Post on 06-Apr-2018
PROGRAMUL OPERAŢIONAL
PENTRU PESCUIT ȘI AFACERI MARITIME
2014-2020
MANUAL DE PROCEDURĂ
PENTRU CONTABILITATE cod manual: M22-e.I.r.1
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 2 din 31
Exemplar nr. 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Tipul acţiunii Nume şi prenume Funcţia /
Compartiment Semnătura/
Data
1.1 Elaborat Mariana Fedorciuc Consilier superior
SCPCFPP
1.2 Verificat Emilia Bitoiu Consilier superior
SCPCFPP
1.3 Avizat Maria Serban Director general
DGBFFE
1.4 Luat la cunostinta
Rela Stefanescu Director Directia
Juridica
Mariana Radulescu Sef serviciu audit
intern
1.5 Aprobat Ciceronis
Cumpanasoiu Director general DGP-
AMPOPAM
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei
Capitol/anexă revizuit/ă
Modalitatea reviziei
(M=modificare, A=adăugare, S=suprimare)
Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei
ediţiei
2.1 Ediţia I 26.10.2016
2.2 Revizia M,A De la data aprobării Instrucțiunii de modificare
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale
a. DGBFFE, conform statului de funcții. Documentul scanat se distribuie întregului personal. Comunicarea documentului către personalul DGBFFE se efectuează prin intermediul poștei electronice. b. DGP-AMPOPAM. Documentul original, împreună cu copia OMADR de aprobare și/sau Instrucțiunea de lucru privind modificarea/completarea manualului de proceduri, după caz, se transmit prin adresă către conducătorul DGP-AMPOPAM, în vederea efectuării activităților prevăzute de Manualul de procedură pentru introducerea, modificarea sau abandonul procedurilor în vigoare. c. DGP-AMPOPAM va transmite notificări către ACP și AA ce vor cuprinde link-ul unde poate fi accesată procedura.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 3 din 31
Exemplar nr. 1
4. Scop
Manualul descrie principalele activităţi independente ce se desfăşoară în cadrul SCPCFPP, contabilizarea în conturi bilanţiere – menirea principală fiind înregistrarea contabilă a angajamentelor şi a plăţilor, înregistrări în registre extracontabile şi raportări periodice.
Etapele procedurale îşi propun să furnizeze informaţii cu privire la sumele angajate, costurile totale, plăţile interimare, pe fiecare prioritate a POPAM.
Scopul procedurii de contabilitate este de a asigura înregistrarea în contabilitatea proprie a tuturor operaţiunilor finanţate din POPAM, precum şi înregistrarea în contabilitatea extrabilanţieră a creditelor bugetare angajate, propunerilor de angajare a unei cheltuieli şi angajamentelor bugetare individuale.
Această secţiune a manualului detaliază modul de lucru şi specificul procedurilor contabile ce se referă la fondurile publice nerambursabile gestionate de către DGP-AMPOPAM.
Procedura prezintă modalitatea în care se înregistrează şi se urmăresc activităţile specifice legate de POPAM.
Metodologia contabilă utilizată pentru înregistrarea operaţiilor menţionate mai sus este stabilită pe baza Standardelor internaţionale de contabilitate pentru instituţiile publice. Contabilitatea trebuie să asigure înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiunilor.
În contabilitate sunt înregistrate trei tipuri majore de tranzacţii:
Transferul de fonduri de la Comisia Europeană;
Plăţile la care au dreptul beneficiarii de fonduri nerambursabile şi furnizorii de bunuri şi servicii (în cazul axei de Asistenţă tehnică);
Fonduri recuperate de la beneficiari/furnizori (în cazul în care se constată nereguli).
Contabilitatea urmăreşte administrarea şi evoluţia activelor şi a datoriilor precum şi rezultatele obţinute şi care sunt legate de activitatea respectivei structuri.
5. Domeniu de aplicare
Prezenta procedură se aplică de către personalul din cadrul SCPCFPP cu atribuţii privind înregistrarea angajamentelor bugetare şi legale şi înregistrarea plăţilor aferente POPAM.
Contabilitatea este o activitate menită să urmărească administrarea şi evoluţia activelor şi pasivelor, precum şi a rezultatelor obţinute. Activitatea contabilă cuprinde un ansamblu de metode pentru înregistrarea cheltuielilor şi veniturilor, potrivit cadrului normativ – legislativ. Aceste informaţii sunt indispensabile pentru analiza îndeplinirii obiectivelor prestabilite.
Activitatea de contabilitate constă în efectuarea înregistrărilor contabile a operaţiunilor economico-financiare în vederea asigurării şi reflectării corecte şi complete în contabilitate, a tuturor tranzacţiilor efectuate din POPAM.
Principalele activităţi din cadrul procedurii de contabilitate:
1. Activitatea de ţinere a evidenţei contabile sintetice şi analitice, în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi de actualizare zilnică a înregistrărilor contabile pentru programele finanţate din POPAM;
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 4 din 31
Exemplar nr. 1
2. Verificarea, pe baza listelor de verificare specifice, a corectitudinii tuturor operaţiunilor introduse în sistemul contabil informatic în decursul fiecărei luni, în vederea asigurării unor solduri finale corecte ale tuturor conturilor;
3. Reconcilierile financiar – contabile:
Verificarea şi semnarea lunară a formularelor specifice operaţiunii de reconciliere financiar-contabilă, în baza documentelor suport relevante;
4. Asigurarea rapoartelor periodice şi a situaţiilor financiare specifice SCPCFPP, în baza tuturor documentelor justificative:
întocmirea Bilanţului trimestrial şi a anexelor în vederea includerii în situaţiile financiare generale ale MADR;
întocmirea raportărilor lunare către AC.
6. Documente de referinţă (reglementări internaţionale şi naţionale)
6.1. Legislaţie UE
Regulamentul (UE) nr. 508/2014 privind Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentelor (CE) nr. 2328/2003, (CE) nr. 861/2006, (CE) nr. 1198/2006 și (CE) nr. 791/2007 ale Consiliului și a Regulamentului (UE) nr. 1255/2011 al Parlamentului European și al Consiliului;
Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului.
REGULAMENTUL CONSILIULUI (CE, EURATOM) nr. 2988/1995, privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene;
REGULAMENTUL (U.E., Euratom) nr. 966 din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (U.E., Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului.
DECIZIA Comisiei nr. C(2015) 8416 final din 25.11.2015 de aprobare a programului operaţional “Programul Operațional pentru Pescuit și Afaceri Maritime în România” pentru sprijin din partea Fondului European pentru Pescuit și Afaceri Maritime în România.
6.2. Legislaţie naţională
OMADR nr. 45/R//2017 privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a Ministerului Agriculturii ți Dezvoltării Rurale
OSGG 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice
HG nr. 30/2017 privind organizarea și funcționarea Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale, precum și pentru modificarea art.6 alin (6) din HG nr. 1186/2014 privind organizarea și
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 5 din 31
Exemplar nr. 1
funcționarea Autorității pentru Administrarea Sistemului Național Antigrindină și de Creștere a Precipitațiilor
OMADR nr. 44/R//2017 privind aprobarea structurii organizatorice și a statului de funcții ale Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale
Legea nr 500/2002 – legea finanţelor publice
Legea nr.82/1991 – legea contabilitaţii republicată
OG 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, cu modificările și completările ulterioare
OUG nr. nr. 49 din 23 octombrie 2015 privind gestionarea financiară a fondurilor europene nerambursabile aferente politicii agricole comune, politicii comune de pescuit şi politicii maritime integrate la nivelul Uniunii Europene, precum şi a fondurilor alocate de la bugetul de stat pentru perioada de programare 2014-2020 şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative din domeniul garantării, cu modificările și completările ulterioare
HG 640/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 49/2015 privind gestionarea financiară a fondurilor europene nerambursabile aferente politicii agricole comune, politicii comune de pescuit şi politicii maritime integrate la nivelul Uniunii Europene, precum şi a fondurilor alocate de la bugetul de stat pentru perioada de programare 2014-2020 şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative din domeniul garantării, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative din domeniul garantării
H.G. nr. 347/2016 privind stabilirea cadrului general de implementare a operațiunilor cofinanțate din Fondul European pentru Pescuit și Afaceri Maritime prin Programul operațional pentru pescuit și afaceri maritime 2014-2020
Ordinul ministrului finanţelor publice 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea cheltuielilor bugetare si locale, cu modificările și completările ulterioare
Ordinul ministrului finanţelor publice 1917/2005 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice şi planul de conturi prin instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare a acestuia, cu modificările și completările ulterioare
OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare.
OUG nr. 88 din 18 septembrie 2013 privind adoptarea unor măsuri fiscal-bugetare pentru îndeplinirea unor angajamente convenite cu organismele internaţionale, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările și completările ulterioare
ORDIN nr. 517 din 13 aprilie 2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de funcţionare a sistemului naţional de raportare - Forexebug, cu modificările și completările ulterioare
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 6 din 31
Exemplar nr. 1
În cazul modificării/completării actelor normative, personalul din cadrul MADR va aplica prevederile legislaţiei în vigoare, până în momentul modificării manualului de proceduri în conformitate cu acestea.
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională
7.1. Definiţii ale termenilor:
Nr. crt.
Termenul Definiţia
1 Angajamente de plată
crearea obligaţiei de plată către beneficiar; sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin bugetele prevăzute, în cadrul cărora se angajează, se ordonanţează şi se efectuează plăţi în limite maxime care nu pot fi depăşite.
2 Angajament bugetar
orice act cu efect juridic, din care rezultă, sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, conform OG nr. 119/1999, republicată, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, în limita creditelor bugetare aprobate.
3 Angajament legal
faza în procesul execuţiei bugetare, reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice.
4 Autoritate de management
Direcţia generală Pescuit – Autoritatea de management pentru POPAM, structura organizatorică în cadrul MADR responsabilă pentru gestionarea POPAM 2014-2020.
5 Axa prioritară una din priorităţile unui program operaţional, cuprinzând un grup de măsuri legate între ele şi care au obiective măsurabile specifice.
6 Balanţa de verificare
documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi cea analitică.
7 Beneficiar persoană juridică sau fizică care este destinatarul final al ajutorului public.
8 Cofinanţare publică
suma alocată de la bugetul de stat pentru finanţarea contribuţiei naţionale, ca parte a cheltuielilor publice totale alocate POPAM 2014-2020, conform Regulamentului Consiliului (UE) 508/2014
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 7 din 31
Exemplar nr. 1
Nr. crt.
Termenul Definiţia
9 Conformitate caracteristica unei operaţiuni, a unor acte sau fapte administrative produse în cadrul unei entităţi publice, de a corespunde politicii asumate în mod expres în domeniul respectiv de către entitatea în cauză sau de către o autoritate superioară acesteia, potrivit legii.
10 Contract de finanţare act juridic încheiat între DGP-AMPOPAM şi beneficiar prin care se aprobă finanţarea unui proiect în cadrul POPAM 2014-2020.
11 Control financiar preventiv activitatea prin care se verifică legalitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora (control de tip exante, având în vedere momentul desfăşurării sale)
12 Controlor financiar prevenit delegat
reprezentantul MFP care exercită atribuţii de control financiar preventiv delegat, în mod independent, potrivit legislaţiei în vigoare.
13 Credit bugetar suma aprobată prin buget, reprezentând limita maximă până la care se pot ordonanţa şi efectua plăţi în cursul anului bugetar, pentru angajamentele contractate în cursul exerciţiului bugetar şi din exerciţii anterioare pentru acţiuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonanţa şi efectua plăţi din buget pentru celelalte acţiuni.
14 Credit de angajament limita maximă a cheltuielilor ce pot fi angajate în timpul exerciţiului bugetar, în limitele aprobate.
15 Debitor
orice persoană fizică sau juridică ce beneficiază de fondurile comunitare şi de cofinanţare aferente, care a fost supus activităţii de verificare şi în sarcina căruia a fost stabilită o creanţă bugetară.
16 Înregistrări extracontabile în partidă simplă
înregistrări ce se fac în registre, pe suport electronic, şi vizează acele informaţii şi date care, deşi, nu fac obiectul înregistrărilor contabile, trebuie ţinute la zi pentru buna desfăşurare a activităţilor contabile.
17 Legalitate caracteristica unei operaţiuni de a respecta toate prevedrile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării acesteia.
18 Majorări de întârziere sumele datorate de debitor pentru neachitarea la termen a obligaţiilor.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 8 din 31
Exemplar nr. 1
Nr. crt.
Termenul Definiţia
19 Măsura
set de operaţiuni destinate să pună în aplicare o axă prioritară a POPAM 2014-2020.
20 Operaţiune un proiect selectat în funcţie de criteriile stabilite de comitetul de monitorizare şi pus în aplicare de către unul sau mai mulţi beneficiari, permiţănd atingerea obiectivelor axei prioritare la care se referă.
21 Ordin de plată instrument de plată prin care se ordonă băncii / trezoreriei să vireze o anumită sumă de bani către un beneficiar.
22 Ordonator de credite persoana împuternicită prin lege sau prin delegare, potrivit legii, să dispună şi să aprobe operaţiuni.
23 Proiect de operaţiune orice document prin care se urmăreşte efectuarea unei operaţiuni, în forma pregătită în vederea aprobării sale de către autoritatea competentă, potrivit legii.
24 Regularitate caracteristica unei operaţiuni de a respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de operaţiuni din care face parte.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1 ACB Angajament în limita creditelor bugetare
2 ACP Autoritatea de Certificare și Plată
3 AM Autoritatea de Management
4. ATCPMB Activitatea dee trezorerie si contabilitate publica a municipiului Bucuresti
5. SEP Serviciul efectuare plati
6. SCPCFPP Serviciul contabilizare plati si CFPP
7. CFPP Control financiar preventiv propriu
8. CFPD Control financiar preventiv delegat
9. DGBFFE Directia generala buget finante si fonduri europene
10. DGP-AMPOPAM Direcţia Generală Pescuit- Autoritatea de Management pentru POPAM
11. DBFEP Direcția Buget Finanțe Efectuare Plăți
12. BBAB Biroul Buget și Analiză Bugetară
13. SFPA Serviciul Finanțarea Formelor de Sprijin Acordate Producătorilor Agricoli
14. MFP Ministerul Finantelor Publice
15. OP Ordonantare de plata
16. PACA Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament
17. PACB Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor bugetare
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 9 din 31
Exemplar nr. 1
8. Descrierea activităţii
8.1. Generalități
Procedura de contabilitate se referă la evidenţa contabilă a operaţiunilor financiare ce se vor efectua pentru POPAM, precum şi la documentele suport.
Principiile de bază ale activităţii descrise sunt:
continuităţii activităţii
permanenţei metodelor
prudenţei
independenţei exerciţiului financiar
evaluării separate a elementelor de activ şi pasiv
intangibilităţii
necompensării
principiul prevalenţei economicului asupra juridicului.
Premisele de bază ale contabilităţii POPAM sunt:
operaţiunile contabile trebuie să demonstreze o transparenţă totală în ceea ce priveşte înregistrarea operaţiunilor financiare, precum şi înţelegerea exactă a acestora la nivelul tuturor entităţilor implicate;
operaţiunile contabile trebuie să furnizeze toate informaţiile necesare referitoare la înregistrarea individuală a cheltuielii precum şi la verificarea plăţilor efectuate către fiecare beneficiar în parte;
contabilitatea trebuie să furnizeze nivelul de control specificat de CE şi de legislaţia română în vigoare.
Funcţiile contabilităţii sunt:
contabilitatea reflectă operaţiunile financiare rezultate din derularea contractelor gestionate de DGP-AMPOPAM. Operaţiunile descrise sunt exprimate în valoare monetară (lei şi euro) şi au la bază documente justificative care sunt păstrate şi arhivate în cadrul SCPCFPP.
contabilitatea furnizează documentele necesare. Documentele justificative stau la baza înregistrării operaţiunilor în evidenţele contabile şi ele trebuie înregistrate în ordine cronologică şi sistematică. O bună organizare a contabilităţii constă, de asemenea, în păstrarea şi arhivarea acestor documente în scopul obţinerii informaţiilor necesare în orice moment.
contabilitatea furnizează informaţii. Contabilitatea trebuie să furnizeze informaţii impuse de regulamentele UE şi de legislaţia naţională.
Toate operaţiunile contabile sunt înregistrate în formă electronică în softul contabil – modul contabilitate unităţi bugetare.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 10 din 31
Exemplar nr. 1
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista și proveniența documentelor utilizate
În vederea desfăşurării activităţilor aferente acestei proceduri se vor utiliza următoarele documente:
A. Documente primite
extrasul de cont – original
ordonanţarea la plată a unei cheltuieli - original
ordinul de plată- original
declaraţia de cheltuieli - copie
note de debit - original
proces verbal de constatare a neregulii - copie
nota privind cererea sumelor primite de la bugetul de stat - copie
deschidere de credite bugetare - copie
notă privind creditele de angajament si bugetare la nivel POP - copie
cererea de avans/rambursare / plată – copie
certificatul de plată – original
propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajament bugetar individual (original) împreună cu contractul aferent (copie)
B. Documente interne
registrul de intrare documente
lista de verificare a supervizorului
lista de verificare a expertului contabil
formulare de reconciliere
formular de corecţie
C. Documente generate ca urmare a activităţii de contabilitate
balanţa de verificare
fişe de cont
registrul jurnal
cartea mare
note contabile
D. Situaţii financiare întocmite
bilanţul contabil
contul de rezultat patrimonial
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 11 din 31
Exemplar nr. 1
situaţia fluxurilor de trezorerie
anexe la bilanţ.
8.2.2. Conținutul și rolul documentelor utilizate.
Documentele contabile conţin date de înregistrare contabilă în scopul asigurării unei imagini clare asupra operaţiunilor financiare în ceea ce priveşte folosirea fondurilor alocate, din cofinanţarea de la bugetul de stat precum şi din contribuţia financiară a Uniunii Europene.
Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, vor conţine următoarele informaţii de bază:
data întocmirii
numărul de înregistrare
detalii privind tranzacţia contabilă
specificarea sumei în lei
semnătura şi ştampila persoanei responsabile de operaţiune
specificarea băncii şi contului folosit în tranzacţie
În cadrul SCPCFPP se întocmeşte nota contabilă în baza ordinului de plată, extrasului de cont, declaraţiei de cheltuieli, notei de debit, proces verbal de constatare a neregulii şi a documentelor justificative, iar înregistrarea se face în conturi sintetice şi analitice specifice. Se întocmeşte balanţa analitică lunară şi situaţiile financiare.
Balanţa contabilă cuprinde următoarele elemente:
denumirea conturilor în concordanţă cu planul de conturi
soldul la început de an al fiecărui cont
rulaj cumulat debitor şi creditor al fiecărui cont
total sume debitoare şi creditoare pentru fiecare cont
soldul final al fiecărui cont
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic, toate operaţiunile economico-financiare.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.
Cartea mare este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare lună a anului curent.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 12 din 31
Exemplar nr. 1
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
- echipamente informatice;
- mijloace de comunicare adecvate: telefon, fax, e-mail
- Sisteme informatice necesare evidentei contabile, asigurării evidenței ALOP, asigurării accesului la sistemul FOREXEBUG pentru verificarea extraselor de cont, a angajamentelor bugetare și a plăților.
8.3.2. Resurse umane
Conform ROF și fișelor de post entitatea implicată în activitatea de operare a evidentei contabile si intocmire a situatiilor financiare este Direcţia Generală Buget Finanţe şi Fonduri Europene prin Serviciul contabilizare plati și CFPP.
Serviciul Contabilizare Plăţi și CFPP (SCPCFPP) condus de un șef serviciu are în componență 8 consilieri și are ca principale sarcini:
primirea şi înregistrarea documentelor din punct de vedere contabil în softul contabil
(contabilizarea în conturi bilanţiere şi extrabilanţiere).
evidenţa creditelor de angajament precum şi a angajamentelor legale –contractele de finanţare
completarea propunerii de angajare a unei cheltuieli şi a angajamentului bugetar individual
privind proiectele finanţate din punctul de vedere al disponibilului
urmărirea execuţiei bugetului în limita creditelor bugetare aprobate
întocmirea balanţelor contabile separat pe entitatea FEP si FEPAM
întocmirea situaţiilor financiare
acordarea vizei de control financiar preventiv propriu pe contract, pe propunerea de angajare in
limita creditelor de angajament/a creditelor bugetare si pe angajamentul bugetar
acordarea vizei de control financiar preventiv propriu pe ordonantarea de plata.
acordarea vizei de control financiar propriu pe deschiderea de credite bugetare si obtinerea vizei
de control financiar preventiv delegat
8.3.3. Resurse financiare
Sunt asigurate prin Bugetului de venituri şi cheltuieli al MADR pentru componenta de cofinanțare buget național, cheltuieli neeligibile și componenta de fond extern în caz de indisponibilitate temporară a fondului extern.
Pentru componenta de fond extern sursa de finanțare este Fondul European de Pescuit și Afaceri Maritime 2014-2020 prin intermediul avansurilor primite de la CE si a rambursărilor.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 13 din 31
Exemplar nr. 1
8.4. Modul de lucru
Activitatea de contabilitate constă în efectuarea înregistrărilor contabile si extracontabile a operaţiunilor economico-financiare în vederea asigurării şi reflectării corecte şi complete în contabilitate, a tuturor tranzacţiilor efectuate din POPAM.
Contabilitatea este o activitate menită să urmărească administrarea şi evoluţia activelor şi pasivelor, precum şi a rezultatelor obţinute. Activitatea contabilă cuprinde un ansamblu de metode pentru înregistrarea cheltuielilor şi veniturilor, potrivit cadrului normativ – legislativ. Aceste informaţii sunt indispensabile pentru analiza îndeplinirii obiectivelor prestabilite.
Principalele activităţi din cadrul procedurii de contabilitate:
1. Activitatea de ţinere a evidenţei contabile sintetice şi analitice, în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi de actualizare zilnică a înregistrărilor contabile pentru prioritatile finanţate din POPAM;
2. Verificarea, pe baza listelor de verificare specifice, a corectitudinii tuturor operaţiunilor introduse în sistemul contabil informatic în decursul fiecărei luni, în vederea asigurării unor solduri finale corecte ale tuturor conturilor;
3. Reconcilierile financiar – contabile:
Verificarea şi semnarea lunară a formularelor specifice operaţiunii de reconciliere financiar-contabilă, în baza documentelor suport relevante;
4. Asigurarea rapoartelor periodice şi a situaţiilor financiare specifice SCPCFPP, în baza tuturor documentelor justificative:
întocmirea Bilanţului trimestrial şi a anexelor în vederea includerii în situaţiile financiare generale ale MADR;
întocmirea raportărilor lunare către AC.
8.4.1. Circuitul documentelor necesare pentru efectuarea înregistrărilor contabile în cazul contractelor finanţate din FEPAM este următorul:
În cazul contractelor de finanţare încheiate în cadrul Axelor prioritare, exclusiv pentru măsura de asistență tehnică
SFPA primeşte de la DGP-AMPOPAM contractele încheiate cu beneficiarii POPAM, pe care le angajează în credite bugetare și în credite de angajament, generând în sistemul informatic, pe baza sumelor din contract, ,,Propunere de angajare în limita creditelor bugetare”, ,,Angajament în limita creditelor bugetare” și ,, Angajament în limita creditelor de angajament” pe care le semnează ca și compartiment de specialitate și le înaintează SCPCFPP.
SCPCFPP urmărește încadrarea în buget a respectivelor angajamente și semnează pentru disponibilul existent după angajarea sumei. PACB, PACA și AB se înaintează persoanelor cu atribuții de CFPP/CFPD, după caz. După acordarea vizei CFPP/CFPD documentele se preiau de către DGP- AMPOPAM și se înaintează directorului general al DGBFFE pentru avizare urmând ca de la secretariatul DGBFFE să fie înaintate spre aprobare Ordonatorului principal de credite. După aprobare, PACB, PACA și AB împreună cu documentele justificative ce le-au însoțit, se întorc la DGP- AMPOPAM, care va transmite SCPCFPP o copie a contractului, însoțită de PACB, PACA și AB aprobate.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 14 din 31
Exemplar nr. 1
Pentru cererile de avans/plată/rambursare depuse de beneficiari, SFPA primeşte de la DGP-AMPOPAM certificatele de plată emise, împreună cu copii ale Cererii, Formularul de identificare financiară, Evidența cheltuielilor și Pista de audit. În Certificatele de plată DGP-AM POPAM stabilește: valoarea eligibilă a cererii de plată/ rambursare autorizată la plată, sursele de finanțare (valoarea eligibilă rambursabilă din FEPAM, valoarea eligibilă rambursabilă din bugetul național), valoarea contribuției proprii a Beneficiarului, eventualele deduceri ale debitelor constatate, rezultând valoarea cheltuielilor eligibile de rambursat, valoare care trebuie ordonanțată la plată.
Conform Acordului de delegare, DGBFFE întocmește PACA, PACB, AB și Ordonanțarea de plată, asigură semnarea acestora de către persoanele desemnate, respectiv înaintarea documentelor pentru acordarea vizei CFPP/CFPD, după caz, de către persoanele cu atribuții, după care le înaintează ordonatorului principal de credite pentru aprobare. După primirea ordonanțării de plată aprobată de către ordonatorul principal de credite, DGBFFE întocmește ordinul de plată a sumei aferente în contul beneficiarului și transmite CDC din cadrul DGP-AMPOPAM o copie certificată ”conform cu originalul” a documentului de plată.
În cazul rambursării TVA-ului eligibil finanțat în cadrul POPAM, DGBFFE întocmește Ordonanţare de plată și ordin de plată, distincte, pentru suma evidențiată în certificatul de plată primit de la CDC din cadrul DGP-AM POPAM.
În cazul unei cereri de avans depusă de beneficiar, toate documentele emise/întocmite de DGP-AMPOPAM (certificat de plată) și DGBFFE (PAC, AB, Ordonanțare de plată, ordin de plată) vor conține mențiunea ”plată avans”, în vederea contabilizării distincte a acestei plăți.
În cazul avansului acordat beneficiarului și nejustificat integral de către acesta, DGBFFE primește de la CDC din cadrul DGP-AMPOPAM o notificare în acest sens, în termen de 5 zile de la data înștiințării beneficiarului/data emiterii procesului verbal de constatare a unei nereguli, cu suma ce urmează a fi încasată de la beneficiar în vederea contabilizării, iar după încasarea acesteia, DGBFFE notifică DGP-AMPOPAM cu privire la suma și data încasării.
Având în vedere că valorile la care se referă creditele bugetare, angajamentele bugetare şi legale nu constituie elemente patrimoniale, acestea se evidenţiază în contabilitate în conturi în afara bilanţului, conform Ordinului MFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare. Creditele bugetare, angajamentele bugetare şi legale se înregistrează extrabilanţier folosind conturile din afara bilanţului, conform monografiei contabile (anexa nr. 1) la prezenta procedură.
După efectuarea plăţii către beneficiar, expertul bancar din cadrul SEP colectează extrasul de cont şi împreună cu ordinul de plată şi documentaţia aferentă le transmite la SCPCFPP, în vederea operării tranzacției în programul contabil, conform Monografiei contabile (anexa nr. 1). Expertul contabil arhivează documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile.
DGP-AMPOPAM transmite SCPCFPP, prin secretariatul DGBFFE, declaraţia de cheltuieli (semnată, ştampilată, cu număr de ieşire DGP-AMPOPAM şi număr de intrare AC). Declaraţia de cheltuieli este luată în evidenţa Registrului de intrări documente, apoi se înregistrează contabil conform Monografiei privind înregistrarea în contabilitatea DGP-AMPOPAM (anexa nr. 1).
În cazul apariţiei unor deficienţe în continuitatea activităţii normale a beneficiarilor sau în cazul unor nereguli, DGP-AMPOPAM întocmeşte:
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 15 din 31
Exemplar nr. 1
a) Fișa/Nota de debit;
b) Notă/Proces-verbal de constatare a neregulii.
Documentele, semnate și înregistrate la DGP-AMPOPAM, se transmit la SCPCFPP, prin e-mail sau prin secretariatul DGBFFE, în termen de 5 zile de la momentul emiterii Fișei/Notei de debit /PV constatare a neregulii, care efectuează înregistrarea în contabilitate conform Monografiei contabile (anexa 1).
În cazul contractelor de finanţare încheiate în cadrul măsurii de „Asistenţă tehnică”
Derularea operaţiunilor economice în cazul măsurii de „Asistenţă tehnică” se contabilizează analitic distinct folosind pentru reflectarea înregistrărilor contabile un modul distinct al sistemului contabil.
SFPA primeşte de la DGP-AMPOPAM contractul încheiat cu furnizorii pe măsura de asistență tehnică. Pe baza acestuia se emite din sistemul informatic PACB și AB, care se semnează.
Pentru sumele aferente asistenţei tehnice, SCPCFPP primeşte de la compartimentul de specialitate care implementează proiectul, factura în original, verifică dacă aceasta are viza “Bun de plată” şi o înregistrează în contabilitate conform principiului independenţei exerciţiului care prevede înregistrarea cheltuielilor şi veniturilor la momentul producerii acestora, indiferent de data încasării sau plăţii acestor cheltuieli sau venituri.
DGP-AMPOPAM emite ordonanțarea de plată, pe baza facturilor emise de furnizori, certificate în privința realității, legalității și regularității și vizate de ,,Bun de plată,, și o transmite SCPCFPP pentru verificarea disponibilului din buget. Ordonanţarea de plată se completează cu clasificaţia bugetară şi cu disponibilul înaintea efectuării plăţii şi cel după plată, se semnează în calitate de Compartiment de contabilitate, după care documentele se înaintează expertului cu atribuţii de control financiar preventiv propriu pentru a fi verificate şi semnate, apoi controlorului financiar preventiv delegat, după caz.
Ordonanțarea de plată vizată se transmite DGBFFE pentru avizare și ordonatorului principal de credite pentru aprobare.
După efectuarea plăţii către furnizor, expertul bancar din cadrul SEP colectează extrasul de cont şi împreună cu ordinul de plată şi documentaţia aferentă, se transmit la SCPCFPP. Aici se înregistrează în Registrul de intrare al documentelor, după care se operează tranzacţia în programul contabil, conform Monografiei privind înregistrarea în contabilitatea DGP-AMPOPAM – beneficiar final (anexa nr. 1).
DGP-AMPOPAM transmite SCPCFPP, prin secretariatul DGBFFE, cererea de rambursare / plată aferentă măsurii de asistență tehnică până pe data de 7 ale lunii următoare operaţiunilor efectuate. Pe baza cererii depuse, suma aferentă FEPAM se trage din disponibilul FEPAM existent în BNR și se virează de SEP în conturile 20.A.48.05.01 ,,Sume primite în contul plăților efectuate în anul curent,, respectiv 20.A.48.05.02 ,,Sume primite în contul plăților efectuate în anii anteriori,, deschise pe numele MADR la ATCPMB.
Cererea de rambursare / plată se înregistrează contabil conform Monografiei privind înregistrarea în contabilitatea DGP-AMPOPAM – beneficiar final (anexa nr. 1) la prezenta procedură.
Expertul contabil arhivează documentele justificative cronologic în ordinea înregistrării în contabilitate.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 16 din 31
Exemplar nr. 1
8.4.2. Planul de conturi
Planul de conturi utilizat de SCPCFPP este destinat să înregistreze angajamentele şi plăţile POPAM. Acesta este întocmit în conformitate cu prevederile Ordinului MFP nr. 2169/2009 cu modificările şi completările ulterioare.
Conturile vor avea analiticele şi subanaliticele necesare.
Anexa nr.1 prezintă lista cu simbolurile, denumirea conturilor folosite şi funcţiunea contabilă a acestora.
8.4.3. Activitatea de ţinere a evidenţei contabile sintetice şi analitice şi actualizarea zilnică a înregistrărilor contabile
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative (ordin de plată, extras de cont, note de debit, procese verbale de constatare a neregulii, cererea de rambursare / plată, declaraţia de cheltuieli), cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice (pe fiecare beneficiar) în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare tip de înregistrare în contabilitate.
Expertul contabil primeşte actele, verifică documentele şi semnăturile autorizate, după care le înregistrează în registrul de intrare al documentelor în ordine cronologică şi sistematică. Dacă documentul respectiv nu conţine toate informaţiile de bază şi semnăturile, acesta va fi returnat persoanei în drept să-l completeze, sau documentul nu va fi luat în considerare şi înregistrat.
În cazul în care expertul contabil consideră documentele corecte şi complete, le înregistrează în programul de contabilitate, fiecare înregistrare fiind numerotată şi cuprinsă în nota contabilă emisă zilnic.
Supervizorul contabil verifică corectitudinea înregistrărilor contabile şi validează operaţiunile efectuate, iar dacă sunt constatate erori sau omisiuni, acesta îi transmite expertului contabil să modifice nota contabilă.
Prin validarea operaţiunilor contabile, supervizorul aprobă exactitatea şi corectitudinea notelor contabile.
Dupa validarea operaţiilor, documentele sunt arhivate de către expertul contabil.
8.4.4. Evidenţa extrabilanţieră în partidă simplă a angajamentelor bugetare şi legale
Pentru a avea o situaţie exactă a angajamentelor bugetare şi legale expertul contabil responsabil cu evidenta extrabilantiera a angajamentelor bugetare si legale primeşte „Nota cu alocările” de la DGP-AMPOPAM şi preia datele din aceasta pentru calcularea disponibilului pe propunerile de angajare de cheltuieli.
În baza documentelor justificative prezentate, expertul contabil va înregistra angajamentele bugetare şi legale conform Monografiei privind înregistrarea în contabilitatea DGP-AMPOPAM (anexa nr. 1).
Angajamentul bugetar individual se va înregistra în contabilitate.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 17 din 31
Exemplar nr. 1
PACA și PACB vor fi semnate de către expertul contabil .
SCPCFPP răspunde pentru sumele înscrise în coloanele 1, 2 şi 3.
Înregistrările vor fi făcute în maxim o zi lucrătoare de la primirea informaţiei.
8.4.5.Evidenţa contabilă a plăţilor efectuate
După efectuarea plăţilor, expertul bancar din cadrul SEP transmite SCPCFPP extrasul de cont şi ordinul de plată la care se anexează în mod obligatoriu documentele justificative care au stat la baza întocmirii ordinului de plată.
Pentru a avea o situaţie exactă a contractelor încheiate şi a plăţilor efectuate in cadrul POPAM expertul contabil insarcinat cu evidenta contabila a platilor efectuate primeste de la SEP ordinele de plata insotite de documentele justificative înregistrand în contabilitate plăţile efectuate, confirmate de extrasele de cont, conform Monografiei privind înregistrarea în contabilitatea DGP- AMPOPAM (anexa nr.1).
Înregistrările vor fi făcute în maxim o zi lucrătoare de la primirea informaţiei.
8.4.6. Verificarea corectitudinii tuturor operaţiunilor introduse în sistemul contabil informatic
Verificarea corectitudinii tuturor operaţiunilor introduse în sistemul contabil informatic lunar, în vederea asigurării unor solduri finale corecte ale tuturor conturilor, se face pe baza listelor de verificare specifice (anexele nr. 2 și 3).
8.4.7. Corectarea erorilor
Dacă sunt găsite erori, ele trebuie corectate imediat (anexa nr. 4). Înregistrarea se va face în perioada în care acestea au fost identificate şi transmise supervizorului contabil documentele justificative.
Acesta primeşte documentele şi verifică acurateţea informaţiilor. Pe baza documentelor suport confirmă dacă nu este de acord cu operaţiunea, anulează înregistrarea şi informează persoana responsabilă
Dacă supervizorul contabil este de acord cu erorile semnalate, restituie expertului contabil documentele şi îi dă acceptul pentru înregistrarea corecţiilor în contabilitate şi întocmirea formularului de corecţie şi semnarea lui.
Dacă supervizorul contabil nu este de acord cu erorile semnalate informează expertul contabil asupra nejustificării corecţiilor propuse, iar acesta anulează activitatea de corecţie.
8.4.8. Salvări săptămânale
La sfârşitul fiecărei săptămâni expertul contabil execută funcţia de salvare de date contabile de pe staţia de lucru. Expertul contabil exportă fişierul de date împreună cu fişierul de raport pe serverul de back-up date. Printează fişierul de raport al salvării datelor contabile şi informează compartimentul informatic.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 18 din 31
Exemplar nr. 1
8.4.9. Închidere de lună
Înainte de validarea notelor contabile, expertul contabil listează registrul jurnal şi prebalanţa prezentându-le supervizorului. Acesta primeşte rapoartele contabile şi verifică corectitudinea tuturor operaţiilor efectuate. Dacă toate documentele primite sunt corect înregistrate şi reflectate în rapoartele contabile, supervizorul efectuează operaţiunea de închidere lunară a veniturilor şi cheltuielilor, validează notele contabile şi închide luna curentă nu mai tarziu de data de 9 a lunii următoare. Listează balanţa de verificare, registrul jurnal, fişele de cont pe care le semnează şi le înaintează expertului contabil pentru arhivare.
8.4.10. Reconcilierile financiar – contabile
Scopul reconcilierii este controlul corectitudinii evidenţei contabile, verificarea corectitudinii operaţiilor contabile pentru perioada respectivă şi, dacă este cazul completarea înregistrărilor lipsă. În cazul apariţiei unor neconcordanţe se va trece la corecţii şi la identificarea cauzelor care au dus la apariţia acestor neconcordanţe.
Reconcilierea se realizează lunar, dar nu mai târziu de data de 10 a lunii următoare şi este întocmită şi semnată de supervizor şi avizată de către directorul general al DGBFFE.
Principii general valabile pentru toate reconcilierile:
Listarea privind fişa contului şi a rulajului conturilor;
Verificarea rezultatelor (specifică fiecărei reconcilieri);
Dacă la verificare rezultă corectitudinea datelor, se semnează şi se datează de către cel care a întocmit lucrarea;
Dacă se constată erori sau diferenţe de sume, se explică aceste diferenţe în coloana de „Diferenţe”;
Fiecare document de reconciliere trebuie semnat de persoana care l-a întocmit, precum şi de persoana care l-a verificat şi de către persoana care l-a avizat.
În vederea asigurării că înregistrările contabile reflectă imaginea fidelă a operaţiunilor derulate, SCPCFPP efectuează lunar următoarele reconcilieri:
a) Reconcilierea bancară între conturile contabile ale MADR –POPAM şi extrasele sale bancare.
Scopul acestei reconcilieri este să se asigure că înregistrările contabile reflectă realitatea operaţiunilor derulate, soldurile finale ale conturilor contabile din fişele de cont fiind comparate cu soldurile finale ale extraselor bancare.
Pentru derularea reconcilierii, expertul contabil listează fişele de cont pentru conturile de disponibilităţi ce urmează a fi reconciliate şi le prezintă supervizorului.
Supervizorul contabil verifică soldurile finale lunare ale conturilor de disponibilităţi din fişele de cont cu soldurile extraselor de bancă şi completează formularele standard privind reconcilierea bancară. Dacă există diferenţe între fişele de cont şi extrasele bancare, verifică notele contabile înregistrate şi transmite expertului contabil modificările ce urmează a fi făcute. Dacă nu sunt diferenţe, supervizorul contabil datează şi semnează reconcilierea bancară (anexa nr. 5) și o înaintează spre
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 19 din 31
Exemplar nr. 1
semnare directorului general al DGBFFE, iar originalul îl înaintează expertului contabil pentru arhivare.
Reconcilierea bancară se realizează lunar, cu fiecare bancă în parte şi pentru Trezoreria Statului.
b) Reconcilierea între evidenţele sale contabile şi sistemul de management informatic POPAM
Scopul acestei reconcilieri este să asigure că înregistrările contabile reflectă realitatea operaţiunilor derulate, soldurile finale ale conturilor contabile din fişele de cont fiind comparate cu înregistrările din sistemul informatic specific POP. SCPCFPP va primi lunar de la SEP până pe data de 5 formularul de reconciliere (anexa nr. 6).
Supervizorul contabil verifică lunar concordanţa dintre înregistrările contabile şi cele din sistemul informatic specific POP, iar în cazul în care apar neconcordanţe, se vor identifica şi analiza cauzele care au dus la apariţia lor.
În cazul în care eroarea este constatată în contabilitate, ea se corectează. În caz contrar, este anunţat expertul IT din cadrul DGP- AMPOPAM, iar acesta corectează în sistemul informatic specific POP.
Formularul datat şi semnat de ambele părţi este transmis în copie Compartimentului IT, iar originalul este înaintat expertului contabil pentru a fi arhivat.
c) Reconcilierea angajamentelor legale
Scopul reconcilierii este de verificare a datelor înregistrate în evidenţa contabilă cu datele din evidenţa DGP- AMPOPAM privind angajamentele legale (contractele de finanţare), actele adiţionale, precum şi modificările intervenite pe acestea. SCPCFPP va primi lunar, prin secretariatul DGBFFE, de la DGP- AMPOPAM, până pe data de 5 ale fiecărei luni, formularul de reconciliere (anexa nr. 7).
Supervizorul contabil confruntă datele înregistrate în evidenţele contabile cu datele din Reconcilierea primită de la DGP- AMPOPAM, evidenţiind şi explicând eventualele diferenţe. Dacă există diferenţe, verifică notele contabile înregistrate şi transmite expertului contabil modificările ce urmează a fi făcute. Dacă nu sunt diferenţe, supervizorul contabil datează şi semnează reconcilierea (anexa nr. 7) și o înaintează spre semnare directorului general al DGBFFE, iar originalul îl înaintează expertului contabil pentru arhivare.
Reconcilierea angajamentelor legale se efectuează lunar.
d) Reconcilierea între înregistrările din Registrul debitorilor al DGP-AMPOPAM şi înregistrările contabile privind creanţele bugetare
Scopul acestei reconcilieri este să se efectueze o verificare a conformităţii datelor înregistrate în Registrul debitorilor al DGP- AMPOPAM cu evidenţele contabile din fişele de cont privind creanţele bugetare. SCPCFPP va primi lunar de la DGP- AMPOPAM, până pe data de 5 ale fiecărei luni, prin secretariatul DGBFFE, formularul de reconciliere (anexa nr. 8).
Supervizorul contabil verifică concordanţa dintre datele înregistrate în contabilitate şi cele din Registrul debitorilor operat la zi în cadrul DGP- AMPOPAM. În cazul în care rezultă diferenţe, se analizează cauza şi se iau măsuri de îndreptare a situaţiei. Se completează lunar formularul de
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 20 din 31
Exemplar nr. 1
reconciliere (anexa nr. 8), se datează şi se predă DGP- AMPOPAM o copie a acestuia. Formularul completat în original se înaintează expertului contabil pentru arhivare.
e) Reconcilierea anuală
În vederea asigurării corectitudinii înregistrărilor contabile şi asigurarea reflectării unei imagini fidele a operaţiunilor derulate, DGP- AMPOPAM efectuează anual reconcilierea între evidenţele contabile ale MADR - POPAM şi cele ale beneficiarilor. Scopul acestei reconcilieri este să verifice dacă înregistrările contabile ale MADR - POPAM concordă cu înregistrările contabile ale beneficiarilor.
Supervizorul contabil completează extrasul de cont pentru fiecare beneficiar, conform fişei de cont. După ce extrasul de cont este avizat de către directorul general al DGBFFE, se transmite beneficiarului respectiv (anexa nr. 9). Acesta îl confirmă dacă este corect sau în cazul în care rezultă diferenţe, se analizează cauza şi se iau măsuri de îndreptare a situaţiei.
O copie a extrasului de cont semnat de ambele părţi este predat expertului contabil pentru arhivare.
f) Reconcilierea cu AC
Trimestrial, până pe data de 10 ale lunii următoare ultimei luni a trimestrului, se asigură reconcilierea contabilă trimestrială între conturile contabile reflectate în fişele de cont ale MADR şi evidenţa extracontabilă a AC.
Supervizorul contabil pregăteşte reconcilierea trimestrială: fişele de cont pentru cheltuielile declarate de MADR – POPAM şi certificate de AC, în două exemplare. Supervizorul contabil semnează şi datează reconcilierea lunară şi o înaintează directorului general al DGBFFE pentru a fi semnată. Reconcilierea este trimisă într-un exemplar la AC cu confirmare de primire cu adresă de înaintare. AC primeşte reconcilierea trimestrială, compară datele primite şi trimite adresa de confirmare a acestora.
8.4.11. Asigurarea rapoartelor periodice şi a situaţiilor financiare specifice SCPCFPP
Potrivit Legii contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare, SCPCFPP întocmeşte trimestrial şi anual Bilanţul cu anexele aferente în vederea includerii în situaţiile financiare generale ale MADR.
Expertul contabil printează balanţa de verificare pe baza căreia întocmeşte Bilanţul contabil, Contul de rezultat patrimonial, anexe la bilanţ şi le prezintă supervizorului.
Supervizorul le verifică şi dacă constată că situaţiile financiare reflectă o imagine, fidelă, clară şi completă a patrimoniului, le semnează şi le înaintează directorului general al DGBFFE pentru a fi semnate.
Situaţiile financiare semnate sunt incluse în situaţiile financiare generale ale MADR, ce sunt semnate de conducerea MADR.
Situaţiile financiare trimestriale / anuale sunt întocmite în două exemplare pentru datele de 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie, 31 decembrie, folosind formularele stabilite prin Ordinul MFP nr. 2169/2009, cu modificările și completările ulterioare.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 21 din 31
Exemplar nr. 1
8.5 SISTEMUL COMPUTERIZAT
8.5.1. Softul de contabilitate
Contabilitatea tranzactiilor aferente POPAM este ţinută în sistem computerizat. SCPCFPP foloseste un program denumit Modul contabilitate unităţi bugetare.
Aplicaţia CUB (Contabilitatea Unităţilor Bugetare) este concepută special pentru personalul care îşi desfăşoară activitatea în cadrul compartimentelor financiar-contabile ale oricărei unităţi bugetare.
Aplicaţia este construită într-o arhitectura pe 2 niveluri: baza de date (1) şi aplicaţia propriu-zisă (2), arhitectură care garantează siguranţa în ceea ce priveşte stocarea şi accesul la date, precum şi sincronizarea activităţilor clientului.
Baza de date şi aplicaţia sunt construite utilizând tehnologia FoxPro.
Aplicaţia implementează interacţiunea cu utilizatorul, machetele de culegere de date, validările primare şi corelaţiile dintre informaţii, editarea de rapoarte.
Utilizatorii au acces la aplicaţie, autentificându-se cu un identificator unic şi parolă şi au acces numai la funcţiunile din module explicit acordate prin administrarea sistemului.
Modulul este structurat în componente, ale căror funcţii sunt accesibile prin intermediul barelor de utilităţi, dublate de meniuri şi submeniuri.
Principalele funcţiuni ale aplicaţiei sunt:
Funcţiune Se execută...
Identificarea locaţiei bazei de date o singură dată după instalarea aplicaţiei
Generarea bazei de date şi popularea cu valorile predefinite o singură dată după instalarea aplicaţiei
Salvarea automată a stării curente a bazei de date la intrarea primului utilizator în aplicaţie în cadrul unei zile
Verificarea integrităţii bazei de date după confirmare, la intrarea primului utilizator în aplicaţie în cadrul unei zile
Autentificarea utilizatorului şi selectarea entităţii contabile la fiecare intrare în aplicaţie sau la
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 22 din 31
Exemplar nr. 1
Funcţiune Se execută...
cerere, atunci când se doreşte schimbarea utilizatorului şi/sau a entităţii contabile
Asistenţă la cerere
Întreţinerea cursului valutar la cerere
Administrarea dicţionarelor/nomenclatoarelor la cerere
Întreţinere listă ţări la cerere
Întreţinere listă judeţe la cerere
Întreţinere listă localităţi la cerere
Întreţinere listă furnizori, clienţi, debitori, creditori, avans spre decontare
la cerere
Întreţinere listă bănci la cerere
Întreţinere listă conturi în bănci la cerere
Întreţinere listă explicaţii la operaţiuni la cerere
Întreţinere listă valute la cerere
Întreţinere listă tipuri de documente la cerere
Întreţinere listă forme de organizare juridică la cerere
Întreţinere listă forme de proprietate la cerere
Administrarea planului de conturi la cerere
Administrarea listei indicatorilor finanţelor publice la cerere
Înregistrarea operaţiunilor contabile la cerere
Preluarea soldului la 1 ianuarie la cerere
Preluarea sumelor precedente la cerere
Preluarea rulajelor precedente la cerere
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 23 din 31
Exemplar nr. 1
Funcţiune Se execută...
Înregistrarea operaţiunilor contabile la cerere
Informaţii pentru indicatorilor finanţelor publice la cerere
Preluarea soldul la inceputul anului pentru articolele bugetare - plăţi şi cheltuieli
la cerere
Preluarea planului de articole bugetare plăţi şi cheltuieli la cerere
Preluarea soldului la inceputul anului la prevederi pentru venituri la cerere
Preluarea prevederilor anuale şi trimestriale pentru venituri la cerere
Interfaţă bilanţ la cerere
Lansare aplicaţii externe la cerere
Lansare aplicaţie Bilant la cerere
Editarea de rapoarte la cerere
Registru - Jurnal la cerere
Registrul Jurnal la cerere
Registrul de Incasari si Plati la cerere
Casa la cerere
Disponibil la banca la cerere
Fisa contului la cerere
Fişa contului la cerere
Fişa contului (multiunitati) la cerere
Fişa contului cu indicatori ai finanţelor publice la cerere
Nota Contabilă la cerere
Cartea Mare la cerere
Cartea Mare (pe orizontală) la cerere
Cartea Mare (pe verticală) la cerere
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 24 din 31
Exemplar nr. 1
Funcţiune Se execută...
Situaţii conturi analitice (furnizori / clienţi / debitori / creditori / avans spre decontare)
la cerere
Lista furnizori / clienţi / debitori / creditori / avans spre decontare
la cerere
Fişa furnizori/clienţi/debitori/creditori/avans spre decontare
la cerere
Centralizator sold furnizori / clienţi / debitori / creditori / avans spre decontare
la cerere
Balanţe contabile la cerere
Balanţa de verificare la cerere
Balanţa de verificare (pentru bilant) la cerere
Balanţa de verificare (cu indicatori ai finanţelor publice) la cerere
Balanţa de verificare multi-unităţi la cerere
Balanţa de verificare multi-unităţi (cu indicatori ai finanţelor publice)
la cerere
Balanţa de verificare (cu defalcare pe terţi) la cerere
Situaţii contabile informative centralizatoare la cerere
Fişa explicaţii operaţii contabile la cerere
Situaţii privind indicatorii finanţelor publice la cerere
Plaţi şi cheltuieli la cerere
Plăţi şi cheltuieli efective totale trimestriale la cerere
Centralizatorul indicatorilor finanţelor publice la cerere
Centralizatorul indicatorilor finanţelor publice multi-unităţi
la cerere
Contul de execuţie bugetară la cerere
Contul de execuţie bugetară multi-unităţi la cerere
Venituri la cerere
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 25 din 31
Exemplar nr. 1
Funcţiune Se execută...
Venituri efective totale trimestriale la cerere
Centralizatorul indicatorilor finanţelor publice la cerere
Centralizatorul indicatorilor finanţelor publice multi-unităţi
la cerere
Contul de execuţie bugetară... la cerere
Contul de execuţie bugetară multi-unităţi la cerere
Comparaţie între conturi la cerere
Comparaţie între indicatori la cerere
Închideri şi alte operaţiuni la cerere
Închidere conturi de venituri şi cheltuieli la cerere
Închidere... la cerere
Revenire la starea anterioară ultimei închideri la cerere
Închidere de an la cerere
Închiderea anului la cerere
Revenirea la starea dinaintea închiderii anului la cerere
Administrarea aplicaţiei la cerere
Configurarea generală a aplicaţiei după instalare, la apariţia – dispariţia unei entităţi contabile sau la cerere
Administrarea utilizatorilor şi a drepturilor de acces după instalare sau la cerere
Refacerea integrităţii bazei de date la cerere
Compactarea bazei de date la cerere
Salvarea stării curente a bazei de date la cerere
Refacerea unei stări anterioare a bazei de date la cerere
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 26 din 31
Exemplar nr. 1
Utilizatorii aplicaţiei CUB sunt grupaţi în trei categorii:
1. Power User (utilizator privilegiat, care are acces la toate funcţiunile aplicaţiei, inclusiv de definire a administratorilor aplicaţiei)
2. Administrator (utilizator privilegiat, care are acces la toate funcţiunile aplicaţiei accesibile utilizatorilor obişnuiţi, inclusiv de definire a utilizatorilor obişnuiţi)
3. Utilizator obişnuit (are acces la funcţiuni conform drepturilor acordate de către Administrator)
Aplicaţia permite execuţia funcţiilor specifice unui soft contabil:
1. obţinerea de liste de tranzacţii înregistrate pe baza documentelor primare numerotate în ordine cronologică;
2. memorează principalele elemente ale înregistrărilor:
data înregistrării;
numărul original al documentului primar;
3. generare de rapoarte - documentele de control trebuie să fie complete şi comprehensive, continând următoarele informaţii generale:
tipul de document;
ministerul şi instituţia care emite documentul;
perioda avută în vedere ;
data la care a fost listat;
numerotarea cronologică a paginilor;
4. garantează confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi datelor (permite salvarea bazei de date, asigură reconstituirea înregistrărilor în cazul pierderilor accidentale).
Utilizatorii soft-ului au la dispoziţie un ghid pentru utilizarea optimă a aplicaţiei.
Tipuri de documente generate de Modulul contabilitate unităţi bugetare
În cadrul Modulului contabilitate unităţi bugetare se emit următoarele tipuri de documente contabile:
Registrul jurnal
Registrul de încasări şi plăţi
Casa
Disponibil la bancă
Fişa contului
Fişa contului cu indicatori ai finanţelor publice
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 27 din 31
Exemplar nr. 1
Nota Contabilă
Cartea Mare (pe orizontală)
Cartea Mare (pe verticală)
Situaţii conturi analitice (furnizori / clienţi / debitori / creditori / avans spre decontare)
Lista furnizori / clienţi / debitori / creditori / avans spre decontare
Fişa furnizori/clienţi/debitori/creditori/avans spre decontare
Centralizator sold furnizori / clienţi / debitori / creditori / avans spre decontare
Balanţa de verificare
Balanţa de verificare (pentru bilanţ)
Balanţa de verificare (cu indicatori ai finanţelor publice)
Balanţa de verificare (cu defalcare pe terţi)
Fişa explicaţii operaţii contabile
Plăţi şi cheltuieli efective totale trimestriale
Centralizatorul indicatorilor finanţelor publice pentru cheltuieli şi plăţi
Contul de execuţie bugetară pentru plăţi
Venituri efective totale trimestriale
Centralizatorul indicatorilor finanţelor publice pentru venituri
Contul de execuţie bugetară pentru venituri
Contul de execuţie bugetară multi-unităţi.
8.5.2. Politica de securitate IT
8.5.2.1. Securitatea datelor
Accesul la staţiile de lucru pe care este instalat sistemul contabil este asigurat prin politica generală de securitate la nivelul aplicaţiei.
La începutul fiecărei sesiuni de lucru, pentru primul utilizator care accesează aplicaţia, se execută automat, salvarea bazei de date.
Când se solicită, un utilizator poate executa salvarea bazei de date pe suportul magnetic pe care îl selectează.
La nivelul aplicaţiei există un jurnal al salvărilor, atât cele automate cât şi cele solicitate.
La începutul fiecărei sesiuni de lucru, orice utilizator care accesează aplicaţia, poate solicita executarea refacerii integrităţii bazei de date.
La închiderea anuală se execută automat arhivarea tuturor operaţiunilor contabile efectuate în cadrul anului respectiv.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 28 din 31
Exemplar nr. 1
8.5.2.2. Accesul la softul de contabilitate
Accesul la aplicaţia de contabilitate este permis prin intermediul unei parole compusa din 8 – 20 caractere. Fiecare utilizator are obligatia de a-si modifica parola in prima zi lucratoare a fiecarei luni.
8.5.2.3. Actualizări de date
Utilizatorul are posibilitatea actualizării datelor referitoare la tranzacţii în cadrul aplicaţiei contabile.
O dată pe lună, supervizorul asigură validarea tuturor tranzacţiilor. După aplicarea procedurii de validare, înregistrările nu mai pot fi anulate sau modificate. În acest caz se aplică o procedură de corecţie. Atunci când tranzacţia corectată corespunde unei luni încheiate, tranzacţia modificată (actualizată) este înregistrată la data de început a lunii următoare, cu referire la data expresă pentru care s-a efectuat corecţia.
9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității
Nr. crt.
Compartimentul (postul)/ acțiunea (operațiunea)
Director general
Director/ Șef serviciu
Șef OI
Compartiment inițiator
SPMM Tot personalul DGP-AMPOPAM
OI (după caz)
0 1 2 3 4 5 6
1 Elaborare / reeditare / revizuire procedură operațională
A V E, Ah. Ap., Ah. Ap.
2 Elaborare Instrucțiune de lucru
A V E Ap., Ah. Ap.
3 OMADR Ap. Ap. Ap. Ap., Ah. Ap.
4 Întocmire Formular AB-3 E, Ah.
5 Aplicare manuale de proceduri
Ap.
E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare
10. Lista anexe
Număr anexa Denumire anexa Codificare
ANEXA 1 Monografia contabilă
ANEXA 2 Lista de verificare pentru operaţiuni efectuate de către expertul contabil
Formular CB02
ANEXA 3 Lista de verificare pentru operaţiuni efectuate de către supervizor
Formular CB03
ANEXA 4 Formula de corecţie Formular CB04
ANEXA 5 Reconciliere bancară Formular CB05
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 29 din 31
Exemplar nr. 1
Număr anexa Denumire anexa Codificare
ANEXA 6 Reconciliere cu sistemul informatic Formular CB06
ANEXA 7 Reconciliere angajamente legale Formular CB07
ANEXA 8 Reconciliere cu registrul debitorilor Formular CB08
ANEXA 9 Extras de cont Formular CB09
ANEXA 10 Flux procedural
11. Arhivare
Urmare a procesului descris anterior, este necesar ca următoarele documente să fie arhivate în cadrul SCPCFPP:
documentele privind reconcilierea cu AC, cu DGP-AMPOPAM şi cu beneficiarii;
un exemplar din raportările trimestriale privind Bilanţul contabil împreună cu anexele aferente;
un exemplar al Listei de verificare aferente expertului contabil şi supervizorului;
registrul de intrări documente
facturi fiscale, ordonanţări de plată, ordine de plată, extrase de cont,
documentele generate de sistemele contabile: registrul jurnal, balanţa de verificare sintetică şi analitică, etc.
Documentele sunt păstrate în ordinea cronologică a plăţilor efectuate, pentru o perioadă de maximum 1 an, în spaţiul de păstrare operaţional al SCPCFPP.
În spaţiul de păstrare operaţional al SCPCFPP, documentele sunt îndosariate în bibliorafturi etichetate după:
Anul de programare POPAM (POPAM 2014, POPAM 2015, POPAM 2016, …)
Tipul de proiecte (Servicii, Furnizări de bunuri)
Numărul proiectului/referinţa publicării în SEAP.
Pentru o uşoară identificare a proiectelor, lunar se întocmeste OPIS pentru plăţile din luna respectivă pe care se va menţiona codul proiectului.
În dosarul de proiect, documentele se inserează în ordine cronologică.
La sfârşitul perioadelor menţionate anterior, toate documentele sunt transferate către arhiva DGP-AMPOPAM.
Exemplarul original al procedurii operaționale se păstrează la DGP-AMPOPAM, împreună cu copia OMADR de aprobare și/sau Instrucțiunea de lucru privind modificarea/completarea manualului de proceduri, după caz, iar o copie a procedurii operaționale se va păstra la Secretariatul DGBFFE.
Personalul DGBFFE implicat in gestionarea POPAM are obligația de a descărca din poșta electronică și a stoca, în format electronic, pe stația de lucru, toate procedurile operaționale și Instrucțiunile de lucru primite.
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 30 din 31
Exemplar nr. 1
Pastrarea documentelor, atât în format hârtie cât si electronic, se va face de către AM/OI până la închiderea oficială a Programului.
12. Cuprins
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul
ediţiei procedurii operaţionale .......................................................................................................................... 2
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale ...................................................... 2
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii
operaţionale ....................................................................................................................................................... 2
4. Scop ................................................................................................................................................................ 3
5. Domeniu de aplicare ...................................................................................................................................... 3
6. Documente de referinţă (reglementări internaţionale şi naţionale) ............................................................. 4
6.1. Legislaţie UE ............................................................................................................................................ 4
6.2. Legislaţie naţională .................................................................................................................................. 4
7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională ......................................................... 6
7.1. Definiţii ale termenilor: ........................................................................................................................... 6
7.2. Abrevieri ale termenilor .......................................................................................................................... 8
8. Descrierea activităţii ....................................................................................................................................... 9
8.1. Generalități ............................................................................................................................................. 9
8.2. Documente utilizate ............................................................................................................................. 10
8.2.1. Lista și proveniența documentelor utilizate ................................................................................... 10
8.3. Resurse necesare .................................................................................................................................. 12
8.3.1. Resurse materiale ........................................................................................................................... 12
8.3.2. Resurse umane ............................................................................................................................... 12
8.3.3. Resurse financiare .......................................................................................................................... 12
8.4. Modul de lucru ..................................................................................................................................... 13
8.4.1. Circuitul documentelor necesare pentru efectuarea înregistrărilor contabile în cazul contractelor
finanţate din FEPAM este următorul: ...................................................................................................... 13
8.4.2. Planul de conturi ........................................................................................................................... 16
8.4.3. Activitatea de ţinere a evidenţei contabile sintetice şi analitice şi actualizarea zilnică a
înregistrărilor contabile ............................................................................................................................ 16
8.4.4. Evidenţa extrabilanţieră în partidă simplă a angajamentelor bugetare şi legale .......................... 16
8.4.5.Evidenţa contabilă a plăţilor efectuate ........................................................................................... 17
8.4.6. Verificarea corectitudinii tuturor operaţiunilor introduse în sistemul contabil informatic ........... 17
8.4.7. Corectarea erorilor ................................................................................................................... 17
Programul Operaţional pentru Pescuit și Afaceri Maritime 2014 – 2020 Ediția I revizia 1
Ministerul Agriculturii şi Dezvoltării Rurale
DGBFFE
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ:
Manual de procedură pentru contabilitate
Cod: M22-e.I.r.1
Ediţia I
Revizia 1
Pagina 31 din 31
Exemplar nr. 1
8.4.8. Salvări săptămânale........................................................................................................................ 17
8.4.9. Închidere de lună ............................................................................................................................ 18
8.4.10. Reconcilierile financiar – contabile .............................................................................................. 18
8.4.11. Asigurarea rapoartelor periodice şi a situaţiilor financiare specifice CCP................................... 20
8.5 SISTEMUL COMPUTERIZAT ..................................................................................................................... 21
8.5.1. Softul de contabilitate .................................................................................................................... 21
8.5.2. Politica de securitate IT .................................................................................................................. 27
9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității .................................................................................. 28
10. Lista anexe .................................................................................................................................................. 28
11. Arhivare ...................................................................................................................................................... 29
12. Cuprins ........................................................................................................................................................ 30