Curs 3

Gestionare procese achizitii in SAP ERP

Pentru a înțelege funcționalitățile pe care le oferă SAP ERP pentru gestionarea proceselor de

aprovizionare, acest curs va explica procesul de aprovizionare clasic – aprovizionare manuală pentru

un material stocabil. Procesul debutează cu alegerea furnizorului pentru materialele dorite a fi

aprovizionate.

Primul pas al acestui proces îl reprezintă trimiterea de cereri de ofertă diferiților furnizori ce

pot livra materialul pentru care a fost în prealabil identificat un necesar. După ce clientul primeşte

ofertele de la furnizori, acesta le introduce în sistem şi le compară, alegând dintre ele varianta cea

mai bună pentru propria companie.

Alegerea furnizorului se poate face manual sau automat de catre sistem, folosind functionalitatile

oferite de „Evaluare furnizor”.

Următorul pas în procesul de aprovizionare manuală pentru un material stocabil îl reprezintă

plasarea comenzii de aprovizionare ferme către furnizorul ales prin mijloacele informatizate oferite

de SAP ERP şi respectiv eliberarea acestei comenzi de aprovizionare. În momentul în care furnizorul

îşi onorează obligația contractuală, clientul efectuează recepția în stoc a materialelor comandate,

declanşând astfel înregistrările contabile aferente acestei recepții.

Ultimul pas al procesului de aprovizionare manuală este verificarea şi înregistrarea în sistem a

facturii primite de la furnizor, receptie care se poate face pe baza comenzii de aprovizionare sau a

receptiei.

Primul pas în procesul de aprovizionare este introducerea în sistem a cererilor de ofertă

pentru materialele sau serviciile pe care clientul doreşte să le achiziționeze. Cererile de ofertă pot fie

create manual, prin copiere după alte cereri de ofertă mai vechi sau prin utilizarea unui referat de

necesitate sau unui acord de programare ca referinta. Utilizarea documentelor existente ca referinta

are avantajul faptului ca datele nu trebuie introduse manual, ci pot fi copiate din documentul

anterior introdus. Cererile de ofertă sunt introduse în sistem şi trimise furnizorilor.

Transmiterea se poate face automat din sistem (integrarea cu serverul de mail, cu sistemul

de comunicatii telefonice – pentru fax sau electronic - EDI) sau cererile de oferta pot fi tiparite

Ca urmare a primirii cererilor de ofertă, furnizorii fie trimit respingerea acestora către client,

fie trimit oferte. Respingerile furnizorilor legate de prețuri, condiții şi date de livrare sunt introduse

în sistem în mod direct în cererea de ofertă inițială, utilizând o tranzacție specială pentru întreținerea

ofertelor. În sistemul SAP ERP, cererile de ofertă se transformă în oferte în momentul primirii unui

răspuns ferm de la furnizor. Documentul folosit in sistem este acelasi, modificandu-se starea

acestuia.

Cele mai favorabile oferte pot fi identificate utilizând funcționalitatea automatizată de

comparație a ofertelor. De asemenea, condițiile ofertelor care prezintă interes pentru client pot fi

salvate ca info-record-uri de aprovizionare.

Mai multe cereri de ofertă trimise către diferiți furnizori în vederea achiziționării unui produs

/ serviciu pot fi relaționate utilizând un număr colectiv. Numărul colectiv corespunzător acestui set

de cereri de ofertă este întreținut în datele de antet ale cererii de ofertă.

Pentru comparații de preț sau alte analize şi rapoarte cererile de ofertă sau respectiv

ofertele pot fi identificate cu ajutorul numărului colectiv. Acest număr poate avea maximum 10

caractere şi poate fi alfanumeric.

Furnizori ocazionali

Date de bază speciale pot fi create în sistem pentru furnizorii de la care se achiziționează

produse sau către care se trimit cereri de ofertă cu o frecvență foarte rară. Aceste date de bază se

numesc date de bază pentru furnizori ocazionali.

Spre deosebire de alte date de bază, un set de date de bază pentru furnizori ocazionali este

utilizat pentru mai mulți furnizori, pentru a evita creare de date de bază redundante. În datele de

bază pentru furnizorii ocazionali nu se pot salva deci date caracteristice unui anumit furnizor. Un

grup de conturi pentru furnizori ocazionali este utilizat în datele de bază, grup ce permite ca în

datele de bază ale materialului să fie ascunse câmpurile specifice furnizorilor.

La crearea unui document de aprovizionare cu un furnizor ocazional este necesară

întreținerea adresei furnizorului. La introducerea facturii corespunzătoare provenind de la un

furnizor ocazional, datele legate de conturile bancare lipsesc, acestea trebuind introduse manual.

Datele specifice furnizorului sunt introduse aşadar manual şi sunt salvate doar în

documentele relevante (nu şi în datele de bază ale furnizorului ocazional). Cu toatea acestea se pot

efectua evaluări pentru furnizorii ocazionali, pentru care se utilizează însă numele furnizorului ca

termen de căutare.

Crearea de cereri de ofertă

Utilizare

În cazul în care sunt plasate cereri de ofertă pentru mai mulți furnizori, un document de

cerere de ofertă trebuie create în sistem pentru toti furnizorii. Pentru a raționaliza procesul de

creare a cererilor de ofertă, trebuie întâi să introduceți în sistem datele identice pentru toate

documentele (materiale, cantități, date la care necesarul trebuie să fie recepționat, cereri de ofertă

colective). Ulterior se introduce alocarea furnizorilor.

Următoarea imagine prezintă cei mai importanți paşi ce trebuie efectuati în procesul de creare

manuală a cererilor de ofertă.

Introducerea ofertelor şi compararea prețurilor

Cererea de ofertă conține prețurile furnizorului şi condițiile pentru materialele şi serviciile specificate

în cererea de ofertă. În SAP ERP, cererea de ofertă şi oferta sunt un singur document – în momentul

în care furnizorul trimite oferta, in sistem cererea de ofertă se converteşte în ofertă.

Utilizatorul poate introduce şi compara prețurile şi condițiile oferite de furnizori într-o listă de

comparații de prețuri din ofertă. Această lista afişează cea mai bună ofertă pentru fiecare material.

De asemenea, sistemul determină şi cea mai bună ofertă per total. Preturile se pot introduce in orice

moneda.

Datele relevante pentru un material, conținute într-o ofertă, pot fi salvate într-un info record de

aprovizionare. Acest info record poate fi creat automat prin bifarea indicatorului „Actualizare info” în

timpul întreținerii ofertei (în imaginea detaliată pentru obiect).

Un indicator de respingere poate fi de asemenea întreținut în sistem. Prin întreținerea

acestui indicator în ofertele care nu prezintă interes, sistemul generează în mod automat scrisori de

respingere ce urmează a fi trimise furnizorilor (elctronic sau tiparite, urmand a fi trimise prin fax sau

posta).

Crearea de comenzi de aprovizionare cu referință

Procesul de aprovizionare constă în general din cel puțin trei paşi principali: comanda de

aprovizionare, recepția bunurilor şi recepția facturii. În orice caz, înaintea creării propriu-zise a

comenzii de aprovizionare pot exista mai mulți paşi premergători. Aşadar, referatele de necesitate şi

determinarea sursei de aprovizionare într-un proces de cerere de ofertă/ofertă pot preceda lansarea

propriu-zisă a comenzii de aprovizionare.

în cazul unui proces de aprovizionare cu documente anterioare, comanda de aprovizionare

trebuie creată cu referință la unul din aceste documente anterioare. În cazul în care există o

referință la un referat de necesitate, la o cerere de ofertă sau la un contract (în acest caz, o comandă

de eliberare), datele legate de pozitiile comenzii şi orice date la nivel de antet sunt copiate din

documentele anterioare în comanda de aprovizionare. Acest lucru reduce efortul necesar pentru

introducerea datelor, posibilitatea de introducere eronată a acestora si ofera informatii consistente

referitoare la fluxul documentelor. În cazul în care este necesar, majoritatea datelor copiate în

comanda de aprovizionare pot fi modificate manual. De asemenea, există şi opțiunea de copiere a

comenzilor de aprovizionare existente prin utilizarea template-urilor.

În tranzacția ME21N, partea de ecran ce prezintă lista documentelor facilitează procesul de

creare a comenzii de aprovizionare cu referință la un document anterior. În cazul în care au fost

create documente anterioare, atunci selectarea documentului (sau a documentelor) care doresc a fi

utilizate ca referință pentru comanda de aprovizionare şi apăsarea butonului reprezintă

pasul ce trebuie întreprins în vederea preluării datelor din comanda de aprovizionare. De asemenea,

documentele pot fi luate utilzând drag&drop şi introduse în coşul situat în dreapta tipului de

comandă de aprovizionare; acest proces are aceleaşi rezultate ca apăsarea butonului Adopt.

Pentru fiecare obiect, sistemul actualizează documentul şi numărul obiectului din template

în comanda de aprovizionare. Aşadar, utilizatorul poate vizualiza daca au fost utilizate anumite

documente ca referință pentru comanda de aprovizionare şi dacă da, care anume. Informații despre

documentele de referință pot fi regăsite în fiecare obiect individual, în imagine detaliată obiect.

Pentru a crea o comandă de aprovizionare cu referință la un alt document, numărul acestui

document poate fi introdus direct în imaginea detaliată a obiectului, în câmpul corespunzător din

comanda de aprovizionare.

în lista de documente pot fi afişate diferite documente de aprovizionare care sunt necesare

în operațiunile zilnice, ca de exemplu comenzi de aprovizionare, referate de necesitate, cereri de

ofertă şi acorduri de programare. În acelaşi timp, în partea dreaptă a ecranului pot fi prelucrate

comenzile de aprovizionare sau referatele de necesitate.

Pentru a afişa o comandă de aprovizionare sau un referat de necesitate din lista de

documente, faceți dublu-click pe obiectul relevant. Alte documente de aprovizionare (cereri de

ofertă, acorduri de programare, contracte) nu pot fi afişate în lista de documente.

Pentru a decide ce documente să fie selectate în lista de documente se utilizează variantele

de selecție. În ecranul de selecție pot fi restricționate documentele după furnizor, material, dată de

creare, etc. Dacă doriți să selectați numai comenzile de aprovizionare sau referatele de necesitate

create de un anumit utilizator puteți folosi variantele de selecție „Comenzile mele de aprovizionare”

sau „Referatele mele de necesitate”, fără a introduce alte valori de selecție. În criteriile de afişare

specificați criteriile ce vor fi utilizate de către sistem pentru selectarea documentelor.

Layout-ul poate fi utilizat pentru a determina datele ce vor fi afişate pentru aceste

documente. Imaginea următoare descrie selecția layout-ului în mai multe detalii.

Layout-ul poate fi utilizat pentru a modifica modalitatea de afişare a documentelor în lista de

documente. Astfel pot fi afişate câmpuri adiționale din coloana din stânga sau pot fi ascunse

câmpurile nedorite care sunt afişate în layout-ul standard.

Există opțiunea de salvare a modificărilor efectuate ca layout specific utilizatorului. Utilizând

funcționalitatea de „Gestionare layout”, un layout poate fi definit ca setare standard. Acest layout va

fi ulterior utilizat în mod automat la deschiderea listei de documente.

Tipul de document de aprovizionare determină ce actualizări sunt determinate de bifarea

indicatorului Actualizare info.

• Condițiile temporale din oferte sunt copiate în info record (timpul de livrare)

• Din comenzile de aprovizionare, comenzile de eliberare contract sau acordurile de

programare, numărul documentului este actualizat ca ultim document

• În cazul contractelor, este important ca utilizatorul să ştie dacă există deja un info record

pentru combinația furnizor – material. La crearea sau modificarea unui contract, sistemul

creează un info record pentru condițiile contractuale în cazul în care nu există nici un info

record pentru combinație furnizor, material, nivel organizatoric. În cazul în care un info

record există, nu sunt efectuate modificări în acesta.

La crearea unui document de aprovizionare, sistemul SAP ERP încearcă să identifice un preț

pentru materialul ce urmează să fie achiziționat. Sistemul caută întodeauna de la specific la general.

Acest lucru semnifică faptul că la crearea unei comenzi de aprovizionare, sistemul caută întâi în info

record-ul de aprovizionare pentru combinația furnizor/material, la nivelul organizatoric departament

de aprovizionare/unitate logistică. În cazul în care nu există un astfel de into record, sistemul caută

apoi la nivel de organizație de aprovizionare. În cazul în care nici aici nu există nici un info record,

prețul trebuie introdus manual în documentul de aprovizionare.

în cazul în care un info record există, condițiile valabile au prioritate în timpul determinării

prețului. În cazul în care un info record nu conține condiții sau conține doar condiții care nu sunt

valabile, sistemul citeşte numărului ultimului document de aprovizionare în info record şi apoi

propune prețul existent în acest document. Prețurile determinate în acest fel reprezintă valori

standard ce pot însa să fie modificate manual de către client.

Evaluare materiale – aspecte teoretice

În companie majoritatea materialelor produse extern sunt stocate înainte ca acestea să fie

necesare în procesul de producție sau de vânzare. Stocurile existente în depozite trebuie actualizate

atât în bază cantitativă, cât şi valorică. În cazul majorității mişcărilor de bunuri în managementul

stocurilor, cantitatea şi valoarea stocurilor variază. La recepția bunurilor, valoarea stocurilor creşte,

iar la ieşirea bunurilor din depozit valoarea acestora scade. Cantitatea şi valoarea stocurilor de

material şi prețul materialului (prețul de evaluare) sunt actualizate în datele de bază ale materialului.

Evaluarea materialului determină şi întreține valoarea stocurilor unui material. Pentru a

calcula valoarea stocurilor este utilizată următoarea formulă:

Valoare stoc = cantitate stoc * preț material

Luând în considerare aceasta formulă se remarcă faptul că valoarea stocurilor unui material

se modifică atunci când fie cantitatea existentă pe stoc, fie prețul materialului respectiv se modifică.

În timpul evaluării unei mişcări de bunuri nu numai valoarea totală şi prețul de evaluare sunt

actualizate în datele de bază ale materialului, ci intervin şi inregistrari contabile. Evaluarea

materialelor face legătura între Managementul Materialelor (MM) şi Contabilitatea Financiară (FI),

deoarece evaluarea materialelor accesează şi actualizează conturile de carte mare.

Niveluri de evaluare

Zona de evaluare este nivelul organizatoric la care este evaluat materialul. La configurarea

sistemului poate alege între evaluarea materialului la nivel de unitate logistică sau la nivel de cod de

companie.

Zonă de evaluare = cod de companie

Datele de evaluare ale unui material sunt create separat pentru fiecare cod de companie.

Controlul de preț şi prețul de evaluare a materialului sunt şi ele valabile tot la nivel de cod de

companie şi deci materialul este evaluat în manieră consistentă în toate unitățile logistice aparținând

unui cod de companie.

Zonă de evaluare = unitate logistică

Datele de evaluare pentru material sunt create pentru fiecare unitate logistică. Controlul de

preț şi respectiv prețul de evaluare sunt valabile la nivel de unitate logistică şi deci acelaşi material

poate fi evaluat diferit în unități logistice diferite.

Tipul de material selectat la crearea datelor de bază determină dacă acesta va fi evaluat sau

nu. Tot tipul de material este cel ce controlează dacă stocurile vor fi evaluate pe bază cantitativă

şi/sau valorică şi dacă aceasta actualizare poate fi controlată la nivel de zonă de evaluare.

Clase de evaluare

În determinarea automată a conturilor sistemul SAP ERP utilizează clase de evaluare. Clasele

de evaluare sunt utilizate pentru a determina ce cont de stoc va fi actualizat în timpul mişcărilor unui

anumit material. Pot fi utilizate clase de evaluare pentru a combina materiale în alocarea la conturile

de carte mare, pentru a nu utiliza conturi de stoc separate pentru fiecare tip de material. Clasa de

evaluare corespunzătoare fiecărui material se întreține în imaginea Contabilitate a datelor de bază

de material.

Clasa de evaluare permisă pentru un material depinde de tipul de material şi poate fi

configurată în Customizare. O clasă de evaluare poate fi alocată mai multor tipuri de materiale.

Control preț material

Procedura de control preț material este definită în datele de bază de material şi determină

valoarea utilizată pentru evaluarea recepției de bunuri dintr-un material. În SAP ERP evaluarea

materialelor poate fi efectuată utilizând control de preț standard (S) sau control de preț variabil (V).

Prețul standard

În timpul evaluării materialelor cu control de preț standard, sunt efectuate multe înregistrări

în stoc la un preț predeterminat în datele de bază de material, denumit preț standard. Varianțele

față de acest preț standard sunt înregistrate în conturile corespunzătoare de diferențe de preț.

În scopuri statistice sistemul calculează de asemenea şi prețul variabil pentru materialele

evaluate la preț standard în datele de bază de material. Acest lucru înseamnă că pot fi identificate

diferențe majore între prețul actual de achiziție şi prețul standard, diferențe ce pot atrage reacții

diferite. Sistemul calculează valoarea totală a stocurilor de materiale evaluate la preț standard

utilizând formula:

Valoare totală = preț standard (pe unitate de măsură de bază) * stoc total

Preț variabil

În evaluare materialelor cu control de preț variabil, sistemul evaluează recepția de bunuri la

prețul din comanda de aprovizionare şi ieşirile de bunuri la preț mediu ponderat. Sistemul calculează

automat prețul mediu ponderat pentru fiecare mişcare de bunuri astfel:

Preț mediu ponderat = valoare totală stoc / cantitate totală stoc

Orice diferențe față de prețul din comanda de aprovizionare care apar la recepția facturii

sunt înregistrate în conturile de stoc, iar sistemul determină un nou preț mediu ponderat.

Material: Preț variabil 20 EUR

Recepția bunurilor pentru o comandă de aprovizionare de 10 piese la 25 de Euro este

evaluată la un preț de achiziție de 25 Euro. O cantitate de 10 piese la 25 Euro semnifică o sumă de

250 Euro înregistrată în contul corespunzător de stoc pe debit, iar intrarea opusă este efectuată în

contul de clearing GR/IR pe credit.

Material: Control preț standard 20 EUR

Cantitatea de recepție a bunurilor este evaluată la preț standard. Rezultatul recepției

bunurilor pentru o comandă de aprovizionare de 10 bucați la 20 EUR este o sumă de 200 EUR,

înregistrată pe debit în contul corespunzător de stoc. Diferența de 50 EUR dintre valoarea actuală de

achiziție (10 piese la 25 EUR = 250 EUR) este înregistrată într-un cont de cheltuieli datorate

diferențelor de preț. Intrarea opusă este efectuată în contul de clearing GR/IR pe credit si constituie

suma din comanda de aprovizionare.

Tipuri de stoc, evaluare şi recepție bunuri în depozit

Majoritatea bunurilor livrate într-o companie sunt inițial înregistrate în gestiune după

primirea acestora în stoc de inspecție de calitate. După verificarea calității acestora, in functie de

motivul pentru care au fost achizitionate, materialele pot fi eliberate pentru utilizarea lor în

procesul de producție sau pot fi vândute.

Pentru simplificarea muncii zilnice în managementul stocului, sistemul SAP ERP pune la

dispoziție utilizatorilor mai multe funcționalități şi rapoarte conținând informații detaliate cu privire

la toate materialele şi datele de stoc.

Analiza stocurilor furnizează informații despre situația stocurilor pentru materiale

individuale. Stocurile de material sunt afişate în vederea de ansamblu a stocurilor pentru fiecare

nivel organizatoric individual. Cantitățile înregistrate pentru fiecare tip de stoc sunt totalizate la nivel

de unități organizatorice. Situația stocurilor poate fi afişata pentru loturi/tip de evaluare dar şi

pentru stocuri speciale (de exemplu material aflat în consignație), ca şi pentru unități organizatorice:

client, cod de companie, unitate logistică şi loc de depozitare.

Pentru a afişa imaginea de ansamblu a stocurilor, utilizatorul poate alege între diferite

versiuni de afişare. Aceste versiuni de afişare diferă în listarea şi structurarea tipurilor individuale de

stoc. În customizare pentru Gestiunea Stocurilor, administratorul de sistem defineşte ce stocuri sunt

afişate în fiecare coloana, împreună cu ordinea în care aceste stocuri sunt afişate.

La recepția bunurilor utilizatorul decide în ce tip de stoc este înregistrată cantitatea de

bunuri primită. Tipul de stoc este relevant pentru determinarea disponibilității stocurilor în

planificarea materialelor şi este utilizat pentru retragerile efectuate în gestiunea stocurilor.

Recepția bunurilor în depozit poate fie efectuată în trei tipuri de stoc:

• Stoc cu utilizare nerestricționată (fără restricții de utilizare)

• Stoc pentru inspecție de calitate (disponibil din perspectivă PNM – este vizualizat la

Planificarea Necesarului de Materiale, dar fără retrageri posibile pentru consum)

• Stoc blocat (apare ca fiind indisponibil la Planificarea Necesarului de Material şi nu sunt

posibile efectuări de retrageri pentru consum).

În comanda de aprovizionare şi în masterul de material poate fi planificat tipul de stoc în care va fi

efectuată recepția bunurilor. Atunci când bunurile sunt primite se hotărăşte tipul de stoc în care este

înregistrat materialul. Pentru a înregistra recepția bunurilor evaluate aferente unei comenzi de

aprovizionare se utilizează întotdeauna tipul de mişcare 101. Un indicator de stoc – cum ar fi tipul de

mişcare utilizat – poate fi introdus la nivel de linie pentru recepția bunurilor, permițând diferențierea

între diferitele tipuri de stoc.

Consumurile pot fi înregistrate numai din stocuri cu utilizare nerestricționată. Din stocurile cu

utilizare blocată sau destinate controlului calității pot fi retrase numai eşantioane reprezentative,

cantități de rebut, sau pot fi înregistrate diferențe de inventar.

Dacă se doreşte consumul sau vanzarea bunurilor din stoc blocat sau din stoc destinat

inspecției de calitate pentru consum, aceste bunuri trebuie întâi transferate în stoc cu utilizare

nerestricționată. Tipul de mişcare este utilizat pentru a controla tipurile de stoc implicate în

transferuri.

La efectuarea unui transfer se modifică tipul de stoc, numărul de lot sau numărul

materialului. Un transfer de stoc poate implica şi transferul de stoc fizic al materialului (în cazul în

care utilizatorul SAP are locuri de depozitare separate pentru diferitele tipuri de stoc).

Pentru toate tipurile de mişcări sistemul creează un document de material în timpul

transferului pentru a documenta tranzacția în sistem. Sistemul generează documente contabile

numai în cazul în care sunt implicate modificări de evaluare (de exemplu în cazul transferurilor de la

o unitate logistică la alta).

Documente la recepția bunurilor

Documentul de material reprezintă în SAP ERP inregistrarea faptului că a avut loc o

tranzacție ce implică modificări de stocuri.

În cazul în care mişcările de bunuri sunt relevante pentru evaluare, sistemul creează cel

puțin un document contabil, pe lângă documentul material. Mişcările de bunuri (recepția, consumul,

transferurile) sunt relevante pentru evaluare atunci când departamentul contabil al unei companii

este afectat de acestea. De exemplu, înregistrarea recepției de materii prime rezultă de obicei în

creşterea valorii stocurilor activelor companiei. În cazul în care materiile prime sunt transferate în

interiorul aceleiaşi unități logistice (intre doua locuri de depozitare) nu sunt efectuate înregistrări în

contabilitatea financiară.

În momentul în care mişcarea de bunuri a fost înregistrată nu mai pot fi modificate

cantitățile, materialul, tipul de mişcare sau nivelul organizatoric pentru care aceasta a fost

înregistrată. Pentru corectarea eventualelor erori trebuie creat un nou document, documentele

incorecte trebuind mai întâi anulate.

Documentele materiale conțin un antet şi cel puțin o poziție. Informațiile din antet includ

data înregistrării şi numele utilizatorului care a efectuat înregistrarea. Sistemul înregistrează

cantitatea de material care este depozitată într-un loc de depozitare la nivel de unitate logistică.

Documentul contabil înregistrează efectele mişcărilor de material asupra conturilor. Antetul

documentului conține date general aplicabile, cum ar fi data documentului, data de înregistrare,

perioada de înregistrare şi moneda documentului, numarului contului de carte mare în care a fost

efectuată înregistrarea şi respectiv cantitatea asociată înregistrată la nivel de obiect.

Documentele contabile sunt independente de documnetele materiale. Documentul de

material poate fi identificat dupa numarul documentului de material si dupa anul in care acesta a

fost inregistrat. Documentele contabile pot fi identificate in mod unic dupa codul de copanie,

numarul documentului contabil si anul fiscal. Codul de companie in care documentul contabil este

inregistrat este cel corespunzator unitatii logistice in care are loc miscarea bunurilor.

Verificarea facturii şi costuri de livrare

Atunci când companie utilizatorului SAP primeşte o factură de la furnizor, aceasta este

introdusă cu referință la comanda de aprovizionare relevantă. Acest lucru face posibilă verificarea

acurateții cantităților de material şi prețurilor din factură. În orice caz, costuri neplanificate de livrare

pot apărea. Angajații din departamentul de facturare vor examina cu ajutorul sistemului acuratețea

acestor costuri şi vor efectua introducerea acestora în sistem, împreună cu înregistrările ulterioare.

La introducerea în sistemul SAP ERP a facturii utilizând funcționalitatea de verificare a

facturii, un document contabil separat (documnet FI) este generat, în afară de documentul de

factura propriu-zisă, care este un document MM. În acest fel, la înregistrarea facturii:

1. Informațiile de plată sunt trimise către contabilitatea financiară

2. Conturile sunt actualizate

Sistemul determină în mod automat (in functie de configurarea prealabila) valorile ce

trebuie înregistrate şi conturile în care acestea trebuie înregistrate.

Documentul de facturare este alcătuit dintr-un antet şi cel puțin o poziție de tip linie. Datele

de antet includ creditorul (furnizorul ce facturează), data de înregistrare şi numele persoanei care a

creat documentul. Pozițiile de tip linie indică valoarea facturii şi proveniența acestor costuri

(cantitatea şi materialul).

Documentul contabil arată efectele pe care introducerea facturii în sistem le are în

contabilitate. Antetul acestui document conține date general aplicabile, cum ar fi data

documentului, data de înregistrare, perioada contabilă de înregistrare (luna) şi moneda

documentului. La nivel de poziție de tip linie sunt înregistrate numerele conturilor de carte mare în

care se efectuează înregistrări şi valorile asociate acestor înregistrări.

Factura şi documentele contabile sunt documente separate. Documentul de facturare poate

fi identificat după numarul documentului de facturare şi anul acestuia. Documentul contabil poate fi

identificat în mod unic după codul de companie, numărul documentului contabil şi anul fiscal.

Persoana care introduce în sistem factura trebuie să specifice codul de companie pentru care este

introdusă această factură. Sistemul aduce implicit codul de companie care a fost utilizat la ultima

înregistrare de factura, iar acesta poate fi modificat de către utilizator. Pentru modificarea codului

de companie utilizatorul trebuie să acceseze calea din meniu Editare → Modificare cod de companie.

Costuri de livrare planificate şi costuri de livrare neplanificate

În SAP ERP este efectuată o distincție între costurile de livrare planificate şi costurile de

livrare neplanificate. Costurile de livrare planificate pot fi divizate în costuri de transport şi taxe.

Costurile de livrare planificate sunt costurile care au fost negociate în prealabil cu furnizorul,

compania de transport sau biroul vamal, şi sunt înregistrate utilizând tipuri speciale de condiții, la

creare comenzii de aprovizionare. Atunci când este înregistrată recepția bunurilor sunt efectuate în

mod simultan înregistrări în conturile speciale de clearing (cum ar fi contul de clearing pentru

costurile de transport). Aceste intrări sunt apoi contrabalansate de intrările efectuate de

înregistrarea facturii în sistem.

Costurile de livrare neplanificate sunt costurile care nu sunt cunoscute în momentul plasării

comenzii ferme de aprovizionare şi deci nu sunt înregistrate decât în momentul înregistrării facturii

în sistemul SAP. Dacă este necesar, sunt efectuate corecturile necesare la evaluarea efectuată o dată

cu recepția bunurilor (inaintea introducerii documentului de receptie).

Avantajele costurilor de livrare planificate sunt constituite în principal de faptul că acestea

sunt incluse în evaluarea materialului la momentul recepției bunurilor. Sistemul efectuează

procesarea debitelor în momentul primirii documentului de facturare doar în cazul în care costurile

de livrare facturate efectiv diferă de cele planificate.

În următoarea imagine înregistrările pentru costuri de livrare planificate şi neplanificate sunt

ilustrate utilizând un exemplu simplu. În ambele cazuri punctul de plecare îl reprezintă o comandă de

aprovizionare de 100 de piese, la un preț de 1,30 EUR/bucată. În primul caz trebuie luate în

considerare costuri planificate de transport de 20 EUR (în imaginea de mai jos sunt evidențiate

procedurile de preț aplicate în cazul materialelor evaluate la preț mediu ponderat; pentru a

simplifica exemplul se consideră că nu se plăteşte o taxă.

Costuri de livrare planificate

Material cu evaluare la preț mediu ponderat

Atunci când recepția bunurilor este înregistrată în sistem stocul este evaluat la cost total de

achiziție (130 EUR + 20 EUR cost de transport). O inregistrare de 150 EUR este aşadar efectuată în

conturile de stoc. Intrarea ce compenseaza este divizată în 130 EUR (în contul de clearing GR/IR) şi

20 EUR (în contul de clearing pentru costuri de transport).

Conturile de clearing sunt contrabalansate în momentul în care factura este înregistrată în

sistem; atunci se efectuează intrarea întregii valori a factorii (150 EUR) în contul furnizorului.

Material evaluat la preț standard

Atunci când recepția bunurilor este înregistrată în sistem stocul este evaluat la prețul

standard multiplicat cu cantitatea recepționată. Orice diferență față de costul de achiziție de 150

EUR este înregistrată într-un cont de diferențe de preț. La fel ca în cazul materialului evaluat la preț

mediu ponderat, intrarea ce compensează este divizată în 130 EUR în contul de clearing GR/IR şi 20

EUR în contul de clearing pentru costurile de transport.

Conturile de clearing sunt compensate atunci când factura este înregistrată în sistem.

Intrarea compensatorie pentru întreaga sumă din factură de 150EUR este înregistrată în contul

furnizorului.

Costuri de livrare neplanificate

Atunci când este înregistrată în sistem recepția bunurilor, stocul este evaluat la 130 EUR.

Intrarea compensatorie este înregistrată în contul de clearing GR/IR.

Atunci când factura este înregistrată în sistem, contul de clearing GR/IR este compensat la

valoarea din comanda de aprovizionare.

Diferența rezultată între comandă şi prețul de pe documentul de facturare este de 16EUR; aceste

costuri neplanificate sunt înregistrate în contul de stoc.

Material evaluat la preț mediu ponderat

Ca urmare, valoarea totală a stocului se modifică, în timp de cantitatea totală rămâne neschimbată.

Mai mult, acest lucru determină recalcularea prețului mediu ponderat.

În cazul în care cantitatea existentă pe stoc este mai mică decăt cantitatea de pe factură, la

momentul înregistrării facturii în sistem, o parte din diferență este înregistrată în contul

„Venituri/Cheltuieli din diferențe de preț”, în locul contului de stoc.

Contul creditorului este actualizat la prețul din factură.

Material evaluat la preț standard

La înregistrarea recepției bunurilor în sistem, stocul este evaluat la o valoare egală cu prețul

standard multiplicat cu cantitatea din factură. Orice fel de diferențe față de costul de achiziție de 130

EUR sunt înregistrate într-un cont de diferențe de preț. Intrarea compensatorie de 130 EUR este

înregistrată în contul de clearing GR/IR.

Atunci când documentul de facturare este înregistrat în sistem, contul de clearing GR/IR este

compensat la prețul din comandă. Diferența rezultată dintre comandă şi prețul de pe factură este de

16 EUR, datorită costurilor neplanificate; acestea sunt înregistrate într-un cont de diferențe de preț.

La sfârşitul acestui curs trebuie să fiti in masura să:

• Explicați procesul de aprovizionare manuală pentru un material stocabil în SAP ERP

• Explicați modalitățile în care info-recordurile sunt actualizate de diferite tipuri de documente

de aprovizionare

• Explicați semnificația claselor de evaluare

• Explicați funcționalitatea claselor de evaluare

• Explicați evaluarea materialelor la preț mediu ponderat

• Explicați evaluarea materialelor la preț standard

• Explicați tipurile de stoc

• Enumerați documentele create în timpul recepției bunurilor şi să evaluați semnificația

acestora

• Analizați înregistrările efectuate în timpul recepției bunurilor în depozit

• Explicați înregistrările ce au loc la primirea facturii (costuri de livrare planificate şi costuri de

livrare neplanificate)