Investete n oameni !Proiect cofinanat prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013AXA PRIORITAR 6 Promovarea incluziunii socialeDOMENIUL MAJOR DE INTERVENIE 6.3 Promovarea egalitii de anse pe piaa munciiTitlu proiect: FEMINIS S progresm mpreun !Numrul de identificare al proiectului: POSDRU/144/6.3/S/130725Beneficiar: Fundaia Lumina Instituii de nvmnt

SUPORT DE CURSMODUL: COMPETENE IT

Mironela PRNU, Adrian-Viorel DIACONU

MODULUL 2: Editoare de text i de calcul tabelar

1. 2. 2.1. 2.2. Editoare de calcul tabelar Microsoft Office Excel

Caracterizare Microsoft ExcelMicrosoft Excel reprezint o aplicaie de calcul tabelar, ale crui funcii ncorporate permit utilizatorilor efectuarea de calcule matematice, financiare, statistice, reprezentari grafice a datelor numerice redate sub form de structuri tabelare. Una din facilitile aplicaiei, este aceea c operarea modificrilor efectuate asupra datelor ce fac obiectul formulelor i funciilor se realizeaz ntr-o forma dinamic. Programele de calcul tabelar sunt destinate prelucrrii unui volum mare de date care implic efectuarea unor operaii de calcul relativ simple, dar cu un nalt nivel de repetabilitate, iar rezultatele sunt prezentate concis sub form tabelar. Utilizarea programelor de calcul tabelar acoper urmtoarele domenii de activitate: aplicaiile manageriale, care ofer un suport decizional; aplicaiile de birotic, care ofer un mediu de dezvoltare rapid.Principalele operaii care se pot efectua n cadrul programelor de calcul tabelar sunt urmtoarele: introducerea i prelucrarea datelor, avnd ca efect calcularea i afiarea automat a rezultatelor obinute prin aplicarea formulelor i funciilor; designul unei aplicaii sub form de tabel prin care se asigur modul de organizare a datelor, modelarea formei tabelului prin aplicarea unei forme predefinite sau prin personalizarea conform cerinelor utilizatorului precum i definirea formulelor de calcul prin utilizarea funciilor sistemului sau a unui mod de calcul particular conform cerinelor aplicaiei; modificarea datelor care are ca scop actualizarea informaiilor ca urmare a efecturii unor modificri sau a utilizrii unor seturi de date diferite; identificarea datelor care conduc la obinerea unui anumit rezultat; comunicarea cu alte pachete de programe n scopul integrrii informaiilor i realizrii unor aplicaii complexe; construirea i afiarea rapid a graficelor pe baza datelor numerice coninute n tabele.Lansarea n execuieDup instalarea pachetului cu programul Microsoft Excel, utilitarul Setup adaug n meniul Start - Programs, scurttura Microsoft Excel. Exist dou posibiliti de lansare n execuie a programului Excel :Start (din bara Taskbar) All Programs Microsoft Office Microsoft Excel (vezi Fig 1.1).

Fig 1.1 Accesarea aplicaiei Microsoft Excel

Fereastra Microsoft ExcelMicrosoft Excel folosete o zon de lucru ntins. Aceast zon reprezint un spreadsheet (o foaie de calcul). Pagina este nconjurat de diferite linii, butoane, bare de defilare (scroll bars), etc (ca n Fig 1.2). Aceast interfa standard, utilizat de toate componentele din Microsoft Office se poate modifica n funcie de opiunile utilizatorului. Aceste modificri se pot referi la: ascunderea unor linii, schimbarea ordinii de afiare a barelor sau a liniilor, schimbarea coninutului unei linii, etc.

Fig. 1.2. Fereastra principal Microsoft Excel

Foile de calcul n Microsoft ExcelDup lansarea n execuie a apliciei Microsoft Excel se deschide implicit un document nou, coninnd trei foi de calcul, la care se pot aduga sau terge alte foi de calcul. De fiecare dat cnd se salveaz documentul, foile de calcul sunt i ele salvate. Acest concept de document este unul inteligent, deoarece permite s se salveze toate foile de calcul respective printr-o singur operaie. De asemenea, se pot transfera cu uurin informaii dintr-o foaie de calcul n alta, n cadrul aceluai document. n partea de jos a ferestrei de aplicaiei Microsoft Excel se afl tabulatoarele. Fiecare dintre tabulatoare reprezint cte o foaie de calcul (vezi Fig 1.3)

Fig 1.3 Sheet-urile foii de calcul

Pentru a trece de la o foaie de calcul la alta, se d clic pe tabulatoarele: Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Pentru deplasare rapid de la o foaie de calcul la alta se folosesc tastele Ctrl + PageDown pentru deplasare napoi sau Ctrl + PageUp pentru deplasarenainte. Scopul existenei mai multor foi de calcul (pagini) ntr-un singur document, este acela de a folosi aceeai valoare dintr-o pagin n alta.

Bara de meniuBara de meniuri este situat imediat sub bara de titluri i permite selectarea comenzilor Excel din listele derulate corespunztoare meniurilor. Fiecare element din meniu are o liter subliniat (vezi Fig 1.4).

Fig. 1.4. Reprezentarea barei de meniuri

Pentru a accesa un element din meniul superior se apas ALT i litera subliniat, iar pentru a nchide meniul se apas de dou ori tasta Esc. Astfel, se poate naviga n meniuri folosind tastele la fel de uor cum se folosete i mouse-ul.

Barele de uneltePe ele se pot gsi diferite butoane pentru o varietate de funcii, oferind utilizatorilor posibilitatea explorrii mai rapide a principalelor faciliti ale procesorului de tabele Excel. Un buton de comand are acelai efect cu apelarea unui meniu sau a unei operaiuni. Butoanele de comand sunt autodocumentate, ele afieaz numele ntr-o caset de text n momentul n care cursorul este poziionat pe butonul respectiv.Deasupra foii de calcul se poate observa bara de formule. Aceasta conine numele celulei active (referina celulei) i coninutul acesteia n cmpul de formule (Formula Bar), ca in fig 1.5.

Fig. 1.5 Acccesarea butonului pentru mai multe funcii

Foaia de calcul (pagina spreadsheet)Foaia de calcul poate fi vazut ca o mulime de calculatoare de buzunar, care pot fi interacionate nainte, napoi i ntre ele, permind numerelor dintr-un calculator s fie transferate n alt calculator. Pagina este definit ca un spaiu plan care este organizat ca o matrice format dintr-un numr de linii i coloane, care poate fi diferit n funcie de programul de calcul tabelar sau versiunea acestui program. Foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel care este format din 16384 de coloane identificate prin litere i grupuri de litere de la A la XFDidin1048576 de linii care sunt numerotate. O celul poate conine trei tipuri de date: text, cifre i formule. Fiecare tip de date trebuie tratat diferit. n Fig1.6. este ilustrat un calcul matematic simplu, celula activ fiind B Urmele verticale sunt denumite coloane iar cele orizontale sunt denumite rnduri. Dac se privesc titlurile gri ale rndurilor i ale coloanelor care nconjoar pagina, se poate observa c B este celula activ deoarece aceasta este marcat. Astfel se observ mai uor coloana n care ne aflam. Acelai lucru se ntmpl i n cazul rndului

Titlul rnduluiTitlul coloaneiFig. 1.6 Reprezentarea rndurilor i coloanelor n Excel

n Fig 1.6 se remarc numrul 11 introdus n dou locuri, respectiv n celulele B1 i B2. n B4 se poate scrie formula: =B1+B2.Celula activ (B4) este ntotdeauna marcat. B4 conine rezultatul, care este pentru exemplul anterior 22.

Titlurile coloanelor i ale rndurilorTitlurile coloanelor i ale rndurilor sunt cmpurile gri care nconjoar ntreaga zon de lucru ntraga foaie de calcul.

LUCRUL CU CELULELE FOII DE CALCUL

Aa cum s-a putut observa n figurile din capitolul 1 foaia de calcul este alctuit din celule. Exist mai multe metode de deplasare dintr-o celula n alta a foii de calcul ct i de selectare a celulelor acesteia.

Deplaserea dintr-o celul n alta

Deplasarea cursoruluiTaste sau combinaii de taste

O celul la stnga

O celul la dreapta

Deplasare rapida n coloana ACTRL +

Deplasare rapid n ultima coloan a foii de calculCTRL +

Deplasare rapid n rndul 1CTRL +

Deplasare radip pe ultimul rnd din foaia de calculCTRL +

Selectarea celulelor dintr-o foaie de calcul cu ajutorul mouse-uluiPentru a selectaSe acioneaz astfel

O singur celulSe efectueaz un clic pe celula respectiv.

O regiune compact de celuleSe efectueaz un clic pe prima celul din regiune (o celul care este situat ntr-un vrf al dreptunghiului aferent regiunii). Se ine apsat butonul stng al mouse-ului i se trage mouse-ul peste celulele care urmeaz s fie selectate, dup care se elibereaz butonul

Regiune necompact de celuleSe selecteaz prima regiune sau o celul. Se apas tasta CTRL, i se ine apsat. n continuare se selecteaz urmtoarele regiuni.

O regiune de mare dimensiuneSe selecteaz prima celul din regiune (o celul care este situat ntr-un vrf al dreptunghiului aferent regiunii). Se apas tasta SHIFT i se ine apsat. n continuare se efectueaz un clic pe celula diametral opus primei celule. Pentru a ajunge la aceast celul eventual vor fi folosite barele de defilare a foii de calcul.

O linieSe efectueaz un clic pe identificatorul (numrul) liniei.

O coloanSe efectueaz un clic pe identificatorul (litera) coloanei.

Linii sau coloane adiacente (vecine)Se selecteaz prima linie sau prima coloan, se apas tasta SHIFT i se ine apsat. n continuare se selecteaz ultima linie sau ultima coloan.

Linii sau coloane neadiacenteSe selecteaz prima linie sau coloan, se apas tasta CTRL i se ine apsat. n continuare se selecteaz celelalte linii sau coloane.

Toate celulele unei foi de calculSe efectueaz un clic pe butonul Select All (dreptunghiul gri din colul stnga sus al unei foi de calcul, unde se ntlnesc antetele de linii i de coloane) sau se apas din meniul superior Edit pe opiunea Select All.

cu ajutorul tastaturii

Pentru a selectaSe acioneaz combinaia de taste

Celule alturateSHIFT+ sgei

Linia actualSHIFT + bara de spaiu

Coloana actualCTRL + bara de spaiu

ntreaga foaie de calculCTRL + SHIFT + bara de spaiu

Selecia regiunilor cu ajutorul tastaturii prin metoda extinderii unei selecii iniiale se realizeaz o selecie iniial, de exemplu se selecteaz o celul a regiunii. se extinde selecia pe mai multe celule. Operaia de extindere poate fi realizat ca n tabelul urmtor.

Pentru extinderea selecieiSe acioneaz combinaia de taste

Cu o linie n susSHIFT +

Cu o linie n josSHIFT +

Cu o coloan n stngaSHIFT +

Cu o coloan n dreaptaSHIFT +

Pn la marginea blocului de dateCTRL + SHIFT + tastele cu sgei, sau END, SHIFT + tastele cu sgei

Pn la nceputul linieiSHIFT + HOME

Cu un ecran n susSHIFT + PAGE UP

Cu un ecran n josSHIFT + PAGE DOWN

Cu un ecran n stngaCTRL + SHIFT + PAGE UP

Cu un ecran n dreaptaCTRL + SHIFT + PAGE DOWN

Selecia unei regiuni compacte de date se efectueaz un clic pe celula de nceput sau de sfrit a regiunii. se apas tasta SHIFT. tasta SHIFT fiind inut apsat, se execut un clic pe acea muchie a celulei pn la care se efectueaz selecia.

Observaie: dac se poziioneaz indicatorul mouse-ului pe zona selectat din foaia de calcul i apoi se d clic pe butonul din dreapta al acestuia, atunci se deschide meniul contextual cere conine comenzi referitoare la obiectul selectat, pentru care se pot efectua diverse operaii ca n fig1.7.

Fig1.7 - Meniul contextual al regiunii selectate

Modaliti de introducere a datelor n celulele regiunii selectateCelula activ pentru introducerea datelorTasta sau combinaia de taste utilizate

Celula situat dedesubtul celulei activeENTER

Celula din dreapta celulei activeTAB

Celula din stnga celulei activeSHIFT + TAB

Celula situat deasupra celulei activeSHIFT + ENTER

n celulele din vrfurile regiunii selectateAcionarea repetat a combinaiei de taste CTRL +. (punct), prin care pot fi parcurse cele patru vrfuri.

Proprietiile textuluiFoaia de calcul este alctuit din celule. O celul poate conine iruri de caractere, cifre i formule. Scriere textelor n celule:se face curent o celul i se scrie n aceasta textul dorit, dup care se apas Enter;Microsoft Excel are un mod automat de a alinia datele din celule. Aceasta reprezint formatarea automat a textului introdus ntr-o celul i se caracterizeaz astfel: textul (irul de caractere) este aliniat la stnga; cifrele (valorile numerice) sunt aliniate la dreapta;De asemenea n mod automat cifrele apar numai cu zecimale care au sens (n loc de 8,50 va aprea 8.5); coninutul celulelor poate fi formatat (personalizat) de ctre utilizator din punct de vedere al aliniamentului i al zecimalelor.

Editarea datelor n cadrul foii de calcultergerea coninutului unei celule poate fi realizat prin: selectarea celulei i acionarea tastei DELETE. selectarea celulei i apsarea tastei BACKSPACE. n acest caz ns, imediat dup tergere, se va trece automat n regimul de editare: cnd coninutul unei celule a fost ters accidental, se va face un clic pe butonul de comand Undo.

Modificareaconinutului unei celule poate fi realizat i cu ajutorul barei de formule, n mai multe moduri, precum cele expuse mai jos: dup ce a fost selectat celula care se editeaz, se efectuaz un clic pe bara de formule. Punctul de inserie va fi afiat pe bara de formule, ceea ce nseamn c s-a trecut n regimul editare; n linia de stare se afieaz textul EDIT. Toate modificrile efectuate pe bara de formule vor fi afiate i n interiorul celulei. Validarea modificrilor efectuate se realizeaz acionarea tastei Enter. Abandonarea editrilor efectuate se realizeaz prin acionarea tastei ESC. dublu clic pe celula care urmeaz s fie editat. se selecteaz celula care se editeaz i acioneaz tasta F2. n acest caz editarea coninutului celulei se realizeaz n interiorul celulei.

Personalizarea celulelorPrin personalizarea ("formatarea") celulelor se nelege atribuirea diferitelor caracteristici referitoare la aspectul exterior al acestora. Se pot stabili urmtoarele caracteristici ale celulelor: dimensiunea celulelor; modul de afiare al coninutului celulelor; fontul (corpul de liter) aplicat pentru afiarea datelor; alinierea coninutului celulelor; bordarea tabelului cu linii; setarea fundalului pentru celulele foii de calcul, etc.

Unele formatri efectuate implicit de programul Excel depind de configurri regionale din Control Panel ca de exemplu: simbolul monetar utilizat; modul de afiare a datelor calendaristice i a orelor; caracterul folosit pentru separarea prii ntregi de partea zecimal a unui numr.

Stabilirea dimensiunii coloaneiDac la adresa B1 se scrie proiect POSDRU Feminis iar la adresa C1un alt continut, se observa ca, continutul celului B1 este trunchiat deoarece nu are loc n celula aceasta (vezi Fig1.8)

Fig 1.8Trunchierea coninuitului unei celule

Dac celula C1 ar fi goal, atunci s-ar putea vedea numele ntreg din B1. Trebuie s se ajusteze dimensiunea coloanei B pentru a face loc numelui ntreg s ncap n aceasta. Pentru rezolvarea acestei situaii exist dou posibiliti: se poziioneaz cursorul la grania dintre titlurile coloanelor B i C iar cnd cursorul mouse-ului se schimb ntr-un fel de sgeat dubl se trage mouse-ul n direcia dorit (vezi Fig1.9).

Fig 1.9 Ajustarea dimensiunii coloanei cu ajutorul mouse-ului

cnd cursorul mouse-ului arat ca n Fig1.9 se apas dublu clic pe butonul din stga iar lainea coloanei respective va fi ajustat la dimensiunea maxim a celulei din coloana respectiv.

Operaia de formatare se poate realiz att folosind butoanele barei Home, ct si cu ajutorul opiunii Format Cells...conform fig 1.10.

Fig 1.10. Utilizare Format Cells...

Principalele butoane pentru personalizarea celulelor din bara Home

ButonExplicaie

butonul Font, din care se poate alege fontul cu care se editeaz la un moment dat;

butonul Font Size se utilizeaz pentru a selecta nlimea textului unei celule;

formateaz numerele insernd: unitatea monetar definit n setrile regionale din Control Panel; butonul numit Stiluri de Procent (Percent Style) schimb modul de afiare al numrului, ca de exemplu numrul 26.8 este acelai cu 2680%; simbol de separare Comma Style, separ partea ntreag a numerelor n grupe de cte trei cifre de la dreapta la stnga;

incrementeaz sau decrementeaz cu cte o zecimala partea subunitar a valorilor numerice;

aliniaz pe orizontal textul unei celule la: stnga / centru / dreapta;

butonul Merge and Center are rolul de a grupa celulele selectate n una singur;

activarea atributelor (pot fi activate / dezactivate): Bold, Italic, Subliniere pentru coninutul unei celule;

butonul Borders are rolul de a aplica linii de bordare celulei curente sau zonei selectate;

butonul FillColor se folosete pentru a selecta culoarea de umplere a celulei;

Font Color are rolul de a selectata culoarea textului;

Butonul Format Painter (Picteaz) face parte din bara StandardDup ce a fost formatat o celul se poate cu uurin copia aceste formate n multiple celule. Etapele pentru aceast operaie sunt: se face curent celula ale crei proprieti se copiaz; se apas butonul Format Painter din bara Standard; se seleteaz toat zona pentru care se dorete atribuirea proprietilor celulei ce a fost anterior curent; se apas un clic cu mouse-ul n afara zonei selectate, pentru a se vedea efectul copierii proprietilor;

Personalizarea celulelor folosin Format Cells...(vezi fig 1.10)

Subpagina Number - Formatarea numerelor (vezi fig1.11)Din lista etichetat Category se alege categoria formatelor numerice care urmeaz s fie selectat. Pot fi utilizate 12categorii de formate. n zona Sample, programul Excel va afia un exemplu al datei formatate cu categoria selectat. Dup stabilirea categoriei necesare se va da comanda OK.

Fig. 1.11. Subfereastra Number din fereastra Format Cells

Categoria General reprezint formatul predefinit al numerelor. Nu este folosit nici un format numeric specific. n celula astfel formatat se poate introduce: un numr cu punct zecimal; un semn monetar; o virgul pentru separarea miilor; un semn procent; o dat calendaristic; o or; o fracie.

Programul Excel va afia n mod automat valoarea n forma n care ea a fost introdus.Categoria Number (numr) este utilizat pentru afiarea general a numerelor. Numrul poziiilor zecimale poate fi stabilit cu lista Decimal places, valoarea implicit fiind 2. Dac este selectat opiunea Use 1000 Separator(,), atunci pentru separarea miilor va fi folosit o virgul. Formatul numerelor negative poate fi selectat din lista Negative numbers. Numerele negative pot fi afiate nnegru cu semnul negativ, n rou fr semn sau nchise ntre paranteze rotunde.Categoria Currency (moned) este utilizat pentru valori monetare generale. Numrul poziiilor zecimale poate fi stabilit cu lista Decimal places, valoarea implicit fiind 2. Semnul monetar utilizat poate fi selectat din lista ascuns Symbol. Categoria Accounting (contabil) este asemntoare cu categoria de tip moned. Deosebirea const n faptul, c sunt aliniate ntr-o coloan punctul zecimal i semnul monetar. Categoria Date (dat calendaristic) afieaz numrul de serie ataat unei date calendaristice sub forma codificat. Categoria Time (or) este utilizat pentru reprezentarea datelor de tip or, minute, secunde.Categoria Percentage (procent) nmulete numrul din celul cu 100 i afieaz rezultatul cu un simbol procent. Categoria Fraction (fracie) este utilizat pentru afiarea prii zecimale a numerelor sub forma unor fracii. Numerele pot fi afiate n 9 formate. Tipul formatului utilizat se poate selecta din lista Type. Categoria Scientific (tiinific) folosete scrierea cu exponent a numerelor. Numrul poziiilor zecimale poate fi stabilit cu lista Decimal places, valoarea implicit fiind 2.Categoria Text trateaz informaiile introduse n celule sub forma unui text, chiar dac coninutul celulei este un numr. Numerele se vor alinia la muchia din stnga celulei. Coninutul celulei este afiat exact aa, cum a fost introdus de la tastatur.Categoria Special este utilizat la liste i la baze de date pentru afiarea codului ZIP, a numrului de telefon i a numrului de asigurare social.Categoria Custom (tip utilizator) este utilizat pentru crearea formatului de reprezentare a numerelor definite de utilizator. Se poate folosi oricare din codurile de formatare afiate n lista Type. Aceste coduri pot juca rolul unui model pentru definirea formatului propriu. Un format definit de utilizator poate fi ters cu butonul de comand Delete. Alinierea datelor (Fig1.12 )

Fig1.12 Pagina Alignment

Opiunile din lista Horizontal permit stabilirea modului de aliniere pe orizontal a datelor. Variantele posibile de aliniere pe orizontal sunt centralizate n tabelul urmtor:

TipEfect

GeneralAlinierea implicit. Textele sunt aliniate la muchia din stnga celulei. Numerele, datele calendaristice, orele sunt aliniate la muchia din dreapta celulei. Valorile logice TRUE i False precum i valorile de tip eroare sunt aliniate centrat. Prin modificarea alinierii datei, tipul datei nu se modific.

Left (Indent)Coninutul celulei este aliniat la muchia din stnga celulei. Dac n lista Indent este specificat un numr pozitiv n, atunci coninutul celulei va fi retras la dreapta de n ori. Numrul caracterelor spaiu corespunztor unei retrageri depinde de tipul i dimensiunea fontului standard (selectat de meniul Tools, comanda Options, fia General).

CenterConinutul celulei este aliniat centrat.

RightConinutul celulei este aliniat la muchia din dreapta celulei.

FillRepetarea coninutului celulei din stnga a unei selecii n regiunea selectat. Toate celulele seleciei, n afara celulei din stnga, trebuie s fie vide. Acest tip de aliniere poate fi utilizat pentru simularea chenarelor.

JustifyDac este cazul, textul celulei este afiat pe mai multe linii. ntre diferitele cuvinte se insereaz eventual caractere de spaiu pentru ca diferitele linii s aib limea celulei.

Center Across SelectionCentrarea coninutului celulei din stnga unei selecii n regiunea selectat. Toate celulele seleciei, n afara celulei din stnga, trebuie s fie vide. Celulele seleciei nu sunt contopite.

Lista ascuns Vertical permite stabilirea opiunii de aliniere vertical a datelor. Variantele posibile de aliniere pe vertical sunt prezentate n tabelul urmtor:

TipEfect

TopConinutul celulei este aliniat la muchia de sus a celulei.

CenterConinutul celulei este centrat ntre muchiile de sus i de jos ale celulei.

BottomConinutul celulei este aliniat la muchia de jos a celulei. Valoare implicit.

JustifyDac este cazul, textul celulei este afiat n mai multe linii.

Dac este selectat opiunea Wrap text, atunci textele lungi vor fi forate s ncap n celul. n mod normal tot textul este aezat pe o singur linie. Dac este selectat opiunea Shrink to fit, atunci dimensiunea caracterelor va fi micorat n aa fel, nct datele din celulele selectate vor ncpea n celule. Dimensiunea caracterelor va fi modificat automat atunci, cnd se modific limea coloanei. Dimensiunea fontului utilizat rmne ns nemodificat. Dac este selectat opiunea Merge cells, atunci vor fi contopite dou sau mai multe celule selectate ntr-o singur celul. Toate celulele seleciei, n afara celulei din stnga, trebuie s fie vide. Celulele grupate trebuiesc s fie refereniate de celula din stnga seleciei originale.

Opiunea Orientation stabilete rotaia textului (modificarea orientrii) n celulele selectate. Valoarea implicit este 00 (adic linia de baz a textului este orizontal). nclinarea textului poate fi modificat cu valorile selectate ncmpul Degrees (grade). Valorile posibile sunt ntre -90% i 90%. Dac sedorete orientarea vertical a coninutului celulei sau celulelor selectate, atunci se va efectua un clic n zona etichetat Text.

Definirea fontului utilizat (Fig1.13 )n procesul de introducere a datelor programul Excel utilizeaz fontul Arial, de dimensiune 10 puncte, stilul normal (regular). Pentru modificarea fontului utilizat se selecteaz celula sau regiunea de celule n care se dorete folosirea unui alt font i se d comanda Format - Cells, dup care se alege pagina Font. Lista derulant Font afieaz numele tuturor fonturilor instalate pe calculator. Lista Font Style stabilete stilul (aspectul exterior) al fontului utilizat. Pot fi selectate din variantele: Regular (stilul implicit); Italic (nclinat); Bold (ngroat); Bold Italic (ngroat i nclinat).

Fig1.13 Pagina Font

Lista derulant Size permite introducerea sau selectarea dimensiunii caracterelor. Dimensiunea caracterelor se definete n puncte (1" = 72 puncte = 2,54 cm., adic un punct este aproximativ 0,352 mm).Lista ascuns Underline selecteaz tipul de subliniere utilizat. Valorile posibile sunt:- None (fr subliniere);- Single (subliniere simpl);- Double (subliniere dubl);- SingleAccounting (subliniere simpl de tip contabilitate);- DoubleAccounting (subliniere dubl de tip contabilitate).

Sub fereastra Effects apar trei opiuni referitoare la efectele speciale care pot fi folosite. Dac se activeaz opiunea Strikethrough, atunci se va desena o linie peste textul selectat. Cu opiunea Subscript activat textul selectat va fi micorat i cobort sub linia de baz a caracterelor, astfel c se poate construi indici. Opiunea Superscript este similar opiunii precedente, cu excepia faptului c textul selectat va fi urcat desupra liniei de baz, astfel se pot construi exponeni.Lista ascuns Color permite selectarea unei culori pentru textul selectat. Dac este selectat opiunea Normal font, atunci fontul, dimensiunea i aspectul exterior al caracterelor din celulele selectate vor fi restabilite la valorile implicite utilizate de programul Excel (de regul Arial 10 puncte, regular). Subfereastra Preview arat efectele formatrii specificate, nainte de a trece la formatarea efectiv a documentului. Fontul poate fi modificat nu numai pe nivelul celulelor ntregi. Este posibil schimbarea fontului chiar i n interiorul unei celule. n regimul de editare a celulelor se selecteaz caracterele pentru care se modific atributele referitoare la fonturi. Se d comanda Format - Cells. n acest context, este accesibil numai pagina Font i se pot alege numai caracteristici referitoare la fonturi.

Adugarea chenarelor (Fig 1.14)

Fig1.14 Pagina Border

Celulele unei foi de calcul pot fi evideniate prin adugarea unor chenare. Pentru a aduga chenare n jurul unei celule sau a unei regiuni de celule selectate se folosete pagina Border. Botoanele subferestrei Presets permit: ndeprtarea chenarului celulelor selectate (varianta None); aplicarea liniilor de contur (OutLine) aplicarea liniilor interioare (Inside)Butoanele subferestrei Border permit alegerea locurilor unde vor fi aplicate liniile (top, bottom, left, right, etc)Subfereastra Line Style permite alegerea stilului de linie ce va fi folosit la bordarea celulelorLista ascuns Color permite selectarea unei culori pentru linia cere se va aplica.

Adugarea fundalului celulelor (Fig1.15)

Fig1.15 Pagina Patterns

Aceast pagin se folosete pentru alegerea culorii i a fundalului celulelor selectate sau celulei curente..

Protejarea unei foi de lucruPentru a bloca unele celule mpotriva modificrilor neautorizate: se selecteaz celulele ce vor fi blocate i din meniul Format se selecteaz comanda Cells; n tabul Protection din caseta dedialog Format Cells se activeaz Locked (Fig1.16); se d clic pe butonul OK;Pentru a proteja un registru de lucru: din meniul Tools se alege Protection, Protect Sheet; n caseta de dialog Protected Sheet, se poate atribui o parol astfel nct persoanele neautorizate s nu poat face modificri n foaia de lucru;

Fig. 1.16 Blocarea celulelor

Pentru a ascunde formule, se activeaz Hidden din tabul Protection al casetei de dialog Format Cells.

3 Alteoperaii de baz n Microsoft Excel

Operaiile de mutare i copiereCopierea/mutarea se realizeaz ca n toate programele Windows utiliznd clipboard. Copierea se poate realiza n moduri diferite (vezi Fig1.17):

AciuneaButonulMeniul EditScurttura

TaieCutCtrl+X

CopiazCopyCtrl+C

LipetePasteCtrl+V

Fig. 1.17 Diferite moduri de copiere/mutare

Mutarea cu ajutorul mouse-ului. Se poate muta cu uurin o celul sau un bloc cu ajutorul mouse-ului, metod ce se numete trage i las liber.

Operaii cu linii i coloane: Insert, Delete, Clear Contents se selecteaz celula sau domeniul de celule unde se dorete atribuirea actiunii si se alege din meniul corespunzator butonului dreapta Mouse Insert, Delete, Clear Contents( fig 1.18)

Fig 1.18 Actiuni Insert, Delete si Clear Contents

Operatii cu Foile de calculFiecare fiier Excel poate conine mai multe foi de lucru. Dac dorii, putei utiliza doar prima foaie de lucru pentru toate datele i calculele, dar putei s v organizai informaiile prin plasarea anumitor date n cte o foaie de calcul i apoi utilizarea uneia dintre foi pentru a unifica datele din celelalte.Pentru a comuta cu uurin de la o foaie la alta, putei utiliza tabulatoarele foilor de lucru, vizibile n partea de jos a foii curente, astfel: executai clic pe tabulatorul corespunztor foii de lucru pe care dorii s-o afiai; dac tabulatorul nu este vizibil, utilizai butoanele de defilare Tab, pentru a trece n revist foile; putei rearanja ordinea foilor de lucru prin tragerea tabulatoarelor corespunztoare la stnga sau la dreapta; pentru a aduga o foaie de lucru naintea celei curente, alegei opiunea Worksheet (foaie de lucru) din meniul Insert.

Denumirea foilor de lucruPutei nlocui numele prestabilite ale foilor de calcul (Sheet 1, Sheet 2, i aa mai departe) cu nume sugestive ( de exemplu, Marketing, Personal).Pentru a denumi o foaie de lucru se urmeaz etapele: executai dublu clic pe tabulatorul corespunztor foii pe care dorii s-o redenumii; scriei noul nume peste cel din tabulatorul foii. de asemenea, putei alege opiunea Sheet i apoi Rename (redenumire) din meniul Format pentru a selecta numele foii din tabulatorul foii curente, peste care putei apoi scrie; numele foilor de lucru pot conine maximum 31 de caractere i pot cuprinde spaii.

Sortarea

Sortarea reprezint ordonarea nregistrrilor unui tabel n ordine alfabetic, numeric sau cronologic, ascendent sau descendent, dup unul sau mai multe criterii de sortare.Datele dintr-un bloc de celule pot fi afiate ascendent sau descendent n ordine alfabetic, numeric sau cronologic dac se selecteaz tabelul cu clic n orice celul Data Sort (Fig. 1.19) i se precizeaz:

Fig 1.19 Fereastra Sort

Coloanele care constituie criteriul de sortare: Sortare dup (Sort by) - primul criteriu. Apoi dup (Then by) - al doilea criteriu de ordonare, n urma cruia vor fi sortate doar rndurile ce au date identice dup primul criteriu de sortare. Apoi dup (Then by) - al treilea criteriu de ordonare, n urma cruia vor fi sortate doar rndurile ce au date identice dup primul i al doilea criteriu de sortare. Tipul ordonrii: Ascendent (Ascending) ordoneaz datele cresctor alfabetic, numeric sau cronologic. Descendent (Descending) ordoneaz datele descresctor alfabetic, numeric sau cronologic. Rnd antet (Header Row) primul rnd din bloc nu se dorete sortat deoarece face parte din antetul tabelului. Fr rnd antet (No Header Row) primul rnd din bloc va fi sortat deoarece el conine articole unei nregistrri.

4. Formule i funcii n Excel

Principlalul scop al aplicailor bazate pe utilizarea foilor de calcul electronic, este de a realiza calcule rapide. n acest scop, programul Excel ofer utilizatorului soluii variate pentru realizarea calculelor, i anume: definirea unor formule de calcul de ctre utilizator, n conformitate cu necesitile deprelucrare i utilizare a unor funcii predefinite, care permit prelucrri diverse, ce variaz de la calcule simple la calcule complexe.Orice tip de formul de calcul trebuie s nceap cu =.

Formulele introduse de utilizator, conform necesitilor de prelucrare a datelor impuse de aplicaia dezvoltat, conin n general urmtoarele elemente: valori; adrese de celule; operatori; funcii predefinite; paranteze rotunde utilizate pentru gruparea elementelor n scopul acordrii unor prioriti de calcul.

O formul poate arta ca n Fig1.20

Fig. 1.20 . O formul de calcul

La intersecia unei linii cu o coloan se afl o celul. Celula reprezint unitatea structural de baz a foii de calcul, n care sunt introduse informaiile.

celula curent este celula activ n care se afl poziionat cursorul i care este afiat pe ecran cu marginile ngroate. La o celul se face referire printr-o adres. Adresa unei celule este o combinaie dintre o liter sau grup de litere care reprezint coloana i un numr care reprezint linia sau rndul.

Introducerea i editarea formulelorDatele introduse n celulele unei foi de calcul pot fi prelucrate, deci cu ele se pot efectua diferite operaii (matematice, logice sau de tip text). Pentru efectuarea diferitelor operaii vor fi folosite diferite formule. Formulele de regul se compun din: valori; referine de celule; referine de funcii; operatori (matematici i logici).Pentru gruparea elementelor (modificarea prioritii operatorilor) se folosesc perechi de paranteze rotunde. Fiecare formul trebuie nceput cu semnul egal (=).

Operatorii matematici cei mai utilizai sunt cei din tabelul de mai jos::

OperatorSemnificaie

+Adunare. Prioritatea operatorului este 1 (cel mai mic).Exemplu:Rezultatul formulei =A1+B1 +2 este suma valorilor din celulele A1 i B1 la care se adun valoarea 2.

-Scdere. Prioritatea operatorului este 1. Exemplu:Rezultatul formulei =A1-B1 este diferena valorilor din celulele A1 i B1.

*nmulire. Prioritatea operatorului este 2.Exemplu:Rezultatul formulei =A1 * B1 *0.1 este produsul valorilor situate n celulele A1 i B1, care se nmulete cu valoarea 0.1.

/mprire. Prioritatea operatorului este 2.Exemplu:Rezultatul formulei =A1 / B1 este ctul valorilor situate n celulele A1 i B1.

%Procent. mparte numrul precedat la 100Exemplu:=D8*25%

^Ridicarea la putere. Prioritatea operatorului este 3 (cel mai mare).Exemplu:Rezultatul formulei =A1^2 este ridicarea la puterea a doua a valorii coninute n celula A1. Rezultatul formulei =C2^0.5 este rdcina ptrat a valorii coninute n celula C2.

Operatorii logici sunt folosii pentru compararea valorilor coninute n dou celule. Rezultatul poate fi TRUE (adevrat) sau FALSE (fals). Constantele logice TRUE i FALSE pot fi introduse fie prin tastarea numelui constantei logice, fie prin referenierile de funcii de tip TRUE() sau FALSE(). Operatorii logici sunt prezentai n tabelul de mai jos:

OperatorSemnificaie

Diferit. Exemplu:Rezultatul formulei = A1 B1 este TRUE dac valoarea coninut n celula A1 este diferit de valoarea coninut n celula B1. Dac cele dou valori sunt egale, rezultatul este FALSE.

=Egal. Exemplu:Rezultatul formulei = A1 = B1 este TRUE valoarea coninut n celula A1 este egal cu valoarea coninut n celula B1. Dac cele dou valori sunt diferite, rezultatul este FALSE.

Mai mic. Exemplu: Rezultatul formulei = A1 B1 este TRUE dac valoarea coninut n celula A1 este mai mic dect valoarea coninut n celula B1. n caz contrar rezultatul este FALSE.

Mai mare. Exemplu: Rezultatul formulei = A1 B1 este TRUE dac valoarea coninut n celula A1 este mai mare dect valoarea coninut n celula B1. n caz contrar rezultatul este FALSE.

=Mai mic sau egal. Exemplu: Rezultatul formulei = A1 = B1 este TRUE dac valoarea coninut n celula A1 este mai mic sau egal dect valoarea coninut n celula B1. n caz contrar rezultatul este FALSE.

=Mai mare sau egal. Exemplu: Rezultatul formulei = A1 = B1 este TRUE dac valoarea coninut n celula A1 este mai mare sau egal dect valoarea coninut n celula B1. n caz contrar rezultatul este FALSE.

Operatorul de tip text permite concatenarea textelor coninute n dou celule. Acest operator este notat cu caracterul &. Constantele de tip text trebuie s fie delimitate de caracterele (ghilimele).Formulele pot fi introduse n dou moduri: prin introducerea direct de la tastatur: prin selecia adreselor celulelor.

Etape pentru introducerea unei formule de la tastatur:1. Se selecteaz celula n care se dorete s apar rezultatul returnat de formul.2. Se tasteaz semnul egal (=). n linia de stare se afieaz textul Enter, prin care se comunic faptul c regimul actual este cel de editare.3. Se introduc de la tastatur componentele formulei. Formula va fi afiat pe bara de formule.4. Pentru nchiderea (acceptarea) formulei se va apsa tasta Enter sau se va efectua un clic pe simbolul(Enter). Rezultatul va fi calculat i afiat n celula selectat. Dac se apas tasta ESC sau se efectueaz un clic pe simbolul (Cancel), atunci operaia de introducere a formulei va fi abandonat.

Etape pentru a introduce o formul prin selectarea adreselor celulelor:1. Se selecteaz celula n care se dorete s apar rezultatul calculat de formul.2. Se tasteaz semnul egal (=).3. Se efectueaz un clic pe celula a crei adres trebuie s apar n formul. Adresa celulei se va afia automat pe bara de formule. n linia de stare se afieaz textul Point, prin care se indic faptul c starea actual este cea de indicare de celule.4. Se introduce de la tastatur un operator prin care se indic urmtoarea operaie care urmeaz s fie efectuat. Operatorul va fi afiat pe bara de formule. n linia de stare se reafieaz textul Enter, adic noua stare este cel de editare.5. Se repet paii 3 i 4 pn cnd formula este complet.6. Pentru nchiderea (acceptarea) formulei se va apsa tasta Enter sau se va efectua un clic pe simbolul (Enter). Rezultatul va fi calculat i va fi afiat n celula selectat. Dac se apas tasta ESC sau se efectueaz un clic pe simbolul (Cancel), atunci operaia de introducere a formulei va fi abandonat.Exemplu: S se calculeze valoarea produselor din Fig1.21

Fig. 1.21 Formula de calculDeci la adresa E2 se va scrie =C2*D2, la adresa E3 se va scrie =C3*D3 sau se va copia formula de la adresa E2. Formula mai sus definit conine operatorul matematic * i adresele relative C2 i respectiv D2. Deoarece adresele de celule sunt relative, n urma operaiei de copiere se vor modifica corespunztor. Copierea unei formule se face la fel ca i copierea coninutului celulelor, prin oricare din cele dou metode expuse anterior. Dac se folosete cea de a doua metod, prin tragere cu mouse-ul a celului ce conine formula de copiat atunci se procedeaz ca n Fig 1.22

Fig 1.22 Exemplu de copiere formul

Editarea formulelorEditarea formulelor se face similar cu introducerea datelor ntr-o celul astfel: 1. se selecteaz celula care conine formula care urmeaz s fie editat.2. cu ajutorul mouse-ului, printr-un clic se plaseaz punctul de inserie pe bara de formule. Celulele refereniate de formul sunt indicate cu chenare colorate. O a doua variant este apsarea tastei F2. A treia variant este efectuarea unui dublu clic pe celula selectat. n acest caz punctul de inserie este afiat n interiorul celulei selectate. Indiferent de varianta selectat, n linia de stare va fi afiat textul Edit, prin care se indic starea de editare a formulei. Dac n acest regim se efectueaz un clic pe butonul =, atunci n fereastra afiat pot fi urmrite rezultatele intermediare livrate de formul.3. Pentru deplasarea punctului de inserie vor fi utilizate tastele cu sgei. Tasta BACKSPACE terge caracterul din stnga punctului de inserie. Tasta DELETE terge caracterul de la punctul de inserie. De la tastatur pot fi introduse caractere suplimentare arbitrare sau pot fi indicate cu mouse-ul celule arbitrare pentru generarea diferitelor referine.4. Dup editarea formulei se va face un clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau se va apsa tasta Enter, prin care vor fi acceptate modificrile introduse.Programul Excel nu afieaz formula real dintr-o celul, ci rezultatul calculelor.

Funciile sunt formule complexe care efectueaz o serie de operaii asupra unei mulimi de valori date. Natura operaiilor efectuate depinde de numele funciei utilizate. Forma general a unui apel de funcie este

= NumeFuncie (argument1, argument2, ., argumentN).

Dup cum se observ, apelul unei funcii ncepe cu =. Argumentele sunt separate de caracterul virgul. Unele funcii nu au argument. n acest caz, forma general a unui apel de funcie este

= NumeFuncie().Tipul i numrul argumentelor utilizate depinde de numele funciei.

Argumentele care pot fi utilizate sunt: constante; referine de celule; referine de regiuni de celule.

Numrul funciilor predefinite ale programului Excel este de ordinul sutelor. Funciile utilizate cel mai des sunt centralizate n urmtorul tabel:

FuncieDescriere

AVERAGE(x1, x2,.,xn)Media aritmetic a numerelor.

COUNT(val1,val2,,valn)Numrul elementelor care conin valori numerice.

COUNTA(val1,val2,,valn)Numrul elementelor nevide.

MAX(x1, x2, .., xn)Valoarea maxim a numerelor.

MIN(x1, x2, .., xn)Valoarea minim a numerelor.

SUM(x1, x2, .., xn)Suma numerelor.

PRODUCT(x1, x2, .., xn)Produsul numerelor.

VAR(x1, x2, .., xn)Dispersia estimat.

STDEV(x1, x2, .., xn)Deviaia standard calculat (rdcina ptrat a dispersiei estimate).

VARP(x1, x2, .., xn)Dispersia calculat.

STDEVP(x1, x2, .., xn)Deviaia standard calculat (rdcina ptrat a dispersiei calculate).

POWER(baza, exponent)Calcularea puterii bazaexponent.

MOD(x1, x2)Restul mpririi primului numr ntreg cu cel de-al doilea numr ntreg.

INT(x)Partea ntreag. Rotunjirea n jos a numrului la cel mai apropiat numr ntreg. De exemplu =INT(1.9) reuturneaz valoarea 1, iar INT(-1,1) returneaz valoarea 2.

PI()Valoarea numrului .

RAND()Numr aleator din intervalul (0,1).

AND(log1, log2,., logn)Conjuncia expresiilor logice. Valoarea returnat este TRUE dac fiecare expresie logic este TRUE. Dac cel puin o expresie logic este FALSE, valoarea returnat este FALSE.

OR(log1, log2,., logn)Disjuncia expresiilor logice. Valoarea returnat de funcie este FALSE dac fiecare expresie logic este FALSE. Dac cel puin o expresie logic este TRUE, valoarea returnat va fi TRUE.

NOT(log)Negaia expresiei logice. Dac expresia logic are valoarea FALSE, valoarea returnat de funcie este TRUE. Dac expresia logic are valoarea TRUE, valoarea returnat de funcie este FALSE.

IF(test, ValAdev, ValFals)Se evalueaz expresia logic test. Dac ea returneaz valoarea TRUE, valoarea returnat de funcie este specificat de expresia ValAdev. n caz contrar valoarea returnat de funcie este specificat de expresia ValFals.

TRUE()Returneaz valoarea logic TRUE. Este echivalent cu constanta logic TRUE.

FALSE ()Returneaz valoarea logic FALSE. Este echivalent cu constanta logic FALSE.

TODAY ()Numrul de serie al datei calendaristice curente. De exemplu, dac data actual este 9 iulie 1997, valoarea returnat de funcie va fi 7/9/97, care n formatul general se reprezint prin numrul 35620 (numrul de zile care au trecut de la data de 1 ianuarie 1900).

NOW ()Numrul de serie a datei i orei calendaristice curente. De exemplu, dac data actual este 9 iulie 1997, oar 10 i 19 minute, valoarea returnat de funcie va fi 7/9/97 10:19. n formatul general aceast valoare se reprezint prin 35620.4301.

CHOOSE(indice, val1, val2, .., valn)Instruciune de ramificare multipl. Selectarea unei valori dintr-o list de valori, pe baza valorii unui indice.

VLOOKUP(valoare, regiune, k)Cutare vertical. Se caut o valoare n prima coloan a unei regiuni de date. Datele din aceast coloan sunt aezate n ordine cresctoare. Se localizeaz primul element al coloanei care este mai mare sau egal dect elementul cutat. S presupunem c elementul localizat a fost detectat n linia i. Valoarea returnat de funcie este coninutul celulei din linia i i coloana k a regiunii de date. Prima coloan are numrul de ordine l.

HLOOKUP(valoare, regiune, k)Cutare orizontal. Se caut o valoare n prima linie a unei regiuni de date. Datele din aceast linie sunt aezate n ordine cresctoare. Se localizeaz primul element al liniei care este mai mare sau egal dect elementul cutat. S presupunem c elementul localizat a fost detectat n coloana i. Valoarea returnat de funcie este coninutul celulei din coloana i i linia k a regiunii de date. Prima linie are numrul de ordine l.

OFFSET(baza, lin, i, l)Obinerea unei referine la o celul sau la o regiune de celule de dimensiune specificat (i nlime, l lime). Parametrul baza desemneaz o referin la o celul fa de care se determin noua referin. Celula pentru care se genereaz noua referin este deplasat fa de celula de baz cu lin linii i col coloane. De exemplu formula =OFFSET (C3, 2, 3, 1, 1) va afia valoarea coninut n celula F1.

Exemple utile pentru apelarea funciilor

= ROUND (NR, NR. ZECIMALE)= ROUND (A7 ; 2) sau= ROUND (A7, 2)Funcia returneaz un numr zecimal= ROW (A2) Funcia returneaz numrul rndului

= COLUMN (A5)Funcia returneaz numrul coloanei

= SQRT (A2) extrage radacina patrat

= SUMSQ (A1 : A4) calculeaz suma patratelor numerelor din domeniul A1 A4;= ABS (A5)returneaz valoarea absoluta (modulul) unui numar

= COUNT (A1 : A10) numr valorile numerice dintr o list (exclude irurile de caractere)

= AVERAGE (A2 : A15) calculeaza media aritmetica a numerelor

= CODE (A2) returneaza codul primului caracter dintr un sir de caractere

Sumarea automat i ierarhizarea datelorCalcularea sumei valorilor coninute ntr-o regiune de celule poate fi realizat att cu ajutorul unei formule, ct i cu ajutorul unei referine de funcie. Astfel, de exemplu, dac se dorete adunarea valorilor coninute n regiunea A1:A5, atunci se poate folosi fie formula:=A1+A2+A3+A4+A5fie funcia=SUM(A1:A5)

Funcia SUM este funcia utilizat cel mai frecvent. Din acest motiv bara standard conine un buton special dedicat apelrii acestei funcii: (AutoSum). Acest buton are o proprietate interesant: dac n stnga celulei curente saudeasupra celulei curente se gsete un ir de numere, simbolul va desemna automat regiunea respectiv n calitate de argument a funciei SUM. Dac "pronosticul" butonului de sum automat este corect, prin apsarea tastei ENTER suma elementelor desemnate automat va fi afiat n celula curent.

Inserarea funciilor

Pentru inserarea unei funcii se parcurg urmtoarele etape:

Se selecteaz celula n care se dorete inserarea funciei (o referin de funcie poate fi introdus ca o parte a unei formule sau a altei funcii).

Din meniul Insert se d comanda Function. O alt variant este efectuarea unui clic pe butonul Insert Function din bara de formule. Acest buton arat ca n Fig1.23.

Fig. 1.23 Acest buton apare n bara de unelte standard. Se afieaz o fereastr de dialog intitulat Insert Function (vezi Fig1.24). n caseta de text Search for a function se poate scrie denumirea funciei i apoi se execut clic pe butonul Go Sau din lista Or select a category se selecteaz categoria funciei care urmeaz s fie inserat. Categoriile care pot fi selectate sunt:

Most Recently Used - funciile utilizate cel mai recent; All - toate funciile; Financial - funciile financiare; Date&Time - funciile referitoare la date calendaristice i timp; Math&Trig - funciile matematice i trigonometrice; Statistical - funciile statistice; Lookup&Reference - funciile de cutare i de refereniere; Database - funciile de gestiune a bazelor de date; Text - funciile de tratare a textelor; Logical - funciile logice; Information - funciile de informare.

Din lista Select a function se selecteaz numele funciei care se insereaz. Programul Excel afieaz o nou fereastr de dialog. Aspectul acestei ferestre depinde de tipul funciei selectate. n aceast fereastr vor fi introduse argumentele utilizate de funcie (valori, celule sau regiuni de celule). Pentru exemplificare n Fig 7.8 vom prezenta funcia logic IF(). Dup introducerea tuturor argumentelor se va da comanda OK. Programul Excel va insera n celula selectat funcia, argumentele i va afia rezultatul.

Fig.1.24 .Fereastra Paste Function

Cteva exemple de folosire a funciilor SUM, MAX, MIN i AVERAGE sunt prezentate n tabelul de mai jos.

Funcia logic IF() are rolul de a evalua o expresie logic, iar n funcie de rezultatul evalurii s ntoarc valoarea de adevar sau fals.

Exemplu: s se modifice toate preurile existente astfel nct dac, cantitatea de produse existente este mai mare de 50.000 toate preurile s scad cu 5%, altfel s rmn nemodificate. Rezolvarea acestui exemplu se realizez ca n tabelul alaturat.

ABCDE

1Nr crtDenumire ProdusCantitatePret vechiPret nou

21A55000785600=IF(C2>50000,D2*0.95,D2)

32B15000520000=IF(C3>50000,D3*0.95,D3)

43C78542120000=IF(C4>50000,D4*0.95,D4)

54D150000160000=IF(C5>50000,D5*0.95,D5)

65E120950000=IF(C6>50000,D6*0.95,D6)

Dac se dorete apelarea funciei, astfel ncat calculatorul s asiste la completarea argumentelor atunci se apeleaz fereastra IF care arat ca n Fig1.25.

Fig.1.25 Fereastra Function Arguments

Conform figurii 1.25 zona Logical_test conine condiia de test, zona Value_if_true conine expresia care se execut dac condiia are valoare adevrat (TRUE) iar zona Value_if_false) conine expresia care se execut dac condiia are valoare de neadevr (FALSE).

Opiunea de calculare automatOpiunea AutoCalculate a programului Excel permite efectuarea anumitor verificri referitoare la coninutul unor celule. Se poate cere afiarea automat n linia de stare a sumei, mediei sau a altor caracteristici ale unei regiuni de celule. Pentru activarea acestei opiuni se selecteaz regiunea de celule care urmeaz s fie verificat i se efectueaz un clic cu butonul drept al mouse-ului pe linia de stare. Se afieaz un meniu local care permite selectarea funciei care va fi folosit. Funciile utilizabile sunt urmtoarele:

FuncieRezultatul afiat n linia de stare

AverageMedia aritmetic a elementelor selectate

CountNumrul celulelor nevide

Count NumsNumrul celulelor care conin numere

MaxMaximul elementelor selectate

MinMinimul elementelor selectate

SumSuma elementelor selectate

Nonen linia de stare nu se afieaz nici o informaie

Copierea formulelorCnd o celul este curent, n Excel apare n colul din dreapta jos al celulei -cursorul (ce arat ca o cruciuli vezi Fig1.26) - aceasta numindu-se mner de completare.

26,8

Fig. 1.26. Schimbarea cursorului ntr-o cruce neagr

Dac se ine apsat butonul din stnga al mouse-ului (atunci cnd cursorul arat ca o cruciuli neagr) i se trage n jos, formula (sau valoarea din celula curent) va fi copiat.Aplicaie: realizai tabelul de mai jos, utiliznd formule i operaii de copierepentru formule

Adresa (referina) absolut a unei celuleReferina absolut a celulei este o tehnic folosit n anumite formule. n general blocarea referinei se realizeaz cu scopul de a folosi numrul dintr-o celul n mai multe formule. n mod implicit, se folosesc referine neblocate (relative), pentru care referinele celulelor se schimb de fiecare dat cnd este copiat o formul, copia referindu-se la o alt celul dect cea original. Cnd referina este absolut, se poate observa acest lucru n formul, deoarece elementul care este blocat (rnd sau coloan) are naintea sa semnul dolar ($). Referina celulei poate fi blocat fa de coloan, rnd sau ambele. Tabelul de mai jos conine exemple de adrese (referine) absolute.FormulaReferina

$B4Coloan absolut/rnd relativ

$B$4Coloan absolut/rnd absolut

B$4Coloan relativ/rnd absolut

B4Coloan relativ/rnd relativ

n urma unei operaii de copiere adrsa (referina) absolut un se modific, rmne fix.

Serii de valoriExcel ofer diferite opiuni atunci cnd este vorba de copierea celulelor, crearea seriilor sau Completare. Crearea unei copii cu ajutorul mnerului de completaren capitolul anterior s-a folosit mnerul de completare (cursorul din colul din dreapta-jos al celulei activate) pentru a copia formule, prin tragerea acestuia peste toat zona pe care se copiaz formula. Mnerul poate fi folosit n mai multe feluri. Putem realiza att copii, ct i serii.Deschidem o pagin nou. Scriem de exemplu textul Trim n celula A1. Tragem de mnerul de completare de la A1 la A4 ca n Fig 1.27

Fig. 1.27 Copierea unui cuvnt cu ajutorul mnerului de copiereCnd lasm liber butonul mouse-ului, o copie a textului Trim va aprea n urmtoarele trei celule.AplicaieScriem textul Trim 1 n celula B1. ncearcm s tragem de la celula B1 n jos. Csua galben ne informeaz care sunt noile valori (Fig1.28):

Fig. 1.28. Copierea unui cuvnt urmat de o cifr cu ajutorul mnerului de copiereTragem de la celula B2 la celula B4 i vom obine urmtoarea serie (Fig1.29).

Fig. 1.29. Reprezentarea rezultatului obinut n urma exerciiului de mai susConinutul primei celule este Trim 1, urmtorul este Trim 2 etc. Aceast funcie se numete Autocompletare. Seriin exerciiul de mai sus, Excel a interpretat textul Trim 1 ca fcnd parte dintr-o serie. Seriile sunt secvene de numere sau texte care se schimb ntr-un mod organizat de la o celul la alta. Exist cel puin trei tipuri generale de date care pot fi organizate n serii, care sunt: toate tipurile de numere, inclusiv data i ora; textele care includ numere, ca n exerciiul de mai sus; liste definite, de exemplu zilele sptmnii etc.Aceste serii pot fi realizate prin intermediul mnerului de completare, sau pot fi introduse cu ajutorul ferestrei Series. Dac mergem la celula C1 i scriem Ian (Ianuarie), tragem mnerul de completare, rezultatul va fi competarea celulelor de la C2 la C4 (Fig1.30).

Fig. 1.30. Rezultatul exerciiului de mai sus

Formatarea condiionat

Reprezint aplicarea unor caracteristici de formatare doar acelor celule dintr-o selecie care se supun unei sau mai multor condiii (restricii) precizate de utilizator. Pot fi impuse maximum trei condiii. Se va proceda n felul urmtor:

1) Se selecteaz celulele crora li se aplica formatarea condiionat2) Homet Conditional Formatting (fig 1.31)

Fig 1.31 Conditional Formatting

3) Se alege New Rule si apare caseta de dialog New Formatting Rule

Fig 1.31. Fereastra New Formatting Rule

4) n rubrica Edit the Rule Description se precizeaz prima condiie: Cell Value Is (Valoarea celulei este) Operatorul relativ se introduce n caseta urmtoare, prin selectarea uneia din variantele predefinite din lista derulant In caseta a treia, i eventual a patra, se introduc valori pentru comparaie5) Cu butonul Format se deschide caseta de dialog Format Cells, de unde se stabilesc caracteristice de formatare pentru celulele ce ndeplinesc condiia pus OK6) O nou condiie poate fi adugat cu butonul , urmnd a se proceda n continuare ca i la prima condiie. Pot fi create maximum trei astfel de condiii.7) Se confirm cu OK i formatarea condiionat va fi aplicat.

Eliminarea formatrii condiionate se face selectnd celulele i tergnd condiiile puse conform fig 1.32.

Fig 1.32. Eliminarea formatarii conditionale

5. CREAREA DIAGRAMELORn multe situaii o coloan sau un rnd dintr-un tabel reprezint de fapt, o serie de date care ilustrez fie evoluia unui fenomen fie corelaia dintre dou procese economice exprimate cantitativ ori valoric. Imaginea grafic a acestor date, numite i diagrame, contribuie la mbuntirea substanial a prezentrii rezultatelor prelucrrii. Pentru construirea unui grafic, trebuie s se fixeze urmtoarele elemente principale: coloana ce va constitui axa Ox coloana sau coloanele care se vor reprezenta pe axa Oy denumirea graficului, a axelor i legenda

n funcie de semnificaia datelor din tabel se alege n primul rnd tipul de grafic cel mai reprezentativ.

Tipurile de grafice folosite de programul Excel sunt: Grafice linie LINE, care ilustreaz evoluia n timp a unui fenomen. Pe axa Ox se reprezint timpul iar pe axa Oy se reprezint valorile seriilor cronologice. Aceste grafice se mai numesc i cronograme sau histograme. Grafice arie AREA, sunt o variant a graficelor LINE, segmentele de linie au nlocuite cu arii planetare bidimensionale. Grafice dreptunghi, care au dou variante: dreptunghi orizontal BAR, i dreptunghi vertical COLUMN. Grafice circulare care sunt:PIE plcintDOUGHNUT covrig.Ambele tipuri de grafice sunt diagrame de structur i ilustraz ponderea fiecarului element ntr-un ntreg. Grafice reea RADAR, seamn cu o pnz de pianjen i sunt o variant a graficelor linie. Grafice XY servesc pentru ilustrarea legturii dintre dou procese interdependente. Grafice 3D sunt grafice tridimensionale i reprezint variante n spaiu ale graficelor definete anterior.Etape ce trebuiesc urmate pentru realizarea unui grafic:Pentru realizarea graficelor, Excelul pune la dispoziie zona Charts din meniul Insert

Etapele pentru realizarea unui grafic sunt:1. se selectez seriile care se reprezint grafic.2. se activeaz Insert.3. se alege tipul graficului i un format particular disponibil pentru tipul de grafic ales (ca n Fig1.33) i apoi se selecteaz butonul Next.

Fig.1.33 Fereastra Chart Wizard

Graficul realizat va fi inserat n foaie de calcul i poate arta ca n Fig1.34. Implicit se activeaz si bara Chart Tools cu ajutorului cruia graficul poate fi personalizat.

Fig. 1.34 Inserare grafic in Sheet

Domenii de aplicabilitate a tipurilor de grafice

Diagramele de tip zona (AREA) sunt foarte bune pentru reprezentarea unei cantiti mari de date. Ele sunt indicate pentru ilustrarea mrimii schimbrii n comparaie cu creterea sau scaderea vitezei de schimbare ;

Diagramele de tip bar (BAR) sau coloan (COLUMN) sunt indicate pentru evidenierea variaiilor valorilor folosite. Bara este n general cea mai impresionant. Dac este important s ajungei ct mai sus, aceste diagrame evideniaza ct de bune sunt rezultatele pe care le obinei (sau ct de rele).

Diagramele de tip tart (PIE) sau covrig (DOUGHNUT) sunt mai mult dect simple figuri de stil. Ele reprezint un excelent mod de a prezenta date de genul resurselor alocate n comparaie cu profitul i care este relaia lor cu ansamblul.

Diagramele de tip linie (LINE) sunt foarte bune pentru reprezentarea strii trecute, prezente i viitoare.

Diagramele X Y (SCATTER) nu arat bine pe ecran. Dar, dac vrei s cuprindei dintr-o privire care este relaia dintre cifrele realizate si cele prognozate, aceste diagrame sunt cele mai bune.

Diagramele RADAR aduna valorile dintr o serie de numere i prezint zon de acoperire.

Diagramele Suprafata Tridimensionala (3-D) sunt utile n aplicaiile Dar daca . Ele seamn cu harile topografice, fiind ajutoare vizuale utile pentru determinarea combinaiilor ideale de date.

Diagramele de tip bara, zona, coloana, linie i tart tridimensional sunt foarte asemanatoare d.p.d.v. funcional cu variantele bi dimensionale. Ele ofer nsa un impact vizual mai puternic i mai mult claritate.

[39]

[76]

[77]