43

CAP. III CREAREA UNEI BAZE DE DATE

3.2 INTRODUCERE ÎN ACCESS 2007

Access este un sistem de gestionare a bazelor de date relaţionale. Când creaţi sau deschideţi o bază de date Access 2007, vedeţi: Panglica, Bara de instrumente pentru acces rapid, Butonul Microsoft Office, Panoul de navigare (Figura 3.1). Panoul de navigare ( )

afişează, prin clic pe , ce se află în baza de date pe care o utilizaţi: tabele, formulare, rapoarte, interogări etc.

Panglica ( ) este centrul de comandă pentru lucrul în Access 2007. Ea face ca lucrul să fie mai eficient. Panglica este organizată în jurul activităţilor obişnuite. Fiecare filă a Panglicii conţine comenzi pentru respectiva activitate, adunate în grupuri logice. În Figura 3.1 vedeţi grupul Tables (Tabele) şi grupul Forms (Formulare) în fila Create (Creare). Comenzile sunt uşor de găsit şi de utilizat.

Figura 3.1

Bara cu instrumente de bază pentru acces rapid ( ) conţine nişte comenzi. O puteţi completa după cum aveţi nevoie punând comenzile preferate, astfel:

- faceţi clic cu butonul din dreapta pe orice comandă sau pe butonul săgeată ce este după ultima comandă;

- alegeţi comanda care vă interesează. În oricare filă vă aflaţi, aceste comenzi rămân disponibile. În Figura 3.2 se poate vedea bara de instrumente de bază pentru acces rapid şi o bară cu instrumente pentru acces rapid personalizată.

2

44

a). b).

Figura 3.2

Office Button ( - Butonul Microsoft Office) , din partea stângă-sus, îl folosiţi pentru gestionarea lucrului. Faceţi clic pe el şi veţi vedea (Figura 3.3):

- un meniu de comenzi de bază (New, Open, …) pentru lucrul cu fişiere; - o listă a celor mai recente documente; - butonul Access Options (Opţiuni Access), pe care faceţi clic pentru a vizualiza şi

selecta diferite setări ale programelor.

Figura 3.3

Când porniţi Access pentru prima dată sau dacă închideţi o bază de date fără a închide Access, se afişează pagina Getting Started with Microsoft Office Access (Introducere în Microsoft Office Access), din Figura 3.4. Acesta este punctul de pornire din care se poate

45

crea o bază de date nouă, se poate deschide o bază de date existentă sau se poate vizualiza conţinut din Microsoft Office Online.

Figura 3.4

3.3 CREAREA UNEI BAZE DE DATE

3.3.2 CREAREA UNEI BAZE DE DATE FĂRĂ UTILIZAREA UNUI ŞABLON

Crearea unei baze de date necompletate

1. În pagina Getting Started with Microsoft Office Access (Figura 3.4), sub New Blank Database (Bază de date necompletată nouă), faceţi clic pe Blank Database (Bază de date necompletată).

2. În panoul Blank Database, din Figura 3.5, tastaţi un nume de fişier în caseta File Name.

46

Figura 3.5

Dacă nu furnizaţi o extensie de nume de fişier, Acces o adaugă pentru dvs. Pentru a modifica locaţia implicită a fişierului, faceţi clic pe

(Răsfoiţi la o locaţie unde să fie plasată baza de

date) (lângă caseta File Name), navigaţi la locaţia nouă, apoi faceţi clic pe OK.

3. Faceţi clic pe Create. Access creează o bază de date cu un tabel necompletat, denumit Table1, apoi deschide Table1 în Datasheet View (vizualizarea Foaie de date). Indicatorul este plasat în primacelulă goală din coloana Add New Field (Adăugare câmp nou).

Figura 3.6

47

4. Începeţi să tastaţi pentru a introduce date sau lipiţi datele dintr-o altă sursă.

Structura tabelului se creează în timp ce introduceţi informaţiile. De fiecare dată când adăugaţi o nouă coloană la tabel, se defineşte un câmp nou. Access setează automat tipul de date pentru fiecare câmp, bazat pe datele introduse.

Dacă nu doriţi să introduceţi informaţii în Table1 acum, faceţi clic pe Close (Închidere)

. Dacă aţi efectuat modificări în acest tabel, faceţi clic pe Yes pentru a salva modificările, pe No pentru a renunţa la salvare sau pe Cancel (Revocare) pentru a lăsa tabelul deschis.

Dacă închideţi Table1 fără a-l salva cel puţin o dată, Access şterge întregul tabelul, chiar dacă aţi introdus date în acesta.

3.4 SALVAREA BAZEI DE DATE

Access 2007 utilizează un format de fişier nou având extensie de fişier nouă (.accdb), ce are următoarele avantaje:

- face mai sigure bazele de date Access 2007; - face mai compacte bazele de date Access 2007; - recuperarea îmbunătăţită a datelor dacă fişierele se deteriorează. Fişierele de tip vechi (.mdb) funcţionează cu noua versiune de Access. Pentru salvarea bazei de date în Access 2007, daţi clic pe butonul Button Office,

alegeţi Save As (Salvare ca), apoi din zona Save the database in another format, alegeţi Access 2007 Database (Bază de date Access 2007).

3.5 UPGRADE-UL BAZELOR DE DATE ANTERIOARE

Dacă doriţi să faceţi o copie a unei baze de date mai vechi în noul format de fişier, faceţi clic pe Office Button şi utilizaţi comanda Open (Deschidere) pentru a deschide baza de date veche. Faceţi clic din nou pe Office Button şi indicaţi spre Save As. Faceţi clic pe Access 2007 Database.

3.6 PARTAJAREA CU UN FORMAT MAI VECHI

Poate fi necesar să partajaţi o bază de date Access 2007 cu cineva care lucrează cu o versiune anterioară de Access. Modalitatea de partajare este prin crearea unei copii într-un format de fişier mai vechi. Deschideţi baza de date Access 2007, faceţi clic pe Office Button, indicaţi spre Save As, apoi faceţi clic pe opţiunea potrivită.

3.7 PROTEJAREA UNEI BAZE DE DATE

3.7.1 DESCHIDEREA UNEI BAZE DE DATE

Deschiderea unei baze de date se poate face: exclusiv, numai pentru citire sau exclusiv numai pentru citire. Procedaţi astfel:

- închideţi baza de date; - clic pe Office Button, apoi pe Open; - din fereastra Open, ce se deschide, selectaţi baza de date; - clic pe săgeata de la dreapta butonului Open, din cadrul aceleaşi ferestre; - clic pe una dintre opţiuni (Figura 3.7 ).

48

Figura 3.7

În cazul în care utilizatorul a selectat Open Exclusive, se împiedică accesul oricărui alt utilizator la BD atâta timp cât acesta lucrează.

3.7.2 PAROLAREA LA DESCHIDERE A BAZEI DE DATE

Pentru criptare (parolare), procedaţi astfel: - deschideţi baza de date prin clic pe Open Exclusive din lista derulantă din dreptul

butonului Open; - clic pe fila Database Tools, apoi pe Encrypt with Password din grupul

Database Tools; - în fereastra de dialog Set Database Password (Figura 3.8) se trece parola dorită

(Atenţie: contează scrierea cu majuscule sau minuscule). Parola se trece atât la Password cât şi la Verify (confirmare).

Figura 3.8

Dacă se închide şi se redeschide BD, Access va cere parola într-o casetă de dialog. Pentru decriptare (revocarea parolei): - deschideţi baza de date prin clic pe Open Exclusive din lista derulantă din dreptul

butonului Open; - în fereastra Password Required (Figura 3.9 ) se introduce parola; - clic pe fila Database Tools, apoi pe Decript Database din grupul Database

Tools; - în fereastra Unset Database Password se introduce parola.

Figura 3.9