· - Hotărârea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare şi restaurare...

CJRAE VALCEA

Departament

Centrul de documentare metodico

- ştiinţifică

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Casarea publicaţiilor de bibliotecă

Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 4 din 26

Exemplar nr.: 1

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională:

Casarea documentelor de bibliotecă reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată starea fizică sau morală a unor publicaţii din fondul de carte a unei biblioteci şcolare, şi măsurile luate în urma acestor constatări, la data la care aceasta se efectuează.

Casarea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor publicaţiilor de bibliotecă în vederea întocmirii situaţiilor financiare care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru acest exerciţiu financiar.

5.2.Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de entitatea publică:

În temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991 şi Legii nr.334 din 31 mai 2002, republicate, cu modificările şi completările ulterioare, unităţile de învăţământ au obligaţia să efectueze casarea periodică a documentelor de bibliotecă perimate fizic şi moral, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:

a. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege; b.ori de câte ori simt indicii că există lipsuri sau publicaţii degradate în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

c. ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune; d. ca urmare a cazurilor de forţă majoră sau calamităţi naturale; e. în alte cazuri prevăzute de lege.

5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și /sau care depind de activitatea procedurată;

a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:

- Centrul de documentare metodico-științifică.

b. De această activitate depind în cadrul deplasărilor efectuate în țară compartimentele:

- Conducere;

- Personal didactic;


5.4. Listarea compartimentelor furnizate de date și /sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate; listarea compartimentelor

implicate în procesul activităţii:

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 5 din 26

Exemplar nr.: 1

a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:


- Financiar contabil;

- Secretariat;

b. De această activitate beneficiază în cadrul activităţilor efectuate, următorul compartiment:


6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂȚII PROCEDURATE:

6.1. Reglementări internaționale:

- Standardele internaționale de contabilitate;

- Standardele internaționale de management / control intern;

6.2. Legislația primară:

- Legea bibliotecilor (nr. 334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avandu-se in vedere republicarea din M.O., partea I,

nr. 132 din 11 februarie 2005, preecum si urmtoarele acte:

- O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea si completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002;

- Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr.334/2002;

- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata cu modificarile si completarile ulterioare;

- Legea nr.22 / 1969, a gestionarului, actualizată prin Legea 54/1994;

- Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi

răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor;

- Ordin nr.2.861 din 9 octombrie 2009 al ministrului finanţelor publice pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea

inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ;

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 6 din 26

Exemplar nr.: 1

-Legea nr.334 din 31 mai 2002 cu modificările şi completările ulterioare;

-Legea nr.246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.l 12/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din

funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale;

6.3. Legislatie secundară:

- Norme Metodologice din 9 iunie 2000 privind evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor ;

- Hotărârea Guvernului nr. 966/1998 pentru modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de

transmitere fară plată şi de valorificare a bunurilor aparţinînd instituţiilor publice, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 525 din 31

decembrie 1998;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare şi restaurare a bunurilor culturale mobile clasate;

- Hotărârea Guvernului nr. 2139/30 noiembrie 2004, pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de

funcţionare a mijloacelor fixe;

- Hotărârea Guvernului nr.411 din 05/05/2005, privind modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr.461/2001 pentru aprobarea

normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.60/2001 privind achiziţiile publice şi pentru modificarea art.3 din Hotărârea

Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de transmitere tară plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, publicată în

Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.424 din 19 mai 2005M

- Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei şi finanţelor privind documentele financiar-contabile.

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:

- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a bibliotecilor şcolare;

- Regulamentul-cadru al bibliotecilor şcolare;

- Regulamentul Intern a bibliotecii şcolare;

- Legea patrimoniului.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 7 din 26

Exemplar nr.: 1

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. Definiţiile termenilor

Nr.

crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura operatională Prezentarea formalizată, ‚în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată.

3. Revizia în cadrul unei ediţii Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai

multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi

difuzate.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. P.O. Procedura operationala

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 8 din 26

Exemplar nr.: 1

7. Ev. Evaluare

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE:

8.1. Generalit ăţi :

Procedura operaţională face referire la activităţile de casare a publicaţiilor deteriorate sau perimate, aflate în gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică;

8.2. Documente utilizate:

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor:

- Documentele utilizate sunt:

Decizia de iniţiere a casării; Constatările comisiei de casare; Lista cu propunerile de casare; Notă privind starea publicaţiilor de bibliotecă propuse pentru casare; Proces-verbal de casare; Registrul de inventar; Registrul de mişcare a fondului.

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

Registru de inventar;

1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii fondului de publicaţii a centrului de documentare metodico-

ştiinţifică; 2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost

numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 9 din 26

Exemplar nr.: 1

Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fară ştersături şi fară spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere a publicaţiilor aflate în fondul bibliotecii;. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a publicaţiilor. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele

rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului

financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel

încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a fondului de carte existent. In cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu

valoarea publicaţiilor inventariate faptic la acea dată.

În coloana 1 se înscrie data.

În coloana 2, numărul curent al fiecăre operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.

În coloana 3 se fac însemnări pentru fiecare verificare a fondului de carte;

În coloana 4 se trece autorul şi titlul publicaţiei;

În coloana 5 se trece nr. ediţiei publicatiilor:

În coloana 6 se menţionează locul apariţiei publicaţiei;

În coloana 7 se trece anul apariţiei publicaţiei;

În coloana 8 se trece preţul publicaţiei;

În coloana 9 se specifică preţul legatului, dacă este cazul;

În coloana 10 se trece numărul de ordine din RMF;

În coloana 11 se trece cota cărţii sau clasificarea zecimală;

În coloana 12 se menţionează date privind ieşirea cărţilor, a actelor însoţitoare;

În coloana 13 se trec observaţii legate de circulaţia publicaţiei;

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

Se arhivează la compartimentul centrului de documentare metodico-ştiinţifică, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 10 din 26

Exemplar nr.: 1

Registrul R.M.F.(mişcare a fondului), este documentul contabil obligatoriu în care publicaţiile de bibliotecă sunt înregistrate pe baza actului însoţitor specificându-se şi sursa de provenienţă a

acestora, în rubrica special destinată. Acest tip de registru oferă, în primul rând, o evidenţă valorică la zi a tuturor publicaţiilor existente în bibliotecă, precum şi repartizarea acestora pe

principalele domenii C.Z.U. Registrul oferă, de asemenea, posibilitatea totalizării şi cunoaşterii pe trimestre calendaristice a numărului de documenţe intrate în centrul de documentare

metodico-ştiinţifică şi, bineînţeles, structurarea lor pe principalele domenii C.Z.U.

Proces-verbal de scoatere din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic

1. Serveşte ca:

document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic şi de declasare a acestora, potrivit dispoziţiilor legale

document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic;

document justificativ de înregistrare în evidenţa centrului de documentare metodico-ştiinţifică şi în contabilitate.

2. Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe (publicaţiile de patrimoniu), pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (nota justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.)

Formularul se completează astfel: - capitolele I si II, de către comisia constituită în acest scop, după caz (la unităţile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării publicaţiilor propuse a fi scoase din gestiune şi propuse pentru declasare, se semnează de membrii comisiei; - capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din gestiune, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a publicaţiilor sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la centrul de documentare metodico-ştiinţifică. 3. Circulă: - la persoana autorizată să aprobe scoaterea din gestiune a publicaţiilor aflate în gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică, - la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din gestiune centrului de documentare metodico-ştiinţifică, pentru înregistrare. 4. Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul centrul de documentare metodico-ştiinţifică (exemplarul 2).

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 11 din 26

Exemplar nr.: 1

5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea unităţii; - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

- aprobat; data;

- predătorul;

- constatările şi concluziile comisiei;

- publicaţiile scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate; - numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;

- numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului;

- primitorul;

- numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.

Lista de casare;

1. Serveşte ca:

- document pentru casarea publicaţiilor de bibliotecă aflate în gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică;

- document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri publicaţii din fondul de carte al centrului de documentare metodico-ştiinţifică, precum şi a

altor valori;

2. Document justificativ de înregistrare în evidenţa centrului de documentare metodico-ştiinţifică şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor

constatate;

- document pentru întocmirea registrului-inventar;

- document centralizator al operaţiunilor de casare.

Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de casare, pe gestiunea

documentaristului şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

Publicaţiile de bibliotecă ce urmează să fie casate se înscriu în listele de casare după nr. de inventar, cotă şi format.

3. Circulă:

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 12 din 26

Exemplar nr.: 1

- la comisia de casare, pentru stabilirea deprecierilor constatate la inventor, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor casării;

- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionănd pe ultima filă a listei de casare, că toate cantităţilor au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile

respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;

- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de casare privind exactitatea soldului scriptic, precum

şi pentru verificarea calculelor effectuate;

- la conducătorul compartimentului financiar- contabil, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, precum

şi procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;

- la conducătorul unităţii, împreună cu procesul verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute;

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

8.2.3. Circuitul documentelor:

a) Comisia de casare întocmeşte procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza notei privind starea fizică a publicaţiilor aflate în gestiunea

centrului de documentare metodico-ştiinţifică, semnează procesul-verbal cu propunerile şi îl înaintează secretariatului.

b) Secretariatul alocă număr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare şi înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului

unităţii spre avizare;

c) Conducătorul unităţii avizează procesul-verbal cu propunerile pentru casare şi le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite.

d) Compartimentul contabilitate verifică şi înregistrează operaţiunile privind scoaterea din gestiune a publicaţiilor şi arhivează procesul - verbal cu

propunerile.

e) Comisia - Analizează starea fizică a publicaţiilor şi propune casarea în funcţie de gradul de uzură, înaintează procesul- verbal cu propunerile

conducătorului unităţii;

f) Compartimentul contabilitate analizează propunerile de casare ale comisiei;

g) Conducătorul instituţiei decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului fînanciar-contabil, cu

respectarea dispoziţiilor legale.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 13 din 26

Exemplar nr.: 1

h) Comisia constituită în baza deciziei nr. -------- din--------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinţă care au un grad de uzură

avansat, stabileşte materialele şi deşeurile rezultate, elaborează Procesul- verbal pentru scoaterea din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă şi

înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităţii;

i) Conducătorul unităţii decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului fînanciar-contabil, cu

respectarea dispoziţiilor legale;

j) Compartimentul contabilitate şi administrativ predă cantitatea deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie,

înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativa şi contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele

la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local);

k) Comisia elaborează Procesul-verbal de casare publicaţiilor: Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---din-----pe baza documentelor anexate---

propune casarea următoarelor MF--------şi declasarea următoarelor mijloace materiale ----procedează la operaţiunea de casare a publicaţiilor de

bibliotecă deteriorate, înaintează procesul-verbal cu propunerile, conducătorului unităţii;

l) Conducătorul unităţii, cu avizul conducătorului compartimentului fînanciar-contabil decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu

respectarea dispoziţiilor legale.(transfer, licitaţie, predare deşeuri);

m) Compartimentul contabilitate şi administrativ, transferă bunurile (dacă este cazul), licitează bunurile (dacă este cazul), predă cantitatea

deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie, înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativă şi

contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local).

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale:

- calculator;

- acces la Internet;

- imprimantă alb-negru;

- copiator, fax;

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 14 din 26

Exemplar nr.: 1

- consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc.

8.3.2. Resurse umane:

Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului centrul de documentare metodico-ştiinţifică , de către documentarist, în

colaborare contabilitatea;

8.3.3.Resurse financiare:

Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele:

- costul multiplicării documentaţiei.

8.3.4.Resurse de timp

Variabile:

- complexitatea procedurii;

- incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor

necesare.

Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de casare, simt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute or ientativ prin calendarul

procedurii.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 15 din 26

Exemplar nr.: 1

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

Nr.

crt.

Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea)

0 1

1 Documentaristul unităţii va întocmi un referat

justificativ.

Întocmirea unui referat de către documentaristul unităţii şi înregistrat în registrul de

intrări şi ieşiri, privind componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării

operaţiunii de casare a publicaţiilor bibliotecii şi înaintat conducerii instituţiei.

2 Referatul va fi înregistrat la registratura unităţii. Referatul întocmit de documentaristul unităţii privind componenţa comisiei de casare

va fi aprobat de conducătorul unităţii.

3 Decizia privind aprobarea componenţei comisiei

precum şi desfăşurării operaţiunii de casare a

fondului de carte existent

Întocmirea deciziei de casare care să cuprindă componenţa comisiei precum şi

perioada desfăşurării operaţiunii de casare a colecţiilor bibliotecii unităţii, care conţine

temeiul legal care stă la baza efectuării operaţiunii, componenta comisiei, perioada de

desfăşurare, termenele de predare a proceselor-verbale.

4 Aprobarea referatului de către conducătorul unităţii; Conducătorul unităţii va aproba decizia de derulare a activităţii de casare, decizie care

va fi vizată de şeful compartimentul fmanciar-contabil.

5 Directorul unităţii va dispune întocmirea deciziei de

casare, care să cuprindă componenţa comisiei

precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de casare

a publicaţiilor din fondul de carte existent.

Câte un exemplar din decizie va fi predat, sub semnătură privată fiecărui membru al

comisiei de casare pentru a lua la cunoştinţă etapele ce vor fi parcurse privind

desfăşurarea activităţii de casare a publicaţiilor de bibliotecă.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 16 din 26

Exemplar nr.: 1

6 Aprobarea deciziei de către conducătorul unităţii şi

vizarea acesteia de compartimentul fmanciar-

contabil;

Instruirea comisiei de casare de către contabilul şef cu privire la desfăşurarea

activităţii de casare, precizându-se şi termenele care vor fi respectate.

7

Întocmirea şi înregistrarea procesului-verbal care

cuprinde etapele instruirii comisiei de casare;

Întocmirea unui proces-verbal care să cuprindă etapele instruirii comisiei de casare de

către contabilul şef al unităţii .

8 Semnarea procesului-verbal de toţi membrii comisiei

participanţi la instruire;

Atât contabilul care a făcut instruirea comisiei cât şi membrii acesteia vor semna

procesul-verbal.

9 Completarea notei justificative de către

documentarist;

Completarea notei justificative de către documentarist, după care se datează şi se

semnează de către acesta şi de către comisia de casare, care atestă că a fost dată în

prezenţa sa. 10 Comisia urmează să identifice toate depozitele de

cărţi în care urmează să fie casate publicaţii;

Identificarea tuturor încăperilor în care există publicaţii ce urmează a fi casate, pentru

a nu fi omise unele valori materiale.

11 Verificarea şi semnarea listelor de casare de un

membru al comisiei de casare;

Se verifică şi se semnează fiecare listă de casare de un membru al comisiei

12 Semnarea ultimului document de ieşire de valori

materiale din gestiunea bibliotecii, de un membru al

comisiei de casare,

Se trece la semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale în bibliotecă, de

către un membru al comisiei.

13 Trecerea datei şi orei pe listelor de casare de un

membru al comisiei de casare;

Se trece la însemnarea datei şi orei pe toate listele de casare, de către un membru al

comisiei.

14 Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu regim

special;

Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu regim special predate de

documentarist.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 17 din 26

Exemplar nr.: 1

15 Întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea

uşilor dacă se constată ruperea acestora;

Se va trece la întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uşilor dacă se constată

ruperea acestora

16 Comisia de casare va stabili în prezenţa

documentaristului stocurile faptice prin numărare;

Se va trece la stabilirea în prezenţa documentaristului stocurile faptice prin numărare

17 Comisia de casare va înscrie în listele de casare

cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării

operaţiunii de casare publicaţiilor bibliotecii.

Se înscriu în listele de casare, cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării

operaţiunii de casare a publicaţiilor bibliotecii.

18 Valorile materiale casate se vor evalua de către

comisia de casare şi le va înscrie în listele de casare

la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare);

După efectuarea casării se va trece la evaluarea de către comisia de casare şi le va

înscrie în listele de casare la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare).

19 Semnarea şi numerotarea listelor de casare pe toate

filele de către membrii comisiei de casare;

După înscrierea listelor de casare se va trece şi numerotarea listelor de casare pe toate

paginile de către documentarist.

20 Semnarea listelor de casare pe toate filele de către

membrii comisiei de casare;

După înscrierea şi numerotarea listelor de casare pe toate paginile de către

documentarist se va trece la semnarea de către toţi membrii comisiei de casare.

21 Menţiunea de pe ultima filă a listei de casare, dacă

toate publicaţiile de bibliotecă deteriorate au fost

casate şi consemnate în listele de casare în prezenţa

documentaristului precum şi menţiunea dacă are

obiecţii cu privire la modul de efectuare a casării;

La încheierea operaţiunii de casare, după semnarea şi numerotarea listelor de casare

de către documentarist şi de comisia de casare, pe ultima filă a listei de casare,

documentaristul trebuie să menţioneze dacă toate publicaţiile de bibliotecă deteriorate

au fost casate şi consemnate în listele de casare în prezenţa sa. De asemenea acesta

menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a casării.

22 Comisia de casare va analiza obiecţiile, iar

concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul

listelor de casare;

In acest caz, comisia de casare este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la

care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de casare.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 18 din 26

Exemplar nr.: 1

22. Compartimentul contabilitate va analiza toate

stocurile înscrise în listele de casare şi a soldurilor

din contabilitate pentru bunurile casate;

Se va trece la stabilirea rezultatelor casării prin compararea datelor constatate faptic şi

înscrise în listele de casare cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate.

Comisia de casare stabileşte caracterul deteriorării

publicaţiilor, în conformitate cu dispoziţiile legale,

modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din

contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma casării;

Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de casare stabileşte

caracterul deteriorării publicaţiilor în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de

regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în

urma casării.

23 La stabilirea valorii de debit, comisia de casare va

avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu

eventuale plusuri în conformitate cu legile în vigoare;

La stabilirea valorii de debit, comisia de casare va avea în vedere posibilitatea

compensării lipsurilor cu eventuale plusuri în conformitate cu legile în vigoare.

24 Conducătorul instituţiei va aproba referatul întocmit

şi înregistrat la registratura unităţii de către

documentarist, de acordare a deprecierii pentru care

sunt acordate scăzăminte din gestiune de valori

materiale;

Se va trece la acordarea deprecierii pentru toate publicaţiile constatate lipsă, care sunt

acceptate cu scăzăminte din gestiune de valori materiale, prin aplicarea coeficienţilor

corespunzători fiecărui produs în parte după aprobarea acestora de către conducătorul

unităţii.

25 Diferenţele constatate în plus sau minus să privească

aceiaşi perioadă de gestiune şi aceiaşi gestiune;

Diferenţele constatate în plus sau minus să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi

aceiaşi gestiune.

26 Rezultatele casării se înscriu de către comisia de

casare într-un proces-verbal;

Rezultatele casării se înscriu de către comisia de casării într-un proces-verbal.

27 Semnarea procesului-verbal de către comisia de

casare şi documentarist şi înregistrarea acestuia la

registratura unităţii;

Semnarea procesului-verbal de către comisia de casare şi documentarist şi

înregistrarea acestuia la registratura unităţii.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 19 din 26

Exemplar nr.: 1

28 Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei

de casare se prezintă directorului unităţii;

Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de casare se prezintă, în termen de

7 zile de la data încheierii operaţiunilor de casare, directorului unităţii.

29 Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de

valorificare a casării în termen de 7 zile de la data

primirii de la comisia de casare;

Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de valorificare a casării în termen de 7

zile de la data primirii de la comisia de casare.

30 Directorul unităţii cu avizul conducătorului

compartimentului fînanciar- contabil, decide asupra

soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea

dispoziţiilor legale;

Directorul unităţii cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil,

decide în termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de casare, asupra

soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale /

31 Rezultatele procedurii de casare vor fi înregistrate de

către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult

7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare

de către ordonatorul de credite;

Rezultatele procedurii de casării vor fi înregistrate de către documentarist în RI şi

RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare de

către ordonatorul de credite.

32 Compartimentul contabilitate va prelua procesul

verbal cu rezultatele casării ce vor fi înregistrate în

evidenţele contabile ale unităţii;

Compartimentul contabilitate va prelua procesul verbal cu rezultatele casării ce vor fi

înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare.

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

Nr.

crt.

Compartimentul (postUl)/acţiunea (operaţiunea) Activităţile desfăşurate

1 Efectuarea

casării

- identificarea publicaţiilor de bibliotecă

deteriorate;

- comisia de casare va identifica publicaţiile uzate fizic sau perimate moral;

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 20 din 26

Exemplar nr.: 1

2 publicaţiilor

deteriorate

fizic sau

perimate

moral;

- întocmirea unor liste separate pentru

toate publicaţiile uzate fizic sau perimate

moral;

- în timpul efectuării casării comisia de casare va întocmi liste separate pentru

toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral;

3 - întocmirea notelor privind starea fizică

a publicaţiile uzate fizic sau perimate

moral;

- se va întocmi formularul „nota justificativă privind starea de degradare a

publicaţiilor de bibliotecă.

4 - stabilirea unor seturi de întrebări pentru

determinarea cauzelor privind starea

actuală a valorilor materiale;

- comisia de casare va stabili un set de întrebări pentru determinarea cauzelor

privind starea actuală a publicaţiile uzate fizic şi pentru stabilirea listei finale a

valorilor materiale propuse pentru casare;

5 - întocmirea unor note explicative

pentru fiecare gestionar în parte, unde s-

au constatat valori materiale deteriorate;

- întrebările stabilite de comisie vor fi înscrise în note explicative care vor fi

înaintate gestionarilor de valori materiale unde s-au constatat publicaţiile uzate

fizic sau perimate moral.

6 - solicitarea de la gestionar a notelor

explicative privind cauzele care au dus

la publicaţiilor;

comisia de casare va solicita de la documentarist, note explicative privind

cauzele care au dus la uzura prematură sau deteriorarea valorilor materiale;

7 - stabilirea listelor cu valorile materiale

propuse spre aprobare a casării;

- după primirea notelor explicative şi după analizarea acestora comisia de

casare va stabili cauza care a dus la deteriorarea publicaţiilor şi va trece la

stabilirea listelor finale cu valorile materiale propuse spre aprobare a casării;

8 - întocmirea unui referat pentru numirea

comisiei de casare;

- contabilul-şef din unitate va întocmi un referat pentru numirea comisiei de

casare de către conducerea instituţiei publice;

9 - înregistrarea referatului la registratura

unităţii;

- referatul întocmit de contabilul unităţii va fi înregistrat la registratură;

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 21 din 26

Exemplar nr.: 1

10 - înaintarea referatului către Ordonatorul

de credite;

- referatul întocmit de conţabilul-şef şi înregistrat la registratură va fi înaintat

ordonatorului de credite;

11 - emiterea deciziei pentru numirea

comisiei de casare;

- după primirea referatului, ordonatorul de credite va emite decizia pentru

numirea comisiei de casare a publicaţiilor deteriorate;

12 - înştiinţarea comisiei de casare; - -comisia de casare va fi înştiinţată prin îmnânarea unui exemplar din decizia

de numire a comisiei de către ordonatorul de credite;

-la primirea deciziei, membrii comisiei vor face menţiunea, pe exemplarul care

va rămâne la secretariat, că au primit un exemplar din decizia de numire a

comisiei de casare şi au luat la cunoştinţă de conţinutul acesteia;

13 - înaintarea, listelor centralizatoare cu

valorile materiale propuse pentru casare,

consiliului de administraţie;

- înregistrarea, semnarea şi înaintarea listelor centralizatoare cu valorile

materiale propuse pentru casare, consiliului de administraţie;

14 - discutarea listelor în consiliul de

administraţie şi aprobarea acestora; - discutarea şi aprobarea valorilor materiale propuse pentru casare de către

consiliul de administraţie;

15 - aprobarea listelor de ordonatorul

principal sau secundar de credite; - întocmirea unei adrese de înaintare şi trimiterea listelor pentru aprobare la

ordonatorul de credite (principal sau secundar în funcţie de finanţare şi de

subordonarea financiară);

- aprobarea listelor cu valorile materiale propuse pentru casare;

16 - întrunirea comisiei de casare; - întrunirea comisiei pentru finalizarea operaţiunii de casare a valorilor

materiale;

17 - casarea publicaţiilor de bibliotecă uzate

fizic sau moral; - comisia va trece la casarea valorilor materiale prin topire sau distrugere;

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 22 din 26

Exemplar nr.: 1

18 - întocmirea procesului verbal de casare; - valorile materiale casate vor fi înscrise în procesul verbal întocmit de

comisie şi aprobat de către conducerea instituţiei publice;

19 - înregistrarea în evidenţa tehnico-

operativă a valorilor materiale rezultate

în urma' topirii publicaţiilor de bibliotecă

casate;

- înregistrarea în evidenţa tehnico operativă a valorilor materiale rezultate în

urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate;

20 înregistrarea în contabilitate a

operaţiunilor de ieşire de valori

materiale;

- înregistrarea în contabilitatea instituţiei publice a valorilor materiale rezultate

în urma casării;

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

- Îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind casarea colecţiilor bibliotecii;

- Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind casarea publicaţiilor degradate din colecţiile bibliotecii.

- Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri operaţionale.

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 23 din 26

Exemplar nr.: 1

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Matricea responsabilităţilor I

Nr.

Crt.

Compartimentul

(postul)/acţiunea

(operaţiunea)

I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX XX

0 1 2 3 4 5

1 - identificarea publicaţiilor de

bibliotecă deteriorate; E

2 - întocmirea unor liste separate

pentru toate publicaţiile uzate fizic

sau perimate moral;

E

3 - întocmirea notelor privind starea

fizică a publicaţiile uzate fizic sau

perimate moral;

E

4 - stabilirea unor seturi de întrebări

pentru determinarea cauzelor

privind starea actuală a valorilor

materiale;

E

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 24 din 26

Exemplar nr.: 1

5 - întocmirea unor note explicative

pentru fiecare gestionar în parte,

unde s- au constatat valori

materiale deteriorate;

E

6 - solicitarea de la gestionar a

notelor explicative privind

cauzele care au dus la degradarea

publicaţiilor;

E

7 - stabilirea listelor cu valorile

materiale propuse spre aprobare a

casării;

E

8 - întocmirea unui referat pentru

numirea comisiei de casare;

E

9 - înregistrarea referatului la

registratura unităţii;

E

10 - înaintarea referatului către

ordonatorul de credite;

E

11 - emiterea deciziei pentru numirea

comisiei de casare;

E

12 - înştiinţarea comisiei de casare; E

13 - înaintarea, listelor

centralizatoare cu valorile

materiale propuse pentru casare,

consiliului de administraţie;

Ev

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 25 din 26

Exemplar nr.: 1

14 - discutarea listelor in consiliul de

administraţie şi aprobarea

acestora;

E

15 - aprobarea listelor de ordonator

principal sau secundar de credite;

AP

16 - întrunirea comisiei de casare; E

17 - casarea publicaţiilor de

bibliotecă uzate fizic sau moral;

E

18 - întocmirea procesului verbal de

casare;

E

19 - înregistrarea în evidenţa tehnico

operativă a valorilor materiale

rezultate în urma topirii

publicaţiilor de bibliotecă casate;

I

20 - înregistrarea in contabilitate a

operaţiunilor de ieşire de valori

materiale;

I

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 26 din 26

Exemplar nr.: 1

10. Cuprins:

Nr. componentei în cadrul

procedurii operaţionale

Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Pag.

Coperta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

1

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale 2

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul

ediţiei procedurii operaţionale

2

4. Scopul procedurii operaţionale 3

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 4

6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale 5

7. Definiţii şi abrevieri ai termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale 7

8. Descrierea procedurii operaţionale 8

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 23

10. Cuprins 26

CJRAE VALCEA

Departament


- ştiinţifică



Ediţia: 1

Nr.de ex.: 2

Revizia: 3

Nr.de ex. : 2

COD: P.0. CDM-S 5

Pagina 27 din 26

Exemplar nr.: 1

· - Hotărârea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare şi restaurare...

Documents

Transcript of · - Hotărârea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare şi restaurare...