Download - Suport Curs

Transcript

5

Baze de date

Domenii n care se utilizeaz baze de date: rezervri bilete avion, sistemul administrativ, nregistrarea conturilor bancare, nregistrarea pacienilor n spital etc.Noiuni introductive

Un sistem de gestionare al bazelor de date, numit pe scurt SGBD, este un software specializat n stocarea i prelucrarea unui volum mare de date.

Termenul de baz de date se refer la modul de organizare al informaiei, iar termenul de gestiune se refer la modalitile de culegere, prelucrare, vizualizare i interpretare a informaiei.

Un fiier baze de date este o colecie de obiecte specifice folosite pentru organizarea, stocarea i gestionarea datelor referitoare la rezolvarea unei probleme.

Principalele funcii ale unui SGBD sunt:

Definirea (descrierea) datelor

Proiectarea interfeei pentru culegerea datelor

Stocarea datelor pe un suport de memorie nevolatil

Actualizarea informaiei (modificare, adugare, inserare, tergere)

Efectuarea unei operaii de ordonare i cutare a datelor

Crearea i actualizarea sistemului de relaii ntre date

Interogarea bazelor de date (afiare, raportare, tiprire etc.)

Administrarea datelor (stabilirea drepturilor de acces, protecia datelor i a programelor etc.)

Cele mai cunoscute SGBD-uri sau produse soft cu faciliti de SGBD, sunt: dBase, Paradox, Clipper, FoxPro, Lotus, QuattroPro, Excel, Access,Oracle, etc.

Programul Access este parte integrant a celei mai noi versiuni a pachetului de aplicaii Microsoft Office.

Microsoft Access este un sistem profesional de gestiune i programare pentru baze de date, este unul dintre cele mai utilizate SGBD-uri care lucreaz sub Windows.

Tabele

Tabelele sunt obiecte Access care ndeplinesc rolul de organizare i stocare a datelor.Tabelul este o colecie organizat de componente de acelai tip. Componentele se numesc nregistrri (Records) sau articole. Structura tabelului, deci i structura fiecrui articol n parte, se compune din cmpuri.

Tabelele se creeaz de obicei n modul Design i poart denumiri dup ablonul tbl_numetabel. n modul DatasheetView, selectarea, tergerea i dimensionarea liniilor i coloanelor se face asemntor cu operaiile similare efectuate n mediul MS-Excel.

Crearea unui tabel nseamn precizarea structurii de cmpuri, a tipului de date care se va stoca n aceastea i a proprietiilor lor. Descrierea cmpului este facultativ i are rol de comentariu.

Coninutul zonei FieldProperties se modific n funcie de tipul cmpului, oferind stabilirea proprietiilor specifce tipului respectiv de date. Proprietiile de formatare i validare a datelor sunt grupate n tab-ul General iar cele referitoare la cutarea datelor sunt grupate n tab-ul LookUp.

Tipuri de dateDatele cu care operez mediul Access se deosebesc dup tipul informaiei pe care o conin. Tipurile de cmpuri admise de Access sunt:

-tipul text (Text)

-tipul memo (Memo)

-tipul numeric (number)

-tipul dat calendaristic (Date/Time)

-tipul simbol monetar (Currency)

-tipul numerotare automat (AutoNumber)

-tipul logic (Yes/No)

-tipul OleObject (OLE Object)

-tipul HyperLynk

-LookUp Wizard...

Cmpul de tip Text are o lungime de maxim 255 caractere i poate s conin litere mici i majuscule, cifre i semne speciale cuprinse n tabela ASCII. Cmpurile de tip text se alineaz automat la stnga, iar informaia coninut n acestea se memoreaz exact aa cum a fost introdus.

Principalele proprieti ale unui cmp de tip text sunt: FieldSize, Format, Caption, DefaultValue, ValiditationRule, Required, Indexed.

Proprietate FielSize permite stabilirea lungimii maxime a datelor, contribuind la dimensionarea corect a fiierului i utilizarea eficient a memoriei.

Proprietatea Format permite stabilirea unui ablon pentru datele din cmp. Mediul Access include un numr de abloane prestabilite, dar utilizatorul i poate defini propriile abloane.

Proprietatea Caption permite afiarea n capul de tabel un text diferit de numele cmpului.

Proprietatea DefaultValue stabilete o valoare implicit pentru cmpul respectiv, valoare care se introduce automat n cazul n care utilizatorul nu efectueaz modificri asupra ei.

Proprietatea ValidationRule permite validarea datelor la introducere, adic stabilirea unor condiii pe care datele trebuie s le ndeplineasc pentru a fi acceptate. Se elimin o mare parte a greeliilor de operare la culegerea datelor.

Proprietatea Required poate avea valoarea Yes sau No, i stabilete dac valoarea cmpului poate rmne necompletat. Astfel se poate evidenia setul minimal de date necesar de cunoscut la introducerea unui articol.

Cmpul de tip Memo se utilizeaz pentru introducerea unor comentarii la fiecare articol. Valoarea unui astfel de cmp nu poate fi folosit pentru calcule, sortare sau indexare

Cmpul de tip Number conine valori numerice formate din cifre, punctul zecimal i semn. El prezint o mare varietate de subtipuri, n funcie de destinaia datelor. Principalele proprieti ale unui cmp de tip Number sunt: FieldSize, Format, DecimalPlaces, Caption, DefaultValue, Required, Indexed.

Cmpul de tip Date/Time conine o valoare care reprezint data i/sau ora. Validarea datelor se face la introducere, astfel nct s fie reale din punct de vedere calendaristic i conforme cu formatul activ.

Principalele proprieti ale unui cmp de tip Date/Time sunt: Format, Caption, DefaultValue, ValidationRule, Required, Indexed.

Proprietatea Format determin modul de introducere / afiare a datei i orei. abloanele aflate la dispoziia utilizatorului sunt similare celor folosite de mediul Excel.

Cmpul de tip Currency permite afiarea automat a simbolului monetar activ. Simbolul monetar activ este cel preluat din setrile sistemului de operare.

Principalele proprieti ale unui cmp de tip Currency sunt: Format, DecimalPlaces, Caption, DefaultValue, ValidationRule, Required, Indexed.

Combinarea valorilor pentru proprietiile Format i DecimalPlaces determin modul de afiare a valorilor monetare.

Operaiile ulterioare cu valoriile unui cmp de tip Currency pstreaz automat afiarea simbolului monetar.

Cmpul de tip AutoNumber

Valorile unui cmp AutoNumber sunt atribuite automat la introducerea unui nou articol.

Principalele proproietii ale unui cmp de tip AutoNumber sunt: FieldSize, NewValues, Format, Caption, Indexed.Cmpul de tip Yes/No poate conine numai valorile Yes, True sau On pentru valoarea logic adevrat i respectiv No, False sau Off pentru valoarea logic fals. La introducerea datelor, cmpul de tip logic, independent de formatul ales, este reprezentat printr-un control de tip CheckBox.Principalele proprieti ale unui cmp de tip Yes/No sunt: Format, DefaultValue, Caption, Required, Indexed.Campul de tip Ole Object conine un obiect legat sau ncapsulat, dup regulile de legare i ncapsulare ale standardului OLE (Object Linking and Embeding ).

Valorile unui astfel de cmp sunt, de obicei, obiecte grafice care pot fi inserate n urmtoarele moduri:

-crearea unui obiect grafic nou, cu ajutorul unei aplicaii externe accesate prin opiunea Insert/Object/CreateNew;

-inserarea unui fiier grafic creat i salvat anterior, prin opiunea Insert/Object/CreateFromFile;-lipirea direct n cmp (Ctrl + V) a coninutului Clipboard-ului.

La utilizarea tabelelor, vizualizarea obiectelor coninute ntr-un cmp de tip OleObject se realizeaz cu ajutorul aplicaiei surs n care a fost creat obiectul. Aceasta se lanseaz automat la executarea unui double-click pe cmpul respectiv. La utilizarea formulelor se poate opta pentru vizualizarea imediat a coninutului tuturor cmpurilor.

Datorit tipului de date stocate, un cmp de tip OleObject nu poate fi folosit pentru sortare, indexare, efectuarea de calcule, etc.

De exemplu, fotografia candiadiilor poate fi scanat i introdus direct ntr-un cmp Poza, de tip OleObject.

Fie o baz de date care ine evidena cldirilor pentru un serviciu de cadastru, iar planurile cldirilor au fost desenate anterior cu mediul AutoCad i sunt salvate pe hard-disc. Mediul Access poate pune la dispoziia utilizatorului aceste planuri prin legarea lor ntr-un cmp Schia, de tip OleObject.

Cmpul de tip HyperLink poate conine o combinaie de litere, cifre i caractere specifice, cu lungimea maxim de 3 x 2048 caractere, care reprezint o adres de web. Cel mai simplu mod de introducere a datelor n cmp este utilizarea meniului Insert/Hyperlink

LookUp Wizard este un utilitar care servete pentru introducerea conversaional a datelor memorate n prealabil n alte tabele, interogri sau liste. Astfel se pot introduce date de diverse tipuri. Totodat, cu ajutorul utilitarului LookUp Wizard se pot crea relaii ntre tabele definindu-se cheile strine.

Dup sursa datelor, LookUp Wizard poate fi:

-cu cutare ntr-o list explicit

-cu cutare ntr-un tabel i stabilirea de relaii

Cheia primar.Utilitarul LookUp WizardPuterea SGBD-urilor relaionale const n tratarea simultan a datelor provenite din mai multe tabele distincte, prin intermediul obiectelor care exploateaz relaiile logice dintre acestea.

Cheia primar i relaiile construite pe baza ei reprezint instrumente prin care se realizeaz cutarea i prelucrarea informaiei n mod specific bazelor de date relaionale.

Noiunea de cheie primarCheia primar sau principal este un cmp prin a crui valoare se pot identifica univoc articolele din tabel. Dup ce utilizatorul desemneaz cheia primar a tabelului, mediul Access va supraveghea permanent datele care se introduc n cmpul respectiv. La ncercarea utilizatorului de a introduce o valoare care a fost deja atribuit, programul Access sesizeaz aceast greeal i solicit corectarea ei.

Cel mai des utilizate sunt utilizate cheile primare de tip AutoNumber, deoarece ele identific univoc articolele prin nsi natura datelor permise pentru acest tip.

Dac proiectarea tabelului nu permite includerea unui cmp cu valori unice, se poate realiza o cheie primar prin combinarea a dou sau mai multe cmpuri.

De exemplu, cheia primar poate fi:

-n tabelul tbl_Candidai: numrul legitimaiei de concurs;

-n tabelul tbl_SocietiComerciale: codul fiscal al societii.

Pentru stabilise cmpului cheie primar, utilizatorul are la dispozilie urmtoarele modaliti:

-Explicit, prin utilizarea butonului PrimaryKey, n form de chei galben, de pe bara de instrumente

-La prima salvare a tabelului, n caz c utilizatorul nu a folosit metoda explicit, mediul Access afieaz un mesaj de avertizare. Utilizatorul poate reveni la metoda explicit, sau poate lsa la latitudinea mediului Access s stabileasc cmpul cheie primar. Astfel:

-Dac n tabel exist un cmp de tip AutoNumber, programul Access l va alege drept cheie primar.

-Dac tabelul nu conine nici un cmp de tip AutoNumber, mediul Access va crea automat un nou cmp, de tip AutoNumber, pe care l va insera la prima poziie a structurii tabelului.

-Dac utilizatorul opteaz pentru un tabel fr cheie primar, (nerecomandat), el poate atribui ulterior oricrui cmp atributul de cheie primar. Operaia este posibil dac valorile deja introduse n cmpul respectiv sunt unice.

Interogri

Interogrile sunt obiecte Access folosite pentru combinarea datelor din mai multe tabele sau alte interogri, ordonarea, sortarea, filtrarea i totalizarea listelor, efectuarea de calcule, actualizarea i tergerea articolelor din tabele, precum i pentru crearea de noi tabele pe baza unui model.

Spre deosebire de celelalte obiecte, pentru interogri exist trei moduri de vizualizare:

-DesignView- afieaz fereastra de proiectare a interogrii, numit i QBE (QueryByExample);

-DatasheetView- afieaz rezultatul interogrii, similar unui tabel;

-SQL View- afieaz secvena SQL corespunztoare interogrii (Structured Query Language).Interogrile se creeaz, de obicei, cu ajutorul utilitarului Query Wizard i se ajusteaz n modul Design.

n fereastra Design a interogrii se deosebesc dou zone:

-sursa datelor trebuie precizat n partea superioar a ferestrei. Astfel, trebuie s fie vizualizate toate tabelele care furnizeaz date pentru interogare. Includerea unui tabel se poate face automat ( cu ajutorul utilitarului Query Wizard ), sau manual, prin acionarea butonului Show Table de pe bara de instrumente;

-grila de proiectare conine cmpurile incluse n interogare i un set de proprieti care se aplic n interogare. Liniile din grila de proiectare difer n funcie de tipul interogrii.

Pentru manipularea cmpurilor din grila de proiectare (selectare, mutare, tergere, editare, etc.) se aplic modalitiile folosite ntr-o foaie de calcul Excel. Comanda Edit / Undo permite anularea operaiilor de proiectare anterioare.

n modul Design se pot utiliza meniurile i bara cu butoane specifice; totodat, majoritatea opiunilor din meniuri sau de pe bara cu butoane por fi accesate i cu ajutorul meniului suplimentar care se deschide prin click pe butonul drept al mouse-ului.

Pentru a executa interogarea se utilizeaz butonul Run de pe bara cu instrumente.

Formulare-utilizate pentru a crea o interfa cu utilizatorul;O unealt eficient pentru afiarea, introducerea i cutarea datelor;

Permit utilizatoilor s introduc date n BD folosind un formular proiectat, n loc de a introduce direct date ntr-un tabel (ex.punerea unei poze pe formular).Rapoarte

-ne permit s prezentm datele n foarte multe moduri;

-reprezint documentele i situaiile de ieire ale unei aplicaii;-se tipresc la imprimant.

Utilizarea aplicaiei

Crearea unei baze de date noi si salvarea ei ntr-o locaie de pe disc

TabeleCrearea unei tabele

Schimbarea modului de vizualizare a tabelelor

Alegerea tipului de date

Sortarea datelor, ntr-o tabel, formular, interogare, in ordine cresctoare, descresctore, n ordine alfabetic, alfabetic invers

Adugarea, stergerea nregistrrilor unei tabele

Adugarea, stergerea datelor ntr-o nregistrare.

Stabilirea proprietilor cmpurilor: dimensiune, format, valoare implicit

Crearea unei reguli simple de validare pentru numere, text, data/ora, simbol valutar

Stabilirea unui cmp ca si cheie primar.

Indexarea uni cmp (cu sau fr duplicate).

Adugarea unui cmp ntr-o tabel existent

Modificarea limii coloanelor unei tabele.

Utilizarea funciei de cutare pentru a gsi un cuvnt specific

Aplicarea unui cmp ntr-un tabel, formular

Stergerea unui filtru aplicat asupra unei tabele, asupra uni formular

Sortare

Relaii ntre tabele

I

nterogri

Crearea unei interogri asupra unei tabele, utiliznd criterii specifice

Adugarea diferitelor criterii unei interogri utiliznd operatorii mai mic strict (=), egal (=), diferit de ()

Adugarea diferitelor criterii unei interogri utiliznd operatorii: SI (AND), SAU (OR), NON (NOT)

Editarea unei interogri prin adugarea, modificarea sau stergerea criteriilor

Editarea unei interogri: adugarea, stergerea, mutarea, ascunderea, vizualizarea diferitelor

cmpuri

Rularea unei interogri

Formulare

Crearea si salvarea unui formular

Utilizarea unui formular pentru a introduce noi nregistrri ntr-o tabel

Adugarea, modificarea textului n antetul sau subsolul unui formular

RapoarteRaport Wizard

Raport Design

Schimbarea poziiei cmpurilor ntr-un raport

Afisarea diferitelor cmpuri ntr-un raport, grupate dup sum, minim, maxim, medie, numrtoare.

Adugarea, modificarea textului n antetul, subsolul unui raport

Exportarea unui tabel, interogare ntr-un registru de calcul, un fisier text (.txt, .csv), un fisier xml ntr-o locaie pe hard disk

Realizarea rapoartelor;

Pe baza unei aplicatii se vor urmari urmatorii pasi(Se va realiza o baza de date care va contine un tabel Angajatcu urmatoarele campuri: CNP(T,13), Nume(T, 15); Prenume(T,25), Data nasterii(Data, scurta), Clasa):

1. Crearea i salvarea unui raport

Pentru a crea un raport nou, va trebui s apsai butonul Rapoarte (Reports) existent n partea stng a ferestrei baza de date i apoi s alegei opiunea Creare raport utiliznd Expertul (Create report by using wizard), dup care va trebui s parcurgei paii necesari pentru a crea raportul dorit.

Pas 1 - alegei tabela sau interogarea creia dorii sa i creai raportul i atributele pe care dorii s Ie conin raportul.

Pas 2 - la aceasta etapa, v alegei cum dorii s fie structural raportul. V putei grupa datele din tabel sau din interogare dup cum dorii.

Pas 3 n aceast etap stabilii dac dorii s sortai datele din raport i v putei alege modul n care sortate datele (cresctor sau descresctor).

Pas 4 n aceast etap v putei alege modul cum vor fi reprezentate datele n raport i putei alege i orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape).

Pas 5 acum v putei alege din stilurile predefinite stilul pe care dorii s l conin raportul.

Pas 6 - aceasta este etapa final n care v alegei numele dorit pentru raport.

Pe ecran va aprea fereastra raportului, n care putei vizualiza, datele corespunztoare raportului creat.

2. Adugarea, modificarea antetului i subsolului unui raport

Pentru a aduga text sau imagine n antetul sau subsolul unui raport, este necesar s deschidei raportul prin apsarea butonului Proiect.

Pe ecran va aprea constructorul de rapoarte n care putei s modificai ceea ce dorii.

Pe ecran va aprea i o bar de instrumente corespunztoare constructorului de rapoarte, prin intermediul creia putei realiza diferite modificri n raport. Pentru a introduce un text n antet sau n subsol, va trebuii cu ajutorul mouse-ului s tragei de antet sau de subsol i apoi n spaiul creat introducei textul dorit. Pentru a putea introduce un text n antet sau subsol va trebui s apsai butonul de pe bara de instrumente. Dup apsarea acestui buton, selectai n antet locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi introducei textul dorit.

Dup introducerea textului salvai raportul i pentru a vedea modificrile fcute deschidei raportul.

Asemntor putei modifica i subsolul raportului, sau putei introduce diferite imagini n antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert-Picture.3. Salvarea, tergerea i nchiderea unui raport.

Microsoft Access v salveaz automat ceea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran putei apsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicaiei, sau putei apela funcia Save existent n meniul File.

Putei terge un raport prin apsarea butonului existent n partea de sus a ferestrei bazei de date dup ce ai selectat raportul dorit sau prin alegerea opiunii Delete din meniul aprut dup ce ai dat clic dreapta pe raportul pe care dorii s-l tergei.

Selectai raportul pe care dorii s l tergei i apoi apsai butonul Delete existent pe tastatur.

Pe ecran va aprea o caset de dialog n care vi se cere confirmarea tergerii raportului.

Pentru a terge raportul definitiv apsai butonul Yes, pentru a renuna la tergere apsai butonul No.nchiderea unui raport se realizeaz prin apsarea butonului din partea dreapta a raportului sau prin alegerea din meniul File a opiunii Close.4. Pregtirea rezultatelorPregtirea pentru imprimare

Vizualizarea nainte de imprimare a unui raport, formular, tabel

Un lucru important, naintea imprimrii, l reprezint vizualizarea datelor ce vor fi imprimate. Vizualizarea, naintea imprimrii, se realizeaz cu ajutorul comenzii Print Preview din meniul File sau prin apsarea butonului , existent pe bara de instrumente a aplicaiei.

Cu aceast comand putei vizualiza datele din tabele, formulare, rapoarte.

Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport

Dup prelucrarea datelor dac dorii imprimarea acestora, avei foarte multe opiuni referitoare la setarea paginii. Aceste opiuni le putei alege sau modifica, din meniul File prin apelarea funciei Page Setup. n fereastra Page Setup ce se deschide, v putei alege orientarea scrisului n pagin (pe lung- Portrait sau pe lat - Landscape) ct i dimensiunea paginii (A4, letter, legal, executive i altele).

Iniial, exist o setare implicit a paginii, dar atunci cnd dorii s modificai marginile paginii, va trebui s lucrai cu meniul Margins existent n fereastra Page Setup.

Opiuni pentru Imprimare

Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele

Pentru a imprima coninutul unei tabele, sau doar anumite nregistrri din aceasta, deschidei tabela, selectai nregistrrile dorite (n cazul n care dorii imprimarea anumitor nregistrri) i apoi alegei din meniul File opiunea Print.

Acelai rezultat l putei obine i dac alegei s imprimai datele corespunztoare tabelei cu ajutorul formei create pentru a introduce date n tabela.

Cu ajutorul comenzii Print din meniul File, putei alege imprimarea datelor din diferite interogri sau rapoarte. Putei imprima doar anumite nregistrri prin selectarea acestora i alegerea opiunii Selected Record(s) din fereastra Print.In acest cmp putei s v alegei cmpurile pe care s le introducei n form

Pentru a trece la urmtoarea etap apsai butonul Next

Pentru a introduce toate cmpurile apsai butonul

Din meniul derulant Tabele / Interogri alegei tabela dorit

Pentru a trece la urmtoarea etap apsai butonul Next

Selectai atributul dup care dorii s grupai datele i apoi apsai butonul

Selectai din cmpul derulant atributul dup care dorii s sortai datele

Pentru a trece la urmtoarea etap apsai butonul Next

Pentru a trece la urmtoarea etap apsai butonul Next

Din meniul derulant Paper Size

alegei dimensiunea paginii

Din meniul Orientation v alegei orientarea paginii

Pentru a imprima numai datele selectai opiunea Print Data Only

Pentru a imprima n fiier selectai opiunea Print to file

Putei alege ceea ce dorii s imprimai (toate nregistrrile, doar anumite pagini) sau doar nregistrrile selectate

PAGE 19