Curs 4

Analize si raportari in Logistica SAP/ERP

In aria logisticii si a productiei sunt necesare numeroare informatii pentru a monitoriza si gestiona

activitatea, atat cea operationala (zilnica) cat si pe un orizont mai mare de timp.

De fapt raportarea, combinata cu planificarea pe termen scurt, mediu si lung reprezinta unul din

principalele motive ale implementarii unui sistem de tip ERP, mai mult poate decat necesitatea

integrarii informatiilor si automatizarea prelucrarii informatice a fluxurilor de business.

Pornind de la activitatile principale de management ale unei companii si anume:

- planificare

- organizare

- coordonare

- control – evaluare

se constata ca in cateva dintre acestea informatiile obtinute dintr-un sistem de tip ERP pot constitui

un suport de log de neglijat pentru managerii unei companii.

In functie de etapa in discutie, informatiile necesare pot varia de la informatii operative, detaliate, in

timp real (de exemplu ce livrari urmeaza a se pregati pentru ziua urmatoare, ce comenzi de

productie sunt in lucru, care este cantitatea aflata pe stoc pentru un anumit produs, care este

disponibilul a fi vandut, etc.) si la informatii sintetice, pe un orizont mare de timp grupate pe criterii

generale si care sa ofere informatii complexe, cu un grad relativ mare de prelucrare (de exemplu

cifra de vanzari realizata in ultimul an pe un anumit lant de distributie, repartizata pe regiuni

geografice, pe grupe de produse si pe tipuri de clienti sau evolutia preturilor la un anumit grup de

materii prime pe ultimul an si care sunt materiile care au avut ponderea cea mai mare in modificarea

bugetului de aprovizionare datorita variatiei pretului pe piata mondiala de materii prime – reflectata

in preturile furnizorilor).

De cele mai multe ori, activitatea de planificare porneste de la datele sintetice ale realizarilor

perioadelor precedente corfelate cu strategiile si pe un nivel mai jos, cu politicile companiei si tot

asa, analiza rezultatelor nu se face intotdeauna la nivel absolut ci mai degraba se raporteaza la

valorile planificate, putandu-se astfel evidentia factorii perturbatori (pozitivi sau nu) care au dus la

rezultatele obtinute.

Acesta este motivul pentru care SAP a dezvoltat functionalitati, module si aplicatii (rapoarte) care se

adapteaza si raspund fiecarui tip de astfel de cerinte, pornind de la realitatea ca activitatile de

planificare strategica si de control-evaluare au nevoie de un sistem de raportare complex, pe orizont

mare de timp iar activitatile de coordonare si de control operativ a afacerii necesita rapoarte simple,

suple si eficiente pentru a permite luarea unor decizii cat mai rapid.

In SAP raportarea dedicata modulelor logistice este construita pe trei niveluri principale:

1. Nivelul operational – fiecare modul dispunde de rapoarte proprii care ofera informatii

extrase din bazele de date in care se stocheaza informatiile detaliate ale tranzactiilor

inregistrate in sistem. Sunt raportari care tin de tehnologia OLTP (Online transaction

processing)

2. Sistemul de Informatii Logistice – Aplicatii (rapoarte) care au la baza structuri de date

construite special in scopuri de planificare si raportare avand doua dimensiuni principale:

- Caracteristici - criterii in functie de care datele pot fi selectate. Fiecare caracteristica are

propriul set de valori.

Exemple de caracteristici: Emitent comandă, Depart.de vânzări, Canal de distribuţie, Material,

etc.

- Indicatori – definesc marimile ce urmeaza a fi raportate.

Exemple de indicatori (key figures): valoare comenzi vanzari, valoare facturata, cantitati

comandate deschise – nelivrate, costuri comenzi, costul bunurilor vandute aferent cantitatilor

facturate, etc. In aceste campuri, la efectuarea unei tranzactii, sistemul cumuleaza sau introduce

valorile respective pe valorile caracteristicilor

Indicatorii pot avea (pentru anumite structuri) ata valori planificate (stabilite de utilizatori) cat si

valori efective, rezultate din sistem, facand posibila astfel compararea acestora.

Exemplu:

O noua inregistrare a fost creata in structura datorita introducerii in sistem a pozitiei 20 in timp

ce pozitia 10 din comanda a avut ca efect actualizarea unei intrgistrari deja existente.

3. SAP Business Intelligence (BI) – reprezinta o functioanlitate dezvoltata de SAP pe baza

conceptului OLAP si care permite raportari la nivel global, cu o arie mare de cuprindere,

datele nu sunt extrase in momentul crearii raportului din cele tranzactionale ci din structuri

construite special, actualizate periodic.

Diferentele dintre cele doua tehnologii sunt prezentate in figura urmatoare.

OLTP vs OLAP

In continuare vor fi detaliate numai aspecte privind rapoartele operationale (tranzactionale) si cele

din Sistemul de Informatii Logistice (SIL)

ANALIZA SI RAPORTARI APROVIZIONARE

Fiecare dintre activitatile desfasurate in companie in procesul de Aprovizionare necesita informatii

specifice, necesar a fi furnizate de sistemul de raportare al ERP-ului.

Principalele (si cele mai utilizate) raporte din SAP sunt prezentate in continuare.

MATERIAL – FURNIZORI - Rapoarte LIS

- MC$G - Valori aprovizionare

- MC$I - Cantităţi aprovizionare

- MC$K - Livrare la termen

- MC$M - Variante cantitate

- MC$O – Frecvenţe

- ME1W - Înregistrări info

MATERIAL – FURNIZORI - Rapoarte OPERATIONALE

- Comenzi de aprovizionare

- Tranzacţii per număr urmărire

- Acorduri cadru

- Cereri de ofertă

- Fişă de intrare

- Document de facturare furnizor

- Documente de plată

In afara de acestea mai sunt numeroase alte rapoarte dezvoltate fie pentru a da informatii detaliate,

fie pentru anumite informatii specifice unui anumit tip de business (industrie) sau unei tari

(localizare).

Toate rapoartele, indiferent de tipul lor trebuie sa prezinte un ecran care sa permita selectia datelor

pentru a restrange astfel aria de cautare si a obtine numai informatiile cu adevarat relevante.

Din ecranul raportului informatiile detaliate pot fi obtinute cu usurinta la nivel de detaliu.

ANALIZA SI RAPORTARI PRODUCTIE

La fel ca si in cazul aprovizionarii, rapoartele din productie sunt dedicate fiecarei activitati din acest

flux:

Pricipalele rapoarte disponibile in productie sunt:

PRODUS / GRUP PRODUS

• MC83 - Plan de vânzări/producţie

• MD47 - Situaţie planificare

• MCPW - Durate totale

• MCRI - Costuri produs

• MCRE - Consum material

COMANDA DE PRODUCTIE

• MCPU - Durate totale

• MCPD - Termene

• CO21 - Pentru material

• CO24 - Piese lipsă

• După res./unelte prod.

PLAN DIRECTOR PRODUCTIE

• MD04 - Listă stoc/necesar

• MD44 - Plan unit.log.unică

• MD48 - Imag.gen.indep.de unit.log.

POST DE LUCRU / RESURSE UNELTE PRODUCTIE

• MCPY - Durate totale

• MCPQ - Cantităţi

• CM04 - Restanţe

• CM05 - Supraîncărcare

• Analiză operaţie

Exemplu de raport:

Datorita modului in care sunt construite, rapoartele din SIL au functionalitatea de „drill-down’ –

adica de a obtine informatii pe un nivel inferior de detaliere prin simpla accesare a informatiei

respective chiar din ecranul respectiv.

ANALIZE SI RAPOARTE VANZARI

Rapoartele uzual folosite in vanzari sunt grupate si folosite in principal in functie de nivelul de

raportare:

• Client

• Material

• Structuri organizatorice de vanzari

� Departament de vânzări

� Birou de vânzări

� Angajat vânzări

� Punct de expeditie

Principalele rapoarte de vanzari sunt:

RAPOARTE

• MC(A - Comenzi intrate

• MC+A - Retururi

• MC+E - Vânzări

• MC+I - Credit memo-uri

• F.35 - Fişă de bază credit

• MCV6 - Preţuri individuale

• VA15 - Lista de cereri de ofertă client

• V.14 - Comenzi blocate

• V.15 - Comenzi cu scadenţă depăşită

• VL06F - Listă livrări

• VL04 - Lista de livrări scadente

• VF05 - Listă documente facturare

• VF04 - Listă scadenţă facturare

• MCV9 - Documente de facturare incomplete

• VA05 – Comenzi de vanzare, ETC …

ANALIZA SI RAPORTARI STOCURI

Principalele activitati (fara a fi exclusive) legate de gastiunea stocurilor sunt cele prezentate in figura

urmatoare.

De aceea rapoartele sunt grupate atat pe activitati dar si strans legate de nivelurile de raportare si

de clasificarea datelor de baza.

NIVEL DE RAPORTARE

• Material / grup de material / tip de material

• Structuri organizatorice gestiune stocuri

� Unitate logistica

� Loc de depozitare

� Controlor PNM

� Divizie

Lista principalelor rapoarte este prezentata in continuare.

RAPOARTE

• MC.9 - Stoc

• MC.A - Intrări / ieşiri

• MC.B - Rotaţie stocuri

• MC.C - Interval de acoperire

• Analiză ABC

• MMBE - Imagine generală stoc

• MB53 - Disponibilitate stoc unit.log.

• MB51 - Documente material

• MB5L - Listă valori stoc

• MR51 - Document contabilitate pt. material

• MB5M - Listă dată expirare

• MB5B - Stoc pt.dată înregistrare

• MB5C - Listă ridicare loturi

• Gestiune depozit (WM)

Ca si exemple importante de rapoarte fulosite sunt:

A. Viteza de rotatie a stocurilor

Formula de calcul a vitezei de rotatie a stocurilor este urmatoarea:

INTRARI

MATERIALE

TRANSFERU

RI DE STOC

IESIRI DE

MATERIALE

CONSUMURI

Valoare iesiri

Viteza de rotatie stoc = --------------------------

Valoare medie stoc

unde

Valoare medie stoc = (Stoc initial + n*Stoc sfarsit de luna) : (n+1)

unde n = nr. de luni

Valoare iesiri ◊ (RON)

Valoare medie stoc ◊ (RON/luna)

Viteza de rotatie stoc ◊ luni

Raportul este important din cel putin doua puncte de vedere:

- ofera informatii utile pentru modul de construire a politicilor de gestiune a stocului si de

aprovizionare (o viteza mica de rotatie inseamna de fapt o folosire ne-judicioasa a resurselor

financiare ale intreprinderii); aici intotdeauna trebuie stabilit un echilibru intre valoarea

stocului necesar a satisface cerintele clientilor si valoarea resurselor financiare imobilizate in

stoc

- in functie de trendul iesirilor (in special al vanzarilor) pentru fiecare perioada viteza de

rotatie trebuie sa fie aproximativ egala si apropiata de cea optima.

B. Stocuri cu miscare lenta

Raportul da informatii asupra stocurilor de produse care din motive diverse nu se mai vans sau

consuma, determinand astfel luarea unor masuri cu caracter comercial sau managerial (promovare,

inlocuire, etc.)

Nu in ultimul rand, SAP prezinta si rapoarte cerute de legislatia in vigoare in tara in care compania isi

are sediul social.

In figura anterioara este prezentat meniul din care se acceseaza rapoartele localizate.

CONCLUZII:

O aplicatie de tip ERP trebuie sa permita obtinerea de rapoarte care sa satisfaca atat

cerintele managementului de varf cat si a departamentelor operationale din logistica.

Informatia ofertia de rapoarte trebuie sa fie clara, consistenta si sa permita analiza de tip

drill-down.

Rapoartele trebuie sa consume cat mai putine resurse hardware si sa poata fi obtinute in

timp cat mai scurt.

Sistemul de analiza si raportare trebuie sa permita nu numai evidentierea rezultatelor

efective dar si compararea lor cu obiectivele strategice si planurile companiei.

.