Tutorial Access 2007

Maria BOLDEA Costin Radu BOLDEA

Profesor univ. dr. Maria BOLDEA Confereniar univ. dr. Costin Radu BOLDEA

Editura MIRTON Timioara 2010

Access 2007 - Capitolul I. Noiuni generale despre bazele de date

Maria BOLDEA, Costin Radu BOLDEA 5

NOIUNI GENERALE DESPRE BAZELE DE DATE

1.1. Baze de Date (BD) i Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD)

1.1.1. Concepte fundamentale

Preocuparea oamenilor de a nregistra faptele i aspectele din viaa de zi cu zi dateaz de mii de ani. Tbliele de lut rmase de la simerieni, vechi de peste 6000 de ani sunt o mrturie n acest sens. Necesitatea de a organiza i gestiona aceste nregistrri a condus, de-a lungul timpului, la dezvoltarea a numeroase tehnici. Se poate aminti n acest sens apariia bibliotecilor, cel mai concludent exemplu constituindu-l celebra bibliotec din Alexandria.

Apariia i dezvoltarea tehnicii de calcul electronic a creat premizele transpunerii metodelor manuale de culegere i prelucrare a datelor n tehnici de organizare i gestionare a lor, utiliznd calculatorul electronic. Astzi, bazele de date nregistreaz aspecte din cele mai diverse domenii: economic, social, cultural, tiinific etc. Formele de nregistrare a informaiilor sunt variate: texte, numere, imagini grafice, sunete, imagini video, hri .a.

Date, informaii, baze de date. Activitatea de zi cu zi n domeniul economic, impune luarea unor decizii ce sunt condiionate de existena unor informaii referitoare la situaia concret asupra creia trebuie s se decid. O decizie care nu se bazeaz pe informaii clare, complete i la zi, nu are valoare. Informaiile sunt rezultatul prelucrrii i interpretrii datelor, de ctre un anumit subiect. Abordarea cu baze de date, recunoate c datele sunt gestionate analog altor resurse ale unei organizaii, cum ar fi resursa uman, capitalul, mijloacele fixe etc. Organizaiile (firme, societi comerciale) cheltuiesc mari sume de bani, pentru a calcula i manipula datele ncercnd s extrag informaiile necesare fundamentrii deciziilor. Unul din obiectivele utilizrii bazelor de date l constituie pstrarea acestei investiii n resurse de date, prin protecia i gestionarea investiiei n sensul gestionrii datelor mai degrab dect, al aplicaiilor care acced datele. Gestionarea datelor nseamn att gestionarea fizic a irurilor de bii de pe mediile de memorare, ct i gestionarea semnificaiei lor prin organizarea datelor n structuri logice de entiti. Entitatea



este un obiect concret sau abstract identificat prin nume i reprezentat prin atributul sau nsuirile sale. Atributul descrie proprietile entitii stabilind natura valorilor ce i pot fi atribuite. Valoarea este mrimea concret pe care o poate lua atributul.

Datele sunt faptele culese din lumea real pe baza observaiilor i msurtorilor sau consemnarea pe documente a desfurrii diferitelor evenimente. Ele se concretizeaz ntr-un ansamblu de semne, cu sens bine determinat, organizate dup anumite reguli i principii. Datele devin informaii numai n momentul, interaciunii lor cu un sistem capabil s le interpreteze. Aceeai dat poate fi interpretat n mod diferit de subieci diferii, genernd astfel informaii diferite. n acest context se remarc faptul c sistemele de calcul nu prelucreaz informaii, ci date. Prin urmare vom discuta despre Sisteme de Prelucrare a Datelor i nu despre sisteme de prelucrare a informaiilor folosind baze de date i nu baze de informaii. Datele au un caracter obiectiv, n timp ce informaiile sunt subiective. Informaiile au valoare doar dac, determin luarea unor decizii mai bune dect cele ce s-ar lua n lipsa lor. Din acest motiv datele trebuie s fie disponibile n timp util, s fie corecte, necontradictorii i s aib o form adecvat necesitilor factorului decident. Aceste cerine devin realizabile prin existena unui volum imens de date care trebuie culese, memorate, organizate, regsite i prelucrate n mod corespunztor pentru obinerea de informaii. O astfel de activitate, a dus la apariia bazelor de date.

n sens larg, o baz de date (database) este o colecie de date corelate din punct de vedere logic (aflate n interdependen cu descrierea lor), care reflect un anumit aspect al lumii reale sau abstracte i este menit s rspund cerinelor informaionale ale unui anumit grup de utilizatori.

O alt definiie a bazelor de date este urmtoarea: Baza de date este un ansamblu structurat de date nregistrate pe suporturi tehnice

accesibile calculatorului, cu scopul de a rspunde cerinelor mai multor utilizatori, chiar simultan, de o manier selectiv i n timp oportun.1

ntr-o baz de date sunt nregistrate date despre obiectele reale sau abstracte, mpreun cu relaiile care se pot stabili ntre acestea. Orice baz de date are urmtoarele proprieti implicite:

este o colecie logic coerent de date; este construit i populat cu date despre un domeniu bine precizat; are un grup de utilizatori i se adreseaz unui anumit grup de aplicaii; reprezint aspecte ale lumii reale sau abstracte, crend un orizont propriu de

cunotine, schimbrile orizontului fiind reflectate n baza de date. Prelucrarea datelor dintr-o baz de date se refer la operaiile de introducere,

tergere, actualizare i interogare a datelor. Diversitatea datelor gestionate ntr-o unitate economic a dus la apariia sistemelor

de baze de date. Bazele de date dintr-un sistem, comunic ntre ele prin cmpuri comune. Sistemele de baze de date pot fi multiutilizator sau monoutilizator. Sistemele multiutilizator

1 C Delabel, M. Adiba, Bases de donnees et systemes relationnels, Dunod Informatique, Paris, 1982



permit accesul concurent (n acelai timp) a mai multor utilizatori la aceeai baz de date. Sisteme monoutilizator suport accesul, la un moment dat, doar al unui utilizator.

Organizarea datelor n baze de date prezint o serie de avantaje, cum ar fi: reducerea redundanei datelor memorate; evitarea inconsistenei datelor; posibilitatea partajrii i validrii datelor; ncurajarea introducerii standardelor; posibilitatea aplicrii restriciilor de securitate a datelor; meninerea integritii datelor. Organiznd datele n baze de date, se realizeaz independena datelor. Problema

independenei datelor poate fi privit sub dou aspecte : independena fizic a datelor; independena logic a datelor. Independena fizic se refer la imunitatea aplicaiilor fa de modificrile din

structura fizic de memorare a datelor. O modificare a structurii bazei de date nu va afecta aplicaiile, dar i reciproc, modificrile aplicaiilor vor lsa structura fizic a bazei de date nealterat.

Independena logic se refer la imunitatea modelului fiecrui utilizator fa de modificrile din structura logic, global, a bazei de date. Din punct de vedere al utilizatorului, problema independenei logice va fi cunoscut prin operaiile pe care sistemul i permite s le efectueze asupra datelor din propriul model, astfel nct aceste operaii s nu afecteze modelul altor utilizatori care folosesc aceleai date. Fiecrui utilizator i se creeaz iluzia c este singurul beneficiar al unor date pe care n realitate, le folosesc n comun mai muli utilizatori.

Sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur accesul automat, rapid i sigur la volume imense de date dispersate n ntreaga lume. Aceste sisteme au devenit un element important al infrastructurii societii. Ele funcioneaz pe baza unor principii i concepte, specifice tipurilor de baze de date pe care le gestioneaz.

Procesul de instruire n societatea noastr tot mai informatizat, n aa numita Societate Informaional, impune tot mai mult structurarea cunotinelor acumulate, capacitatea de a le organiza, clasifica, regsi i mai ales de a le completa. n termeni tehnici, se poate vorbi despre managementul cunotinelor. Interogrile pe Internet (World Wide Web), modul n care se apeleaz la motoarele de cutare i modul n care acestea lucreaz i au fost concepute, folosesc concepte i procedee de lucru, specifice bazelor de date.



1.1.2. Arhitectura intern a sistemelor de baze de date ntre calculatoul care opereaz asupra datelor stocate sub form de bii i utilizatorul

unei baze de date, care manipuleaz concepte de genul: firm, client, furnizor, conturi, produse etc., se interpun mai multe nivele de abstractizare a datelor. Asigurarea independenei fizice i logice a acestora impune adoptarea unei arhitecturi de baze de date organizate pe trei nivele funcionale2:

o nivelul intern (baza de date fizic) sau schema intern; o nivelul (modelul) conceptual sau schema conceptual; o nivelul (modelul) extern (nivelul utilizator) sau subschema. La fiecare nivel se definete un model al bazei de date. Modelul este un set de

concepte ce pot fi utilizate n descrierea structurii bazei de date. Prin structura bazei de date se nelege: tipul datelor ce pot fi gestionate, legturile dintre date i restriciile ce trebuie respectate pentru a se permite accesul n baza de date. Nivelul intern constituie schema intern a bazei de date, prin intermediul lui se descrie structura de stocare fizic a datelor n baza de date, utiliznd un model al datelor fizice. La acest nivel se descriu detaliile complete ale stocrii, precum i modul de acces la date. Baza de date fizic este o colecie de fiiere care conine date fizice, mpreun cu structurile menite s asigure accesul operativ la datele stocate. Aceste structuri pot fi:

directoare; indeci; pointeri; tabele de dispersie .a.m.d.

Baza de date fizic este rezident n memoria secundar (auxiliar) a calculatorului, n general pe discuri magnetice sau optice. Modul de organizare al bazei de date fizice este determinat de configuraia echipamentelor hardware (tip calculator, periferice etc.) i de sistemul de operare. Dac este ndeplinit condiia de independen fizic a datelor, schimbrile din sistemul de operare sau din hardware-ul calculatorului nu influeneaz nivelul intern al bazei de date. La nivel intern, se implementeaz schema conceptual folosind un SGBD, prin intermediul interfeei dintre nivelul conceptual i cel intern. Interfaa dintre modelul conceptual i cel intern are rolul de a defini modul n care structura logic a datelor este transpus n structur fizic de memorare. La nivelul interfeei se specific:

structurile fizice de date folosite pentru implementarea structurilor logice; strategiile de acces la structurile fizice; organizarea pe suportul de memorare; indexrile folosite .a.m.d.

2 Aceast arhitectur a unui sistem de baze de date a fost propus prin standardul ANSI/X3/SPARC (1975).



Nivelul conceptual sau schema conceptual descrie, structura logic a ntregii baze de date pentru o comunitate de utilizatori. La nivel conceptual se face o descriere complet a structurii logice a datelor din baza de date, ascunzndu-se detaliile legate de stocarea fizic, concentrndu-se asupra descrierii entitilor, tipurilor de date, relaiilor dintre ele, precum i a restriciilor asociate, fiind o abstractizare a lumii reale. Fiecare baz de date are un model conceptual propriu, prin care se descriu unitile logice mpreun cu legturile dintre ele. Prin uniti logice se neleg conceptele utilizate pentru modelarea aplicaiilor. De exemplu, n descrierea unei baze de date pot aprea conceptele de angajat, produs, beneficiar, furnizor, cont etc. n cadrul acestui model se specific ce anume conine baza de date (ce poate face parte din ea) i ce anume, nu poate face parte din structura bazei de date, specificndu-se constrngerile explicite asupra datelor. Constrngerile se refer la restricii asupra valorilor pe care le pot lua datele sau la restricii privind legturile dintre diferite uniti logice. Tot n acest model sunt specificate msurile de securitate i integritate, referitoare la anumite uniti logice. Nu se cuprind referiri la modul de memorare al datelor i la strategiile de acces. Modificrile intervenite n structura de memorare sau schimbarea suportului magnetic, pot afecta doar interfaa dintre modelul conceptual i cel intern, implicnd modificarea strategiilor de acces, dar nu afecteaz modelul conceptual. n vederea realizrii acestui nivel, se pot folosi modele de implementare sau modele de nivel nalt. Nivelul extern sau nivelul vizual (utilizator) include o colecie de scheme externe ce descriu baza de date prin prisma diferiilor utilizatori. Fiecare grup de utilizatori descrie baza de date prin prisma propriilor interese. Exist tendina la acest nivel, ca grupurile de utilizatori s ascund detaliile de care nu sunt interesate. Modelul extern este ceea ce vede utilizatorul din baza de date. Prin modelul extern se realizeaz independena logic a datelor. Fiecrui model extern i corespunde o descriere, n termenii unitilor logice din modelul conceptual. Aceast descriere definete transformrile prin care, rezult modelul extern din modelul conceptual. Transformrile respective definesc interfaa dintre modelul conceptual i cel extern. Modificrile modelului conceptual, pot determina modificri ale acestei interfee (modificri ale descrierii modelului extern), dar un pot afecta modelul extern- aa cum a fost el conceput de utilizator. i la acest nivel, se pot folosi modele de implemetare sau modele de nivel nalt.

n cadrul multor Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD), nu se poate face o distincie net ntre cele trei nivele. Cu toate acestea s-a putut remarca, la majoritatea SGBD-urilor, un nivel conceptual puternic ce suplinete, aparent de cele mai multe ori, celelalte niveluri. De asemenea s-a remarcat o contopire a nivelului conceptual i extern, mai ales la dezvoltarea aplicaiilor.

Grupurile de utilizatori fac referire numai la schema extern, Sistemului de Gestiune a Bazei de Date revenindu-i rolul de a asigura interfaa ntre schema extern i schema conceptual.



1.1.3. Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date Aprute n anii '60, Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (prescurtat SGBD-

uri) reprezint un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor s interacioneze cu o baz de date, n vederea crerii, actualizrii i interogrii acesteia. SGBD-ul reprezint software-ul propriu-zis al bazei de date, avnd rolul de a asigura i superviza:

descrierea ansamblului de date la nivel fizic i conceptual (funcia de descriere realizat prin LDD);

accesarea de ctre utilizator a bazelor de date (Funcia de manipulare realizat prin intermediul limbajului LMD i funcia de utilizare realizat de GBD);

asigurarea securitii n funcionare i confidenialitii datelor coninute n baz. La acestea, G.C. Everest mai adaug3:

furnizarea unui set de comenzi i instruciuni, necesare att utilizatorilor pentru consultarea direct a bazei, prin intermediul unui limbaj de manipulare, ct i programatorilor- pentru redactarea programelor de lucru cu baza de date;

revizia i restructurarea bazei; monitorizarea performanelor.

Obiectivul esenial al unui SGBD este furnizarea unui mediu eficient, adaptat

utilizatorilor care doresc s consulte sau s actualizeze informaiile coninute n baz. Bazele de date sunt concepute pentru a prelucra un volum mare de informaii. Gestiunea acestora impune, nu numai o structurare riguroas a datelor, dar i o raionalizare a procedurilor de acces i prelucrare. Un SGBD prezint n general, urmtoarele module:

1. Gestionarul fiierelor, care se ocup cu afectarea spaiilor de memorare pe disc i structurile fizice de date care servesc la reprezentarea informaiilor pe suport.

2. Modulele Limbajului de Definire a Datelor - DDL (Data Definition Language) "traduc" (prin compilare sau interpretare) i execut instruciunile DDL, obinndu-se ansamblul de tabele ce reprezint, metadatele stocate n dicionarul de date.

3. Modulele DML (Data Manipulation Language) realizeaz conversia instruciunilor limbajului de manipulare a datelor (DML) inserate ntr-un program de aplicaie, n proceduri curente ale limbajului-gazd, interacionnd cu procesorul de consultare- n vederea producerii secvenelor de cod adecvate.

4. Gestionarul bazei de date (GBD) realizeaz interfaa dintre datele reinute n baza de date i comenzile de consultare sau actualizare a bazei de date folosite de utilizatori. Ajut la comunicarea dintre utilizatori i baza de date prin

3 Conform Petrov [ 7]



intermediul unei interfee, fcnd legtura datelor "fizice" din baz, cu aplicaiile-program de consultare i actualizare.

5. Procesorul de consultare "traduce" instruciunile limbajului de consultare n instruciuni elementare, "inteligibile" pentru gestionarul bazei. Mai mult, acesta optimizeaz consultarea, pentru a obine rezultatele ntr-un timp ct mai scurt.

Aceste cinci module, interacioneaz cu o serie de componente fizice ale bazei de date i anume:

Fiierele de date care reprezint suportul propriu-zis al bazei; Dicionarul de date ce nmagazineaz informaii relative la structura bazei,

fiind solicitat n toate operaiunile de consultare i actualizare; Indeci, ntr-un numr suficient- pentru a crete viteza de acces la date.

De remarcat c, o parte din funciunile SGBD sunt asigurate de sistemul de operare al calculatorului.

1.1.4. Limbaje de gestiune a bazelor de date SGBD trebuie s ofere limbajele corespunztoare tuturor categoriilor de utilizatori.

Dup proiectarea bazei de date i alegerea SGBD este foart important, construirea schemei interne i conceptuale a bazei de date. Cum n cele mai multe situaii, nu exist o separaie net ntre cele dou nivele, limbajul numit Data Definition Language (DDL) va fi utilizat de administratorul bazei de date i de proiectantul bazei de date, n definirea ambelor scheme. Compilatorul DDL proceseaz instruciunile, pentru a identifica descrierile referitoare la construcie i memoreaz aceasta n catalogul SGBD. DDL-ul este utilizat pentru specificarea schemei conceptuale n cadrul unui SGBD, cu o clar separaie ntre nivelul conceptual i cel intern. Ajut la: descrierea datelor, a metodelor de acces, asigurarea confidenialitii i integritii datelor, descrierea relaiilor dintre date i descrierea restriciilor. Se materializeaz ntr-un ansamblu de tabele memorate, n dicionarul de date.

Un alt limbaj numit Storage Definition Language (SDL) este utilizat pentru specificarea schemei interne. Legtura ntre cele dou nivele de implementare este asigurat de unul din cele dou. n general, dac un exist specificare explicit, referirea la definirea bazei de date presupune utilizarea DDL-ului.

Pentru o arhitectur pe trei nivele este necesar un al treilea nivel- numit View Definition Language (VDL) destinat utilizatorilor i legturii acestora cu nivelul conceptual. Multe sisteme de baze de date realizeaz aceast legtur printr-un DDL, ce accept i declaraii specifice nivelului extern.

Instruciunile limbajului DDL pot fi nglobate ntr-un limbaj general de programare sau pot fi compilate separat. Odat schema compilat i baza de date populat cu date,



utilizatorul are o serie de faciliti pentru manipularea datelor. Operaiile tipice includ cutarea, inserarea, tergerea i modificarea datelor. Pentru aceasta, SGBD-ul dispune de Data Manipulation Language (DML). La rndul su, DML-ul poate fi mprit n dou componente:

un DML de nivel nalt; un DML de nivel sczut.

Seciunea DML de nivel nalt sau neprocedural este utilizat pentru specificarea operaiilor complexe cu baza de date, ntr-o form concis. n general, operaiile utiliznd aceast seciune sunt realizate fie ntr-o form interactiv de la terminal, fie prin utilizarea unui limbaj de programare universal.

Seciunea DML de nivel sczut sau procedural este realizat utiliznd un limbaj de programare general. Cu aceast seciune se realizeaz operaiile tipice, cum sunt refacerea unei nregistrri individuale sau procesarea separat a nregistrrilor bazei de date. Datorit faptului c opereaz asupra nregistrrilor individuale, aceast prelucrare se mai numete i nregistrare cu nregistrare.

O comand pentru DML-ul de nivel nalt, specific o cerere de acces la date, dar nu specific i modul n care se realizeaz aceast cerere. Din acest motiv acest limbaj se numete i limbaj declarativ. Comenzile DML-ului fie de nivel nalt, fie de nivel sczut sunt implementate ntr-un limbaj de programare general numit i limbaj gazd, iar DML-ul este numit limbaj de date. DML-ul de nivel nalt utilizat, ntr-o manier interactiv, formeaz ceea ce se numete a query language (un limbaj de interogare: SQL, MySQL, PL/SQL). Prin intermediul lui se realizeaz: ncrcarea bazei de date: adugri, tergeri de nregistrri; modificri de nregistrri; consultarea bazei de date sau extragerea datelor din baz.

1.1.5. Interfee ale Sistemelor de Gestiune a Bazelor de Date Sistemele de Gestiune ale Bazelor de Date trebuie s ofere interfee corespunztoare

tuturor categoriilor de utilizatori. Aceste interfee au ca stop, facilitarea legturii ntre utilizatori i sistemul de baze de date.

Principalele tipuri de interfee oferite de SGBD sunt: Interfee bazate pe meniuri. Acestea ofer utilizatorilor o list de opiuni, numite meniuri care i ajut la formularea cererilor. Nu este necesar memorarea unor comenzi, deoarece o comand specific este format pas cu pas prin compunerea opiunilor indicate prin meniu. Interfee grafice. Aceste interfee afieaz utilizatorului o diagram. Utilizatorul poate formula cererea, prin manipularea acestei diagrame. n cele mai multe cazuri, interfeele grafice sunt combinate cu meniuri.



Interfee bazate pe forme. Aceste interfee sunt acelea prin intermediul crora, utilizatorul poate completa formele cu noile date pe care dorete s le insereze sau folosete aceste forme pentru a cere SGBD-ului s obin datele de interes. Interfee n limbaj natural. Aceste interfee accept cereri scrise n limba englez sau alte limbi de circulaie internaional. O interfa n limbaj natural conine, uzual, o schem proprie similar cu schema conceptual a bazelor de date. Interpretarea cererilor se face pe baza unui set standard de cuvinte cheie, ce sunt concepute pe baza schemei interne. Dac interpretarea se realizeaz cu succes, programul de interfa genereaz cererea de nivel nalt, corespunztoare cererii n limbaj natural, ce va fi transmis ctre SGBD. Interfee specializate aferente cererilor repetate. Aceste interfee sunt destinate unei anumite categorii de utilizatori care apeleaz la operaii de rutin, de exemplu utilizatorii care se ocup de operaiile dintr-o banc. Uzual, un mic set de comenzi prescurtate sunt implementate pentru a scurta timpul necesar introducerii comenzii sau chiar utilizarea de chei funcionale. Aceste interfee implementeaz, un limbaj numit i limbaj de comand. Interfee pentru administratorii bazelor de date. Acestea sunt utilizate n implementarea comenzilor privilegiate, ce sunt folosite de administratorii bazelor de date. Astfel de comenzi includ crearea de conturi, setarea parametrilor sistemului, autorizarea intrrii ntr-un anumit cont, reorganizarea structurii de stocare a datelor din baza de date, precum i o serie de faciliti legate de administrarea bazei de date, cum sunt: accesul la tabele i nregistrri, faciliti de acces la cmpuri ale tabelelor de date.

1.1.6. Exemple de SGBD-uri SGBD-urile clasice au fost proiectate pentru a satisface cerinele unui anumit grup

de aplicaii provenind, de obicei, din domeniul economic. Prelucrrile din aceste aplicaii sunt dominate de operaiile de tip: adugare, tergere, actualizare, operaii simple de regsire a unor nregistrri- care satisfac condiiile impuse. Limbajele de manipulare din cadrul acestor sisteme, au fost adaptate cerinelor clasei de aplicaii crora le erau destinate. LMD-urile nu permiteau exprimarea unor operaii cu caracter recursiv. Reducerea lor la operaii simple a fost necesar pentru a menine n linii acceptabile timpul de rspuns al SGBD-urilor. n ultima perioad au aprut aplicaii cu baze de date care, nu se mai ncadreaz n clasa aplicaiilor gestionate de SGBD-urile clasice. Ele se caracterizeaz prin necesitatea de a accesa i manipula volume mari de date (la fel ca cele clasice), dar i prin necesitatea de a efectua operaii mult mai complexe. Treptat s-a impus necesitatea utilizrii limbajelor de manipulare, cu putere de expresie mult mai apropiat sau chiar egal cu a limbajelor de programare convenionale. n acest sens s-au conturat dou alternative:

abordarea orientat pe obiect; abordarea logic.



Abordarea orientat obiect se concretizeaz prin SGBD-uri orientate pe obiect. Aceste sisteme ncearc, s rezolve problemele prin transformarea unei pri din complexitatea prelucrrilor n structuri de date. Astfel de sisteme (SGBD-OO) sunt: Iris, Orion, GemStone, Q2, Ontos. Toate aceste SGBD-uri au o serie de caracteristici comune i anume:

Posibilitatea de a manipula obiecte complexe. Se pot defini tipuri de date cu structuri complexe, fiind posibil imbricarea tipurilor de date, proprietate ce permite definirea unor ierarhii de tipuri ca derivate ale acestora.

ncapsularea, definirea procedurilor care se aplic unor obiecte de un anumit tip, ele constituid singura posibilitate de a accesa i manipula datele, tipului respectiv. ncapsularea impune ca fiecare obiect s aib dou componente: o interfa i o component de implementare. Implementarea poate fi modificat, fr a afecta interfaa. Aceast proprietate, creaz independena programelor de aplicaii fa de modelul de implementare al obiectelor.

Identitatea obiectelor, proprietate care se refer la faptul c se poate face distincie ntre dou obiecte identice, avnd aceleai proprieti i aceleai valori ale proprietilor. Cele dou obiecte nu se vor confunda, deoarece vor avea fiecare o identitate proprie, sistemul putnd s le trateze ca obiecte distincte.

Abordarea logic este reprezentat prin Sistemele de Gestiune a Bazelor de Cunotiine (SGBC). Un SGBC poate s satisfac dou condiii:

s furnizeze toate serviciile oferite de un SGBD clasic (acces eficient la volume mari de date, gestiunea tranzaciilor .a.m.d.) ;

posed un limbaj declarativ a crui putere de expresie este apropiat sau egal, cu a limbajelor convenionale.

n majoritatea sistemelor de acest tip s-a pornit de la adaptarea limbajelor logice de tip PROLOG, la cerinele impuse de exploatarea bazelor de date. Cercetrile referitoare la SGBC urmresc gsirea unui compromis, ntre cerinele impuse de un limbaj logic complet (PROLOG) i cerinele de manipulare a volumelor mari de date. n aceast direcie se nscriu limbajele din familia DATALOG.

n momentul de fa, pe pia exist o ofert foarte mare de sisteme de gestiune a bazelor de date, de la sisteme care se pot folosi gratuit (fr licen sau cu licen public), pn la sisteme de nalt performan, a cror utilizare necesit cumprarea de licene.

Microsoft SQL Server este sistemul de gestiune a bazelor de date relaionale multi-utilizator dezvoltat de firma Microsoft, pentru sistemele de operare Windows. Au existat mai multe versiuni: SQLServer 2000; SQL Server 2003. n toate versiunile, acest sistem de baze de date suport standardul SQL2, cu implementarea performant a trsturilor avansate de stocare i prelucrare a datelor. Exist o interfa grafic pentru interaciunea cu utilizatorul, pentru folosirea tuturor opiunilor: de export/import date, de creare i manipulare a tabelelor, pentru popularea cu date a tabelelor, de creare a interogrilor, a procedurilor stocate etc.



Microsoft Access este unul din cele mai cunoscute sisteme de gestiune a bazelor de date relaionale- pe platforme de calculatoare personale. Microsoft Access dispune de un sistem de control al bazei de date (database engine) i o interfa grafic pentru interaciunea cu utilizatorul. Aplicaiile de baze de date n Microsoft Access, se pot dezvolta cu mult uurin datorit generatoarelor de aplicaii (wizards) care permit proiectarea vizual a bazelor de date, a formularelor (forms) pentru interfeele grafice i a rapoartelor (reports). Microsoft Access este folosit n special pentru aplicaii personale sau pentru mici afaceri. Licena acestuia se cumpr, odat cu cumprarea licenei produsului Microsoft Office.

Sistemul Oracle este un sistem profesional de gestiune a bazelor de date multi-utilizator foarte puternic, cu implementri pe toate platformele (Windows, Linux, Unix), care ofer att performane de execuie ridicate, ct i un grad mare de protecie i securitate a datelor. n toate versiunile, Oracle ofer implementarea complet a caracteristicilor modelului relaional, conform standardului SQL2, iar ultimele versiuni (Oracle8i, Oracle9i etc) sunt sisteme de gestiune obiect-relaionale distribuite, implementnd extensiile orientate obiect prevzut n standardul SQL3 i oferind posibilitatea de dezvoltare a bazelor de date distribuite.

1.2. Bazele de date relaionale

Un sistem de gestiune a bazelor de date relaionale (SGBDR) este un instrument esenial n numeroase medii, de la utilizrile mai tradiionale n contexte de afaceri, cercetare i nvmnt i pn la aplicaii mai recente, cum ar fi operarea motoarelor de cutare din internet. Informaiile din lumea ce ne nconjoar sunt structurate n diverse moduri. Adesea structura o impune utilizatorul, n ncercarea de a transforma informaiile n cunotine. Sistemul de structurare a datelor, care intervine cel mai frecvent, este tabelul.

1.2.1. Caracteristicile bazelor de date relaionale

Principiile modelului relaional i bazele de date relaionale au fost pentru prima dat prezentate de matematicianul Dr. E. F.Codd n iunie 1970, cnd a publicat un articol numit "Un model relaional de date pentru marile bnci de date". n acest articol, el a propus modelul relaional pentru sistemele de baze de date. Trebuie spus, c i pn atunci fuseser manipulate i prelucrate date economice, cataloage ale bibliotecilor, fiiere de



personal .a. ns ntr-un mod mai puin formalizat, neunitar. Era de fapt pe vremea cnd, portabilitatea aplicaiilor de pe un sistem de calcul pe altul era nc un vis, cnd majoritatea aplicaiilor care manevrau seturi mari de date se programau n limbaje precum COBOL, Fortran, PL/1, Algol. Mai existau, de asemenea, alte modele de organizare a datelor, cum ar fi modelul ierarhic de organizare a datelor (structura de fiiere pe disc sau structura arhivelor unei faculti).

O baz de date relaional este structurat folosind un model de date logic (o

reprezentare riguroas a semnificaiei datelor ntr-un anumit domeniu de interes) numit, de asemenea, model semantic de date- deoarece accentul modelului cade pe semnificaia datelor. Un model de date logice tipic reprezint entiti, atribute i relaii.

Baza de date relaional este perceput de utilizatorii si ca o colecie de tabele

bidimensionale, precum i o colecie de relaii ntre tabele. n cadrul modelului bazat pe reprezentarea datelor sub form de tabele sunt eseniale patru concepte:

tabelele modeleaz entitile logice; coloanele tabelului (cmpurile) reprezint atributele entitilor; rndurile tabelului (tuplurile sau nregistrrile) reprezint instane de entiti; cmpurile din tabel de pe o anumit coloan i linie, reprezint datele propriu-zise.

Relaiile ntre tabele sunt construite pe baz de legturi ale unor atribute ntre dou entiti. Exist trei tipuri de relaii ntre atribute:

relaia unu la unu (one to one) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii) dintr-un tabel, un singur rnd dintr-al doilea- pe baza identificrii atributului comun (de exemplu codul numeric personal este un atribut ce identific n mod unic o anumit persoan, indiferent n cte tabele apare numele su);

relaia unu la mai muli (one to many) care asociaz fiecrui tuplu (fiecrei linii) dintr-un tabel un tuplu sau mai multe dintr-al doilea (o aceeai adres poate avea mai muli locatari); i

relaia mai muli la mai muli (many to many), de exemplu un cont de activ poate avea coresponden cu mai multe conturi de pasiv pe partea de debit, dar n acelai timp un cont de pasiv, poate avea mai multe corespondene pe partea de credit, cu mai multe conturi din activ.

Modelul relaional al bazei de date imit procesele unei ramuri a algebrei, cunoscute

sub numele de "Algebr relaional". Ideea central este de a identifica inclusiv tabelele-entiti cu relaiile ce se pot stabili ntre ele, n sens pur algebric (o relaie algebric este o submulime a unui produs cartezian). Acest model permite introducerea unor operatori care, acioneaz asupra relaiilor-tabele pentru a produce noi relaii-tabele.

Modificarea datelor se realizeaz prin operaii relaionale, aplicate asupra tabelelor. Spre exemplu restricia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar



anumite linii, iar proiecia unei relaii-tabel, va fi un nou tabel n care se pstreaz doar anumite coloane. Puterea unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale const n capacitatea de a extrage, n mod convenabil, date din tabele i de a combina informaiile din tabelele corelate pentru a genera rspunsuri la ntrebri, la care nu se poate rspunde numai pe baza tabelelor individuale.

1.2.2. Proprieti ale bazelor de date relaionale O baz de date relaional apare ca o colecie de relaii (tabele), operatori

relaionali pentru transformarea i combinarea relaiilor: selecia, proiecia, produsul, join-ul, reuniunea, intersecia i diferena i o structur de indeci folosii pentru a extrage datele din tabele. Principalele caracteristici ale unei baze de date relaionale sunt:

o baz de date relaional nu utilizeaz direct adresele fizice (pointeri); conexiunile sunt fcute numai pe baza indecilor ;

exist o independen total a datelor; limbajul utilizat pentru interogarea bazei de date este non-procedural i similar

limbii engleze; utilizatorul nu specific calea de acces i nu are nevoie s tie cum este aranjat,

fizic, informaia; comenzile pentru selecia sau actualizarea datelor, ct i acelea pentru realizarea

schimbrilor n baza de date sunt incluse ntr-un singur limbaj standardizat, cum ar fi SQL.

Fiecare tabel (relaie) individual are urmtoarele proprieti: nu exist rnduri duplicate; nu exist nume de coloane identice (duplicate) ; ordinea rndurilor nu este important; ordinea coloanelor nu are importan; valorile (cmpurile) sunt atomice.

1.2.3. Operatorii relaionali Operatorii relaionali (n cadrul bazelor de date relaionale) produc relaii-tabele noi, plecnd de la o relaie-tabel sau mai multe. Operatorii relaionali de baz sunt definii n tabelul urmtor:



Operatorul Relaional Descrierea

Restricia

este o operaie care preia i afieaz datele din relaie (tabel). Este posibil s se afieze toate rndurile sau doar rndurile care ndeplinesc o anume condiie (sau mai multe condiii). Aceasta este de multe ori numit "submulime orizontal".

Proiecia este operaia care afieaz anumite coloane din relaie, fiind numit de aceea i "submulime vertical".

Produs este rezultatul obinut prin concatenarea coloanelor a dou tabele.

Join este rezultatul obinut cnd rndurile a dou tabele sunt concatenate conform unor condiiilor specificate.

Reuniunea afieaz toate rndurile care apar n una, n cealalt, sau n ambele relaii.

Intersecia afieaz toate rndurile care apar n ambele relaii.

Diferena afieaz rndurile care apar numai n prima relaie fr s apar n cea de a doua.

1.2.4. Structuri de indeci n tabelele de date

Un index reprezint o cale rapid de localizare a nregistrrilor dintr-o tabel, prin gruparea tuturor nregistrrilor pentru un anumit atribut sau grup de atribute.

Indexarea este utilizat n dou scopuri principale: accelrarea cutrilor n baza de date; asigurarea unicitii nregistrrilor. n cazul unei mulimi reprezentate printr-o colecie neordonat de elemente, timpul

de cutare a unui element crete proporional cu numrul de elemente ale mulimii, deoarece n cazul cel mai ru, trebuie parcurse toate elementele mulimii pentru a gsi elementul dorit. Timpul de cutare a unui element poate fi micorat considerabil dac, elementele mulimii sunt ordonate.

De exemplu: ntr-o carte gsim la sfrit termenii importani, aranjai n ordine alfabetic. La fiecare termen din aceast list este furnizat un numr de pagin n care apare i este explicat termenul. Utiliznd aceast list, se regsete imediat termenul cutat. Fr o astfel de list, neexistnd o ordine de ghidare a cutrii, singura alternativ este explorarea complet a ntregului material- pentru a gsi termenul dorit.



n general, operaiile de cutare, inserare i tergere a elementelor ntr-o mulime (tabel) se execut mai rapid dac elementele mulimii (nregistrrile) sunt reprezentate printr-o colecie ordonat. n tehnologia bazelor de date, ordonarea coleciilor de date se face prin indexarea datelor. Indexul unei tabele este o structur de date adiional memorat n baza de date care permite accesul rapid la nregistrrile tabelei- prin ordonarea acestora.

De fapt, indexul poate fi gndit ca o tabel cu dou atribute: primul atribut conine valorile atributului tabelei din baza de date pentru care se creaz indexul, iar al doilea conine un pointer la locaia tuplurilor corespunztoare. Valorile sunt aranjate fie n ordine descendent a valorilor cheii de indexare, fie n ordine ascendent.

Indecii se clasific dup tipul de cmp sau dup nivelul i modul de organizare a tabelei. O clasificare a acestora este urmtoarea:

1. Indexul primar este un index asociat unei tabele ordonate. Indexul primar este construit pe baza unui cmp cheie (de identificare a unei nregistrri), fiind un atribut (coloan) obligatoriu i unic asociat fiecrei relaii-tabele.

2. Indexul secundar este un index construit tot pe baza unui cmp cheie (de identificare a unei nregistrri), dar tabela nu este ordonat dup acesta.

3. Indexul de grup (cluster) este un index construit dup cmpuri ce nu sunt cmpuri cheie (criteriul de acces este diferit de cmpul cheie), iar tabela poate fi ordonat sau nu, relativ, la criteriul de acces.

4. Indexul multinivel (se mai numesc i indeci de blocuri) se aplic oricror tabele. Principiul de baz este de a construi niveluri de indexare pn cnd, structura adiional de date corespunztoare indexului de cel mai mare nivel, poate fi memorat ntr-un singur bloc.

1.2.5. Microsoft Access 2007 Access 2007 este un sistem de gestiune al bazelor de date (SGBD) din cadrul suitei Microsoft Office. Prin intermediul lui se permite stocarea i gestionarea cantitilor mari de date, organizate n baze de date. Programul Access include un numr mare de faciliti privind gestiunea bazelor de date. Datorit tehnologiei Rushmore, accesul la date este foarte rapid, fiind completat i de modul intuitiv de interogare grafic, prin exemple. Distribuia datelor este oferit de tehnologia OfficeLines, care interconecteaz toi membrii familiei de programe Microsoft Office (editorul de texte Word, programul de calcul tabelar Excel, programul de prezentare PowerPoint, programul de gestiune a bazelor de date Access, programul de planificare i administrare a datelor personale Outlook, programul OneNote de gestiune a diferitelor tipuri de date cum ar fi: texte, grafic, scriere de mn preluat prin PC-uri tablet, date scanate, secvene audio, secvene vidio, alte fiiere de date din pachetul Office 2007). Programul Access este de dimensiune foarte mare, datorit diversitii



funciilor pe care le poate gestiona. Toate componentele unei baze de date (tabele, interogri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi, module Visual basic) sunt memorate ntr-un fiier cu extensia .accdb. Programul Access permite utilizatorului s defineasc, ntr-o manier elegant i uoar, numai cu ajutorul mouse-ului, diferite relaii ntre tabele. Necesarul de memorie extins este de minim 12 megaoctei. Obiectele bazei de date Access 2007 sunt: tabele, formulare, interogri, rapoarte, pagini, macrocomenzi i module.

Access 2007 - Capitolul II. Gestiunea bazelor de date


GESTIUNEA BAZELOR DE DATE

2.1. ntroducere

Exist cteva teme fundamentale care se vor folosi frecvent n Access 2007. n acest capitol, se vor face referiri la operaiile fundamentale ale programului Access 2007 legate de introducerea datelor, nlocuirea, copierea, selectarea, editarea datelor; precum i la nsuirile speciale care faciliteaz corectarea rapid a datelor, cum ar fi AutoCorrect. Se va vedea cum se obine repede ajutorul necesar cnd se utilizeaz Access 2007, de exemplu, se pot explora teme pentru folosirea noului Office Assistant, care furnizeaz ajutorul detaliat cnd se completeaz o anumit tem.

2.2. Fereastra bazei de date: Afiarea obiectelor Fereastra bazei de date este centrul de control ce conine toate tabelele, interogrile, formularele, rapoartele, macrourile i modulele. Spre deosebire de celelalte aplicaii cu bazele de date, toate obiectele (tabele, rapoarte, formulare etc) sunt ntr-un dosar i nu, ca dosare separate pe un disc rigid. Etape de lucru:

1. Pentru a afia o fereastr a bazei de date, n timp ce o alt fereastr este expus, se apas tasta F11 (Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date).

2. Pentru a vedea obiectele create n cadrul unui grup, se va apsa butonul sgeat dubl cu vrful n jos i sunt expuse obiectele, iar cnd sgeata i schimb poziia, se va prezenta cu vrful n sus.

3. Pentru a deschide un obiect (tabel, interogare, formular, raport, macrou sau modul) se va da un dublu click pe numele obiectului, din fereastra bazei de date.



Figura nr. 2.1. Fereastra bazei de date

2.3. Introducerea datelor (Enter)

Introducerea datelor n foaia de lucru sau formular este similar cu introducerea datelor n foile de lucru din Excel i Word.

Etape de lucru: 1. Se deschide foaia de lucru sau formularul i se merge la articolul dorit. Dac se vrea

un articol nou, se va executa un click pe butonul New Record din meniul contextual, dup ce n prealabil a fost selectat antetul de rnd (Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la nivel de rnd).

Figura nr. 2.2. Meniul contextual pentru operaii la nivel de rnd



2. Se tasteaz nregistrarea. Dac nregistrarea este un obiect OLE, se afieaz datele dintr-o alt surs sau se apas Insert Object i se alege tipul obiectului i obiectul propriu-zis din casetele de dialog. Dac nregistrarea este un obiect de cutare, se alege sgeata cu vrful n jos. Dac nregistrarea este o superlegtur, se va folosi butonul Insert Hyperlink din banda de instrumente.

3. Se va tasta butonul Tab, pentru a se trece la urmtorul cmp. Se repet pasul 2, tastnd Tab pentru fiecare cmp. Dac se dorete s se treac la cmpul anterior, se aps Shift+Tab. Cnd se ajunge la ultimul cmp al registrului, tasta Tab trimite cursorul, la primul cmp al urmtoarei nregistrri.

2.4. Corectarea Greelilor (Undo)

Se poate folosi butonul de pe banda de instrumente pentru a se ndeprta cea mai recent schimbare.

Etape de lucru: 1. Pentru a ndeprta redactrile dintr-un registru care a fost salvat, se efectueaz un

click pe butonul Undo Delete, din banda de instrumente. 2. Dac s-a nceput redactarea unui alt registru sau folosirea unui filtru, comanda Undo

nu va mai fi disponibil pentru utilizator.

2.5. Copierea datelor (Copy)

Access poate tia, copia i afia datele din foaia de lucru (datasheet) sau formular n Windows Clipboard. La un moment dat poate fi manipulat doar o selecie, dar o selecie poate s includ una sau mai multe date. Sunt acceptate toate tipurile de date. Cnd se copiaz o selecie, iar selecia este duplicat n Clipboard, datele originale rmn intacte. Not: Dac nu se poate folosi banda de instrumente, din anumite motive (de exemplu utilizatorul este ntr-o caset de dialog), se apas Ctrl+C pentru copiere i Ctrl+V pentru afiare (depunere).

Etape de lucru:

1. Se selecteaz datele care se doresc a fi copiate. 2. Se d click pe butonul Copy din panglica de instrumente sau din meniul

contextual ( ). 3. Se merge la locul unde se dorete s apar datele i se d click pe butonul Paste

din panglica de instrumente sau din meniul contextual ( ).



Sfat: Dac se vrea copierea valorii unei nregistrri din acelai cmp n articolul urmtor, se aps Ctrl+ (apostrof). Utilizatorul se poate afla n Form sau Datasheet View.

Not: Cnd se lucreaz la un formular, setrile lui Tab Order vor determina ordinea cmpurilor ctre care se mut cursorul atunci cnd se tasteaz Tab sau Enter. Tab Order poate s nu aib aceeai ordine cu a cmpurilor care apar n formular.

2.6. Gsirea datelor (Find)

Exist mai multe modaliti de a localiza datele n Microsoft Access. Dac se dorete ca localizarea datelor s se fac n grupuri de registre, atunci ar trebui s se aplice un filtru sau o interogare a grupului de date. Pentru localizarea unei valori particulare, se poate folosi caseta de dialog Find.

Etape de lucru: 1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular i se va poziiona punctul

de inserare pe cmpul n care se dorete a se efectua cutarea. 2. Se d un click pe butonul Find din panglica de instrumente Home sau combinaia

de taste Ctrl+F. 3. Se introduce irul sau valoarea cutat n csua text Find What din fereastra

Find and Replace. Dac se dorete s se introduc doar o poriune din ir, se va folosi asterisc pentru a nlocui caracterele cutate, cum ar fi, de exemplu, Tim* pentru nregistrrile care ncep cu Tim sau *oa* pentru combinaia de caractere oa ntlnite oriunde n cmpul de cutare.

4. Se acioneaz butonul Find Next pentru a merge la urmtoarea nregistrare. Se alege butonul Cancel, cnd se dorete s se termine cutarea (Figura nr.2.3. Fereastra Find and Replace pentru cutri de date).

Figura nr. 2.3. Fereastra Find and Replace pentru cutri de date



Not: Cnd este deschis caseta de dialog Find se pot selecta opiunile de cutare a direciei, chiar dac se dorete s se execute cutarea dup o poriune din text sau dup ntregul cmp, pe msur ce sunt introduse datele n cmp, precum i cutarea n toate registrele sau numai n cel curent.

2.7. Inlocuirea datelor (Replace) Comanda Replace se poate folosi pentru gsirea sau nlocuirea tuturor sau doar a ctorva realizri ale unei valori particulare, pentru ntregul cmp sau pe o poriune a acestuia. n acest scop se poate folosi modul de vizualizare Datasheet sau Form View. Se poate utiliza, de asemenea, o interogare pentru a nlocui ntregul cmp cu valori alternative. n caseta de dialog Replace a ferestrei Find and Replace se specific valoarea sau irul care va nlocui nregistrarea gsit. Se poate folosi butonul Replace All pentru, a realiza aceeai nlocuire pentru toate nregistrrile sau se pot nlocui valori n acelai timp folosind butonul Find Next i n continuare butonul Replace.

Figur nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a datelor

Not: Pentru a se gsi i nlocui valorile nule (Nulls) sau irurile nule (Zero Lenght Strings) se recomand introducerea manual a valorilor nlocuitoare direct n registru, n loc s se foloseasc caseta de dialog Replace.

Etape de lucru:

1. Se deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View i se d un click pe cmpul de lucru.

2. Se alege Replace din panglica Home sau combinaia de taste Ctrl+H pentru a deschide fereastra Find and Replace.



Figura nr. 2.5. Grupul de butoane pentru cutri, nlocuiri, selecii a valorilor unor cmpuri

3. Se introduce valoarea de nlocuit n csua text Find What i valoarea de

nlocuire n csua text Replace With (Figura nr. 2.4. Fereastra de nlocuire a datelor).

4. Se alege butonul Find Next- urmat de butonul Replace pentru nlocuirea urmtorului eveniment.

5. Pentru a nlocui toate nregistrrile, se alege butonul Replace All. 6. Se alege butonul Close, cnd s-a terminat.

2.8. Selectarea datelor (Select) Cmpurile din foaia de lucru se pot selecta n mai multe feluri: folosind mouse-ul, tastatura sau butoanele din panglica de instrumente Home, grupul Find. Etape de lucru:

1. Se va deschide un tabel, o interogare sau un formular n Datasheet View. 2. Se d un click i se trage cursorul mouse-ului pe datele care intereseaz sau se d

un click n interiorul cmpului i se aps tasta F2 pentru a selecta valoarea ntregului cmp. n tabelul urmtor sunt prezentate tehnici de selecie adiionale (Tabelul 2.1. Tehnici de selecie a datelor din foaia de lucru).

3. Pentru a selecta cmpul de date se d un click pe un cap de coloan sau un click pe selectorul rndului- pentru a selecta toate datele dintr-un articol (rnd). Se poate extinde o selecie apsnd tasta Shift i dnd click la sfritul noii selecii.

4. Se d un click pe selectorul All Records, pe partea stng a celui mai din stnga cap de coloan, pentru a selecta toate datele din foaia de lucru sau se fixeaz cursorul n interiorul foii de lucru i se execut un click pe butonul Select All (Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel).

Figura nr. 2.6. Comanda Select All Pentru a selecta un tabel



Tabelul nr. 2.1. Tehnici de selecie a datelor din foaia de lucru

Pentru a selecta: Se procedeaz astfel: -cmpul de date - se d un click i se trage cursorul mouse-ului asupra

datelor care se doresc a fi selectate, apoi se elibereaz butonul mouse-ului

-pentru a extinde selecia unui cmp

- se ine apsat tasta Shift i se d click la sfritul noii selecii

-un cmp ntreg - se mut cursorul la marginea stng a cmpului. Cnd apare cursorul n form de + se d un click n acel loc

-un cmp ntreg - cu punctul de inserare n interiorul cmpului, se aps tasta F2

-cmpurile adiacente - se trage marginea stng a cmpului curent pentru a extinde irul seleciei

-cmpurile adiacente - avnd cmpul selectat, se ine apsat tasta Shift i se aps tasta cu sgeata necesar (spre stnga sau spre dreapta)

-o coloan - se d click pe capul de coloan. -coloana curent - se aps Ctrl+bara de spaiu -coloanele adiacente - se d un click pe capul de coloan, se apas tasta Shift

i apoi se trage cursorul mouse-ului peste cmpurile de coloan adiionale pentru a extinde irul seleciei

-un articol - se d un click pe selectorul articolului, pe partea stng a rndului

-mai multe articole - se d un click pe selectorul rndului, apoi se trage n jos cursorul mouse-ului peste selectoarele articolelor adiionale

-mai multe articole - se aps tastele Shift+bara de spaiu i apoi Shift+ sgeat n sus sau Shift+sgeat n jos

-toate articolele - se alege Select All sau se d un click pe selectorul All Records n partea din stnga a celui mai din stnga cap de tabel

2.9. Sortarea datelor (Sort) Se pot sorta tabelele dup valorile dintr-un cmp sau dup valorile din dou sau mai multe cmpuri. Dac se folosesc mai multe variante de cmpuri, tipul cheii primare este ntotdeauna ales n ntregime. Sortrile pot fi att ascendente ct i descendente i pot fi



oricnd executate. Cnd se utilizeaz butoanele de sortare este creat un filtru temporar. Pentru un control mai atent asupra sortrilor, se poate folosi unul dintre procedeele de filtrare posibile sau utilizatorul i poate crea propria interogare. Etape de lucru:

1. Se d un click pe butonul Sort Ascending (sortare ascendent) sau pe

butonul Sort Descending (sortare descendent) din banda de instrumente a grupului Sort&Filter pentru a realiza sortarea dup cmpul curent sau dup un grup de cmpuri selectate (coloane) (Fig nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sortrii).

2. Pentru a schimba ordinea sortrii, se execut un click n antetul de coloan i se trage primul cmp sortat (coloana respectiv) spre stnga sau se selecteaz mai multe coloane i se d apoi click pe unul din butoanele de sortare. Cea mai din stnga coloan selectat i sortat, trebuie s fie cheia primar.

3. n vederea aducerii documentelor la forma lor iniial se alege Clear All Sorts- operaie prin care se va nltura sortarea.

Figura nr. 2.7. Grupul de butoane pentru realizarea i anularea sortrii

2.10. Filtrarea datelor (Filter) Una din tehnicile utilizate pentru a gestiona bazele de dat, include filtrarea nregistrrilor dup anumite criterii. Un filtru poate fi salvat ca interogare. Tabelul filtrat poate fi afiat n Datasheet. Filtru se va utiliza pentru a se vedea doar nregistrrile dorite, n funcie de o anumit valoare dintr-un cmp sau de mai multe valori din mai multe cmpuri. Etape de lucru:

1. Se afieaz tabelul n modul de lucru Datasheet. 2. Se selecteaz coloana pentru filtrarea datelor executnd un click pe butonul cu

sgeat n jos- din antetul coloanei, avnd ca efect afiarea casetei pentru filtrare. 3. Se selecteaz casetele de validare corespunztoare nregistrrilor, pentru a fi incluse

n tabel. 4. La acionarea butonului OK, tabelul se prezint filtrat conform seleciilor. n antetul

coloanei filtrate apare simbolul de filtru (Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor).



5. n bara de stare apare scris Filtered ( ) indicnd faptul c tabelul este filtrat

Figura nr. 2.8. Filtrarea datelor

Se poate realiza filtrarea folosind poriunile filtrului rapid pentru valorile de cmp care stau la baza filtrului n modul de afiare Datasheet (Noutate n versiunea 2007) sau selectnd din meniul Home, grupul de instrumente Sort & Filter, opiunea Filter.

Figura nr. 2.9. Transformarea filtrului n interogare Dac din grupul Sort & Filter se alege opiunea Advanced, apoi Advanced Filter/Sort filtrul realizat se transform n interogare (Figura nr.2.9. Transformarea filtrului n interogare). Utilizarea funciei Filter by Form permite crearea de filtre complexe cu valori din mai multe cmpuri. Executnd un click pe butonul Toggle Filter (Apply Filter) se elimin rapid filtrul din tabel. Opiunea Clear All Filters este utilizat pentru a elimina filtrele create anterior.



2.11. Editarea datelor (Edit)

Access ofer cteva metode diferite pentru editarea datelor: un cmp, mai multe cmpuri n acelai timp, un registru, mai multe registre n acelai timp. Cea mai simpl metod de editare a datelor este editarea lor ntr-un cmp al foii de lucru Datasheet sau ntr-un formular n Form View.

Etape de lucru: 1. Se va deschide o foaie de lucru n Datasheet View sau un formular n Form

View. 2. Se poziioneaz punctul de inserare pe cmpul ce se dorete a fi modificat sau se

selecteaz poriunea de text care se dorete a fi nlocuit. 3. Se introduce noul text sau textul nlocuitor.

Sfat: Unele tipuri de cmpuri vor expune nc un pointer cnd se mic cursorul spre cea mai din stnga parte a cmpului. Dac se d un click pe acel punct, se va selecta ntregul cmp.

Cnd un registru este curent, se va vedea un triunghi n sectorul lui (ntr-o foaie de

lucru) sau o pictogram n form de creion, cnd se redacteaz registrul. Cnd se introduc sau se editeaz datele, n cazul mai multor utilizatori, Access ar

putea bloca registrul care a fost redactat de un alt utilizator. Ceilali utilizatori pot vedea datele, dar nu le pot edita. Un registru blocat expune un cerc i un slash (simbolul lactului) n sectorul registrului. Un registru blocat, nu poate fi editat pn cnd blocajul va fi eliberat. Blocajele sunt eliberate atunci cnd datele sunt salvate sau cnd utilizatorul mut acel registru.

2.12. Limea coloanelor Se pot lrgi coloanele atunci cnd nu se vede ntregul lor coninut. Sfat: Dac nu se dorete schimbarea limii coloanelor se va tasta Shift+F2 avnd ca efect introducerea unei casete de dialog pentru a vedea mai multe linii dintr-o nregistrare.

Etape de lucru: 1. In modul Datasheet View a unui tabel sau interogri, ori n Form View pentru

formular, se va fixa cursorul mouse-ului ntre dou capete de coloan pn se transform ntr-o sgeat cu dou vrfuri.



2. Se trage n dreapta sau stnga pentru a modifica limea coloanei. Pentru a face coloana att de lat ct limea nregistrrii, se va executa un dublu-click pe ea.

3. Se vor modifica dimensiunile coloanei dac din meniul contextual se selecteaz

comanda , dup ce n prealabil a fost selectat antetul de coloan, care deschide csua de dialog Column Width, n interiorul creia se introduc noile dimensiuni ale coloanei (Figura nr. 2.10. Limea coloanei)..

4. Opiunea Best Fit readuce coloana la dimensiunea iniial (cea mai mic posibil n funcie de datele introduse).

5. Opiunea Standard Width fixeaz dimensiunea standard pentru coloan de 11,5583 inch.

Figura nr. 2.10. Limea coloanei Not: Cteodat coloana este mai lat dect ecranul i nu se va putea vedea marginea capului de tabel pentru a micora limea coloanei. In acest caz, se vor modifica dimensiunile coloanei (Column Width).

2.13. Navigarea prin foaia de lucru Navigarea prin foaia de lucru folosete tehnici care sunt similare, cu cele ale parcurgerii celor mai multe foi de nregistrare. Utilizatorul se poate plimba printre coloane (cmpuri) i rnduri (nregistrri). Dac vrea s gseasc anumite date, poate folosi butonul Find. Etape de lucru:

1. Se va da dublu-click pe numele tabelului din chenarul Tables a ferestrei bazei de date, pentru a-i deschide foaia de lucru.

2. Se apas tasta Tab pentru a muta cursorul spre dreapta, Shift+Tab pentru al muta spre stnga sau se folosesc tastele cu sgei, pentru al muta n orice direcie.

Cnd se execut mutarea dincolo de cel mai ndeprtat cmp din dreapta, atunci se va trece la urmtorul rnd, iar cnd se mut naintea primului cmp se execut trecerea la nregistrarea anterioar. n urmtorul tabel Parcurgerea foii de lucru se prezint informaii adiionale referitoare la deplasarea ntr-o foaie de lucru:



Tabelul nr. 2.2. Parcurgerea foii de lucru

Deplasarea Se execut urtoarele:

- pentru a muta un cmp spre dreapta - se apas tab - pentru a muta un cmp spre stnga - se apas shift+tab - pentru a trece la registrul urmtor - se apas Tab n ultimul cmp al articolului

curent - pentru a merge n cel mai din dreapta cmp din articolul anterior

-se d Shift+Tab n cel mai din stnga cmp al registrului curent

- pentru a merge la primul registru - se d click pe butonul First Record - pentru a merge la registrul anterior - se d click pe Previous Record - pentru a merge la registrul urmtor - se d click pe Next Record - pentru a merge la ultimul registru - se d click pe Last Record - pentru a merge la primul registru gol - se d click pe butonul New Record din bara

de instrumente - pentru a merge la o anume nregistrare

- se d dublu-click pe csua text Record Number, se introduce numrul pentru registru i se apas tasta Enter

Se mai poate de asemenea, naviga, introducnd punctul de inserare n orice articol sau cmp i executnd cte un click n acea poziie sau utiliznd tastele de navigare.

2.14. Navigarea n casetele de dialog Este aceeai pentru orice aplicaie. Se poate folosi tastatura sau mouse-ul pentru a se face selecii. Ori de cte ori este deschis o caset de dialog, utilizatorul trebuie s rspund la ntrebri sau cel puin s aleag Cancel sau Close nainte s execute alte operaii. Etape de lucru:

1. In multe casete de dialog (cum ar fi Save As) cnd este introdus un text, textul din csua text este deja selectat. Utilizatorul doar introduce textul pentru a-l nlocui pe cel existent. Nu este necesar s se dea un click n csua text, nainte de introducerea textului.

2. Pentru a muta cursorul n diferite pri ale casetei de dialog se va apsa tasta Tab pentru deplasare nainte i Shift+Tab pentru a merge napoi. Dac pentru a se ajunge la o anumit opiune, trebuie s se apese de mai multe ori pe Tab, atunci se va putea da direct un click pe acea opiune.

3. Pentru a le activa sau dezactiva se va da un click pe csuele de verificare sau de opiune.



4. Cnd se execut selecii, cu ajutorul mouse-ului, se accept toate seleciile dac se apas butonul OK, echivalentele sale sau tasta Enter.

Sfat: Se va putea alege orice opiune cu o liter subliniat n caseta de dialog, apsnd combinaia de taste Alt+ litera subliniat. De exemplu, pentru a selecta butonul Next

( ), se va tasta Alt+N.

2.15. Help: Access Help Microsoft Access conine cteva modaliti diferite de ajutor, cu diferite cantiti de informaii. Utilizatorul va avea acces la diferite metode de ajutor folosind sau utiliznd butonul Help din dreapta ferestrei barei de instrumente.

Etape de lucru: 1. Se apas tasta F1, Access deschide fereastra Access Help (Figura 2.11.

Fereastra Access Help) sau expune ajutorul legat de subiect, l asociaz cu poziia sau condiia utilizatorului n program. Dac Access merge direct spre subiect, dup ce s-a terminat de citit ajutorul dat, se sare la pasul 4.

Figura nr. 2.11. Fereastra Access Help

2. Dup deschiderea ferestrei Help, se va tasta o ntrebare apoi Enter. 3. Helpul afieaz o list de opiuni posibile. Se va selecta unul din subiectele

expuse i se deschide o nou fereastr n care se prezint detaliat ajutorul solicitat (Figura nr 2.12. Ajutor prin ntrebri).



4. Cnd s-a terminat de lucrat cu fereastra de ajutor, se va da un click pe butonul Close (X). Pentru nchiderea ferestrei Access Help, se va da click pe butonul lui de nchidere- Close.

Figura nr 2.12. Ajutor prin ntrebri

Access 2007 - Capitolul III. Gestiunea tabelelor


GESTIUNEA TABELELOR

Fiecare tabel, interogare, formular sau raport este un obiect database ce poate fi copiat, redenumit, cruia i se pot crea descrieri i seta proprieti. Se pot crea obiecte database, importndu-le dintr-o alt baz de date Access. Se pot crea tabele n Access importndu-le sau legndu-le de o alt surs de date. Se pot importa i exporta fiiere. n Access, mai nti, se creaz baza de date goal, fr nici un obiect n ea. Urmeaz introducerea tabelelor cu sau fr date, crearea legturilor dintre tabele, crearea interogrilor, a formularelor, crarea rapoartelor i apoi cuplarea tuturor acestor obiecte ntr-o singur aplicaie.

3.1. Crearea bazei de date

Etape de lucru: 1. Se execut un click pe Office Button; 2. Din lista cu opiunile de meniu, se fixeaz cursorul pe New (Ctrl + N) i se execut

un click; 3. Se selecteaz Featuring; 4. In fereastra Getting Started with Microsoft Office Access se execut click pe Blank

Database (solicitm crearea unei baze de date goale); 5. Se acioneaz Browse for a location to put your database (pentru a stabili locaia de

salvare a bazei de date). Implicit este My Documents; 6. n caseta de editare File Name programul stabilete numele bazei de date ce

urmeaz a fi create ca DatabaseN.accdb. Acest nume poate fi schimbat pentru N = 1, 2,N, sau un alt nume (de exemplu:Vnzri.accdb). Dup ce s-a stabilit numele bazei de date se acioneaz butonul Create, avnd ca efect crearea bazei de date cu numele atribuit anterior. Se intr apoi, n etapa urmtoare de creare a tabelelor de lucru.



3.2. Crearea tabelelor n access 2007 exist patru (4) variante posibile de creare a tabelelor i anume:

1. prin introducerea datelor; 2. utiliznd liste SharePoint; 3. n modul de lucru Design; 4. utiliznd abloane.

3.2.1. Crearea unui tabel prin introducerea datelor

Etape de lucru: 1. Se execut un click pe eticheta Create din panoul de navigare; 2. Se execut un click pe butonul Table (cel mai din stnga n fereastra de

instrumente); 3. Se introduc datele n fereastra de lucru. Sistemul afieaz Table1 ca etichet a

primului tabel. Primul cmp este implicit pus ca ID. Se salveaz introducerea datelor, ncepnd cu cel de-al doilea cmp prin Add New Field. Se tasteaz valorile (numere, texte, data calendaristic, yes, no). Se trece la cmpul urmtor acionnd tasta Tab. Primul cmp n care s-au introdus date va avea numele Field1, al doilea Field2 .a.m.d. ;

4. Pentru a schimba un nume de camp, se selecteaz numele cmpului respectiv sau se execut un click dreapta i se alege comanda Rename Column, apoi se apas tasta Enter;

5. Cnd s-a terminat de realizat structura tabelului, se execut un click pe butonul Save din meniul contextual cu acces rapid. In acest scop, se execut un click dreapta pe eticheta tabelului pentru a deschide meniul contextual cu acces rapid, iar de aici se selecteaz butonul Save. Butoanele puse la dispoziie n aceast bar sunt: Save, Close, Close All, Design View i Datasheet View (Figura nr 3.1. Comenzile meniului contextual la crearea tabelelor);

Figura nr 3.1. Comenzile meniului contextual la crearea tabelelor



6. Dup acionarea butonului Save se va deschide caseta Save As, dndu-se posibilitatea schimbrii numelui de tabel (de exemplu: din Table1 n Produse) dac se dorete (Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei);

Figura nr 3.1A. Caseta pentru atribuire nume tabelei

7. Se acioneaz butonul de comand OK i tabelul creat va fi salvat cu noul nume sau vechiul dac, acesta nu a fost schimbat;

Observaii: Dup salvarea tabelului, meniul cu acces rapid va avea ataate n plus nc dou butoane PivotTable View i PivotChart View (Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup salvarea tabelei)

Figura nr 3.1B. Meniul contextual dup salvarea tabelei 8. nchiderea tabelului se realizeaz prin butonul Close din fereastra tabelului (colul

dreapta sus). Observaii: Tipul datelor pe coloane le stabilete sistemul n funcie de datele introduse n acele coloane. Se pot modifica acionnd comanda Data Type din panglica Table Tools. Variantele de tipuri puse la dispozitie sunt: Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Attachment, Lookup Wizard.

Dup realizarea a cel puin dou tabele, se poate crea relaia dintre ele, alegnd din panglica de instrumente Table Tools, eticheta Data Sheet i apoi din grupul de instrumente

Cele dou comenzi adugate dup salvarea tabelului

Figura nr 3.2A. Selectarea tipului de date pentru modificare



Relationships butonul cu acelai nume (Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili realia dintre dou tabele).

Figura nr 3.2B. Selectarea butonului pentru a se stabili realia dintre dou tabele Observaii: Pentru a selecta o coloan sau o linie se execut click pe eticheta de coloan sau linie.

Pentru a redimensiona o coloan sau o linie se trage cu mouse-ul bordura dintre ele

sau se execut un click pe eticheta Home i apoi un click pe butonul More, obinndu-se acces la comenzile de redimensionare a liniilor i coloanelor. Acestea sunt:

Row Height pentru redimensionarea rndurilor; Column Width pentru redimensionarea coloanelor; Freeze pentru mutarea coloanei selectate n prima poziie a tabelului; Unfreeze pentru scoaterea din fixare; Hide Columns pentru ascunderea coloanei selectate; Unhide Columns pentru scoaterea din ascundere; Subdatasheet realizeaz legtura de subordonare cu un alt tabel sau interogare.

Figura nr 3.3. Comenzi de redimensionare a liniilor i coloanelor

Observaie: Aceleai comenzi se pot selecta i cu ajutorul meniului contextual

Meniul contextual pentru coloane

Meniul contextual pentru linii



3.2.2. Crearea tabelelor utiliznd abloane

Etape de lucru: 1. Se execut cte un click de mouse astfel: Office Button xNew xFeaturing xBlank Database;

2. Se selecteaz Browse; 3. Se activeaz eticheta Create, avnd ca efect afiarea butoanelor pentru crearea

tabelelor; 4. Se execut un click pe butonul Table Templates- care deschide lista abloanelor; 5. Se execut un click pe unul dintre acele abloane (Contents, Tasks, Issues, Eventes,

Assets). Se va afia un tabel nou, cu structura tabelului selectat; 6. Pentru a schimba un nume de camp, se execut un dublu click pe numele respectiv

i se introduce noul nume apoi se apas tasta Enter: 7. Pentru a elimina coloane, se execut click dreapta pe eticheta de coloan i se alege

Delete Column; 8. Se introduc datele n noul tabel creat; 9. Se salveaz, executnd un click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces

rapid; 10. Se nchide, prin butonul Close din fereastra tabelului.

Not: Pentru a insera o subfoaie n tabel (un subtabel) se procedeaz astfel:

n modul de afiare Datasheet (se acioneaz din Table Tools), se execut click pe eticheta Home i apoi pe butonul More.

Se selecteaz opiunea Subdatashee. Din fereastra Insert Subdatasheet se execut click pe eticheta Tables i apoi click pe

unul din tabelele prezentate n aceast fereastr. n caseta Link Child Fields se precizeaz cheia extins (aferent tabelului copil), iar

n caseta Link Master Fields se precizeaz cheia primar din tabela printe, dup care se iese acionnd butonul OK.

Dac cele dou tabele, ce au intrat n relaie, au avut date introduse n tabela printe, n dreptul nregistrrilor se afieaz semnul plus (+). Executnd un click pe acest semn, se afieaz subfoaia de date. Plusul se transform n minus (-). Ascunderea subfoii de date se realizeaz executnd un click pe semnul minus (-).

3.2.3. Crearea unui tabel utiliznd liste Share Point

Etape de lucru: 1. Se execut cte un click de mouse astfel: Office New Create eticheta Create

din banda cu butoane Share Point List;



2. Se execut un click pe eticheta Create; 3. Se execut un click pe butonul SharePoint List care deschide o fereastr cu

abloanele de liste SharePoint. Acestea sunt: Contacts, Tusks, Issues, Events, Custom, Existing Share Point List;

4. Se execut un click pe una din liste, avnd ca afect deschiderea unei casete de dialog;

5. Se introduce o adres de site SharePoint sau se selecteaz una existent; 6. Se introduce un nume i o descriere; 7. Pentru a deschide lista, se selecteaz caseta de validare a opiunii Open the list

when finished; 8. Dac au fost introduse corect toate comenzile, se lanseaz crearea listei i se

acioneaz butonul OK. 3.2.4. Crearea unui tabel n modul Design View

Etape de lucru: 1. Se execut un click pe eticheta Create, apoi pe butonul Table Design. Efectul este

afiarea unei ferestre de lucru mparit n dou. n partea superioar are trei coloane Field Name, Data Type i Description. n partea inferioar se vor gsi proprietile cmpurilor (Field Properties) pe dou coloane: General i Lookup;

2. Se execut click ntr-o celul Field Name i se introduce numele cmpului. Se acioneaz tasta Enter, iar cursorul se mut n coloana Data Type;

3. n dreptul cmpului tastat la Field, n coloana Data Type se selecteaz tipul datelor acceptate de acel cmp. Implicit este text. Se deschide lista tipurilor de cmp, acionnd butonul sgeat i se alege unul din tipurile prezentate;

4. Se execut click ntr-o celul Description i se introduce o descriere pentru cmp. Dac se afl n faza de modificare a proprietilor, apare butonul Property Update Options (opiuni de actualizare a proprietilor), apoi se va selecta o opiune;

5. Pentru a insera un cmp ntre altele dou existente, se execut click pe ablonul linei aflate imediat sub locul n care se dorete inserarea cmpului nou i apoi se execut un click pe butonul Insert Rows din panglica cu instrumente;

6. Pentru a terge un cmp, se execut un click pe ablonul de linie al cmpului care va fi eliminat i apoi un click pe butonul Delete Rows din panglica de instrumente;

7. n partea de jos a ferestrei, pentru fiecare tip de date a cmpurilor sunt prezentate proprietile acceptate. La unele se poate interveni i modifica;

8. Se salveaz designul creat pentru tabel, prin click pe butonul Save din bara de instrumente cu acces rapid. Cu aceast operaie, se solicit un nou nume pentru tabelul creat. Cnd s-a terminat, se nchide tabelul acionnd comanda Close (n dreapta sus a tabelei).



Figura nr 3.4. Macheta de creare a tabelelor n Design

3.3. Tipuri de cmpuri (Data Type) Tipurile de cmpuri acceptate de programul Access sunt:

1. Text Acestea sunt texte sau combinaii de texte i numere. Dimensiunea implicit este de 255 de caractere. Este tipul implicit de date. Poate lua valori ntre 1-255 caractere.

2. Memo Aceste date sunt texte de dimensiuni mari cum ar fi descrieri sau note explicative. Pentru fiecare articol al tabelului pot fi aproximativ 16 pagini de text scris la un rnd. Ocup pn la 64.000 de octei n memoria calculatorului.

3. Number Datele de tip number sunt date numerice utilizate n calcule matematice, care nu sunt valori calendaristice sau monetare. Tipul Long Integer este cel implicit. Subtipul de date este stabilit prin intermediul proprietii Field Size. Valorile posibile sunt:

Byte - numere ntregi pozitive cu valori n intervalul [0, 255]; Integer - numere ntregi n intervalul [-32.768, 32.767] i ocup 2 octei n

memorie; Long Integer - numere ntregi n intervalul [-2.147.483.648, 2.147.483.647]; Single = numere cu zecimale in intervalul [-3.402.823*1038, -1.401.298*10-45] i

[1.401 298*10-45, 3 402 823*1038] i ocup 4 octei; Double = numere cu zecimale n intervalele [-179.769.313.486.231*10308, -

494.065.645.841.247*10-324] i [494.065.645.841.247*10-324 , 179.769.313.486.231*10308] i ocup 8 octei;

Partea superioar Partea inferioar



Replication ID = identificator de multiplicare - ocup 16 bytes n memoria calculatorului;

Decimal. 4. Date/Time

Tipul data calendaristic, ocup 8 bytes. Accept date calendaristice i ore. Formatele acceptate sunt:

General Date 19.10.2009 15:34:23; Long Date 19 oct 2009; Medium Date 19-oct-2009; Short Date 19.10.2009 sau 19/10/2009; Long Time 17:34:23 (or, minut, secund); Medium Time 05:34 (or, minut); Short Time 17:34 (or, minut).

5. Currency (valoare monetar); n cmpul de tip currency pot fi introduse valori monetare cu 15 cifre n stnga punctului zecimal i 4 cifre n dreapta. Ocup 8 octei (bytes).

6. AutoNumber (numr cu incrementare automat) ntr-un cmp cu astfel de numr, se insereaz automat numere. Acestea pot fi : secveniale: cu pasul de cretere egal cu 1. La aceste cmpuri proprietatea Field Size

este configurat pe valoarea Long Integer, iar proprietatea New Values este configurat pe Increment. Ocup 4 octei (bytes) n memoria calculatorului. Obligatoriu proprietatea Indexed trebuie s fie setat pe Yes (No Duplicates);

aleatoare: se obine pe baza unui algoritm de generare a numerelor aleatoare. Proprietatea Field Size este configurat pe Long Integer. Proprietatea New Values pe Random. Ocup 4 octei n memoria calculatorului;

identificatori de multiplicare: se vor folosi n bazele de date duplicate. Proprietatea Field Size este configurat cu valoarea Replication ID.

Observaii: ntr-un tabel poate exista doar un singur cmp cu incrementare automat (AutoNumber). Dac s-a setat proprietatea ReplicationIDdimensiunea cmpului va fi de16bytes.

7. Yes/No (Da/Nu): sunt date logice. Cmpurile de acest tip conin doar valori logice de tipul Yes/No. Ocup 1 bit n memoria calculatorului.

8. OLE Object (Obiecte OLE). Cmpurile de acest tip pot conine diferite obiecte precum: documente Word, foi de calcul Excel, imagini grafice, fiiere audio. Ocup pn la 1 gigabyten memoria calculatorului.



Observaii: n modul de afiare foaie de date, se execut un click pe comanda Insert Object i apoi se selecteaz obiectul ce va fi introdus n list.

9. Hyperlink (Hiperlegtura): va conine : o adres internet (URL); o referin la un document de pe discul fix al utilizatorului; o referin a unui document din reea.

Ocup pn la 64.000 de octei. Pentru a se introduce date n astfel de cmpuri, se deschide tabelul n modul de afiare foaie de date. Prin intermediul comenzii Insert Hyperlink se specific nlnuirea necesar, eventual i o etichet definit n interiorul fiierului specificat. nlnuirea va fi afiat cu caractere albastre putnd avea pn la 2048characters. Un click pe nlnuire, va vizualiza fiierul refereniat.

10. Attachment (noutate n 2007): - permite ataarea de fiiere- cmpului respectiv. n

modul de afiare foaie de date, un astfel de cmp, apare simbolizat cu caracterul @ n oglind. Fiierele ataate pot fi: documente Word, liste Excel, documente text, imagini grafice, alte fiiere, obiecte create anterior sau se pot crea odat cu descrierea cmpului.

11. Lookup Wizard (vrjitor de cutare): cmpul cu acest tip de date poate fi ncrcat

ntr-o list de date, creat anterior sau prelund valorile dintr-o coloan a altui tabel care este n legtur cu el. Dimensiunea cmpului de acest tip este de 4bytes.

3.4. Proprietile cmpurilor (Fields Properties)

Fiecare cmp are un numr de proprieti care depind de tipul cmpului. Pentru fiecare cmp sunt alocate proprieti generale (General) i proprieti de cutare (Lookup) . 3.4.1. Proprietile generale

a) Proprietatea Field Size (dimensiune cmp) Prin intermediul ei se stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse de utilizator ntr-un cmp de tip text, numr sau numr cu incrementare. La cmpurile text, valoarea maxim este de 255 de caractere. La cmpurile de tip numr proprietatea poate fi configurat cu valorile: Byte, Integer, Long Integer, Simple, Double, Replication ID, Decimal. Cele mai utilizate cmpuri numerice sunt Long Integer i Double.



Dac ntr-o relaie de tipul 1-N, cmpul cheie primar este un numr cu incrementare, atunci cmpul cheie extins trebuie s fie de tipul Long Integer, deoarece valoarea implicit a proprietii pentru cmpurile cu incrementare este Long Integer.

b) Proprietatea Format Stabilete modul n care vor fi afiate, informaiile introduse n cmp. Nu se refer la memorarea datei, ci doar la afiare. Va fi utilizat la cmpul Number. irul de formatare poate fi un format predefinit sau un format personalizat (definit de utilizator). Formatele predefinite pot fi selectate dintr-o list, aflat n dreapta liniei Format (sgeata cu vrful jos).

n cazul cmpurilor de tip Number formatele predefinite sunt: General Number - numr general, numrul va fi afiat aa cum s-a introdus. (De

exemplu 3456,789); Currency monetar. Se utilizeaz, separatorul pentru mii; numerele negative

sunt delimitate de paranteze. Implicit vor avea 2 zecimale. (De exemplu: 3,456.79 lei);

Euro - este identic Currency, dar n loc de lei se afieaz semnul de la Euro. (De exemplu: 3,456.79 );

Fixed - fix, ntotdeauna va fi afiat cel puin o cifr. Implicit are 2 zecimale. (De exemplu: 3456,79);

Standard cu separatorul pentru mii i cu dou zecimale (De exemplu: 3,456.79);

Percent - procent. Valoarea este nmulit cu 100 i de adaug numrului afiat semnul procent (%) la dreapta. (De exemplu: 123,00 % );

Scientific - cu abcis i exponent. (De exemplu: 3,46 E +0,3 adic 3,46 * 103

=3460 ).

Cmpuri de tip dat calendaristic Formatele predefinite sunt:

General Date 19.06.2009 17:34:23 Long Date 19 iunie 2009 Medium Date 19-iun-2009 Short Date 19.06.2009 sau 19/06/2009 Long Time 17:34:23 Medium Time 05:34 Short Time 17:34 ;

n cazul cmpurilor de Yes/No (tip logic) formatele predefinite sunt: - True/False (adevarat/fals) - Yes/No (da/nu) - On/Off (cuplat/decuplat)



c) Proprietatea Decimal Places (numr de zecimale)

Aceast proprietate apare la cmpurile de tip Number sau Currency. Are rolul de a stabili numrul de cifre afiate de programul Access, n dreapta separatorului zecimal. Valorile posibile sunt:

Auto numrul cifrelor afiate este specificat de proprietatea Format (valoare implicit);

Un numr de la 0 pn la 15 numrul de cifre afiate n dreapta separatorului zecimal. Cifrele din stnga vor fi afiate conform proprietilor Format.

d) Proprietatea Input Mask (crearea mtilor de introducere date)

O masc de introducere date permite s se controleze valorile care pot fi introduse ntr-un cmp al bazei de date. Mtile de introducere date sunt compuse din caractere cum ar fi spaii, puncte, paranteze i ali nlocuitori. Un nlocuitor este un caracter text, cum ar fi liniua de subliniere care indic locul n care utilizatorul ar trebui s introduc datele. Masca de intrare stabilete pentru fiecare caracter tastat dac este obligatoriu sau opional, precum i tipul caracterului: alfabetic, numeric sau caracter arbitrar. O masc de introducere pentru un cmp cu numere de telefon ar putea fi (_ _ _)_ _ _ - _ _ _ _ _ _ pentru a tasta de exemplu: (040)256-456789. Parantezele i cratima sunt caractere propriu-zise, n timp ce liniua de subliniere acioneaz ca un nlocuitor pentru cifrele din numrul de telefon. Programul Access ofer mai multe mti predefinite- pentru introducerea datelor. Se pot crea i mti particularizate. Mtile se aplic doar cmpurilor de tip Text i Data Calendaristic. Access 2007 pune la dispoziia utilizatorilor aplicaia expert Input Mask Wizard cu ajutorul creia se pot crea mti noi, modifica cele existente i chiar creaz mti pentru cmpurile numerice.

Etape de lucru: a) Se deschide tabelul din modul de lucru Design; b) Se execut click n caseta Input Mask; c) Se execut click pe butonul Build () pentru a lansa aplicaia expert Mask Wizard; d) Se deruleaz lista de mti predefinite, pentru a gsi masca dorit. n aceast list se

gsesc mti pentru numere de telefon, cod numeric personal, cod potal, extensie, parol, dat calendaristic;

e) Pentru a modifica o masc existent, se selecteaz butonul Edit List din fereastra Input Mask Wizard care deschide fereastra Customize Input Mask Wizard. De exemplu: o masc de forma #990000.0999 va cere introducerea unui numr. Numerele acceptate de Access pentru aceast constucie au fost: diezul (#) care permite utilizarea semnului plus (+) sau minus (-). n continuare pot fi tastate ase cifre pentru partea ntreag a numrului (990000). Din cele ase cifre, patru sunt



obligatorii (0000). n continuare se va folosi un separator zecimal, datorit caracterului punct. Partea zecimal va fi format din patru cifre (0999) din care, doar prima cifr este obligatorie (caracterul zero).

n crearea mtilor, caracterele de formatare acceptate sunt redate n tabelul urmtor (Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea mtilor).

Tabelul 3.1. Caractere pentru crearea mtilor Caracter Descriere

0 In poziia respectiv trebuie introdus o cifr 9

In poziia respectiv se poate introduce o cifr sau un spaiu (character optional)

# Cifr, caracter spaiu, plus, minus L Obligatoriu trebuie introdus o liter ? Se permite introducerea unei litere

(character opional) A In poziia respectiv, n mod obligatoriu,

trebuie introdus o cifr sau o liter a Se permite introducerea, n poziia

respectiv, a unei litere sau cifre (opional) & Obligatoriu trebuie tastat un character sau

un spaiu C Se permite introducerea unui character sau

spaiu (opional) . Precizeaz poziia punctului zecimal , Separarea miilor : Separarea n ore, secunde, minute

- sau / (minus sau slash) Pentru datele calendaristice < Toate caracterele tastate vor fi transformate

n minuscule > Convertirea n majuscule a caracterelor

tastate \ Caracterul tastat dup el va fi afiat n mod

obligatoriu (de exemplu: \S va fi afiat un caracter S automat)

f) Proprietatea Caption (titlu)

Stabilete titlul aferent cmpului care va fi utilizat, atunci cnd tabelul se afieaz n format foaie de date. De exemplu: n structura fiierului, un cmp a fost etichetat Codc. La proprietatea Caption pentru cmpul respectiv, se tasteaz o alt denumire i anume Cod



client. Efectul se va vedea la vizualizarea tabelului n formatul foaie de date, unde denumirea coloanei Codc va fi Cod client. Aceast proprietate poate fi utilizat la orice tip de cmp. g) Proprietatea Default Value (valoare predefinit) Este o valoare care va fi introdus automat n cmpul respectiv atunci cand se creaz un nou articol (valoarea iniial sau predefinit a cmpului). Se vor respecta urmtoarele reguli:

Nu poate fi utilizat la cmpurile de tip Numr cu incrementare automat sau de tip Object OLE;

La cmpurile de tip Logic poate fi configurat pe True; La cmpurile de tip Data Calendaristic poate fi iniializat cu expresia =Date()

care returneaz data curent; Cmpurile de tip Number sau valoare monetar sunt iniializate automat cu valorea

zero (0). Dar dac, de exemplu, cmpul va fi pentru calculul procentului TVA (19%) se va tasta n loc de zero (0), cifra 19 la Default Value. n acest caz la formatul foaie de calcul, cmpul va fi ncrcat automat cu cifra 19.

h) Proprietatea Validation Rule (regul de validare) n cadrul acestei proprieti se va tasta o expresie logic ce limiteaz valorile care pot fi introduse n cmp. Expresia logic poate fi format din cel mult 2048 de caractere. Nu poate fi utilizat la cmpurile de tip Autonumber, OLE Object sau Attachment. Astfel, n cazul unui cmp de tip n

Tutorial Access 2007

Documents

Transcript of Tutorial Access 2007