Download - Baze Conceptuale Proiect

Transcript
  • Bazele conceptuale ale proiectului

  • Concepte de baz PROIECTULAlocarea resurselor n vederea atingerii unor obiective specifice urmrind o abordare planificat i organizat (Lientz&Rea, 1998)Un complex de activiti specifice noi, programate n conformitate cu un plan de activiti n scopul realizrii unuia sau mai multor obiective, ntr-un interval de timp definit, cu ajutorul unor resurse umane, tehnice i financiare identificate ca atare la momentul elaborrii propunerii de proiect

  • Concepte de baz PROIECTULOrice sarcin care poate fi definit n termeni de

    ObiectiveResurseActivitiRezultate

    Conform definiiilor date, proiectul const n alocarea resurselor n vederea atingerii unor obiective specifice, urmrind o abordare planificat i organizat. (Lientz i Rea, 1998)

  • Concepte de baz PROIECTULCaracteristicile proiectului: scop definitcaracter realistlocalizare bine delimitat n spaiu i timpcaracter complexcaracter colectivcaracter uniccaracter cuantificabilcaracter multistadial

  • Etapele unui proiect

    EtapScopIniiereCreionarea proiectului: necesitatea proiectului i ncadrarea n prioritile Programului DefinireDefinirea cu exactitate a obiectivelor proiectului: structura parteneriatului, evaluarea eligibilitii parteneriatului Redactare Identificarea manierei de realizare a proiectului: mijloace i activiti de realizare a proiectului, atribuirea responsabilitilor, planificarea temporal a activitilor, metodologie i planificare temporal a activitilor de autoevaluare i monitorizare, plan de diseminare a rezultatelor, dimensionarea bugetului, identificarea resurselor i necesarului de cofinanareImplementareRealizarea obiectivelor: derularea activitilor prevzute n planul de lucru, asigurarea conformitii cu proiectul aprobatEvaluare Aprecierea gradului de realizare a obiectivelor i stabilirea impactului proiectului, corectarea deficienelor aprute n derularea proiectului pe baza rezultatelor evalurilor periodice i finaleDiseminare i sustenabilitate Diseminarea i valorificarea rezultatelor

  • Structurarea proiectului

    Definirea scopurilor i obiectivelor Care este contextul n care se va derula proiectul? Ce transformri va produce? De ce trebuie realizat? Care sunt rezultatele ateptate?Cine este beneficiarul proiectului i grupul int?Coninutul proiectului Care este tema i coninutul proiectului ? Care este maniera de abordare (metodologia)? Ce activiti vor fi desfurate? Ce resurse sunt necesare pentru realizarea proiectului? Delimitare i localizare a proiectului Unde va fi implementat proiectul? Ct va dura proiectul? Cnd va ncepe i se va finaliza proiectul?Aspecte practiceCare sunt elementele logistice necesare? Care sunt aspectele practice, concrete legate de realizarea proiectului?Finanarea proiectului Care este costul total al proiectului? De unde vor fi obinute resursele financiare necesare?Parteneri Cine sunt partenerii? Care este rolul lor n proiect? Cum se va realiza coordonare activitii partenerilor?Mijloace de aciune Este proiectul calificabil pentru a obine susinere financiar din partea diferitelor programe i/sau institutii?Comunicare Comunicarea intern (cum este diseminata informia ntre membrii i partenerii n proiect ?) i extern (cum este diseminat informaia referitoare laproiect nexterior? cum vor fi diseminate rezultatele proiectului?)Evaluare i continuare (follow up)Periodicitatea evalurii proiectului (cnd trebuie evaluat proiectul?) ce aspecte trebuie evaluate i monitorizate? Ce aciuni de continuare au fost planificate?

  • Pentru a putea defini bine proiectul, trebuie rspuns la o serie de ntrebri:De ce trebuie iniiat acest proiect ?Care sunt potenialele beneficii i cine i ce anume va avea de ctigat ?Proiectul ndeplinete un plan strategic sau reprezint numai o variaie sau o simpl expunere logic ?Care sunt rezultatele concrete ale proiectului ?Care va fi costul total din punct de vedere financiar, material sau de resurse umane ?Care din costuri poate fi recuperat ?Ct de realiste sunt obiectivele necesare a fi atinse pentru a putea obine rezultatele sau rezultatul ?Exist resursele i expertiza necesar ducerii la ndeplinire a proiectului sau trebuie fcut apel la resurse adiionaleCare sunt riscurile care pot fi acceptate de ctre instituii ?

  • Tehnica arborelui decizional

  • ALCTUIREA PROIECTELORPunerea la punct a proiectelor const n a traduce ideile n aciuni practice

    Alcatuirea unui proiect const n:a evalua necesitatea unei planificri;a avea o idee clar asupra etapelor planificrii i alctuirii proiectului;a nelege ce trebuie fcut pentru a obine sprijin, a clarifica obiectivele, a cauta soluii, a face propuneri; reexaminarea planului proiectului i adaptarea lui, a ntreprinde realizarea proiectului;a soluiona problema unui management strategic.

  • Caracteristicile proiectuluiFiecare proiect are:cultur structursistemeprocese

    Structura, sistemele i procesele sunt definibile i pot fi descrise. Mai puin ntlnite i de cele mai multe ori greu de descris, dar la fel de importante sunt caracteristicile culturale ale fiecrui proiect.Managerul de proiect are responsabilitatea de a genera o cultur care ncurajeaz pe fiecare dintre cei implicai n activitatea n echip n ncercarea de a realiza obiectivele comune ale proiectului.

  • A NELEGE ALCTUIREA PROIECTELORDe ce s planificm proiecte ?

    Un proiect bine planificat i administrat are cele mai mari anse de reuit

    Obiectele planificrii oricrui proiect:Definirea obiectivelor de atinsAlocarea de resurseDefinirea calendarului de respectat

  • PROCESUL PLANIFICRII PROIECTULUI

  • DIFERITELE ETAPE ALE ALCTUIRII UNUI PROIECTOrice proiect conine urmtoarele etape:1. Asigurarea unui consens n ceea ce privete proiectul2. Clarificarea obiectivelor3. Cutarea soluiilor posibile4. Propuneri5. Revederea planului proiectului i aprobarea lui6. Punerea proiectului n practic

  • Evaluarea riscurilor i dificultilor n faza de nceput a unui proiectCECUM

  • Resursele proiectuluiResursele corespunztoare activitilor unui proiect sunt cel mai bine definite ca fiind:materiale oameni utilaje bani metode comunicaii timpEste de asemenea posibil i necesar a le considera pe acestea ca fiind constrngeri fiecare din ele va avea un cuantum limitat n contextul fiecrui proiect. Managementul de proiect are ca scop realizarea obiectivelor proiectului cu utilizarea optim a resurselor disponibile i n limitele constrngerilor impuse de aceste resurse.

  • Realizarea obiectivului unui anumit proiect va fi mai sensibil la optimizarea unor anumitor resurse dect la alte aspecte. Este util a identifica de la nceput acest nivel de sensibilitate n sensul c unele resurse pot fi mai dificil de repartizat dect altele. Rezultatele sunt deseori influenate de efectele acumulate ale unor factori minori, dect ale unora mai mari i mai uor de identificat.

    Timpul este cea mai dificil resurs sub aspectul controlului i conducerii. n timp ce este posibil a efectua anumite schimburi ntre diferite alte resurse n cazul timpului se aplic urmtoarele reguli:Timpul nu poate fi stocatTimpul nu poate fi tranzacionatTimpul nu poate fi cumpratTimpul nu poate fi vndutTimpul nu poate fi dect folosit.

  • REVIZUIREA PLANULUI PROIECTULUI I APROBAREA LUIVerificarea a trei aspecte:

    Conformitatea cu cerinelor i obiectivelor organismelor de finanare;

    Existena unui sprijin larg pentru proiect;

    Rezistena propunerii la critici

  • Plan StrategicObiectivele ProiectuluiDefiniia ProiectuluiPlanuri BeneficiiRiscuriImpactPresupoziiiRestriciiRezultatele proiectuluiOrientat ctre beneficii Orientat ctre client Controleaz risculFolosete optim resursele i aptitudinileCalitatea regsit n livrabile Permite efectuarea n paralel a activitilorA o larg rspndire i nu limitatDefiniia proiectului

  • Operaiile Proiectului

  • PUNEREA PROIECTULUI N PRACTIC

    Un debut rapid prezint mai multe avantaje:

    10 Eventualii adversari se gsesc n faa unui fapt mplinit, sau cel puin, n faa proiectului suficient de solid pentru a fi dificil de oprit sau de anulat;

    20 Costul proiectului, susceptibil de schimbri rapide, va rmne aproximativ cel prevzut n plan;

    30 Actorii eseniali i partizanii proiectului vor fi linitii vznd lucrul nceput.

  • Rezolvarea problemelor i luarea deciziilorManagementul de proiect presupune formularea pemanent a urmtoarelor ntrebri:Ce ?Unde ?Cum ?Cnd ?Cine ?De ce ?i folosirea rspunsurilor n luarea n mod raional i la timp a deciziilor.Luarea deciziilor n mod raional a deciziilor precum i evaluarea lor atent constituie unul din elementele cele mai importante ale managementului de proiect. Claritatea modului n care sunt structurate deciziile va furniza de asemenea o motivaie pentru felul n care se desfoar diferite activiti.

  • Planificare, organizare, control

    Panificarea implic identificarea activitilor necesare i include:

    stabilirea obiectivelor detalierea sarcinilor estimarea cererilor de resurse pentru fiecare sarcin plasare sarcinilor n cadrul unei planificri temporare.Activitile de planificare sunt definite n funcie de o scar temporar, cum ar fi: termen scurt termen mediu termen lungdefiniiile reale precum i perioadele vor varia pentru fiecare organizaie/proiect/activitate.

  • Organizarea implic punerea n aplicare a unui plan, sarcina organizrii include: potrivirea activitilor planificate cu resursele disponibileControlul presupune stabilirea cu certitudine a faptului c planul i organizarea asigur atingerea obiectivelor i include: monitorizare comparare ajustareExist o multitudine de modele specifice i proceduri elaborate pentru a cuprinde planificarea, organizarea i controlul unui proiect.

  • Comunicare i informaieBuna comunicare i transferul de informaie este foarte important pentru toate activitile din cadrul managementului de proiect.Comunicarea ar trebui s fie: limpede concis complet exhausiv neleas de cel care o primeteForma precum i managementul fluxului de comunicare i informaie pentru un proiect este o sarcin specific i foarte important pentru managerul de proiect. Sistemul trebuie s fie capabil s identifice i s furnizeze att comunicarea formal ct i informal. Comunicarea trebuie s ajung la persoanele potrivite sau care trebuie s primeasc o anumit informaie iar sistemul trebuie s conin acele elemente care s permit nregistrarea precum i confirmarea faptului c o anumit informaie a fost comunicat respectiv primit.O structur corect alctuit a managementului de proiect va promova la timp i n mod adecvat comunicare i va evita s-i copleeasc pe participanii din cadrul unui proiect cu prea multe informaii sau cerine.

  • Conducerea proiectuluiManagerii de proiect trebuie s se concentreze, s fie raionali i puternic motivai. Ei trebuie s fie capabili s neleag obiectivele unei anumite activiti, punctele tari, nevoile i punctele slabe ale fiecrui membru al echipei precum i a ntregului grup.

    Managerul de proiect are de cele mai multe ori un control redus dac nu inexistent asupra modului n care se face selecia membrilor echipei i un timp scurt pentru a le cunoate calitile i defectele. Obiectivul unui manager de proiect este de a-i motiva colegii obinnd maximul de beneficii din punctele lor tari, atenund n acelai timp impactul punctelor lor slabe.

  • Pentru fiecare sarcin n parte un manager de proiect ar trebui:S neleag n profuzimeS o planifice corespunztorS o organizeze n mod corespunztorS-i formeze o imagine clar a standardelor de calitate ceruteS verifice dac este sau nu fidel obiectivelor proiectuluiS rezolve problemele pe msur ce ele aparS ia decizii rapid, lucid i raional i s le comunice n consecin

  • Pentru fiecare membru al echipei proiectului, managerul de proiect trebuie s:S se gndeasc la ei i s le neleag nevoileS le stabileasc obiective realisteS le aduc critici justificate i constructive atunci cnd este nevoieS le aduc aprecieri atunci cnd este cazulS-i ajute s se ntreac pe ei niiS fie concis, corect i deschis oricror informaii i s le comunice n mod corespunztor

  • Pentru grup managerul trebuie s:Stabileasc obiectivele realistencurajeze cooperarea n cadrul grupuluiS construiasc un spirit de echip S comunice frecvent i corespunztor cu grupulS aduc critici constructive i aprecieri atunci cnd este cazul

  • Managerul de proiect trebuie s impun respect att echipei proiectului ct i sponsorilor. Respectul rezult din competen n corelaie cu:Realizrile anterioare studii, cunotine, ntmplri realeCapacitate inteligen, agilitate, originalitate, judecat, aptitudini de comunicareResponsabilitate devotament, iniiativ, tenacitate, ncredere n sine, dorina de a reuiImplicare activ, sociabilitate, cooperare, adaptabilitate, umorRecnoatere ncurajarea participrii i evaluarea datelor primite de la membrii echipei.

    Gradul de motivare al echipei proiectului depinde de ct de consistent, corect responsabil fa de colegi i capabil de o bun judecat este managerul de proiect.

  • Evaluarea finalEvaluarea final are ca rezultat:O declaraie cu privire la ceea ce a fost realizatO explicaie a ceea ce s-a ntmplatO planificare mai bun pentru proiectele viitoare

    i ar trebui s includ:Rezultatele obinuteObiectivele atinseManagementul financiarImpactul extern/intern al rezultatelor proiectuluiProcesul

  • de obicei ntrebri ca:Rezultatele sunt fidele obiectivelor propuse ?Proiectul a fost terminat la timp ?Proiectul a fost realizat n limitele bugetului aprobat ?Calitata final a fost atins ?Structura proiectului a fost eficace ?Efortul depus de echipa proiectului a fost corespunztor obiectivelor ?Cum ar putea fi mai bine n viitor ?i n sfrit:Cum pot fi diseminate rezultatele i evalua proiectul pentru a maximiza beneficiile ?

  • C O N C L U Z I I 8 motive pentru care proiectele au succes:

    Structura organizaiei se potrivete echipei de proiectEchipa proiectului particip la activitatea de planificareEchipa proiectului este angajat n stabilirea programuluiEchipa proiectului este angajat n stabilirea unui bget realEchipa proiectului utilizeaz n mod corespunztor tehnicile de planificare a reelei i nu permite ca planul s eueze nainte de a fi pus n aplicareEchipa proiectului se folosete de birocraie, politici i proceduri i nu acioneaz mpotriva acestoraEchipa proiectului i d acordul cu privire la obiectivele realiste i specifice ale proiectuluiToate prile interesate (participani, sponsori, clieni) sunt implicate nc de la nceputul proiectului.

  • 8 motive pentru care proiectele eueaz:

    Structur i organizare inadecvate ale proiectuluiLipsa participrii echipei de proiect la elaborarea planuluiPlanificare defectuoas i inadecvatLipsa participrii echipei proiectului la rezolvarea problemelorComunicare deficitarTehnic inadecvat Administrare inadecvatProgram nerealistObiective neclareMecanisme de control inadecvate

    *