BIBLIOVOLUNTAR

ZALĂU

11.10.2012

� MANAGEMENTUL PROIECTELOR

ACCEPłIUNI

� Cele două accepŃiuni ale managementului de proiect:

- tehnică de atragere de fonduri- tehnică de management

PRINCIPII

Premise de bază în stabilirea principiilor:

� persoanele implicate în activităŃile specifice proiectului urmăresc aceleaşi obiective;

� obiectivele proiectului sunt cele declarate, nu există obiective ascunse sau care nu au fost declarate în mod explicit;

� persoanele implicate în activităŃile specifice proiectului sunt oneste unele faŃă de altele;

� toți membrii echipei au un bagaj minim de cunoştinŃe şi de expertiză în managementul proiectelor, precum şi cunoştinŃe legate de domeniul propriu-zis al proiectului;

� există o motivație puternică a membrilor echipei cu privire la încheierea cu succes a proiectului;

� toți membrii echipei cunosc foarte bine cine este finanŃatorul și care sunt obiectivele acestuia, cât și cui se adresează proiectul (cine este clientul/grupul Ńintă/grupul de beneficiari).

� Proiectul are un început şi un sfârşit clar definite

� Proiectele folosesc resurse (umane, timp şi bani) care au fost alocate în mod special în vederea realizării activităŃilor pe proiect.

� Fiecare proiect produce un rezultat unic. Aceste rezultate au obiective specifice de calitate şi performanŃă. Atunci când proiectul s-a finalizat, ceva nou a fost creat, ceva ce n-a existat înainte.

� Proiectele urmăresc un plan, au o abordareorganizată pentru a satisface obiectivele stabilite.

� Un proiect implică în mod normal o echipă care să-l ducă la final.

� Proiectele au întotdeauna : o echipă de proiect,beneficiari. Stakeholderii au întotdeauna aşteptăridiferite asupra rezultatelor proiectului.

CE ESTE UN PROIECT?

� plan sau intenŃie de a întreprinde ceva, de aorganiza, de a face un lucru;

� prima formă a unui plan (economic, social,financiar, etc.) care urmează să fie discutat şiaprobat pentru a primi un caracter oficial şi afi pus în aplicare.

� un grup de activităŃi interdependente,întreprinse într-o succesiune logică, într-uninterval limitat de timp, pentru obŃinereaunor rezultate bine precizate, necesarepentru a satisface obiective clare.

ETAPELE MANAGEMENTULUI PRIN PROIECTE:

• Definirea proiectului;

• Desemnarea managerului de proiect sau a persoanei care completează cererea de finanțare;

• Stabilirea echipei de proiect;• Redactarea cererii de finanțare/ aplicației;

• Elaborarea bugetului proiectului;• Implementarea activităților proiectului;

• Redactarea fișelor de post a echipei de proiect,

• Depunerea rapoartelor intermediare, • Finalizarea proiectului și depunerea raportului finale.

AVANTAJELE UTILIZĂRII

MANAGEMENTULUI PRIN PROIECTE

• posibilitatea rezolvării unor probleme complexe,în intervale de timp mult reduse comparativ cuversiunea clasică şi cu rezultate economicesuperioare;

• facilitarea contactelor de specialitate întrecomponenŃii echipei de proiect şi ceilalŃispecialişti ai organizaŃiei;

• crearea unor premise favorabile formăriimanagerilor profesionişti.

DEZAVANTAJELE UTILIZĂRII

MANAGEMENTULUI PRIN PROIECTE

• apariŃia şi manifestarea unor duble subordonărila nivelul specialiştilor implicaŃi în realizareaproiectului;

• apariŃia unor fenomene de nesincronizare acomponentelor organizatorice formale şicomponentelor organizatorice specificemanagementului prin proiecte;

• apariŃia unor situaŃii conflictuale întrecompartimentele implicate în realizareaproiectului şi componenŃii echipei de proiect saumanagerul de proiect.

CONCEPTE

� Programul - este un grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obŃine beneficii. În concluzie se poate spune că mai multe proiecte formează un program.

� Fundraising� Cerere de finanŃare� FinanŃator� ContribuŃie locală� Manager de proiect - persoană care coordonează

un proiect

�PĂRȚILE UNUI PROIECT

OBIECTIVELE

� Obiectivul general – explică de ce este proiectulimportant pentru societate, în beneficii pe termenlung pentru beneficiarii finali şi mai larg, beneficiipentru alte grupuri. Obiectivele generale ajută săarate cum se încadrează proiectul în diverse politicipublice sau locale.

� Obiectivul specific (scopul proiectului) – esteobiectivul care trebuie atins prin implementareaproiectului.

� Scopul trebuie să fie rezolvarea unei problemecentrale care trebuie definită în termeni debeneficii sustenabile pentru grupurile Ńintă.

� ActivităŃile – acŃiunile specifice care trebuieîntreprinse pentru a produce rezultate, sunt maimulte și sunt bine delimitate în timp. Dacă nusunt implementate la timp ele produc probleme.

�

DIAGRAMA GANTT

� Ajută la planificarea sarcinilor ce trebuie duse la bun sfârşit.

� Întocmeşte un program referitor la perioada în care aceste sarcini vor fi îndeplinite.

� Planifică distribuirea resurselor necesare proiectului.

� Ajută la depăşirea momentelor critice ale unui proiect, atunci când acesta trebuie finalizat până la o anumită dată.

� În timpul desfăşurării unui proiect, diagrama Gantt ajută la monitorizarea proiectului respectiv şi arată dacă acesta se încadrează în plan.

EXEMPLU

ACTIVITĂłILE PROIECTELOR

EXEMPLU

Principalele activităŃi ale proiectului sunt:

� Organizarea şi planificarea proiectului� AchiziŃia bunurilor şi serviciilor � Testarea nivelelor de cunoştinŃe� Planificarea strategiei de instruire (matricea relaŃională a

modulelor de pregătire)� Elaborarea suporturilor de curs în funcŃie de necesităŃile de

calificare necesare� Organizarea grupelor de cursanŃi, stabilirea calendarului

de desfăşurare a cursurilor� Predarea modulelor de curs� Evaluarea periodică şi finală a cursanŃilor� Organizarea evenimentului de mediatizare “Ziua porŃilor

deschise” � Întalnirea echipei de proiect şi întocmirea raportului final

Anul 1

Semestrul 1 Semestrul 2

Activitatea Luna 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organizaţia care implementează

1.Organizarea şi planificarea proiectului

Solicitant sipartener

2. Achiziţia bunurilor şi serviciilor

Partener

3. Testarea nivelelor de cunoştinţe

Partener

4. Planificarea strategiei de instruire

Solicitant sipartener

5. Elaborarea suporturilor de curs

Partener

7. Predarea modulelor de curs- manager de proiect

Partener

Anul 1

Semestrul 1 Semestrul 2Activitatea Luna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Organizaţia care

implementează7. Predarea modulelor de curs- manager de proiect

Partener

-Comunicare Partener-Leadership Partener-Management Partener- operator de maşină de tipar

Furnizor acrediatde form. Prof.(câştigătorul licitaţiei )

8. Coaching Solicitant 9. Evaluarea periodică şi finală a cursanţilor

Solicitant sipartener

10. Organizarea evenimentului de mediatizare „Ziua porţilor deschise”

Solicitant

11. Întocmirea rapoartelor şi întălniri din cadrul echipei de proiect

Solicitant sipartener

Nr. crt. Activitate/

subactivităŃi

Rezultate Indicatori

de evaluare

Resurse implicate

1. Organizarea şi planificarea proiectului

1 plan de implementare al proiectului

Planuri de implementare elaborate

Umane:

Manager proiect, asistent manager, responsabil financiarMateriale:

3 calculatoare, copiator multifuncţional, 3 telefoane

2. Aplicare procedură de achiziţie publică în vederea achiziţionării echipamentelor şi aparatelor performante

1 licitaţie deschisă, 1 raport de evaluare a ofertelor, 1 dosar de achiziţii, 1 contract de achiziţii

Proceduri de achiziţii publice aranjate

Umane:

Manager proiect, asistent manager, responsabil financiarMateriale:

3 calculatoare, copiator multifuncţional, 3 telefoane

3. Aplicare procedură de achiziţie publică pentru desemnarea firmei de consultanţă

1 licitaţie deschisă, 1 raport de evaluare a ofertelor, 1 dosar de achiziţii, 1 contract de consultanţă

Proceduri de achiziţii publice aranjate

Umane:

Manager proiect, asistent manager, responsabil financiarMateriale:

3 calculatoare, copiator multifuncţional, 3 telefoane

4.

Efectuarea

achiziţiei şi

montarea

echipamentelor

6 echipamente achiziţionate şi montate

Echipamente

achiziţionate şi puse în funcţiune

Umane:

Manager proiect, asistent manager, responsabil financiar

Materiale:

3 cal., copiator multifuncţional, 3 telefoane, 1 auto ptr. deplasări

5.

Promovare

a proiectului

2 comunicate de presă,

2 apariţii în presa

locală, 2 apariţii pe

web, 1 afiş la locul

implementării, 20 de materiale de prez.

Activităţi de

promovare

(comunicate de

presă, apariţii,

afişe, materiale de prezentare)

Umane:

Asistent manager

Materiale:

3 cal., copiator multifuncţional, 3 telefoane, 1 auto ptr. deplasări

6.

Monitorizar

ea

implementării

1 raport intern şi 1

raport extern de monitorizare

Rapoarte de monitorizare

Umane:

Manager proiect, asistent manager, responsabil financiar

Materiale:

3 cal., copiator multifuncţional, 3 telefoane, 1 auto ptr. deplasări

7.

Raportare şi audit

1 raport final şi 1 raport de audit

Rapoarte de audit şi de evaluare

Umane:

Manager proiect, asistent manager, responsabil financiar

Materiale:

3 cal., copiator multifuncţional, 3 telefoane, 1 auto ptr. deplasări

• Rezultatele – sunt produse obţinute ca urmare a desfăşurării activităţilor,

a căror combinaţie va conduce la realizarea scopului proiectului.

• Mijloace – resurse (intrări) materiale şi nemateriale necesare pentru a

desfăşura activităţile (cum ar fi: personal, echipament, materiale

consumabile etc).

CONCEPTE DE BAZĂ

� Costuri – costurile reprezintă traducerea întermeni financiari a salariilor, costuriloradministrative, consumabilelor, evenimentelororganizate.

� Indicatori verificabili în mod obiectiv –descrierea operaŃională a obiectivelor generale,scopului proiectului şi rezultatelor.

� Surse şi mijloace de verificare – arată unde şiîn ce formă pot fi găsite informaŃiile privindrealizarea obiectivelor generale, a ascopuluiproiectului şi a rezultatelor (ex. liste deprezențe, poze, procese verbale, rap. deactivitate).

CONCEPłIA PROIECTELOR

� IDENTIFICAREA PROBLEMEI

�a. CARE este problema reală de rezolvat?�b. DE CE există această problemă?

(cauze)� c. UNDE şi CÂND se manifestă? (condiŃii,

periodicitate, surse)�d. PENTRU CINE este o problemă? (cine

sunt cei afectaŃi de problemă: grupul Ńintă/ alte grupuri)

�e.CE consecinŃe / impact ar aveanerezolvarea ei?

CONCEPłIA PROIECTELOR (CONT.)

Trebuie definit:

� Ce vrem să facem?

� Cu cine vrem să lucrăm?

� Cum vrem să facem?

� De ce resurse financiare si umane avem nevoie?

FIȘĂ DE PROIECT

� Titlul proiectului

� Descrierea problemei (aici este indicat să prezentăm cifre, date concerte pentru a fundamenta cât mai bine proiectul).

� Obiective

� Scopul

� Activități

� Costuri (Costurile salariale nu este indicat sa depășească 50% din valoarea bugetului)

� Resurse umane

� Promovarea proiectului cum și prin ce canale?

� Rezultate

MANAGER DE PROIECT

� Este persoana care scrie proiectul iar apoi seocupă de implementare împreună cu echipa deproiect.

� Coordonează și monitorizează activitatea echipeide proiect.

� Realizează fișele de post împreună cu asistentulde proiect.

� Planifică și organizează ședințe.� Semnează sau contrasemnează anumite

documente.� Întocmește rapoartele tehnice intermediare și

finale ale proiectului.

RESPONSABILITĂłI:

� Participarea la planificarea proiectului� Identificarea, urmărirea, gestionarea şi rezolvarea

problemelor legate de proiect;� Diseminarea proactivă a informaŃiilor referitoare la proiect;� Identificarea, gestionarea şi contracararea riscurilor de

proiect;� Asigurarea calităŃii soluŃiilor;� Urmărirea îndeaproape a scopului proiectului;� Definirea, coordonarea şi monitorizarea matricelor de lucru

pentru a monitoriza evoluŃia proiectului şi pentru a asiguracă rezultatele obŃinute sunt calitative;

� Gestionarea planului de lucru pentru a asigura împărŃireaşi încadrarea muncii într-un interval de timp şi un bugetstabilit

COMPETENłE "CLASICE"

� 1. Managementul termenelor.� 2. CompetenŃele de management al resurselor

umane.� 3. O competenŃă obligatorie este managementul

costurilor. � 4. Expertiza în domeniul de referinŃă al

proiectului. Această competenŃă nu trebuie însă să fie dezvoltată la nivel de expert. În majoritatea cazurilor, competenŃele enumerate mai sus, dublate de noŃiuni de bază în domeniul de referinŃă al proiectului pot fi suficiente.

COMPETENłE NOI

1. Stăpânirea de instrumente informatice ale managementului de proiect;

2. Managementul proceselor de comunicare,

3. Managementul riscului

4. Managementul calităŃii.

CALITĂłI

� RezistenŃa la stres, putere mare de muncă, capacitatea de a motiva şi conduce oamenii, capacitate de control şi corecŃie a planului de execuŃie, educaŃie solidă în cunoaşterea mecanismelor financiar - contabile, diplomaŃie, putere de convingere, fermitate şi flexibilitate.

� Abilitatea de avea o viziune de ansamblu asupra proiectului, de a colabora şi intercala informaŃii care vin din domenii de activitate principial diferite şi, nu în ultimul rând, de a menŃine cursul proiectului permanent către obiectivul final.

APTITUDINI INTERPERSONALE

� Comunicarea

� Negocierea

� Crearea spiritului de echipă� InfluenŃarea

� Delegarea

� Rezolvarea problemelor

SURSE DE FINANȚARE

� Centrul Public al Fundației Soros –(https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?fromEmail=true&formkey=dEQ1TmVySG9hLXliZXFaT052bjVHckE6MA)

� Țara lui Andrei (http://www.taraluiandrei.ro/)

� Raiffeisen Comunități (http://raiffeisencomunitati.ro/)

� Erste Foundation (http://www.erstestiftung.org/factory/erste-foundation-award-for-social-integration/)

� The Body Shop Foundation (http://thebodyshopfoundation.org/what-we-do/our-programmes/)

� Tineret în acțiune (http://www.tinact.ro/)

Merităm o pauză!

Ne vedem în jumătate de ora!

☺☺☺☺

VOLUNTARIATUL

”Fii schimbarea pe

care vrei să o vezi în lume!”

(Ghandi)

”Nu poți lăsa urme pe nisip, atâta timp cât stai jos!”

(Nelson Rockefeller)

Definim împreună voluntariatul?

"Voluntariatul este activitatea desfasurata dinproprie initiativa, de orice persoana fizica, infolosul altora, fara a primi o contraprestatiemateriala.“

(Definitie adoptata de Consiliul National alVoluntariatului, iunie 2002)

Și cum stăm cu voluntariatul în România?

Filmuleț

PREGĂTIREA ORGANIZAȚIEI PENTRU

VOLUNTARI

1. Motivația - De ce să voluntariem?

2. Alcătuirea unei fișe de post a voluntarului

3. Stabilirea unui coordonator de voluntari

4. Stabilirea unor costuri aferente includerii voluntarilor în programe

5. Comunicarea (externă, apoi internă)6. Procesul de selecție al voluntarilor

7. Supervizarea echipei de voluntari

8. Evaluarea

Dar înainte de toate,

Avem nevoie de un

proiect!

DE CE UNII OAMENI SUNT VOLUNTARI?TEORII MOTIVAȚIONALE

� Teoria altruistă

…pentru că vreau să fac un bine

� Teoria instrumentală

…pentru că așa voi învăța lucruri noi sau voi câștiga experiența necesară angajării

� Teoria nevoilor învățate

...pentru că vreau să fiu cel mai bun – auto-realizare

…pentru că vreau să fiu acceptat – afiliere

…pentru că vreau să influențez în bine lucrurile – putere

� Teoria așteptărilor

… pentru că organizația este serioasă și aici voi face lucruri faine! –Mare grija la așteptările volunatrilor!

� Teoria întăririi

…oamenii aceștia m-au apreciat, aș voluntaria pentru ei!

Filmuleț 2

FIȘA DE POST

1. Titlul poziției

2. Scopul poziției

3. Program de lucru4. Locul de desfășurare a activității (la un birou, pe

teren?)5. Relațiile în cadrul organizației – eu pe cine

întreb ce?6. Responsabilități principale

Iar voluntarului îi pregătim,

Un ghid prietenos, care să reflecte misiunea, principiile și reguli de conduită în organizație.

COORDONATORUL DE VOLUNTARI

Exercițiu practic

Pe o coala de mare, desenați coordonatorul de volunatri ideal, indicând principalele lui caracteristici, dar și câteva atribuții pe care ar trebui să le îndeplinească!

Nu suntem la ora de desen! Așa că lăsați imaginația să pună stăpânire pe desenul vostru!

COMUNICAREA- PARTE ESENȚIALĂ A

RELAȚIILOR

Mesajul� Identifică o nevoie� Descrie o activitate� Înlătură temerile� Indică beneficiile� Cheamă la acțiune!

Gunoaiele din șanțuri pot duce la apariția unor boli și strică aspectul satului. Vino cu noi la marea curățenie de toamnă! Îți vom da saci, mănuși și toate ustensilele necesare! Nu contează vârsta! Contează să dorești să locuiești într-un sat mai curat și mai frumos! Seara vom povesti legende din comună la biblioteca din sat și vom face o degustare prin care vom vedea cine a făcut cel mai bun must! Hai să ne lăudăm cu un sat curat!

Mesajul trebuie să fie:

1. CLAR! 2. Pe înțelesul grupului căruia ne adresăm

3. Distribuit pe canalele corespunzătoare, astfel să ajungă acolo unde trebuie (Exemple?)

4. Să îndemne la o acțiune

PROCESUL DE SELECȚIE A VOLUNTARILOR

Orice om este o resursă, are abilități, în consecință orice om contează!

� În cazul voluntarilor, acest proces ar trebui să fie unul de repartizare, mai degrabă decât unul de recrutare

� Identificarea abilităților

� Identificarea nevoilor de instruire� Orientarea voluntarului către activitățile

potrivite� Contrurarea așteptărilor pe care voluntarul le

are de la organizație

� Diferențierea clară a rolurilor în organizație

� Ce facem dacă voluntarii nu pliază pe activitățile predefinite? Cât de specifice ar trebui să fie aceste activități?

INSTRUMENTE DE SELECȚIE

� Formularul

� Recomadări

� Interviul� Scrisorea de intenție

Spunem NU unei persoane care dorește să voluntarieze?

SUPERVIZAREA VOLUNTARILOR

� Se face de către coordonator pe tot parcursul unui proiect sau la intervale regulate

� Se organizează întâlniri (individuale, de grup sau combinate)

De ce sunt necesare aceste întâlniri?

CONSOLIDAREA SPIRITULUI DE ECHIPĂ

1. Etapa de formare

2. Etapa de conflict

3. Etapa de normare4. Etapa de performanță

5. Etapa de final

EVALUAREA

După ce am avut un proiect de succes, un lucru atât de evident, căci am strâns 20 de tineri din comunitate și am curățat toate șanțurile din sat, ce evaluare mai îmi trebuie?

De ce e importantă evaluarea finală?

ETAPE

1. Construirea unui model de evaluare

2. Colectarea datelor

3. Analiza

4. Raportarea

!!!UTILIZAREA INFORMAȚIILOR ÎN VIITOARELE PROIECTE!!!

METODE

� Participativă� Comparativă� Chestionarea

� Evaluare externă

Filmuleț 3

ANIMAREA SOCIO-EDUCATIVĂ

� Instrument al educației non-formale, animația este un instrument de relaționare eficient , folosindu-se de activități de tip social, cultural, fizic și sportiv.

� Specific pentru animare este jocul educativ

� Obiective: socializare, reglare socială, consolidarea grupului, educarea grupului pe anumite teme

� Avantajele grupului: cunoaștere, descoperirea abilităților, clarificarea unor concepte într-un mod plăcut, ascultare și comunicare activă, dezvoltarea creativității.

E TIMPUL PENTRU JOCURI!

CAFENEAUA PUBLICĂ

1. Ne împărțim pe două grupe

2. Fiecare grupă are un lider

3. Discutăm 10 minute pe tema dată4. Liderul rămâne la masă5. Ceilalți schimbă masă6. Liderul notează ideile principale și moderează

conversația!

7. La sfârșit liderul va prezenta rezultatele conversațiilor

TEMA CAFENELEI NOASTRE

Provocări în atragerea tinerilor din mediul

rural în activități de voluntariat.

AZI AM VORBIT DESPRE…

ACUM E RÂNDUL VOSTRU SĂ DAȚI MAI

DEPARTE!

MULȚUMIM!

Ana Maria Dobârtă

anamaria@civitas.ro

Raluca Găiseanu

raluca.gaiseanu@civitas.ro