Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013Axa prioritară: 1 - Educaţia şi formarea profesională în sprijinul creşterii economice şi dezvoltării societăţii bazate pe cunoaştereDomeniul major de intervenţie: 1.3 - Dezvoltarea resurselor umane din educaţie şi formare Titlul proiectului: FLEXFORM - Program de formare profesională flexibilă pe platforme mecatroniceContract POSDRU/87/1.3/S/64069Beneficiar: Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca

PROCESORUL DE DOCUMENTE WORD 2003

Aspectul ferestrelor

Procesorul de documente Word face parte din pachetul de aplicaţii Office, dezvoltat

de firma Microsoft, pentru sistemul de operare Windows. Această aplicaţie are, pe de o

parte, trăsăturile generale ale unei aplicaţii Windows şi, pe de altă parte, trăsături care o

particularizează, trăsături legate de funcţiile ei specifice. Ca pentru orice aplicaţie

Windows, şi pentru aplicaţia Word interfaţa cu utilizatorul este realizată prin intermediul

ferestrei de aplicaţie. Fiecare document cu care se lucrează, la un moment dat, sub

controlul aplicaţiei Word, are ataşată o fereastră document; Word este o aplicaţie care

poate gestiona, la un moment dat, mai multe ferestre document. Fereastra de aplicaţie

Word include toate elementele caracteristice unei ferestre Windows:

bara de titlu, în care poate să apară afişat şi numele documentului activ;

bara cu meniul orizontal al aplicaţiei;

una sau mai multe bare cu instrumente ale aplicaţiei, adică butoane de comandă,

grupate pe tipuri de funcţii; fiecare grup de butoane de comandă poate fi afişat sau

nu în fereastra aplicaţiei, în funcţie de alegerea făcută în opţiunea Vizualizare>Bare

de instrumente;

bara de stare, în care se indică poziţia curentă în documentul activ, dimensiunea

documentului şi alte informaţii legate de contextul de lucru.

Aplicaţia Word poate gestiona simultan mai multe documente; fiecărui document deschis îi

este atribuită o fereastră document; în acest fel, la un moment dat, pot fi deschise mai

multe ferestre document, dar o singură fereastră document este activă, adică afişează

cursorul în document şi permite lucrul cu documentul respectiv. Lista tuturor ferestrelor

document deschise, la un moment dat, este afişată în capitolul al doilea al meniului

Window; prin intermediul acestei liste se poate comuta de la un document activ la altul,

alegând din listă, numele documentului dorit. O fereastră document poate conţine:

bară orizontală şi una verticală care includ riglele pentru

definirea alinierii în rând şi în pagină, dacă a fost

selectată opţiunea Vizualizare>Riglă;

barele de defilare orizontală şi verticală, împreună cu

butoanele de comandă, pentru deplasarea rapidă în

document.

Crearea, memorarea şi tipărirea unui document Word.

Un document Word poate fi creat interactiv, introducându-l de la tastatură, sau poate fi

creat pornind de la alte fişiere, text sau de altă natură, preluate din discul sistemului.

Generarea unui nou document Word poate fi făcută cu ajutorul generatorului de

documente care se activează la secvenţa de comenzi Fişier>Nou. Acesta permite generarea

unui document nou sau a unei machte de document (Şablon); pentru diferite tipuri de

documente, generatorul oferă un set de machete din care poate fi selectată cea dorită,

pentru generarea noului document. Un document creat trebuie să fie salvat în memoria

externă a sistemului de calcul, pentru a permite accesarea sa ulterioară. Operaţia de salvare

în disc a documentului din fereastra activă se realizează cu comanda Fişier>Salvare ca, caz

în care se cere şi numele sub care va fi salvat documentul, sau cu comanda Fişier>Salvare,

în cazul în care se acoperă o imagine a documentului, deja creată în disc.

Extensia implicită sub care se salvează un document Word este .DOC; extensia implicită

pentru o machetă de document este .DOT .

Pentru a deschide un document salvat anterior în disc se utilizează opţiunile

Fişier>Deschidere; fereastra de dialog care se deschide permite declararea numelui de

fişier care conţine documentul dorit sau căutarea şi localizarea lui în disc, conform unui set

de criterii care se pot defini:

după tipul fişierului;

după folderul sau calea în arborele de directori către subarborele în care se

realizează căutarea;

după conţinutul fişierului;

după data ultimei modificări, etc.

Opţiunea Fişier>Ieşire are ca efect închiderea ferestrei document active; dacă documentul

care a fost editat în fereastra document a fost salvat în disc, atunci se închide şi fişierul în

care a fost salvat documentul; dacă nu a fost salvat în disc, documentul introdus se pierde;

din acest motiv, înainte de a închide fereastra document, aplicaţia Word oferă o ultimă

şansă utilizatorului, pentru a salva documentul editat.

Penultimul capitol al meniului Fişier conţine lista ultimelor documente deschise; această

listă este permanent actualizată şi este memorată până la activarea următoare a aplicaţiei

Word; în felul acesta se poate deschide rapid unul dintre ultimele documente cu care s-a

lucrat.

Un alt capitol al meniului Fişier permite gestionarea imprimării documentului activ. În

acest scop, se defineşte mai întâi aşezarea în pagină, prin:

definirea dimensiunii marginilor laterale ale paginilor documentului;

alegerea tipului şi dimensiunii paginilor;

definirea orientării textului în pagină: Tip portret pentru orientarea paginii pe

verticală sau Tip vedere pentru orientarea paginii pe orizontală, etc.

Toate aceste setări pot fi făcute utilizând paginile ferestrei de dialog deschise de comanda

Fişier>Iniţializare pagină.

Vizualizarea aspectului general al documentului, aşa cum apare acesta când este imprimat,

se poate realiza cu opţiunea Fişier>Examinare înaintea imprimării.

În sfârşit, comanda de listare este Fişier>Imprimare; această comandă deschide o fereastră

de dialog care permite utilizatorului să declare:

tipul de imprimantă folosit şi caracteristicile tehnice ale operaţiei de listare;

domeniul de pagini din document care se imprimă şi natura informaţiilor imprimate

(documentul propriu-zis, comentariile, formulele standard, etc.)

ordinea de imprimare a paginilor, numărul de exemplare din fiecare pagină, etc.

Funcţii de formatare a documentelor Word. Prima operaţie privind formatarea

documentului Word este definirea încadrării în pagină, prezentată în paragraful anterior

(Fişier>Iniţializare pagină). Aspectul textului editat se defineşte cu comanda Format>Font,

selectând:

fontul şi stilul fontului (normal, îngroşat,

înclinat);

dimensiunea şi culoarea caracterelor ;

opţiuni suplimentare: caracter subliniat,

exponent, indice, caracter animat, etc.;

Pot fi inserate în document simboluri speciale, de exemplu: operatori matematici, literele

alfabetului specific diverselor limbi, semne de punctuaţie speciale, alte simboluri - săgeţi,

figuri geometrice, chenare, etc. Comanda Inserare>Simbol permite selectarea unui astfel de

caracter special, pentru a fi inserat în document sau permite definirea unei combinaţii de

taste (Shortcut Key) a cărei utilizare să aibă ca efect inserarea caracterului ales în

document.

Opţiunea Format>Paragraf permite:

definirea modului de aliniere a textului în paragrafe;

definirea distanţei dintre rândurile textului;

definirea poziţiei în pagină pentru punctele de aliniere la utilizarea tastei Tab,

precum şi a modului de aliniere în jurul acestor puncte, etc.

Pentru introducerea de efecte speciale în pagină, de tipul chenarelor, marginilor sau

fundalurilor, pentru o întreagă pagină sau pentru un paragraf, se foloseşte comanda

Format>Borduri şi umbrire.

În sfârşit, se pot defini simbolurile care marchează în text enumerările, simple sau

imbricate, folosind comanda Format>Marcatori şi numerotare.

În documentul Word pot fi inserate anumite enunţuri speciale, care pot fi gestionate la

nivel de document:

antetul de pagină şi finalul de pagină se definesc o singură dată şi vor fi tipărite pe

fiecare pagină a documentului; pentru a le defini sau a le modifica, se dă comanda

Vizualizare>Antet şi subsol;

numărul paginii, cu descrierea modului de inserare în pagină, a formatului de afişare

şi a secvenţei care se numerotează, cu comanda Inserare>Numere de pagină;

data şi ora gestionate de sistem, într-un format de afişare ales cu comanda

Inserare>Data şi ora;

notele de subsol de pagină sau de sfârşit de document

pot fi adăugate cu Inserare>Notă de subsol şi

consultate cu Vizualizare>Notă de subsol; caracteristica

lor principală este că pot fi numerotate în secvenţă, în

interiorul paginii, al secţiunii sau al întregului

document;

comentariile pe marginea documentului pot fi inserate cu Inserare>Comentariu şi

pot fi vizualizate cu Vizualizare>Comentariu; aceste comentarii pot fi listate separat

de document; sunt marcate punctele din document unde au fost inserate comentarii;

pot fi folosite în interiorul documentului anumite formule standard: de adresare, la

începutul sau la sfârşitul documentului, de început sau de sfârşit de pagină,

semnătura, etc.; acestea sunt selectate dintr-o listă, în care sunt grupate după

semnificaţie, cu comanda Inserare>AutoText; cu secvenţa de comenzi

Inserare>AutoText este posibilă modificarea acestei liste, precum şi definirea

regulilor de realizare a corecţiilor automate în document.

Editarea documentelor Word.

Operaţia de editare a unui document se referă la adăugarea, ştergerea sau modificarea

conţinutului documentului. Pentru uşurarea operaţiei de editare a documentelor, aplicaţia

Word oferă utilizatorului posibilitatea de definire a blocurilor, în document şi de realizare a

operaţiilor la nivel de bloc. Odată selectat, cu combinaţia de taste Shift+săgeată sau prin

baleiere cu mouse-ul, un bloc poate fi copiat, mutat sau şters din document; se pot modifica,

de asemenea, şi opţiunile de formatare, pentru un întreg bloc. Pentru selectarea întregului

document activ se poate folosi comanda Editare>Selectare totală. Pentru anularea efectului

ultimelor operaţii de modificare a conţinutului documentului editat poate fi utilizată

comanda Editare>Anulare Tastare; aplicaţia Word memorează în secvenţă operaţiile

efectuate asupra documentului şi poate anula efectul acestora, în ordinea inversă efectuării

lor, pentru un număr limitat de operaţii. Comanda inversă celei de

anulare este comanda Editare>Repetare tastare.

O facilitate importantă oferită de aplicaţia Word, pentru editarea

documentelor, este posibilitatea de a transfera datele între diferite

aplicaţii Windows aflate în execuţie. Acest transfer de date se poate face

prin intermediul memoriei Clipboard, memorie gestionată în comun de aplicaţiile

Windows. În cazul general, datele sunt memorate în Clipboard la nivel de bloc, prin

intermediul comenzilor de editare Editare>Copiere sau Editare>Decupare; pentru

inserarea în document a unui bloc memorat deja în Clipboard se foloseşte comanda

Editare>Lipire.

Se poate memora în Clipboard, pentru a fi inserată apoi într-un document, imaginea

curentă a ecranului, prin activarea tastei PrtScrn, sau se poate memora conţinutul ferestrei

active, cu activarea tastelor Alt+PrtScrn. Legătura de date care se realizează prin

intermediul memoriei Clipboard între două aplicaţii Windows este o legătură instantanee,

de moment; imaginea datelor care se transmit de la o aplicaţie la alta este o imagine statică.

Este posibilă definirea unei legături permanente, prin date, între două aplicaţii Windows,

folosind tehnica OLE (Object Linking and Embedding). Această tehnică permite conectarea

a două aplicaţii, pentru utilizarea în comun a datelor, în două moduri:

prin legare;

prin încastrare.

Pentru explicarea tehnicii OLE se definesc următoarele elemente implicate:

aplicaţia sursă (sau aplicaţia server) - este aplicaţia care a generat documentul

sursă;

documentul sursă - este documentul care va furniza blocul de date ce va fi folosit în

comun;

aplicaţia destinaţie (sau aplicaţia client) - este aplicaţia care a generat documentul

destinaţie;

documentul destinaţie - este documentul care va primi blocul de date care va fi

folosit în comun.

Conectarea prin legare a două aplicaţii are loc atunci când în aplicaţia client se memorează,

odată cu blocul de date, şi legătura către documentul sursă; rezultatul legării celor două

documente este că atunci când se modifică blocul de date în documentul sursă, acesta va

apărea modificat şi în documentul destinaţie. Restricţia care se impune în cazul utilizării

procedeului de legare este de a nu modifica locaţia documentului sursă; în caz contrar,

legătura definită în documentul destinaţie se rupe şi blocul inserat capătă un caracter

static. Pentru a realiza legarea într-un document Word se foloseşte comanda Editare>Lipire

Specială.

Comanda Editare>Legături permite vizualizarea şi gestionarea tuturor legăturilor definite

pentru documentul activ, ca document client. Conectarea prin încastrare a două aplicaţii se

realizează atunci când, prin inserarea blocului în documentul destinaţie, se memorează şi

legătura cu aplicaţia server; în acest caz, pentru a realiza modificarea blocului în

documentul destinaţie, se activează automat aplicaţia server, cea care a generat blocul.

Operaţia de încastrare se realizează cu comanda Inserare>Obiect.

Un alt instrument oferit utilizatorului pentru editarea documentelor Word este facilitatea

de căutare, cu comanda Editare>Căutare, eventual de căutare cu înlocuire a enunţului

localizat cu un altul, cu comanda Editare>Inlocuire.

Poziţionarea într-un document se poate face cu comanda

Editare>Salt la; are loc poziţionarea conform criteriului ales:

număr de pagină, număr de linie, marcaj, comentariu, notă de

subsol, tabel, etc.

Modificarea tipului de caracter folosit în textul selectat (majuscule

sau minuscule) se poate realiza automat cu comanda

Format>Modificare după caz.

Verificarea corectitudinii ortografice şi gramaticale a textului, pentru o limbă

selectată dintr-o listă, se realizează automat, conform opţiunilor definite cu

comanda Instrumente>Corectare ortografică şi gramaticală .

Obiecte speciale în documentele Word.

Documentul Word poate fi îmbogăţit şi cu alte elemente, în afara informaţiei

de tip text:

elemente de tip: imagine, sunet, secvenţe video, introduse cu comanda

Inserare>Imagine; aceste elemente sunt existente deja în disc, în momentul

inserării lor, ele fiind create cu aplicaţii specifice

altă posibilitate este de a genera elementul dorit, prin activarea unei aplicaţii

dedicate, selectate dintr-o listă de aplicaţii prezentată de comanda

Inserare>Obiect

legăturile de tip hyperlink, către alte fişiere, pot fi definite cu comanda

Inserare>Hyperlink; se precizează locaţia fişierului către care se defineşte

legătura, eventual şi un marcaj (Marcaj în document), în interiorul acestui fişier,

către care se va face legătura; odată definit un hyperlink în documentul Word,

prin selectarea acestuia, se încarcă automat fişierul spre care s-a definit legătura

şi, dacă este cazul, se face localizarea automată a marcajului, în interiorul acestui

fişier; dacă fişerul spre care s-a definit legătura nu este un document Word,

atunci încărcarea acestuia se face prin activarea aplicaţiei care l-a generat.

pentru definirea unui marcaj în interiorul documentului Word se foloseşte

comanda Inserare>Marcaj in document; se poate defini o

listă de etichete, după care se asociază fiecare etichetă din

listă la un punct din documentul Word, care va putea fi

localizat astfel prin intermediul etichetei respective.

Realizarea tabelelor cu aplicaţia Word.

Aplicaţia Word dispune de facilităţi de generare automată, de

gestionare şi de valorificare a structurilor de date tabelare. În acest

scop au fost definite comenzile grupate sub opţiunea Tabel din meniul

principal.

Pentru a insera un nou tabel într-un document se poate folosi generatorul automat de

tabele, apelat cu comanda Tabel>Inserare Tabel>Autoformatare in tabel, sau se poate

desena tabelul, folosind instrumentele oferite de opţiunea Tabel>Desenare tabel.

Într-un tabel se pot efectua operaţii cu linii, coloane sau celule (câmpuri); ele pot fi inserate

sau selectate pentru modificare, copiere, mutare, ştergere sau formatare.

Două operaţii speciale cu celulele din tabel sunt: operaţia de împărţire a unei celule

(Scindare celule) şi operaţia de contopire a mai multor celule adiacente (Imbinare celule).

Ca posibilităţi de formatare a datelor într-un tabel, poate fi definită alinierea în celulă, pe

orizontală sau pe verticală, poate fi definită orientarea textului din celulă, poate fi definit

stilul şi grosimea chenarelor, se pot alege opţiuni de colorare pentru caractere şi fundalul

celulelor, etc. cu ajutorul butoanelor de comandă ale barei de instrumente Tabele şi

Borduri.

Pentru valorificarea datelor memorate în tabele, acestea pot fi ordonate după cel mult trei

criterii, cu opţiunea Tabel>Sortare.

Pot fi definite formule de calcul simple, având ca operanzi date din celulele din tabel; de

exemplu, se pot însuma celulele adiacente aflate la stânga sau deasupra celulei curente, în

care se va înscrie rezultatul. Aceste formule se pot defini folosind comanda Tabel>Formulă;

operatorii pe care această comandă îi oferă utilizatorului sunt: minim, maxim, medie,

modul, valoare rotunjită, operator condiţional, de numărare, etc.

Pentru definirea operatorului de însumare pe coloană, în sus, până la prima celulă

nenumerică, respectiv pe linie la stânga, se foloseşte butonul de comandă cu simbolul .ΣPerformanţe mult superioare se obţin prin organizarea tabelară a datelor cu ajutorul foilor

de calcul gestionate de aplicaţia Excel.