Comunicare intern

1. Ce este comunicarea intern?Comunicarea interna reprezinta schimbul de informatii intre diferite nivele ierarhice si in cadrul aceluiasi nivel care permite echipei sa performeze la cele mai inalte standarde. Comunicarea interna era privita ca flux de informatii menit sa rezolve activitatile curente ale organizatiei. Acest flux era de natura strict tehnica. A devenit evident ca succesul unei organizatii este legat de puterea angajatilor de a comunica obiectivele propuse.Comunicarea interna ajuta angajatii sa inteleaga viziunea, valorile si cultura organizationala. Ea implica probleme de munca si aducerea la cunostinta salariatilor a deciziilor importante ale conducerii. Pastrand deschise liniile de comunicare intre conducere si salariati, comunicarea interna eficienta determina relatii mai puternice intre toate nivelele din organizatie si construieste un simt de comunitate.

2. Clasificarea comunicrii organizaionale.Structura comunicrii organizaionale reprezint modelele de interaciune ntre membrii organizaiei (canalele) de comunicare. Nivelele de com. n org. sunt cel interpersonal (diada), grupul i organizaia nsi.

Comunicarea organizaional poate s fie formal sau informal. Cea formal se mparte, la rndul ei, n: comunicare formal ascendent comunicare formal descendent comunicare formal pe orizontal.

(Com. formal este realizat pe canale impuse de structura organizaiei, de normele existente i de relaiile funcionale dintre persoane, grupuri, compartimente, n conformitate cu reguli explicite i, uneori, implicite) i este preponderent legat de activitatea comun; iar n com. informal (informaie fr legtur direct cu activitatea, cu o puternic tent afectiv), canalele folosite sunt altele dect cele formale, regulile de comunicare sunt mai puin stricte.)

3. Scopul comunicrii organizaionale formale.Scopul comunicrii organizaionale este acela de a menine un mediu ierarhic de a controla. Ea se concentreaz asupra tuturor problemelor importante pt. salariai, dar mai ales asupra celor interne. Scopul ei este de a informa, de a educa i de a motiva.Comunicarea formal descendent are loc de sus n jos, ntre nivele ierarhice de la superior la subordonat. Superiorii trimit mai multe mesaje ctre grupuri sau indivizi, dar tind s comunice mai mult unii cu alii, dect cu subordonaii. Exist (dup Katz i Kahn) 5 tipuri de mesaje trimise descendent: instruciuni privind sarcinile de serviciu i modul de lucru argumente care explic scopul fiecrei sarcini i modul n care aceasta se integreaz n celelalte activiti ale organizaiei procedurile care se refer la politica, regulile i beneficiile organizaiei feedback-ul care ofer subordonailor aprecierea muncii lor ndoctrinarea salariailor cu ideologia organizaiei, obinndu-se, astfel, loialitatea lor.Prin acest sistem se transmite ctre subordonai doar ceea ce superiorii consider c acetia trebuie s tie, pt. a putea realiza sarcinile de serviciu.Comunicarea formal ascendent se refer la transmiterea mesajelor de jos n sus, de la subordonai ctre superiori, de la baza spre vrful organizaiei. Katz i Kahn arat c superiorii pot primi informaii referitoare la: performana n serviciu atitudinea salariilor fa de politica i procedurile organizaiei modul de implementare a acestora.

Acest tip de comunicare ofer informaii valoroase pt. luarea deciziilor i, de asemenea, permite superiorilor s verifice dac subalternii au neles mesajele transmise ierarhic. n plus, ncurajeaz exprimarea nemulumirilor.

4. Principalele bariere comunicaionale.Reprezinta tot ceea ce stinghereste, blocheaza si limiteaza transferul de informatii. Acestea sunt: emotiile, perceptiile, increderea si credibilitatea, ascultarea, filtrajul, supraincarcarea informationala, aspecte de ordin tehnic.Bariere n comunicarea descendent: locul ocupat n ierarhia oganizaiei influeneaz direcia i frecvena comunicrii, cu ct numrul de niveluri ierarhice e mai mare i cel al persoanelor de pe canalul de comunicare, cu att filtrarea/distorsionarea mesajelor e mai mare.Bariere n comunicare ascendent: filtrarea mesajelor, ncrederea angajailor n subordonai.

5. Ce este un audit al comunicrii si care este rolul su?Auditul reprezinta procesul prin care se analizeaza comunicarea unei organizatii cu scopul de a mari eficienta acesteia. El consta dintr-o analiza competa a comunicarii interne si externe si are ca scop evidentierea: politicilor de comunicare existente practicilor proprii organizatiei aptitudinilor existente comparativ cu cele necesare necesitatii de schimbare

6. Ce se poate studia printr-un audit al comunicrii? atitudinea fata de comunicare: comunicarea interna formala si informala, comunicarea externa, atitudini referitoare al un anumit subiect cerinte si asteptari: diferente educationale de varsta, de sex, de provenienta geografica, domenii de interes sedinte: frecventa, continut, forma, durata, eficienta, nivel comunicarea interpersonala: cantitatea, calitatea si credibilitatea informatiilor, eficienta, nivelul organizationa l> superior/subordonat sau extern, in relatia cu mass-media, cu analisti financiari, economici sau reprezentanti ai guvernului canale de comunicare si modul lor de utilizare: ghiduri, manuale, diverse publicatii, rapoarte, corespondenta, teleconferinta, telefon etc. obiectivele si scopul organizatiei: pe termen lung si scurt modul de comunicare a filosofiei organizationale: existenta/inexistenta unor politici formale scrise, locul comunicarii intre prioritatile conducerii, modul in care conducerea spijina practice procesul de comunicare (ex:financiar), comunicare centralizata/descentralizata programe de comunicare existente in organizatie: metode formale, medii folosite pt comunicare in piramida organizationala, tehnici de comunicare utilizate pt publicul extern cum ar fi materialele tiparite (rapoarte anuale, communicate de presa, brosuri si pliante cuprinzand cifre si fapte) si evenimentele speciale (intalniri anuale, ziua usilor deschise, targuri promotionale, expozitii etc)

7. Factorii care influeneaz motivarea (Katz si Kahn).Dupa cum arata Katz si Kahn, motivarea e influentata de factori personali si de factori organizationali (sistem de salarizare, statut, ierarhie, modele de comunicare) de asemenea, tipul de cultura (colectivista sau individualista) si stilul de management (autoritar, democratic, permisiv) joaca un rol important in motivare.Punctul de pornire al procesului de motivare il constituie identificarea asteptarilor salariatilor si a nivelului de performanta necesar pt a atinge scopul organizatiei.Al doilea pas consta in compatibilizarea celor 2 elemente urmat de asigurarea satisfactiei tuturor actorilor implicate (salariati si organizatia).

8. Factori care influeneaz distorsionarea si/sau filtrarea mesajelor in comunicarea organizaional.

Competiia (cu varianta luptei pentru resurse limitate): experimentele psihosociologice au demonstrat c atunci cnd succesul oricrui membru al grupului sporete ansele de succes ale celorlali membri (deci situaia presupune cooperare) este mult mai puin probabil s apar conflictul. Dimpotriv, conflictul devine mai probabil cnd situaia presupune competiie, cnd succesul oricrui membru nseamn eecul altuia.

Strategii de influen incorecte - se refer la tendina de a-i influena pe ceilali angajai prin modaliti frustrante pentru cei din urm: ameninarea, sancionarea, hruirea, sunt strategii neraionale, incorecte i unilaterale. Indiferent dac cei care le folosesc i ating scopurile, agresivitatea latent n grup crete i tensiunile acumulate izbucnesc mai devreme sau mai trziu sub form de conflicte.

Orientarea interpersonal: competitivii, angajaii ambiioi, ntreprinztori, orgolioi, independeni ca stil de lucru vor cuta n orice mprejurare s-i creasc la maxim beneficiul personal, chiar cu preul unor nenelegeri, n timp ce cooperanii, empatici, flexibili, egalitari n concepii, vor fi ateni la pstrarea echitii n interiorul grupului de lucru. n afar de observaia c cei care fac parte din categoria competitivi pot fi surse ale conflictelor, i ntlnirea unor angajai cu stiluri diferite n organizaie poate s determine conflicte: interaciunea competitivilor cu ceilali angajai va fi ntotdeauna dur, ntruct nu exist interes pentru interaciune i compromis.

Diferene de personalitate (personaliti accentuate, persoane cu probleme sau conflicte interne): conflictul intern este de obicei cauza tuturor celorlalte conflicte la nivel mai dezvoltat (conflicte interpersonale, intragrupale etc.) ntruct persoanele respective fie percep greit conduita i obiectivele celor din jur, fie se exprim greit i de aici conflictul se transfer la nivel interpersonal;

Probleme de comunicare: blocaje sau perturbri care fac ca mesajele s fie greit emise sau receptate, i de aici influena asupra relaiilor ntre angajai (care i percep ca ameninate scopurile i obiectivele personale);

Factorii exteriori (intervenia contient sau nu a altor persoane ntr-o relaie interpersonal): unii angajai se folosesc de influena pe care o au n plan informal sau interpersonal pentru a declana conflicte ntre ali angajai, cu scopul de a ctiga diverse avantaje (de exemplu de a lucra mai eficient dect cei implicai, sau de a ctiga o funcie managerial la diverse nivele, sau de a fi mai bine vzui de efi).

Lipsa cunoaterii i contactului reciproc (lipsa de informaii duce la formarea de stereotipuri), folosirea in comun de resurse, diferene de scopuri, valori, atitudini, stil de via, mecanismul identitii sociale

9. Ce sunt informaiile; caracteristicile unei informaii utile.Informaia este parte a procesului de comunicare din organizaie. Pe parcursul desfurrii sale se rein, se extind i se distorsioneaz mesajele. Scanarea pt inf. se face att n interiorul ct i n exteriorul organizaiei.Caracatersiticile unei informaii utile sunt accesibilitatea (timp, ntreruperi, cost), forma oral (mai scurt), credibilitatea.

10. Care sunt rolurile si abilitile manageriale?Pt a-si putea realiza aceste functii, managerul isi asuma mai multe roluri. Mintzberg a identificat 10 roluri commune tuturor managerilor. Ele sunt impartite in 3 grupe:1. interpersonale asiguara furnizarea de informatii 2. decizionale se ocupa de utilizarea acestor informatii3. informationale leaga intreaga munca manageriala din organizatie Acelasi manager poate jura in diferita masura oricare dintre aceste roluri in functie de nivelul de management si pozitia ocupata. Cele 1o roluri formeaza un tot unitar. Cele 3 roluri interpersonale se refera la relatiile interpersonale. In rolul figurii centrale managerul reprezinta organizatia in toate imprejurarile formale.In rolul de persoana de contact managerul inteactioneaza cu egalii sai si cu cei din afara organizatiei. Top managerul foloseste acest rol pt a castiga informatii si favoruri in timp ce managerul de baza mentine prin intermediul sau rutina muncii. Rolul de leader defineste relatia dintre manager si angajati. Relatia directa cu oamenii pe care managerul o are in cazul rolurilor interpersonale il plaseaza intr-o pozitie unica pt obtinerea de informatii. De aceea, cele 3 roluri informationale privesc mai ales aspectele informationale ale managerului. Astfel, in rol de monitor managerul primeste si colecteaza informatii, In rol de diseminator transmite informatii in organizatie iar in rol de puratator de cuvant, managerul disemineaza informatii din organizatie in mediul sau extern.Accesul la informatii il plaseaza pe manager in centrul deciziei organizationale. Exista 4 roluri decizionale: antreprenor managerul initiaza schimbarea mediator al conflictului se ocupa de amenintarile fata de organizatie (interne si externe) distribuitor de resurse ii inlesneste alegerea locului de din organizatie unde trebuie marit efortul negociatorul negociaza in numele organizatieiManagerul de baza se concentreaza mai mult asupra muncii pe termen scurt => rolul figurii centrale este mai putin important crescand in schimb in importanta rolurile de negociator si de mediator al conflictului. Rolul leaderului este unul dintre cele mai importante la toate nivelele de management.

Katz a identificat 3 abiliti manageriale eseniale pentru succesul managementului:1. Abiliti tehnice: implic procese sau tehnici, cunotine specifice unui anumit domeniu.2. Abiliti umane: se refer la capacitatea de relaionare eficient cu oamenii.3. Abiliti conceptuale: implic formularea de idei i rezolvarea creativ a problemelor.

1