Regulament-cadru privind selecționarea prin concurs a proiectelor culturale pentru anul 2013

CAPITOLUL I: Dispoziţii generale

Art. 1Finanţările nerambursabile pentru programe, proiecte şi acţiuni culturale se acordă din

bugetul anului 2013 al Institutului Cultural Român în conformitate cu prevederile Legii 356/2003 cu modificările ulterioare şi cu respectarea prevederilor Ordonanței Guvernului nr. 51/1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a programelor, proiectelor şi acţiunilor culturale, aprobată prin Legea nr. 245/2001, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 2(1) Finanţarea nerambursabilă se acordă numai în condiţiile existenţei unor surse de finanţare proprii sau atrase ale beneficiarului finanţării, altele decât de la Institutul Cultural Român, în cuantum de cel puţin 25% din costul total al proiectului.

(2) Sursele de finanţare proprii sau atrase ale beneficiarului finanţării sunt în numerar si se certifică prin extras de cont, sau scrisori de intenție din partea co-finanțatorilor sau sponsorilor.

Art. 3(1) Acordarea de finanţări nerambursabile se realizează pe bază de selecţie de proiecte culturale.

(2) Pentru a putea participa la selecţie, solicitantul trebuie să îndeplinească următoarele condiții cumulative:

a) Să fie persoană fizică autorizată sau persoană juridică înfiinţată în conformitate cu prevederile legale şi cu sediul în România

b) A respectat obligațiile asumate prin contractele de finanțare nerambursabilă anterioare. c) Nu are datorii la bugetul de stat sau la bugetul locald) Nu este angajat al Institutului Cultural Român sau personal angajat/numit ce funcţionează

în cadrul institutelor culturale româneşti din străinătate, sau rude până la gradul 1 ale acestuia, atât în calitate de persoană fizică sau persoană fizică autorizată, cât şi ca reprezentant legal al unei persoane juridice, din România sau din străinătate.

1

Art. 4Conţinutul anunţului public privind perioada de desfăşurare a selecţiilor de proiecte se aprobă prin Ordin al Președintelui Institutului Cultural Român şi va cuprinde informaţii cu privire la :

- cuantumul total al finanţării pentru fiecare sesiune, în funcţie de bugetul de venituri şi cheltuieli al Institutului Cultural Român, aprobat prin legea bugetului de stat;

- ariile tematice ale proiectelor culturale ce vor fi finanţate în sesiunea respectivă, - termenul-limită pentru depunerea/transmiterea documentaţiilor în vederea

solicitării finanţării;

Art. 5(1) Selecţia proiectelor culturale se realizează în două etape, conform procedurii de evaluare prevăzute la cap. V din prezentul Regulament.

(2) Pentru a participa la selecţia de proiecte culturale, solicitanţii trebuie să depună documentaţia de solicitare a finanţării.

(3) Documentaţia de solicitare a finanţării, prevăzută la Art. 6, se trimite prin poștă/ curier sau se depune personal la Sediul ICR, Aleea Alexandru, nr. 38, sector 1, București până la data comunicată prin anunţul public, conform art. 4 din prezentul Regulament.

Art. 6(1) Documentația solicitanţilor trebuie să conţină următoarele:

1) formularul-tip de solicitare a finanţării nerambursabile pentru proiecte culturale, prevăzutîn anexa nr. 1;

2) formularul pentru descrierea bugetului de venituri şi cheltuieli, prevăzut în anexa nr. 2;3) raportul de activitate a solicitantului pe ultimul an; pentru solicitanţii care au derulat

activităţi pe o perioadă mai scurtă de un an, se va depune un raport de activitate pentru perioada respectivă;

4) declaraţia pe proprie răspundere, prevăzută în anexa nr. 1, secţiunea C:5) CV-urile membrilor echipei de proiect;6) scrisoarea (scrisorile) de intenție din partea partenerului (partenerilor)7) extras de cont privind partea de cofinanțare8) actul de înfiinţare/autorizare a solicitantului, cu toate modificările şi completările ulterioare (în

cazul instituţiilor publice, actul normativ de înfiinţare), precum şi certificatul de înregistrare fiscală, ambele în copie;

2

9) certificatul de atestare fiscală, în original, din care să reiasă că solicitantul nu are datorii la bugetul de stat sau la bugetul local. La data depunerii dosarului de aplicaţie, certificatul trebuie să fie în perioada de valabilitate.

10) alte documente pe care solicitantul le consideră relevante privind activitatea sa (înregistrări pe casete audiovideo, DVD-uri, CD-uri, dosare de presă, recenzii, recomandări, scrisori de sprijin etc.).

(4)În cazul solicitanţilor care au primit finanţare nerambursabilă, se va depune si un certificat al autorităţii finanţatoare care să ateste modul de îndeplinire al obligatiilor contractuale de către beneficiarul finanţării.

(5) Întreaga documentaţie va fi tehnoredactată, cu excepția documentelor emise de alte autorităţi, ce vor fi depuse fie în original, fie în copie certificată cu originalul.

CAPITOLUL II: Criterii de acordare a finanţărilor nerambursabile

Art. 7Solicitările care îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 3 şi au depus documentele prevăzute de art.6 sunt evaluate pe baza următoarelor criterii şi punctaje:

Grilă de evaluare pentru proiecte culturale:

Criterii Punctaj

I. Calitatea și originalitatea proiectului 20, din care

I.I Claritatea concepției și adecvarea activităților în funcție de obiectivul proiectului

10

I.2 Caracterul inovator al proiectului și/sau originalitatea abordării 10

II. Relevanța proiectului 30

III. Fezabilitatea proiectului 30, din care

III.1 Experiența managerială și capacitatea de implementare 20

III.2 Metodologia de realizare (coerență și adecvare la scop) 10

IV. Buget (cheltuielile propuse reflectă în mod real raportul cost-valoare/beneficii)

20

3

V. Calitatea și valoarea contribuției partenerilor 20

TOTAL 120

CAPITOLUL III. Cheltuieli eligibile

Art.8

Pot fi incluse în formularul de buget următoarele tipuri de cheltuieli, dacă acestea reprezintă costuri necesare şi rezonabile pentru realizarea proiectului, vor fi efectuate pe perioada de desfăşurare a proiectului, şi sunt legate în mod direct de realizarea acestuia:

A. Cheltuieli legate de realizarea activităţilor proiectului

1. Onorarii (acordate în baza contractelor de drepturi de autor); 2. Remuneraţii colaboratori (acordate în baza contractelor de prestări de servicii);3. Cazare și masa sau diurnă pentru participanţi/invitaţi, precum şi pentru echipa de proiect;4. Transportul local/internațional pentru participanţi/invitaţi şi al echipei de proiect; 5. Cheltuieli aferente transportului de persoane: viză, asigurare de călătorie, taxe de drum şi

taxe de parcare6. Închiriere echipamente şi spaţii, mijloace de transport7. Activități promoționale și publicitate8. Tipărituri9. Cheltuieli de producție/închiriere decoruri, costume, standuri, simeze, vitrine

B. Cheltuieli administrative, în procent maxim de 20% din valoarea finanţării1. Cheltuieli cu energia electrică2. Cheltuieli cu chiria3. Comunicaţii: telefon, internet4. Cheltuieli pentru echipamente birotică5. Cheltuieli pentru alte dotări necesare proiectului, în procent maxim de 20% din valoarea

finanțării6. Cheltuieli specifice proiectului

Art.9

(1) TVA-ul nu este o cheltuială eligibilă, cu excepţia cazului în care beneficiarul face dovada că nu îl poate recupera.

4

(2) Plata organizaţiei partenere, sau a angajaţilor acestora, nu este o cheltuială eligibilă.

CAPITOLUL IV: Organizarea comisiilor de selecție

Art. 10(1) Selecția proiectelor culturale se face de către comisii de selecție special constituite pe lângă Institutul Cultural Român, formate dintr-un numar impar de experți independenţi şi reprezentanţi ai Institutului.

(2) Comisiile vor fi organizate pe arii tematice, iar în cazul în care în cadrul unei sesiuni vor fi finantate proiecte culturale din mai multe arii tematice, se va organiza câte o comisie de selecție pentru fiecare dintre acestea.

(3) Componenţa nominală a comisiei/comisiilor va fi adusă la cunoştinţa publică numai după încheierea sesiunii de selecţie.

CAPITOLUL V: Procedura de evaluare

Art. 11. Etapa administrativă(1) Secretarul comisiei de selecţie va verifica documentaţia prevăzută la art.6 din prezentul

regulament.(2) Solicitările de finanțare incomplete sau înregistrate ulterior datei-limită prevazute în

anunțul public de organizare a selecției nu vor participa la etapa a doua de selecție.

Art. 12. Etapa de selecţie

(1) Fiecare ofertă care a trecut de etapa administrativă va fi analizată de membrii comisiei de selecţie. Pentru fiecare ofertă vor fi întocmite rapoarte, care vor fi structurate pe baza grilei de evaluare prevazute la art. 8 si vor include observațiile și justificările membrilor comisiei pentru punctajul acordat.

(2) Comisia de selecție stabilește ierarhia ofertelor culturale pe baza punctajului obținut.(3) Lista cuprinzând proiectele culturale selectate pentru acordarea finanțărilor, punctajul

obținut, precum și cuantumul finanțării acordate se transmit conducătorului autorității finanțatoare în vederea comunicării publice, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare de la finalizarea lucrărilor comisiei de selectie.

5

(4) Lista cuprinzand proiectele culturale selectate pentru acordarea finantarilor, punctajul obtinut, cuantumul finantarii acordate, precum si lista celor care nu au fost selectate spre finantare si punctajul obtinut de acestea vor fi publicate pe site-ul Institutului Cultural Român, in termen de doua zile lucratoare de la data primirii acestor liste de catre conducatorul acesteia.

Art.13.

Vor putea primi finanţare numai proiectele care îndeplinesc următoarele condiţii cumulative, în limita bugetului alocat pe anul 2013 alocat de Institut:

- proiectul a obţinut la evaluare un punctaj total de minimum 75 de puncte;- există buget disponibil după aprobarea succesivă a proiectelor, în ordinea clasamentului;- în caz de punctaje egale, poate primi finanţare propunerea de proiect cu bugetul mai mic;- în cazul în care mai multe propuneri de proiect ale aceluiaşi solicitant întrunesc condiţiile de

acordare a finanţării, poate primi finanţare o singură propunere, cea care a obţinut punctajul mai mare.

Art.14.

(1) Solicitanții nemultumiți de modul de respectare a procedurii privind organizarea si desfășurarea selecției de oferte pot depune contestație în termen de maximum 3 zile lucrătoare de la data publicării listei finale a rezultatelor sesiunii de finanțare.

(2) Contestațiile vor fi soluționate de comisii special constituite în acest scop, formate din experți independenți, desemnaţi prin ordin al presedintului Institutului, în termen de 5 zile lucratoare de la data expirarii termenului de depunere a contestatiilor.

(3) In componența comisiilor de soluționare a contestațiilor nu pot fi numiți membri care au făcut parte din comisiile de selecție.

(4) Rezultatele finale ale evaluării de oferte, după soluționarea contestațiilor depuse, vor fi făcute publice prin publicarea pe site-ul Institutului Cultural Român.

CAPITOLUL VI: Dispoziții finale

Art. 15Finanțarea nerambursabilă a proiectelor culturale se acordă prin încheierea unui contract între Institutul Cultural Român și solicitantul selecționat, conform modelului din anexa nr.3.

Art. 16.

6

Anexele nr.1-3 fac parte din prezentul Regulament.

Președinte

Andrei Marga

7

Anexa Nr. 1

FORMULAR de solicitare a finanțării nerambursabile pentru proiectele culturale

INSTITUTUL CULTURAL ROMÂN

Sesiunea de finanțare ianuarie 2013

Număr dosar .................... (nu se completează de către solicitant)

Numele Solicitantului

Denumirea proiectului cultural

Aria tematică

Adresa completă

Telefon Fix Telefon Mobil Fax

E-mail

Cont bancar

Persoană de contact

Menționați dacă:

Solicitați pentru prima dată o finanțare nerambursabilă de la Institutul Cultural Român: DA/NU

8

SECȚIUNEA A: Date generale despre proiectul cultural Titlul Proiectului:

Solicitantul: Scurtă prezentare a obiectivelor și a activităților solicitantului (maxim jumătate de pagină). Pentru detalii se va atașa raportul de activitate

Perioada de desfăsurare a proiectelui este de:

Proiectul cultural se va desfășura de la data de / / până la data de / / (zz/ll/aaaa)

Sumarul Proiectului (maxim 10 rânduri)

Justificarea proiectului (maxim o pagină)

a) Scurtă descriere a contextului în care se va realiza proiectul cultural (nevoile sau oportunitățile adresate de proiect, justificarea nevoii/oportunității pentru realizarea proiectului, oferta culturală existentă, evoluția cererii de acțiuni culturale etc.)

b) Relevanța proiectului pentru obiectivele și prioritățile programului de finanțare al

9

Institutului Cultural Român (în principal promovarea culturii română în afara țării)

Scopul și obiectivele:

a) Scopul proiectului

b) Obiectivele generale

c) Obiectivele specifice

Grupurile țintă și beneficiarii:

a) Grupuri țintă (cui îi este adresat proiectul)

b) Beneficiari: b.1. Beneficiari direcți (precizați categoria și numărul beneficiarilor implicați direct în proiect – participanți, public etc.)

b.2 Indirecți (Categoria și numărul estimat al celor care vor beneficia în mod indirect de proiect)

Activitățile proiectului (Vă rugăm să descrieți activitățile proiectului identificând)

Titlul activității:

Perioada/durata de desfășurare

Acțiunile derulate:

10

Includeți activiățile de pregătire, monitorizare și evaluare necesare.

Rezultate și impact

a) Rezultate (rezultate: imediate, anticipate)

b) Produse (ex. Publicații, CD-ROM-uri, website, conferințe, turnee, expoziții etc.)

Metode de implementare

Evaluare (Prezentați modul în care veți evalua proiectul și efectele acestuia)

Parteneri și asociați * **

PARTENER NR. 1

Numele întreg al instituției/organizației

Acronim (unde este cazul):

Statut juridic:

Cod fiscal:

Adresa oficială:

Adresa poștală:

Persoana de contact:

Număr de telefon:

Număr de fax:

Adresa de e-mail:

11

Website:

Prezentare succintă a domeniului de activitate și a experienței:

Prezentarea contribuției în proiect:

* Multiplicați acest tabel pentru fiecare partener** Atașați o scrisoare de intenție din partea partenerului cu ștampila oficială a acestuia

SECȚIUNEA B: Bugetul proiectului cultural

Înainte de a completa această secțiune, vă rugăm să citiți cu atenție Formularul pentru descrierea bugetului de venituri și cheltuieli (anexa 2 la normele metodologice)

12

Secțiunea C: Declarație pe proprie răspundere

Declarație

Subsemnatul, ___domiciliat în localitatea ___ , str. ___, nr. ___, bl. ___, ap. __, sectorul/județul __, codul poștal __, posesor al actului de identitate xx, seria xx, nr. xx, CNP xx, în calitate de reprezentant al solicitantului xxx, declar că am luat cunoștință de prevederile Ordonanței Guvernului 51/1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a programelor, proiectelor şi acţiunilor culturale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 245/2001,

Declar pe propria răspundere că nu mă aflu/persoana juridică pe care o reprezint nu se află în niciuna din următoarele situații:

Incapacitate de plată

Cu plățile/conturile blocate conform unei hotărâri judecătorești definitive

Am încălcat/a încălcat cu bună știință prevederile unui alt contract finanțat din fonduri publice

Sunt vinovat de declarații false cu privire la situația economică

Am/are arierate către bugetul de stat,bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul asigurărilor sociale de sănătate, bugetele locale sau fondurile speciale

Sunt condamnat pentru abuz: abuz de încredere, gestiune frauduloasă, înșelăciune, delapidare, dare sau luare de mită, mărturie mincinoasă, fals, uz de fals, deturnare de fonduri.

Cunoscând pedeapsa prevăzută de art. 292 din Codul Penal pentru infracțiunea de fals în declarații, am verificat datele din prezenta declarație, care este completă și corectă.

Denumirea organizației / P.F.:

Numele și semnătura reprezentantului legal:

Ștampila organizației:

Data:

13

Anexa Nr. 2: Formularul pentru descrierea bugetului de venituri și cheltuieli

Denumirea organizatiei

Titlul proiectului cultural

1. Veniturile proiectului culturalDenumirea indicatorilor Valoarea

contribuției(lei)

%din valoarea totală

Venituri, din care:1. Contribuția beneficiarului (proprie)2. Alte surse (se vor nominaliza)3. Finanțare nerambursabilă de la Institutul

Cultural Român TOTAL GENERAL:

2. CheltuieliDenumirea indicatorilor(categorii de cheltuieli)

Unitatea de măsură

Nr. de unități

Valoarea unitară

Total Contribuția solicitantului

Alte surse

Suma solicitată la Institutul Cultural Român

1. Onorarii

2. Remunerații colaboratori

3. Cheltuieli materiale și servicii, din care: 3.1 Cazare și masă sau diurnă pentru participanți, invitați, echipa de proiect

14

Denumirea indicatorilor(categorii de cheltuieli)

Unitatea de măsură

Nr. de unități

Valoarea unitară

Total Contribuția solicitantului

Alte surse

Suma solicitată la Institutul Cultural Român

CazareDiurnă – mese1

3.2 Transport local și/sau internațional pentru participanți, invitați, echipa de proiect4. Cheltuieli specifice, din care:4.1 Închirieri de spații, aparatură, mijloace de transport4.2 Acțiuni promoționale și de publicitate4.3 Tipărituri4.4 Alte asemenea2

5. Cheltuieli administrative, din care1

5.1 Cheltuieli cu energia electrică

5.2 Cheltuieli cu chiria

5.3 Cheltuieli pentru convorbiri telefonice

5.4 Cheltuieli pentrucorespondență

1 Diurnă-masă cumulat cu cheltuielile administrative, maxim 20% din totalul finanțării acordate2 Producție/închiriere decoruri, costume, standuri, simeze, vitrine etc.

15

Denumirea indicatorilor(categorii de cheltuieli)

Unitatea de măsură

Nr. de unități

Valoarea unitară

Total Contribuția solicitantului

Alte surse

Suma solicitată la Institutul Cultural Român

și internet

6. Cheltuieli pentru dotări independente, din care3:

6.1 Echipamente birotică

6.2 Alte dotări necesare pentru realizarea proiectului

7. Alte cheltuieli specifice programului, proiectului sau acțiunii culturale, din care: (ex. premii)

Numele organizatiei/Numele P.F.

Numele și semnătura reprezentatului legal

Numele și semnătura coordonatorului proiectului cultural

Numele și semnătura responsabilului financiar

Ștampila organizației

Data

3 Nu vor depăși 20% din totalul finanțării acordate

16

Anexa 3 contractul de finantare nerambursabila

CONTRACT DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ

Între:

INSTITUTUL CULTURAL ROMÂN, cu sediul în Bucureşti, Aleea Alexandru nr. 38, sector 1, cod fiscal 15726657, cont nr. RO38TREZ7005009XXX000250 deschis la DTCP Municipiul Bucureşti, reprezentat legal prin Andrei Marga, PREŞEDINTE, în calitate de FINANŢATOR, denumit în continuare “ICR”,

şi

______________________, persoană juridică română, cu sediul în ___________________________, România, CIF ___________________________, reprezentată legal prin domnul/doamna (numele) __________________- (funcţia)______________________, în calitate de BENEFICIAR, denumită în continuare “BENEFICIAR”,

Art. 1 – OBIECTUL CONTRACTULUI

1. ICR acordă finanţare beneficiarului pentru realizarea proiectului “__________________________”, în conformitate cu clauzele prezentului contract, pe care beneficiarul declară că le cunoaşte şi le acceptă.

2. Beneficiarul acceptă finanţarea în aceste condiţii şi se obligă să realizeze proiectul aşa cum este descris în Anexa nr. 1 - Cererea de finanţare.

Art. 2 – VALOAREA CONTRACTULUI

1. Valoarea totală maximă estimată a cheltuielilor eligibile ale PROIECTULUI este de ________________ lei, conform formularului de buget estimativ al PROIECTULUI întocmit de BENEFICIAR – Anexa nr. 2 - Buget.

2. ICR acordă BENEFICIARULUI o finanţare nerambursabilă de maximum _______ % din cheltuielile totale eligibile ale proiectului. Valoarea finală a finanţării va fi determinată aplicând procentul de _____% la totalul cheltuielilor eligibile care vor fi aprobate de către ICR după realizarea proiectului.

17

Suma finală totală plătită beneficiarului nu poate în nicio situaţie să depăşească suma maximă a finanţării, adică ____________ lei, chiar dacă costurile eligibile totale reale, care rezultă din documentele justificative, sunt mai mari.

3. BENEFICIARUL acceptă FINANŢAREA şi se angajează să asigure cofinanţarea din surse proprii şi/sau atrase, în numerar sau în natură, în cuantum de _______ % din valoarea totală estimată a cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valoarea finală a cofinanţării va fi determinată aplicând procentul de _____% la totalul cheltuielilor eligibile care vor fi aprobate de către ICR după realizarea proiectului.

4. În cazul în care din activităţile proiectului se obţin venituri, acestea pot fi utilizate, integral sau parţial, pentru acoperirea unor cheltuieli prevăzute în bugetul proiectului. Veniturile neutilizate se vor scădea din valoarea finanţării, proporţional cu contribuţia fiecărei părţi la realizarea proiectului, aşa cum reiese după stabilirea de către ICR a eligibilităţii cheltuielilor şi aprobarea raportului final.

Art. 3 - DURATA CONTRACTULUI ŞI PERIOADA DE EXECUŢIE A PROIECTULUI

1. Contractul intră în vigoare la data semnării lui de către părţi şi după înregistrarea acestuia la ICR şi durează până la data plăţii ultimei tranşe (aferentă raportului final).

2. Durata de execuţie a PROIECTULUI şi perioada de eligibilitate a cheltuielilor este de la data ________________ până la data de __________________, conform punctului 4 din Anexa nr. 1 - Cererea de finanţare.

Art. 4 – MODALITATEA DE PLATĂ

1. Plata tranşelor de finanţare se face în lei.

2. Plata către BENEFICIAR a sumelor reprezentând FINANŢAREA se efectuează în __________ tranşe, prin virament bancar în contul beneficiarului, precizat la Art. 6 din acest contract, pe bază de factură fiscală şi cerere de plată emise de către acesta.

3. Factura fiscală va conţine următoarele informaţii:

- Numărul facturii; - Data emiterii; - Datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresa, cod de identificare fiscală,

telefon, e-mail); - Datele de identificare ale cumpărătorului respectiv, Institutul Cultural Român; - Denumirea serviciului: contravaloare tranşa 1/2/3 (după caz), reprezentând finanţare

acordată proiectului dumneavoastră (specificaţi titlul proiectului);

18

- Valoarea tranşei.

4. Factura fiscală şi cererea de plată trebuie transmise în original, şi trebuie semnate şi ştampilate de către beneficiar.

5. Prima tranşăa. Prima tranşă se acordă în cel mult 45 de zile de la primirea facturii şi a cererii de plată transmise de către beneficiar, după semnarea contractului de finanţare.

b. Valoarea primei tranşe este de ___________________lei şi reprezintă totalul cheltuielilor estimate, de către beneficiar, a fi efectuate din finanţare până la data depunerii raportului privind utilizarea tranşei, conform Anexei nr. 5 - Graficul de finanţare. Valoarea primei tranşe nu poate depăşi 70% din finanţare.

c. Factura fiscală şi cererea de plată pentru prima tranşă se emit cu 45 de zile înainte de data începerii activităţilor proiectului.

6. Tranşa intermediară – se completează dacă este cazula. Următoarea tranşă se acordă după depunerea raportui intermediar privind cheltuirea tranşei anterioare. Raportul intermediar se depune conform prevederilor Art. 5 – Depunerea rapoartelor şi a documentelor justificative din acest contract.

b. Valoarea tranşei intermediare este de ______________ lei, reprezentând _______ % din finanţare. Valoarea tranşei intermediare, împreună cu valoarea primei tranşe, nu pot să depăşească 85% din valoarea finanţării.

c. Tranşa se plăteşte în cel mult 45 de zile de la primirea facturii şi a cererii de plată transmise de către beneficiar, după aprobarea de către ICR a raportului intermediar.

d. ICR poate suspenda plata conform procedurii descrise la Art. 15 – Suspendarea contractului.

7. Tranşa finalăa. Tranşa finală se acordă după terminarea proiectului şi după depunerea de către beneficiar a raportului final, şi după aprobarea acestuia de către ICR. Raportul final se depune conform prevederilor Art. 5 – Depunerea rapoartelor şi a documentelor justificative din acest contract.

b. Tranşa finală este de ___________ lei şi este în procent de ______ % din finanţare. Tranşa finală nu poate fi mai mică de 15% din valoarea finanţării. Tranşa finală se acordă pe baza decontării cheltuielilor avansate de beneficiar în contul ultimei tranşe.

19

c. Tranşa se plăteşte în cel mult 45 de zile de la primirea facturii şi a cererii de plată transmise de către beneficiar, după aprobarea de către ICR a raportului final.

d. ICR poate suspenda plata conform procedurii descrise la Art. 15 – Suspendarea contractului.

8. Orice plată va fi considerată efectuată la data debitării contului Institutului Cultural Român cu suma respectivă.

Art. 5 – DEPUNEREA RAPOARTELOR ŞI A DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE

1. Stadiul de implementare a activităţilor proiectului va fi prezentat prin completarea raportului narativ intermediar sau final.

2. Justificarea utilizării tranşelor din finanţare se va realiza prin listarea cheltuielilor efectuate în raportul financiar intermediar sau final. Beneficiarii vor îndosaria documentele în ordinea prezentării lor în raportul financiar.

3. Raportul narativ şi financiar (intermediar şi/sau final) se depun la Registratura ICR, într-un exemplar original printat, precum şi în format electronic, în limba română.

4. Termenele de depunere a rapoartelor, conform graficului de finanţare, sunt:a. raport intermediar: zz/ll/anul ___________________b. raport final: zz/ll/anul _____________________

5. Rapoartele trebuie însoţite de documente justificative, aşa cum sunt arătate la Art. 19.

6. Raportul narativ şi financiar (intermediar şi/sau final) se acceptă numai în formatul standard (Word pentru raportul narativ şi Excel pentru raportul financiar), tehnoredactat, completat integral, conform cerinţelor de completare menţionate în cuprinsul documentului, pe care beneficiarii îl vor descărca de pe site-ul special creat de ICR, de la secţiunea “Documente beneficiari”. Acestea trebuie semnate şi ştampilate de către reprezentantul legal al beneficiarului.

7. Sumele cuprinse în raportul financiar trebuie să fie exprimate în lei.

Art. 6 – CONTUL BENEFICIARULUI

1. Toate plăţile din finanţare se vor realiza în contul sau sub-contul beneficiarului, special deschis de către acesta pentru proiect, având următoarele date:

Codul IBAN cont ______________________________Numele băncii _______________________________Sucursala ___________________________________

20

Titular cont __________________________________

Art. 7 – FORME DE COMUNICARE

1. Orice comunicare din partea beneficiarului se va face sub formă de document scris, care va fi depus sau transmis prin poştă, cu confirmare de primire, la Registratura ICR, în plic închis, pe care se vor face următoarele precizări:

Către Registratura Institutului Cultural RomânAleea Alexandru nr. 38, sector 1, BucureştiÎn atenţia ............Numele expeditorului:Numărul contractului de finanţare:Referitor la: ________________

2. Documentele transmise către ICR vor fi obligatoriu semnate şi ştampilate de către beneficiar, sub sancţiunea nulităţii acestora.

3. Orice comunicare cu beneficiarul va fi făcută în scris, cu menţionarea numărului de înregistrare a contractului de finanţare, şi va fi transmisă la următoarea adresă:

Numele beneficiarului _______________Strada ________________ numărul ____ etajul _________Oraş _______________ Cod poştal_____________

4. În cazul în care beneficiarul doreşte să fie notificat la o altă adresă sau şi-a schimbat adresa, aceasta va fi comunicată în scris ICR.

Art. 8 – COSTURILE LEGATE DE TRANSFERURILE BANCARE

1. Costul transferului sumelor reprezantând finanţarea nerambursabilă vor fi suportate de către Beneficiar.

2. Orice costuri legate de gestiunea contului beneficiarului vor fi suportate de către beneficiar.

3. Costul presupus de repetarea transferului sumelor reprezantând finanţarea nerambursabilă din vina uneia dintre părţi vor fi suportate de partea care a cauzat repetarea transferului.

21

4. Costul transferului sumelor reprezentând finanţare nerambursabilă ce urmează a fi restituite ICR vor fi suportate de către beneficiar.

Art. 9 – CURSUL DE SCHIMB APLICABIL

1. Plăţile către BENEFICIAR se vor efectua în lei.

2. Orice convertire a costurilor reale (care rezultă din documentele justificative) în lei se va face la cursul de schimb valutar comunicat de BNR la data emiterii facturii de către prestatori.

Art. 10 – PROMOVAREA FINANŢĂRII1. Beneficiarul are obligaţia de a promova finanţarea nerambursabilă primită din partea ICR în toate

comunicările publice ale proiectului, precum şi în toate documentele şi materialele realizate în cadrul proiectului, cât mai vizibil.

2. Pentru aceasta, beneficiarul va utiliza logo-ul de finanţare de mai jos, disponibil la adresa http://www.icr.ro/bucuresti/identitate-vizuala/logo-proiecte-cofinantate-de-icr.html:

Logo de finanțare

3. Beneficiarul va respecta următoarele instrucţiuni de utilizare a logo-ului de finanţare:

a. Logo-ul trebuie reprodus numai folosind imaginile descărcate de pe site. Logo-ul nu va fi redesenat, modificat sau pus într-un chenar.

22

b. Se va folosi varianta în limba engleză a logo-ului de finanţare pentru materialele adresate publicului din străinătate.

c. Logo-ul trebuie să aibă vizibilitate proporţional cu finanţarea. În cazurile în care Institutul Cultural Român este finanţatorul principal, modul de folosire şi poziţionarea logo-ului trebuie să reflecte acest lucru. Adică trebuie pus primul, înaintea celorlalte sigle ale partenerilor.

d. Logo-ul trebuie să fie suficient de mare pentru a fi citit de la o distanţă rezonabilă.

e. Dimensiunea minimă a logo-ului, astfel încât să poată fi uşor de citit şi recunoscut, este de 15 mm. Vă rugăm să respectaţi dimensiunile recomandate pentru formatele standard de pagină, astfel: format DL – 15 mm; Format A5 – 18 mm; Format A4 – 25mm; Format A3 – 36 mm; Format A2 – 50 mm.

f. Beneficiarul va respecta zona minimă de excluziune. Aceasta este zona minimă din jurul siglei, care trebuie să rămână liberă, fără grafică sau detalii fotografice.

g. Logo-ul trebuie poziţionat la o distanţă de marginea paginii cel puţin egală cu zona de excluziune.

h. Toate publicaţiile/tipăriturile produse pentru/ca rezultat al activităţii finanţate de ICR, cum ar fi postere, broşuri, flyere, newslettere, programe, rapoarte, cataloage, invitaţii, coperţi CD etc. trebuie să includă logo-ul de finanţare pe coperta 1 sau coperta 4.

i. Orice tip de publicitate pentru promovarea proiectului trebuie să conţină logo-ul de finanţare.

j. Paginile de internet care comunică detalii cu privire la sau sunt create ca parte din proiectul finanţat trebuie să includă logo-ul de finanţare.

k. Orice producţie video trebuie să menţioneze finanţarea primită de la ICR fie folosind logo-ul, fie sintagma “This production is financed by the Romanian Cultural Institute”. Producţiile audio trebuie să includă propoziţia “This production is financed by the Romanian Cultural Institute”.

23

4. Materialele realizate în cadrul proiectului se vor distribui gratuit. Prin urmare, pe acestea se va menţiona “Free copy”.

5. În orice comunicare publică a proiectului, beneficiarul are obligaţia de a indica faptul că “The Romanian Cultural Institute cannot be held responsible for the content of this material”, răspunderea pentru acesta aparţinând beneficiarului.

6. Pentru neîndeplinirea obligaţiilor privind promovarea finanţării, ICR îşi rezervă dreptul de a considera neeligibile cheltuielile presupuse de realizarea activităţilor/materialelor în cauză.

Art. 11 – REGULI REFERITOARE LA ACHIZIŢIILE PUBLICE

1. Beneficiarul este obligat să aplice prevederile O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, pentru achiziţionarea de bunuri şi servicii, şi să păstreze documentaţia aferentă.

2. În cazul contractelor a căror atribuire nu intră sub incidenţa prevederilor ordonanţei de urgenţă, beneficiarul are obligaţia de a asigura o utilizare eficientă a fondurilor în procesul de atribuire, de a promova concurenţa dintre operatorii economici, precum şi de a garanta nediscriminarea, recunoaşterea reciprocă şi tratamentul egal al operatorilor economici care participă la atribuirea contractului.

3. Atunci cand achizitionează produse, servicii sau lucrări, beneficiarul are obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru a evita apariţia unor situaţii de natură să determine existenţa unui conflict de interese şi/sau manifestarea concurenţei neloiale.

4. În cazul în care constată apariţia unor astfel de situaţii, cum ar fi cele prevăzute la art. 67-70 din OUG nr. 34/2006, cu modificările şi completările ulterioare, beneficiarul are obligaţia de a elimina efectele rezultate dintr-o astfel de împrejurare.

5. Reprezintă conflict de interese orice situaţie care împiedică beneficiarul să aibă o atitudine profesionistă, obiectivă şi imparţială sau să execute activităţile prevăzute în prezentul contract într-o manieră profesionistă, obiectivă şi imparţială, din motive referitoare la familie, viaţă personală, afinităţi politice ori naţionale, interese economice sau orice alte interese. Interesele anterior menţionate includ orice avantaj pentru persoana în cauză, soţul/soţia, rude ori afini până la gradul al II-lea inclusiv.

6. Beneficiarul se obligă să întreprindă toate diligenţele necesare pentru a evita orice conflict de interese sau incompatibilitate definită de legislaţia românească în vigoare şi să informeze ICR, cu

24

celeritate, în legătură cu orice situaţie care dă naştere sau este posibil să dea naştere unui astfel de conflict.

7. ICR îşi rezervă dreptul de a verifica dacă măsurile luate de Beneficiar sunt potrivite şi de a solicita Beneficiarului să ia măsuri suplimentare, dacă este necesar, pentru evitarea conflictului de interese sau a unei incompatibilităţi sau de a rezilia contractul de plin drept, fără punere în întârziere, fără intervenţia unui tribunal arbitral/unei instanţe judecătoreşti şi fără îndeplinirea altor formalităţi, cu excepţia transmiterii către Beneficiar a unei simple informări cu privire la rezilierea contractului, în cazul identificării unui conflict de interese sau a unei incompatibilităţi.

Art. 12 – CONFIDENŢIALITATEA DATELOR

1. Beneficiarul înţelege că informaţiile legate de proiectul finanţat cad sub incidenţa Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţii de interes public şi acceptă că ICR poate să facă publice aceste informaţii, numai în condiţiile legii.

2. În scopul promovării şi al informării cu privire la rezultatele finanţării proiectelor din bani publici, beneficiarul acordă ICR dreptul de a face publice următoarele informaţii:

a. Numele beneficiaruluib. Scopul finanţării şi obiectul contractului de finanţarec. Valoarea finanţării şi procentul acesteia din valoarea totală a proiectuluid. Rezumatul proiectului, aşa cum este descris de către beneficiar în Anexa nr. 1 – Cererea

de finanţare, iar ulterior, în Anexa nr. 6 - Raportul narativ finale. Una sau mai multe fotografii de la evenimentele proiectului (rezoluţie minimă 300 dpi,

dimensiune minimă format A4), fotografii pe care beneficiarul le anexează rapoartelor inaintate spre aprobare la ICR.

3. ICR şi beneficiarul pot conveni să păstreze confidenţialitatea documentelor şi informaţiilor legate de obiectul contractului de finanţare în situaţia în care dezvăluirea acestora ar aduce prejudicii celeilalte părţi, cu respectarea prevederilor legale aplicabile. În această situaţie, beneficiarul trebuie să înainteze către ICR o solicitare scrisă şi să argumenteze cererea sa cu motive bine întemeiate. Părţile se obligă să respecte această prevedere şi după încheierea contractului de finanţare.

4. Prin informaţie de interes public se înţelege orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din activităţile unei autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaţiei;

5. ICR este obligat să păstreze confidenţialitatea datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal sunt orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în mod

25

particular prin referire la un număr de identificare ori la unul sau la mai mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Art. 13 – DREPTUL DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ

1. Drepturile de proprietate intelectuală rezultate în urma implementării proiectului vor rămâne în patrimoniul BENEFICIARULUI.

2. Fără a se considera a fi încălcate prevederile paragrafului anterior sau pe cele referitoare la confidenţialitate, sau drepturile de proprietate intelectuală sau industrială existente, în scopul informarii publice privind modul de utilizare a finanţării, BENEFICIARUL acordă ICR dreptul de a utiliza gratuit şi după cum consideră necesar, informaţia si materialele cuprinse în rapoartele proiectului, oricare ar fi forma acestora, pe o perioada nedeterminată.

3. Beneficiarul este de acord cu utilizarea gratuită şi neexclusivă de către ICR a „operei” obţinute în cadrul proiectului finanţat prin prezentul contract, pe o perioadă de 3 ani, în ţară şi în străinătate.

Art. 14 – FORŢA MAJORĂ ŞI CAZUL FORTUIT

1. În sensul prezentului contract, forţa majoră reprezintă orice eveniment imprevizibil şi de neînlăturat, intervenit după încheierea prezentului contract şi care împiedică executarea în tot sau în parte a acestuia. Sunt considerate situaţii de forţă majoră, în sensul acestei clauze, împrejurări ca: războaie, calamităţi naturale, epidemii, şi alte evenimente similare. Forţa majoră exonerează de răspundere părţile în cazul neexecutării parţiale sau totale a obligaţiilor asumate prin prezentul contract, pe toată perioada în care aceasta acţionează şi numai dacă a fost notificată corespunzător celeilalte părţi.

2. Partea care invocă forţa majoră are obligaţia de a notifica celeilalte părţi cazul de forţă majoră, în termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la data apariţiei acesteia şi de a o dovedi, în termen de cel mult 15 (cincisprezece) zile calendaristice de la data apariţiei. De asemenea, are obligaţia de a comunica data încetării cazului de forţă majoră, în termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la încetare.

3. Beneficiarul trebuie să dovedească starea de forţă majoră prin Certificat de forţă majoră sau alt document similar eliberat, conform legii, de instituţiile abilitate din ţara în care se produce cazul de forţă majoră.

4. Părţile au obligaţia de a lua orice măsuri care le stau la dispoziţie în vederea limitării consecinţelor acţiunii forţei majore.

5. Dacă partea care invocă forţa majoră nu procedează la notificarea începerii şi încetării cazului de forţă majoră, în condiţiile şi termenele prevăzute, va fi considerată în culpă şi nu va fi exonerată

26

de răspundere, suportând toate daunele provocate celeilalte părţi prin lipsa de notificare sau de dovedire a acesteia.

6. Cazul fortuit şi forţa majoră exonerează beneficiarul de obligaţiile contractuale, conform legislaţiei civile şi penale, pe perioada de acţiune a acesteia.

7. Cazul fortuit este, conform  Codului civil, un eveniment care nu poate fi prevăzut şi nici împiedicat de către cel care ar fi fost chemat să răspundă dacă evenimentul nu s-ar fi produs.

8. Beneficiarul  este exonerat de răspundere contractuală pentru un caz fortuit, dovedit.

9. Există caz fortuit în prezenţa cumulativă a următoarelor condiţii:a - rezultatul faptei să fie consecinţa intervenţiei unei împrejurări accidentale şi neaşteptate;b - făptuitorul să fie în imposibilitate obiectivă de a prevedea intervenţia împrejurării care a determinat rezultatul.

ART. 15 – SUSPENDAREA CONTRACTULUI DE FINANŢARE

Suspendarea contractului la iniţiativa beneficiarului1. Beneficiarul, de comun acord cu organizaţia parteneră, poate suspenda implementarea proiectului

în circumstanţe excepţionale, de natură să facă imposibilă sau excesiv de dificilă continuarea activităţilor proiectului, în special în situaţiile de forţă majoră şi caz fortuit. Beneficiarul va proceda la informarea ICR, conform prevederlor Art.14, specificând data estimată la care vor putea fi reluate activităţile.

2. ICR va analiza solicitarea şi dovezile prezentate pentru suspendarea contractului şi va oferi beneficiarului un răspuns scris, în termen de maximum 30 de zile de la data solicitării.

3. Dacă ICR nu decide rezilierea contractului de finanţare în baza Art. 21, beneficiarul va relua implementarea proiectului de îndată ce aceasta va fi posibilă, şi va informa ICR în legătură cu reluarea activităţilor.

Suspendarea contractului de către ICR4. ICR poate suspenda unilateral contractul, inclusiv plata tranşelor de finanţare, atunci când

beneficiarul a încălcat, sau există suspiciunea că beneficiarul ar fi încălcat, prevederile contractului de finanţare.

5. ICR va informa beneficiarul în legătură cu suspendarea contractului sau a plăţii, si va preciza motivele care stau la baza suspendării. Suspendarea intră în vigoare la data trimiterii informării către beneficiar.

6. Beneficiarul are la dispoziţie 14 zile de la data primirii informării de la ICR pentru a depune orice

27

informaţii sau documente clarificatoare, pe care le consideră necesare, sau pe care le solicită ICR.

7. În termen de 14 zile de la data depunerii informaţiilor sau documentelor de către beneficiar, ICR poate decide încetarea suspendării, rezilierea contractului, conform prevederilor Art. 21, sau poate lua măsurile corective necesare.

8. Dacă beneficiarul acceptă şi îşi îndeplineşte obligaţiile ce decurg din măsurile corective luate de ICR, în termenii stabiliţi de ICR, acesta notifică beneficiarul cu privire la reluarea executării contractului, menţionând data de la care curge reluarea contractului.

9. Dacă beneficiarul nu acceptă sau nu îşi îndeplineşte obligaţiile ce decurg din măsurile corective luate de ICR, în termenii stabiliţi de ICR, contractul se reziliază la iniţiativa ICR, conform prevederilor Art. 21.

10. Prin act adiţional la contractul de finanţare, durata de desfăşurare a proiectului se poate prelungi cu perioada în care activităţile proiectului au fost suspendate. Dacă este cazul, actul adiţional va reglementa şi situaţia plăţilor suspendate.

Art. 16 – MODIFICAREA CONTRACTULUI

1. Prezentul contract, inclusiv anexele acestuia, nu pot fi modificate decât cu acordul părţilor, materializat într-un act adiţional la contract.

2. Actul adiţional nu poate să aibă ca scop sau ca efect aprobarea unor schimbări de natură să modifice conceptul iniţial al proiectului, să pună în discuţie eligibilitatea acestuia sau a punctajului obţinut la evaluare.

3. Orice modificare se poate realiza numai cu acordul ICR, pe baza unei solicitări scrise, în care beneficiarul va menţiona acordul organizaţiei partere privind modificările dorite, motivele care stau la baza acestora, şi va anexa cererii orice materiale doveditoare relevante. Solicitarea trebuie să ajungă la Registratura ICR cu cel puţin 30 de zile înainte de data de la care se doreşte ca modificarea să intre în vigoare. În situaţii excepţionale, temeinic argumentate si dovedite de beneficiar, ICR poate să ia în considerare un termen mai scurt pentru depunerea unei astfel de cereri.

4. Cu acordul prealabil al ICR, sunt permise următoarele tipuri de modificări: a. decalarea uneia sau a mai multor activităţi cu maximum 3 luni; b. numai în cazuri excepţionale, înlocuirea artiştilor sau a organizaţiei partenere.

Beneficiarul va transmite ICR, împreună cu solicitarea sa, o declaraţie din partea

28

artistului/organizaţiei partener, semnată (şi ştampilată, după caz) din care să reiasă motivele retragerii din proiect, însoţită de eventuale documente doveditoare. Pentru noul artist/organizaţie parteneră, beneficiarul va prezenta acelaşi set de documente prezentat la momentul depunerii dosarului de aplicaţie pentru artişti/parteneri. Modificarea va putea fi acceptată numai în condiţiile în care comisia de evaluare va considera că modificarea în discuţie nu presupune diminuarea punctajului acordat iniţial proiectului.

Art. 17 – RĂSPUNDERE CONTRACTUALĂ

Beneficiarul va fi singurul răspunzător în legătură cu următoarele aspecte, acestea nefiind considerate limitative:

1. să folosească finanţarea numai în scopul şi în condiţiile în care a fost acordată;

2. să asigure cofinanţarea din surse proprii sau atrase pentru realizarea proiectului, conform clauzelor contractuale;

3. să declare complet şi în termen util orice venituri provenite din desfăşurarea activităţilor, aşa cum sunt descrise în documentele proiectului finanţat. Documentele care atestă încasarea veniturilor vor fi: extras de cont, ordin de plată privind încasările, chitanţă pentru încasările în numerar, borderou;

4. să asigure executarea proiectului cu diligenţa necesară şi eficienţă, în conformitate cu cererea de finanţare, cu prezentul contract, precum şi cu legislaţia în vigoare;

5. să plătească toate taxele, impozitele şi contribuţiile pe care le datorează potrivit reglementărilor legale;

6. să fie singurul răspunzător în faţa ICR pentru implementarea integrală a proiectului, inclusiv pentru obligaţiile ce revin organizaţiei/organizaţiilor partener în proiect;

7. să informeze organizaţia partener în legătură cu orice aspect referitor la contract şi la derularea activităţilor proiectului;

8. să asigure înregistrarea în evidenţa contabilă, conform prevederilor legale, a tuturor documentelor privind operaţiunile aferente prezentului contract şi arhivarea acestora conform legislaţiei în vigoare;

29

9. să furnizeze ICR orice informaţie sau document cu privire la derularea proiectului, pe care acesta o poate solicita, în termenul stabilit de ICR;

10. să prezinte documentele justificative corespunzătoare menţionate la Art. 19 pentru aprobarea cheltuielilor efetuate din finanţarea de la ICR, cât şi pentru cheltuielile efectuate din cofinanţarea din surse proprii şi/sau atrase;

11. să notifice ICR şi să prezinte documentele corespunzătoare, în termen de 7 zile de la apariţia situaţiilor menţionate la Art. 21 – Rezilierea contractului.

12. să îşi asume integral răspunderea pentru prejudiciile cauzate terţilor din culpa sa pe parcursul derulării proiectului, ICR fiind degrevat integral de orice responsabilitate;

13. în nicio circumstanţă şi din niciun motiv ICR nu poate fi tras la răspundere şi obligat la plata de daune-interese ca urmare a desfăşurării proiectului şi, ca urmare, ICR nu va accepta nici o cerere de despăgubire;

14. beneficiarul rămâne direct răspunzător pentru toate consecinţele financiare directe sau indirecte antrenate de încetarea contractului înainte de termen din culpă sau la iniţiativa sa.

15. contractul în integralitatea sa, precum şi toate drepturile şi obligaţiile decurgând din acesta, nu pot face obiectul cesiunii;

16. beneficiarul are obligaţia de a despăgubi ICR din surse proprii pentru toate cheltuielile efectuate împotriva oricăror reclamaţii şi acţiuni în justiţie, ce rezultă din încălcarea unor drepturi de proprietate intelectuală (brevete de invenţie, mărci înregistrate, desene sau modele industriale, drepturi de autor) legate de activităţile necesare implementării proiectului şi daune-interese, costuri, taxe şi alte cheltuieli de orice natură, aferente violării dreptului de proprietate intelectuală;

17. neexercitarea de către ICR a oricărui drept prevăzut în prezentul contract nu constituie o renunţare la acesta, iar ICR va putea uza de acel drept oricând, până la stingerea tuturor obligaţiilor beneficiarului faţă de acesta;

18. în cazul în care, referitor la prezentul contract, apar modificări în legislaţie, acestea se vor aplica în consecinţă;

19. beneficiarul a luat la cunoştinţă de calitatea Curţii de Conturi a României de a exercita controlul financiar asupra derulării activităţilor beneficiarului finanţate în baza acestui contract;

20. beneficiarul a luat la cunoştinţă si se obligă să nu pretindă ICR, în instanţă sau în oricare alt fel, suma reprezentând finanţarea nerambursabilă, în cazul în care acesta este în imposibilitate de a

30

acorda, total sau parţial, finanţarea aprobată. Această imposibilitate poate fi creată de nealocarea sumelor aferente de la bugetul de stat sau de alte prevederi independente de voinţa ICR;

21. în cazul în care ICR va realiza o evaluare privind impactul proiectului şi felul în care acesta a contribuit la îndeplinirea obiectivelor , beneficiarul şi partenerul vor pune la dispoziţia ICR, sau a persoanei fizice sau juridice autorizate de către ICR în scopul evaluarii, orice informaţii şi documente legate de realizarea proiectului, inclusiv în format electronic, astfel încât realizarea evaluării să se facă în cele mai bune condiţii;

22. să semneze şi să ştampileze toate documentele depuse la ICR, sub sancţiunea nulităţii acestora.

Art. 18 – REGLEMENTĂRI LEGALE APLICABILE ŞI JURISDICŢIE

1. Reglementarile legale aplicabile beneficiarului sunt aceleaşi reglementări legale care obligă ICR în legătură cu cheltuirea sumelor alocate de la bugetul de stat.

2. Orice neînţelegere rezultând din interpretarea şi/sau executarea prezentului contract se va rezolva, pe cât posibil, pe cale amiabilă.

3. În cazul în care o soluţie amiabilă nu este posibilă, litigiul se supune spre soluţionare instanţelor judecătoreşti competente din raza sediului ICR.

4. Prezentul contract este întocmit în limba română, interpretat şi executat conform legislaţiei române şi guvernat de către aceasta.

5. Încheierea şi executarea contractului se va supune următoarelor reglementări legale:

a. ORDONANŢĂ nr. 51 din 11 august 1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a programelor, proiectelor şi acţiunilor cultural – modificată şi completată;

b. ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii – modificată şi completată;

c. HOTĂRÂRE nr. 925 din 19 iulie 2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii– modificată şi completată;

31

d. LEGE nr. 350 din 2 decembrie 2005 privind regimul finanţărilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activităţi nonprofit de interes general – modificată şi completată;

e. LEGE nr. 78 din 8 mai 2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie – modificată şi completată;

f. HOTĂRÂRE nr. 518 din 10 iulie 1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar - modificată şi completată;

g. LEGE nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind codul fiscal – modificată şi completată;

h. LEGE nr. 500 din 11 iulie 2002 privind finanţele publice – modificată şi completată;

i. HOTĂRÂRE nr. 1860 din 21 decembrie 2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului – modificată şi completată.

Art. 19 – PREVEDERI FINANCIARE

1. CHELTUIELI ELIGIBILE

a. Cheltuielile proiectului sunt considerate toate cheltuielile cuprinse în rapoartele financiare, adică atât cele realizate din finanţarea de la ICR, cât şi cele realizate din cofinanţarea asigurată de beneficiar, în conformitate cu Anexa nr. 2 - Bugetul.

b. Eligibilitatea cheltuielilor proiectului se stabileşte pe baza raportului intermediar şi al raportului final, pentru cheltuielile cuprinse în rapoartele financiare.

c. Cheltuielile proiectului sunt considerate eligibile dacă îndeplinesc criteriile de mai jos.

1.1. Principii generale

a. sunt efectuate în perioada de desfăşurare a proiectului;b. sunt legate în mod direct de obiectul contractului de finanţare;

32

c. sunt cuprinse în Anexa nr. 2 – Bugetul;d. sunt necesare pentru implementarea activităţilor care fac obiectul finanţării;e. sunt efectuate conform graficului de finanţare;f. sunt plătite efectiv de către beneficiar (pentru cheltuielile efectuate din finanţare);g. sunt identificabile şi verificabile, înregistrate în contabilitate, şi sunt în conformitate

cu prevederile legale aplicabile;h. respectă prevederile legale referitoare la plata taxelor şi impozitelor;i. respectă prevederile O.U.G. 34/2006 privind achiziţiile publice, cu modificările şi

completările ulterioare, şi sunt însoţite de documentarea procedurii de selecţie;j. sunt rezonabile, justificate, şi respectă cerinţele unui management financiar adecvat,

în special în ceea ce priveşte eficienţa şi economicitatea;k. sunt susţinute de acte şi documente justificative originale corespunzătoare;l. sunt susţinute de acte şi documente justificative în copie, semnate şi ştampilate

“conform cu originalul”;m.sunt susţinute de dovezi de realizare a activităţii pentru care a fost efectuată

cheltuiala în cauză;n. respectă prevederile contractuale referitoare la evitarea conflictului de interese;o. respectă prevederile legale referitoare la respectarea baremurilor aplicabile

cheltuielilor cu diurna şi cazarea persoanelor implicate în implementarea proiectului, conform tabelului de mai jos (selecţie):

Nr. crt.

Ţara Valută Nivel diurnă Plafon de cazare

1. România RON 13 Cazare hotel 2 stele

2. Ţări UE EUR 30 150

3. Australia USD 32.75 160

4. Canada USD 32.75 150

6. Elveţia EUR 32.75 150

7. Israel USD 32.75 120

8. Moldova USD 32.75 100

9. Norvegia EUR 30 150

11. Federaţia Rusă USD 40.50 140

12. S.U.A USD 45.70 210

33

13. Turcia USD 32.75 140

14. Serbia&Muntenegru EUR 27.60 100

15. Croatia EUR 27.60 100

16. Bulgaria EUR 27.60 100

Nivelul diurnei poate fi diminuat ulterior, în conformitate cu modificările survenite în prevederile legale aplicabile.

1.2. Cerinţe referitoare la documentele financiare

Pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie să fie susţinute de documente financiare prezentate astfel:a. sunt emise pe numele beneficiarului finanţării sau pe numele partenerului

(partenerilor);b. sunt completate cu precizarea exactă şi detaliată a produselor sau serviciilor

achiziţionate în legătură cu activităţile proiectului;c. sunt completate cu toate datele necesare din punct de vedere al formei (numărul şi

data emiterii, emitentul documentului, beneficiarul, semnate şi ştampilate etc.);d. sunt însoţite de dovada plăţii (chitanţă, ordin de plată vizat de bancă, ordin de plată

electronic evidenţiat în extrasul de cont);e. ordinele de plată pentru plăţile către bugele de asigurări sociale sau bugetul de stat,

vor fi întocmite separat pentru fiecare contract (se va menţiona numărul şi data contractului pe OP). Nu se acceptă ordine de plată cu sume globale (care includ plăţi pentru mai mult de un contract);

f. toate documentele justificative externe emise de un prestator din afara României, mai puţin cele emise într-o limbă de circulaţie internaţională, către beneficiarului finanţării, către partener (parteneri) sau către participanţii la proiect se vor prezenta la decont însoţite de traducerea acestora în limba română, efectuată, semnată şi ştampilată de un traducător autorizat;

g. beneficiarul certifică faptul că toate informaţiile cuprinse în rapoartele proiectului sunt complete şi reale, iar cheltuielile efectuate sunt eligibile, conform prevederilor contractului de finanţare, şi sunt susţinute de documente justificative corespunzătoare, verificabile.

1.3. Lista documentelor necesare pentru justificarea fiecărui tip de cheltuială

34

Documentele prezentate mai jos sunt obligatorii pentru bunurile şi serviciile cu valoare peste 100 lei, cu excepţia bonurilor de benzină şi a bonurilor de parcare. Pentru valorile până la 100 lei este necesar numai bonul fiscal ştampilat.

1.3.1. Cheltuieli de realizare a proiectului

Cazare (cu excepţia serviciilor de închiriere spaţii pentru cazare) Este eligibilă cazarea pe perioada deplasării din localitatea de reşedinţă, în interesul proiectului, Prin cazare se înţelege numai costul camerei/persoană/noapte, fiind exclus costul altor servicii oferite de furnizorul serviciilor de cazare.

- factură de cazare detaliată cu menţionarea numelor persoanelor cazate, a duratei cazării şi a tarifului perceput/noapte. În cazul în care cazarea este achiziţionată prin intermediul unei agenţii de turism, se va specifica atât denumirea hotelului cât şi locaţia cazării;

- dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de bancă (sau altă dovadă a achitări facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont. Prin excepţie, se consideră achitate facturile din care reiese că plata serviciilor a fost efectuată, iar restul de plată este „0”;

DiurnăDiurna poate fi acordată numai persoanelor cu statut de angajat al beneficiarului (pentru cheltuieli realizate din finanţare) sau persoanelor cu statut de angajat al partenerului (pentru cheltuieli realizate din cofinanţare), în baza unui contract individual de muncă.Diurna nu se poate acorda cumulativ cu cheltuielile de masă. - lista nominală a beneficiarilor de diurnă, cu precizarea codului numeric personal, a

datei de început şi a datei de final a deplasării, a destinaţiei, a numărului de zile de deplasare, a scopului deplasării şi a sumelor primite. Lista nominală va fi întocmită şi semnată de către beneficiarul finanţării, iar beneficiarii diunei vor semna pentru primirea sumelor.

Transport internaţional, intern (între localităţi, în aceeaşi ţară) sau local (în localitate)Se acceptă transportul cu autoturismul sau autocarul propriu numai dacă beneficiarul dovedeşte că totalul cheltuielilor presupuse de transportul cu maşina este mai mic decât totalul cheltuielilor presupuse de transportul cu avionul sau trenul.

Transport cu autoturismul propriu, în baza consumului de 7,5 litri de carburant la 100 km

35

- bonuri de benzină (ştampilat pe verso - condiţie pentru bonurile emise în România), însoţite de foi de parcurs din care să reiasă ruta, datele de călătorie şi persoanele care au efectuat transportul.

- copie după paşaport cu viza de intrare şi de ieşire din ţară (unde se aplică).

Transport cu autocarul propriu, în baza consumului specificat în fişa tehnică a maşinii sau în alt document emis de un for autorizat.- bonuri de benzină (ştampilat pe verso - condiţie pentru bonurile emise în România),

însoţite de foi de parcurs din care să reiasă ruta, datele de călătorie şi persoanele care au efectuat transportul.

- copie după paşaport cu viza de intrare şi de ieşire din ţară (unde se aplică);- document oficial din care reiese consumul.

Servicii de transport:- transport în comun - biletele originale, însoţite de foi de parcurs din care să reiasă

ruta, datele de călătorie şi persoanele care au efectuat transportul. Nu se acceptă bonuri de taxi.

- cu tren sau autocar de linie - biletele originale, însoţite foi de parcurs din care să reiasă ruta, datele de călătorie şi persoanele care au efectuat transportul;

- cu avionul (clasa economic): - biletelul de avion, în copie;- boarding pass-ul;- factura; - dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de

plată vizat de bancă (sau altă dovadă a achitări facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;

Cheltuieli conexe transportului internaţional de persoaneSe acceptă cheltuielile cu viză, asigurare de sănătate, taxe de drum şi taxe de parcare.- dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de

bancă (sau altă dovadă a achitări facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;- copie după paşaport cu viza (pentru cheltuielile cu viza)- asigurarea de sănătate nominală (pentru cheltuielile cu asigurare de sănătate)- bonuri taxe autostradă, bonuri taxe parcare (cu excepţia taxelor de parcare auto la

hotel, care sunt neeligibile).

Remuneraţii acordate prestatorilor de servicii (persoane fizice)

36

- contractele de prestări servicii încheiate cu colaboratorii, cu respectarea prevederilor legale, şi în care se menţionează clar obiectul contractului, valoarea brută a contractului şi modalitatea de plată, perioada de valabilitate a contractului;

- dovada achitării impozitelor pe venit şi a contribuţiilor sociale (ordin de plată - distinct pentru fiecare contract - şi extras de cont);

- copii după statele de plată, datate şi semnate de primitori (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de bancă (sau altă dovadă a plăţii electronice) şi extras de cont;

- declaraţie pe propria răspundere privind obligaţiile de plată pentru contribuţii sociale; - copia actului de identitate a colaboratorului;- act de autorizare (calificare) a prestatorului (de ex. în cazul consultanţilor de

specialitate, a traducătorilor, etc);- certificat de rezidenţă fiscală, dacă este cazul.

Onorarii acordate titularilor de drepturi de autor sau de drepturi conexe- contractele de cesiune a drepturilor de autor şi a drepturilor conexe, încheiate cu

respectarea prevederilor legale, şi în care se menţionează clar obiectul contractului, valoarea brută şi modalitatea de plată, perioada de valabilitatea contractului;

- opera care face obiectul contractului;- dovada achitării impozitelor pe venit şi a contribuţiilor sociale (ordin de plată -

distinct pentru fiecare contract - şi extras de cont);- copii după statele de plată semnate de primitori şi datate (pentru plata făcută cu

numerar) sau ordin de plată vizat de bancă (sau altă dovadă a plăţii electronice) şi extras de cont;

- declaraţie pe propria răspundere privind obligaţiile de plată pentru contribuţii sociale;- copia actului de identitate a titularului drepturilor de autor;- certificat de rezidenţă fiscală, dacă este cazul.

Achiziţiile de servicii Pot fi incluse aici următoarele tipuri de servicii: servicii legate de promovare, publicitate, diseminare, realizare şi distribuţie materiale de promovare; servicii de tehnoredactare, editare; servicii de traducere şi interpretariat; servicii de transport persoane sau echipamente şi materiale; servicii de închiriere echipamente, mijloace de transport sau spaţii destinate organizării evenimentelor (inclusiv spaţii destinate cazării):- contractul de prestări servicii încheiate cu respectarea prevederilor legale, şi în care se

menţionează clar obiectul contractului, valoarea brută a contractului şi modalitatea de plată, perioada de valabilitate a contractului. În cazul traducerilor, serviciul trebuie realizat de un traducător autorizat.

37

- factura detaliată emisă de vânzător, prestator, locator;- dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de

bancă (sau altă dovadă a achitări facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;- Proces verbal de recepţie bunuri/servicii.

Expedieri poştale (legate de promovarea proiectului)- factura detaliată emisă de vânzător, prestator, locator;- dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de

bancă (sau altă dovadă a achitări facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;- lista destinatarilor, întocmită de beneficiar şi semnată şi ştampilată de beneficiar şi de

prestator; trebuie să se precizeze atât instituţia cât şi numele persoanei care primeşte corespondenţa;

- confirmări de primire.

1.6.2. Cheltuieli administrative

Cheltuielile administrative nu pot să depăşească 20% din valoarea finanţării. Atât valoarea finanţării cât şi încadrarea în procentul maxim al cheltuielilor administrative se stabilesc la finalul proiectului.

Cheltuieli cu plata membrilor echipei de proiect (persoane fizice)Funcţiile eligibile în cadrul echipei de proiect sunt: coordonator de proiect, asistent proiect, asistent finaciar.

- contractele de prestări servicii sau contractele individuale de muncă, cu respectarea prevederilor legale, şi în care se menţionează clar obiectul contractului, valoarea brută şi modalitatea de plată, perioada de valabilitate a contractului;

- fişa de post;- raport de activitate;- dovada achitării impozitelor pe venit şi a contribuţiilor sociale (ordin de plată -

distinct pentru fiecare contract - şi extras de cont);- copii după statele de plată datate, semnate de primitori pentru plata făcută cu

numerar) sau ordin de plată vizat de bancă (sau altă dovadă a achitării facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;

- declaraţie pe propria răspundere privind obligaţiile de plată pentru contribuţii sociale (pentru contractele civile);

- copia actului de identitate.

38

Masă Masa trebuie să fie la nivelul diurnei, conform baremelor legale aplicabile.

- factură, cu precizarea numărului de persoane şi a numărului de zile (dacă masa a fost asigurată de un prestator de astfel de servicii) sau bonurile fiscale aferente;

- dovada plăţii: chitanţă pentru plata făcută cu numerar sau ordin de plată vizat de bancă (sau altă dovadă a achitări facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;

- în condiţiile în care transportul extern se face cu mijloace proprii şi nu rezultă din niciun document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraţie pe proprie răspundere privind numărul de zile petrecute în străinătate pentru desfăşurarea proiectului, data plecării, data şi ora trecerii frontierei, data încheierii deplasării, confirmată prin semnatură şi ştampilă;

Expedieri poştale (legate de administrarea proiectului)- factura detaliată emisă de vânzător, prestator, locator;- dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de

bancă (sau altă dovadă a achitării facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;

- lista destinatarilor, întocmită de beneficiar şi semnată şi ştampilată de beneficiar şi de prestator; trebuie să se precizeze atât instituţia cât şi numele persoanei care primeşte corespondenţa.

Traducerea documentelor justificative anexate rapoartelor

Traducerea altor tipuri de documente intră la “Cheltuieli de realizare a proiectului”, servicii de traducere.Este necesară traducerea în limba română a documentelor financiare întocmite în alte limbi decât cele de circulaţie internaţională.Este necesară traducerea în limba română a tuturor documentelor anexate raportului narativ.

Traducerea trebuie realizată de un traducător autorizat.

- factura detaliată, cu menţionarea numărului de pagini traduse şi a costului unitar;- dovada plăţii: chitanţă (pentru plata făcută cu numerar) sau ordin de plată vizat de

bancă (sau altă dovadă a achitării facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont;

- traducerile realizate, cu ştampila traducătorului autorizat.

39

Achiziţiile consumabile de birou - factură detaliată;- dovada plăţii: chitanţă, bon fiscal pentru plata făcută în numerar, ordin de plată

vizat de bancă (sau altă dovadă a achitării facturii pentru plăţile electronice) şi extras de cont.

1.6.3. Cofinanţare în natură

Se acceptă cofinanţare în natură numai pentru tipurile de cheltuieli eligibile (enunţate mai sus).Un aport în natură este acea contribuţie a beneficiarului, a organizaţiei partenere sau a unui terţ, la realizarea proiectului, care nu este plătită. Valoarea serviciilor trebuie să fie cuantificată prin raportare la preţurile medii obişnuite practicate pe piaţă.

- contract între beneficiar şi furnizorul produselor sau serviciilor, care trebuie să conţină obiectul concret al contractului şi valoarea produselor/serviciilor, şi din care să reiasă legătura directă cu proiectul;

- act de predare-primire a produselor sau proces verbal de efectuare a serviciilor, după caz, semnat atât de prestator cât şi de beneficiar.

2. CHELTUIELI NEELIGIBILE

Următoarele cheltuieli nu sunt eligibile:

1. plăţile realizate de beneficiar către organizaţiile partenere pentru diferite servicii prestate de acestea în cadrul proiectului. Prin excepţie, este eligibilă cheltuiala cu remuneraţia angajaţilor organizaţiei partener, dar numai pentru activităţi legate de implementarea proiectului, ca membru al echipei de proiect, şi numai pentru activităţi care nu sunt cuprinse în fişa de post a angajatului respectiv;

2. achiziţiile de bunuri care presupun dezvoltarea infrastructurii solicitantului;3. pierderile datorate diferenţelor de curs valutar;4. taxe, comisioane bancare, TVA (cu excepţia cazului în care beneficiarul face dovada că

nu îl poate recupera, conform prevederilor legale aplicabile);5. cheltuielile cu tipărirea de cărţi;6. transportul cu taxiul;7. acoperirea unor debite ale beneficiarului sau taxele si comisioanele aferente debitelor;8. cheltuieli aferente unei activităţi a cărei executare a fost deja începută sau finalizată la

data încheierii contractului de finanţare;9. dobânzi datorate de beneficiar;10. debite incerte;

40

11. cheltuielile declarate de către beneficiar, care sunt acoperite de alţi finanţatori sau sponsori nu pot fi acoperite din finanţarea de la ICR, acestea fiind considerate eligibile numai din cofinanţarea asigurată de către beneficiar sau partener, conform prevederilor contractuale;

12. cheltuielile excesive sau nerezonabile;13. aporturile în natură nu pot fi acoperite din finanţarea de la ICR, acestea fiind considerate

eligibile numai din cofinanţarea asigurată de către beneficiar sau partener, conform prevederilor contractuale;

14. depăşirea costului unitar şi a numărului de unităţi;15. cheltuielile care nu sunt în conformitate cu prevederile acestui contract.

3. TRANŞELE DE FINANŢARE

3.1. Plăţile se vor face în conformitate cu prevederile Art. 4 – MODALITĂŢI DE PLATĂ

3.2. Plata primei tranşe

3.2.1. Prima tranşă este menită a acoperi costurile presupuse de realizarea activităţilor până la data depunerii raportului privind utilizarea primei tranşe. Atât valoarea primei tranşe cât şi data depunerii raportului privind utilizarea primei tranşe rămân la latitudinea beneficiarului, dar fără ca valoarea primei tranşe să depăşească 70% din valoarea finanţării, şi fără ca data depunerii raportului să depăşească 30 iunie 2013.

3.3. Plata tranşei intermediare (se aplică numai în cazul proiectelor pentru care finanţarea se plăteşte în 3 tranşe)

3.3.1. Tranşa intermediară este menită a acoperi cheltuielile realizate de către beneficiar între data depunerii raportului privind utilizarea primei tranşe şi data raportului final. O parte a tranşei intermediare poate să reprezinte decontarea unor cheltuieli avansate de către beneficiar, în cazul în care totalul cheltuielilor aprobate din finanţare la raportul privind utilizarea primei tranşe este mai mare decât valoarea primei tranşe acordate.

3.3.2. Plata tranşei intermediare se face după depunerea şi aprobarea raportului privind utilizarea primei tranşe. Raportul se depune conform prevederilor Art. 5 – Depunerea rapoartelor şi a documentelor justificative.

3.3.3. Valoarea tranşei intermediare se stabileşte în funcţie de totalul cheltuielilor

41

eligibile, aprobate după verificarea raportului.

3.3.4. În cazul în care totalul cheltuielilor eligibile aprobate după verificarea raportului este mai mic decât valoarea primei tranşe, diferenţa se va scădea din valoarea tranşei intermediare. Prin excepţie, orice sumă plătită de ICR şi nejustificată până la 30 iunie 2013 va trebui returnată în termen de 10 zile de la data solicitării de la ICR.

3.3.5. Plata următoarelor tranşe din finanţare este conditionată de returnarea sumelor în cauză de către beneficiar, în termenul stabilit de ICR.

3.4. Plata tranşei finale

3.4.1. Plata tranşei finale se va face după încheierea activităţilor proiectului, şi reprezintă un decont al cheltuielilor efectuate de către beneficiar (avansate) în contul finanţării.

3.4.2. Tranşa finală se plăteşte după depunerea şi aprobarea raportului final.

3.4.3. Raportul final se depune conform prevederilor Art. 5 – Depunerea rapoartelor şi a documentelor justificative. Raportul va include cheltuielile efectuate de către beneficiar între data depunerii raportului privind utilizarea primei tranşe şi data de finalizare a proiectului (în cazul proiectelor pentru care finanţarea se plăteşte în 3 tranşe) sau cheltuielile efectuate de către beneficiar între data de începere a proiectului şi data de încheiere a acestuia (în cazul proiectelor pentru care finanţarea se plăteşte în 1 sau 2 tranşe).

3.4.4. Valoarea tranşei finale se stabileşte conform prevederilor Art. 19 Pct 5.

4. APROBAREA RAPORTULUI INTERMEDIAR/FINAL

4.1. De la data depunerii raportului intermediar/final, ICR va avea la dispoziţie 45 de zile pentru a:

- aproba raportul;- solicita beneficiarului orice documente sau informaţii

suplimentare consideră a fi necesare în vederea aprobării

42

raportului;- respinge raportul şi pentru a solicita depunerea unui raport nou.

4.2. Aprobarea rapoartelor nu implică recunoaşterea din partea ICR a regularităţii, corectitudinii, autenticităţii sau a completitudinii declaraţiilor sau informaţiilor pe care acestea le conţin.

4.3. Dacă ICR solicită depunerea unor informaţii sau documente suplimentare, termenul de 45 de zile necesar verificării raportului va fi extins cu durata de timp necesară obţinerii acestor informaţii sau documente.

4.4. Dacă ICR solicită depunerea unui raport nou, ICR va avea la dispoziţie un nou termen de 45 de zile pentru verificarea acestuia, începând cu data depunerii noului raport.

4.5. Beneficiarul va depune noile informaţii sau documente solicitate, sau un nou raport, în termen de maximum 30 de zile de la data solicitării.

4.6. În cazul în care şi noul raport va fi respins, ICR îşi rezervă dreptul de a rezilia contractul de finanţare, conform prevederilor Art. 21.

4.7. Extinderea perioadei de verificare a raportului implică decalarea datei la care se va face plata tranşei următoare.

4.8. De la data primirii informării din partea ICR privind valoarea cheltuielilor eligibile aprobate în urma verificării raportului, beneficiarul are la dispoziţie un termen de 10 zile pentru a depune o contestaţie scrisă, în care să prezinte motivele pentru care contestă decizia ICR.

4.9. ICR are la dispoziţie maximum 45 de zile pentru a răspunde în scris la contestaţia beneficiarului, şi pentru a prezenta argumentele pe care se întemeiază răspunsul său.

4.10. Pentru validarea raportului narativ, beneficiarul are obligaţia să prezinte dovezi ale desfăşurării activităţilor, ale obţinerii rezultatelor şi, implicit, ale atingerii obiectivelor stabilite în propunerea de proiect, astfel:

4.10.1. pentru evenimentele din cadrul proiectului:

43

- documentarea foto/video a evenimentelor proiectului într-un mod din care să rezulte data şi locul desfăşurării lor, participanţii, publicul şi prezenţa logo-ului de finanţare;

- dovezi privind numărul participanţilor/publicului la evenimente (fotografii relevante sau declaraţie din partea sălii în care a avut loc evenimentul, pe cât posibil, însoţită de documente doveditoare, sau orice altă dovadă obiectivă);

- explicaţii scrise privind fotografiile sau înregistrările video;- raportul narativ trebuie să conţină explicaţii (sau documente anexate) necesare

justificării cheltuielilor înaintate spre decont, în raport cu activităţile desfăşurate, astfel încât să poată fi stabilită legătura directă a cheltuielilor cu proiectul, adică a eligibilităţii acestora;

- una sau mai multe fotografii de la evenimentele proiectului, în format electronic, la rezoluţie minimă 300 dpi şi dimensiune minimă format A4;

4.10.2. pentru materialele de promovare din cadrul proiectului:- câte un exemplar din fiecare material (pentru afiş, flyer, invitaţie printată,

mapă de presă, broşură, CD etc.); - o dovadă audio/video/foto a realizării acestora (pentru spot radio/TV, bannere

sau altele asemenea, pentru care beneficiarul nu poate prezenta un exemplar);- dovezi ale distribuirii acestora: lista locaţiilor în care a fost distribuit

materialul şi fotografii relevante explicate; - dovezi rating din partea media (radio, televiziune, presa scrisă);- dovezi de difuzare a spoturilor: raport de difuzare întocmit de postul

radio/TV;- dovezi de publicare a machetelor în ziare/reviste etc.: ziarele/revistele etc. în

care a apărut macheta;

4.10.3. pentru pagini de internet: link către pagina de internet şi contorizare trafic;

4.10.4. dosar de presă al proiectului – presa scrisă şi on-line. Se va anexa traducerea articolelor în limba română.

4.10.5. orice alte materiale relevante pentru raportul narativ.

5. VALOAREA FINALĂ A FINANŢĂRII

5.1. Valoarea finală a finanţării se va stabili în funcţie de totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului.

44

5.2. Totalul cheltuielilor eligibile ale proiectului se va stabili la finalul proiectului, în funcţie de realizarea proiectului, pe baza rapoartelor depuse de către beneficiar şi aprobate de către ICR, şi de eligibilitatea cheltuielilor efectuate, stabilită conform prevederilor Art. 19 pct 1, 2, 3 şi 4 .

5.3. Totalul cheltuielilor eligibile, la finalul proiectului, poate fi mai mic decât totalul cheltuielilor estimate iniţial, în următoarele situaţii:

- cheltuielile efectuate au fost mai mici decât cele estimate;- anumite cheltuieli nu au mai fost efectuate;- unele cheltuieli efectuate nu au fost considerate eligibile în urma verificării

raportului intermediar/final;- activităţile proiectului generează venituri. Reducerea finanţării şi a cofinanţării se va

calcula conform prevederilor de la Art.2 pct. 5;- beneficiarul nu a promovat finanţarea din partea ICR. Reducerea finanţării şi a

cofinanţării se va calcula conform prevederilor de la Art. 10 pct. 6;- implementarea proiectului se realizează necorespunzător, parţial sau cu întârziere, caz în

care ICR are dreptul de a reduce valoarea finanţării, în raport cu modalitatea şi gradul de implementare a proiectului, şi în conformitate cu prevederile acestui contract;

- totalul cheltuielilor administrative eligibile, aprobat în urma verificării rapoartelor, nu se încadrează în procentul maxim de 20% din valoarea totală eligibilă a finanţării.

5.4. În cazul în care totalul cheltuielilor eligibile aprobate la finalul proiectului este mai mic decât totalul cheltuielilor estimate, finanţarea va fi determinată aplicând procentul prevăzut la Art. 2 pct. 2, la totalul cheltuielilor eligibile aprobate.

5.5. Luând în considerare valoarea totală eligiblă a finanţării, ICR va calcula valoarea tranşei finale, reprezentând diferenţa dintre valoarea eligibilă a finanţării şi valoarea plăţilor deja efectuate din finanţare.

5.6. În situaţia în care valoarea finală a finanţării este mai mică decât totalul sumelor deja plătite de ICR din finanţare, beneficiarul va restitui diferenţa plătită de ICR în plus.

5.7. Diferenţa trebuie restituită în contul ICR menţionat în acest contract, în termenii stabiliţi de ICR.

5.8. Pentru neplata sumei în cauză, în termenul impus de ICR, acesta poate pretinde

45

beneficiarului plata dobânzii legale.

Art. 20 – MONITORIZAREA DERULĂRII CONTRACTELOR

1. Beneficiarul recunoaşte dreptul ICR de a face verificări atât în perioada derulării contractului de finanţare nerambursabilă, cât şi ulterior validării raportului final de activitate şi a raportului financiar, în scopul completării dosarului de finanţare nerambursabilă.

2. Beneficiarul va permite ICR accesul în locurile de desfăşurare a evenimentelor din cadrul proiectului şi va pune la dispoziţia ICR toate informaţiile necesare, inclusiv în format electronic, în vederea realizării acestor verificări.

3. ICR poate efectua vizite de monitorizare fără anunţarea prealabilă a beneficiarului.

4. În cazul în care, pe parcursul vizitelor de monitorizare, ICR constată existenţa unor nereguli sau abateri de la prevederile contractuale, acesta poate lua una dintre măsurile prevăzute la Art. 15.

5. ICR poate utiliza informaţiile şi datele obţinute pe parcursul vizitelor de monitorizare în scopul confruntării lor cu informaţiile cuprinse în rapoartele proiectului, şi va ţine de cont de acestea în procesul de stabilire a eligibilităţii cheltuielilor şi de aprobare a rapoartelor.

6. Regimul de gestionare a sumelor finanţate şi controlul financiar se realizează în condiţiile legii.

7. Dosarul complet al proiectului trebuie păstrat de către beneficiarul finanţării timp de cinci ani pentru eventuale controale ulterioare.

Art. 21 – REZILIEREA CONTRACTULUI

1. La iniţiativa beneficiarului

1. prin renunţarea beneficiarului, înainte de plata vreunei sume din partea ICR. În acest caz, contractul va înceta la data primirii de către ICR a cererii de renunţare a beneficiarului.

46

2. în cazuri de forţă majoră sau caz fortuit, temeinic dovedite,conform Art. 14, după încetarea suspendării contractului, atunci când continuarea contractului nu mai este posibilă sau oportună, ICR poate decide, la solicitarea motivată a beneficiarului, rezilierea contractului. În acest caz contractul va înceta la data primirii de către beneficiar a acordului ICR. Acordul pentru reziliere va fi comunicat în maxim 30 zile de la primirea solicitării beneficiarului.

2. La iniţiativa ICRICR poate decide rezilierea contractului, fără nicio obligaţie de despăgubire a beneficiarului, în următoarele situaţii:

a. când intervin modificări de natură legală, financiară, organizaţională sau de orice altă natură, legate de activitatea beneficiarului, inclusiv legate de dreptul de proprietate, care au un impact major asupra contractului de finanţare sau asupra condiţiilor care au stat la baza acordării finanţării;

b. beneficiarul şi/sau partenerul/partenerii nu îşi îndeplinesc obligaţiile ce le revin în legătură cu realizarea proiectului, conform contractului de finanţare şi anexelor sale;

c. în caz de forţă majoră sau caz fortuit, anunţată şi dovedită conform Art. 14, sau în cazul în care contractul de finanţare a fost suspendat ca urmare a unor circumstanţe excepţionale, conform Art. 15;

d. când ICR nu este de acord cu justificarea imposibilităţii continuării proiectului, după suspenadrea contractului de finanţare, beneficiarul este obligat să îşi execute obligaţiile contractuale, în caz contrar, contractul fiind reziliat de către ICR din culpa beneficiarului, pentru neîndeplinirea obligaţiilor contractuale;

e. dacă beneficiarul este declarat în stare de faliment, lichidare sau dizolvare, are activitatea suspendată sau are conturile blocate, sau se află în orice altă situaţie similară;

f. când ICR are dovezi sau are suspiciuni în legătură cu acte de corupţie, fraudă sau orice altă activitate ilegală a beneficiarului, a partenerului sau a oricărei persoane implicate în realizarea proiectului;

47

g. când ICR constată nereguli sau greşeli majore, fraude sau situaţii de conflict de interese, în legătură cu beneficiarul, partenerul sau orice persoană implicată în realizarea proiectului, care pot interveni pe parcursul derulării contractului de finanţare;

h. beneficiarul a făcut declaraţii false sau a depus rapoarte ce conţin declaraţii neconforme cu realitatea în scopul aprobării cheltuielilor efectuate şi a obţinerii finanţării;

i. beneficiarul nu declară corect şi complet, cel târziu la data raportului final, veniturile realizate în cadrul proiectului finanţat de ICR;

j. beneficiarul, partenerul sau orice persoană implicată în realizarea proiectului nu are un comportament profesional adecvat pe parcursul derulării proiectului şi poate crea ICR prejudicii de imagine;

k. neexecutarea în termen a obligaţiilor prevăzute la Art. 5 din acest contract atrage decăderea beneficiarului din dreptul de a primi finanţarea, ICR având dreptul de a considera prezentul contract reziliat de plin drept fără punere în întârziere, fără intervenţia instanţei de judecată şi fără efectuarea vreunei notificări sau formalităţi prealabile, începând cu prima zi după expirarea termenului menţionat;

l. beneficiarul, fără avizul prealabil al ICR, modifică unilateral conţinutul cererii de finanţare sau al bugetului proiectului, întrerupe activităţile pentru care a solicitat FINANŢAREA sau efectuează alte operaţiuni decât cele care au stat la baza acordării acesteia, modificând unilateral prevederile prezentului contract.

3. Procedura de reziliere a contractului

1. Urmare a procedurii prevăzută la Art. 15 – Suspendarea contractului, în cazul în care ICR ia decizia rezilierii, acesta va transmite beneficiarului o notificare în acest sens. Data rezilierii contractului de finanţare este data primirii notificării de către beneficiar.

2. Notificarea va preciza motivele rezilierii, sumele care trebuie restituite de beneficiar şi condiţiile de restituire a acestora.

4. Efectele rezilierii contractului de finanţare

48

1. Dacă se reziliază contractul din cauzele prevăzute la Art 21. pct. 2 lit c , plăţile din partea ICR vor acoperi doar cheltuielile eligibile realizate de către beneficiar până la data rezilierii contractului. Cheltuielile legate de angajamente anterioare, care vor fi executate după data rezilierii contractului, vor fi luate în considerare numai dacă beneficiarul prezintă dovezi că nu mai poate recupera sumele respective, şi că a depus toate diligenţele pentru minimizarea efectelor de plată.

2. În situaţia menţionată la punctul anterior, în termen de 30 de zile de la data rezilierii contractului, beneficiarul va depune un raport final, narativ şi financiar, în conformitate cu Art. 5, care va include cheltuielile realizate până la data rezilierii contractului, şi nejustificate pînă la acea dată. Dacă, în acest termen, beneficiarul nu va depune raportul final, ICR nu va considera eligibile cheltuielile realizate de beneficiar până la data rezilierii contractului, şi va recupera orice sume plătite beneficiarului şi nejustificate de către acesta printr-un raport aprobat de ICR.

3. În cazul în care rezilierea contractului se face conform prevederilor Art. 21. pct. 2, cu excepţia lit. (c), ICR poate solicita beneficiarului restituirea integrală a finanţării.

4. Beneficiarul rămâne direct răspunzător pentru toate consecinţele financiare directe sau indirecte antrenate de încetarea contractului înainte de termen din culpă sau la iniţiativa sa.

Art. 22 – RECUPERAREA FINANŢĂRII

1. Orice plată excedentară efectuată de către ICR, constatată în timpul executării contractului sau ulterior finalizării implementării proiectului, constituie plată nedatorată, iar beneficiarul are obligaţia de a restitui sumele respective.

2. În cazul în care situaţia prevăzută la alineatul precedent a fost depistată înainte de efectuarea ultimei plăţi, ICR poate decide diminuarea sumei datorată beneficiarului.

3. Beneficiarul are obligaţia ca, în termen de 15 (cincisprezece) zile calendaristice de la data primirii notificării de recuperare a sumelor din partea ICR, să restituie sumele încasate necuvenit.

4. În situaţia în care beneficiarul trebuie să returneze ICR orice sume, depăşirea termenului stabilit de ICR pentru returnarea sumelor va atrage obligaţia beneficiarului de a plăti şi majorări de

49

întârziere în valoare de 0,1% pe zi de întârziere din suma de returnat, până la data îndeplinirii efective a obligaţiei.

5. În cazul rezilierii, ICR va solicita înapoierea debitului, inclusiv accesoriile acestuia (dodânzi, majorări de întârziere, costuri bancare), conform dispoziţiilor legale în vigoare.

Art. 23 – ANEXE

1. Reprezintă parte integrantă a prezentului contract următoarele documente:

(1) Cererea de finanţare(2) Bugetul(3) Declaraţia solicitantului(4) Declaraţia de parteneriat(5) Graficul de finanţare(6) Raport narativ intermediar/final;(7) Raport financiar intermediar/final;(8) Regulamentul.

Art. 24 – DISPOZIŢII FINALE

1. Prin semnarea prezentului contract, inclusiv în caz de semnare prin procură autentică, noi, reprezentanţii legali ai BENEFICIARULUI am luat la cunoştinţă de prevederile Codului penal privind falsul în declaraţii.

2. Declar că am luat la cunoştinţă, am înţeles şi am acceptat toate prevederile prezentului contract, împreună cu anexele sale.

3. Prezentul contract s-a semnat la sediul ICR, în 3 (trei) exemplare, toate având valoare juridică egală, din care 2 (două) exemplare pentru ICR.

INSTITUTUL CULTURAL ROMÂN BENEFICIAR

50