Nr. 516/3 din 27.02.2012

DOCUMENTAŢIA PENTRU OFERTANTI PENTRU ACHIZITIA DE SERVICII HOTELIERE

Cod CPV – 55100000

Achizitor Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii CivileTitlul proiectului POSDRU Prometeus – promovarea economiei sociale in

Romania prin cercetare, educatie, formare profesionala la standarde europene

Nr. contract de finantare POSDRU/84/6.1./S/57676Calitatea achizitorului în cadrul proiectului

Beneficiar

Intocmit AprobatOctavian RusuConsilier juridic

Viorelia AvramManager proiect

I. INFORMATII GENERALE

I.1. AchizitorDenumire: Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii CivileAdresa: Str. Orzari nr.86A, Sector 2, BucurestiPersoana de contact: Octavian Rusu Telefon:+4 021 3100181; E-mail: octavian.rusu@fdsc.ro Fax: +4 021 3100180Adresa de internet: www.fdsc.ro

I.2. Informatii privind depunerea ofertei :Date limita de primire a solicitarilor de clarificari: 07.03.2012 ora 16.00Data limita de transmitere a raspunsului la clarificari: 09.03.2012 ora 16.00Operatorul economic are obligatia de a verifica pe pagina de internet a Achizitorului publicarea eventualelor clarificari cu referinta la aceasta achizitie publica.

Termen limita de depunere a ofertei: 12.03.2012 ora 10.00Adresa unde se primesc ofertele: Str. Orzari nr.86A, Sector 2, Bucuresti. Orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor stabilită in documentaţia pentru ofertanţi sau la o altă adresă decat cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor.

Sesiunea de deschidere a ofertelor: 12.03.2012 ora 11.00, la adresa AchizitoruluiOfertanţii pot participa la şedinţa de deschidere cu Împuternicire din partea operatorului economic şi o copie a actului de identitate.

II. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZITIE

II.1. Descriere II.1.a. Denumirea contractului de achizitie: Contract de achizitie Servicii hoteliereII.1.b. Descrierea serviciilor ce vor fi achiziţionate: Servicii hoteliere pentru buna desfasurare a Proiectului Prometeus – promovarea economiei sociale in Romania prin cercetare, educatie, formare profesionala la standarde europeneII.1.c. Tipul contractului de achizitie si locatia

a) Lucrări b) Produse c) Servicii Execuţie Cumpărare 2AProiectare si execuţie Leasing 2B XAlte modalitati Inchiriere

Cumpărare in ratePrincipala locaţie a lucrării: Principalul loc de livrare: Principalul loc de

prestare: Sinaia, Predeal

II.2. Procedura se finalizeaza prin :Contract de achiziţie publică: DA Încheierea unui acord cadru: NUII.3. Durata contractului de achiziţie: 5 luni II.4. Divizare pe loturi:NUII.5. Oferte alternative sunt acceptate: NUII.6. Opţiuni de suplimentare sau diminuare a cantităţii Achizitorul îşi rezervă dreptul de a diminua cantitatea contractată cu până la 20%.

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a suplimenta cantitatea contractată cu până la 20%.

III.CERINŢE MINIME DE CALIFICARE ŞI SELECŢIE

III.1. Situaţia personală a ofertantuluiDeclaraţie privind eligibilitatea Solicitat Nesolicitat

Cerinţă obligatorie: Prezentarea Declaratiei privind eligibilitatea, in original

Încadrarea în situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţă nr. 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Certificat de participare la licitaţie cu ofertă independentă Solicitat Nesolicitat□Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 181 din OUG nr. 34/2006 Solicitat Nesolicitat

Cerinţă obligatorie: Prezentarea Declaratiei privind situaţia personală a operatorului economic, in original,

În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul se află într-una din situaţiile prevăzute de art. 181 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Certificat de atestare fiscala eliberata de DGFP Solicitat NesolicitatCertificat privind plata taxelor si impozitelor locale Solicitat Nesolicitat

III.2. Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale

Persoane juridice/fizice româneOperatorul economic (lider, asociat) trebuie să prezinte

Certificatul de înregistrare eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Teritorial, sau echivalent, în copie certificata „conform cu originalul”

Certificat constatator eliberat de Oficiul Registrului Comertului sau echivalent, din care sa rezulte numele complet, sediul, persoanele autorizate/administratori, domeniul de activitate eligibil pentru

furnizarea serviciilor care fac obiectul prezentei achiziții valabil la data deschiderii / evaluarii ofertelor – original sau copie certificata „conform cu originalul”.

Persoane străine Cerinţă obligatorie: Ofertantul trebuie sa depună documente care dovedesc o formă de înregistrare / atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile legale din ţara în care ofertantul este rezident.

Documentele emise in alta limba vor fi însoţite de o traducere legalizată în limba română, in original.

(În cazul în care oferta este depusă de o asociere de operatori economici, fiecare asociat va prezenta documentele menţionate mai sus. De asemenea, aceste documente trebuie prezentate şi de către fiecare subcontractant declarat prin ofertă daca acest lucru se solicita).

III.3. Situatia economico financiaraInformatii privind situatia economico financiare. Solicitat Nesolicitat

Cerinta obligatorie:Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să completeze formularul Informatii generale.

Media profitului pe ultimii 3 ani trebuie sa fie pozitiva.In cazul unei oferte depuse de o asociere de operatori economici conditia privind profitul trebuie indeplinita de fiecare asociat

Media cifrei de afaceri pentru ultimii 3 ani treuie sa fie cel putin egala cu dublul ofertei formulate. In cazul unei oferte depuse de o asociere de operatori economici, media cifrei de afaceri se considera in mod cumulat

Bilanţul contabil pentru ultimii 3 ani Solicitat Nesolicitat

Achizitorul isi rezerva dreptul de a solicita in procesul de avaluare copii certificate dupa bilanturile contabile solicitate.

III.4. Capacitatea tehnica sau profesionalaListă a principalelor contracte similare prestate în ultimii 3 ani. Solicitat NesolicitatInformatii privind subcontractantii Solicitat NesolicitatAlte informatii solicitate privind capacitatea tehnica sau profesionalaIII.5. Alte informatii

Standarde de asigurare a calitatii Solicitat NesolicitatAcceptarea condiţiilor contractuale Solicitat Nesolicitat

IV. INFORMAŢII DETALIATE ŞI COMPLETE CU PRIVIRE LA CRITERIUL APLICAT PENTRU STABILIREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE

Procedura aplicata pentru atribuirea contractului de prestari servicii: Procedura competitiva, desfasurată conform instructiunii AMPOSDRU nr.26 din 31.08.2010, privind efectuarea achizitiilor publice necesare implementarii proiectelor finantate prin POSDRU 2007 – 2013.

CRITERIUL DE ATRIBUIRE Pretul cel mai scazut Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico – economic Criteriu de departajare la oferte egale – cifra de afaceri a Operatorului economic

Atribuirea contractuluiAjustarea preţului contractului Pretul contractului poate fi modificat in functie de numarul de participanti la evenimente cu pastrarea preturilor unitare formulate de ofertant.

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a diminua cantitatea contractată cu până la 20%.Achizitorul îşi rezervă dreptul de a suplimenta cantitatea contractată cu până la 20%.

Garanţia de buna execuţie a contractului

V. PREZENTAREA OFERTEI prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire (serviciu poştal) către Achizitor. livrate personal la sediul Achizitorului Documentatiile depuse prin alte mijloace decât cele menţionate anterior sau dupa termenul limita de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare.

Oferta se va înregistra de catre Achizitor cu număr de intrare, dată, şi ora primirii insotita de Scrisoare de inaintare conform modelului furnizat.

V.1. Limba de redactare a ofertei limba romana V.2. Moneda în care este exprimat preţul contractului

Lei fara TVA.

V.3. Perioada minimă de valabilitate a ofertei

60 de zile de la termenul de depunere a ofertelor

V.4. Garantie de participare la procedura de achizitie Solicitat NesolicitatV.5. Modul efectiv de prezentare a Ofertantul trebuie sa prezinte un exemplar al

ofertei ofertei in original.

Ordinea ofertei va trebui să fie după cum urmează:1. Documentatia de calificare;2. Propunerea tehnică 3. Propunerea financiară

Ofertantul va depune un opis al tuturor documentelor prezentate. Intreaga oferta trebuie prezentata intr-un dosar cu sina.

Ofertanţii au obligaţia de a numerota şi de a semna fiecare pagină a ofertei.

Plicul exterior va fi netransparent, sigilat si va avea inscrisa: Denumirea operatorului Mentiunea ”Participare la procedura de

achizitie publica pentru Servicii hoteliere” Mentiunea A NU SE DESFACE PANA LA

DATA DE 12.03.2012 ora 11.00

V.6. Continutul documentelor de calificare si selectie

Cerinte minime de calificare si selectie conform Pct III.

V.7. Continutul propunerii tehnice Propunerea tehnica trebuie să reflecte asumarea de către ofertant a tuturor cerinţelor prevăzute în Caietul de sarcini.

Neabordarea in propunerea tehnica a tuturor aspectelor mentionate in Caietul de Sarcini sau neprezentarea atrage dupa sine incadrarea propunerii tehnice ca fiind neconforma

V.8. Continutul propunerii financiare

Prezentarea Formularului de oferta financiara, in original, semnat de reprezentantul legal al operatorului economic şi ştampilat.

Formularul de oferta financiara va fi insotit si de Anexa la Oferta finaciara prin care se prezinta modul de calcul si se evidentieaza preturile unitare.

V.9. Alte instrucţiuni de prezentare a documentatiei de participare

Orice ştersătură, adăugare, interliniere sau scris peste documentatie sunt valide doar dacă sunt vizate de către persoana/persoanele autorizată/autorizate să semneze oferta.

Documentatia de participare la procedura se primeste de Achizitor doar daca este intacta si

sigilata si se păstrează de aceasta, până la data si ora deschiderii procedurii.

In cazul in care se constata o discrepanta intre prevederile caietului de sarcini si modelul de documente si formulare atasate prezentei documentatii de atribuire, prevederile mentionate in caietul de sarcini primeaza.

Formularele sunt modele orientative pentru a ghida ofertantii in formularea ofertei.

V.10. Posibilitatea retragerii sau modificării ofertei

Orice ofertant are dreptul de a-si modifica sau a-si retrage oferta numai inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor si numai printr-o solicitare scrisa in acest sens.

In cazul in care ofertantul doreste sa opereze modificari in oferta deja depusa, acesta are obligatia de a asigura primirea si inregistrarea modificarilor respective de catre Achizitor pana la data limita pentru depunerea ofertelor.

Ofertantul nu are dreptul de a-si retrage sau a-si modifica oferta dupa expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor, sub sanctiunea excluderii acestuia din procedură

Ofertele depuse la o alta adresa a Achizitorului decat cea stabilita in anuntul de participare ori primite de catre Achizitor dupa expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor nu vor fi luate in considerare in procesul de evaluare.

V.11. Informaţii referitoare la termenele de prestare a serviciilor

Serviciile vor fi prestate conform datelor mentionate in Caietul de Sarcini.

V.12. Modalităţi de contestare a deciziei achizitorului de atribuire a contractului de achiziţie şi de soluţionare a contestaţiei

Decizia de atribuire a contractului de achiziţie va putea fi contestată în termen de 3 zile de la data primirii acesteia în scris.

Contestaţia va fi adresată Achizitorului şi va fi soluţionată în termen de maximum 3 zile de la data primirii. Contestatia depusa peste acest termen va fi respinsa ca tardiva. Contestatia depusa inainte de comunicarea deciziei de atribuire a contractului de achizitie publica va fi respinsa ca prematura.

Contestatia trebuie insotita de toate inscrisurile pe care se intemeiaza. Contestatiile neinsotite de documente suport

vor fi respinse ca neintemeiate.

Contestatia depusa la achizitor se solutioneaza de catre o comisie desemnata in acest sens de catre reprezentantul legal al Achizitorului. Comisia de solutionare a contestatiei va putea respinge contestatia ca neintemeiata, nefondata, tardiva, prematura ori o va putea admite, caz in care procedura de achizitie se va anula sau urmand a fi reluata sau se va relua procesul de evaluare dupa caz.

În cazul în care ofertantul este nemulţumit de soluţia dată contestaţiei sale, poate formula acţiune la instanta de judecata competenta în termen de 3 zile de la primirea soluţiei, cu obligaţia notificării achizitorului, în interiorul aceluiaşi termen.

V.13. Clauzele contractuale obligatorii, inclusiv condiţiile de actualizare/ modificare a preţului contractului de achiziţie

Clauzele contractuale obligatorii sunt detaliate sub această denumire în modelul anexat la sectiunea Contract de servicii.

CAIETUL DE SARCINI

I. INFORMATII GENERALE

Prezentul contract de prestari servicii este cofinantat din Fondul Social European prin intermediul proiectului Prometeus – promovarea economiei sociale in Romania prin cercetare, educatie, formare profesionala la standarde europene - POSDRU/84/6.1./S/57676

Scopul prezentului contract este achizitia de servicii hoteliere in vederea desfasurarii cu succes a sesiunii de instruire a managerilor de intreprinderi sociale.

II. OBIECTUL CONTRACTULUI

Obiectul acestui contract este prestarea unui pachet de servicii de cazare, restaurant si asigurarea unor sali de curs necesare pentru buna desfasurare a sesiunilor de instruire asa cum sunt ele descrise mai jos. Cerintele prezentului Caiet de Sarcini sunt considerate minime si obligatorii. Nu se accepta niciun fel de deviere de la acesta iar orice oferta care nu respecta cerintele prezentului Caiet de Sarcini va fi declarata neconforma.

Sesiunile de instruire se derulează în perioada aprilie – iulie 2012 si cuprind un numar de 6 cursuri a cate 3 module de curs fiecare conform graficului de mai jos :

Curs/modul intrare iesire

curs 1 modul 1 3-Apr-12 8-Apr-12curs 1 modul 2 17-Apr-12 22-Apr-12curs 1 modul 3 6-May-12 11-May-12curs 2 modul 1 6-May-12 11-May-12curs 2 modul 2 21-May-12 26-May-12curs 2 modul 3 10-Jun-12 15-Jun-12curs 3 modul 1 11-May-12 16-May-12curs 3 modul 2 27-May-12 1-Jun-12curs 3 modul 3 16-Jun-12 21-Jun-12curs 4 modul 1 16-May-12 21-May-12curs 4 modul 2 31-May-12 5-Jun-12curs 4 modul 3 20-Jun-12 25-Jun-12curs 5 modul 1 21-May-12 26-May-12curs 5 modul 2 5-Jun-12 10-Jun-12curs 5 modul 3 25-Jun-12 30-Jun-12curs 6 modul 1 27-May-12 1-Jun-12curs 6 modul 2 10-Jun-12 15-Jun-12curs 6 modul 3 30-Jun-12 5-Jul-12

Daca din diverse considerente, evenimentul nu poate avea loc in perioada mentionata mai sus, acestea se vor reprograma de catre Achizitor, cu

consultarea ofertantului, pana la sfarsitul lunii august 2012, situatie in care anularea rezervarilor se poate face in conditiile mentionate de ofertant la transmiterea ofertelor ferme pentru fiecare sesiune in parte.

Pentru buna desfasurare a sesiunii de instruire se doreste contractarea unui operator economic pentru prestarea urmatoarelor categorii de servicii:

a. Servicii hoteliere - cazare cu mic dejun inclusb. Servicii de restaurant (pranz, cina, coffee break) pentru participantii la

sesiunile de instruire c. Sala de conferinte

Programul fiecarui modul de instruire, debuteaza cu check-in-ul participantilor si cina. Modulul de curs efectiv cuprinde 4 zile in care se vor asigura in fiecare zi pranz, cina si 2 pauze de cafea iar participantii vor pleca in ziua urmatoare. Toate serviciile trebuie asigurate in incinta aceluiasi hotel.

III.Cerinte Generale

III.I Cerinte generale pentru serviciile de cazare

Unitatile hoteliere trebuie sa fie incadrate la un standard de 3 stele (***) si sa dovedeasca o capacitate de cazare de minim 5 camere tip single si 25 de camere tip double.Unitatea hoteliera propusa trebuie sa fie localizata in una din urmatoarele localitati : Predeal sau Sinaia, si sa fie localizata la 500m de gara sau de drumul national, pentru a permita accesul facil al participantilor sositi care calatoresc cu CFR sau cu mijloace de transport public de persoane. Ofertantul va depune si o harta prin care va demonstra distanta fata de cele 2 repere (traseu cu autoturismul).

Unitatea hoteliera propusa trebuie sa prezinte o unitate de alimentatie publica proprie de tip restaurant si cel putin doua sali de conferinta. Restaurantul hotelului trebuie sa prezinte un minim de 60 de locuri si sa permita servirea mesei in sistem “bufet suedez” intr-o singura serie. Meniurile propuse pentru dejun si cina nu se vor repeta pe parcursul derularii sesiunilor de instruire.

Unitatea hoteliera propusa trebuie sa prezinte si un numar minim de doua sali de conferinta. Cele doua sali de conferinte trebuie sa aiba o capacitate de 30 de locuri si sa poata fi adaptata specificului organizarii de sesiuni de instruire. Salile trebuie să fie distincte ca si incaperi si sa asigure izolarea fonică a fiecăreia astfel încât sesiuile de instruire să se desfășoare în bune condiții. Salile de curs vor fi disponibile timp de 4 zile incepand cu ziua 2 si pana in ziua 5 inclusiv a fiecarui curs.Toate cele doua sali de conferinta propuse trebuie sa permita diverse aranjamente ale mobilierului (teatru, U-shape).

Salile de conferinta propuse trebuie sa beneficieze de iluminare naturala (nu se accepta sali la demisol), nu trebuie sa prezinte bariere de comunicare (ziduri, coloane, pereti, etc) si trebuie sa fie dotate cu aer conditionat, internet wireless gratuit, masa pentru traineri si mese si scaune confortabile pentru participanti. De asemenea trebuie sa fie dotate cu videoproiector, ecran de proiectie, laptop, flichart (50 coli), markere in patru culori.

Pentru fiecare modul de curs trebuie sa fie asigurata si o imprimanta alb-negru laser pentru a asigura achizitorului accesul la multiplicare materiale. Pentru fiecare curs se vor asigura consumabile și hartie pentru 500 de pagini.

Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hoteluri de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice etc) vor fi achitate de către participanţi înainte de plecare. Ofertantul va pune la dispoziție personal pentru rezolvarea operativă a formalităţilor de cazare.

I. 2. Cerinte generale pentru serviciile de restaurant Atat dejunul cat si cina vor avea loc intr-o singura serie in restaurantul propriu al hotelului. Serviciile tip pauza de cafea vor fi servite in apropierea celor doua sali de conferinta in care se deruleaza sesiunea de instruire. Pauzele de cafea vor fi organizate intr-o sala separata sau in foyer-ul hotelului (daca unitatea prezinta unul) sau vor fi amplasate in apropierea salilor de conferinta.

Pentru masa de pranz, operatorul economic va include in oferta tehnica 5 meniuri indicative care sa includa:

- Minim 3 tipuri supe / ciorbe (din care un fel va fi de post) – 300 gr - Minim 2 feluri de mancare pe baza de carne - pui, porc / vita, peste (150 gr)

gatite in modalitati diferite (la gratar, la cuptor, cu sos, etc.) insotite de minim 2 variante pentru garnituri (200 gr) (de ex. legume gratinate, cartofi pai, ciuperci sote, cartofi taranesti, orez, paste, etc.);

- Minim un fel de mancare de post (ardei umpluti de post, iahnie de fasole, pilaf cu ciuperci) – 250 gr

- Minim 3 tipuri de salata (ex. salata de rosii, salata de varza, salata de muraturi, etc). – 150 gr

- Minim 2 sortimente de paine – alba si neagra – 200 gr. - 3 tipuri desert (dulciuri / fructe) – 150 gr- Apa minerala – plata si carbogazoasa – 0,5 l / persoana.

Pentru cina, operatorul economic va lua in calcul in elaborarea ofertei tehnice 5 meniuri care sa cuprinda:

- Minim 3 tipuri salate – antreu – 250 gr. (ex: salata de boeuf, de cruditati, salata de vinete, Waldorf, Ceasar, Niçoise, etc.) Cel putin un fel de salata va fi de post.

- 3 tipuri de fel II – 250 gr. (preparat din carne cu garnitura si salata sau alt fel de mancare de tip paste, lasagna, musaca, ostropel, etc. Cel putin un fel de mancare va fi de post.

- Apa minerala – plata si carbogazoasa, 0,5 l / persoana.

Pentru serviciile de restaurant tip pauza de cafea, operatorul economic va lua in calcul in oferta tehnica 1 meniu care sa cuprinda:

- Cafea naturala proaspata, 50 ml/persoana - Ceai (pliculet) – cel putin trei sortimente (negru, verde, fructe) - Lapte condensat sau lapte proaspat pentru cafea/ceai- Miere, zahar si indulcitor artificial la stick/plic pentru indulcirea

ceaiului/cafelei;- Apa minerala – plata si carbogazoasa, la alegere - 0,5 l/persoana- Fursecuri\produse patiserie- Sucuri naturale si carbogazoase (250 ml/persoana)

Continutul propunerii tehniceOperatorul economic va prezenta în oferta tehnică cel puţin următoarele elemente:

Imagini edificatoare cu hotelurile propuse pentru indeplinirea contractului – exterior si interior – atat pentru camere cat si pentru salile de conferinte, insotite de o descriere amanuntita a facilitatilor puse la dispozitie (pentru camere, mentionarea suprafetei si a dotarilor, pentru salile de conferinta, capacitatea minima si maxima, posibilitatile de aranjare, echipamente tehnice si alte dotari)

Propunerile de meniuri pentru pranz, cina si pauzele de cafea

Conditii de plata

Plata serviciilor prestate se va efectua in termen de 30 zile de la primirea de catre Achizitor a facturii emise de Ofertant pentru fiecare sesiune de instruire.