PACHETE DE PROGRAME CONTABILEnote de curs

LECT. DR. RIZESCU GIANINA

Universitatea “Dunărea de Jos “ GalaţiFacultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

1

CAP I . CONTEXTUL ISTORIC AL DEZVOLTĂRII PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

CAP II . CONTABILITATEA CA SISTEMINFORMAŢIONAL

CAP III . PRODUSE SOFTWARE PENTRUCONTABILITATE

CAP IV . SISTEME ERP – ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

CAP V . PRODUSE SOFTWARE PENTRUCONTABILITATE OFERITE CA SERVICII(SAAS)

PACHETE DE PROGRAME CONTABILE

2

1 . 1 . PRODUSELE SOFTWARE PENTRU CONTAB IL ITATE ÎN CONTEXTUL DEZVOLTĂR ILOR HARDWARE Ş I SOFTWARE

1 .2 . EVOLUŢ IA PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTAB IL ITATE ÎN CONTEXTUL TEHNOLOG I I LOR CL IENT /SERVER

1 .3 . PRODUSELE SOFTWARE PENTRU CONTAB IL ITATE ÎN CONTEXTUL DEZVOLTĂR I I S I STEMELOR INTEGRATE DE ÎNTREPR INDERE

1 .4 . GENERAŢ I I ALE S I STEMELOR INFORMAŢ IONALE CONTAB ILE

1 .5 . EVOLUŢ IA CONTAB IL I TĂŢ I I CA S I STEM INFORMAŢ IONAL

1 .6 . PROFES IA CONTAB ILĂ ÎN CONTEXTUL NO ILOR TEHNOLOG I I INFORMAŢ IONALE

1 . 7 . VER IF ICAREA CUNOŞT INŢELOR

CAP. I CONTEXTUL ISTORIC AL DEZVOLTĂRII PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU

CONTABILITATE

3

1.1 PRODUSELE SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE ÎN CONTEXTUL DEZVOLTĂRILOR HARDWARE ŞI

SOFTWARE

Cap I. Contextul istoric al dezvoltării produselor software

pentru contabilitate4

Apariţia calculatoarelor

� 1890 - prima încercare de procesare a datelor folosind un calculator realizată cu ocazia recensământului din SUA de către Herman Hollerith (bazat pe sistemul de cartele perforate a lui C. Babbage). Acest calculator a redus cu două treimi timpul necesar realizării activităţilor de afaceri şi a fost utilizat o periodă îndelungată de timp.

� 1931 - primul calculator analogic dezvoltat de către V. Bush

� 1939 - primul calculator digital realizat de către G. Stibitx

� 1946 - primul calculator electronic digital care a devenit şi operaţional creat de J. Muchly şi J.P. Eckert (cântărea mai mult de 80 de tone şi conţinea în jur de 18000 de radio relee).

5

Clasificarea calculatoarelor

În funcţie de numărul de procese, capacitatea memoriei principale şi viteza de procesare, calculatoarele sunt clasificate în patru categorii principale:

� calculatoarele mainframe;� super calculatoarele;� minicalculatoarele;� microcomputerele sau calculatoarele personale PC-urile (Personal Computers).

6

Caracteristicile mainframe-urilor

� calculatoare mainframe erau foarte mari ca dimensiune şi cântăreau zeci de tone;

� utilizatorii transmiteau datele folsind terminale;

� interfaţele utilizator erau doar mod comandă;

� datele erau prelucrate folosind tehnica prelucrării pe loturi (batch);

� cererile (jobs) erau procesate potrivit sistemului de priorităţi și al cozilor de așteptare;

� mainframe-urile deserveau un număr mare de utilizatori şi asigurau un nivel de securitate şi încredere ridicat.

7

Caracteristicile minicalculatoarelor

� minicalculatoarele ofereau funcţii similare mainframe-urilor;

� mult mai mici din punctul de vedere al gabaritului;

� mai puţin puternice;

� astăzi distincţia dintre mainframe-uri şi minicalculatoare este foarte vagă;

8

Factori care au determinat apariţia primelor produse sofware pentru contabilitate

� anii 50-60 volum mare de date şi cerinţe de informare în creştere;

� caracterul repetitiv şi volumul ridicat al datelor financiar contabile;

� formalizarea ridicată pe baza unor reguli precise a activităţii contabile.

9

Caracteristicile programele software pentru contabilitate realizate pentru mainframe-uri şi minicalculatoare

� sunt scrise în limbaje de programare precum COBOL, Assembler, FORTAN;

� datele sunt stocate în sisteme de fişiere secvenţiale sau fişiere indexate;

� datele sunt stocate în baze de date ierarhice sau reţea (primele modele de baze de date);

� sunt dezvoltate de către programatorii organizaţiei pentru rezolvarea unor porbleme punctuale (dezvoltare in-house);

� cu timpul au fost preluate şi dezvoltate de către programatori şi s-au dezvoltat produse software pentru contabilitate care erau vândute pe piaţă;

� sistemele rezultate erau rigide, inflexibile şi lipsite de scalabilitate;

10

Evoluţia limbajelor de programare şi a software-ului

Generaţia Limbaje de programare/software

Generaţia 1Programe scrise de programatori (in-house);Limbaje cod maşină;

Generaţia 2Programe dezvoltate de firme specializate;Limbaje de nivel înalt;

Generaţia 3Sisteme de operare;Limbaje de nivel înalt;

Generaţia 4Sisteme de gestiune a bazelor de date;Limbaje de generaţia a 4-a;Pachete de programe;

Generaţia 5

Limbaje naturale ;Destinaţii multiple;Interfeţe grafice ;Pachete de programe pentru asistarea deciziilor;

11

Evoluţia modului de organizare a datelor

Modul de organizare a datelor

Descriere

Fişiere secvenţialeDatele sunt stocate într-un singur tabel, iar accesul la date se face doar secvenţial

Fişiere indexateDatele pot fi accesate secvenţial sau aleatoriu folosind un index al înregistrărilor

Baze de date ierarhice Date sunt organizate ierarhic în structuri de tip arbore

Baze de date reţea

Similare cu bazele de date ierarhice. Spre deosebire de bazele de date ierarhice, în bazele de date reţea o tabelă copil poate avea mai multe tabele părinte (suportă relaţiile mai mulţi la mai mulţi – n:n)

Baze de date relaţionale

Datele sunt stocate în tabele organizate după logica algebrei relaţionale

Baze de date orientate obiect

Permite modelarea şi structurarea datelor ca obiecte, utile în aplicaţii multi-media

12

Evoluţia modului de organizare a datelor

Modul de organizare a datelor

Descriere

Baze de date client-server

Serverul de baze de date rulează 7 zile din 7, 24 de ore din 24 pentru a răspunde cererilor clienţilor. Cele mai multe dintre acestea sunt baze de date realţionale

Baze de date multidimensionale

Permite organizarea şi interogarea datelor după criterii multiple, numite dimensiuni. Sunt explorate folosindproceduri de analiză multidimensionale (OLAP) sauproceduri de analiză statistico-matematică (Data Mining)

Depozite de date (data warehouse)

Colecţii de date provenite din surse de date variate pentru a fi suport în luarea deciziilor; utile în prezentarea unei imagini a organizaţiei la un anumit moment în timp

Data mart-uri (Data marts)

Subseturi ale unui depozit de date dedicate unui singur departament sau un singur subiect

13

Evoluţia tehnologiilor de comunicaţie

� inovaţii importante în cadrul tehnologiilor comunicaţiei: tehnologia digitală, fibra optică, tehnologia laser;

� dezvoltările echipamentelor de birou: terminalele inteligente, videotelefoane, PDA-urile (Personal Digital Assistents), telefoanele inteligente;

� apariţia şi dezvoltarea Internet-ului şi a serviciului WWW;

� dezvoltarea Intranet-urilor;

� dezvoltarea Extranet-urilor;

14

1.2. EVOLUŢIA PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

ÎN CONTEXTUL TEHNOLOGIILOR CLIENT/SERVER

CAP I. Contextul istoric al dezvoltării produselor software

pentru contabilitate15

Cum se evaluează un produs software prntru contabilitate?

� cât de scalabil este produsul software contabil? poate acesta face faţă creşterii afacerii?

� în ce măsură produsul se poate integra cu alte sisteme din cadrul organizaţiei sau din afara ei?

� cât de bine rulează produsul în cazul unui număr mare de tranzacţii?

� cum se va adapta produsul la schimbările care se vor produce în procesul de afaceri?

� cât de dificil de actualizat sau de adaptat este produsul atunci când se doreşte personalizarea aplicaţiilor sau când logica afacerilor se schimbă?

16

Tipuri de produse software pentru contabilitate funcţie de granularitatea proiectării

Caracteristici:

� performanţă;

� scalabilitate;

� adaptabilitate;

� cost redus;

17

Sursa: prelucrare după McKie, 1998

Nivelurile funcţionale ale produselor software bazate pe componente

� nivelul prezentare - ceea ce vede utilizatorul pe ecran, interfaţa utilizator a aplicaţiei;

� nivelul validare – la acest nivel se realizează verificarea regulilor care garantează că datele introduse sau solicitate de către utilizator sunt valide;

� nivelul prelucrare – realizează toate prelucrările din sistem: înregistrările în conturi, închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli, calculul balanţei de verificare etc.;

� nivelul bazei de date – asigură stocarea, gestiunea şi administrarea datelor contabile.

18

Nivelurile arhitecturii client-server

� nivelul prezentare (client) – constă din interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului;

� nivelul aplicaţie (server de aplicaţii) – cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor la şi de la serverele de baze de date;

� nivelul de date (server de baze de date)– asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor. La acest nivel cel mai adesea se găseşte un sistem de gestiune a bazelor de date relaţional.

19

Evoluţia arhitecturii produselor software pentru contabilitate

20

Sursa: adaptare după McKie, 1998

1.3. PRODUSELE SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE ÎN CONTEXTUL

DEZVOLTĂRII SISTEMELOR INTEGRATE

Cap I. Contextul istoric al dezvoltării produselor software

pentru contabilitate

21

Carcateristici ale produselor integrate

� produse ERP (Enterprise Resource Planning);

� au apărut la începutul anilor ’90;

� aplicaţiile componente acoperă o mare parte a funcţiilor organizaţiei;

� integrează diferitele subsisteme ale organizaţiei: subsistemul financiar, contabil, producţie, resurse umane, vânzări, distribuţie etc.;

� utilizează SGBD-uri puternice şi depozite de date (data warehouse) pentru gestiunea unui volum mare de date;

� sunt construite pe arhitecturi client server pe 3 şi n niveluri;

22

Produse ERP româneşti

� Cele mai cunsocute ERP-uri la nivel mondial:� SAP ERP produs de gigantul mondial SAP (50000 angajaţi şi reprezentanţe în 50 de ţări);

� Oracle Applications produs de gigantul mondial ORACLE;

� Cele mai cunoscute ERP-uri româneşti:� Siveco Applications produs de SIVECO (21% din piaţă);

� Charisma produs de Totalsoft;

� WizPro produs de către Wizrom;

� B-Org produs de către CriSoft;

� Clarivision produs de către Transart;

� Socrate+ produs de către BIT Software;

� Senior ERP Suite produs de către EBS;

� 70% din piaţa românească este deţinută de SAP, Oracle şi Siveco

23

Componenţa produselor software pentru contabilitate în contextul sistemelor integrate

Module pentru gestiunea afacerii Module pentru gestiunea afacerilor

electronice

� Controlul şi planificarea producţiei

� Managementul depozitelor

� Managementul proiectelor

� Managementul resurselor umane

� Managementul lanţului de aprovizionare (SCM)

� Managementul relaţiilor cu clienţii (CRM)

� Managementul relaţiilor cu furnizorii (SRM)

Module pentru

contabilitate � Raportare în format

Web � Plăţi în format electronic � Schimbul electronic de

date (EDI) Suport Web pentru: � Diverse schimburi şi

operaţii în format electronic

� Managementul lanţului de aprovizionare (SCM);

� Managementul relaţiilor cu furnizorii (SRM)

� Managementul relaţiilor cu clienţii (CRM)

• Contabilitate generala • Evidenta

aprovizionarilor • Evidenta desfacerilor • Evidenta incasarilor si

platilor • Calculul salariilor • Gestiunea stocurilor • Evidenta mijloacelor

fixe • Generare rapoarte

� Personalizarea funcţiilor oferite de aplicaţie � Importul şi exportul de date � Personalizarea interfeţelor � Generare de noi rapoarte

Instrumente pentru personalizare

24

Tendinţa produselor software pentru contabilitate în contextul sistemelor integrate

� integrarea tuturor funcţiilor organizaţiei;

� integrarea externă a organizaţiei cu sistemele informaţionale ale clienţilor, furnizorilor, instituţii ale statului etc.;

� schimbarea proceselor aferente tuturor ciclurilor contabile din organizaţie ca urmare a dezvoltării afacerilor în mediul electronic;

� modulul pentru contabilitate rămâne încă modulul principal/central al oricărui produs pentru gestiunea afacerilor;

25

1 .4-1 .5. GENERAŢII ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE CONTABILE ŞI EVOLUŢIA CONTABILITĂŢII CA

SISTEM INFORMAŢIONAL

Cap I. Contextul istoric al dezvoltării produselor software

pentru contabilitate26

Sistemul informaţional contabil

� Utilizarea tehnologiilor informaţionale în contabilitate se face prin intermediul sistemelor generic numite, sisteme informaţionale contabile. Prin sistem informaţional contabil se înţelege infrastructura care sprijină producerea şi distribuirea produsului contabilităţii.

Gestiuneabazelor de date

Culegereadatelor

Procesarea datelor

Generareainformaţiilor

Mediul Extern

Surse internede date

Utilizatoriinterni

Surse externede date

Feedback

Organizaţia

Feedback

Utilizatoriexterni

Sistemul Informaţional

Contabil

27

Generaţii tehnologice în evoluţia sistemelor informaţionale contabile

� generaţia 1 – sistemele contabile manuale;

� generaţia 2 – sisteme contabile bazate pe calcul;

� generaţia 3 – sisteme contabile bazate pe înregistrare;

� generaţia 4 – sisteme contabile având ca suport bazele de date;

� generaţia 5 – sisteme contabile bazate pe Internet;

28

Evoluţia contabilităţii ca sistem informaţional

Al. Ţugui (2006) sintetizează trei mari stadii de evoluţie a contabilităţii ca sistem informaţional și descrie caracteristicile acestuia în fiecare stadiu de evoluţie:

� d-contabilitatea – contabilitatea bazată pe date;

� i-contabilitatea – contabilitatea bazată pe informaţii;

� k-contabilitate – contabilitatea bazată pe cunoştinţe;

29

d-contabilitate

A fost specifică perioadei până în 1970 şi a fost caracterizată de simpla înregistrare a datelor economice despre tranzacţiile desfăşurate în cadrul organizaţiei.

Caracteristici:

� rigurozitate– urma reguli stricte, uneori nescrise;

� inflexibilitate – dificultate în adaptarea la schimbările survenite în organizaţie;

� neintegrată – datele erau succesiv înregistrate în diferite registre ceea ce ducea la date duplicate, date rămase neînregistrate sau date inconsistente;

30

d-contabilitate

Caracteristici (continuare):

� nestandardizată – inexistenţa unor proceduri unitare şi aplicarea unor proceduri cu particularităţi diverse de la o entitate la alta;

� dificil de verificat – datorită înregistrărilor repetate ale aceloraşi date în registre diferite era necesară verificarea suplimentară a acestor date, operaţie consumatoare de timp;

� postfactum – oferea informaţii doar despre evenimentele trecute şi nici o informaţie pentru luarea deciziilor;

31

i-contabilitatea

Definiţie:

� esenţa contabilităţii bazată pe informaţie constă în preluarea datelor despre evenimentele economice (tranzacţiile economice) o singură dată şi accesarea lor de mai multe ori, din locuri diferite, ori de câte ori este nevoie;

� actualizarea zilnică a bazei de date (datorită noilor tehnologii, chiar în timp real) a condus la posibilitatea de a obţine informaţii contabile sub formă de rapoarte diverse de către utilizatori diverşi (inclusiv de către managementul organizaţiei);

32

i-contabilitatea

Stadii de evoluţie :

� sistemele de contabilitate autonome în care doar anumite activităţi sunt informatizate;

� sistemele contabile parţial integrate în care datele sunt transferate între diferitele aplicaţii ale sistemului informaţional contabil;

� sistemele contabile integrate, sau aşa numita contabilitate orientată pe eveniment, în care se trece de la simpla înregistrarea a datelor despre evenimentele economice la o descriere unică şi detaliată a unui eveniment la locul şi în momentul producerii lui, descriere valabilă pentru toate subsistemele organizaţiei.

33

i-contabilitatea

Carcateristici:

� informatizată;

� riguroasă;

� flexibilă şi parametrizabilă;

� uşor de verificat şi interogat;

� oferă informaţii utile în luarea deciziilor;

� parţial sau total integrată;

� orientată pe eveniment.

34

k-contabilitate

Context:

� apariţia şi dezvoltarea sistemelor integrate;

� extinderea Internet-ului și a tehnologiilor sale;

� dezvoltarea sistemelor multi-media;

� dezvoltarea domeniului inteligenţei artificiale;

� creşterea volumului de informaţii şi cunoştinţe la nivelul organizaţiei;

� apariţia și dezvoltarea societăţii cunoaşterii;

35

k-contabilitate

Caracteristici:

� să folosească instrumente specializate pentru achiziţia şi obţinerea de cunoştinţe;

� să utilizeze cunoştinţe şi să le prezinte utilizatorilor într-un format inteligent;

� să sesizeze automat apariţia de erori în procesarea datelor contabile;

� să ofere soluţii automate în cazul unor erori sau situaţii critice;

� să genereze cât mai multe operaţii contabile cu cât mai puţină intervenţie din partea factorului uman, folosind: senzori specializaţi, agenţi inteligenţi, roboţi industriali și chiar roboţi umani specializaţi în colectarea datelor şi înregistrarea lor în contabilitate;

36

k-contabilitate

Instrumente tehnologice existente:

� sistemele expert utilizate în sistemele contabile şi în cele de taxare;

� agenţi inteligenţi specializaţi pentru contabilitate;

� roboţi industriali pentru extragerea cunoştinţelor din fluxurile tehnologice;

� baze de date inteligente, depozite de date;

� instrumente de analiză multidimensională a datelor și data mining.

Contabilitatea bazată pe cunoştinţe se preconizează să devină realitate abia în anii 2035-2040.

37

1.6. PROFESIA CONTABILĂ ÎNCONTEXTUL NOILOR TEHNOLOGII

INFORMAŢIONALE

Cap I. Contextul istoric al dezvoltării produselor software

pentru contabilitate38

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Factori care au determinat creşterea rolului profesiei contabile în societate:

� apariţia organizaţiilor de mari dimensiuni;

� globalizarea afacerilor;

� dezvoltarea societăţii informaţionale;

� extinderea cunoştinţelor şi creşterea specializării profesiei ca urmare a creşterii complexităţii afacerilor.

39

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Întrebări legate de viitorul profesioniştilor contabili şi al profesiei contabile:

� cum se va schimba rolul profesionistului contabil în era informaţională şi în viitoarea eră a cunoaşterii?

� evoluţiile în tehnologiile informaţionale vor reduce nevoia de contabili şi auditori?

� cum ar trebui instruit şi educat contabilul de mâine?

40

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Primul efect al informatizării a fost

pe de o parte

� scăderea cererii pentru personal la nivel de execuţie şi profesionişti contabili începători;

� preluarea şi executarea sarcinilor contabile de rutină de către sistemele informaţionle,

pe de altă parte

� creşterea volumului informaţiilor disponibile;

� creşterea cererii de informaţii din partea utilizatorilor;

� noi oportunităţi pentru profesioniştii contabili.

41

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Hibridizarea profesiei contabile care presupune

pe de o parte că

� grupuri profesionale diverse, ca o consecinţă a adoptării noilor tehnologii şi, în special a implementării sistemelor ERP, încep să înveţe să lucreze şi pentru contabilitate,

iar pe de altă parte că

� profesioniştii contabili trebuie să deţină cunoştinţe hibride, adică trebuie să aibă expertiză atât în contabilitate, cât şi în probleme generale legate de sistemele şi tehnologiile informaţionale;

42

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Extinderea serviciilor contabile ⇒⇒⇒⇒ nivel extrem de înalt de pregătire şi competenţă din partea profesioniştilor contabili

Conform lui P. Favaro (2001), profesioniştii contabili trebuie să joace astăzi un rol dinamic în patru domenii critice:

� planificarea strategică;

� managementul informaţiei;

� relaţiile cu investitorii;

� conducerea organizaţiei.

43

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

� informatizarea a creat cerere pentru analişti, proiectanţi şi implementatori de sisteme informaţionale contabile;

� complexitatea în creştere a sistemelor informaţionale de afaceri creează noi oportunităţi pentru fraude, ceea ce sporeşte cererea pentru auditarea fraudelor, auditarea sistemelor informaţionale contabile şi servicii contabile juridice;

� Internet-ul şi tehnologiile sale au creat oportunităţi pentru profesioniştii contabili în domeniul serviciilor de consultanţă;

� dezvoltarea sistemelor inteligente - profesionistul contabil va trebui să se orienteze către servicii cu valoare adăugată ridicată. Sistemele inteligente transformă profesionistul contabil din producător de informaţii în creator de cunoştinţe.

44

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

În Ghidul Internaţional pentru Educaţie (Information Technology in the Accounting Curriculum), IFAC sintetizează dezvoltările în domeniul TI şi oportunităţile pe care acestea le prezintă pentru profesia contabilă astfel:

� contabilul utilizator al tehnologiilor informaţionale;

� contabilul manager al sistemelor informaţionale;

� contabilul proiectant de sisteme informaţionale;

� contabilul implementator de sisteme informaţionale;

45

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

În România:

� Programul naţional de dezvoltare profesională continuă elaborat de către CECCAR pentru perioada 2007-2011, include un singur curs care abordează tehnologiile şi sistemele informaţionale contabile, Cursul 4 -Sisteme Informatice

� Acest curs nu s-a regăsit în nici unul din calendarele cursurilor de pregătire ale filialelor CECCAR din ţară, stabilite pentru anii 2007, 2008 şi 2009;

� curicula pregătirii superioare este săracă în cursuri dedicate domeniului tehnologiilor informaţionale;

� eliminarea specializării Informatică de gestiune din cadrul domeniului de doctorat Contabilitate;

46

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Sarcinile pe care contabilii trebuie să le execute în contextul existenţei unui sistem ERP:

� participarea la proiectarea generală a unui sistem informaţional prin evaluarea cerinţelor curente şi viitoare, standard şi ad-hoc de raportare;

� participarea la alegerea şi achiziţionarea software-ului;

� participarea la implementarea software-ului;

� instruirea celor care vor utiliza sistemul ERP;

� activităţi legate de mentenanţa sistemului.

47

Profesia contabilă în contextul noilor tehnologiiinformaţionale

Consecinţe majore:

� creşterea nivelului profesiei contabile;

� îmbunătăţirea calităţii serviciilor oferite de membrii profesiei contabile.

48

1.7. VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

Cap I. Contextul istoric al dezvoltării produselor software

pentru contabilitate49

Verificarea cunoştinţelor

1. Care sunt caracteristicile calculatoarelor mainframe şi ale produselor software pentru contabilitate dezvoltate pentru aceste calculatoare?

2. Care sunt caracteristicile minicalculatoarelor şi a produselor software pentru contabilitate dezvoltate pentru aceste calculatoare?

3. Descrieţi caracteristicile tipurilor de produse software pentru contabilitate în funcţie de granularitatea proiectării;

4. Ce presupun scalabilitatea, performanţa şi adaptabilitatea produselor software pentru contabilitate?

5. Prezentaţi nivelurile de proiectare a produselor software pentru contabilitate bazate pe componente.

6. Prezentaţi arhitecturile client/server ale produselor software pentru contabilitate.

50

Verificarea cunoştinţelor (continuare)

7. Caracterizaţi produsele software pentru contabilitate în contextul dezvoltării sistemelor integrate de întreprindere.

8. Prezentaţi caracteristicile d-contabilităţii;

9. Prezentaţi caracteristicile i-contabilităţii;

10. Prezentaţi caracteristicile k-contabilităţii;

11. Care sunt efectele cele mai vizibile ale noilor tehnologii informaţionale asupra profesiei contabile?

12. Care sunt noile competenţe pe care trebuie să le aibă profesionistul contabil în contextul noilor tehnologii informaţionale?

51

2 .1 . ATRIBUTELE CONTABILITĂŢII CA SISTEM INFORMAŢIONAL

2.2 . ATRIBUTELE CALITATIVE ALE CONTABILITĂŢII CA SISTEM INFORMAŢIONAL

2.3 . OBIECTUL ŞI FUNCŢIILE CONTABILITĂŢII CA SISTEM INFORMAŢIONAL

2.4 . LOCUL ŞI ROLUL SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL ÎN CADRUL SISTEMULUI INFORMAŢIONAL AL UNEI ORGANIZAŢII

2 .5 . ARHITECTURA ŞI FUNCŢIILE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE CONTABILE

2.6 . VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

CAP. II CONTABILITATEA CA SISTEM INFORMAŢIONAL

52

2.1 . ATRIBUTELE CONTABILITĂŢII CA SISTEM INFORMAŢIONAL

Cap. II Contabilitatea ca sistem informaţional

53

Atributele contabilităţii ca sistem informaţional

Contabilitatea este caracterizată de patru atribute esenţiale:

� evenimentele economice;

� operaţiile specifice: identificarea, măsurarea, înregistrarea şi comunicarea evenimentelor economice;

� organizaţia;

� utilizatorii informaţiei contabile.

54

Evenimentele economice

Un eveniment economic reprezintă o consecinţă produsă într-o entitate economică = tranzacţii economice.

Tipuri:

� Evenimente externe - implică un transfer/schimb a ceva de valoare între două sau mai multe entităţi.

� Evenimente interne - apar şi se desfăşoară în întregime în cadrul unei organizaţii

Provocări:� creşterea numărului şi importanţei evenimentelor externe pentru orice organizaţie;

� schimbarea mijloacelor de producere a evenimentelor economice, acestea devenind din ce în ce mai mult mijloace de natură electronică.

55

Operaţii specifice: identificarea

Identificarea = determinarea a ceea ce va fi înregistrat

Implică activităţi de observare şi selectare a acelor evenimente economice care sunt considerate că fac parte din evidenţa contabilă a activităţii economice.

Provocări:

� în condiţiile unor sisteme informaţionale contabile din ce în ce mai performante, identificarea va trebui să fie realizată automat de către acestea, şi nu de către profesionistul contabil.

56

Operaţii specifice: măsurarea

Măsurarea = cuantificarea (inclusiv evaluarea) tranzacţiilor de afaceri în termeni financiari, utilizând unitatea monetară ca unitate de măsură.

Provocări:

� măsurarea şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor intangibile: know-how, abilităţi, personalitate, reputaţie şi experienţă, documentaţia unui produs software, drepturile de autor asupra unui produs software etc.

57

Operaţii specifice: înregistrarea

Înregistrarea = ansamblul operaţiilor de sintetizare şi agregare a datelor contabile obţinute în urma identificării şi măsurării

Evenimentele sunt înregistrate în registrele contabile în ordine cronologică şi într-o manieră sistematică atât în cuvinte, cât şi în cifre.

Provocări:

� înregistrarea va deveni o operaţie complet automatizată

58

Operaţii specifice: comunicarea

Comunicarea = punerea la dispoziţia utilizatorilor a informaţiilor necesare

Forme:

� situaţiilor financiare obligatorii (registre, balanţe de verificare, bilanţul, contul de profit şi pierdere, situaţia modificărilor capitalului propriu, situaţia fluxurilor de trezorerie, note explicative)

� diverse rapoarte

Provocări:

� proces de raportare automat

� creşte importanţa capacităţii profesionistului contabil de a concepe noi rapoarte şi de a interpreta datele raportate

59

Organizaţia

Organizaţia = ansamblul structurilor de natură umană, materială, tehnologică, informaţională şi funcţională, constituită în vederea desfăşurării de activităţi economice pentru producerea de bunuri şi servicii.

Potrivit Legii contabilităţii, următoarele entităţi patrimoniale sunt obligate să organizeze şi să conducă contabilitate proprie:

� societăţile comerciale, societăţile, companiile naţionale;� regiile autonome, societăţile cooperatiste;� Banca Naţională a României şi societăţile bancare;� institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, instituţiile publice;� unităţile de asigurări sociale, altele decât cele de stat;� asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop lucrativ;� personale fizice autorizate să desfăşoare activităţi independente.

Provocări:� organizaţiile virtuale

60

Utilizatorii informaţiilor contabile

Utilizator = cel care într-un fel sau altul are nevoie de informaţia contabilă

Categorii:

� utilizatori interni

� utilizatori externi care au un interes financiar direct

� utilizatori externi care au un interes financiar indirect

61

Utilizatorii informaţiilor contabile

Utilizatori interni

62

Atributele sistemului informaţional contabil

63

Evenimente economice ⇓

Identificarea evenimentelor economice contabile (tranzacţiilor contabile) ⇓

Măsurare (unităţi monetare) ⇓

Înregistrarea (înregistrare, clasificare, agregare, filtrare) ⇓

Comunicare ⇓

⇓ (Realizarea rapoartelor contabile)

Utilizatori interni ⇓

⇓ (Analiză şi interpretare)

Utilizatori externi ⇓

Management la toate nivelurile ⇓

Direct interesaţi ⇓

Indirect interesaţi ⇓

Management de nivel înalt

Management de nivel mediu

Management de nivel scăzut

Creditori Investit

ori Autorită

ţi Sindicat

e Clienţi

⇓ Decizii

⇓

� extinderea sau restrângerea afacerii;

� lansarea de noi produse/servicii;

� obiective pe termen mediu şi lung;

� politica de personal;

� portofoliul de furnizori şi clienţi;

� planificare operaţională;

� controlul proceselor;

� nivel aprovizionare/ desfacere;

� acordarea sau sistarea creditării;

� nivel dobânzi penalizatoare;

� reînnoirea sau sistarea contractelor comerciale;

� decizii de investire;

� menţinerea, majorarea sau diminuarea capitalului investit;

� politici fiscale;

� control fiscalitate; � politici

sociale;

� nivel retribuire;

� siguranţa locului de muncă;

� protecţie socială;

� decizii de cumpărare � calitate

produse, servicii;

� nivel preţuri;

1.2. ATRIBUTELE CALITATIVE ALE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

CONTABIL

Cap. II Contabilitatea ca sistem informaţional

64

Atributele calitative ale sistemuluiinformaţional contabil

� Relevanţa

� Inteligibilitatea

� Credibilitatea

� reprezentarea fidelă

� prevalenţa economicului asupra juridicului

� neutralitatea

� prudenţa

� integralitatea

� Comparabilitatea

65

Atributele calitative ale sistemuluiinformaţional contabil

66

Atributele calitative ale sistemuluiinformaţional contabil

� Limitele informaţiei relevante şi credibile [IASC, 2002; IASB, 2007]:

� oportunitatea;

� echilibrul cost-beneficiu;

� echilibrul între atributele calitative;

� imaginea fidelă.

67

1.3. OBIECTUL ŞI FUNCŢIILECONTABILITĂŢII CA SISTEM

INFORMAŢIONAL

Cap. II Contabilitatea ca sistem informaţional

68

Obiectul contabilităţii ca sistem informaţional

� Concepţia juridică consideră că obiectul contabilităţii îl formează patrimoniul unui subiect de drept, privit prin prisma relaţiilor juridice, adică drepturile şi obligaţiile pecuniare ale unei persoane fizice sau juridice în corelaţie cu obiectele (bunurile, valorile) corespunzătoare.

� Concepţia economică defineşte ca obiect al contabilităţii circuitul capitalului privit sub aspectul destinaţiei lui, respectiv capital fix şi capital circulant şi sub aspectul modului de dobândire, respectiv capital propriu şi capital străin (atras şi împrumutat).

69

Funcţiile contabilităţii ca sistem informaţional

Funcţii:

� funcţia de înregistrare şi prelucrare a datelor;

� funcţia de informare;

� funcţia de control gestionar;

� funcţia juridică;

� funcţia previzională;

70

1.4. LOCUL ŞI ROLUL SISTEMULINFORMAŢIONAL CONTABIL ÎN

CADRUL SISTEMULUIINFORMAŢIONAL AL UNEI

ORGANIZAŢII

Cap. II Contabilitatea ca sistem informaţional

71

Locul SIC în SI al organizatiei

Tehnologiile moderne au permis contabilităţii:

� să elimine redundanţa datelor;

� să reducă numărul de persoane implicate în procesarea tranzacţiilor prin eliminarea punctelor de control suplimentare;

� să automatizeze tranzacţiile de la facturarea electronică, la întocmirea Cărţii mari, a Balanţei, a Contului de profit şi pierdere, a Bilanţului etc.

72

Subsistemele SI al organizaţiei

73

Subsistemulinformational

contabil

Subsistemulinformational

pentru management

Natura tranzactiilorFinanciare sauNonfinanciare

Tranzacţiile

Definiţie: un eveniment care afectează organizaţia şi care este prelucrat de către sistemul informaţional într-o singură operaţie.

Tranzacţiile financiare sunt evenimente economice care afectează patrimoniul organizaţiei, sunt înregistrate în conturi şi sunt măsurate în unităţi monetare.

Tranzacţiile nefinanciare sunt evenimente care nu îndeplinesc definiţia unei tranzacţii financiare

74

Subsistemele SIC

� subsistemul de contabilitate generală

� subsistemul de gestiune

� subsistemul de raportare

75

Subsistemul contabilităţii generale

Definiţie:

Subsistemul de contabilitate generală este responsabil cu operaţiile lunare de descărcare de gestiune, de regularizare TVA, de închidere a conturilor de venituri şi cheltuieli) şi obţinerea situaţiilor financiare obligatorii ale organizaţiei: registre, balanţă, bilanţ, note explicative etc.

76

Subsistemul de gestiune

Definiţie: înregistrează operaţiile zilnice ale organizaţiei, este responsabil cu oferirea de numeroase documente şi rapoarte.

Tranzacţii:

� intrări –evidenţa aprovizionărilor, evidenţa plăţilor, evidenţa personalului şi calculul salariilor, mijloacelor fixe etc.;

� ieşiri –evidenţa vânzărilor şi a încasărilor;

� operaţii interne –calculul costurilor şi planificarea şi controlul producţiei.

77

Subsistemul de raportare

Definiţie:

Subsistemul de raportare oferă managementului intern rapoarte şi informaţii necesare luării deciziilor cum ar fi: rapoartele de cost, rapoartele de stare a producţiei, rapoartele de stocuri, bugete, tablouri de bord, indicatori financiari etc.

78

Subsistemele sistemului informaţonal contabil

79

Sistemul informaţional pentru management

Definiţie:

prelucrează tranzacţiile nefinanciare, cele care nu sunt în mod normal prelucrate de către sistemul informaţional contabil.

Obiectiv principal:

� oferirea de informaţii factorilor de decizie din organizaţie.

80

Aplicaţii ale sistemului informaţional pentru management

81

FuncţiaAplicaţii ale sistemului informaţional

pentru management

Funcţia financiară•managementul portofoliului;•construirea şi urmărirea bugetelor;

Funcţia de marketing•analize de piaţă;•dezvoltare de noi produse;•analize de produs;

Funcţia de distribuţie•organizarea şi planificarea spaţiilor de depozitare;•planificarea livrărilor;•alocarea şi încărcarea mijloacelor de transport;

Funcţia de management a resurselor umane

•managementul calificării şi pregătirii personalului;•gestiunea unui sistem de beneficii pentru angajaţi.

Interacţiunea SIC cu celelalte subsisteme ale organizaţiei

82

Motivele pentru care SIC este cel mai important subsistem al SI al organizaţiei

� SIC este singurul care permite managementului şi utilizatorilor externi să obţină o imagine de ansamblu asupra întregii organizaţii;

� SIC leagă alte subsisteme informaţionale importante cum ar fi: marketing, personal, cercetare şi dezvoltare, producţie într-o asemenea manieră încât informaţiile tuturor acestor subsisteme să fie exprimate în ultimă instanţă în termeni financiari;

� informaţiile nefinanciare din domenii cum sunt responsabilitatea socială şi resursele umane sunt integrate cu informaţiile contabile pentru a permite luarea de decizii;

� integrarea contabilităţii cu celelalte subsisteme conduce la o viteză mai mare şi o acurateţe sporită în oferirea de informaţii utilizatorilor.

83

Funcţiile sistemului informaţional contabil

� preluarea informaţiilor din exteriorul și din interiorul organizaţiei(de la alte subsiteme) pe bază de documente, numite documente justificative:

� documente externe, emise de către: furnizori, bănci, organisme sociale, clienti etc;

� documente interne, emise de organizaţie pentru: terti (clienti,furnizori, banci etc.), nevoi interne;

� prelucrarea și stocarea informaţiilor prin operaţii specifice ce au la bază documentele contabile

� schimburi de informaţii cu celelate subsisteme ale organizaţiei și cu exteriorul

� control financiar-contabil a activităţii ce se desfășoară în cadrul SIC

� elaborarea situaţiilor financiare de sinteză

84

2.5. ARHITECTURA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE CONTABILE

Cap. II Contabilitatea ca sistem informaţional

85

Arhitectura sistemelor informaţionale contabile

� Sistem informaţional contabil autonom

� Sistem informaţional contabil parţial integrat

� Sistem informaţional contabil integrat

86

Sistemul informaţional contabil autonom

� modulele componente ale sistemului funcţionează independent, fără nici o legătură unele cu altele;

� documentele primare se înregistrează în modulele de gestiune după care sunt transmise contabilităţii unde sunt înregistrate din punct de vedere contabil;

� transferul de date între module, necesar pentru confruntare şi control, se face pe suport de hârtie sub formă de liste sau pe suport electronic (FloppyDisk, MemoryFlash, CD, DVD);

87

Sistemul informaţional contabil parţial integrat

� este implementat pe o reţea locală de de calculatoare (LAN -Local Area Network);

� la înregistrarea documentului primar în modulele contabilităţii de gestiune se creează automat şi articolul contabil aferent documentului;

� articole sunt salvate în jurnale care, ulterior, sunt transferate prin intermediul reţelei, de cele mai multe ori prin operaţii de import/export, în modulul de contabilitate financiară;

88

Sistemul informaţional contabil integrat

� este implementat pe o arhitecturi client/server;

� folosește o bază de date unică pentru tot sistemul;

� documentul primar se înregistrează o singură dată în modulul de gestiune şi automat, în timp real, este văzut de toate celelalte module ale sistemului, inclusiv modulul de contabilitate financiară pentru care se generează articolul contabil aferent;

� atunci când modulele implementate acoperă întreaga paletă de activităţi ale organizaţiei, sistemul poartă denumirea de sistem ERP - Enterprise Resource Planning;

89

Comparaţie SIC autonom/parţial integrat/integrat

Autonom Parţial integrat Integrat

Arhitectură informatică

PC-uri individuale,

bază de date contabilăsoft contabil ieftin

Reţea de calculatoare LAN, produse informatice modulare cu baze de date proprii

Arhitectură client/server nTier

Reţea LAN, MAN (Metropolitan Area Network), InternetProduse modulareBază de date unică

Arhitectură informaţională

Orientare pe circuite contabile:

intrări-ieşiri, încasări-plăţi, producţie-stocuri-imobilizări,salarii

Orientare pe departamente:

Contabilitate, Gestiune, Producţie, Personal-salarizare

Orientare pe procese:

Contabilitate financiară, Gestiune stocuri, Producţie, Aprovizionare, Desfacere

Mărimea

organizațieiMică Mijlocii şi mari Mari şi foarte mari

90

Comparaţie SIC autonom/parţial integrat/integrat(continuare)

91

Autonom Parţial integrat Integrat

Organizare

contabilă

Introducerea manuală a datelor. Unele date se introduc în mod repetat. Compartimentul contabil exercită un control direct asupra tuturor datelor introduse în baza de date a contabilităţii

Se practică frecvent externalizarea contabilităţii

Scop: orientare pur fiscală

Contarea se realizează automat în urma descrierii evenimentului. Datele se pot introduce de către persoane fără pregătire de specialitate

Se implementează proceduri de control al datelor înregistrate în contabilitate

Scop: orientare fiscală şi către factorii de decizie

Datele sunt preluate o singură dată şi sunt disponibile întregului sistem, inclusiv contabilităţii, în timp real în momentul şi la locul producerii lor. Descriere multiplă a evenimentelor.

Proceduri complexe de audit şi control aldatelor înregistrare în contabilitate

Scop: sunt deserviţi informaţional utilizatori diverşi

Sursa: adaptare după Țugui, 2003

2.6. VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

Cap. II Contabilitatea ca sistem informaţional

92

Verificarea cunoştinţelor

1. Descrieţi principalele atribute ale contabilităţii ca sistem informaţional.

2. Care sunt principalele provocări actuale pentru sistemul informaţional contabil?

3. Descrieţi operaţiile specifice contabilităţi ca sistem informaţional şi principalele provocări din perspectiva acestora.

4. Prezentaţi principalele atribute calitative ale contabilităţii ca sistem informaţional;

5. Prezentaţi obiectul şi funcţiile contabilităţii ca sistem informaţional;

93

Verificarea cunoştinţelor (continuare)

6. Prezentaţi cele două mari subsisteme ale sistemului informaţional al organizaţiei;

7. Prezentaţi subsistemul informaţional contabil al organizaţiei;

8. Descrieţi principalele arhitecturi ale sistemului informaţional contabil;

9. Descrieţi funcţiile sistemului informaţional contabil;

94

3 . 1 . DEFINIŢI I Ş I CARACTERISTIC I

3 .2 . FUNCŢIILE PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

3.3 . REGLEMENTĂRI PRIVIND PRODUSELE SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

3.4 . ALEGEREA, IMPLEMENTAREA ŞI EXPLOATAREA PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

3.5 . VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

CAP. III PRODUSE SOFTWARE

PENTRU CONTABILITATE

95

3.1. DEFINIŢII ŞI CARACTERISTICI

Cap. III Produse software pentrucontabilitate

96

Definiţii

Pachete de programe contabile

� acoperă un set complet de activităţi din domeniul contabilităţii;

� sunt compuse din mai multe module;

� pot fi dezvoltate atât de către organizaţie, cât şi în afara organizaţiei de către firme specializate;

� sunt comercializate pe module;

� modulele sunt proiectate pentru a putea comunica între ele fie prin integrare parţială prin operaţii de import/export, fie prin integrare directă;

97

Definiţii

Produse informatice generalizate

� sunt dezvoltate doar de către producători specializaţi;

� sunt destinate comercializării către un număr mare de clienţi;

� produsul este proiectat să satisfacă cerinţele unui domeniu cu un grad mare de omogenitate;

98

Definiţii

Produse informatice pentru contabilitate

� este un termen mai general, celelalte două putând fi substituite acestuia;

� este mai adecvat tendinţei actuale de informatizare integrată a sistemelor informaţionale;

99

Carcateristici

� să fie dezvoltat de firme specializate (care să garanteze calitatea produsului);

� să fie însoţit de documentaţie fie sub formă de manual de utilizare, fie sub forma de Help încorporat în program;

� să se adreseze unui număr mare de clienţi;

� să fie complet parametrizabil şi flexibil (uşor de adaptat);

� să fie proiectat astfel încât să nu existe necesitatea introducerii repetate a aceloraşi date, indiferent în câte locuri sunt utilizate acestea în organizaţie;

100

Caracteristici (continuare)

101

� să aibă implementat un sistem de control eficient al datelor prin proceduri automate de verificare şi validare care să asigure corectitudinea datelor stocate şi a informaţiilor obţinute;

� să fie capabil să comunice cu alte produse informatice prin interfeţe specializate;

� să includă proceduri pentru actualizare automată, pentru salvarea şi restaurarea datelor;

� să fie conceput modularizat în vederea actualizării rapide, fără necesitatea unei reproiectări semnificative.

3.2. FUNCŢIILE PRODUSELOR SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

Cap. III Produse software pentrucontabilitate

102

Funcţii

Produsele software pentru contabilitate sunt dezvoltate pe cele două subsisteme ale contabilităţii:

� contabilitatea generală (financiară) care cuprinde: contabilitatea intrărilor, contabilitatea ieşirilor, contabilitatea încasărilor şi plăţilor, contabilitatea operaţiunilor diverse (salarii, imobilizări, operaţii diverse de închidere a perioadei);

� contabilitate managerială: gestiune trezorerie, gestiune aprovizionare, gestiune desfacere, gestiune stocuri, salarii, imobilizări, producţie, calculaţie costuri, gestiunea bugetelor etc.

103

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară

Contabilitatea intrărilor - trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

� înregistrarea intrărilor de stocuri cu posibilitatea creării de conturi analitice pe element de stoc şi pe furnizor;

� înregistrarea intrărilor de servicii cu posibilitatea creării de conturi analitice pe serviciu şi pe furnizor,

� crearea Jurnalului de cumpărări;

� actualizare Registru jurnal;

� rapoarte pe tipuri de stocuri, pe furnizori, pe elemente de stoc;

104

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară

Contabilitatea ieşirilor trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

� înregistrarea vânzărilor de stocuri;

� înregistrarea consumului de stocuri;

� înregistrarea transferului de stocuri;

� crearea de conturi analitice pentru elementele de stoc şi pentru clienţi;

� crearea Jurnalului vânzări;

� actualizarea Registrului jurnal;

� rapoarte pe elemente de stoc, pe clienţi, pe tipuri de ieşiri.

105

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară

Contabilitatea trezoreriei trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

� înregistrarea încasărilor;

� înregistrarea plăţilor;

� creare de conturi analitice pentru bancă, parteneri;

� crearea Registrului de casă şi a Registrului de bancă;

� actualizarea Registrului jurnal;

� rapoarte pe tipuri de operaţii încasări/plăţi, pe tipuri de încasări/plăţi – prin casă sau prin bancă, pe parteneri etc.

106

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară

Contabilitatea operaţiilor diverse trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

� înregistrarea datelor legate de salarii;

� înregistrarea datelor legate de imobilizări;

� înregistrarea oricărei alte operaţii desfăşurate;

� crearea de jurnale;

� actualizarea Registrului jurnal;

� realizarea operaţiilor de închidere perioadă de gestiune;

� crearea fişelor de cont şi Cartea Mare;

� întocmirea balanţei de verificare;

107

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară

Logica de lucru cu un produs software pentru contabilitate generală se desfăşoară astfel :

1. se crează societatea şi se introduc datele generale ale societăţii;

2. se introduc soldurile iniţiale;

3. se înregistrează documentele aferente operaţiunilor perioadei curente:

� se primeşte documentul primar justificativ (factură fiscală, chitanţă fiscală, OP, CEC, Extras de cont, Stat de plata salarii etc.);

� se selectează opţiunea de meniu a produsului destinată înregistrării operaţiei respective;

108

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară (continuare)

� se introduc datele de identificare ale documentului justificativ;

� se selectează contul debitor şi contul creditor. Se creează eventualele analitice;

� se introduc sumele aferente conturilor;

� se validează înregistrarea (se trimite articolul contabil în Registrul jurnal);

4. se realizează inventarul stocurilor pentru verificarea corespondenţei între stocurile din gestiune şi stocurile din contabilitate. Se înregistrează eventualele diferenţe.

5. se realizează închiderea de lună prin selectarea opţiunii corespunzătoare;

109

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea financiară (continuare)

6. se listează Registrul de cumpărări, Registrul de vânzări, Registrul de casa, Registrul de banca etc. (opţional), Registrul jurnal, Balanţa de verificare şi Cartea Mare (obligatoriu);

7. se întocmesc declaraţiile fiscale cu ajutorul produsului software sau cu programele puse la dispoziţie de către Ministerul Finanţelor Publice;

8. se întocmeşte Bilanţul, Contul de profit şi pierdere, Notele explicative etc. (atunci când este cazul) cu ajutorul produsului software sau folosind programele puse la dispoziţie de către Ministerul Finanţelor Publice.

110

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea încasărilor şi plăţilor:

� adăugarea şi actualizarea unui cont de trezorerie (cont bancar, acreditiv, avans spre decontare, cont de împrumut, cont de casă etc.);

� înregistrarea/emiterea documentelor de încasare/plată: chitanţe fiscale, CEC-uri, Ordine de plată, Ordine de compensare, Extrase de cont etc.;

� ataşarea/selectarea contului de trezorerie şi partenerul corespondent sau alt cont (de cheltuială sau de trezorerie) la efectuarea unei încasări/plăţi;

� obţinerea de jurnale zilnice sau periodice pentru operaţiile care au loc (Registrul de casă, Registrul de bancă);

� obţinerea de balanţe analitice pentru conturile de trezorerie;

� posibilităţi de generare a unor liste speciale (scadenţare, tablouri de fluxuri de disponibilităţi – cash flow-uri previzionale);

111

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea desfacerii şi a clienţilor:

� declararea şi actualizarea unui client, a reperelor, a unei gestiuni, a unui centru de cost, etc., cu toate datele aferente care le definesc;

� ataşarea automată a acestor informaţii de documentul de ieşire;

� întocmirea documentelor de ieşire: Facturi, Avize de însoţire, Dispoziţii de livrare, Facturi de retur etc.;

� întocmirea ofertelor, întocmirea/înregistrarea contractelor, înregistrarea comenzilor de la clienţi;

� evidenţa livrărilor prin întocmirea Dispoziţiilor de livrare;

� detalierea pe fiecare reper ieşit cu ataşarea gestiunii din care iese;

� obţinerea de balanţe analitice pe clienţi, pe tipuri de repere, pe repere, pe gestiuni, pe centre de cost;

� obţinerea de situaţii centralizatoare în legătură cu vânzările, cu debitele clienţilor, cu creanţele restante etc.;

112

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea stocurilor:

� declararea şi actualizarea unui element de stoc, a unei gestiuni, a unui centru de cost etc., cu toate datele aferente care le definesc;

� ataşarea acestor informaţii de documentul de intrare/ieşire;

� să permită calcul automat al costului la scoaterea din gestiune după metode multiple: FIFO, LIFO, preţ prestabilit, CMP cu actualizare după fiecare mişcare, CMP cu recalculare la finalul lunii etc.;

� întocmirea/înregistrarea Bonurilor de consum, Notelor de transfer între gestiuni, Proceselor verbale de plus/minus gestiune etc.;

� realizarea inventarului şi a rapoartelor de evaluare;

113

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea stocurilor (continuare)

� detalierea pe fiecare poziţie a stocului intrat/ieşit cu ataşarea gestiunii în/din care intră/iese;

� obţinerea fişelor de magazie pentru fiecare element de stoc;

� obţinerea balanţei analitice pe tipul de stoc, pe elemente de stoc, pe gestiuni, pe centre de cost;

� obţinerea de situaţii centralizatoare pe tipuri de operaţiuni: intrări, ieşiri, transferuri;

114

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru evidenţa aprovizionărilor şi furnizorilor:

� declararea şi actualizarea unui furnizor, a reperelor, a unei gestiuni, a unui centru de cost etc., cu toate datele aferente care le definesc;

� ataşarea acestor informaţii de documentul de intrare;

� înregistrarea documentelor de intrare: Facturi, Bonuri fiscale, NIR-uri, Facturi de retur;

� întocmirea/înregistrarea contractelor, emiterea şi urmărirea comenzilor de aprovizionare;

� detalierea pe fiecare reper intrat cu ataşarea gestiunii în care intră;

� obţinerea de balanţe analitice pe furnizori, pe tipuri de repere, pe repere, pe gestiuni, pe centre de cost;

� obţinerea de situaţii centralizatoare în legătură cu aprovizionările, debitele restante ale furnizorilor, cu creanţele furnizorilor etc.;

115

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru evidenţa personalului şi calculul salariilor:

� adăugarea şi actualizarea datelor despre salariaţi;

� crearea şi gestionarea echipelor, formaţiilor de lucru, dacă este cazul;

� setarea parametrilor de lucru (salariul de bază, tarif/oră, cotele procentuale pentru reţinerile salariale atât pentru organizaţie, cât şi pentru angajat, sporuri, popriri etc.);

� descrierea fiscală a angajaţilor;

� introducerea pontajelor/prezenţelor;

� introducerea reţinerilor faţă de terţi;

� gestionare concedii medicale;

� obţinerea listelor de avans, a statelor de plată şi a fluturaşilor pentru salarii;

116

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru evidenţa personalului şi calculul salariilor (continuare):

� să faciliteze întocmirea declaraţiilor obligatorii cerute de lege (de exemplu: Declaraţia privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi a obligaţiilor de plată la bugetul asigurărilor pentru şomaj, Declaraţia privind evidenţa obligaţiilor de plată către bugetul Fondului Naţional Unic de Asigurări Sociale de Sănătate - FNUASS pentru concedii şi indemnizaţii, Declaraţia privind obligaţiile de plată la FNUASS-sănătate, Declaraţie privind evidenţa nominală a obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat etc.)

� calculul şi generarea notei contabile aferentă amortizării cheltuielilor salariale lunare;

� obţinerea de rapoarte diverse;

� generarea fişelor fiscale;

117

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru evidenţa imobilizărilor:

� adăugarea şi actualizarea datelor despre imobilizări (categorie, grupă, gestiune, durată normată de utilizare conform Nomenclatorului mijloacelor fixe, metodă de amortizare, cotă de amortizare);

� introducerea gradului de utilizare a imobilizărilor;

� înregistrarea intrărilor-cedărilor de imobilizări;

� calculul şi generarea notei contabile aferentă amortizării lunare a imobilizărilor;

� scoaterea din funcţiune sau casarea imobilizărilor;

� reevaluarea imobilizărilor şi calcul provizioanelor;

� obţinerea situaţiei cu amortizarea imobilizărilor;

� obţinerea balanţei imobilizărilor;

118

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea producţiei:

� gestionarea nomenclatoarelor de produse şi a nomenclatoarelor de materiale;

� gestiunea reţetarelor pentru obţinerea produselor finite;

� programarea şi realizarea graficului de producţie prin înregistrarea comenzilor de producţie şi programarea consumurilor;

� programarea consumurilor prin introducerea/calcularea necesarelor şi devizelor;

� urmărirea producţiei prin preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de lucru;

119

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea producţiei (continuare):

� urmărirea consumurilor prin emiterea Bonurilor de consum;

� obţinerea programului de fabricaţie şi încărcarea graficului de producţie la nivel de atelier/sectie/organizaţie;

� obţinerea stadiului productiei, pe diferite faze, centralizat sau detaliat;

� Rapoarte privind costurile şi încadrarea în cele planificate;

� Rapoarte detaliate şi centralizate la diferite niveluri cu privire la consumurile programate sau realizate, Balanţa materialelor, Fişe de magazie;

120

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru calculul costurilor:

� declararea purtătorilor de costuri;

� stabilirea metodei de calculaţie a costurilor;

� colectarea cheltuielilor directe şi a cheltuielilor indirecte (cheltuieli comune secţiei şi cheltuieli generale ale organizaţiei);

� colectarea cheltuielilor de desfacere, a cheltuielilor auxiliare;

� înregistrarea producţiei neterminate;

� repartizarea cheltuielilor indirecte;

� determinarea costului efectiv şi a abaterii de la costul efectiv;

� diferite alte rapoarte şi liste.

121

Funcţiile modulelor pentru contabilitatea managerială

Modulul pentru gestiunea bugetelor:

� definirea şi modificarea elementelor de buget;

� elaborarea bugetului pentru anul financiar următor;

� urmărirea încadrării în bugetul stabilit prin compararea în permanenţă a veniturlor şi cheltulilor bugetate cu cele realizate;

� realizarea de rectificări bugetare pe parcursul anului;

122

3.3. REGLEMENTĂRI PRIVIND PRODUSELE SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE

Cap. III Produse software pentrucontabilitate

123

Reglementări privind produsele software pentru contabilitate

Reglementări obligatorii:

� Legea contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările ulterioare, republicată în MO Partea a I-a, nr. 454/18.06.2008;

� Ordinul Ministerului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 870 din 23.12.2008 şi intrat în vigoare la 1 ianuarie 2009, paragrafele G – H, punctele 58 – 67;

124

Reglementări privind produsele software pentru contabilitate

OMEF nr. 3512/2008 impune trei categorii de cerinţe minime obligatorii:

� Obligaţiile organizaţiei care utilizează programul;

� Cerinţe minimale pentru produs (obligaţii ale dezvoltatorului);

� Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar-contabile;

125

Reglementări privind produsele software pentru contabilitate

Acte normative importante din perspectiva introducerii noilor tehnologii :

� Legea 455/2001 privind semnătura electronică, MO nr. 429 din 31/07/2001;

� Legea 451/2004 privind marcarea temporală, M.O Partea I nr. 1021 din 05/11/2004;

� Legea 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice, MO Partea I nr. 506 din 27/07/2007;

� Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, publicată în MO Partea I nr. 345 din 22/05/2007;

� Decizia ANRC 888/2008 privind procedura de verificare şi omologare a sistemelor informatice destinate operaţiunilor de emitere a facturilor în formă electronică, MO Partea I nr. 699 din 14/10/2008;

� Decizia ANRC 896/2008 privind normele pentru aplicarea Legii 451/2004 privind marca temporală, MO Partea I nr. 754 din 7/11/2008;

126

Condiţiile legale de producere, distribuţie şi comercializare

Principalele acte normative:

� Legea 8/1996 privind drepturile de autor şi drepturile conexe, cu actualizările ulterioare;

� Ordonanţa 25/2006 privind întărirea capacităţii administrative a Oficiului Român pentru Drepturile de Autor, publicată în MO nr. 84/30 ianuarie 2006.

127

Condiţiile legale de producere, distribuţie şi comercializare

Art 17 alin 1 al Ordonanţei 25/2006 stipulează: „înscrierea în Registrul Naţional al Programelor pentru Calculator este obligatorie pentru:

1. persoanele fizice autorizate şi persoanele juridice care desfăşoară pe teritoriul României oricare dintre următoarele activităţi: � producere de programe pentru calculator;

� import de programe pentru calculator;

� distribuire de programe pentru calculator;

� închiriere de programe pentru calculator;

� comercializare de programe pentru calculator;

2. programele pentru calculator: � produse în România şi comercializate de către comercianţi specializaţi;

� importate în România şi comercializate de către comercianţi specializaţi. “

128

Condiţiile legale de producere, distribuţie şi comercializare

� Art. 20 alin. 1 al Ordonanţa 25/2006 specifică:

� „persoanele fizice sau juridice prevăzute la art. 17 alin. (1), înregistrate în Registrul Naţional al Programelor pentru Calculator, sunt obligate să înscrie programele pentru calculator în Registrul Naţional al Programelor pentru Calculator, înainte de introducerea acestora în circuitul comercial”

129

3.4. ALEGEREA, IMPLEMENTAREA ŞI EXPLOATAREA PRODUSELOR SOFTWARE

PENTRU CONTABILITATE

Cap. III Produse software pentrucontabilitate

130

Alegerea, implementarea şi exploatarea produselor software pentru contabilitate

� Într-o organizaţie există patru căi principale de procurare a unui produs software pentru contabilitate, şi anume:

� achiziţionarea produsului de la producători sau distribuitori specializaţi;

� comandarea produsului software la unul din dezvoltatorii existenţi pe piaţă;

� proiectarea şi dezvoltarea in-house a produsului;

� achiziţionarea şi utilizarea produselor software ca servicii, cu licenţiere după modelul SaaS (Software as a Service).

131

Achiziţionarea produsului de la producători sau distribuitori specializaţi

� Avantaje:� produsul are o calitate garantată de faptul că este realizat de o companie specializată în realizarea de astfel de produse;

� produsul are o istorie pe piaţă;� preţul (costul) incomparabil mai mic decât în cazul dezvoltării in-house sau realizării lui “la comandă”;

� numărul mare de astfel de produse existente pe piaţă care permite alegerea celui mai potrivit produs în funcţie de specificul organizaţiei;

� garanţia adaptării rapide a produsului la modificările legislative, garanţie obţinută prin contractul de achiziţionare a produsului;

� Dezavantaje:� slaba adaptare a produsului la specificul organizaţiei sau adaptarea lui cu costuri suplimentare;

� dependenţa de dezvoltatorul produsului (cazul în care dezvoltatorul dă faliment, de exemplu);

132

Comandarea produsului software la unul din dezvoltatorii existenţi pe piaţă

� Avantaje:� produsul este perfect adaptat specificului şi necesităţilor organizaţiei;� timpul de obţinere este mult mai mic decât în cazul dezvoltării in-house;

� costul mai redus decât în cazul dezvoltării in-house;� posibilitatea proiectării lui astfel încât să se integreze cu alte aplicaţii specifice implementate în organizaţie;

� Dezavantaje:� timpul mai mare de obţinere a produsului;� apariţia unor costuri neprevăzute pe parcursul dezvoltării produsului;

� incertitudinea calităţii produsului final;� dependenţa de dezvoltatorul produsului;� necesitatea alocării de resurse umane interne care să participe la procesul de dezvoltare a produsului şi să urmărească acest proces;

133

Proiectarea şi dezvoltarea in-house a produsului

� Avantaje:� produsul este perfect adaptat specificului şi necesităţilor organizaţiei;

� eliminarea dependenţei de dezvoltatorul produsului;

� Dezavantaje:� necesitatea existenţei resurselor umane (specialiştilor IT) necesare dezvoltării produsului;

� timpul foarte mare de obţinere a produsului;

� costul foarte mare şi apariţia de costuri neprevăzute pe parcursul dezvoltării produsului;

� incertitudinea calităţii produsului final;

� necesitatea actualizării şi mentenanţei produsului după implementare;

� dependenţa de personalul care a participat la dezvoltarea produsului (problema fluctuaţiei de specialişti IT în cadrul organizaţiei);

134

Achiziţionarea şi utilizarea produselor software ca servicii după modelul SaaS

� SaaS (Software as a Service) este cea mai nouă metodă de procurare şi utilizare a unui produs software;

� prezintă numeroase avantaje comparativ cu celelalte metode fiind adaptată noilor realităţi ale mediului economic şi tehnologic;

� SaaS este prezentată pe larg, împreună cu avantajele şi dezavantajele ei, în capitolul cinci.

135

Alegerea produsului software pentru contabilitate

Factorii care stau la baza alegerii produsului sunt:

� natura afacerii organizaţiei;

� dimensiunea organizaţiei;

� volumul de date;

� alte aplicaţii implementate în organizaţie;

� necesităţile de informare ale managementului;

� necesităţile hardware şi software necesare implementarii produsului;

136

Alegerea produsului software pentru contabilitate

Resurse care pot sprijini organizaţia în alegerea celui mai potrivit produs pentru necesităţile sale:

� ghid-uri computerizate;

� lucrări scrise, cărţi, articole, diferite studii;

� consultanţi, persoane sau firme specializate în domeniu;

� portaluri specializate dedicate domeniului contabilităţii şi profesioniştilor contabili;

137

Alegerea produsului software pentru contabilitate

Surse de informare pentru profesionistul contabil:

� literatura de specialitate;

� portalurile dedicate domeniului şi profesioniştilor contabili;

� forumuri de discuţii dedicate domeniului şi profesioniştilor contabili;

� site-urile de prezentare ale dezvoltatorilor de astfel de produse;

� site-urile de prezentare ale produselor software pentru contabilitate;

� instalarea şi testarea versiunilor demonstrative ale produselor;

138

Implementarea produsului software pentru contabilitate

� alocarea unei perioade de timp pentru implementare de cel puţin trei ori mai mare decât cea pentru alegerea software-ului:

� 6+12 luni pentru alegerea produsului;

� 2 ani pentru implementarea lui;

� conceperea unui plan al implementării;

� numirea unui echipe pentru controlul proiectului care să supravegheze procesul de implementare şi respectarea planului de implementare;

� realizarea unui program de pregătire a utilizatorilor cât mai complet şi cuprinzător cu privire la noul sistem;

� elaborarea unor proceduri şi politici interne pentru asigurarea securităţii în exploatarea produsului;

139

Implementarea produsului software pentru contabilitate

Asigurarea securităţii în exploatarea produsului:

� implementarea unui sistem de acces la program prin utilizatori şi parole;

� auditarea accesului utilizatorilor şi a operaţiilor executate de ei în sistem;

� elaborarea unor politici si proceduri de control intern;

� criptarea datelor;

� protecţia calculatoarelor de infectarea cu viruşi;

� responsabilizarea angajaţilor;

140

Exploatarea sistemului informaţional contabil

Principalul factor care determină o exploatare defectuoasă a sistemului este factorul uman:

� utilizatorii nu folosesc corect funcţiile acestuia generând erori;

� utilizatorii nu folosesc toate funcţiile puse la dispoziţie de sistem � fie dintr-o slaba cunoastere a lui şi a noilor instrumente pe care trebuie să

le utilizeze,

� fie din temeri personale (teama de a nu primi noi sarcini, teama pierderii locului de muncă);

� factorii de decizie nu folosesc informaţiile oferite de noul sistem:� fie nu sunt familiarizaţi cu noile instrumente de raportare şi nu ştiu cum să

acceseze datele din sistem,

� fie din lipsă de interes sau din comoditate.

141

Exploatarea sistemului informaţional contabil

Măsuri de contracarare a acestor factori:

� realizarea unei instruiri active a personalului care exploatează noul sistem;

� selectarea personalului în cazul în care nu toţi utilizatorii își pot însuşi funcţiile noului sistem;

� asigurarea unei bune comunicări şi a unei stimulări a angajaţilor în utilizarea noului sistem;

� păstrarea echipei formate pentru controlul implementării care să efectueze un control intern permanent al exploatării sistemului pentru a asigura exploatarea corectă şi la întreaga capacitate a acestuia.

142

3.5. VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

Cap. III Produse software pentrucontabilitate

143

Verificarea cunoştinţelor

144

1. Ce înţelegeţi prin pachete de programe contabile şi produse generalizate pentru contabilitate?

2. Care sunt principalele caracteristici ale produselor software pentru contabilitate?

3. Descrieţi funcţiile minime care trebuie asigurate de către produsele software pentru contabilitate generală.

4. Descrieţi funcţiile minime care trebuie asigurate de către produsele software pentru contabilitate managerială.

5. Prezentaţi logica de lucru cu produsele software pentru contabilitate generală;

6. Care sunt, conform OMFP 3512/2008, principalele obligaţii ale organizaţiilor care utilizează un produs software pentru contabilitate?

Verificarea cunoştinţelor (continuare)

145

7. Care sunt, conform OMFP 3512/2008, criteriile minimale pe care trebuie să le respecte produsele software pentru contabilitate?

8. Care sunt, conform OMFP 3512/2008, condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva electronic documentele financiar-contabile?

9. Care sunt condiţiile legale de producere, distribuţie şi comercializare a produselor software pentru contabilitate?

10. Descrieţi principalele metode prin care organizaţia îşi poate procura un produs software pentru contabilitate.

11. Descrieţi factorii care influenţează procesul de alegere a unui produs software pentru contabilitate;

12. Descrieţi factorii care influenţează procesul de implementare a unui produs software pentru contabilitate;

13. Descrieţi factorii care influenţează procesul de exploatare a produselor software pentru contabilitate;

4 . 1 . SISTEMELE ERP – DEFINIŢII ŞI CARACTERISTICI

4 .2 . LOCUL ŞI ROLUL CONTABILITĂŢII ÎN SISTEMELE ERP

4.3 . VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

CAP. IV SISTEME ERP – ENTERPRISE

RESOURCE PLANNING

146

4.1 SISTEMELE ERP – DEFINIŢII ŞI CARACTERISTICI

Cap. IV Sisteme ERP – Enterprise Resource Planning

147

Sistemele ERP – definiţii

American Production and Inventory Control Society (APICS) defineşte conceptul ERP astfel:

“metodă pentru planificarea eficientă şi controlul tuturor resurselor necesare pentru prelucrarea, realizarea, expedierea şi contabilizarea comenzilor clienţilor în firmele de producţie, distribuţie sau servicii”

Brown (1999) defineşte sistemele ERP ca:

“sisteme on-line interactive care oferă o soluţie „completă” pentru nevoile sistemului informaţional al unei organizaţii, acoperind o mare parte din funcţiile întreprinderii”

Koch (1999) consideră un sistem ERP drept

“un pachet software integrat care rulează pe o singură bază de dateastfel încât departamentele organizaţiei pot foarte uşor comunica şi partaja informaţia”

148

Sistemele ERP – definiţii (continuare)

Din punctul de vedere al tehnologiilor implicate D. Fotache şi L. Hurbean(2004) consideră că:

“un ERP reprezintă un sistem informaţional bazat pe interfeţe grafice utilizator, baze de date relaţionale, limbaje de programare de generaţia a IV-a, instrumente CASE şi arhitectură client/server”

Din punct de vedere funcţional, D. Fotache şi L. Hurbean (2004) consideră că:

„sistemele ERP sunt pachete de aplicaţii formate din mai multe module care sprijină toate ariile funcţionale: planificare, producţie, vânzare, marketing distribuţie, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service şi întreţinere, logistică şi ebusiness”

149

Sistemele ERP – definiţii (continuare)

150

Sistemele ERP – caracteristici

� mediu integrat;

� flexibilitate;

� modularitate și scalabilitate;

� securitate;

� completitudine;

� trasabilitate;

� conectibilitate;

151

Sistemele ERP – caracteristici

Mediu integrat – presupune existenţa unei baze de date unice.

Avantaje:

� toţi utilizatorii au acces, pe niveluri de acces, la anumite date sau informaţii şi „văd” aceeaşi informaţie;

� datele sunt înregistrate o singură dată, în momentul producerii lor de către angajaţii care lucrează cu ele;

� toate datele pot fi accesate în timp real de întreaga organizaţie;

Dezavantaje:

� o dată introdusă greşit în sistem se propagă imediat la nivelul tuturor departamentelor putând să genereze erori incontrolabile la nivelul ieşirilor sistemului;

152

Sistemele ERP – caracteristici

Flexibilitatea – capacitatea de adaptare la specificul organizaţiilor. Un ERP trebuie să fie personalizabil în faza de implementare - să permită modificarea prin intermediul parametrilor a interfeţei, a structurii datelor, a proceselor etc. şi să permită adăugarea de noi funcţii.

Cazuri când organizaţia trebuie să-și adapteze procesele de afaceri la ERP:

� când produsul ERP are inclus un know-how legat de procesele de afaceri superior celui deţinut de organizaţie;

� când produsul nu permite adaptarea la procesele de afaceri ale organizaţiei;

� când se doreşte evitarea costurilor de personalizare şi parametrizare a ERP-ului.

153

Sistemele ERP – caracteristici

Modularitate şi scalabilitate - un produs ERP trebuie să fie structurat pe module şi să permită adăugarea de noi funcţii prin implementarea de noi module, într-o manieră incrementală, fără necesitatea modificării modulelor deja implementate.

Securitate - deşi este un mediu integrat şi deschis, un ERP trebuie să ofere politici de securitate astfel încât, nu orice utilizator să aibă acces la orice dată, informaţie sau funcţionalitate a sistemului. El trebuie să asigure integritatea şi siguranţa datelor din sistem, întreţinerea datelor şi posibilitatea accesării în orice moment prin implementarea unor politici adecvate de salvare şi arhivare.

154

Sistemele ERP – caracteristici

Completitudine - prin definiţie un produs ERP trebuie să acopere toate funcţiile organizaţiei.

ERP = ERP = CompletitudineCompletitudine + + IntegrareIntegrare

Trasabilitate – un ERP trebuie să permită urmărirea operaţiunilor şi înregistrărilor efectuate în sistem. Aceasta înseamnă că produsul ERP trebuie să fie capabil să stocheze şi să ofere date despre operaţiile efectuate, cine a făcut operaţiile şi când au fost realizate operaţiile respective.

155

Sistemele ERP – caracteristici

Conectibilitate - un ERP trebuie să fie capabil să schimbe date cu alte aplicaţii. În condiţiile în care tendinţa la nivel mondial este aceea de a se elimina comunicarea pe suport de hârtie şi de a o înlocui cu transmiterea electronică a documentelor (comenzi, facturi, documente de plată etc.), posibilitatea de conectare cu alte organizaţii şi parteneri de afaceri este o cerinţă din ce în ce mai importantă pentru produsele ERP.

156

Sistemele ERP – caracteristici

Caracteristici tehnice:

� arhitectură client/server pe mai multe niveluri (nTier client/server Architecture);

� arhitectură orientată pe servicii SOA (Service Oriented Architecture);

� portabilitate pe diferite SO;

� SGBD-uri puternice capabile să gestioneze volume imense de date (de ordinul TB-ilor);

� implementarea de tehnologii cum ar fi: tehnologiile Workflow, Workgroup, Groupware, Electronic Data Interchange (EDI), Internet, Intranet, Data warehousing etc. ;

� echipamente tehnice performante (reţele locale performante, servere de baze de date, servere de aplicaţii etc);

157

4.2 LOCUL ŞI ROLUL CONTABILITĂŢII ÎN SISTEMELE ERP

Cap. IV Sisteme ERP – Enterprise Resource Planning

158

Locul şi rolul contabilităţii în sistemele ERP

159

Module componente

� Contabilitate financiară � Salarizarea

� Gestiunea achiziţiilor � Managementul proiectelor

� Gestiunea stocurilor � Contabilitate de gestiune

� Interacţiunea cu furnizorii � Gestiunea vânzărilor

� Gestiunea relaţiilor cu clienţii � Logistică

� Urmărirea comenzilor � Servicii

� Planificarea producţiei � Analiză

� Gestiunea resurselor umane � Generator de rapoarte

Locul şi rolul contabilităţii în sistemele ERP

160

Sistemul informaţional contabil în cadrul unui sistem integrat de tip ERP asigură următoarele funcţii:

� generarea automată a înregistrărilor contabile şi a situaţiilor financiare obligatorii;

� suport pentru procesele contabile şi integrarea lor cu alte procese desfăşurate în organizaţie prin instrumente workflow, servicii de poştă electronică, sisteme de notificare etc.;

� gestionarea automată a fluxurilor financiare în strânsă dependenţă cu fluxurile materiale ale organizaţiei;

� raportare contabilă şi financiară în formate diferite: .xls, doc, .html, .txt, xml etc. ;

� analiză multidimensională şi multicriterială a datelor contabile prin intermediul instrumentelor OLAP (OnLine Analytical Processing);

Locul şi rolul contabilităţii în sistemele ERP

161

(continuare)

� implementarea unor instrumente moderne ca suport în luarea deciziilor: Tablouri de bord şi Balanced Scorecard-uri;

� realizarea contabilităţii costurilor şi a contabilităţii de gestiune prin intermediul unor instrumente avansate cum este ABC (Activity Based Costing) sau prin posibilitatea implementării unor sisteme de gestiune şi producţie Just-in-Time;

� sistem de realizare şi monitorizare a bugetării veniturilor şi cheltuielilor pe activităţi, pe departamente, pe proiecte, pe produs etc.;

� sistem de raportare compatibil cu Standardele Internaţionale de Raportare Financiară.

Locul şi rolul contabilităţii în sistemele ERP

162

Un sistem ERP aduce contabilităţii următoarele avantaje:

� creşterea eficienţei proceselor contabile şi a activităţii profesioniştilor contabili;

� raportare continuă prin informaţii relevante şi rapoarte obţinute ad-hoc, în timp real;

� calitatea superioară a informaţiilor financiar-contabile obţinută prin verificări automate;

� flexibilitatea sistemului permite adaptarea rapidă şi cu costuri minime a contabilităţii la schimbările din organizaţie fără pierderea controlului;

� adaptarea rapidă la necesităţile de informare ale utilizatorilor interni şi externi ai informaţiilor financiar-contabile;

� posibilitatea realizării aşa numitelor închideri virtuale care permit obţinerea situaţiilor financiare obligatorii (implicit a rezultatelor financiare ale organizaţiei) în orice moment și chiar previzionarea acestora;

Locul şi rolul contabilităţii în sistemele ERP

163

Un sistem ERP aduce contabilităţii următoarele dezavantaje:

� amplificarea riscurilor ca urmare a creşterii complexităţii sistemului;

� cu cât organizaţia este mai mare, cu atât apar mai multe riscuri în prelucrarea integrată a informaţiilor, iar înregistrările care au avut loc într-o perioadă de gestiune sunt din ce în ce mai greu de verificat şi controlat;

� aceste riscuri sunt neînregimentate procedural şi necunoscute de către profesioniştii contabili şi auditori;

� schimbarea dramatică a mediului de lucru al profesioniştilor contabili şi a rolului lor în organizaţie;

� necesitatea schimbării metodelor operaţionale ale organizaţiei şi necesitatea reproiectării (reengineering-ul) întregii afaceri;

4.3 VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

Cap. IV Sisteme ERP – Enterprise Resource Planning

164

Verificarea cunoştinţelor

165

1. Definiţi sistemele ERP.

2. Descrieţi principalele caracteristici ale sistemelor ERP.

3. Daţi exemple de module componente ale sistemelor ERP.

4. Descrieţi funcţiile sistemului informaţional contabil în cadrul unui sistem ERP.

5. Care sunt avantajele pe care sistemele ERP le aduc contabilităţii?

6. Care sunt dezavantajele pe care sistemele ERP le aduc contabilităţii?

5.1 DEFINIŢIE, CARACTERISTICI , AVANTAJE

5.2 VERIFICAREA CUNOȘTINŢELOR

CAP V. PRODUSE SOFTWARE PENTRU CONTABILITATE OFERITE CA

SERVICII (SaaS)

5.1 DEFINIŢIE, CARACTERISTICI, AVANTAJE

CAP V. Produse software pentru contabilitate oferite ca servicii (SaaS)

167

SaaS - definiţie

168

Termenul „software as a service” (SaaS) a circulat încă dinainte de 1999, el a fost acceptat ca şi concept odată cu publicarea articolului „Service Based Software” [Bennett et al., 1999]. Acronimul SaaS a devenit însă cunoscut odată cu publicarea în 2001 a articolului „Strategic Backgrounder: Software as a Service” de către Divizia de eBusiness a asociaţiei Software & Information Industry.

Software-ul ca serviciu (SaaS) sau software-ul „on demand”reprezintă una dintre tendinţele actuale de licenţiere a aplicaţiilor informatice:

acestea sunt găzduite de furnizorul serviciului pe serverele proprii fiind direct accesibile clienţilor prin intermediul Internet-ului. Accesul la aplicaţii se face pe baza unui abonament nefiind necesare achiziţionarea unor licenţe sau investiţii în echipamente hardware.

SaaS - avantaje

169

Adoptarea soluţiei SaaS pentru funcţia contabilă a unei organizaţii poate avea următoarele beneficii:

� uşurinţa în utilizare şi configurare, practic organizaţia nu are nevoie de nici o resursă suplimentară, toate resursele sunt deţinute şi întreţinute de către furnizorul SaaS;

� garanţia calităţii, a performanţei, a stabilităţii şi a unei tehnologii avansate;

� costuri lunare fixe (costul unic al abonamentului);

� mobilitate - fiind aplicaţii web, pot fi accesate de oriunde există un calculator conectat la Internet;

SaaS - avantaje

170

(continuare):

� reprezintă o soluţie foarte bună pentru organizaţii cu o largă răspândire teritorială;

� sunt eliminate costurile de întreţinere sau actualizare a aplicaţiilor software;

� administrarea serverelor, salvările de date, adaptarea la modificările legislative, întreţinerea şi dezvoltarea aplicaţiilor sunt realizate de către furnizor;

� aplicaţiile sunt disponibile permanent 24 de ore, 7 zile pe săptămână astfel că informaţiile financiar-contabile sunt disponibile oricând, din orice loc fără restricţii;

Comparaţie între modelul clasic şi modelul SaaS

171

Produse software clasice Produse software ca servicii

Organizaţia plăteşte, de obicei, o singură dată la achiziţionarea licenţei urmând ca pe parcursul utilizării produsului să plătească actualizările acestuia. Preţul se stabileşte de obicei în funcţie de gradul de utilizare a serverului (MIPS – milioane de instrucţiuni pe secundă) şi de numărul de staţii de lucru.

Clientii plătesc pe măsură ce utilizează produsul (pay as you go). De regulă se plăteşte un abonament periodic (lunar, anual) stabilit în funcţie de diferite criterii:

ope staţie de lucru pe lună;ope număr de utilizatori;ope tranzacţie;ope modul software;

Produsul software este instalat pe serverele şi staţiile de lucru ale organizaţiei gestiunea şi actualizarea făcându-se de către aceasta.

Produsul este instalat pe serverele furnizorului, întreţinerea şi actualizarea făcându-se de către acesta.

Organizaţiile sunt responsabile de dezvoltarea, exploatarea şi întreţinerea infrastructurii IT necesară funcţionării produsului.

Pentru produsele SaaS furnizorul este responsabil de gestiunea şi întreţinerea infrastructurii IT, inclusiv a produsului.

Comparaţie între modelul clasic şi modelul SaaS(continuare)

172

Produse software clasice Produse software ca servicii

Organizaţiile sunt responsabile pentru actualizarea produsului pe măsură ce producătorul oferă noi funcţii.

Furnizorul SaaS actualizează produsul software automat pe măsură ce sunt dezvoltate noi funcţionalităţi.

Organizaţiile sunt responsabile pentru asigurarea operabilităţii software-ului în condiţiile schimbării mediului de lucru.

Furnizorul SaaS gestionează schimbările în mediul de lucru şi face modificările aferente asupra produsului.

Organizaţiile sunt responsabile pentru configurarea produsului pentru a-l adapta la cerinţele specifice unei anumite activităţi sau cerinţele afacerii şi pentru integrarea lui cu alte aplicaţii şi date existente în organizaţie

Produsele SaaS se caracterizează printr-un grad ridicat de configurabilitate şi sunt proiectate să se integreze cu aplicaţiile şi infrastructura existentă Cele oferite de furnizorul SaaS, nu infrastructura și aplicaţiile care aparţinclientului

Soluţii SaaS - exemple

173

Străine:

� produsul E-conomic, oferit de compania E-conomic International - se adresează atât profesioniştilor contabili, cât şi organizaţiilor şi are ca şi clienţi un număr de aproximativ 15.000 de companii şi 3.000 de profesionişti contabili din 4 ţări;

� Twinfield este unul din cei mai mari furnizori de astfel de soluţii din Europa, care gestionează deja peste 60.000 de evidenţe realizate de aproximativ 26.000 de clienţi din peste 22 de ţări.

Soluţii SaaS - exemple

174

Românești:

� EMSYS ERP oferit de Prodinf SRL;

� San.ERP, SanBI oferite de SanSoftware SRL;

� SeniorERP oferit de Senior Software SRL;

� OptimusERP oferit de TeamNet SRL;

� WizPro oferit de Wizrom Software;

� CharismaHR oferit de TotalSoft SRL;

� SocrateOpen Cloud Edition oferit de BIT Software şi Compiere;

� Cogito ERP oferit de Sistec SRL

5.2 VERIFICAREA CUNOŞTINŢELOR

CAP V. Produse software pentru contabilitate oferite ca servicii (SaaS)

175

Verificarea cunoştinţelor

176

1. Definiţi termenul SaaS;

2. Care sunt beneficiile adoptării soluţiei SaaS pentru funcţia contabilă a organizaţiei şi de către profesioniştii contabili?

3. Prezentaţi principalele diferenţe între modul de licenţiere SaaS şi cel clasic;

4. Prezentaţi principalele caracteristici pe care trebuie să le aibă produsele software oferite ca servicii;

BIBLIOGRAFIE

BIBLIOGRAFIE

177

Bibliografie selectivă

178

� [AICPA, 1998] AICPA, CPA vision project: Focus on the horizon, AICPA, 1998, disponibil online la: http://www.cpavision.org/vision.htm

� [Alles et al., 2000] Alles, M., Kogan, A., Vasarhelyi, M. A., Accounting in 2015, Revista The CPA Journal, Nr. Noiembrie, Vol 7/2000, disponibil online la: http://findarticles.com/p/articles/mi_qa5346/is_200011/ai_n21463957/

� [Andone, Tabără, 2006] Andone., I., Tabără, N., Contabilitate, tehnologie şi competitivitate, Editura Academiei Române, 2006

� [Bodnar, Hopwood, 2004] Bodnar, G., Hopwood, W., Accounting Information Systems, ediţia a IX-a, Ed. Prentice Hall, 2004

� [Davidescu, 2001] Davidescu, D.N., Tratat de contabilitate informatizată, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti 2001

� [Dumitriu, 2001] Dumitriu, F., Sistemul informaţional contabil în întreprinderea modernă, Ed. Junimea, Iaşi 2001

� [Favaro, 2001] Favaro, P., Beyond bean counting: the CFO's expanding role, Revista Strategy andLeadership Vol 29 (5)/2001, p. 4-8, disponibil la: http://www.favaro.net/publications/CFO-02.pdf

� [Fotache, Hurbean, 2004] Fotache, D., Hubrean, L., Soluţii Informatice Integrate pentru Gestiunea Afacerilor, Ed. Economică, Bucureşti, 2004

� [Glautier, Underdown, 2001] Glautier, M.W, Underdown, B., Accounting. Theory and practice, Ediţia a VII-a, Ed. Prentice Hall, Londra, 2001

� [Gullkvist, 2002] Gullkvist, B., Towards Paperless Accounting and Auditing, EBRC (Emergent Business Reseach Community) , 2002, disponibil la: http://www.ebrc.fi/kuvat/87_98.pdf

Bibliografie selectivă

179

� [Gullkvist, 2002] Gullkvist, B., Towards Paperless Accounting and Auditing, EBRC (Emergent Business Reseach Community) , 2002, disponibil la: http://www.ebrc.fi/kuvat/87_98.pdf

� [Hall, 2006] Hall. J., Accounting Information Systems, Ediţia a V-a, Ed. Thomson/South-Western, 2006

� [Hollander et al., 1999] Hollander, A., Denna, E., Cherrington, J.O., Accounting, informationtechnology and business solutions, Ediţia a II-a, Ed. McGraw- Hill, USA, 1999

� [Meşniţă, 2002] Mesniţă, G., Sistemele informaţionale contabile în contextul globalizării, Ed. Junimea, Iasi, 2002

� [McKie, 1998], McKie, S., The accounting software handbook, 29th Street Press, Texas

� [Needles et al., 2001] Needles, B., Anderson, H., Cldwell, J., Principiile de bază ale contabilităţii, Ed. Arc, Chişinău 2001

� [Tallberg, 1996], Tallberg, A., Accounting information systems: The next generation, Working paper318, Helsinki: Swedish School of Economics and Business Administration, 1996, disponibil la: http://ester.utlib.ee/record =b1012984~S1

� [Ţugui, 2003] Ţugui, A., Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2003

� [Ţugui, 2006] Ţugui, Al., Accounting of Organization in the Future Knowledge Society, 2006, disponibil la: http://ssrn.com/abstract=890205