Trendix

2008/2009 SIE anul II laborator 03

GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI TRENDIXModulul Contabilitate

Sistemul informatic integrat TRENDIX presupune un ansamblu de module necesare şi utile atât departamentului financiar - contabil, cât şi managerilor de pe diferite nivele ierarhice.

Instalarea şi configurarea acestui sistem informatic se face în raport de profilul firmei, organizarea acesteia (existenţa subunităţilor sau filialelor, lucrul cu agenţii, existenţa depozitelor), natura activităţilor pe care le desfăşoară şi necesităţile firmei.

Configurarea completă a acestui sistem informatic adaptată la specificul fiecărei firme se va face după încheierea contractului de implementare a licenţei.

În cele ce urmează vom face o descriere scurtă a celor mai importante operaţiuni, care sunt comune tuturor societăţilor, indiferent de obiectul lor de activitate.

1. Meniul START

1.1. Odată instalat programul, la deschiderea acestuia va apărea doar meniul START în stânga sus a ecranului. Pentru a avea acces si la celelalte module, apăsaţi butonul Login (Fig. 1)

Fig. 1 Fereastra de start Fig. 2 Fereastra de logare prin user şi parolă

şi introduceţi la Nume de utilizator: trendix, Parola: trendix (Fig.2). Acestea sunt predefinite, urmând sa fie schimbate in funcţie de utilizatorii programului.

1.2. După introducerea numelui de utilizator si parolei va apărea fereastra Administratare Societaţi (Fig. 3) in care trebuie să introduceţi societatea/societăţile pentru care vreţi să introduceţi date.

Fig. 3 Fig. 4

Apăsaţi butonul Adăugare şi introduceţi numele firmei, apoi salvaţi. Din fereastra iniţială alegeţi societatea creată şi apăsaţi butonul Selectare. Pentru

modificarea numelui societăţii sau ştergerea acesteia din lista se apasă Modificare, respectiv Stergere.

Tot în această fereastră se poate face salvarea datelor introduse pentru fiecare societate. Astfel, se selectează societatea pentru care se doreşte salvarea şi se apasă butonul Export (Fig. 5), se alege tipul de export (se bifează căsuţa Multivolum numai în cazul unei salvări partajate pentru

1


discheta şi se dă dimensiunea dorită fiecărei partiţii). Apoi se alege calea unde urmează să se facă salvarea (unde anume pe calculator/discheta).

În cazul unor evenimente nedorite (formatare accidentală a hardului, ştergerea programului din greşeală, alte evenimente care pun în pericol buna funcţionare a programului) se poate face o revenire la datele salvate anterior prin apăsarea butonului Import (Fig. 6). Se alege dacă este firmă nouă sau nu, apoi se apasă Continua şi firma va apărea în lista de societăţi.

Fig. 5 Fig. 6

1.3. Tot in meniul START, apăsând butonul Utilizatori (Fig. 7) unde veţi putea defini mai mulţi utilizatori, restricţiile fiecăruia dintre aceştia (pot lucra mai mulţi utilizatori în reţea, fiecare având acces la unul sau mai multe module), precum şi Numele de utilizator şi Parola aferente fiecărui utilizator.

Veţi putea bifa operaţiunile admise pe fiecare utilizator în parte. Tot de aici vă puteţi schimba numele de utilizator şi parola iniţială de la instalarea programului. După schimbări apăsaţi Salveaza date.

Fig. 7

2. SETARI GENERALE

2.1. Apăsând butonul Meniu Ajutator (Fig. 8) din SETARI GENERALE va apărea în partea dreaptă a ecranului un şir de iconuri corespunzătoare butoanelor din meniuri. Astfel, cele mai utilizate butoane pot fi trase cu ajutorul mouse-ului din acest şir pe suprafaţa ecranului pentru a fi mai uşor accesate.

2


Fig. 8

2.2. Pentru verificarea funcţionării corecte a programului şi a depistării eventualelor necorelări a datelor introduse se apasă butonul Notificari (Fig. 9), operaţiune prin care se scanează întreg programul (acţiune asemănătoare unei scanări de viruşi). Înainte de a face această operaţiune este necesară o salvare a datelor prin efectuarea unui export de date (vezi Export la meniul START, Administrare societăţi). Verificarea se poate face după mai multe filtre (se poate alege unul anume sau toate filtrele din lista Filtru Dupa ), apoi se apasă Scanează. În urma scanării se pot găsi neconcordanţe între datele introduse şi se fac sugestii pentru eliminarea lor. Daca sunteţi de acord cu sugestiile oferite apăsaţi Rezolva automat, astfel programul revine la parametrii de funcţionare normali.

Fig. 9

2.3. Pentru eventualele corectări la datele unui furnizor/client se apasă Corectare terti (Fig. 10). Aici se poate face o corecţie rapidă a codului fiscal al furnizorului/clientului şi este recomandat utilizarea într-un timp cât mai scurt deoarece lucrul în reţea va fi întrerupt.

3


Fig. 10

2.4. Refacerea si Reconfigurarea (Fig. 11) este operaţia necesară atunci când se întâmplă evenimente ce duc la blocarea temporară a programului (utilizarea necorespunzătoare, fluctuaţii ale curentului electric, etc). În aceste cazuri, pentru refacerea bazei de date se apasă acest buton şi se bifează toate modulele. În fereastra ce se va deschide se bifează modulele active din aplicaţi şi se apasă butonul Executa. După efectuarea refacerii se apasă Inchide.

Fig. 11

2.4. Prin apăsarea butonului Configurare (Fig. 12) se va deschide o fereastră în care puteţi introduce o serie de date de identificare privind firma: adresa firmei, telefonul, faxul, adresa e-mail, funcţia şi numele persoanei care semnează documentele contabile, codul CAEN – se selectează apăsând butonul mic din dreapta liniei de cod (…), se bifează căsuţa corespunzătoare pentru subunităţi sau dacă se lucrează cu agenţi,

4


nomenclatorul de bănci (se apasă butonul cu acelaşi nume pentru adăugarea băncii, filialei, contului).

De asemenea, se bifează dacă se lucrează într-o reţea locală sau transferul între GESTIUNE şi CONTABILITATE se face la distanţă printr-o conexiune de Internet (online).

Fig. 12

3. TRANZITARE DATEAcest modul este folosit pentru trecerea la luna următoare (se apasă Trecere la luna

urmatoare) (Fig.13), respectiv anul următor (An nou) şi ATENŢIE ! este recomandabil să faceţi acest lucru numai dacă sunteţi sigur că datele introduse pentru luna lucrată sunt corecte. De asemenea, se poate face întoarcerea la luna anterioară (se apasă Revenire la luna anterioară ). Pentru siguranţă veţi fi întrebaţi de 3 ori dacă doriţi să faceţi această operaţie.

Fig.13

5


4. CONTA GENERALĂ

4.1. Înainte de a face operaţii în acest modul trebuie făcute câteva setări.

Fig.14

Astfel, prin apăsarea butonului Configurare se deschide o fereastră (Fig.14) în care puteţi alege:

- luna contabilă şi luna curentă, - se bifează Impozit pe Profit, dacă firma este plătitoare de impozit pe profit. În cazul în

care este plătitoare de impozit pe venit (microîntreprinderi), nu se bifează această căsuţă.- contabilitatea în timp real (introducerea datelor se face inclusiv pentru luna curentă, nu

doar pentru luna contabilă); - evidenţa facturieră :

o descărcarea facturilor se poate face în ordinea vechimii; o se poate ţine o evidenţă a furnizorilor pe cont sintetic (se bifează Evitare baze

00000 pt. facturi). În caz contrar, pentru fiecare furnizor introdus se va crea automat un cont analitic (ex. 000001, 000002) care poate fi modificat ulterior;

o în cazul acordării de avansuri la facturi se bifează căsuţa Activez credit la terţi

- conturile pentru înregistrarea mijloacelor fixe şi a amortizării acestora (Fig. 15) - la Setări pentru Mijloace Fixe se apasă butonul Asocieri conturi (1); în fereastra deschisă se apasă Adaugă (2) pentru introducerea contărilor pentru diferite tipuri de mijloace fixe (3).

6


Fig. 15

- ATENŢIE pentru următorul pas se definesc mai întâi gestiunile şi tipurile de materiale în Modulul GESTIUNE, Configurare (vezi Modulul GESTIUNE) (Fig. 16);

- introducerea conturilor pentru operaţiile din gestiune - butonul Inregistrări contabile: (1) apoi, în fereastra nou deschisă - conturile pentru NIR-uri (A), facturi de ieşire (B), bonuri (C), bonuri de producţie (D), import (E).

Fig. 16

- conturile pentru Modalităţile de achitare (2) – casa (A), contul la banci (B) (Fig. 17).

7


Fig. 174.2. Operaţiile contabile care nu provin din

meniurile GESTIUNE, MIJLOACE FIXE, PRODUCŢIE, SALARII, pot fi introduse manual sau cu ajutorul unor machete prestabilite prin intermediul butonului Tranzacţii (Fig.18).

Fig. 18

Prin Generale se introduc operaţii contabile manual, prin alegerea uneia din cele două variante: conturi pereche sau cont fixat.

Prin Conturi pereche (Fig. 19) se introduc contările fie manual, fie prin predefinirea anterioară a unor operaţii frecvente (achitări, încasări, etc). Odată predefinite operaţiile, ele pot fi selectate din lista de operaţii aflate în partea dreaptă sus a ferestrei. Pentru selectarea tipului de document ce stă la baza operaţiei se apasă butonul mic (…) din partea stângă sus (Selectare tip document). Se introduc apoi data şi numărul documentului.

Fig. 19

În cazul în care se ţine o evidenţă facturieră (Fig. 20) pe conturi de furnizori/clienţi analitice, contul predefinit iniţial (ex. 401-0-000000) poate fi modificat cu un analitic. Structura conturilor este de forma: 401-0-000000, unde primul grup de cifre reprezintă contul sintetic, a doua cifra este tipul valutei in care se lucrează, iar al treilea grup reprezintă analiticul contului. Pentru a defini dintre aceste conturi se apasă cu mouse-ul pe fiecare dintre grupurile de cifre, iar din lista ce se deschide se alege cu tasta săgeată în jos ↓ varianta dorita.

Fig. 20După introducerea tuturor datelor se apasă Inregistrează. În acest moment vă apare o fereastră cu Evidenţă facturi (E). Aici se selectează prin apăsarea tastei F4 facturile care se plătesc sau se încasează din cele emise de furnizorul sau pentru clientul respectiv. Se apasă Adaugă, apoi Confirmă.

De asemenea, se pot crea machete predefinite (Fig. 21) pentru operaţiunile care se repetă în fiecare lună şi care presupun operaţii cu formule de calcul. Pentru aceasta folosiţi butonul Dedicate, cu opţiunile: Pentru toate societăţile sau Pentru societatea selectată. În general, aceste machete sunt programate de echipa

8


noastră deoarece impun cunoştinţe mai ample de programare şi pot fi definite odată cu implementarea programului. Fig. 21

Aceste machete (Fig. 22) au prestabilite contările pentru anumite operaţiuni, urmând a se introduce doar o dată, numărul documentului care stă la baza operaţiunii şi sumele. Astfel, va fi redusă mult munca de rutină pentru operaţiunile care au repetabilitate şi totodată se face o personalizare a programului în funcţie de nevoile reale şi specificul societăţii.

Fig. 22

4.3. În cadrul submeniului Vizualizare (Fig. 24), prin apăsarea butonului Mişcari (B) (Fig. 23) pot fi urmărite toate contările făcute în cadrul programului, indiferent din ce modul provin (se contează automat operaţiunile înregistrate în Gestiune, Producţie, Mijloace Fixe, Salarii), precum şi cele introduse manual sau prin machete.

Fig. 23

De asemenea, contările făcute în mod greşit pot fi şterse în cadrul acestei ferestre (Fig. 23) (CTRL+DELETE) sau pot fi recuperate contările şterse din greşeală (tot CTRL+DELETE) – această comandă apare în stânga jos a ferestrei de dialog. Se mai pot vizualiza Conturile, Facturile emise (emise de societate şi cele de la furnizori), precum şi Facturile descărcate (toate facturile emise şi achitate).

9


Fig. 24

4.4. În submeniul Liste (Fig. 25) pot fi vizualizate toate tipurile de documente contabile cerute de legislaţia în vigoare (balanţe, jurnale, fişe, registre).

Fig. 25

Acestea pot fi accesate prin alegerea tipul de document dorit:- Balante sintetice (Fig. 26), analitice, cantitative, valutare, cu conturi corespondente. Se

poate alege vizualizare cu 5 coloane (inclusiv soldurile la 1 ianuarie) sau cu 4 coloane.- Jurnale contabile, contabil redus (varianta cu mai puţine coloane), de

cumpărări/vânzări;- Fise sintetice (lunare, anuale), analitice (acestea pot fi lunare, anuale, valutare lunare şi

anuale), cantitative şi fise sah. La fiecare dintre aceste fise se alege perioada de analizat şi contul/conturile sintetice de analizat, apoi se apasă Raport pentru vizualizare

- Registre de casa/banca (Fig. 27): de menţionat că, în cadrul Registrului de Casa, se poate selecta contul de banca pentru a obţine Registrul de Banca.

Fig. 27 Fig. 26

10


De asemenea, în acest meniu pot fi urmărite facturile emise şi cele de la furnizori, scadenţele acestora, prin intermediul butonului Evidenţă facturi (Fig. 28), pe toţi furnizorii/clienţii sau se alege unul anume şi se precizează perioada pentru care se doreşte situaţia. Se mai poate alege ignorarea facturilor achitate prin bifarea acestei opţiuni sau se poate căuta o anumită factură achitată cu o chitanţă cunoscută. În acest ultim caz, se scrie numărul chitanţei cu care s-a achitat. Se poate opta şi pentru valori mai mici de Fig. 28o anumită sumă prin înscrierea acestei sume în câmpul corespunzător.

Prin apăsarea butonului Raport obţinem situaţia dorită în funcţie de opţiunile introduse.

Tot în acest submeniu (Fig. 29) se pot vizualiza situaţia facturilor emise de o firmă şi cele emise de societate pentru firma respectivă, în vederea efectuării compensărilor de facturi.

Fig. 29

În submeniul Scadenţe terţi (Fig. 30) se pot obţine rapoarte cu privire la plăţile şi încasările efectuate sau scadente către furnizori sau de la clienţi, într-o perioadă dată.

Fig. 30

Cartea mare poate fi vizualizată sub formă de raport în perioada specificată de utilizator.

4.5. În orice moment al lunii se poate face o simulare de închidere de lună pentru a afla situaţia la acel moment. Astfel, prin intermediul butonului Închideri (în fereastra ce se deschide se selectează Efectuare închidere pentru toate categoriile de închideri) (Fig. 31) se poate afla situaţia TVA –ului, a profitului, a cheltuielilor şi veniturilor, fără să fie afectată în vreun fel situaţia contabilă.

De menţionat că, la Închiderea impozitului pe profit se pot face câteva setări înainte de a efectua închiderea; astfel, se apasă butonul Setări din partea stângă jos, iar în fereastra ce se deschide se poate alege contul de cheltuieli cu impozitul pe profit/venit (691/698), contul Impozit pe profit/venit (4411/4418) şi cota de impozit pe profit/venit (daca este microîntreprindere se bifează corespunzător). Apoi se apasă Închide. După efectuarea acestor setări se poate efectua închiderea profitului/venitului.

11


Fig. 31

4.6. În submeniul Conturi (Fig. 32) se pot introduce noi conturi (sintetice sau analitice) prin butonul Introducere Conturi; se preia situaţia contabilă dintr-un program folosit anterior, prin introducerea rulajelor cumulate din ultima balanţă în fereastra ce se deschide la apăsarea butonului Actualizare Conturi.

Fig. 32

4.7. În submeniul Nomenclatoare se pot defini:

- tipurile de valută folosite (Fig. 33);- terţii (clienţi sau furnizori) cu datele de contact şi de identificare (Fig. 34). Se apasă

Definire terţi şi se introduc analiticele pentru conturile de furnizori şi clienţi (iniţial sunt definite câteva sintetice pentru conturile de furnizori şi clienţi, iar pentru a defini analitice, se selectează contul sintetic, apoi se apasă Modificare la Analitice terţi şi se introduc datele terţului). Ulterior, când vor fi introduse facturi aferente clienţilor şi furnizorilor, în această fereastră va apărea şi formularul de evidenţă facturieră;

- tipurile de documente utilizate (există deja o serie de documente predefinite, însă în funcţie de necesităţi se mai pot adăuga şi altele sau modifica cele existente: se apasă Adaugă/Modifică);

- sintetice cantitative, pentru o evidenţă cantitativă a gestiunii;- tranzacţii contabile: se apasă Adaugă, iar în câmpurile activate se vor trece denumirea

tranzacţiei, contul debitor, contul creditor, explicaţii (dacă este cazul) şi se selectează tipul de TVA. Aceste tranzacţii predefinite se vor regăsi în lista de operaţii de la meniul Tranzacţii, Conturi pereche.

12


Fig. 33 Fig. 34

Exerciţii:

1. Efectuaţi procedura de logare la aplicaţie.2. Creaţi o nouă societate în cadrul aplicaţiei. Introduceţi datele acesteia de identificare şi

configuraţi modul de lucru pentru această societate ştiind că este plătitoare de impozit pe profit.

3. Realizaţi procedura de import/export pentru o societate existentă. Explicaţi modalităţile de rezolvare.

4. Definiţi două categorii de utilizatori ai sistemului, fiecare cu nume de utilizator şi parole distincte, primul are acces la toate modulele sistemului, cel de-al doilea are acces numai la modulul Salarii. Schimbaţi numele de utilizator şi parola iniţială.

5. Personalizaţi fereastra principală a aplicaţiei folosind Meniul ajutător în funcţie de operaţiile cele mai frecvente pe care le executaţi la un moment dat, corespunzătoare unui anumit modul.

6. Scanaţi întreg programul pentru a verifica funcţionarea corectă a acestuia şi eliminaţi eventualele neconcordanţe apărute.

7. Precizaţi modalitatea de corectare a datelor unui terţ (client/furnizor). Schimbaţi adresa şi codul fiscal al terţului respectiv.

8. Executaţi procedura de refacere/reconfigurare a sistemului. Explicaţi variantele de realizare şi scopul acestei operaţii.

9. Realizaţi trecerea/tranzitarea datelor unei societăţi de la perioada de gestiune curentă la luna următoare. Prezentaţi operaţiile ce trebuie executate pentru această procedură.

10. Introduceţi în sistem operaţii contabile folosind varianta Conturi pereche (ex. 5311 = 4111, 5121 = 581, 626 = 401 etc.).

11. Introduceţi în sistem operaţii contabile folosind varianta Cont fixat (ex. 4111 = % 707 4427).

12. Introduceţi în sistem o aprovizionare cu combustibil achitată în numerar/bancă folosind opţiunea de Machete dedicate.

13. Vizualizaţi operaţiile contabile din fişierul de mişcări. Prezentaţi operaţiile de căutare a unei mişcări, de ştergere şi recuperare a mişcărilor.

13


14. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi balanţa sintetică/analitică la data de ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.

15. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi registrul de casă/bancă pe luna ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.

16. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi fişa de cont sintetică/analitică la data de …../pe perioada de ……… Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.

17. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi jurnalul contabil al lunii ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.

18. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi jurnalul de vânzări/cumpărări pe luna ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.

19. Simulaţi procedura de închidere (TVA, venituri-cheltuieli pe o anumită perioadă de gestiune).

20. Definiţi un nou tip de valută. Actualizaţi nomenclatorul cursurilor valutare.21. Introduceţi un nou cont sintetic/analitic în planul de conturi folosit. Prezentaţi operaţiile de

modificare şi ştergere a conturilor existente. 22. Actualizaţi baza de date de terţi (clienţi/furnizori) folosind operaţiile de adăugare,

modificare şi ştergere.

14

Trendix

Documents

Transcript of Trendix