Post on 02-Jan-2016
description
Dezvoltarea capacităților pentru bugetare bazată pe performanță în Moldova
Bugetarea bazată pe performanţă
-monitorizare şi evaluare
Instruire extinsă pentu APC
Mai 2013
Obiectivele traininguluiObiectivele trainingului
• De a înțelege rolul procesului de evaluare a performanțelor şi monitorizării performanței programei bugetare
• De a obține cunoștințele corespunzătoare în vederea aplicării în practică a acestora
2
Conținutul sesiunii de trainingConținutul sesiunii de training
• Scurtă introducere în procesul de monitorizare, evaluare și deosebirile dintre aceste două procese
• Metodologia și tehnicile de monitorizare a performanței
• Raportul de performanţă
3
Monitorizare si evaluare
Faza finală a ciclului BBP
Relaţia dintre planificare și monitorizare
Planificarea fără monitorizare este inutilă și monitorizarea fără planificare – lipsită de sens
Planificarea stabilește cursul, iar monitorizarea asigură ca lucrurile să evalueze în direcția corectă
5
Ce reprezintă monitorizarea?Ce reprezintă monitorizarea?
• Evaluare de rutină a activităților în desfășurare
• Colectarea sistematică de date pentru indicatori specifici
• Instrument de corectare a devierilor în implementarea programului
• Instrument de gestiune a programului care furnizează informații pentru evaluare
Cuvânt latin „monere“ = „a avertiza“Cuvânt latin „monere“ = „a avertiza“
6
De ce să monitorizăm?De ce să monitorizăm?
• Pentru a analiza progresul în raport obiectivele stabilite
• Pentru a identifica eventuale abateri de la planurile stabilite
• Pentru a corecta rapid devierile în cadrul implementării programului
• Pentru a furniza informatii (input) pentru evaluare
7
Caracteristicile principale ale procesului Caracteristicile principale ale procesului de monitorizarede monitorizare
• Proces continuu
• Proces dinamic
• Orientat spre viitor
• Proces corectiv
• Este o funcție atotcuprinzătoare
• Consolidează gândirea și vigilența permanentă
8
Poziția în cadrul matricei logice a Poziția în cadrul matricei logice a ProgramuluiProgramului
Indicator de rezultate
Indicator de eficiență
Indicator de produse (output)
Monitorizarea performanțelor
Trebuie stabilit cel puțin un indicator pentru fiecare obiectiv
9
Ce reprezintă evaluarea?Ce reprezintă evaluarea?
Instrument de măsurare a succesului impactului programului
De ce să evaluăm?De ce să evaluăm?• Pentru a furniza informații în vederea stabilirii
priorităților politicilor• Pentru a imbunătăţi alocarea resurselor• Pentru a spori calitatea intervențiilor• Pentru a raporta cu privire la realizări (altfel
spus, responsabilitate)10
Când să punem în aplicare evaluareaCând să punem în aplicare evaluarea??• Înainte de lansarea proiectului (evaluarea ex-ante)• La mijlocul proiectului• La sfârșitul proiectului• Peste un anumit timp după finalizarea proiectului
(evaluarea ex-post pentru identificarea impactului)• În orice moment în care apare un rezultat neașteptat
care necesită o investigație ulterioară• Dacă într-o perioadă îndelungată de timp nu există
îmbunătățiri, iar motivul este incert
11
Ce controlămCe controlăm Ce influențăm în mod directCe influențăm în mod direct Ce influențăm în mod indirectCe influențăm în mod indirect
Efecte
MonitorizareMonitorizare
Estimarea progresului implementării în scopuri manageriale
EvaluareEvaluare
Analiza rezultatelor și impactului la nivel de destinatar 13
Evoluția tehnicilor de monitorizareEvoluția tehnicilor de monitorizare
1. Sistemul Monitorizare și Evaluare (M&E) bazat pe ieșiri (output) • Sistem M&E “classic” sau “de implementare”• Se concentrează pe PRODUSEȘE proiectului
(OUTPUTS) • Răspunde la întrebări de genul “aceasta a
fost realizat” • Au fost mobilizate intrările (input)?• Au fost obținute produsele (output)
scontate?• Au fost întreprinse și finalizate activitățile
stabilite?
15
Evoluția tehnicilor de monitorizareEvoluția tehnicilor de monitorizare
2. Sistem M&E bazat pe rezultate• Se concentrează pe REZULTATELE
proiectului• Furnizează factorilor de decizie informații
referitoare la reușita sau eșecul proiectului„Produsele au fost obținute. Ce reprezintă acest fapt?“
• Ajută la identificarea răspunsurilor următoarelor întrebări• Care este scopul programului?• A fost realizat acest scop?• Cum poate fi ilustrată realizarea
scopului?
16
Ce va fi monitorizat?Ce va fi monitorizat?
• Indicatori de performanţă selectați cu precizie – cheia succesului pentru monitorizarea performanțelor
• Urmează a fi realizată în strânsă dependență cu definirea adecvată a scopului și obiectivelor
• Indicatorii se stabilesc pentru toate nivelele: produse (output), rezultate și de asemenea eficienţă
19
Ce va fi monitorizat?Ce va fi monitorizat?
• Indicatori de produse (output) – o sarcină relativ ușoară (măsurarea tradițională a serviciilor realizate)
• Indicatorii de rezultate trebuie să răspundă la întrebările:– Cum vor fi percepute succesele sau realizările? – Suntem în direcția realizării rezultatelor scontate?
20
Domeniul de aplicare aDomeniul de aplicare a monitorizării monitorizării
Estimarea eficacității generale– Modul în care acțiunile întreprinse (spre exemplu: activitățile)
au fost eficiente în raport cu realizarea obiectivelor– Compararea valorilor reale cu valorile planificate a
indicatorilor de performanță– Compararea rezultatelor obținute cu cele planificate
Formularea propunerilor şi luarea deciziilor în vederea soluționării problemelor identificate
21
• Ilustrați toate datele oficiale disponibile aferente subiectului programului (învățământ public, învățământ liceal și gimnazial)
– Date statistice cantitative– Analize calitative
• Afișați seriile cronologice ( dinamica)• Identificați tendințele, modificări de tendințe• Încercați să explicați contextul, relaţia și interdependențele • Identificați problemele de bază şi cauzele• Formulați recomandări şi soluţii
Regula nr. Regula nr. 22Începeți cu analiza situațieiÎncepeți cu analiza situațieiRegula nr. Regula nr. 22Începeți cu analiza situațieiÎncepeți cu analiza situației
22
Regula nrRegula nr.1.1Considerați indicatorii de monitorizare de la Considerați indicatorii de monitorizare de la bun bun începutînceput
Acțiunile persoanelor interesate – beneficiarilor sau celor ce participă în procesul activităților
– Studenții, profesorii, părinții, managerii învățământului gimnazial și liceal
Sentimentul proprietății este la fel important
Întrebări în identificarea corespunzătoare a beneficiarilor– Cine sunt participanţii de bază implicaţi în program?– Cum pot fi ele clasificate? (spre ex.: ONG-uri, grupuri de interes)
Convocarea beneficiarilor, prezentarea rezultatelor analizei situației
Elaborarea unei liste a problemelor și necesităților informaționale ale beneficiarilor– Metode: brainstorming, interviuri structurate, chestionare– Metode avansate: Vizualizare, Arborele problemei
Regula nrRegula nr.. 33Colaborați cu diverse părți implicate, considerați Colaborați cu diverse părți implicate, considerați necesitățile acestora de informațiinecesitățile acestora de informații
Regula nrRegula nr.. 33Colaborați cu diverse părți implicate, considerați Colaborați cu diverse părți implicate, considerați necesitățile acestora de informațiinecesitățile acestora de informații
23
• Responsabilitatea finală de proiect îi revine managerului de program. • Programul nu trebuie văzut prin prisma „listei de dorințe“ a persoanelor
interesate, ci trebuie să contribuie la creșterea calității servicilor• Sortarea şi ştergerea informațiilor, evitarea duplicităţii datelor• Reformularea preocupărilor identificate de către persoanele interesate
în afirmații potențiale de îmbunătățire a rezultatelor– Permite identificarea a priori a direcției și destinației– Afirmațiile pozitive ajută la obținerea consensului politic, a unei mai mari
legitimități – Fiecare afirmație trebuie să se refere la un singur rezultat, acest fapt fiind
crucial în stabilirea indicatorilor– Folosește doar problemele existente, nu eventuale, imaginare sau viitoare
Regula nrRegula nr.. 44Operați cu informația furnizată de părțile implicateOperați cu informația furnizată de părțile implicateRegula nrRegula nr.. 44Operați cu informația furnizată de părțile implicateOperați cu informația furnizată de părțile implicate
24
Ipotezele logice sunt foarte importanteIpotezele logice sunt foarte importante
IMPACT
REZULTATE IPOTEZE*
produse (OUTPUT)
APOI
IPOTEZE*
ACTIVITĂȚI
DACĂ
IPOTEZE*
ȘI
Etapa I: Etapa III: Etapa II:
25
Regula nrRegula nr.. 5. 5. Utilizați matricea logică pentru Utilizați matricea logică pentru monitorizarea indicatorilormonitorizarea indicatorilorRegula nrRegula nr.. 5. 5. Utilizați matricea logică pentru Utilizați matricea logică pentru monitorizarea indicatorilormonitorizarea indicatorilor
Rețineți! Scopul monitorizării rezidă de asemenea în efectuarea corectărilor în activități și posibile obiective,
indicatori, atunci când sunt depistate ca fiind greșit setate. Cu toate acestea, scopul trebuie să rămână valabil și neschimbat pe tot parcursul implementării programului/ sub-programului
Deplasarea necesităților informaționale în ierarhia Deplasarea necesităților informaționale în ierarhia obiectivelorobiectivelor
26
În decizia cu privire la informația ce urmează a În decizia cu privire la informația ce urmează a și monitorizată și evaluată, țineți cont de:și monitorizată și evaluată, țineți cont de:
Includeți informație operațională suficientă pentru a stabili dacă resursele sunt utilizate optimal și calitatea operațiunilor este bună – Planificarea și urmărirea activităților – Management financiar– Gestiunea echipamentului– Managementul resurselor umane– Managementul contractelor
Identificați informația care să explice progresul
Identificați impacturile involuntare pozitive și negative în vederea întreprinderii acțiunilor de ajustare necesare
27
Planificarea aspectelor esențiale ale Planificarea aspectelor esențiale ale procesului de colectare a datelorprocesului de colectare a datelor Elementele esențiale ale planului de regulă includ:•Definiții detaliate pentru fiecare indicator,•Sursa și metoda de colectare a datelor,•Frecvența și graficul colectării de date,•Identificarea celor responsabili pentru colectarea, analiza și raportarea datelor.
28
Metode de colectare a datelor • Recensăminte și sondaje,• Statistici naționale• Studii elaborate de partenerii de dezvoltare• Chestionare• Interviuri• Examinare documentară
Pot fi surse interne si externe29
Cum gestionăm problema deficitului de Cum gestionăm problema deficitului de informații?informații?
• Căutați indicatori de alternativă (atunci când datele nu sunt disponibile sau au un cost mult prea mare)– Spre ex.: măsurarea reducerii bunăstării prin prisma numărului
bunurilor de lux (automobile, iphone)
• Indicatorii furnizaţi de organizaţii internaţionale reprezintă o soluție în acest sens– Obiective PNUD de dezvoltare umană durabilă (WDI);– Indicele de stabilitate financiară al FMI – Indicele de democrație al Freedomhouse – Indicele Corupției al Transparency International– Indicele democrației al Economic Intelligence Unit – Indicele competitivității globale al Forumului Economic Global, – Indicatori de dezvoltare rurală Handbook, etc. 30
Rapoartele de performanţă trebuie să le ofere managerilor de program o privire de ansamblu coerentă privind statutul actual de implementare a
programului și să-i ghideze în activitățile de evaluare a programului
Sistemul de raportare trebuie să ilustreze așteptările, rezultatele de facto și să explice diferența dintre acestea
Managerii de program au nevoie de informații detaliate privind situația inițială, situația finală, rezultate și eficacitate
Raportarea
33
Caracteristicile unui raport de performanţă
• Descrie structura, scopul și obiectivele programului.
• Prezintă tendințele perioadelor anterioare.
• Prezintă o varietate de indicatori-cheie de performanță pentru fiecare obiectiv major.
• Face o comparație între obiectivele stabilite și rezultatele de facto.
• Scoate în evidență divergențele.
• Explică într-o formă narativă cauzele acestor divergențe.
• Prezintă măsurile de ameliorare sau rectificare ce urmează a fi întreprinse.
201120102009 2012 2013 20142008 34
Informația narativ-explicativă furnizată împreună cu rapoartele de performanţă
•face o comparație dintre perfomanța atinsă, pe de o parte și obiectivele stabilite, cheltuielile suportate, pe de altă parte
•explică• cauzele divergențelor, • factorii care afectează divergențele (inclusiv modificările
limitelor de alocare) și lacunele privind calitatea datelor. •propune măsuri de ameliorare•prezintă eventualele obstacole în calea spre ameliorare
35
Unele aspecte care necesită atenție în cadrul raportului de performanță
Ce informații contextuale contribuie la înțelegerea datelor?
Datele sunt clare?
Informația prezentată în raport este clară?
Informația conținută în raport este prezentată conform principiului comparativ?
Informația conținută în raport este suficientă pentru ca cititorul să poată înțelege următoarele aspecte:
• contextul mai larg, în care se încadrează activitățile programului, inclusiv acei factori care influențează situația inițială, situația finală, rezultatele;
• nivelul performanței atinse și factorii care au influențat performanța dată;
• acțiunile întreprinse în urma informației raportate, îndeosebi în cazul în care s-a înregistrat în mod neașteptat o performanță înaltă sau scăzută?
36
Rapoartele de performanță sunt întocmite:
•Semianual – focusat pe indicatorii de produs si de eficienţă•Anual – accent pe indicatorii de rezultat
PERIOADELE DE RAPORTARE
37
Program 6 DrumuriSubprogram 6.2 Reconstrucția drumurilor Scop: Asigurarea practicabilității drumurilor și stabilizarea condiției tehnice a acestora
Exemplu: Raportul de monitorizare a performanţei pe termen mediu pentru administrația regională, Bratislava, 30 iunie 2011
38
Responsabili de raportare
• Coordonarea rapoartelor de performanţă legate de program sau subprogram - managerul de program
• Colectarea și analiza datelor primare – observatori în cadrul instituțiilor bugetare
• Rapoarte semi-anuale și anuale de performanță - coordonator de monitorizare la ministerele de resort
• Examinarea rapoartelor pentru a se asigura că resursele alocate au fost utilizate eficient - Ministerul Finanțelor
39