Download - Metodologia de Intocmire a Unei Proceduri

Transcript

Microsoft Word - Procedura de elaborare a procedurilor.doc

Pagina 2 din 7 | revizia 0

ELABORATVERIFICATAVIZATAPROBATEDIIAREVIZIACompartiment InformatizareInspector descentralizareInspector colar General

Inspector colar General

Inspecia colar.

IInformatizare

Informatizare InformatizaremanagementIulia ClrauAdjunctProf.Eufrosina AmzaProf.Ing Silviana Sestacovschi2115.10.201218.10.201219.10.201219.10.2012

METODOLOGIA DE ELABORARE A PROCEDURILOR I INSTRUCIUNILOR DE LUCRU

COD ISJ.POM.02

1.SCOPScopul acestei proceduri este de a descrie structura i modul de elaborare i prezentare a procedurilor i instruciunilor de lucru, documente ale sistemului de management al calitii.

2.DOMENIU DE APLICAREProcedura se aplic n cadrul inspectoratului colar i n unitile colare din judeul Clrai, pentru elaborarea procedurilor generale, procedurilor operaionale specifice i a instruciunilor de lucru.

3.DOCUMENTE DE REFERIN93.1.OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calitii n educaie;

3.2.Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea O.U.G. nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei

3.3.HG nr. 21/2007 privind aprobarea Standardelor de autorizare de funcionare provizorie a unitilor de nvmnt precum i a Standardelor de acreditare i de evaluare periodic a unitilor de nvmnt preuniversitar.

3.4. 3.4 Legea Educaiei Naionale1/ 2011

3.6.Regulamentul de organizare i funcionare al unitilor de nvmnt preuniversitar.

3.7.Regulamentul de organizare i funcionare al inspectoratelor colare;

4.DEFINIII I ABREVIERIAsigurarea calitii = parte a managementului calitii, concentrat pe furnizarea ncrederii c cerinele referitoare la calitate vor fi ndeplinite.Proces = ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform elemente de intrare n elemente de ieire.Procedur; instruciune de lucru = mod specificat de desfurare a unei activiti sau a unui proces. Tip unitate de nvmnt: : LIC liceu, GRS- grup colar, SAM coal de arte i meserii,GPN grdini cu program normal.5.DESCRIEREA ACTIVITII95.1. Lista procedurilor generale, procedurilor operaionale specifice i a instruciunilor de lucru care se utilizeaz n cadrul unei uniti colare este analizat de reprezentantul managementului pentru asigurarea calitii i aprobat de directorul unitii colare , pe baza propunerilor fcute de ctre Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calitii.

5.2.(1) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru se va face pebaza documentaiei specifice existente n cadrul compartimentului carecoordoneaz procesul / activitatea.(2) Elaborarea i redactarea procedurilor i instruciunilor de lucru va fi efectuat, de regul, de ctre responsabilul calitii pentru procesul respectiv; responsabilul calitii sau reprezentantul managementului pentru asigurarea calitii pot desemna o alt persoan pentru efectuarea acestei activiti.5.3.(1) Fiecare procedur / instruciune de lucru va fi verificat de ctre unul dintreconsilierii / experii / specialitii desemnai ai Comisiei pentru Evaluareai Asigurarea Calitii CEAC, discutat n Consiliu de administraie, aprobat dedirectorul unitii i difuzat pentru a fi aplicat.(2)Procedura / instruciunea de lucru intr n vigoare ncepnd cu ziuaurmtoare datei Deciziei directorului privind aprobarea.(3)n cazul n care observaiile constatate n urma verificrii sunt majore, estenecesar o nou redactare a procedurii / instruciunii de lucru, n care caz sereiau paii pentru o nou redactarea a procedurii.(4)n cazul n care observaiile nu sunt majore, se fac modificrilecorespunztoare n Indicatorul aprobrilor i al reviziilor (Formular 1) i senainteaz procedura spre aprobare funciilor desemnate.5.4.Dup aprobare, procedura / instruciunea de lucru se difuzeaz de ctre funcia care a emis-o ctre cei ce urmeaz s o aplice. Difuzarea se face dup ce se completeaz "Lista de difuzare".5.5.Forma i coninutul procedurii / instruciunii de lucru 5.5.1. Forma paginii curente(1) Fiecare pagin a procedurii / instruciunii de lucru conine elemente de identificare i control, respectiv:

-denumirea unitii;

-denumirea compartimentului emitent;

-titlul procedurii / instruciunii de lucru;

-codul procedurii / instruciunii de lucru;

-ediia procedurii / instruciunii de lucru;

-revizia procedurii / instruciunii de lucru;

-paginadin total de;

-numrul reviziei paginii;

-aprobat de ;

-data intrrii n vigoare.

(2) Codificarea procedurilor se va face astfel: primul grup de litere AAA ( care poate fi:LIC- pentru licee, GRS- pt. grupuri colare, SAM pt. coli de arte i meseri, GPN- gradinie, P (de la procedur), a doua liter G sau O (de la general sau operaional), a treia (numai pentru proceduri operaionale) M, B sau S (de la "proces de management", "proces de baz" sau "proces suport") dup care urmeaz codul numeric xx, astfel nct procedurile s fie unic identificabile.

(3) Codificarea instruciunilor de lucru se va face astfel: primul grup de litere AAA (tipul unitii colare) primele dou litere IL (de la "instruciune de lucru") dup care urmeaz codul numeric xx, astfel nct instruciunile s fie unic identificabile.5.5.2.Forma paginii de gardFiecare procedur / instruciune de lucru se editeaz pe pagin format A4 i va avea la nceput pagina de gard (Formular 1) care va conine:-antetul unitii colare;

-denumirea compartimentului emitent;

-denumirea i codul procedurii / instruciunii de lucru;

-ediia curent;

-numrul reviziei i datele elaborrii, verificrii i aprobrii;

-a doua pagin reprezint "Indicatorul aprobrilor i al reviziilor" (Formular 1), n care sunt trecute modificrile, avizrile, aprobrile etc.

5.5.3.Forma textuluiProcedurile / instruciunile de lucru se tehnoredacteaz cu font Arial 10 la un rnd. Formulrile sunt scurte i se va evita ambiguitatea. Textul nu va conine consideraii generale sau teoretice i nici detalii nesemnificative sau neaplicabile, dar poate face referire la alte documente (standarde, instruciuni, etc). Etapele sau activitile distincte sunt identificabile prin titluri i subtitluri numerotate sau prin simpla enumerare dup caz.5.5.4.Structura i coninutul procedurii scrisepct. 1. ScopSe refer la obiectivele pentru care se aplic procedura / instruciunea fcnd precizri succinte la activitatea descris.pct. 2. Domeniu de aplicarePrecizeaz situaia n care se aplic procedura / instruciunea i personalul implicat n aplicarea ei, eventual cazurile i situaiile similare n care procedura / instruciunea nu se aplic, dac acest lucru este semnificativ.pct. 3. Documente de referinCuprind, de regul, documente care conin cerine sau informaii despre activitatea descris n procedur / instruciune. Ele sunt: manualul calitii, alte proceduri, standarde de metod, alte documentaii tehnice de produs sau proces, acte legale sau de reglementare.pct. 4. Definiii i abrevieriCuprind termeni specifici necesari nelegerii procedurii n accepiunea SR EN ISO 9001:2000. Capitolul poate face parte sau nu din proceduri, dup caz. n situaia utilizrii prescurtrilor, acestea se definesc explicit n acest capitol.pct. 5. Descrierea activitiiPresupune detalierea pe etape a activitilor necesare realizrii scopului, printr-o exprimare clar i concis.

pct. 7. nregistrri Suporturile de nregistrri (registre, fiiere, formulare, fie, caiete,etichete etc) trebuie s fie identificate prin denumire i cod.pct. 6. ResponsabilitiResponsabilitile personalului implicat n realizarea procedurii / instruciunii se descriu n funcie de aria de responsabilitate: elaborare; verificare; aprobare; difuzare; aplicare; executare activiti specifice.pct. 8. AnexeAnexele cuprind, dup caz, tipurile de formulare folosite pentru nregistrrile fcute, modelul tabelelor din registrele utilizate, alte documente.6.RESPONSABILITI96.1.Directorul-aprob procedura;

-impune aplicarea procedurii.

6.2.Reprezentantul managementului pentru asigurarea calitii-avizeaz procedura.6.3.Coordonatorul CEAC-verific procedura.6.4.Directorul executiv CEAC-ntocmete, difuzeaz, modific, retrage procedura.6.5.Responsabilii calitii-aplic i respect procedura;

-difuzeaz procedura n cadrul compartimentului;

-organizeaz grupuri de lucru pentru discutarea i aplicarea procedurii.

7.NREGISTRRI7.1.Indicatorul aprobrilor i al reviziilor

7.2.Lista de difuzare

8. ANEXEFormular 1 - cod ISJ.POM.01-F1 Pagina de gard i Indicatorul aprobrilor i al reviziilor

LISTA DE DIFUZARE1.Inspectorii colari generali

2.Compartimentul inspectori colari

3.Compartimentul managementul resurselor umane

4.Compartimentul investiii

5.Unitile colare din jude