Post on 18-May-2018
CURS 5
Organizarea preliminară şi fezabilitatea evenimentului
Niveluri
Individual
De grup
Organizaţional
Multiorganizaţional
Naţional
Internaţional
Tipuri
Personale
Agrement, petrecere a timpului liber
Culturale
Organizaţionale
Organizarea preliminară
Ce eveniment vrem să organizăm?
Care este ideea evenimentului?
Este fezabilă această idee?
Cine va contribui la organizarea evenimentului?
Ce facem cu ideile “ready-made”?
Organizarea preliminară
Ce ştim despre eveniment/cine îl va organiza?
Evenimentul – constanta; echipa de organizare – variabila;
Evenimentul – variabila; echipa de organizare – constanta
Voluntari
Profesionişti
Organizarea preliminară
Evenimentele sunt rareori organizate de o singură persoană
Avantajul grupurilor sudate, care au mai organizat evenimente anterior
Experienţă
Cunoaşterea punctelor tari şi a celor slabe ale echipei
Flexibilitate – adăugarea de membri (experţi) noi
Organizarea preliminară
A. Shone&B. Parry – Optim: 6 membri în comitetul de organizare
Variaţie în funcţie de mărimea şi specificul evenimentului
Cu cât numărul creşte, cu atât mai dificilă devine integrarea rezultatelor
Importanţa leadershipului
Comitet de organizare
Preşedinte
Manager al operaţiunilor (2)
Manager financiar
Coordonator marketing
Manager pentru aspectele legale, de siguranţă şi sănătate
Comitet de organizare
Reprezentanţi ai consiliului local
Reprezentanţi ai guvernului
Deţinători ai unor drepturi legate de desfăşurarea evenimentului
Reprezentanţi ai Poliţiei
Reprezentanţi ai serviciilor de prim ajutor
Reprezentanţi ai pompierilor
Comitet de organizare
Sponsori
Asociaţii ale participanţilor la eveniment
Reprezentanţi ai firmelor de asigurări
Reprezentanţi ai instituţiilor financiare (bănci)
Reprezentanţi ai Camerei de Comerţ
Alte asociaţii /persoane legate de desfăşurarea evenimentului
Dezvoltarea structurilor organizaţionale (C. Hall)
Originea ideii evenimentului
Crearea unui comitet informal de organizare
Emergenţa structurii de conducere
Cristalizarea organizaţiei formale
Profesionalizare
Selectarea persoanelor din comitetul de organizare
Cât de mult timp este solicitat fiecărei persoane în parte pentru organizarea evenimentului?
Îşi pot elibera programul astfel încât să contribuie în mod eficient la procesul de organizare?
Care este experienţa candidaţilor în organizarea evenimentelor?
Selectarea persoanelor din comitetul de organizare
Care este reputaţia persoanelor?
Ce relaţii de lucru pot întreţine?
Cum se comportă în echipă?
Cum putem compensa punctele slabe din echipă prin intermediul altor membri?
Fezabilitatea evenimentului
Abordarea sistematică este avantajoasă în condiţii de expertiză limitată, presiune temporală sau utilizarea suportului comunitar
Evenimentele majore presupun evaluări riguroase (analiza cost-beneficiu, analiza impactului estimat, analiza investiţiilor etc.)
Pentru evenimentele de mărime medie – examinare selectivă
Screening (filtrare)
Scopul este de a elimina ideile mai puţin reuşite în favoarea celor mai bune
La final, poate rămâne o singură idee sau câteva idei (la limită, nici o idee)
Filtrul marketingului
Filtrul operaţional
Filtrul financiar
Fezabilitatea evenimentului
Examinarea resurselor temporale
Dimensiunea formală şi informală a examinării selective
Luarea deciziilor în urma unor procese inconştiente de testare (de exemplu, în cazul evenimentelor personale)
Întocmirea unei liste de idei şi trecerea ei prin filtre succesive
Examinarea selectivă (generarea ideilor)
Ideea sau obiectivul
Natura generală a evenimentului
Scopul evenimentului
Care trebuie să fie structura operaţională?
Care sunt beneficiile pentru participanţi?
Conceptul
Examinarea selectivă (conceptul)
Mai multe concepte
Primul filtru: marketing
Al doilea filtru: perspectiva operaţională
Al treilea filtru: perspectiva financiară
Alegerile rămase şi conceptul final
Exemplu (generarea ideilor)
Strângerea de fonduri pentru Filarmonica Moldova din Iaşi
Evenimentul ar trebui să fie public
Bani pentru consolidarea clădirii
Nivelul operaţiunilor implicate - simplu/mediu
Participanţii ar trebui să aibă un câştig din implicare
…
Idei
Licitaţie pentru darurile oferite (personalităţi)
Pool party
Concert în format clasic (19.00-21.00)
Concert în aer liber (Mănăstirea Cetăţuia)
Tur al Filarmonicii + Cocktail + Muzică de cameră
Examinare selectivă
Filtrul de marketing: Participanţii nu vor fi interesaţi de Pool Party şi de Concertul clasic
Filtrul operaţional: Organizarea concertului în aer liber presupune o desfăşurare de forţe mult prea mare
Filtrul financiar: Licitaţia pentru daruri a mers prost la evenimente similare
Concept: Tur al Filarmonicii + Cocktail + Muzică de cameră
Filtrul de marketing
Care sunt conceptele cele mai potrivite pentru publicul ţintă?
Cunoaşterea publicului ţintă
Experienţa comitetului de organizare
Utilizarea unui chestionar pilot
Căutarea ideilor care să producă diferenţierea
Analiza evenimentelor concurente
Filtrul de marketing
Identificarea datelor care trebuie evitate
Identificarea preferinţelor locale
Identificarea unor idei adiţionale
Identificarea unor nişe neocupate
Problema cererii şi a adecvării (nivelul organizaţional, nivelul publicului etc.)
Experienţe create din perspectiva publicului (P. Fisk)
Environmental search
Environmental search (P. Kotler, N. Lee)
Mixul de marketing (4P)
Micromediu (performanţe din trecut, resurse, service delivery, suportul managementului, priorităţile, publicurile interne, parteneri şi aliaţi etc.)
Macromediu (factori naturali, factori economici, factori politici, factori culturali, factori demografici, factori tehnologici, publicuri externe)
Filtrul operaţional
Ce poate fi realizat?
Relaţia resurse-idei
Expertiză
Staff
Locaţie
Dimensiunea temporală
Dimensiunea tehnologică
Filtrul operaţional
Constrângeri legale
Licenţe
Probleme legate de asigurări
Stiluri operaţionale (voluntari, profesionişti)
Valorificarea backgroundului, hobby-urilor şi a intereselor persoanelor implicate în organizare
Cunoaşterea activităţilor anterioare
Filtrul financiar
Care este bugetul evenimentului?
Evenimente “cost only”
Pragul “break even”
Surplus (eventual, reinvestit pentru asigurarea organizării evenimentului în anul viitor)
Adecvarea financiară (în special dacă evenimentul este destinat strângerii de fonduri)
Filtrul financiar
Informaţii financiare
Analiza veniturilor
Analiza costurilor
Evaluare preliminară
Costuri de infrastructură-costuri operaţionale
Raport subestimare-supraestimare
Fezabilitatea evenimentului
În cazul evenimentelor foarte mari, ea continuă şi după faza examinării selective
Problema acceptabilităţii evenimentului
Evaluarea şi managementul riscurilor
Reexaminare a conceptului şi a obiectivelor
Relaţia dintre obiectivele principale şi cele secundare
Obiective
Dezvoltarea implicării publice în artă, sport şi alte activităţi de petrecere a timpului liber
Fund-raising pentru anumite proiecte
Crearea de noi atracţii turistice
Introducerea unei idei noi pe piaţă
Atragerea mai multor vizitatori pentru o destinaţie turistică
Obiective
Atragerea atenţiei asupra unui subiect sau a unui proiect
Dezvoltarea sentimentului comunitar
Promovarea comunităţilor
Promovarea schimburilor politice şi culturale
Încurajarea participării
…
Fezabilitatea evenimentului
Analiza “moştenirii” posibile a evenimentului
Analiza integrării părţilor
Timp suficient pentru această fază preliminară
“Critical Path”
Media “critical path”