Download - documente AI

Transcript

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 1/16

PrENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public InteNr. 420575 din 15.03.2005

In conformitate cu pO.M.F.P. nr. 38/2003 de apactivităţii de audit intern, aaprobat Normele proprii dePlanului de audit intern pentResurselor Umane în perioa

Scopul misiunii de a

a c t i v i t ă i i d

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 2/16

MINISTERUL PUBLIC

PARCHETUL DE PE LÂNGĂÎNALTA CURTE DE CASAŢIE ŞI JUSTIŢIE

SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERNNr. 232/04.09. 2008

Numele : P. D. Data : 04.09.2009Misiunea :„Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şieficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a

proceselor de administrare „ la Parchetul de pe lângă Tribunalul Valcea.DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Incompatibilităţi în legătură cu Parchetul de pe lângă Tribunalul Valcea Da Nu Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vălimiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni înmisiunea de audit în orice fel?

- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să văinfluenţeze în misiunea de audit?

- X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitateaacestei entităţii publice ?

- X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial deUniunea Europeană?

- X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii ce urmează afi auditată?

- X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii publice ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere?

- X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de foloasenecuvenite de la entitatea publică evaluată?

- X

Aţi fost implicat(ă) în activitatea financiar–contabilă la această entitate sau la o unitate dinsubordinea acesteia ?

- X

Aveţi vreun interes direct sau indirect la această entitate ? - XDacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau

organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de auditimparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit public intern ?

X -

Auditor,P. D. Şef serviciu audit public intern,

G.I.

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 3/16

Anexa nr1MINISTERUL PUBLIC

PARCHETUL DE PE LÂNGĂÎNALTA CURTE DE CASAŢIE ŞI JUSTIŢIE

SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERNNr.232 / 23.09. 2009

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţireaeficienţei şi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, acontrolului şi a proceselor de administrarePerioada auditată: 01.01.2009 - 31.12.2009Întocmit: P. D.

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. organigrama şi statul de funcţiia) aveţi organigrama Parchetului de pe lângă TribunalulValcea şi a parchetelor aflate în finanţarea acestuia pe

perioada auditată?

b) aveţi un stat de funcţii, formalizat, pe perioada auditată? xc) daca da, vă rugăm să ne pregătiţi un exemplar dinorganigramă şi statul de funcţii, pe care să ni-l furnizaţi înmomentul declanşării misiunii de audit .2. fişa postuluia) aveţi fişa postului, formalizată, pe perioada auditată pentru: x- manager economic 1- referent ( contabil ) 1

- referent ( administrator ) 1- prim grefier 1- grefierii şefi ai parchetelor de pe lângă judecătoriile aflate înfinanţarea Parchetului de pe lângă Tribunalul Valcea.

- casier b) vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe fişele posturilor salariaţilor menţionaţi la pct.2 a)3. categorii de personala) pe perioada auditată aveţi fluctuaţii de personal ( detaşări,delegări, transferuri, pensionări, etc… ) ?

b) pe perioada auditată aveţi cereri de întrerupere a activităţii pentru îngrijirea copilului în vârstă de până la 2 ani ?

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 4/16

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

c) vă rugăm să întocmiţi un tabel nominal pe categorii de personal, care să cuprindă şi fluctuaţiile de personal cu datelerespective, pentru anii auditaţi pe care să ni-l furnizaţi înmomentul declanşării misiunii de audit .4. ordine de numirea) aveţi un ordin de numire pentru persoana împuternicită cuacordarea vizei de control financiar preventiv propriu pe

perioada auditată ?

b) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acestordin .c) aveţi un ordin de numire pentru persoana care exercităactivitatea de casier pe perioada auditată ?

d) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acest

ordin .e) aveţi un ordin de numire pentru persoana cu atribuţiuni degestiune pentru activitatea proprie şi parchetele aflate înfinanţarea acestuia pe perioada auditată ?

f) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acestordin .g) aveţi un ordin de numire al comisiei de recepţie pe

perioada auditată ?x

h) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acestordin .

i) aveţi un ordin de numire al comisiei de inventariere pe perioada auditată ? x

j) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar de pe acestordin .5. scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, declasareaori casarea bunurilor materialea) în perioada auditată aţi scos din funcţiune mijloace fixe ? x

b) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi ordinul privind scoatereadin funcţiune a mijloacelor fixe .c) în perioada auditată aţi avut declasări ori casări de bunuri

materiale, altele decât mijloacele fixe ?x

d) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi procesele verbaleîntocmite .6. achiziţiile publicea) pe anii auditaţi aţi întocmit planuri de achiziţii publice ? x

b) planurile de achiziţii publice sunt scrise şi formalizate ? xc) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar din planurilede achiziţii publice pentru perioada care face obiectulmisiunii de audit .

7. pregătirea profesionalăa) aveţi un plan în ceea ce priveşte pregătirea profesionala a x

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 5/16

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

personalului? b) ţineţi o evidenţă cu pregătirea profesională pe categorii de personal ?

c) dacă da, vă rugăm să întocmiţi un tabel nominal pecategorii de personal, care să cuprindă şi perioadele şi loculdesfăşurării pregătirilor profesionale , pentru anii auditaţi pecare să ni-l furnizaţi în momentul declanşării misiunii deaudit.8. circulaţia documentelora) aveţi un grafic de circulaţie al documentelor justificative şicontabile pe perioada auditată ?

b) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar .9. înregistrările în carnetele de muncă

a) pe perioada auditată aţi avut recalculări salariale pe carele-aţi acordat în urma unor sentinţe judecătoreşti sau în urmaunor ordine primite de la Parchetul de pe lângă Înalta Curtede Casaţie şi Justiţie ? Dacă da, vă rugăm să le enumeraţi şiun exemplar de pe aceste sentinţe sau ordine să ni-l furnizaţiîn momentul declanşării misiunii de audit .

a) aţi înregistrat în carnetele de muncă diferenţele de valoareade referinţă sectorială ?

10. plata unor drepturia) în trimestrul IV – 2009 aţi plătit medicamente personalului

auxiliar de specialitate ?

b) dacă da, aţi recuperat sumele decontate şi când ?11. proceduria) aveţi proceduri privind activitatea de încadrare acheltuielilor în prevederi bugetare ?

b) aveţi proceduri privind stabilirea drepturilor salarialecuvenite personalului ?

c) aveţi proceduri privind efectuarea înregistrărilor şiadministrarea carnetelor de muncă?

d) aveţi proceduri specifice care reglementează activitatea deachiziţii publice ?

e) aveţi proceduri privind modul de gestionare a valorilor materiale şi băneşti ?

f) aveţi proceduri privind inventarierea patrimoniului ? xg) aveţi proceduri privind organizarea şi conducereacontabilităţii ?

h) aveţi proceduri privind controlul financiar preventiv propriu ?

i) aveţi proceduri privind modul de arhivare a documentelor justificative ?

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 6/16

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

j) aţi întocmit check – listurile specifice activităţii financiar economice ?

k) daca da, vă rugăm să ne pregătiţi un exemplar din acestea, pe care să ni-l furnizaţi în momentul declanşării misiunii deaudit .

Auditor intern,P.D. Manager economic, D.E.

LISTA DE VERIFICARE NR.1

Obiectivul I. Angajarea, lichidarea, ordonanţarea, plata şi înregistrarea operaţiunilor în conformitate

cu prevederile legale şi în concordanţă cu prevederile legii bugetare; evidenţa contabilă şi controlul financiar

preventiv propriu

Nr. Crt. Activitatea de audit Da Nu Observaţii1. Încadrarea cheltuielilor în prevederile bugetare Test nr.11.1. Examinarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi actualizarea acestuia

după rectificarea bugetară1.1.1. Propunerea de proiect de buget este însoţită de documentaţii şifundamentări detaliate

XFIAP nr.1

1.1.2. Existenţa bugetului aprobat şi repartizarea pe trimestre X1.1.3. Concordanţa numărului de personal din statul de salarii cu numărul

maxim de personal stabilit prin bugetX -

1.2. Fundamentarea necesarului de credite şi compararea creditelor solicitate cu creditele deschise neutilizate la data solicitării

1.2.1. Fundamentarea necesarului de credite este întocmită X FIAP nr.11.2.2. Pentru fundamentarea sumelor solicitate dacă s-a ţinut cont de creditele

deschise şi neutilizateX

2 . Evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale2.1. Parcurgerea celor patru faze ale execuţiei bugetare2.1.1. Existenţa procedurilor scrise şi formalizate privind evidenţa şi raportarea

angajamentelor bugetare şi legaleX -

2.1.2. Existenţa scrisă a atribuţiilor şi competenţelor personalului împuternicitsă efectueze operaţiuni legate de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată

X -

2.1.3. Respectarea succesiunii fazelor execuţiei bugetare X FIAP nr.12.1.4. Întocmirea documentelor pentru operaţiuni legate de angajare, lichidare,

ordonanţare şi platăX FIAP nr.1

2.2. Conducerea evidenţei angajamentelor bugetare şi legale2.2.1. Existenţa actului administrativ pentru desemnarea persoanei şi

înlocuitorilor acesteia cu atribuţii pe linia organizării şi conduceriiangajamentelor bugetare şi legale

2.2.2. Evidenţa în contabilitate în conturi în afara bilanţului a creditelor

bugetare, angajamentelor bugetare şi legale, creditelor deschise derepartizat şi pentru cheltuieli proprii:- evidenţa creditelor bugetare aprobate, în contul 940/8060

X FIAP nr.1

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 7/16

Nr. Crt. Activitatea de audit Da Nu Observaţii- evidenţa angajamentelor bugetare, în contul 950/8066- compararea datelor din conturile 940 "Credite bugetare

aprobate" şi 950 "Angajamente bugetare" şi determinareacreditelor bugetare disponibile care pot fi angajate

- evidenţa angajamentelor legale, în contul 960/8067

3 . Organizarea şi conducerea contabilităţii3.1. Planul de conturi 3.1.1. Existenţa procedurilor scrise şi formalizate X

3.2. Fişe de cont 3.2.1 . Documentele justificative sunt înregistrate cronologic şi

sistematicX FIAP nr.1

3.2.2. Fişele de cont sunt completate cu conturile corespondente X

3.2.3. Fişele de cont sunt completate cu explicaţii suficiente X

3.3. Fişele de operaţiuni bugetare3.3.1. Fişele de operaţiuni bugetare sunt completate în termen şi cu

datele privind evidenţa creditelor bugetare aprobate, a plăţilor de casă şi a cheltuielilor efective

X FIAP nr.1

3.4. Notele contabile3.4.1. Notele contabile sunt semnate de întocmit şi verificat X

3.4.2. Notele contabile sunt completate cu explicaţii suficiente X

3.5. Fişa mijlocului fix 3.5.1. Denumirea şi datele de identificare sunt suficiente X

3.6. Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor deinventar în folosinţă

3.6.1. Denumirea şi datele de identificare sunt suficiente X -

3.7. Fişa de cont pentru operaţiuni diverse

3.7.1 . Se confruntă lunar evidenţa contabilă analitică cu evidenţamagaziei- - Interviu

3.8. Bonurile de consum3.8.1. Bonurile de consum sunt întocmite de compartimentul care

solicităX FIAP nr.1

3.9. Notele de recepţie şi constatare de diferenţe3.9.1 Ordinul de numire a comisiei de recepţie s-a actualizat X

3.9.2. Recepţia se efectuează cantitativ şi calitativ X

4. Întocmirea, editarea şi păstrarea registrelor decontabilitate obligatorii

4.1. Registrele de contabilitate obligatorii 4.1.1. Întocmirea şi editarea Registrului – jurnal X FIAP nr.1

4.1.2. Întocmirea şi editarea Registrului Cartea mare) X

4.1.3 Întocmirea şi editarea Registrului privind activitatea decontrol financiar preventiv

4.2. Registrul de casă4.2.1. Registrul de casă se întocmeşte zilnic de casier X

5. Utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor

5.1. Programul de contabilitate5.1.1. Programul de contabilitate respectă conţinutul de informaţii prevăzut

pentru formulareX

5.2. Securitatea bazelor de date5.2.1. Actualizarea programelor antivirus se realizează zilnic X

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 8/16

Nr. Crt. Activitatea de audit Da Nu Observaţii5.2.2. Există un sistem de parole X6. Întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare6.1. Raportul explicativ6.1.1. Notele explicative cuprind informaţii suficiente X FIAP nr.17. Organizarea controlului financiar preventiv propriu7.1. Ordinul de numire a persoanei care exercită controlul

financiar preventiv7.1.1. Actele de delegare a atribuţiilor specifică limitele şi condiţiile

delegăriiX

7.1.2. Respectarea principiului separaţiei sarcinilor X FIAP nr.1

7.2. Normele metodologice proprii 7.2.1. Procedurile sunt actualizate X

7.2.2. Analiza operaţiunilor vizate de controlul financiar preventiv Interviu

7.2.3. Întocmirea listelor de verificare pentru fiecare operaţiunecuprinsă în cadrul specific al entităţii publice

8. Exercitarea controlului financiar preventiv propriu8.1. Angajamentele bugetare şi legale8.1.1. Conducerea evidenţei angajamentelor bugetare şi legale X FIAP nr.1

8.2. Ordonanţarea cheltuielilor 8.2.1. Ordonanţarea cheltuielilor se vizează de control financiar

preventivX

9. Circuitul documentelor9.1. Circuitul documentelor 9.1.1. Există control pentru circuitul şi arhivarea documentelor X

9.1.2. Personalul a fost informat de circuitul documentelor X

9.1.3. Personalul implicat nu are trecute în fişele postului acesteatribuţii

Data 30.09.2009

Auditor intern,P. D.

MINISTERUL Public

Parchetul de pe langa Tribunalul ValceaÎNALTA CURTE DE CASAŢIE ŞI JUSTIŢIESERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

INTERVIU

PRIVIND ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANŢAREA, PLATA ŞI ÎNREGISTRAREAOPERAŢIUNILOR ÎN CONFORMITATE CU PREVEDERILE LEGII BUGETARE ŞI EVIDENŢACONTABILĂ ŞI CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 9/16

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţei şieficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor deadministrare

Perioada auditată: 01.01.2009 – 31.12.2009

Nr.crt.

Întrebări Da Nu Explicaţii

1. Aţi întocmit documentaţii şi fundamentări detaliateaferente proiectelor de buget pentru anii auditaţi ?

- - La baza fundamentărilor au stat execuţiile anilor precedenţi precum şiidentificarea necesităţiefectuării unor lucrări dereparaţii curente de valorimari, precum şi dotări

independente, care nu au putut fi executate din bugetul anului în curs,urmând să fie prinse în proiectul de buget pentruanul următor (vezi: plande achiziţii iniţial) .

2. Aveţi proceduri pentru: evidenţa contabilă ; evidenţa şiraportarea angajamentelor bugetare şi legale ; sistemul desecuritate electronică a documentelor financiar – contabile ; privind controlul financiar preventiv propriu şi amodului de arhivare a documentelor financiar-contabile ?

X -

3. Cum explicaţi existenţa soldurilor la cheltuieli materiale şi

de personal la :- iunie 2009 - personal : 57.390 lei ;

- materiale : 62.619 lei ;- septembrie 2009 – personal : 24.640 lei ;

- materiale : 20.323 lei.

- - La cheltuieli de personal

pentru iunie 2009 fiindînceput de trimestru III,s-a intenţionat utilizareadisponibilului pentruacoperirea eventualelor solicitări de avansuriconcedii, iar laseptembrie 2009 deşi plăţile lunii septembrie aufost egale cu solicitările(399.166 lei faţă de397.000 lei) disponibilul provine din luna anterioară

când a fost constituit cafond de rezervă pentru plata concediilor deodihnă. La cheltuielimateriale pentru iunie2009 disponibilul este înfapt de 41.441 lei iar diferenţa reprezintădisponibil la articolul 27 pentru o lucrare dereparaţie curentă îndesfăşurare, iar in lunaseptembrie 2009disponibilul reprezintăarticolul 20.01.03

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 10/16

„încălzit, iluminat şi forţămotrică” ce provine dinluna aprilie a anuluicurent, când consumurilelunii martie au fost maimici decât estimările, iar

acest disponibil a fost păstrat la articolul bugetar respectiv pentru lunile detoamnă. Mai mult în bazaexistenţei acestuidisponibil necesarul decredite pentru lunileoctombrie şi noiembrie2009, înaintate laordonatorul de creditsecundar, cu adresele nr.4920 din 19.09.06 şirespectiv 5602 din

19.10.06 suma solicitatăeste 0 .

4. Pe perioada auditată aţi întocmit documentele pentruoperaţiunile legate de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată?

- - Pentru anul 2009 şi 2008doar ordonanţări, iar începând cu anul 2009odată cu achiziţionareanoului program informaticde evidenţă economică aufost întocmite acestedocumente.

5. Aţi întocmit „Fişa de evidenţă a materialelor de naturaobiectelor de inventar în folosinţă” aşa cum prevedeOrdinul ministrului finanţelor publice nr.1850/2009?

- - Există evidenţăcomputerizată a obiectelor de inventar în folosinţă pe

fiecare unitate de parchetiar la parchetul judeţean pe fiecare loc de muncă.

6. Confruntaţi lunar evidenţa contabilă analitică cu evidenţamagaziei?

- - Bunurile şi materialeleachiziţionate în bazafacturilor fiscale şirecepţionate prin notă derecepţie şi constatare dediferenţe sunt date înconsum în baza bonurilor de consum integral,nefiind depozitate înmagazie. Se efectueazălunar confruntareaevidenţei contabileanalitice în cazul bonurilor valorice de carburanţiaflate în gestionareaadministratorului unităţii.

7. Aţi întocmit registrul-jurnal pe perioada auditată ? - - L-am întocmit începând cuanul 2009.

8. Accesul în sistemul informatic se face printr-o parolă deacces? Schimbaţi periodic parola?

X -

9. Calculatorul dumneavoastră este prevăzut cu programeantivirus? Programele antivirus sunt actualizate sistematic?

X -

10. De ce în Notele explicative din situaţiile financiare desfârşit de an nu aţi trecut politicile contabile folosite şimetodele de conducere a contabilităţii analitice a

- - Aceste explicaţii seregăsesc în Rapoarteleexplicative la situaţiile

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 11/16

bunurilor ? financiare începând cuanul 2009.

11. Aţi întocmit cadrul general al operaţiunilor supusecontrolului financiar preventiv propriu ?

X -

12. Pe perioada auditată aţi fost desemnată să acordaţi viza decontrol financiar preventiv propriu, dacă da, aţi respectat

principiul separării sarcinilor?

- X Din lipsă de personal caresa aiba studii superioare

economice .13. Pe perioada auditată au fost operaţiuni pentru care aţirefuzat acordarea vizei de control financiar preventiv?

- X

14. Aţi întocmit şi utilizat listele de verificare (check list )conform Ordinului ministrului finanţelor publicenr.912/2009, pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controluluifinanciar preventiv, aprobate prin Ordinul ministruluifinanţelor publice nr.522/2003, cu modificările ulterioare ?

X -

15. Dosarele arhivate sunt numerotate, opisate şi şnuruite? X -16. Aveţi în arhivă dosare privind activitatea financiar –

contabilă la care a expirat termenul de păstrare? Aţiîntocmit proceduri de casare, respectiv predare spre

Arhivele Naţionale a documentelor la care a expirattermenul de păstrare?

- X Nu a fost cazul pe perioada auditată .

17. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? - X

Data 06.10.2008, ora 12:00 În măsura în care explicaţ iile sunt susţ inute cu documente care până la data

prezentului interviu nu au fost puse la dispozi ţ ia auditorilor vă rug ăm să le prezentaţ i anexat.

Auditor intern, Intervievat,

P.D. Manager economicD. E.

Anexa nr………MINISTERUL X

INSTITUTIA PUBLICA YSERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 12/16

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea şi îmbunătăţirea eficienţeişi eficacităţii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare

Obiectivul nr. I Angajarea, lichidarea, ordonanţarea, plata şi înregistrarea operaţiunilor în

conformitate cu prevederile legii bugetare; evidenţa contabilă şi controlul financiar preventiv propriuPerioada auditată: 01.01.2009 – 31.12.2009

PROBLEME

a) - proiectele de buget nu sunt însoţite de fundamentări detaliate . b) - nefundamentarea necesarului de credite.c) – nerespectarea succesiunii fazelor execuţiei bugetare pentru anii 2009 şi 2008.d) – neîntocmirea documentelor pentru operaţiuni legate de angajare, lichidare,

ordonanţare şi plată pentru anii 2009 şi 2008;e) - neconducerea evidenţei angajamentelor în conturile în afara bilanţului de către

departamentul economico financiar şi administrativ;f) - înregistrarea facturilor odată cu efectuarea plăţii în condiţiile când aveau date de

emitere anterioare;g) - fişele de operaţiuni bugetare nu sunt întocmite pentru anii 2009 şi 2008.h) - bonurile de consum sunt întocmite de administrator.i) - registrul – jurnal nu este întocmit pentru anii 2009 şi 2008.

j) - notele explicative nu cuprind informaţii suficiente.k) - nerespectarea principiului separaţiei sarcinilor referitoare la exercitarea vizei de

control financiar preventiv propriu.l) – pentru anii 2009 şi 2008 nu s–a realizat conducerea evidenţei angajamentelor

bugetare şi legale.

CONSTATARI

a) proiectele de buget întocmite pentru anii auditaţi nu au fost însoţite de documentaţii şi fundamentăridetaliate prin care să se motiveze sumele solicitate. La art.34 din Legea nr.500/2002 privind finanţele publice semenţionează că :„Ordonatorii .......au obligaţia să depună ....... propunerile pentru proiectul de buget şi anexele

la acesta, pentru anul bugetar următor, cu încadrarea în limitele de cheltuieli, şi estimările pentru următorii 3ani, însoţite de documentaţii şi fundamentări detaliate....”

b) nu s-a întocmit fundamentarea necesarului de credite, există o fundamentare a cheltuielilor pentrucazare şi transport pentru anii 2008 – 2007. În acest context existând solduri la cheltuieli materiale şi personal îniunie 2009 şi septembrie 2009.

c) În anii 2009 şi 2008 neexistând documentele referitoare la angajarea, lichidarea şi ordonanţareaoperaţiunilor economico – financiare nu se poate vorbi despre respectarea succesiunii fazelor execuţiei bugetare.A fost întocmită ordonanţarea de plată.

La Anexa 1 alin.4 din Ordinul ministrului finanţelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şiorganizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale se prevede că : „ Ordonatorii de credite aibugetelor prevăzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 sunt autorizaţi să angajeze, să lichideze şi să

ordonanţeze cheltuieli pe parcursul exerciţiului bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate, iar platacheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poartă denumirea generică de contabil.”

Pentru anul 2009 s-a respectat succesiunea fazelor bugetare.

d) pentru anii 2009 şi 2008 nu au fost întocmite propuneri de angajare pentru cheltuielişi angajamente bugetare individuale/globale nerespectându-se în totalitate prevederile Ordinuluiministrului finanţelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 13/16

angajamentelor bugetare şi legale, unde la pct.1 litera b) se precizează că : ”... Angajamentele

bugetare se realizează prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual şiangajamentul bugetar global, prin care se certifică existenţa unor credite bugetare disponibile şi se pun în

rezervă (se blochează) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinaţiei prevăzute în buget...”

........................................................................................................................................................„Avizarea proiectelor de angajamente legale se poate face după îndeplinirea următoarelor condiţii:

a) proiectul de angajament legal a fost prezentat în conformitate cu prezentele norme metodologice;b) existenţa creditelor bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat;c) proiectul de angajament legal se încadrează în limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit

legii;d) proiectul de angajament legal respectă toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare

la data efectuării sale (controlul de legalitate);e) proiectul de angajament legal respectă sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor

procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul deregularitate)...”

Pentru anul 2009 au fost întocmite propuneri de angajare pentru cheltuieli şi angajamente bugetare individuale/globale.

e) Pentru anul 2009 a fost ţinută evidenţa conturilor 940 „Credite bugetare aprobate”, 950

"Angajamente bugetare" şi 960 "Angajamente legale", iar pentru anul 2009 a fost ţinută evidenţa conturilor 8060„Credite bugetare aprobate”, 8066 "Angajamente bugetare" şi 8067 "Angajamente legale".

În anul 2008 nu a fost condusă contabilitatea conform prevederilor pct.5 din Anexa 1 la Ordinulministrului finanţelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportareaangajamentelor bugetare şi legale, care spune că :

„...a) evidenţa creditelor bugetare aprobate în exerciţiul bugetar curent, precum şi a modificărilor intervenite pe parcursul exerciţiului bugetar curent cu ajutorul contului 940/8060 "Credite bugetare aprobate";

b) evidenţa angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950/8066 "Angajamente bugetare";c) compararea datelor din conturile 940/8060 "Credite bugetare aprobate" şi 950/8066

"Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate;d) evidenţa angajamentelor legale cu ajutorul contului 960/8067 "Angajamente legale"

.................................................................................................................................................... Procedura de înregistrare în contabilitate a cheltuielilor bugetare trebuie să dea posibilitatea de a

asigura pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat în exerciţiul bugetar curent informaţii cu privire la:a) creditele bugetare disponibile;

b) angajamentele legale;c) plăţile efectuate în baza angajamentelor legale la un moment dat;

d) soldul angajamentelor legale care mai trebuie plătite la finele anului...”

f) obligaţia către furnizori se înregistrează la aceeaşi dată cu stingerea datoriei chiar dacă facturile au date de emitere anterioare (ex. pentru furnizor S.C. Rxxxx SRLPetroşani – fact.nr.3121052/14.05.2009, NC nr.122/07.06.2009, notă de recepţienr. 17/14.05.04, Ordonanţarea de plată nr.295/01.06.2009, achitată cu Ordinul de

plată nr.308/07.06.2009; furnizor Sxxxxx J Y – fact.nr.3851785/16.11.2008, NCnr.173/12.12.2008, achitată cu Ordinul de plată nr.698/12.12.2008, Ordonanţare de patănr.297/12.12.2008).

g) pentru anii 2009 şi 2008 nu au fost întocmite fişe de operaţiuni bugetare aşa cum prevede Ordinuluiministrului finanţelor publice nr.1850/2009.

h) bonurile de consum sunt întocmite de referent (administrator), contrar Ordinului ministruluifinanţelor publice nr.1850/2009 cod 14-3-4 A pct 2 ce precizează că acesta se întocmeşte în două exemplare... decompartimentul care efectuează....solicitările de materiale pentru a fi consumate.

i) Pentru anii 2009 şi 2008 deşi registrul jurnal a fost ţinut nu a fost listat iar în contextul modificării

programul informatic de evidenţă contabilă nu a putut fi listat. Conform Ordinului ministrului finanţelor publicenr.1850/2009 Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în modcronologic, toate operaţiunile economico-financiare.

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 14/16

j) în Notele explicative ale anilor 2009 şi 2008 din situaţiile financiare de sfârşit de annu au fost trecute politicile contabile folosite, metodele de conducere a contabilităţii analiticea bunurilor .

Nu s-au respectat normele din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1917/2008

pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţiiinstituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile de aplicare aacestuia care prevede :

- în Anexa 1 cap.2 la pct.2.7.1.2.:„La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate principiile de bază ale contabilităţii de

angajamente.

Politicile contabile trebuie elaborate astfel încât să se asigure furnizarea, prin situaţiile financiare, aunor informaţii care trebuie să fie:

a) relevante pentru nevoile utilizatorilor în luarea deciziilor economice; şib) credibile în sensul că:

- reprezintă fidel rezultatul patrimonial şi poziţia financiară a instituţiei publice;

- sunt neutre;

- sunt prudente;- sunt complete sub toate aspectele semnificative.

Modificările politicii contabile sunt permise doar dacă sunt cerute de lege sau au ca rezultat informaţii mai relevante sau mai credibile referitoare la operaţiunile instituţiei publice. Acest lucru trebuie

menţionat în notele explicative.”

k) Nu este respectat principiul separaţiei sarcinilor referitoare la exercitareacontrolului financiar preventiv; Conducerea entităţii publice în care se exercită activitatea decontrol financiar preventiv propriu este obligată să i-a măsurile necesare pentru separareaatribuţiilor de aprobare, efectuare şi control al operaţiunilor astfel încât acestea să fieîncredinţate unor persoane diferite conform Ordinului ministrului finanţelor publicenr.522/2003 cap.2 pct.4.b. iar persoana desemnată să exercite activitatea de control financiar

preventiv propriu nu poate fi implicată, prin sarcinile de serviciu, în aprobarea, efectuarea şiînregistrarea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu conform Ordinuluiministrului finanţelor publice nr. 522/2003 cap.2 pct.4. f.

l) neconducerea evidenţei angajamentelor bugetare şi legale pentru anii 2009 şi 2008.

CAUZE

Nu au fost respectate prevederile Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, în ceace priveşte întocmirea propunerilor pentru proiectul de buget şi anexele la acesta care trebuiauînsoţite de documentaţii şi fundamentări detaliate.

Neactualizarea fişelor posturilor în concordanţă cu atribuţiile ce revincompartimentului contabilitate.

Utilizarea în anii 2009,2008 a unui program de contabilitate neadecvat cerinţelor şi procedurilor contabilităţii bugetare.

Nerespectarea prevederilor: Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi platacheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor

bugetare şi legale; Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;Legea nr.82/1991 Legea contabilităţii; Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1917/2008

pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţiiinstituţiilor publice, şi ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr.1850/2009 privindregistrele şi formularele financiar-contabile .

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 15/16

Activitatea desfăşurată în perioada auditată a fost complexă şi afectată de lipsa de personal şi de imposibilitatea delegării competenţelor de către managerul economic, aspect ceîi răpeşte timpul acordat coordonării şi controlului şi intră în conflict cu principiul separăriisarcinilor.

CONSECINŢE

Prin neîntocmirea şi netransmiterea de către ordonatorul terţiar de credite adocumentaţiilor şi fundamentărilor detaliate aferente propunerilor pentru proiectul de buget,ordonatorul secundar respectiv principal de credite se află, la rândul lor, în imposibilitatea dea respecta prevederile art.34 din Legea nr.500/2002 privind finanţele publice.

Există riscul ca prin nefundamentarea necesarului de credite să nu se poată susţinenecesitatea şi oportunitatea lor.

Nerealizarea scopului organizării evidenţei angajamentelor bugetare şi legale de afurniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentruexerciţiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare şi prin

comparaţie să se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor,respectiv de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetuluiaprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale saumultianuale aprobate de ordonatorul de credite.

Datorită întocmirii bonurilor de consum de către gestionar şi nerespectării principiuluiseparaţiei sarcinilor nu sunt suficiente forme de control şi există riscul producerii unor fraudesau a unor consumuri nejustificate.

Prin neînscrierea în Notele explicative din situaţiile financiare de sfârşit de an ainformaţiilor suficiente care trebuie să fie relevante, pentru nevoile utilizatorilor în luareadeciziilor economice, şi credibile în sensul că a fost reprezentat fidel rezultatul patrimonial şi

poziţia financiară a instituţiei publice iar prin neînscrierea metodele de conducere acontabilităţii analitice a bunurilor există riscul de a nu avea o imagine exactă a evidenţeicantitativ-valorice a bunurilor existente în unitate .

Persoana care exercită controlul financiar preventiv propriu nu trebuie să fie implicată, prin sarcinile de serviciu, în efectuarea operaţiunii supuse controlului financiar preventiv propriu . Existenţa riscului de a acorda viza de control financiar preventiv propriu fără averifica sistematic elementele cerute de prevederile legale în vigoare.

Separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor este una dintre modalităţile prin care sereduce riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precum şi riscul de a nu putea detectaaceste probleme.

Prin separarea atribuţiilor se creează condiţiile ca nici o persoană sau compartiment să

nu poată controla toate etapele importante ale unei operaţiuni .RECOMANDĂRI

Respectarea prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, în ceea ce priveşte întocmirea propunerilor pentru proiectul de buget şi anexele la acesta care să fieînsoţite de documentaţii şi fundamentări detaliate .

Pentru utilizarea eficientă a fondurilor bugetare este necesară fundamentarea nevoilor în vederea susţinerii oportunităţii lor.

Elaborarea listei activităţilor şi aprecierea riscurilor specifice activităţii.Restudierea şi aplicarea de către salariaţii departamentului economico financiar şi

administrativ implicaţi în consemnarea operaţiunilor economico – financiare a prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor

8/6/2019 documente AI

http://slidepdf.com/reader/full/documente-ai 16/16

metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale .

Respectarea succesiunii fazelor execuţiei bugetare .Ţinerea evidenţei în toate conturile în afara bilanţului a creditelor bugetare,

angajamentelor bugetare şi legale, creditelor deschise de repartizat şi pentru cheltuieli proprii,

respectiv fişele conturilor: 8060 Credite bugetare aprobate, 8066 "Angajamente bugetare" şi8067 Angajamente legale, pe structura clasificaţiei bugetare care să furnizeze toateinformaţiile..

Restudierea şi aplicarea de către salariaţii departamentului economico financiar şiadministrativ implicaţi în consemnarea operaţiunilor economico – financiare a prevederilor Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, Ordinuluiministrului finanţelor publice nr.1850/2009, privind registrele şi formularele financiar-contabile, cu modificările ulterioare şi a Legii nr.82/1991 Legea contabilităţii .

Restudierea de cătrereferent (administrator) a Ordinul ministrului finanţelor publice nr.1850/2009, privind

registrele şi formularele financiar-contabile, cu modificările ulterioare. Completarea corectă a bonurilor de consum de către salariaţii care solicită eliberarea unor materiale pe bazareferatelor aprobate în prealabil şi întocmirea corectă a acestora prin respectarea datelor solicitate de către formular şi semnarea lui de către persoanele autorizate să semneze pentruacordarea vizei de necesitate

Înscrierea în Notele explicative din situaţiile financiare de sfârşit de an şi pentruactivitatea proprie a tuturor informaţilor necesare, a politicilor contabile, a metodelor deconducere a contabilităţii analitice a bunurilor şi a metodelor de amortizare utilizate .

Separarea atribuţiilor de: aprobare, viză control financiar preventiv propriu, execuţie, şi plată .Acordarea unei atenţii sporite la acordarea vizei de control financiar preventiv propriu prin parcurgerea

listelor de verificarea şi actualizarea acestora în funcţie de necesităţi .

Întocmit:Auditor intern,P. D.

Pentru conformitate,Parchetul de pe langa Tribunalul Valcea

Dir. general, Manager economic,N.T. D. E.

Supervizat,Şef Serviciu Audit Public Intern

G.M.

Top Related