Lecfia 3Prelucrarea datelor

3.1 Operalii de ciutare, sortare gi filtrare

o Folosirea functiei de cAutare pentru gisirea uneiinregistriri

DacS o tabel5 contine foarte multe date, gdsirea unei informatii poate fi dificilS.in acest scop, aplicalia Microsoft Access pune la dispozilia utilizatorilor funclia Find(Gisire). Aceasti functie se gSsegte in tab-ul Home (Pornire), sectiunea Find (Gdsire)

6 Funclia Find (Gdsire) poate fi apelatd gi cu ajutorul combinaliei de taste Ctrl 5i F.

Pe ecran va fi afigati fereastra Find and Replace (Gdsire giinlocuire).

in caseta Find What (De cdutat) introduceli textul ciutat. Din lista derulantd Lookln (Privire in) alegeti unde doriti si se realizeze ciutarea: in c6mpul curent selectatsau in tot tabelul. Pentru pornirea cdutirii, se apasi butonul Find Next (Urmdtorulgisit).

: ;J*,-'-------l

Atunci cAnd este gdsitd o inregistrare corespunzdtoare, cSutarea este opriti gi

c6mpul respectiv apare evidenliat.

r Sortarea inregistrdrilor

O cerintS fundamentalS pentru o bazS de date este capacitatea de sortare rapidia inregistririlor astfelinc6t acestea si poatd fi afigate in ordinea doriti de utilizator.in mod prestabilit, programul Access afigeazd inregistririle ordonate in functrie de

cheia primarS.

Aveti posibilitatea sortdrii datelor dintr-un tabel, interogare, formular sau raportin functie de unul sau mai multe c6mpuri. Pentru a sorta un anumit c6mp al unei

tabele sau a unuiformularin ordine crescitoare sau descrescitoare, selectati c6mpul

dorit Si alegeti una din urmdtoarele douS posibilitdti:

40

1.

2.

in tab-ul Home (Pornire), secliunea Sort & Filter (Sortare & Filtrare), apisaligt .

butonul dorit: !'| Ascending pentru a sorta c6mpul in ordine crescdtoare gi

il sescenalnff pentru a sorta cdmpul in ordine descrescitoare

Executati click dreapta pe c6mpul selectat gi din meniul derulant apdrut alegetitipul de sortare dorit.

it2'I 2s{7 Atfr L

$l' ssrizt*sSortarea datelor de tip text

Sortarea datelor de tip numdr $t 5c,rt 5mallest t+ Largert

gt Sgrt Larg*stt* 5malleet

o Aplicarea unui filtru asupra unui tabel sau formular

O alti modalitate de regisire a anumitor date in cadrul unei tabele consti inaplicarea unui filtru asupra tabelei. Un filtru limiteazd vizualizarea datelor la

inregistriri specifice, fdrd a solicita modificarea proiectdrii tabelului respectiv. Astfel,la aplicarea unuifiltru, vizualizarea este actualizati pentru a afi5a numaiinregistririlecare respect5 criteriile stabilite de utilizator. Celelalte inregistrdri sunt ascunse p6nd

la eliminarea filtrului.Microsoft Access vi pune la dispozitie urmdtoarele tipuri de filtre:

- Filtre obignuite - pentru a filtra un c6mp pe baza unei valori sau unui interval de

valori.1. Deschideti tabelul in vizualizarea Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sau

formularul ?n una din vizualizdrile Datasheet View (Vizualizare foaie de date) sau

Form View (Vizualizare Formular).2. Asigurali-vd cd vizualizarea nu este deja filtratS. Pentru aceasta, in bara de

selectare a inregistrdrilor, verificati cd este afigat textul Unfiltered (Nefiltrat) sau No

filter (Fdrd filtre).

-nx&4arca - iktasi*i_di:p. iCitu&f6Add .

Pe$geat$e$resk .. : 5': : ..

Audi 6

5 claeic

7 sport

I ciasic

9 sport

3 spsrl

4t

5! C*d_rnasin; . T,p_rnsfina - Marca -

. to1asini*d:sp . rC.*rfq f*cds'

5

6

5

t

Pentru a elimina toate filtrele unui anumit obiect, in fila Home (Pornire), ingrupul Sort & Filter (Sortare gi filtrare), executafi click pe butonul Toggle Filter

(comutare filtrare)f Toggle Filter .

3. Executa!i click oriunde in dreptul primului cdmp pe care doriti sd-l filtrati 5i, in fila

Home (Pornire), in grupul Sort & Filter (Sortare gi filtrare), apisati butonul Filter

(Filtru) rire'.

4. Din meniul derulant apdrut selectati tipul de filtrare dorit. Astfel,./ Pentru valori de tip text, se selecteazi optiunea Text Filters (Filtre Text) 5i se

alege varianta doritS,- Equals (Este egal cu) - afigeazd inregistrdrile egale cu o anumiti valoare

- Does not equal (Nu este egal cu) - afi5eazd inregistririle care sunt diferite de

o anumitS valoare- Begins with (incepe cu) - afigeazS inregistrdrile care incep cu anumiti valoare- Does not begin with (Nu incepe cu) - afigeazd inregistrSrile care nu incep cu o

anumiti valoare- Contains (Contine) - afigeazS inregistrdrile care conlin o anumitd valoare

- Does not contain (Nu contine) - afigeazS inregistrdrile care nu conlin oanumitd valoare

- Ends with (Se termind cu) - afigeazd inregistrSrile care se termini cu oanumiti valoare

- Does not end with (Nu se terminS cu)- afigeazd inregistrdrile care nu se

termini cu o anumiti valoare

42

Beqlnr $iih...

i:s€! ll-t Segin Y.iith...

acntgiii.,,

Snei N.i [6ntiin..

EndsWith.,,

Foer f'lct rnd Bith,.,

aenrel I

,/ Pentru valori numerice, se selecteaze op[iunea Number Filters (Filtre Numdr) gi

se alege varianta doritS.- Equals (Este egal cu) - afigeazi inregistrdrile egale cu o anumiti valoare- Does not equal (Nu este egal cu) - afigeazd inregistrSrile care sunt diferite de

o anumiti valoare- Less than (Mai mic dec6t) - afigeazi inregistrdrile care sunt mai mici decSt o

anumit5 valoare- Greater than (Mai mare decat) - afigeazi inregistririle care sunt mai mari

dec6t o anumitS valoare- Between (intre) - afigeazi inregistririle situate intr-un interval de valori

g iBlanksjg1EjMqmtE6

Filtrarea se poate realiza $icu ajutorul casetelor de filtrare. Pentru a filtra dupd osingurS valoare sau dupd mai multe valori dintr-o listi, debifati maiint6i caseta SelectAll (Selectare totald) 9i apoi selectafivalorile dorite,

i iip_masina;f il,rai; 'fficfeito,ad{t - --I I

clasrc Pelgeol 106 BrFd\ t I

l, ,ltp"* Addi i il 5rd:tralelirgLargest I I

I ciasic Mercedes 1 iJ sqrrarqe:+tcsnrrtest I

i-'iroon Mercedes i -- - 1

.lrrl, Daewoo Ddflas Yx

,_,:i"", _111 - j I i!!nb.rli!rs! f i qrua;,..

lfltg. f -:ej:=-.-l lil: i E 9q! E {sete*rtti Do€s llei

43

I "-:-

i- ctd -*"* r* ;;;--- trtarca .- sl"rln,-liipo-n,urr. - I effi C;ii

i t o."4 rerEeci lcr 3rra' t -

i

i :'.41 1,.;:.: 6 r i

, ' .; ,;-,... n I

7ilfli e'r 3 l

I s reliiite.' -]t-'lI l::.:Lt, L1 :.19I.!. [] (serec l{ '_ _ *__ . _, ',:l

Il lBr.nk5l

P rlasi.

f rpoa

i- cK-:

- Filter By Selection (Filtrare prin selectare) - reprezinti cea mai rapidi gi cea maisimplS metod; de filtrare a datelor. Acest tip de filtrare se bazeazS pe selectareaintegralS sau partialS a datelor, programul Access afigdnd numai acele inregistrdricare corespund selectiei realizate. Filtrarea dupi selectie permite stabilirea criteriilorde filtrare doar pentru un singur cemp, la un moment dat.

in exemplul de mai jos, pentru a realiza o filtrare dupS seleclie in tabelul masinipentru a afiga numai maginile sport, deschideti tabelul in modul de vizualizareDatasheet (Foaie de date). in c6mpul Tip-masina selectati textul sport.

= m.in: o i9 t:

.. cci--n::ira ".iip,*as,"l -: ----' varo- - uas'nlcrpo.trG--; *;

: ci.sic P€ilgect 3*6 3reik3@ Asdi5 ala5:a \ltrcede!t !po{ tulerlaCer

B tlastt 9aE.$o6 iaqn!I spon A*di

.3

3

t

in tab-ul Home (Pornire), apdsati butonulw-,E :PreErrDn - (Selectie). Access va afiga o listd derulanti cu

optiunile de filtrare disponibile. Aceste optiuni variazd in functiede tipul de date existent in c6mpul respectiv.

Din lista derulantS, alegeti opliunea Equals,,sport" (Egal cu,,sport"). Rezultatulfiltririi va fi:

-txJc"L;;il. ;it -;;il.r- t"r*";

lG aLor

Y sebctiqn- iEt *t!qur!; '.pir!'

frs: Liil i! rii ,i..rt"

a.ri!rliri rFafi:'

"tliia i,at i,rirl;iil ',.p!*"

] 7 sport illercedes

- Masri: disuonrhrle . titktoACd

5

cArdi

- Filter By Form (Filtrare dupd formular) - aceastd tehnici este ut izata atunci c6nd

doriti si filtrati datele din mai multe cempuri in simultan.

44

Pentru a realiza o filtrare dupi formular in tabelul masini pentru a afiga maginilecu marca Audi sau Mercedes, deschideli tabelul in modul de vizualizare Datasheet. ?ntab-ul Home (Pornire), secliunea Sort & Fitter (Sortare & Filtrare), apisali butonulftAAvance** (complex). Din lista derulant5 alegeli optiunea Filter by Form (Filtraredupd formular). Access va crea un formular necompletat in care stabilili criteriiledorite.

tr masinii Fi't€r b! F6rm - ll :{

Din lista derulantd asociatd cSmpului Marca selecta!i Audi. Access va adiugaautomat ghilimelele pentru va loarea selectatd.

Executati click pe eticheta or (Sau) localizatS in partea de jos a ferestrei. Laaddugarea unei condilii Or, o noui etichetd Or va fi afigatd.

Executati click pe c6mpul Marca gi selectali Mercedes din lista derulantd. Din tab-ul Home (Pornire), secliunea sort & Filter (sortare & Filtrare), apela!i functriaf T+ggle Filter (comutare filtrare).

-M1*Aqdi:r ,,:: :'.

Mercedes

Mercedes

Audi

:ir:Masi.i disFaEiblle - j#e* fpAdd - I

'.: : : ,t €. '.1i. :

Io

De asemenea, puteti combina criteriile de filtrare, introduc6nd criterii in maimulte c6mpuri. De exemplu, daci dorili sd afigali maginile Mercedes de tip sport,deschideti tabelul masiniin modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date). in tab-ulHome (Pornire), secliunea sort & Filter (Sortare & Filtrare), apdsali butonul?-.-L::JAdvBnced - (Complex). Din lista derulantd alegeli optiunea Filter by Form (FiltraredupS formular)

Daewoo DamatMercedesPeupEot 3S6 Br(

45

3 mirini; Fiiter bli F4rfl

I Ccd masina, Tip-rfissira : Marca . !:,'las:ri_dispanibi,e i

'I

\ trcktor f or /

Din lista derulantS a c6mpului Tip_masina selectati sport, iar in c6mpul Marcaselectati Mercedes.

]] ma:ini; Filter b"; Form'--roi

qasina - iie *rin" -

Marm

5I cod_ma61na

'ip-ffis5ifia i Ma.s dari*i_dispsflibitr"

i

l,1. l@ktq I Ot A A, /

Apdsali butonul f Teggle Filter (comutare filtrare) pentru a realiza filtrarea,

. gtergerea unui filtru

Reamintim ci nu se poate aplica dec6t un singur filtru pentru fiecare c6mp dinvizualizare. Dacd doriti si mai aplicati un filtru unui c6mp deja filtrat, atunci filtrulexistent este eliminat automat.

Existd mai multe modalitdti de a $terge un filtru:rg.

- apdsati butonul f Toggle Filter (Comutare filtrare) aflat ?n tab-ul Home (Pornire)- apesati butonul Filtered (Filtrat) aflat in bara de selectare a ?nregistrdrilor

- alege!i opliunea Clear All Filters (Golire totalS filtre) din lista derulanti "!*l*'*-, '.?q r ,

?i lleer Ail Fiiler:

asociatS butonului fiAdvanced- (complexl. = f*ei6;'Fr:m

3.2 Interogarea bazei de date

o Crearea unei interogiri (query)

O interogare extrage inregistriri din mai multe tabele intr-o singuri foaie de dategi afiqeazS numai acele inregistrdri care indeplinesc anumite criter i,

Pentru a crea o noui interogare, accesati tab-ul Create {Creare) gi apdsati

ffi*uer7

butonul Query Design (Proiectare interogare) D*'ro.

Pe ecran apare caseta de dialog Show Table (Afi5are tabel) contindnd lista

tabelelor disponibile.

Selectati tabela sau tabelele ce vor sta la baza interogirii gi apdsati butonul Add(Addugare) pentru a le adiuga in grila de proiectare a interogirii. Apoi, apisalibutonul Close (inchidere) pentru a inchide fereastra.

in grila de proiectare a interogirii, existi urmStoarele c6mpuri:Field (C6mp) - conline numele c6mpurilor ce vor fi afiSate in interogare.Stabilirea c6mpurilor afigate in interogare se poate realiza fie prin selectarea

_-i

t

rl

: Field lCoo_masrna np_rosrnai Table imarnr mrni

Mui Shoffi (fltetEt

lor din lista derulanti FiEtd:

47

fie prin executarea unui

dublu-click pe denumirea cdmpului din tabelul afigat in panoul superior al

ferestrei.Table (Tabel) - contine numele tabelei din care face parte c6mpul respectiv.

Sort (Sortare) este folosit pentru sortarea datelor ascendent sau

descendent.Show (Afigare) - permite afigarea gi respectiv ascunderea unui cdmp in modulde vizualizare Datasheet View (Vizualizare foaie de date).

Criteria (Criterii) - permite definirea criteriilor. Acestea pot fi de genul:

Operator Semnificatie Exemplu

Ma mare dec6t >50

>= Ma mare sau egal cu >=4500

Ma mic dec6t <25

<= Ma mic sau egal cu <=400

Esa CU =100Diferit de <>1_60

Li ke Comparare cu un text Like,,lasi"

Dupi stabilirea c6mpurilor afigate in interogare gi

pentru a putea vizualiza rezultatele, trebuie sd salvatidupd precizarea restrictiilor,

rea. Pentru aceasta,

apSsali butonul Save (Salvarel Fl existent pe bara de

acces rapid sau apelali combinalia de taste Ctrl 5i S. in

fereastra Save As (Salvare ca) introduceti numele doritpentru interogare.

Rezultatele interogirii pot fi apoi vizualizate apisAnd butoanele

st6nga sus.

!SaU Run din

O interogare poate ficreatd gi pe baza mai multortabele, cu conditia si fie legate

?ntre ele.

il

,.! intelBtire

48

1S *msxe:

"ryi E 4 t *.f >1e *

o Editarea unei interog5ri prin adiugarea, modificarea $i gtergereacriteriilor

Pentru a adduga criteriiintr-o interogare, deschideli interogarea in modul Design(Proiectare). in dreptul c6mpului Criteria (Criterii) preciza!i criteriul sau criteriiledorite. Aveli in continuare c6teva exemple de astfel de criterii:

Pentru a include inregistrdricare...

Utilizati acest criteriu Rezultat interogare

)e potflvesc exact cu o valoarecum ar fi China.

"China" Returneazdinregistrdrile undec6mpulfardRegiuneeste China.

NU Se potrivesc cu o valoare, cumar fi Mexic

Not "Mexic" Retu rneazd

inregistrdrile undec6mpulJariRegiuneeste setat la altd

tar5/regiune decAtMexic

1 incep cu girul specificat, cum ar fi

iULike U* Returneazd

inregistririle pentrutoate tdrile/regiunileale cdror nume incepecu "U", cum ar fi UK,

USA, etc.Notd Cind seutilizeazd intr-oexpresie, asteriscul (*)reprezinti orice 5ir decaractere - estedenumit gi

metacaracter.

49

Pentru a include inregistrdricare...

Utilizati acest criteriu Rezultat interogare

Nu incep cu girul specificat, cum

arfi U

Not Like Ux ReturneaziinregistrSrile pentrutoate tirile/regiunileale cSror nume incep cu

alt caracter decdt "U".

Conline girul specificat, cum ar fiCoreea

Like "xCoreea*" Returneazdinregistririle pentrutoate tirile/regiuni le

care contin girul

"Coreea".

Nu conline girul specificat, cum ar

fi Coreea.

Not Like "*Coreea*" Returneazd toateinregistrdrile pentru

tdrile/regiunile care nu

contin sirul Coreea.

Se termind cu girul specificat, cum

ar fi "ina"

Like "*ina" Returneaziinregistrdrile pentrutoate tdrile/regiunileale ciror nume se

termind in "ina", cum ar

fi China sau Argentina.

Nu se termini cu girul specificat,

cum arfi "ina"Not Like "*ina" Returneazd

inregistrdrile pentrutoate td rile/regiunilecare nu se termind in" ina ",

Se potrivesc cu una din douS

valori, cum ar fi USA sau UK

"USA" Or "UK" Returneaziinregistrdrile pentruUSA si UK.

Se aflS intr-un interval de valori >12 and <20 sau

Between 12 and20

Returneaziinregistririle cu valoriaflate in intervalul 12-

20

Se aflS intr-un interval de timP >#01,/01./2008# and

<#02/02/2008#souBetween#01,/01,/2008# and

#02/02/2008#

Returneazdin registrd rilecorespu nzdtoareperioadei 01.01-02.02.2008.Noti : Access incadreazdautomat datelecalendaristice intre

50

Pentru a include inregistriricare...

Utilizati acest criteriu Rezultat interogare

semnele #

Se potrivesc unui anumit model Like "Chi??" Retu rneaziinregistririle pentru

Jiri/regiuni, cum ar fiChina sau Chile, alecdror nume au cincicaractere lungime gi

primele trei caracteresunt "Chi".Notd Caracterul ?

util izat intr-o expresie,reprezintd un singurca ra cte r.

Modificarea criteriilor se realizeazd tot in vizualizarea Design (Proiectare) prin

selectarea criteriului dorit 5i inlocuirea lui cu un altul. $tergerea unui criteriu se

realizeazi prin selectarea lui gi apisarea tastei Delete.Pentru a modifica ordinea c6mpurilor dintr-o interogare, deschideti interogarea

in vizualizarea Datasheet (Foaie de date). Executati click pe denumirea cAmpului pe

care doriti sd il mutati. Aceastd actiune determind selectarea tuturor datelor dinc6mpul respectiv.lin6nd apisat butonul stAng al mouse-ului pe denumirea c6mpului,trage{i-l p6n5 in locul dorit gi apoi eliberagi butonul mouse-ului,

$ vxaime

Teleft}n

Lla?3344

76?58M41?1qE6qt

Ccd3rn{esar Vechime

?:!-

34

3-8

Re{Brd: ll , i.l sf I i r

Pentru a $terge un c6mp din interogare, deschideti interogarea in modul de

vizualizare Design (Proiectare). Plasati mouse-ul deasupra denumirii c6mpului (p6niapare o sigeati neagri orientatd in jos), executati click pentru a selecta intregulc6mp gi apoi apdsati tasta Delete de pe tastaturS.

51

$ veni*" x

Ced profEso. Rsm€ proleior vechime TElEfonlls_tsrurrrur 'frErrr prurErlr :y_i ,

ProfEror Prbfersr profEror FroiEtot

pl pl m Er15

r inchiderea unei interogiri

inchiderea unei interogiri se realizeazd prin ap;sarea butonului x din coltul din

dreapta sus al interogiriisau prin executarea unui click dreapta pe titlul interogdriigialegerea opliunii Close (inchidere).

Fi.ldlTablP:

SortiShowi

ariterial

'fl v*hr*" -

.-

Nul'.e Ft E .r.reffi""--^"- LialE allilJuJn t

.tlinicuA 3d [e:ign'uir*4: ' e, sgl ,,1**

. : {13si3r6fg3sg -.1

3

1iB

Vechirae -:1t4

R€,d,d, li E -.,--,"--. :-

-;

!:r:::cE, iq I

o $tergerea unei interogdri

Se selecteazd interogarea gi se alege una din modalitSlile de maijos:. se apasS tasta Delete existent5 pe tastaturd

se apase butonul x D'*l*t* *existent in secliunea Records (inregistrSri) din

tab-ul Home (Pornire)

se executd click dreapta pe interogare $i se alege optiunea Delete ($tergere)

din meniul apdrut.Acess va afiga pe ecran o casetd de dialog in care va cere confirmarea gtergerii

interogirii. Pentru a $terge interogarea definitiv, apdsali butonul Yes (Da), pentru a

renunta la 5tergere apdsati butonul No (Nu).

*-.1!

Da lau watrt to d€;Et€ the qft.y Vtrhire? AeletiRg this obist 8i$ Eeffi it f.M an gffipi

Fg. more infomltion on hew to prsect this me!5nge from di5playing eEery:ime you dilete :n EbJea did Help

iresltNo:HetF

52