Codul ISM in limba Romana

152
Introducere Codul international de management pentru exploatarea în siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii (Codul I.S.M.) traseaza responsabilitatile persoanelor care se ocupa de operarea navelor si prevede un standard international pentru operarea si managementul navelor în siguranta si a prevenirii poluarii. Aplicarea codului I.S.M. trebuie sa încurajeze dezvoltarea unei culturi a sigurantei în shipping. Factorii de succes pentru dezvoltarea unei culturi a sigurantei pot include încredere, valori si convingere. Codul stabileste obiectivele managementului de siguranta si solicita ca un sistem de management sa fie stabilit de catre companie, care îsi asuma responsabilitatea operarii navei. De aceea, companiei îi este cerut sa-si stabileasca si sa-si implementeze o politica prin care sa-si atinga obiectivele, aceasta incluzând furnizarea resurselor si suportului de la uscat necesare. Codul ISM a fost dezvoltat si introdus ca reactie la o crestere alarmanta a accidentelor si revendicarilor aparute în decursul anilor '80, majoritatea acestora fiind grave cu implicatii atât în industria maritima cât si pe piata asigurarilor. Obiectivul principal al aparitiei codului a fost si este cresterea sigurantei navelor si pastrarea curata a mediului marin. Ca problema majora în aparitia acestor evenimente s-a constatat a fi factorul uman astfel, aproape toate navele si companiile care le detin si opereaza au trebuit sa se asigure ca sunt certificate în conformitate cu prevederile codului ISM altfel neputând efectua activitati comerciale de transport maritim. Data de 1 iulie 2002 este o data critica în aplicarea codului I.S.M. deoarece codul ca parte a conventiei internationale SOLAS a devenit obligatoriu pentru toate tipurile de nave mai mare de 500 GRT care efectueaza voiaje internationale în scop comercial. Codul international de management pentru exploatarea în siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii (Codul international de management al sigurantei- Codul I.S.M.) a fost adoptat de catre Organizatia Maritima Internationala (IMO) prin Rezolutia A 741 (18) din 4 noiembrie 1993, si reprezinta capitolul 9 din Conventia internationala SOLAS (Safety of Life at Sea). Organizatia Maritima Intenationala a adoptat si amendamentele la Codul ISM prin Rezolutia M.S.C. 104(73) din 5 decembrie 2000. Codul ISM a fost acceptat de catre România în anul 1997 si ulterior în 2002 a acceptat si amendamentele la acest cod. Prezentarea Codului ISM CODUL INTERNAŢIONAL DE MANAGEMENT pentru exploatarea în siguranta a navelor si prevenirea poluarii (Codul international de

description

Codul international de management pentru exploatarea în siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii (Codul I.S.M.)

Transcript of Codul ISM in limba Romana

Introducere

Codul international de management pentru exploatarea n siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii (Codul I.S.M.) traseaza responsabilitatile persoanelor care se ocupa de operarea navelor si prevede un standard international pentru operarea si managementul navelor n siguranta si a prevenirii poluarii. Aplicarea codului I.S.M. trebuie sa ncurajeze dezvoltarea unei culturi a sigurantei n shipping. Factorii de succes pentru dezvoltarea unei culturi a sigurantei pot include ncredere, valori si convingere. Codul stabileste obiectivele managementului de siguranta si solicita ca un sistem de management sa fie stabilit de catre companie, care si asuma responsabilitatea operarii navei. De aceea, companiei i este cerut sa-si stabileasca si sa-si implementeze o politica prin care sa-si atinga obiectivele, aceasta incluznd furnizarea resurselor si suportului de la uscat necesare.Codul ISM a fost dezvoltat si introdus ca reactie la o crestere alarmanta a accidentelor si revendicarilor aparute n decursul anilor '80, majoritatea acestora fiind grave cu implicatii att n industria maritima ct si pe piata asigurarilor. Obiectivul principal al aparitiei codului a fost si este cresterea sigurantei navelor si pastrarea curata a mediului marin. Ca problema majora n aparitia acestor evenimente s-a constatat a fi factorul uman astfel, aproape toate navele si companiile care le detin si opereaza au trebuit sa se asigure ca sunt certificate n conformitate cu prevederile codului ISM altfel neputnd efectua activitati comerciale de transport maritim.Data de 1 iulie 2002 este o data critica n aplicarea codului I.S.M. deoarece codul ca parte a conventiei internationale SOLAS a devenit obligatoriu pentru toate tipurile de nave mai mare de 500 GRT care efectueaza voiaje internationale n scop comercial.Codul international de management pentru exploatarea n siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii (Codul international de management al sigurantei-Codul I.S.M.) a fost adoptat de catre Organizatia Maritima Internationala (IMO) prin Rezolutia A 741 (18) din 4 noiembrie 1993, si reprezinta capitolul 9 din Conventia internationala SOLAS (Safety of Life at Sea). Organizatia Maritima Intenationala a adoptat si amendamentele la Codul ISM prin Rezolutia M.S.C. 104(73) din 5 decembrie 2000. Codul ISM a fost acceptat de catre Romnia n anul 1997 si ulterior n 2002 a acceptat si amendamentele la acest cod.

Prezentarea Codului ISM

CODUL INTERNAIONAL DE MANAGEMENTpentru exploatarea n siguranta a navelor si prevenirea poluarii (Codul international de management al sigurantei - Codul I.S.M.)Preambul1. Scopul acestui cod este de a prevedea o norma internationala de management pentru exploatarea n siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii.2. Adunarea a adoptat Rezolutia A 443 (XI), prin care a invitat toate guvernele sa ia masurile necesare pentru protectia comandantului navei n exercitarea corespunzatoare a responsabilitatilor sale referitoare la siguranta maritima si protectia mediului marin.3. Adunarea a adoptat, de asemenea, Rezolutia A 680 (17), prin care a recunoscut din nou necesitatea unei organizari corespunzatoare a managementului, care sa permita satisfacerea necesitatii ca personalul navigat sa poata asigura si mentine un nivel ridicat al sigurantei si protectiei mediului ambiant.4. Recunoscnd ca nu exista companii de navigatie sau armatori identici si faptul ca navele sunt exploatate n conditii foarte diverse, codul se bazeaza pe principii si obiective generale.5. Codul este formulat n termeni generali, n scopul de a avea o aplicare larga. Este evident ca nivelurile diferite de management, fie ca sunt aplicate la bordul navei, fie la tarm, vor cere niveluri diferite de cunoastere a elementelor specificate n cod.6. Conditia fundamentala a unui bun management al sigurantei este angajarea de cel mai nalt nivel. n problemele de siguranta si de prevenire a poluarii, rezultatul final este determinat de angajarea, competenta, atitudinea si motivatia indivizilor de la toate nivelurile.

Partea A Implementare1. Dispozitii generale1.1. Definitii1.1.1 Codul international de management al sigurantei (Codul I.S.M.) nseamna Codul international de management pentru exploatarea n siguranta a navelor si pentru prevenirea poluarii, sub forma adoptata de catre Adunare, asa cum ar putea fi modificat de catre Organizatie.1.1.2 Companie nseamna proprietarul navei sau oricare alta organizatie sau persoana, cum ar fi managerul sau agentul de nchiriere n regim de bareboat, care si-a asumat raspunderea pentru operarea navei de la proprietar si a acceptat sa se achite de toate sarcinile si responsabilitatile impuse prin cod.1.1.3 Administratie nseamna guvernul statului al carui pavilion nava a fost autorizata sa-l arboreze1.1.4 Sistemul de management al sigurantei nseamna un sistem structurat si documentat care permite personalului companiei sa puna efectiv n practica politica companiei n domeniul sigurantei si n domeniul protectiei mediului nconjurator.1.1.5 Documentul de conformitate nseamna un document eliberat unei companii care respecta cerintele acestui cod.1.1.6 Certificatul de management al sigurantei nseamna un document eliberat unei nave, care semnifica faptul ca managementul companiei si cel de la bordul navei sunt n concordanta cu sistemul de management al sigurantei aprobat.1.1.7 Dovada obiectiva nseamna informatiile, nregistrarile sau expunerile asupra unui fapt, cantitative ori calitative, referitoare la siguranta sau la existenta si punerea n aplicare a unui element al sistemului de management al sigurantei, care se bazeaza pe observatie, masurare sau ncercare si care pot fi verificate.1.1.8. Observatie nseamna o specificare de fapt facuta n timpul unui audit al managementului sigurantei si confirmata de dovada obiectiva.1.1.9 Nonconformitate nseamna o situatie observata, unde dovada obiectiva indica nendeplinirea unei cerinte specificate.1.1.10 Nonconformitate majora nseamna o abatere identificabila, care constituie o amenintare serioasa la adresa personalului sau a sigurantei navei ori un pericol serios la adresa mediului ambiant si care necesita o actiune corectiva imediata si include lipsa unei implementari efective si sistematice a unei cerinte a acestui cod.1.1.11 Data aniversara nseamna ziua si luna fiecarui an, care corespunde datei expirarii documentelor sau certificatelor relevante.1.1.12 Conventie nseamna Conventia internationala pentru ocrotirea vieti 121c29b i omenesti pe mare, 1974, asa cum a fost amendata.

1.2. Obiective1.2.1 Obiectivele codului sunt garantarea sigurantei pe mare, prevenirea vatamarilor corporale sau pierderea de vieti omenesti si evitarea deteriorarii mediului, n mod deosebit a mediului marin si a proprietatii.1.2.2 Obiectivele companiei n domeniul managementului sigurantei trebuie sa fie, ntre altele, urmatoarele:1. asigurarea unor practici sigure n exploatarea navei si a unei ambiante de lucru fara pericole;2. stabilirea de masuri de siguranta mpotriva tuturor riscurilor identificate; si3. mbunatatirea continua a competentei personalului de la tarm si de la bordul navelor n ceea ce priveste managementul sigurantei, inclusiv pregatirea acestui personal pentru situatii de urgenta, cu referire att la siguranta, ct si la protectia mediului marin.1.2.3 Sistemul de management trebuie sa asigure:1. respectarea regulilor si reglementarilor obligatorii; si2. luarea n considerare a codurilor aplicabile, a liniilor directoare si a standardelor recomandate de Organizatie, administratii, societati de clasificare si de organizatii din sectorul maritim.

1.3. AplicarePrevederile acestui cod pot fi aplicate tuturor navelor.

1.4. Prevederi functionale pentru sistemul de management al siguranteiFiecare companie trebuie sa elaboreze, sa puna n aplicare si sa mentina un sistem de management al sigurantei care sa includa urmatoarele cerinte functionale:1. politica n domeniul sigurantei si protectiei mediului;2. instructiuni si proceduri pentru asigurarea exploatarii n siguranta a navelor si a protectiei mediului marin n conformitate cu reglementarile internationale relevante si cu legislatia statului de pavilion;3. niveluri de autoritate definite si linii de comunicatie care sa permita comunicarea ntre membrii personalului de la bord si ntre acestia si personalul de la tarm;4. proceduri pentru raportarea accidentelor si a non-conformitatilor fata de prevederile acestui cod;5. proceduri de pregatire si de interventie pentru a face fata situatiilor de urgenta;6. proceduri pentru audituri interne si de control al managementului.

2. Politica n domeniul sigurantei si protectiei mediului

2.1 Compania trebuie sa stabileasca o politica n domeniul sigurantei si al protectiei mediului care sa prezinte modul de realizare a obiectivelor mentionate n paragraful 1.2.2.2 Compania trebuie sa asigure punerea n aplicare si mentinerea acestei politici la toate nivelurile organizatorice, att la bordul navelor, ct si la tarm.

3. Responsabilitatile si autoritatea companiei

3.1 n cazul n care entitatea responsabila pentru exploatarea navei este diferita de armator, armatorul trebuie sa transmita administratiei numele complet si detaliile acestei entitati.3.2 Compania trebuie sa defineasca si sa stabileasca, n scris, responsabilitatea, autoritatea si relatiile reciproce dintre toate persoanele nsarcinate cu conducerea, executarea si verificarea activitatilor legate de siguranta si de prevenirea poluarii sau avnd incidenta asupra lor.3.3 Compania raspunde de asigurarea resurselor adecvate si a suportului corespunzator de la tarm, n scopul de a permite persoanei sau persoanelor desemnate sa-si ndeplineasca functiile lor.

4. Persoana desemnata (persoanele desemnate)Pentru garantarea exploatarii n siguranta a fiecarei nave si pentru asigurarea legaturii dintre companie si persoanele de la bord, fiecare companie trebuie sa desemneze, dupa caz, o persoana sau mai multe persoane de la tarm, care sa aiba acces direct la nivelul cel mai nalt al conducerii. Responsabilitatea si autoritatea persoanei sau a persoanelor desemnate trebuie sa includa supravegherea aspectelor de exploatare a fiecarei nave, legate de siguranta si de prevenirea poluarii si sa asigure alocarea resurselor adecvate si a suportului corespunzator de la tarm, n functie de necesitati.

5. Responsabilitatile si autoritatea comandantului5.1 Compania trebuie sa defineasca n mod clar si sa stabileasca, n scris, responsabilitatea comandantului cu privire la:1. punerea n aplicare a politicii companiei n domeniul sigurantei si al protectiei mediului;2. motivarea echipajului pentru aplicarea acestei politici;3. ntocmirea ordinelor si instructiunilor corespunzatoare n mod clar si simplu;4. verificarea respectarii cerintelor specifice; si5. analizarea sistemului de management al sigurantei si raportarea deficientelor acestuia directiunii de la tarm.5.2 Compania trebuie sa se asigure ca sistemul de management al sigurantei, n vigoare la bordul navei, subliniaza n mod expres autoritatea comandantului. Compania trebuie sa precizeze n sistemul de management al sigurantei ca autoritatea suprema apartine comandantului si ca el are responsabilitatea de a lua decizii referitoare la siguranta si la prevenirea poluarii si de a cere asistenta companiei, daca aceasta este necesara.6. Resurse si personal6.1 Compania trebuie sa se asigure, n privinta comandantului, ca acesta:1. detine calificarea necesara pentru comanda navei;2. cunoaste perfect sistemul de management al sigurantei companiei; si3. beneficiaza de sprijinul necesar pentru executarea n siguranta a sarcinilor sale.6.2 Compania trebuie sa se asigure ca fiecare nava dispune de un personal navigant calificat si brevetat, avnd aptitudinile, din punct de vedere medical, cerute de prescriptiile internationale si nationale relevante.6.3 Compania trebuie sa stabileasca proceduri, cu scopul de a se asigura ca personalul nou si personalul transferat n functii noi, legate de siguranta si de protectia mediului, primesc instructajul necesar pentru executarea sarcinilor lor.Instructiunile care sunt esential a fi date nainte de mbarcare trebuie identificate, stabilite n scris si transmise.6.4 Compania trebuie sa se asigure ca ntreg personalul care este implicat n cadrul sistemului de management al sigurantei companiei are un nivel adecvat de ntelegere a regulilor, reglementarilor, codurilor si liniilor directoare pertinente.6.5 Compania trebuie sa stabileasca si sa mentina proceduri care sa permita identificarea oricarei instruiri ce poate fi necesara pentru punerea n aplicare a sistemului de management al sigurantei si sa se asigure ca aceasta instruire este efectuata de ntreg personalul implicat.6.6 Compania trebuie sa stabileasca proceduri care sa asigure ca personalul navei primeste informatiile relevante privind sistemul de management al sigurantei n limba de lucru sau n limbile ntelese de acesta.6.7 Compania trebuie sa se asigure ca membrii personalului navei sunt capabili sa comunice eficient ntre ei la executarea sarcinilor legate de sistemul de management al sigurantei.

7. Elaborarea planurilor pentru operatiunile de la bordul naveiCompania trebuie sa stabileasca proceduri pentru ntocmirea planurilor si instructiunilor, incluznd liste de verificare, dupa caz, pentru operatiunile principale la bordul navei privind siguranta navei si prevenirea poluarii. Diferitele sarcini implicate de aceasta trebuie sa fie explicate si repartizate personalului calificat.

8. Pregatirea pentru situatii de urgenta8.1 Compania trebuie sa stabileasca proceduri pentru identificarea si descrierea situatiilor de urgenta ce pot surveni la bordul navelor, precum si masurile ce trebuie luate pentru a face fata acestora.8.2 Compania trebuie sa stabileasca programe de exercitii de pregatire a masurilor ce trebuie luate n caz de urgenta.8.3 Sistemul de management al sigurantei trebuie sa prevada masuri adecvate care sa asigure ca prin modul sau de organizare compania este capabila sa faca fata, n orice moment, la pericolele, accidentele si situatiile de urgenta ce ar putea surveni la navele sale.

9. Raportarea si analiza nonconformitatilor, a accidentelor si a situatiilor potential periculoase9.1 Sistemul de management al sigurantei trebuie sa includa proceduri care sa asigure ca nonconformitatile, accidentele si situatiile potential periculoase sunt raportate companiei si ca sunt cercetate si analizate n scopul mbunatatirii sigurantei si prevenirii poluarii.9.2 Compania trebuie sa stabileasca proceduri pentru punerea n aplicare a masurilor corective.

10. ntretinerea navei si a echipamentelor sale10.1 Compania trebuie sa stabileasca proceduri care sa asigure ca nava este mentinuta ntr-o stare conforma cu prevederile regulilor si reglementarilor pertinente, precum si cu cerintele suplimentare care pot fi stabilite de catre companie.10.2 Pentru ndeplinirea acestor cerinte, compania trebuie sa se asigure ca:1. inspectiile sunt efectuate la intervale corespunzatoare;2. orice nonconformitate este raportata mpreuna cu indicarea cauzei posibile, daca aceasta este cunoscuta;3. sunt luate masurile corective corespunzatoare; si4. aceste activitati sunt consemnate ntr-un registru.10.3 Compania trebuie sa stabileasca, n cadrul sistemului de management al sigurantei, proceduri pentru identificarea echipamentelor si a instalatiilor tehnice a caror defectare brusca n exploatare poate cauza situatii periculoase. Sistemul de management al sigurantei trebuie sa prevada masuri specifice, n scopul cresterii fiabilitatii echipamentelor sau a instalatiilor respective. Aceste masuri trebuie sa includa ncercarea, la intervale regulate, a dispozitivelor si a echipamentelor de rezerva sau a instalatiilor tehnice care nu sunt folosite n permanenta.10.4 Inspectiile mentionate la paragraful 10.2, precum si masurile la care se refera paragraful 10.3 trebuie sa fie integrate n programul de ntretinere curenta a navei.

11. Documentatii11.1 Compania trebuie sa stabileasca si sa mentina proceduri pentru controlul tuturor documentelor si al datelor care se refera la sistemul de management al sigurantei.11.2 Compania trebuie sa se asigure ca:1. documentele valabile sunt disponibile n toate locurile relevante;2. modificarile aduse acestor documente sunt examinate si aprobate de catre personalul autorizat; si3. documentele expirate sunt retrase prompt.11.3 Documentele folosite la descrierea si la punerea n aplicare a sistemului de management al sigurantei pot constitui obiectul Manualului de management al sigurantei.Aceste documente trebuie pastrate n forma considerata de companie ca fiind cea mai eficienta. Fiecare nava trebuie sa aiba la bord toate documentele relevante privind nava.

12. Verificarea, examinarea si evaluarea, efectuate de catre companie12.1 Compania trebuie sa efectueze audituri interne, pentru a verifica daca activitatile legate de siguranta si de prevenirea poluarii sunt n conformitate cu sistemul de management al sigurantei.12.2 Compania trebuie sa evalueze periodic eficienta sistemului de management al sigurantei si, daca este necesar, va revizui sistemul n conformitate cu procedurile pe care ea le-a stabilit.12.3 Auditurile si eventualele actiuni corective trebuie efectuate n conformitate cu procedurile stabilite.12.4 Personalul care efectueaza auditul nu trebuie sa faca parte din sectoarele auditate, cu exceptia cazului n care aceasta nu este posibila din considerente ce tin de marimea si natura companiei.12.5 Rezultatele auditurilor si ale revizuirilor trebuie aduse la cunostinta ntregului personal care are responsabilitati n sectorul respectiv.12.6 Personalul de conducere responsabil al sectorului respectiv trebuie sa ia imediat masurile corective necesare pentru remedierea deficientelor constatate.

PARTEA B - CERTIFICAREA sI VERIFICAREA13. CERTIFICAREA sI VERIFICAREA PERIODIC13.1 Nava trebuie sa fie exploatata de o companie careia i s-a eliberat un document de conformitate sau un document de conformitate interimar n conformitate cu paragraful 14.1, pentru tipul respectiv de nava.13.2 Documentul de conformitate trebuie sa fie eliberat de catre Administratie, de catre o organizatie recunoscuta de Administratie sau, la cererea Administratiei, de catre un alt guvern contractant al Conventiei, oricarei companii care ndeplineste cerintele acestui cod, pentru o perioada specificata de Administratie care nu trebuie sa depaseasca 5 ani. Un astfel de document trebuie sa fie acceptat ca o dovada ca acea companie este capabila sa satisfaca cerintele acestui cod.13.3 Documentul de conformitate este valabil numai pentru tipurile de nava indicate explicit n document. O astfel de indicatie trebuie sa se bazeze pe tipurile de nave care au stat la baza verificarii initiale. Alte tipuri de nave pot fi adaugate numai dupa verificarea capacitatii companiei de a se conforma cerintelor acestui cod aplicabile la astfel de tipuri de nave. In acest context tipurile de nave sunt cele la care se face referire n Regula IX/1 din Conventie.13.4 Valabilitatea unui document de conformitate trebuie sa fie supusa verificarii anuale de catre Administratie ori de catre o organizatie recunoscuta de Administratie sau, la cererea Administratiei, de catre un alt guvern contractant n intervalul de 3 luni nainte sau dupa data aniversara.13.5 Documentul de conformitate va fi retras de catre Administratie sau, la cererea sa, de catre guvernul contractant care a eliberat documentul, atunci cnd nu se solicita verificarea anuala prevazuta n paragraful 13.4 sau cnd se dovedeste existenta unor nonconformitati majore fata de acest cod.13.5.1 Toate certificatele de management al sigurantei si/sau certificatele de management al sigurantei interimare asociate trebuie, de asemenea, sa fie retrase daca documentul de conformitate este retras.13.6 O copie a documentului de conformitate trebuie sa fie pastrata la bord pentru ca, la cerere, comandantul navei sa o poata prezenta n vederea verificarii de catre Administratie sau de catre organizatia recunoscuta de Administratie ori pentru scopurile controlului la care se face referire n Regula IX/6.2 din Conventie. Copia acestui document nu este obligatoriu sa fie autentificata sau certificata.13.7 Certificatul de management al sigurantei trebuie sa fie eliberat unei nave pentru o perioada care nu trebuie sa depaseasca 5 ani, de catre Administratie ori o organizatie recunoscuta de Administratie sau, la cererea Administratiei, de catre un alt guvern contractant. Certificatul de management al sigurantei trebuie sa fie eliberat dupa ce se verifica daca compania si managementul sau la bordul navelor functioneaza n conformitate cu sistemul de management al sigurantei aprobat. Un astfel de certificat trebuie sa fie acceptat ca dovada a faptului ca nava satisface cerintele acestui cod.13.8 Valabilitatea certificatului de management al sigurantei trebuie sa fie supusa cel putin unei verificari intermediare de catre Administratie ori de catre o organizatie recunoscuta de Administratie sau, la cererea Administratiei, de catre un alt guvern contractant. Daca urmeaza sa se efectueze doar o verificare intermediara si perioada de valabilitate a certificatului de management al sigurantei este de 5 ani, aceasta verificare trebuie sa aiba loc ntre a doua si a treia data aniversara a certificatului de management al sigurantei.13.9 Pe lnga cerintele paragrafului 13.5.1, atunci cnd nu se solicita verificarea intermediara impusa n paragraful 13.8 sau cnd exista dovada unei nonconformitati majore fata de acest cod, certificatul de management al sigurantei trebuie sa fie retras de catre Administratie sau, la cererea Administratiei, de catre guvernul contractant care l-a eliberat.13.10 Fara a aduce atingere cerintelor paragrafelor 13.2 si 13.7, atunci cnd verificarea de rennoire este ncheiata n intervalul de 3 luni nainte de data expirarii documentului de conformitate sau a certificatului de management al sigurantei, noul document de conformitate sau noul certificat de management al sigurantei trebuie sa fie valabil de la data ncheierii verificarii de rennoire pentru o perioada care sa nu depaseasca 5 ani de la data expirarii documentului de conformitate sau a certificatului de management al sigurantei existent.13.11 Atunci cnd verificarea de rennoire este terminata cu mai mult de 3 luni nainte de data expirarii documentului de conformitate sau a certificatului de management al sigurantei existent, noul document de conformitate sau noul certificat de management al sigurantei trebuie sa fie valabil de la data ncheierii verificarii de rennoire pentru o perioada care sa nu depaseasca 5 ani de la data ncheierii verificarii de rennoire.

14. CERTIFICAREA INTERIMAR14.1 Un document de conformitate interimar poate fi eliberat pentru a facilita implementarea initiala a acestui cod, atunci cnd:1. o companie este nou-nfiintata; sau2. urmeaza sa fie adaugate noi tipuri de nave la un document de conformitate existent.n urma verificarii acea companie are un sistem de management al sigurantei care ndeplineste obiectivele din paragraful 1.2.3 din acest cod, demonstreaza ca are planuri de implementare a sistemului de management al sigurantei care sa satisfaca cerintele complete ale acestui cod n perioada de valabilitate a documentului de conformitate interimar. Un astfel de document de conformitate interimar trebuie sa fie emis de catre Administratie ori de o organizatie recunoscuta de Administratie sau, la cererea Administratiei, de catre un alt guvern contractant pentru o perioada care sa nu depaseasca 12 luni. O copie a documentului de conformitate interimar trebuie sa fie pastrata la bord pentru ca, la cerere, comandantul navei sa o poata prezenta n vederea verificarii de catre Administratie sau de catre organizatia recunoscuta de Administratie ori pentru scopurile controlului la care se face referire n Regula IX/6.2 din Conventie. Copia acestui document nu este obligatoriu sa fie autentificata sau certificata.14.2 Un certificat de management al sigurantei interimar poate fi emis:1. noilor nave, la livrare;2. cnd o companie preia responsabilitatile pentru operarea unei nave care este noua pentru companie; sau3. cnd o nava si schimba pavilionul.Un astfel de certificat de management al sigurantei interimar trebuie sa fie emis pentru o perioada care sa nu depaseasca 6 luni, de catre Administratie ori de o organizatie recunoscuta de Administratie, sau, la cererea Administratiei, de catre un alt guvern contractant.14.3 n cazuri speciale, o Administratie sau, la cererea Administratiei, un alt guvern contractant poate extinde valabilitatea unui certificat de management al sigurantei interimar pentru o perioada suplimentara care nu trebuie sa depaseasca 6 luni de la data expirarii.14.4 Un certificat de management al sigurantei interimar poate fi emis n urma verificarii daca:1. documentul de conformitate sau documentul de conformitate interimar este relevant pentru nava respectiva;2. sistemul de management al sigurantei prevazut de companie pentru nava respectiva include elementele-cheie ale acestui cod si a fost evaluat n timpul auditului pentru emiterea documentului de conformitate ori a fost demonstrat pentru emiterea documentului de conformitate interimar;3. compania a planificat auditul navei n termen de 3 luni;4. comandantul si ofiterii sunt familiarizati cu sistemul de management al sigurantei si cu planurile pentru implementarea acestuia;5. nainte ca nava sa navigheze sunt date instructiunile care au fost identificate ca fiind esentiale; si6. informatiile principale privind sistemul de management al sigurantei sunt date ntr-o limba sau limbi de lucru ntelese de catre personalul navei.

15. VERIFICAREA15.1 Toate verificarile cerute de prevederile acestui cod trebuie sa fie efectuate n conformitate cu procedurile acceptate de Administratie, tinndu-se seama de Liniile directoare elaborate de Organizatie.

16. FORMA CERTIFICATELOR16.1 Documentul de conformitate, certificatul de management al sigurantei, documentul de conformitate interimar si certificatul de management al sigurantei interimar trebuie sa fie realizate ntr-o forma corespunzatoare modelelor date n anexa la acest cod. Daca limba utilizata nu este nici engleza nici franceza, textul trebuie sa includa o traducere n una dintre aceste limbi.16.2 Pe lnga cerintele din paragraful 13.3 tipurile de nava indicate pe documentul de conformitate si pe documentul de conformitate interimar pot fi andosate pentru a reflecta orice limitari n operarea navelor descrise n sistemul de management al sigurantei.Aplicarea Codului ISM n Romnia

Ministerul Transporturilor Constructiilor si Turismului este imputernicit de catre Guvernul Romniei, sa duca la ndeplinire prevederile Codului international de management al sigurantei - Codul I.S.M. amendat.Ministerul Transporturilor, Constructiilor si Turismului prin Autoritatea Navala Romna ndeplineste rolul de administratie pentru eliberarea documentului de conformitate-DOC companiilor de navigatie si a certificatului de management al sigurantei-SMC navelor.Toate companiile de navigatie care opereaza nave care arboreaza pavilionul romn si toate navele care arboreaza pavilionul romn sunt obligate sa obtina de la Autoritatea Navala Romna documentele de conformitate si certificatele de management al sigurantei, potrivit prevederilor Codului international de management al sigurantei - Codul I.S.M. amendat.Documentele de conformitate si certificatele de management al sigurantei se elibereaza de Autoritatea Navala Romna n baza prezentarii unei documentatii stabilite, precum si n baza rapoartelor de audit favorabile ntocmite de auditori.Potrivit Codului I.S.M. amendat, fiecare companie de navigatie are obligatia sa stabileasca obiectivele n domeniul managementului sigurantei, prevazute n sectiunea 1.2 a Codului, precum si sa dezvolte, sa implementeze si sa mentina un sistem de management al sigurantei (SMS) care include cerintele functionale prevazute n sectiunea 1.4 din Codul I.S.M. amendat.Pentru o mai buna ntelegere a modului de aplicare a acestui Cod se vor folosi si urmatoarele expresii:a. document de conformitate interimar - un document eliberat, n conditiile legii, unei companii care corespunde Codului I.S.M. si a carui valabilitate este de maximum 12 luni;b. certificatul de management al sigurantei interimar - un document eliberat, n conditiile legii, unei nave care corespunde Codului I.S.M. si a carui valabilitate este de maximum 6 luni;c. auditul managementului sigurantei - o examinare sistematica si independenta pentru a determina daca activitatile efectuate n cadrul sistemului de management al sigurantei(SMS) si rezultatele legate de acestea sunt n concordanta cu reglementarile planificate si daca aceste reglementari sunt puse efectiv n practica si permit realizarea obiectivelor;d. supraveghere - inspectia periodica si obligatorie pentru verificarea conformitatii cu prevederile conventiilor internationale la care Romnia este parte;e. Organizatie - Organizatia Maritima Internationala.3.1 Verificarea conformitatii cu Codul I.S.M.Pentru a fi n conformitate cu cerintele Codului I.S.M., companiile trebuie sa elaboreze, sa implementeze si sa mentina un sistem de management al sigurantei(SMS) care sa asigure siguranta navelor si protectia mediului. Politica companiei trebuie sa includa obiectivele definite de Codul I.S.M.Criteriile principale care vor sta la baza interpretarilor necesare pentru evaluarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M., a unui sistem de management al sigurantei(S.M.S) vor fi determinate de eficienta acestuia n realizarea obiectivelor specificate n Codul I.S.M.De asemenea, va fi avut n vedere gradul de satisfacere a cerintelor Codului I.S.M. n termeni de standard specifici sigurantei navelor si protectiei mediului.Autoritatea Navala Romna va verifica conformitatea cu cerintele Codului I.S.M. prin determinarea:a) conformitatii SMS realizat de companie cu cerintele Codului I.S.M.;b) modului n care SMS asigura ndeplinirea obiectivelor prevazute n paragraful 1.2.3 din Codul I.S.M.Determinarea conformitatii elementelor SMS, implementat de companie, cu cerintele specificate de Codul I.S.M. se va face catre Autoritatea Navala Romna pe baza rapoartelor de audit extern, ntocmite de auditori mandatati de catre Ministerul de resort, potrivit legii.3.2 Concordanta SMS cu obiectivele generale ale managementului siguranteiCodul I.S.M. identifica obiectivele generale ale managementului sigurantei navelor, care urmaresc:a) asigurarea sigurantei exploatarii navei si a mediului de lucru;b) stabilirea de practici mpotriva tuturor riscurilor identificate;c) mbunatatirea continua a abilitatilor personalului de la tarm si de la bordul navei privind managementul sigurantei, inclusiv pregatirea situatiilor de urgenta att n ceea ce priveste siguranta navelor, ct si protectia mediului nconjurator.3.3 Concordanta SMS cu cerintele specifice de siguranta si prevenirea poluariiCriteriul de baza pentru efectuarea evaluarii conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. trebuie sa fie n concordanta cu SMS, cu cerintele specifice definite de Codul I.S.M. ca standarde specifice de siguranta si protectie a mediului.Standardele specifice privind siguranta navelor si protectia mediului prevazute de Codul I.S.M. sunt:a) conformitatea cu regulile si reglementarile obligatorii prevazute n:- Conventia internationala din 1974 pentru ocrotirea vieti 121c29b i omenesti pe mare, ncheiata la Londra - (SOLAS 1974);- Conventia internationala din 1973 pentru prevenirea poluarii de catre nave, ncheiata la Londra, modificata prin Protocolul ncheiat la Londra la 17 februarie 1978 - (Marpol 73/78);- Conventia internationala privind standardele de pregatire a navigatorilor, brevetare/atestare si efectuare a serviciului de cart, adoptata la Londra la 7 iulie 1978 - (STCW/1978);- Conventia internationala asupra liniilor de ncarcare, ncheiata la Londra la 5 aprilie 1966, si Protocolul din anul 1978 (LOAD LINE);b) luarea n considerare, n conformitate cu prevederile pct. 1.2.3 alin. (2) din Codul I.S.M., a codurilor aplicabile, a liniilor directoare si a standardelor recomandate de Organizatie, administratii, societati de clasificare si de organizatii din sectorul maritim:- Rezolutia A. 913 (22) privind liniile directoare revizuite pentru implementarea Codului international de management al sigurantei (Codul I.S.M.) de catre administratii, adoptata de catre Organizatia Maritima Internationala la 29 noiembrie 2001;- Rezolutia A. 739 (18) privind liniile directoare pentru autorizarea organizatiilor care actioneaza n numele administratiei, adoptata de catre Organizatia Maritima Internationala la 4 noiembrie 1993;- Rezolutia A. 789 (19) privind activitatile de supraveghere si certificare specifice ale unei organizatii recunoscute care actioneaza n numele administratiei, adoptata de catre Organizatia Maritima Internationala la 23 noiembrie 1995.Evaluarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. se face de catre auditori mandatati de catre Ministerul de resort n conditiile legii.Toate dovezile care pot facilita verificarea conformitatii cu Codul I.S.M. trebuie sa fie accesibile examinarii. n acest sens compania pune la dispozitie auditorilor toate documentele privind certificatele statutare si de clasa care sa scoata n evidenta actiunile ntreprinse de companie pentru mentinerea conformitatii cu regulile si reglementarile obligatorii. Auditorii vor verifica n mod deosebit autenticitatea si veridicitatea respectivelor documente.Pe timpul evaluarii, pentru cerintele obligatorii care nu fac obiectul supravegherilor, cum ar fi modul de ntretinere a navei si a echipamentului sau anumite cerinte operationale, se vor solicita urmatoarele documente care sa asigure conformitatea si dovezi obiective si necesare pentru verificare:a) documentele referitoare la procedurile si instructiunile prevazute n sectiunea 1.4 a Codului I.S.M.;b) documentele privind verificarile efectuate de ofiterii superiori n timpul operatiunilor zilnice avnd ca obiectiv asigurarea conformitatii.Verificarea conformitatii cu regulile si reglementarile obligatorii, care reprezinta o parte a certificarii conform Codului I.S.M., nu dubleaza si nici nu nlocuieste supravegherea pentru obtinerea altor certificate maritime.Verificarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. nu absolva compania, comandantul sau orice alta persoana fizica ori juridica, implicata n managementul sau n operarea navelor, de responsabilitatile lor n acest sens.Autoritatea Navala Romna trebuie sa se asigure ca respectiva companie:a) si-a stabilit sistemul de management al sigurantei (SMS) n conformitate cu prevederile pct. 1.2.3 alin. (2) din Codul I.S.M.; sib) a stabilit proceduri prin care sa asigure ca prevederile prevazute la art. 11 lit. a) sunt implementate la tarm si la bordul navei.n cadrul SMS, implementarea altor coduri, a liniilor directoare si a standardelor recomandate de Organizatie, de societatile de clasificare si de alte organizatii din sectorul maritim nu sunt obligatorii n conformitate cu cerintele Codului I.S.M. Totusi auditorii trebuie sa ncurajeze ca acestea sa fie adoptate atunci cnd sunt aplicabile activitatii companiei.

3.4 Eliberarea certificatelor de management al sigurantei n conformitate cu cerintele Codului I.S.M. amendatToate companiile, persoane juridice romne sau filiale n Romnia ale unor persoane juridice straine, care sunt proprietare de nave sau care administreaza nave purtnd pavilionul romn, trebuie sa obtina de la Autoritatea Navala Romna, documentul de conformitate-DOC pentru companie si certificatul de management al sigurantei-SMC pentru fiecare nava.Compania trebuie sa puna n functiune, cu forte proprii sau cu ajutorul unei companii de consultanta, un Sistem de management al Sigurantei(SMS) propriu, conform prevederilor Codului I.S.M.Autoritatea Navala Romna va emite DOC si SMC n baza unui raport de audit executat de un auditor din lista auditorilor mandatati de Ministerul de resort.Pentru certificare fiecare companie va prezenta Autoritatatii Navale Romne urmatoarea documentatie:a) cererea de certificare-tip, conform modelului prezentat n anexa nr.1;b) setul de acte doveditoare privind legalitatea functionarii companiei;c) lista cu tipurile de nave, caracteristicile acestora, situatia certificatelor si inspectiilor statutare;d) manualul managementului companiei;e) manualul procedurilor conforme managementului companiei;f) manualul managementului la bordul navelor;g) manualul procedurilor conforme managementului la bordul navelor;h) raportul auditului intern;i) chitanta privind achitarea tarifelor.Pe baza cererii primite, Autoritatea Navala Romna mpreuna cu compania vor stabili auditorul din lista auditorilor autorizati si care va fi independent fata de companie si fata de compania de consultanta care a contribuit la implementarea sistemului.3.5 Procesul de certificareProcesul de certificare pentru emiterea unui document de conformitate-DOC pentru o companie si a unui certificat de management al sigurantei-SMC pentru o nava va cuprinde n mod normal urmatoarele etape:a) verificarea initiala;b) verificarea anuala(se face pe baza unor audituri anuale pentru confirmarea certificatului DOC) sau intermediara(se face la nave);c) verificarea pentru rennoire(se realizeaza naintea expirarii datei aniversare a DOC sau a SMC);d) verificarea suplimentara: Aceasta se poate efectua att la companie ct si la bordul navelor, ori de cte ori Autoritatea Navala Romna considera necesar, pentru verificarea nivelului de implementare si functionare a Sistemului de Management al Sigurantei dezvoltat de catre compania de navigatie. Verificarea suplimentara se poate efectua punctual, n scopul urmaririi rezolvarii unor non conformitati, sau la nivel de audit anual, n cazurile n care una sau mai multe nave ale companiei de navigatie au fost retinute n urma controalelor PSC/FSC, sau daca exista alte probleme ISM.Aceste verificari se efectueaza de auditorii mandatati de Ministerul de resort n conditiile legii, la cererea pe care compania interesata o formuleaza catre Administratie.Verificarea initiala a companiei si a navelor se face prin parcurgerea urmatoarelor etape:a) analiza documentatiei;b) evaluarea SMS al companiei;c) evaluarea SMS al navelor.Evaluarea sistemului de management al sigurantei-SMS de la tarm presupune evaluarea departamentelor unde se efectueaza managementul si a celorlalte compartimente existente n concordanta cu organizarea companiei si cu functiile acestor structuri.n cazul n care compania are mai multe sedii, nu este obligatoriu ca toate sediile sa fie inspectate cu ocazia verificarii initiale.Dupa finalizarea evaluarii SMS de la tarm si n cazul n care rezultatele au fost satisfacatoare, poate ncepe organizarea si planificarea evaluarii navelor apartinnd respectivei companii.Dupa finalizarea evaluarii navelor si daca rezultatele sunt satisfacatoare, Autoritatea Navala Romna va elibera DOC pentru companie si SMC pentru navele acesteia.

3.6 Eliberarea si valabilitatea documentului de conformitate-DOCDocumentul de conformitate (DOC) se elibereaza unei companii, ca urmare a unei verificari initiale a conformitatii cu cerintele Codului I.S.M.Documentul de conformitate (DOC) se elibereaza ca urmare a verificarii faptului ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S.), pus la punct de companie, concorda cu cerintele Codului I.S.M. si cu determinarea dovezii obiective, demonstrnd ca acesta este efectiv pus n aplicare. Verificarea trebuie sa includa dovada obiectiva care demonstreaza ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S.), pus la punct de companie, a functionat cel putin 3 luni si ca un sistem de management al sigurantei (S.M.S.) a functionat la bordul navei pentru cel putin o nava, de fiecare tip, exploatata de catre companie timp de cel putin 3 luni. Dovada obiectiva trebuie, printre altele, sa includa rapoarte de la auditul intern anual realizat de companie la bordul navei si la tarm.O copie de pe DOC prevazut va fi transmisa fiecarei filiale si fiecarei nave a companiei, iar cte o copie de pe SMC al fiecarei nave va fi transmisa la sediul central al companiei.Documentul de conformitate (DOC) este valabil pentru tipurile de nave pe care se bazeaza verificarea initiala. Pentru navele noi, introduse de companie n exploatare dupa data eliberarii documentului de conformitate (DOC), se va proceda astfel:- daca navele sunt de acelasi tip, documentul de conformitate (DOC) ramne neschimbat, iar auditul va fi facut numai la nava nou-introdusa, care va primi un certificat de management al sigurantei (S.M.C.) dupa finalizarea cu rezultate satisfacatoare a auditului;- daca navele sunt de alte tipuri dect cele pentru care este eliberat documentul de conformitate (DOC), se va elibera un document de conformitate interimar, valabil 6 luni, timp n care compania face auditul extern.Valabilitatea unui document de conformitate (DOC) poate fi extinsa pentru a cuprinde tipurile de nave suplimentare, dupa verificarea capacitatii companiei de a fi n concordanta cu cerintele Codului I.S.M. pentru aceste tipuri de nave. n acest context, tipurile de nave sunt acelea la care se refera cap. IX al Conventiei SOLAS 74.Extinderea valabilitatii documentului de conformitate (DOC) pentru alte tipuri de nave nu este motiv de prelungire a termenului de valabilitate a documentului de conformitate (DOC) initial.

Documentul de conformitate (DOC) este valabil pentru o perioada de 5 ani.Valabilitatea documentului de conformitate (DOC) este supusa verificarii anuale, n perioada de 3 luni nainte sau dupa data aniversara (anuala), pentru a confirma functionarea efectiva a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.). Aceasta trebuie sa includa examinarea si verificarea corectitudinii documentelor statutare si de clasificare prezentate pentru cel putin o nava de fiecare tip la care se aplica documentul de conformitate (DOC). Actiunile corective si modificarile aduse sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), efectuate dupa verificarea anterioara, trebuie, de asemenea, verificate.Pentru verificarea anuala, compania trebuie sa depuna o cerere la Administratie la o data care sa permita efectuarea auditului n termenul precizat n paragraful anterior.Ca si la verificarea initiala, administratia va nominaliza auditorul.Raportul de audit, ca urmare a verificarii anuale, va fi prezentat de companie Administratiei, nsotit de documentul de conformitate (DOC) si de fisa de consemnare a verificarilor anuale.Consemnarea verificarii anuale se va face, dupa caz, cu precizarea termenelor de solutionare a nonconformitatilor majore nscrise n raportul de audit.Termenele de solutionare a nonconformitatilor nu trebuie sa depaseasca 3 luni de la data mplinirii termenului de verificare anuala.n cazul n care compania are mai multe sedii si acestea nu au fost vizitate la evaluarea initiala, n cadrul verificarii anuale se va urmari ca acestea sa fie vizitate n perioada de valabilitate a DOC.Rennoirea documentului de conformitate (DOC) pentru perioada ulterioara de 5 ani trebuie sa includa evaluarea tuturor elementelor sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) privind eficienta sa n satisfacerea obiectivelor specificate n Codul I.S.M.Pentru o companie care s-a nfiintat dupa data de 1 iulie 1998, daca aceasta are un sistem de management al sigurantei (S.M.S.) care satisface cerintele paragrafului 1.2.3. din Codul I.S.M., aceasta va putea cere administratiei emiterea unui document de conformitate interimar. Administratia poate emite un document de conformitate interimar, valabil cel mult 12 luni. n cadrul termenului de valabilitate, compania trebuie sa demonstreze ca planurile de implementare a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) satisfac n totalitate cerintele Codului I.S.M., astfel nct Administratia sa poata emite un document de conformitate (DOC) pentru un termen de 5 ani.Un document de conformitate interimar se va putea elibera si n cazul n care o companie care detine un document de conformitate (DOC) preia n exploatare un nou tip de nava.Documentul de conformitate interimar se elibereaza si n acest caz tot de catre Administratie, dupa prezentarea raportului de audit favorabil, care va consemna ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) a fost adaptat astfel nct sa satisfaca si cerintele specifice noului tip de nava.n anumite cazuri, n timpul perioadei initiale de operare conform SMS, Autoritatea Navala Romna poate constata necesitatea cresterii frecventei verificarilor intermediare. Frecventa acestor verificari se stabileste tinnd cont de nonconformitatile gasite. Numarul si termenele verificarilor intermediare se stabilesc de catre Autoritatea Navala Romna la eliberarea SMCn cazul n care se efectueaza doar o verificare intermediara, aceasta trebuie sa aiba loc ntre a 2-a si a 3-a data aniversara a emiterii SMC.Verificarile pentru rennoire urmeaza sa fie realizate naintea expirarii datei aniversare a DOC sau a SMC.Verificarea pentru rennoire va avea n vedere toate elementele SMS si activitatile la care se aplica cerintele Codului I.S.M.Verificarea de rennoire poate fi realizata cu 6 luni nainte de data de expirare a DOC sau a SMC si trebuie finalizata nainte de data de expirare a acestora.

Documentul de conformitate (DOC) poate fi retras numai de catre Administratia care l-a eliberat. Administratia poate sa retraga documentul de conformitate (DOC), daca nu se solicita confirmarea anuala sau daca exista nonconformitati majore fata de Codul I.S.M. n acest caz, si certificatele de management al sigurantei (S.M.C.), asociate cu documentul de conformitate (DOC), vor fi invalidate si retrase.3.7 Eliberarea si valabilitatea certificatului de management al sigurantei-SMCCertificatul de management al sigurantei (S.M.C.) se va elibera unei nave n urma verificarii initiale a conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. Aceasta include verificarea ca documentul de conformitate (DOC) pentru compania responsabila cu exploatarea navei este aplicabil acestui tip specific de nava si verificarea ca sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) corespunde Codului I.S.M. si ca este pus n aplicare. Dovezile obiective care sa demonstreze ca sistemul a functionat efectiv pentru cel putin 3 luni la bordul navei trebuie sa fie disponibile, inclusiv rapoartele auditului intern realizat de companie.Certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) este valabil pentru o perioada de 5 ani.Valabilitatea certificatului de management al sigurantei (S.M.C.) este supusa la cel putin o verificare intermediara, care sa confirme functionarea eficienta a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) si ca orice modificari efectuate de la verificarea anterioara sunt n conformitate cu Codul I.S.M. n anumite cazuri, mai ales n timpul perioadei initiale de exploatare a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), Administratia poate sa sporeasca frecventa verificarilor intermediare, daca considera necesar.

Rennoirea certificatului de management al sigurantei (S.M.C.) pentru o noua perioada de 5 ani va include o evaluare a tuturor elementelor sistemului de management al sigurantei (S.M.S.), care apartin acelei nave, n satisfacerea obiectivelor specificate n Codul I.S.M.Certificatul de management al sigurantei (S.M.C.) poate fi retras doar de Administratia care l-a eliberat. Administratia poate sa retraga certificatul de management al sigurantei (S.M.C.), daca nu se cere verificarea intermediara sau daca exista dovada unei nonconformitati majore fata de Codul I.S.M., sau daca documentul de conformitate (DOC) al companiei care exploateaza nava nu mai este valid.3.8 Documentul de conformitate interimar si certificatul de management al sigurantei interimarDocumentul de conformitate interimar poate fi emis pentru a facilita implementarea initiala a Codului I.S.M. si aplicarea, acolo unde o companie este nou-stabilita sau unde noile tipuri de nave sunt adaugate, la un document de conformitate-DOC existent.O companie nou-nfiintata va putea solicita Administratiei, daca aceasta are un SMS care satisface obiectivele paragrafului 1.2.3 din Codul I.S.M., emiterea unui document de conformitate interimar. Administratia poate emite un document de conformitate interimar, valabil cel mult 12 luni. n aceasta perioada de valabilitate compania trebuie sa demonstreze ca planurile de implementare a SMS satisfac n totalitate cerintele Codului I.S.M., astfel nct Autoritatea Navala Romna sa poata emite un document de conformitate-DOC pentru un termen de 5 ani.Un document de conformitate interimar se va putea elibera si n cazul n care o companie care detine un document de conformitate-DOC preia n exploatare un nou tip de nava. Documentul de conformitate interimar se elibereaza si n acest caz tot de catre Autoritatea Navala Romna dupa prezentarea raportului de audit favorabil, care va consemna ca sistemul de management al sigurantei-SMS a fost adaptat astfel nct sa satisfaca si cerintele specifice noului tip de nava.Administratia poate emite un document de conformitate interimar, valabil nu mai mult de 12 luni, unei companii, ca urmare a demonstrarii ca respectiva companie are un sistem de management al sigurantei (S.M.S.) care satisface obiectivele mentionate n paragraful 1.2.3. din Codul I.S.M. Administratia va cere companiei sa prezinte planurile de implementare a sistemului de management al sigurantei (S.M.S.) care sa satisfaca cerintele complete ale Codului I.S.M. n termenul de valabilitate al documentului de conformitate interimar.Un certificat de management al sigurantei interimar, valabil pentru nu mai mult de 6 luni, poate fi emis noilor nave, la livrare sau cnd o companie preia responsabilitatile pentru managementul unei nave care este noua pentru companie. n cazuri speciale, Administratia poate extinde valabilitatea certificatului de management al sigurantei interimar pentru nca alte 6 luni.nainte de a emite un certificat de management al sigurantei interimar, Administratia va verifica daca:1. documentul de conformitate (DOC) sau documentul de conformitate interimar este relevant pentru acea nava;2. sistemul de management al sigurantei (S.M.S.), prevazut de companie pentru nava, include elementele cheie ale Codului I.S.M. si a fost evaluat n timpul auditului pentru emiterea documentului de conformitate (DOC) sau a fost demonstrat prin emiterea documentului de conformitate interimar;3. comandantul si ofiterii superiori sunt familiarizati cu sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) si cu planurile pentru implementarea acestuia;4. au fost date instructiunile identificate ca fiind esentiale, nainte ca nava sa navigheze;5. exista planuri pentru auditul navei n termen de 3 luni;6. informatiile relevante privind sistemul de management al sigurantei (S.M.S.) sunt date n limba romna si n limba engleza.3.9 Proceduri cu privire la nonconformitatile majore observate, relative la Codul I.S.M.n cazul n care se constata nonconformitati majore n cadrul auditurilor referitoare la Codul I.S.M., Autoritatea Navala Romna trebuie sa se asigure ca acestea sunt cunoscute, n vederea remedierii, de catre companie.O nonconformitate majora gasita poate fi retrogradata la nonconformitate daca Autoritatea Navala Romna este satisfacuta de remedierile facute. O nonconformitate majora aparuta la o nava trebuie sa fie retrogradata la nonconformitate nainte de plecarea navei. Solutionarea/remedierea nonconformitatilor se va face ntr-o perioada care sa nu depaseasca 3 luni de la data constatarii.n cazul n care Autoritatea Navala Romna permite ca o nonconformitate majora sa fie retrogradata n nonconformitate, trebuie sa fie efectuat cel putin un audit n perioada de timp agreata pentru actiunile de remediere, n vederea observarii daca aceste remedieri au fost efectiv realizate.La solicitarea statului portului, Autoritatea Navala Romna trebuie sa furnizeze informatiile relevante disponibile cu privire la valabilitatea DOC prezentat de o nava care arboreaza pavilionul romn.n cazul n care unei companii i-a fost retras DOC, respectivei companii nu i se mai emite un document de conformitate interimar sau un nou DOC pna cnd nu a fost efectuata o verificare initiala sau o verificare suplimentara similara unei verificari initiale si care a avut rezultate satisfacatoare.n cazul retragerii DOC, din cauza unei nonconformitati majore, se retrag si SMC care au fost eliberate n baza DOC. Autoritatea Navala Romna trebuie sa ia masurile necesare pentru ca navele carora li s-a retras SMC sa nu mai opereze. Aceste masuri pot include retinerea navei sau stoparea operatiunilor de ncarcare/descarcare a navei, n conformitate cu legislatia n vigoare.Masurile ntreprinse n acest sens nceteaza dupa emiterea unor noi SMC.Emiterea unor noi SMC se va face numai dupa eliberarea unui nou DOC si numai dupa ce se va face o verificare echivalenta cu o verificare initiala la bordul navelor respectivei companii.Verificarea prevazuta la alineatul anterior se va efectua pentru cel putin o nava din fiecare tip.n cazul n care unei nave i-a fost retras SMC, chiar daca DOC al companiei este valabil, Autoritatea Navala Romna va lua masuri pentru retinerea navei sau stoparea operatiunilor de ncarcare/descarcare a navei, n conformitate cu legislatia n vigoare. Masurile ntreprinse nceteaza dupa emiterea unui nou SMC.Unei nave careia i-a fost retras SMC din cauza unei nonconformitati majore nu i se va elibera un certificat de siguranta a managementului interimar. Un nou SMC poate fi eliberat numai dupa efectuarea unei verificari initiale sau a unei verificari suplimentare echivalente unei verificari initiale la bordul navei.n functie de natura nonconformitatii majore a SMS implementat la bordul navei, valabilitatea DOC trebuie verificata printr-un audit, echivalent cu un audit anual, naintea eliberarii SMC. Noul SMC emis trebuie sa aiba aceeasi data de expirare cu a celui retras.

Audit. Auditori4.1 Mandatarea auditorilorAuditorii sunt persoane fizice sau juridice autorizate, romne ori straine, mandatate de Ministerul Transporturilor Constructiilor si Turismului printr-un contract de mandat special, sa efectueze auditari, verificari si control, finalizate printr-un raport de audit, la companiile de navigatie care opereaza nave care arboreaza pavilionul romn si la navele care arboreaza pavilionul romn.Mandatarea se face pe baza de contract de mandat special, ncheiat ntre respectivele persoane fizice sau juridice si Ministerul de resort.Auditul se efectueaza pe baza de contract ncheiat ntre auditor/echipa de auditori si compania care a solicitat auditarea.n contractul ncheiat ntre companie si echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane trebuie sa i se confere prin contractul ncheiat competenta n luarea hotarrilor finale privind executarea auditului, formularea observatiilor si redactarea textului privind nonconformitatile constatate.n cazul n care, pentru efectuarea auditului, este necesara o echipa formata din mai multi auditori, acestia raspund solidar pentru asigurarea derularii procesului de auditare n conformitate cu Codul I.S.M., cu conventiile internationale aplicabile si cu normele metodologice emise de Ministerul de resort.Conducatorului echipei de audit i revin si responsabilitatile privind:a) stabilirea planului auditului;b) prezentarea raportului de audit.n cazul n care compania angajeaza o persoana juridica mandatata de Ministerul de resort pentru efectuarea auditului, echipa de audit desemnata de aceasta va trebui sa aiba nominalizat conducatorul, precum si membrii acesteia.Auditorii sunt raspunzatori pentru conformarea cu cerintele necesare efectuarii auditului, pentru asigurarea secretului privind documentele referitoare la certificare si pentru asigurarea confidentialitatii informatiilor.Persoanele fizice sau juridice, romne si straine, care efectueaza activitatea de consultanta pentru organizarea sistemului de management al sigurantei-SMS n cadrul companiei, nu pot efectua auditul respectivei companii.Auditorii independenti, persoane fizice sau juridice mandatate de Ministerul de resort pentru efectuarea auditurilor, trebuie sa corespunda cerintelor specifice prevazute n legislatia n vigoare.Auditul va fi efectuat numai de auditori independenti, persoane fizice sau persoane juridice specializate si autorizate, care au fost mandatate pe baza cererii acestora si a ndeplinirii conditiilor prevazute n legislatia n vigoare.Ministerul de resort trebuie sa se asigure, pe baza actelor doveditoare, ca exista independenta ntre auditorii mandatati si personalul care furnizeaza serviciile de consultanta pentru companie sau cei care sunt implicati n managementul companiei ori sunt actionari la aceasta.4.2 Cerinte privind competenta de baza a auditorilor independenti care efectueaza audit pentru verificarile anuale ale DOC sau pentru verificarile intermediare/suplimentare ale SMCPersonalul care participa la verificarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. trebuie sa aiba o pregatire minima, astfel:a) sa fie absolventi de studii superioare cu o vechime n munca de minimum doi ani; saub) sa aiba o calificare ntr-o institutie maritima si experienta relevanta ca ofiter maritim la bordul navelor.Pe lnga pregatirea minima trebuie sa fi urmat si un curs de perfectionare aprobat sau recunoscut de catre Autoritatea Navala Romna, cu respectarea reglementarilor specifice n vigoare, care sa le asigure competenta si deprinderile necesare pentru verificarea conformitatii cu cerintele Codului I.S.M. si, n special, privind:a) cunoasterea si ntelegerea Codului I.S.M.;b) regulile si reglementarile obligatorii;c) termenii de referinta pe care companiile trebuie sa le aiba n vedere, asa cum este prevazut n Codul I.S.M.;d) tehnici de efectuare a examinarilor, a sondajelor, a evaluarilor si a raportarilor;e) aspecte tehnice si operationale privind SMS;f) cunostinte de baza privind transportul naval;g) participarea la cel putin un audit privind SMS.Aceste cunostinte se dovedesc cu diplome sau certificate obtinute n urma unor examene scrise sau orale.4.3 Cerinte privind competenta auditorilor pentru verificarea initiala si verificarea pentru rennoirePentru o evaluare corecta a ndeplinirii de catre o companie sau de o nava a cerintelor Codului I.S.M. persoanele care urmeaza sa efectueze verificarea initiala sau verificarile pentru rennoirea DOC si SMC trebuie sa aiba calitatea de auditor-sef si sa faca dovada urmatoarelor competente suplimentare necesare pentru:a) a determina daca elementele SMS se conformeaza sau nu cerintelor Codului I.S.M.;b) a determina eficienta SMS al companiei sau al navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile si reglementarile aplicabile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspectiilor statutare si de clasificare;c) a estima eficienta SMS n asigurarea conformitatii cu alte reguli si reglementari tehnice care nu sunt cuprinse n inspectiile statutare si de clasificare si de a avea posibilitatea verificarii conformitatii cu aceste reguli si reglementari;d) a evalua daca au fost luate n considerare practicile recomandate de Organizatie, Ministerul de resort, societatile de clasificare si de alte organizatii maritime.4.4 Cerinte privind competenta auditorilor-sefi (lead auditor)Pentru a li se recunoaste calitatea de auditor-sef, auditorii trebuie sa demonstreze participarea, n calitate de asistenti sau membri ai echipei de audit, la cel putin 5 audituri, efectuate conform cerintelor Codului I.S.M., dintre care 3 trebuie sa fie audituri initiale sau pentru rennoirea certificatelor, complete att la companie, ct si la bordul navelor.n cazul n care auditorul a efectuat 3 sau mai multe audituri conform standardelor internationale de asigurare a calitatii ISO, acestea pot fi echivalate cu un numar de maximum 3 audituri conform Codului I.S.M.4.5 Cerinte privind competenta auditorilor pentru verificarea anuala, intermediara si interimaraPersoanele care urmeaza sa efectueze verificarea anuala, intermediara si interimara trebuie sa satisfaca cerintele de baza pentru personalul care efectueaza verificari si sa faca dovada ca a participat la minimum doua verificari anuale sau verificari initiale. Aceste persoane trebuie sa primeasca instructiuni speciale necesare care sa le asigure competenta ceruta pentru determinarea eficientei SMS al companiei.4.6 Conditii minime pentru mandatarea auditorilorPentru ncheierea contractului de mandat special persoanele fizice sau juridice vor depune o cerere scrisa la Ministerul de resort, nsotita de documentele, certificatele si de alte materiale relevante n sustinerea cererii. n cerere se va mentiona n mod expres tipul de activitate pentru care se solicita mandatarea, respectiv:a) evaluarea SMS, implementat de companiile de navigatie romnesti;b) evaluarea SMS, organizat la bordul navelor care arboreaza pavilionul romn;c) emiterea certificatului de management al sigurantei interimar pentru navele care arboreaza pavilionul romn, aflate la momentul auditarii n afara granitelor tarii, n baza mandatului acordat de catre Autoritatea Navala Romna.Auditorii mandatati sunt obligati sa efectueze procesul de auditare conform cerintelor Codului I.S.M., conventiilor internationale aplicabile si ale legislatiei n vigoare.Aceasta obligatie va fi nscrisa n contractul de mandat special care se ncheie ntre MTCT si auditori. n contractul de mandat special va fi stipulat si dreptul de control al MTCT, exercitat prin Autoritatea Navala Romna, asupra activitatii auditorilor.Contractul de mandat special ncheiat ntre MTCT si auditor, la solicitarea auditorului, este valabil timp de 5 ani de la data ncheierii, cu posibilitatea prelungirii acestuia, la cererea auditorului, depusa cu 30 de zile nainte de data expirarii.Contractul de mandat special se va ncheia cu respectarea legislatiei n vigoare si lundu-se n considerare cerintele prevazute n Rezolutia IMO A.739 (18) si va contine cel putin prevederi referitoare la:a) tipurile de activitati pentru care este valabil auditul n conformitate cu cerintele Codului I.S.M.;b) angajamentul de a nu se implica n managementul sau n administrarea companiilor de navigatie ori a navelor;c) respectarea conditiilor prevazute la art. 15 alin. (2);d) efectuarea auditului cu personal propriu sau cu alti auditori, n functie de situatiile concrete.Auditorii mandatati si vor desfasura activitatea n conformitate cu legislatia n vigoare, lund n considerare prevederile anexei la Rezolutia Organizatiei A.789 (19) privind activitatile de supraveghere si certificare specifice ale unei organizatii recunoscute care actioneaza n numele administratiei.Pentru efectuarea auditurilor auditorii mandatati vor putea utiliza personal propriu, precum si alti auditori, n functie de fiecare situatie concreta. Pentru efectuarea auditului initial al companiilor si al navelor vor fi folositi numai auditori proprii avnd statut de angajat permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi si auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea ntotdeauna n vedere respectarea cerintelor .Contractul de mandat special poate fi revocat de MTCT n cazul n care se constata abateri grave ale auditorului de la prevederile contractului sau de la procedurile de auditare. Revocarea se face pe baza rapoartelor naintate de Autoritatea Navala Romna.

Capitolul 6

PROCEDURI STANDARD NECESARE PENTRU APLICAREA CODULUI ISM

6.1CodPS 01TitluLista de revizii a documentelor

ScopAceasta procedura descrie cum sunt dezvoltate, emise si controlate procedurile companiei si celelalte documente relevante ale companiei, care sunt legate de sistemul de management al sigurantei. Toate procedurile sunt documente controlate.Domeniu de aplicareSe aplica tuturor procedurilor sistemului de management al sigurantei si documentelor asociate.

ResponsabilitateDirectorii departamentelor sunt responsabili pentru identificarea, dezvoltarea sub coordonarea Persoanei desemnate si controlul procedurilor, instructiunilor, planurilor si a altor documente ale companiei n concordanta cu cerintele acestei proceduri si ale anexelor sale.Persoana desemnata este responsabila pentru: revizia controlata a procedurilor si instructiunilor de lucru, coordonarea actiunilor legate de mentinerea documentatiei sistemului; ntretinerea unei liste de distributie a manualelor, procedurilor si instructiunilor de lucru, utiliznd formularul Lista de distributie a documentatiei, PS 01-3 persoanele care detin copii controlate ale documentelor sunt responsabile pentru actualizarea propriilor copii la receptia procedurilor noi sau modificate.ProceduraFormat:Procedurile vor fi dezvoltate avnd header si footer asa cum se vad si n actuala procedura si vor avea formatul descris n anexa PS 01 a2.

Elaborarea si emiterea procedurilor:Pentru ca procedurile operationale si instructiunile asociate sa reflecte corect activitatile curente ale companiei, continutul procedurilor se va baza pe:a. ndrumarile din anexele PS 01 a1 si PS 01 a2;b. documentatia existenta anterior;c. descrieri elaborate de management sau de persoane numite, ale diverselor rutine sau activitati;d. elemente rezultate din discutiile cu angajatii.

Toate procedurile si instructiunile vor defini clar sarcinile relevante si le vor aloca personalului calificat.La finalizarea elaborarii unei proceduri, autorul va nainta procedura directorului departamentului pentru aprobare asupra continutului procedurii. Ulterior,persoana desemnata autorizeaza emiterea procedurii si o semneaza si dateaza pe prima pagina.O noua procedura va fi emisa mpreuna cu lista de revizii a documentatiei, PS 01-1 si cu doua exemplare de nota de remitere, PS 01-2. Procedurile vor fi listate n numar suficient astfel nct sa fie aduse la cunostinta angajatilor si astfel nct fiecare angajat sa aiba acces la o copie, dupa cum e necesar.Originalul semnat al fiecarei proceduri este pastrat ntr-un dosar de referinta, pastrat de persoana desemnata.

Modificarea procedurilorCnd procedurile sunt revizuite sau analizate si e necesara efectuarea de modificari, aceasta actiune va fi coordonata de catre persoana desemnata.Atunci cnd este sesizata necesitatea modificarii unei proceduri, persoana care doreste modificarea completeaza formularul de solicitare de modificare a unui document, PS 01-4, pe care l nmneaza persoanei desemnate sau superiorului direct, care o transmite persoanei desemnate.Persoana desemnata aloca solicitarii un numar secvential n Registrul solicitarilor de modificare a documentatiei, PS 01-5, proceseaza solicitarea si dupa o discutie cu personalul relevant implicat, hotaraste un curs al actiunii.Cnd o procedura este modificata, revizia si data reviziei vor fi schimbate si va fi autorizata emiterea noii revizii de catre persoana desemnata.Originalul vechi va fi scos din dosarul de referinta, marcat ca depasit si ndosariat ntr-un dosar cu documente depasite.Pentru a putea identifica cu usurinta natura modificarilor, partile revizuite vor fi marcate n textul procedurilor printr-o linie n marginea din dreapta a paragrafelor modificate. Marcajul va fi aplicat doar ultimelor modificari.Detalii sumare ale modificarilor aduse unei proceduri, mpreuna cu numarul si data reviziei vor fi nregistrate pe prima pagina, n lista reviziilor fiecarei proceduri. Persoana desemnata va actualiza Lista de revizii a documentatiei, PS 01-1, pentru a reflecta modificarea reviziei.Copii ale urmatoarelor documente sunt produse si distribuite tuturor detinatorilor de documentatie a sistemului:a. lista de revizii a procedurilor;b. nota de remitere a procedurii;c. procedura amendata.n cazul ca solicitarea este refuzata, persoana care a initiat solicitarea este anuntata si i este explicat refuzul, n scris, pe formularul de solicitare. n oricare dintre situatii, formularul de solicitare este completat de catre persoana desemnata si ndosariat, o copie fiind trimisa la initiatorul documentului.

Primirea procedurilorLa primirea unei proceduri noi sau modificate si a documentatiei asociate, primitorul va:a) nlatura din dosar orice pagina depasita, Lista de revizii a documentatiei, PS 01-1 si le va distruge;b) insera paginile noi sau modificate si lista de revizii noua;c) semna si returna un exemplar al notei de remitere a procedurii.Instructiunile flotei, planurile n caz de urgenta pentru tarm sau nava, circularele sau alte documente ale companiei, care au relevanta pentru sistemul de management al sigurantei vor fi emise n concordanta cu aceasta procedura.Daca un angajat observa necesitatea existentei unei proceduri sau instructiuni, va comunica aceasta n scris directorului departamentului vizat sau la ntrunirile de siguranta de la companie sau de la nava.nregistrariUrmatoarele nregistrari vor fi generate si administrate n conformitate cu procedura de control a nregistrarilor.

nregistrari necesare

Lista de revizii a documentatiei

Lista de distributie a documentatiei

Solicitare de modificare a unui document

Registrul solicitarilor de modificare

Note de remitere

Anexe / formulareCod anexaTitlu

PS 01-a1Structura documentatiei sistemului

PS 01-a2Continutul procedurilor

Cod formularTitlu

PS 01-1Lista de revizii a documentatiei

PS 01-2Nota de remitere

PS 01-3Lista de distributie a documentatiei

PS 01-4Solicitare de modificare a unui document

PS 01-5Registrul solicitarilor de modificare a documentatiei

Toate documentele care sunt elaborate in cadrul ISM de la bordul navei de catre companie vor fi la fel pentru fiecare tip de nava si vor fi inventariate intr-o lista comuna, care se va preda fiecarei persoane care va efectua un control la bordul navei, iar mentiunile facute de catre experti vor fi remise companiei si anume - DPI ( Designed Person Ashore) pentru modificarile necesare. Vezi anexa Nr.1

6.2CodPS 01 a1TitluStructura documentatiei sistemului

ObiectiveObiectivele sistemului documentat al companiei sunt:a. sistemul de management al sigurantei sa fie documentat ntr-o structura ierarhica;b. documentatia sistemului sa aiba o structura si un aspect unitar;c. ca fiecare document din companie, care afecteaza sau poate afecta siguranta sau prevenirea poluarii n activitatea companiei, sa fie inclus direct sau prin referinta n documentatia sistemului.

Structura documentatieiStructura documentatiei sistemului este prezentata mai jos: declaratiile de politici ale companiei; politicile companiei n ceea ce priveste siguranta si protectia mediului.

Manualul sistemului de management al siguranteiDefineste modul n care se intentioneaza a se implementa actiunile si obiectivele specificate n politicile companiei n ceea ce priveste siguranta si mediul si detaliaza actiunile pe care le ntreprinde compania pentru a satisface cerintele codului ISM.

Procedurile companieiDefinesc responsabilitatile si actiunile personalului, precum si modalitatile de control ce trebuie aplicate unei activitati sau unui set de activitati.

Formularele de controlSunt o enumerare a operatiunilor si a actiunilor ce trebuie efectuate ntr-o anumita situatie si trebuie bifate de catre persoanele responsabile sau cele implicate.

Instructiunile floteiAcestea detaliaza actiunile si modalitatile de control ce trebuiesc aplicate unor anume activitati si sunt necesare numai cnd absenta lor poate cauza probleme care pot afecta aspectele legate de siguranta si protectia mediului n activitatile companiei. Acestea pot fi instructiuni ale companiei sau furnizate de producatorii echipamentelor.

Planuri n caz de urgentaPentru fiecare dintre situatiile de urgenta ce pot apare n decursul desfasurarii activitatilor sunt dezvoltate planuri pentru a descrie actiunile ce trebuiesc efectuate si succesiunea acestora, att la bordul navei, ct si la tarm, precumsi persoanele responsabile n aceste situatii.Continutul documentelorGeneralitatiDocumentele din sistemul de management al sigurantei vor fi scrise ca parte a sistemului structurat.Toate documentele, unde este necesar, vor contine referiri la alte documente, reguli, coduri si instructiuni folosite. Un document nu va repeta informatii date n alte parti ale sistemului companiei.Numerotarea documentatiei sistemului va fi dupa cum urmeaza:

DOCUMENTCOD

Manualul sistemului de management al sigurantei va avea urmatorul cod:SMS-MANCodul manualului

Procedurile sistemului de management al sigurantei vor fi numerotate consecutivPS ## Numarul procedurii

Anexele la o procedura sunt numerotate consecutiv, pornind de la codul procedurii astfel:PS ## - a# Nr. procedurii - Nr. anexei

Formularele asociate unei proceduri sunt numerotate consecutiv pornind de la codul procedurii:PS ## - nn Nr. procedurii - Nr. formularului

Instructiunile de lucruIL ##- mm Numarul procedurii- numarul instructiunii

Instructiunile floteiSMS-IF

Fise de control, asociate instructiunilor floteiFC IF nn Nr. formularului

Planurile n caz de urgenta, la navaSMS-PU1

Fise de control, asociate planurilor n caz de urgenta, la navaSMS-PU1 nnNr. Formularului

Planurile n caz de urgenta, la companieSMS-PU2

Fise de control, asociate planurilor n caz de urgenta, la companieSMS-PU2 nnNr. formularului

Manualul sistemului de management al siguranteiManualul va exprima politicile de siguranta si de protectie a mediului, organizarea generala si responsabilitatile, sistemul de baza de management, incluznd structura documentatiei si acele aspecte ale sistemului de calitate care se aplica n companie. Manualul adreseaza fiecare cerinta a codului ISM si se va referi la procedurile aplicabile.

Procedurile operationaleProcedurile vor descrie: ce trebuie facut;

cnd trebuie facut; ce trebuie obtinut; cine va face; cum trebuie facut; cum se va sti ca a fost facut corect; ce nregistrari se vor pastra.

Formularele de controlFormularele de control contin o enumerare a operatiunilor ce trebuiesc efectuate ntr-o anumita situatie.

Instructiunile floteiAcestea vor descrie: ce trebuie facut; cine va face; ce echipamente vor fi folosite; ce teste trebuie facute pentru a se asigura ca a fost facut corect; criterii corespunzatoare de acceptare; metode preventive pentru a asigura operarea sigura.

Planurile n caz de urgenta

6.3CodPS 01 a2TitluContinutul documentelor

Format general de documenteFiecare document din sistemul de management al sigurantei va fi scris utiliznd urmatorul format:Prima pagina a unui document va avea urmatoarele caracteristici:

Header document, prima pagina:

SAMMARINA IMPEXDOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL SIGURANEI

unde "SAMMARINA IMPEX" este scris cu font Times New Roman de 22 si este aliniat stnga, sub acesta, fiind nscris "DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL SIGURANEI" cu font Arial de 10, aliniat stnga.

Footer document, prima pagina:

Revizia: revizia documentuluiData reviziei: data emiterii revizieiPagina x din y

DocumentatXXXSemnaturaVerificatSemnatura

AprobatYYYSemnaturaPS 01 a2 - continutul documentelor.doc

unde n casutele tabelului sunt nscrise ntr-un tabel urmatoarele informatii: revizia: revizia curenta a documentului; data reviziei: data emiterii reviziei curente; pagina: numarul paginii din totalul de pagini al documentului (se inscrie automat); documentat: numele persoanei care a scris procedura si semnatura acesteia (semnatura doar pe originalul de referinta; verificat: numele persoanei care a verificat procedura si semnatura acesteia (semnatura doar pe originalul de referinta);Aprobat: Numele persoanei care a aprobat procedura si semnatura acesteia (semnatura doar pe originalul de referinta).Pe ultima linie din tabel este completat automat numele fisierului de pe calculator, n care este salvata electronic procedura, nscrisa pe listare cu gri.Informatiile din footer sunt scrise cu font Arial de 8. pe prima pagina a unui document din sistemul de management al sigurantei sunt nscrise doar informatiile referitoare la "Lista de revizii" a documentului, ntr-un tabel de forma:Lista de revizii

Lista de revizii

ReviziaDescrierea modificariiAutorData reviziei

0Revizia initialaPB01.01.2005

Lista de revizii cuprinde un sumar al reviziilor. Ultimele modificari vor fi scoase n evidenta n document, prin faptul ca paragraful care include modificari va avea o linie n marginea dreapta.n tabel sunt listate toate reviziile, de la cea initiala, pna la cea curenta.Descrierea modificarii trebuie sa fie un sumar al modificarilor efectuate cu fiecare revizie.Cuprinsul unui document ncepe cu pagina impara, avnd urmatoarele caracteristici: pagina Header document, din cuprins:

SAMMARINA IMPEXDOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL SIGURANEIRevizia 2

unde "SAMMARINA IMPEX" este scris cu font Arial de 12, iar dedesubt "DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL SIGURANEI" cu font Arial de 8, aliniate stnga, iar n dreapta, revizia documentului, cu font Arial de 12.

Footer document, pagina din cuprins:

Cod si denumire documentPagina x din y

Unde:"Cod si denumire document" sunt codul si denumirea documentului si sunt scrise cu font Arial de 8, aliniat stnga si "Pagina x din y" este nscris automat, cu font Arial de 8, aliniat dreapta si:x este pagina curenta din document, iary este numarul total de pagini ale documentului.n cazul formularelor, formatul este cel descris pentru paginile din cuprins, lista de revizii pentru formulare fiind una singura pentru toate, amplasata la nceputul registrului formularelor.

Cuprins proceduri

Procedurile au urmatorul cuprins:

Scop

Descrie motivatia pentru care este scrisa procedura.

Exemplu:

"Aceasta procedura descrie modalitatile prin care SAMMARINA IMPEX selecteaza echipamentele pentru ..."

Domeniu de aplicare

Sunt exprimate aplicabilitatea si limitele n care procedura va fi utilizata. Raspunde ntrebarilor de aplicabilitate "Aceasta procedura se aplica ... (ce, unde, cnd, cine, cum)..." Daca nu devine prea lunga sau ntortocheata, se pot adauga explicatii despre unde ncepe procesul, ce se ntmpla ntre timp si unde se termina.Exemplu:"Aceasta procedura se aplica procesului de aprovizionare la SAMMARINA IMPEX, la evaluarea ofertelor de la primirea acestora si aprobarea lor pna la notificarea contractorilor."

Responsabilitati

Pentru a minimiza modificarile aduse procedurilor, datorate schimbarilor organizatorice, se utilizeaza titlul functiei personalului responsabil, n locul numelui.Responsabilitatile sunt definite si grupate pentru fiecare functie. Aceasta usureaza celor implicati regasirea cerintelor ce li se aplica. Functia se va scrie cu caractere n fraza introductiva, nainte de enumerarea responsabilitatilor.

Procedura

Daca sectiunea 3 si (n cazul ca exista) diagrama functionala (optionala) nu ilustreaza adecvat procesul, utilizati aceasta sectiune pentru a descrie n detaliu pasii secventiali necesari.

nregistrari de calitate

Lista nregistrarilor ce trebuiesc generate pentru a arata ca cerintele procedurii au fost ndeplinite.Exemplul 1:"Nu sunt necesare nregistrari pentru acest document"Exemplul 2:"Urmatoarele nregistrari vor fi generate si administrate n conformitate cu procedura de control a nregistrarilor."

nregistrarea necesara

nregistrarile necesare

Anexe / formulareLista anexelor si a formularelor care sunt utilizate alaturi de procedura. Sunt incluse codul anexei sau formularului si numele acestuia.

Exemplul 1:"Nu sunt necesare formulare pentru acest document"Exemplul 2:"Formularele aplicabile pentru acest document sunt"

Cod formularTitlu

PS 01-1Titlu formular

Referinte

Referinte

Numar DocumentTitlu Document

Lista documentelor, care include codul si titlul documentelor referite n text. Nu este necesara includerea reviziei.Atunci cnd este cazul, este inserata si o rubrica definitii, ntre domeniul de aplicare si responsabilitati.

Cuprins anexeAnexele la proceduri sau manuale, n afara de formatul general, nu au un cuprins prestabilit.

Cuprins formulareFormularele, n afara de formatul general, nu au un cuprins prestabilit.

Cuprins manualeManualele, n afara de formatul general, nu au un cuprins prestabilit.

6.4CodPS 02-1TitluLista documentelor tinute la bordul navei/companiei

1 - Lista conventiilor internationale majore, legate de SMS

DenumireEmis deRevizie/ dataLocatie

1SOLAS 1974 - International Convention for the Safety of life at SeaIMOBucuresti 1997

2Solas 1978 - Protocol of 1978 relating to SOLAS 1974IMOBucuresti 1997

3SOLAS 1988 - Protocol of 1988 relating to SOLAS 1974 2)IMORNR 2002

4MARPOL 73/78 - International Convention for the Prevention of Pollution from ShipsIMOAmendment 1997 RNR 2001-2002

5International Grain CodeIMOLondon 1991

6ILLC 1966 - International Convention on Load LinesIMOBucuresti 1995

7ILLC 1988 - Protocol of 1988 relating to ILLC 1966 2)IMOBucuresti 1994

8CSC 1972 - International Convention for Safe ContainersIMO

9COLREG 1972 - International Regulations for Preventing Collisions at SeaIMOLondon 1990

10STCW 1978 - Intern. Conv. On Standards of Training, Certif. And watchkeeping for seafarersIMOLondon 1995

11SAR 1979 - International Convention on Maritime search and RescueIMOLondon 2000

12SALVAGE 1989 - International Convention on SalvageIMO

13FAL 1956 - Convention on Facilitation of International Maritime TrafficIMO

Toate documentele aparute n urma conventiilor IMO sunt obligatorii la bordul navelor n original si procurate numai de la editurile acreditate de organizatie. n afara de aceste documente suplimentare la bordul navelor trebuie sa existe si lista de coduri si standardele legale de ISM si SMS. Vezi anexa Nr. 26.5CodPS 02TitluControlul documentatiei de la terti

ScopAceasta procedura descrie cum sunt controlate si modificate documentatiile care nu sunt elaborate de companie

Domeniul de aplicareSe aplica tuturor documentelor emise de terti, standarde, regulamente si alte publicatii care sunt relevante sistemului de management al sigurantei.

DefinitieDocumentatie de la terti: Totalitatea documentelor care nu sunt elaborate de companie si anume: documente, standarde, publicatii, conventii internationale, planuri, coduri, instructiuni, regulamente, reguli si alte publicatii emise de terti, care sunt utile n implementarea SMS

ResponsabilitatiSuperintendentul este responsabil pentru aranjamentele pentru primirea si distribuirea regulilor relevante, regulamentelor, codurilor, metodologiilor si publicatiilor. El este responsabil pentru mentinerea registrului documentelor externe controlate si pentru mentinerea bibliotecii de referinta de la tarm.Comandantul navei este responsabil pentru asigurarea ca toate regulile relevante, regulamentele, codurile, metodologiile si publicatiile de la bordul navei sunt actualizate si pentru mentinerea listei publicatiilor controlate de la bordul navei.

ProceduraUn exemplar al fiecarei publicatii referitoare la sistemul de management al sigurantei al companiei va fi retinut si actualizat la sediul companiei.O copie a fiecarei publicatii referitoare la sistemul de management al sigurantei al companiei va fi retinuta si actualizata la bordul navei.Lista documentelor de la terti, tinute la bordul navei este nregistrata pe formularul PS 02-1, lista documentelor de la bordul navei/companiei, pastrata la bordul navei de catre comandant si transmisa la sediul companiei, de cte ori survin modificari, ct de curnd posibil.Documentele vechi sau depasite pot fi pastrate ori la sediul companiei, ori la bordul navei, ca referinta. Astfel de documente vor fi marcate clar, nscriindu-se pe coperta cuvntul "DEPsIT" pentru a li se indica statutul.Documentele tinute la sediul companiei, care sunt modificate de autoritatea emitenta vor fi actualizate de superintendent. Modificarea este notata pe documentele nlocuite.Compania ncheie ntelegeri anuale sau abonamente cu distribuitorii relevanti pentru a asigura furnizarea automata a documentatiei noi catre companie n cantitati suficiente pentru a acoperi difuzarea catre toate punctele de utilizare.Corectiile hartilor si publicatiilor nautice vor fi efectuate de catre nave conform informatiilor primite de la una dintre agentiile furnizoare de harti, folosita de companie. Fiecare nava va fi informata de modificarile publicatiilor prin emiterea de notificari saptamnale catre marinari. Vor fi pastrate dovezi ale corectiilor aduse

hartilor si publicatiilor.Comandantul se va asigura ca noile harti si publicatii sunt comandate dupa cum este necesar si dupa cum este indicat n notificarile saptamnale catre marinari.Manualele de instructiuni ale producatorilor vor fi pastrate pentru referinta si ndrumare. Compania nu le actualizeaza dect odata cu actualizarea echipamentelor. Oricum, n cazul primirii amendamentelor sau actualizarilor de la producator, acestea sunt ncorporate ntr-o maniera similara cu alte amendamente.Va fi pastrat un index al planurilor si desenelor relevante pastrate la bordul navelor si la sediul companiei.nregistrariUrmatoarele nregistrari vor fi generate si administrate:

nregistrari necesare

Lista documentelor tinute la bordul navei/companiei

Anexe / formulare

Cod formularTitlu

PS 02-1Lista documentelor tinute la bordul navei/companiei

6.6CodPS 03TitluAnaliza efectuata de management

ScopAceasta procedura descrie activitatile ce trebuiesc desfasurate pentru a evalua periodic eficienta sistemului de management al sigurantei si cnd este necesar, pentru a recomanda modificari care sa conduca la mbunatatirea eficientei si revizuirea sistemului.

Domeniu de aplicareAceasta procedura se aplica tuturor activitatilor desfasurate pentru a verifica conformitatea cu prevederile sistemului de management al sigurantei.

ResponsabilitatiDirectorul general este responsabil pentru organizarea si coordonarea ntrunirilor de analiza a managementului.Persoana desemnata este responsabila pentru evaluarea sistemului de management al sigurantei si pentru prezentarea n fata comitetului de siguranta al companiei a rezultatelor evaluarii, pentru luarea de decizii,Comitetul de siguranta al companiei este responsabil de analizarea sistemului de management al sigurantei din companie si de luarea deciziilor legate de acesta.

ProceduraAnalizele efectuate de management sunt efectuate cu o frecventa de patru ori pe an sau ori de cte ori comitetul de siguranta considera ca este necesar, n urma analizelor de management efectuate.Discutiile purtate la ntrunirile de analiza a managementului vor fi notate utiliznd formularul numit "Minuta" ale ntrunirilor, PS 03-1 si unde este necesar, vor fi notate actiunile necesare.Agenda analizelor efectuate de management include rezultatele actiunilor ce trebuiau aplicate, stabilite la ultima analiza efectuata de management.Planul strategic elaborat, integreaza rezultatele ntrunirii consiliului administrativ, politica sistemului de management al sigurantei si actiunile ce trebuie ndeplinite.Rezultatele auditurilor interne sau externe: rezultatele oricaror audituri care au avut loc de la ultima analiza efectuata de management.Politica sistemului de management al sigurantei: cuprinde implementarea, familiarizarea angajatilor si necesitatea potentiala de a aduce modificari politicii.Actiuni corective: analiza sumarului actiunilor corective ce trebuiau efectuate si finalizate, stabilite la ultima analiza de management, discutarea problemelor aparute n diversele domenii, propunerea de mbunatatiri, dupa cum este necesar.Actiuni preventive: analiza progresului curent al oricarei actiuni preventive emise sau finalizate de la analiza efectuata de management anterioara. Rezultatele inspectiilor efectuate de superintendenti vor fi comunicate comandantilor fiecarei nave.nregistrarinregistrarea necesara

Minute ale ntrunirii

Anexe / formulareFormularele aplicabile pentru acest document sunt

Cod formularTitlu

PS 03-1Minute ale ntrunirii

6.7CodPS 04TitluAuditare interna

ScopAceasta procedura descrie modalitatea prin care se stabileste gradul de implementare a sistemului de management al sigurantei si prin care se evalueaza eficienta acestuia.

Domeniu de aplicareAceasta procedura se aplica auditurilor interne periodice ale sistemului de management al calitatii si sigurantei, de catre auditori instruiti, independenti, sub supravegherea persoanei desemnate.

ResponsabilitatiPersoana desemnata este responsabila pentru: numirea unor auditori interni sau a unor auditori independenti; elaborarea unui chestionar general; planificarea si implementarea auditurilor interne att la tarm, ct si la bordul navelor; monitorizarea componentei echipei de auditare; initierea auditurilor; evaluarea rezultatelor auditurilor interne, nonconformitatilor si actiunilor corective; introducerea si monitorizarea actiunilor corective; informarea managementului companiei si directorii departamentelor implicate.Auditorul sef este responsabil de organizarea si desfasurarea auditului. El conduce echipa de auditare si coordoneaza activitatile pe durata pregatirii. Aditional, el poate sugera actiuni corective si poate monitoriza implementarea masurilor convenite. Fiecare auditor desemnat este responsabil pentru planificarea cu atentie a auditurilor si raportarea oricaror nonconformitati identificate. Auditorii au autoritatea de a intervieva toti angajatii (chiar si pe cei de la nivelul de management) de pe nava sau din zona auditata si de a observa executia activitatilor auditate.Comandantul unei nave sau directorul unui departament, n fu