Download - Microsoft Word - Incepatori

Transcript

EDITORUL DE TEXTE MICROSOFT WORD

1. Noţiuni introductive

Editorul de texte sau documente Microsoft Word poate fi executat sub sistemul Windows şi face parte din grupul de programe Microsoft Office dedicate biroticii şi gestiunii bazelor de date. În acest capitol, ne vom referi la versiunea 8 disponibila în Office '97. Mentionăm însa că diferentele între versiuni diferite ale acelorasi produse conţinute în mediile Windows (3.1, 3.11, '9x) nu sunt esentiale din punctul de vedere al functiilor de baza. Filosofia adoptata de creatorii lor s-a axat pe pastrarea vechilor facilitati (împreuna cu regulile de utilizare aferente) şi pe extinderea acestora, urmarind aceleasi principii de baza, astfel încât să existe o compatibilitate cât mai buna între versiunile mai vechi sau mai noi ale aceluiasi produs. Din punct de vedere practic aceasta se traduce prin faptul ca documentele şi aplicatiile create de utilizatori în versiunile mai vechi sunt recunoscute şi pot fi preluate în mod natural în versiunile ulterioare (Office2000, Office XP). Transferul invers, dinspre versiunile noi, este posibil în masura în care nu apar explicit facilitati inexistente în versiunile mai vechi.

Unul dintre principalele avantaje ale editorului Word este interfata grafica extrem de prietenoasa cu utilizatorul ("user-friendly"), caracteristică aplicaţiilor Windows. Aceasta include butoane cu simboluri grafice pentru execuţia rapidă a unor actiuni, butoane constituite în bare de instrumente, meniuri contextuale accesibile atasate obiectelor, modalitati simple de editare a obiectelor de diverse tipuri şi un sistem de help inteligent, care adauga la sistemul uzual de help din Windows facilitati de tutorial, sisteme avansate de asistare a utilizatorului în diverse actiuni (Wizards) şi facilitati de formatare şi corectare inteligente (AutoFormat, AutoCorrect).

Dintre serviciile de editare avansate oferite de Word amintim: crearea şi modificarea tabelelor, scrierea pe coloane, introducerea de imagini şi diagrame în document, folosirea de stiluri şi formate de document integrate (eventual cu imagini şi desene existente), verificarea textelor din punctul de vedere al corectitudinii lexicale şi sintactice (conform gramaticii limbii engleze), introducerea în documentele Word de foi de calcul sau diagrame din alte aplicatii Windows (Word suporta tehnica Object Linking and Embedding - OLE), asistentul Mail Merge pentru pregatirea corespondenţei.

Se permite personalizarea mediului Word prin crearea de bare de instrumente şi butoane proprii şi definirea de macro-uri (comenzi care să grupeze anumite succesiuni de acţiuni). Macro-urile simple pot fi create de catre toţi utilizatorii editorului prin activarea unui mecanism de înregistrare a acţiunilor executate; se va genera automat un modul de program în Visual Basic - un limbaj de programare vizual şi obiectual care sta la baza tuturor produselor Microsoft Office. Utilizatorii care cunosc limbajul Visual Basic pot crea direct aceste module, folosind mediul de programare pus la dispoziţie în acest scop.

2. Elementele ferestrei Word

Fereastra corespunzătoare editorului (aplicaţiei) Word are o structură tipică ferestrelor de aplicaţie Windows şi prezintă următoarele elemente constitutive:

1

1. Butonul meniului System - Meniul System permite, prin intermediul opţiunilor sale, redimensionarea, deplasarea, închiderea ferestrei şi schimbarea ferestrei active (aceste opţiuni sunt utile în special atunci când se utilizează tastatura).

2. Linia de titlu - conţine numele aplicaţiei (Microsoft Word) şi a documentului deschis în fereastra, dacă fereastra documentului este maximizată.

3. Butoanele de minimizare/maximizare - realizarea unui clic cu mouse-ul pe butonul de minimizare permite reducerea ferestrei la un buton pe bara de task-uri Start. Butonul de maximizare permite redimensionarea ferestrei astfel încât să ocupe întregul ecran. În cazul în care fereastra este deja maximizata, acest buton se transforma în butonul Restore, care permite readucerea ferestrei Word la dimensiunile anterioare.

4. Butonul Close - un clic cu mouse-ul pe acest buton realizează închiderea imediata a ferestrei Word. (Cele trei butoane de minimizare, maximizare şi Close de pe linia meniului orizontal au acelaşi rol, dar se refera la documentul curent şi nu la întreaga fereastra Word. Dacă documentul nu apare într-o fereastra maximizata, ci într-o fereastră document separată, atunci butoanele de minimizare, maximizare, butonul Close şi cel al meniului System se gasesc în pozitiile uzuale (colţurile dreapta/stânga sus)).

5. Meniul Word, cu opţiunile:

File - pentru deschiderea, închiderea, salvarea şi tipărirea documentelor; Edit - pentru operaţii de editare, cum ar fi copierea sau mutarea blocurilor de text sau a

altor obiecte, cautările şi înlocuirile automate etc.; View - pentru schimbarea modului de vizualizare a documentului: Page Layout (formatul

paginii în care aceasta va aparea la tipărire), Outline (structurat) sau Zoom (la diferite dimensiuni), Full Screen (pe tot ecranul, fără bare de instrumente, meniuri şi alte elemente ale ferestei Word), vizualizarea ruler-ului şi a barelor de instrumente;

Insert - pentru inserari de obiecte predefinite (numere de pagini, data şi ora sistemului, simboluri, note de subsol etc.) sau de obiecte din alte programe;

Format - cu opţiuni de formatare care permit schimbarea modului în care se prezinta textul, scriere pe coloane, creare de chenare sau liste numerotate, utilizarea unor colectii de formate numite stiluri;

Tools - conţine opţiuni pentru modificarea parametrilor predefiniţi ai programului Word şi pentru verificarea ortografiei (Spelling), afişarea dicţionarului de sinonime şi antonime (Thesaurus), corespondenţa (Mail Merge);

Table - pentru crearea şi modificarea tabelelor; Window - permite trecerea de la un document la altul (daca sunt deschise mai multe

documente simultan) sau rearanjarea lor; Help - pentru obţinerea de informaţii ajutatoare.

Opţiunile meniului principal conţin la rândul lor meniuri, în care opţiunile apar pe verticală (meniuri "pull-down" sau meniuri verticale) şi de aceea se mai numesc submeniuri. Opţiunile acestor submeniuri pot:

să conţină, la rândul lor, alte meniuri care se deschid automat la poziţionarea cursorului deasupra lor, fără să fie necesară selectarea lor cu ENTER sau clic cu mouse-ul (cele marcate cu ", de exemplu opţiunea Toolbars);

2

să determine apariţia unei ferestre de dialog pentru specificarea interactivă a unor caracteristici (cele marcate cu …, de exemplu opţiunea Zoom);

să activeze/inactiveze opţiuni de tip comutator (de exemplu, Ruler); să fie efectiv asociate unor acţiuni (de exemplu Full Screen).

Unele opţiuni au asociat un simbol grafic (pictograma) care evidenţiaza faptul că au un buton asociat cu acelaşi simbol. Aceste opţiuni pot fi selectate şi cu clic pe simbol respectiv.

6. Bare de instrumente (Toolbars), care permit realizarea rapidă a unor operaţii, cu un clic cu mouse-ul pe butonul dorit. O bara de instrumente conţine un set de instrumente predefinit sau stabilit de către utilizator, reprezentate de butoane cu simboluri sugestive. La poziţionarea mouse-ului deasupra fiecarui buton se afişează numele operaţiei căreia îi este acesta asociat ("floating help"). Exista o bară de instrumente Standard, care conţine butoane pentru operaţiile cel mai des folosite şi bare de instrumente organizate pe tipuri de activităţi: Formatting pentru formatare, Drawing pentru desenare, Mail Merge pentru corespondenţa etc. Barele de instrumente Standard şi Formatting se afişează implicit; alte bare de instrumente pot fi afişate folosind opţiunea Toolbars a meniului View (se aleg barele dorite).

Bara de instrumente Standard (prima afişată) conţine butoane pentru:

deschiderea unui document nou - New; deschiderea unui document existent - Open; salvarea documentului curent - Save; tipărirea documentului curent - Print; vizualizarea documentului în forma în care va fi tipărit - Print Preview; corectare lexicală a textului - Spelling (cu simbolul ABC); mutarea elemenului selectat în Clipboard - Cut (cu simbolul foarfecă); copierea elementului selectat în Clipboard - Copy; introducerea la poziţia curentă din document a elementului din Clipboard - Paste; copierea formatării unui text în altul - Format Painter; anularea ultimei acţiuni executate (se oferă o listă a ultimelor acţiuni asupra cărora se

poate reveni) - Undo; refacerea acţiunii anulate cu Undo (şi aici apare o listă) - Redo; desenarea unui tabel - Tables and Borders; inserarea unui tabel vid - Insert Table; inserarea unei foi de calcul tabelar Excel - Insert Microsoft Excel Worksheet; scriere pe coloane - Columns; afişarea sau ascunderea barei de instrumente de desenare - Drawing; inserarea unei diagrame vide - Insert Chart; afişarea sau ascunderea simbolurilor care marchează sfârşitul de paragraf, tabulatorii etc.

- Show/Hide; vizualizarea documentului prin mărire sau micşorare - Zoom; obţinerea de asistenţă asupra elementelor de pe ecran la executarea unui clic asupra

acestora - Help (cursorul mouse-ului se va modifica sugestiv).

În versiunile noi ale editorului, ţinând cont de dezvoltarea fără precedent a schimbului de informaţii prin intermediul paginilor Web, pe bara Standard s-a introdus şi un buton care permite introducerea în document a unei legături către o pagina Web - Insert Hyperlink; acesta este însoţit de butonul care determina afişarea barei de instrumente pentru navigare - Web Toolbar.

3

În bara de instrumente de formatare Formatting exista butoane care permit:

schimbarea modului de scriere a caracterelor prin alegerea unui stil din lista ascunsa a stilurilor, a unui font din lista ascunsa a fonturilor, a unei dimensiuni pentru caractere, precum şi scriere îngrosata sau cu aldine (Bold), înclinata sau cursiva (Italic) şi subliniata (Underline) - acestea trei sunt de tip comutator, adica selectarea lor succesiva le activează/dezactivează, scrierea textului cu o culoare aleasa dîntr-o lista de culori sau pe un fond deasemenea ales dîntr-o lista;

alinierea textului la stânga (Left), la dreapta (Right), centrarea (Centered) sau distribuirea lui între marginile stânga şi dreapta (Justify);

crearea de liste (cu marcatori sau numerotate); deplasari de texte la stânga sau la dreapta; introducere de chenare.

Majoritatea barelor de instrumente care nu se afişează implicit pe ecran vor apărea automat la iniţierea activităţilor cărora le corespund. Barele de instrumente sunt mobile şi pot fi deplasate cu mouse-ul sau pot fi activate explicit din View-Toolbars sau din meniul contextual al oricarei bare afişate.

7. Zona de lucru sau fereastra documentului - zona activă a ecranului unde se creează documentul; aici se găseşte prompterul de inserare (o bara verticală) care indică poziţia curentă în document (locul în care se pot insera text, desene, imagini etc).

8. Bare de defilare - permit derularea întregului conţinut al documentelor de dimensiuni mari, care nu încap în întregime în fereastra. Derularea se poate realiza atât orizontal cât şi vertical, operând cu mouse-ul asupra butoanelor şi cursorului din bara de defilare.

Deplasările folosind bara verticală se pot face cu:

câte o linie în sus/jos; câte o pagina în sus/jos: clic deasupra/sub cursorul barei; continuu - ţinând mouse-ul apasat pe un buton de deplasare sau deplasând cu mouse-ul

cursorul barei;

Deplasările cu ajutorul barei orizontale sunt analoage.

9. Bara de selecţie - aflata în stânga zonei documentului permite selectarea unei linii printr-un clic cu mouse-ul sau a unui paragraf - printr-un clic dublu, efectuat în dreptul zonei de text care se doreşte marcata.

10. Butoanele de vizualizare corespund opţiunilor anterior prezentate în cadrul meniul View.

11. Linia de stare - linia în care se afişează informaţii legate de starea aplicaţiei. Ea este împărţită în patru zone. Prima zonă afişează informaţii despre textul vizibil în fereastra (numarul paginii din document în care se afla cursorul de inserare - Page, sectiunea curentă (Împartirea unui document în sectiuni se realizează prin comanda Break din meniul Insert.) a documentului - Sec, numarul paginii curente/numarul de pagini din document). Cea de a doua zona specifica poziţia cursorului de inserare în pagina (distanta fata de marginea superioara de text a paginii - At, linia în care se afla cursorul - Ln şi coloana cursorului - Col). Cea de a treia sectiune indica data şi ora

4

curente (pentru versiunile anterioare Word '97), iar cea de a patra conţine cinci indicatori de mod de lucru (REC, MRK, EXT, OVR, WPH).

12. Bordura ferestrei - banda care delimitează fereastra. Ea permite redimensionarea ferestrei atunci când aceasta nu este maximizata.

Cel mai simplu mod de folosire a facilitatilor editorului Word este cu ajutorul mouse-ului. Forma cursorului sau se va modifica în mod sugestiv în funcţie de actiunea executata de utilizator.

Interactiunea utilizatorului cu programul Word se realizează prin intermediul ferestrelor de dialog, care conţin elemente de control de tipurile cunoscute, prin intermediul carora se pot specifica parametrii doriti.

3. Operaţii de baza asupra documentelor Word

La lansarea în execuţie a editorului Word, pe ecran apare o fereastră cu un document nou, vid. Editarea acestuia se poate face în mod uzual, iar în document va aparea tot ceea ce se scrie.

Sunt prezentate în continuare pe scurt operaţiile de bază care se pot executa asupra documentelor Word: crearea unui nou document, deschiderea unui document existent, salvarea şi inchiderea documentului curent, modalităţile de tipărire a acestuia, precum şi de vizualizare a formei tipăribile.

1) Deschiderea unui document nou într-un format uzual se poate face în orice moment folosind butonul New de pe bara de instrumente, dar dacă se doreşte deschiderea de documente de tipuri mai speciale, se va folosi opţiunea New din meniul File, care permite alegerea unui sablon predefinit (ca alegere implicita apare Blank Document, caruia ii corespunde fişierul sablon uzual normal.dot).

Un şablon (template) este un cadru sau un "schelet" existent, pe care se poate construi mai simplu un document prin pastrarea informaţiilor, a stilurilor de scriere şi modului de aranjare a informaţiilor oferite de cadrul initial. Un sablon poate avea locuri rezervate în care să se introduca informaţii noi şi eventual să pastreze anumite informaţii initiale, ceea ce face crearea unor documente mult mai simpla. Dacă sablonul este protejat, nu se vor putea face direct modificari în el, ci va trebui salvat cu un alt nume şi deprotejat cu opţiunea Unprotect Document din meniul Tools (aceasta opţiune se activează după protejarea documentului cu Tools - Protect Document).

Utilizatorul poate folosi şabloanele predefinite (Letters and Faxes, Memos, Reports etc.) sau, la un nivel mai avansat de utilizare a editorului, poate să isi creeze sabloane proprii. Acestea se salvează cu tipul template, sub forma de fişiere care au extensia .dot într-un subdirector propriu al folderului Templates sau într-unul dintre subdirectoarele existente. De aici, sablonul poate fi deschis cu File - New, alegand sablonul dorit din fereastra de dialog care apare. Sablonul deschis poate fi folosit la crearea unui document nou (uzual) sau a unui sablon nou, în funcţie de opţiunea activa: Create New Document sau Create New Template. Lista de sabloane predefinite mai ofera posibilitatea de a opta pentru anumiti "asistenti" (Agenda Wizard, Letter Wizard, Fax Wizard etc.). Acestia asista utilizatorul în crearea documentului, punandu-i o serie de intrebari asupra elementelor pe care doreşte să le introduca în document. Deplasarea între ferestrele de dialog care apar se poate realiza prin intermediul butoanele Next şi Back iar terminarea specificatiilor se marchează prin Finish.

5

2) Deschiderea unui document existent se realizează prin intermediul comenzii Open a meniului File sau printr-un clic cu mouse-ul pe butonul corespunzator din bara de instrumente standard (figura nr.6). Se va deschide o fereastra de dialog care va permite utilizatorului alegerea fişierului pe care doreşte să il deschida. În fereastra (vezi figura nr.5) vor fi afisate:

lista ascunsa Look în (care se deschide cu simbolul sagetii în jos) cu drive-urile disponibile şi structurile de directoare corespunzatoare, din care se poate selecta directorul dorit;

conţinutul directorului curent (implicit, se afişează fişierele .doc, extensia specifica Word-ului, dar aceasta specificare se poate modifica);

lista ascunsa Files of type în care se poate specifica tipul de document care se caută: document Word .doc (implicit), sablon (template) .dot, text .txt (succesiune de caractere, fără informaţii de formatare), .rtf (Rich Text Format - format text imbogatit, propriu pentru Microsoft, care permite ca un document salvat într-un editor de texte să fie salvat impreuna cu toate informaţiile de formatare), toate fişierele (All) etc.

liste ascunse care permit cautărea fişierelor dorite după nume (File name), după conţinutul fişierului (Text or property) şi după data ultimei modificari (Last modified).

bara de instrumente a ferestrei conţine, pe langa butoanele cu rol de vizualizare cunoscute din ferestrele de navigare şi explorare, butoane pentru cautărea sau adaugarea documentelor (de fapt a shortcut-urilor la documente) într-un director special (Look în Favorites şi Add to Favorites), buton pentru acces la Web (Search the Web), buton pentru comenzi şi setări suplimentare (Commands and Settings).

butoane speciale pentru cautărea fişierelor dorite (Find Now, Advanced).

Dupa selectarea fişierului dorit, se apasa butonul Open (echivalent, se poate da un clic dublu pe numele fişierului din lista).

Se pot deschide simultan mai multe documente dar nu este recomandabil să se abuzeze de aceasta facilitate din motive de utilizare eficientă a memoriei. Pentru deschiderea mai multor documente simultan se pot selecta deodata fişierele respective din lista directorului curent, menţinand tasta CTRL apasata şi efectuand clic cu mouse-ul pe fiecare fişier în parte în fereastra Open (pentru fişiere afisate consecutiv, marcajul se mai poate realiza cu clic pe primul şi SHIFT+clic pe ultimul).

Deschiderea unui fişier se mai poate face din lista ultimelor fişiere prelucrate aflata în meniul File. Comutarea între fişierele deschise la un moment dat se poate realiza din meniul Window, care afişează, în zona inferioara, lista de ferestre deschise.

3) Salvarea documentului curent (deschis în fereastra activă) pe suport magnetic, în scopul utilizării lui ulterioare, se realizează prin intermediul comenzilor Save sau Save As din meniul File sau prin realizarea unui clic cu mouse-ul pe pictograma corespunzatoare din bara de instrumente (vezi pictogramele de mai sus). Dacă fişierul a fost salvat în prealabil şi se doreşte doar actualizarea lui (acelaşi nume şi locaţie pe disc) este suficientă utilizarea comenzii Save.

6

Dacă se doreşte salvarea fişierului sub un alt nume, alt tip sau în alt director pe disc, se va folosi comanda Save As care permite, prin intermediul unei ferestre de dialog, specificarea noului nume si/sau a noii localizari a fişierului. Componenta ferestrei Save As este asemănătoare cu cea a ferestrei Open; lipsesc, în mod evident, listele ascunse Text or Property, Last modified şi butoanele de cautăre, dar apar în schimb butoanele pentru specificarea unor opţiuni de salvare (Options şi Save version, care precizează modul de creare a unor copii de siguranţă, de salvare automata în fişiere temporare, asocierea de parole etc.). În bara de instrumente apare un buton pentru crearea unui nou folder (astfel, documentele se pot salva şi în foldere care nu existau pe disc inainte de activarea opţiunii de salvare).

4) Inchiderea documentului curent se realizează prin intermediul comenzii Close a meniului File. Dacă ultimele modificari din fişier nu au fost salvate inainte de lansarea comenzii Close, utilizatorul va fi intrebat dacă doreşte sau nu să realizeze aceasta operatie.

5) Tipărirea documentului curent se poate realiza cu setările implicite, folosind butonul Print sau cu specificarile dorite, prin intermediul comenzii Print din meniul File. Fereastra de dialog corespunzatoare permite specificarea paginilor care se tiparesc din documentul curent şi a numarului de copii. Pentru a tipari doar pagina curentă se va selecta opţiunea Current Page din cadrul câmpului Page Range. Atunci când se doreşte tipărirea anumitor pagini din document, aceste pagini vor fi specificate în cadrul câmpului Pages, fiind separate cu caracterul virgula (,). Dacă respectivele pagini sunt consecutive şi deci formează un interval, acest interval se poate specifica prin semnul minus (-). Dacă se omite limita dreapta a intervalului, atunci tipărirea se va face pana la sfarsitul documentului. Exemple: 1, 3, 6, 9-12 specifica paginile 1, 3, 6, 9, 10, 11 şi 12. În plus, tipărirea tuturor paginilor pare sau impare se poate realiza prin selectarea în cadrul câmpului Print a opţiunii Even Pages, respectiv Odd Pages.

Inainte de a realiza tipărirea unui document, se recomanda vizualizarea formei în care va aparea acesta la imprimanta prin intermediul opţiunii Print Preview a meniului File sau a butonului corespunzător din bara de instrumente Standard. În fereastra Print Preview, se poate opta pentru: afişarea documentului la diverse dimensiuni, micşorarea scrisului astfel încât să încapă într-un spaţiu mai mic, afişarea uneia sau mai multor pagini, tipărirea sau inchiderea ferestrei.

Opţiuni suplimentare se pot preciza în fereastra de dialog asociata butonului Options. Se mai pot modifica setările curente ale imprimantei folosite la tipărire cu ajutorul butonului Properties, care deschide o fereastra de dialog complexa.

Modificarea dimensiunilor de afisare a documentului se poate realiza prin intermediul comenzii Zoom din meniul View sau a butonului de zoom din Toolbar. În plus, zona de lucru Word poate fi impartita în subferestre care să afiseze diferite sectiuni ale documentului. Acest lucru se realizează prin intermediul comenzii Split din meniul Window sau printr-un dublu clic cu mouse-ul pe zona destinata acestei sectionari.

6) Părăsirea editorului Word se poate realiza prin intermediul comenzii Exit a meniului File, a comenzii Close a meniului System, printr-un dublu clic cu mouse-ul pe butonul meniului System sau utilizand butonul de inchidere al ferestrei Word. Inainte de părăsirea definitiva a editorului se recomanda salvarea şi inchiderea tuturor documentelor utilizate în sesiunea respectiva de lucru. În cazul în care exista fişiere nesalvate, utilizatorul va fi intrebat dacă doreşte salvarea lor. O intrebare asemanatoare se pune dacă în zona Clipboard rămâne o cantitate mare de informatie care ar putea fi eventual utilizată într-o alta aplicaţie, după închiderea editorului Word.

7

4. Operaţii cu blocuri de text

Dacă se doreşte realizarea unei operaţii cu o zonă de text, aceasta trebuie întâi selectată folosind mouse-ul sau tastaura, după care se va specifica operaţia dorită. O zonă de text selectată se numeşte uzual bloc de text.

Reguli de baza pentru selectarea textului

Operaţiile de selectare a liniilor şi paragrafelor pot fi simplificate prin utilizarea barei de selecţie a textului care se suprapune cu marginea stânga a documentului (aici, cursorul mouse-ului se transforma într-o sageata).

Pot fi selectate:

un text oarecare - prin pozitionarea pe inceputul sau şi glisarea mouse-ului pana la sfarsit sau menţinerea tastei SHIFT apasate şi executarea unui clic cu mouse-ul la sfarsitul textului, sau prin utilizarea tastei SHIFT impreuna cu tastele de deplasare. Tastele-sageti combinate cu tasta SHIFT conduc la selectarea unui caracter la stânga, unui caracter la dreapta, unei linii mai sus, respectiv unei linii mai jos fata de poziţia cursorului. Combinarea lor cu CTRL+SHIFT conduce la selectarea pana la inceputul cuvantului curent, sfarsitul cuvantului curent, inceputul paragrafului curent, sfarsitul paragrafului curent. Tastele END şi HOME combinate cu tasta SHIFT selectează textul pana la sfarsitul, respectiv inceputul liniei curente, iar combinate cu CTRL+SHIFT pana la sfarsitul, respectiv inceputul documentului. Tastele PAGE UP şi PAGE DOWN combinate cu SHIFT selectează textul dîntr-un ecran mai sus, respectiv mai jos fata de poziţia cursorului;

un cuvant - printr-un dublu clic cu mouse-ul pe cuvantul respectiv; o linie - printr-un clic în bara de selecţie, la nivelul liniei; un paragraf - printr-un dublu clic cu mouse-ul în bara de selecţie, la nivelul paragrafului

respectiv; intregul document - prin menţinerea tastei CTRL apasate şi executarea unui clic cu

mouse-ul în bara de selecţie, alegand opţiunea Edit - Select All sau prin combinatia de taste CTRL+A.

Menţionăm în final ca regulile de selectare descrise sunt valabile şi în cazul selectării elementelor grafice.

Copierea şi mutarea blocurilor de text

În scopul copierii şi mutării textului dintr-un document în altul (eventual într-o alta aplicaţie) sau chiar în cadrul aceluiaşi document, se poate utiliza Clipboard-ul şi comenzile Cut, Copy şi Paste disponibile din meniul Edit, prin intermediul butoanelor de pe bara de instrumente Standard, sau din meniul contextual al oricarui bloc selectat (deschis cu butonul din dreapta al mouse-ului). Atunci când vor fi copiate elemente grafice din alte aplicatii se recomanda utilizarea comenzii Paste Special în locul comenzii Paste.

Un text poate fi copiat sau mutat în cadrul aceluiaşi document atât prin intermediul Clipboard-ului, cât şi prin deplasarea directa cu mouse-ul. Astfel, un text selectat poate fi mutat prin

8

glisarea lui la noua pozitie şi copiat prin menţinerea tastei CTRL apasata şi glisarea lui la noua pozitie.

De remarcat ca aceleaşi acţiuni trebuie efectuate şi în cazul în care se doreşte copierea sau mutarea unui element grafic.

Daca utilizatorul doreşte anularea unei comenzi anterioare va folosi functia Undo, prin care se pot reface ultimele actiuni efectuate asupra documentului. Actiunea care se doreşte a fi anulata va fi selectată din lista ascunsa a butonului Undo. Pentru anularea ultimei comenzi se poate actiona butonul Undo sau selecta opţiunea Undo (CTRL+Z) a meniului Edit.

Atunci când se doreşte refacerea unei comenzi anulate anterior prin intermediul funcţiei Undo, se va folosi functia Redo (prin apasarea butonului corespunzator, alegerea unei anumite actiuni din lista asociata, sau alegerea opţiunii Redo din meniul Edit).

In scopul repetarii unei comenzi efectuate anterior, se va folosi opţiunea Repeat a meniului Edit.

             

Analog tuturor obiectelor Windows, şi obiectelor din fereastra document le sunt asociate meniuri contextuale, accesibile cu butonul din dreapta al mouse-ului, care permit executia rapida a unor operaţii de editare. De exemplu, într-un text se va putea schima fontul, formata paragraful sau configura diferite tipuri de liste. Dacă o zona de text este marcata (bloc de text), opţiunile meniului contextual constituie una din modalităţile de realizare a operaţiilor de copiere sau mutare.

Remarcam faptul ca şi obiectele de alt tip decat text - imagini, grafice, tabele - se pot copia sau muta după aceleasi reguli descrise mai sus. Un obiect grafic se poate selecta cu un clic şi se poate edita cu dublu clic sau Edit - Object (i se pot modifica caracteristicile, de exemplu, grosimea liniilor şi titlurile dîntr-un grafic). Aceste obiecte au şi ele meniuri contextuale, care permit realizarea rapida de diverse operaţii şi modificari. Un obiect imagine poate fi sters, copiat sau mutat în Clipboard cu aceleasi opţiuni Clear, Copy, Cut şi ulterior depus cu Paste sau Paste Special. Aceasta ultima opţiune permite selectarea tipului de obiect care se va copia/muta. Transferul se poate realiza şi între aplicatii diferite Windows care recunosc formatul respectiv. Pentru transferul de informaţii între aplicatii s-a implementat tehnica OLE (Object Linking and Embedding), care asigura posibilitatea editarii unui obiect incapsulat prin lansarea aplicaţiei care l-a creat din cadrul aplicaţiei în care a fost transferat. Un tip special de depunere a unui obiect/element este introducerea în document a unei legaturi la fişierul care-l conţine (Paste link).

Opţiuni de editare se pot specifica din Tools - Options - Edit. De exemplu, dacă se activează comutatorul Automatic word selection, la selectarea cu mouse-ul a unei zone de text, marcarea se va realiza cuvant cu cuvant şi nu litera cu litera.

9

5. Cautări şi inlocuiri automate de text. Poziţionari automate

Există numeroase situaţii în care utilizatorul este interesat de găsirea apariţiilor unui anumit cuvănt sau a unei succesiuni de caractere şi eventual de inlocuirea lor cu un alt cuvant sau succesiune de caractere.

Comanda Find a meniului Edit permite cautărea unui anumit text specificat de catre utilizator şi pozitionarea cursorului de editare pe acel text, în cadrul documentului. În urma lansarii în executie a acestei comenzi se va afisa fereastra de dialog Find and Replace:

Semnificatia câmpurilor ferestrei Find and Replace:

câmpul Find What - permite specificarea textului care urmează a fi cautăt; butonul Find Next - cautărea urmatoarei aparitii în document a textului specificat; butonul More - extinderea ferestrei de dialog prin adaugarea urmatoarelor câmpuri: Search - specificarea portiunii din document (domeniului) în care se va caută textul

introdus în câmpul Find What: All (intregul document), Up (din poziţia cursorului de inserare catre inceputul documentului), Down (din poziţia cursorului pana la sfarsitul documentului);

comutatorul Match Case - dacă se realizează sau nu diferentierea între literele mari şi mici;

comutatorul Find Whole Words Only - se caută doar cuvintele intregi fără să se ia în considerare cuvintele care conţin textul în interiorul lor;

comutatorul Use Wildcards - utilizarea de caractere cu semnificatii speciale în cautăre; comutatorul Sounds Like - se caută toate sirurile de caractere similare (din punct de

vedere fonetic) cu cel specificat în câmpul Find What. Foloseste lexicul limbii engleze, deci nu se recomanda pentru textele în limba romana;

butonul No Formatting - cautărea nu va lua în considerare caracteristicile de formatare; lista Format - se poate specifica formatul fontului si/sau paragrafelor după care să se

realizeze cautărea; lista Special - permite cautărea unor caractere speciale (care vor fi introduse în câmpul

Find What: caracter de sfarsit de paragraf, TAB etc.) sau a altor elemente (note de subsol, de sfarsit etc.).

Selectarea paginii Replace conduce la lansarea în executie a funcţiei Replace, cu reţinerea informaţiilor specificate în fereastra de dialog Find and Replace.

Functia Replace se poate activa şi independent, prin intermediul comenzii cu acelasi nume din meniul Edit şi este foarte asemanatoare cu functia Find. Diferenta consta în faptul ca după găsirea textului cautăt acesta poate fi inlocuit automat cu un text specificat în câmpul Replace With al ferestrei de dialog Find and Replace. Inlocuirea se poate realiza pentru aparitia curentă (butonul Replace) sau pentru toate aparitiile din document (butonul Replace All). Aparitia curentă se poate ignora cu butonul Find Next, iar intreaga operatie se poate anula cu butonul Cancel sau prin inchiderea ferestrei de dialog Find and Replace.

Pozitionari automate. Selectarea paginii Go To din fereastra de dialog Find and Replace sau lansarea în executie a comenzii cu acelasi nume din cadrul meniului Edit asigura deplasearea automata a cursorului în cadrul documentului pe pozitii specificate printr-un numar de pagina, sectiune sau linie, semn de carte sau comentariu, nota de antet sau subsol, la un tabel, grafic, ecuatie sau alt obiect.

10

Un semn de carte permite utilizatorului regăsirea rapida a anumitor portiuni de text. Inserarea unui semn de carte se realizează prin intermediul comenzii Bookmark a meniului Insert. după introducerea numelui semnului de carte (Bookmark Name), se va actiona butonul Add al ferestrei de dialog Bookmark. Butonul Delete al aceleiasi ferestre permite stergerea unui semn de carte selectat. Semnele de carte pot fi sortate după nume sau după poziţia lor în text în funcţie de validarea câmpului Sort By din fereastra de dialog Bookmark.

Un comentariu poate fi introdus în poziţia curentă a cursorului de inserare prin alegerea opţiunii Comment din meniul Insert. În partea inferioara a ferestrei document se deschide o fereastra care permite editarea textului comentariului, modificarea numelui comentariului (el primeste un nume implicit), introducerea unui comentariu sonor (butonul Insert Sound Object) şi specificarea celui care a realizat comentariul (lista ascunsa Comments from).

6. Formatarea documentelor

Operaţiile de formatare se referă, în general, la forma, tipul, culoarea caracterelor folosite şi la modul de aranjare în pagina a conţinutului documentului. Editorul Word ofera o gama extrem de larga de facilitati de formatare, de la formatarea caracterelor şi paragrafelor, la scrierea pe coloane şi utilizarea sau chiar crearea unor stiluri de scriere, privite ca ansambluri de caracteristici de formatare, care pot fi referite simplu, printr-un nume anterior asociat.

Fonturi şi moduri de scriere

Un font reprezinta o colecţie de caractere care au caracteristici comune. Exista foarte multe tipuri de fonturi pentru caracterele uzuale (ale alfabetului latin): mai drepte, mai subtiri, mai inalte, mai ingrosate etc. sau fonturi pentru simboluri matematice, litere grecesti, chirilice etc., şi acestea de diverse tipuri. Fonturile acceptate de Windows se numesc fonturi True Type. Fonturile se vor alege în funcţie de modul în care se doreşte evidentierea anumitor texte.

In Word, pe langa alegerea fontului dorit, mai trebuie precizate modul de scriere folosit, numit uzual stilul fontului, referitor la formatul caracterelor (normal, ingrosat, inclinat, subliniat) şi dimensiunea caracterelor. Cateva exemple de nume de fonturi: Arial, Courier New, Times New Roman etc. Cele mai des utilizate stiluri de fonturi sunt: Regular, Bold, Italic, şi Bold-Italic. Pe langa acestea, unele fonturi mai pot avea stiluri ca Light, Extra Bold, Heavy etc. Dimensiunea fonturilor se masoara în puncte: ... 8, 10, 12 .... (1 punct = 1/72 inch).

Pentru formatarea caracterelor folosite şi a caracteristicilor acestora, se utilizează casetele de derulare Style, Font şi Font Size şi butoanele Bold, Italic, Underline, de pe bara de instrumente Formatting sau comanda Font a meniului Format. În urma lansarii ei în executie se va afisa o fereastra de dialog care conţine trei pagini de opţiuni: Font, Character Spacing şi Animation.

Orice opţiune aleasa din fereastra Font sau din bara de instrumente Formatting are efect din momentul activarii ei pana la dezactivare, prin precizarea altor caracteristici de formatare, sau, dacă un bloc de text este selectat, se refera la conţinutul blocului respectiv. Datorita utilizarii mai simple, se recomanda aplicarea formatarilor de caractere asupra textelor selectate în prealabil.

Semnificatia câmpurilor paginii Font din fereastra de dialog Font este urmatoarea:

lista Font: selectarea fontului dorit; lista Font Style: selectarea stilului fontului ales;

11

lista Size: selectarea dimensiunii fontului ales; lista ascunsa Underline: specificarea tipului de subliniere a caracterelor: Single, Words

Only, Double, Dotted, Thick, Dash, Dot Dash, Dot Dot Dash, Wave; lista ascunsa Color: selectarea culorii caracterelor (exista 16 culori implicite); comutatorii Effects: aplicarea unor efecte speciale: Strikethrough, Double Strikethrough,

Subscript, Superscript, Shadow, Outline, Emboss, Engrave, SMALL CAPS, ALL CAPS, Hidden ;

câmpul Preview: vizualizarea fontului şi a caracteristicilor selectate; butonul Default: modificarea caracteristicilor fontului din sablonul normal.dot.

Grupul de opţiuni Character Spacing permite specificarea spaţierii textului (Spacing ... By) şi a pozitionarii sale verticale (Position ... By), în timp ce prin intermediul grupului Animation utilizatorul poate aplica asupra textului efecte de mişcare (un contur care isi schimba culoare sau care se roteste, un fond care clipeste etc.).

Daca s-a formatat un text şi se doreşte aplicarea atributelor sale pentru un altul, se poate copia formatul dorit selectand textul initial, activand butonul Format Painter şi apoi selectand textul nou. Atributele primului se vor aplica şi pentru acesta (de fapt se vor copia toate marcajele de format în noul text).

Formatarea rândurilor şi paragrafelor

Modul de aranjare a textului este important pentru impactul pe care acesta il va avea asupra cititorului.

In Word se considera ca textele sunt formate din paragrafe; această noţiune este mai degraba sinonima cu cea de aliniat din limba română, fiindcă desemnează un text situat între caractere de sfârşit de paragraf obţinute prin apasarea tastei ENTER. Reamintim faptul ca simbolurile tastelor ENTER, SPACE (spaţii tastate efectiv şi nu introduse de Word pentru alinieri), precum şi alte marcaje cu rol de formatare pot fi vizualizate/ascunse folosind butonul Show/Hide.

In general, opţiunile de formatare a paragrafelor au efect asupra paragrafului curent (oriunde ar fi pozitionat cursorul în cadrul acestuia), fără a fi necesara selectarea lui. Dacă însa sunt selectate mai multe paragrafe, eventual unul sau mai multe randuri, atunci formatarea se va realiza asupra zonei selectate.

Copierea formatelor de tip paragraf se poate de asemenea realiza folosind butonul Format Painter ( a se vedea paragraful anterior), cu un clic pe zona sursa, activand butonul şi apoi realizand un nou clic pe paragraful destinatie (eventual selectand mai multe paragrafe destinatie).

Alinierea

Un text poate fi aliniat la marginea din stânga, la cea din dreapta, între marginile stânga-dreapta sau centrat folosind respectiv butoanele Left, Right, Justify şi Center de pe bara de instrumente Formatting. Acestea sunt de tip comutator şi pot fi aplicate pentru textul curent scris, pana la schimbarea opţiunii, sau pentru un text selectat. Butoanele de aliniere sunt echivalente cu opţiunile din caseta Alignment a ferestrei de dialog Paragraph (pagina Indents and Spacing sau cu combinatiile de taste Ctrl-L (Left), Ctrl-R (Right), Ctrl-J (Justify) şi Ctrl-E (Center).

Indentarea

12

Una din modalităţile de evidentiere a unui text/paragraf este indentarea, adica plasarea sa, în totalitate sau în parte, mai spre interior, la o anumita distanta fata de margini.

Indentarea paragrafului curent (implicit) sau a paragrafelor selectate se poate realiza:

cu butoanele de indentare Decrease Indent şi Increase Indent care folosesc o indentare predefinita de cinci spatii;

cu ajutorul riglei, folosind mouse-ul şi marcajele de indentare (in forma de triunghiuri sau dreptunghi) din stânga şi dreapta riglei:

1. prin deplasarea cu mouse-ul a "triunghiului" superior din marginea stânga a riglei se va indenta primul rand al paragrafului (sau paragrafelor, dacă sunt mai multe selectate) fata de marginea din stânga;

2. prin deplasarea cu mouse-ul a "triunghiului" inferior din marginea stânga a riglei se va indenta restul paragrafului (cu exceptia primului rand) fata de marginea din stânga;

3. prin deplasarea cu mouse-ul a "dreptunghiului" din marginea stânga a riglei se va indenta intregul paragraf fata de marginea din stânga;

4. prin deplasarea cu mouse-ul a "triunghiului" inferior din marginea dreapta a riglei se va indenta paragraful fata de marginea din dreapta;

opţiunile Indentation din ferestra de dialog Paragraph - pagina Indents and Spacing. Modificarile facute se pot vizualiza în caseta Preview.

Nu se vor folosi Tab-uri sau spatii pentru indentare, fiindca exista riscul dezorganizarii documentului.

Spaţierea rândurilor

Pentru a face mai lizibil un paragraf (text), se poate modifica spaţiul dintre rânduri. Dimensiunea exactă a spaţiului dintre rânduri este determinată de dimensiunea fontului. De exemplu, pentru un font de 10 puncte, spatiul dintre doua randuri este de aproximativ 10 puncte pentru scrierea la un rand şi de 20 de puncte pentru scrierea la doua randuri. Spatiul dintre doua randuri este determinat de dimensiunea celui mai mare font din randul respectiv.

Modificarea spatierii randurilor din paragraful curent (implicit) sau din paragrafele selectate se poate realiza prin intermediul casetei Line Spacing din fereastra de dialog Paragraph, din care se pot alege opţiunile: Single (scriere la un rand), 1.5 Lines (scriere la un rand şi jumatate), Double (la doua randuri), At Least (cel puţin valoarea introdusa în caseta At), Exactly (exact valoarea introdusa în caseta At) sau Multiple (multiplu de valoarea introdusa în caseta At). Caseta At poate fi completata folosind butoanele de incrementare/decrementare ale acesteia.

Prin intermediul casetelor Before şi After se pot modifica spatierile de dinaintea paragrafului curent (sau celor selectate) şi de după paragraful curent (sau cele selectate).

Delimitatori

Editorul Word desparte automat textul în pagini (in funcţie de dimensiunile paginii şi marginile alese). Pentru a decide dacă anumite randuri vor fi trecute sau nu pe o pagina noua (de exemplu,

13

ultimul rand dîntr-un paragraf) se vor folosi opţiunile de despartire a paragrafelor, aflate în ferastra de dialog Paragraph - pagina Line and Page Breaks.

Caseta Pagination din aceasta fereastra conţine:

opţiunea Widow/Orphan Control, prin activarea careia o ultima linie dîntr-un paragraf ("orphan", orfan) nu va fi despartita de restul paragrafului ("widow", vaduva);

opţiunea Keep Lines Together, care nu permite separarea liniilor dîntr-un paragraf (se recomanda a se aplica pe anumite paragrafe selectate);

opţiunea Keep With Next pentru ca doua paragrafe consecutive (eventual, mai multe selectate) să nu fie separate.

Un delimitator de pagina introduce automat trecerea la o pagina noua şi se poate insera prin intermediul comenzii Page Break din meniul Insert, opţiunea Break sau cu combinatia de taste CTRL+ENTER şi se poate sterge uzual cu o tasta de stergere sau după ce a fost selectat.

Tabulatori

Un tabulator este un marcaj pe rigla orizontala care defineste coloana din document unde se vor face pozitionarile prin tastarea lui TAB. Implicit, ei sunt asezati la fiecare 1.3 cm, dar aceste distante pot fi modificate.

Tipul de tabulator este simbolizat în casuta din partea stânga a riglei orizontale. Exista patru tipuri de tabulatori, în funcţie de poziţia în care se va alinia textul inserat după apasarea tastei TAB fata de poziţia tabulatorului: aliniat la stânga - cu simbolul + este tipul predefinit, aliniat la dreapta - de exemplu, pentru numere intregi, cu simbolul +, centrat - cu simbolul -, de exemplu pentru titluri şi zecimal - pentru numere zecimale. De la un tip la altul se poate trece cu un clic pe simbolul de tabulator din rigla. Definirea unui tabulator cu ajutorul mouse-ului se face printr-un clic în poziţia dorita pe rigla sau folosind fereastra de dialog Tabs, (Format - Tabs) unde se specifica poziţia tabulatorului (in cadrul câmpului Tab Stop Position), după care se apasa butonul Set. Stergerea unui tabulator se face deplasandu-l cu mouse-ul în zona textului sau folosind aceeasi fereastra de dialog Tabs (un tabulator se elimina cu Clear, iar toti cu Clear All). Dacă se doreşte definirea unui tabulator (unor tabulatori) doar pentru o sectiune de text, se va selecta întâi textul respectiv.

7. Stabilirea caracteristicilor paginii şi ale marginilor textului

Pentru specificarea caracteristicilor paginilor unui document se foloseste comanda Page Setup a meniului File.

Pagina Paper Size, a ferestrei de dialog Page Setup, permite setarea dimensiunilor paginii prin intermediul câmpurilor Paper Size (dimensiuni predefinite), Width şi Height (specificarea latimii şi inaltimii paginii). De asemenea, cu ajutorul câmpului Orientation, utilizatorul poate alege orientarea paginii: Portrait (asezare verticala) sau Landscape ( asezare orizontala). Implicit, dimensiunile se masoara în inches, dar unitatea de masura se poate schimba în centimetri, din

14

fereastra Options (deschisa cu comanda Tools-Options), pagina General, lista Measurement Units.

Pagina Margins, din aceeasi ferestra de dialog Page Setup, conţine opţiuni pentru specificarea marginilor (Top, Bottom, Left, Right) de pagina, adica distanta de la marginea foii de hartie la marginea textului. Validarea opţiunii Mirror Margins face ca marginea din stânga a primei pagini să fie egala cu marginea din dreapta a celei de a doua şi invers (pagini în oglinda) care pot fi legate sub forma de carte.

Textul poate fi aliniat şi fata de centrul paginii, utilizand opţiunile listei Vertical Alignment din pagina Layout a fereastrei de dialog Page Setup. Alinierea poate fi la marginea de sus a paginii (Top), pe centrul paginii (Center) sau astfel incat textul să acopere în mod uniform pagina (Justified).

Diferentierea caracteristicilor paginilor pare şi impare, respectiv a primei pagini fata de celelalte se poate preciza folosind comutatoarele Different Odd and Even şi Different First Page. Opţiunile stabilite pot fi valabile pentru intregul document, doar de la poziţia curentă a cursorului în cadrul documentului sau numai pentru sectiunea curentă (caseta Apply To). Dacă aceste opţiuni sunt activate, zonele de antet şi subsol vor primi nume corespunzatoare: First Page Header, Even Page Header, Odd Page Footer etc.

8. Antete şi subsoluri de pagina

Antetul şi subsolul paginii reprezintă zonele superioară şi inferioară ale paginii, zone în care nu se scrie text obisnuit dar se pot introduce informaţii speciale, care să se repete apoi pe fiecare pagina (de exemplu: titlul capitolului, numarul paginii, data şi ora crearii, versiunea documentului, numele autorului sau sigla firmei). Antetele şi subsolurile diferitelor pagini se pot trata în mod diferit prin definirea de sectiuni diferite (Insert - Break) sau prin tratarea separata a paginilor pare şi a celor impare.

Vizualizarea şi editarea acestor portiuni ale documentului se poate realiza în urma activarii comenzii Header and Footer din meniul View. Se vor afisa zonele rezervate pentru antet, respectiv subsol şi bara de instrumente Header and Footer, cu butoane pentru:

1. comutarea între zona antetului şi cea a subsolului; 2. afişarea antetului/subsolului sectiunii urmatoare a documentului; 3. inserarea aceluiasi antet/subsol ca în sectiunea anterioara; 4. inserarea unui câmp de numar de pagina; 5. inserarea unui câmp de data; 6. inserarea unui câmp de ora; 7. afişarea ferestrei de dialog Page Setup; 8. ascunderea/afişarea textului din document (pentru a vedea mai clar antetul şi subsolul); 9. inchiderea modului de vizualizare a antetelor şi subsolurilor, cu revenirea în document

(Close).

Daca formatul câmpului de data sau a celui de ora nu convine, acesta poate fi modificat prin intermediul comenzii Date and Time a meniului Insert.

Numerotarea paginilor. Pentru numerotarea paginilor, în afara de butonul Insert Page Numbers din bara de formatare Header and Footer, se poate folosi opţiunea Insert - Page Numbers din

15

meniul principal. Se va preciza poziţia numarului de pagina: în antet sau subsol (Top of Page sau Bottom of Page), la stânga (Left), la dreapta (Right), centrat (Center) sau, pentru paginile în oglinda, spre interiorul (Inside) sau exteriorul paginii (Outside). Numerele de pagina se pot formata folosind butonul Format din fereastra de dialog Page Numbers.

Formatarile de tip antet şi subsol pot fi valabile pentru intregul document sau doar la nivel de sectiune, pot să difere pentru paginile pare şi impare (facilitate utila pentru paginile alaturate - "facing pages" - care se leaga sub forma de carte) sau pot fi diferite pentru prima pagina fata de celelalte (in care, de exemplu, titlul poate inlocui informaţiile de antet). Aceste caracteristici se specifica odata cu celelalte atribute de formatare a paginilor, folosind opţiunea File-PageSetup.

Dimensiunile antetului şi subsolului pot fi modificate prin intermediul aceleiasi comenzi Page Setup din meniul File, comanda care va fi prezentata în paragraful urmator, sau prin intermediul riglei verticale specifice modului Page Layout, de vizualizare a documentului.

9. Aranjarea textului pe coloane

In scopul aranjarii textului pe mai multe coloane (in stilul articolelor din ziar) se va utiliza comanda Columns a meniului Format, sau butonul cu acelasi nume din bara de instrumente Standard. Comanda Columns permite, prin intermediul câmpurilor ferestrei de dialog cu acelasi nume, specificarea numarului de coloane şi a dimensiunilor acestora, după cum urmează:

grupul Presets - cinci moduri predefinite de impartire pe coloane a textului; lista Number of Columns - numarul de coloane; grupul Width and spacing - specificarea latimii fiecarei coloane şi a spatiilor dintre

coloane (se pot folosi butoanele de incrementare/decrementare ale casetelor Width şi Spacing)

comutatorul Equal column width - coloanele vor avea latime egala; comutatorul Line between - inserarea unei linii verticale care să delimiteze coloanele.

10.Despărţirea în silabe

Implicit, un cuvant care nu încape pe rândul curent va fi automat trecut pe randul urmator (aceasta faciliate se numeşte word wrap). Pentru a o evita insa, se poate cere despartirea în silabe la capatul randului cu ajutorul opţiunii Tools - Language - Hyphenation, în a carei fereastra de dialog se activează opţiunea Automatically Hyphenate Document.

Daca nu se doreşte despartirea cuvintelor scrise cu majuscule, se inactivează comutatorul Hyphenate Words în CAPS. Zona de despartire în silabe (Hypenation Zone) specifica distanta fata de marginea din dreapta de unde se va incerca despartirea în silabe iar numarul maxim de linii consecutive în care să se realizeze despartirea se precizează cu una dintre opţiunile casetei Limit Consecutive Hyphens To. Dacă despartirea automata nu este convenabila, se poate opta pentru cea manuala (cu ajutorul butonului Manual); în acest caz se va introduce cratima în poziţia dorita.

16

11.Sectionarea unui document

Sectiunile sunt zone din document cu anumite caracteristici de formatare, care le evidentiaza conţinutul. Un document poate avea mai multe sectiuni, fiecare cu propriile margini, antete/subsoluri, stiluri de numerotare. Ele se pot defini folosind comanda Insert - Break, prin inserarea unui delimitator de sectiune pe pagina urmatoare (Next Page), în poziţia curentă (Continuous), pe urmatoarea pagina cu numar par (Even Page) sau pe urmatoarea pagina cu numar impar (Odd Page). Odata definita o sectiune, se poate modifica aranjarea în pagina doar în cadrul ei, alegand opţiunea This section din caseta Apply To a paginii Layout (File - Page Setup).

Sfarsitul de sectiune este simbolizat printr-o linie intrerupta care conţine textul End of Section (in modul de afisare Normal); stergerea acestei linii va conduce la alipirea celor doua sectiuni, pastrandu-se caracteristicile celei de a doua.

Observatie:

Cu Insert-Break se mai pot introduce marcaje de sfarsit de pagina

12.Stiluri şi sabloane

Un stil este o grupare de atribute de formatare: font, dimensiune, mod de scriere, indentare etc. Exista stiluri referitoare la caractere, care au efect asupra textului selectat sau au efect de tip comutator, de la activare pana la dezactivare şi stiluri referitoare la paragrafe, care au efect imediat asupra paragrafului curent (daca dorim să aiba efect asupra mai multor paragrafe, le selectam). De exemplu, modurile de scriere cu aldine, cursive, sublinieri sunt stiluri referitoare la caractere, iar alinierile şi indentarile se refera la paragrafe.

Lista de stiluri disponibile în mod curent se gaseste în caseta Style de pe bara de instrumente Formating. În aceasta lista, stilurile de paragraf apar scrise cu aldine.

Operaţiile asupra stilurilor se pot realiza cu ajutorul opţiunii Format - Style, care deschide fereastra de dialog cu acelasi nume - Style. Stilurile curent disponibile se pot vizualiza şi de aici.

Crearea unui stil nou se poate realiza din fereastra de dialog Style, alegand butonul New. Pentru a nu avea prea multi parametri de specificat în cadrul acestei ferestre şi a subferestrei Format, se obisnuieste ca în momentul alegerii butonului din fereastra Style, paragraful curent să conţina deja cel puţin o parte din atributele de formatare care se doresc introduse în noul stil.

In fereastra New Style se va introduce numele stilului (caseta Name), tipul stilului, de caracter sau de paragraf (caseta Style Type), stilul predefinit pe care se bazează, adica ale carui caracteristici le preia (caseta Based On), stilul paragrafului urmator (Style for Following Paragraph) şi caracteristici de formatare care se vor preciza în ferestrele de dialog corespunzatoare opţiunilor pe care le conţine butonul Format: Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering (ultima este pentru liste). De exemplu, se pot modifica atributele fontului şi modul de scriere din fereastra Font. Stilul definit se salvează în sablonul curent (uzual normal.dot) dacă se activează comutatorul Add to Template. Fereastra New Style se inchide cu OK iar fereastra Style - cu Close.

17

Modificarea unui stil din documentul curent sau dîntr-un sablon se poate realiza tot din fereastra de dialog Style. În caseta Styles se alege stilul dorit şi apoi se activează butonul Modify. Fereastra Modify Style care apare este analoaga cu fereastra New Style; diverse caracteristici se pot schimba în ferestrele corespunzatoare opţiunilor lui Format. Implicit, modificarile au efect doar în documentul curent dar dacă se activează opţiunea Add to Template, ele vor fi salvate în sablon sub numele stilului specificat.

Crearea unui stil după un model existent se poate realiza prin: selectarea textului care se doreşte a fi folosit ca exemplu, deschiderea ferestrei Style prin alegerea opţiunii Format - Style, specificarea numelui pentru stilul respectiv şi inchiderea ferestrei Style.

Sabloanele sunt "schelete" de documente predefinite care pot fi folosite pentru crearea altor documente fiindca ele conţin definitii de stiluri, macro-comenzi şi eventual texte. Sablonul normal.dot este cadrul uzual pe care se construieste un document; el setează marginile şi fontul Times New Roman de dimensiune 10. Pentru cresterea eficientei în crearea documentelor, se pot folosi alte sabloane, predefinite sau definite de catre utilizator.

Crearea unui sablon se face ca un document normal, acordand atentie deosebita atributelor de formatare şi introducand informaţiile comune tuturor documentelor care vor fi create pe baza acelui sablon. Fişierul creat se va salva cu tipul Template (directorul implicit în care se face salvarea este \winword\template) şi i se va atribui extenia .dot (document template).

Utilizarea unui sablon, indiferent dacă este predefinit sau salvat de utilizator, este foarte simpla: el se deschide cu File - New, alegandu-se din lista de sabloane disponibile (sau, pur şi simplu, cu dublu clic dîntr-o fereastra de navigare / explorare). Se fac modificarile dorite şi documentul obţinut se salvează normal ca fişier .doc.

Pentru a asista utilizatorul în munca de formatare şi creare de stiluri (de depus în sabloane), Word ofera o intrega "galerie" de stiluri predefinite care pot fi folosite. Acestea pot fi vizualizate prin intermediul comenzii Format - Style Gallery .

O alta posibilitate de a perfectiona sabloanele este introducerea unui stil deja creat dîntr-un sablon într-un alt sablon (prin copiere).

Copierea stilurilor între sabloane se realizează alegand opţiunile Format - Style - Organizer. Apare fereastra de dialog Organizer cu doua casete principale: în cu lista stilurilor din sablonul sursa şi To - pentru sablonul destinatie. Implicit, acesta este normal.dot dar se poate schimba cu un clic pe butonul Close File, în urma caruia acesta se transforma în Open File şi poate fi folosit ca atare. Se pot selecta mai multe stiluri dacă se doreşte acest lucru (Ctrl + clic cu mouse-ul pe fiecare în parte) şi se copiaza la destinatie folosin butonul Copy. Fereastra Organizer se inchide cu Close.

Din paginile ferestrei Organizer se poate observa ca aceasta opţiune poate fi folosita şi pentru alte tipuri de copieri între sabloane: AutoText, bare de instrumente, macro-uri.

13.Crearea tabelelor

Un tabel este o structura dreptunghiulara de celule organizate pe linii şi coloane. O celula se gaseste la intersectia dintre o linie şi o coloana şi poate conţine atât text cât şi imagini grafice, iar caracteristicile ei pot fi configurate de catre utilizator. O celula dîntr-un tabel se va

18

redimensiona în funcţie de marimea informatiei conţinute, spre deosebire de situatia în care se creează o structura aliniata (de tip tabel) cu ajutorul tabulatorilor.

Cea mai simpla metoda de a crea un tabel este realizarea unui clic cu mouse-ul pe butonul Insert Table de pe Toolbar-ul Standard, prin care utilizatorul selectează numarul de linii şi coloane pe care le va avea noul tabel.

In cazul în care utilizatorul doreşte să specifice la crearea tabelului şi anumite caracteristici de format, va folosi comanda Insert Table a meniului Table. Se va afisa fereastra de dialog Insert Table care permite, prin intermediul câmpurilor sale, precizarea numarului de coloane/linii (Number of Columns/Rows) şi latimea coloanelor noului tabel (Column Width). Butonul AutoFormat da posibilitatea alegerii unui mod predefinit de configurare a tabelului.

Comanda Gridlines a meniului Table permite, în cazul în care nu s-a ales un format predefinit pentru tabel, afişarea unor linii intrerupte care marchează limitele celulelor tabelului.

In ceea ce priveste deplasarea cursorului în cadrul unui tabel, sunt în general valabile regulile pentru deplasarea cursorului în text. Remarcam totusi utilitatea tastei TAB care realizează trecerea la celula urmatoare, a combinatiei SHIFT+TAB care realizează trecerea la celula anterioara şi a combinatiilor tastelor HOME, END, PAGE UP şi PAGE DOWN cu tasta ALT care realizează respectiv trecerea la prima celula din linie, ultima din linie, prima din coloana, ultima din coloana. Caracterul TAB se poate introduce într-o celula prin intermediul combinatiei CTRL+TAB.

14.Modificarea dimensiunilor celulelor unui tabel

Utilizatorul are posibilitatea de a modifica latimea celulelor, inaltimea liniilor şi spatierea între coloanele unui tabel. Toate aceste operatiuni se pot realiza prin intermediul comenzii Cell Height and Width a meniului Table. Fereastra de dialog care se deschide după activarea acestei comenzi conţine grupurile Column şi Row ale caror câmpuri au urmatoarea semnificatie:

1)    grupul Column

Width of Column X - specifica latimea coloanei nr. X din tabel; Space Between Columns - specifica spatierea între coloane; butoanele Previous/Next Column - dimensiunile coloanei anterioare/urmatoare; butonul AutoFit - ajustare automata a dimensiunilor coloanelor.

2)    grupul Row

Height Of Rows - specifica inaltimea liniilor: Auto, At Least ... At, Exactly ... At; Indent from Left - specifica indentul de tabel pentru liniile selectate; Alignment - alinierea textului în interiorul celulei; Allow Row to Break Across Pages - sectionarea sau nu a tabelului la sfarsit de pagina; butoanele Previous/Next Row - caracteristicile liniei anterioare/urmatoare.

Un grup de linii/coloane selectate poate fi redimensionat astfel incat celulele să aiba aceeasi inaltime/latime, cu opţiunile Distribute Rows Evenly, respectiv Distribute Columns Evenly, din meniul contextual sau din meniul Table.

19

Desi opţiunile mai sus enumerate permit o setare mai riguroasa a dimensiunilor celulelor, cea mai rapida modalitate de redimensionare a acestora rămâne deplasarea cu mouse-ul a liniilor de demarcatie dintre linii sau coloane (cursorul mouse-ului se va modifica sugestiv).

15.Definirea listelor

O lista este o succesiune de paragrafe indentate fata de margina stânga a textului din document şi numerotate (listele numerotate - Numbered) sau marcate printr-un simbol în zona de indentare (listele cu buline - Bulleted). Aceste doua tipuri de liste sunt liste simple.

O lista multinivel (Outline Numbered) este o lista care conţine în interiorul ei una sau mai multe alte liste.

Exemple de liste:

1. liste Numbered 2. liste Bulleted 3. liste multinivel

liste numerotate liste cu buline liste multinivel

1. liste simple

liste Numbered liste Bulleted

2. liste multinivel

In general, listele se pot crea prin actionarea butoanelor sau prin alegerea opţiunilor specifice:

dupa introducerea şi selectarea paragrafelor dorite; pentru primul paragraf din lista. La tastarea lui <ENTER>, urmatorul simbol de lista se

introduce automat; ultimul astfel de simbol poate fi anulat prin inactivarea butonului asociat listei.

Crearea listelor cu buline (marcatori)

O lista cu buline poate fi creata prin activarea butonului corespunzator din bara de instrumente Formatting. Tipul de marcaj utilizat în acest caz pentru paragrafele listei este unul implicit. În cazul în care utilizatorul doreşte să isi aleaga sau să modifice simbolul pentru marcarea paragrafelor, spatiul dintre text şi acest simbol sau modul de aliniere a simbolului fata de text, se va folosi comanda Bullets and Numbering a meniului Format. În urma lansarii în executie a acestei comenzi, se afişează fereastra de dialog Bullets and Numbering.

Dupa cum se poate remarca, pagina Bulleted pune la dispoziţia utilizatorilor sapte tipuri predefinite de marcaje (None inactivează marcajul de lista). Un astfel de marcaj poate fi selectat

20

prin realizarea unui clic cu mouse-ul pe dreptunghiul asociat. În cazul în care se doreşte modificarea marcajului, se utilizează butonul de comanda Customize, care deschide fereastra de dialog Customize Bulleted List. Aceasta permite, prin intermediul câmpurilor sale, alegerea unui alt simbol de marcaj (Bullet Character), modificarea alinierii listei (Bullet Position), modificarea distantei dintre simbolul de marcaj şi text (Text Position), modificarea dimensiunii marcajului (Font) şi vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview).

Butoanele Numbering şi Bullets

Crearea listelor numerotate

O lista numerotata poate fi creata cu ajutorul butonului Numbering din bara de instrumente Formatting sau utilizarea paginii Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering.

Dupa cum s-a descris mai sus, opţiunea se poate alege pentru un grup de paragrafe selectate sau crearea listei numerotate se poate activa pentru primul paragraf şi inactiva la sfarsitul listei.

Pagina Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering conţine sapte tipuri predefinite de numerotari. Ca şi în cazul paginii Bulleted, un clic cu mouse-ul pe dreptunghiul corespunzator unei astfel de numerotari este suficient pentru a crea o lista Numbered cu caracteristicile respective. În cazul în care se doreşte modificarea stilului de numerotare, se va actiona butonul Customize, care afişează fereastra de dialog Customize Numbered List. Aceasta permite, prin intermediul câmpurilor sale, selectarea tipului de numerotare (Number style), alinierea numerotarii (Number Position), modificarea distantei dintre simbolul de marcaj şi text (Text Position) şi vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview).

Trebuie remarcat faptul ca în cadrul câmpului Number format este permisa introducerea unui text inaintea, respectiv după simbolul de numerotare; acest text va fi automat adaugat la simbolurile numerotate automat.

Crearea listelor Multinivel

O lista Multinivel poate avea maximum noua niveluri şi poate fi creata prin intermediul câmpurilor paginii Outline Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering. Acesta pune la dispoziţia utilizatorilor sapte tipuri predefinite de astfel de liste, dar caracteristicile listei pot fi modificate în ferestra de dialog Customize Outline Numbered List care se deschide prin apasarea butonului Customize.

Nivelul din lista se alege cu ajutorului butonului Level (1, 2, 3 …) iar în cadrul fiecarui nivel se pot stabili conţinuturile câmpurilor Number Format, Number Position şi Preview, care au aceeasi utilitate ca şi în cazul listelor Numbered.

Diferitele niveluri din lista sunt reprezentate prin alinieri diferite (fata de marginea din stânga); în acest scop se pot aplica butoanele de indentare din bara de instrumente Formatting asupra paragrafelor din lista.

21

16.Forme geometrice

Bara de instrumente Drawing permite, prin intermediul butoanelor sale, desenarea unor forme geometrice.

Butoanele Line, Arrow, Rectangle şi Oval creează forme geometrice simple: linie, sageata, dreptunghi şi elipsa. Butonul Text Box permite inserarea unor cutii de text, iar butonul Insert WordArt este folosit pentru inserarea unor obiecte WordArt. Prin selectarea butonului AutoShapes se deschide un meniu vertical ale carui opţiuni pun la dispoziţia utilizatorului instrumente pentru crearea unor diverse tipuri de linii, forme de baza, sageti, bannere, stelute şi descriptori.

Un descriptor (Callout) este format dîntr-o cutie de text şi un indicator care poate lua diferite forme şi care va indica spre obiectul referit de catre descriptor.

Urmatorul grup de trei butoane este destinat modificarii culorii de umplere (Fill Color), culorii liniei (Line Color) şi fonturilor (Font Color). Dimensiunile şi forma liniei pot fi modificate prin intermediul butoanelor Line Style şi Dash Style, iar forma unei sageti poate fi modificata prin intermediul butonului Arrow Style. Butoanele Shadow şi 3-D permit aplicarea de umbre şi efecte tri-dimensionale asupra obiectelor grafice selectate.

Obiectele grafice pot fi pozitionate atât deasupra cât şi dedesubtul textului sau altor elemente grafice. Astfel, opţiunile submeniului Draw-Order, permit pozitionarea elementului grafic curent dedesubtul elementelor din proximitate (Send To Back), deasupra lor (BringTo Front), deasupra textului (Bring în Front of Text) sau dedesubtul lui (Send Behind Text).

Opţiunile Group, Ungroup şi Regroup ale submeniului Draw permit gruparea, degruparea şi regruparea mai multor obiecte grafice selectate (selectarea se realizează folosind butonul simbolizat cu o sageata similara cursorului mouse-ului). Mai multe elemente grafice care au fost grupate pot fi utilizate global (mutate, redimensionate etc).

Opţiunile submeniului Rotate or Flip permit oglindirea orizontala (Flip Horizontal) şi verticala (Flip Vertical) a formei grafice curente, precum şi rotirea acesteia spre dreapta (Rotate Right) sau spre stânga (Rotate Left).

22