Utilizarea instrumentului Mail MergeSe utilizeaza pentru îmbinarea corespondenţei atunci când doriţi să creaţi un set de documente, cum ar fi o scrisoare formular sau plicuri, pe care apoi să le trimiteţi mai multor clienţi.De exemplu, în scrisorile adresate clienţilor, fiecare scrisoare poate fi personalizată pentru a se adresa pe numele fiecărui client.Informaţiile unice în fiecare scrisoare sau listă provin din intrări într-o sursă de date.Pentru a crea o fuziune de documente este necesar sa avem o baza de date si o sursa de date.

De exemplu, sa cream o baza de date Excel care să conţină elementele pe care dorim să le afişam în scrisori.

Cream si sursa de date in Word care va conţine informaţiile dorite, de exemplu:

D-le/D-na … nascut(a) in localitatea … la data de …. cu salariul de …. , va anuntam ca salariul dvs. a fost marit cu 30%

1. Deschideti sursa de date (documentul Word)2. Apasati butonul Select Recipients din ribonul Mailings

Aveti 3 posibilităţi:- Type New List… - să creati o listă noua,- Use Existing List… - să folosití o listă existentă,- sau Select from Outlook Contacts - să alegeti informaţiile din cadrul contactelor din Outlook.

3. Selectati opţiunea Use Existing List.

4. Executati dublu click pe registrul de calcul creat in pasul 1.În acest moment se deschide o casetă de dialog din care va trebui să alegem locaţia informaţiilor din baza de date.Apasati butonul Ok .

5. Inseram datele din baza de date în cadrul documentului:Executati un click în zona punctata.Apasati butonul Insert Merge Field 

.

Selectati câmpul Nume.Executati un click în zona punctată.Apasati butonul Insert Merge Field.Selectati câmpul Prenume.Executati un click în zona punctata.Apasati butonul Insert Merge Field.Selectati câmpul Oraşul.Executati un click în zona punctata.Apasati butonul Insert Merge Field.Selectati câmpul Data Naşterii.Executati un click în zona punctata.Apasati butonul Insert Merge Field.Selectati câmpul Salariul.

După ce am completat toate câmpurile, următorul pas este acela în care vom alege să vizualizăm documentele create.5. Apasati  butonul Finish & Merge.

Pentru a previzualiza documentele:6. Selectati opţiunea Edit Individual Documents.

În acest meniu putem alege dacă să le vizualizăm pe toate sau doar o parte din ele.7. Apasati pe butonul Ok.8. Apasati pe tab-ul View.9. Bifati opţiunea Navigation Pane.

După cum se poate observa, s-au creat atâtea documente câte câmpuri sunt în baza de date.Pe fiecare document apar persoane diferite cu date personale diferite.