7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

1/45

Auditul calitii

n standardul SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principiifundamentale i vocabular auditul este definit ca un proces sistematic, independent idocumentat n scopul obinerii de dovezi de audit (nregistrri, declaraii ale faptelor sau alteinformaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit i sunt verificabile) i evaluarea lor

cu obiectivitate, pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit (ansamblude politici, proceduri sau cerine utilizate ca referin).

n domeniul teoriei i al practicii calitii sunt ntlnite audituri: ale sistemului demanagement al calitii, ale calitii produsului/serviciului, precum i audituri ale calitii

proiectului.Pentru toi specialitii, alii dect cei din domeniul calitii, "audit" nseamn nainte de

toate audit financiar. La o prim vedere, auditul financiar i auditul calitii au puine n comun,ns exist puternice asemnri, mai curnd din punct de vedere al principiilor, dect al aplicriilor n practic.

Ca similitudini pot fi enunate urmtoarele:

ambele audituri sunt desfurate de profesioniti independeni (auditori financiari sau decalitate) care urmresc: n cazul auditului financiar, att interesele organizaiei ct i pe cele ale acionarilor ei,

pentru a le garanta acestora investiia; n cazul auditului calitii, att interesele organizaiei, ct i pe cele ale consumatorilor, n

vederea asigurrii calitii i a furnizrii ncrederii n produsele pe care acetia leachiziioneaz/consum;

auditorii financiari nu trebuie s fie experi n domeniul de activitate al organizaiei auditate, cinumai n probleme de contabilitate, la fel ca i auditorii din domeniul calitii care nu trebuies fie experi n procesele pe care le observ, ci numai specialiti n domeniul obiectivelor i altehnicilor de asigurare a calitii;

ambii specialiti aditori nu trebuie s aib responsabiliti directe n sectoarele auditate i estede preferat ca ei s desfoare auditul n cooperare cu personalul sectorului vizat;

auditul calitii nu-i propune examinarea tuturor produselor sau a activitilor unei organizaii,ci alegerea la ntmplare a unor mostre constituite ntr-un eantion i examinarea lor, pentru ase constata dac exist defecte sau neconformiti, la fel ca i auditul financiar, care nu-i

propune examinarea tuturor nregistrrilor financiare ale unei organizaii, dar prin care se vorinspecta nregistrri alese la ntmplare i se vor cuta erori sau inconsecvene;

nici auditorii financiari i nici cei din domeniul calitii nu sunt responsabili pentru corectareaerorilor sau pentru pentru aplicarea unor practici incorecte, ci doar pentru raportarea lor, astfelnct alii s poat ntreprinde aciunile corective necesare. Ei nu sunt oprii n evidenierea

ineficienei sau a practicilor eronate, dar vor fi criticai dac au euat n a le descoperi iprezenta.

1. Concepte de baz n auditul calitii

Standardul SR EN ISO 9000:2001 Sisteme de management al calitii. Principiifundamentale i vocabular, care a nlocuit standardul ISO 8402:1995, prevede ca evaluareasistemului de management al calitii (2.8.), respectiv, msura n care cerinele sistemului demanagement al calitii sunt ndeplinite, s se realizeze prin intermediul auditului, constatrileacestuia fiind utilizate la evaluarea eficacitii sistemului i la identificarea oportunitilor dembuntire ale acestuia.

Auditarea sistemelor de management ale calitii are la baz SR EN ISO 19011:2003 -"Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i/saude mediu", ce reprezint nfapt o revizie a standardelor anterioare n domeniu i care acoper toate aspectele privitoare laauditare, auditori i managementul unui program de audit.

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

2/45

Standardul ofer ndrumri cu privire la principiile generale ale auditrii interne i externe,conducerii programelor de audit, efecturii auditurilor sistemelor de management ale calitii(planificarea, efectuarea i documentarea lor) i ale sistemelor de mediu, precum i cu privire lacompetena auditorilor acestor sisteme. Aceste linii directoare sunt suficient de generale pentruaplicarea sau adaptarea lor n diferite industrii i organisme.

De fapt, sistemul de management al calitii este un program complex i integrat de

activiti iniiate de conducerea unei organizaii n scopul implementrii unei politici a calitii i andeplinirii cu succes a obiectivelor calitative propuse. n acest sens, auditul calitii nu estealtceva dect un instrument de management prin care se urmrete confirmarea existeneisistemului de management al calitii, se evalueaz implementarea acestuia i a eficacitii lui, prinidentificarea domeniilor ce necesit aciuni corective sau mbuntiri.

n mod normal, auditurile calitii vor fi desfurate pentru atingerea unuia sau a maimultor obiective, dintre cele ce urmeaz: s se verifice n cadrul unei organizaii dac propriul sistem al calitii funcioneaz corect i

satisface n permanen exigenele prescrise (conformitatea sau neconformitatea elementelorsistemului calitii cu exigenele prescrise n standarde);

s se determine eficacitatea sistemului de management al calitii n satisfacerea obiectivelorcalitative prescrise;

s se ofere organizaiei auditate ocazia s-i amelioreze propriul sistem de management alcalitii;

s se realizeze o evaluare iniial a unui furnizor, n vederea stabilirii unor relaii contractualecu acesta;

s se verifice, n cadrul relaiilor contractuale, dac sistemul de management al calitiifurnizorului satisface n permanen exigenele prescrise i dac acesta funcioneaz corect;

s se permit certificarea sistemului de management al calitii organizaiei auditate.Evaluarea implementrii sistemului de management al calitii implic o analiz a

dovezilor obiective cu privire la activitile curente, a nregistrrilor unor activiti trecute, a

atitudinii personalului i stabilirea msurii n care cerinele sunt ndeplinite.Evaluarea conformitii sistemului de management al calitii presupune colectareadovezilor obiective cu privire la: politica din domeniul calitii, modul de organizare, resurseleexistente, precum i la procedurile scrise i compararea lor cu cerinele standardului aplicabil, alecontractului i/sau cerinele legale. Dovezile obiective pot fi: specificaii, nregistrri, instruciunide lucru, observaii directe ale auditorilor sau chiar afirmaii directe ale unor persoane avizate.Toate acestea ctig n valoare n cazul n care sunt i verificate (documentul este avizat n modcorect).

Evaluarea eficienei sistemului de management al calitii presupune stabilirea msurii ncare sistemul de management al calitii este apt s-i ndeplineasc obiectivele, respectiv, msuran care el contribuie la obinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor

produselor/serviciilor i la creterea satisfaciei clienilor. Evaluarea eficienei este cea mai dificilsarcin pentru un auditor, i se bazeaz pe urmtoarele tipuri de nregistrri: edine de analiz ale conducerii cu privire la sistemul de management al calitii; concluziile i constatrile auditurilor interne i ale auditurilor secund parte (efectuate de

clieni): neconformiti constatate, aciuni corective ntreprinse etc.; modalitatea de atingere a obiectivelor propuse, termene de ndeplinire etc.; eecuri n satisfacia clienilor: reclamaii, refuzuri, reparaii post-vnzare, ntrzieri sau anulri

de livrri, pli n perioada de garanie etc.; eecuri n realizarea calitii specificate: refuzuri, rebuturi, reprelucrri, costul pierderilor etc.

ntr-un asemenea audit, auditorul va urmri nu numai existena unor asemenea dovezi

obiective, ci i frecvena cu care apar anumite probleme, precum i trendul ce se nregistreaz.Unul dintre rolurile importante ale unui auditor este i acela de a intervieva personalul cedesfoar activiti cu inciden asupra calitii, pentru a stabili msura n care acesta a nelessistemul de management al calitii i rolul acestuia, procedurile i instruciunile utilizate, politica

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

3/45

i obiectivele n domeniul calitii, precum i utilizarea sistemului n rezolvarea problemelor i nmbuntirea calitii. De asemenea, el trebuie s verifice importana care este acordat fiecrei

probleme a calitii i perioadele de timp pentru care ele rmn nerezolvate.Unele audituri interne pot avea drept scop evaluarea efectului economic i al eficienei.

Efectul economic se refer la utilizarea, cu costuri ct mai reduse, a intrrilor n proces,lipsa efectului putnd lua una din urmtoarele forme: folosirea unor materiale superioare

specificaiilor, obinerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare, inutile scopuluipropus, nivel nalt al pierderilor ce putea fi evitat etc.Prin eficien se nelege obinerea unui raport optim ntre valoarea intrrilor i cea a

ieirilor din proces, lipsa eficienei putnd fi ilustrat prin: proceduri neclare, responsabilitineclare, omise sau suprapuse, informaii i instruciuni contradictorii etc.

Desfurarea oricrui audit are ns ca scop final mbuntirea performanelor uneiorganizaii i tocmai de aceea, concluziile auditului trebuie s furnizeze conducerii informaiisuficiente i relevante pentru atingerea acestui scop.

Auditurile pot fi declanate cu o anumit regularitate sau cu ocazia unor modificriimportante ale sistemului de management al calitii, ale proceselor, produselor sau serviciilorunei organizaii sau n urma unor aciuni corective ntreprinse.

Concluziile auditurilor pot fi folosite de ctre toi factorii de decizie pentru ameliorareafuncionrii sistemelor n vederea atingerii obiectivelor fixate n cadrul politicilor lor generale.

Pentru a se ndeplini caracterul de proces independent i sistematic, aa cum este el definit,principiul care guverneaz desfurarea unui audit este principiul independenei, ca baz aimparialitii i obiectivitii concluziilor furnizate de ctre auditori. Auditorii trebuie s fieindependeni fa de activitatea auditat, s nu fie prtinitori sau s se afle ntr-un conflict deinterese. Concluziile i constatrile auditului trebuie s fie documentate pe baz de doveziobiective (dovada este considerat baza raional pentru obinerea unor concluzii credibile ireproductibile), astfel nct auditorii care lucreaz independent s poat ajunge la aceleaiconcluzii.

Auditorii i desfoar activitatea prin aplicarea urmtoarelor principii: conducere etic,bazat pe un nalt profesionalism, integritate, confidenialitate i discreie; prezentare corect a celor constatate, respectnd cu exactitate adevrul, inclusiv raportarea

opiniilor divergente ivite ntre membrii echipei de audit i a obstacolelor semnificativeconstatate n timpul auditului i nerezolvate;

competen i maxim de atenie profesional n desfurarea activitii, innd cont npermanen de importana auditului i de ncrederea pe care clienii le-au acordat-o.

Pentru nelegerea corect i complet a procesului de audit, este necesar explicarea unortermeni cu care se opereaz n permanen n acest domeniu: auditatulreprezint organizaia care este supus procesului de audit; auditorulreprezint persoana ce deine competena necesar de a efectua un audit;

clientul audituluieste organizaia sau persoana care are un drept reglementar sau contractualde a solicita un audit. Clientul poate fi: auditatul, care dorete ca propriul su sistem de management al calitii s fie auditat n

raport de o norm a acestuia; un client ce dorete auditarea sistemului de management al calitii unui furnizor, fcnd

apel la proprii auditori sau la o ter parte; un organism independent mandatat s determine dac sistemul de management al calitii

unor furnizori permite conducerea adecvat a produselor sau serviciilor aprovizionate(organisme de control alimentar, farmaceutic, nuclear etc.);

un organism independent nsrcinat cu efectuarea unui audit, n vederea certificrii

sistemului de management al calitii al organizaiei auditate; echipa de auditeste alctuit din unul sau mai muli auditori. Indiferent de faptul c un audit

este efectuat de o singur persoan sau de o echip, responsabilitatea general va fi repartizatunui responsabil de audit eful echipei deaudit. n funcie de circumstane, echipa de audit

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

4/45

poate fi alctuit i din auditori n curs de formare sau din observatori, sub rezerva acceptriilor de ctre clientul auditat i de ctre responsabilul de audit. Aceast echip poate primi nlegtur cu subiectul auditat informaii de la un expert tehnic, pe baza cunotinelor i aexperienei profesionale ale acestuia (cunotine referitoare la organizaie, procesul sauactivitatea auditat, ndrumri de limb sau de cultur). Acest expert nu funcioneaz ns caun auditor, membru al echipei de audit;

programul de audit reprezint un ansamblu de unul sau mai multe audituri, planificate peparcursul unui anumit interval de timp i desfurate cu un anumit scop. Una i aceeaiorganizaie poate stabili mai multe programe de audit. Necesitatea efecturii unui audit estedeterminat de client, care ine cont de exigenele prescrise sau de alte reglementri n vigoare.Modificrile importante din cadrul gestiunii organizaiei, din politica organismului, atehnicilor sau tehnologiilor care pot afecta sistemul de management al calitii sau modificrilesurvenite n sistem conduc la concluzia c auditurile precedente sunt exemple de circumstanece trebuie luate n considerare pentru a decide frecvena auditurilor. n interiorul uneiorganizaii, auditurile interne pot fi organizate la intervale regulate, pentru nevoile interne degestiune sau pentru conducerea activitii;

planul de audit este documentul ce descrie activitile i aranjamentele desfurate la faalocului pentru un audit;

domeniul auditului se refer la ntinderea i la limitele unui audit. Clientul ia, n ultiminstan, deciziile referitoare la elementele sistemului de management al calitii, la zoneleafectate i la activitile ce vor fi auditate. Aceste decizii le va lua mpreun cu responsabilulde audit i dac este cazul, cu organizaia auditat ce va fi consultat n momentul determinriidomeniului de audit.Domeniul auditului i gradul de profunzime sunt astfel stabilite nct s

permit satisfacerea nevoii de informaie a clientului. Normele sau documentele n funcie decare trebuie s se conformeze sistemul de management al calitii organizaiei auditate suntstabilite de client.Domeniul de audit trebuie s furnizeze probe obiective i suficiente pentru ademonstra funcionarea eficient a sistemului de management al calitii organizaiei auditate

iar mijloacele angajate n audit trebuie s fie suficiente pentru a permite atingerea scopului i agradului dorit de profunzime al auditului; criteriile de audit reprezint setul de politici, proceduri sau cerine utilizate ca referin n

desfurarea unui audit; dovezile auditului sunt reprezentate de nregistrri, declaraii de fapte sau alte informaii

relevante pentru criteriile de audit i care sunt verificabile. Dovezile pot fi att de naturcantitativ, ct i calitativ;

constatrile audituluireprezint rezultatul evalurii dovezilor de audit, cercetate n funcie decriteriile ce stau la baza desfurrii auditului. Aceste constatri pot semnala conformitatea sauneconformitatea cu criteriile de audit, inclusiv dovezile obiective pentru reducerea, eliminareai prevenirea neconformitilor,precum i ansele de mbuntire existente;

concluzia audituluireprezint de fapt rezultatul ntregului audit prezentat de echipa de audit,avnd la baz obiectivele auditului i constatrile nregistrate.

2. Clasificarea auditurilor calitii

n principal, exist dou tipuri de audituri ale calitii: audituri interne i audituri externeale calitii.

Auditurile interne sunt acele audituri desfurate n interiorul unei organizaii de ctrepersonalul propriu sau de ctre un subcontractant, pentru scopuri interne, i sunt declanate lacererea conducerii organizaiei respective. n acest caz, organizaia auditat este att client, ct iauditat. Aceste audituri pot constitui baza, pe propria rspundere, a declaraiei de conformitate.

Auditurile interne se pot desfura avnd la baz urmtoarele motive: reprezint o cerin din stanadard; conducerea organizaiei consider c este cel mai eficient instrument pentru a identifica i

clasifica domeniile de prioritate, n scopul mbuntirii sistemului de management al calitii;

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

5/45

pentru a pregti un audit extern i a corecta cel puin o parte dintre neconformitile ntlnite.Auditurile interne ofer conducerii importante informaii cu privire la activitatea de

mbuntire continu a calitii, fiind totodat i instrumente de stimulare a dezvoltriiorganizaiei.

Pentru auditurile interne, o organizaie poate alege propriile ei metode i frecvene, precumi momentul i mecanismul de raportare.

Planul de audituri interne depinde de nevoia de auditare a tuturor activitilor organizaiein cauz iar frecvena auditurilor se stabilete de ctre conducere, n funcie de nevoile sistemuluide management al calitii (activitile mai importante trebuie auditate mai des dect cele mai

puin importante). Planul trebuie astfel elaborat nct s permit auditarea simultan a mai multorfuncii ale organizaiei, pentru a fi evaluate n acest fel i interfeele dintre diferitelecompartimente. De asemenea, auditurile interne pot fi bazate pe elemente ale sistemului demanagement al calitii sau pe proiecte, dac acestea sunt o parte important a activitii.

Dac se urmrete satisfacerea cerinelor ISO 9001:2001, auditurile interne trebuieplanificate i desfurate de personal pregtit corespunztor, n concordan cu proceduriledocumentate. Rezultatele acestor audituri trebuie documentate, orice aciune corectiv rezultatdin identificarea unor nereguli trebuie verificat iar nregistrrile acestor activiti trebuie

meninute la zi.Spre diferen de auditurile secund parte i de cele ter parte, unde apare necesitatea de a

fi respectate anumite etape, organizaiile cu o atitudine matur fa de calitate pot tratata auditurileinterne cu mai mult flexibilitate.

Multe dintre activitile desfurate de Departamentul de Asigurare a calitii al uneiorganizaii pot fi considerate audituri interne, atta timp ct: sunt desfurate de acest departament datorit independenei acestuia i pregtirii speciale pe

care o presupun; se bazeaz pe controlul nregistrrilor sau pe verificarea unor mostre; raporteaz situaia existent, n funcie de care alii vor aciona n consecin.

n cadrul auditurilor interne se disting auditurile anuale ale calitii, care reprezint o parteesenial a viziunii managementului calitii totale i care sunt mult prea importante pentru a filsate n sarcina exclusiv a unui departament al calitii.

n acest tip de audit, auditorii au o poziie mai privilegiat fa de cei care desfoaraudituri externe, fiind familiarizai cu activitatea organizaiei lor, de obicei sunt implicai nrecomandarea aciunilor corective pentru nlturarea neconformitilor constatate i de multe ori

pot ajuta la implementarea acestora.Uneori ns, auditorul intern este obligat s trateze cu persoane din funcii importante, ceea

ce ar putea s-i aduc atingere autoritii sale. De aceea, prin modul profesional i competent, el vatrebui s se impun ca o persoan capabil, a crei munc aduce beneficii mari organizaiei sale(datorit cunotinelor sale privind sistemul de management al calitii, auditorul va fi de un real

ajutor conducerii, recomandnd prioritile pentru mbuntirea activitii).Auditurile externe sunt acele audituri desfurate de o ter parte (organism de certificare)sau de un client, la sediul furnizorului.

Auditurile externe se pot desfura avnd la baz urmtoarele motive: obinerea unor date de evaluare i de selectare a furnizorilor; obinerea informaiilor referitoare la aciunile de mbuntire a sistemului de management al

calitii unui furnizor selectat anterior; evaluarea sistemul de management al calitii n vederea certificrii; supravegherea unei organizaii deja certificate.

Ca urmare, n cazul auditurilor externe prin care o organizaie i evalueaz furnizorii nconformitate cu standardul, auditul se afl la interfaa dintre client i furnizor i n mod normal,auditorii interni vor colabora cu auditorii clientului pe parcursul ntregului audit.

i organismele de certificare pot fi auditate n vederea evalurii modului n care serviciilelor de audit corespund schemei naionale de acreditare.

n cazul auditurilor externe auditorul are o autoritate mult mai mare, de constatrile lui

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

6/45

depinznd, de exemplu, obinerea unui contract sau chiar certificarea organizaiei. Dac auditorulintern se poate confrunta cu atitudini care i-ar putea submina sau tirbi autoritatea, auditorul externse poate ntlni, din partea personalului organizaiei auditate, cu atitudini umile, ipocrite, sau chiarde tentative de mituire, sub diverse forme, pentru mistificarea realitii. n general, auditorulextern este vzut i mai constructiv n cazul unei vizite de supraveghere la un furnizor dejaexistent, ajutndu-l pe acesta s-i menin contractul sau certificatul.

O alt clasificare este aceea care mparte auditurile n funcie de natura auditorului naudituri:prim parte, secund parte i ter parte.Auditul prim parte este, de fapt, un audit intern n care organizaia solicit un audit

propriu, efectuat de ctre un auditor intern sau de un subcontractant i n care clientul i auditatulsunt una i aceeai organizaie.

Auditul secund parte este un audit externefectuat de o organizaie ce prezint un interesn raport cu organizaia auditat (de exemplu, un client sau alte persoane n numele acestuia),auditul fiind o parte a politicii de selecionare i de aprobare a furnizorilor si poteniali.

Desfurarea unui audit secund parte are la baz dreptul unei organizaii de a-i definipropria politic i procedurile n domeniul auditrii i al evalurii furnizorilor/subfurnizorilor si,precum i momentul (ntotdeauna precontractual) i frecvena unor asemenea audituri. Oricum, ele

trebuie desfurate pe baza unui program planificat iar rezultatele trebuie pstrate. Auditorii potsftui asupra aciunilor corective i mpreun cu partea contractant pot avea autoritatea de aaproba furnizorul/subcontractorul respectiv.

Auditul ter parte (extern independent) este efectuat de o organizaie independent (decele mai multe ori organisme acreditate de certificare), prin intermediul unor auditori angajai aiacesteia. Auditul are loc la cererea unei organizaii, pentru desfurarea unei analize independente,n vederea obinerii certificrii sau a nregistrrii conformitii cu cerinele dintr-un standard(exemplu: ISO 9001 i/sau ISO 14001).

Auditurile ter parte depind, n principal, de faptul dac organizaia este pregtit pentruevaluare i pentru natura schemei de certificare. Aceste audituri pot fi: de evaluare iniial, deevaluare complet sau de supraveghere.

De obicei, auditul de supraveghere se efectueaz numai asupra unei pri a sistemului demanagement al calitii organizaiei auditate, putnd fi selectat numai acea parte a sistemului careare legtur cu un anumit contract sau produs/serviciu, precum i domeniile de monitorizare aunor aciuni corective necesare.

Auditul ter parte este cel mai formal dintre cele trei tipuri de audit existente iarplanificarea, executarea i urmrirea aciunilor corective ntreprinse trebuie fcute ntr-o manierde nalt profesionalism, pentru c: organizaia care a solicitat un audit ter parte pltete pentru serviciile prestate i se atept la

o munc de nalt calitate i performant; dac organizaia ce desfoar auditul este un organism de certificare acreditat, practicile i

procedurile utilizate sunt obiectul evalurii Consiliului naional de acreditare i certificare.n funcie de numrul organizaiilor care particip la efectuarea unui audit, auditurile potfi simple i comune.

Auditul simplu este cel desfurat de o singur organizaie (personal propriu-audit intern,subcontractant-audit intern, client-audit secund parte, organism de certificare-audit ter parte), ntimp ce auditul comun este cel efectuat de dou sau mai multe organizaii de audit carecoopereaz n auditarea n comun a unui singur auditat.

n funcie de obiectul auditului, acestea pot fi: de produs/serviciu, de proces i de sistem.Auditurile de produs/serviciu presupun analizarea i evaluarea unui contract,

produs/serviciu prin care se verific fiecare element din punct de vedere al conformitii cuprocesele organizaiei. Aceasta se refer att la produse finite dar i la materiale i la diferitele faze

de fabricaie. Astfel, controlul proceselor statistice este o form a auditului produselor, cu toate caciunile ce rezid vor fi ntreprinse la nivel de proces.

Auditurile de proces urmresc un proces individual, verificndu-se att intern, ct i externinterfeele, n vederea evalurii conformitii. Auditul procesului nu implic verificarea

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

7/45

produselor, ci mai degrab procesul utilizat n crearea produsului i, de asemenea, mediul n careprocesul are loc, dac acesta poate afecta eficiena procesului. n acest sens se pot da urmtoareleexemple: nregistrarea temperaturii locului de munc, a umiditii i a coninutului de praf; nregistrarea statutului de calibrare a echipamentului de verificare i msurare; nregistrarea vitezei de lucru a mainilor, a fluctuaiilor de temperatur a instalaiilor i a

gazelor; nregistrarea ambalarii, etichetrii i a modului de aranjare la depozitare etc.

n acest caz, auditul poate mbrca una din urmtoarele forme: o observare direct a msurtorilor; un audit al nregistrrilor inute de personalul implicat n proces; i o combinaie a acestora, unde jurnalul de control al procesului este suplimentat de mai

puine msurri independente.Prin auditurile sistemului de management al calitii se urmrete, de fapt, rspunsul la

urmtoarea ntrebare: dac pentru un motiv oarecare apare o problem referitoare la calitate, vafi, cu rapiditate, organizaia capabil s:

recunoasc faptul c problema exist?; minimalizeze impactul acesteia asupra clienilor?; determine cu acuratee cauza?; formuleze i s implementeze o soluie?; menin mbuntirea rezultat?

Auditul sistemului de management al calitii este o tehnic ce este utilizat pe cele 3 trepteale lanului furnizor-productor-client. Spre deosebire de cele mai multe dintre aspectele know-how-ului industrial, cunoaterea tehnicilor de auditare a sistemului de management al calitii estela ndemna tuturor organizaiilor, furnizorilor i clienilor acestora. Prin auditarea calitativ nrelaie cu acetia, organizaiile pot emite propria lor judecat de valoare cu privire la competenalor. Indiferent dac aceast opinie va fi favorabil sau nu, ea va influena inevitabil imagineacompetenei organizaiei auditate.

Corespunztor conceptului de calitate total, a aprut i un audit al calitii totale. Acestaconst n verificarea concordanei dintre planurile calitii i rezultatele calitative obinute, avnddrept scop identificarea viitoarelor anse de mbuntire a calitii. Prin acest tip de audit severific practic toate procesele calitative ale organizaiei, inclusiv procesul de dezvoltare a

produsului/serviciului, rezultatele fiind integrate n analiza proiectului i evaluate ca orice altrezultat ale proceselor organizaiei n cauz, n vederea identificrii anselor viitoare dembuntire a calitii. La baza elaborrii planurilor detaliate de mbuntire a calitii st deciziaconducerii organizaiei referitoare la ariile de prioritate pentru mbuntirea calitii n viitor(reducerea deeurilor, a costurilor, creterea satisfaciei clienilor, pregtirea personalului etc.).

Primul obiectiv n verificarea concordanei dintre planuri i rezultate este nelegerearezultatelor obinute (cauzele pentru care acestea nu s-au ridicat la nivelul ateptrilor, alplanurilor sau cauzele nregistrrii unor rezultate superioare ateptrilor), cu alte cuvinte, care suntcauzele efectelor msurate. De aceea, anterior auditului calitii totale, se impune o analiz i oevaluare a msurrilor, precum i construirea unui sistem de msurare coerent.

Rezultatele anui audit al calitii totale, combinate cu rezultatele unui benchmarkingreprezint practic intrrile cele mai importante ale procesului de decizie la nivelul unei organizaii.

Dinpunctul de vedere al numrul de refereniale, auditurile sistemului de management potfi: audituri ale sistemului de management al calitii, audituri ale sistemului de management almediuluii audituri combinate.

Auditarea simultan a unei organizaii, att din punctul de vedere al sistemului de

management al calitii, ct i din cel al sistemului de management al mediului reprezint un auditcombinat.Din punctul de vedere al profunzimii sale se pot distinge dou niveluri de audit:

un audit superficial (de suprafa) - prin acesta se intenioneaz a se stabili dac exist un

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

8/45

sistem de management al calitii documentat i dac acesta este adecvat, aa cum el a fostproiectat. Constatarea este de natur primar i se face prin inspectarea manualului calitii i adocumentelor asociate;

un audit de profunzime (de conformitate) - se urmrete obinerea de dovezi obiectivereferitoare la respectarea procedurilor elaborate. De aceea, el va presupune examinareanregistrrilor, observarea operaiilor i intervievarea personalului.

n funcie de direcia de desfurare, auditurile pot fi: verticale i orizontale.Auditurile verticale sunt acele audituri n care se evalueaz o funcie a produsului sau aserviciului, n sens invers, trecndu-se prin toate procesele organizaiei.

Auditurile orizontale sunt auditurile prin care se evalueaz o operaie sau o funcie inndcont de toate interfeele din interiorul unei organizaii.

Indiferent de tipul de audit efectuat, dac el nu va fi tratat n mod oficial, eficiena acestuiapoate fi afectat, ceea ce va conduce la o discreditare a imaginii organizaiei auditoare. Cel maiprobabil, o organizaie auditat va avea o experien n acest domeniu, dac nu prin efectuareaunor audituri interne, mcar prin auditarea ei de ctre ali clieni sau organizaii exterioare.

n ceea ce privete modalitatea efecturii auditului, exist dou opinii contrare: audit surpriz; audit anunat.

Unii auditori consider c misiunea lor este de a-i prinde pe oameni pe picior greit, astfelnct s nu aib timp s-i fac ordine n activiti, documente etc. (cazul auditului surpriz).

La polul opus, se afl opinia potrivit creia scopul unui audit este acela de a determinaorganizaia auditat s-i pun ordine n activitile curente, de ndat ce cunosc propriile lornereguli. Pe aceast baz, ntr-un audit anunat se poate reduce substanial numrul aciunilorcorective necesare, administrarea i urmrirea lor. Aceast opinie se bazeaz pe ideea potrivitcreia dac sistemul calitii unei organizaii se caracterizeaz printr-o dezordine cronic, onotificare anterioar a auditului nu permite realizarea n timp util a tuturor aciunilor menite s omascheze.

Auditorii cei mai experimentai recomand o notificare a auditului, atta vreme ct unaudit surpriz se poate solda cu o pierdere de timp datorit absenei unor persoane cheie,ntreruperii unor procese etc., toate acestea putndu-se evita printr-o consultare anterioar.

3. ntocmirea i conducerea unui program de audit

Organizaiile care decid s desfoare audituri ale calitii trebuie s-i ntocmeasc i sdesfoare n mod eficient un program de audit prin care s planifice numrul i tipul auditurilorce se vor efectua, precum i resursele necesare, n vederea identificrii i furnizrii acestora.

Prin aceste programe se urmresc o serie de obiective, printre care: fiecare element al sistemului s fie auditat n funcie de importana lui, dar cel puin o dat pe

an; auditorii s fie disponibili pentru a desfura auditurile programate; auditorii s fie independeni de personalul cu responsabiliti n activitile ce vor fi auditate; conducerea auditailor s fie notificat din timp cu privire la auditurile ce se vor desfura etc.

Programul de audit poate cuprinde unul sau mai multe audituri simple, comune saucombinate, n funcie de mrimea, natura i de complexitatea organizaiei ce va fi auditat.

n cazul unor audituri combinate (de calitate i de mediu), trebuie s se acorde o ateniemaxim competenei echipei de audit, la fel ca i n cazul auditurilor comune (desfurate de dousau mai multe organizaii de auditare, n conformitate cu programul lor de audit), n care trebuieacordat o atenie sporit stabilirii responsabilitilor i competenelor suplimentare necesareechipei de audit, alocrii de resurse suplimentare i elaborrii de proceduri adecvate. nainte denceperea auditului se impune obinerea acordului prilor asupra tuturor acestor aspecte.

Pentru a realiza o planificare i o efectuare corect a auditurilor, orice program de audittrebuie s aib la baz anumite obiective, care se stabilesc n funcie de: prioritile managementului;

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

9/45

cerinele sistemelui de management; inteniile comerciale i riscurile poteniale pentru organizaie; cerinele reglementate i contractuale; cerinele clienilor sau nevoile altor pri interesate; nevoile de evaluare a furnizorilor etc.

ntinderea unui program de audit este influenat de o serie elemente printre care: mrimea, natura i complexitatea organizaiei auditate; modificri semnificative ale organizaiei sau ale activitii sale; numrul, importana, complexitatea, similaritatea i amplasarea activitilor ce se vor audita; domeniul, obiectivele i durata fiecrui audit care urmeaz a se efectua; frecvena auditurilor planificate a se desfura; rezultatele auditurilor anterioare sau analiza programului de audit anterior; standardele, reglementrile existente, cerinele contractuale i alte criterii de audit; nevoia de acreditare/nregistrare/certificare; limba utilizat, probleme culturale i sociale etc.

Realizarea unui program de audit necesit i o serie de resurse, la identificarea croratrebuie luate n considerare toate sursele generatoare de nevoi de resurse, i anume: dezvoltarea, implementarea, conducerea i mbuntirea activitilor de audit; tehnicile de audit; realizarea i meninerea competenei auditorilor i mbuntirea performanelor acestora; disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici de o anumit competen necesari pentru

realizarea obiectivelor unui anumit program de audit; durata auditurilor; timpul de deplasare, cazare i alte nevoi ale auditrii.

Programele de audit trebuie pot fi conduse de una sau de mai multe persoane responsabile,investite de conducerea de vrf a organizaiei cu urmtoarele responsabiliti:

s stabileasc obiectivele i ntinderea programului de audit; s stabileasc responsabilitile, s identifice i s furnizeze resursele necesare programului, n

ansamblul su, precum i cele necesare auditurilor i s stabileasc procedurile dup care sevor efectua auditurile;

s asigure implementarea programului de audit, respectiv: evaluarea auditorilor, desemnareaechipei de audit, conducerea activitilor auditului i nregistrarea concluziilor de audit;

s monitorizeze, analizeze i mbunteasc programul de audit prin identificareaoportunitilor;

s se asigure de meninerea nregistrrilor programului de audit.Pentru ndeplinirea corect a acestor responsabiliti, responsabilii de program trebuie s

stpneasc tehnicile de audit i principiile generale ale auditului, s fie la curent cu competenacerut auditorilor, s posede aptitudini de management i de asemenea, s fie cunosctori aiaspectelor tehnice i economice relevante ale activitilor ce se vor audita.

Programul de audit necesit i elaborarea numitor proceduri care trebuie s includ: planificarea i programarea auditurilor; asigurarea competenei auditorilor i ale auditorilor efi; selectarea echipelor de audit corespunztoare; efectuarea auditurilor; efectuarea auditurilor de urmrire; meninerea nregistrrilor programului de audit; monitorizarea performanei programului de audit i nbuntirea acestuia.

Implementarea unui program de audit se realizeaz prin desfurarea urmtoareloractiviti: comunicarea programului de audit prilor interesate;

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

10/45

coordonarea i programarea auditurilor i ale altor activiti ale programului de audit; stabilirea i meninerea unui proces de evaluare iniial a auditorilor, de evaluare continu a

nevoilor de instruire i de dezvoltare profesional continu a auditorilor; desemnarea echipelor de audit; furnizarea resurselor necesare echipelor de audit; asigurarea efecturii auditurilor conform programului; asigurarea controlului nregistrrilor activitilor auditului; asigurarea analizei i aprobarea rapoartelor de audit i distribuirea acestora ctre clientul

auditului i altor pri specificate; asigurarea auditului de supraveghere.

Pentru alegerea auditorilor i a efilor echipei de audit, n vederea garantrii competenei nmisiunea ncredinat, conducerea programelor de audit trebuie s ia n considerare urmtoriifactori: tipul de norm a sistemului de management al calitii n raport de care se va efectua auditul

(norme referitoare la produse, servicii, logistic etc.); tipul de servicii sau produse i reglementrile asociate (sntate, agro-alimentare, asigurare,

echipamente nucleare .a.); calificarea profesional sau competenele dintr-un anumit domeniu tehnic, cerute de o

disciplin particular; mrimea i structura echipei de audit; aptitudinile de management ale acestei echipe; competena necesar pentru desfurarea unui audit particular; competena lingvistic necesar; absena conflictelor de interese; ali factori pertineni.

Se recomand ca factorii de conducere ai programelor de audit s evalueze n permanen

prestaiile auditorilor si, att prin observarea auditurilor, ct i prin alte mijloace adecvate. Acesteinformaii pot fi folosite n vederea ameliorrii procesului de selectare a auditorilor i aperformanelor acestora, precum i n identificarea celor insuficiente. Dac este necesar, acesteinformaii pot fi puse i la dispoziia comitetelor de evaluare. n acest sens, este de dorit caauditurile efectuate de diferii auditori s ajung la concluzii asemntoare, aceeai operaie fiind

practic auditat n aceleai condiii.Conducerea programelor de audit poate stabili i metode de msurare i de comparare a

performanelor auditorilor, n vederea obinerii unei omogeniti ntre auditori. Aceste metode serefer la: ateliere de formare a auditorilor; compararea performanelor auditorilor;

examinri ale rapoartelor de audit; evaluarea prestaiilor; schimbarea auditorilor ntre diferite echipe.

Demonstarea implementrii unui program de audit se realizeaz prin intermediulmeninerii, controlrii i pstrrii n condiii adecvate de securitate a unor nregistrri, cum ar fi: nregistrri individuale de audit: planuri de audit, rapoarte de audit, rapoarte de

neconformitate i rapoarte de aciuni corective i preventive; rezultate ale analizei programului de audit; nregistrri ale personalului auditului: evaluare auditori, selectare echip de audit, instruire

Odat implementat, desfurarea programului de audit trebuie monitorizat i analizat n

vederea evalurii msurii n care acesta i-a ndeplinit obiectivele i pentru a se identificaoportunitile de mbuntire a lui.Monitorizarea se bazeaz pe luarea n calcul a unor indicatori de performan care

msoar:

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

11/45

capacitatea echipelor de audit n implementarea planului de audit; conformitatea cu programrile de audit existente; feedback-ul clienilor auditului, auditailor i auditorilor; timpul necesar ncheierii aciunilor corective impuse programului de audit.

Analiza programului de audit urmrete urmtoarele aspecte ale acestuia: rezultatele i tendinele constatate prin intermediul monitorizrii; conformitatea cu procedurile; nregistrrile auditurilor; practici noi sau alternative de auditare; consecvena dintre echipele de audit; evoluia nevoilor i ateptrilor prilor interesate.

n urma analizei programului de audit se pot constata anumite neconformiti ce impunaciunile corective i/sau preventive corespunztoare, precum i oportuniti de mbuntire aleacestuia.

4. Etapele de desfurare ale unui audit

n desfurarea unui audit exist trei faze distincte, prezentate n figura nr. 1:1) Pregtirea auditului, care cuprinde trei etape principale, i anume:

iniierea auditului ce const n: desemnarea efului echipei de audit, definirea obiectivelor, adomeniului i a criteriilor de audit, determinarea fezabilitii auditului, stabilirea echipei deaudit, stabilirea contactului iniial cu auditatul pentru obinerea acordului asupra scopuluiauditului, standardelor etc., vizita preliminar efectuat de eful echipei de audit;

analiza documentelor presupune o analiz a documentelor relevante ale sistemului demanagement al calitii, a nregistrrilor, inclusiv determinarea gradului de conformitate aleacestora;

pregtirea auditului la faa locului care cuprinde planificarea activitilor auditului,planificarea documentelor de lucru, repartizarea sarcinilor n cadrul echipei de audit istabilirea datei de ncepere a auditului.

2) Desfurarea auditului, care const n: edina de deschidere; comunicarea n timpulauditului prin intermediul edinelor echipei de audit, stabilirea rolului i a responsabilitilorghizilor i ale observatorilor, investigaii,colectarea i verificarea informaiilor, documentarea constatrilor; pregtirea concluziilor audituluii edina de nchidere;

3) Rezultatele auditului, care cuprind: pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit; ncheierea auditului, respectiv pstrarea documentelor i finalizarea auditului;

efectuarea auditurilor de urmrire, respectiv verificarea aciunilor corective, preventive, dembuntire i a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet pn ce aciunilecorective nu au fost verificate. Aceste aciuni nu sunt totui considerate ca parte a audituluidect n msura n care ele sunt incluse n planul de audit).

Demararea unui proces de audit impune desemnarea de ctre conducerea programului deaudit a unuief de echip de audit (auditor ef). n cazul unui audit comun, nainte de ncepereaauditului, se impune acordul organizaiilor auditate cu privire la responsabilitile specificefiecrei organizaii, n special cu privire la autoritatea efului de echip.

Pentru c auditurile ter parte implic din partea solicitanilor plata unor taxe pentruactivitatea prestat, exist i o faz iniial care presupune o cerere de audit i cotaia pentru auditcare, dac este acceptat, formeaz baza pentru contractul ce se va ncheia ntre o organizaie ter

i organizaia client. O dat ce contractele sunt semnate, este desemnat auditorul ef.Pentru a se asigura un audit eficient, fluent i cu costuri reduse, care s permit o evaluare

demn de ncredere a organizaiei, este necesar o planificare a activitii, care cade nresponsabilitatea efului echipei de audit.

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

12/45

eful echipei de audit poart rspunderea pentru toate fazele auditului. El trebuie s posedecapacitatea i experiena necesar n materie de gestiune a auditului, precum i autoritateacorespunztoare pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului.

Principalele responsabiliti ale efului unei echipe de audit sunt urmtoarele: analizeaz documentele referitoare la activitatea sistemului de management al calitii existent

pentru a determina dac acestea sunt sau nu adecvate;

particip la alegerea celorlali membri ai echipei de audit; pregtete planul de audit; definete exigenele misiunii auditului; respect exigenele aplicabile auditului, precum i pe cele ale altor directive aplicabile;

Figura nr. 1. Etapele desfurrii unui audit

pregtete auditul, documentele de lucru i d instruciuni echipei de audit; reprezint echipa de audit pe lng conducerea auditatului; semnaleaz imediat auditatului neconformitile critice; semnaleaz toate obstacolele majore ivite n execuia auditului;

Rezultatele auditului:- pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit;

- ncheierea auditului, respectiv pstrarea documentelor ifinalizarea auditului;- efectuarea auditurilor de urmrire, respectiv verificarea aciunilorcorective, preventive, de mbuntire i a altor detaliilor (un audit

nupoate fi considerat complet pn ce aciunile corective nu au fostverificate. Aceste aciuni nu sunt totui considerate ca parte aauditului dect n msura n care ele sunt incluse n planul de audit).

Pregtirea auditului- iniierea auditului: desemnarea auditorului ef, definirea

obiectivelor, domeniului i criteriilor auditului n cauz, determinareafezabilitii auditului, stabilirea echipei de audit, stabilirea contactului

iniial cu auditatul pentru obinerea acordului asupra scopului

auditului, standardelor etc., vizita preliminar efectuat de auditorulef;

- analiza documentelor: o analiz a documentelor relevante alesistemului de management, a nregistrrilor, inclusiv determinarea

gradului de conformitate ale acestora;- pregtirea auditului la faa locului care cuprinde planificarea

activitilor auditului, planificarea documentelor de lucru, repartizareasarcinilor n cadrul echipei de audit i stabilirea datei de ncepere a

auditului.

Desfurarea auditului:edina de deschidere; comunicare n timpul auditului prin intermediuledinelor echipei de audit, roluri i responsabiliti ale ghizilor i

observatorilor, investigaii, colectarea i verificarea informaiilor,documentarea constatrilor; pregtirea concluziilor auditului i edinade nchidere.

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

13/45

raporteaz concluziile auditului n mod clar, fr echivoc i definitiv; prezint raportul de audit.

O alt activitate n cadrul acestei prime etape se refer la definirea, de ctre clientulauditului respectiv, mpreun cu eful echipei de audit, a obiectivelor, domeniului i criteriilor deaudit, n conformitate cu procedurile programului de audit. Orice modificre a obiectivelor,domeniului sau criteriilor de audit trebuie s aib att acordul auditatului, ct i pe cel al clientului.

n cazul unui audit combinat, eful echipei de audit trebuie s asigure ca definirea obiectivelor,domeniului i criteriilor de audit s corespund naturii acestui tip de audit.

ntre obiectivele unui audit se pot nscrie urmtoarele: determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului (sau al unor

pri ale acestuia) cu criteriile de audit; evaluarea capabilitii sistemului de management al calitii n asigurarea conformitii cu

cerinele reglementate sau contractuale; evaluarea eficacitii sistemului de management al calitii n ndeplinirea cerinelor

specificate; identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului etc.

Domeniul auditului se refer la ntinderea i limitele acestuia: amplasamente fizice, unitiorganizatorice, activiti i procese ce vor fi auditate i perioada efecturii auditului.Criteriile de audit includ: politicile aplicabile, standardele, legile i reglementrile

aplicabile, procedurile, cerine ale sistemelor de management, cerine contractuale, coduri deconducere ale sectoarelor etc.

Principalele responsabiliti i drepturi ale unui client de audit sunt urmtoarele: decide dac este necesar s se efectueze un audit, definete obiectivele auditului, domeniul i

criteriile n raport de care se va efectua auditul; declaneaz procesul; stabilete organismul auditor; primete raportul de audit.

Stabilirea obiectivelor, domeniului i criteriilor auditului difer la cele trei tipuri de audit,astfel: auditul ter parte pentru certificare va avea domeniul determinat de organizaia auditat, n

nelegere cu organismul de certificare. Obiectivul va fi acela de evaluare a tuturor aspectelorsistemului de management al calitii astfel ca auditatul s poat demonstra c desfoaractiviti eficiente (s-i demonstreze capabilitatea) iar ntinderea auditului (numrul de zilenecesar pentru efectuarea acestuia) va depinde de domeniul de activitate i de mrimeaorganizaiei;

auditul la furnizor sau la subcontractant va avea domeniul i obiectivele n funcie de relaiilede afaceri dintre cele dou pri, domeniul putnd fi ntreaga organizaie, un anumit proiect,

contract sau serviciu etc. Responsabilitatea stabilirii domeniului auditului revineDepartamentului de Asigurare a calitii sau de aprovizionare al cumprtorului; auditurile interne trebuie s asigure acoperirea n timp util a tuturor elementelor sistemului de

management al calitii iar la planificarea lor se va stabili domeniul i ntinderea fiecrui audit.Auditurile neplanificate (suplimentare) pot avea loc n cazul apariiei, la un moment dat, aunor nevoi specifice organizaiei.

Determinarea fezabilitii auditului prezint o deosebit importan pentru succesul unuiaudit. La determinarea fezabilitii se analizeaz urmtoarele elemente:

- existena unor informaii suficiente i adecvate necesare planificrii auditului;- disponibilitile de cooperare ale auditatului;- disponibilitatea resurselor necesare.

n cazul nentrunirii acestor condiii de fezabilitate, responsabilul programului de audit,prin consultare cu auditatul, trebuie s-i propun clientului auditului o alternativ la auditulsolicitat.

Stabilirea echipei de auditse realizeaz numai dup ntrunirea condiiilor de fezabilitate a

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

14/45

auditului, n funcie de competena impus membrilor echipei de ctre obiectivele auditului ce vaavea loc.

Cnd auditul este efectuat de un singur auditor, acesta trebuie s ntruneasc toatecondiiile impuse i s-i asume i toate responsabilitile unui ef al unei echipei de audit.

n literatura de specialitate se consider c este de preferat ca auditul s se efectueze de celpuin doi auditori, datorit mai multor considerente, printre care:

echipa ofer posibilitatea de a divide munca, n ideea unei investigaii ct mai eficiente; prezena a doi auditori ofer suport moral unul altuia; ntrebrile unuia dintre auditori ntrein ideile de investigaie ale celuilalt etc.

Resurselor umane i materiale necesare desfurrii unui audit sunt identificate de ctreresponsabilul programului de audit, mpreun cu eful echipei de audit, prin consultare cu clientulauditului i cu auditatul.

La stabilirea mrimii i a componenei echipei de audit se iau n considerare urmtoareleelemente: obiectivele, domeniul, criteriile i durata estimat a auditului; competena echipei ce va desfura auditul (identificarea cunotinelor i aptitudinilor necesare

pentru realizarea obiectivelor auditului); cerinele organismului de acreditare/certificare; independena auditorilor fa de activitile ce vor fi auditate; capacitatea membrilor de a conlucra n cadrul echipei i cu auditatul; limba folosit pe parcursul auditului i nelegerea caracteristicilor sociale i culturale ale

auditatului fie n mod direct de ctre membrii echipei de audit, fie cu sprijinul unui experttehnic, care va aciona sub conducerea unui auditor.

Cele mai multe dintre organismele de certificare au propriul lor ghid privitor la stabilireamrimii echipei de audit, bazat pe numrul de angajai al organizaiei care solicit auditarea.Alturi de acest criteriu, mrimea unei echipe de audit este influenat i de o serie de ali factori,

printre care: mrimea fizic i localizarea organizaiei, complexitatea operaiilor etc. (criterii care

sunt utilizate mai mult pentru a stabili cotaia iniial de taxe).Ca o indicaie general, o organizaie avnd ntre 500 i 600 de angajai, auditat n

conformitate cu ISO 9001 va necesita aproximativ 8-10 zile/persoan, n timp ce o organizaieavnd n jur de 50 de angajai va necesita de la 1 la 5 zile/persoan.

Echipa este selectat astfel nct, ori de cte ori este posibil, s se foloseasc auditori caresunt familiarizai cu ramura n care acioneaz organizaia respectiv. n cazul n care prezenaunor specialiti n cadrul echipei de audit este absolut necesar, trebuie verificat idisponibilitatea acestora n perioada desfurrii auditului.

Att clientul, ct i auditatul pot solicita nlocuirea anumitor membri ai echipei de audit ncazul existenei unor motive rezonabile referitoare la nendeplinirea de ctre auditorii respectiv a

principiilor de baz ce le guverneaz activitatea: profesionalism, conducere etic, prezentareacorect a faptelor i aplicarea diligenei i discernmntului n auditare (situaii de conflict deinterese, comportament anterior lipsit de etic etc.). Aceste motive trebuie aduse la cunotinaconducerii programelor de audit i a efilor echipei de audit n vederea nlocuirii auditorilor ncauz.

Principalele responsabiliti ale membrilor unei echipe de audit sunt urmtoarele: s se conformeze exigenelor aplicabile auditului; s comunice i s clarifice aceste exigene; s acioneze n limitele stabilite de obiectivele auditului; s pregteasc i s ndeplineasc cu eficien sarcinile ncredinate; s furnizeze probe obiective;

s adune i s analizeze probe pertinente i suficiente, necesare concluziilor referitoare lasistemul de management al calitii;

s fie atent la toate indicaiile furnizate de probe i care pot influena concluziile auditului saucare, eventual, necesit o completare la audit;

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

15/45

s consemneze observaiile; s fie capabili s rspund unor ntrebri de genul:

procedurile, documentele i alte informaii referitoare la sistemul de management alcalitii sunt cunoscute, disponibile, nelese i utilizate de ctre ntregul personal aflat nsectorul auditat?

toate documentele i alte informaii utilizate pentru descrierea sistemului de management

al calitii sunt adecvate pentru atingerea obiectivelor calitative prescrise? Etc. s raporteze concluziile auditului; s verifice eficacitatea aciunilor corective ce decurg din constatrile auditului (la cererea

clientului); s pstreze n siguran documentele auditului pentru:

a le prezenta la cerere; a le garanta confidenialitatea;

s cooperaze cu eful echipei de audit i s-l sprijine n ndeplinirea sarcinilor; s se menin, n toate circumstanele, n limitele codului de conduit.

Una dintre caracteristicile de baz ale activitii unui auditor este imparialitatea iar toate

persoanele i organsimele implicate ntr-un audit trebuie s respecte independena i probitateaauditorilor.

Auditul calitii nu conduce la un transfer de responsabilitate a personalului implicat nobinerea calitii spre auditori i nici la o extindere a cmpului de funcii ale calitii pestenecesar, pentru satisfacerea obiectivelor calitative.

Stabilirea contactului iniial cu auditatulpentru obinerea informaiilor necesare reprezinto alt activitate a fazei de pregtire a auditului. Acest contact, care se realizeaz de ctreresponsabilii cu conducerea programului de audit sau de ctre eful echipei de audit, poate avea uncaracter mai mai sau mai puin oficial. Scopurile acestui prim contact sunt urmtoarele: s fie stabilite canalele de comunicaie; s fie oferite informaii n legtur cu componena echipei de audit i cu programarea propus; s se solicite acces la documentele i la nregistrrile relevante; s se determine regulile specifice de siguran ale activitilor; s se realizeze aranjamentele pentru audit; s se stabileasc un acord referitor la persoanele ce vor nsoi echipa de audit (observatori

i/sau ghizi).De aici decurg i principalele responsabiliti ale auditatului, care sunt urmtoarele:

informeaz personalul asupra obiectivelor i nceperii auditului; desemneaz, din rndul personalului su, responsabilii cu nsoirea membrilor echipei de audit; pune la dispoziia echipei de audit toate mijloacele necesare pentru asigurarea unei bune

desfurri a auditului; coopereaz cu auditorii n vederea atingerii obiectivelor auditului; asigur accesul, la cererea auditorilor, la instalaii i la toate elementele necesare; stabilete i iniiaz aciunile corective ce deriv din raportul de audit.

eful echipei de audit trebuie s cunoasc activitile organizaiei ce se va audita, modul deorganizare, politicile i procedurile, sursa cea mai uzual de informaii fiind manualul calitii.Aceste informaii vor fi completate cu documente suplimentare, precum i prin culegerea deinformaii directe prin intermediul unei vizite preliminare la sediul organizaiei ce va fi auditat(vizit de preaudit).

eful echipei de audit se va asigura ca pe parcursul acestei vizite s ntlneasc ct maimuli reprezentani din punctele cheie ale conducerii i s petreac cea mai mare parte a timpului

cu angajaii direct din domeniul calitii.Vizita de preaudit este util att pentru obinerea unor informaii suplimentare celor dindocumentele sistemului, dar mai ales n cazul unor organizaii foarte mari, complexe sau aflate pearii geografice mari.

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

16/45

Obiectivele principale ale acestei vizite preliminare sunt:1) s fie identificat Directorul general, s se clarifice responsabilitile acestuia,

autoritile i interfeele, precum i liniile de autoritate, aa cum sunt prezentate n organigramaorganizaiei;

2) s se explice modalitatea de desfurare a auditului , a edinelor de echip, a edineide deschidere i de nchidere, raportarea neconformitilor i a categoriilor lor i posibilele

recomandri ce pot fi fcute;3) s se pun bazele unor relaii de ncredere ntre auditor i auditat;4)s se explice necesitatea i rolul ghizilor i al experilor tehnici;5) s se ia acordul asupra unor faciliti ce trebuie create : o camer pentru echipa de

auditori, telefon, acces la computer sau maina de scris, copiator etc. i s se testeze posibilitateade a avea o copie a documentaiei cheie (manualul de calitate, proceduri operaionale, instruciunide lucru );

6) s se discute despre gama de produse a organizaiei, indiferent dac unele dintreacestea se afl n afara scopului urmrit;

7) s fie verificate i nelese mai bine o serie de informaii obinute prin analizadocumentaiei;

8) s fac un tur al organizaiei, cu scopul de a nelege:a) dispunerea general a organizaiei, mrimea relativ i localizarea geografic i s

obin planul general, dac este posibil;b) fluxul produselor i localizarea etapelor ce se desfoar n fiecare secie;c) s se identifice ariile de riscuri poteniale care pot necesita mbrcminte de protecie i

s clarifice dac organizaia o furnizeaz;d) s se identifice orice arie/tehnologie care poate necesita un auditor specialist;e) s se identifice dac sunt necesare zone de trecere de securitate sau spaii de sterilizare

( evident, n funcie de specificul activitii ).9) s se clarifice orele normale de lucru, pauzele de mas etc. i s finalizeze

aranjamentele necesare pentru ca echipa de audit s poat lua masa de prnz n interiorulorganizaiei;

10) s clarifice dac exist sindicate la nivelul organizaiei i dac acestea au fostinformate despre desfurarea auditului i despre scopul acestuia.

Uneori, vizitele preliminare sunt folosite de ctre unele organisme de certificare pentru aefectua o analiz complet a documentaiei la faa locului iar n acest caz, eful echipei de audittrebuie s-i pregtesc naintea efecturii acestei vizite o list de verificri,.

Alte audituri necesit ca documentele s fie naintate la sediul organismului de certificare.n acest caz, auditorul ef trebuie s se asigure c documentele de baz exist i s identifice oriceomisiune evident, de vreme ce exist posibilitatea ca firma s ntreprind aciunile corectivenainte ca documentele s fie nainate.

Pe parcursul acestei vizite nu trebuie fcut nici o remarc privitoare la succesul sauinsuccesul evalurii viitoare sau sugerate metode alternative, proceduri sau modificri dedocumentaie.

Analiza documentaiei, care este o cerin standard, presupune practic dou etape: oanaliz de birou, care se efectueaz anterior desfurrii auditului la faa locului, i care constntr-o evaluare a coninutului documentaiei n raport cu cerinele standardului aplicabil, n scopuldeterminrii conformitii sistemului cu criteriile de audit i o analiz pe parcursul auditului

propriu-zis, cnd sunt evaluate anumite activiti selectate privind conformitatea cu proceduriledescrise n documentaia sistemului de management al calitii i cu standardul aplicabil.

Analiza trebuie s in cont de mrimea, natura i complexitatea organizaiei, precum i deobiectivele i domeniul auditului.

Documentaia poate include documente i nregistrri relevante ale sistemului demanagement al calitii, rapoarte anterioare de audit etc.Paragraful 4.1 din SR EN ISO 9001: 2001 specific faptul c o organizaie trebuie s

stabileasc, s documenteze, s implementeze i s menin un sistem de management al calitii

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

17/45

i s-i mbunteasc continuu eficacitatea, n conformitate cu cerinele prezentului standardinternaional. De aici i necesitatea ca cerinele acestui standard s fie nelese nainte ca audituls nceap. Dac documentaia este incomplet sau neadecvat cu cerinele standardului, atunci

practic nu exist punct de plecare n desfurarea unui audit pe teren.Analiza documentelor trebuie s stabileasc dac:

toate aspectele standardelor alese sunt nelese n mod adecvat;

documentaia este suficient pentru scopul propus; sunt incluse toate ariile organizaiei.

Pentru primul punct menionat, o metod folositoare este pregtirea i utilizarea unei listede verificare (a chestionarului) care permite ca prin intermediul unei liste de ntrebri s fieverificat, din punctul de vedere al standardului ales, fiecare seciune a documentaiei. Scopulgeneral este acela de a determina dac documentaia definete organizaia i dac procedurile vorsatisface toate cerinele necesare.

ntr-o organizaie mai mare sau mai complex, poate fi, de asemenea, necesar s se trasezeo matrice simpl, care s permit efului echipei de audit s identifice fiecare departament alorganizaiei care este afectat de un anumit paragraf al standardului. Aceast matrice estefolositoare i n pregtirea planului de audit, dac auditorii sunt responsabili pentru auditarea nmod particular fa de anumite paragrafe ale standardelor.

Oricum, folosirea acestei tehnici de auditare poate determina necesitatea efecturii uneiasau mai multor vizite ale diferiilor auditori la nivelul aceluiai departament i de aceea va fifolosit numai acolo unde se dovedete a fi cea mai eficient metod (de exemplu: acolo undeexist o cerin specificat, s se urmreasc trasabilitatea absolut).

Orice cerin a standardelor care este incomplet satisfcut sau exist omisiuni ndocumentaie trebuie s fie raportat organizaiei pentru a fi ntreprinde aciunile corectivenecesare. Numai cnd asemenea aciuni corective au fost ntreprinse i verificate, auditul la faalocului poate ncepe.

Pentru a veni n sprijinul auditorului, s-a convenit ca acesta s poat examina metodele

utilizate de organizaia auditat pentru satisfacerea cerinelor sistemului de management al calitii(de exemplu, manualul calitii sau echivalentul acestuia). Dac n urma examenului, se constatc sistemul descris de organizaia auditat nu corespunde tuturor exigenelor, de obicei se convineca auditul s nu mai continue pn ce nu vor fi rezolvate toate problemele ivite, informndu-seclientul, responsabilii pentru programul de audit i auditatul. Scopul urmrit este acela de a nu semai consuma alte resurse, precum i, n ultim instan, satisfacia i interesele clientului,auditorului i dup caz, a organizaiei auditate.

Pregtirea auditului la faa loculuipresupune elaborarea unui plan de audit care s permitprogramarea i coordonarea tuturor activitilor auditului, necesar att echipei de audit, dar iauditatului i clientului auditului respectiv.

Tot acum se stabilete i strategia de audit, activitile fiind urmrite n succesiunea lor

normal, ncepnd cu primirea unui contract, sau n ordine invers, pornind de la un proiectfinalizat. O alt abordare poate fi aceea a selectrii unui domeniu de activitate dintr-un plan saudintr-un proiect.

Planificarea unui audit este necesar pentru a decide scopul i obiectivele auditului,precum i referenialul folosit.

Gradul de detaliere a planului depinde de domeniul i de complexitatea auditului (detaliilese pot referi la: audituri iniiale i ulterioare, audituri interne i externe etc.). Planul va trebui s fielogic i ndeajuns de flexibil pentru a permite modificri n domeniul auditului ce se impun pe

parcursul derulrii activitilor de audit la faa locului i de asemenea, pentru a asigura cobiectivele fundamentale ale auditului sunt atinse.

Un aspect important este acela al planificrii timpului necesar fiecrui domeniu, innd

cont de timpul necesar pentru examinarea documentaiei, a nregistrrilor, al accesrii fiierelordin computer, al deplasrii ntre diversele zone ale organizaiei, al primirii rspunsurilor de la ceiintervievai, al ateptrilor, ntreruperilor etc. De asemenea, se ine cont de domeniile i numrullocurilor de vizitat i de complexitatea organizaiei.

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

18/45

Pregtirea planului de audit reprezint una dintre responsabilitile efului echipei de auditi el trebuie naintat auditatului cu aproximativ 6-8 sptmni naintea nceperii auditului, astfelnct acesta s-i poat exercita dreptul de a solicita modificri ale planului propus. Dacorganizaia auditat are de fcut obiecii la vreunul dintre elementele planului de audit, acestea vortrebui aduse imediat la cunotina auditorului ef, naintea nceperii propriu-zise a auditului i vortrebui rezolvate, de comun acord, ntre eful echipei de audit, auditat i client.

De asemenea, eful echipei de audit trebuie s confirme scopul standardului(lor) ce va fiutilizat, responsabilitile membrilor echipei i s rezolve problemele legate de transport i decazare.

Numai dup ce planul va fi aprobat de client, el va fi comunicat auditorilor i organizaieiauditate. Planul va trebui s cuprind urmtoarele date: obiectivele auditului; criteriile de audit i identificarea documentelor de referin (de exemplu: normele sistemului

de calitate aplicabile, manualul calitii, standardele urmrite etc.); domeniul de audit, inclusiv unitile organizatorice i funcionale, precum i procesele de

auditat; identificarea personalului cu responsabiliti importante i directe n zonele ce vor fi auditate; identitatea membrilor echipei de audit, rolurile i responsabilitile acestora, precum i ale

persoanelor nsoitoare; limba n care se va desfura auditul, acolo unde este diferit de limba auditorului i/sau a

auditatului; data i locul unde va avea loc auditul; data nceperii i durata prevzut pentru fiecare activitate principal a auditului; calendarul ntlnirilor cu conducerea organizaiei auditate; alocarea resurselor adecvate zonelor critice ale auditului (aranjamente logistice: deplasare,

faciliti la faa locului etc.); exigenele n materie de confidenialitate; subiectele raportului de audit (metode de gradare a neconformitilor) format, structur i data

estimat a difuzrii i distribuirii acestuia; lista cu repartizarea raportului de audit.

n cazul unui audit comun, eful echipei de audit trebuie s specifice metodele decomunicare cu auditatul, modul de efectuare a auditului, precum i cel al pregtirii i distribuiriiraportului de audit.

Detaliile particulare ale planului de audit vor fi comunicate organizaiei auditate peparcursul derulrii auditului, n cazul n care dezvluirea lor prematur ar putea compromiteobinerea de probe obiective.

Pe parcursul auditului, eful echipei de audit poate aduce modificri ale misiunii

auditorilor i ale planului de audit, dac se consider necesare pentru o mai bun ndeplinire aobiectivelor auditului, dar numai cu aprobarea clientului i cu acordul organizaiei auditate. Dacobiectivele nu pot fi atinse, eful echipei de audit trebuie s prezinte clientului i organizaieiauditate motivele.

Repartizarea sarcinilor echipei de auditcade nresponsabilitatea efului echipei de audit.Acesta, prin consultare cu membrii echipei, stabilete responsabilitile pentru auditarea anumitor

procese, funcii, amplasamente, domenii sau activiti ale sistemului de management al calitii.eful echipei de audit va trebui s se asigure c :

membrii echipei neleg n mod clar ceea ce se ateapt de la ei; Directorul general al organizaiei i ghizii/observatorii/experii tehnici tiu ceea ce se ntmpl

i cnd se ateapt ca ei s fie disponibili;

facilitile sunt disponibile, atunci cnd ele devin necesare.Repartizarea sarcinilor n cadrul unei echipe de audit trebuie s aib la baz ndeplinirea

cerinelor referitoare la independena auditorilor, competen, utilizarea eficient a resurselor i, deasemenea, s in cont de rolurile i responsabilitile auditorilor, auditorilor n formare i

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

19/45

experilor tehnici.Cnd ntocmete planul de audit, eful echipei de audit trebuie s se asigure c n intervalul

de timp prevzut vor fi verificate toate ariile cheie ale organizaiei i toate elementele prevzute nstandarde. El poate repartiza munca pe una din urmtoarele direcii: s aloce auditorilor individuali responsabiliti privitoare la paragrafe specifice ale

standardului. Aceast abordare poate conduce la o serie de dificulti, mai ales n cazul

organizaiilor mari, unde ea poate presupune vizitarea mai multor departamente i de aceeaeste dificil a fi aplicat;

s aloce auditorilor responsabilitile unui departament, prin identificarea unor paragrafespecifice, acolo unde este posibil (de exemplu: Vnzri);

o combinaie a celor de mai sus;Timpul petrecut cu planificarea i cu selectarea faptelor naintea auditului este esenial.

Astfel, de exemplu se poate constata c o alt parte a organizaiei a auditat recentfurnizorul/contractorul ce tocmai urmeaz a fi auditat.

Pe parcursul desfurrii unui audit, n vederea realizrii obiectivelor lui, se pot impuneanumite modificri ale sarcinilor specifice diferiilor auditori.

n baza sarcinilor primite, membrii unei echipe de audit analizeaz aceste informaii ipregtesc documentele de lucru necesare.

Pregtirea documentelor de lucru. Documentele necesare pentru uurarea investigaiilorauditorilor, pentru consemnarea celor constatate i a concluziilor pot fi: liste de verificare utilizate pentru evaluarea fiecrui element al sistemului calitii; planuri de eantionare ale auditului; formulare pentru consemnarea informaiilor (dovezi de susinere, constatri ale auditului,

nregistrri ale ntlnirilor etc.); formulare pentru consemnarea concluziilor pe baza observaiilor auditului.

Documente de lucru ale auditorilor trebuie astfel concepute nct s nu limiteze activitile(care se pot schimba pe parcusul desfurrii auditului) sau investigaiile complementare care pot

apare necesare ca urmare a informaiilor obinute pe parcursul auditului.Aceste documente trebuie tratate cu confidenialitate ntruct ele pot conine informaiiconfideniale, de genul proprietii industriale.

Documentele de lucru trebuie pstrate pn la ncheierea auditului iar apoi trebuie pstratesau distruse, n conformitate cu procedurile programului de audit i cu cerinele de reglementare icontractuale existente, de comun acord ntre prile participante.

Cu excepia cazurilor prevzute de lege, coninutul documentelor, al raportului de audit itoate informaiile relevate cu ocazia unui audit sunt confideniale i nu pot fi dezvluite altei prifr aprobarea clientului i n unele cazuri, a auditatului. n cazul n care se impune dezvluireaconinutului unui document de audit, acest fapt trebuie adus ct mai curnd posibil la cunotinaclientului i a auditatului.

Fiind imposibil o evaluare complet a unei organizaii, auditul presupune o examinare aunui eantion de activiti sau de dovezi, selectarea acestora fiind, de aceea, o problem major.Eantionul de audit trebuie astfel selectat nct s se obin informaii care s ofere o imagine ctmai clar asupra managementului calitii n organizaie i a efecienei acestuia.

Listele de verificare sunt elaborate de fiecare auditor i cuprind ntrebrile i punctele cetrebuie verificate, separat pentru fiecare compartiment sau domeniu de auditat, avnd la bazstipulaiile din instruciunile procedurale, standardele sau ghidurile aplicabile.

Listele de verificare sunt instrumente de mare ajutor pentru un auditor att pe parcursulplanificrii auditului, cnd atenia lui este concentrat asupra informaiilor pe care le urmrete dindiferitele zone ale organizaiei, ct i pentru a emite o judecat de valoare referitoare laconcordana cu cerinele stipulate n standarde.

Listele de verificare sunt ntotdeauna valoroase, cel puin din urmtoarele considerente: sunt de un real ajutor auditorilor mai puin experimentai; amintesc auditorilor ce i-au planificat s investigheze;

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

20/45

permit atingerea obiectivelor n ansamblul lor, n intervalul de timp propus; menin ritmul auditului; permit ca eantionul de audit s fie echilibrat; pot fi consultate naintea fiecrui audit; sunt de ajutor auditorului n cazul n care acesta nu se poate gndi la ntrebarea urmtoare,

concentrndu-i atenia i cercetarea asupra aspectelor ce trebuiesc auditate; permit, pe parcursul auditului, msurarea progresului nregistrat fa de planul alctuit; furnizeaz dovezi obiective asupra profunzimii auditului, asigurnd o baz solid pentru

performanele auditului; reduc multitudinea nregistrrilor pe parcursul auditului, ele nsele devenind nregistrri ale

calitii; ntrein atenia asupra nregistrrii detaliilor tuturor elementelor analizate n timpul auditului; permit efului echipei de audit s evalueze munca desfurat de membrii echipei; sunt foarte utile n cazul redistribuirii prilor de audit ntre membrii echipei etc.

naintea elaborrii listei de verificre, auditorul trebuie s cunoasc foarte bine scopul iobiectivele auditului, precum i standardele la care se vor face referiri.

Formatul exact al unei liste de verificare nu este n mod particular foarte important,alegndu-se acela care va satisface nevoile fiecrui auditor n parte (se pot prezenta sub formaunui chestionar sau sub forma unei simple enumerri a punctelor majore de analizat). Ele potcuprinde, sub form de tabele sau nu, subiectul de verificat (proceduri, comenzi, specificaii, liste,copii, grad de instruire etc.), clauza din standard sau cerina ce trebuie ndeplinit, indicii alescopului ntrebrii sau obiectivele propuse de investigat, precum i un spaiu pentru onservaiilefcute n timpul auditului. Alteori, ele se pot prezenta sub forma unei niruiri de ntrebri.

n cazul folosirii unei liste sub forma unui chestionar, auditorul trebuie s-l conceap dinntrebri deschise, dndu-i astfel posibilitatea auditatului s ofere ct mai multe amnunte i nu dinntrebri nchise, ale cror rspunsuri s se limiteze la un simplu da sau nu.

Principalele forme sub care pot fi ntlnite listele de verificare sunt urmtoarele: liste de verificare sub forma criteriilor principale din standardul aplicabili de aceea, acestea

mai pot fi numite liste de criterii. Avnd la baz cerinele standardului, transformate nntrebri, acest tip de liste este limitat n utilizare. De exemplu, paragraful 7.2.2 Analizacerinelor referitoare la produs din SR EN ISO 9001:2001 prevede ca organizaia sanalizeze cerinele referitoare la produs anterior angajamentului organizaiei de a livra un

produs clientului i trebuie s se asigure c: cerinele referitoare la produs sunt definite; cerinele din contract sau comand care difer de cele exprimate anterior sunt rezolvate; organizaia are capabilitatea s ndeplineasc cerinele.

Rezultatele analizei i ale aciunilor aprute n urma analizei trebuie meninute.

ntrebrile ce pot fi formulate ntr-o list de verificare pot fi urmtoarele: Exist o procedur de detaliere a activitilor de analiz a contractului? Sunt clar definite responsabilitile de coordonare a activitilor de stabilire i de

meninere a procedurilor de analiz a contractului? Sunt meninute la zi nregistrrile referitoare la analiza contractului? nregistrrile existente prevd definirea cerinelor i rezolvarea oricrei ambiguiti?Un alt exemplu este paragraful 7.5.3 Identificare i trasabilitate: atunci cnd este cazul,organizaia trebuie s identifice produsul, folosind mijloace adecvate pe durata realizrii

produsului se va transforma n exist o procedur pentru.....?); liste de verificare sub forma unor scheme logice care ofer indicii asupra stadiilor sau

localizrii execuiei diverselor operaii. Cu toate c sunt foarte folositoare n pregtirea nouluipersonal sau a auditorilor, ele sunt ns limitate de termenii privind responsabilitile aferentei de alte detalii;

liste standard de verificare care sunt realizate pe baza auditurilor anterioare. Dezavantajulacestor liste const n posibilitatea folosirii lor repetate i de aici, pericolul apartiiei

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

21/45

stereotipiei la unii auditori, care limiteaz contribuia lor la investigaia n cauz.Exist i posibilitatea de a se ntocmi liste de verificare separate pentru fiecare

departament/arie. n cazul activitilor din aceeai zon dar aflate sub responsabilitatea a doidirectori diferii, este indicat s se ntocmeasc dou liste de verificare, de exemplu: controlul

produciei, inspecia fabricrii unei game largi de fabricaie, etc.Aceste liste de verificare sunt utilizate deseori de auditori n cazul auditului intern i al

auditului secund parte, avnd rolul de evidene documentate a ceea ce s-a auditat. n acest caz,formatul listei de verificare poate fi stabilit i folosit ori de cte ori este nevoie. De asemenea, sepoate face i o combinaie ntre un raport de audit ter parte i o list de verificare. Acest exemplueste folositor n special n cazul organizaiilor multidivizionale, unde fiecare diviziune are forma ei

proprie de documentaie.Mulimea de amnunte incluse pe lista de verificare variaz n funcie de experiena

auditorului (un auditor experimentat va putea cere numai cteva amnunte, n timp ce un auditornceptor, probabil va pune ntrebri detaliate), de timpul afectat ariei sau activitii respective ide obiectivele auditului.

Indiferent de forma listei de verificare, aceasta va fi utilizat ns numai ca un aidememoire pe parcursul desfurrii auditului i nu va trebui urmrit automat la fiecare interviu.

Utilizate cu discernmnt, listele de verificare vor fi elemente cheie ale auditului, attatimp ct: ajut efului echipei de audit s se asigure c auditul furnizeaz o imagine adecvat a ntregii

organizaii; sunt folositoare n special dac apare necesitatea unor noi sarcini pentru auditori, att n

ultimul moment sau chiar dup ce auditul a nceput.

Exemple de liste de verificare

List de verificare pentru controlul documentelor

SR EN ISO 9001:2001 paragraf 4.2.3 Controlul documentelor prevedeurmtoarele:

Documentele cerute de sistemul de management al calitii trebuie controlate. Trebuiestabilit o procedur documentat care s defineasc, controalele necesare pentru:- a aproba documentele, nainte de emitere, n ceea ce privete adecvarea lor;- a analiza, a actualiza, dac este cazul, i a reaproba documentele;- a se asigura c sunt identificate modificrile i stadiul revizuirii curente ale documentelor;- a se asigura c versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele deutilizare;- a se asigura c documentele rmn lizibile i identificabile cu uurin;

- a se asigura c documentele de provenien extern sunt identificabile i distribuia lorcontrolat;- a preveni utilizarea neintenionat a documentelor perimate i a le aplica o identificare adecvat,dac sunt pstrate pentru orice alt scop.

n acest caz, lista de verificare/chestionarul ar putea cuprinde urmtoarele ntrebri:1. Exist o procedur documentat de aprobare a documentelor, anterior emiterii lor?2. Exist o procedur documentat de difuzare, rechemare i analiz a tuturor

documentelor?3. Sunt definite sursele de autorizare a schimbrilor i de scoatere din uz a documentelor?4. Ultimele ediii ale documentelor SMC sunt disponibile n toate locurile unde se execut

activiti eseniale pentru funcionarea eficient a sistemului de management al calitii?

5. Toate modificrile din documente sunt procesate i evideniate ntr-un asemenea modnct s se evite aplicarea prevederilor anterioare care au suferit modificri?

6. Sunt analizate i aprobate modificrile de ctre aceleai compartimente/organizaii carele-au analizat i aprobat iniial?

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

22/45

7. n cazul n care analizele au fost efectuate de alte compartimente/organizaii, au avutacestea acces la toate informaiile relevante?

8. Documentele sau anexele acestora permit identificarea naturii modificrii?9. Exist nregistrri inute la zi cu modificrile survenite?10. Sunt difuzate din nou documentele, sub forma unei ediii noi, dup efectuarea unui

anumit numr de modificri?

11. Exist creat rezerva necesar pentru retragerea prompt, din toate punctele de difuzaresau utilizare, a documentelor depite?12. Exist o list de raportare sau o procedur echivalent de control a documentelor, prin

care s se poat identifica revizia n vigoare a documentelor respective?

List de verificare specific pentru auditarea activitilor de aprovizionare

Responsabilitile furnizorilor:1. Sistemul de inspecie acoper toate produsele i serviciile oferite?2. Sistemul de control aplicat acoper toate produsele i serviciile procurate de la

subcontractani/subfurnizori sau de la ali vnztori?

3. Sistemul de inspecie permite evaluarea conformitii produselor sau serviciilor cucerinele contractuale?

4. Sistemul de inspecie este documentat, incluznd i proceduri specifice de inspecie?5. Sunt documentate toate testele/verificrile aplicate furnizorilor?6. Este pus la dispoziia partenerilor ntrega documentaie, spre analiz?7. Furnizorul notific beneficiarilor si, n scris, toate schimbrile survenite n sistem ?8. Furnizorul este preocupat i satisface deciziile beneficiarilor referitoare la modificrile

propuse?9. Dispune organizaia de o procedur de selectare a furnizorilor ?10. Care sunt criteriile de selecie aplicabile furnizorilor? Etc.

List de ntrebri ce se pot pune de ctre conducerea organizaiei n cadrul unor audituri interneale calitii

Auditurile anuale ofer conducerii ansa de a pune o serie de ntrebri importante efilor dedepartamente. Alturi de ntrebrile obinuite referitoare la calitate i neconformiti pot fi incluseurmtoarele ntrebri:

1) Cum au fost identificai clienii (att interni, ct i externi)?2) Cum au fost identificate cerinele i ateptrile clienilor?3) Ce s-a ntreprins n mod concret de ctre fiecare angajat i de fiecare ef de departament

pentru satisfacerea clienilor?

4) Care este opinia clienilor despre produsele/serviciile organizaiei i cum am fost culeseaceste informaii? etc.Rspunsurile la aceste ntrebri permit conducerii s afle dac angajaii si sunt antrenai n

mod efectiv n ndeplinirea intelor calitative ale organizaiei.Pentru cunoaterea statutului real al organizaiei, precum i pentru identificarea

domeniilor/activitilor ce pot fi mbuntite, a punctelor slabe i forte, se pot adresa urmtoarelentrebri n cadrul auditurilor anuale sau bianuale ale fiecrui departament al organizaiei:

1) Ce probleme calitative/defecte ai observat pe parcursul ultimului an?;2) Care ar fi problemele calitative adiionale n legtur cu meninerea sau mbuntirea

satisfaciei clienilor?;3) Ce activiti preventive au fost ntreprinse pentru a prentmpina apariia unor probleme sau

defecte?4) Ce activiti de inspecie au fost introduse pentru descoperirea problemelor ce s-au ivit?;

List de verificare sub forma criteriilor principale din standardul aplicabil

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

23/45

List de verificare pentru auditul nr..................... Data..............Pagina 1 din xx

Nr. Subiect Clauza din ISO9001

Obiective Note

1. Proceduri 4.2.3 Verific disponibilitatea, stareareviziilor, responsabiliti

definite etc.2. Specificaii de

aprovizionare7.4.3 Verific disponibilitatea, starea,

aprobarea3. Comenzi de

aprovizionare7.4.2 Verific referina clar la

cerine4. Comenzi de

aprovizionare7.4.2 Verific autoritatea, i analiza

nainte de a fi transmise5. Comenzi de

aprovizionare7.4.1 Noteaz furnizorii pentru a

verifica lista de furnizoriaprobai

6. Lista de furnizoriaprobai

4.2.37.4.1

Verific existena,disponibilitatea, autorizarea,

starea etc.

7. Procedura de seleciei aprobare

7.4.1 Verific metoda de evaluare,nregistrrile evalurii, cine

autorizeaz aprobarea

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

24/45

List de verificare de uz general la un audit intern(cnd exist o procedut)

PROCEDURA: AUDIT NR.:TITLUL PROCEDURII DATA AUDITULUI:AUDITAT/DEPARTAMENT AUDITOR:ntrebare Obiectiv Observaii/nregistrri/

Neconformiti1. Avei o copie dup Procedura nr...?. Verificarea ediiei nregistrarea detaliilor2. V rog s-mi artai modul cum se Verificai activitile desfurate nregistrai orice

desfoar activitile meninute sub fa de succesiunea artat n abatericontrol prin procedura de lucru procedur

3. Ai fost instruit pentru a folosi Verificai nregistrrile instruirii nregistrai detaliileaceast procedur? Pentru confirmarea dovezii primite

4. Unde pstrai nregistrrile generate Verificai nregistrrile fa de nregistrai detaliilede aceast procedur? ceea ce este cerut de procedur

5. Pot s vd nregistrrile referitoare la...? Verificai dac nregistrrile sunt nregistrai abaterilefcute conform cerinelor dinprocedur

6. Ce facei dac se ntmpl s.......? Verificai pentru a v asigura nregistrai detaliilec cel auditat tie ce are de fcut

7. Ce mbuntiri v-ar place s vedei n Verificai dac auditatul este de nregistrai detaliileprocedur? acord cu procedura

7/30/2019 Auditul Calitatii Suport de Curs

25/45

LIST DE VERIFICARE PENTRU Ediia nr. 1AUDIT INTERN DE CONFORMITATE Data..............NR. X, PROCEDURA NR.y Pagina:

INSPECII LA RECEPIE

1. Au fost finalizate toate aciunile corective din rapoartele precedente?2. Este disponibil n zona de recepie Procedura de verificri la recepie i alte documenteaplicabile, cum ar fi de exemplu:a) o copie dup comanda de aprovizionare aplicabil?

b) o copie dup desenul aplicabil? (la inspecia pieselor subcontractate);c) criteriile de acceptare sunt definite?d) pentru verificri, sunt disponibile instrumentele de msur adecvate i calibrate

corespunztor?3. Piesele i subansamblele sunt supuse cel puin la verificri dimensionale care sunt identificate

adecvat printr-un Certificat de conformitate?4. Materialele supuse unor servicii de subcontractare au fost verificate prin inspecii adecvate la

recepie?;5. Este fcut o nregistrare privind acceptarea dup inspecie a materialelor aprovizionate?;6. Sunt analizate periodic performanele furnizorilor n domeniul calitii?;7. Toate materialele livrate sunt pstrate n zona de ateptare, nainte de a fi verificate?;8. Pentru produsele care au fost supuse unor servicii de subcontractare, imediat dup verificarea

la recepie i acceptarea lor, este semnat fia de urmrire pentru operaiile prevzute? etc.

1.4.1. Desfurarea auditului

Presupunnd c eful echipei de audit a desfurat toate activitile legate de planificarea

auditului, echipa de audit poate sosi la organizaia solicitant, gata s desfoare auditul.Desfurarea auditului secund parte i ter parte poate cuprinde urmtoarele etape:- edina de deschidere - are loc cu factorii de conducere din organizaie responsabili

pentru funciile sau procesele ce vor fi auditate. n cadrul ei este explicat i confirmat scopulauditului, se realizeaz o analiz a planului de audit, se confirm canalele de comunicare ifacilitile solicitate, sunt discutate standardele urmrite i se fac toate aranjamentele necesare;

- colectarea dovezilor - presupune auditarea procedurilor relevante, fcut, pe ct esteposibil, la locul i cu angajaii implicai n aplicarea procedurilor respective. Are loc o colectare aunor dovezi obiective, prin chestionarea angajailor, prin observare i prin inspectareanregistrrilor;

- edinele interimare de echip - n cadrul acestora are loc informarea la zi a organizaieiasupra constatrilor nregistrate;

- redactarea neconformitilor- se realizeaz pe baza dovezilor obiective constatate i prinncadrarea acestora n diferitele categorii de neconformiti existente, n funcie de gradul lor degravitate. Totodat, are loc pregtirea edinei de nchidere i a formularelor de aciuni corective;

- edina de nchidere - n cadrul acesteia i sunt prezentate verbal Directorului general alorganizaiei cele mai semnificative constatri i se fac recomandrile necesare. De asemenea, suntrezolvate toate nenelegerile i se stabilete perioada necesar de ndeplinire a aciunilor corectiveimpuse.

edina de deschidere

n cazul unui audit ter parte este posibil ca eful echipei de audit s lucreze pentru primaoar cu membrii echipei respective. De aceea, n acest caz, apare ca evident necesitatea camembrii echipei s se ntlneasc cu aproximativ o jumtate de or naintea edinei de deschidere.