a normelor specifice privind asigurarea serviciului de corespondenta dintre S.A.P. si alte institutii

9. RESPONSABILITATI SI RASPUNDERI IN DERULAREA ACTIVITATII

Nr. crt.

Compartimentul (postul)/actiunea(operatiunea)

Sectretariat S.A.P.

Seful S.A.P.

1 Studierea materialului in vederea asigurarii serviciului de corespondenta

Az -

2 Transmiterea materialelor seful S.A.P.

Ts V/Az

3 Analizarea recomandarilor sefului ierarhic

Az -

4 Inregistrarea materialelor pentru corespondenta in registrulde intrari-iesiri al S.A.P.

I -

5 Transmiterea materialelor catre institutiile subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea M.M.F.P.S, petenti-persoanefizice

T S

6 Expedierea corespondentei Ex -

7 Arhivarea materialelor in cadrul S.A.P. Ah -

13






10. ANEXE, INREGISTRARI, ARHIVARI

Nr.anexa

Denumirea anexei

Elaborator Aproba Nr.de exemplare

Difuzare Arhivare Loc Perioada

1 Legea nr.16/1996privind arhivele nationale

ParlamentulRomaniei

S.A.P.

2 Legea nr.672/2002 privind auditul public intern,cu modificarile si completarile ulterioare

ParlamentulRomaniei

S.A.P.

3 Legea 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public

ParlamentulRomaniei

S.A.P.

4 Legea 188/1999 privind statutul functionarilor publici,republicata

ParlamentulRomaniei

S.A.P.

5 H.G.nr.781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu

GuvernulRomaniei

S.A.P.

6 O.G.nr.27/ 2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor

Guvernul Romaniei

S.A.P.

14






11. CUPRINS

Numarul componentei in cadrul procedurii operationale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina

Coperta 1

l. Lista responsabililor cu elaborarea,verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a revizie in cadrul editiei procedurii operationale

2

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

2

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

3

4. Scopul procedurii operationale 3 - 4

5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale 4 - 5

6. Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate

6

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala

7 - 8

8. Descrierea procedurii operationale 9 - 13

9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 13

10. Anexe, inregistrari, arhivari 14

11. Cuprins 15

15






16

1 · Web view- Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificarile si completarile...

Documents

Transcript of 1 · Web view- Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificarile si completarile...