STILUL DE NEGOCIERE JAPONEZ

Cultura japoneza a evoluat foarte mult de-a lungul secolelor de la forma ei originara, cultura Jomon, la un hibrid contemporan, care combina influente din tari din Asia, Europa si America.

Odata cu mijlocul secolului al XIX-lea au început sa prevaleze influentele vestice, cea americana devenind dominanta dupa cel de-al Doilea Razboi Mondial (1945). Aceste influente sunt vizibile în cultura populara japoneza contemporana, care combina influentele asiatice, europene si, începând cu 1950, americane.

Stilul de negociere japonez se caracterizeaza prin profesionalism,negocierile fiind bine pregatite, japonezii dovedind o aprofundata cunoastere, atat a cerintelor generale ale afacerii, cat si a culturii partenerilor lor. Japonia are un indice relativ ridicat al distanţei ierarhice şi de aceea vor dori să negocieze cu reprezentanţi ai nivelurilor ierarhice superioare. În adoptarea deciziilor, rolul important îl joacă “conducerea de mijloc”a corporaţiilor, respectiv directorii la diferite nivele . Statutul are pentru ei o importanţă deosebită.

Stilul de negociere japonez este diametral opus stilului american. În timpul negocierilor, japonezii folosesc comunicarea indirectă şi încearcă să evite confruntarea excesivă, iar în luarea deciziei se bazează mai ales pe intuiţie. Această abordare a negocierilor derivă din accentul pus de cultura japoneză pe nevoia de a menţine armonia grupului. De asemenea, sunt înclinaţi să adopte decizii prin consultarea grupului din care fac parte (orientare colectivistă).

Comunicarea se face prin mesaje verbale (se foloseste limba engleza in general, dar se practica folosirea translatorilor,astfel castigandu-se timp pt analiza), dar si prin mesaje non-verbale (dar cu mai putine expresii faciale negative,contact vizual limitat, mai multe perioade de tacere). Japonezii prefera comunicarea “face to face“ comunicarii scrise, deoarece negocierea cere multa experienta si rabdare. Japonezii nu negociaza niciodata cu cartile pe fata, fiind ermetici, vagi si neclari în declaratii si nu spun adevaruri directe, care dupa parerea lor ar ofensa.

Un element esenţial al stilului retoric japonez este tăcerea. Pauzele între două propoziţii, pauze mai lungi decât la culturile europene şi americană, îi permit negociatorului japonez să cântărească şi să analizeze mai bine situaţia. Nerespectarea acestor perioade de linişte, care au rolul de a-i ajuta pe oamenii de afaceri japonezi să reflecteze, este percepută ca o presiune insuportabilă şi lipsă de respect. Ei adoptă uneori o poziţie pasivă în mod deliberat, urmărind ca partenerul să-şi epuizeze toate argumentele.S-a observat ca în cadrul unei echipe de negociatori tipice japoneze, unii

componenti ai echipei au rolul de observatori ai procesului negocierii. Ei nu au altceva de facut decât sa observe interactiunea dintre negociatori si comportamentul lor verbal si nonverbal pentru a întelege mai bine negocierea. Ei încearca sa descopere semnificatiile ascunse ale negocierii. Ei analizeaza daca mesajele verbale transmise sunt în concordanta cu comportamentul nonverbal al negociatorilor si observa care dintre negociatori se simt stapâni pe sine, care sunt nesiguri, care inspira încredere. Japonezii stiu sa utilizeze timpul în favoarea lor. De multe ori, când americanii merg în Japonia sa faca afaceri, negociatorii japonezi, în mod intentionat, nu finalizeaza negocierile decât cu câteva ore înaintea întoarcerii în tara a americanilor, în acest fel fortându-i sa mai faca unele concesii.”

Caracterul indirect al stilului de negociere japonez se manifestă şi prin evitarea unui refuz categoric şi direct. Japonezii ezită să spună direct şi emfatic “NU”. Când un japonez spune “Este dificil”, ca răspuns la o propunere de afaceri, el vrea cel mai adesea să spună că propunerea este inacceptabilă. “Este dificil” sau “poate” înseamnă de obicei “nu” pentru japonezi, iar insistenţa celelalte părţi negociatoare în această situaţie va fi văzută ca un comportament extrem de agresiv şi chiar ostil. Trebuie reţinut că japonezii evită confruntarea directă, căutând să menţină relaţii armonioase cu cei cu care negociază.

Etapa cea mai importanta pentru negociatorii japonezi este etapa stabilirii

relatiei cu partea oponenta. La japonezi aceasta etapa se deruleaza pe o perioada mai mare si constituie baza afacerii ce urmeaza a se discuta. Cu ocazia acestei etape negociatorul japonez îsi cunoaste viitorul partener de afaceri si evalueaza posibilitatea de a se putea baza pe el în viitor. Tot în faza initiala a negocierilor, japonezii vor sa se asigure de seriozitatea partii adverse. Înainte de stabilirea unei relatii de afaceri, japonezii trebuie sa aiba încredere în cei cu care vor face afaceri în viitor. Oamenii de afaceri japonezi au o orientare pe termen lung, iar încrederea pe care trebuie sa o capete prin cunoasterea celeilalte parti îi va ajuta în construirea unei relatii de afaceri îndelungate. Japonezii nu se compromit, iar politetea trebuie pastrata tot timpul de aceea fac eforturi incredibile pentru a fi politicosi.

Japonezii, spre deosebire de occidentali, nu-i agreeaza pe nou-veniti la intalniri. In societatea lor de tip retea, directorii japonezi stiu exact in ce mod trebuie sa li se adreseze superiorilor, inferiorilor si egalilor. Pentru ei, occidentalii care se plimba prin camera si dau mana cu ei toata ziua reprezinta o sursa de mare stanjeneala. In primul rand, daca acestia nu au fost prezentati cum trebuie, japonezii nu reusesc sa le stabileasca pozitia. In al doilea rand, e de asteptat ca occidentalii sa initieze un schimb de opinii ca de la persoana la persoana, ceea ce constituie un pericol si mai mare pentru japonezi.

Japonezii, ca si chinezii abordeaza negocierile în mod holistic. Daca anglo-saxonii abordeaza problemele ce se discuta la negocieri plecând de la specific la general, japonezii tind sa ajunga la aspectele specifice ale obiectului negocierii plecând de la viziunea lor de ansamblu. Spre deosebire de americani care nu se abat de la subiect si sunt foarte specifici, japonezii pot sa vorbeasca pe lânga subiect minute sau chiar ore în sir, pentru ca abia în final sa ajunga la aspectul specific pe care urmareau sa-l ilustreze de fapt. Un japonez care se exprima prea specific risca sa fie caracterizat de compatriotii sai ca având o atitudine nepoliticoasa de superioritate si desconsiderare fata de ceilalti. Acest stil indirect poate parea ambiguu, inexact, dar trebuie sa tinem seama de caracteristicile culturale japoneze, care imprima modului lor de comunicare un caracter puternic contextual, în care cuvintele si puterea lor de convingere sunt mai putin importante decât relatiile sociale dintre vorbitori.

Negociatorul japonez are o conceptie agresiva cu privire la piata si la concurenta; el utilizeaza informatiile privind piata nu prospectiv ci pentru a ataca si a cuceri, gândind-o ca o companie militara si folosind o strategie ofensiva de cuceritor. Managerii japonezi sunt în general pragmatici şi pun accent pe dezvoltare şi competitivitate.

La baza negocierii sta ideea nationala ca exportul este cheia existentei Japoniei si a firmei sale; aceasta idee strabate creativitatea tehnica, calitatea executiei si serviciile de post-vânzare ale produsului. În conceptia negociatorului japonez, piata mondiala este un complex dinamic cu puncte tari si locuri slabe, si care poate fi atacata cu succes si stapânita prin flexibilitate si adaptarea rapida a productiei la cerintele acesteia; în acest complex, viteza de reactie a firmei, promptitudinea ei, ideea de a fi totdeauna primul care ataca este ideea de baza a negociatorului japonez

Oamenii de afaceri care vor să negocieze cu japonezii ar trebui să ţină seama de următoarele recomandări:

- să încerce să găsească o persoană de legătură care să le facă cunoştinţă;- efectuarea primelor contacte este bine să se facă folosind ca intermediar tot o firmă

japoneză;- să lase la latitudinea gazdei subiectele ce urmează a fi discutate;

- să încerce personalizarea relaţiei de afaceri pentru a furniza încredere părţii japoneze;

- să nu apeleze exclusiv la logică, pentru că la japonezi componenta emoţională este de multe ori mai importantă în adoptarea deciziei;

- să nu îi pună pe managerii japonezi în situaţia de a admite că au greşit sau că nu cunosc un lucru pe care ar trebui să-l cunoască;

- să aibă răbdare să îi asculte pe japonezi şi să nu îi întrerupă;- să se pună accent pe ţinuta vestimentară, care trebuie să fie decentă, fără

extravaganţe;- gestul de a bate prieteneşte pe umăr provoacă japonezilor oroare, strânsul şi

scuturatul mâinii îi dezgustă pe japonezi.

Caracteristicile negocierilor japoneze

¨ Prima persoana pe care o contactezi intr-o companie japoneza (sau care te-a contactat) va fi prezenta pe tot parcursul perioadei negocierilor.¨ In mod normal japonezii negociaza in echipe, ai caror membri au, fiecare, o alta specializare.¨ Componenta echipei se poate schimba sau deveni mai numeroasa, deoarece japonezii doresc ca un numar cat mai mare de membri ai companiei sa te cunoasca.¨ De obicei, sunt mai numerosi decat echipele adverse.¨ Va fi de fata o persoana din conducere care va dicta strategia, insa rareori acesta e cel care poarta discutiile. Fiecare membru al echipei va pune intrebari in cadrul sferei sale de competenta, folosind cel mai bun lingvist pe post de translator.¨ Intrebarile lor fac parte dintr-un proces de culegere a informatiilor. Nu intentioneaza sa ia o decizie pe baza raspunsurilor voastre.¨ Deciziile lor vor fi luate in cele din urma pe baza de consens, prin urmare nici o persoana nu-si va manifesta individualitatea. Ei vorbesc in numele companiei lor sau folosesc termenul „noi“, niciodata „eu“.¨ Oricat de puternica ar fi echipa, vor trebui sa se consulte din nou cu sediul central. Prin urmare, nu se va lua nici o decizie la prima intalnire si probabil nici la a doua.¨ Vor aparea aproape invariabil la a doua intalnire, din cauza ca cineva de la sediul central a cerut „o a doua parere“.¨ A doua intalnire va aborda aceeasi tematica de la prima, insa intrebarile vor intra mai in profunzime.¨ Negociatorii japonezi aduc cu ei, la masa tratativelor, pozitia companiei pe care o reprezinta, neavand autoritatea de a opera modificari prea mari. Prin urmare, flexibilitatea este minima.¨ Japonezii sunt dispusi sa cerceteze aceeasi informatie de mai multe ori pentru a evita neintelegerile ulterioare si pentru a dobandi claritate, insa ambiguitatile propriului lor stil de exprimare nu sunt de natura sa-i lamureasca pe occidentali care le sunt intentiile.¨ Sunt prudenti, specialisti in tactica tergiversarii, nu vor sa fie zoriti. Le trebuie timp pentru a ajunge la un consens.¨ Deciziile lor sunt pe termen lung, de pilda: Vrem ca acestia sa fie partenerii nostri in viitor? Avem incredere in ei? Directia in care se indreapta compania noastra este cea corecta? Deciziile importante cer timp. Ei ii considera pe negociatorii americani niste tehnicieni care iau rapid o serie de decizii minore pentru a expedia o „afacere“ (probabil relativ lipsita de importanta).¨ O data ce compania japoneza a luat decizia, echipa de negociere se asteapta apoi la o

actiune rapida si multi isi critica partenerii in caz ca exista vreo intarziere.¨ Vor pune capat negocierilor daca cealalta parte este prea directa, nerabdatoare sau nu respecta protocolul.¨ Nu trebuie sub nici o forma sa se compromita. Daca nu li se arata destul respect sau daca sunt incoltiti cu o logica nemiloasa, s-a zis cu afacerea.¨ Daca sunt tratati cu respect si pretentiile li se par rezonabile, sunt dispusi sa-si modifice considerabil propriile pretentii.¨ Fac eforturi mari de a pastra armonia pe tot parcursul negocierilor. Se straduiesc sa creeze o mai mare apropiere intre cele doua companii „respectabile“. Accepta bucurosi sa iasa impreuna in oras intre sedinte.¨ Nu spun niciodata „nu“, nu resping in intregime argumentele altcuiva, nu intrerup negocierile atat timp cat armonia predomina. Acest lucru le ofera posibilitatea renegocierii la un moment dat, in viitor, in cazul in care situatia se modifica.¨ Vor anula o intalnire in cazul in care considera ca imprejurarile in care a fost stabilita s-au modificat.¨ Vor manifesta un respect exagerat fata de negociatorul-sef al partii adverse si se asteapta ca si voi sa procedati la fel fata de al lor.¨ Uneori vor aduce la intalnire o persoana de vaza (de pilda un fost ministru) care este numai consilierul companiei, insa va impune respect si consideratie.¨ Vor apela la un mediator sau intermediar daca vor gasi pe cineva. In definitiv, daca ambele parti au incredere in el, atunci va exista armonie.¨ Stilul negocierilor va fi neindividualizat, impersonal.

Cum sa te intelegi cu japonezii

Ce ar trebui sa stie un om de afaceri strain care calatoreste in Japonia? Mai intai, limitati-va gestica. Nu dati din maini, nu va atingeti de nimeni daca nu e neaparat necesar si mai ales nu-i luati de dupa umeri cand intrati pe usa. Nu relatati conversatiile purtate cu japonezii unei terte parti decat daca este limpede ca aveti voie sa faceti acest lucru. Nu pomeniti de afaceri in primele 15 minute ale unei discutii, decat daca japonezul spune Jitsu wa ne…, ceea ce inseamna „problema este ca…“. Nu va adresati niciodata unui om de afaceri japonez pe numele mic si nu care cumva sa aduceti vorba despre razboi.

Daca tratati cu un grup de japonezi (si de obicei ei vin la intalnire in grup), adresati-va celui cu functia cea mai importanta si faceti-i o plecaciune la fel de adanca precum a sa. Forma de salut este o reverenta, tinand mainile impreunate la spate. Stati in aceasta pozitie 3 secunde.

Puteti vorbi cat poftiti despre golf sau sarituri cu schiurile de la trambulina, insa nu faceti glume decat daca sunt pe seama voastra si pot fi intelese cu usurinta.Nu este o idee buna sa vreti sa mergeti acasa la japonezi, deoarece chiar si oamenii de afaceri importanti locuiesc in apartamente minuscule – fapt care le cauzeaza o oarecare stanjeneala. Daca sunteti invitati la ei acasa nu stati mai mult de 30-45 de minute, chiar daca sunteti rugat sa mai ramaneti. Gazda si invitatul stau in capetele mesei (in cazul meselor la restaurant, receptiilor).

In schimb, ei sunt bucurosi sa va faca vizite, deoarece la voi e cu siguranta mai mult

spatiu. Nu le strangeti mana mai mult decat este necesar, deoarece aceasta practica li se pare neigienica. Pe de alta parte, intotdeauna este indicat sa va prezentati cartea de vizita la prima intalnire.

Este esential sa retineti ca japonezilor le place sa faca afaceri intr-un climat armonios, prin urmare aveti grija sa nu faceti ceva care ar putea diminua aceasta armonie.Cand tratati cu o companie japoneza care s-ar putea sa semene la prima vedere cu a voastra, nu va imaginati asemanari care nu exista. Japonia s-a modernizat, nu s-a occidentalizat, iar asemanarile reale sunt in principal numai de ordin tehnic.

Daca exista o lista lunga cu „ce sa nu faci“ la negocierile cu japonezii, exista si o lista cu „ce sa faci“. Mai presus de toate, trebuie sa fiti modesti si rezervati. Faceti plecaciuni daca puteti si incepeti discutia prin a-i intreba despre familiile lor. Entuziasmul vostru fata de miracolul economic japonez, precum si fata de reputatia lor de oameni cinstiti si deosebit de ospitalieri este pe deplin justificat. Un alt subiect favorabil este istoria indelungata si neintrerupta a Japoniei si realizarile lor in domeniul artelor.

De asemenea, se cuvine sa va cereti scuze pentru nepolitetea de care ati dat dovada la ultima voastra intalnire. Japonezii procedeaza intotdeauna astfel, indiferent daca au motive sau nu. Ideea este sa-ti faci autocritica in legatura cu lipsa de punctualitate sau de ospitalitate sau in legatura cu orice alt defect personal care-ti vine in minte. De pilda, japonezii se scuza cu regularitate pentru ca sunt raciti, pentru ca filmul la care v-au invitat a fost slab, pentru ca masina lor, cu care ati calatorit, face zgomot.Daca vrei sa faci afaceri cu japonezii, trebuie sa incerci sa ai o tinuta corespunzatoare. Retineti ca in mod normal toti directorii japonezi se imbraca destul de conservator, in albastru sau gri, cu o camasa alba si cravata de culoare inchisa. Oamenii de afaceri japonezi te privesc in acelasi mod ca si spaniolii. Le plac oamenii curati, bine imbracati, nu prea tineri, modesti, care vorbesc incet si, mai presus de orice, politicosi.

Trebuie totodata sa-i convingeti ca sunteti respectabili. Pentru japonezi, respectabilitatea inseamna sa aveti o anumita varsta si o serie de calitati mai sus mentionate, dar si un palmares recunoscut in domeniul afacerilor, sa nu aveti parteneri sau afaceri dubioase si sa faceti dovada solvabilitatii incontestabile. Numerosi oameni de afaceri japonezi va vor intreba deschis, de la prima intalnire, din cine este format consiliul director al companiei voastre, ce capital are compania, cine sunt principalii vostri clienti si daca aveti sa le aratati un raport al presedintelui companiei.

Cum sa le castigi prietenia si sa-i influentezi pe japonezi?¨ Luati-i cu binisorul.¨ Fiti ultra politicosi tot timpul. Aceasta presupune adesea sa stati in picioare in situatiile in care in mod normal ati sta jos, poate sa faceti o plecaciune in loc sa dati mana cu cineva..¨ Ospatati-i plini de generozitate cu niste feluri alese, pentru care va veti cere scuze ulterior.¨ Nu spuneti niciodata „nu“ sau „imposibil“ sau „nu putem“.¨ Daca nu sunteti de acord cu ceva, nu spuneti nimic.¨ Niciodata sa nu ii incoltiti sau sa-i faceti sa se compromita.¨ Dati-le cartile voastre de vizita la prima intalnire si aratati un mare respect fata de ale

lor. Puneti-le pe masa in fata voastra si studiati-le adesea in timpul conversatiei.¨ Manifestati un mare respect fata de compania lor.¨ Subliniati marimea, vechimea, prosperitatea si reputatia companiei voastre.¨ Retineti ca ei iau ca atare tot ce le spuneti. Comentarii neserioase de genul „asta ma ucide“ sau „pesemne ca glumiti“ vor fi interpretate gresit.¨ Nu fiti atat de directi in exprimare ca atunci cand va adresati altora. Retineti ca japonezii nu agreeaza franchetea si se straduiesc, pe parcursul intalnirilor, sa obtina „armonia“ pe baza careia isi pot cladi relatii pe termen lung.¨ Ceea ce spuneti nu are o mare importanta pentru ei. Modul in care spuneti ceva conteaza. Nu trebuie niciodata sa le raniti sentimentele. Retineti acest aspect, iar afacerea va veni probabil de la sine. Manifestati un mare respect fata de „liderul“ lor si/sau fata de persoanele cu varsta de peste 50 de ani prezente la intalnire.¨ Invatati putina japoneza, dovedindu-le astfel ca va intereseaza cultura lor. Nu exagerati insa, nu le plac strainii care vorbesc rapid japoneza.¨ Cand va exprimati in limba engleza (daca este limba voastra obisnuita) vorbiti rar si raspicat. Ei zambesc si incuviinteaza in permanenta, insa inteleg numai in proportie de 30%.¨ Fiti gata sa repetati de cinci ori ceea ce spuneti in cadrul mai multor intalniri succesive, iar chestiunile vitale de cel putin zece ori.¨ Prefera acordurile verbale celor scrise, asadar nu-i fortati sa semneze documente pana cand nu sunt pregatiti.¨ Daca au incheiat un acord verbal, il vor respecta. Nu simt neaparat nevoia unor strangeri de mana in cinstea acestui eveniment. O incuviintare din cap sau o plecaciune este mult mai nimerita.¨ Se poate ajunge adesea la acorduri intre intalniri, prin urmare pregatiti-va sa discutati afaceri cand iesiti impreuna sa va cunoasteti mai bine.¨ Imitati-le sau adaptati-va pe cat posibil la ritmul, manierele si comportarea lor, indepliniti-le toate cererile si dorintele, daca puteti. Incercati sa ajungeti la o intelegere cu ei in privinta concesiilor si a stilului, insa ramaneti voi insiva, pentru ca ei vor respecta probabil palmaresul istoric si modul de viata specific tarii voastre.

Regimul cadourilor in Japonia

La japonezi oferirea de cadouri reprezina un fel de obligatie sociala de la care nimeni nu se sustrage. Japonezii ofera si primesc cadouri in orice fel de circumstanta, uneori fara niciun motiv, cadoul fiind considerat un gest prin care se impune o anumita obligatie din partea celui care primeste.Exista doua momente importante cand se fac cadouri: in decembrie si in iulie.

Practica de a oferi cadouri a dus la cristalizarea a 4 categorii de cadouri:

-cadourile ce se dau din datorie fata de cineva (giri)-cadoul colectiv oferit de companie si care nu reprezinta ceva personal.-cadourile ce se ofera dupa intalniri si convorbiri si care pot fi luate drept mita.-cadourile personale care se ofera si se primesc atunci cand intre doua persoane exista o relatie afectiva mai stransa.

Cadourile in Japonia se ofera potrivit unor regului bine stabilite ce implica atat obiceiuri locale cat si maniere si gesturi deosebite. In primul rand, cadourile se ofera cu discretie, japonezului facandu-i placere sa isi deschida cadoul intr-o anumita

intimitate. De asemenea, cand primesti un cadou de la un japonez nu este bine sa il desfaci in fata lui, decat cand acesta insista. Momentul oferirii cadoului este important, fiind bine sa lasati pe japonez sa aiba initiativa.La japonezi conteaza mai mult ceremonia oferirii si primirii cadoului decat cadoul ca atare. Nu trebuie sa oferiti unui japonez un cadou daca nu puteti sa faceti acest lucru pt toti cei prezenti.Atunci cand sunteti invitati acasa la un japonez cadoul cel mai potrivit sunt florile, dar se pot oferi si alte cadouri precum o sticla de bautura fina, jucarii pt copiii gazdei sau chiar un pachet de carne congelata pt gratar.

Impachetarea cadourilor are o mare importanta la japonezi, acordandu-se o atentie deosebita ambalajului, care poate fi din hartie sau panza colorata, ori chiar din esarfe de matase, evitandu-se totusi un invelis strident colorat. In ceea ce priveste bijuteriile, japonezii prefera metalele pretioase albe, care sa aiba cat mai multe carate.

Atunci cand un japonez va ofera un cadou, este recomandabil sa va aplecati putin, sau sa va inclinati capul in semn de pretuire, si sa trimiteti o nota de multumire la cateva zile dupa primirea acestuia.Altfel se va crede ca nu v-a placut ceea ce ati primit.