Suport curs Secretar.pdf

404
1 SECRETAR STENODACTILOGRAF OPERATOR BIROTICĂ Cod COR 3431.3.1 - Suport de curs - Investeşte în oameni! FONDUL SOCIAL EUROPEAN Programul Operational Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Axa prioritară 5:„Promovarea măsurilor active de ocupare” Domeniul major de intervenţie: 5.2. „Promovarea sustenabilităţii pe termen lung a zonelor rurale în ceea ce priveşte dezvoltarea resurselor umane şi ocuparea forţei de muncăNumărul de identificare al contractului: POSDRU/135/5.2/S/126618 Titlul proiectului: RuralNet-Centru de orientare in cariera si consultanta non agricolă

Transcript of Suport curs Secretar.pdf

Page 1: Suport curs Secretar.pdf

1

SECRETAR STENODACTILOGRAF OPERATOR BIROTICĂ

Cod COR 3431.3.1

- Suport de curs -

Investeşte în oameni!

FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operational Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Axa prioritară 5:„Promovarea măsurilor active de ocupare”

Domeniul major de intervenţie: 5.2. „Promovarea sustenabilităţii pe termen lung a zonelor rurale în

ceea ce priveşte dezvoltarea resurselor umane şi ocuparea forţei de muncă”

Numărul de identificare al contractului: POSDRU/135/5.2/S/126618

Titlul proiectului: RuralNet-Centru de orientare in cariera si consultanta non agricolă

Page 2: Suport curs Secretar.pdf

2

CAPITOLUL I- EFECTUAREA DE TRADUCERI ŞI RETROVERSIUNI

Gramatica limbii române

MORFOLOGIA

Părţile de vorbire

Substantivul

• Numărul

• Categoria determinării

• Cazul

• Declinarea substantivelor cu articolul nehotărât

• Declinarea substantivelor cu articolul hotărât

• Condiţiile de întrebuinţare şi funcţiile sintactice ale cazurilor

Adjectivul

• Genul şi numărul (1) (2)

• Cazul

• Mijloacele suplimentare de exprimare a categoriilor gramaticale

• Declinarea adjectivelor

• Gradele de comparaţie

• Structura gradelor de comparaţie

• Întrebuinţarea gradelor de comparaţie

Pronumele

• Pronumele personal

• Pronumele sinonime cu pronumele de pers. 3 singular

• Întrebuinţarea pronumelor personale propriu-zise

• Pronumele de politeţe

• Pronumele reflexiv

Page 3: Suport curs Secretar.pdf

3

• Întrebuinţarea pronumelor reflexive

• Adjectivul pronominal de întărire

• Pronumele posesiv

• Pronumele demonstrativ

• Pronumele interogativ

• Pronumele relativ

• Pronumele nehotărât (1) (2)

• Pronumele negativ

Numeralul

• Numeralul cardinal propriu-zis

• Formele numeralelor cardinale propriu-zise

• Numeralul fracţionar

• Numeralul colectiv

• Numeralul distributiv, multiplicativ, adverbial

• Numeralul ordinal

• Numeralul ordinal-adverbial

Verbul

• Clasificarea verbelor

• Diateza

• Modul

• Timpul

• Prezentul

• Timpul trecut (1) (2) (3)

• Viitorul

• Modul conjunctiv

• Modul condiţional-optativ

• Modul prezumtiv

• Modul imperativ

Page 4: Suport curs Secretar.pdf

4

• Conjugarea verbelor pronominale

• Diateza pasivă

• Construcţii cu verbe la diateza activă şi la diateza pasivă

• Formele nepredicative

Adverbul

• Gradele de comparaţie

• Întrebuinţarea adverbelor

Prepoziţia

• Regimul cazual al prepoziţiilor

Conjuncţia

• Raporturile exprimate de conjuncţii

Interjecţia

Gramatica limbii engleze

Scurt compendiu morfologic de gramatica engleza:

• articolul

o hotarat (the car - masina)

o nehotarat

� a boy - un baiat

� a girl - o fata

� an eskimo - un eschimos

• substantivul

o gen: masculin, feminin: (waiter, waitress - insa deobicei nediferentiat)

Page 5: Suport curs Secretar.pdf

5

o numar: singular, plural: (deobicei pluralul se formeaza cu s)

o caz (declension)

� nominativ: fata canta - the girl sings, o fata canta - a girl sings

� genitiv: the girl's voice SAU the voice of the girl - vocea fetei

� dativ: I tell the girl - Ii spun fetei

� acuzativ: I hear the girl - O aud pe fata

• adjectivul (descrie un substantiv)

o propriu-zis: green hills - dealuri verzi

o pronominal

� demonstrativ: this man - acest barbat, that man - acel barbat

� interogativ/relativ: what book? - care carte?/what I think - ce cred eu

� posesiv:my book - cartea mea

� nehotarat(indefinit): some people - niste oameni, unii oameni

o Gradele de comparatie - ca si in romana, adjectivele propriu-zise in engleza

au grade de comparatie

� Comparatia de superioritate

� Adjective monosilabice si bisilabice terminate in y: smart -

smarter - smartest: destept - mai destept - cel mai destept

� Adjective lungi: intelligent - more intelligent - the most

intelligent: destept - mai destept - cel mai destept

� Comparatia de inferioritate

� smart - less smart - the least smart: destept - mai putin destept

- cel mai putin destept

� Comparatia de egalitate

� as smart as - la fel de destept ca

� Superlativul absolut

� very smart - foarte destept

• pronumele (inlocuieste un substantiv)

o personal

� subiectiv(nominativ): you eat - tu mananci

� obiectiv(dativ, acuzativ)

Page 6: Suport curs Secretar.pdf

6

� dativ: tell me - spune -mi

� acuzativ: follow me - urmeaza -ma, urmeaza pe mine;

come with me - vinocu mine

o posesiv: it is mine - este al meu

o demonstrativ: that is a koala bear - acela e un urs koala

o interogativ/relativ: what is that - ce e acela, who are you? - cine esti?/the

man who came - barbatul care a venit

o indefinit: somebody called - a sunat cineva

o reflexiv: I see myself in the mirror - Ma vad in oglinda.

• numeralul

o cardinal: seven days - 7 zile

o ordinal: the seventh day - a saptea zi

o fractionar: three sevenths of it is done - 3/7 e gata

o colectiv: a dozen eggs - o duzina de oua

o multiplicativ: I paid him back tenfold - L-am platit inzecit

o distributiv: they went in two at a time - au intrat cate doi

o adverbial: I read it a hundred times - L-am citit de o suta de ori.

o nehotarat: many people - multi oameni

• verbul *

o persoana

� I sing - Eu cant; We sing - Noi cantam

� You sing - Tu canti; Voi cantati - You sing

� He, She sings - El, Ea canta; They sing - Ei canta

o numar: singular (I sing, You sing, He sings), plural (We sing, You sing, They

sing)

o diateza:(active voice, passive voice)

� activa (actiunea e facuta de subiect): He scolds the child - El cearta

copilul

� pasiva (actiunea e facuta asupra subiectului): The child is scolded -

Copilul este certat

o timp (tenses):

Page 7: Suport curs Secretar.pdf

7

� Diateza activa (Active Voice)

� Present Tense: I scold - Eu cert

� Present Continuous: I am scolding - Eu cert acum (actiune in

desfasurare)

� Present Perfect: I have scolded

� Present Perfect Continuous: I have been scolding

� Past Tense: I scolded - Am certat

� Past Continuous: I was scolding - Eu certam (cand ceva s-a

intamplat)

� Past Perfect: I had scolded - Eu certasem

� Past Perfect Continuous: I had been scolding

� Future Tense: I will scold - Eu voi certa (cand se va intampla

ceva)

� Future Continuous: I will be scolding - Eu voi certa (cand se va

intampla ceva)

� Future Perfect: I will have scolded

� Future Perfect Continuous: I will have been scolding

� Diateza pasiva (Passive Voice)

� Present Tense: I am scolded - Eu sunt certat

� Present Continuous: I am being scolded - Eu sunt certat acum

(actiune in desfasurare)

� Present Perfect: I have been scolded

� Present Perfect Continuous: Nu se foloseste

� Past Tense: I was scolded - Am fost certat

� Past Continuous: I was being scolded - Eu eram certat (cand

ceva s-a intamplat)

� Past Perfect: I had been scolded

� Past Perfect Continuous: Nu se foloseste

� Future Tense: I will be scolded - Eu voi fi certat

� Future Continuous: nu se foloseste

� Future Perfect: I will have been scolded - Eu voi fi fost certat

Page 8: Suport curs Secretar.pdf

8

� Future Perfect Continuous: Nu se foloseste

o mod (mood)

� indicativ (timpurile de mai sus) - actiune reala

� subjonctiv - actiune ireala, dorita:

� I wish that this be over - Imi doresc ca aceasta sa se

termine - stil oficial

� I wish that this were over - Imi doresc ca aceasta sa se

termine

� I wish that this had been over - Imi doresc ca aceasta sa se fi

terminat

� conditional - actiune dorita si exprimata printr-o conditie:

� You should call - Ar trebui sa dai telefon

� You should have called - Ar fi trebuit sa dai telefon

� imperativ - actiune poruncita: Go home! - Du-te acasa!

• adverbul (descrie un verb, un adjectiv sau un adverb)

o he is leaving now - el pleaca acum (descrie un verb)

o the amazingly tall building - cladirea extroardinar de inalta (descrie un

adjectiv)

o it looks very nice - arata foarte frumos (descrie un adverb)

o Clasificarea adverbelor:

� de timp: after - dupa, then - atunci

� de mod: somehow - cumva, slowly - incet (a slow car moves slowly -

o masina inceata se misca incet

� de loc: above - deasupra, faraway - departe

� de scop: consequently - in consecinta, so that - astfel incat

o prepozitia (leaga doi termeni care nu au aceeasi functie sintactica)

� I am going to school - ma duc la scoala

� the book is on the table - Cartea e pe masa

� out of town - afara din oras

� smooth as silk - neted ca matasea

o conjunctia (leaga doi termeni care au aceeasi functie sintactica)

Page 9: Suport curs Secretar.pdf

9

� or - sau; and - si

� I'll leave when I want to - Plec cand vreau eu.

o interjectia

� What a pity! - Ce pacat!

� Wow!; Well, well, well! *Exista 6 verbe modale: (can, may, must, ought, shall, will). Ele sunt verbe speciale care

nu asculta de regulile obisnuite ale verbelor. Ele insotesc cateodata un verb aflat la

infinitiv.

Va dorim lectura placuta!

LIMBA ENGLEZĂ

Pe parcursul cursului se recomandă a se opera cu următoarele elemente de construcţie

a comunicării:

Substantivul: substantive cu plural neregulat, substantive defective de număr, substantive

colective

Adjectivul: grade de comparaţie, comparaţia intensivă, structuri care utilizează

comparativul

Numeralul: numerale ordinale, numerale fracţionare, numerale multiplicative

Verbul: diateza pasivă directă / indirectă; verbe modale; participiul trecut şi funcţiile sale

sintactice

Adverbul: de mod, de loc, de timp, de cantitate, mărime şi aproximare; grade de

comparaţie

Prepoziţia: de loc, de timp, de poziţie, de mişcare

Sintaxă: ordinea cuvintelor; fraza condiţională; corespondenţa timpurilor; vorbirea directă /

indirectă

Page 10: Suport curs Secretar.pdf

10

CAPITOLUL II – INTRETINEREA RELATIILOR DE PROTOCOL

1. Rolul protocolului

Ceremonialul creează cadrul şi atmosfera în care urmează să se desfăşoare raporturile

dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codifică regulile care guvernează ceremonialul,

al cărui obiect este de a oferi fiecărui participant prerogativele, privilegiile şi imunităţile la

Page 11: Suport curs Secretar.pdf

11

care are dreptul. Ceremonialul şi protocolul garantează egalitatea în drepturi a

partenerilor, care permite fiecăreia dintre ei să-şi facă auzită în mod liber vocea. Şi unul şi

celălalt impun curtoazia care trebuie să guverneze raporturile între oamenii de bună

credinţă. Ceremonialul şi protocolul guvernează, de asemenea, negocierea, încheierea şi

intrarea în vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o incidenţă zilnică

asupra vieţii şi activităţii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determină ordinea de precădere între parteneri.

2. Eticheta

„Regulile de conduită” sau „regulile de comportare” la care se referă eticheta contribuie la

buna desfăşurare a relaţiilor din societate, în general, şi la o desfăşurare normală a

activităţii in afaceri în special. Este foarte importantă cunoaşterea şi aplicarea acestor

reguli de către fiecare partener, dat fiind că necunoaşterea sau ignorarea lor pot duce,

uneori, la interpretări eronate, la complicaţii relaţionale care depăşesc sfera relaţiilor strict

personale ale celor în cauză. Nu se pot concepe relaţii între parteneri fără contactul uman

necesar şi, în cadrul acestui contact, fără respectarea unor reguli de etichetă.

Necunoaşterea acestor reguli poate fi considerată, în ultimă instanţă, o lipsă de

competenţă profesională a unei persoane chemate să reprezinte interesele unei părţi pe

planul relaţiilor specifice. În concluzie, însuşirea şi respectarea unor reguli de eticheta pot

şi trebuie să constituie o sarcină de ordin profesional.

A. Ţinuta fizică (pe stradă şi în societate)

Este foarte important ca partenerii să aibă o ţinută corectă, îngrijită, să se controleze

permanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greşit să te sprijini de

spătarul unui scaun sau de perete, să ţii mâinile în buzunar sau să te joci nervos cu

bricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat să stai cu spatele la altă

persoană care este aşezată pe scaun, fotoliu sau canapea. Aşezarea pe scaun sau

canapea trebuie făcută de aşa manieră încât să nu denote o stare de plictiseală sau

satisfacţia de a fi cucerit un loc pe care nu eşti dispus să-l cedezi. Trebuie evitată

strângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capului de spătar, bătutul cu degetele pe

braţele scaunului. Încrucişarea genunchilor la prea mare înălţime trebuie, de asemenea,

evitată. Femeile trebuie să acorde mare atenţie felului cum stau pe scaun şi cum îşi

încrucişează picioarele, astfel încât rochia să poată acoperi genunchii. În timpul

Page 12: Suport curs Secretar.pdf

12

conversaţiei este nepoliticos să-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a

da mai multă greutate argumentelor personale sau să-l aprobi bătându-l pe umeri ori

lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesivă, un râs zgomotos,

tusea, strănutul şi alte zgomote dizgraţioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie faţă de o altă persoană sau de un grup de

persoane. El comportă, în mimică şi în ţinută, o serie de nuanţe care pot să-i modifice sau

să-i completeze sensul, să constituie o expresie de stimă sau o simplă obligaţie formală.

Câteva reguli de baza în legătură cu salutul:

ˇ bărbaţii salută primii femeile;

ˇ persoanele mai tinere salută primele pe cele mai în vârstă;

ˇ subalternii salută pe superiorii in grad.

Răspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lipsă de politeţe.

Este recomandabil ca bărbatul când salută cu pălăria să o ţină de calotă, înclinând uşor

capul şi privind la persoana salutată. Dacă mâinile îi sunt ocupate, se acceptă salutul

printr-o simplă înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se face printr-o înclinare a

capului. De obicei, femeia răspunde la salut printr-o uşoară înclinare a capului, arborând

uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu o persoană cunoscută pe care nu doreşti, totuşi, s-o

saluţi, eschivarea trebuie făcută cu tact. Când este întâlnită o persoană care pare

cunoscută, fără a o putea identifica imediat, este preferabil, să fie salutată. Persoanele

care se află intr-o maşina salută primele persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în

care au fost văzute. Dacă persoana cunoscută este împreună cu mai mulţi prieteni,

necunoscuţi celui care salută, se salută tot grupul. În timpul salutului se folosesc şi

formulele: „bună dimineaţa, bună ziua sau bună seara”. La întâlnirile oficiale se pronunţă

denumirea rangului: „bună ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strângerea de mână poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se opresc

pentru a sta de vorbă sau a continua drumul împreună, fie cu ocazia prezentării lor. În

cazul strângerii de mână rolurile sunt inversate: femeia este aceea care întinde prima

mâna, persoana cea mai în vârstă celei mai tinere şi persoana cu grad superior celei sau

celor cu grad inferior. Pentru o secundă, cele două persoane se privesc în ochi în

momentul strângerii mâinii.

Page 13: Suport curs Secretar.pdf

13

În toate împrejurările, bărbaţii se scoală pentru a strânge mâna interlocutorului; femeile, în

schimb, nu se ridică în picioare decât când este vorba de o persoană mult mai în vârstă

sau pe care doreşte s-o onoreze în mod special.

Sărutul mâinii continuă încă să fie practicat în numeroase locuri sau împrejurări, fiind

considerat ca o formă de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârstă sau

căsătorite, de soţii de înalţi demnitari etc. Sărutul mâinii se face într-o formă politicoasă,

prin aplecarea corpului, iar în anumite împrejurări este recomandabil să se simuleze

gestul (în aer liber, de exemplu). Este greşit să se sărute mâna înmănuşată. De

asemenea, este greşit să se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se

află împreună.

C. Prezentările

În probleme de etichetă, de o deosebită importanţa în activitatea partenerilor este felul în

care se fac prezentările. În această privinţă trebuie respectate următoarele reguli:

ˇ bărbatul este prezentat femeii;

ˇ persoana mai tânără este prezentată celei mai in vârstă;

ˇ persoana cu gradul inferior este prezentată celei cu grad superior .

Persoana care face prezentările se adresează cu formula: „îmi permiteţi să vă prezint

pe…”. Dacă persoana recomandată are mai multe titluri, se pronunţă numai titlul cel mai

mare. La prezentarea unuia dintre soţi de către celălalt se spune simplu: „soţul meu” sau

„soţia mea”. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul şi doamna Ionescu sau

domnul Ionescu şi doamna, începându-se întotdeauna cu soţul. Formule ca „încântat”,

„sunt fericit de a vă fi întâlnit / cunoscut” se folosesc în mod curent.

Deşi în practica noastră nu se obişnuieşte autoprezentarea, în tot mai multe ţări ea este

cunoscută în rândul oficialităţilor şi în corpul diplomatic. În astfel de ocazii trebuie să se

evite ca la autoprezentare să se adauge, în afară de nume, apelative „domnul” sau

„doamna …”, adăugându-se, eventual, funcţia sau calitatea. În unele situaţii prezentarea

sau autoprezentarea este urmată de schimbul cărţilor de vizită.

Unele excepţii de la regulile de prezentare:

ˇ fata tânără va fi ea prezentată unui bărbat în vârstă şi nu invers;

Dacă se prezintă o personalitate politică sau bine cunoscută în viaţa publica se va

pronunţa numai titlul acesteia nu şi numele; ex. „domnul preşedinte ” etc.

Page 14: Suport curs Secretar.pdf

14

D. Conversaţia

Orice reuniune sau acţiune protocolară, oricât de atent ar fi pregătită, riscă să devină

plictisitoare în lipsa unor conversaţii interesante şi utile. Pentru crearea unei atmosfere

plăcute, gazda trebuie să se gândească la alegerea oaspeţilor, astfel încât între aceştia

să existe anumite puncte de contact, fie prin faptul că lucrează în aceleaşi domenii de

activitate sau în domenii care au contingenţă între ele, fie prin formaţia lor intelectuală.

Organizarea acestor acţiuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie să devină

instrumente de muncă, să constituie un element principal al activităţii diplomatice, o

componentă principală a muncii de informare şi de relaţii.

Arta conversaţiei nu poate fi însuşită după anumite formule. Pentru desfăşurarea unei

conversaţii plăcute şi mai ales utile muncii de informare se cer o bună pregătire politică şi

profesională, cunoştinţe variate de cultură generală, tact, atenţie, politeţe şi alte

asemenea însuşiri pe care diplomaţii trebuie să le posede şi care pot fi obţinute printr-o

muncă stăruitoare, permanentă de pregătire multilaterală.

În ceea ce priveşte atitudinea în timpul unei conversaţii, de obicei se spune că nu este

frumos „să pari nici mai inteligent şi nici mai instruit decât interlocutorul tău”. În timpul unei

conversaţii, diplomatul trebuie să aibă o atitudine corectă, însă degajată, să fie plăcut în

conversaţie şi să o canalizeze în problemele care îl interesează. Desigur, respectul

opiniei personale obligă pe oricine să asculte cu politeţe tezele interlocutorului său.

Aceasta nu înseamnă că nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil să se intervină

însă într-o formă politicoasă, dar fermă, în explicarea poziţiilor proprii atunci când ele sunt

interpretate în mod eronat. Acest lucru trebuie făcut cu calm şi tact, astfel încât modul în

care se susţine o părere contrarie să nu se facă de pe o poziţie de superioritate

ostentativă sau persiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamaţii de felul:

„nu aveţi dreptate!”, „ce eroare!” etc.

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strănutul zgomotos în timpul conversaţiilor, acestea

făcându-se cât mai discret posibil şi întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o

parte faţă de interlocutor.

La o masă este recomandabil ca diplomatul să se întreţină cu partenerul din dreapta şi

din stânga sa şi să evite, pe cât posibil, discuţiile cu partenerii îndepărtaţi. La recepţii,

cocktailuri este recomandabil să se circule printre invitaţi, să nu se evite conversaţia cu

Page 15: Suport curs Secretar.pdf

15

străinii, iar reprezentanţii din cadrul aceloraşi ministere sau ambasade să nu se adune în

grupuri.

E. Convorbirea telefonică

Telefonul este un mijloc important şi extrem de util în rezolvarea sarcinilor profesionale

curente, cât şi în menţinerea legăturilor fireşti între cunoscuţi, prieteni. De aceea,

convorbirile telefonice necesită respectarea unor anumite reguli de care este indicat să se

ţină seama. În acest sens, trebuie cunoscută în primul rând necesitatea de a se face

prezentările de rigoare, iar în al doilea rând, în cazul secretarelor, cum se face o legătură

telefonică. Prezentarea trebuie să se facă indicându-se numai numele apelantului (fără

apelativul domnul…), precum şi instituţia la care lucrează, evitându-se de obicei să se

indice şi funcţia.

În situaţia când legătura telefonică a fost făcută prin secretariat, apelantul trebuie să

aştepte la telefon legătura cu persoana căutată. Tot în cazul legăturii stabilite prin

secretariat este recomandabil ca secretara să nu facă imediat legătura, ci să procedeze

în prealabil la identificarea persoanei care solicită convorbirea şi să ceară asentimentul

celui chemat, întrucât anumite raţiuni pot impune ca o convorbire sau alta să nu aibă loc

atunci când este solicitată.

În cazul unei convorbiri oficiale care comportă o anumită importanţă este bine să se

identifice persoana care o recepţionează, ţinând seama de obligaţia de a întocmi nota

telefonică. Pe nota transmisă se va preciza data, ora şi numele persoanei care a

recepţionat comunicarea. În cazul transmiterii unei comunicări de o deosebită importanţă,

nu este greşit şi nici nepoliticos să se ceară citirea, pentru controlul exactităţii, a notei

transmise.

F. Reguli ce urmează a fi respectate cu prilejul unor acţiuni protocolare (mese,

recepţii, cocktailuri).

Ţinuta şi comportarea lucrătorului diplomatic în timpul acţiunilor protocolare menţionate

prezintă o deosebită importanţă.

Ţinuta şi comportarea în timpul unei mese

Ţinuta vestimentară va fi cea indicată în invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu

există, se va îmbrăca un costum adecvat ocaziei respective.

Page 16: Suport curs Secretar.pdf

16

Ţinuta fizica trebuie să fie degajată, nu forţată. Picioarele se ţin normal pentru a nu

incomoda vecinii. Coatele nu se ţin pe masă. În timpul mesei numai capul poate să fie

puţin aplecat deasupra marginei mesei şi nicidecum umerii sau întregul bust. În mod

normal ducerea mâncării la gură se execută cu antebraţul şi mâinile fără a antrena

mişcarea braţului şi a umerilor.

La începutul mesei, şervetul se pune desfăcut pe genunchi. El nu se va prinde în

răscroiala hainei, în decolteu sau de gât. Ştersul gurii cu şervetul se va face în mod cât

mai discret posibil. La terminarea mesei, şervetul nu se pliază la loc, ci se strânge şi se

pune lângă farfurie. Nu se mănâncă în grabă sau nervos. Gestul de a ţine degetul mic în

sus când se bea sau se mănâncă nu este recomandabil. Lingura şi cuţitul se folosesc

numai cu mâna dreaptă. Furculiţa se ţine însă cu mâna stângă când, în acelaşi timp, se

foloseşte şi cuţitul. Dacă se foloseşte numai furculiţa, ea poate fi ţinută în mâna dreaptă.

În cazul stângacilor adaptarea se face discret pe măsura desfăşurării mesei, fără

schimbarea ostentativă a tacâmurilor. În timp ce se mănâncă, tacâmurile se ţin uşor

deasupra farfuriei, fără a le ridica cu vârful în sus sau a gesticula cu ele. Când se bea,

tacâmurile se pun pe farfurie, încrucişate sau unul lângă altul, cuţitul în partea dreaptă iar

furculiţa cu dinţii în sus. După terminarea fiecărui fel de mâncare, furculiţa şi cuţitul se pun

în prealabil pe farfurie, în aceeaşi poziţie: furculiţa va avea însă, de astă dată, dinţii în jos.

Este nepoliticos să se mănânce direct de pe cuţit. Când se scapă un tacâm pe jos, se

ridică, se pune pe marginea mesei şi se cere altul. În timpul mesei se vor evita zgomotele

inutile şi dizgraţioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacâmurilor,

scobirea în dinţi etc.

De asemenea pieptănatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semn de bună

creştere. Controlul ţinutei trebuie făcut înaintea intrării în sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor „poftă bună”. Supele şi băuturile se servesc de către

ospătar din partea dreaptă, în timp ce restul felurilor de mâncare se servesc din partea

stângă.

Serviciul începe cu femeia care ocupă locul de onoare la dreapta gazdei bărbat, ultima

servită fiind gazda femeie; apoi se trece la bărbaţi, începându-se cu bărbatul care ocupă

locul din dreapta gazdei femeie şi terminând cu gazda bărbat. Semnalul de începere a

mesei îl dă gazda femeie, invitând oaspeţii să servească. Bărbatul gazdă invită oaspeţii

Page 17: Suport curs Secretar.pdf

17

pentru servirea băuturii. Ridicarea de la masă va fi făcută la semnul dat de gazda femeie,

după ce s-a asigurat însă că toţi invitaţii au terminat de mâncat.

Toastul se rosteşte, de obicei, la desert. Sunt cazuri însă când acesta este rostit şi la

începutul mesei. Într-o asemenea situaţie trebuie să se asigure că băutura alcoolică să fie

deja turnată în pahare. Nu se toastează cu băuturi nealcoolice. Paharul cu care se

toastează se ridică până la nivelul feţei. Dacă în timpul toastului bărbaţii se ridică de pe

scaune, femeile pot rămâne jos. Ele se vor ridica numai după un toast oficial, împreună

cu bărbaţii.

Organizarea unei mese-bufet se obişnuieşte foarte des, mai ales când există interesul de

a se invita un număr mai mare de persoane. În acest caz, mâncărurile (bufetul) se

aranjează pe mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeţii se servesc

singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare, caz în care este nevoie

de mai multă dexteritate, întrucât cu mâna stângă se va ţine farfuria şi se va mânca cu

mâna dreaptă, folosirea cuţitului fiind foarte anevoioasă. Dacă este loc, se mai poate

mânca aşezând farfuria pe masa de bufet sau pe mese alăturate special amenajate în

acest scop.

Cocktailurile şi recepţiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de

ospătari, care circulă printre invitaţi, cu platourile de mâncare şi băutură, fie prin instalarea

unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeţii servindu-se singuri, sau cu

ajutorul câtorva ospătari.

G. Fumatul

În această problemă, o primă regulă de politeţe impune ca nefumătorii să nu fie stingheriţi

de către fumători. Se recomandă ca un bărbat să nu fumeze în apropierea unei femei, un

tânăr lângă o persoană mai în vârstă, un funcţionar în faţa sau lângă superiorul său, dacă

ştie că toţi aceştia nu suportă fumul de ţigară. În asemenea împrejurări, întrebarea „îmi

permiteţi să fumez?”, mai ales când este însoţită de gestul de a scoate ţigara din pachet

sau a aprinde bricheta, este deplasată, deoarece interlocutorului îi va fi greu să răspundă

negativ. Abţinerea de a fuma, în asemenea situaţii, este cea mai bună soluţie. De

asemenea, trebuie avute în vedere şi alte câteva reguli esenţiale:

ˇ nu se salută cu ţigara în gură;

Page 18: Suport curs Secretar.pdf

18

ˇ nu se vorbeşte cu ţigara sau pipa în colţul gurii şi nu se ţine ţigara permanent în gură

pufăind din ea;

ˇ nu se intră cu ţigara sau pipa aprinsă în locuinţa unde eşti invitat sau în biroul

superiorilor în grad.

Se recomandă ca femeile să nu fumeze pe stradă sau dacă fumează să nu dea fumul pe

nas. În societate bărbatul oferă foc mai întâi femeilor şi apoi bărbaţilor. O femeie poate

oferi foc altor femei, dar nu este normal să ofere foc bărbaţilor. Folosirea scrumierelor

pentru aruncarea scrumului de ţigară este absolut obligatorie. Este inadmisibil să se

folosească la întâmplare oricare vas drept scrumieră. Gazda nu va începe să fumeze

înainte de a oferi ţigări invitaţilor săi; invitaţii nu vor fuma înainte de a cere permisiunea

gazdei. La o masă oficială nu se fumează decât din momentul când sunt oferite ţigări de

către gazdă, de obicei nu înainte de a se trece la felul principal de mâncare, respectiv la

friptură.

H. Ţinuta vestimentară

În activitatea de relaţii cu publicul, ţinuta vestimentară are o deosebită importanţă. Regula

de etichetă vestimentară cere o îmbrăcăminte corectă, în plină armonie cu conformaţia

corpului şi împrejurările în care este purtată. În aceasta constă şi adevărata eleganţă. A fi

elegant nu înseamnă preocuparea exclusivă pentru numărul şi preţul toaletelor, copierea

fidelă a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea

unor materiale de bună calitate şi o croială corespunzătoare, capabile să răspundă unor

nevoi cât mai variate şi fără a se demoda prea repede. La bărbaţi accesoriile au mare

importanţă. Se cere: o cămaşă curată şi bine călcată, o cravată discretă, asortată, ca şi

încălţămintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile şi desenul materialului

ca şi croiala rochiei trebuie să fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu

va face decât să-şi evidenţieze şi mai mult paloarea dacă se va îmbrăca în culori galbene

sau verzi. O femeie corpolentă şi de statură mică nu va purta o rochie plisată sau cu

dungi dispuse orizontal sau cu o croială scurtă, după cum o femeie înaltă nu va purta o

rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obţinerea unei note

de mai multă eleganţă, ci dimpotrivă.

Ţinuta de zi sau ţinuta de oraş (se foloseşte dimineaţa şi după-amiaza)

Page 19: Suport curs Secretar.pdf

19

La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de oraş, pot fi oferite următoarele

sugestii:

Pentru femei:

ˇ rochie scurtă de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale şi culori potrivite

sezonului (ziua nu se îmbracă rochii din materiale lucioase – lamé sau dantelă);

ˇ mănuşi simple şi pălărie, asortate cu îmbrăcămintea;

ˇ accesorii discrete;

ˇ poşeta obişnuită de o culoare asortată cu îmbrăcămintea;

ˇ pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortată cu îmbrăcămintea (nu se

recomandă pantofi din piele lucioasă);

ˇ palton, pardesiu sau haină de blană, după sezon.

Pentru bărbaţi:

ˇ costum (haină şi pantaloni) de aceeaşi culoare (nu prea închisă), de croială

obişnuită;

ˇ cămaşă albă sau cu dungi de culoare asortată la costum;

ˇ cravată, ciorapi şi pantofi asortaţi la culoarea costumului;

ˇ mănuşi numai când se poartă şi pălărie;

ˇ palton sau pardesiu, numai când este cazul.

Unele precizări:

ˇ costumul „uni” se poartă cu cămaşă „uni” şi cravată cu dungi discrete;

ˇ la cămaşă în dungi se poartă şi cravată „uni”;

ˇ cravată modernă, înflorată sau cu diferite modele geometrice, trebuie să fie aleasă

cu multă grijă;

ˇ culoarea ciorapilor se asortează cu cea a cravatei;

ˇ nu se poartă cravată la cămaşă cu mânecă scurtă;

ˇ toamna, iarna şi primăvara se vor purta mănuşi din piele, în circumstanţele care

impun eleganţă.

Ţinuta de seară sau ţinuta de culoare închisă

La acţiunile la care se impune ţinuta vestimentară de culoare închisă, se recomandă:

Pentru femei

Page 20: Suport curs Secretar.pdf

20

ˇ rochie de seară din mătase, lamé, dantelă, lână, jersé etc., de obicei de lungime

obişnuită sau dacă moda impune, mai lungă;

ˇ mănuşi din piele sau mătase, scurte (la rochie cu mâneci) sau lungi -3/4 (la rochie

fără mâneci);

ˇ bijuterii de preţ, dar discrete şi în număr redus;

ˇ poşetă de dimensiuni mici din piele, mătase sau materiale lucioase (paiete, mărgele

etc.), de culoare asortată cu îmbrăcămintea;

ˇ pantofi din piele lucioasă sau mată şi ciorapi din mătase sau dantelă, în culori

asortate cu îmbrăcămintea;

ˇ în sezonul rece, palton, pardesiu sau haină de blană de culoare închisă.

ˇ Aceasta este ţinuta vestimentară recomandată pentru diferite ocazii oficiale, mese,

recepţii, gale de film, spectacole teatrale etc., însă în oraş poate fi folosit, cu deplin

succes, costumul taior sau deux-pieces, confecţionat din materiale de bună calitate şi

cusut cu mult gust. Nu se recomandă folosirea pantofilor cu tocul înalt la ţinuta cu

pantaloni.

Pentru bărbaţi

ˇ costum de culoare neagră sau închisă, cu pantaloni şi vestă de aceeaşi culoare

(stofă uni sau cu dungi discrete din acelaşi fir);

ˇ cămaşă albă;

ˇ cravată argintie sau asortată la culoarea costumului;

ˇ ciorapi negri;

ˇ mănuşi, când se poartă şi pălărie;

ˇ pantalon sau pardesiu când este cazul (totdeauna cu mănuşi).

Ţinuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomandă următoarea ţinută vestimentară:

Pentru femei

ˇ îmbrăcăminte de sezon, de culoare neagră;

ˇ ciorapi negri subţiri;

ˇ poşetă neagră;

ˇ pantofi negri;

ˇ batistă albă, îndoliată;

Page 21: Suport curs Secretar.pdf

21

ˇ pălărie şi mănuşi de culoare neagră;

ˇ palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagră, în funcţie de anotimp.

Pentru bărbaţi

La înmormântări:

ˇ costum de culoare neagră;

ˇ cămaşă albă;

ˇ cravată, ciorapi şi pantofi de culoare neagră;

ˇ palton, pardesiu, fulgarin, mănuşi şi pălărie de culoare neagră (în funcţie de

anotimp);

ˇ fular alb, de mătase.

b) La prezentarea de condoleanţe – haină neagră sau ţinută de culoare închisă. La

prezentarea de condoleanţe se recomandă haină neagră, dar nu este obligatorie.

c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomandă folosirea ţinutei de culoare

închisă.

Ţinuta de ceremonie sau ţinuta specială

În practica internaţională, ţinuta variază de la o ţară la alta, observându-se tendinţa de

renunţare la îmbrăcămintea clasică de mare ceremonie şi anume; smoking, jachetă şi

frac. În ultimul timp, în multe ţări, la ceremoniile de mare fast se foloseşte costumul negru

sau închis.

De regulă la acţiunile cu caracter diplomatic, trebuie respectată ţinuta indicată pe invitaţie.

În cazul când nu există o asemenea precizare, se va folosi îmbrăcămintea

corespunzătoare practicii locale pentru toate acţiunile prevăzute în programul acestor

vizite. Acest lucru impune cunoaşterea dinainte a practicii locale în vederea confecţionării

din timp a veştmintelor necesare.

De reţinut:

ˇ dacă bărbatul este îmbrăcat în smoking, partenera va purta rochie scurtă, fără

mâneci, fără pălărie şi mănuşi (în unele ţări, la mesele care au loc la ore târzii se indică

rochie lungă);

ˇ dacă bărbatul este îmbrăcat în jachetă (de obicei, la vizite oficiale în cursul zilei),

partenera va purta rochie scurtă cu pălărie şi mănuşi;

Page 22: Suport curs Secretar.pdf

22

ˇ dacă bărbatul este îmbrăcat în frac, partenera va purta rochie lungă, fără mâneci şi

cu mănuşi lungi.

Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la acţiunile protocolare, vizite, mese, recepţii,

cocktailuri, ceaiuri etc., să se poarte îmbrăcămintea indicată în program sau pe cartea de

invitaţie. În lipsa unei asemenea precizări, se poate ţine cont de

următoarele recomandări:

Portul mănuşilor

Purtatul mănuşilor depinde de obiceiurile locale. Pe stradă însă, bărbatul îşi va scoate

mănuşa din mâna dreaptă pentru a saluta. Femeile nu-şi scot mănuşile decât dacă

întâlnirea este fixată dinainte. În interior, bărbatul nu intră cu mâna dreapta în mănuşă.

Este preferabil ca ea să se scoată înainte de a suna la uşă. Mănuşile se scot în

restaurant şi într-o sală de dans, dar ele se pot purta în tren, la sport şi pentru condusul

maşinii. La bal, la teatru, ca şi la toate manifestările publice care au loc în interior, bărbaţii

îşi vor scoate mănuşile, în timp ce femeile – dacă doresc – pot să le păstreze. La o

invitaţie la masă, nu se intră în sufragerie cu mănuşile în mână. Când se îmbracă

pardesiul, mantoul, paltonul, mănuşile sunt obligatorii.

Alte reguli de etichetă:

ˇ Pe stradă – prioritatea de trecere este următoarea: femeia trece înaintea bărbatului,

cel mai în vârstă înaintea celui mai tânăr, gradul superior înaintea celui inferior.

ˇ Iniţiativa de a intra in discuţie aparţine femeii, celui mai în vârstă sau mai mare în

grad (cu excepţia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente şi importante pentru

interlocutori).

ˇ La urcarea în mijloacele de transport public se dă întâietate femeilor, persoanelor

mai în vârstă şi superiorilor în grad. La coborâre se procedează invers: bărbatul sau

persoana mai tânără coboară primul şi ajută apoi femeile sau pe cei mai in vârstă.

ˇ În cazul unei deplasări cu maşina, locul de onoare este la spate în dreapta

banchetei, după care urmează cel din stânga, iar locul trei, în faţă, lângă şofer. În cazul

când două femei şi un bărbat sau doua femei şi doi bărbaţi se află împreună, locul

femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârstă stând la dreapta, iar a bărbaţilor în

faţă.

Page 23: Suport curs Secretar.pdf

23

ˇ Dacă doi bărbaţi însoţesc o femeie, cel mai in vârstă sau superior în grad stă pe

bancheta din spate, la stânga femeii, iar al doilea bărbat în faţă.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepţiilor şi întâlnirilor prieteneşti

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea şi participarea la mese, unde sunt invitaţi oaspeţi străini şi personalităţi

locale, a încetat să mai fie o simplă acţiune de curtoazie, protocolară devenind o

modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puţin oficial în care

se desfăşoară, poate permite atât realizarea unor contacte mai strânse între participanţi,

cât şi discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de muncă.

Reuşita unor astfel de mese, atingerea scopului urmărit, depind atât de oportunitatea

acţiunii şi de alegerea oaspeţilor, cât şi de priceperea şi tactul cu care gazda invită,

primeşte şi se ocupă de invitaţi.

a) Oportunitatea organizării meselor

În general, organizarea meselor diplomatice trebuie să urmărească un obiectiv precis, să

constituie o acţiune de muncă, care să contribuie la susţinerea şi dezvoltarea activităţii

organizatorului, la lărgirea şi întărirea contactelor cu persoanele invitate.

b) Alegerea invitaţilor

Alegerea invitaţilor, ca nivel şi număr, este determinată de:

ˇ importanţa persoanei sau delegaţiei în cinstea căreia este oferită masa;

ˇ scopul care se urmăreşte;

ˇ nivelul la care are loc acţiunea respectivă.

Practica a demonstrat că pentru reuşita unei acţiuni de acest fel este necesar să existe un

echilibru între nivelul şi numărul oaspeţilor străini invitaţi şi cel al reprezentanţilor gazdei,

astfel ca participanţii să poată găsi subiecte de discuţie de interes comun.

La alegerea invitaţilor se va avea în vedere ca participanţii să se poată înţelege între ei

într-o limbă de circulaţie internaţională, accesibilă tuturor. Oaspetele care nu cunoaşte

nici o limbă de circulaţie internaţională, dar a cărui prezenţă este dorită în mod deosebit,

va fi invitat cu translatorul său.

c) Trimiterea invitaţiilor

Transmiterea şi primirea invitaţiilor reprezintă primul contact al organizatorului mesei cu

cel invitat, astfel că modul în care se derulează acest moment va contribui sau nu la

Page 24: Suport curs Secretar.pdf

24

reuşita acţiunii. Transmiterea invitaţiilor se face după ce în prealabil, persoanele care

urmează a fi invitate au fost consultate asupra datei şi posibilităţii de participare.

Menţionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaţia este un semn de respect şi

consideraţie faţă de cel invitat.

Textul invitaţiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa şi va fi adresată

persoanei şi nu funcţiei celui invitat. În măsura în care uzanţele locale prevăd, pe invitaţii

va fi indicată şi ţinuta dorită la acţiune. În cazul protocolului românesc se foloseşte, în

special, „ţinuta de oraş”, la dejun şi „haina de culoare închisă”, pentru dineu. În funcţie de

nivelul şi importanţa care se acorda mesei, haina închisă poate fi folosită şi pentru dejun.

Practica internaţională prevede pentru acest gen de acţiuni:

ˇ „tenue de ville” – „informal dress” – costum de oraş

ˇ „habit foncé” – „dark suit” – costum de culoare închisă

ˇ „cravate noire” – „black tie” – smoking.

Pe invitaţiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în colţul din

dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaţiile transmise fără consultarea celui invitat vor

purta menţiunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, răspunsul la invitaţie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de

neparticipare, să invite o alta persona. Este recomandabil ca răspunsul să fie dat printr-o

formulă care să includă mulţumiri pentru invitaţie şi precizarea că se va putea sau nu

onora invitaţia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masă de o altă persoană, fără

încunoştiinţarea şi asentimentul prealabil al gazdei.

Este important ca invitaţia să ajungă la destinatar cu cel puţin 10-14 zile înaintea acţiunii.

d) Plasamentul la masă

Locul de onoare este aşezat totdeauna pe latura care oferă, în funcţie de încăpere, privirii

ocupantului fie uşa de intrare, fie fereastra dacă uşa este laterală, fie, în cazul în care şi

uşa şi fereastra sunt aşezate lateral, perspectiva cea mai largă.

Plasamentul se face întotdeauna după ce a fost stabilită ordinea de precădere, atât a

bărbaţilor cât şi a femeilor. Ordinea de precădere se face ţinând cont de funcţie. La nivel

de reprezentare egal, vechimea în funcţie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente

pe baza cărora se poate realiza ordinea de precădere. Femeile văduve sau divorţate au

precădere – în principiu – asupra celor necăsătorite, atunci când nu au funcţie.

Page 25: Suport curs Secretar.pdf

25

Pentru a înlesni identificarea locului la masă al fiecărui invitat, se vor folosi cartonaşe

dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numărul invitaţilor este

mare, pentru a se evita circulaţia în jurul mesei pentru identificarea plasamentului la

masă, se foloseşte al doilea rând de cartonaşe pe care este schiţat planul general al

mesei şi este marcat locul invitatului. În funcţie de numărul participanţilor şi formatul

mesei, poate fi alcătuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil

pentru orientarea oaspeţilor. Se pot avea în vedere şi soluţii combinate, de plasament la

masa în formă de potcoavă cu mese rotunde sau dreptunghiulare, în funcţie de nivelul

participării la acţiuni şi numărul invitaţilor. În situaţia când la o masă se invită o persoană

cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urmă poate ceda locul său acesteia. În

caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal.

Când gazda este un celibatar sau soţia este absentă, se obişnuieşte ca locul de onoare

din faţa gazdei să fie oferit soţiei invitatului cu gradul cel mai mare. Când se doreşte să se

acorde oaspetelui de onoare (necăsătorit sau a cărei soţie este absentă) o atenţie

deosebită, locul de onoare va fi cel din faţa soţiei gazdei. În acest caz, gazda-bărbat se

aşează fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc – ceea ce este mai politicos. În

funcţie de nivelul la care are loc acţiunea, în situaţia în care există, locul translatorului

poate fi: în spatele gazdei sau la masă, în stânga ei.

Masa Bufet

Se organizează când există interesul de a se invita un număr mai mare de persoane.

Mâncărurile vor fi aşezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeţii se

servesc singuri sau ajutaţi de câţiva ospătari. Se poate mânca în picioare în acelaşi salon

sau saloane alăturate, unde se pot aranja grupuri de măsuţe, pe care se aşează farfurii şi

tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corectă şi cu gust a mesei creează o ambianţă plăcută şi uşurează atât

serviciul ospătarilor, cât şi consumul mâncărurilor pregătite[1].

ˇ Scaunele trebuie aranjate la distanţe potrivite: să nu fie prea aproape pentru ca

vecinii să se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor şi nici prea depărtate încât

discuţiile să fie stânjenite.

Page 26: Suport curs Secretar.pdf

26

ˇ Faţa de masă clasică este albă sau cu desene discrete de aceeaşi culoare

(damasc). Înainte de a fi folosită, este indicat să fie controlată dacă este perfect curată şi

recent călcată, astfel încât pliurile să nu împiedice aranjarea mesei. În cazul când sunt

necesare mai multe feţe de masă (ceea ce trebuie evitat în măsura posibilului) se va

observa ca suprapunerea lor să se facă pe o linie cât mai puţin perceptibilă. Sub faţa de

masă se întinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bună fixare a tacâmurilor

şi, totodată, fereşte masa de pete.

ˇ În ultimul timp, se folosesc în mod curent feţe mici de masă, individuale, făcute

dintr-o pânză fină, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori. Feţele de masă

individuale se folosesc numai când gazda dispune de o masă din lemn de calitate

superioară şi perfect lustruită.

ˇ Şerveţelele se aranjează în diferite forme, pliate în formă dreptunghiulară sau

triunghiulară, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui

în formă triunghiulară, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât să mascheze feliile

de pâine sau chifle.

ˇ Tacâmurile folosite la o masă oficială trebuie să fie de calitate bună, de preferinţă

din argint sau argintărie. Gazda are obligaţia să le controleze înaintea fiecărei mese, spre

a se încredinţa că sunt curate şi în bună stare. Nu este nimic mai neplăcut decât ca, în

timpul unei mese, vreunui invitat să-i cadă, de exemplu, mânerul cuţitului sau ca acesta

să nu taie. De regulă, fiecare fel de mâncare se mănâncă cu tacâm separat. De aceea şi

tacâmurile se aranjează în ordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iată, de exemplu,

aranjamentul pentru un dineu:

– la dreapta farfuriei: lingura de supă, cuţitul de peşte, cuţitul de carne;

– la stânga farfuriei: furculiţa de peşte şi cea de carne;

– în faţa paharelor: furculiţa, cuţitul şi linguriţa de desert.

– lamele cuţitelor vor fi întotdeauna îndreptate spre farfurie.

ˇ Paharele se aranjează în faţa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numărul lor

depinzând de cel al băuturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La

un dineu, de exemplu, la care se vor servi două feluri de vin şi şampanie se vor pune

patru pahare, cel mai mare fiind pentru apă. Dacă aperitivul se serveşte direct la masă, se

pune în plus păhărelul de ţuică (sau altă băutură)care, de obicei, se umple înainte de

Page 27: Suport curs Secretar.pdf

27

aşezarea oaspeţilor la masă. Paharele de lichior sau coniac se pun pe masă odată cu

cafeaua sau puţin mai înainte.

ˇ Masa se aranjează, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele două rânduri de

tacâmuri. Ornamentul cel mai practic constă într-un aranjament de diferite flori cu tijele

tăiate scurt, puse într-o vază joasă, astfel încât oaspeţii plasaţi faţa în faţă să se poată

vedea cu uşurinţă. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjează fructe de

sezon, bomboniere, precum şi diferite bibelouri de calitate superioară. Buchete mai mari

de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ˇ Ca piese accesorii, la o masă mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, muştar

sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la masă se serveşte peşte sau

fructe care necesită folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a sâmburilor,

se obişnuieşte ca în dreptul fiecărui invitat să se pună câte un bol cu apă, în care oaspeţii

îşi vor putea clăti degetele. În apă se pot pune petale de flori, felii de lămâie etc.

f) Meniul

Meniul va fi întocmit în funcţie de oaspeţi şi sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie

s-o constituie calitatea mesei şi felul în care este servită. Se vor evita mesele prea

încărcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat să se servească, în afara desertului, mai mult de

două feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabileşte un meniu mai

uşor. În general, nu se serveşte decât un singur fel de mâncare din carne. Numai la

banchete se poate introduce şi al doilea fel. Alegerea desertului se face în funcţie de

restul meniului: un desert mai uşor (salată de fructe, îngheţată), dacă celelalte feluri de

mâncare au fost mai grele şi un desert mai consistent (tort, plăcintă etc.) în caz contrar.

Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salată), fie după acesta, dacă masa

nu a fost prea încărcată.

Vinurile se aleg după componenţa meniului. La o masă nu se vor servi mai mult de două

feluri de vin (alb, roşu) şi un vin dulce, desert sau şampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servită la masă sau într-un salon separat. Dacă se

serveşte separat, după terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitând

oaspeţii în salonul respectiv.

Unele reguli de etichetă referitoare la acţiunile protocolare enunţate

Page 28: Suport curs Secretar.pdf

28

În cazul când şeful unei instituţii oferă o masă cu un număr mai mare de oaspeţi, este

bine ca cel puţin unul dintre colaboratori să fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dacă

vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator să întâmpine

oaspeţii la ieşirea din vestiar, ajutându-i să ia cunoştinţă de plasamentul la masa. Acesta

se face pe o placă specială, de obicei confecţionată din piele sau material plastic, în care

se introduc bucăţi mici de carton, pe care se scrie numele fiecărui invitat, aranjate în jurul

unei piese, de forma mesei, montată în mijlocul plăcii;

Sosirea la masă cu punctualitate trebuie respectată cu stricteţe, pe de o parte având în

vedere că se pot servi unele mâncăruri fixe care se pregătesc „la minut”, pe de altă parte,

pentru a evita ca ceilalţi invitaţi să aştepte pe cel întârziat. Pentru preîntâmpinarea unor

asemenea situaţii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicată pe invitaţie să se

servească drink-uri şi mici aperitive, în picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între

toţi participanţii la masă.

Ţinuta la o masă este cea indicată pe invitaţie. În cazul când o asemenea precizare nu

există, în funcţie de anotimp şi ora mesei, se va îmbrăca un costum corespunzător, care

poate fi de culoare mai deschisă la prânz şi în orice caz de culoare închisă seara (gris-fer,

bleu-marin etc). La orice masă, bărbaţii îmbracă însă cămaşă albă, cu pantofi şi ciorapi

asortaţi culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grijă ca între ciorapi şi cravată să

nu fie un contrast izbitor. La o masă de prânz, femeile pot îmbrăca o rochie simplă de zi,

bine croită şi potrivită vârstei – în privinţa modelului şi culorii. La o masa de seară (dineu)

se va prefera o rochie de mătase sau lână, mai închisă, cu croială simplă. Rochia de

seară (de obicei mai lungă, dintr-un material închis şi mai greu) nu se poartă decât atunci

când bărbatul este în smoking sau frac. Portul pălăriei la prânz este uzual, chiar la o

rochie de stradă. De asemenea, în special la o masă de seară, se obişnuieşte să se

poarte mănuşi. Lungimea şi culoarea acestora depind de croiala rochiei şi de gustul

personal.

Când ospătarul anunţă că masa este servită, gazda-bărbat invită pe soţia oaspetelui

principal şi o conduce la locul ei. Gazda-femeie invită pe oaspetele de onoare să între în

sufragerie, dar ea trece după intrarea tuturor oaspeţilor. La sfârşitul mesei, gazda-femeie

se ridică şi iese prima din sufragerie.

Page 29: Suport curs Secretar.pdf

29

Înainte de invitarea la masă, gazda va avea grija să recomande între ei pe oaspeţii care

nu se cunosc.

Servitul mesei începe întotdeauna cu oaspeţii-femei, în ordinea de precădere a acestora

şi continuă apoi cu bărbaţii, astfel încât gazda-soţie va fi servită ultima dintre femei, iar

gazda-soţ ultimul dintre bărbaţi.

Se va controla cu grijă îmbrăcămintea ospătarilor, ea trebuind să fie curată şi de aceeaşi

croială. De asemenea, ospătarii vor fi instruiţi cu privire la ordinea în care vor fi serviţi

oaspeţii şi la comportarea în timpul mesei (să nu fie zgomotoşi, să nu servească sau să

circule în timpul toasturilor, decât dacă este necesar să umple paharele etc.).

Cei ce stau împreună la aceeaşi masă au obligaţia de a discuta între ei. A proceda altfel

înseamnă o totală lipsă de politeţe. În cazul când doi oaspeţi plasaţi unul lângă altul nu se

cunosc, bărbatul poate arăta vecinei sale cartea lui de vizită, din dreptul tacâmului,

spunând: „Numele meu, al dv.?” sau numai „numele meu”, în timp ce se uită spre cartea

de vizită a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care ospătarii servesc oaspeţii cu ţigări. În cazul când

ţigările sunt pe masă, de obicei nu se fumează înainte de a se trece la ultimul fel de

mâncare (carne) sau până când gazda nu face o invitaţie în acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei dă semnalul de plecare, părăseşte locuinţa gazdei, în

mod obişnuit, după 1/2-1 oră de la terminarea mesei. Bineînţeles, în această privinţă nu

există o regulă fixă, plecarea oaspetelui principal fiind în funcţie şi de alte elemente ca:

atmosfera existentă şi natura discuţiilor care se poartă, anumite interese personale sau

angajamente ulterioare etc. În cazul când unii invitaţi au obligaţii care nu le permit să

aştepte plecarea invitatului principal, vor putea părăsi locuinţa, scuzându-se atât faţă de

acesta, cât şi faţă de gazdă.

B. Organizarea cocktailurilor şi recepţiilor

Cocktail-urile şi recepţiile se organizează în diferite împrejurări ca: ziua naţională,

prezenţa în ţară a unei delegaţii străine etc. În general, cocktailurile se organizează în

ocazii mai puţin oficiale şi au loc după-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepţiile au un

caracter mai oficial, în cinstea unei delegaţii de înalt nivel etc., ele având loc mai ales

seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaţii se menţionează, de obicei, ocazia cu

care se oferă cocktailul sau recepţia respectivă. Oaspeţii vor fi salutaţi, la sosire şi

Page 30: Suport curs Secretar.pdf

30

plecare, de către gazdă şi soţia sa şi, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare

deosebită trebuie să se acorde atenţiei faţă de oaspeţi, urmărindu-se ca gazdele să se

întreţină cu cât mai mulţi oaspeţi şi în special cu personalităţile mai marcante. Este

recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul să le abordeze în ziua

respectivă să fie pregătite cu multă grijă, indicându-se care anume dintre colaboratori va

ridica una sau alta dintre ele şi cui anume, astfel încât aceleiaşi persoane să nu i se ridice

probleme similare de către diferiţi membri ai instituţiei.

C. Ceaiuri şi întâlniri prieteneşti

Ceaiurile sunt acţiuni protocolare organizate, fără o ocazie deosebită, cu scopul de a se

crea o ambianţă propice unor discuţii amicale. Ceaiurile se organizează fie dimineaţa

între orele 10.30-11.30 sau după-amiaza, începând cu orele 16.00 până la orele 18.00.

La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolată, iar în încheiere diferite

sucuri.

CAPITOLUL III – OPERARE PE CALCULATOR

A. PREZENTARE GENERALĂ

La dezvoltarea echipamentului cunoscut azi sub numaile de calculator au

contribuit multe descoperiri şi invenţii.

Cele mai importante tipuri de calculatoare sunt: calculatorul personal (PC) şi

notebook-ul sau laptopul.

Calculatorul personal (PC-ul) este folosit acasă, la birou, în laborator, etc.

Page 31: Suport curs Secretar.pdf

31

Laptop-ul este de dimensiuni mult mai mici, mai usor, seamană cu o geantă

diplomat, este mai usor de transportat şi prezintă avantajul că poate fi alimentat de la

baterii.

PC – de la Personal Computer

De ce unele calculatoare sunt personale?

Iniţial PC-urile purtau denumirea de IBM PC, fiind calculatoare dezvoltate şi

create de către compania americană IBM. (International Bussines Machines

Corporation).

Astăzi, termenul de PC se referă la orice calculator personal, indiferent de

producător. O bună vreme a fost folosită sintagma “Compatibil IBM PC” pentru a

desemna calculatoarele create de către alţi producători decât IBM dar care

funcţionau exact ca şi un PC original.

Această distincţie original şi compatibil este lipsită de importanţă în

momentul de faţă, deoarece mai bine de 95% dintre calculatoarele personale sunt

create de către diverşi producători şi nu de către compania IBM.

Compania IBM nu a uitat cine a creat de fapt calculatorul personal, “De ce să

cumperi un compatibil, când poţi avea originalul?” – fiind una dintre lozincile folosite de

IBM pentru promovarea propriilor calculatoare personale.

Pentru majoritatea utilizatorilor contează mai puţin cine a creat primul calculatorul

personal, preţul calculatorului şi specficaţiile componentelor hardware fiind mult mai

importante.

Cel mai probabil, calculatorul arata asa:

La o prima vedere, se observă cele importante componente ale unui calculator

personal si anume se disting:

Unitatea centrală;

Monitorul;

Tastatura;

Mouse-ul.

Page 32: Suport curs Secretar.pdf

32

B. PARTI COMPONENTE ALE CALCULATORULUI

Din punct de vedere structural, un calculator se caracterizează prin hardware şi

software.

Hardware-ul reprezintă totalitatea componentelor fizice ale unui calculator.

Acestea sunt inutile fară existenţa software - ului.

Software-ul reprezintă totalitatea programailor care facilitează accesul utilizatorului şi

efectuează operaţiile de prelucrare a datelor. Pentru a introduce date în calculator în

vederea prelucrării, cât şi pentru a intra în posesia rezulatatelor, calculatorul se

conectează la diferite echipamente periferice de intrare ( tastatură, scaner, mouse, etc )

respectiv, echipamente periferice de ieşire ( monitor, imprimantă, etc ).

Din punct de vedere functional, arhitectura unui sistem de calcul (PC) este redată

în schiţa de mai jos:

Unitatea Centrală (UC) - carcasa, alcătuită din:

Unitatea de memorie internă

(UM);

memorie ROM;

memorie RAM;

Unitatea Centrală de Prelucrare (UCP) ce este compusă

din:

Unitatea de Comandă şi Control (UCC):

Unitatea Aritmetică şi Logică (UAL);

Dispozitive periferice, alcătuite din:

Dispozitive periferice de intrare - in (DP II);

Dispozitive periferice de ieşire - out- (DP

10);

Dispozitive periferice de intrare/ieşire - in/out- (DP

110);

Interfeţe

Page 33: Suport curs Secretar.pdf

33

Medii de stocare

Fiecare calculator defineşte un număr de operaţii care pot fi executate de

unitatea sa centrală. Aceste operaţii sunt în principal destinate memorării sau

recuperării informatiilor din memoria internă, calculelor aritmetice sau logice şi

controlului dispozitivelor periferice. În plus, există un număr de instrucţiuni pentru

controlul ordinii în care sunt executate operaţiile. O instrucţiune reprezintă o operaţie

elementară executabilă de către unitatea centrală a unui calculator. O secvenţă de mai

multe instrucţiuni executate una după cealaltă se numeşte program. Execuţia unui

program de către calculator presupune încărcarea instrucţiunilor în memoria internă şi

execuţia acestora una câte una în unitatea centrală. Unitatea centrală citeşte din

memorie câte o instrucţiune, o execută, după care trece la următoarea instrucţiune.

Succint, despre fiecare componentă se poate preciza:

1) Unitatea Centrală (UC) este alcătuită din Unitatea de memorie internă şi

Unitatea Centrală de Prelucrare.

Unitatea de Memorie (UM) sau memoria internă (principală) este

componenta sistemului de calcul destinată păstrării datelor şi

instrucţiunilor programailor în locaţii bine definite prin adrese. Este

formată, în general, dintr-un sistem de circuite integrate alcătuite, în

principal, dintr-un număr mare de celule de memorie, fiecare celulă

fiind un circuit care poate stoca un bit de informaţie. (Bit de la

binary digit - cea mai mică unitatea de informaţie reprezentabilă

într-un calculator; poate lua doar valorile 0 şi 1).

Din punct de vedere al "volatilităţii", memoria este de două tipuri:

ROM (Read Only Memory) - este o memorie nevolatilă (nu îşi pierde

conţinutul la oprirea calculatorului), nu poate fi "scrisă" de către utilizator (este

inscripţionată de către producător cu ajutorul unei aparaturi speciale), este de

capacitate redusă (până la 2MB) şi este folosită pentru stocarea informaţiilor despre

hardware, mici programe ce configurează diverse dispozitive. La pornirea calculatorului,

din memoria ROM se verifică informaţiile referitoare la componentele tehnice, adică

Page 34: Suport curs Secretar.pdf

34

tipul plăcii de bază, dimensiunea memoriei RAM, tipul hard disk-ului, precum şi

existenţa dispozitivelor periferice (ex.: monitor, tastatură, mouse);

RAM (Random Access Memory) - este o memorie volatilă (se pierde la

oprirea calculatorului), poate fi atât citită cât şi modificată şi este folosită pentru stocarea

programailor şi datelor, fiind considerată principala memorie de lucru a calculatorului.

Memoria RAM beneficiază în plus faţă de alte medii de stocare a informatiilor de o

viteză extrem de mare;

Unitatea Centrală de Prelucrare (UCP) este implementată cu ajutorul

microprocesorului, elementul de bază al sistemului de calcul. (la PC este numită

procesor). Cele două componente ale UCP sunt:

- Unitatea de Comandă şi Control (UCC) primeşte

instrucţiunile de la memorie, le interpretează şi,

corespunzător, emite comenzi către UAL şi UM, respectiv

comenzi de transfer către dispozitivele periferice şi memoria

externă.

- Unitatea Aritmetică şi Logică (UAL) are rolul de a

executa operaţii aritmetice şi logice cu date furnizate de

memorie şi de a depune în memorie rezultatul obţinut.

2) Dispozitivele periferice reprezintă totalitatea dispozitivelor cu ajutorul

cărora este posibilă introducerea datelor în vederea prelucrarării, precum şi

furnizarea rezultatelor obţinute. Pot fi de intrare sau de ieşire, în funcţie de

direcţia în care se mişcă datele:

Dispozitive periferice de intrare (DP II) - permit introducerea

datelor în calculator - tastatură , mouse, joystick, microfon, scanner,

cameră video;

Dispozitive periferice de ieşire (DP 10) - permit extragerea

datelor din calculator - monitor, imprimantă , boxe.

Page 35: Suport curs Secretar.pdf

35

Dispozitive periferice de intrare-ieşire (DP 110) - permit atât

introducerea, cât şi extragerea datelor din calculator - modem,

touch screen.

3) Interfeţe - componente ce asigură o conexiune între unitatea centrală

şi dispozitivele periferice. Aceste interfeţe sunt cunoscute sub denumirea de

porturi. Interfeţele pot fi de mai multe tipuri:

paralele - transmit simultan 8 biţi (un byte); folosită în special

pentru conectarea imprimantei;

seriale - interfeţe universale, în care biţii unui byte se transmit pe

rând , unul câte unul; la aceasta se pot conecta modemul sau un alt

calculator.

USB (Universal Serial Bus) - permit conectarea oricăror periferice.

FireWire (IEEE 1394) - interfaţă ce permite rate mari de transfer al

datelor de pâna la 400 Mbps; se pot conecta diferite periferice.

portul de retea (RJ45) - face posibilă conectarea calculatorului cu

alte calculatoare din reteaua locală sau internet.

4) mediile de stocare - reprezintă suportul fizic pe care se stochează

informaţia: hard disk, CD, DVD, floppy disk, disc ZIP, memory stick. Constituie o

memorie suplimentară. Pentru accesarea mediilor de stocare se folosesc

unitatea floppy, unitatea CD-Rom, unitatea DVD-Rom, unitatea ZI

HARDWARE

Hardware reprezintă totalitatea componentelor fizice ale unui calculator. Un calculator

reprezintă (într-un sens restrâns) un sistem de componente fizice care pe baza unor

programe rulează acţiunile dorite de utilizatori. Se face distincţie între 2 noţiuni pe piaţa

hardware: aceea de calculator şi sistem PC. Un calculator reprezintă unitatea centrală

cu toate componentele sale din interiorul carcasei, pe când sistemul PC reprezintă

unitatea centrală + monitor + tastatură + mouse.

Page 36: Suport curs Secretar.pdf

36

1) Unitatea centrală – cuprinde, aşadar, toate componentele fizice

necesare prelucrării informaţiilor şi interacţiunii cu utilizatorul, precum şi afişarea

rezultatelor.

Cele mai importante componente ale unităţii centrale menţionăm:

Memoria internă – denumită RAM (Random Access

Memory), reprezintă memoria necesară rulării aplicaţiilor. Există o

strânsă legătură între viteza procesorului şi memoria RAM, deoarece

ambele au ca scop rularea mai rapidă a aplicaţiilor. De aceea, un

procesor prea puternic şi o memorie RAM slabă nu sunt suficiente

pentru a creşte efectiv rapiditatea rulării aplicaţiilor. Aşadar, cele 2

componente sunt direct proporţionale. Unitatea de măsură pentru

această componentă este bit- ul, precum şi multiplii săi (byte, kilobyte,

megabyte, gigabyte, terabyte).

3 intrebari despre memorie

1. Toate calculatoarele au memorie?

Da, toate calculatoarele au în dotare dispozitive hardware responsabile cu reţinerea

informaţiei. În lipsa acestor dispozitive funcţionarea unui calculator electronic nu ar fi

posibilă. Până şi un calculator de buzunar are la dispoziţie o anumită cantitate de

memorie, necesară pentru efectuarea operaţiilor şi afişarea rezultatului.

2. Ce se poate stoca in memoria calculatoarelor?

Orice fel de informaţie poate fi stocată în memoria calculatoarelor datorită unui sistem

ce permite codificarea informaţiei ca o serie de valori numerice. Text, imagini, sunete,

secvenţe audio video, şi orice altceva.

3. Cât timp poate fi reţinutã informaţia?

Unele dispozitive reţin informaţia doar atât timp cât calculatorul primeşte curent electric,

iar altele păstrează informaţia pentru o utilizare ulterioară. Dispozitivele ce pot reţine

informaţia temporar alcătuiesc aşa zisa memorie internă a calculatorului.

Procesorul – Unitatea Centrală de Prelucrare - reprezintă

componenta fizică care permite rularea aplicaţiilor, prelucrarea datelor şi

transmiterea lor către componenta de afişare. Perioada de timp

Page 37: Suport curs Secretar.pdf

37

necesară rulării aplicaţiilor se numeşte viteză de lucru (sau frecvenţă),

iar unitatea de măsură este hertzi. Multiplii acestei unităţi de măsură

sunt: Khz (Kilo), Mhz (Mega), Ghz (Giga), Thz (Tera).

Dintre funcţiile procesorului pot fi amintite:

- execută instrucţiuni individuale pentru programe şi controlează operaţiile

efectuate de alte componente ale computerului;

- realizează calculele şi operaţiile logice;

Fiecare microprocesor este alcătuit din mai multe micromodule interconectate prin

intermediul unor căi de comunicaţie numite magistrale interne, pe care circulă date

sau instrucţiuni, a căror viteză de deplasare depinde de doi factori:

- lăţimea - numărul benzilor de circulaţie; deoarece pe fiecare bandă circulă un

bit, se poate vorbi despre Iăţimi convenabile (de 8, 16, 32, 64 sau 128 de biţi transmişi

în paralel);

- frecvenţa de tact - numărul de paşi de lucru (tacturi) pe care poate să îi facă

procesorul în fiecare secundă; se măsoară în megahertzi (MHz), iar mai nou, în

gigahertzi (GHz) .

SISTEME DE NUMERATIE SI CONVERSIA NUMERELOR

DINTR-UN SISTEM IN ALTUL

Bit-ul reprezintă cea mai mică unitate de informaţie dintr-un calculator. Denumirea de bit

provine de la „binary digit” adică număr binar. Sistemul binar este un sistem de

numeraţie unde totul se reprezintă doar cu 1 şi 0. Aceste două valori sunt suficiente

pentru a reprezenta oricare două stări care se exclud reciproc

Valorile sistemului binar pot fi asociate foarte bine cu realităţile din circuitele unui

calculator fie există un curent electric (1), fie nu există un curent electric (0).

Deschis Închis Adevărat Fals Cald Rece

1 0 1 0 1 0

Page 38: Suport curs Secretar.pdf

38

Cu cât numărul de biţi folosit este mai mare cu atât numărul de valori reprezentabile

creşte. Dacă un bit poate reprezenta două valori (1 sau 0), 2 biţi pot reprezenta 4 valori

diferite, iar 8 biţi pot reprezenta deja 256 de valori particulare.

Biţii nu prezintă prea mare utilitate folosiţi de unii singuri. Pentru a putea fi cu adevărat

folositori biţii sunt grupaţi în unităţi denumite baiţi. Un bait, aşa cum este el utilizat de

majoritatea calculatoarelor, este format dintr-un grupă de 8 biţi.

Dacă un singur bit poate reprezenta doar două valori, 8 biţi la un loc (adică un

bait) pot reprezenta 256 de valori diferite.

Valorile care se pot reprezenta cu un bait au făcut obiectul unor diverse codificări:

literele alfabetului, cifrele, semnele de punctuaţie dar şi multe alte simboluri au fost asociate

cu una din combinaţiile posibile. În acest fel s-a creat o modalitate simplă de manipula tot

felul de date folosind diverse combinaţii de biţi.

În această codificare au fost utilizaţi doar primii 7 biţi pentru a reprezenta literele

alfabetului, semnele de punctuaţie, şi alte caractere specifice limbii engleze. Ultimul bit

era folosit pentru ceva ce se cheamă corecţia erorilor.

Baiti sau octeti?

Octeţii şi baiţii se referă practic la acelaşi lucru. Teoretic vorbind, un octet exprimă clar

că este vorba despre opt biţi, pe când baiţii pot însemna şi o oarecare adunătură de biţi,

nu neaparat opt.

Baiţii mai au darul de a pune în încurcătură multe lume, deoarece confuzia între biţi şi

baiţi este foarte uşor de făcut pentru necunoscători.

Cu toate acestea, sunt puţine persoanele care folosesc termenul de octet atunci când

vine vorba de memorie.

Bait, baiţi, s.m. (Inform.) – Ansamblu de biţi (de obicei opt) folosit pentru exprimarea

capacităţii de memorie. – Din engl. byte

Octet, octeţi s.n. (Inform.) – Grup de opt biţi folosit pentru exprimarea capacităţii de

memorie. – Din fr. octet

Mii, milioane si miliard de baiti

Odată ce aţi aflat rostul baiţilor nu ar trebui să vă mire faptul că memoria se măsoară în

baiţi şi nu în altceva. Exprimarea în baiţi nu este tocmai convenabilă din moment ce

informaţiile de zi cu zi necesită cantităţi mari de baiţi pentru a putea fi stocate. Astfel,

Page 39: Suport curs Secretar.pdf

39

miile, milioanele sau miliardele de baiţi ce iau parte la stocarea datelor sunt exprimaţi prin

utilizarea unor prefixe, foarte uşor de reţinut.

Kilo pentru 1000 Mega pentru 1.000.000 Giga pentru 1.000.000.000

Un kilobait are de fat 1024 de baiti. Misterul celor 1024 de baiti este dezlegat aici.

Atenţie la abrevieri!

Pentru a se face referire la o anumită cantitate de biţi sau de baiţi de cele mai multe ori

se folosesc abrevieri. Trebuie să fiţi atenţi dacă este vorba despre biţi sau de baiţi.

Kilobaiţi, megabaiţii, sau gigabaiţii sunt folosiţi în general pentru exprimarea

capacităţiii de memorie.

Kilobiţii, megabiţii, sau gigabiţii sunt utilizaţi în general pentru a exprima viteza de

transfer a datelor. Nu trebuie să scăpaţi din vedere că trebuie 8 biţi pentru a se

forma un bait. De exemplu: o conexiune la Internet poate fi de 1 megabit (Mb)

insemna de fapt 128 kilobati pe secunda.

Explicatie simpla si de tinut minte toata viata:

bit- notatie ‘b’ mic

Byte- notatie ‘B’ mare

Byte se mai numeste si octeti. Puteti intalni de pilda MB sau MO, care inseamana

acelasi lucru. 1 Byte= 8 biti, deci 1 MB= 8 Mb. Multi furnizori de internet exprima

viteza lor de net in biti. De exemplu, la noi viteza este de 8,192 Mb. deci daca

impartim la 8 aflam bytes, adica ce ne intereseaza. asa ca 8 Mb=1 MB.

multiplii:

1024biti= 1 Mb 1024Bytes= 1 MB

1024Mb= 1 Gb 1024MB= 1 GB

Page 40: Suport curs Secretar.pdf

40

1024Gb= 1 Tb 1024GB= 1 TB

Concluzie, bytes si biti nu sunt acelasi lucru. bytes de 8 ori mai mari ca bitii

PLACA DE BAZA

Aceasta reprezinta cea mai importanta componenta aflata in carcasa; mai este

denumita si placa principala (motherboard )

Pe ea se afla aplicate urmatoarele componente: micropocesorul, memoria, alte placi

necesare functionarii unor echipamente inserate in locase speciale, numite Sloturi.

Mai exista pe placa de baza sloturile in care se pot introduce placi de extensie (modemuri ,

placi video, placi de retea, placi de sunet ,etc). Sloturile pot fi diferentiate in functie de

diferentele constructive: VL-BUS , ISA , EISA , PCI ,PCMCIA, AGP. Pe langa

acestea, porturile seriale si paralele servesc la conectarea unor dispozitive periferice, cum

ar fi: mouse - ul, imprimanta, modem - ul .

Interacţiunea tuturor componentelor fizice dintr-o unitate centrală asigurata de catre

placa de baza se realizează prin intermediul:

magistralelor – care asigură transferul de date dintre componentele care

stochează astfel de date (hdd, fdd, cdrom, cdrw, combo, dvdrom, dvdrw);

USB-urilor – apărute în generaţia Pentium-urilor III, ca o alternativă la

modalităţile “clasice” de transfer a informaţiilor. Ultima generaţie de porturi

USB permite un transfer de informaţii aproape la fel de rapid ca şi între 2

harddisk-uri. Pe astfel de componente se pot conecta imprimante, harddisk-

uri, cdrom-uri, camere digitale, scannere, plăci de reţea tip wireless, etc.

sloturilor – reprezintă acele componente fizice dintr-o unitate centrală pe

care se ataşează diferite componente care asigură conectarea unor

componente exterioare cum ar fi plăcile video, de sunet, reţea, sim-urile de

memorie, etc.

Aceste sloturi sunt de mai multe feluri, cele mai cunoscute şi folosite fiind:

a) sloturi ISA – lungi şi negre, cele mai utilizate până la sistemaile 486,

cu o viteză de lucru redusă;

b) sloturi PCI – apărute în generaţia pentium-urilor, mai scurte decât ISA

şi de culoare albă, cu o viteză de lucru medie;

Page 41: Suport curs Secretar.pdf

41

c) sloturi AGP – apărute în generaţia a II-a de Pentium-uri, acestea

sunt dedicate exclusiv plăcilor grafice cu performanţe ridicate, situate

mai în interiorul plăcii de bază şi de mărime identică cu cele PCI, de

culoare maro; viteza de lucru este mult mai ridicată decât în cazul

celorlalte sloturi.

2) Dispozitivele perferice

Dispozitive periferice de intrare - Prin intermediul dispozitivelor

de intrare, utilizatorul introduce informaţii în calculator.

Printre cele mai cunoscute sunt:

Tastatura

Tastatura reprezinta dispozitivul principal de intrare si permite introducerea de

informatii sub forma de caractere, similar cu masina de scris. Prin

succesiunea/combinatia de caractere introduse se pot furniza sistemului de calcul atât

date, cât si comenzi sau programe. Pe lânga tastele care reprezinta cifre si litere,

tastatura contine si o serie de taste „functionale”, carora le sunt atasate diferite functii

(prelucrari). Aceste functii sunt specifice sistemailor de operare în care este utilizata

tastatura.

Tastaturile se deosebesc prin design, numarul de taste (101-104), tip, functii

auxiliare. Cele aparute recent adauga butoane speciale pentru functii specifice

domeniului multimedia sau pentru navigarea pe Internet (play/pause/next/prev, control

volum, WWW, e-mail), pentru oprirea, pornirea, intrarea în "stand-by" a sistemului etc.

Mouse-ul

Un mouse este obligatoriu pentru majoritatea aplicatiilor actuale. Mouse-ul este

un echipament periferic de intrare utilizat pentru selectarea rapida a unor optiuni din

meniuri sau manipularea unor obiecte de pe ecran (texte sau grafice), în vederea

executarii unor operatii. El a fost realizat prima data în 1963 de catre Douglas

Page 42: Suport curs Secretar.pdf

42

Engelbart de la Institutul de Cercetare din Stanford. Prima firma care a utilizat mouse-

ul, pentru IBM-PC, a fost Mouse System, în 1980; ea a utilizat mouse-ul cu 3 butoane.

Firma care a devenit cea mai cunoscuta pe piata, în acest domeniu, este Microsoft,

care a utilizat, începând din 1983, mouse-ul cu doua butoane la calculatoarele IBM.

Tehnica mouse-ul a fost preluata si extinsa mai ales de firma Apple pentru

calculatoarele Macintosh.

Dispozitivul consta dintr-o carcasa si o bila (de cauciuc sau alt material cu

aderenta buna) care semnaleaza sistemului, printr-un mecanism electro-optic (format

din doi cilindri perpendiculari înzestrati cu câte o fanta), miscarile facute, prin

deplasare, pe o suprafata plana, care de obicei este dintr-un material special.

Utilizarea butoanelor mouse-ului depinde de produsul informatic.

Daca este instalat driver-ul (programul care asigura interfata cu sistemul de

operare) de mouse, odata cu miscarea mouse-ului se misca pe ecran o sageata sau

un dreptunghi, numit cursorul mouse-ului, care indica diverse obiecte. Mouse-urile se

pot conecta prin cablu la un port (o interfata) special pentru mouse. Variantele

moderne de mouse comunica cu calculatorul prin raze infrarosii, cablul de legatura

lipsind în acest caz.

Dupa tehnologia utilizata, mouse-urile pot fi mecanice si optice. Mouse-ul

mecanic foloseste o bila care se deplaseaza pe o suprafata si care antreneaza doua

potentiometre ce traduc miscarile în semnale de control. Mouse-ul optic foloseste un

fascicul de lumina pentru a detecta miscarea pe o suprafata si contine doua perechi de

led-uri si fotodetectoare. Mouse-ul se deplaseaza pe un suport a carui suprafata

acoperita cu o folie de plastic pe care sunt desenate doua grile suprapuse. Tehnologia

radio este din ce în ce mai mult folosita si implementata în dauna clasicelor cabluri.

Mouse-ul poate avea de la doua la sase butoane, putând fi dotat si cu rotita de

scroll. El se conecteaza de obicei la unul din porturile seriale ale calculatorului, iar în

cazul mouse-ului USB, la un port USB al calculatorului.

Placa video necesită o atenţie aparte, deoarece ea comunică cu altă

componentă a sistemului PC cu rol în afişarea imaginii pe monitor. Placa video are rolul

de a afişa ceea ce prelucrează procesorul la cerinţa utilizatorului cu o anumită calitate,

iar această calitate (claritate) a imaginii este denumită rezoluţie. Numărul de pixeli pe

Page 43: Suport curs Secretar.pdf

43

ecran şi numărul de culori pe care le suportă sunt cele 2 caracteristici care dau calitate

imaginii pe ecran. La plăcile video de ultimă generaţie, acest număr de culori este de

ordinul milioanelor şi de aceea s-a trecut la stocarea acestui număr sub formă de byte,

respectiv KB şi MB.

Imprimanta - dispozitiv care afişează pe hârtie texte sau ilustraţii. În funcţie de

tehnologia de tipărire utilizată, imprimantele pot fi:

- cu pini sau matriciale - crearea caracterelor se face din alăturarea unor

puncte separate, obţinute prin lovirea pinilor (ace mici) cu o bandă tuşată.

Necesită o hârtie specială, este o imprimantă ieftină, deosebit de zgomotoasă

şi pe cale de dispariţie.

- cu jet de cerneală - caracterele sunt formate din puncte obţinute prin

stropire cu cerneală prin duze speciale. Se foloseşte hârtie de scris normală,

are cost mediu şi este mai puţin zgomotoasă. Calitatea imaginii depinde, în

afară de calitatea hârtiei, de rezoluţie (număr de puncte pe inch, măsurată în

dpi = dots per inch), viteza de lucru (În pagini/minut) şi de capacitatea de

colorare;

- laser - foloseşte aceeaşi tehnologie ca şi copiatoarele: pentru imprimare

utilizează toner şi hârtie normală. Execută cele mai bune lucrări, dar datorită

preţului destul de ridicat (mai ales cele color), sunt mai puţin folosite.

Există diferite caracteristici ale imprimantelor. Cele mai importante sunt:

- Calitatea imprimării sau rezoluţia imprimantei, exprimată prin numărul de

puncte tipărite pe un inch (dpi);

- Viteza - exprimată prin numărul de caractere tipărite pe secundă sau

numărul de pagini tipărite pe minut;

- Modalitatea de alimentare cu hârtie;

- Zgomotul din momentul tipăririi, se măsoară în decibeli.

P/otter-ul (trasator) - dispozitiv special pentru trasarea pe hârtie a unor planuri şi

desene tehnice, în funcţie de comenzile unui calculator, folosind o peniţă. Este folosit în

domeniul ingineriei, arhitecturii sau proiectării.

Page 44: Suport curs Secretar.pdf

44

Boxe (difuzoare) - sunt folosite ca dispozitive de ieşire pentru sunet. Sunt legate la

placa de sunet.

Placile de sunet sunt dispozitive ce au rolul de a reda informatia binara sub forma de

sunet, sau de a converti sunetele in format binary. Astfel o placa de sunet se

conecteaza la slotul ISA/PCI, apoi la CD-ROM printr-un cablu separat sau mai nou

placile de sunet sunt integrate direct pe placile de baza moderne.

Dispozitive periferice de intrare-ieşire

Modem-ul - dispozitiv care permite calculatorului să transmită date prin liniile telefonice.

Informaţiile prelucrate de calculator sunt stocate digital, În timp ce informaţiile transmise

prin liniile telefonice sunt transmise sub formă de unde analogice. Modem-ul face

conversia datelor dintr-o formă în alta.

Modem-urile sunt de două feluri: externe - sunt plasate în afara unităţii centrale şi

interne - se găsesc în interiorul unităţii centrale.

Viteza unui modem se măsoară în biţi pe secundă (bps), aceasta variind de la 9,6 Kbps

pana la 56 de Kbps şi, mai nou, de peste 56 Kbps.

Touch screen - tip de ecran de afişare, acoperit de o folie transparentă sensibilă la

atingere, punctarea elementelor de pe ecran făcându-se cu degetele. Acest aspect

poate fi considerat ca un avantaj (interfaţă naturală), dar şi dezavantaj, punctarea cu

acurateţe fiind imposibilă.

3) Medii de stocare

Dispozitivele care păstreză informaţia pentru o utilizare ulterioară alcătuiesc memoria

externă a calculatorului. Este ceva cu totul banal, ca memoria externă să folosească

medii de stocare care pot păstra informaţia şi mai bine de cincizeci de ani.

Mediul de stocare sau suportul de stocare, este componenta fizică a unui dispozitiv de

stocare pe care ajung informaţiile să fie efectiv înmagazinate.

Mediile de stocare pot fi fixe, adică sunt parte integrantă a unui dispozitiv de stocare,

sau pot fi detaşabile. Mediile de stocare detaşabile pot fi separate de dispozitivul de

Page 45: Suport curs Secretar.pdf

45

stocare şi folosite împreună cu un alt dispozitiv de stocare compatibil. Discheta şi

compact discul sunt două exemple de medii de stocare detaşbile.

Orice calculator personal foloseşte un dispozitiv principal de stocare a informaţiei, care

permite atât adăugarea de noi informaţii, cât şi modificarea sau ştergerea informaţiilor

deja existente. Pe lângă acest dispozitiv de memorie principal, denumit hard disk, pot

exista (şi există mai întotdeauna) şi alte dispozitive care permit citirea şi scrierea

datelor.

Există medii de stocare precum discheta care pot fi atât scrise cât şi rescrise, dar există

şi medii de stocare precum compact discul obişnuit care nu pot fi decât citite. Pentru

scrierea informaţiei este necesar ca atât dispozitivul de stocare cât şi mediul de stocare

să permită acest lucru.

HARD DISK-UL (HDD) Reprezinta cea mai importanta unitate de stocare a

datelor. Acestea sunt inmagazinate permanent, indiferent daca calculatorul este deschis

sau inchis . Pe hard-disc sunt stocate toate fisierele de date ale utilizatorului.. El nu se

vede deoarece se afla in interiorul echipamentului ,de calcul si este o componenta

deosebit de sensibila.

Hard Disk-ul - Seiful datelor

Hard disk-ul sau discul dur este principalul dispozitiv de stocare al unui calculator

personal. Cea mai mare şi mai importantă

parte a software-ului cu care lucrează un calculator zi de zi se află stocată pe hard disk.

Sistemul de operare se află stocat pe hard disk, majoritatea programailor pe care le

folosiţi se află stocate pe hard disk, probabil şi ultimul document pe care l-aţi creat se

află stocat tot pe hard disk.

Un calculator personal fără hard disk nu prezintă prea mare utilitate, având în vedere că

majoritatea software-ul ui este conceput să funcţioneze în prezenţa unui hard disk.

Hard disk-uri interne și hard disk-uri externe

Hard disk-ul intern este gândit să functioneze în interiorul unității centrale. Putem

scoate un hard disk intern din unitatea centrală și il putem conecta la o altă unitate

compatibilă dar nu este tocmai o soluție practică având in vedere că hard disk-urile

Page 46: Suport curs Secretar.pdf

46

sunt dispozitive sensibile la socuri. Pentru a transfera cantități mari de date și pentru

portabilitate există hard disk-urile externe. Acestea încapsulează într-o cutie, de regulă

metalică, un hard disk obișnuit de3.5 sau 2.5 inch.

Hard disk-urile externe ce incorporeza un drive de 3.5 inch necesită și o sursă

De alimetare separată pe cand cele echipate cu unitati de 2.5 inch se pot multumi si

cu cei5V si 0.5A furnizati de portul USB.

Componentele de stocare externă sunt: FDD (floppy disk) cu o capacitate de

1,44 MB şi o viteză de lucru redusă, CDROM-ul cu o capacitate de stocare mult mai

mare (650-700 MB) şi versiunile sale mai noi : CDRW – care permite şi scrierea de CD-

uri, DVDROM – care permite doar citirea de CD-uri şi DVD-uri (4,7 GB), COMBO – care

reprezintă o combinaţie între scrierea de CD-uri şi citirea de DVD-uri, DVDRW – care

permite şi scrierea de CD-uri şi DVD-uri. Caracteristica lor principală este viteza de

transfer a datelor stocate şi viteza de accesare, eventual inscripţionare, a acestora.

Acestea se notează astfel în cazul unui CDRW – 52x / 24x / 52x, care reprezintă viteza

de inscripţionare a unui CD inscriptibil / viteza de re-inscripţionare a unui CD

reinscriptibil / viteza de citire a unui CD (re)inscriptibil.

MEMORII FLASH - Sunt memorii speciale, portabile, de capacitate mare, folosilte

pentru stocarea datelor. Aceste memorii sunt indispensabile pentru memorarea si

transportul imaginilor in cazul camarelor digitale. Au forme si denumiri diferite (Memory

Stick, Compact Flash, Smart media, etc.) in functie de producatorul camerei digitale.

SOFTWARE

Aşa cum aminteam în primul capitol, prin termenul de software se înţelege

ansamblul programailor, procedurilor şi rutinelor care controlează funcţionarea eficientă

a elementelor hard. Un sistem de calcul nu poate să prelucreze date fără să fie

programat. Un program constă dintr-o succesiune de instrucţiuni ce converg către

soluţia problemei ce trebuie să fie rezolvată.

Există două categorii de programe:

Page 47: Suport curs Secretar.pdf

47

programe de sistem - coordonează modul în care lucrează componentele

sistemului şi oferă asistenţă în funcţionarea programailor de aplicaţii. Se spune

că ele alcătuiesc software de bază.

Programaile de sistem sunt proiectate astfel încât să faciliteze utilizarea eficientă a

resurselor sistemului de calcul şi să ofere instrumente pentru dezvoltarea şi execuţia

programailor de aplicaţii. Aceste programe sunt elaborate pentru anumite tipuri de

sisteme de calcul şi nu se pot folosi pe alte tipuri. Ele sunt furnizate de către

producătorii sistemailor de calcul sau de către firme specializate. Programaile de sistem

se referă în principal la sistemul de operare.

programe de aplicaţii - destinate rezolvării unor probleme specifice unei aplicaţii.

Se spune că alcătuiesc software de aplicaţii. Aceste programe efectuează

prelucrări ale datelor, în concordanţă cu cerinţele informaţionale necesare, fiind

realizate în principal de către firme specializate de software.

Sistemul de operare (SO) - ansamblu de proceduri manuale şi module de program

de sistem prin care se administrează resursele sistemului de calcul (procesoare,

memorie, periferice, informaţii) ce asigură utilizarea eficientă, în comun, a acestor

resurse şi oferă utilizatorului o interfaţă cât mai comodă pentru utilizarea sistemului de

calcul.

Aşadar, sistemul de operare poate fi considerat ca reprezentând interfaţa dintre

componentele hard şi utilizator.

Pentru a răspunde rolului de interfaţă hardware - utilizator, majoritatea sistemailor

de operare sunt organizate pe două nivele:

fizic - mai apropiat de hardware cu care interferează printr-un sistem de

întreruperi. Întreruperea presupune suspendarea execuţiei programului în curs

printr-un semnal, ca urmare a unui eveniment, deservirea întreruperii şi apoi

reluarea execuţiei programului în curs.

logic - mai apropiat de utilizator, interferând printr-un sistem de comenzi, limbaje de

programare.

Page 48: Suport curs Secretar.pdf

48

Corespunzător acestor două niveluri, sistemaile de operare cuprind în general

categorii de programe:

de comandă şi control pentru coordonarea şi controlul tuturor funcţiilor

sistemului de operare (procese de intrare/ieşire, execuţia întreruperilor,

comunicaţia hardware - utilizator etc.);

de servicii (prelucrări) - executate sub supravegherea programailor de comandă

şi control, utilizate de programator pentru dezvoltarea programailor sale de

aplicaţie.

2) Principalele funcţii ale unui sistem de operare

Principalele funcţii ale unui sistem de operare sunt:

Gestiunea prelucrărilor - oferă posibilităţi de pregătire şi lansare în execuţie a

programailor de aplicaţie. Pentru aceasta, sistemul de operare trebuie să

dispună de:

o un editor de texte, pentru introducerea şi modificarea unui

program sursă (program scris într-un limbaj de programare);

o un translator pentru limbajul de programare folosit (asamblor,

compilator, interpretor), pentru traducerea instrucţiunilor din

programul sursă într-un limbaj recunoscut de sistemul de calcul

(program obiect);

o un editor de legături pentru realizarea de legături între modulele

obiect în vederea construirii structurii pe segmente, necesare

execuţiei programailor (program direct executabil). Acesta se

încarcă în memorie de către componenta sistemului de operare

numită încărcător, şi din acel moment execu ţia poate avea loc.

Gestiunea resurselor - identificarea programailor ce se execută, a necesarului

de memorie, a dispozitivelor periferice şi a cerinţelor privind protecţia datelor.

Gestiunea fişierelor - realizează separarea fişierelor încărcate în memorie şi

grupează fişierele pe diferiţi utilizatori.

Facilităţi puse la dispoziţia utilizatorului referitor la compresia datelor, sortarea,

interclasarea, catalogarea şi întreţinerea bibliotecilor prin programaile utilizator

Page 49: Suport curs Secretar.pdf

49

disponibile. Aceste facilităţi se referă la programaile utilitare care pun la

dispoziţia utilizatorilor o serie de programe pentru defragmentare, comprimare

sau devirusare.

Planificarea execuţiei lucrărilor după anumite criterii (timp de execuţie, priorităţi,

etc.) astfel Încât unitatea centrală să fie utilizată eficient.

Coordonarea execuţiei simultane a mai multor programe, prin urmărirea

modului de executare a instrucţiunilor, depistarea şi tratarea erorilor, lansarea în

execuţie a operaţiilor de intrare/ieşire.

Asistarea execuţiei programailor de către utilizator, printr-o interfaţă

prietenoasă , atât la nivel hardware, cât şi la nivel software.

Dintre cele mai cunoscute sisteme de operare se pot aminti: Windows, Mac

Operating System, Linux, Unix, Novell. Acestea conţin mai multe versiuni. Prin

versiunea unui program software se înţelege stadiul la care s-a ajuns în dezvoltarea

soft-ului respectiv în momentul difuzării lui publice. De exemplu, compania Microsoft şi-

a etichetat versiunile întâi prin numere (Windows 1.0 până la Windows 3.11), apoi prin

ani (Windows 95, Windows 98, Windows 2000) şi apoi prin coduri alfanumerice

(Windows Me, Windows XP). Astfel, un simplu utilizator poate compara două versiuni

diferite ale aceluiaşi program pentru a constata evoluţia programului şi facilităţile

suplimentare oferite.

3) Aplicaţii software

Aplicaţiile informatice sunt reprezentate de acele programe ce sunt realizate

pentru utilizatori cu scopul de a folosi calculatorul într-o problemă specifică şi pentru a

îndeplini o anumită sarcină (procesare de text, facturare, aplicaţii grafice).

Există diferite programe fiecare având o funcţie specifică , de exemplu:

Programe de comunicaţii - Yahoo Messenger, Outlook Express (cu ajutorul

acestor programe se pot trimite mesaje şi comunica cu diferite persoane

indiferent de localizarea geografică a acestora).

Page 50: Suport curs Secretar.pdf

50

Programe de manipulare şi gestiune a fişierelor - MS-DOS, Linux, Windows

Explorer (cu ajutorul acestor programe se pot crea, şterge sau redenumi

fişierele).

Programe de navigare pe WEB - Mozilla Firefox, Internet Explorer (cu ajutorul

acestor programe puteţi accesa diferite pagini de Internet).

Programaile de procesare de text - WordPro, StarOffice Document,

Microsoft Word (cu aceste programe se pot accesa informaţiile sub formă de

text, având posibilitatea de editare, salvare şi imprimare a documentului).

Programaile de calcul tabelar - Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, StarOffice

Spreadsheet (aceste programe permit manipularea datelor numerice existente

în tabelele de calcul).

Programaile de gestiune a bazelor de date - Visual FoxPro, Microsoft

Access, Oracle (acest program organizează colecţii mari de date, pentru ca

informaţia să fie disponibilă utilizatorului prin realizarea interogărilor şi a

extragerilor de date).

Programe pentru creşterea accesibilităţii:

o Programe de recunoaştere a vocii (voice recognition) - Sonic Extractor,

eSpeaking (aceste programe pot recunoaşte cuvinte rostite

transformându-Ie În diferite comenzi).

o Programe de recunoaştere a caracterelor existente pe ecran (screen

reader) - Microsoft Narrator, VoiceOver (programe ce identifică,

interpretează şi converteşte În voce conţinutul afişat pe ecran).

o Programaile ce permit mărirea caracterelor pe ecran (screen magnifier) şi

programe ce afişează o tastatură virtuală (on-screen keyboard).

o Altele, folosite În domenii diverse, specializate - Adobe JIIustrator,

Quark Express.

Aşadar, dintre aplicaţiile software care pot fi folosite la birou sau acasă se pot

enumera:

Program de procesare de text: Word, WordPerfect, AmiPro;

Program de calcul tabelar: Excel, Lotus 123;

Page 51: Suport curs Secretar.pdf

51

Program de baze de date: Access, Filemaker Pro;

Program de prezentări: PowerPoint, Freelance;

Program de poşta electronică: Outlook Express, Microsoft Outlook;

Program de navigare pe Internet: Internet Explorer;

Program de contabilitate: Ciel, NeoSys;

Program de salarii: Ciel, NeoManager.

4) Etapele realizării aplicaţiilor software

Realizarea unei aplicaţii software reprezintă o acţiune complexă care îmbină un mare

număr de activităţi eterogene (de analiză, de proiectare, de programare, implementare

şi exploatare ), cu un pronuntat caracter creativ şi la care cooperează mai multe unităţi

organizatorice. În plus: reclamă resurse umane, materiale şi financiare însemnate, pe o

perioadă considerabilă de timp. Folosirea eficientă a acestor resurse, în scopul obţinerii

unei aplicaţii performante a impus ordonarea acestui proces complex într-o succesiune

bine stabilită de etape şi subetape şi utilizarea unor metode şi tehnici adecvate.

Etapele standard ale realizării unui program sunt:

1. Semnalarea necesităţii unui program (etapa de analiză) - realizare studiu de

fezabilitate pentru a vedea aria de aplicabilitate, cerinţele, condiţiile pe care trebuie

să le îndeplinească programul;

2. Proiectarea programului (etapa de design) - realizarea bazelor de date, definirea

modelului de ansamblu al aplicaţiei ţinând seama de cerinţele şi restricţiile stabilite

În etapa anterioară şi planificarea realizării eşalonate a acesteia pe componente;

3. Realizarea programului etapa de programare (programming) folosind tehnici şi

limbaje de programare adecvate;

4. Testarea programului - (etapa de testing) - În această etapă programul este

implementat în paralel cu cel deja existent sau se realizează testarea lui în cadrul

unei secţii sau a unui departament;

5. Implementarea programului - odată testat şi eventual îmbunătăţit, programul este

gata pentru implementare, de data aceasta în totalitate, fără a mai necesita un alt

program în paralel;

Page 52: Suport curs Secretar.pdf

52

6. Verificare - studierea modului în care programul respectiv răspunde tuturor

cerintelor beneficiarului;

7 . Întreţinere: actualizare, perfecţionare, modificare în funcţie de schimbarea

condiţiilor reale.

5) Interfaţa grafică cu utilizatorul (GUI - Graphical User

Interface)

Interfaţa grafică este un termen cu înţeles larg care se referă la toate tipurile de

comunicare vizuală între un program şi utilizatorii săi. Aşadar, GUI se referă nu numai la

ceea ce utilizatorul vede pe ecran, ci la toate mecanismaile de comunicare între acesta

şi program.

Un program ce utilizează o interfaţă grafică foloseşte de obicei un sistem de

operare bazat pe ferestre. Acest program afişează în ferestrele de pe ecran meniuri,

simboluri, suprafeţe de lucru şi ferestre pentru aplicaţii, dispozitive grafice folosite în

interacţiunea cu un computer, pictograme, butoane, casete de dialog, etc., iar

utilizatorul controlează aceste ferestre cu ajutorul mouse-ului.

Concis, avantajele folosirii GUI sunt:

Interacţiune cu computerul mai uşoară şi mai eficientă pentru utilizator;

Simplificare a instrucţiunilor complexe, realizată cu ajutorul pictogramailor şi

meniurilor. De exemplu, furnizarea unui meniu al comenzilor disponibile a înlocuit

vechea interfaţă Iinie-de-comandă, unde trebuia să memorezi comenzile care

doreai să le foloseşti;

Iniţiere intuitivă a comenzilor către computer (de exemplu, dacă doriţi să scrieţi

într-un document Word cuvântul Ianuarie, este suficient să tastaţi primaile

caractere, după care vă va apărea o casetă în care programul vă sugerează

deja cuvântul ianuarie);

Programaile şi fişierele sunt mai uşor de mânuit şi organizat;

Componentele de bază ale interfeţei grafice cu utilizatorul, sunt:

indicator sau cursor (în general arată ca o săgeată sau ca un 1);

dispozitiv de punctare, un mouse sau un trackball, care permite selectarea

obiectelor de pe ecran;

Page 53: Suport curs Secretar.pdf

53

pictograme (icons), mici desene care reprezintă comenzi, fişiere sau ferestre, ce

pot fi activate cu ajutorul mouse-ului;

desktop - zona de pe ecran unde se află pictogramaile;

ferestre (windows) - zone ale ecranului în care se pot executa activităţi diferite;

meniuri (menus) - conţin comenzile care se pot selecta pentru a fi executate.

Internetul

Internetul este:

o un sistem cu o dezvoltare foarte rapidă care cuprinde computer

interconectate şi care facilitează serviciile de transfer de date cum ar fi poşta

electronică , World Wide Web, transferul de fişiere;

o reţea globală de computere, care leagă guverne, universităţi, companii şi

multe alte reţele şi utilizatori; Internetul nu este proprietatea nici unei firme si

nu este coordonat de nici o firmă;

o o reţea globală ce conectează milioane de calculatoare

Spre deosebire de serviciile online care sunt controlate în mod central,

Internetul este descentralizat prin însuşi modul său de proiectare. Fiecare

calculator din Internet, numit gazdă sau host, este independent.

Cele mai importante servicii oferite de Internet sunt:

World Wide Web (WWW) - serviciu multimedia, este un sistem de

server-e Internet care permite lucrul cu documente formatate special, într-un

limbaj numit HTML (Hyper Text Markup Language) ce permite grafică şi

legături hyperlink.

Acest serviciu oferă posibilitatea accesului la o cantitate imensă de informaţii,

fapt ce duce la necesitatea stabilirii unei metode de selectare datelor care ne

interesează,cerinţă îndeplinită prin folosirea motoarelor de căutare.

Un motor de căutare este un program care permite utilizatorilor să găsească

diverse informaţii pe Internet pe baza unor cuvinte cheie. În sens mai larg poate fi

definit ca program care găseşte informaţia căutată într-o bază de date.

Cele mai cunoscute sunt: Google, AltaVista, Yahoo, Infoseek, Hotbot, Lycos,

Metacrawler, Excite, Web Crawler etc.

Page 54: Suport curs Secretar.pdf

54

E-mail (poştă electronică) - trimiterea şi primirea de mesaje în format electronic

pe Internet;

Chat - conversaţie în timp real pe Internet între două sau mai multe persoane,

prin introducerea textelor pe calculator;

Newsgroups - colecţii cu informaţii globale actualizate frecvent, organizate mai

mult sau mai puţin în jurul unui anumit subiect cu relevanţă publică;

FTP (File Transfer Protocol) - serviciul care dă posibilitatea utilizatorilor de a

transfera fişiere de la un calculator aflat în Internet, care se numeşte remote

host, pe calculatorul local. FTP este cea mai folosită metodă pentru transferul

fişierelor , indiferent de tipul şi dimensiunea acestora, de la un computer la altul,

prin intermediul Internetului.

În cadrul reţelelor de calculatoare folosim termenul dawnload (descărcare) când

iniţiem un transfer de date (fişiere, aplicaţii, mesaje electronice) către calculatorul local,

de la un alt calculator, de obicei un server ftp, server e-mail, server web.

Operaţia inversă se numeşte upload (încărcare) şi se referă la transmiterea de

date de la calculatorul local, către un alt calculator sau server din reţea sau internet, cu

intentia de a stoca o copie a datelor pe aceste sisteme.

Între calculatoarele legate la Internet se pot schimba date şi informaţii folosind

unul dintre serviciile amintite, prin reţelele cablate şi prin satelit, numite datahighway

(magistrale de date). Termenul broadband (bandă largă) se referă la aceste reţele

capabile să trasmită date la o rată de transfer de cel puţin 256 kbps într-un singur sens.

Acest lucru este posibil prin folosirea întregii benzi de frecvenţă şi transmiterea

simultană a mai multor seturi de date prin tehnica multiplexării datelor în timp.

Termenul de poştă electronică (E-mail)

Poşta electronică a devenit o modalitate foarte folosită de comunicare şi trimitere a

mesajelor. Acestea pot fi trimise în format electronic de la un computer la altul, folosind

o reţea de conectare a computerelor sau prin sisteme pe linie telefonică.

Poşta electronică este utilizată foarte mult datorită:

- Costului redus - este mult mai ieftină trimiterea unui mesaj cu ajutorul poştei

electronice, decât modalitatea clasică de corespondenţă;

Page 55: Suport curs Secretar.pdf

55

- Vitezei - transmiterea şi primirea mesajelor se realizează aproape instantaneu,

variază În funcţie de viteza de conectare şi de dimensiunea mesajului;

- Accesibilităţii - se pot trimite şi primi mesaje, oriunde şi de oriunde, dacă există

un calculator cu o conexiune la Internet.

Folosirea poştei electronice prezintă şi avantaje şi dezavantaje faţă de poşta

obişnuită. Astfel se pot enumera:

Avantaje:

- Transmitere rapidă către orice loc din lume;

- Un mijloc ieftin şi eficient de comunicare;

- Permite folosirea de liste de distribuire a mesajelor;

- Foloseşte instrumente de gestiune a mesajelor.

Dezavantaje:

- Un fişier ataşat poate conţine un virus de computer;

- Poate avea loc o superÎncarcare a cutiei poştale;

- Se pot produce erori şi neglijenţe În folosirea Email-ului;

- Probabilitatea mare de primire a mesajelor nefolositoare (Junk Mail).

Termenul de comunicare instantanee ("chat")

Mesageria instantanee este serviciul ce permite schimbul instant de mesaje de tip

text între mai multe calculatoare conectate la Internet. Este necesară utilizarea unui

program numit client IM care se conectează la un server de mesagerie instantanee.

Spre deosebire de poşta electronică , conversatiile au loc instantaneu (în timp

real). În ziua de azi se pot transmite pe lângă text şi date de tip audio-video folosind un

microfon şi un webcam. Cele mai populare programe de "chat" sunt: Yahoo Messanger,

Skype, Google Talk, Windows Live Messenger, AIM, Ica etc.

Weblog (blog) se referă la o publicaţie web (un text web) ce conţine articole

periodice, cu actualizare continuă, care are de obicei un caracter personal (web log =

jurnal pe internet). Ca regulă, actualizarea blogurilor constă în adăugări de texte noi,

asemenea unui jurnal de bord, toate contribuţiile fiind afi şate în ordine invers

cronologică în partea de sus, la vedere.

Page 56: Suport curs Secretar.pdf

56

Acest gen de publicaţii sunt în principiu accesibile publicului larg, ce poate să scrie

comentarii, creându-se astfel o comunitate de cititori în jurul blog-ului. Actualizările şi

comentariile se fac uşor folosind interfaţa unui browser web.

Scopul lor variază foarte mult, de la jurnalele personale şi până la "armaile"

publicitare ale campaniilor publicitare ale campaniilor politice, ale programailor media

sau ale diferitelor companii comerciale. De asemenea, variază şi în funcţie de autor - de

la unul singur la o comunitate întreagă.

Comunităţi on-line

O reţea socială virtuală reprezintă un servicIu disponibil pe internet, creat cu

principalul scop de a conecta utilizatori cu aceleaşi interese, activităţi, hobby-uri. Pe

baza unui cont creat pe aceste site-uri aceştia pot completa profiluri cu informaţii

personale, despre domeniile de interes, educaţie, locul de muncă , date de contact. Au

la dispoziţie instrumente de mesagerie (chat), de adăugare şi comentarii a fotografiilor

şi conţinutului video, diferite jocuri online şi sisteme de votare şi recomandări.

Se creează astfel comunităţi de utilizatori cu interese specifice:

- Reţele sociale de afaceri: Linkedln, Talkbiynow;

-Reţele sociale de prietenii: hi5, Facebook, twitter;

- Reţele sociale de partajare de fotografii: Flickr;

- Comunităţi pentru ecologişti : Care2;

- Comunităţi de blogging: Blogster;

- Comunităţi de pasionaţi ai jocurilor online: Avatars United, GamerDNS.

Datorită interactivităţii acestui serviciu putem enumera câteva avantaje:

- puteţi căuta in aceste reţele prieteni, cunoştinţe , colegi de şcoală ;

- sunteţi la curent cu ultimaile ştiri , evenimente, noutăţi;

- puteţi comenta, vota şi recomanda mesajele text, pozele, videoclipurile adăugate

de ceilalţi utilizatori;

- puteţi partaja conţinut audio-video.

Există şi câteva dezavantaje:

- informaţiile personale pot deveni publice dacă nu se optează pentru un profil

privat;

- există riscul de dependenţă faţă de aceste reţele;

Page 57: Suport curs Secretar.pdf

57

- puteţi fi urmăriţi, hărţuiţi si păcăliţi de utilizatori ai acestor reţele;

Puteţi folosi aceste servicii - blog, podcast, reţele sociale virtuale - pentru a partaja

şi distribui mesaje text, poze, fişiere audio-video.

UTILIZAREA DISCHETELOR ŞI CD-URILOR

Dischetele şi CD-urile reprezintă suporturi de memorare portabile. Ambele

necesită o unitate specială în care să fie introduse pentru a putea fi folosite. Ele se

introduc cu partea etichetată (scrisă) în sus. La dischetă colţul tăiat se introduce în

partea dreaptă.

Unităţile de dischetă şi CD apar în fereastra My Computer alături de unităţile de

hard disk-uri. Discheta are asociată litera A, iar CD-ul litera următoare ultimei litere

asociate unui hard disk(sau ultimei partiţii a acestuia), de exemplu E. Numaile acestor

unităţi reprezintă şi numaile directorului rădăcină a acestor discuri şi de scriu urmate

de : (două puncte).

Explorarea (deschiderea) acestor unităţi se face la fel cu orice pictogramă

(dublu chick de exemplu). De asemenea toate operaţiile cu fişiere se efectuează

în modurile precizate anterior. Există şi câteva diferenţe:

Pe dischetă se poate copia un fişier cu opţiunea 3.5 Floppy (A:) şi

submeniul Send To al meniului de context.

Pentru CD-uri există două tipuri de unităţi – Read Only (ROM) şi Read /

Write (RW). Prima categorie permite doar citirea datelor de pe CD şi prin urmare

doar copierea de pe CD altundeva (nu se pot muta, şterge, redenumi). A doua

categorie permite atât citirea cât şi scrierea, prin urmare operaţiile sunt permise

în totalitate.

În general pentru scrierea de fişiere pe CD-uri (copiere, mutare, creare,

etc) sunt necesare programe speciale de scriere, cum sunt Nero, WinOnCD, Easy

CD Creator, etc.

Page 58: Suport curs Secretar.pdf

58

În momentul introducerii unui CD într- o unitate, Windows XP deschide

automat o casetă de dialog cu operaţii posibile cu fişierele de pe disc

(pentru deschidere în general).

CD-urile sunt de două tipuri – Read Only şi Rewritable, primaile putând fi

scrise o sigură dată, iar celelalte permiţând rescrierea.

Dischetele 3.5 inch folosite astăzi sunt suporturi de memorare magnetice

şi au capacitatea de 1.44 Mb, iar CD-urile sunt optice şi pot fi de mai multe

capacităţi – 650

Mb, 700 Mb, 800 Mb, 870 Mb. Acestora li se adaugă MiniCD-urile cu diametrul de

8 cm şi capacităţi cuprinse între 185 şi 220 MB. Acestea se comportă identic cu

CD-urile normale. Tot suporturi optice sunt şi DVD-urile care necesită unităţi

speciale de DVD şi au capacităţi între 4.7 şi 5.4 GB.

SIGURANŢA DATELOR ÎN WINDOWS XP

Siguranţa datelor se pune mai ales în următoarele cazuri:

1. calculatorul este utilizat de mai multe persoane

2. calculatorul este conectat la o reţea de calculatoare

3. calculatorul este conectat la Internet

4. se încearcă ştergerea unor date

5. calculatorul conţine viruşi

În primul caz siguranţa este realizată prin crearea de conturi fiecărui utilizator.

Fiecare utilizator primeşte un nume şi o parolă în lipsa cărora nu se va putea

acea acces la Windows XP. Fiecărui utilizator i se stabilesc nişte drepturi care îi

restricţionează accesul la date (în special la modificare şi ştergere). Va exista în mod

obligatoriu un utilizator administrator cu drepturi depline care, printre altele, se va

ocupa şi de administrarea conturilor utilizatorilor. Acest lucru se face din fereastra User

Accounts din Control Panel.

Astfel, fiecare utilizator va administra în special datele proprii şi nu va

putea pune în pericol datele celorlalţi.

Page 59: Suport curs Secretar.pdf

59

În cel de-al doilea caz siguranţa se realizează prin limitarea accesului doar la

datele (fişiere sau dosare) partajate. Partajarea unui director se face din caseta de

dialog Properties a acestuia din secţiunea Sharing activând selectorul.

Restul datelor rămân inaccesibile de

pe alte calculatoare. De asemenea accesul

într-o reţea nu poate fi făcut fără o parolă.

În cel de-al treilea caz securitatea datelor este precizată în secţiunea Security

a casetei de dialog Internet Properties.

Protecţia la ştergerea unor date se face prin casete de dialog care cer

confirmarea acţiunii de ştergere. În plus programaile, fişierele Read Only şi cele

sistem se bucură de o dublă astfel de protecţie, ineficientă dacă tratăm cu

superficialitate această importantă operaţie. Ca ultimă şansă, fişierele pot fi recuperate

din Recycle Bin (dacă nu a trecut prea mult timp de la ştergere).

În cazul viruşilor problema e mai complicată din mai multe motive cum ar fi: de

multe ori descoperim virusarea când e prea târziu, considerarea virusului ca

nepericulos pentru că nu stricat nimic (ÎNCĂ), capacitatea virusului de a se multiplica

şi răspândi în calculator sau într-o reţea de calculatoare, etc. Virusul este un program

potenţial distructiv care atacă în special sistemul de operare şi fişierele dar

poate acţiona şi la nivel fizic (umplerea memoriei RAM, creşterea voltajului,

ştergerea partiţiilor discurilor, etc)

Remedierea stricăciunilor e dificilă şi de multe ori imposibilă. Există viruşi

celebri în acest sens (familia WinCIH).

Nici eliminarea unui virus nu e uşoară necesitând un program special numit

antivirus care poate elimina doar viruşii cunoscuţi în momentul apariţiei lui. Cum

lunar apar sute sau chiar mii de viruşi... nici un antivirus nu e destul. După ce

virusul a acţionat această operaţie e şi mai dificilă datorită funcţionării deficiente a

calculatorului şi a sistemului de operare sau chiar nefuncţionării acestora.

Viruşii pot pătrunde în calculator prin mai multe surse: dischete, CD-uri,

reţea, Internet.

Pe lângă antivirusi există şi programe avansate de protecţie a reţelelor şi a

datelor transmise prin Internet (firewall).

Page 60: Suport curs Secretar.pdf

60

PROGRAME UTILITARE DE ARHIVARE

Programaile de arhivare (comprimare) sunt unele dintre cele mai

utilizate programe utilitate, alături de editoarele de texte, antiviruşi şi programaile

de navigare pe Internet.

Cele mai importante motive care obligă utilizarea lor sunt:

Dimensiunea prea mare a unor fişiere care îngreunează sau fac imposibile unele

operaţii cum ar fi copierea pe o dischetă sau CD, transmiterea prin E-mail sau în

reţea

Necesitarea divizării unui fişier mare în bucăţi mai mici care să încapă pe

dischete, de exemplu.

Scăderea dimensiunii unor fişiere fără o utilizare imediată pentru a elibera spaţiu

pe discuri.

Există multe utilitare de acest gen pentru Windows, cele mai importante

fiind Winzip, Winrar şi Winace. Toate au mai multe variante cu diverse

interfeţe şi opţiune, dar toate pun la dispoziţie cele mai importante facilităţi ale

unui utilitar de arhivare / dezarhivare: crearea de volume de o anumită mărime

pentru împărţirea fişierelor mari, alegerea calităţii compresiei, crearea de

arhive care să se extragă singure (Self- extract), etc

Arhivatorul prezentat în continuare este Winrar 3.0, dar reamintesc că

toate au o utilizare asemănătoare.

Crearea unei

Extragerea fişierelor dintr-o arhivă

Testarea integrităţii unei arhive

Page 61: Suport curs Secretar.pdf

61

Dacă alegem opţiunea de creare a unei arhive noi avem la dispoziţie

caseta de dialog de mai jos. Putem alege numaile şi tipul arhivei (rar sau zip),

calitatea compresiei (Store, Fastest, Fast, Normal Good, Best) şi dimensiunea

volumailor dacă dorim împărţirea arhivei (1.44Mb, 650Mb, 700Mb sau alta).

Dispozitivul de stocare care poate fi conectat la calculator prin interfata USB

poartea denumirea de Flash Pen Drive USB (Stick). Dimensiunile reduse, viteza

mare de transfer si protectia datelor fac din acesta memorie o alegere ideala acolo unde

portabilitatea este primordială.

Page 62: Suport curs Secretar.pdf

62

TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ

Tehnoredactarea reprezintă pregătirea tehnică şi grafică a unui text înainte de a

începe operaţia de tipărire. Această pregătire a textului se referă la aplicarea acelor

operaţii de prelucrare care să determine, în final, obţinerea unui document cu:

• calităţi grafice superioare;

• lizibilitate bună;

• aspect plăcut;

• o formă de prezentare adaptată conţinutului.

se poate face atât manual, prin mijloace mecanice de prelucrare (maşina de scris),

cât şi automat, computerizat, folosindu-se ca mijloc de prelucrare – calculatorul.

Tehnoredactarea computerizată are o serie de avantaje, faţă de cea manuală şi

anume:

- introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi făcută de o persoană fără

o pregătire specială;

- o parte din operaţiile de rutină sunt executate automat de calculator;

- după ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul

monitorului, realizându-se astfel o eventuală corectare înaintea tipăririi;

- pot fi obţinute documente cu calităţi superioare atât din punct de vedere tehnic, cât

şi estetic;

Page 63: Suport curs Secretar.pdf

63

- alinierea automată a textului;

- posibilitatea alegerii diferitelor forme şi dimensiuni pentru caractere;

- aranjarea textului în pagină;

- crearea antetelor şi a notelor de subsol;

- editarea tabelelor;

- editarea ecuaţiilor.

Pentru a porni editorul Word, executăm clic pe Start, selectăm opţiunea

Programs (Fig. 1) şi apoi căutăm Microsoft Word printre aplicaţiile instalate. De

asemenea, putem crea un icon pe Desktop pentru acest program.

Page 64: Suport curs Secretar.pdf

64

Bara de titlu (Title bar) – are următoarele proprietăţi:

-posibilitatea maximizării sau restaurării dimensiunilor ferestrei în care se încadrează

aplicaţia prin executarea unui dublu-clic pe aceasta;

-posibilitatea mutării ferestrei aplicaţiei prin agăţarea şi deplasarea acesteia în

poziţia dorită;

-deschiderea meniului de control prin executarea unui clic pe butonul drept al mouse-

lui.

Elementele barei de titlu (Fig. 3):

a. Iconiţa aplicaţiei este reprezentată în partea stângă a barei de titlu şi

permite (prin executarea unui clic pe suprafaţa sa, sau prin apăsarea combinaţiei de

taste CTRL+SPACE BAR) deschiderea meniului sistem al aplicaţiei.

b. Titlul aplicaţiei – conţine denumirea aplicaţiei curente (Microsoft Word) şi

denumirea fişierului (cu extensia doc.) asupra căruia acţionează aceasta în

momentul respectiv.

Page 65: Suport curs Secretar.pdf

65

c. Butonul de minimizare – marcat cu un pătrăţel pe care se află o liniuţă de

subliniere – permite aducerea ferestrei de aplicaţie la dimensiunea unei casete

situată pe bara de task-uri a sistemului de operare, fără întreruperea proceselor care

se desfăşoară în interiorul acesteia.

d. Butonul de maximizare-restaurare – permite afişarea ferestrei de aplicaţie pe

toată suprafaţa ecranului monitorului (maximizare) sau readucerea acesteia

la dimensiunile anterioare maximizării (restaurare). Acţionarea acestui buton

nu afectează desfăşurarea proceselor din interiorul ferestrei de aplicaţie.

e. Butonul de închidere – marcat de un buton pe care se află semnul X – permite

închiderea ferestrei aplicaţiei şi întreruperea proceselor care se desfăşoară în

cadrul acesteia. Executarea unui click pe acest buton este echivalentă cu

apăsarea combinaţiei de taste ALT+F4.

Bara de meniuri (Menu bar) (Fig. 4) – este un element caracteristic al

sistemului Windows, dar conţinutul ei diferă de la o operaţie la alta. În cazul nostru,

aplicaţia Word este prevăzută cu o bară de meniuri care poate fi folosită ori de

câte ori se solicită aplicarea unei funcţii (comenzi) a editorului şi conţine meniurile

aplicaţiei (File, Edit etc.). Apelarea acestora se face prin executarea unui click pe

numele meniului sau prin apăsarea combinaţiei de taste ALT+litera subliniată din

numele meniului. Meniul este activat şi se derulează o listă care conţine numele

comenzilor din meniul respectiv. Pentru închiderea unui meniu se execută click

oriunde în afara lui.

Page 66: Suport curs Secretar.pdf

66

Fig. 4. Bara de meniu

Clic pe meniul File (fişier) şi apare următoarea fereastră (Fig. 5) care conţine

comenzile:

Fig. 5. Fereastra Fişier (File)

-New – creează un document nou;

-Open – deschiderea unui document;

-Close – închiderea unui document;

-Save – salvarea documentului cu nume avut anterior;

Page 67: Suport curs Secretar.pdf

67

-Save As – salvarea documentului activ sub un nou nume şi într-un anumit

format;

-Page Setup – iniţializarea, configurarea paginii utilizate (dimensiuni, magini

utilizate);

-Print Preview – examinare înainte de imprimare, afişarea documentului în forma

în care va fi tipărit;

-Print – tipărirea documentului;

-Lista documentelor utilizate recent (la o configuraţie standard se afişează

numele a patru documente;

-Exit – părăsirea programului Word.

Clic pe meniul Edit (Editare) şi apare fereastra (Fig. 6.) care conţine

comenzile:

Page 68: Suport curs Secretar.pdf

68

Fig. 6. Fereastră Editare

-Undo – anulează ultima comandă;

-Repeat – repetă ultima comandă sau acţiune;

-Cut – decupare(tăiere) şi inserare în clipboard;

-Copy – copiere;

-Paste – inserează, lipeşte o selecţie (se foloseşte împreună cu cut sau

copy);

-Paste Special – inserează conţinutul clipboard-ului în documentul curent în

formatul specificat de utilizator;

-Paste as Hyperlink – inserează conţinutul clipboard-ului sub forma unei hiper-

înlănţuiri şi înlocuieşte orice selecţie;

-Clear – şterge textul sau obiectul selectat;

-Select All – selectează tot documentul (tot textul şi toate imaginile din

fereastra activă);

-Find – căutarea unui text specificat sau a unei formatări specificate;

-Go To – mutarea liniuţei de inserţie la un articol specificat de utilizator;

Page 69: Suport curs Secretar.pdf

69

-Links – vizualizarea, actualizarea sau îndepărtarea înlănţuirilor existente în

documentul activ;

-Object – deschiderea obiectului selectat în programul care a creat obiectul

respectiv, în vederea editării lui sau mutarea obiectului selectat într-un alt tip de

obiect.

Clic pe meniul View (Vizualizare) şi apare fereastra (Fig. 7) cu următoarele

comenzi:

Fig. 7. Fereastra Vizualizare

-Normal – mod normal de vizualizare;

-Web Layout – aspect pagină Web;

-Print Layout – aspect pagină imprimată;

Page 70: Suport curs Secretar.pdf

70

-Outline – modul de vizualizare de tip rezumat;

-Toolbars – afişarea – ascunderea diferitelor bare de instrumente;

-Ruler – afişarea – ascunderea riglei;

-Document Map – afişarea – ascunderea geografiei documentului (panoul din

stânga documentului care reprezintă structura lui);

-Header and Footer – antet şi subsol;

-Footnotes – vizualizarea notelor de subsol şi de sfârşit;

-Comments – vizualizarea panoului de editare a tuturor comentariilor ataşate

documentului;

-Full Screen – modul de vizualizare de tip ecran întreg;

-Zoom – modificarea dimensiunii ferestrei de editare.

Accesând meniul Insert (Inserare) se deschide fereastră (Fig. 8) cu

următoarele comenzi :

Page 71: Suport curs Secretar.pdf

71

Fig. 8. Fereastra Inserare

-Break – în locaţia liniei de inserţie se inserează o întrerupere de pagină sau de

coloană;

-Page Numbers – inserare numere de pagină;

-Date and Time – inserarea datei calendaristice şi a orei exacte;

-Auto Text – crează sau inserează o intrare în lista de texte automate;

-Field – inserarea unei instrucţiuni de câmp la locaţia actuală a liniei de

inserţie;

-Symbol – inserarea simbolurilor şi a caracterelor speciale;

-Comment – inserarea unui comentariu la locaţia liniei de inserţie;

Page 72: Suport curs Secretar.pdf

72

-Footnote – inserarea unei note de subsol sau de sfârşit;

-Caption – inserarea unei legende care se ataşează la o figură sau tabel;

-Crossw-reference – inserarea unei referinţe încrucişate spre un element al

documentului;

-Index and Tables – inserarea unui indice de noţiuni, a unui cuprins sau a unui

tabel;

-Picture – inserează o imagine;

-Text Box – inserarea unei cutii text;

-File – inserarea conţinutului unui fişier selectat;

-Object – inserarea unui obiect sub formă încapsulată sau înlănţuită;

-Bookmark – creare unui semn de carte (marcaj în document);

-Hyperlink.

Clic pe meniul Format şi apare fereastra (Fig. 9) cu următoarele comenzi:

Page 73: Suport curs Secretar.pdf

73

Fig. 9. Fereastra Format

-Font – modifică fontul şi spaţierea dintre caractere;

-Paragraph – modifică retragerea paragrafelor, alinierea textului, spaţierea

liniilor;

-Bullets and Numbering – transformă paragrafe în liste marcate sau

numerotate;

-Columns – modifică numărul de coloane în documentul activ;

-Tabs – stabileşte poziţia şi alinierea stopurilor tabulare şi determină tipul

caracterului pentru fiecare stop tabular;

-Drop Cap – formatarea primului caracter al paragrafului sau a unui text

selectat într-o literă ornamentală sau text ornamental;

Page 74: Suport curs Secretar.pdf

74

-Change Case – modifică utilizarea minusculelor/majusculelor întru-un text

selectat;

-Background – afişează o fereastră specializată în selectarea culorii de fond a

documentului;

-Theme – aplică sau îndepărtează o temă dintr-o pagină Web;

-Frames – creează cuprinsul docmentului în cadrul stâng al unei pagini

organizate sub formă de cadre;

-Auto Format – analizează conţinutul documentului activ după care realizează

formatarea automată a documentului respectiv;

-Style – aplicarea, crearea sau modificare unui stil;

-Object – formatarea proprietăţilor obiectului selectat.

Clic pe meniul Tools (instrumente) şi apare fereastra (Fig. 10) cu următoarele

comenzi:

Page 75: Suport curs Secretar.pdf

75

Fig. 10. Fereastra Instrumente

-Spelling and Grammar – verifică greşelile de ortografie şi gramaticale din

document;

-Language – limba folosită;

-Word Count – numerotarea paginilor, cuvintelor, caracterelor, paragrafelor şi liniilor

din document;

-Auto Summarize – crearea automată a sumarului;

-Auto Correct – corectare automată a textului;

-Track Changes – urmărirea modificărilor în documentul activ, în cazul

prelucrării în comun a documentelor;

-Merge Documents – îmbinare documente;

Page 76: Suport curs Secretar.pdf

76

-Protect document – protejare document;

-Online Collaboration – colaborare interactivă;

-Mail Merge – îmbinare corespondenţă;

-Envelopes and Labels – crearea şi tipărirea plicurilor şi etichetelor;

-Letter Wizard – Expert scrisoare;

-Macro – macrocomandă;

-Templates and Add-Ins – şabloane şi componente induse la cerere;

-Customize – particularizare editorului prin modificarea butoanelor diferitelor bare

de instrumente, a comenzilor şi tastelor de prescurtări;

-Options – obţiuni ale editorului (aspectul exterior al ecranului, opţiunile

referitoare la salvare, editare, tipărire).

Clic pe meniul Table (tabele) şi apare fereastra (Fig.11) cu următoarele

comenzi:

Page 77: Suport curs Secretar.pdf

77

Fig. 11. Fereastra Table (tabel)

-Draw Table – desenarea unui tabel cu ajutorul mouse-ului;

-Insert – Tabel – inserarea unui tabel; Columns to the Left (inserare coloane în

stânga coloanelor selectate); Columns to the Right (inserare coloane la dreapta

coloanelor selectate); Rows Above (inserare de rânduri deasupra celor

selectate); Rows Below (inserare rânduri sub cele selectate); Cells (inserare de

celule în vecinătatea celor selectate);

-Delete – ştergere tabel, coloane, rânduri, celule;

-Select – selectare;

-Merge Cells – unirea celulelor;

-Split Cells – fragmentarea celulelor;

-Split Table – fragmentarea unui tabel;

Page 78: Suport curs Secretar.pdf

78

-Table AtuoFormat – formatarea automată a tabelului;

-AutoFit – modificarea automată a lăţimii coloanelor tabelului, în funcţie de

cantitatea de text tastată;

-Heading Rows Repeat – repetare rânduri titlu;

-Convert – conversie;

-Sort – sortarea liniilor selectate;

-Formula – inserare formule în celula curentă;

-Hide – Show Gridlines – ascunderea – afişarea

tabelului;

liniilor

directoare

ale

-Table propeties – modificarea proprietăţilor tabelului.

Meniul Window ( Fereastră), (Fig. 12) cuprinde:

Fig. 12. Meniu Window (Fereastră)

-New Window –fereastră nouă;

-Arrange All – aranjare totală;

Page 79: Suport curs Secretar.pdf

79

-Split – scindare;

-Lista cu numele ferestrei deschise la un moment dat.

Meniul Help (Ajutor), (Fig.13) cuprinde:

Fig. 13. Fereastra Help (Ajutor)

-Microsoft Word Help – ajutor Micosoft Word;

-Show/Hide the Office – afişare / ascundere asistent Ofice;

-What’s This? – obţinerea de informaţii referitoare la comenzi şi butoane de

comandă;

-Office on the Web – Office pe Web;

-Detect and Repair – detectarea şi repararea automată a erorilor în programul

Word 2000;

Page 80: Suport curs Secretar.pdf

80

-About MS Word – despre MS.Word

Bara de instrumente standard – conţine cele mai folosite comenzi utilizate pentru

scrierea unui text. Toate comenzile din bara de instrumente apar şi în submeniurile

ce pot fi accesate din bara de meniuri (descrise mai sus).

New – creează un nou document Word (comanda asociată opţiunii New

din File).

Open – deschide documentele Word existente (File – Open).

Save – salvează documentul Word curent (File – Save). Print

– tipăreşte documentul Word curent (File – Print ).

Print Preview – afişează documentul Word integral, pentru a avea o

imagine de ansamblu a acestuia (File – Print Preview).

Spelling and Grammar – verifică corectitudinea ortografică şi gramaticală

a celor scrise în documentul Word curent (Tools – Spelling and Grammar).

Cut – taie o zonă selectată a textului şi o transferă în Clipboard (Edit – Cut).

Copy – copiază zona selectată în Clipboard (Edit – Copy).

Page 81: Suport curs Secretar.pdf

81

Paste – lipeşte zona selectată din Clipboard în poziţia cursorului (Edit –

Paste).

Format Painter – copiază formatul unui text selectat şi îl aplică altui text.

Undo typing – anulează operaţia executată anterior (Edit – Undo

Typing).

Redo typing – operaţia de revenire (Edit – Redo typing).

Insert hyperlink (Insert /Hyperlink).

Web toolbar – (View – Toolbars).

Tables and Borders – afişează bara pentru tabele şi chenare (View –

Toolbars);

Insert Table – inserează tabele (Table – Insert table);

Insert Microsoft Excel Worksheet – inserează o foaie de lucru specifică

aplicaţiei Excel.

Columns – structurează documentul sau o porţiune selectată a acestuia în

coloane (Format – Columns).

Page 82: Suport curs Secretar.pdf

82

Drawing – afişează sau ascunde bara de desene (View – Toolbars).

Document Map – deschide în partea stânga a documentului o fereastră

care arată structura documentului.

Show /Hide – afişează/ascunde delimitările dintre cuvinte şi paragrafe.

Zoom – reduce sau măreşte modul de afişare a documentului (View

– Zoom).

Dacă dorim sa adăugăm şi alte comenzi pe bara de instrumente standard, se

execută clic dreapta pe bară sau în meniul VIEW ® TOOLBARS şi apare următoarea

fereastră (Fig. 14):

Fig. 14. Fereastra cu Barele de instrumente

Clic pe Customize (Particularizare) şi apare o fereastră cu trei submeniuri (bare

de instrumente, comenzi şi opţiuni) din care ne alegem comenzile dorite

Page 83: Suport curs Secretar.pdf

83

Fig. 15. Fereastra Particularizare

Bara de instrumente pentru fomatarea textului (Fig. 16) – permite schimbarea

rapidă a modului de prezentare a caracterelor (tipul fontului, mărimea caracterelor,

modul de scriere a literelor) şi alte elemente de aranjare a textului.

Fig. 16. Bara de instrumente formatare

Selectăm un anumit stil pentru un paragraf selectat. Este afişat pe

ecran sau îl putem selecta din meniul Format.

Selectăm fontul caracterelor.

Selectăm dimensiunea caracterelor.

Selectăm forma caracterelor. Bold (îngroşat), italic (cursiv), underline

(subliniat).

Selctare aliniere text (stânga, centrare, dreapta sau stânga/dreapta)

Adaugă numere sau buline (marcatori) pentru un paragraf selectat.

Decrease Indent şi Increase Indent – determină deplasarea paragrafului

selectat la stânga sau la dreapta documentului.

Page 84: Suport curs Secretar.pdf

84

Outside Border – încadrează în chenar sau adaugă margini (la dreapta sau

la stânga) paragrafului selectat.

Highlight – marchează paragraful selectat pe un font de culoare ales,

pentru evidenţierea textului

Selectarea culorii textului

Superscript şi subscript – comenzi de schimbare a formatului textului

selectat.

Rigla (Fig. 17) – permite schimbarea rapidă a modului de prezentare a

textului: mărimea marginilor şi a alineatelor, lăţimea coloanelor dintr-un tabel.

Fig. 17. Rigla

Barele de derulare (Scroll bar) – sunt barele umbrite de pe marginea

dreaptă şi de pe marginea de jos a ferestrei unui documente (vezi fig. 2). Pentru a

defila la o anumită regiune a unui document, se glisează caseta sau se apasă pe

săgeţile barei de derulare. Ele pot fi ascunse /afişate din meniul Tools (Options –

View – horizontal/vertical scroll bar).

Bara de stare (vezi fig. 2) – este afişată implicit; ascunderea ei se realizează din

miniul Tools (Options – View – status bar). Este bara de la baza ferestrei

Page 85: Suport curs Secretar.pdf

85

documentului care afişează informaţii despre o comandă sau un buton al unei bare

de instrumente, despre o operaţie în desfăşurare sau poziţia punctului de

inserare, numărul de pagini, numărul de rânduri, limba setată pentru documentul

respectiv.

Pe lângă aceste bare, editorul de texte Word conţine şi alte bare de instrumente

cuprinzând diferite funcţii, cum ar fi funcţia pentru realizarea unor desene, diagrame,

tabele. Pentru a vedea ce bare pune la dispoziţie Word, se efectuează dublu clic

pe comanda Toolbars din meniul View sau se plasează indicatorul mouse-ului pe

una din barele de instrumente afişate şi se execută clic folosind butonul drept al

mouse-ului.

Zona de text – este zona în care va fi afişat textul (Fig.18).

Punctul de inserare (insertion point) – arată locul în care va fi introdus textul când

se începe scrierea. Dacă se doreşte ştergerea unor caractere, ştergerea va

începe din locul indicat de punctul de inserare (Fig.18).

Introducerea textului

Page 86: Suport curs Secretar.pdf

86

Pe ecran vor apărea, de fapt, doi indicatori: punctul de inserare (cursorul obişnuit),

care arată locul unde va fi introdus textul şi indicatorul mouse-ului, care permite

folosirea comenzilor editorului.

înainte de introducerea textului, trebuie să ţinem cont de faptul că există

anumiţi parametri definiţi ce caracterizează documentul, pentru că, după instalare,

editorul Word defineşte o serie de parametri impliciţi. De fiecare dată când

începem lucrul cu un document nou, parametrii impliciţi sunt consideraţi ca fiind cei

stabiliţi de editor. Aceşti parametri pot fi modificaţi şi salvaţi ca fiind parametri

impliciţi.

Textul poate fi introdus într-un fişier nou sau într-unul deja existent. Dacă se doreşte

introducerea textului într-un fişier nou, vom lucra în fişierul gol, numit Document 1,

pe care Word îl deschide automat. Crearea unui nou document se poate realiza, în

condiţiile în care lucrăm în momentul respectiv la un altul, prin folosirea comenzii

New din meniul File sau din bara cu instrumente standard.

Dacă textul urmează a fi introdus într-un fişier deja existent, executăm clic pe

opţiunea Open a meniului File sau pe butonul Open din bara cu instrumente

standard. Va fi afişată o casetă de dialog (Fig. 19) din care vom selecta unitatea de

disc şi directorul în care se află salvat respectivul fişier (în caseta Look in).

Page 87: Suport curs Secretar.pdf

87

Fig. 19. Deschidere document existent

Deplasarea rapidă prin text

Când lucrăm cu un editor, cel mai important lucru este să ştim să ne

deplasăm prin text, schimbând poziţia cursorului.

Pentru aceasta se foloseşte grupul de taste direcţionale (aşa numitele „taste săgeţi”),

care determină modificarea poziţiei cursorului. Tastele-săgeţi deplasează cursorul cu

o poziţie, astfel:

Page 88: Suport curs Secretar.pdf

88

Săgeata spre stânga – deplasează cursorul spre stânga cu o poziţie. În

cazul în care cursorul se află la începutul rândului, el se va muta la sfârşitul rândului

anterior.

Săgeata spre dreapta – deplasează cursorul spre dreapta cu o poziţie.

În cazul în care cursorul se află la sfârşitul rândului, el se va muta la începutul

rândului următor.

Săgeata în jos – deplasează cursorul cu un rând mai jos. Dacă fişierul e mai

mare decât ecranul şi cursorul se află pe ultimul rând vizibil, textul se va deplasa

în sus cu o linie şi primul rând va dispărea de pe ecran.

Săgeata în sus – deplasează cursorul cu un rând mai sus. Dacă fişierul e mai

mare decât ecranul şi cursorul se află pe primul rând vizibil, textul se va deplasa în

jos cu o linie şi ultimul rând va dispărea de pe ecran.

În afară de tastele necesare pentru deplasarea rapidă prin text, putem folosi

şi următoarele combinaţii de taste:

- Ctrl+Home – deplasează cursorul la începutul textului;

- Ctrl+End – deplasează cursorul la sfârşitul textului;

Page 89: Suport curs Secretar.pdf

89

- Ctrl+săgeată spre stânga – deplasează cursorul la cuvântul anterior;

- Ctrl+săgeată spre dreapta – deplasează cursorul la următorul cuvânt;

- Go to sau Ctrl+G – permite deplasarea directă la o anumită pagină sau la alte

zone predefinite ale documentului;

- Enter – permite trecerea la un nou paragraf;

- Ctrl+Enter – permite trecerea la o nouă pagină.

Deplasarea prin text se poate face, de asemenea, şi cu ajutorul mouse-ului, prin

plasarea acestuia pe barele de derulare, pentru stabilirea zonei/paginii, şi executarea

unui clic pe butonul stâng, pentru stabilirea locului exact pe paragraf/rând sau în

interiorul unui cuvânt.

Ştergerea unui caracter sau a unui fragment de text

Pentru a corecta textul, este nevoie să ştergem un caracter, un cuvânt sau chiar un

fragment de text. Pentru a şterge un caracter, putem folosi tastele: Delete şi

Backspace

Tasta Delete, şterge caracterul din dreapta cursorului, iar textul de la dreapta

cursorului se mută cu un caracter spre stânga.

Tasta Backspace, şterge caracterul din stânga cursorului. Textul din dreapta

cursorului se deplasează cu un caracter spre stânga. Cursorul nu îşi schimbă poziţia.

Page 90: Suport curs Secretar.pdf

90

De asemenea:

- Ctrl+Backspace – şterge cuvântul din stânga,

- Ctrl+Delete – şterge cuvântul din dreapta,

- Ctrl+X – elimină din document textul selectat anterior şi îl plasează în

memoria Clipboard.

Pe lângă posibilităţile de ştergere prin intermediul tastaturii, utile pentru eliminarea

caracterelor şi cuvintelor, această operaţie mai poate fi pusă în aplicare prin

selectarea cuvântului, rândului, paragrafului etc. cu ajutorul mouse-ului, şi folosirea

comenzii de ştergere din bara de instrumente

FORMATAREA TEXTULUI

Formatarea se referă la schimbările care se fac în aspectul documentului.

Sublinierea cuvintelor, alinierea paragrafelor, crearea unei liste numerotate, setarea

marginilor paginii etc, reprezintă formatări ale documentului.

Pentru a modifica un cuvânt sau o porţiune de text, acesta trebuie mai întâi selectat.

Pentru selectare, putem alege una din următoarele variante:

1) Selectarea unui cuvânt

– se plasează indicatorul mouse-ului pe cuvântul respectiv şi se execută

Page 91: Suport curs Secretar.pdf

91

dublu clic folosind butonul stâng al mouse-ului;

– se poziţionează cursorul în faţa cuvântului pe care dorim să-l selectăm, ţinerea

tastei Shift apăsată şi apăsarea succesivă a tastei direcţionale orientate spre

dreapta, până când cuvântul respectiv va fi marcat în întregime.

2) Selectarea unui rând

- se plasează indicatorul mouse-ului în stânga ferestrei documentului, în

dreptul rândului respectiv, şi se execută dublu clic folosind butonul stâng al mouse-

ului;

- se aduce cursorul în prima poziţie din stânga rândului, se ţine tasta Shift

apăsată şi se apasă tasta direcţională orientată în jos o singură dată.

3) Selectarea mai multor rânduri

- se plasează indicatorul mouse-ului în stânga ferestrei documentului, în dreptul

primului rând de selectat, se apasă butonul stâng al mouse-ului, se deplasează

indicatorul până în dreptul ultimului rând de selectat şi apoi se eliberează butonul

mouse-ului;

- se aduce cursorul în prima poziţie din stânga primului rând al textului ce se

selectează, se apasă continuu tasta Shift şi şi se apăsă succesiv tasta

direcţională orientată în jos, fiecare apăsare fiind echivalentă cu selectarea unui

rând.

4) Selectarea unui paragraf

Page 92: Suport curs Secretar.pdf

92

- se plasează indicatorul mouse-ului în interiorul paragrafului şi se apasă de 3 ori

butonul stâng al mouse-ului.

5) Selectarea întregului text

- se plasează indicatorul mouse-ului în stânga ferestrei şi se apasă butonul mouse-

ului de 3 ori;

- prin apăsarea concomitent a tastelor Ctrl+A;

- se poate folosi şi comanda Select All din meniul Edit.

Pentru a anula selectarea unui cuvânt sau a unei porţiuni de text este

suficient să executăm clic oriunde în textul respectiv, folosind butonul stâng al

mouse-ului.

Formatarea textului se face în principal cu ajutorul barei de instrumente.

Aceasta oferă cele mai rapide soluţii de schimbare a parametrilor principali ai

textului.

Formatarea unui text include formatarea caracterelor şi formatarea paragrafelor. În

afară de acestea, dimensiunile marginilor, mărimea paginii şi orientarea acesteia pot

influenţa aspectul textului respectiv.

Formatarea caracterelor constă în definirea aspectului acestora şi se referă la tipul

şi mărimea fontului utilizat, precum şi la stilul lor (îngroşat, subliniat, cursiv,

caracter tip exponent, caracter tip indice etc.).

Page 93: Suport curs Secretar.pdf

93

Formatarea unui paragraf constă în stabilirea (setarea) parametrilor întregului

paragraf.

Un paragraf poate fi centrat, aliniat la marginea din dreapta, indentat faţă de

marginea din stânga sau din dreapta (adică plasat la o anumită distanţă faţă de

marginile paginii) sau poate fi indentat numai primul rând al paragrafului respectiv.

De asemenea, se poate stabili o anumită distanţă între rândurile unui paragraf.

Pentru a schimba formatul unui text, se selectează fragmentul de text dorit şi se

modifică formatul acestuia – alegând dintre funcţiile disponibile pe bara de

instrumente, pentru formatarea textului, pe cea necesară.

Un text poate fi formatat şi în alte moduri:

• prin intermediul opţiunilor meniului rapid, afişat ca urmare a unui clic

dreapta cu mouse-ul pe paragraful selectat;

- cu ajutorul comenzilor rapide de tastatură, de exemplu:

- Ctrl+C – Copy;

- Ctrl+X – Cut;

- Ctrl+V – paste;

- Ctrl+Z şi Ctrl+Y – anulează şi reia ultima operaţie;

- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U – îngroaşă, scrie cursiv, subliniază textul

selectat;

Page 94: Suport curs Secretar.pdf

94

- Ctrl+N – deschide un nou document.

• cu ajutorul comenzilor specifice din meniuri: pentru formatarea

paragrafelor se foloseşte comanda Paragraph din meniul

Format, iar pentru formatarea caracterelor se foloseşte comanda Font,

aflată tot în meniul Format. În casetele de dialog afişate ca urmare a

selecţiei acestor comenzi se regăsesc o serie de funcţii suplimentare de

formatare a textului (referitoare la spaţiul dintre caractere, la modul de

animare a caracterelor, la spaţierea paragrafelor etc.)

Cum să adăugăm artificii?

Unul din principalele avantaje ale folosirii aplicaţiilor Windows este uşurinţa cu

care putem conferi documentelor noastre un aspect profesional, folosind combinaţia

potrivită de fonturi, stiluri, dimensiuni etc.

Fonturi şi stiluri de fonturi

Alegerea fontului potrivit poate face diferenţa dintre un document cu aspect

profesional şi creaţia plictisitoare a unui amator. Fonturile sunt controlate de

Windows, ceea ce înseamnă că un font este disponibil în toate aplicaţiile Windows.

Putem accesa fonturile şi multe din atributele lor direct din bara de instrumente

Formatting (Formatare) sau prin selectarea din bara de meniu FORMAT

FONT.

Pentru a schimba fontul, dăm clic pe săgeata din dreptul numelui de fond. Toate

fonturile sunt scalabile, ceea ce înseamnă că le putem da orice dimensiune,

introducând-o pe cea dorită în caseta de dialog Font Size (Dimensiunea Fontului).

Page 95: Suport curs Secretar.pdf

95

Desigur, putem selecta dimensiunile şi din listele autoderulante. Pentru a scoate

în evidenta un cuvânt sau o porţiune de text, putem folosi stiluri (formate) diferite ale

caracterelor. In Word sunt mai multe stiluri: bold (aldin), italic (cursiv) underline

(subliniere), superscript (exponent)

sau subscript (indice). De asemenea, Word si Power Point au efecte precum umbra

(shadow) si în relief (emboss).

Pentru stilurile Bold (Aldin), Italic (Cursiv) sau Underline (Subliniere), executăm clic

pe butonul corespunzător de pe bara de instrumente. Trebuie să ţinem minte să

selectăm textul (poate fi şi o literă) înainte de a putea schimba fontul sau stilul

fontului.

Cele mai multe modificări ale caracterelor se pot realiza din meniul ii

FORMAT®FONT care pune la dispoziţie trei etichete de dialog:

• prima casetă – Font (Fig.20) – afişează, pe lângă posibilităţile oferite

de bara de instrumente pentru formatarea textului, mai multe tipuri

de sublinieri şi efectele prin care pot fi evidenţiate anumite caractere..

Această casetă permite stabilirea următoarelor opţiuni: Fontul, stilul

fontului, dimensiunea fontului, culoare font, stil subliniere. Efecte cu

opţiunile: tăierea textului cu o linie, cu o linie dublă, exponent, indice,

umbră, contur, în relief, gravat, majuscule reduse, doar majuscule,

ascuns.

Prin intermediul afişării din partea de jos a ferestrei (Previw), se poate verifica

efectul opţiunilor stabilite înaintea aplicării acestora.

Page 96: Suport curs Secretar.pdf

96

Fig. 20. Fereastra Font

- cea de-a doua casetă (Fig. 21) – Character Spacing (spaţiere caractere) permite

alegerea unui anumit spaţiu între caractere şi a poziţiei caracterelor în raport cu

rândul. Permite vizualizarea obţiunilor făcute. (Examinare).

Fig. 21. Fereastra Spaţiere caractere

Page 97: Suport curs Secretar.pdf

97

• caseta Animation (efecte text, Fig. 22) facilitează şi mai mult

evidenţierea caracterelor, prin aplicarea unor efecte de animaţie. Pentru

a elimina un efect animat, se alege comanda None. Efectele de

text animat apar pe ecran, dar nu se imprimă. De asemenea, putem

vizualiza opţiunile făcute.

Fig. 22. Fereastra Efecte text

Indentări şi spaţiere

Dacă dorim să aliniem unele paragrafe altfel decât restul textului, putem face acest

lucru folosind tastele Space and Tab. Prin apăsarea succesivă a tastei Space se

creează atâtea spaţii câte sunt necesare. La apăsarea tastei Tab,

Page 98: Suport curs Secretar.pdf

98

punctul de inserare se deplasează până la următorul tab stop (punctul de oprire

pentru taburi). Tab stop-urile sunt plasate la intervale regulate (1,25cm).

Utilizatorul poate schimba poziţia punctelor de oprire sau poate introduce unele

noi (opţiunea Tabs (tabulatori) din meniul Format). Poziţiile în care se află tab

stop-urile sunt marcate pe riglă.

Alinierea textului se poate face mai simplu folosind formatul de text potrivit. Editorul

Word ne pune la dispoziţie patru tipuri de aliniere care se regăsesc în bara de

instrumente pentru formatarea textului: aliniere la stânga, la centru, la dreapta,

stânga/dreapta.

Pentru a schimba alinierea unui text trebuie să selectăm mai întâi paragrafele

respective.

Pentru a schimba şi alte setări care se referă la formatul unui paragraf,

folosim comanda Paragraph ® Indents and Spacing (Indentări şi Spaţiere) din

meniul Format; pe ecran apare fereastra (Fig. 23) cu următoarele comenzi:

Caseta Alignment (aliniere) permite stabilirea modului de aliniere a

paragrafului: la stânga, centrat, la dreapta, stânga-dreapta. Aceste comenzi se

găsesc şi pe bara de formatare.

Un text poate fi aranajat modificând, în afara modului de aliniere, spaţiul dintre

paragrafe, spaţiul dintre liniile unui paragraf, precum şi indentarea. O modalitate

simplă de indentare este cea a folosirii butoanelor Decrease Indent şi

Increase Indent din bara de formatare. Dăm un clic oriunde în

paragraful pe care dorim să-l indentăm sau selectăm mai multe paragrafe, şi apoi

apăsăm butonul Decrease Indent (Micşorare indent) pentru a reduce indentarea

Page 99: Suport curs Secretar.pdf

99

la stânga. Apăsăm butonul Increase Indent (Mărire indent) pentru a extinde

indentarea la dreapta.

Dar o formatare mai completă se realizează schimbând valorile parametrilor din

caseta Indents and Spacing. Ca şi la formatarea fonturilor, fereastra Paragraph

conţine o casetă Previw în care poate fi văzut rezultatul modificărilor făcute, înainte

de a le aplica întregului text.

Indentarea unui text constă în definirea locului în care va fi amplasat textul respectiv,

în funcţie de marginea din stânga şi din dreapta.

Word oferă trei modalităţi de accesare a comenzilor de indentare a paragrafelor:

bara de instrumente, rigla şi caseta de dialog Paragraph de pe bara de meniu

(Format).

În caseta Indentation (indentare) pot fi selectate următoarele opţiuni:

Left (stânga) – defineşte indentarea în funcţie de marginea din stânga (se specifică

distanţa la care dorim să fie lăsat textul respectiv faţă de marginea din stânga).

Right (dreapta) – defineşte indentarea în funcţie de marginea din dreapta (se

specifică distanţa la care dorim să fie plasat textul respectiv faţă de marginea din

dreapta).

Special – pune la dispoziţie mai multe indentări speciale (se referă numai la

indentarea la stânga):

Page 100: Suport curs Secretar.pdf

100

- (none) – toate rândurile paragrafului sunt aliniate la aceeaşi distanţă faţă de

marginea din stânga (distanţa deja stabilită în caseta Left);

- first line (primul rând) primul rând este indentat la distanţa specificată în caseta

Size. Această valoare se adună la valoarea din caseta Left;

- hanging (suspendat) face ca toate rândurile unui paragraf, cu excepţia

primului rând, să fie indentate cu valoarea din caseta Size. Acest tip de

formatare este foarte util la enumerarea caracteristicilor unui obiect, atunci când

fiecare caracteristică este însoţită de o scurtă descriere.

Left şi Right sunt opţiuni de precizie.

Prin intermediul casetei Spacing (spaţiere) se defineşte distanţa dintre rândurile

unui paragraf, precum şi distanţa dintre paragrafe. Opţiunile disponibile sunt:

- Before (înainte) – este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaţiului liber care

va fi lăsat înaintea unui paragraf;

- After (după) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaţiului liber care va fi lăsat

după un paragraf;

- Line Spacing (spaţiul dintre rânduri) este folosit pentru a specifica distanţa dintre

rândurile unui paragraf. La derularea acestei liste vor apărea următoarele

opţiuni:

- Single – spaţiul dintre rânduri este egal cu dimensiunea unui rând, la care se

adaugă şi un mic saţiu variabil. Textul va fi scris la un rând;

Page 101: Suport curs Secretar.pdf

101

- 1,5 lines – spaţiul dintre rânduri este egal cu dimensiunea unui rând şi jumătate

(textul este scris la un rând şi jumătate);

- double – spaţiul dintre rânduri este aproximativ egal cu dimensiunea a două

rânduri (textul este scris la două rânduri);

- at least – stabileşte un spaţiu minim între rânduri; la nevoie această valoare va fi

mărită;

- exactly – stabileşte distanţa exactă dintre rânduri, distanţa care nu poate fi

modificată de editor;

- multiply – permite stabilirea mărimii spaţiului ca multiplu de dimensiunile unui

rând.

Crearea indenturilor folosind rigla

A doua metodă de indentare a paragrafelor – folosind rigla (Fig. 24) – poate necesita

mai multă muncă, dar prin ea se pot vedea indentul stânga, dreapta,

,,agăţat’’ sau dual. Putem folosi rigla pentru a stabili tabulatorii, indenturile, marginile

din dreapta şi stânga în modul de vizualizare Page Layout (Aspect pagină

imprimată).

Există patru tipuri de indenturi pe riglă:

Page 102: Suport curs Secretar.pdf

102

1. First line indent (Indent prima linie); are acelaşi efect cu

apăsarea tastei Tab;

2. Hanging Indent (Indent agăţat); „agaţă” celelalte rânduri ale

paragrafului în partea dreaptă a primului rând, atunci când indentul

agâţat este poziţionat în dreapta indentului pentru prima linie;

3. Left Indent (Indent stânga); separă paragraful de restul textului aliniind

toate rândurile în partea stângă;

4. Right Indent (Indent dreapta); aliniază textul în partea dreaptă şi de

obicei este combinat cu un indent stânga pentru a forma un indent dual.

Acestea sunt folosite de obicei pentru a scoate în evidenţă citatele.

Pentru a schimba indenturile textului existent, selectăm paragraful sau paragrafele

pe care dorim să le indentăm şi deplasăm indentul pe riglă în locaţia dorită.

Deplasarea Indentului prima linie sau a Indentului ,,agăţat” indentează sau

„agaţă” primul rând al fiecărui paragraf. Deplasarea Indentului stânga sau a

Indentului dreapta indentează toate rândurile paragrafului.

Dacă Rigla nu este vizibilă executăm pe butonul View (Vizualizare) Ruler

(Riglă).

Marcatori şi numerotare (Bullets and Numbering)

Page 103: Suport curs Secretar.pdf

103

Unele texte cuprind liste, enumerări de elemente ce trebuie precedate de simboluri

grafice pentru a se evidenţia ca atare.

Pentru aceasta, editorul Word pune la dispoziţie instrumente speciale ce permit

crearea unei liste sau transformarea mai multor paragrafe succesive într-o listă

numerotată (Numbering) sau într-o listă în care fiecare element este marcat cu

un caracter grafic, de exemplu cu marcatori (Bullets). Se

selectează paragrafele care se doresc marcate şi se clichează pe unul din butoanele

Numbering sau Bullets existente în bara de instrumente pentru formatarea textului.

Comenzile Bullets and Numbering mai pot fi accesate din meniul Format –

Bullets and Numbering, sau din meniul contextual afişat ca urmare a unui clic

dreapta.

Fereastra Bullets and Numbering (Fig. 25) cuprinde trei opţiuni: liste

marcate (Bulleted), numerotate (Numbered) şi ierarhizate, subliste (Outline

Numbered).

Page 104: Suport curs Secretar.pdf

104

Fig. 25. Fereastra Marcatori şi numerotare

Listele marcate – sunt utilizate pentru informaţii legate între ele, dar care nu au o

ordine prestabilită;

Listele numerotate – sunt utilizate pentru informaţii care trebuie parcurse într- o

anumită ordine prestabilită;

Listele ierarhizate – sunt o combinaţie între mai multe liste subliste şi sunt utilizate

pentru informaţii care trebuie să fie prevăzute cu mai multe nivele; diferitele nivele

sunt evidenţiate prin retrageri ale liniilor; astfel de liste sunt folosite la rezumate sau

documentele tehnice.

Tăierea (cut), Copierea (copy) şi Inserearea (paste) textului

• Comanda Cut, taie textul selectat şi îl mută din locaţia lui curentă şi îl

copiază în Clipboard. Comanda este disponibilă numai după selectarea

textului.

• Comanda Copy pune fragmentul selectat în clipboard, fără a-l

şterge din text. Comanda este disponibilă numai după selectarea

textului.

• Comanda Paste inserează informaţiile din clipboard în text, acolo unde

este plasat punctul de inserare. Comanda nu este disponibilă

dacă clipboard-ul este gol.

Toate tehnicile de mutare şi copiere funcţionează şi cu imagini sau obiecte.

Comenzile Cut, Copy şi Paste sunt funcţii standard în Windows, de aceea

Page 105: Suport curs Secretar.pdf

105

ele au taste de comenzi rapide corespunzătoare pe care le putem folosi chiar

dacă opţiunile nu se află pe barele de meniu sau de instrumente. Selectăm textul

sau obiectul şi apăsăm:

- Ctrl+X – pentru decupare,

- Ctrl+C– pentru copiere,

- Ctrl+V – pentru inserare.

- Editorul Word, foloseşte clipboard-ul (memoria temporară) pentru operaţiile care

necesită stocarea temporară a datelor (de exemplu mutarea fragmentelor

de text). Clipboard-ul este un element caracteristic sistemului Windows, care poate fi

folosit de orice aplicaţie Windows, prin urmare şi de editorul Word.

Clipboard-ul reprezintă o zonă în care pot fi stocate diferite date sau obiecte. Când

folosim clipboard-ul, nu trebuie să ne facem griji că informaţiile pe care dorim să le

plasăm acolo sunt prea mari. Putem introduce de la un caracter până la texte foarte

lungi. Clipboard-ul se foloseşte numai pentru comenzile: Cut, Copy şi Paste. Aceste

trei comenzi le găsim pe bara de instrumente standard, în meniul Edit sau clic

dreapta pe textul selectat.

Numerotarea paginilor

Page 106: Suport curs Secretar.pdf

106

Atunci când dorim să numerotăm paginile documentului nostru, folosim comanda

Page Numbers (Numere de pagină) din meniul Insert Inserare). Pe ecran se va

deschide o fereastră (Fig. 26) care cuprinde comenzile:

• Position (Poziţie) – această comandă ne oferă posibilitatea de a

specifica locul în care dorim să fie imprimat numărul paginii. Opţiunile

disponibile sunt:

- Top of Page – în partea de sus a paginii;

- Bottom of Page (în partea de jos a paginii).

• Alignment (Aliniere) – aici putem specifica cum vrem să aliniem

numerele paginilor:

- Left – aliniază toate numerele în stânga paginii;

- Center – aliniază toate numerele în centrul paginii;

- Right – aliniază toate numerele la marginea dreaptă a paginii;

- Inside – fiecare număr este poziţionat lângă marginea interioară a

documentului, adică în stânga pe paginile impare şi în dreapta pe cele

pare;

Page 107: Suport curs Secretar.pdf

107

- Outside – fiecare număr este poziţionat lângă marginea exterioară a

documentului, adică în dreapta pe marginile impare şi în stânga pe

cele pare.

• Show Number on First Page (afişare număr pe prima pagină) – aici

putem specifica, prin bifare, dacă dorim să imprimăm numărul de pagină

începând chiar cu prima pagină.

Fig. 26. Page Numbers (Numere de pagină)

Executând clic pe Format, caseta de dialog Page Number Format (Fig. 27) va fi

afişată pe ecran şi cu ajutorul ei putem alege formatul de numerotare a paginilor.

Fig. 27. Fereastra Formatare numere pagină

Page 108: Suport curs Secretar.pdf

108

În partea de jos a casetei de dialog apare comanda Start at în care putem introduce

numărul de la care dorim să înceapă numerotarea.

Crearea antetelor şi subsolurilor

Antetul/Subsolul reprezintă informaţii indentice pentru mai multe pagini, tipărite

la începutul, respectiv sfârşitul fiecărei pagini. Pentru aceasta folosim comanda

Header and Footer (Antet şi subsol) din meniul View (Vizualizare), Fig. 28.

Fig. 28. Fereastra Vizualizare Antet şi Subsol

Casetele apărute, înconjurate cu linii punctate, vor fi completate cu

informaţiile dorite, respectând regulile de introducere a unui text. Pentru revenirea în

zona documentului se clichează butonul CLOSE.

Pentru revenirea în zona de antet se clichează de două ori cu mouse-ul pe textul

antetului.

Page 109: Suport curs Secretar.pdf

109

Indiferent dacă alegem să inserăm antet, subsol, sau ambele procesul este acelaşi.

Vom utiliza butoanele Switch between Header and Footer (Schimbă între

antet şi subsol) şi Show Previous/Show Next (Afişare anterior/Afişare următor)

pentru a putea naviga între antet şi subsol în fiecare secţiune a documentului.

Pentru ştergerea unui antet/subsol se poziţionează cursorul în secţiunea care

conţine antetul, respectiv subsolul; se alege comanda Header and Footer din meniul

View şi se selectează informaţia; se apasă tasta DELET.

Implicit, este folosit acelaşi antet şi acelaşi subsol în tot documentul. Există

însă şi posibilitatea de a crea antete şi subsoluri care variază astfel:

1. un antet/subsol pentru prima pagină a documentului şi altul diferit pentru

restul paginilor: din bara de instrumente pentru antete şi subsoluri se

alege comanda Page Setup (Iniţializare pagină) şi se selectează

fereastra Layout (Aspect); din subfereastra Headers and Footers

(Antet şi Subsol) se activează comanda Diferent first page (Prima

pagină diferită);

2. un anumit antet/subsol pentru paginile pare şi altul diferit pentru paginile

impare: din fereastra Headers and Footers (Antet şi Subsol) se

activează comanda Diferent odd and even (Pagina impară diferă de cea

pară.

Note de subsol şi de sfârşit

Notele de subsol sunt plasate de obicei în marginea inferioară a paginii, iar notele de

sfârşit sunt plasate la sfârşitul documentului.

Pentru inserarea unei note se procedează astfel:

Page 110: Suport curs Secretar.pdf

110

- se poziţioneză cursorul acolo unde se doreşte inserarea notei;

- se deschide meniul Insert (Inserare), (Fig. 29).

Fig. 29

- se clichează pe notă de subsol şi se va deschide fereastră (Fig. 30) cu două

subferestre: Insert (Inserare) pentru Footnote (Note de subsol) şi Endnote (Notă

de sfărşit) şi Numbering (Numerotare) cu cele două opţiuni (numerotare automată şi

marcaj particularizat) şi care ne permite alegerea modului de numerotare a notelor.

Fig. 30. Fereastra note de subsol

Ca rezultat al acestor comenzi, în locul unde se afla cursorul apare numărul notei,

iar în josul paginii sau la sfârşit apare nota de subsol, respectiv de sfârşit.

Page 111: Suport curs Secretar.pdf

111

Copierea sau mutarea unei note se realizează după selectarea mărcii de referintă

(cifra de numerotare), atât prin combinaţii de taste şi cu mouse- ul, cât şi cu

ajutorul comenzilor Cut, Copy şi Paste. Pentru ştergerea unei note se selectează

marca referinţei care trebuie ştearsă şi se apasă tasta Delete sau Backspace

Întreruperi de pagină

La introducerea unui text, utilizatorul nu trebuie să aibă grijă de împărţirea textului în

pagini. Când se ajunge la sfârşitul unei pagini, procesorul trece automat textul care

urmează pe pagina următoare.

Pentru a trece forţat la o pagină nouă există două metode:

1. se poziţionează cursorul în locul în care se doreşte întreruperea paginii;

în comanda Break (Intrerupere) din meniul Insert (Inserare) se

selectează comanda Page Break (Intrerupere pagină);

2. prin combinaţia de taste Ctrl+Enter.

Alte elemente de definire a aspectului paginii

Schimbarea parametrilor marginilor paginii

Aspectul unei pagini este influenţat şi de mărimea marginilor. Pentru a

modifica parametrii marginilor, se selectează din meniul File (Fişier) opţiunea Page

Setup (Iniţializare pagină) ® Margins, sau putem da dublu clic pe riglă, sub

marcajul marginii din dreapta.

Page 112: Suport curs Secretar.pdf

112

Caseta Margins (Fig. 31) – permite definirea parametrilor marginilor paginii şi

conţine următoarele comenzi:

Fig. 31. Fereastra Setare Margins (Margini)

- Top (sus) – specifică dimensiunile marginii de sus a paginii.

- Bottom (jos) – specifică dimensiunile marginii de jos a paginii.

- Left (stânga) – specifică dimensiunile din stânga paginii.

- Right (dreapta) – specifică dimensiunile din dreapta paginii.

- Gutter (indoirea) – specifică dimensiunea spaţiului suplimentar care va fi

adăugat marginii, în scopul îndosarierii.

Page 113: Suport curs Secretar.pdf

113

- Mirror margins (margini în oglindă) – ajustează marginile din stânga şi din dreapta

în aşa fel încât, atunci când textul este imprimat pe ambele feţe ale foii de hârtie,

marginile interioare şi exterioare ale paginilor opuse să fie de aceeaşi lăţime.

În cutiile-text Header and Footer (Antet şi Subsol) se introduc măsurătorile referitoare

la poziţia antetului sau a subsolului faţă de marginea superioară, respectiv cea

inferioară a paginii (Fig. 31).

Dimensiunea hârtiei şi orientarea paginii

Dimensiunea hârtiei şi orientarea paginii se pot modifica din meniul File

(Fişier), comanda Page Setup – Paper Size (Dimensiune hârtie) şi pe ecran apare

următoarea fereastră (Fig. 32).

Page 114: Suport curs Secretar.pdf

114

Fig. 32. Paper Size (Mărime pagină)

Din lista Paper size se alege o dimensiune predefinită (exemplu: A4) sau se alege varianta

Custom Size (dimensiune particularizată..)

Orientarea paginii

În secţiunea Orientation (Fig. 32) sunt prezentate două opţiuni: Portrait

(orientare veriticală) şi Landscape (orientare orizontală).

Putem alege astfel orientarea paginii, adică modul în care este aşezat textul pe pagină.

Opţiunea Portrait face ca înălţimea să fie mai mare ca lăţimea. Aceasta este oreintarea

standard folosită la tipărire. Opţiunea Landscape face ca lăţimea să fie mai mare

ca înălţimea, textul fiind rotit cu 900. bineînţeles că, în timpul introducerii, textul nu

este scris la 900. Acest lucru ar face citirea şi urmărirea textului foarte anevoioase.

Editorul Word permite introducerea unui text într-o pagină care apare răsturnată în

memorie. Adevărata rotire a textului are loc, de fapt, în timpul imprimării textului

Din lista Apply to (Se aplică pentru…) se aleg variantele dorite: Whole Document (pentru

document întreg) sau This Section (pentru această secţiune).

Stabilirea şi verificarea limbii folosite

Page 115: Suport curs Secretar.pdf

115

Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei şi

îmbunătăţirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce pot fi

folosite în timpul scrierii unui text (rutine pentru verificarea în timpul scrierii a ortografiei

şi a sintaxei, precum şi un dicţionar de sinonime).

Stabilirea limbii folosite

În programul Word comercializat în SUA, textul întreg este marcat iniţial ca fiind

English (US), adică în engleza americană. Dacă tot textul din document sau numai o parte

din el este scris într-o altă limbă şi se doreşte verificarea, se procedează astfel:

− se selectează textul care nu este scris în engleza americană;

− se alege Language (Limba) din meniul Tools (Instrumente) şi apoi opţiunea Set

Language (Stabilire limbă) din submeniul afişat, pentru a deschide caseta de dialog

Language;

− se selectează din listă, limba folosită în textul selectat (vezi Romanian);

− se clichează butonul OK.

Marcarea textului ca fiind într-o anumită limbă le permite instrumentelor de verificare din

Word să caute dicţionarul corespunzător când se folosesc instrumentele respective pentru

a verifica textul în cauză.

Dacă se doreşte ca anumite părţi din text să fie excluse de la verificare, se procedează

astfel:

Page 116: Suport curs Secretar.pdf

116

− se selectează textul exclus de la verificare;

− se alege Language din meniul Tools şi apoi opţiunea Set Language din submeniul afişat

pentru a deschide caseta de dialog Language;

− în caseta de dialog Language, se selectează opţiunea Do not check spelling or

grammar (nu se selectează corectarea ortografică sau gramaticală).

Dacă se execută clic pe butonul Default…din caseta de dialog Language,

Word va adăuga limba selectată în stilul Normal al documentului.

Pentru verificarea automată a ortografiei în timpul scrierii, se procedează

astfel:

− se alege Options din meniul Tools şi apoi se execută clic pe eticheta

Speling&Grammar;

− se selectează opţiunea Check spelling as you type (verificarea ortografiei în timpul

tastării), în secţiunea Spelling.

Word va verifica ortografia textului introdus deja şi va continua să verifice fiecare cuvânt

scris. Dacă întâlneşte un cuvânt pe care îl consideră greşit (adică un cuvânt pe care nu-l

găseşte în dicţionar), îl va marca cu o linie roşie ondulată.

Previzualizarea textului

După modificarea şi corectarea unui document, urmează de obicei previzualizarea

acestuia în vederea printării sau eventual a salvării acestuia în memoria calculatorului

sau pe dischetă. Pentru a vedea înainte de tipărire cum va arăta pagina, dăm clic pe

comanda Print Preview (examinare înaintea imprimării) aflată pe bara de instrumente sau

din meniul File (Fişier).

Page 117: Suport curs Secretar.pdf

117

În partea de sus a ecranului va apărea bara de meniuri a editorului, precum şi o bară de

instrumente, numită Print Preview.

După afişarea documentului, editorul afişează automat întreaga pagină . Când

indicatorul mouse-ului se deplasează prin document, el este reprezentat printr-o

lupă în care este încadrat semnul plus (dacă imaginea este micşorată), sau semnul

minus (dacă imaginea este mărită); se clichează pe zona de document ce se doreşte

mărită sau micşorată.

Pentru o previzualizare simultană a mai multor pagini, se clichează în bara de instrumente

a ferestrei de previzualizare pe butonul pagini multiple, selectându-se apoi, prin

alunecare, numărul de pagini dorit.

Pentru editarea documentului în fereastra de previzualizare, se clichează, în bara de

instrumente a ferestrei de previzualizare, pe butonul imprimare.

Salvarea unui fişier

Atunci când am terminat lucrul cu un document sau am efectuat o anume cantitate de

lucru şi dorim să o stocăm înainte de a continua, alegem File (Fişier) – Save (Salvare) din

bara de meniuri sau dăm clic pe butonul Save (Salvare) de pe bara de instrumente

Standard pentru a deschide caseta de dialog Save as… (Salvare ca …)

Caseta de dialog deschide directorul (dosarul) implicit, dar un clic pe caseta

Save In (Salvare În) deschide o listă autoderulantă (Fig. 33) cu unităţile accesibile

în care vrem sa salvăm documentul nostru (Floppy, My Documents etc); selectăm o

unitate şi astfel directoarele vor fi afişate în zona de sub listă.

Page 118: Suport curs Secretar.pdf

118

Un dublu clic pe orice director, îl deschide astfel încât putem vedea fişierele şi directoarele

conţinute. Atunci când am localizat unitatea şi directorul dorite, introducem un nume de

fişier în caseta File Name (Nume fişier) din partea de jos a casetei de dialog. Ne asigurăm

că numele unităţii sau al directorului curent se află în caseta Save in şi apoi efectuăm clic

pe butonul Save pentru a salva fişierul.

Fig. 33. Lista autoderulantă

Dacă omitem să salvăm documentul şi încercăm să-l închidem, Word ne

atenţionează că nu am salvat ultimele modificări. Pe ecran va apărea următoarea

fereastră:

Pentru salvare, executăm clic pe „Yes”.

Tipărirea documentului

Page 119: Suport curs Secretar.pdf

119

Atunci când vrem să tipărim un document folosim comanda Print, a cărei iconiţă se află pe

bara standard, şi atunci editorul va printa automat documentul, sau dacă dorim

printarea mai multor copii ale aceluiaşi document, sau numai anumite pagini,

accesăm comanda Print din meniul File. Accesând această comandă, ni se va deschide

o fereastră (Fig. 34) în care putem da comenzile dorite.

Fig. 34. Fereastra Print (Printare)

Subfereastra Printer (Imprimantă) conţine informaţii legate de imprimantă. Sbfereastra

Page Range (Şir de pagini) conţine un număr de comenzi prin

care se poate specifica zona de pagini care va fi tipărită: All (Toate paginile), Current Page

(Pagina curentă), Pages (Paginile…). Pentru varianta Pages se va tipări intervalul de

pagini.

Comanda Print What (De imprimat..) permite selectarea tipului de informaţie care urmează

a fi tipărită. Valorile sunt: Document (Document) – va tipări documentul întreg;

Document Properties (Proprietăţile documentului); Coments ( Comentarii), Styles

(Stiluri), Auto Text Entries (Intrări Auto Text), Key Assignments (Atribuiri taste).

Page 120: Suport curs Secretar.pdf

120

Comada Print(Printare) permite selectarea ordinii în care vor fi tipărite paginile: All

Pages in Range (Toate paginile din interval), Odd pages (Paginile impare), Even

pages (paginile pare). Această listă este accesibilă numai atunci când din lista Print What

a fost aleasă varianta Document.

Subfereastra Copies (Copii) conţine următoarele comenzi:

- Number of Copies (numărul de copii) – selectează numărul de copii care vor fi tipărite;

- Collate (Asamblare) – organizează paginile care se tipăresc în mai multe exemplare.

Subfereastra Preview (Panoramare) cuprinde comenzile:

- Pages per sheet (Pagini per foaie) – permite selectarea numărului de pagini care vor fi

tipărite pe fiecare foaie de hârtie;

- Scale to paper size (Scalare la dimensiunea hârtiei) permite selectarea dimensiunii

hârtiei pe care se va tipări.

Butonul de comandă Options (Opţiuni) permite selectarea opţiunilor adiţionale de tipărire.

Închiderea documentului

Dacă am terminat lucrul la un text, avem două posibilităţi, în funcţie de dorinţa de a mai

folosi editorul după aceea sau nu. Dacă am terminat lucrul la textul curent şi nu mai

dorim să deschidem altul alegem opţiunea Exit din meniul File. Documentul va fi

închis şi vom părăsi editorul. Dacă am terminat lucrul la documentul curent, dar dorim

să deschidem altul, alegem opţiunea Close din meniul File. Documentul va fi închis, dar

nu vom putea ieşi din editor.

Page 121: Suport curs Secretar.pdf

121

CAPITOLUL IV – STENOGRAFIEREA MATERIALELOR

TEORIA STENODACTILOGRAFICA

Stenodactilogratia este un sistem de scriere simpliticata, cu ajutorul caruia se poate

nota vorbirea cu viteza cu care este rostita.

Cuvantut ,,stenodactilogratie" lnsearnna ,,scriere stransa" (de la cuvintele

qrecesti stenos - strans l?i graphen - a scrie).

In afara de lnregistrarea cuvantarilor tinute cu diferite prilejuri, stenodactilogratia ll?i

gasel?teutilizarea In multe domenii de activitate.

In primul rand, ea poate ti de un folos In munca personals a flecaruia. De la

tnsemnarile de tot felul la care suntem obligati sa recurgem zilnic l?i pana la munca mai

Page 122: Suport curs Secretar.pdf

122

cornplexa de conceptie l?i redactare (lntocmirea de articole, rapoarte, referate etc.)

numeroase sunt lmprejurarile In care folosirea unui scris mai rapid decat eel obisnuit este

deosebit de utila.

0 aplicare foarte rodnica o are stenogratia In munca administrativa l?i de secretariat.

Este de la sine inteles ca un secretar da un randament mult mai mare daca este

cunoscator al stenogratiei. El va putea sa noteze exact discutiile verbale primite de la sefii

ierarhici l?i va putea, cu mai multa precizie, sa tntocrneasca procesele-verbale ale

sedintelor la care participa. De asemenea, lntocmirea corespondentei se face mult mai user

l?i mai repede daca se dicteaza scrisorile unui secretar-stenograf. Primirea corespondentei

telefonice cu ajutorul stenogratiei este nu numai mult mai rapida, dar l?i mai econornica.

De asemenea, stenogratia poate ti utilizata cu mari avantaje de catre elevi l?i studenti

la luarea de notite la cursuri. Lucrul aceata, pe langa folosul In sine, II are l?i pe acela - nu

Page 123: Suport curs Secretar.pdf

123

mai putin insemnat - de a contribui la perfectionarea, sub aspect

practic, a cunostintelor lor stenografice. In acelasi timp, stenografia - prun

activizarea atentiei ~i a memoriei, precum ~i a facultatii de inteleqere ~i

discernamant - contribuie, alaturi de celelalte obiecte de tnvatarnant,la

educarea lor intelectuala.

Trebuie spus de la inceput ca a cunoaste stenografia nu

tnsernana numai a o inteleqe teoretic, ci a o putea folosi efectiv.

Invatarea partii teoretice este foarte usoara, Cunoasterea teoretica

trebuie sa fie lnsa dublata de aplicarea cunostintelor dobandite, de

exercitii, Fara exercitii sistematice nu se poate ajunge la deprinderea

stenografiei.

Lectiile din manualul de fata sunt alcatuite tncat ~a satisfaca

acesata cerinta. Fiecare lectie cuprinde, pe laga expunerea teoretica

respectiva, cate trei exercltii: unul de citire- copiere ~i doua de traducere in

stenografie. Exercitiul de citire-copiere va fi citit de cateva ori, pana cand

se va ajunge la o lectura curenta. Nu se va proceda la ,,descrierea" izolata, a

fiecarui cuvant in parte, fapt care poate duce la lecturi qresite, ci se va

urrnari sensul propozitiei sau frazei respective, considerata in totalitatea ei.

Daca un cuvant nu poate fi citit, nu se va opri asupra lui, ci se va trece mai

departe, la cuvintele urrnatoare. Tn felul acesta, cu ajutorul contextului,

dificultatea va fi usor inlaturata.

Se va trece apoi la copiere. Fiecare exercitiu va fi copiat de eel

putin doua ori: o data dupa textul stenografic ~i o data dupa ,,cheia" lui. Tn

timpul scrierii, cuvintele vor fi dictate incet sau pronuntate in gand.

Dupa fiecare copiere, exercitiul va fi citit, de data aceasta dupa

propriile stenograme.

Page 124: Suport curs Secretar.pdf

124

Opierile dupa textul-cheie vor fi, in plus, confruntate, prinr-o

lectura paralela, cu textul stenografic tiparit, Cuvintele qreslte vor fi

recopiate corect, de mai multe ori, pe caietul de clasa.

Cele doua exercitii de traducere in stenografie, desi au aceeasi

structura, indeplinesc totusi functii deosebite: primul, de autocontrol, cu

ajutorul cheii de la sfarsitul manualului, iar eel de-al doilea, de control in

clasa.

Acesta din urma va fi executat numai dupa corectarea primului

exercitiu, pentru ca in efectuarea lui sa se beneficieze ~i de constatarile

~i precizarile dobandite prin aceasta operatie.

Exercitiile din aceasta categorie sunt alcatuite din cate doua parti:

cuvinte izolate ~i fraze. Cuvintele izolate vor fi copiate mai tntai in scriere

obisnuita, unul sub altul. Alaturi se va trece traducerea lor in stenografie,

repetata de cateva ori, pana aproape de sfarsitul randutu'

(spatiul rarnas va ti folosit pentru corectare). in continuare va ti scrisa, direct

in stenogratie, ~i cealalta parte a exercitlului, Dupa scriere se va trece la

citirea ~i coractarea ei.

Completarn indicatiile de mai sus cu cateva recomandarl:

Nu va grabiti. Scrisul stenogratic se executa incet, calm. Viteza va

veni cu timpul, pe nesirntite. Graba aduce nervozitate, oboseala, deformarea

stenogramelor.

Scrieti caligratic. ,,Bun stenograf, bun caligraf", spune un dicton

stenogratic. Semnele stenogratice trebuie corect executate, cu respectarea

stricta a dimensiunilor ~i a formalor stabilite, fara corectari,

Pentru realizarea unei scrieri caligratice se pot folosi, pana la

obtinerea deprinderii necesare, caiete cu patratele de 4 mm sau, in lipsa,

caiete obisnuite de aritrnetica. Se poate scrie ~i pe caiete neliniate, prin

Page 125: Suport curs Secretar.pdf

125

folosirea unui transparent. Caietul se imparte in doua coloane. Se va

scrie numai pe paginile din dreapta. La terminarea lor, caietul va ti rasturnat

~i completate ~i celelalte pagini.

Nu apasatl. Apasand, scrief mai incet ~i obositi mai repede,. Tineti

corect creionul in rnana, fara sa-1 strangeti, cu degetele intinse, nu chircite.

Cititi ~i recititi stenogramele de cat mai multe ori. Scrisul stenogratic

nu se citeste mai greu decat obisnuit. Usurinta cu care-I citim pa acesta se

datoreste faptului ca am citit enorm de mult, incomparabil mai mult decat

am scris. $i in stenogratie trebuie urmat acelasi drum. Dati deci atentia

cititului. Nu va multurnif cu o singura citire a exercitiilor. Nu socotiti Irnplinita

lectura decat in momentul in care veti putea realiza o citire usoara.

cursiva, fara ,,poticniri". Obisnuiti-va - ca o regula de baza in munca

stenoqrafica - sa nu treceti, fara a citi, peste nimic din ceea ce veti scrie in

stenogratie (eexercitii, notite etc.).

Folositi de tndata stenogratia, prin aplicarea, in practica, a

cunostintelor dobandite, lntercalati, pentru aceasta, in scrierea obisnuita,

cuvintele stenogratice pe care le cunoastetl. Nu lncercati sa scrieti de la

inceput totul in stenogratie. Multumiti-va deocarndata numai cu o

Irnpestritare a scrisului, prin folosirea in special a cuvuntelor frecvente (de,

si, sa, se, este, o, in, in, tot, din, pentru etc.) ~i a celor bine cunoscute

din activitatea scolara de tiecare zi. Trecerea de la scrierea obisnuita la

cea stenoqrafica trebuie sa se faca treptat, pe masura exercitiului de scriere

si citire realizat.

Ca ~i in scrierea obisnuita, unde se folosesc sute de alfabete, si in

stenogratie exista diferite principii ~i procedee de realizare a scrisului,

concretizate in numeroase ,,sisteme", unele lirnitate la tara de origine, altele

practicate ~i in afara acesteia.

Page 126: Suport curs Secretar.pdf

126

Sistemul predat an acest curs este eel creat In anul 1908 de catre

Hebri Stahl (1877- 1942), caruia, pentru a-I face mai accesibil , i-am

adus unele simplificari. Este primul sistem rornanesc de stenografie,

lntocmit pe baza frecventei sunetelor In limba romana. El poate fi

folosit ~i pentru stenografierea In alte limbi.

CAPITOLUL V – UTILIZAREA APARATURII DE

BIROTICĂ

Cele mai importante tipuri de calculatoare…. sunt :

1. CALCULATOARELE

Page 127: Suport curs Secretar.pdf

127

a. …Calculatorul personal. ….

care este folosit acasă, la birou, în

laborator, etc .

b. …Laptop-ul ………..

este de

dimensiuni mult mai mici, este

mai uşor, seamănă cu o

geantă diplomat, este mai

uşor de transportat şi prezintă

avantajul că poate fi alimentat

de la baterii .

CONTINUAŢI…….

Majoritatea birourilor necesita un dipozitiv

pentru copierea rapida a documentelor.

Masinile moderne de fotocopiat in alb-

negru pot sa faca mai multe mii de copii

pe oră, la fel şi noua generaţie de………

color.

2. ………………..

Page 128: Suport curs Secretar.pdf

128

Dispozitiv periferic prin intermediul căruia sunt extrase

datele din calculatoare prin înscrierea automată a

caracterelor alfanumerice sau grafice pe hârtie .

Exista trei tipuri principale de .....................................

3. ....................................

Cu......

Cu ...............de

cerneală

Cu.............

Page 129: Suport curs Secretar.pdf

129

Aparat electronic pentru transmiterea informaţiilor

scrise prin linia telefonică

In anul 1867 tipograful american Christopher Latham Sholes

inventeaza

……………………. Este una din importantele inventii care va

revolutiona

4. .....................................

5. ………….

Page 130: Suport curs Secretar.pdf

130

comunicarea. In 1874 apare pe piata Remington Model 1,

prima ………

comerciala. Remington a ramas pana in zilele noastre

principalul

producator mondial de ……de scris.

Masina de ................... este un mijloc tehnic de

mecanizare sau de automatizare a operaţiilor de

calcul şi de prelucrare a informaţiei,

care poate fi acţionat manual, electric sau electronic.

Serveşte la proiectarea pe un ecran a imaginilor de pe o peliculă cinematografică şi

la reproducerea sunetelor înregistrate pe pista sonoră.

6. Maşini de ……….

7. Aparat de .............................

Page 131: Suport curs Secretar.pdf

131

Page 132: Suport curs Secretar.pdf

132

Activitatea nr.2 Lucraţi

individual

1.

Observaţi imaginile de mai jos. Identificaţi aparatura de birotica si completaţi tabelul

următor precizând :

• denumirea

• rolul

Aparatura de birotica Denumirea Rolul funcţional

FIŞA DE LUCRU

Page 133: Suport curs Secretar.pdf

133

Timp de lucru 30 minute.

Pentru a finaliza corespunzător activităţile 1 şin 2 vă

propunem să

studiaţi şi fişele de documentare de mai jos.

Competenţa 1. Prezintă structura aparatelor de birotică

Criteriul de Performanţă Caracterizarea aparatele de birotică

CALCULATOARE

Rol funcţional : să memoreze informaţii (date iniţiale, rezultate, programe) în

unitatea de memorie (memoria internă),

să comande execuţia operaţiilor prin unitatea de comandă

să execute operaţiile prin unitatea de calcul.

FISA DE DOCUMENTARE nr. 1

Page 134: Suport curs Secretar.pdf

134

Unitatea de comandă si unitatea de calcul alcătuiesc împreună unitatea

centrală sau procesorul calculatorului. Conexiunile dintre aceste componente

urmăresc buna funcţionare a calculatorului

Importanţa utilizării calculatoarelor

Tipuri constructive

Avantaje

Exemple edificatoare de avantaje dar si dezavantaje, unde impactul

informaticii asupra societatii este un fapt indiscutabil, ce defineste sec. XX

mai bine decat orice alta descoperire:

Acces la enciclopedii, stiri, la o baza larga de informatii, se poate inmagazina o

informatie foarte vasta pe un spatiu foarte mic (de exemplu mai multe carti

pe un singur CD ), vizitarea virtuala a muzeelor, cursuri on line, etc.

Birotica: calculatoarele personale pe fiecare birou, imprimantele, bazele de

date, procesoarele de texte, sistemele de comunicatii imbunatatesc

substantial activitatea oamenilor, asigura managerilor controlul unor

grupuri mari si diverse de activitati.

Tomografia computerizata: zilnic tomografele computerizate din spitale, prin

ilustrarea in spatiul 3D a corpului omenesc, salveaza vieti. O statie de

lucru, cu un singur microprocesor, permite manipularea in timp real a

imaginilor 3D, fapt ce ajuta medicul in evaluarea starii unor organe

afectate de boala.

Biologia moleculara: datorita matematicii si informaticii, in ultimii ani s-au facut

pasi mari in domeniul biologiei moleculare prin utilizarea unor profile

genetice individuale; acestea permit identificarea unor indivizi

susceptibili de a contracta anumite boli, fara a efectua testele genetice

extrem de scumpe.

Cartile de credit: in urma cu cativa ani acestea erau un privilegiu, datorita

sistemului ineficient de verificare a tranzactiilor. Acum datorita

Page 135: Suport curs Secretar.pdf

135

microprocesoarelor si modemurilor (dispozitive care transforma

informatia numerica din calculator in informatie analoaga pentru a fi

transmisa la destinatie unde este transformata din nou in informatie

numerica) terminalele de verificare a tranzactiilor exista in magazine, pe

strada (bancomate), eliminandu-se astfel posibilitatile de frauda.

Sirul exemplificarilor poate continua cu: telefonia celulara, posta electronica (e-

mail), industria automobilelor, animatia etc.

Dezavantaje

Statul indelungat in fata computerului predispune la: obezitate, varice si boli

cardiovasculare in general, sedentarism si riscul de dezvoltarea a

leucemiei creste datorita aparaturii electronice.

Ecranele obosesc ochii, putand ajunge sa fie nevoie de ochelari pentru

vedere. Semne :durere, oboseala, arsura, mancarime, uscaciune a

ochilor, vedere neclara, nu se suporta lumina puternica. Daca este

neaparat necesar sa se petreaca un timp mai indelungat la computer,

trebuie sa se faca pauze din jumatate in jumatate de ora, timp in care

faca exercitii fizice.

Folosirea indelungata a calculatorului mai ales daca este o pozitie incorecta in

fata calculatorului , aplecat peste tastatura sau cu coatele prea sus ,

poate determina afectarea articulatiilor mainii sau pozitii vicioase ale

coloanei vertebrale (mobilier adecvat) ;

Se pierde din abilitatile de comunicare.

FISA DE DOCUMENTARE nr. 2

Page 136: Suport curs Secretar.pdf

136

COPIATOARE

Copiatoarele care folosesc xerografia ca si tehnologie de tiparire au fost

introduse pe piata de Xerox in anii 1960 si in urmatorii 20 de ani au inlocuit

copiatoarele care foloseau alte tehnologii.

Rol funcţional

Copiatorul este un “aparat” folosit la copiere pe hartie a documentelor si a altor

imagini rapid si ieftin.

Tipuri constructive

Cele mai multe copiatoare folosesc pentru tiparire o tehnologie numita “xerografie”

– un proces uscat care foloseste caldura. Copiatoarele mai pot folosi si

alte tehnologii cum ar fi jetul de cerneala dar xerografia este cel mai des

intalnita.

� Copiatorul asa cum il stim cu totii este in ansamblu simplu. Un

copiator este compus din:

- sistemul optic: scaneaza originalul pentru a fi copiat.

- sistemul de tiparire: tipareste imagenea scanata

� Copiatoare se impart in doua mari categorii:

- Copiatoare alb-negru (monocrom)

- Copiatoare color

In functie de hârtia pe care se executa copiile sunt:

� COPIATOARELE CU HARTIE CERATA:

Copiatoarele cu hartie cerata numite si copiatoare cu imagine directa, formeaza

imaginea direct pe o hartie speciala.

� COPIATOARELE CU HARTIE SIMPLA:

Copiatoarele cu hartie simpla functioneaza pe principiul imaginii indirecte.

Page 137: Suport curs Secretar.pdf

137

Principalele consumabile folosite de orice copiatoru sunt: toner, cilindru, developer

sau unitate de cilintru (drum unit).

Avantaje

Simplitatea, costurile reduse si viteza de copiere au impus aceasta

tehnologie in fata altor tehnologii folosite in vremea respective.

Exista copiatoare care:

� preiau in mod automat documentele originale ce urmeaza a fi copiate.

� permit copierea documentelor imprimate fata-verso in mod automat

� au 1-2 tavi in dotare standard cu o capacitate intre 250-550 pagini fiecare.

Cu cat capacitatea de alimentare cu hartie este mai mare, cu atat creste

productivitatea echipamentului. Avand mai multe tavi alimentare hartie se

poate alimenta fiecare tava cu hartie de diferite formate dupa nevoie.

� un dispozitiv complex numit finisher ce actioneaza asupra documentelor

deja imprimate / copiate si care poate indeplini mai multe roluri pentru a

usura munca si spori productivitatea. In cazul celor mai multe copiatoare

capacitatea de iesire (output capacity) este intre 250 si 500 pagini, deci este

de departe depasita de capacitatea de alimentare. Unul din functiile finisher-

ului este de a mari aceasta capacitate de iesire.

Exista doua tipuri de finisoare: finisher intern si finisher extern.

Capacitatea unui finisher intern este mult mai mica decat a unuia extern si in

general se rezuma la marirea capacitaii de iesire si capsare.

Finisoarele fiind niste dispozitive foarte complexe sunt si foarte

scumpe, in unele cazuri ajungand chiar la pretul unui copiator, si pentru

reducerea costurilor pot fi accesorizate la fel ca si copiatoarele. De obicei in

dotare standard acestea au una sau mai multe tavi iesire si posibilitate

capsare automata in unul sau mai multe puncte. In categoria accesoriilor

poate sa intre posibilitatea de perforare automata in 2, 3 sau 4 locuri,

Page 138: Suport curs Secretar.pdf

138

posibilitatea de a indoi documentele tip carte, tip brosura – in general aceste

posibilitati le gasim doar in cazul finisoarelor externe.

� digitale multifunctionale care indeplinesc functiile de copiere, imprimare,

scanare si fax.

� se poate printa din retea 2-3 documente, apoi primiti un fax, dupa un coleg

mai printeaza un document. In acest caz documentele printate de dvs sunt

amestecate cu documentele printate de colegul dvs la care se adauga si

faxul receptionat. Un separator de joburi va scapa de incurcaturi si timp

pierdut cu sortarea. Separatorul de joburi este un dispozitiv simplu care nu

este foarte costisitor si care imparte tava de iesire in mai multe

compartimente pe care le puteti configura in functie de nevoile dvs.: sa

zicem intr-un compartiment vor fi iesi faxurile, in alt compartiment paginile

printate si in altul paginile copiate

Dezavantaje

� Copiatoarele, in special cele de inalta performanta sunt foarte fragile si

vulnerabile.

� Nu se lasă nesupravegheate pentru ca pot fi stricate foarte usor de catre

persoanele neexperimentate.

� Interfata complexa a dispozitivului, de obicei cu multe butoane

� Este nevoie de mult spatiu pentru copiator

� Pretul ridicat al copiatorului dar si a consumabilelor si a pieselor de schimb.

� Asigurarea unui service periodic.

Page 139: Suport curs Secretar.pdf

139

Imprimanta

Rol funcţional

Imprimanta reprezintă un element periferic opţional, utilizat

pentru obţinerea informaţiilor tipărite pe documente sau hârtie

obişnuită

Tipuri constructive

Spre deosebire de alte echipamente periferice, imprimantele sunt fabricate într-o

gamă neobişnuit de mare, în diverse tipuri şi de către un mare număr de firme.

Diferenţierea se face în funcţie de:

1. mecanismul de tipărire şi principiul de funcţionare;

2. calitatea grafică a tipăririi;

3. dimensiunea liniei tipărite;

4. viteza de tipărire;

5. memoria proprie.

Din punct de vedere constructiv si al principiului de funcţionare imprimantele

sunt:

1. Matriciale care folosesc ace subţiri care bat intr-o panglica impregnata

cu cerneala pentru a tipări imaginea pe hârtie.

2. Cu jet de cerneala arunca mici picături de cerneala pe hârtie si compun

imaginea de tipărit.

3. Termice, sunt în general dedicate

unor tipuri de aplicaţii software. Ele

FISA DE DOCUMENTARE nr. 3

Page 140: Suport curs Secretar.pdf

140

sunt integrate în structura calculatorului şi se bazează pe procedeul

de fixare termică a caracterelor pe hârtie specială.

4. Imprimantele laser asigură o înaltă calitate a tipăririi, având la bază

principiul xerox-ului.

AVANTAJE

Avantajele sunt in functie de tipul imprimantei.

MATRICIALE

Depind de imprejurări

� daca este un loc unde se imprima mult este

recomandată una matriceala, pentru că:

- e mult mai fiabilă

- e durabilă ( 20 ani )

- este mai ieftină hârtia şi ribonul

- are tiraj mare şi consum mic

� Imprimanta matricială e utilă numai dacă tipăreşti

facturi.

CU JET DE CERNEALĂ

Avantajele sunt in functie de firma producatoare.

- consumabile ieftine

- se reincarcă cu seringa.

- ideale pentru medii de lucru mobile

- includ un port USB pe panoul frontal, destinat conectării cu uşurinţă la laptop-ul

- libertate wireless

Page 141: Suport curs Secretar.pdf

141

- vitezele rapide de imprimare

- exista imprimate cu jet de cerneala prevăzute cu un ecran luminos pentru o

operare uşoară

- funcţii foto avansate, ce includ sloturi pentru carduri de memorie

- compatibile atât cu sistemul de operare Mac cât şi cu Windows

- capacitatea de a se recalibra singura la setarile originale si de a aplica orice

ajustare necesara pe diferite tipuri de media.

- detectarea si gestionarea mediei de printare

- sistem de detectare a nivelului de cerneala

- calitate excelenta a imprimării color

- calculează densitatea, luminozitatea si media de printare.

- productivitate la un cost scăzut

- capetele de printare pot fi schimbate cu usurinta in doar cateva secunde.

- posibila utilizarea hartiei sau a rolelor de hartie. De aceea, este ideala pentru

utilizarea in aplicatii foto profesionale, in industria fotografica sau in arhitectura

(aplicatii grafice).

- conectibilitate in retea

- compatibil cu modelele de scannere format mare

- cel mai ieftin de intretinut

TERMICE

Avantaje:

- ocupă puţin spaţiu;

- preţ mic;

- carcasa metalica si rezista bine la loviturile accidentale ce pot surveni

- dotarea cu senzor de căldură, iar imprimanta se opreşte automat atunci când

este cazul,

împiedicând arderea acesteia

Page 142: Suport curs Secretar.pdf

142

- viteza mare de imprimare

- sunt recomandate pentru aplicaţii din: domeniul textil, telecomunicaţii,

electronică, computere etc.

- pot fi conectate la laptop,PC si telefon mobil.

- poate imprima non stop

LASER

Avantajele sunt in functie de firma producatoare

- se poate fi integrată în reţea

- imprimări de calitate ridicată ce pot fi partajate

pentru utilizare profesională

- cartuşe color multifuncţionale

- compactă, silenţioasă şi uşor de utilizat

- design care economiseşte spaţiul

- cartuşele multifuncţionale All-in-One color, convenabile şi care nu necesită

întreţinere, asigură uşurinţa utilizării

- eficienţa energetică, capacitatea de manevrare a hârtiei şi tipărirea rapidă,

automată, pe ambele feţe

- uşurinţă extraordinară în folosire

- poate fi prevăzută cu un program care anunţă ce face in

permanenta, ex. printează, se blochează, se pregateste

să printeze, etc.

- se monteaza foarte usor

- setarea foarte usoara

- este soluţia ideală pentru afacerile în care se lucrează cu

un volum mare de documente şi unde eficienţa costurilor este un factor

decisiv

Page 143: Suport curs Secretar.pdf

143

Dezavantaje

MATRICIALA

� nu poti tipari decat in mod text

� hartia este inestetica,

� calitatea slaba

� viteza este relativ mica

� zgomotoase, generatoare de praf

� greutatea imprimantei

TERMICE

� nu pot fi folosite pentru aplicaţii industriale, care necesită un volum

mare de tiparire în timp scurt

� producătorul recomandă ca imprimanta să imprime circa 90 m de

banda de etichete pe zi

Fax-ul

Desi multi considera aparatul fax ca fiind ceva invechit, acum cand suntem in

epoca email-ului si a SMS-urilor, totusi faxurile continua sa fie foarte folosite si

necesare chiar pentru afacerile noastre. Ele sunt de obice dotate cu:

� un telefon (care, daca lipseste, se poate achizitiona separat)

� o tava externa de hartie (sau o folosesc pe cea a aparatului multifunctional).

Ca si tipuri, ele sunt se impart in:

FISA DE DOCUMENTARE nr. 4

Page 144: Suport curs Secretar.pdf

144

� Faxurile bazate pe transfer termic - acest procedeu se foloseste la faxurile

obisnuite si consta in transferarea pe hartie a imaginii prin transpunerea unei

substante pe suprafata acesteia.

o Avantaj: aparate ieftine.

o Dezavantaj: consumabilele costa destul de mult.

� Date fiind aceste costuri, acest tip de aparate sunt recomandate

celor care primesc sau trimit faxuri putine.

� Faxurile bazate pe jet de cerneala - aceste aparate dispun de un rezervor

de cerneala sanjabil, cerneala ajungand in picaturi fine pe hartie, prin

intermediul unor duze foarte subtiri.

o Avantaje: aceste device-uri au o calitate foarte buna a imprimarii. In

afara de asta, multe modele pot imprima chiar si culori,

recomandandu-se modele cu interfete corespunzatoare pentru

conectare la calculator.

o Dezavantaj: costuri mari ale rezervelor de cerneala.

� Acest tip de faxuri este recomandat pentru birourile mai mici.

� Faxurile bazate pe tehnica laser - prin intermediul razelor laser, imaginea

este scrisa pe cilindru. Cilindrul se roteste continuu, iar in locurile atinse de

laser atrage pulberea neagra fina a tonerului, imprimand-o pe hartie si

fixand-o printr-un procedeu termic.

o Avantaje: costuri relativ scazute per pagina si ca atare

o Dezavantaj: nici macar aparatele mai scumpe nu printeaza decat alb-

negru.

� Este recomandat celor care comunica des prin intermediul faxului.

Introducere în Microsoft Office

Page 145: Suport curs Secretar.pdf

145

Masina de scris, oricât de silentioasa si de performanta ar fi fost, nu a

putut depasi anumite limite, în mod special capacitatea de memorare a sute de

foi de lucru, reluarea unor lucrari dintr-o portiune oarecare, formatarea sau

inserarea de imagini sau caractere de diverse înaltimi, culori etc.

De asemenea, calculele tabelare, în mod special din sfera stiintifica,

economica si statistica sociala nu se mai puteau realiza în timp util daca nu ar

fi existat computerul. Dar pentru ca toate sa fie eficiente si ilustrative, s-a

impus în mai putin de un deceniu Excel sub Windows.

Dezvoltatea postei electronice a impus tinerea evidentei corespondentei, a

agendelor de lucru si de adrese.

Prezentarile profesionale au început sa evite foliile de retroproiector în

favoarea

proiectarii cu ajutorul video proiectoarelor, mult mai usor de manevrat

decât predecesoarele lor.

De la intoducerea calculatorului ca auxiliar al vietii cotidiene si pe masura

ce performantele imprimantelor au evoluat, au existat nenumarate editoare de

text, mai mult sau mai putin ilustrative, mai mult sau mai putin profesionale.

Enumeram editoarele sub MS DOS, Chi-Writer, Word Perfect, LaTex etc.

Unul din cele mai uzitate programe de redactare a textelor este

Word sub

Windows. Cu acest program se pot edita diferite texte, scrisori, rapoarte

profesionale, machete jurnalistice, lucrari stiintifice etc. Initial s-a dezvoltat ca

aplicatie de sine statatoare, ulterior, în versiunea MS-Ofice 97 devenind una

dintre componentele acestuia. Versiunile recente ale pachetului MS-Office, includ

ca aplicatie de baza Word, adesea, în vorbirea uzuala fiind confundate unele cu

celelalte. Desigur, ne referim la profani, profesionistii, asa cum veti fi si

Page 146: Suport curs Secretar.pdf

146

dumneavoastra la finele lecturii acestui material, vor sti sa faca diferenta între

un pachet complex de aplicatii, cum este MS-Office si o

componenta a sa, Word, Excel, Outlook, Power

Point etc.

Instalarea Microsoft Office

Microsoft Office se instaleaza relativ usor, selectând de pe discul

licentiat optiunea setup.exe , asa cum se poate observa în figura de mai jos.

Figura 1-1 Selectia setup.exe pentru instalarea pachetului MS -Office

Odata selectat fisierul executabil, se va activa asa- numitul „vrajitor”

(wizard) de instalare, care propune variante optime, fie de instalare initiala, fie

de completare cu noi aplicatii care nu au fost selectate la prima instalare, fie cu

Page 147: Suport curs Secretar.pdf

147

„repararea” unor fisiere care s- au descopletat dintr-o eroare sau o exploatare

neadecvata.

De asemenea, în aceasta faza, poate fi selectata optiunea uninstall, de

dezinstalare, în cazul în care doriti sa renuntati la acest pachet de aplicatii.

Figura 1-2 Vrajitorul de instalare si optiunile propuse de acesta

Asa cum se poate observa în figura 1.3. MS-Office XP la

instalare ofera urmatoarele aplicatii:

Access for Windows, aplicatie destinata gestionarii bazelor

de date; Excel for Windows, pentru calcul tabelar;

Page 148: Suport curs Secretar.pdf

148

Outlook for Windows, pentru organizarea activitatii, agenda de lucru si

evidenta postei electronice;

PowerPoint for Windows, pentru prezentari

profesionale; Word for Windows, editor de texte

complex.

Apasând pe butonul virtual Install, respectiv Update, procesul de instalare

porneste automat. Install se refera la prima instalare a pachetului pe sistem, iar

Update, se refera

la eventuale noi modificari în structura de aplicatii (adaugare, renuntare etc.).

Figura 1-3Aplicatiile pachetului MS -Office

Page 149: Suport curs Secretar.pdf

149

Microsoft Word for Windows

Pentru a porni programul Microsoft Word, acesta trebuie sa fie instalat pe

calculatorul cu care lucrati. Instalarea se face usor, respectand instructiunile ce se

afla in pachetul in care ati cumparat produsul. Pentru versiunea XP accesul la

aplicatia Word se poate face din meniul Start, optiunea Programs si dublu-

click pe iconul Microsoft Word, asa cum este ilustrat în figura 2.1.

Page 150: Suport curs Secretar.pdf

150

Figura 2-1 Accesarea aplicatiei Word din meniul Start

Scurta prezentare a componentelor ecranului Microsoft Word

Odata accesata iconita aferenta aplicatiei Word, în mod implicit

aceasta va deschide un prim document gol, intitulat Document1.doc, asa cum

este ilustrat în figura

Page 151: Suport curs Secretar.pdf

151

2.2. În limbajul curent, numim acest proces „afisarea unei pagini de document

goala”. Sa

identificam elementele de pe aceasta pagina.

Figura 2-2 Aspectul unui document nou

Bara de titlu contine numele programului (Microsoft Word) si numele

documentului pe care il editam.

Bara de meniuri contine meniul principal al programului Microsoft

Word.

Page 152: Suport curs Secretar.pdf

152

Bara de unelte standard (meniuri rapide) contine o serie de butoane

care ne vor ajuta sa executam rapid anumite proceduri. De altfel, aceaste

componente se mai numesc si meniuri rapide . Accesarea acestora se poate

efectua numai cu ajutorul mouse- ului. Acestea, pot fi prezentate pe o singura

linie sau pe mai multe. În figura 2.3. sunt

ilustrate meniuri rapide desfasurate pe doua linii. Atragem atentia ca o bara de

meniuri

rapide multipla (cu multe linii cu meniuri rapide) diminueaza din vizibilitatea

zonei de lucru, astfel ca se recomanda rezumarea la 1-2 linii de meniuri rapide.

Figura 2-3 Bara de meniuri rapide

Butoanele care apar în aceasta bara, fara a fi limitata doar la

acestea, pot fi:

1. Creaza unui document nou (New);

2. Deschide un fisier existent (Open);

3. Salveaza documentului curent (Save );

4. Tipareste documentul curent (Print);

5. Previzualizeaza documentul inaintea tiparirii (Print Preview);

Page 153: Suport curs Secretar.pdf

153

6. Verifica ortografia (de obicei in engleza, dar exista si dictionare in alte

limbi, inclusiv in limba romana) (Spelling);

7. Muta articolul selectat in Clipboard (Cut);

8. Copiaza articolul selectat in Clipboard (Copy);

9. Transfera articolul din Clipboard in locul unde este pozitionat cursorul

(Paste );

10. Copiaza formatarea articolului selectat (Format Painter);

11. Anuleaza operatia de editare anterioara (Undo);

12. Anuleaza actiunea de anulare anterioara (Redo);

13. Formateaza automat un document (AutoFormat);

14. Insereaza o adresa din agenda personala (Insert Address);

15. Creaza un tabel (Insert Table);

16. Insereaza o foaie de calcul Microsoft Excel (Insert Microsoft Excel

Worksheet);

17. Schimba formatarea unei coloane (Columns);

18. Afiseaza bara cu instrumente de desen (Drawing);

Page 154: Suport curs Secretar.pdf

154

19. Afiseaza sau ascunde caracterele care nu se tiparesc (Show/Hide);

20. Afiseaza factorul de scalare (zoom) si permite schimbarea

acestuia prin intermediul meniului desfasrabil (Zoom Control);

21. Afiseaza sau ascunde bara cu vrajitorul care da mereu sfaturi (TipWizard);

22. Afiseaza asistenta soft pentru o anumita comanda sau pentru o anumita

port iune a ecranului (Help);

Pentru aplicatii mai profesioniste, unii utilizatori îsi configureaza propria

bara de meniuri rapide, asa cum vom vedea în paragrafele viitoare. Putem spune,

deci, ca Word are proprietati de automatizare, personalizare si configurare în

functie de necesitatile utilizatorului.

Bara de unelte de formatare a textului este folosita pentru formatari ale

caracterelor selectate sau ale paragrafului curent. Ea poate fi folosita numai cu

ajutorul mausului.

Rigla ne arata marginile documentului, alinierile si locul unde va sari

cursorul daca apasam tasta Tab.

Zona de lucru contine documentul nostru.

Barele de defilare le puteti folosi pentru a va deplasa in cadrul

documentului mai repede, cu ajutorul mausului.

Linia de stare contine informatii referitoare la document (numarul

paginii curente, numarul total de pagini, pozitia cursorului fata de marginea

superioara a foii, numarul liniei si al coloanei curente, etc.).

Crearea unui document nou

Pentru a crea un document nou se activeaza iconita

Page 155: Suport curs Secretar.pdf

155

sau se alege din meniul superior File/New.

In primul caz, va fi deschis un document nou fiind afisata o fereastra goala

in care clipeste cursorul care va invita sa treceti la treaba.

In cel de-al D

In al doilea caz, apare pe ecran fereastra din figura 2-4.

Figura 2-4 Selectia tipului de document nou

Aveti posibilitatea sa va alegeti stilul cum va arata in final documentul

vostru. Observati ca in partea stanga a ferestrei este afisat modul (stilul)

Page 156: Suport curs Secretar.pdf

156

cum va atata documentul. In acest mod aveti posibilitatea sa creati

documente cu un aspect

profesional.

Deplasarea prin document

In cursul lucrului la un document veti avea nevoie adesea sa mutati

cursorul text pentru a efectua operatii de editare in diferite zone ale

documentului. Mutarea ferestrei devizualizare cu ajutorul mouse-ului.

O linie in

Dati un clic pe una din sagetile de

Un ecran in

Dati un clic pe bara de defilare

Oricat in

sus sau in jos

Trage ti cursorul barei de defilare in sus

sau in jos. Daca documentul are mai

multe pagini, in timp ce trageti cursorul

barei de defilare apare numarul paginii.

Modificarea pozitiei cursorului se poate face in urmatoarele feluri:

Un caracter la stanga

Apasati tastele cu sageti

O linie in sus sau in jos

Apasati tastele cu sageti

Un cuvant la stanga su

Apasati Ctrl + sageata

Page 157: Suport curs Secretar.pdf

157

Un paragraf mai sus sau

Apasati Ctrl + sageata in

Sfarsitul sau inceputul

Apasati End su Home

Un ecran in sus sau in jos

Apasati Page Up sau

Pe primul sau pe

Apasati Ctrl + Page Up

Inceputul sau

Apasati Ctrl + Home sau

In orice punct de pe ecran

Clic in locul respectiv

Introducerea unui text

Un text nu se introduce oricum, trebuie cunoscute cateva reguli de

tehnoredactare computerizata. Daca veti respecta aceste reguli veti avea foarte

mult de castigat:

1. Inainte de a incepe introducerea textului este bine sa stabiliti formatul

paginii (dimensiuni, margini, numar de coloane, capul de pagina

(header), subsolul paginii (footer)), tipul si marimea caracterelor, distanta

intre randuri, distanta intre cuvinte, distanta intre caractere, imprimanta cu

care se va tipari documentul.

Page 158: Suport curs Secretar.pdf

158

2. Pentru a centra un titlu nu utilizati tasta spatiu. Folositi comanda

Center. De asemenea, pentru a linia la dreapta un text, nu folositi spatii.

Folositi comanda

Align Right.

3. Inceperea unei fraze se face cu apasarea tastei Tab. Nu utilizati

spatii pentru inceperea frazei.

4. Terminarea paragrafului se face cu apasarea tastei Enter. Nu folositi

tasta spatiu pentru a trece pe randul urmator.

5. Nu apasati pe Enter pentru a trece pe randul urmator in interiorul

paragrafului.

Trecerea se face automat, de catre program.

6. Semnele de punctuatie se lipesc de cuvantul precedent si sunt urmate de

un spatiu.

OBSERVATIE: Nu se lasa spatiu dupa semnul de punctuatie la sfarsit de

fraza.

7. Trecerea fortata la o alta pagina se face cu comanda Ctrl- Enter. Nu se

apasa de mai multe ori pe tasta Enter pentru a trece pe pagina urmatoare

Daca doriti sa folositi caractere romanesti, puteti sa le obtineti

astfel:

Page 159: Suport curs Secretar.pdf

159

Combinatia

de taste

Caracter

ul afisat

Combinatia

de taste

Caracter

ul afisat

Alt-A

a

Ctrl-A

A

Alt-S

s

Ctrl-S

S

Alt-R

a

Ctrl-R

A

Alt- T

t

Ctrl-T

T

Alt-I

i

Ctrl-I

I

Stergerea unui text

Puteti sterge atat caractere unul cate unul, cat si portiuni mai mar

din text. Pentru a sterge un caracter la dreapta cursorului text, apasati taste

Del. Pentru a sterge un caracter la stanga cursorului text, apasati

Backspace.

Pentru a sterge o portiune de text, selectati-o si apoi apasati tasta

Del sau

Backspace.

Selectarea unei portiuni din text

Page 160: Suport curs Secretar.pdf

160

Puteti selecta un text cu mausul sau folosind tastatura. Cu mausul

puteti folosi bara de selectare, o coloana nemarcata in marginea stanga a

documentului. Deasupra aceste zone, cursorul mausului isi schimba forma intr-

o sageata. Iata ce metode putem

folosi pentru a selecta un text:

Ce

Cum se actioneaza

Orice

portiun

e

- Se muta cursorul la inceputul zonei care

se doreste a fi selectata, apoi se dragheaza

zona cu tasta Enter- mouse.

- Se muta cursorul la inceputul zonei care

se doreste a fi selectata, apoi se apasa

Un cuvant

Executati dublu clic pe cuvant

O

Apasati tasta Ctrl si executati un clic

O linie

Executati un clic pe bara de selectie in

Cateva linii

Trageti in zona barei de selectie langa

Un

Executati dublu clic pe bara de

Tot

document

ul

- Apasati tasta Ctrl si executati un clic

oriunde pe bara de selectie

- Apasati Ctrl+5 (Atentie! 5 de la

tastatura

Page 161: Suport curs Secretar.pdf

161

Pentru a abandona o selectie, dati un clic cu mausul oriunde in zona de

editare sau folositi tastatura pentru a muta cursorul text.

Salvarea documentelor

Cand creati un document nou in Microsoft Word, el este pastrat

temporar in memoria calculatorului sub numele implicit Document n, unde n este

un numar ce creste cu 1 pentru fiecare nou document. Documentul este

memorat numai pana cand parasiti programul sau pana cand inchideti

calculatorul. Pentru a- l pastra si a- l regasi ulterior, el trebuie salvat pe disc.

Pentru aceasta se foloseste comanda File/Save sau butonul

din bara de unelte standard.

Page 162: Suport curs Secretar.pdf

162

Cand salvati un document pentru prima oara, trebuie sa- i dati un nume.

Selectand File/Save pentru un document nou ("nebotezat"), sau selectand

File/Save As pentru orice document, Microsoft Word afiseaza fereastra de

dialog din figura.

Se executa urmatoarea succesiune:

1. Se introduce numele fisierului (Zona File name );

2. Se alege discul si directorul (Zona Save in);

3. Se apasa butonul Save.

In zona File name completati numele fisierului astfel incat sa

sugereze cat mai bine continutul fisierului. Apoi actionati butonul Save.

Microsoft Word adauga la salvare in mod automat extensia .doc la numele

ales.

In cazul in care doriti sa salvati documentul sub un alt nume (de exemplu,

atunci cand doriti sa pastrati versiunea originala a unui document sub vechea

denumire si o versiune modificata sub un alt nume) apelati la File/Save As.

Pe masura ce lucrati la un document este necesar sa il salvati din cand

in cand. Se mai intampla sa se blocheze calculatorul sau sa fie o cadere de

tensiune. In aceste cazuri se pierde tot documentul din memorie. Veti putea

regasi numai ce este salvat pe disc.

Pentru a va elibera de acest stres puteti face o setare in Microsoft Word

care sa va scuteasca de salvarile intermediare. Iata cum puteti proceda:

Page 163: Suport curs Secretar.pdf

163

1. Alegeti din meniul superior Tools/Options. Dupa un clic pe butonul

Save, va apare fereastra de dialog din figura.

2. Stabiliti durata dupa care sa se faca salvarea automata (in exemplul

dat, se fac

salvari din 15 in 15 minute).

3. Apasati pe butonul OK.

Iesirea din programul Microsoft Word

Page 164: Suport curs Secretar.pdf

164

Cand ati terminat de folosit editorul Microsoft Word puteti iesi din

program apasand Alt-F4, dand un clic pe sau selectand din meniu File/Exit. In

cazul in care ati lucrat la un document si nu l-ati salvat, Microsoft Word va

atentioneaza asupra acestui

lucru si va ofera posibilitatea sa il salvati pe disc.

Regasirea documentelor Microsoft

Word

Pentru a incarca orice document creat anterior pentru a- l modifica sau

tipari se procedeaza astfel:

1. Selectati File/Open din meniul superior sau actionati asupra butonului

din bara de unelte standard. Apare fereastra de dialog din figura.

Page 165: Suport curs Secretar.pdf

165

2. Daca directorul afisat nu este cel dorit, se alege discul si directorul din

meniul desfasurabil Look in.

3. Se alege fisierul dorit cu un dublu clic.

Controlul modului de afisare pe

ecran

Microsoft Word ofera patru moduri diferite in care se poate afisa

documentul pe

ecran:

1. Modul Normal;

Page 166: Suport curs Secretar.pdf

166

2. Modul Schita (Outline);

3. Modul Pagina (Page Layout);

4. Modul Corp de litera unic (Draft Font)

5. Modul Ecran Plin (Full Screen).

1. Modul Normal

Acesta este modul implicit al programului Microsoft Word. In acest mod

sunt vizibile pe ecran toate formatarile textului. Caracterele apar pe ecran asa

cum vor aparea tiparite la imprimanta. Totusi, unele elemente ale paginii sunt

simplificate, pentru a mari viteza de editare a documentului. De exemplu, antetele

si notele de subsol nu sunt afisate. Pentru afisarea documentului in modul

Normal exista doua posibilitati:

a. Apelati din meniul superior View/Normal;

b. Dati un clic pe butonul aflat in grupul de trei butoane din coltul din

stanga-jos a zonei de editare.

2. Modul Schita (Outline)

Este utilizat pentru a examina structura documentului. Puteti proceda

astfel incat sa se vada numai titlurile din document, fara textul subordonat.

Titlurile impreuna cu textul pot fi aranjate si mutate in alte locuri. Pentru a va

putea folosi de aceste facilitati este necesar ca titlurile documentului sa posede

stilul titlu, o procedura pe care o veti invata mai tarziu. Pentru afisarea

documentului in modul Schita exista doua posibilitati:

Page 167: Suport curs Secretar.pdf

167

a. Apelati din me niul superior View/Outline;

b. Dati un clic pe butonul aflat in grupul de trei butoane din coltul din

stanga-jos a zonei de editare.

3. Modul Pagina (Page Layout)

Modul Pagina afiseaza documentul exact la fel cum va apare pe pagina

tiparita la imprimanta. Antetul si subsolul, toate detaliile de asezare pe pagina

apar pe ecran (WYSIWYG). Puteti efectua editarea in mod Pagina, si este chiar

recomandat atunci cand aveti de pus la punct detalii ale documentului.

Calculatorul va fi insa ceva mai lent, deoarece este mai solicitat. Pentru afisarea

documentului in modul Pagina exista doua posibilitati:

a. Apelati din meniul superior View/Page Layout ;

b. Dati un clic pe butonul aflat in grupul de trei butoane din coltul din

stanga-jos a zonei de editare.

4. Modul Corp de litera unic (Draft Font)

Modul Corp de litera unic poate fi apelat numai in modurile Normal si

Schita. In acest mod va fi folosit un singur fel de litera pentru afisarea pe

ecran, iar atributele textului (italic, bold, etc.) sunt indicate prin subliniere. Acest

mod de afisare permite o editare si o afisare rapida si este util cand va

concentrati pe continutul documentului, nu pe aspectul sau.

Pentru a activa si dezactiva acest mod se procedeaza astfel:

1. Selectati Tools/Options pentru a afisa fereastra de dialog Optiuni (Options).

2. Daca este nevoie, dati un clic pe butonul View pentru a vizualiza

optiunile de afisare.

Page 168: Suport curs Secretar.pdf

168

3. Selectati Draft Font pentru a activa (caseta de validare bifata) sau

dezactiva

(caseta de validare nebifata) modul Corp de litera unic.

4. Selectati OK.

5. Modul Ecran Plin (Full Screen)

Pentru a vedea cat mai mult text pe ecran, selectati View/Full Screen.

In acest mod barele de titlu, de meniuri, cu unelte, linia de stare si alte elemente

ale programului Microsoft Word sunt ascunse pentru a permite afisarea pe intreg

ecranul a zonei de lucru. Pentru a dezactiva acest mod, dati un clic cu mausul

pe pictograma Full din coltul din dreapta-jos sau apasati tasta ESC.

Afisarea riglei si a barei cu unelte

In mod implicit, Microsoft Word afiseaza rigla, bara cu unelte standard si

cea cu unelte de formatare a textului deasupra zonei de lucru. Daca nu aveti

nevoie de ele si doriti sa mariti zona de lucru, le puteti ascunde.

Afisarea sau ascunderea riglei se face selectand din meniul View

optiunea Ruler. Barele cu unelte pot fi controlate cu ajutorul ferestrei

de dialog activate cu

View/Toolbars. Activati sau dezactivati optiunile, apoi selectati OK.

Focalizarea ecranului

(Zoom)

Page 169: Suport curs Secretar.pdf

169

Marimea de afisare a a documentului pe ecran poate fi controlata

selectand

View/Zoom. Pe ecran apare fereastra de dialog prezentata in figura.

Se poate opta pentru o alta focalizare a ecranului cu un clic pe unul din

cele 6 butoane radio sau alegand procentul dorit in zona Percent. Optiunea

Page Width face ca Microsoft Word sa aleaga automat un factor de scalare astfel

incat pe ecran sa fie afisata intreaga latime a paginii. Optiunea Whole Page va

face ca intreaga pagina sa fie afisata pe ecran. Puteti sa selectati Many

Pages pentru a afisa doua sau mai multe pagini deoadata.

Dati un clic pe butonul amplasat sub optiune si trageti pana cand se

ajunge la numarul de pagini dorit. Puteti modifica mai rapid focalizarea ecranului

utilizand butonul

din bara cu unelte standard.

Page 170: Suport curs Secretar.pdf

170

Setarea dimensiunilor paginii si a pozitiei

paginii

Setarea dimensiunilor paginii este bine sa se faca de la inceput, inainte de

a introduce textul. De cele mai multe ori folosim o hartie format A4.

Programul Microsoft Word nu are setate implicit dimensiunile formatului

A4. Pentru a apela meniul necesar stabilirii unui nou format de pagina se

apeleaza din meniul principal File/Page Setup.

Se alege din meniul desfasurabil Paper Size formatul dorit. Daca nici unul

din formatele afisate nu va convin, puteti sa modificati valorile din celulele Width

si Height. Puteti sa optati si pentru modul cum doriti sa apara scris documentul

Portrait sau Landscape. Un clic pe butonul Default va face ca setarile facute sa

fie setari implicite. De fiecare data cand deschideti un fisier nou (File/New)

setarile de pagina sunt cele implicite (Default).

Page 171: Suport curs Secretar.pdf

171

S-ar putea sa fie afisate dimensiunile in inch (acesta este de fapt modul

implicit in

Microsoft Word). Puteti cere sa fie afisate dimensiunile in centimetri daca

procedati in felul urmator:

1. Se apeleaza Tools/Options/General;

2. Se alege din meniul desfasurabil Measurement Units optiunea

Centimeters.

Am hotarat ca vom introduce hartia "in picioare" (Portrait). Daca vom seta

in Microsoft Word apeland File/PageSetup/Paper Size optiunea Landscape,

imprimanta va scrie rotit 90 de grade, ca si cand am fi facut setarea

imprimantei pentru formatul A4

Landcape. Intelegand acest lucru, nu veti face o greseala destul de des

intalnita: sa

introduceti hartia in imprimanta "culcat" (Landscape).

Setarea marginilor

Rigla afisata deasupra zonei de lucru permite o setare usoara a marginilor.

Puteti ajusta "din ochi" marginea din stanga sau cea din dreapta, insa numai in

modul Pagina (Page Layout).

Pentru aceasta, trageti cu mausul extremitatea stanga sau dreapta a barei

albe din rigla. Tragerea o faceti numai dupa ce aspectul cursorului mausului se

modifica intr-o sageata cu doua capete. Modificarea marginilor afecteaza

Page 172: Suport curs Secretar.pdf

172

intregul document. Asemanator se procedeaza cu rigla verticala pentru a seta

marginea superioara sau inferioara a paginii.

Puteti sa modificati marginile si daca apelati din meniul superior

File/Page

Setup/Margins. Va fi afisata fereastra din figura.

Aici setati dimensiunile:

1. Top = marginea

superioara;

2. Bottom = marginea inferioara;

3. Left = marginea din stanga;

Page 173: Suport curs Secretar.pdf

173

4. Right = marginea din dreapta;

Fig. 12

Gutter = spatiul suplimentar alocat pentru marginea din stanga;

1. Header = spatiul alocat pentru antetul de pagina;

2. Footer = spatiul alocat pentru subsol;

Mirror Margins = aceasta caseta de validare se bifeaza daca se doreste listarea

pe ambele parti ale foii; in acest fel, fisia de indosariere va fi la paginile impare in

partea stanga, iar la paginile pare, pe partea dreapta.

Apply To = meniu desfasurabil care ofera posibilitatea sa alegeti una din

variantele:

a. Whole Document = setarile sa aiba efect asupra intregului document;

b. This Point Forward = setarile sa aiba efect incepand cu pozitia de la

care se afla pozitionat cursorul.

Schimbarea distantei intre

randuri

Putem modifica spatiul dintre randuri daca apelam Format/Paragraph.

Va fi afisata fereastra de dialog din figura:

Page 174: Suport curs Secretar.pdf

174

Setarile pe care le faceti in aceasta fereastra de dialog afecteaza textul

selectat sau, daca nu s-a facut nici o selectare, va fi afectat paragraful curent si

toate paragrafele care vor fi introduse in continuare.

Pentru a modifica distanta intre rand uri apelati la meniul

desfasurabil Line

Spacing. Iata ce inseamna optiunile

afisate:

1. Single = distantare la un rand;

2. Lines = distantare la un rand si jumatate;

Page 175: Suport curs Secretar.pdf

175

3. Double = distantare la doua randuri;

4. At Least = distanta intre randuri va avea cel putin valoarea din

casuta At; Microsoft Word va creste aceasta valoare daca randurile

contin caractere mari;

5. Exactly = spatiul dintre randuri va fi exact valoarea pe care o introduceti in

casuta

At.

6. Multiple = seteaza distanta pentru mai multe randuri. In casuta At se va

introduce distanta dorita, asigurandu- va in prealabil ca literele mari vor

incapea.

Stabilirea marginilor paragrafului

Microsoft Word va permite sa stabiliti in mod independent marginea din

stanga, din dreapta si marginea primei linii de paragraf.

Margine de paragraf = distanta dintre marginea textului din paragraf si

marginea paginii (setata cu File/Page Setup/Margins).

Stabilirea marginilor paragrafului utilizand

rigla

Page 176: Suport curs Secretar.pdf

176

Cea mai simpla cale de a stabili marginile unui paragraf se bazeaza pe

rigla si pa maus. Pentru a afisa rigla trebuie sa fie activ modul de afisare

Page Layout si sa fie activata rigla (View/Ruler).

Pentru a stabili marginea stanga a primului rand din aliniat, trageti

cursorul

"Aliniatul primului rand";

Pentru a stabili marginea paragrafului cu exceptia primei linii, trageti

cursorul

"Aliniatul randurilor urmatoare din paragraf";

Pentru a stabili marginea din dreapta a paragrafului, trageti cursorul

"Aliniat la dreapta"

Daca selectati in prealabil cateva paragrafe, noua aliniere va afecta numai

paragrafele selectate.

Daca nu ati selectat nimic, noua aliniere va afecta numai paragrafele ce

urmeaza sa le introduceti in continuare.

Stabilirea marginilor paragrafului utilizand fereastra de

dialog. Marginile paragrafului pot fi stabilite apeland fereastra de dialog cu

Format/Paragraph.

Daca este necesar, dati un clic pe Indents and Spacing pentru a afisa

optiunile

Page 177: Suport curs Secretar.pdf

177

referitoare la alinieri si distanta intre linii. In zona Indentation dati un clic pe

sageata in sus sau in jos din casuta Left sau Right pentru a creste sau descreste

marginile din stanga sau dreapta a aliniatului.

Pentru aliniatul nou, selectati din meniul desfasurabil Special tipul de

aliniat nou:

First Line = daca primul rand din paragraf este mai departat de marginea

foii fata de restul randurilor din paragraf;

Hanging = daca primul rand din paragraf este mai apropiat de marginea

foii fata de restul randurilor din paragraf;

None = daca toate randurile din paragraf sunt egal departate de

marginea foii. Dati clic pe OK pentru a avea efect setarile facute. Aceste setari

afecteaza portiunea selectata sau orice text ce va fi introdus in continuare.

Alinierea textului

Microsoft Word ofera cinci moduri de aliniere a textului: Left = aliniaza

textul fata de marginea din stanga;

Right = aliniaza textul fata de marginea din dreapta;

Full = aliniaza textul fata de ambele margini (acest indrumar de laborator

a fost aliniat "Full");

Center = centreaza textul pe latimea paginii;

None = textul nu este aliniat.

Page 178: Suport curs Secretar.pdf

178

Pentru a schimba alinierea unui paragraf (sau mai multor paragrafe) se

selecteaza zona si apoi se da un clic pe una din cele patru iconite din bara de

unelte de formatare a textului.

Formatarea caracterelor

Termenul de formatare a caracterelor se refera la atributele pe care

le au caracterele intr-un document.

Stabilirea formei caracterelor (Stabilirea fontului). Exista stiluri diferite

pentru caractere. In romaneste a fost preluat din limba engleza termenul de Font.

Fiecare stil de caractere poarta o denumire. Acest indrumar a fost scris cu fontul

Times New Roman CE.

Pentru a modifica fontul se apeleaza Format/Font. Apare fereastra de dialog din

figura .

Page 179: Suport curs Secretar.pdf

179

Se alege cu tastele cu sageti fontul dorit. In fereastra de previzualizare

(Preview) puteti vedea forma caracterelor.

Stabilirea marimii caracterelor. Marimea fontului este specificata in puncte.

Un punct este 1/72 dintr-un inch, deci cca. 0,352 mm). Marimea se stabileste din

aceeasi fereastra de dialog. Scrieti in caseta de text Size valoarea dorita sau

alegeti-o din lista derulanta.

Stabilirea efectelor. Bifati sau debifati casetele de validare Effects.

Observati ce se intampla in fereastra de previzualizare (Preview). In final,

lasati toate casetele de validare nebifate. Aici trebuie facuta o singura

observatie. Ce inseamna Hidden? Se bifeaza aceasta optiune numai

pentru textele care doriti sa nu apara scrise la imprimanta

(comentarii, notite)

Page 180: Suport curs Secretar.pdf

180

Schimbarea fontului unui text existent

Puteti schimba fontul si/sau marimea oricarei portiuni de text din document

astfel:

1. Selectati textul. Daca portiunea selectata contine un sigur tip de font si

marime, acestea sunt afisate pe bara de unelte de formatare,

altfel, casutele corespunzatoare vor fi goale;

Page 181: Suport curs Secretar.pdf

181

2. Pentru a schimba fontul, deschideti meniul desfasurabil "Modificarea

fontului".

Executati un clic pe sageata in jos sau, folosind tastatura, apasati

Ctrl+Shift+F, apoi Z .

3. Selectati fontul dorit executand un clic cu mausul pe numele sau sau,

folosind

tastele Z , si apoi Enter.

4. Pentru a schimba marimea fontului, deschideti meniul desfasurabil

"Modificareamarimii fontului" si printr-un clic alegeti marimea dorita.

Daca doriti sa folositi tastatura, apasati Ctrl+Shift+P pentru a deschide

meniul desfasurabil, apoi alegeti marimea dorita cu ajutorul sagetilor, in

final apasati

Enter.

Schimbarea fontului la textul ce urmeaza a fi

introdus.

Puteti schimba font ul astfel:

1. Mutati cursorul in locul unde urmeaza sa introduceti textul;

2. Urmati aceiasi pasi ca la schimbarea fontului unui text existent, fara a

selecta in prealabil textul;

3. Introduceti textul, care va avea fontul specificat. Alte portiuni de text ale

documentului nu vor fi afectate.

Ingrosari, sublinieri si inclinate.

Aceste atribute sunt controlate prin butoanele B, I si U.

Page 182: Suport curs Secretar.pdf

182

Pentru a aplica un atribut textului pe care il introduceti:

1. Mutati cursorul text in locul unde doriti sa introduceti textul;

2. Executati un clic pe butonul (butoanele) de formatare pentru a le

activa (dezactiva) dupa dorinta. Pe bara cu unelte de formatare, butonul

corespunzator fiecarui atribut activat apare apasat;

3. Introduceti textul;

4. Pentru a dezactiva un atribut, executati din nou clic pe butonul

corespunzator.

Pentru a schimba atributele unui text existent:

1. Selectati textul;

2. Dati un clic pe butoanele corespunzatoare din bara de formatare.

Observatie: Daca este activ modul de afisare "font unic" (Draft Font ),

prezenta unor atribute ale caracterelor este semnalizata prin subliniere. In toate

celelalte moduri, textul este afisat pe ecran cu toate atributele sale.

Tiparirea documentelor

Page 183: Suport curs Secretar.pdf

183

Pentru a tipari un document trebuie ca mai intai imprimanta sa fie instalata

si selectata ca imprimanta implicita. Imprimanta trebuie pornita si pusa in stare

"pregatit " (on line). Am discutat pe larg despre aceasta problema, nu vom mai

reveni. Vom vedea numai ce trebuie facut in Microsoft Word.

Pentru a tipari intreg documentul folosind setarile curente vom proceda

astfel:

1. Selectati File/Print sau apazsati Ctrl+P. Va fi afisata fereastra de dialog din

figura.

2. Selectati OK.

Daca doriti sa faceti o tiparire rapida, adica fara sa mai treceti prin

dialogul de tiparire , executati un clic pe butonul Print din bara de unelte:

Daca se doreste tiparirea unei singure pagini, se procedeaza astfel:

Page 184: Suport curs Secretar.pdf

184

1. Se pozitioneaza cursorul pe pagina respectiva;

2. Se apeleaza File/Print (sau Ctrl+P) pentru a fi afisata fereastra de

dialog din figura;

3. In zona Page Range selectati Current Page, pentru a tipari pagina

curenta (pagina curenta = pagina pe care se gaseste cursorul).

Daca doriti sa tipariti mai multe pagini, se procedeaza astfel:

1. Se apeleaza File/Print (sau Ctrl+P) pentru a fi afisata fereastra de

dialog din figura;

2. In zona Page Range selectati Pages, apoi completati caseta de text. De

exemplu, daca dorim sa tiparim primele 3 pagini, paginile 5, 8, 9, 10 si

toate celelalte pagini incepand cu pagina 12 vom scrie astfel: -3,5,8-

10,12-

Daca doriti sa tipariti mai multe exemplare, puteti alege numarul dorit

completand

caseta Number of copies. Daca bifati caseta de validare Collate, va fi

tiparit intreg documentul, apoi se va reincepe al doilea exemplar, s.a.m.d.

Daca nu bifati casuta de

validare vor fi tiparite toate exemplarelepentru prima pagina, apoi toate

exemplarele pentru cea de a doua, s.a.m.d.

In zona Print exista meniul desfasurabil cu optiunea implicita Print All

Pages in

Range. Dati un clic pe sageata in jos. Vor apare celelalte doua optiuni: Odd

Pages si Even Pages. Optiunea Odd Pages va face sa fie tiparite paginile

impare. Even Pages va face sa fie tiparite paginile pare.

Page 185: Suport curs Secretar.pdf

185

Deci, atunci cand avem o imprimanta cu alimentare si se doreste tiparirea

unui document pe ambele parti, se va lista mai intai cu optiunea Odd Pages, apoi

se va lista cu optiunea Even Pages partea cealalta a foii.

Daca veti da un clic pe butonul Properties veti recunoaste fereastra de

dialog pentru setarea imprimantei.

In coltul din dreapta-jos a ferestrei de dialog exista un buton Options. Un

clic pe acest buton va face sa apara fereastra de dialog din figura.

Draft Output = Produce o tiparire "in ciorna" care este mai rapida, insa nu

respecta formatarile textului si se pierde din calitatea imaginilor grafice.

Reverse Print Order = Tiparire

in ordine inversa a paginilor. Este utila in cazul imprimantelor cu alimentare

automata a hartiei (numai la

cele care aseaza hartia pe suport cu fata in

sus)

Update Fields = Reactualizeaza in mod automat inainte de tiparire campurile de

date ale documentului (cu exceptia celor blocate).

Update Links = Reactualizeaza in mod automat toate legaturile cu fisiere

externe

introduse in document. De exemplu, daca ati modificat un fisier cu un desen,

automat este modificat si in Microsoft Word.

Background Printing = Tipareste "in fundal". Adica, in timp ce imprimanta

tipareste, puteti lucra la un alt document.

Summary Info = Tipareste pe ultima pagina sumarul documentului. Continutul

acestui sumar se stabileste cu File/Properties/Summary.

Page 186: Suport curs Secretar.pdf

186

Daca doriti sa vedeti cum va arata documentul pe foaia de hartie

inainte de a- l tipari, selectati File/Print Preview.

Pagina curenta este afisata la fel cum va apare la imprimanta. Folosind

tastele PageUp si PageDown sau, daca preferati mausul, folosind bara de

defilare, puteti vedea si celelalte pagini.

Executati un clic pe butonul Multiple Pages si apoi trageti cu mausul

deasupra numarului de pagini dorite pentru a afisa mai multe pagini.

Puteti mari sau micsora pagina vizualizata folosind lista (desfasurabila)

cu coeficientii "zoom". Puteti apasa pe butonul de tiparire (Print). Daca

doriti sa inchideti fereastra de previzualizare (Print

Preview) executati un clic pe butonul Close.

Mutarea si copierea textului

Deja stiti cum se selecteaza un text. Ati invatat cum sa selectati o portiune

de text pentru a o sterge. Folositi aceeasi metoda daca doriti sa selectati un

text pentru a- l muta sau sterge. Textul selectat este afisat pe fond negru.

Inainte de a va invata cum se copiaza sau se muta un text, veti afla cate

ceva despre: Memoria temporara (Clipboard)

Memoria temporara (clipboard-ul) este un loc unde, in mediul Windows, se

potpastra temporar date de orice tip. Puteti copia textul selectat in clipboard si

apoi sa-l amplasati oriunde in documentul vostru.

Copierea textului

1. Selectati textul ce urmeaza a fi copiat. Textul selectat este afisat pe fond

negru.

Page 187: Suport curs Secretar.pdf

187

2. Selectati Edit/Copy sau executati un clic pe butonul Copy din bara cu

unelte.

Puteti sa folositi si scurtatura (short-cut) Ctrl+C.

3. Mutati cursorul de text in locul unde doriti sa copiati textul.

4. Selectati Edit/Paste sau dati un clic pe butonul Paste din bara

de unelte standard. Puteti sa folositi si combinatia de taste Ctrl+ V.

Dupa una din aceste manevre, textul este inserat la noua pozitie.

Observatie: Puteti insera acelasi text din memoria temporara de mai

multe ori. De fiecare data textul copiat ramane neschimbat, pana la incheierea

sesiunii de lucru in Windows sau pana cand copiati altceva in memoria

temporara.

O cale mai scurta pentru a copia textul selectat este copierea cu ajutorul

mausului:

1. Selectati textul;

2. Mutati cursorul mausului in locul unde doriti sa copiati textul;

3. Apasati Ctrl+Shift si butonul din dreapta al mausului.

Mutarea textului

Textul poate fi mutat dintr- un loc in altul. Cand il mutati, el este sters

din locul initial si inserat in locul de destinatie.

Iata cum puteti muta un text:

1. Selectati textul ce trebuie mutat.

Page 188: Suport curs Secretar.pdf

188

2. Selectati Edit/Cut sau executati un clic pe butonul Cut din bara de unelte

standard.

Desigur, puteti folosi si scurtatura Ctrl+X. In urma uneia din

manevrele prezentate, textul selectat estesters din document si mutat in

memoria temporara (clipboard).

3. Mutati cursorul text in locul unde se doreste sa se execute mutarea.

4. Selectati Edit/Paste sau executati un clic pe butonul Paste din bara

de unelte standard. Puteti sa folositi si combinatia de taste Ctrl+V. Dupa

una din aceste manevre, textul este copiat din Clipboard la noua pozitie.

O cale mai scurta pentru a muta textul selectat este cu ajutorul mausului:

1. Selectati textul ce trebuie mutat;

2. Mutati cursorul mausului deasupra zonei selectate, apasati Enter- mouse

si trageti cu mausul textul in locul in care doriti sa se efectueze

mutarea. Pe parcursul acestei manevre, o linie punctata verticala va

indica locul unde va fi inserat textul.

3. In momentul in care linia punctata verticala este pozitionata pe locul

unde doriti sa efectuati mutarea, se elibereaza tasta Enter- mouse.

Cautarea unui text

Puteti cauta aparitiile unui anumit text in document. Daca a fost selectat in

prealabil o anumita zona, cautarea se va executa numai in acea portiune. Altfel,

cautarea se va executa in tot documentul.

Page 189: Suport curs Secretar.pdf

189

Pentru a cauta un text, parcurgeti urmatoarele

etape:

1.Selectati Edit/Find. Va fi afisata fereastra de dialog din figura.

2. In casuta Find What se introduce textul cautat

3. Optional, se pot comp leta casetele de validare:

Match Case ® Bifati daca sunt importante literele mari sau mici. Daca

nu bifati, Microsoft Word nu va tine seama de faptul ca sunt litere

mari sau mici.

o Find Whole Words Only ® Bifati daca doriti sa fie cautate

numai cuvintele intregi. Cu acesta optiune dezactivata, atunci cand

se cere cautarea cuvantului tricot, vor fi gasite si orice alte

cuvinte care contin tricot: tricotaje, tricotat, etc.

o Use Pattern Matching ® Bifati pentru a putea folosi operatorii de

cautare speciali apelabili cu un clic pe butonul Special.

o Sounds Like ® Bifati daca doriti sa cautati si cuvinte care suna

asemanator

in limba engleza, dar care se scriu diferit .

o Find All Word Forms ® Bifati pentru a gasi toate formele gramaticale

ale unui cuvant. De exemplu, daca se cauta cuvantul sit, vor fi

gasite si cuvintele sitting si sat.

4. In meniul desfasurabil Search, alegeti All - daca doriti sa se execute

cautarea in tot documentul, Down - daca doriti sa se caute pana la sfarsitul

documentului si

Page 190: Suport curs Secretar.pdf

190

Up - pentru a se cauta pana la inceputul documentului.

5. Selectati Find Next pentru a cauta in document textul care corespunde

modelului cautarii. Daca il gaseste, il selecteaza si il afiseaza, reactivand

dialogul de cautare. Puteti opta intre Find Next pentru a continua

cautarea sau Cancel, pentru a renunta.

Dupa ce s-a cautat o portiune a documentului si s-a ajuns la capat sunteti

intrebat daca doriti sa se continue cautarea si in celalalt sens (spre inceput

sau spre sfarsitul documentului. Odata parcurs intreg documentul, cautarea

este intrerupta si este afisat un mesaj de instiintare.

Puteti folosi meniul Format daca dati un clic pe butonul cu acelasi

nume. Va apare meniul din figura. Puteti sa cautati un un anumit font, tip

de paragraf, anumite setari pentru tabulatori, chenare (frame-uri) sau chiar

texte scrise cu un anumit stil. Trebuie facuta observatia ca textul poate sa

lipseasca din caseta de text Find What.

Inlocuirea automata a textului

Apelarea ferestrei de dialog pentru inlocuirea automata a unui text se

face cu

Edit/Replace .

1. Se completeaza caseta de text Find What cu textul care se doreste sa fie

inlocuit.

2. In caseta de text Replace With se introduce noul

Page 191: Suport curs Secretar.pdf

191

3. Meniu desfasurabil Search este similar cu cel de la cautarea unui text

(Find).

4. Dupa ce ati dat un clic pe butonul Find Next, aveti de ales intre:

o A selecta Replace - pentru ca textul gasit sa fie inlocuit cu noul

text.

Microsoft Word va cauta automat urmatoarea aparitie a modelului

cautat.

o A selecta Find Next pentru ca textul gasit sa ramana nemodificat si

sa fie gasita urmatoarea aparitie a modelului.

1. A selecta Replace All pentru a fi inlocuite toate aparitiile

ramase ale modelului cautat.

2. Puteti folosi meniul Special care apare cu un clic pe butonul cu

acelasi nume.

Acest meniu este foarte util atunci cand dorim sa cautam caractere

speciale. Iata doua exemple de inlocuire pe care le recomand sa fie executate la

fiecare document, in special la cele cu dimensiuni mari.

1. Inlocuirea cratimei (semnul "- ") cu caracterul special <Nonbrak ing

Hyphen>. Mai intai se completeaza caseta de text Find What cu caracterul

-. Apoi se pozitioneaza cursorul pe caseta de text Replace With si se apasa

butonul Special. Se alege din meniul afisat (fig. 27) optiunea "Nonbraking

Hyphen". Se apasa in final butonul Replace All. De ce este utila aceasta

metoda? Exista posibilitatea ca semnul "- " sa fie luat in considerare ca liniuta de

despartire si ceea ce apare scris dupa cratima sa fie trecut pe linia urmatoare.

Page 192: Suport curs Secretar.pdf

192

De exemplu: "n-au" ar putea fi scris pe doua randuri diferite ("au" sa fie trecut pe

randul urmator).

2. Inlocuirea textului "fig. " cu "fig.<Nonbraking Space>". Adica spatiul

dintre "fig." si numarul figurii sa fie inlocuit cu <Nonbraking Space>. In

acest fel, se evita situatia neplacuta ca numarul figurii sa fie trecut pe

randul urmator (atunci cand numarul figurii nu mai incape pe randul

respectiv). Textul "Fig. 1" este vazut ca un singur cuvant si este trecut in

totalitate pe randul urmator.

Folosirea modelelor (Template)

Fiecare document creat cu Microsoft Word este bazat pe un anumit

model (template). Un model este un sablon pe care se bazeaza un document.

Modelul poate contine elemente de grafica, de formatare si anumite texte ce

raman neschimbate. De asemenea, poate contine stiluri de paragrafe, intrari de

glosar si macrouri (toate acestea vor fi prezentate mai tarziu). Orice document

bazat pe un model mosteneste automat toate elementele acelui model.

Microsoft Word contine cateva modele predefinite. Puteti insa sa creati

modele proprii, marindu-va productivitatea pentru tipuri de documente pe

care le folositi frecvent. De exemplu, daca scrieti multe scrisori de afaceri, puteti

crea un model de scrisoare care sa contina deja un antet al companiei,

formulari de introducere si de

incheiere.

In mod implicit, Microsoft Word foloseste pentru documente modelul

NORMAL, livrat in setul de instalare al programului. Acesta este un model sarac,

contine putine stiluride paragrafe. Alte modele Word sunt binevenite in diverse

Page 193: Suport curs Secretar.pdf

193

domenii, in afaceri sau treburi personale. Modelele sunt pastrate in fisiere cu

extensia .DOT in catalogul Word.

Folosirea unui model

Cand creati un document nou, trebuie sa specificati ce model doriti sa

aiba. Pentru a incepe un document nou, procedati astfel:

1. Selectati File New. Dialogul de creare a documentelor va fi afisat.

Verificati daca este activ butonul radio Document.

1. Actionati butonul cu domeniul dorit si apoi alegeti modelul. Puteti

previzualiza modelul in zona Preview.

2. Selectati OK.

Page 194: Suport curs Secretar.pdf

194

Pentru a crea rapid un document nou bazat pe modelul NORMAL, dati un clic pe

butonul

New Document de pe bara cu unelte standard.

Crearea unui model

nou

Pentru a crea un nou model, parcurgeti urmatoarea succesiune de

comenzi:

1. Selectati File/New. Va fi afisata fereastra de dialog din figura.

2. Activati butonul radio Template.

3. Selectati OK. Va fi creat un document gol cu un nume implicit Template1.

4. Introduceti textul ce va ramane neschimbat la toate documentele si alte

obiecte ce doriti sa faca parte din model.

5. Selectati File Save. Este afisata fereastra de dialog pentru denumirea

fisierelor noi.

6. In casuta File Name introduceti numele fisierului care va pastra modelul.

Page 195: Suport curs Secretar.pdf

195

7. Selectati butonul OK. Modelul este salvat in fisierul specificat cu extensia

.DOT.

Noul model va apare in fereastra de dialog apelabila cu File/New

Modificarea unui model existent

Puteti incarca orice model de pe disc pentru a- l modifica. Il puteti salva

apoi sub vechiul nume sau sub un nume nou. Pentru a modifica un model,

procedati astfel:

1. Selectati File Open. Va fi afisata fereastra de dialog pentru

incarcarea documentelor.

2. Din meniul desfasurabil Files of type selectati Document Templates.

3. Daca este necesar, selectati unitatea de disc si directorul utilizand

meniul desfasurabil Look in (Modelele sunt pastrate

in directorul

C:\MSOffice\Templates).

Page 196: Suport curs Secretar.pdf

196

1. Selectati numel modelului pe care doriti sa- l modificati.

2. Faceti modificarile dorite.

3.Salvati fisierul modificat folosind acelasi nume selectand File/Save, sau un

alt nume selectand File/Save As.

Observatie: Daca modificati textul unui model, modificarile nu vor afecta

documentele create anterior bazate pe acesta.

Numerotarea paginilor

Page 197: Suport curs Secretar.pdf

197

Numerotarea peginilor se impune in special la documentele lungi. Numai

daca numerotam paginile putem crea un cuprins. Microsoft Word face in mod

automat numerotarea paginilor. Iata cum:

1. Selectati Insert/Page Numbers. Va apare fereastra de dialog din figura.

1. Din meniul desfasurabil Position selectati pozitia dorita in pagina:

o in antet (Top of Page);

o in subsol (Bottom of Page).

2. Din meniul desfasurabil Alignment selectati pozitia pe latimea paginii:

o in stanga (Left );

o in dreapta (Right );

o in mijloc (Center);

Page 198: Suport curs Secretar.pdf

198

o langa cotor (Inside);

o pe partea opusa cotorului (Outside).

3. Un clic pe butonul Format va face sa apara fereastra de dialog din figura.

Puteti alege si alte formate de afisare a paginii (cu litere, cifre

romane, etc)

folosind meniul desfasurabil Number Format. Tot in aceasta fereastra puteti

cere sa fie inclusa in paginare si numarul capitolului.

Paginarea incepand cu un anumit numar este utila in cazul in care scriem

o carte in mai multe fisiere.

Antetul si subsolul paginii

Page 199: Suport curs Secretar.pdf

199

Antetul este un text tiparit in partea de sus a fiecarei pagini. Subsolul este

un text tiparit in partea de jos a fiecarei pagini. Un antet sau un subsol poate fi

simplu (de exemplu, numerotarea paginilor), dar poate fi si complicat (de exemplu

antetul de prezentare a unei societati comerciale, contine sigla, adersa, telefon,

fax, etc.).

Pentru adaugarea sau editarea unui antet sau a unui subsol, parcurgeti

urmatoarele etape:

1. Selectati View/Header and Footer. In urma acestei comenzi, Microsoft

Word afiseaza antetul si subsolul paginii curente inconjurate de o linie

punctata (linia punctata nu este tiparita la imprimanta).

2. Editati antetul sau subsolul prin metodele uzuale.

3. Daca doriti inserarea datei, a orei sau a numarului paginii, selectati

butoanele

Date, Time sau Page Number din bara de unelte pentru antete si subsoluri.

4. Selectati butoanele Show Next si S how Previous pentru a comuta intre

diferitele antete si subsoluri. Pe masura editarii, fiecare antet sau subsol va

fi etichetat (de exemplu" First Page Header, Odd Page Footer, etc.).

5. Cand ati terminat editarea, dati un clic pe butonul Close de pe bara cu

unelte pentru antete si subsoluri.

Stergerea antetelor sau a subsolurilor

1. Selectati View/Header and Footer.

2. Selectati tot textul din antet sau subsol.

Page 200: Suport curs Secretar.pdf

200

3. Apasati tasta Delete.

4. Apasati butonul Close de pe bara cu unelte pentru antete si subsoluri.

Cre area de antete si subsoluri diferite pentru anumite pagini

In mod implicit, Microsoft Word foloseste acelasi antet si acelasi subsol

pentru toate paginile documentului.Se poate stabili ca Microsoft Word sa

foloseasca un antet sau un subsol pe prima pagina a documentului si altul, pentru

toate celelalte. De asemenea, se poate stabili un antet sau un subsol pentru

paginile pare (Even) sau pentru paginile impare (Odd). Pentru a activa una sau

amandoua aceste optiuni procedati astfel:

1. Selectati View/Header and Footer.

2. Dati un clic pe butonul Page Setup. Va fi afisata fereastra de dialog din

figura.

Page 201: Suport curs Secretar.pdf

201

1. Daca este cazul, dati un clic pe eticheta Layout pentru a fi afisate

optiunile de aspect al paginii.

2. In zona Headers adn Footers activati sau dezactivati optiunile Odd

and Even pentru antet si subsol diferit pe paginile pare si impare si

Different First Page pentru antet diferit pe prima pagina.

3. In zona Apply to alegeti daca doriti ca setarile pe care le faceti sa aiba

efect pentru intregul document (Whole Document) sau numai incepand cu

pagina curenta .

4. Se poate bifa, daca este cazul, si in caseta de validare Supress Endnotes.

5. Un clic pe butonul Line Numbers va face sa apara fereastra de dialog.

Aceasta fereastra nu are nici o legatura cu antetul sau subsolul, ci cu

textul documentului..

Dar, iata cateva explicatii cu privire la aceasta fereastra de dialog. Bifati

caseta de validare Add Line Numbering daca doriti sa se faca

numerotarea randurilor. Apoi puteti cere sa se inceapa numerotarea

Page 202: Suport curs Secretar.pdf

202

randurilor incepand cu un anumit numar (Start At), se poate stabili distanta

dinte numar si marginea din stanga a randului. Mai puteti cere sa se

numere cu un anumit increment (Count By setat 5 va face ca numerotarea

sa se faca din 5 in 5). De asemenea, puteti cere ca numerotarea sa

reinceapa la fiecare pagina, sa reinceapa la fiecare sectiune sau sa fie

continua, de la inceputul la sfarsitul documentului. Fereastra de dialog

ar putea fi folosita pentru numerotarea automata a randurilor unui

program sau pentru corectarea unui text (s-ar putea face observatii mai

usor; s-ar face referire la numarul paginii si la numarul randului)

Selectati OK.

Crearea listelor numerotate si a celor marcate

Listele numerotate sunt folosite pentru informatii ce trebuiesc parcurse intr-

o anumita ordine. Listele marcate (bulleted) se folosesc pentru informatii legate

intre ele, dar care nu au o anumita ordine. Cand se creaza o lista, fiecare

paragraf este considerat un element al ei si primeste un

numar sau un marcaj. Pentru a crea o lista dintr- un text existent, se

parcurg urmatorii pasi:

1. Selectati paragrafele care fac parte din lista.

2. Selectati Format/Bullets and Numbering pentru a afisa fereastra de

dialog pentru liste.

3. In functie de tipul dorit, selectati Bulleted pentru liste marcate sau

Numberedpentru cele numerotate.

4. Selectati cu mausul tipul de marcaj sau numerotare dorit.

Page 203: Suport curs Secretar.pdf

203

5. Selectati OK.

Crearea coloanelor

Daca se doreste utilizarea coloanelor numai pe o anumita portiune din

document se selecteaza portiunea respectiva sau se muta cursorul in locul in

care doriti sa inceapa coloanele.

Pentru a crea coloane, se apeleaza Format/Columns. In urma acestei comenzi

apare pe ecran fereastra

inegale, cea mai lata in stanga (Right);

doua coloane inegale, cea mai lata in dreapta (Left).

Microsoft Word are cinci tipuri predefinite de coloane:o coloana (One); doua

coloane cu latime egala (Two ); trei coloane cu latime egala

(Three);doua coloane

Daca nici una din varianta nu va satisface, puteti alege numarul de coloane din

Number of Columns si apoi puteti completa cu valorile dorite in zona Width and

Spacing. Daca bifati in casuta de validare Equal Column Width toate coloanele

vor fi egale. Daca bifati casuta de validare Line Between, coloanele vor

fi

despartite de linii.

46

Puteti alege numarul de coloane mult mai rapid daca folositi butonul Columns din

bara cu unelte standard. Dupa selectarea butonului, se trage cu mausul pana in

Page 204: Suport curs Secretar.pdf

204

momentul in care este afisat numarul de coloane dorit. In urma acestei manevre,

coloanele vor fi egale ca latime.

Daca textul apare deja scris in coloane si doriti sa modificati setarile pentru

coloane,procedati astfel:

1. Selectati textul din coloanele care trebuie modificate;

2. Selectati Format/Columns. Va fi afisata fereastra de dialog din figura.

Puteti face aici toate modificarile dorite.

3. Selectati OK.

Dezactivarea coloanelor

Pentru a renunta la afisarea pe coloane se

procedeaza astfel:

1. Selectati textul pe care doriti sa- l formatati la o singura coloana.

2. Selectati Format/Co lumns. Va apare fereastra de dialog din figura 37.

3. In zona Presets selectati prima optiune, One.

4. Dati un clic pe butonul OK.

Tabelele

Un tabel va permite sa organizati informatia intr-un format compus din linii

si coloane. Fiecare intrare in tabel, numita celula (cell), este independenta

de celelalte intrari. Puteti controla numarul de randuri si de coloane dintr-un

Page 205: Suport curs Secretar.pdf

205

tabel, precum si formatul fiecarei celule. O celula a unui tabel poate contine orice,

cu exceptia altui tabel.

Inserarea unui tabel

Puteti insera un tabel nou, gol, oriunde in document. Pentru aceasta urmati

urmatoarea succesiune:

1. Mutati cursorul text in locul unde doriti sa inserati tabelul.

1. Selectati Table/Insert Table. Va fi afisata fereastra de dialog din figura.

daca doriti, butoanele sageata de langa casete.

2. In casetele Number of Columns si Number of Rows introduceti numarul de

coloane respectiv numarul de randuri a viitorului tabel. Puteti folosi,

3. In caseta Column Width selectati latimea coloanelor tabelului.

Selectati Auto pentru ca latimea sa fie automat calculata astfel incat

tabelul sa aiba latimea paginii.

4. Selectati OK. In urma acestei comenzi este creat un tabel gol si

cursorul este mutat in prima sa celula.

Cand cursorul text se afla intr-o celula a unui tabel, puteti introduce si

formatatextul la fel ca in restul documentului. Textul este automat impartit

in linii astfel incat sa nu depaseasca latimea celulei. Va puteti deplasa prin

tabel folosind combinatiile de taste din tabelul urmator:In cazul in care

cursorul text se afla la marginea unei celule, puteti folosi tastele sageti

pentru a- l deplasa intre celule.

Page 206: Suport curs Secretar.pdf

206

Stergerea randurilor si

coloanelor

In cazul stergerii unui rand intreg, randul aflat sub cel sters se va muta

in locul celui sters. In cazul stergerii unei coloane intregi, coloana din dreapta

celei sterse se va

muta in locul in care s-a efectuat

stergerea.

coloana.

Pentru a sterge un rand sau o coloana procedati astfel:

1. Mutati cursorul in orice celula aflata pe acel rand sau pe acea

2. Selectati Table/Delete Cells. Va fi afisata fereastra de dialog din figura .

3. Selectati Delete Entire Row pentru a sterge intregul rand sau Delete

Entire

Column pentru a sterge intreaga coloana.

Page 207: Suport curs Secretar.pdf

207

4. Selectati OK. Randul sau coloana vor fi sterse.

Inserarea unui rand sau a unei coloane in interiorul tabelului

Pentru a insera un rand sau o coloana:

1. Mutati cursorul text intr-o celula la dreapta sau dedesubtul locului in care

doriti sa inserati noul rand sau noua coloana.

2. Selectati Table/Select Row pentru a insera un rand sau Table/Select

Column pentru a insera o coloana. Intregul rand sau intreaga coloana vor

fi selectate.

3. Selectati Table/Insert Rows pentru a insera un rand gol deasupra randului

selectat sau Table/Insert Columns pentru a insera o coloana goala la stanga

cele i selectate. Puteti proceda si altfel:

4. Pozitionati cursorul mausului intre text si marginea stanga a celulei

inaintea careia doriti sa inserati randul sau coloana si apoi apasati ESC-

mouse. Va fi selectata intreaga celula si va apare un meniu.

5. Alegeti din meniu Insert Cells. Va apare fereastra de dialog din figura

6. Alegeti Insert Entire Row pentru a insera un rand sau Insert Entire

Column pentru a insera o coloana.

Page 208: Suport curs Secretar.pdf

208

Puteti opta si pentru Shift Cells Down pentru a insera o celula numai pentru

coloana curenta sau pentru Shift Cells Right pentru a insera o celula numai

pentru randul curent.

7. Selectati butonul OK. Daca ati gresit, puteti anula comanda cu Edit/Undo.

Pentru a adauga o noua linie la sfarsitul tabelului:

1. Mutati cursorul text la sfarsitul tabelului, in ultima celula de pe ultimul rand.

2. Apasati Tab. Va fi adaugat un nou rand.

Schimbarea latimii unei coloane

Puteti schimba usor latimea unei coloane cu ajutorul mausului:

1. Mutati cursorul mausului pe marginea stanga a coloanei pe care o

modificati.

Cursorul se modifica intr-o linie subtire vericala cu o sageata dubla spre

stanga si spre dreapta.

2. Trageti cu mausul marginea coloanei pana cand are latimea

dorita. Puteti folosi si fereastra de dialog pentru schimbarea latimii

coloanei:

1. Mutati cursorul text in orice celula din coloana pe care doriti sa o modificati.

2. Selectati Table/Cell Height and Width. Este afisata fereastra de dialog

pentru modificarea dimensiunilor celulelor.

1. Selectati Column daca este necesar, pentru a fi afisate optiunile

Page 209: Suport curs Secretar.pdf

209

referitoare la coloane.

2. In casuta Width introduceti latimea dorita sau folositi butoanele sageti

pentru a o schimba pe cea afisata.

3. Modificati valoarea din casuta Space Between Columns pentru a

modifica distanta dintre coloane;

4. Selectati Next Column sau Previous Column pentru a schimba

latimea altor coloane din tabel.

5. Selectati OK.. Tabelul se va schimba in functie de noile valori introduse.

Formatarea automata a

tabelului

Comanda de formatare automata usureaza aplicarea unui format atractiv

oricarui tabel. Pentru aplicarea formatarii automate, parcurgeti urmatorii pasi:

1. Mutati cursorul text oriunde in interiorul tabelului.

2. Selectati Table/Table Autoformat. Va fi afisata fereastra de dialog

pentru autoformatarea tabelelor.

3. Lista Formats arata formatele de tabele disponibile. In timpul parcurgerii

listei, in zona Preview puteti vedea cum arata un tabel de tipul selectat.

4. In partea de jos a ferestrei de dialog se afla cateva optiuni de formatare

posibile.

In functie de ceea ce doriti, selectati si deselectati optiunile

corespunzatoare, pana cand in zona Preview tabelul are aspectul dorit.

Page 210: Suport curs Secretar.pdf

210

5. Selectati OK. Formatul selectat este aplicat tabelului.

Unirea mai multor celule de pe acelasi

rand

Se pot uni mai multe celule in felul urmator:

1. Se selecteaza celulele care urmeaza a fi unite prin tragere cu mausul

(celulele selectate sunt situate pe acelasi rand).

2. Se apeleaza Table/Merge Cells.

Dividerea unei celule in mai multe celule situate pe acelasi

rand.Succesiunea de comenzi este

urmatoarea:

1. Se selecteaza celula (celulele).

2. Se apeleaza Table/Split Cells. Apare fereastra de dialog din figura.

3. Se alege numarul de celule in care se doreste sa se divida celula

(celulele) selectata (selectate).

Page 211: Suport curs Secretar.pdf

211

Microsoft Excel

Realizat de celebra firma de produse program Microsoft si integrat în grupul

de produse destinate biroticii Microsoft Office, Excel este cel mai raspândit si mai

eficient sistem de calcul tabelar. El permite:pastrarea datelor sub forma de

tabele, deci într-o forma simplu de proiectat si utilizat;prelucrarea

datelor;efectuare de calcule folosind formule;operatii de cautari, introduceri,

Page 212: Suport curs Secretar.pdf

212

eliminari, ordonari de informatii - (operatii specifice bazelor de

date);raportarea rezultatelor în forme sugestive si diverse: diagrame, harti,

obiecte grafice.

Compatibilitatea sa cu celelalte programe utilitare de prelucrare a

documentelor, bazelor de date (si chiar cu un mediu de programare) face

accesibile si câteva tehnici de lucru mai avansate, cum ar fi:

crearea si manipularea obiectelor din diverse aplicatii (OLE - Object Linking and

Embedding);

interfata cu alte sisteme de gestiune a bazelor de date (ODBC - Open

Database Connectivity), adica posibilitatea introducerii în Excel a unor

fisiere create de alte SGBD (import) si a crearii de fisiere baze de date în

formatul specific altor SGBD (export) (dBase, FoxPro, Microsoft Access,

Oracle);

posibilitatea introducerii de module de program Visual Basic în aplicatiile

Excel;

posibilitatea crearii de macro-comenzi într-un limbaj specific, care sa

contina anumite succesiuni de operatii (aceasta facilitate a fost introdusa

în Excel 4.0). Excel a cunoscut mai multe versiuni, îmbunatatite succesiv,

ultima dintre ele fiind

versiunea 2000, reproiectata pentru sistemul de operare Windows 2000.

Fereastra aplicatiei Excel

Page 213: Suport curs Secretar.pdf

213

La intrarea în sistemul Excel, pe ecran apare fereastra din figura nr.1,

ale carei principale elemente sunt:

1. meniul cu optiunile disponibile;

2. barele de instrumente cu butoane pentru executia directa a unor

comenzi (fara a intra în meniuri si submeniuri);

3. bara pentru introducerea de formule;

4. zona pentru introducerea informatiilor într-un element din tabel (celula);

5. fereastra documentului care contine zona de lucru.

Page 214: Suport curs Secretar.pdf

214

Descrierea facilitatilor sistemului Excel se va structura pe urmatoarele

teme: documente Excel, celule si domenii, inclusiv facilitatile de editare si

formatare, operatii specifice bazelor de date, reprezentari grafice si facilitati

avansate.

Documentele Excel

Pentru a numi un document Excel, cuvântul englez "workbook" s-a tradus

în mai multe variante: mapa de lucru, dosar, registru. Vom folosi în continuare

Page 215: Suport curs Secretar.pdf

215

denumirea de mapa de lucru. Aceasta poate contine mai multe foi de lucru (în

engleza, worksheet), care au forma unor tabele. Documentele Excel se

folosesc pentru memorarea si prelucrarea

datelor.

O mapa contine implicit 3 foi de lucru, dar acest numar se poate schimba.

Numele foilor apare în partea de jos a ecranului; initial, acestea sunt Sheet1, ....,

Sheet3 dar se pot schimba. În mod obisnuit, foile dintr-o mapa au caracteristici

comune si nume sugestive.

Principalele tipuri de foi ale unui document Excel sunt: foi de lucru, care

contindate si calcule, eventual grafice si foi pentru diagrame (reprezentari grafice

ale datelor). Foile mai pot contine module Visual Basic, ferestre de dialog si

macro-comenzi (provenite din Excel 4.0).

Un document Excel este memorat într-un fisier care are extensia .XLS.

Alte tipuri de fisiere folosite de catre sistemul Excel au extensiile: .XLT-sabloane,

.XLA - macro- uri auxiliare, .XLB - bare de instrumente definite de utilizator,

.XLG forma te pentru diagrame definite de utilizator.

Sabloanele Excel se utilizeaza similar cu cele Word, dar au ca obiectiv

principal

realizarea unor calcule specifice (în acest sens, se ofera câteva sabloane

predefinite dedicate sferei afacerilor pentru firmele mici).

Operatii cu mape de lucru

Principalele operatii cu mape în Excel se realizeaza prin intermediul

optiunilor meniului File si sunt urmatoarele:deschiderea unei mape noi se face cu

optiunea File - New (de fapt, la intrarea într-o sesiune de lucru Excel se deschide

implicit o mapa noua, numita Book1); deschiderea unei mape existente

(introdusa anterior într-un fisier pe disc) File - Open;salvarea unei mape

Page 216: Suport curs Secretar.pdf

216

(depunerea continutului într- un fisier, pe disc; altfel, documentul din

memoria interna a calculatorului se va pierde la iesirea din Excel);

o cu caracteristici noi File - Save As (de exemplu, se pot schimba

numele si localizarea fisierului);

o cu aceleasi caracteristici File - Save; închiderea unei mape File -

Close; tiparirea la imprimanta File - Print (pentru vizualizarea

prealabila a informatiei care urmeaza a fi tiparita se utilizeaza comanda

File - Print Preview)

Se observa ca aceste comenzi sunt analoage cu cele din majoritatea produselor

soft folosite uzual, inclusiv Microsoft Word.

Operatii cu foi de lucru

Pentru a opera cu foi de lucru, se va specifica întâi foaia (sau foile)

asupra careia se opereaza - se spune ca se selecteaza foaia / foile - si apoi se va

alege actiunea dorita.

1. selectarea unei/unor foi (prezentam operarea cu mouse- ul)o foaie: clic

cu mouse-ul pe zona care contine numele foii respective;

mai multe foi: tasta CTRL apasata si clic cu mouse-ul pe fiecare dintre foile

respective;mai multe foi alaturate: selectarea primei etichete urmata de

mentinerea tastei SHIFT apasate si de selectarea ultimei etichete;

2. introducerea unei foi într-o mapa - se va utiliza comanda Insert -

Worksheet, care permite inserarea unei noi foi de lucru în mapa curenta înaintea

foii de lucru selectate. Acelasi rezultat se poate obtine prin selectarea optiunii

Insert din meniul contextual al foii de lucru curente (clic cu butonul drept al

mouse- ului pe numele foii), doar ca în acest caz utilizatorul are posibilitatea de a

alege între o foaie de lucru simpla (worksheet), una care sa contina un grafic

Page 217: Suport curs Secretar.pdf

217

(chart), una care sa contina un macro Excel (MS Excel 4.0 Macro) sau o

fereastra de dialog Excel (MS Excel 5.0 Dialog).

3. eliminarea unei/unor foi de lucru - se selecteaza foaia/foile, apoi se

utilizeaza comanda Edit - Delete Sheet (sau se alege optiunea Delete din meniul

contextual).

4. redenumirea unei foi de lucru - se poate realiza prin efectuarea unui dublu

clic cu mouse-ul pe numele foii si tastarea noului nume sau prin selectarea optiunii

Rename din meniul contextual.

5. mutarea unei/unor foi (schimbarea pozitiei în cadrul mapei de lucru

curente) - se selecteaza foaia si se deplaseaza cu mouse-ul pâna la pozitia dorita.

O alta posibilitate este de a alege optiunea Edit - Move or Copy Sheet sau

optiunea Move or Copy din meniul contextual (se poate muta si în alta mapa)

6. copierea unei/unor foi (depunerea într- un al doilea exemplar în pozitia

noua) – se selecteaza foaia, se mentine apasata tasta CTRL si se realizeaza

deplasarea mouse-ului în noua pozitie. Alternativ, pentru a se putea realiza

copierea si în alta mapa, se pot utiliza comenzile prezentate la mutare, activând

optiunea Create a Copy.

În concluzie, se poate retine ca cea mai simpla metoda de a executa

operatii asupra cu foilor de lucru este folosirea comenzilor din meniul

contextual al foilor selectate, meniu care se activeaza printr-un clic pe butonul

din dreapta al mouse-ului, dar exista comenzi analoage si în meniurile pull-down.

Un tip special de mape îl constituie sabloanele. Daca avem de creat mai multe

documente cu o structura asemanatoare si cu informatii comune, în loc sa le

introducem sau copiem de mai multe ori, vom crea un document sablon, pe care-

l vom putea folosi lacrearea celorlalte documente.

Sablonul se creeaza ca un document normal dar se salveaza cu tipul

Template; fisierul corespunzator va avea extensia XLT. Pentru a putea fi

Page 218: Suport curs Secretar.pdf

218

deschise usor cu File - New - General, se recomanda salvarea sabloanelor

în directorul implicit "Microsoft Office\Templates".

În vederea obtinerii documentului creat pe baza unui sablon, se deschide

sablonul,se efectueaza modificarile necesare si se salveaza continutul (ca fisier

XLS). Unele versiuni Excel ofera si sabloane automate (în general pentru gestiunea

micilor afaceri); acestea se deschid cu File - New, activând pagina Spreadsheet

Solutions.

Tipuri de date care se pot introduce în foaia de lucru

Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel în

care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, ... reprezintând antetele de linii iar coloanele A,

B, C, ... reprezentând antetele de coloane. Exista 16384 de linii si 256 de

coloane (A, ..., Z, AA,

..., AZ, BA, ..., BZ, IA,...,

IV).

Un element de baza din tabel este intersectia unei linii cu o coloana si se

numeste celula. O celula se identifica prin litera coloanei si numarul liniei

corespunzatoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinatie se numeste

referinta sau adresa celulei. Observatie. De fapt mai exista un sistem alternativ de

identificare a celulelor care poate fi ales dintre optiunile sistemului Excel (Tools

- Options - General): RiCj, unde i este numarul liniei, iar j - numarul coloanei.

O zona dreptunghiulara de celule alaturate (adiacente) se numeste

domeniu. El se va identifica printr-o referinta care contine adresele celulelor

din coltul stânga sus si coltul dreapta jos din domeniu, separate de ":". De

exemplu, domeniul a2:e5 contine 5*4

celule

Page 219: Suport curs Secretar.pdf

219

Într-o celula se pot introduce doua tipuri de informatii:

a) valori

b) formule (de calcul cu valori)

a) Valorile sunt date constante de urmatoarele tipuri:

text (sir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tiparibile;

numar întreg sau real în format cu parte întreaga si parte fractionara sau în

format cu exponent (stiintific), de tipul n.mmmE{+/-}ee. Un numar poate

contine urmatoarele caractere speciale: +, - (semn), ( ) pentru un numar

negativ, separator de mii, sute de mii, / simbol de fractie, $ simbol monetar,

% procent, . punct zecimal, E si e exponent (notatie stiintifica);

data calendaristica si marca de timp/ora.

Orice data calendaristica se converteste în data continua, adica un numar

reprezentând numar de zile scurs de la o data de referinta (uzual, 1 ianuarie

1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 îi corespunde numarul de zile 1, datei 2

ianuarie 1900 - numarul 2 etc.

Orice marca de timp se converteste într-o fractie zecimala, care se ataseaza

numarului reprezentând data calendaristica.

logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor

functii);

Page 220: Suport curs Secretar.pdf

220

eroare, daca Excel nu poate evalua o

formula.

De exemplu: dorim sa cream un tabel cu candidatii la un concurs de admitere

(vezi figura de la Teme propuse). Vom retine: numele si prenumele lor,

împreuna cu notele la trei probe de examen. Intentionam sa le calculam

media, sa- i ordona m dupa medii si sa reprezentam grafic rezultatele.

Coloanele Nume, Prenume vor avea valori sir de caractere sau text iar

Nota1, Nota2, Nota3 - numere reale. Întregul domeniu este a3:f24, valorilor de

nume le corespunde domeniul a4:a24 etc.

b) Formulele sunt expresii compuse din operanzi si operatori. Ele se vor

introduce precedate de semnul = sau +.

Operanzii sunt constante, referinte la celule sau domenii, nume si

functii(predefinite sau definite de catrutilizator).

Referintele sunt constructii care permit identificarea celulelor sau

grupurilor de celule. În exemplul din figura de la Teme propuse, B5, A10 identifica

celule cu valori.

O referinta de un asemenea tip se va numi relativa fiindca daca

apare într-o formula, la copierea formulei referinta respectiva se va modifica

corespunzator pozitiei ei relative fata de noua celula.

De exemplu, daca în celula b2 avem formula =sum(a1, c3) si ea se

copiaza în celula e3, atunci aici se va modifica automat în =sum(d2, f4).

Pentru a fixa pozitia unei coloane sau linii într-o referinta, o

prefixam cucaracterul $ în fata coloanei/liniei. Astfel, obtinem referinte

absolute (de exemplu:

$A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificatiile de linii sau

coloane este absoluta iar cealalta este relativa (de exemplu: $A10, A$10).

Page 221: Suport curs Secretar.pdf

221

Exista referinte care pot adresa:date din alte foi de lucru - denumite

referinte 3D. Acestea au forma numefoaie!referinta. De exemplu,

Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8. date din alte mape de lucru - denumite

referinte externe. Acestea specifica numele mapei si al foii (calea de directoare

este obligatorie daca fisierul mapei nu se gaseste în directorul

curent) în forma'cale_director[nume_mapa]nume_foaie'!referinta.

De exemplu,'c:\temp\[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fisier

se afla în directorul curent).date din alte aplicatii - denumite referinte la

distanta. Acestea au forma nume_aplicatie|nume_doc!referinta.

Exemplu: Word.Doc.6|'c:\temp \ci12.doc'!adresaleg.

Numele - pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaza cu

mouse- ul zona dorita, apoi se alege optiunea Insert - Name - Define si se

introduc domeniul si numele dorit. Pentru referirea unui domeniu modificabil care

apare în mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte

utila. În acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singura data, prin

redefinirea numelui si nu în toate aparitiile adresei sale din foaia de lucru. În plus,

folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica întelegerea calculelor

din foaia de lucru.

Functii - exista diferite tipuri de functii predefinite (statistice, matematice,

pentru date si ore, pentru baze de date financiare, pentr u texte, cautari, logice).

Informatii despre fiecare functie putem obtine cu butonul Paste Function (marcat

cu simbolul "fx") sau prin utilizarea optiunii Insert - Function.

Operatorii - precizeaza operatia / actiunea care se executa asupra operanzilor.

În functie de tipurile operanzilor, acestia pot

fi:

1. aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dupa o

valoare);

Page 222: Suport curs Secretar.pdf

222

2. pentru siruri de caractere: concatenare & (alaturare);

3. relationali - pentru verificarea relatiilor matematice =, <, >, <=, >=, <>

(diferit), având ca rezultat o valoare logica;

4. pentru referinte la celule sau domenii - combina 2 referinte:

caracterul ":" între 2 referinte la celule sau domenii creeaza

un domeniu (dupa s-a aratat înainte);

caracterul spatiu între 2 referinte defineste domeniul comun;

caracterul virgula (,) între 2 referinte defineste reuniunea

celor 2 domenii.

Exemple: sum(d7:e7), sum(a1:b5 b3:c7),

sum(a1:b5,b3:c7).

Exista o ordine prestabilita în care se evalueaza operatorii, data de un tabel al

prioritatii operatorilor. În ordinea descrescatoare a prioritatilor, acesta este: :

(domeniu), spatiu (intersectie de domenii), virgula (reuniune de domenii), -

(operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), * si / (înmultire

si împartire ca operatori binari cu aceeasi prioritate), + si - (adunarea si scaderea

ca operatori binari, cu aceeasi prioritate), $ (concatenare), operatorii relationali.

Exemplu: Adaugam la tabelul existent (figura de la Teme propuse)

coloana

Media si introducem în celula F2 formula =average(c2, d2, e2) sau

=average(c2:e2) sau

Page 223: Suport curs Secretar.pdf

223

=(c2+d2+e2)/3 (vezi anexa). Apoi copiem formula; fiindca ea contine referinte

relative, în noile pozitii se va modifica corespunzator astfel încât sa se poata

calcula mediile tuturor persoanelor din tabel.

Cea mai simpla metoda de a calcula celelalte medii consta în selectarea

(clic)

celulei F2 si copierea formulei în celulele aceleiasi coloane prin deplasarea cu

mouse- ul de coltul dreapta jos (handle) al celulei selectate. Aceasta metoda de

copiere este cea mai convenabila pentru celule adiacente.

Se observa ca specificarile referintelor din formula initiala fiind relative,

în celelalte celule referintele se vor ajusta corespunzator astfel încât sa se calculeze

mediile notelor de pe fiecare linie.

În final, media generala pentru coloana Media se poate calcula selectând

coloana

si introducând functia Average.

Observatie. Pentru calcularea unei sume exista buton special marcat cu simbolul S,

si nu este neaparat necesara selectarea domeniului (daca acesta se poate deduce,

fiind situat adiacent pe o linie sau coloana), ci se realizeaza o simpla pozitionare în

celula situata imediat sub/în dreapta domeniului.

În introducerea formulelor, pentru ca acestea sa calculeze corect valorile

dorite, se

recomanda sa se acorde atentie modului de adresare. În cazul în care, din

greseala, în formula dintr-o celula apare însasi adresa celulei, va rezulta un calcul

infinit, limitat doar de numarul maxim de iteratii stabilit în optiunile Excel (Tools -

Page 224: Suport curs Secretar.pdf

224

Options - Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul

"Circular Reference".

Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanturi de

dependente multiple se pune la dispozitie facilitatea Tools - Auditing. În plus,

modificarea valorii unei celule implicate într-un calcul astfel încât sa se obtina un

anumit rezultat final într-o celula destinatie se poate realiza folosind optiunea

Tools - Goal Seek, specificând valoarea finala dorita si adresa celulei care se

doreste modificata (a se vedea figura nr.3)

În afara de valoarea sau formula introdusa într-o celula, acesteia i se mai

poate atasa un comentariu, care va aparea la deplasarea cursorului mouse-ului

deasupra celulei, relevând semnificatia unor date din foaia de lucru. Introducerea

comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert - Comment sau din

meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu optiunea Insert Comment.

Comentariile se poate edita cu optiunea Edit Comment (din meniul contextual al

domeniului selectat sau din meniul Insert) si sterge cu Delete Comment (din

meniul contextual).

Toate comentariile introduse în foaia de lucru se pot activa (vizualiza) /

inactiva

folosind optiunea View - Comments, care afiseaza suplimentar o bara de

instrumente destinata operarii asupra acestora.

În plus, dupa cum se va vedea în paragraful Facilitati de formatare,

celulelor li se pot asocia atribute de format.

Page 225: Suport curs Secretar.pdf

225

Modificarea datelor din foaia de lucru

editare.

Odata introduse datele în foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operatii de

Editarea valorii unei celule se realiza prin: clic dublu cu mouse- ul pe celula

respectiva; selectarea celulei si apoi selectarea barei de formule; apasarea tastei

F2.

Dupa ce se realizeaza modificarile dorite, se tasteaza ENTER.

Pentru a realiza operatii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplica

regula de baza de a selecta întâi zona supusa prelucrarii, iar apoi de a

specifica actiunea dorita.

Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stânga

apasat, peste zona de celule dorita. O linie sau o coloana se mai pot selecta

prin actionarea cu mouse- ul a antetului lor. De exemplu, daca se doreste

selectarea întregii coloane C, se va efectua un clic cu mouse-ul pe zona care

contine litera C din partea superioara a zonei de lucru.

Daca se doreste selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se

efectueaza unclic cu mouse-ul pe butonul aflat la intersectia antetului de linie cu

antetul de coloana (a se vedea figura nr.4).

Operatiile de editare posibile sunt descrise în continuare. Mutarea unei zone

selectate se poate realiza prin: efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre

marginile domeniului, mentinerea butonului mouse-ului apasat si deplasarea

în noua pozitie; daca se doreste inserarea între alte date, se va tine tasta

SHIFT apasata (implicit se scrie peste datele existente);

utilizarea optiunilor Edit - Cut si Edit - Paste;

Page 226: Suport curs Secretar.pdf

226

utilizarea butoanele Cut si Paste din bara de instrumente. Copierea unei

zone selectate se poate realiza prin: efectuarea acelorasi operatii ca si în cazul

mutarii, doar ca se mentine tasta CTRL

apasata;

utilizarea optiunilor Edit - Copy si Edit - Paste;

utilizarea butoanele Copy si Paste din bara de instrumente.

Observatie.

O facilitate speciala de copiere este oferita prin intermediul optiunii Edit -

Paste Special, care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate

din sursa marcata: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. În plus, în

cazul în care sursa este un domeniu, se pot realiza operatii speciale la destinatie:

transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operatii aritmetice sau

matriciale între domeniile sursa si destinatie.

Page 227: Suport curs Secretar.pdf

227

Stergerea continutului unei zone selectate se realizeaza prin utilizarea

optiunii

Edit - Clear cu una dintre urmatoarele variante:

All - stergerea întregului continut al zonei;

67

Contents - stergerea valorii sau formulei din zona respectiva; Formats -

eliminarea atributele de formatare a zonei;

Notes - stergerea comentariilor din zona de celule respectiva.

Observatii:

Page 228: Suport curs Secretar.pdf

228

1. Utilizarea comenzii Clear conduce doar la stergerea continutului zonei

selectate, fara a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaza operatii

de translatare de linii si coloane).

2. Eliminarea continutului unor linii / coloane utilizând xclusiv mouse-ul

se mai poate realiza selectând acea zona, pozitionând mouse-ul pe

"handle" si deplasând mouse-ul, cu butonul stâng apasat, în sus

pentru coloane, respectiv la stânga pentru linii.

Transpunerea liniilor si coloanelor se poate face la o copiere prin

intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din

fereastra de dialog Paste

Special.

Inserarea de celule, linii si coloane vide se realizeaza prin intermediul

optiunilor Cells, Rows si respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu,

prin intermediul comenzii Insert - Rows se va insera o linie întreaga înaintea

liniei care contine celula curenta (selectata). O alta posibilitate de a insera o

linie/coloana vida este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate.

Inserarea simultana a mai multor linii/coloane vide se realizeaza prin

selectarea liniilor/coloanelor înaintea carora se vor realiza inserarile, apoi

activarea optiunii Insert

- Rows/ Insert - Columns. Se va insera un numar de linii/coloane identic cu cel

selectat.

Eliminarea unor celule, linii sau coloane:

Page 229: Suport curs Secretar.pdf

229

eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaza folosind comanda

Edit - Delete. În fereastra de dialog care apare se precizeaza directia

deplasarii celulelor din jurul domeniului (la stânga sau la dreapta) sau daca

este vorba de o linie/coloana întreaga;

eliminarea unor linii/coloane: se selecteaza liniile/coloanele dorite (CTRL

+ clic pe antetul fiecareia), apoi se alege Edit - Delete sau optiunea

similara din meniul

contextual

.

Observatie.

Prin utilizarea comenzii Edit - Delete, elementele specificate se elimina complet,

celulele înconjuratoare luându- le locul prin translatie.

Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dupa anumite criterii (de

obicei, un nume sau o referinta de domeniu) se realizeaza prin comanda Edit - Go To

si optiunile ferestrei de dialog cu acelasi nume. Celule identificate vor fi automat

selectate.

Cautare si înlocuire de valori - se selecteaza grupul de foi în care se face cautarea,

apoi se utilizeaza comenzile Edit - Find sau Edit - Replace care functioneaza în mod

identic cu cele din Word.

Facilitati de formatare

Daca dorim ca valorile din foaia de lucru sa apara afisate sub o anumita forma

sau cu un anumit aspect, putem sa realizam acest lucru folosind facilitatile de

formatare oferite de Excel. Formatarea se refera la:

a. modul în care reprezentarea unei valori, dependenta de tipul ei, se

reflecta în afisare;

Page 230: Suport curs Secretar.pdf

230

b. aspectul sub care se afiseaza pe ecran.

a. Referitor la modul de afisare, de exemplu, un numar poate reprezenta o suma de

bani, un procentaj, un numar real, o data calendaristica sau un moment de timp.

Pentru reprezentarea valorilor, exista mai multe categorii de formate:

pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (întreg, real, cu exponent);

pentru date si ore: Date, Time;

pentru sume de bani: Currency, Percentage;

pentru coduri postale, numere de telefon

etc. definite de utilizator: Custom.

Aceste formate definesc doar valoarea care se afiseaza pe ecran,

nu si reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afisa un numar cu doua

zecimale dar el se va reprezenta în memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie

cât mai buna, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie.

b. Aspectul se refera la forma caracterelor, culoarea lor si a fondului, tipul

chenarului

(forma, dimensiune, culoare).

Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format atasate celulelor

sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refera la aspectele descrise mai sus

si intra în actiune în momentul afisarii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate,

inclusiv la nivel de caracter.

Page 231: Suport curs Secretar.pdf

231

Asocierea atributelor de format se poate realiza p rin utilizarea butoanelor

de formatare continute în bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format -

Cells si a optiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia.

O combinatie de atribute de formatare alcatuieste un stil. Utilizatorul îsi poate

defini, dupa necesitati, stiluri proprii sau poate folosi câteva stiluri predefinite. Exista de

asemenea facilitati de formatare automata (functia AutoFormat, similara cu cea

din Word).

Tema nr. 1

1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa deschida o noua mapa de lucru.

Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet1; noua denumire va fi Produse.

2. În foaia de lucru cu numele Produse se va introduce, începând cu celula A1, un

tabel care sa contina pe linii denumirile a cel putin trei produse ale unei firme

imaginare. Coloanele vor reprezenta lunile Ianuarie, Februarie si Martie, iar la

intersectia dintre o linie si o coloana a tabelului se va afla numarul de bucati vândute

din produsul corespunzator respectivei linii în luna corespunzatoare coloanei. Într-o

ultima coloana a tabelului se va mentine pretul unitar pentru fiecare dintre produsele

firmei. Pentru formatarea capului de tabel se va folosi fontul Arial Italic de 13

puncte, iar pentru celelalte celule fontul Times New Roman Normal de 14 puncte.

3. Sa se calculeze, pentru fiecare produs în parte, sumele obtinute din vânzari pe

toate cele trei luni, apoi sa se calculeze încasarile totale ale firmei pe fiecare dintre

cele trei luni. Se vor utiliza operatii de copiere a continutului unor celule.

4. Sa se mute tabelul creat anterior în zona având celula B3 ca si colt stânga-sus,

dupa care sa se salveze mapa de lucru curenta într- un fisier cu numele firma.xls.

Tema nr. 2

Page 232: Suport curs Secretar.pdf

232

1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa se deschida o noua mapa de

lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet2; noua denumire va fi

Telefon. Aceasta foaie de lucru va fi apoi adusa pe prima pozitie în cadrul mapei

curente.

2. Sa se creeze, în cadrul foii de lucru Telefon, un tabel Excel care sa simuleze

evidentele unei companii de telefoane. Pentru fiecare abonat se vor retine:

numele abonatului, numarul de telefon si sumele de plata pe fiecare din lunile anului.

Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman de 13 puncte.

3. Pe baza datelor din tabel sa se calculeze, pentru fiecare abonat, o suma lunara

medie de

plata, precum si suma totala pe care compania o are de încasat de la

abonati.

4. Sa se copieze capul de tabel într-o alta foaie de lucru a mapei curente, foaie

care va primi denumirea Tabel. Sa se salveze mapa de lucru curenta într- un

fisier cu numele abonati.xls.

Tema nr. 3

1. Sa se deschida o noua mapa de lucru Excel care sa fie salvata într-un fisier cu

numele librar.xls.

2. Sa se creeze, în cadrul foii de lucru curente, un tabel Excel care sa descrie

vânzarile unei librarii pentru patru titluri. Pentru fiecare titlu se vor retine denumirea

cartii, autorul, pretul unitar, intrari (numarul de produse primite), iesiri (cantitate

vânduta). Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman,

înclinat si de 12 puncte, iar pentru liniile tabelului se va folosi fontul Arial de 11

puncte. Foaia de lucru va avea numele CARTE.

Page 233: Suport curs Secretar.pdf

233

3. Pe baza datelor din tabelul anterior, sa se calculeze stocul existent la fiecare

titlu si suma obtinuta din vânzarea fiecarui tip de produs. Sa se determine apoi

vânzarile totale.

Page 234: Suport curs Secretar.pdf

234

Page 235: Suport curs Secretar.pdf

235

CAPITOLUL VI

ADMINISTRAREA ŞI INTOCMIREA CORESPONDENŢEI

1.1. IMPORTANŢĂ ŞI CLASIFICARE.

Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile

dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). După cum

scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice, acestea alcătuiesc obiectul

corespondenţei oficiale sau private.

Ca disciplină de studiu, corespondenţa are ca obiectiv însuşirea, de către cei

care îşi vor desfăşura activitatea în instituţiile de stat sau private, a principiilor,

regulilor, metodelor şi formelor pe baza cărora se redactează, se prezintă, şi se

folosesc scrisorile şi actele oficiale.

Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor care circulă

între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul

stabilirii unor relaţii între ele. Actele emise de o autoritate (persoană juridică) sunt

considerate acte oficiale.

Între scrisoare şi act există următoarele deosebiri:

− scrisoarea este o comunicare adresată în scris unei persoane; actul este o dovadă

scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc.

− actul are titlu, scrisori purtătoare de titlu se întâlnesc mai rar;

− actul are specificat în cuprinsul său titularul în folosul căruia se face constatarea;

Page 236: Suport curs Secretar.pdf

236

− majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar

întâlnită;

− scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au numere proprii de

ordine, pe baza cărora se ţine evidenţa emiterii şi circulaţiei lor (în Registrul de

intrare-ieşire sunt înregistrate scrisorile însoţitoare ale actelor);

− scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice funcţionar cu delegaţie de

corespondent; actele nu pot fi întocmite şi semnate decât de funcţionari

investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ cu aceste drepturi;

− actul circulă de la autor la beneficiar însoţit de o scrisoare; când nu se foloseşte

scrisoarea însoţitoare, actul nu poate fi înmânat beneficiarului decât prin luare de

semnătură;

Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face în funcţie de

mai multe criterii şi anume:

Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:

− acte cu caracter normativ, care reglementează cu putere obligatorie principalele

relaţii sociale şi se caracterizează prin aplicabilitatea lor repetată, acte a căror

îndeplinire este asigurată prin forţa coercitivă a statului (de exemplu, legile,

ordonanţele Guvernului, hotărârile normative ale Guvernului sau ale organelor

locale);

− acte nenormative – sunt acte ce nu prevăd atribuţii a căror îndeplinire este

asigurată prin forţă publică.

Din punctul de vedere al efectului pe care îl produc, sunt:

− acte producătoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele

statului, fie normative, fie nenormative);

Page 237: Suport curs Secretar.pdf

237

− acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-

funcţional etc.).

Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care îşi produc efectul, sunt:

− acte cu caracter general – al căror efect se produce pe întreg teritoriul ţării (de

exemplu: acte emise de Parlament, de Preşedintele României şi de Guvern);

− acte ale organelor locale ale administraţiei publice – efectele lor sunt limitate

la o anumită unitate administrativ-teritorială (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale

prefecţilor şi primarilor).

Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:

– acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament,

Preşedintele României etc.)

− actele emise de organele administraţiei publice centrale şi locale (Guvern,

ministere şi alte autorităţi ale administraţiei centrale, prefecturi, primării);

− actele emise de agenţii economici şi celelalte unităţi şi instituţii.

Obiectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al organului emitent, este:

Parlamentul are ca sarcină adoptarea de legi. Legile sunt acte normative,

producătoare de efecte juridice, referitoare la orice tip de relaţii sociale. Legile pot fi

constituţionale, prin care se revizuie unele prevederi ale Constituţiei şi care se

adoptă cu o majoritate de cel puţin două treimi din numărul membrilor fiecărei

Camere a Parlamentului şi se aprobă prin referendum; organice, prin care se

reglementează relaţiile sociale din domeniile expres menţionate în Constituţie şi care

se adoptă cu votul majorităţii membrilor fiecărei Camere, şi ordinare, care

Page 238: Suport curs Secretar.pdf

238

reglementează relaţiile sociale din celelalte domenii, care nu sunt reglementate

prin legi organice şi care se adoptă cu votul majorităţii membrilor prezenţi din

fiecare Cameră.

Parlamentul mai adoptă hotărâri şi moţiuni care produc efecte juridice dar

care, în general, nu au caracter normativ, ci exprimă poziţia, punctul de

vedere al parlamentului în legătură cu unele probleme şi evenimente interne sau

externe.

Preşedintele României, în exercitarea atribuţiilor sale, emite decrete,

promulgă legile adoptate de Parlament, adresează Parlamentului mesaje cu privire la

principalele probleme politice ale naţiuni şi încheie tratate internaţionale în numele

României, negociate de Guvern şi le supune spre ratificare Parlamentului.

Decretele Preşedintelui produc efecte juridice dar, în cea mai mare parte, ele

au caracter individual, nu reglementează domenii care sunt de competenţa

Parlamentului, iar în multe domenii ale administraţiei publice acestea trebuie

contrasemnate de către primul-ministru.

Consiliul local, în exercitarea atribuţiilor ce-i revin, adoptă hotărâri, semnate

de preşedintele şedinţei respective. El are iniţiativă şi hotărăşte, cu

respectarea legii, în problemele de interes local, cu excepţia celor care sunt date

prin lege în competenţa altor autorităţi publice. Hotărârile Consiliilor locale

produc efecte juridice şi au caracter normativ sau nenormativ (individual). Hotărârile

cu privire la persoane se adoptă numai prin vot secret.

Organele administraţiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit

legii, cu competenţă derivată, emit pe baza şi în vederea executării legii, acte

administrative.

Actul administrativ este o formă juridică de realizare a activităţii executive şi

de dispoziţie a organelor administraţiei publice; ele sunt acte juridice întrucât sunt

manifestări de voinţă ale organelor administraţiei publice, în scopul de a da naştere

Page 239: Suport curs Secretar.pdf

239

la drepturi şi obligaţii şi au caracter normativ, stabilind reguli de conduită obligatorii

pentru unităţi, instituţii sau cetăţeni, sau caracter individual (nenormativ).

Guvernul României, potrivit programului său de guvernare acceptat de

Parlament, asigură realizarea politicii interne şi externe a ţării şi exercită

conducerea generală a administraţiei publice.

Guvernul elaborează proiecte de legi pe care le înaintează Parlamentului,

devenind legi după dezbaterea şi adoptarea lor.

În exercitarea atribuţiilor sale, Guvernul adoptă hotărâri şi ordonanţe. Hotărârile

se emit pentru organizarea executării legilor şi deci nu pot să contravină acestora.

Ele pot avea caracter normativ sau individual. Ordonanţele se emit în cazurile

de delegare legislativă, în temeiul unei legi speciale de abilitare, în limitele şi în

condiţiile prevăzute de aceasta. Parlamentul poate adopta o lege specială de

abilitare a Guvernului pentru ca acesta să poată emite ordonanţe, în domenii

care nu fac obiectul legilor organice. Legea de abilitare va stabili, în mod

obligatoriu, domeniul şi data până la care se pot emite ordonanţe. Dacă legea de

abilitare o cere, ordonanţele se supun aprobării Parlamentului, potrivit procedurii

legislative, până la împlinirea termenului de abilitare. Nerespectarea termenului

atrage încetarea efectelor ordonanţei. În cazuri excepţionale, Guvernul poate adopta

ordonanţe de urgenţă. Acestea intră în vigoare numai după depunerea lor spre

aprobare la Parlament. Aprobarea sau respingerea ordonanţelor se face printr-o

lege. Hotărârile şi ordonanţele adoptate de guvern se semnează de primul ministru,

se contrasemnează de miniştrii care au obligaţia punerii lor în executare şi se

publică în Monitorul Oficial al României, cu excepţia celor care au caracter militar

şi care se comunică numai instituţiilor interesate.

Administraţia publică centrală de specialitate este constituită din ministere,

care se organizează, prin lege, numai în subordinea Guvernului, şi alte organe

de specialitate, care se pot organiza în subordinea Guvernului, a ministerelor

sau ca autorităţi administrative autonome. Guvernul şi ministerele pot înfiinţa

Page 240: Suport curs Secretar.pdf

240

organe de specialitate, în subordinea lor, cu avizul Curţii de Conturi şi numai

dacă legea le recunoaşte această competenţă. Autorităţile administrative autonome

se pot înfiinţa prin lege organică.

În exercitarea atribuţiilor lor, ministerele şi celelalte organe de specialitate centrale

emit ordine care produc efecte juridice şi care pot fi normative, reglementând

activitatea din ramura pe care o coordonează, sau nenormative, prin care

se rezolvă, în mod obişnuit, anumite probleme concrete din organul respectiv sau

din unităţile subordonate.

Administraţia publică locală se întemeiază pe principiile autonomiei locale,

descentralizării serviciilor publice, eligibilităţii administraţiei publice locale şi consultării

cetăţenilor în problemele locale de interes deosebit. Autorităţile administraţiei

publice prin care se realizează autonomia locală în comune şi oraşe sunt Consiliile

locale, ca autorităţi deliberative şi primarii, ca autorităţi executive.

Consiliul local organizează, la nivelul comunei sau al oraşului, servicii

publice în principalele domenii de activitate, potrivit specificului şi nevoilor locale.

Dacă consiliul local, aşa cum am mai arătat, poate adopta hotărâri, inclusiv cu

caracter normativ, primarii, în exercitarea atribuţiilor lor, emit dispoziţii, avize,

acorduri şi autorizaţii, care au caracter individual.

Acte emise de agenţii economici, organizaţii şi instituţii.

În funcţie de profilul specific şi complexitatea sarcinilor, la nivelul acestora, se

întocmesc regulamente de organizare şi funcţionare, regulamente de ordine

interioară şi contracte colective de muncă, prin care conducerile

administrative, împreună cu sindicatele, stabilesc, în conformitate cu legile şi

celelalte acte normative emise de organele superioare, condiţiile concrete de

organizare şi desfăşurare a activităţii, precum şi comportamentul în cadrul unităţii

respective.

Page 241: Suport curs Secretar.pdf

241

În afara acestora, unităţile elaborează un mare număr de acte tehnice, care sunt

instrumente de lucru pentru buna desfăşurare a activităţii de bază a acestora.

De exemplu, pentru desfăşurarea activităţii financiare şi bancare se elaborează

actele financiare şi bancare, în care se consemnează şi se justifică încasări şi

plăţi de sume de bani. Pentru evidenţa desfăşurării unor lucrări tehnice, economice

etc., se întocmesc referate, rapoarte, se emit dispoziţii, decizii, se întocmesc

procese-verbale etc.

O altă categorie de acte emise de unităţi o constituie actele doveditoare, care se

eliberează la cererea unor persoane fizice sau juridice (adeverinţa, certificatul,

chitanţa).

Sfera corespondenţei oficiale este largă, ea cuprinzând probleme cu conţinut

economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanţele dintre partenerii de afaceri,

problemele care apar, ulterior încheierii tranzacţiilor, fac necesară comunicarea

prin intermediul corespondenţei oficiale.

De remarcat, conţinutul economic al scrisorilor oficiale, ca urmare a unei

economii diversificate şi în continuă dezvoltare.

Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:

¨este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între

persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite

probleme în comun;

¨oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;

¨constituie un element de înregistrări contabile;

¨serveşte ca probă justiţie;

¨permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea

unui ciclu de corespondenţă ce oglindeşte apariţia, modificarea sau stingerea unor

relaţii între persoane juridice sau între persoane fizice şi persoane juridice;

Page 242: Suport curs Secretar.pdf

242

¨devine o bogată sursă de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, redând

stadiile evoluţiei raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei vocabularului din

domenii diferite de activitate.

Clasificarea corespondenţei

Corespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii:

a) după criteriul de circumscriere:

§ corespondenţa internă (intre compartimente sau responsabili ai aceleaşi

organizaţii);

§ corespondenţa externă (către sau de la o instituţie spre mediul exterior –

altă instituţie sau persoană).

b) după domeniul de activitate:

§ corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea,

cererea de chemare în judecata etc.);

§ corespondenţa administrativă (referatul, raportul, darea de seamă, procesul

verbal, decizia, ordinul, dispoziţia);

§ corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări, corespondenţa

tehnica a departamentelor de protocol etc.);

Page 243: Suport curs Secretar.pdf

243

§ corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda,

reclamaţia economică, avizul de însoţire a mărfii, scrisoarea de garanţie etc.);

§ corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditare,

protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbala etc.).

c) după scopul ei:

§ corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică etc.);

§ corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);

§ corespondenţa de constatare (procesul verbal etc.);

§ corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia);

§ corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică);

§ corespondenţa însoţitoare de acte.

d) după criteriul accesibilităţii:

§ corespondenţa secretă (transmisă prin mijloace de securitate organizate,

folosită în sistemul instituţionalizat (Birou Documente Secrete – BDS);

§ corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi care poate lua toate

formele materiale ale corespondenţei – scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).

Page 244: Suport curs Secretar.pdf

244

e)după iniţiativa trimiterii scrisorii:

§ scrisoarea iniţială;

§ de răspuns;

§ de revenire.

f) după criteriul suportului:

§ corespondenţa clasică – scrisoarea;

§ corespondenţa telegrafică – telegrama, telexul;

§ corespondenţa electronică – e-mail-ul.

g) după modul de întocmire:

§ documente tipizate;

§ documente netipizate.

h) după natura şi destinaţia exemplarelor:

§ originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);

§ copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu originalul la indigo;

Page 245: Suport curs Secretar.pdf

245

§ duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după publicarea pierderii

originalului în Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat

şi originalul. Pe actul nou eliberat se menţionează „duplicat”; are puterea

originalului;

§ copia după original – se copiază exact textul de pe original; se scrie

„copie”, „locul sigiliului” (LS) şi „s-a semnat” (SS); ea poate fi :

§ copia certificată – are confirmarea că este valabilă; se foloseşte pentru păstrarea

originalului, se semnează şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează

originalul. După colaţionare se scrie „conform cu originalul”,

„pentru conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătură şi ştampilă;

§ copia legalizată – este eliberată de notariat. Ea conţine reproducerea

exactă a conţinutului actului, dactilografiată în şir indian sau xerox, precum şi

încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi ştampila biroului notarial.

Documentele legalizate se înscriu întru-un registru special la notariat;

§ fotocopia – are valoare numai în cazul legalizării de notariat;

§ extrasul – constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de

dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiţionată de certificare.

. Circulaţia corespondenţei

Circulaţiei corespondenţei, atât în interiorul unei instituţii, cât şi în afara ei, i se

acordă o atenţie deosebită, tocmai datorită importanţei pe care o reprezintă

scrisorile pentru orice instituţie. Scrisoarea poate circula astfel:

Page 246: Suport curs Secretar.pdf

246

– în plic închis, sigilat şi transmis prin poştă sau curier;

– transmisă ca atare prin intermediul curierului sau predată-preluată personal. Nu

este sigilată în plic (se exclud din această categoriile scrisorile cu regim special de

confidenţialitate);

– scrisoarea depusă la serviciul de registratură sau secretariat al

destinatarului şi primirea unui bon cu numărul de înregistrare. Se utilizează frecvent

în modul de lucru al autorităţilor publice cu cetăţenii;

– transmisă prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaţie

distinctă de curierat). De ex., mesajele între şefi de state se transmit prin intermediul

Ministerului Afacerilor Externe.

Corespondenţa primită

Sistemul de înregistrare a corespondenţei, organizarea circulaţiei corespondenţei

într-o unitate este impusă de necesitatea cunoaşterii în orice moment a locului unde

se găsesc documentele, a persoanelor care le deţin, precum şi a modului de

rezolvare a lor.

În acest scop, se folosesc:

– registrele şi fişele de corespondenţă (se înregistrează atât corespondenţa primită

cât şi cea expediată) oferă informaţii cu privirea la identificarea, conţinutul, mişcarea

şi destinaţia actelor şi documentelor;

– dosarele, clasoarele şi bibliorafturile în care se păstrează şi se clasează

actele, împreună cu corespondenţa compartimentelor funcţionale implicate;

– condicile de expediere şi distribuire a corespondenţei;

– borderourile de expediţie a corespondenţei.

Page 247: Suport curs Secretar.pdf

247

Corespondenţa pătrunde într-o instituţie prin Registratură sau în cazul firmelor

mici prin secretariat. La Registratură au loc următoarele operaţii:

– verificarea corespondenţei primite – pentru a se vedea dacă scrisorile au fost

bine îndrumate pe numele şi adresa unităţii respective;

– deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal”, ,,confidenţial” nu se

deschid; plicurile nu se aruncă, ci se prind împreună cu scrisoarea în următoarele

situaţii:

- dacă scrisoarea nu conţine adresa expeditorului, dar aceasta figurează pe plic;

- dacă adresa expeditorului de pe plic nu este identică cu cea din scrisoare;

- dacă semnăturile nu sunt citeţe, dar numele expeditorului figurează pe plic;

- dacă timpul scurs între data sosirii şi data expedierii este prea mare, pentru a se

putea constata dacă vina este a poştei sau a expeditorului;

- dacă o anexă lipseşte;

- dacă scrisoarea conţine o ofertă sau un acord pentru care data poştei este un

punct de plecare sau pentru care există o dată limită;

- dacă scrisoarea a fost greşit adresată, întrucât plicul justifică întârzierea

răspunsului, în cazul în care scrisoarea a ajuns la destinatar cu întârziere.

– sortarea corespondenţei;

– înregistrarea şi datarea corespondenţei;

– întocmirea unei condici interne de distribuţie;

– predarea corespondenţei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate

secretarei (asistentei manager).

La primirea corespondenţei, secretara semnează în condica de expediţie,

verifică corespondenţa, o sortează (scrisori care necesită atenţia conducerii şi

scrisori care necesită atenţia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, în

ordinea urgenţei, în mapa de corespondenţă pentru conducere. Conducerea va

nota pe fiecare document o rezoluţie (persoana sau departamentul care îl va primi

Page 248: Suport curs Secretar.pdf

248

spre rezolvare, termenul şi eventual modalitatea de rezolvare). După ce primeşte

corespondenţa de la conducere (cu rezoluţia pe ea), secretara o înregistrează într-

un caiet (condică) şi o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe bază

de semnătură.

Dacă una din scrisorile primite conţine un număr de probleme ce necesită atenţia mai

multor departamente sau persoane, se va proceda în aşa fel încât fiecare

departament /persoană să fie pusă la curent cu problema ce îl priveşte. Există

câteva modalităţi de a face acest lucru :

– se ataşează la scrisoare o notiţă în care sunt enumerate toate departamentele

interesate şi apoi scrisoarea este trimisă pe rând la toate acestea; pe măsură ce

fiecare din ele îşi îndeplineşte sarcina, îşi bifează numele pe notiţă şi o trimite mai

departe;

– scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupă de majoritatea problemelor

cuprinse în ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte

departamente;

– se fac copii şi se trimite câte una fiecărui departament interesat. Această

modalitate este cea mai indicată (scrisoarea originală rămâne la secretariat), cu

condiţia ca soluţionarea problemelor să fie coordonată.

Corespondenţa expediată de o instituţie cuprinde răspunsuri la scrisorile

primite sau scrisori care iniţiază un ciclu de corespondenţă cu alte unităţi

(scrisori ,,iniţiale” sau din ,,oficiu”). Scrisorile de răspuns se redactează, fie de

secretară, urmând indicaţiile conducerii, fie de cel căruia i-a fost repartizată această

sarcină. După redactarea şi dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, în mapa

pentru semnat, conducerii, împreună cu materialul de bază. După semnare,

secretara le verifică (dacă au fost toate semnate, se verifică anexele) şi pune

ştampila pe semnătura conducerii. Dacă scrisorile sunt expediate de secretariat, ele

Page 249: Suport curs Secretar.pdf

249

vor fi înregistrate (data şi număr) sau vor fi trimise la Registratură de unde vor fi

expediate. Operaţiile ulterioare sunt:

– sortarea copiilor şi a materialelor de bază şi remiterea lor serviciilor de

resort;

– clasarea corespondenţei în dosare (copiile).

Sisteme de înregistrare a corespondenţei primite şi expediate

În vederea păstrării unei evidenţe clare a corespondenţei care intră în unitate,

precum şi a celei emise, secretariatul înregistrează fiecare document într-un registru

de corespondenţă (în instituţiile mari Registrul de corespondenţă se păstrează la

Registratura generală, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare câte un

registru în care îşi păstrează evidenţa corespondenţei ce priveşte domeniul

respectiv). Se practică două sisteme: unul care foloseşte un registru unic de

intrare-ieşire şi altul care evidenţiază în registre separate intrările şi ieşirile.

În registrul unic de corespondenţă, cele două foi aşezate faţă în faţă servesc

pentru înregistrarea corespondenţei (stânga) şi a corespondenţei expediate

(dreapta). Acest tip de registru este foarte practic, întrucât oferă posibilitatea

informării imediate şi concomitente asupra corespondenţei primite şi

expediate.

În rubrici separate se înscriu: numărul de înregistrare al scrisorii care intră în

unitate, data înregistrării, locul de provenienţă (denumirea expeditorului şi

adresa), rezumatul conţinutului ei, serviciul căruia i se repartizează,

indicatorul dosarului de clasare.

În cazul în care se expediază răspunsul la o scrisoare intrată, pe acelaşi rând cu

înregistrarea acesteia în stânga, se evidenţiază în partea dreaptă modul încare s-a

rezolvat, data la care se expediază, denumirea destinatarului; scrisoarea de răspuns

primeşte acelaşi număr cu care a fost înregistrată la intrare scrisoarea căreia i-a fost

Page 250: Suport curs Secretar.pdf

250

expediat răspunsul – aceasta se trece la rubrica ,,număr de conexare”. În locul

acestui număr la scrisorile expediate

,,din oficiu” se trece numărul nou care se dă scrisorii emise de unitate.

În unităţile cu volum mic de acte, înregistrarea se face la Registratură sau secretariat

într-un singur registru de intrare-ieşire, eventual în mai multe volume; în unităţile cu un

volum mare de acte, înregistrarea se face la Registratură, concomitent în două sau

patru registre de intrare-ieşire, cu soţ şi fără soţ, cu mai multe volume fiecare. La

sfârşitul fiecărui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-ieşire, sau chiar

dacă volumul nu este complet, se întocmeşte un proces-verbal de încheiere a

registrului respectiv.

PROCES-VERBAL

(data………)

Subsemnaţii……………………… şeful serviciului Secretariat şi

………………….., registrator din …………….. (unitatea) am încheiat registru astăzi,

data de mai sus.

Registrul cuprinde înregistrările de la nr…… data…… la nr……. data…..,

totalizând……… file scris.

(Semnăturile)

Registrele pot fi tipizate, realizate la comandă sau pregătite de către persoana

responsabilă din cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o

parte sunt cataloage de înscriere a circulaţiei documentelor, fiind un martor obiectiv

(au valoare juridică), iar pe de altă parte reprezintă un ordonator, un adevărat ghid în

căutarea oricărui document.

Page 251: Suport curs Secretar.pdf

251

La înregistrarea documentelor în registru trebuie să se ţină seama de următoarele

aspecte:

– înregistrarea se face de către o singură persoană ; în cazul absenţei, va fi

înlocuită mereu de aceeaşi persoana;

– înscrierea se face numai olograf;

– nu se păstrează nici un rând liber – în cazul în care există resturi de spaţii pe o

pagină, acestea se barează vizibil.

Nu se înregistrează: dările de seamă periodice, actele expediate care au

număr propriu de ordine, scrisorile şi actele de corespondenţă internă şi nici copiile

după scrisori şi acte care se transmit de la un serviciu la altul (pentru

corespondenţa internă fiecare departament ţine evidenţa sa), imprimatele

sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele şi alte publicaţii

(evidenţa acestora fiind ţinută la magazie sau bibliotecă, după caz).

În cazul expedierii corespondenţei prin poştă, fiecare scrisoare se înscrie

nominalizat cu datele ei de identificare, într-un borderou de expediţie. Borderoul

se întocmeşte separat pentru scrisorile simple şi recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se întocmeşte o condică de expediţie,

în care se trec datele importante : anul, ziua, luna, numărul lucrării,

destinatarul, semnătura.

De asemenea, corespondenţa care se repartizează compartimentelor din

interiorul unităţii se înregistrează în prealabil într-o condică internă de distribuţie

cu aceleaşi rubrici ca şi condica de expediţie.

Odată cu apariţia calculatorului, tot mai multe instituţii care au un volum mare

de corespondenţă (primăriile) înregistrează toată corespondenţa pe calculator.

Acest sistem de organizare presupune existenţa unui compartiment special creat

pentru preluarea întregii corespondenţe (excepţie fac documentele cu caracter

Page 252: Suport curs Secretar.pdf

252

confidenţial) şi a câte unui operator omolog în fiecare dintre compartimentele

prevăzute în organigramă. Baza acestor registraturi generale este reprezentată de

un soft adecvat şi o reţea de calculatoare prevăzute cu nivele diferite de acces.

Modul de funcţionare: există un compartiment structurat pe criterii tematice

pentru fiecare corespondenţă, forma practică fiind ghişeele. Cetăţeanul se

prezintă la ghişeu şi îşi depune lucrarea. Operatorul înregistrează

documentul, îl cataloghează, verifică criteriile care fac posibilă înregistrarea şi emite

un bon de registratură cu toate datele care sunt înscrise şi în baza de date: numele

depunătorului, numărul şi data de înregistrare, problematica corespondenţei,

compartimentul unde este direcţionată spre rezolvare, termenul de răspuns,

indicativul celui care a făcut înregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la

mai multe posturi să se facă înregistrări, iar

calculatorul va ordona singur numerele în câteva secunde şi abia apoi se va salva

înregistrarea şi se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar

nu şi modifica. Dreptul de modificare sau corectură îl are numai şeful

compartimentului de registratură pe bază de parolă.

Cerinţe actuale faţă de corespondenţă oficială

Dacă admitem că protocolul şi eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a

relaţiilor între oameni, conform rolului fiecăruia, corespondenţa se supune la rândul

ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rămâne.

Se impune din această cauză, din partea celor care întocmesc

corespondenţa o preocupare permanentă pentru însuşirea şi respectarea unor

principii ce stau la baza corespondenţei. Dintre acestea amintim:

1) Promptitudinea răspunsurilor – implică operativitate în rezolvarea problemelor

ce fac obiectul corespondenţei. Orice scrisoare trebuie să primească un răspuns.

Page 253: Suport curs Secretar.pdf

253

Dacă răspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dacă este negativ) şi nu cu

întârziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituţia respectivă este

că ştie să-şi organizeze activitatea, că este eficientă şi că ne respectă.

2) Elaborarea corespondenţei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori

sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetăria şi

timbrele, ci şi costul manevrării scrisorii prin sistemul poştal sau alte mijloace de

transmitere, ocupând timp, necesitând echipament şi spaţiu şi cel mai important

dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau

operatorului ce procesează cuvintele pe calculator. Înainte de toate trebuie să

stabilim dacă alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puţin

costisitor. Dacă alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie să ţinem

seama de următoarele aspecte:

– propoziţii scurte şi clare;

– folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (şabloanelor), astfel de accesări

fiind mult uşurate de calculator;

– redactarea corectă şi completă a scrisorilor pentru a evita astfel

neînţelegerile şi implicit revenirile.

3) Stabilirea obiectivului – este important să stabilim de la început obiectivul

scrisorii, ceea ce dorim, deoarece în funcţie de aceasta vom aborda diferit

destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

– să informăm sau să aflăm ceva;

– să motivăm sau să influenţăm;

– să ne scuzăm;

Page 254: Suport curs Secretar.pdf

254

– să solicităm sau să oferim ceva;

– să acceptăm sau să refuzăm;

– să felicităm.

4) Adecvarea la nivelul ierarhic – presupune diferenţierea şi limitarea

corespondenţei pe paliere ierarhice. În acest sens menţionăm:

a) corespondenţa de la un nivel ierarhic superior la unul inferior – este cel mai

puţin restrictivă, în ceea ce priveşte condiţiile de adresare. Genuri ale

corespondenţei care sunt atribuite exclusiv nivelului ierarhic superior pe aceeaşi

verticală sunt: ordinul, decizia, normative şi regulamente, circulare etc. La

redactarea acestui tip de corespondenţă trebuie să ţinem cont de următoarele:

- diplomaţie sporită în interacţiunea cu subalternul (aroganţa, intimidarea,

impoliteţea tind să reducă eficienţa comunicării);

- claritatea scopului – mesajul trebuie să conţină toate elementele explicative de care

subordonatul are nevoie;

- motivarea – o dispoziţie trebuie explicată şi în acelaşi timp scoase în

evidenţă avantajele ce rezultă din aplicarea ei.

b) corespondenţa de la nivelul ierarhic inferior la unul superior – cuprinde

următoarele genuri de corespondenţă: raportul, darea de seamă, referatul etc.,

corespondenţa protocolară: felicitările se adresează întotdeauna de la un nivel cel

mult egal la unul superior şi nu invers. (Excepţie de la regulă: se obişnuieşte ca

Primul - Ministru să-şi felicite membrii cabinetului cu ocazia sărbătorilor religioase

sau onomastice. În ultimul timp, chiar angajaţii unor firme primesc din partea

conducerii felicitări). În acest tip de comunicare (de jos în sus) trebuie să ţinem

seama de:

Page 255: Suport curs Secretar.pdf

255

- tact – conştientizarea poziţiei ierarhice şi adaptarea tonului potrivit în ceea ce

priveşte politeţea, argumentaţia;

- nivelul de detaliu – se referă la nevoia de a furniza suficiente detalii şi justificarea

concluziilor. Prezentarea de detalii neprelucrate dovedeşte lipsa de

profesionalism;

- exprimarea de opinii – trebuie făcută o delimitare unde se termină faptele şi unde

încep opiniile;

- atitudinea adoptată – atitudinile de servilism, de teamă, de apărare în faţa puterii

pot conduce la un ton de nesiguranţă sau exagerare.

c) corespondenţa ce se poartă la nivele ierarhice egale:

- corespondenţa protocolară: scrisori de invitaţie, felicitările; în relaţiile

internaţionale nu se pot transmite decât între omologi;

- schimbul de informaţii – între instituţii şi persoane de rang egal.

5) Eficienţă şi credibilitate.

Eficienţa corespondenţei se referă la:

· promptitudine (transmiterea la timp a informaţiilor);

· precizia şi caracterul complet al informaţiilor;

· informarea permanentă a partenerilor cu privire la noile produse şi servicii ce

pot fi furnizate de firma respectivă.

Credibilitatea informaţiilor transmise – reprezintă o condiţie esenţială în încheierea

unui parteneriat de afaceri. În anumite tipuri de scrisori, în special în reclame şi în

răspunsurile la reclamaţii, sunt unele elemente ce au drept efect o doză de

neîncredere din partea destinatarului, de exemplu:

· reclama stridentă – promisiunile exagerate;

· informaţiile nefondate şi neverificabile;

Page 256: Suport curs Secretar.pdf

256

· pretextele – formulările pretenţioase în care vina este dată pe alţii sau pe forţa

majoră.

6) Corectitudinea şi aspectul plăcut:

· mecanica textului (punctuaţia şi gramatica) trebuie să fie corectă, o greşeală

de ortografie „vorbeşte” despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;

alegerea stilului corespunzător;

· asigurarea formatului adecvat (se referă la cum arată pagina scrisă şi dacă

respectă anumite reguli). În general, scrisorile bine prezentate vizual câştigă deja de

la prima impresie. Adesea acesta este momentul în care destinatarul decide să

citească scrisoarea şi cu ce sentimente să o facă.

7) Efectul psihologic. Textul trebuie să respecte regulile de bază ale psihologiei şi

va fi astfel formulat încât destinatarul să reacţioneze în sensul dorit de expeditor

(cazul ideal – motivare şi nu manipulare).

8) Atitudinea şi exprimarea pozitivă. Atitudinea pozitivă presupune o gândire

pozitivă, sentimente pozitive şi tendinţa de a acţiona în mod pozitiv. Există mai

multe modalităţi de a asigura atitudinea pozitivă prin scriere. În mare parte

aceste modalităţi îşi găsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al

mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii răspunsului (element al

atitudinii pozitive) comunică politeţe şi consideraţie prin intermediul limbajului

timpului. Atitudinea pozitivă în scriere ţine, deci, de politeţe, consideraţie, concizie,

mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitivă – un ton pozitiv poate genera

încrederea destinatarului că expeditorul este capabil să rezolve problemele. Chiar

Page 257: Suport curs Secretar.pdf

257

şi un mesaj negativ poate fi exprimat într-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul

negativ „Nu putem să vă satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost

folosite” poate fi înlocuit cu exprimarea pozitivă „cererea dumneavoastră va fi

rezolvată imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor” sau „Ne pare rău că nu

putem să vă plătim cecul la data de… / cecul dumneavoastră va fi achitat la

data de…. ”.

Este foarte important să spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face,

ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.

De asemenea, dacă destinatarul se face vinovat de ceva este total

neproductiv să-l admonestăm sau să-l facem să se simtă vinovat. Este mai productiv

să ne păstrăm atitudinea pozitivă şi să ne concentrăm atenţia asupra rezolvării

problemei.

Page 258: Suport curs Secretar.pdf

258

STILUL CORESPONDENŢEI OFICIALE

Particularităţile stilului

Stilul corespondenţei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se întâlneşte în textele şi activităţile administrative, juridice, diplomatice şi economice. Este mai conservator decât celelalte stiluri; este realizat îndeosebi în forma scrisă monologată, dar poate lua şi forma dialogului (în corespondenţa oficială, în negocieri, în raporturile cetăţenilor cu autorităţile sau în acţiunile judiciare; se desfăşoară într-un cadru instituţional, local şi temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia, contractul etc.), de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea, formularul de înscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma), de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc). În raport cu alte stiluri este închis la influenţe, servind ca sursă de împrumuturi îndeosebi stilului publicistic.

Fiind mai puţin diversificat decât alte stiluri, are şi el câteva variate interne: limbajul juridic legislativ (conservator, nediferenţiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariţiei stilurilor individuale) şi limbajul administrativ (diversificare terminologică pe domenii, ierarhizare în ceea ce priveşte puritatea în funcţie de situaţie sau de destinatar, putând, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.

Funcţiile dominante sunt cea denominativ-referenţială şi cea persuasivă (destinatarul fiind avut permanent în vedere la formularea comunicărilor specifice).

Stilul corespondenţei oficiale prezintă anumite particularităţi lexicale, morfologice, sintactice şi stilistice.

Particularităţi lexicale

Page 259: Suport curs Secretar.pdf

259

Stilul scrisorilor oficiale reprezintă forma specifică de exprimare a ideilor, modul în care lexicul este folosit în comunicarea gândurilor.

Una din condiţiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine întocmit şi înţeles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noţiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general

numai cuvinte şi expresii potrivite cu fondul de noţiuni şi idei al scrisorii respective, evitându-se utilizarea cuvintelor şi expresiilor arhaice, regionale, din argou şi jargon.

Se va acorda atenţie cuvintelor polisemantice – cuvinte cu formă identică, dar care prezintă diferenţe de sens. De exemplu, cuvântul adresă are – în limbajul administrativ – două sensuri: indicaţie (pe scrisori şi colete), cuprinzând numele şi domiciliul exact al destinatarului, dar şi o comunicare în scris (scrisoare adresată unei organizaţii sau unei persoane fizice).

De asemenea, trebuie acordată atenţie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu formă sonoră asemănătoare, dar cu înţeles complet diferit). De exemplu: original (act) şi originar (loc de origine) sau alocaţie (ajutor în bani pentru copii) şi alocuţie / alocuţiune (cuvântare ocazională).

Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie să aleagă dintr-o serie sinonimică (cuvinte diferite ca formă, dar asemănătoare ca sens), acel cuvânt care să exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu, între bază, fundament, temelie se alege cuvântul bază pentru sintagma bază materială; între cuvintele operare, prelucrare, procesare se alege procesare pentru procesare de text.

De asemenea, în corespondenţă trebuie evitate pleonasmul şi tautologia. De exemplu: ,,vă reamintim încă o dată” (pleonasm); ,,ne scuzaţi pentru întârzierea şi amânarea răspunsului” (tautologie).

În ceea ce priveşte folosirea neologismelor, deşi limba română permite o exprimare precisă şi nuanţată, atunci când nu se pot găsi corespondenţe în limbă pentru anumiţi termeni, se impune întrebuinţarea neologismelor. De exemplu, pentru aparatura modernă de birou: computer, hard-disk, soft, sau termeni în relaţiile de piaţă: marketing, sau pentru referinţe la produse: design etc

Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv dă textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noţiunea sau situaţia tratată şi poate exprima ideea unei propoziţii întregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata până la bordul unui vas se foloseşte expresia – „franco-bordul vasului”.

Page 260: Suport curs Secretar.pdf

260

Terminologia folosită în corespondenţa oficială se împarte în două categorii: terminologia creată în practica lucrărilor de secretariat şi corespondenţă şi terminologia creată în diferite domenii de activitate. Terminologia din prima categorie este limitată la anumite denumiri de operaţii, lucrări, obiecte etc., folosite în munca de birou. Terminologia de specialitate este destul de

numeroasă, îndeosebi în ramurile de activitate cu un pronunţat caracter de tehnicitate (bancară, contabilă, transporturi etc.).

Termeni şi expresii de specialitate create în practica lucrărilor de secretariat şi corespondenţă : antet, adresă, adeverinţă, alineat, anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondenţei, curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, îndosariere, mandat, parafă, procură, procesare, rezoluţie, rezolvarea corespondenţei, scăderea corespondenţei, şnuruire etc.

Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate şi precizie face scrierea mai convingătoare şi mai clară. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datorează în mare parte unor factori ca: nesiguranţă, comoditate, lipsa de informaţie, precum şi diferiţilor factori de teamă (de a nu omite ceva, de a nu divulga ceva, de a nu pierde din importanţă etc.). Cei ce utilizează cuvinte pretenţioase şi savante cred, în mod greşit, că aceasta însemnă a scrie bine. Aceştia asociază competenţa cu parada cuvintelor. De asemenea, se cere din partea celor care redactează corespondenţa o informare adecvată prin cursuri din domeniul ştiinţei organizării şi conducerii (management), consultarea dicţionarelor din specialitatea în care se redactează corespondenţa etc., toate acestea în scopul îmbogăţirii cunoştinţelor aplicabile în domeniul respectiv de activitate.

Particularităţi morfologice

În redactarea corespondenţei oficiale se respectă formele gramaticale prevăzute de gramatica limbii române, dar specificul stilului corespondenţei constă şi în folosirea anumitor particularităţi, şi anume:

– se foloseşte pluralul în loc de singular la pers. I , neconcordanţa între numărul real şi cel gramatical (se numeşte pluralul autorităţii): „Vă rugăm să…”, „Confirmăm primirea ofertei dv….”; semnatarul reprezentând o autoritate. La persoana a II-a se utilizează formele de politeţe ale pronumelui personal „dumneavoastră”, care se acordă cu predicatul la plural: „Dv. veţi

Page 261: Suport curs Secretar.pdf

261

primi”, iar în cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: „dv. sunteţi reprezentantul firmei”.

– se foloseşte neconcordanţa între timpul real şi cel gramatical, în unele situaţii, prin utilizarea prezentului în loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranţă şi nu de eventualitate. De ex.: „marfa se livrează la data …” în loc de ,,… se va livra” sau pentru numirea în funcţie: ,,se numeşte în funcţia de … ” în loc de ,, se va numi în funcţia de …”.

– se foloseşte reflexivul pasiv în locul diatezei pasive: ,,expoziţia s-a deschis...” nu ,,expoziţia a fost deschisă”; reflexivul impersonal înlocuieşte diateza activă: ,,se certifică vechimea în funcţie ...” ,,se aplică regulamentul ...”. Aceste exprimări precizează că fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personală.

– gerunziul folosit la început de frază: acesta la prezent sau la trecut, se raportează întotdeauna la subiectul propoziţiei principale. Astfel, formularea :”Mulţumindu-vă pentru scrisoare, primiţi, Domnule, asigurarea sentimentelor mele cele mai bune”– este greşită. Participiul prezent îl implică pe autorul scrisorii, în timp ce imperativul se adresează destinatarului. Această lipsă de coerenţă va fi evitată alegând formula: ”Mulţumindu-vă pentru scrisoarea dv., vă rog să primiţi ...”

– se evită folosirea imperativului şi a expresiilor imperative. În scrisorile de îndrumare şi control se foloseşte infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmări îndeplinirea formalităţilor” şi viitorul cu valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la îndeplinire ...”, ,,Vor fi sancţionaţi …” etc.

– abundenţa construcţiilor cu genitivul şi dativul (aplicarea prevederilor, în condiţiile legii, conform deciziei, în scopul obţinerii);

– frecvenţa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluţionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toţi, fiecare etc) a prepoziţiilor şi conjuncţiilor, neutralizarea opoziţiei de gen la unele substantive ,,personale” (inculpat, învinuit, donator, contribuabil etc.) si predominarea singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul…)

Particularităţi de ordin sintactic

Page 262: Suport curs Secretar.pdf

262

În scrisorile şi actele oficiale se respectă regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar şi în acest domeniu exista anumite particularităţi:

- folosirea ordinii directe în propoziţie şi frază (subiect şi determinanţii săi, predicatul şi determinanţii săi); ordinea inversă este preferată de stilul literar, istoric;

- construirea de propoziţii şi fraze scurte. Frazele lungi, topica inversată dau naştere la confuzii, producând dificultăţi în înţelegere;

- înlocuirea subordonatelor cu părţi de propoziţie corespunzătoare, când acest mod de construcţie scurtează textul, mărind precizia exprimării. În loc

de ,,Marfa comandată de dv., pe care am livrat-o la data de …” vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrată la data de …”;

- evitarea construcţiilor infinitivale sau construcţiilor care exprimă generalizare sau eventualitate;

- introducerea unor formaţiuni lexico-sintactice stereotipe care exprimă cauza (,,din cauza ...”) sau consecinţa (,,de unde rezultă că ...”), a unor expresii precum ,,drept pentru care am încheiat procesul-verbal”, ,,în mod nemijlocit.”, ,,în mod obligatoriu ...” (în loc de ,,nemijlocit”, ,,obligatoriu”.

Particularităţi stilistice Principalele caracteristici ale stilului corespondenţei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea şi oficialitatea, politeţea şi demnitatea, naturaleţea şi simplitatea.

Corectitudinea – impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaţie, de fonetică. În corespondenţă, corectitudinea stilului este urmărită şi pentru exigenţe speciale. Scrierea corectă a unei scrisori exprimă în mare măsura respectul pe care îl datorează şi îl manifestă expeditorul. Corectitudinea în corespondenţă contribuie la evitarea confuziilor şi interpretărilor greşite pe

Page 263: Suport curs Secretar.pdf

263

care ar putea să le provoace greşelile gramaticale. Este suficientă plasarea incorectă a unei virgule, pentru a schimba întregul sens al frazei. Folosirea permanentă a Îndreptarului Ortografic, Ortoepic şi de Punctuaţie, a altor manuale, nu este o dovadă de incultură, ci, dimpotrivă, de cunoaştere şi dorinţă de perfecţionare.

Când ne referim la corectitudine avem în vedere nu numai aspectele gramaticale, ci şi aspectele legate de conţinutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaţii etc.); scrisoarea poate fi folosită adesea ca document în relaţiile dintre parteneri.

Claritatea – este o particularitate comună oricărui stil, dar în corespondenţă, în scrierea documentelor este urmărită cu multa grijă, întrucât, este vorba de fapte, fenomene, situaţii, drepturi, obligaţii, răspunderi, care dacă nu sunt prezentate clar, produc prejudicii părţilor. Claritatea se asigură şi prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor şi a formelor gramaticale care nu au circulaţie generală sau care exprimă aproximaţii, nesiguranţă, înţelesuri alternative.

Concizia – este o condiţie specifică stilului corespondenţei, întrucât scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesită cheltuieli de timp şi materiale. Această trăsătură stilistică se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziţii scurte,

grupate logic în paragrafe şi prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.

Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de înţeles (ex. vom spune ,,dispozitivul este productiv” în loc de „dispozitivul este bun în ceea ce priveşte productivitatea”, ,,Acest calculator este foarte performant” în loc de ,,acest calculator este de foarte bună calitate şi de aceea prezintă performanţe foarte bune”). În acelaşi timp, o scrisoare trebuie să fie completă. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate în scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.

Precizia – se asigură prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unităţilor de măsura oficiale, prin exprimarea în litere, alături de exprimarea cifrică ori de câte ori este vorba de sume, cantităţi etc.

Sobrietatea şi oficialitatea – este impusă de faptul că actele oficiale trebuie să aibă un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este înrudită cu concizia, dar în plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie să-l

Page 264: Suport curs Secretar.pdf

264

ofere certificările şi toate relatările care se fac în corespondenţă. Comunicarea în actele oficiale trebuie să fie lipsită de încărcătură afectivă.

Politeţea şi demnitatea – stilul corespondenţei trebuie să fie prin definiţie un stil al politeţii şi demnităţii. Politeţea este ceva elementar, ceva ce stă în firea oricărui om civilizat. Nu costă, dar poate aduce profit şi alte beneficii. A spune ,,mulţumesc”, ,,va rog”, ,,apreciez”, ,,sunt recunoscător” etc. sunt formulări care trebuie să fie prezente în orice scriere. În corespondenţă nu se admite, sub nici o formă, polemica şi limbajul de indignare, chiar si atunci când emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplăceri. Folosirea pluralului autorităţii, al pronumelor de politeţe asigură aceste cerinţe.

Naturaleţea şi simplitatea. În baza acestor condiţii, stilul corespondenţei este şi trebuie să fie direct şi firesc, neforţat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenţioase. Trebuie să scriem pentru a exprima şi nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite).

Stilul, în scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controlează un anumit impact şi ton şi este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziţiilor şi formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivită situaţiei, contextului şi destinatarului, produce reacţia şi rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepţia destinatarului, de ceea ce citeşte el ,,printre rânduri” şi în spatele cuvintelor. Tonul se defineşte astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacţii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlării tonului unei scrisori constă în faptul că

acesta este dependent şi de percepţia cititorului, percepţie care este strict individuală.

Abrevieri folosite în corespondenţa oficială

Folosirea abrevierilor prezintă un triplu avantaj: economie de timp în ce priveşte redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaţiu în pagină şi economie de materiale (hârtie, panglică – în cazul folosirii maşinii de scris, cartuş, cerneală în cazul folosirii imprimantei.

Deosebit de importantă este însă folosirea corectă a abrevierilor, atât din punct de vedere al scrierii lor, cât şi al poziţionării în frază.

Page 265: Suport curs Secretar.pdf

265

Se recomandă, utilizarea raţională a abrevierilor, în sensul de a nu face abuz de abrevieri în text, ceea ce ar conduce atât la îngreunarea citirii şi înţelegerii cuvintelor şi expresiilor pe care le reprezintă, cât şi la considerarea scrisorii ca o lipsă de politeţe faţă de destinatar.

În corespondenţa oficială se admit, în general, numai:

− abrevieri prevăzute de Îndreptarul Ortografic al Academiei Române, pentru cuvinte şi expresii din vocabularul obişnuit;

− abrevieri consacrate de ştiinţele teoretice şi aplicate în fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil etc.);

− abrevieri consacrate în uzanţa lucrărilor de secretariat şi corespondenţă în ţara noastră, pentru scrisori întocmite în limba română;

− abrevieri consacrate în corespondenţa internaţională, când scrisorile sunt adresate partenerilor externi.

Nu se vor folosi abrevieri în titulaturi (se scrie „Domnule Director” şi nu „Dl. Director”; „Ordinul nr.” şi nu „Ord. nr.”).

Page 266: Suport curs Secretar.pdf

266

ELABORAREA MESAJULUI SCRIS

Succesul unor scrisori nu este întâmplător; el este rezultatul unei munci şi experienţe îndelungate. Cei ce scriu trebuie:

− să ţină seama de termenii de specialitate adecvaţi;

− să construiască corect frazele din punct de vedere gramatical;

− să aibă un stil agreabil;

− să cunoască şi să respecte anumite norme şi standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere şi stilul, ci şi forma, structura şi mai ales conţinutul. Un conţinut neadecvat, erorile de adresare, greşelile gramaticale, tonul, impactul şi stilul greşit sunt doar câteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabilă atât celui care scrie scrisoarea, cât şi firmei pe care o reprezintă.

Se cunoaşte faptul că orice scrisoare echivalează cu o „carte de vizită” a celui ce o expediază. O scrisoare bine redactată poate aduce mari servicii: să ne reprezinte într-un loc unde nu putem participa, să ne apere interesele, atunci când din motive obiective nu o putem face personal.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenţial în cadrul unei tranzacţii, iar modalităţile de realizare a acestora s-au îmbunătăţit şi amplificat de-a lungul anilor, devenind după unii autori, aproape o ştiinţă.

Multe scrisori de afaceri se dictează sau se scriu direct, fără prea multe pregătiri. Experienţa îndelungată face, adesea, inutile proiectarea şi conceperea scrisorilor. Pentru răspunsurile la scrisorile de rutină, se va nota

Page 267: Suport curs Secretar.pdf

267

pe margine sau sub textul expeditorului indicaţiile necesare. Pentru a câştiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.

Nu trebuie pierdut din vedere faptul că, datorită tehnicilor de comunicare, pe de o parte, cât si amplificării schimburilor la nivel mondial, pe de altă parte, au apărut şi modalităţi noi şi rapide de transmitere a mesajelor, dar în ciuda existenţei telegrafului şi a telefonului, a telexului şi telefaxului, scrisorile oficiale continuă să-şi păstreze locul şi importanţa lor. În fapt, abstracţie făcând de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate în scris; în plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului şi a destinatarului cunoştinţe care sunt incluse în tehnicile de redactare a corespondenţei în forma sa clasică.

Pentru scrisorile mai importante şi mai complicate care necesită o atenţie deosebită, este necesară o pregătire temeinică a acestora.

.ETAPELE ÎNTOCMIRII UNEI SCRISORI Etapele întocmirii unei scrisori sunt:

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu această scrisoare);

2) Documentarea constă în culegerea informaţiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaţiile se pot obţine prin:

− studiul corespondenţei deja existente;

− folosirea documentaţiei interne şi externe;

− consultarea actelor normative care reglementează probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv;

− folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informaţi nu sunt introduse ca atare în text, ci sunt supuse unui proces de selecţie, modificare prin operaţiile de analiză, sinteză etc.

Page 268: Suport curs Secretar.pdf

268

3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schiţe care poate fi simplă sau dezvoltată;

4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne până la obţinerea formei finale.

În această etapă se acordă atenţie deosebită introducerii (care constituie cartea de vizită a textului) cuprinsului (care trebuie să se deruleze logic) şi încheierii (care sintetizează mesajul textului, reprezentând „ultima impresie” cu care rămâne destinatarul).

5)Revizuirea şi corectarea – nu reprezintă o etapă formală. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului şi pe fragmente mai mari sau

mai mici, verificând organizarea textului (structura, ierarhizarea şi adunarea ideilor), controlând şi corectând greşelile gramaticale, de punctuaţie şi stângăciile lingvistice.

6) Dactilografierea – scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maşinii de scris, apoi formatarea şi editarea (scoaterea la imprimantă).

FORMA GRAFICĂ ŞI ESTETICĂ A SCRISORILOR Aşa cum am mai spus orice scrisoare echivalează cu o „carte de vizită” a celui care o expediază. Acest fapt este de o deosebită importanţă pentru corespondenţa de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat în crearea climatului favorabil pentru buna desfăşurare a unei tranzacţii. De aceea, are importanţă nu numai corectitudinea redactării textului, ci şi prezentarea lui din punct de vedere grafic şi estetic. Folosirea pe scară tot mai largă a calculatorului determină uneori pericolul ca forma să predomine asupra conţinutului. Noile posibilităţi de concepţie aduc cu ele şi tentaţia de a prezenta opere de artă în loc de simple scrisori.

În ceea ce priveşte forma estetică de prezentare a scrisorilor trebuie respectate următoarele cerinţe:

– plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala de hârtie în funcţie de acesta;

Page 269: Suport curs Secretar.pdf

269

– păstrarea unei margini fixe în partea stângă a colii de hârtie (3-3,5);

– alinierea capetelor de rând în partea dreaptă, cât mai uniform posibil (2- 2,5);

Pe lângă motivaţia de ordin estetic, marginile oferă cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor decât un text care umple toată pagina ca şi cum am căuta să economisim hârtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotări sau pentru îndosariere.

– evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului (pe cât posibil);

– dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar faţă de rândurile din text, dacă scriem la un rând;

– continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine minimum două rânduri;

– distanţa dintre rânduri trebuie să ţină cont atât de cantitatea de text care trebuie să intre pe pagina respectivă, cât şi de scopul scrisorii;

– alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunzătoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondenţa de afaceri se recomandă fonturi cu mărime de 12-14;

– scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea în evidenţă a unor cuvinte sau porţiuni de text;

– structurarea enumerărilor în mod diferit:

– prin liniuţe;

· prin puncte de enumerare (cu aceeaşi mărime de font ca şi textul);

1. prin cifre;

a) prin litere mici;

– textul trebuie să fie aerisit şi marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dacă este cazul);

Page 270: Suport curs Secretar.pdf

270

– eventuala ataşare la scrisoare a diverselor documente „anexe” (liste de preţuri, broşuri etc.) cu menţionarea lor în textul scrisorii şi în paragraful corespondenţei (în partea stângă jos);

– evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijenţe din partea expeditorului.

În uzanţa internaţională există două forme de aranjare a textului în pagină:

– forma bloc – preferată de firmele americane;

– forma dantelată folosită în special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc şi forma bloc modificată.

În forma bloc toate elementele scrisorii încep de la linia marginală stânga. Între paragrafe se lasă spaţiu dublu faţă de spaţiul dintre rânduri. Paragrafele nu sunt indentate.

În forma dantelată (numită şi forma indentată), primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginală stângă, iar rândurile constituind adresa interioară, formula de încheiere şi semnătura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale faţă de rândul superior.

Forma semi-bloc – textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiază în forma dantelată, rândurile constituind adresa interioară sunt plasate în stânga, iar formula de încheiere şi semnătura plasate la dreapta, se scriu în forma bloc.

În forma bloc modificată textul se dactilografiază integral în forma bloc, iar data şi rândurile ce constituie formula de încheiere şi semnătura sunt deplasate la dreapta.

Nici una din formele de dispunere a textului în pagină nu are caracter imperativ, fiecare firmă îşi poate alege forma de prezentare pe care o consideră cea mai potrivită.

Formele de prezentare grafică a documentelor şi scrisorilor constituie elemente de evidenţiere şi diferenţiere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clară a unor idei de altele şi, în general, ajută ca textul

Page 271: Suport curs Secretar.pdf

271

să fie înţeles cu uşurinţă de către cel căruia îi este destinat. În acest sens, la prezentarea textelor se utilizează :

– forme specifice de prezentare a actelor de întindere mare şi cu conţinut bogat şi divers (ordine, decizii, rapoarte etc);

– forme comune de evidenţiere a corespondenţei.

Forme specifice de prezentare. La actele şi documentele cu întindere mare, cu conţinut bogat şi variat, se folosesc: împărţirea textului în capitole şi subcapitole, având titluri şi subtitluri distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor” cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor.

Împărţirea textului în capitole şi subcapitole. În cazul unui text cu întindere mare, în care sunt prezentate mai multe idei, se împarte textul în capitole şi acestea în subcapitole.

Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile şi subtitlurile rezumă într-un cuvânt, propoziţie sau frază scurtă, conţinutul porţiunii de text ce urmează. Titlurile şi subtitlurile uşurează lectura şi înţelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor să fie frecvent indicată.

Titlurile şi subtitlurile aferente capitolelor trebuie să fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeaşi importanţă să fie prezentate în acelaşi fel, diferenţierea realizându-se chiar fără indici.

Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt părţi de text despărţite printr-un alineat nou. Primul cuvânt al paragrafului se scrie la o distanţă oarecare – spre dreapta – de marginea stângă a textului. Folosirea citatelor. Uneori, în cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei părţi de text din alte lucrări. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se amplasează fie la începutul şi sfârşitul textului reprodus, fie la începutul fiecărui rând al citatului. Pentru un citat reprodus în cuprinsul textului se foloseşte prima soluţie, iar când citatul se dă ca alineat separat, se foloseşte, în general, a doua soluţie.

Citatele trebuie să fie foarte exacte. Referinţele la citate se plasează fie la sfârşitul citatului, fie ca o ,,trimitere” la o notă în subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea” se foloseşte când referinţa la citat trebuie să fie detaliată, adică să indice sursa: autorul, lucrarea, editura, iar în unele cazuri, chiar alineatul

Page 272: Suport curs Secretar.pdf

272

din care s-a citat. În cazul când din citatul folosit, o parte din text poate lipsi – nefiind utilă scopului citării, atunci în locul textului din citat care nu se foloseşte, se introduce un număr de puncte – de exemplu :

<<Potrivit atribuţiilor principale stabilite prin art. 2 în Legea nr. 45 din 2003 privind administraţia publică locală, Consiliul local ,,asigură condiţii necesare bunei funcţionări a instituţiilor locale de învăţământ…. de sub autoritatea sa”>>

Din textul citatului s-au înlocuit , cu puncte, părţi care puteau lipsi.

Folosirea trimiterilor. În cuprinsul unor texte se iveşte uneori necesitatea introducerii unor explicaţii complementare. În acest sens, în cuprinsul textului, la locul unde este necesară explicaţia, se introduce un indicativ, asterisc (steluţă) sau număr, ce corespunde unei note care se scrie în subsolul paginii, sub o linie orizontală (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol”), pentru a despărţi textul de notă. Notele se scriu cu intervale simple, chiar dacă textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, începută pe aceeaşi pagină pe care este anunţată.

Prezentarea bibliografiilor. În cazul când o lucrare de proporţii se fundamentează pe un material documentar mai amplu, la sfârşitul lucrării trebuie prezentată bibliografia, pentru a se face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se înşiruie în ordine alfabetică. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se întâi numele, apoi prenumele, despărţite prin virgulă; titlul lucrării, oraşul în care a fost editată lucrarea; denumirea editurii, anul apariţiei. Exemplu :

HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureşti: Editura All, 1996.

Tabelele reprezintă o formă de prezentare sintetizată a unor date cu caracteristici comune. Ele dau posibilitatea ca prezentarea să fie sistematică,

concisă, uşor de înţeles. Un tabel se compune din următoarele părţi: titlul, capul tabelului şi corpul tabelului.

Diferitele elemente prezentate în tabel sunt despărţite prin linii orizontale şi verticale. Liniile verticale separă ,,coloanele” tabelului. Titlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale care încadrează tabelul la partea de sus şi exprimă rezumativ, concis, conţinutul tabelului. Capul tabelului, care este partea de

Page 273: Suport curs Secretar.pdf

273

sus a acestuia, cuprinde explicitarea conţinutului coloanelor. Uneori, în cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o explicitare comună. Avem, în acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajată” a capului tabelului. Textul care exprimă explicitarea coloanei poate fi prezentat spaţiat sau scris pe mai multe rânduri, în funcţie de lungimea textului şi lăţimea afectată coloanei.

Sub textele care exprimă conţinutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie orizontală continuă. Sub această linie continuă se scriu numerele coloanelor, din stânga spre dreapta, în ordinea naturală a numerelor, începând cu cifra zero.

În cazul când un tabel este mai lung decât poate cuprinde o pagină, el se continuă pe pagina sau paginile următoare, repetându-se capul tabelului sau cel puţin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile următoare să se păstreze aceeaşi lăţime pentru coloanele corespunzătoare.

Tabelele se creează cu uşurinţă în calculator, sub sistemul de operare WINDOWS, fie cu ajutorul programului specializat EXCEL, fie cu al programului WORD.

EXCEL permite crearea unor tabele mai complicate – de pildă, vizualizarea dinamicii volumului de vânzări, caz în care se folosesc formule şi adnotări. Odată creat un tabel în EXCEL, se poate realiza rapid graficul aferent. Un alt avantaj îl constituie posibilitatea ,,exportării” (transferului) tabelului în WORD, în cadrul unui text.

Tabelele create în WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaţii etc. Există două posibilităţi de a crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie prin comanda INSERT TABLE din meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran imediat după stabilirea numărului de coloane şi de rânduri. În final se completează coloanele. Tabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. În acest scop, trebuie respectate următoarele reguli:

− lungimea tuturor coloanelor trebuie să fie aceeaşi;

Page 274: Suport curs Secretar.pdf

274

− lăţimea coloanelor se stabileşte: pentru o coloană cu text, după cuvântul sau propoziţia cea mai lungă, iar pentru coloanele cu cifre, după numărul cu cele mai multe cifre ce se întâlnesc în coloană.

Dacă dimensiunile tabelului sunt mai mari decât ale hârtiei documentului, atunci el se constituie ca o anexă la text, făcându-se referire la el (vezi tabelul nr….). Când tabelul nu este mai mare decât pagina (33 de linii şi intervale) se foloseşte pagina în lăţime, în felul acesta se obţine posibilitatea cuprinderii în text, în continuare, a unui tabel cu mai multe coloane.

Textele din cadrul coloanelor se scriu cât mai clar cu putinţă, cu intervale simple sau semiintervale :

– problemele diferite se separă prin cel puţin două intervale ;

– prescurtările obligatorii uneori, pentru enumerarea în coloane a textelor trebuie să fie făcute astfel încât să nu dea posibilitatea apariţiei unor confuzii;

– titlul tabelului se scrie în centru, cu caractere care să-l scoată în evidenţă;

– capetele coloanelor trebuie să fie separate de text prin intervale vizibile;

–paginaţia, începând cu pagina a doua, se amplasează în locul obişnuit.

Toate aceste operaţii şi multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult uşurate prin folosirea programelor din calculator.

Forme comune de evidenţiere

Sublinierea constă în trasarea sub cuvintele, frazele sau părţile de text ce trebuie evidenţiate, a unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face să se piardă efectul de evidenţiere şi deci trebuie evitat. Se subliniază câteva cuvine, o frază, o porţiune de text.

Folosirea majusculelor constituie o formă pregnantă de evidenţiere. Constă în scrierea părţii ce trebuie evidenţiată, cu litere mari.

Spaţierea literelor constă în scrierea cuvintelor textului ce urmează a fi evidenţiat, lăsându-se între litere spaţii mai mari decât cele normale.

Page 275: Suport curs Secretar.pdf

275

Amplasarea unei fraze în centrul paginii constă în scrierea frazei respective la un număr convenabil de spaţii îndepărtate de marginile textului.

Retragerea unei părţi din text de la marginea textului este folosită mai ales la enumerări, pentru că în acest fel toate punctele pot fi evidenţiate. La

aranjarea în pagină cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerării, având aceeaşi valoare, să înceapă din punct de vedere gramatical cu aceeaşi parte de cuvânt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc.

Aranjarea în acoladă constă în prezentarea unor diviziuni şi subdiviziuni, pornind de la general către particular, cu ajutorul semnelor de paranteză grupate în acolade.

Aranjarea în scheme constă în prezentarea unor diviziuni şi subdiviziuni în căsuţe, legate între ele prin linii. Ca şi la acolade, se porneşte de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu.

De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii îl are hârtia şi plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hârtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosită hârtia de culoare albă (se mai foloseşte şi cea colorată mai mult pentru copii şi numai în interiorul firmei). Paleta de sortimente de hârtie se întinde de la hârtia simplă, reciclabilă până la hârtia satinată, marmorată sau lucrată manual. La alegerea hârtiei trebuie să ţinem seama, de exemplu, că hârtia lucioasă este foarte greu încărcată de multe aparate şi se ajunge de multe ori să se blocheze în aparat; acelaşi lucru este valabil şi pentru greutatea hârtiei. Unele imprimante, în special cele cu laser încarcă numai hârtia până la 100 gr. De asemenea, Poşta Română percepe taxă pentru greutatea scrisorii.

Respectarea anumitor poziţii pe hârtia de corespondenţă este, în unele cazuri, mai mult decât necesară, în funcţie de aceasta se orientează poziţia ferestrei în cazul plicului cu fereastră.

Plicul – folosit pentru expedierea corespondenţei trebuie să fie confecţionat dintr-o hârtie de calitate, iar elementele ce se menţionează pe acesta trebuie scrise lizibil, ca să faciliteze identificarea destinatarului.

Există mai multe tipuri de plicuri:

Page 276: Suport curs Secretar.pdf

276

– plicuri standard de corespondenţă – plicuri adaptate pentru coli A4 împăturite în două;

– plicuri de cabinet – plicuri lungi pentru coli împăturite pe lung;

– plicuri dosar – pentru coli A4 neîmpăturite.

Plicurile sunt diferite ca mărime, greutate şi culoare. Unele au sigla firmei (instituţiei) imprimate – cele mai utilizate sunt tipurile cu „fereastră” prin care se vede numele şi adresa destinatarului scrise în interiorul scrisorii. Pe plic se fac următoarele menţiuni:

– adresa destinatarului care coincide cu adresa interioară. Aceasta trebuie să fie completă (numele persoanei şi/sau al firmei, strada, localitatea, codul poştal, eventual ţara, (atunci când corespondenţa se expediază în alte ţări). Pot exista ca şi în scrisoare, indicaţii de transmitere a corespondenţei către un anumit serviciu sau persoană. Ex: „În atenţia…….”;

–adresa expeditorului – poate fi plasată în colţul din stânga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tipărit pe plic;

– indicaţii speciale de atenţionare (se referă la caracterul corespondenţei): personal, confidenţial, urgent etc., care se scriu în colţul din stânga sus (în cazul în care adresa expeditorului se află pe verso) sau în stânga jos;

– indicaţii pentru poştă (se referă la categoria sau tariful poştal, fie la modul de trimitere a corespondenţei). Putem întâlni una din menţiunile: par-avion, prin curier, recomandată, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de către serviciile poştale, la cererea expeditorului).

Elementele componente ale scrisorii Conform uzanţelor internaţionale scrisoarea oficială are următoarea structură:

· antet; · numărul şi data; · referinţele; · adresa destinatarului;

Page 277: Suport curs Secretar.pdf

277

· formula de salut/de adresare; · obiectul scrisorii; · conţinutul; · formula de încheiere/de salut; · semnătura; · anexe.

ANTETUL

În general, hârtia folosită pentru corespondenţă are antetul tipărit sau gravat, plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stângă a paginii. Uneori apar completări ale antetului în subsolul paginii. În lipsa unui antet tipărit acesta este dactilografiat.

Forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar el trebuie să fie simplu şi cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind, pe lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.

Antetul cuprinde:

– elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituţiilor centrale de stat, sunt folosite în antet tricolorul şi stema ţării.);

– denumirea societăţii;

– forma sa juridică;

– adresa şi sediul central (se indică strada, numărul, localitatea, codul poştal, ţara);

– numărul de înregistrare la Registrul Comerţului;

– codul fiscal;

– contul bancar şi banca unde societatea are deschis contul respectiv;

– numărul de telefon, precedat de prefixul oraşului, eventual şi cel al ţării (în cazul corespondenţei cu partenerii străini);

– numărul de fax;

Page 278: Suport curs Secretar.pdf

278

– e-mail-ul.

O hârtie de corespondenţă conţinând toate informaţiile de la adresă până la contul bancar nu este indicată în orice situaţie. De exemplu, pentru corespondenţa protocolară, pe invitaţii la dineuri şi recepţii, pentru felicitări, se recomandă crearea unui alt model de antet (cu numele firmei şi eventual numele celui care semnează).

De menţionat, faptul că firmele care au relaţii de afaceri cu ţări din spaţiul vorbitor de limbă engleză, adresa din antet trebuie să fie aproape identică cu cea care se cere în România din punct de vedere poştal (este important ca poştaşul să înţeleagă unde să ducă corespondenţa).

Pentru toate cazurile în care nu dispunem de hârtie oficială de corespondenţă (un cetăţean care se adresează unei autorităţi publice), obiceiul este de a adăuga informaţii privind autorul scrisorii, titlul şi adresa sa, după semnătură, sau scrise sus în partea dreaptă Nu trebuie să ne dăm noi înşine un titlu de politeţe: „Domnul” sau „Doamna”.

Exemplu de antet: S.C. DESING SRL Mihai Bravu nr. 2, Bucureşti, Sector 1 Nr. înregistrare la Registrul Comerţului J/5082/1991 Cod fiscal P 1533521 Cont 542327682 BCR-sector 1 Tel/Fax: 2347777, e-mail: [email protected]

Exemplu de adresă internaţională a unei firme româneşti de export:

IMPEX SRL Str. Prieteniei, 45 Bucureşti 7000 ROMÂNIA Telephone: (00401) – 6477340 Facsimile: (00401) – 7777775

NUMĂRUL ŞI DATA

Page 279: Suport curs Secretar.pdf

279

Numărul şi data înregistrării unei scrisori sunt elemente de mare importanţă. Ele determină identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaţii (de a răspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune în aplicare un ordin etc.) şi stă la baza clasării numerice şi cronologice.

Numărul şi data se scriu în general sub antet ca şi cum ar face parte din acesta sau în dreapta lucrării, în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie în litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie să ţinem seama că data se scrie diferit în alte limbi. Forma britanică este asemănătoare celei româneşti: mai întâi ziua şi apoi luna (16th january). În SUA şi în unele părţi ale Asiei se scrie mai întâi luna şi apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaţional este anul, luna, ziua.

De asemenea, în cazul unor documente, pe lângă dată se indică şi locul emiterii acestora. Locul de emitere se plasează înaintea datei, data se separă de numele localităţii prin virgulă. Numele locului de expediţie este, de obicei, numele din antetul tipărit. Excepţie fac, de exemplu, cazurile în care scrisorile se expediază de la un departament al firmei care se află în alt oraş. În aceste condiţii precizarea locului de expediţie împreună cu data devine obligaţie.

REFERINŢELE Se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă. Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referinţa se notează prin abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocupă de problemă care face obiectul scrisorii), precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.

Exemplu:

Ref.: VN/822/1.X.2002.

Page 280: Suport curs Secretar.pdf

280

Există uzanţa includerii în scrisoare nu numai a referinţelor firmei expeditoare, (our Ref) dar şi cele ale firmei destinatare (your Ref) în scopul identificării cu uşurinţă a corespondenţei anterioare.

ADRESA DESTINATARULUI

Se plasează fie în partea stângă a colii de hârtie (pentru forma bloc), fie în partea dreaptă (pentru forma semi-bloc) şi se scrie după sistemul bloc.

Aceasta cuprinde:

− denumirea unităţii (inclusiv biroul, direcţia căreia îi este destinată scrisoare);

− adresa (localitatea precedată de codul poştal, str. şi nr., judeţul, sectorul (pentru Bucureşti), ţara (pentru străinătate). Adresa poate fi precedată de cuvântul „către” (după care nu se pune virgulă).

Cele mai utilizate formule de adresare sunt:

1) unei persoane din firmă sau instituţie ne adresăm cu numele său complet. Numele va fi precedat de formula de politeţe „Domnului”, „Doamnei” precum şi de funcţiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu – Director ASIROM S.A.

2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii, ne adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul. Această indicaţie poate fi scrisă şi la sfârşitul adresei interioare cu două rânduri mai jos, precedată de cuvintele: „În atenţia Directorului General / Serviciului Import – Export”;

3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele acesteia. dată două exemple des întâlnite în

corespondenţă: Domnului Nicolae Nicescu,

Manager

SC DISING SRL Şos. Mihai Bravu 45 Bucureşti, România

Page 281: Suport curs Secretar.pdf

281

Sau

S.C. DISING SRL Şos. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucureşti, România În atenţia Directorului General sau În atenţia Serviciului Export

FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)

Plasată de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rând separat. Cu cât autoritatea căreia îi este destinată scrisoarea se află mai sus pe scara ierarhică, cu atât această inscripţie va fi mai evidentă faţă de adresă.

Se plasează aproximativ la trei spaţii sub adresa destinatarului. După formula de salut se pune virgulă şi nu se recomandă abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul în care o exprimăm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.

Formula cea mai uzitată este „Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o responsabilitate vom adăuga: „Domnule primar”, „Domnule director”, „Domnule Ministru” etc. Există funcţii care cer un alt apelativ, de exemplu „Sire” sau „Majestate”.

Formula de politeţe cuplată cu titlul funcţiei nu trebuie urmată şi de nume. Primarului unui oraş nu i se scrie: „Domnule primar Popescu”, ci „Domnule primar”; o personalitate poate acumula mai multe responsabilităţi care îi conferă tot atâtea titluri, poate deţine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justifică scrisoarea. Atunci când ne adresăm rectorului unei universităţi care prezidează o campanie de finanţare pentru un organism de întrajutorare şi corespondenţa se referă la acestă campanie, titlul de preşedinte îl va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va înţelege natura textului pe care îl va citi.

Într-o corespondenţă între două persoane egale din punct de vedere ierarhic şi care se cunosc bine se poate adăuga la apelativul propriu-zis şi „Stimate coleg” („Domnule rector şi stimate coleg”).

Page 282: Suport curs Secretar.pdf

282

Alte formule folosite „Stimate Domnule …” sau „Stimată Doamnă” (urmate fie de numele lor, fie de funcţie, după cum ne-am adresat).

Există cuvinte a căror formă de feminin este marcată doar prin titluri de politeţe: „Doamna Ministru”, „Doamna Judecător”, etc. (atenţie la forma de feminin atunci când trimitem o scrisoare în Franţa sau Anglia, SUA, politeţea ne obligă să ne informăm în prealabil şi să respectăm opţiunea fiecăruia).

Dacă ne adresăm unei firme sau instituţii în general, formula de salut va fi „Stimaţi Domni”, „Stimate Doamne” (pentru firmele despre care se ştie că sunt conduse de femei).

În corespondenţa redactată de instituţii şi firme din SUA formula de salut este „Domnilor” – urmată de „:”.

OBIECTUL SCRISORII

Se scrie ca prim aliniat al scrisorii după formula de adresare, precedat de cuvintele „Referitor la …” sau „Ref.”, rolul său este de a prezenta succint problema tratată în scrisoarea respectivă şi de a uşura operaţia de îndrumare şi de clasare a corespondenţei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie şi poate fi emisă în cazul în care problema tratată în scrisoare este prezentată pe scurt în primul paragraf al ei.

CONŢINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII

Reprezintă partea esenţială a scrisorii şi de aceea trebuie redactată cu deosebită atenţie.

Cuprinde:

- paragraful de introducere;

- mesajul (sau cuprinsul);

- încheierea;

Cele trei părţi se scriu cu aliniat şi se separă eventual printr-un spaţiu dublu faţă de distanţa dintre rânduri la care este scris textul.

Page 283: Suport curs Secretar.pdf

283

INTRODUCEREA Este strâns legată de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conţine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documente, formularea unui răspuns la o scrisoare anterioară etc.

În corespondenţa comercială, introducerea constă în formule tip, dar care nu trebuie să fie lipsite de politeţe şi de un anumit caracter personal (în funcţie de destinatar).

Exemple:

1) Pentru scrisorile iniţiale

„Prin prezenta vă informăm că ……”

vă aducem la cunoştinţă că …

„Pentru confirmarea dumneavoastră vă comunicăm că …” „Avem plăcerea de a vă informa că …”

a vă aduce la cunoştinţă că …”

„Suntem încântaţi/bucuroşi/fericiţi să vă informăm că …”

„Ne folosim de acest prilej pentru …”

„Obiectul scrisorii noastre este:

· să vă informăm despre …

· să vă anunţăm …

· să vă avertizăm de …

· să vă atragem atenţia în legătură cu …

2) Pentru scrisorile de răspuns :

„Ca răspuns la scrisoare dumneavoastră nr. … din data de …”

Page 284: Suport curs Secretar.pdf

284

„Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea dumneavoastră din …”

„Referitor la scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”

42

„Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”

3) Pentru scrisorile de revenire :

„Revenim la scrisoarea noastră nr. … din data de …”

„Întrucât nici până astăzi nu am primit răspuns la scrisoarea noastră nr. ….”

MESAJUL (CUPRINSUL)

Conţine punctul de vedere al expeditorului faţă de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate cât mai clar, într-o înlănţuire logică folosind un vocabular adecvat şi un ton corespunzător. Este indicată folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinctă făcând obiectul unui paragraf separat.

Mesajul poate să cuprindă o motivare şi o concluzie. Dacă problema cuprinsă în scrisoare nu necesită explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se concretizează în chiar concluzia acestuia.

Exemplu:

„Prin prezenta, se împuterniceşte Domnul … pentru contractarea fondului de marfă pe semestrul II – 2002 şi concilierea restanţelor în livrări.”

În redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele două metode:

§ metoda directă – motivare – concluzie

„Întrucât mărfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepţiona”

§ metoda indirectă – concluzie – motivare

Page 285: Suport curs Secretar.pdf

285

„Nu putem recepţiona mărfurile, întrucât nu corespund calitativ” Metoda indirectă este considerată şi metoda modernă. Avantajul acestei metode constă în aceea că destinatarul cunoaşte de la început obiectul scrisorii, ceea ce îl determină să analizeze în timpul citirii mai atent motivarea (în cazul scrisorilor de angajare).

De asemenea, organizarea indirectă a mesajelor este indicată, din punctul de vedere al stilului (ton şi impact):

· pentru majoritatea scrisorilor neutre (răspunsul la cereri de informaţii, darea de instrucţiuni şi explicaţii),

· pentru mesajele care conţin veşti bune (exemplu: aprobarea unor solicitări, cereri, anunţarea promovării),

· pentru mesajul care exprimă bună voinţă (felicitări, aprecieri pozitive, etc.).

Nu este însă potrivită pentru anumite situaţii în care mesajul este de convingere sau conţine elemente ce vin în contradicţie cu interesele destinatarului (răspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenţii etc.) .

În cazul acestor mesaje negative se adoptă metoda directă care presupune pregătirea destinatarului pentru vestea negativă. Alegerea metodei se face în funcţie de importanţa care se dă motivării; dacă este nevoie de o documentare şi o argumentare mai amplă se foloseşte metoda directă, iar dacă motivarea este simplă se foloseşte metoda indirectă.

ÎNCHEIEREA

Încheierea mesajului trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj. Aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, a mulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.

Exemplu:

„Aşteptăm cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră.”

Page 286: Suport curs Secretar.pdf

286

„Vă mulţumim pentru încrederea /sprijinul/confirmarea acordată”

„Vă rugăm să primiţi/acceptaţi scuzele noastre”

„Dorim să ştim care este opinia dumneavoastră în legătură cu propunerea făcută mai sus şi sperăm că această regretabilă eroare nu va afecta buna noastră cooperare.”

De asemenea, tot în această parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexează:

„Anexăm acestei scrisori …………”

FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE SALUT

Se plasează la 2-3 rânduri sub text, înaintea semnăturii.

Pentru scrisorile destinate unor oficialităţi înalte, cele mai folosite formule de salut sunt:

„Vă rog să acceptaţi expresia distinselor mele sentimente”

„Vă rog să binevoiţi a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.”

De reţinut că, pentru a respecta armonia între formula de adresare (salut) şi formula de încheiere, aceasta din urmă o reia pe prima, plasând-o între virgule.

„Vă rog să agreaţi, Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.”

„Vă rog să primiţi, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.” „Vă rog să primiţi, Domnule Preşedinte, omagiul celui mai profund respect.”

„Vă rog să primiţi, Domnule Ambasador, Excelenţa Voastră, asigurarea întregii noastre stime.”

Alte formule folosite:

Page 287: Suport curs Secretar.pdf

287

„Cu stimă”, „Cu respect” – formule folosite când destinatarul este necunoscut. „Cu cele mai bune sentimente” – formulă mai familiară, folosită de la egal la egal sau pe o scară ierarhică superioară.

„Cu sentimente alese” de la furnizor la client, de la funcţionar la patron.

„Cu sinceritate”

„Al dumneavoastră” „Cu cele mai alese gânduri.”

Între parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de încheiere/salut pot fi omise.

În corespondenţa protocolară şi diplomatică formula finală de salut este obligatorie. Formula finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puţine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferenţă ale semnatarului.

SEMNĂTURA Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea care dă autenticitate scrisorii.

În general, scrisoarea cuprinde două semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului compartimentului care a emis scrisoarea.

Aranjarea semnăturii în pagină se face dactilografiind la 3 rânduri de text funcţia semnatarului, urmată obligatoriu de virgulă. Se lasă un spaţiu pentru semnătura olografă, apoi se dactilografiază numele şi prenumele celui care va semna.

ŞTAMPILA

Se aplică pe semnătura conducătorului. În documentele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele LS.

Elementele ocazionale sunt:

Page 288: Suport curs Secretar.pdf

288

· Menţiunea „anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită de anexe şi acestea se scriu sub numele expeditorului principal, în stânga.

· Iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos, despărţite prin linie de fracţie (bară).

SCRISOAREA ÎN MEDIUL INTERNAŢIONAL

O cantitate tot mai mare de corespondenţă, în special corespondenţa privitoare la managementul afacerilor şi de business, începe să fie destinată străinătăţii. În zilele noastre limba engleză este limba afacerilor internaţionale; tot mai mulţi europeni vorbesc limba engleză, aceasta luând locul limbii franceze şi germane. ,,Engleza este destinată să devină limbă universală în următoarele secole, cu o răspândire mai mare decât a latinei în trecut sau decât a francezei astăzi” – aceste cuvinte, rostite în 1780 de unul din întemeietorii Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit limbă universală. Ea depăşeşte, datorită noilor tehnici de comunicare, noi graniţe. În ţările scandinave engleza este limba străină principală, la fel şi la germani. În Asia şi Africa engleza este limba oficială folosită în activităţi formale. Corporaţiile multinaţionale folosesc limba engleză ca limbă oficială. Numeroşi termeni în domenii dezvoltate preponderent în SUA sau Anglia, ca de exemplu cel al informaticii, sunt preluaţi ca atare în toate limbile.

Cei care desfăşoară afaceri internaţionale trebuie să ştie să vorbească şi să scrie în limba engleză şi sunt probabil recunoscători pentru că există o limbă pe care o cunoaşte aproape orice om instruit.

Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii române, care derulează afaceri de export în SUA sau în Arabia Saudită sau care conduce în Europa o reţea de filiale, engleza este vitală în comunicarea cu partenerii străini. Cu siguranţă că engleza pe care o auzim în New York sună puţin altfel decât engleza din Londra, ca să nu mai vorbim de Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar important este faptul că oamenii se pot înţelege.

Page 289: Suport curs Secretar.pdf

289

Cunoştinţele de limbă engleză care sunt suficiente în vorbirea orală pentru a ne descurca, în ciuda stăpânirii nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmării neplăcute la corespondenţa în scris. Aici formulările neclare sau ambigue pot să primejduiască buna desfăşurare a unei afaceri sau să împiedice încheierea unui contract important. În afară de aceasta mai este şi problema interlocutorului care, deşi vorbeşte aceeaşi limbă străină, poate să nu cunoască la fel de bine, să nu poată scrie în acea limbă sau, datorită diferenţelor culturale multiple, să nu înţeleagă acelaşi lucru prin aceleaşi cuvinte. Comunicarea în scris, nebeneficiind de avantajele limbajelor non- verbale şi de cel al feed back-ului imediat, este mult mai susceptibilă de efecte negative ale diferenţelor interculturale. De aceea, cel ce scrie în limba engleză şi/sau într-o altă limbă străină trebuie să aibă în vedere două aspecte: diferenţele de limbă şi diferenţele culturale.

Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor în comunicarea internaţională, se recomandă folosirea cât mai rar a verbelor compuse şi a cuvintelor derivate din specificul cultural (cel mai evident este cazul argoului, care poate conţine cuvinte ce apar şi dispar într-o cultură, corelat cu diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priză la public. De asemenea, există anumite cuvinte derivate din activităţi specifice cum sunt sportul, viaţa socială care pot să nu fie comune mai multor culturi).

În locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor care nu au engleza ca limbă maternă, dar care o folosesc ca limbă a businessului, trebuie folosite cuvinte echivalente care să fie uşor de găsit în dicţionare. De aceea, trebuie avut în permanenţă în vedere că, pentru o scriere eficientă, nu este suficientă cunoaşterea limbii în care se scrie, ci şi a culturii a cărei componentă este, a ,,limbajului gândirii” celui cu care se comunică.

Diferenţele culturale se oglindesc în scriere sub mai multe aspecte; iată câteva dintre ele:

Forma – câteva elemente care ţin de formă:

Page 290: Suport curs Secretar.pdf

290

- formatul – francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate şi foarte rar forma bloc. Adresa interioară o scriu în partea dreaptă, urmată (uneori) de iniţialele secretarei şi ale celui care a scris scrisoarea (la americani şi britanici aceste iniţiale apar la sfârşitul scrisorii – la noi la fel);

- modul de a scrie data – americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul; modul standard internaţional este anul/ luna/ ziua;

- modul de a scrie ora – modul american foloseşte ciclul de 2x12 ore, iar modul european ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni;

-modul de a scrie numerele – modul american $ 444,000.77; modul european 444.000,77 $; de asemenea, unele unităţi de măsură sunt diferite în Europa şi SUA;

- modul de adresare într-o scrisoare – mult mai formal la japonezi, germani şi francezi decât la americani. După formula de adresare la francezi urmează virgula (ca şi la noi), în timp ce la americani urmează două puncte. Franţuzoaicele nu obiectează când primesc o scrisoare adresată cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane detestă acest lucru;

- modul de încheiere a unei scrisori – francezii încheie mai formal şi mai pretenţios decât americanii.

Stilul

În general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puţin formal, cu mai puţine înflorituri şi cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puţin personale, mai pline de curtoazie. În comparaţie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii folosesc un limbaj abstract; ei preferă teorie şi explicaţii teoretice. Acolo unde un american dă un exemplu pentru a clarifica ideea, un francez va prezenta ideea fără nici un exemplu şi, eventual, va introduce un concept. Diferenţele culturale îi fac pe americani să fie caracterizaţi ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiţional mai mult decât americanii şi aceasta determină un limbaj mai politicos şi mai nuanţat.

Page 291: Suport curs Secretar.pdf

291

Lungimea ideală pentru propoziţie este de 16-20 de cuvinte la americani, dar mult mai mult la francezi, care folosesc mai multe adverbe şi propoziţii complementare. Unele scrisori de afaceri şi mai ales materialele în vederea

angajării se cer a fi scrise de mână la francezi (pentru studiu grafologic), ceea ce apare total nepotrivit la americani.

Americanii accentuează începerea unei scrisori cu ideea principală, şi o dezvoltă de la specific la general. În Franţa ordinea este inversă, de la general la specific. Americanii vor încheia o scrisoare prin care cer ceva într-o manieră pozitivă, ceea ce nu este cazul, în general, la francezi, care vor încheia prin a te informa despre măsurile pe care le vor lua dacă acţiunea nu este îndeplinită. În scrisorile de colectare a unor plăţi, francezii ameninţă mai repede; nu-i interesează dacă clientul poate plăti şi dacă nu, care sunt motivele. A cumpărat, a ştiut preţul, trebuie să plătească până la data de… pentru că în caz contrar…. Americanii fac tot posibilul să păstreze un client, sugerând chiar modalităţi de facilitare sau simplificare a plăţii.

În general, francezii favorizează folosirea exclusivă a limbii lor. Ei chiar au o lege prin care, în scrierile formale, nu se acceptă folosirea termenilor împrumutaţi din alte limbi.

Pentru a evita necitirea sau înţelegerea greşită a mesajului scris, atunci când este posibil, putem ataşa o traducere a mesajului în limba maternă a destinatarului. Este un semn de politeţe şi profesionalism.

Page 292: Suport curs Secretar.pdf

292

ÎNTOCMIREA CORESPONDENŢEI

4.1. UTILIZAREA ŞABLOANELOR ÎN PROGRAMUL WORD Activitatea de corespondenţă este mult uşurată de oportunităţile pe care le oferă cunoaşterea calculatorului. Astfel, documentele aparţinând corespondenţei au, în general, anumite zone standard (comune) care se repetă de la un document la altul, dar în acelaşi timp trebuie să permită completarea şi adaptarea conţinutului fiecărui document scopului pentru care acesta a fost întocmit. Toate aceste se pot realiza folosind şablonul.

Când se creează un şablon trebuie avut în vedere ca textul şi formatarea incluse să fie cele necesare fiecărui document ce va fi creat ulterior pe baza şablonului.

În categoria şabloanelor pot fi incluse: pagina cu antet, faxul, memo, diverse tipuri de scrisori.

Salvarea unui şablon

Pentru ca şablonul să poată fi folosit, trebuie respectaţi următorii paşi:

Page 293: Suport curs Secretar.pdf

293

– se selectează din bara de meniu comenzile FILE SAVE; – în caseta de dialog SAVE AS, în caseta de text corespunzătoare FILE NAME se tastează numele sub care se doreşte salvat şablonul;

– se afişează conţinutul casetei text SAVE TYPE şi se selectează din lista derulantă apărută, Document Template;

– în caseta text SAVE IN va apare automat numele folder-ului în care se va face salvarea: Templates, iar sub el lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care le conţine. În funcţie de tipul şablonului creat (fax, memo, antet de pagină) se alege prin dublu clic pe numele său, folder-ul corespunzător: Memos, Letters&Faxes, …..

– se clichează butonul SAVE (documentul creat va fi salvat sub forma unui şablon (template);

– pentru închidere se selectează din bara de meniu FILE CLOSE. Utilizarea şablonului pentru crearea unui document

Odată ce şablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, având la baza textul şi formatarea prestabilită. Şablonul poate fi folosit ori de câte ori este nevoie, astfel:

– se selectează din meniul FILE NEW (Fig. 1); în caseta de dialog NEW se clichează în funcţie de locul unde a fost anterior salvat şablonul, pe tab-ul Memos, Letters&Faxes…. În acest moment numele şablonului va apărea în caseta de dialog;

– se clichează de două ori pe numele şablonului; pe ecran va apărea un nou document care conţine textul şi formatarea prestabilite în şablon;

– se completează documentul cu restul informaţiilor;

– se selectează din meniu FILE SAVE şi se salvează documentul ca un fişier separat;

Page 294: Suport curs Secretar.pdf

294

– şablonul original nu va fi afectat de modificările şi adăugirile făcute în acest document.

Fig. 1.Fereastra New (nou)

Crearea subsolului de pagină – se selectează din meniul: VIEW- HEADER AND FOOTER;

– se face poziţionarea în zona de subsol;

– se apasă de două ori pe tasta TAB, după care : – se tastează Page;

– se clichează butonul Insert Page Number, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER;

– se tastează Of ;

– se clichează butonul Insert Number of Page, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER.

– se clichează butonul Close, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER.

Pentru introducerea denumirii societăţii şi a siglei se utilizează proprietatea

Page 295: Suport curs Secretar.pdf

295

de inserare a imaginilor (Insert-Picture-Clip Art) şi folosirea casetelor text (Insert-Text Box).

Introducerea titlului paginii de fax

– se plasează cursorul în punctul în care se doreşte introducerea titlului şi se selectează din meniu: INSERT-PICTURE-WORDART;

– se alege modelul de scriere, după care se tastează: Fax Cover Sheet. Se apasă tasta OK;

– se poziţionează textul, prin alunecare cu mouse-ul, în zona de şablon dorită;

– se selectează prin meniul TABLE-INSERT TABLE. În caseta de dialog apărută se precizează numărul de coloane, 4 şi numărul de linii 5, pentru zona de informaţii de identificare a emitentului şi receptorului de fax. Se completează coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES şi coloana 3 cu FROM, FAX, PHONE. În coloana 2, se plasează mouse-ul în linia ce conţine DATE şi se selectează din meniu INSERT-DATE AND TIME, iar din caseta de dialog apărută se selectează tipul de dată şi se activează proprietatea Update automatically;

– se formatează, după dorinţă, informaţiile conţinute în tabel. Trebuie avut în vedere ca tabelul să nu fie încadrat în chenar.

Salvarea documentului ca un şablon

– se selectează din meniul FILE-SAVE;

– în caseta de dialog SAVE AS, în casta text File Name, se tastează numele şablonului;

– în caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selectează Document Template. Se selectează folder-ul în care se doreşte realizată salvarea;

– se tastează butonul SAVE. Din acest moment documentul este salvat cu un şablon.

Utilizarea şablonului Fax Wizard

Page 296: Suport curs Secretar.pdf

296

Una din facilităţile oferite de calculator este că putem trimite un fax fără a ne ridica de la birou, dar pentru aceasta trebuie să avem un modem conectat la calculator şi o linie de telefon.

Pentru a deschide Fax Wizard alegem: File-New-Letter&Faxes-Fax Wizard (Fig. 2). În acest moment numele şablonului va apărea în caseta de dialog. Se clichează de două ori pe numele şablonului. Pe ecran va apărea un nou document, conţinând însă textul şi formatarea prestabilite în şablon. Se completează documentul tastând restul informaţiilor. Se selectează apoi din meniu: FILE-SAVE şi se salvează documentul ca un fişier separat.

Dacă deja am completat documentul pe care vrem să-l trimitem putem deschide fereastra Fax Wizard prin alegerea comenzii File-Send To-Fax Recipient (Fig. 3).

Fig. 2. Fereastra Scrisori şi documente fax

Page 297: Suport curs Secretar.pdf

297

Fig. 3. Fereastra Trimitere fax către…

4.2. DOCUMENTE MAIL MERGE Pentru facilitarea scrierii corespondenţei personalizate (scrisori, formulare, plicuri etc) care să aibă acelaşi conţinut, dar să fie adresată personal fiecărui destinatar în parte, se foloseşte opţiunea Mail Merge (Fuziunea corespondenţei).

Operaţiunea Mail Merge constă în stabilirea unei legături între fişierul în care se introduc datele destinatarului (nume, prenume, adresă, alte coordonate ale firmei) adică scrisoarea propriu-zisă, numită document principal (Main Document) şi fişierul sursă care conţine aceste date numit fişier sursă de date (Data Source).

Paşii necesari realizării unei aplicaţii sunt:

l. Crearea / editarea documentului principal (scrisori formatate):

– se deschide documentul care se doreşte folosit drept document principal;

Page 298: Suport curs Secretar.pdf

298

– se alegea opţiunea Mail Merge (Îmbinare corespondenţă…); – în secţiunea Main documet (document principal) se acţionează butonul Create şi se alege tipul de document în care vor fi introduse înregistrările din baza de date, Form Letters (Scrisori tip...);

– se alege butonul Active Window; – se alege din fereastra principală, butonul Edit, iar din lista care apare, Form Letter, Document ;

– se tastează apoi textul care apare în fiecare scrisoare formatată, lăsând loc pentru informaţiile care variază de la un document la altul din punct de vedere al conţinutului.

1. Crearea unei noi surse de date (,,baza de date”):

– se selectează opţiunea Mail Merge din meniul Tools;

– se alege butonul Get Data (Preluare date) din secţiunea Data Source (sursa de date) care conţine opţiuni referitoare la fişierul care va constitui baza de date pentru documentul principal;

– se acţionează butonul Create Data Source (Creare sursă de date);

– se stabileşte structura sursei de date, fie folosind câmpurile existente şi înlăturându-le pe cele în plus (se selectează câmpul şi se acţionează Remove Field Name), fie înlăturând câmpurile şi adăugându-le pe cele noi (se tastează câmpul şi se acţionează Add Field Name);

– se încheie stabilirea structurii, alegând butonul OK;

– se va preciza în căsuţa de dialog Save Data Source, în fanta File Name, numele sub care se doreşte salvată structura sursei de date, după care se alege OK;

– se alege din căsuţa de dialog butonul Edit Data Source, introducându-se în continuare, conţinutul informaţiei, care diferă de la o scrisoare la alta. După fiecare grup de informaţii se alege butonul Add New, iar la sfârşit butonul OK.

Page 299: Suport curs Secretar.pdf

299

De menţionat, că într-o aplicaţie, structura sursei de date poate fi: modul de adresare, numele, prenumele, funcţia, localitatea, adresa etc.

2. Completarea documentului principal.

– se poziţionează cursorul acolo unde se doreşte introducerea informaţiilor din sursa de date;

– se acţionează butonul Insert Merge Field din bara de instrumente aferentă operaţiei Mail Merge, după care se clichează câmpul care se doreşte inserat; De exemplu, dacă formula de introducere a scrisorii este ,,Dragă domnule…”

, se scrie ,,Dragă domnule”, se acţionează Insert Merge Field şi se alege câmpul Name. Pe ecran va fi afişat, pe fond gri, numele câmpului selectat. În mod similar se completează toată scrisoarea şi se inserează toate câmpurile sursei;

– se dă câmpurilor inserate dimensiune, forma, aparenţa şi alinierea care se doreşte să apară în forma finală a scrisorii;

– se salvează forma finală a scrisorii.

3. Interclasarea informaţiilor din sursa de date cu documentul principal:

– se clichează butonul View Merged Data, având scrisoarea formatată în fereastra document. Word va afişa informaţia din prima înregistrare a sursei de date plasată în câmpurile documentului principal;

– se alege una din următoarele comenzi din bara de instrumente aferente operaţiei ,,Mail”:

1. Merge to New Document – dacă se doreşte ca scrisorile să fie plasate într- un nou document;

2. Merge To Printer – dacă se doreşte ca scrisorile să fie tipărite;

3. Mail Merge – dacă numai anumite înregistrări vor fi implicate în procesul de interclasare.

4.3. TIPĂRIREA UNUI PLIC

Page 300: Suport curs Secretar.pdf

300

Tipărirea uni plic se face folosind comanda ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS.

Pentru a tipări un singur plic, se efectuează următorii paşi:

– dacă adresa de destinaţie este deja scrisă într-un document, se deschide documentul respectiv;

– se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul Tools şi se execută clic pe eticheta ENVELOPES (Fig. 4) din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS;

Fig. 4. Fereastra Plicuri – se scrie adresa destinatarului în caseta Delivery Address. Dacă Word găseşte o adresă în document ea va fi inclusă în caseta Delivery Address;

– dacă se doreşte tipărirea unei adrese de retur, aceasta se scrie în caseta

Page 301: Suport curs Secretar.pdf

301

Return Address; – dacă s-au introdus adrese într-o agendă de adrese sau în dosarul Outlook Contacts, se poate folosi butonul Adress Book de deasupra casetei Delivery Address sau de deasupra casetei Return Address pentru a selecta o adresă, în loc să se scrie direct;

– dacă trebuie modificată una din opţiunile pentru tipărirea plicului se execută clic pe butonul OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS; Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite formatarea textului tuturor adreselor destinatarilor; pentru formatarea caracterelor se alege comanda Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U pentru scrierea aldin, italic sau subliniat.

– pentru a încheia tipărirea plicului, se introduce plicul în imprimantă şi se execută clic pe butonul PRINT. Plicul trebuie introdus în aşa fel încât să corespundă orientării indicate în secţiunea Feed din colţul din dreapta jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.

TIPURI DE CORESPONDENŢĂ

. TIPURI DE SCRISORI În corespondenţa dintre partenerii de afaceri şi din punct de vedere al iniţiativei trimiterii scrisorilor, se disting următoarele tipuri de scrisori:

- scrisori iniţiale (din proprie iniţiativă;

- scrisori de răspuns;

- scrisori de revenire.

Scrisoarea iniţială (din propria iniţiativă) este prima scrisoare din ciclul de corespondenţă între două firme. Acestui tip de scrisoare îi sunt specifice

Page 302: Suport curs Secretar.pdf

302

anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De exemplu:

- Obiectul scrisorii noastre este:

• să vă informăm despre… • să vă anunţăm că… • să vă comunicăm …..

- Prin prezenta:

• vă informăm că. .. • vă comunicăm că . …; • vă aducem la cunoştinţă că… • vă spunem că…

- Avem plăcerea:

• de a vă informa că… • de a vă aduce la cunoştinţă că. …

- Pentru informarea dv., vă comunicăm că. . . .

Scrisoarea de răspuns. Potrivit normelor de politeţe orice corespondent este obligat să răspundă operativ la scrisorile primite. Scrisorile de răspuns devin necesare şi obligatorii în cazul instituţiilor şi firmelor, din următoarele motive:

- interesul fiecărei firme este să se rezolve la timp şi în bune condiţii angajamentele (reciproce) cu partenerii săi, cunoscând că altfel poate cauza sau suferi prejudicii;

- într-o serie de cazuri, legea obligă unităţile să răspundă la scrisorile primite în anumite termene şi în condiţii legale de rezolvare. În cazul în care acestea nu răspund la scrisorile adresate lor de instituţiile bancare şi de credit, de organele superioare care exercită atribuţii de control, coordonare etc., la cererile, reclamaţiile şi sesizările cetăţenilor, se aplică sancţiuni celor care aveau obligaţia să răspundă în baza unui act normativ, a contractului de muncă, a regulamentului de ordine interioară etc.

Page 303: Suport curs Secretar.pdf

303

Sunt cazuri când răspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; în acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze şi explicaţii.

În ceea ce priveşte răspunsurile la scrisorile protocolare (invitaţii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din ţară sau străinătate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-şi pierde valabilitatea şi implicit efectul dorit.

În introducerea scrisorilor de răspuns apar unele formulări ca:

- Ca răspuns / răspunzând la scrisoarea dv. din……

- Suntem încântaţi:

• că am primit…. • să fim în posesia scrisorii dv… din …..

- Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea dv. ., din…

- Ca urmare :

• scrisorii / telegramei dv. din… • convorbirii noastre telefonice din….

- Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru scrisoarea dv..nr… din …….

- Vă mulţumim pentru invitaţia la….

- Ne pare rău/regretăm că:

• nu am putut răspunde la timp scrisorii dv…. • scrisoarea dv. (ulterioară) nu a sosit la timp.

Scrisoarea de revenire – constituie o repetare a unei scrisori iniţiale, pentru un anumit motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie de motivul care a determinat-o. În principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece

constituie risipă de timp şi cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbări în rezolvarea problemelor.

Page 304: Suport curs Secretar.pdf

304

Cauzele care dau naştere la reveniri pot să aparţină expeditorului sau destinatarului, după cum urmează:

− reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit să revină asupra scrisorii sale iniţiale când aceasta conţine greşeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau când din nepricepere a întocmit o scrisoare neclară care a produs confuzii;

− reveniri din vina destinatarului: în multe cazuri, autorul scrisorii iniţiale este nevoit să revină asupra ei din vina destinatarului, când acesta întârzie răspunsul, refuză să răspundă, dă un răspuns greşit, confuz, dă dovadă de reavoinţă;

− reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit să revină asupra acesteia din cauze obiective. De ex., când a intervenit o dispoziţie legală nouă, care schimbă raporturile dintre corespondenţi, sau modul de rezolvare a problemelor, când au apărut situaţii sau fapte noi, care schimbă datele problemei la care trebuia să răspundă expeditorul, când au apărut motive de anticipare sau întârziere a răspunsului solicitat, aşteptat.

În ceea ce priveşte introducerea, toate scrisorile de revenire se redactează similar, printr-o formulă din care trebuie să rezulte ideea de revenire. Ex.:

,,Revenim la scrisoarea noastră nr…. din……” sau ,, Ne permitem să revenim la scrisoarea noastră nr. ..din…”; ,,Întrucât nici până astăzi nu am primit răspuns la scrisoarea noastră nr. .. din…”

În toate scrisorile de revenire, stilul şi limbajul trebuie să fie politicos, dar ferm, iar când este nevoie, să se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea în legalitate.

CERERILE OFICIALE ŞI PERSONALE

Cererea este o scrisoare de iniţiativă, prin care se solicită un drept legal. Cererea poate fi adresată atât de persoane juridice, cât şi de persoane fizice, în funcţie de aceasta distingându-se cererea oficială şi cererea pesonală.

Page 305: Suport curs Secretar.pdf

305

Cererea oficială – este scrisoarea prin care o unitate solicită unei alte unităţi un drept ce i se cuvine şi de care depinde rezolvarea unor activităţi ale unităţii.

Astfel de cereri adresate administraţiei publice pot fi: cereri de aprobare şi autorizaţii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare în judecată sau de executare silită, cererea de arbitrare etc.

Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniţiativă, aceasta întruneşte toate caracteristicile scrisorii de iniţiativă, ca structură şi formule caracteristice. De exemplu: ,,Vă rugăm a aviza….”; Prin prezenta vă supunem spre aprobare…”; ,,Vă rugăm a dispune…”; Vă rugăm ca în conformitate cu… să ne…” etc.

Tratarea se face după modalitatea indirectă, începând cu concluzia (întrucât se solicită un anumit lucru) şi continuând cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judecătoreşti sau altor organe de stat, este necesară o motivare dezvoltată sau anexată într-un memoriu. În alte cazuri, în care se solicită, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este întotdeauna necesară.

Precizarea de la început a concluziei, a obiectului cererii, este necesară nu numai persoanei a cărei funcţie o îndreptăţeşte să o rezolve, ci şi secretariatului care poate determina, de la început, compartimentul sau persoana în a cărei sferă de atribuţii este cuprinsă problema enunţată în cerere.

Cererea trebuie să fie clară, fundamentată şi precisă. Din concluzie trebuie să reiasă ce se cere, iar din motivare pe ce bază se cere.

Cererea personală – este o scrisoare prin care o persoană fizică, în calitate de cetăţean sau salariat, solicită din partea organizaţiei unde lucrează sau din partea instituţiilor şi organelor de stat care îndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevăzute de lege.

Page 306: Suport curs Secretar.pdf

306

Cererea personală se mai numeşte şi petiţie, cel care o adresează petiţionar, iar dreptul, prevăzut de lege, drept de petiţionare. Dreptul de petiţionare este reglementat prin lege, care garantează exercitarea lui. Legea prevede şi modalităţile de exercitare şi sancţiunile pentru unităţile sau salariaţii care nesocotesc acest drept.

Problematica cererilor personale este foarte variată:

– în raporturile dintre salariaţi şi unităţile în care lucrează intervin cereri de: eliberări sau certificări de acte, adeverinţe, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o altă categorie de retribuţie, de plată a alocaţiei pentru copii sau

altor drepturi băneşti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi înscris într-o formă de învăţământ etc.;

– în cazul în care un cetăţean doreşte să lucreze sau să activeze într-o instituţie intervin: cereri de angajare, de înscriere într-o formă de învăţământ sau la cursuri organizate, de înscriere într-o asociaţie de profil;

– în cazul în care o persoană doreşte să obţină un act administrativ care să-i confere un complex de drepturi şi obligaţii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome şcolare etc. Astfel de cereri presupun, însă, dreptul persoanelor de a le obţine, pe baza desfăşurării unei activităţi anterioare, ca: exercitarea unei meserii sau profesii într-o unitate pe o perioadă corespunzând cerinţelor legii, frecventarea unei şcoli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de învăţământ etc.;

– în cazul în care cetăţenii doresc să li se stabilească drepturi sau obligaţii determinate de către administraţia publică: cerere de stabilire a obligaţiei administrative a unei persoane de a plăti impozitele pe venit, pentru locuinţe sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a unui teren pentru construcţia de locuinţă proprietate personală, cererea de autorizaţie, de certificare a unei anumite meserii;

– în cazul în care cetăţenii doresc să obţină anumite drepturi: cerere de primire a copiilor în cămine şi creşte, cerere de primire a unor vârstnici fără

Page 307: Suport curs Secretar.pdf

307

copii în cămine, cereri de ajutor social, cerere de stabilire a unei succesiuni etc.;

– în cazul în care o persoană se consideră lezată în drepturi, constată o încălcare a legii, intervin cereri adresate organelor de justiţie şi parchetului.

Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structură se deosebeşte de cererea oficială, fiind compusă din următoarele elemente:

– formula de apel (de adresare) menţionează funcţia conducătorului unităţii căreia i se adresează cererea, însoţită de cuvântul ,,Domnule….”

– textul scrisorii (cererii) se amplasează în centrul paginii, în raport cu celelalte elemente. Redactarea textului trebuie să ţină seama de anumite reguli de aranjare a elementelor într-o ordine prestabilită. Astfel: introducerea începe cu expresia ,,Subsemnatul(a)” urmată de numele, prenumele, locul de muncă, calitatea, adresa petiţionarului; concluzia este al doilea element al textului cererii şi constituie obiectul acesteia. În multe cazuri, ea este urmată de o motivare fundamentată; aceasta poate lipsi însă în cazul cererilor simple ca: legalizări de acte, adeverinţe etc.;

– încheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formulă de respect, de mulţumire sau de salut;

– semnătura solicitantului se amplasează sub text, spre dreapta;

– adresarea scrisorii se face în subsolul paginii, realizată prin completarea formulei iniţiale cu denumirea unităţii (Domnului Director General al Institutului de Informatică Bucureşti).

În cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca şi cele iniţiale, cu majuscule şi fără prescurtări;

– data se amplasează la stânga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate personal, data cererii este considerată data la care a fost înregistrată la unitatea destinatară.

Page 308: Suport curs Secretar.pdf

308

Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi însoţite de un memoriu, prin care se detaliază motivarea cererii. În unele cazuri, cererea, ca atare, îmbracă forma unui memoriu.

Memoriul întocmit de o persoană fizică este un document prin care aceasta expune documentat o problemă legată de persoana sa, evenimente dintr-o perioadă trecută, legate de persoana autorului şi care explică sau fundamentează obiectul cererii.

Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) – serveşte pentru promovarea în muncă sau pentru obţinerea unor grade în serviciu. Se aseamănă cu cererea personală, având un scop bine definit, ce se arată, de obicei, în final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte în susţinerea obiectului solicitat.

Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica şi motiva o anumită acţiune săvârşită ca urmare a unei dispoziţii sau reieşind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fără să fie o cerere propriu-zisă, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subînţeleasă) a unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumită acţiune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se întocmeşte un deviz, care se prezintă conducerii însoţit de schiţa de plan şi de memoriul justificativ care demonstrează utilitatea construcţiei, eficienţa economică, fundamentarea amplasării construcţiei întru-un anumit loc, termenul de execuţie etc. şi, în final, se cere aprobarea pentru executarea construcţiei.

CORESPONDENŢA COMERCIALĂ (DE AFACERI)

Tipuri de scrisori

Cererea de ofertă Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială emisă de o firmă cu scopul de a procura produse sau de a obţine executarea unor lucrări sau prestări de servicii. Cererea de ofertă este documentul prin care se declanşează efectiv dialogul precontractual între doi parteneri.

Page 309: Suport curs Secretar.pdf

309

Mijloacele de informare pentru cererea de ofertă sunt:

1) calea publicitară cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor şi revistelor, Internetul;

2) calea discuţiilor directe între parteneri;

3) calea comunicărilor telefonice;

4) calea scrisorilor (cereri de ofertă);

Într-o cerere de ofertă se poate solicita partenerului potenţial:

a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospecte sau specificaţii ale mărfurilor;

b) o cotaţie sau o ofertă completă, detalii cu privire la preţ, condiţii de plată şi livrare;

În primul caz, cererea de ofertă poate fi scurtă, iar în al doilea caz este necesar să se întocmească o cerere de ofertă mai amplă care să indice caracteristicile mărfurilor dorite, cantitatea necesară, detalii despre livrare şi ambalaj, condiţii de plată etc.

Cererea de ofertă poate fi:

1) Cerere de ofertă circulară – în care beneficiarul se adresează mai multor ofertanţi, în vederea obţinerii unor condiţii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofertă adresată mai multor producători de mobilă de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.

2) Cererea de ofertă generală – beneficiarul se adresează unui singur destinatar, dar fără obiect precis.

3) Cererea de ofertă specială – se adresează unui singur destinatar, cu obiect precis.

Page 310: Suport curs Secretar.pdf

310

Cererea de ofertă trebuie astfel concepută încât destinatarul să nu aibă impresia că afacerea a fost câştigată în favoarea lui. În acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv să facă vreun efort personal, pentru găsirea clienţilor.

Dacă solicitantul doreşte obţinerea unor condiţii avantajoase de plată, sau acordarea unor rabaturi, cererea de ofertă va conţine formulări menite să-i dea un caracter mai atrăgător pentru ofertant. Formulările folosite pot exprima speranţa de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei pieţe noi şi permanente sau a unor relaţii comerciale de lungă durată.

Dacă ofertantul potenţial, este o firmă cu care nu au mai existat relaţii comerciale anterioare, este indicat să se prezinte firma (domeniul de activitate şi profilul); să se explice cum s-a ajuns la partenerul potenţial (o referire la o reclamă sau o altă firmă care l-a recomandat, sau alte surse).

În ţări cu tradiţie în economia de piaţă, în marile firme, există servicii de documentare (în privinţa furnizorilor), care se ocupă exclusiv de prospectarea pieţei şi alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasaţi pe piaţă.

În redactarea unei cereri de ofertă trebuie ca scopul scrisorii să fie enunţat cât mai precis şi concis, iar fraza finală trebuie să invite ofertantul să acţioneze cât mai rapid.

Răspunsul la cererea de ofertă trebuie trimis imediat. Dacă partenerul comercial este deja cunoscut, se va începe cu o formulă de mulţumire şi eventual de exprimare a satisfacţiei pentru noua cerere de ofertă.

Dacă partenerul este nou se folosesc formulări care să exprime satisfacţia de a încheia o tranzacţie şi speranţa ca aceasta va marca începutul unor legături de afaceri de lungă durată.

Dacă însă cererea de ofertă nu poate primi o rezolvare imediată, solicitantul va fi informat în scris, specificându-se motivul amânării trimiterii catalogului sau ofertei.

În cazul în care se refuză solicitarea, în scrisoare trebuie folosite formulări care să exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaţiile adecvate.

Page 311: Suport curs Secretar.pdf

311

Formulări specifice Cererii de ofertă:

A. Formulări introductive

1) „Suntem unul din cei mai mari importatori – exportatori şi distribuitori ai industriei de bijuterii şi diamante.”

2) „Firma noastră importă şi distribuie o gamă largă de echipament frigorific pentru industria din ţara noastră.”

3) „Datorăm numele şi adresa dumneavoastră agenţiei dumneavoastră din oraşul nostru …”

4) „Am aflat de la firma Boss PARA că exportaţi maşini-unelte.” 5) „Am citit anunţul dumneavoastră în ziarul …..

6) „Suntem în căutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se conturează o cerere tot mai mare”.

B. Formulări de încheiere

1) „Vă mulţumim şi aşteptăm un răspuns favorabil”.

2) „V-am fi recunoscători pentru un răspuns prompt”.

3) „Aşteptăm cu nerăbdare listele dumneavoastră de preţuri”.

C. Formulări folosite în răspunsul la cererea de ofertă

1) „Vă mulţumim pentru cererea de ofertă. Ca răspuns la aceasta, vă trimitem în plic separat catalogul nostru ilustrat.”

2) „Cererea de ofertă este în centrul atenţiei noastre şi sperăm să vă trimitem curând listele noastre de preţuri”.

3) „Cu regret vă informăm că în prezent nu putem oferi sper vânzare mărfurile solicitate de dumneavoastră.”

4) „Ne exprimăm regretul că nu putem accepta livrări pentru perioada solicitată de dumneavoastră”.

Page 312: Suport curs Secretar.pdf

312

OFERTA Oferta este scrisoarea de iniţiativă sau de răspuns la o cerere de ofertă, prin care ofertantul face cunoscut unor potenţiali clienţi (persoane fizice sau juridice) că pune la dispoziţia acestora mărfuri sau servicii în anumite condiţii. Oferta este a doua scrisoare comercială importantă şi alături de cererea de ofertă este foarte frecventă în relaţiile interne şi externe.

În mod obişnuit, ofertele se transmit prin poştă, fax, e-mail, în cadrul reclamei comerciale prin presă, radio, televiziune, afişaj, prin reprezentanţi sau pe cale telefonică (dacă în prealabil se realizează o înţelegere pe baza unor discuţii între delegaţi, este bine să fie confirmată letric).

Aparent, doar mesajele care provin pe aceste căi pot constitui oferte. În realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea înfăţişări dintre cele mai neaşteptate.

Aşa de exemplu, instalarea unui automat pentru îngheţată într-un loc public reprezintă un mod de a face o ofertă. Oricărui trecător i se oferă un produs bine determinat în schimbul unei anumite sume de bani. Dacă trecătorul introduce în automat suma precizată, el este în drept să primească exact produsul descris, în cantitatea menţionată. La fel, orice chioşc care pune în vânzare bilete pentru mijloacele de transport în comun, face ceea ce se cheamă o ofertă: pentru fiecare bilet vândut, contra unei sume de bani, se va asigura cumpărătorului o călătorie pe unul din traseele existente.

Cu cât oferta cuprinde mai multe elemente şi acestea sunt mai precis formulate, cu atât obligaţiile pe care şi le asumă ofertantul sunt mai numeroase şi mai stricte. În ţările occidentale, nici nu este nevoie de o descriere în cele mai mici amănunte a produsului sau serviciului oferit, pentru că acolo există standarde minime de calitate şi reguli de comerţ consacrate, există legi pentru protecţia consumatorului etc. În România, legislaţia este încă slab reprezentată în această privinţă.

O ofertă comercială nu este neapărat o ofertă scrisă. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca şi de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, în anumite condiţii, şi mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Există un criteriu suficient de simplu şi de clar care ne arată

Page 313: Suport curs Secretar.pdf

313

cum să deosebim o reclamă de o ofertă. Astfel, atunci când un producător de automobile, prezintă un nou model într-un spot publicitar televizat, fără indicaţii de preţ sau alte precizări care să incube obligaţii, nu poate fi vorba de o ofertă în sens juridic. Atunci când un distribuitor de computere menţionează într-o scrisoare de reclamă date precise legate de preţ, condiţii de livrare, de

plată etc., el nu face doar promovarea produsului, ci şi o ofertă care îl angajează din punct de vedere juridic.

Tipuri de ofertă

Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte şi anume:

1) oferta nesolicitată – este o scrisoare trimisă de ofertant din proprie iniţiativă şi se adresează unor clienţi cunoscuţi sau necunoscuţi;

2) ofertă solicitată – este răspunsul la o cerere de ofertă;

3) oferta repetată – în situaţia când este reînnoită o mai veche ofertă sau se transmite o variantă a acesteia;

4) oferta la contraofertă – se practică atunci când clientul răspunde la o ofertă anterioară printr-o contraoferta, în care el acceptă doar o parte din marfa oferită sau din condiţiile menţionate.

Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaţiilor pe care şi le asumă ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte:

1) oferta fermă – este oferta asupra căreia vânzătorul nu mai poate reveni. În cazul în care destinatarul a acceptat o ofertă fermă, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele părţi ca şi un contract. Pentru acest motiv, în cazul în care se utilizează oferta fermă, nu se mai încheie contract de vânzare- cumpărare între părţi, comenzile şi execuţia lor, făcându-se pe baza ofertei ferme.

2) oferta fără clauze speciale – chiar dacă nu include precizări privind o anumită dată pentru primirea comenzii sau alte îndatoriri deosebite şi acest tip de ofertă generează obligaţii, de o parte şi de alta, astfel:

a) atunci când oferta este prezentată direct unei persoane, aceasta trebuie să o accepte imediat sau să o decline. În caz contrar, oferta se stinge.

Page 314: Suport curs Secretar.pdf

314

b) regula de mai sus este valabilă şi pentru cazul în care oferta este prezentată telefonic sau prin fax.

c) oferta prezentată printr-o scrisoare este considerată valabilă într-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comandă sau orice alt tip de răspuns. În cazul corespondenţei poştale, acest interval este de 7-14 zile.

3) oferta cu termen – este practicată în situaţia în care ofertantul nu are certitudinea că poate asigura aceleaşi condiţii dincolo de o anumită limită de

timp. În acest caz, se menţionează un termen în intervalul căruia oferta rămâne valabilă.

De exemplu:

„Preţurile sunt valabile până la 1 martie 2003 inclusiv.”

„Oferta noastră este valabilă până la …”

„Reducerea de preţ este valabilă până la …”

4) oferta necondiţionată – aceasta evită asumarea oricăror angajamente, menţionându-se în mod explicit clauza de neobligativitate.

De exemplu:

„Vă oferim, fără garanţie …”

„La preţul zilei …”

„În limita stocului disponibil …” Evident, făcând asemenea menţiuni, capacitatea comerciantului de a atrage clienţi este redusă.

Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o ofertă pentru a produce efecte juridice sunt următoarele:

– să fie completă (să conţină toate datele esenţiale ale viitoarei înţelegeri: obiectul, determinări cantitative şi calitative, preţ, alte clauze);

Page 315: Suport curs Secretar.pdf

315

– să fie fermă; – să fie neechivocă (trebuie să exprime clar, fără dubiu voinţa ofertantului de a încheia contractul, în eventualitatea acceptării ofertei) să fie exprimată în scris sau verbal (se recomandă ca ofertele exprimate verbal să fie dublate de o ofertă scrisă; în acest fel va exista un document de referinţă în caz de litigiu).

În concluzie, putem spune că se constituie în ofertă:

– un document scris care îndeplineşte condiţiile de mai sus, expediat prin poştă, fax, e-mail etc;

– un anunţ publicitar care menţionează toate datele necesare efectuării tranzacţiei;

– un produs etalat în raftul unui magazin, preţul acestuia fiind afişat sau comunicat verbal de vânzător.

Oferta mai poate fi: ofertă generală, atunci când se adresează unui beneficiar fără obiect precis şi oferta specială când are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar şi conţine o descriere amănunţită a produselor, termenele de livrare, preţul etc.

Pentru o informare mai completă a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte şi cataloage, prospecte, mostre.

Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniţiativă sau de răspuns.

Oferta trebuie să conţină:

• elemente de identificare a ofertantului • denumirea exactă a produselor; • descrierea detaliată a mărfii, caracteristici; (eventual însoţită

de mostre); • calitatea produselor; • cantitatea ce poate fi livrată, greutatea, volumul; • preţul, cu menţiunea dacă cheltuielile de transport şi

ambalaj sunt incluse în preţ; se poate indica preţul total sau preţul în detaliu, pentru anumite cantităţi. Tot legat de preţ,

Page 316: Suport curs Secretar.pdf

316

se pot acorda clienţilor diverse reduceri de preţ: rabatul (reprezintă reducerea de preţ acordată pentru acceptarea unei anumite cantităţi de marfă, fie clienţilor fideli – rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor – rabatul comercial, fie în legătură cu diverse prilejuri – rabatul special; bonusul – reprezintă un rabat acordat ulterior realizării tranzacţiei, în special la sfârşit de an, acordarea lui fiind dependentă de atingerea unui anumit nivel al vânzărilor. Discountul – reprezintă reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plăţii într-un anumit termen.

• condiţiile de livrare; • termenul de livrare; • condiţiile de plată; • precizări referitoare la locul livrării, asigurări; • durata de valabilitate a ofertei – este indicată cu precizie; • ambalajul; • data întocmirii ofertei; • semnătura împuternicitului firmei.

Anularea ofertei poate interveni într-una din următoarele situaţii:

– oferta este revocată înainte de a ajunge la destinatar;

– destinatarul nu acceptă unul sau mai mulţi termeni ai ofertei;

– ofertantul intră în incapacitatea de plată;

– destinatarul nu se exprimă înainte de expirarea termenului de acceptare;

Limbajul şi forma scrisorii de ofertă Oferta trebuie să fie redactată clar şi amănunţit, aşa încât să se prevină eventualele întrebări ale clientului. Indiferent de tipul de ofertă se poate distinge o structură compoziţională care se regăseşte în linii mari în majoritatea ofertelor. În partea introductivă se face referire la cererea de ofertă sau la condiţiile în care s-a obţinut adresa destinatarului şi se exprimă satisfacţia de a stabilii relaţii comerciale cu firma respectivă. Tot în paragraful introductiv este cuprinsă şi motivarea expedierii ofertei. Faţă de cererea de

Page 317: Suport curs Secretar.pdf

317

ofertă, elementul compoziţional nou apărut îl constituie paragraful publicitar. El nu se regăseşte în toate ofertele, însă acolo unde este prezent conferă textului o calitate în plus, trezind interesul celui căruia îi este adresată oferta şi cuprinde informaţii suplimentare referitoare la produsele / serviciile oferite. În încheiere, regăsim ca şi la cererea de ofertă exprimarea speranţei de a primi un răspuns, în cazul de faţă o comandă şi de a se ajunge la încheierea contractului.

Pentru oferte nu există reguli speciale în ceea ce priveşte forma. Trebuie formulate, pe cât posibil propoziţii scurte şi clare Dacă trebuie să redactăm des oferte şi dacă ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini) este bine să realizăm nişte formulare în acest scop, sau să introducem componentele de bază ale textului în computer (şabloanele). Astfel de formulare sau pagini- model pot conţine următoarele:

– titlul – ofertă;

– numărul clientului / numărul ofertei;

– adresă client / adresă destinatar;

– formula de adresare;

– o introducere general valabilă – pentru oferta solicitată: „Ne bucurăm de interesul dumneavoastră pentru produsele noastre”;

– descrierea generală a obiectului, date despre producător, despre model etc.;

– în legătură cu conţinutul efectiv al ofertei se va alcătui o listă suficient de cuprinzătoare cu următoarele date: poziţia, numărul de bucăţi, numărul articolului, descrierea lui etc;

– indicaţii precise despre condiţiile de livrare, de plată, regulile de comerţ pe care le avem în vedere;

– mulţumiri pentru solicitarea de ofertă, ca încheiere;

– semnătura;

Page 318: Suport curs Secretar.pdf

318

– eventual, un formular care să poată fi completat de destinatar cu titlul de comandă.

În cazul ofertelor mai lungi se recomandă folosirea unei combinaţii de genul: o scrisoare scurtă, personală şi un formular care să conţină elementele propriu-zise care compun oferta detaliată.

Oferta cu tentă publicitară

Uneori noţiunile de reclamă şi ofertă îşi pot suprapune înţelesurile. Cine redactează o ofertă pentru a răspunde unei solicitări face reclamă, mai mult sau mai puţin evident, pentru firma sa şi pentru produsele sale.

Ofertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva decât scrisori de reclamă care cuprind o ofertă.

Indiferent, însă, dacă se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clienţi, tehnicile utilizate pentru a face reclamă ascunsă sunt practic aceleaşi:

1) Descrierea amănunţită a produselor şi serviciilor pe care le oferim folosind fără reţinere un stil publicitar agresiv.

2) Se dă curs solicitării clientului, dar i se oferă şi alternative (după ce am prezentat oferta cerută îi vom prezenta clientului şi o altă opţiune. Chiar dacă va constata că i-ar plăcea mai mult ceea ce îşi dorise iniţial, clientul va fi încântat că a avut de ales şi va aprecia acest lucru.

3) Adăugarea de cataloage, broşuri despre firma noastră şi despre realizările ei. Este un mod facil de a răspândi informaţii şi date în scop publicitar.

Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofertă redactată în stil publicitar, nu trebuie însă exagerat. Nu trebuie adăugat în mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales în cazul răspunsurilor expediate clienţilor vechi care sunt deja convinşi de calitatea serviciilor şi, în general, nu trebuie uitat că acel client care a pus o întrebare concretă doreşte să primească un răspuns concret. În caz contrar, oferta riscă să ajungă în coşul de hârtii al destinatarului şi să-l pierdem de client.

Page 319: Suport curs Secretar.pdf

319

Formulări specifice ofertei:

1) Formulări introductive pentru:

a) oferta solicitată:

„Vă mulţumesc pentru:

- cererea dumneavoastră de ofertă din …

- scrisoarea dumneavoastră din …

- interesul dumneavoastră cu privire la produsele noastre.”

„Suntem încântaţi să primim cererea dumneavoastră de ofertă din data de …” „Confirmăm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofertă din …”

„Ca răspuns la

- cererea dumneavoastră de ofertă din …”

- scrisoarea dumneavoastră din data de …”

b) oferta nesolicitată:

„Avem plăcerea să …” „Suntem încântaţi să …”

„Prin prezenta …”

„Veţi fi interesaţi să aflaţi …”

2) Formule de încheiere „Suntem convinşi că oferta noastră va satisface cerinţele dumneavoastră/va prezenta interes pentru dumneavoastră”.

„Sperăm / suntem convinşi că:

Page 320: Suport curs Secretar.pdf

320

- veţi accepta oferta noastră

- ne veţi transmite comanda dumneavoastră”

„Aşteptăm comanda dumneavoastră …” „Deoarece executăm comenzi în ordinea primirii, vă sugerăm să ne transmiteţi comanda dumneavoastră cât mai curând posibil”

Acceptarea ofertei trebuie să fie exprimată în scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), într-o formă din care să decurgă consimţământul în raport cu oferta.

Acceptarea explicită constituie comunicarea în scris sau verbal, a unei confirmări adresate ofertantului, făcându-se referire globală la „oferta care ne- a parvenit prin adresa dumneavoastră numărul … din data de …” sau punct cu punct, menţionându-se aceleaşi date de identificare a ofertei.

Acceptarea implicită este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, în termenii propuşi de acesta.

Refuzul la ofertă

Orice ofertă primită prin poştă sau fax, merită să fie citită. Dacă oferta nu interesează, nerăspunzând la ea, implicit înseamnă refuzul. A nu răspunde este modalitatea cea mai comodă de a refuza o ofertă, dar uneori merită să ne facem timp pentru a scrie un refuz. A răspunde unei oferte în situaţia de refuz este un act de politeţe. El nu este costisitor, mai ales când există deja un răspuns tip în calculator. Dacă o ofertă este refuzată prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate să ofere direct condiţii mai bune; el trebuie să-şi calculeze în linişte câştigul. Există în afaceri cel puţin două situaţii în care se recomandă a se formula un răspuns în scris, şi anume:

1) atunci când oferta interesează, dar nu convin preţurile şi există posibilitatea ca ofertantul să revină cu o nouă ofertă mai convenabilă;

2) atunci când se consideră că ofertantul este o firmă interesantă şi este posibil ca în viitor, ofertele lui să ne fie de folos.

Page 321: Suport curs Secretar.pdf

321

Refuzul în scris are, înainte de toate, scopul de a ţine deschisă ,,uşa” pentru afaceri viitoare.

Structura scrisorii de refuz

1) Referinţa – conţine numărul ofertei şi data ofertei – numai aşa refuzul poate fi clar localizat.

„Oferta dumneavoastră numărul … din …”

2) Introducere – se mulţumeşte ofertantului pentru ofertă.

„Vă mulţumim că ne-aţi trimis oferta dumneavoastră, pentru că faianţa este un produs care ne interesează.”

3) Respingerea. Motivarea – de ce nu este acceptată oferta (un preţ prea mare, termen de livrare inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.

„Din păcate, condiţiile nu sunt convenabile:

a) preţuri prea mari,

b) intervalul de timp prea mare între comandă şi livrare. „

4) Şansa pentru o comandă ulterioară.

,,În trimestrul al IV-lea al anului 2013 am avea nevoie de o cantitate mare de faianţă. În aceste condiţii, vă rugăm să reveniţi cu o nouă ofertă care să ţină seama de obiecţiile noastre”.

5) Încheierea – asigurarea ofertantului că poate reveni cu alte oferte.

„Am dori cu plăcere să colaborăm cu dumneavoastră şi vă aşteptăm cu noua ofertă care trebuie să ne parvină până cel mai târziu 2 septembrie a. c.”

6) Formula de încheiere şi salut.

7) Semnătura.

Comanda

Page 322: Suport curs Secretar.pdf

322

În urma analizei ofertei, (acceptării ei) cumpărătorul transmite ofertantului comanda de mărfuri sau servicii, sau după încheierea contractului, de regulă prin:

– formular de comandă tip; – scrisoare de comandă înregistrată sau recomandată;

– ambele, în acest caz scrisoare având ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instrucţiuni ale cumpărătorului;

– returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnată de cumpărător;

– telex sau fax.

Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letrică).

Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie să se acorde cea mai mare atenţie clarităţii şi preciziei formulării. Scrisoarea de comandă cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele şi adresa destinatarului, număr de ordine după specificaţia actului (comanda numărul … data …).

Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmează a fi livrate, simbolul acestora, unitatea de măsură, cantitatea, preţul unitar, valoarea totală, termenul de livrare, modul de plată, mod de expediere etc. (Calitatea de bază a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie să cuprindă toate datele necesare identificării produsului).

Comanda mai cuprinde o formulă de introducere (,,vă rugăm a ne livra materialele de mai jos…”, sau ,, Confirmăm cu mulţumiri primirea ofertei dv., pentru …. şi dorim să comandăm , după cum urmează”).

În cazul în care comanda ţine loc de contract (de exemplu pentru mărfurile sau serviciile de mică valoare) ea va cuprinde în mod obligatoriu toate elementele contractului.

În multe cazuri, pentru întocmirea comenzii, beneficiarul solicită date suplimentare faţă de cele cuprinse în ofertă, furnizorul comunică eventualele modificări ale ofertei, face precizări care nu au fost cuprinse în ofertă.

Page 323: Suport curs Secretar.pdf

323

Confirmarea comenzii

Imediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie să confirme acest lucru beneficiarului. Există mai multe posibilităţi de redactare a confirmării comenzii (de răspuns la comandă):

– furnizorul este de acord să execute comanda integral (nu are nici un fel de modificări asupra conţinutului comenzii);

– furnizorul nu acceptă integral comanda;

– furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.

Confirmarea comenzii trebuie:

– să se transmită imediat ce se primeşte comanda; – să exprime mulţumiri pentru comandă;

– să specifice data sau /şi numărul comenzii;

– să repete elementele esenţiale ale comenzii, pentru a evita orice neînţelegere;

– să asigure cumpărătorul de respectarea tuturor indicaţiilor sale cu privire la derularea comenzii şi să specifice data expedierii.

Dacă comanda clientului necesită lămuriri suplimentare, în scrisoarea de răspuns a furnizorului se vor solicita acele lămuriri, deşi în acest caz furnizorul este în situaţia de a întârzia efectuarea livrării şi de a creşte costurile cu corespondenţa, dar nu din vina sa.

Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lămuriri trebuie să fie amabilă:

„Vă mulţumim pentru comanda dumneavoastră numărul … din data de.. …. În scopul onorării comenzii, vă rugăm să precizaţi culorile şi mărimile pentru tricotajele comandate. Termenul de livrare va fi amânat în funcţie de data primirii răspunsului dv….”.

Page 324: Suport curs Secretar.pdf

324

Contractul Contractul este un acord de voinţă între două sau mai multe persoane, stabilit în condiţii legale. Acordul produce efecte juridice, constând în drepturi şi obligaţii contractuale ale părţilor. Ca formă, contractul se prezintă ca o succesiune de clauze într-o ordine asupra căreia părţile semnatare au convenit. Este de preferat ca această succesiune să urmărească derularea în practică a operaţiunilor comerciale.

Pentru ca un contract să fie valabil şi să poată produce efecte juridice (drepturi şi obligaţii) între părţi, el trebuie să îndeplinească o serie de condiţii, şi anume:

– capacitatea părţilor de a contracta; – consimţământul valabil al părţilor ce se obligă;

– un obiect determinat;

– o cauză licită (o motivaţie, un interes, un drept pe care legea le recunoaşte în mod expres sau le tolerează).

Contractele stabilite între părţi prin liber consimţământ sunt:

După formă: formale (cu conţinut standard) şi neformale (clauzele fiind în acest caz stabilite, în mod convenţional, prin acordul părţilor, cu respectarea condiţiilor de validitate.

După modul de exprimare a consimţământului: scrise (în care acordul este consemnat în mod expres în scris, fie printr-un contract propriu-zis, aşa zisul ,,înscris unic”, fie prin transmiterea de documente ) şi nescrise (încheiate verbal, telefonic, printr-o strângere de mână etc.).

După modul de participare a contractanţilor la încheierea înţelegerii: convenţii în care părţile se află în contact nemijlocit şi convenţii în care acordul intervine prin corespondenţă.

După obiectul contractului: varietatea convenţiilor este extrem de mare: de la contracte de închiriere, leasing şi arendare la cele de vânzare-cumpărare, de donaţie sau de împrumut, de la contractele de gaj şi ipotecă la cele de

Page 325: Suport curs Secretar.pdf

325

prestări servicii, de la contractele de muncă sau de management la cele de societate etc.

Cea mai eficace modalitate de încheiere a unei convenţii este contractul sub formă de înscris unic, în prezenţa şi sub semnăturile ambelor părţi. În această formulă pot fi stabilite, fără vreo urmă de dubiu, toate obligaţiile şi drepturile contractuale, legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaţie în contextul înţelegerii intervenite.

Structura unui contract cuprinde:

– identitatea părţilor contractante. Se menţionează numele societăţilor contractante, sediile şi alte elemente care să înlăture orice posibilitate de confuzie, nr. de înmatriculare la Registrul Comerţului etc. Se consemnează numele persoanelor care reprezintă societatea şi calitatea lor de reprezentanţi legali sau împuterniciţi;

– obiectul contractului – trebuie descris în detalii tehnice şi calitative, cantitative, preţ, astfel încât să nu rămână loc pentru detalii nelămurite;

– durata contractului – este importantă atunci când el se referă la o relaţie curentă, permanentă sau periodică (ex. contractul de prestări servicii pentru întreţinerea reţelei de electricitate;

– obligaţiile ofertantului (vânzătorului) – în cazul unui contract de vânzare- cumpărare care este cel mai frecvent utilizat, obligaţiile vânzătorului sunt, în principal, următoarele: să transmită cumpărătorului dreptul de proprietate asupra mărfurilor vândute (la livrare sau în momentul achitării preţului), să livreze cumpărătorului mărfurile la locul, la termenul şi în condiţiile de calitate şi de securitate prevăzute în contract, să garanteze calitatea mărfurilor, în caz contrar va înlocui marfa, va restitui preţul plătit, va remedia viciile apărute sau va suporta cheltuielile făcute de cumpărător cu remedierea lor.

– obligaţiile cumpărătorului: să achite preţul mărfii cumpărate la data, locul şi în condiţiile stipulate în contract, în caz contrar, vânzătorul poate pretinde taxa de depozitare;

– modalităţi de plată (termene de plată, banca în contul căreia va fi virată suma, dacă plata este eşalonată, se vor menţiona termenele ratelor scadente);

Page 326: Suport curs Secretar.pdf

326

– condiţii de livrare: termenele de livrare, ambalaj, marcaj, expediere şi transport, recepţia mărfii, montaj, probe, punere în funcţiune, asistenţa tehnică, şcolarizare persoane;

– clauza penală: vizează neîndeplinirea obligaţiilor la termene de către una din părţile contractante şi acoperirea prejudiciilor de către partea responsabilă;

– prevederi diverse;

– dispoziţii finale;

– anexe;

– data şi semnăturile.

RECLAMAŢIA

Încheind un contract de vânzare-cumpărare, partenerii urmăresc o finalitate precisă şi anume: livrarea şi primirea mărfurilor contractate pe de o parte şi plata acestora, pe de altă parte. Această finalitate impune partenerilor

executarea întocmai a obligaţiilor asumate şi crearea cadrului necesar derulării contractului în bune condiţii. În practică, apar însă, o serie de dificultăţi care pot constitui cauza primirii sau înaintării de reclamaţii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile în vigoare, cu regulile şi normele internaţionale acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si întârzieri pot provoca nemulţumire şi pot duce la reclamaţii.

O scrisoare de reclamaţie trebuie:

– să fie înaintată imediat ce a apărut situaţia de reclamat;

– să prezinte politicos, clar şi concis situaţia de reclamat, dând date şi informaţii precise cu privire la marfa reclamată;

– să ceară în mod ferm, dar politicos să se cerceteze problema cu atenţie şi să se soluţioneze reclamaţia conform prevederilor contractuale şi uzanţelor comerciale;

Page 327: Suport curs Secretar.pdf

327

– să prezinte pretenţia reclamantului şi să propună căi de soluţionare a reclamaţiei, putând chiar indica sancţiunile propriu-zise;

– să exprime încrederea că reclamaţia se va rezolva în mod satisfăcător. În cazul unor frecvente sau repetate erori, întârzieri etc, se poate recurge la ameninţarea cu rezilierea contractului;

– să exprime aprecierea faţă de serviciile oferite de partener până la ivirea situaţiei de reclamat;

– să fie scrisă pe un ton impersonal şi constructiv, să evite tonul acuzator, ţinând seama că partenerul este cointeresat în salvarea contractului;

– să indice baza legală a reclamaţiei;

– să indice documentul pe care se fundamentează reclamaţia;

– să indice termenele de executare a reparării prejudiciilor sau plata despăgubirilor;

– să indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despăgubirii sau a diferenţelor de preţ.

La scrisoare se ataşează actele de constatare.

În general reclamaţiile pot fi generate de:

– culpa(vina) vânzătorului; – vina cumpărătorului;

– vina ambelor părţi;

– vina unei terţe persoane (când transportul este realizat de o terţă persoana);

– cauze de forţă majoră.

Page 328: Suport curs Secretar.pdf

328

Reclamaţiile cumpărătorului pot avea următoarele cauze: deficienţe cu privire la marfă: cantitate, calitate, deficienţe în serviciile prestate de vânzător, întârzieri în livrare, ambalaj defectuos sau necorespunzător, mărfuri avariate, documente cu erori, nerespectarea indicaţiilor cumpărătorului în ceea ce priveşte transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc.

Reclamaţiile vânzătorului pot avea următoarele cauze: nerespectarea de către cumpărător a condiţiilor de plată, întârzierea plăţii, neplata contravalorii mărfurilor, nedeschiderea acreditivului conform prevederilor contractuale, nepunerea mijlocului de transport la dispoziţia vânzătorului (dacă acest lucru a fost prevăzut în contract).

În general, toate cauzele reclamaţiilor pot fi prevenite şi evitate cu excepţia cauzelor de forţă majoră.

De asemenea, reclamaţiile pot fi reale sau false, întemeiate sau neîntemeiate.

Răspunsul la reclamaţie trebuie să fie prompt şi redactat pe un ton cât mai calm şi politicos. Răspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaţiei. Răspunsul de acceptarea a reclamaţiei trebuie:

– să prezinte scuze pentru neplăcerea cauzată partenerului, să exprime regretul pentru cauza care a generat reclamaţia;

– să prezinte o scurtă explicaţie în legătura cu apariţia cauzei reclamaţiei şi să solicite timp pentru studierea reclamaţiei, atunci când este cazul;

– să prezinte modalitatea sau căile de soluţionare a reclamaţiei, să specifice compensaţia oferită;

– să se încheie cu o expresie de bunăvoinţă şi de încredere în posibilitatea restabilirii bunelor relaţii cu partenerul.

Refuzul de acceptare a reclamaţiei trebuie: – să cuprindă motivele pe care se întemeiază refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe dispoziţii legale în vigoare;

– să aibă un stil moderat şi politicos;

Page 329: Suport curs Secretar.pdf

329

– să exprime în încheiere regretul şi dorinţa de a continua şi în viitor bunele relaţii.

AVIZUL DE INSOŢIRE A MĂRFII

Este un act cu caracter contabil, dar prezintă şi elemente de corespondenţă, el fiind totodată şi un răspuns la nota de comandă. Forma avizului de însoţire a mărfii este tipizată şi cuprinde datele de identificare fiscală atât ale furnizorului, cât şi ale beneficiarului, datele defalcate pe preţ unitar şi cantităţi ale mărfii, semnătura delegatului şi a primitorului.

SCRISOAREA DE GARANŢIE BANCARĂ

Reprezintă unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenţei comerciale şi are caracter juridic de acoperire a eventualelor creanţe între creditor şi debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de asigurare. Prin acest document, o bancă agreată de partener garantează plăţile acestuia. Dacă partenerul nu respectă scadenţa, creanţa este executată automat, suma datorată fiind transferată în contul creditorului din contul debitorului. Efectele benefice sunt multiple: se elimină cheltuielile pentru administrarea somaţiilor, pierderile, riscul insolvabilităţii clientului etc. Forma scrisorii de garanţie este standard şi cuprinde obligatoriu următoarele elemente: datele de identificare poştală şi comunicaţională ale expeditorului cuprinse în antet, precum şi datele de identificare fiscală, titlul ,,Scrisoare de garanţie”, datele destinatarului, obiectul garanţiei, motivul emiterii scrisorii, funcţia, numele, semnătura olografă şi ştampila reprezentantului expeditorului.

SOMAŢIILE

În managementul relaţiilor cu clienţii, uneori şi cu furnizorii, un spaţiu distinct îl ocupă comunicarea scrisă şi telefonică purtată în scopul recuperării creanţelor (plăţi restante, facturi neachitate) sau al onorării unor obligaţii de altă natură (livrări neefectuate la termen, servicii neprestate).

O procedură clară şi sistematică de urmărire, avertizare şi execuţie în instanţă a datornicilor poate fi utilă pentru separarea clienţilor în buni platnici, nu prea buni platnici şi rău platnici. O procedură eficace de avertizare şi

somare asigură păstrarea controlului relaţiilor cu clienţii şi reducerea pierderilor.

Page 330: Suport curs Secretar.pdf

330

Trebuie exclusă de la început utopia că ar putea exista undeva în lume un mediu de afaceri în care operaţiunile comerciale s-ar desfăşura la fel de riguros, precis şi ritmic ca mecanismul unui ceasornic.

Este considerată normală existenţa livrărilor în avans (pe credit), ca şi a unor situaţii de criză sau indisponibilităţi temporare de plată şi de onorare a unor obligaţii de natură comercială. Un anumit grad de toleranţă, încredere şi cooperare între partenerii de afaceri este indispensabil, dacă se doresc relaţii de afaceri durabile.

Problema care rămâne de rezolvat este, în fapt, stabilirea limitelor de toleranţă şi a procedurilor graduale care să asigure menţinerea creanţelor la cote rezonabile şi executarea silită, atunci când limitele sunt depăşite.

Teoretic, plata ar trebui efectuată simultan cu sau imediat după livrarea produselor sau prestarea serviciilor. Practic, acest lucru este imposibil, chiar şi în cazul relaţiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc de multă vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens şi inutil de cecuri, ordine de plăţi, chitanţe etc, este preferat sistemul decontărilor periodice (lunare, de exemplu), aceste fiind considerate plăţi cash.

În mod normal, într-un asemenea sistem de plăţi, se renunţă la ideea oricărei dobânzi şi se asumă în schimb riscul unor creanţe. O acumulare prea mare de creanţe neîncasate poate plasa compania într-o situaţie financiară precară, până la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate aştepta pasiv ca debitorii să-şi onoreze obligaţiile. Ea trebuie să intervină cu îndrăzneală, dar cu diplomaţie, pentru atenţionarea, somarea şi, la nevoie, executarea debitorilor, în sensul refacerii capacităţii sale de plată.

De regulă se scriu mai multe scrisori de somaţie până să se ajungă la ultima soluţie, justiţia.

CAMBIA (TRATA)

Este un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plată, prin care creditorul dă dispoziţie debitorului să plătească o anumită sumă unei terţe persoane, la o anumită scadenţă. Avantajul cambiei constă în faptul că poate fi transmisă sau scontată la o bancă, deci valorificată chiar înainte de scadenţă

Page 331: Suport curs Secretar.pdf

331

CORESPONDENŢA PROTOCOLARĂ Relaţiile civilizate între doi parteneri de afaceri determină un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondenţa protocolară se referă la invitaţii, felicitări, scrisorile de felicitare şi diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituţiei respective. Acest tip de corespondenţă se practică şi la nivel înalt, între omologi.

INVITAŢIILE

Invitaţiile se trimit unor persoane importante pentru firmă şi sunt adresate din partea unei persoane din conducere.

Invitaţiile privesc în special coctailurile, dejunurile, recepţiile (la nivel înalt), conferinţele organizate în cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sărbătorirea unor angajaţi, ziua porţilor deschise etc.

Cu toate că telefonul înlocuieşte astăzi o mare parte din comunicarea scrisă, la invitaţii este obligatorie comunicarea scrisă. Invitaţia scrisă este un mod de prezentarea a gazdei şi a evenimentului care are loc, dar ea informează şi despre locul, data, cauza desfăşurării respectivei manifestări.

Invitaţiile nu sunt numai bilete de intrare, ci şi cărţi de vizită ale gazdei. O invitaţie de afaceri nu trebuie doar să-l facă pe destinatar să aştepte cu nerăbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie să pună şi prestigiul expeditorului într-o lumină favorabilă. Invitatul primeşte scrisoarea şi astfel se realizează primul contact între el şi evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mărimea, culoarea, grafica folosite, dar şi conţinutul trebuie să conlucreze la obţinerea efectului dorit. Individualitatea şi creativitatea formulării pot influenţa valoarea şi atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitaţii cuprinde următoarele elemente:

– denumirea şi sigla firmei; – numele şi eventual, funcţia celui care lansează invitaţia; – formularea invitaţiei;

Page 332: Suport curs Secretar.pdf

332

– evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); – scopul întâlnirii (petrecerii); – data, ora; – locul; – instrucţiuni speciale; – unde se poate răspunde.

Invitaţia oficială cuprinde titlul gazdei fără nume, dar adăugarea numelui nu reprezintă o greşeală.

Exemplu:

Preşedintele Fundaţiei ……..

Sau

Preşedintele Fundaţiei………

Domnul Viorel Ionescu

De asemenea, o invitaţie poate fi transmisă în numele unui individ sau al unui grup:

Preşedintele Fundaţiei . . . . . .

Domnul Viorel Ionescu

Şi Membrii Consiliului de Administraţie

În afară de numele gazdei, pe invitaţie mai poate fi trecut numele unei personalităţi de al cărei prestigiu beneficiază evenimentul. Înainte de a-i imprima numele, ne vom asigura că această persoană este de acord, prezentându-i proiectul textului. Exemplu:

Sub patronajul

Preşedintelui Crucii Roşii

Domnul ………..

Page 333: Suport curs Secretar.pdf

333

O invitaţie poate fi nominală sau nenominală. Spunem despre o invitaţie că este nominală dacă în text este scris (cel mai indicat de mână) numele invitatului. Pe invitaţie se va scrie fie titlul invitatului fără nume, fie numele şi titlul, fie doar numele. Pe invitaţia nenominală nu este scris numele invitatului.

Formulele cele mai uzitate sunt:

,,are plăcerea să vă invite la …..”

,,vă roagă să îi faceţi onoarea de a participa (de a asista) la …”

,,vă roagă să onoraţi cu prezenţa dumneavoastră …..” Pentru motivul invitaţie, gazda trebuie să aleagă cuvintele, formula cea mai potrivită pentru a clarifica scopul (motivul) invitaţiei.

Formule folosite:

,,în onoarea”

,,cu prilejul…”

,,la dejunul în onoarea…….”

,,la cina oferită cu ocazia . …..”

,,la semnarea acordului între . . . ‚”

,,la inaugurarea pavilionului …….” ,,la vernisajul……..”

,,la o recepţie cu ocazia vizitei delegaţiei . ……”

În ceea ce priveşte data şi ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Când se stabileşte data se ţine cont de disponibilitatea invitaţilor). De exemplu, în cazul unei invitaţii la cină, vom scrie ora 1900 şi nu începând cu ora 1900. Este bine să se indice şi o oră limită; în acest caz, cunoscând dinainte durata activităţii, invitaţii îşi pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:

Page 334: Suport curs Secretar.pdf

334

Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100. Dacă se cere punctualitate, aceasta trebuie motivată. Exemplu:

,,Deoarece evenimentul este televizat, vă rugăm să nu întârziaţi”.

Locul – constituie adresa exactă (eventual o schiţă). O adresă cuprinde numele clădirii (dacă are nume), numele sălii, strada şi numărul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:

La Hotel Ambasador Salonul Roşu Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureşti

În finalul invitaţiei destinatarul este rugat să confirme participarea. Se menţionează un număr de telefon unde se vor primi confirmările, o persoană de contract şi o dată limită.

În ultimul timp, în loc de ,,Vă rugăm să confirmaţi participarea dv. până cel mai târziu pe 10.04 2003 (tel.: 647.47.47, doamna Alice Manu)”, se foloseşte din ce în ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba franceză „Repondez s’il vous plaît” – „Răspundeţi vă rugăm” şi este urmată de un număr de telefon sau fax. De asemenea, se poate adăuga: ,,înainte de …”.

Exemplu:

R.S.V.P. înainte de … Tel./fax: 6474747 Instrucţiuni speciale

Este important, dacă evenimentul o cere, indicarea pe invitaţie a ţinutei: ,,ţinuta de seară” sau ,,ţinută de zi”, aceasta va ajuta ca fiecare invitat să se simtă bine; se vor da şi alte informaţii pentru a-i ajuta pe invitaţi (de exemplu: ,,parcare specială în spatele hotelului” sau ,,în caz de ploaie se amână …. sau se va desfăşura…”

Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare în slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaţia scrisă trebuie să reţină atenţia invitaţilor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice

Page 335: Suport curs Secretar.pdf

335

sunt foarte utile. În primul rând, în ceea ce priveşte textul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte şi grupuri de cuvinte, spaţiul între ele, dar şi culoarea invitaţiei şi forma sa, în al doilea rând, prezenţa simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importanţă. Una din regulile grafice constă în a nu utiliza decât un singur tip de caractere pe aceeaşi invitaţie. Resursele grafice contribuie în egală măsură şi la rezolvarea problemelor de ierarhie între diferite personalităţi. Astfel, preşedintele unei asociaţii, directorul unui muzeu etc, vor avea grijă ca numele sau titlul ministrului care prezidează evenimentul, să fie scris cu caractere mai mari decât cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea admisă.

Invitaţiile trebuie trimise cu suficient timp înaintea evenimentului, pentru ca invitaţii să-şi poată rezerva timpul necesar. Uzanţa protocolară pretinde ca invitaţiile să primească un răspuns prompt. Răspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.

Refuzul invitaţiilor de afaceri – iată o temă sensibilă din cel puţin două motive:

1. între partenerii de afaceri nu există de regulă o relaţie aşa intensă ca între prieteni; invitaţiile sunt mai rare şi au o valoare mai mare;

2. invitaţiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienţilor au aproape întotdeauna o importanţă pentru afaceri: se întreţin relaţiile existente sau se întemeiază altele noi. În unele împrejurări se ajunge chiar la negocieri şi la încheieri de contracte, de aceea în domeniul afacerilor este mai indicat să se accepte o invitaţie, chiar în ciuda unor probleme. Dacă totuşi nu se poate da curs invitaţiei, este indicat să se trimită o scrisoare în care să se menţioneze motivul sau motivele refuzului; se mulţumeşte pentru invitaţie, se urează gazdei succes la festivitatea organizată şi eventual se fixează în perspectivă o invitaţie reciprocă şi sau o altă întâlnire. Dacă relaţia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,înlocuitor”, astfel nu va lăsa impresia că evenimentul nu prezintă interes pentru el şi firma sa.

Scrisoarea de invitaţie la nivel înalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare să se adreseze de omologul celui invitat. Echivalenţa rangului se stabileşte la nivelul conducătorului delegaţiei invitate. Este totdeauna tipărită şi are caracter diplomatic; poate fi precedată de un fax pentru operativitate, însă trimiterea prin curier a invitaţiei originale este obligatorie. Are antetul instituţiei

Page 336: Suport curs Secretar.pdf

336

(stema, alte însemne sau elemente distinctive, numele instituţiei celui care invită).

Scrisoarea de invitaţie începe cu o frază de politeţe care să exprime bucuria de a comunica, în cazul în care este primul contact după numirea în funcţie, se adresează felicitări (chiar dacă acestea au fost transmise la învestitură, prin intermediul ambasadei); în cazul invitaţiei la nivel înalt se face o rememorare a ultimelor contacte.

Conţinutul propriu-zis – cuprinde invitaţia concretă, precizându-se perioada şi locul. Se va clarifica caracterul vizitei (invitaţiei): de curtoazie, de lucru sau vizită oficială). De asemenea, în conţinutul invitaţiei se va preciza scopul vizitei (invitaţiei). După definirea generică a scopului, se face o succintă propunere de agendă a întâlnirii. Agenda întâlnirii nu se stabileşte concret în scrisoarea de invitaţie, aceasta este stabilită ulterior de experţii celor două părţi, după primirea scrisorii de acceptare.

Finalul scrisorii de invitare este o frază de politeţe şi trebuie să cuprindă asigurarea adresantului de respectul de care se bucură şi faptul că se aşteaptă un răspuns.

Scrisorile de felicitare şi felicitările (pretipărite)

Scrisorile de felicitare şi felicitările pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanţilor diverselor instituţii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, sărbători naţionale, numiri în funcţie, aniversări etc. Cel mai important prilej îl reprezintă Anul Nou şi sărbătorile de iarnă. Întrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretipărită.

Scrisorile de la sfârşitul anului conţin mai mult decât urări. Ele au un caracter mai personal şi indică stadiul unei relaţii. Scrisoarea poate fi scrisă de mână, iar dacă textul este scris la maşină, atunci formula de adresare şi încheiere se va scrie de mână. Scrisoarea trebuie să fie scrisă cât mai citeţ şi să lase o bună impresie estetică. Ea cuprinde elementele de structură ale oricărei scrisori.

Page 337: Suport curs Secretar.pdf

337

Felicitarea este cea mai bună alegere în cazul relaţiilor mai puţin strânse. Există o multitudine de prezentări în formă pretipărită. Urările pretipărite vor conţine o notă personală dacă vor fi completate cu câteva rânduri scrise de mână. Formula de încheiere se va scrie obligatoriu de mână.

Pentru a putea întreţine bune contacte profesionale, fiecare firmă trebuie să aibă o bază proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicării între parteneri.

Alegerea de felicitări pretipărite şi de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie să se încheie din luna noiembrie. De asemenea, urările de la sfârşitul anului trebuie să ajungă la destinatar cu câteva zile înainte de Crăciun, deoarece se ştie că majoritatea firmelor au vacanţă în ajunul acestor sărbători. Corespondenţa trebuie expediată cu o săptămână înainte de Crăciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urările de sfârşit de an, cu o excepţie, dacă cineva a fost uitat, în ultimă instanţă se va trimite urarea prin fax, decât deloc.

CORESPONDENŢA ADMINISTRATIVĂ

Principalele tipuri de scrisori Corespondenţa administraţiei publice se diferenţiază ca regim în funcţie de sursa ei de provenienţă. Astfel se poate vorbi de corespondenţa internă, în cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei instituţii şi de corespondenţa externă, reprezentată de documentele care sunt emise de compartimentele unei instituţii către un destinatar din afara acesteia, ori de

acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.

În practică această diferenţiere are efect asupra modului de abordare a fiecărui tip de corespondenţă (internă sau externă), precum şi a modului de înregistrare a circulaţiei ei.

Notele de informare – reprezintă comunicatele în cadrul unei instituţii pe orizontală sau pe verticală, caz în care se pot asimila rapoartelor. Există posibilitatea folosirii notelor de informare şi în exteriorul unei autorităţi publice

Page 338: Suport curs Secretar.pdf

338

numai atunci când ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Conţinutul lor constă în prezentarea unei singure situaţii concrete sau a unei sinteze a operaţiunilor sau faptelor administrative întreprinse. Conţinutul mai poate viza şi sesizarea unor situaţii materiale care afectează, determină sau sprijină desfăşurarea curentă a activităţii. Tot în categoria notelor de informare intră şi notele verbale, care prezintă aceeaşi formă, însă conţinutul se referă la rezultatul unor convorbiri sau acţiuni premergătoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de către directorul său de cabinet privind contactarea şi intenţia unor investitori de a demara activităţi în domeniul său de competenţă. Această informare este necesară la stabilirea unor întrevederi.

Puncte de vedere sau acorduri de principiu Acest tip al corespondenţei interne are un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizării faptelor de competenţă materială şi este prezent când, într-o acţiune, sunt implicate mai multe compartimente.

Punctul de vedere este întâlnit în situaţia în care un compartiment de specialitate îşi exprimă poziţia în legătură cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alături de legalitate.

Acordul de principiu este necesar în cazul demarării unei proceduri de achiziţie publică de către un compartiment specializat (ex.: pentru Direcţia Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu al Direcţiei de Buget, care confirmă existenţa surselor financiare şi alocarea în fila de buget).

Ca element al corespondenţei interne, acordul de principiu nu are o formă specifică, el putându-se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobării sau ca atare, printr-un act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu”, ori ca adresă în care obligatoriu se întâlneşte fraza ,,ne exprimăm acordul de principiu faţă de …..”. Există situaţii în care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii.

Atât punctul de vedere, cât şi acordul de principiu reprezintă de fapt răspunsuri la alte elemente ale corespondenţei interne, ele neputând fi iniţiate din oficiu (excepţie face punctul de vedere pe marginea unor proiecte normative sau regulamente).

Page 339: Suport curs Secretar.pdf

339

Scrisoarea însoţitoare de acte – are o largă utilizare, atât în corespondenţa internă, cât şi în cea externă şi este poate cea mai clasică formă de corespondenţă; are un caracter intern când însoţeşte lucrări redirecţionate între compartimentele aceleaşi instituţii sau în cazul transmiterii de la un compartiment la altul, în cadrul unei proceduri de avizare în etape: ea păstrează forma unei adrese obişnuite, cu menţionarea, în formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. Astfel se trimit acte:

– periodic (în cazul în care există un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. înaintarea la termene dinainte stabilite a situaţiilor statistice, dările de seamă etc). În acest caz formula de introducere este: ,, vă înaintăm (trimitem) alăturat…”;

– la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-ţiei de stat. În acest caz scrisoarea de trimitere de acte începe astfel: ,, ca urmare cererii (ordinului, dispoziţiei ) dv. nr …. vă înaintăm alăturat….”.

Actele trimise sunt trecute în cuprinsul scrisorii de însoţire, iar la anexe se menţionează numai numărul lor; poate lua forma unui borderou, când avem mai multe documente transmise în anexă. Scrisoarea însoţitoare de acte poartă nr. de registratură, datele expeditorului, datele destinatarului, semnătura.

Memo sau nota internă – în instituţii, firme se practică frecvent comunicarea între compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne, fiind alături de telefon, una dintre principalele modalităţi de comunicare internă într-o firmă. Nota internă, în plus faţă de comunicarea telefonică, îşi păstrează caracteristica de filă de agendă şi are şi avantajele unei comunicări scrise, fiind înregistrată într-un dosar. Sunt folosite pentru transmiterea informaţiilor urgente, întrebărilor, instrucţiunilor; sau, într-o formă mai lungă, pot servi ca raport.

În acest tip de corespondenţă nu se folosesc formule de politeţe la început şi sfârşit, politeţea fiind subânţeleasă. Mesajul notei interne trebuie să fie cât mai scurt, fiind format de obicei dintr-o singură idee.

Majoritatea instituţiilor utilizează formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar dacă acestea nu sunt folosite, o notă internă are patru părţi

Page 340: Suport curs Secretar.pdf

340

în antet: ,, Pentru….” (numele destinatarului), .,,De la…” (numele expeditorului). ,,Data..”(ziua, luna, anul) şi ,,subiectul” (o frază scurtă). Câteodată, poate include şi denumirea departamentului şi numărul de telefon al expeditorului.

În ceea ce priveşte stilul limbajului dintr-o notă-memo internă nu sunt reguli fixe. El depinde de mai mulţi factori, şi anume:

– natura mesajului: informaţii, întrebări, cereri, răspunsuri, felicitări etc.;

– contextul mesajului: reacţiile probabile ale cititorului, ce s-a întâmplat înainte, cât ştie destinatarul despre subiectul notei, urgenţe şi priorităţi – rutină, criză – instrucţiuni de urmat pentru tot personalul;

– statutul şi personalitatea destinatarului: poziţia în organizaţie, nivel de instruire, metode de muncă, atitudinea faţă de comunicarea scrisă etc.;

– relaţii între expeditor şi destinatar: prietenie, indiferenţă, relaţii informale etc.

Stilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele şi instrucţiunile unei persoane din conducere adresate întregului personal pot fi foarte bine scrise într-o manieră formală, într-un limbaj impersonal, pe când un mesaj trimis unui coleg poate fi scris într-o manieră conversaţională, folosind chiar glume sau expresii amuzante. Notele interne scrise către superiori vor fi mai pretenţioase ca stil decât cele trimise subordonaţilor. Un superior îşi poate permite un ton familiar, prietenesc, atunci când scrie subordonaţilor, dar se poate simţi ofensat dacă i se răspunde la fel.

Procesul-verbal – este documentul prin care se consemnează cu exactitate fapte, acţiuni, discuţii şi hotărâri ale unei adunări constituite, poate cuprinde soluţii sau măsuri. Există mai multe tipuri:

– proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);

– proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;

– proces-verbal de consemnare a unei şedinţe.

Page 341: Suport curs Secretar.pdf

341

Ţinând cont de această clasificare, procesul-verbal poate avea formă şi conţinut diferit.

Procesul-verbal de constatare se întocmeşte de către una sau mai multe persoane împuternicite de un organ de stat, inspectorate şi inspecţii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraţia publică (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calităţii etc) Acestea pot

aplica sancţiuni administrative, în baza proceselor verbale încheiate. De obicei se încheie pe formulare tipizate şi au următoarea structură:

– antetul instituţiei;

– titlu şi obiectul procesului verbal;

– nr. de ordine şi data;

– numele şi calitatea persoanei sau persoanelor care au făcut constatarea, cu indicarea actului de împuternicire respectiv;

– consemnarea detaliată a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se întemeiază (constatări personale, declaraţii, documente etc);

– menţionarea numărului de exemplare în care a fost întocmit şi destinaţia fiecărui exemplar;

– semnăturile persoanelor care l-au întocmit.

Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni – se încheie în urma transmiterii drepturilor şi obligaţiilor referitoare la gestiune, de la cel care predă la cel care primeşte. Elementele lui obligatorii sunt:

– unitatea în cadrul căreia se petrece predarea-primirea;

– titlul ,,Proces-verbal de predare-primire”, urmat de ,,încheiat astăzi… ” (data completă), ‚,pentru predarea gestiunii...” (obiectul predării);

– temeiul în baza căruia se face operaţiunea (ordin, decizie etc.); dacă predarea se face cu caracter temporar sau definitiv;

Page 342: Suport curs Secretar.pdf

342

– numele şi calitatea persoanelor care participă la operaţiunea de predare- primire;

– lista completă (în procesul-verbal sau în anexă) a bunurilor ce fac obiectul predării primirii; în cazul în care lista obiectelor este separată, în procesul- verbal se menţionează prezenţa anexei;

– semnăturile precedate de cuvintele ,,am predat”; ,,am primit”; ,,am asistat”.

Procesul-verbal de consemnare a unei şedinţe – se întocmeşte de către secretarii organelor respective sau de alte persoane însărcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie să le cuprindă acest tip de proces-verbal sunt:

– antetul documentului (numele firmei, societăţii; – denumirea documentului (proces-verbal);

– subiectul ,, al şedinţei Consiliului de Administraţie”;

– data ,,din 5 iunie 2003”;

– menţiuni prealabile (numele persoanei care a deschis şedinţa, componenţa prezidiului, nr. de membri prezenţi, absenţi, invitaţi);

– subiectul şedinţei: ordinea de zi;

– consemnări: pe scurt din luările de cuvânt şi concluziile pe puncte din ordinea de zi (menţiuni cu privire la hotărârile luate);

– semnătura.

Procesele-verbale de şedinţă se înscriu într-un registru sepcial şi se numerotează în ordinea întocmirii lor.

Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.

Protocolul – consemnează discuţiile sau înţelegerile intervenite între subunităţi ale aceleiaşi unităţi, între persoane fizice şi juridice antrenate în rezolvarea diverselor probleme ale agenţilor economice. Astfel de înţelegeri

Page 343: Suport curs Secretar.pdf

343

pot interveni cu privire la folosirea în comun şi în anumite condiţii a unor bunuri de către două sau mai multe persoane sau unităţi de desfacere. Protocolul poate fi întocmit, de exemplu, şi pentru înţelegerile intervenite între unităţile de desfacere a mărfurilor şi a societăţilor de asigurare, în vederea asigurării bunurilor de valori ridicate desfăcute populaţiei de către societăţile comerciale sau pentru asigurări de persoane. În acest document se consemnează condiţiile în care se face asigurarea şi vărsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum şi comisionul ce revine celui care încheie documentul, încasează sumele şi le varsă în contul societăţii de asigurare.

De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel de document (protocol) se încheie şi între sindicate şi Guvern, între diferite organisme internaţionale, în cadrul căruia sunt consemnate înţelegerile la care se ajung în urma unor discuţii.

Minuta – la fel ca şi procesul-verbal, protocolul, minuta consemnează înţelegeri intervenite cel puţin între două părţi. Spre deosebire de procesul-

verbal, şi protocol, minuta consemnează înţelegeri mai sumare, cu privire la probleme de mai mică importanţă; Deosebirile faţă de procesul-verbal sunt:

– constatările făcute printr-o minută cuprind o situaţie la un moment dat, o propunere sau o acţiune întreprinsă;

– minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etapă la alta;

– minuta are un caracter parţial, ce urmează a fi întregită ulterior prin completări.

Minuta administrativă – este folosită în instituţii, pentru rezolvarea problemelor în următoarele situaţii: ca document preliminar de înţelegere între delegaţii unităţilor cu ocazia încercării acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document încheiat în scopul de a consemna discuţiile şi înţelegerile între delegaţii agenţilor economici, cu ocazia încheierii unor contracte; ca document încheiat la recepţionarea parţială a unor lucrări şi servicii.

Page 344: Suport curs Secretar.pdf

344

Încheierea – este un act oficial, întocmit de către un colectiv de lucru, în care se consemnează hotărârile finale luate în cadrul şedinţei, cu ocazia unei constatări. Incheierea se asemănă cu procesul-verbal prin redactare, scop şi prin colectivul care o redactează. Se deosebeşte de procesul-verbal prin împrejurările în care se întocmeşte.

Încheierea administrativă – se întocmeşte între delegaţii părţilor, cu ocazia şedinţelor în care se discută condiţiile de încheiere a contractelor, neînţelegerile ivite între unităţi. Se mai foloseşte şi în cazul verificărilor unor lucrări şi servicii.

Încheierea de confirmare a unui proces-verbal de contravenţie se întocmeşte de către şeful organului al cărui împuternicit a încheiat procesul-verbal de constatare şi sancţionare pentru contravenţie.

Încheierea notarială – est certificarea prin care notariatul autentifică îndeplinirea unui act notarial. De asemenea, încheierea de legalizare este o încheiere notarială.

Încheierea judecătorească est întocmită de organele justiţiei.

Referatul – este o lucrare curentă, în care sunt prezentate aspecte concrete, dar şi aprecieri în legătură cu o anumită problemă, cu o situaţie existentă. Referatele sunt specifice corespondenţei interne, ele neputând fi utilizate în raporturile unei autorităţi cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondenţă al administraţiei publice. Din punct de vedere relaţional, în interiorul unei autorităţi administrative, referatul face legătura între sfera execuţiei şi cea a deciziei. Referatul se utilizează în toate domeniile de activitate.

Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicării de sancţiuni disciplinare etc. Prin referate se propun soluţii tehnice şi organizatorice menite să ducă la îmbunătăţirea muncii sau la buna desfăşurare a unor acţiuni. Ele se redactează din dispoziţia conduceri sau din oficiu şi se prezintă sub formă scrisă originală.

Raportul – spre deosebire de referat, poate fi utilizat şi în exteriorul autorităţii publice respective pe cale ierarhică, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezintă sub formă scrisă şi nu necesită în mod obligatoriu răspuns sau

Page 345: Suport curs Secretar.pdf

345

aprobare. Cerinţa majoră, pentru a se asigura eficienţa rapoartelor, este de a le prezenta într-o formă clară, cu conţinut edificator, bazat pe cunoaşterea temeinică a problemei, cu concluzii convingătoare, argumentate.

Raportul cuprinde, de obicei, o expunere făcută de un membru al unui organ de control cu privire la îndeplinirea unei sarcini sau atribuţii de serviciu, semnalarea unor stări de lucruri, prezentarea situaţiei activităţii într-un compartiment de muncă.

Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziţiei date de organul căruia i se prezintă, ori în temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative.

Elementele obligatorii ale Raportului şi Referatului sunt:

− titlu ,,Raport privind desfăşurarea activităţii de recepţie calitativă…...” ,,Referat de necesitate”;

− numărul şi data;

− numele şi calitatea celui care întocmeşte actul; în cazul raportului, actul normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele şi calitatea persoanei care l-a semnat;

– constatările concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, în alineate separate şi numerotate;

– propunerile; – formula de încheiere (în cazul raportului ,,drept pentru care a fost încheiat prezentul raport”);

– semnăturile, precedate de calitatea sau funcţia persoanelor care au efectuat controlul.

Darea de seamă – este documentul care cuprinde expunerea şi analiza activităţii unei unităţi, într-o anumită etapă. Darea de seamă este prezentată de conducere în faţa colectivului de salariaţi sau de acţionari în adunarea generală, în şedinţa de analiză a muncii, şedinţă care poate avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se întocmeşte pe baza rapoartelor de activitate

Page 346: Suport curs Secretar.pdf

346

prezentate de compartimentele subordonate şi a informaţiilor organelor de conducere. Prezentarea activităţii se face în spirit critic şi autocritic, confruntându-se sarcinile prevăzute în planul de activitate cu datele concrete ale realizărilor obţinute. Se analizează atent lipsurile şi cauzele acestora, precum şi greutăţile întâmpinate şi se fixează sarcini precise pentru etapa următoare.

În adunarea generală, după citirea dării de seamă, se fac completări. De asemenea, se discută problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotărâri. Darea de seamă se alcătuieşte în mod obişnuit după un plan şi cuprinde:

− titlul ,,Dare de seamă” şi se specifică a cui activitate se prezintă);

− perioada pentru care se prezintă darea de seamă;

− introducerea (se fac consideraţii asupra condiţiilor în care se desfăşoară activitatea);

− obiectivele desprinse din planul de activitate;

− analiza activităţii pe perioada dată;

− realizările;

− lipsurile şi cauzele lor;

− greutăţile întâmpinate;

− concluziile şi propunerile.

Darea de seamă poate fi: internă şi cuprinde analiza activităţii proprii pe o anumită perioadă şi externă şi cuprinde centralizarea datelor unităţilor subordonate; poate fi statistică şi contabilă.

Petiţiile – reprezintă un element exclusiv al corespondenţei externe şi sunt cererile petenţilor (persoane fizice sau juridice) adresate administraţiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. A nu se face confuzie între petiţie şi plângere. În timp ce petiţia reprezintă o cerere adresată administraţiei, plângerea reprezintă prezentarea unei situaţii de fapt care lezează interesele unei persoane.

Page 347: Suport curs Secretar.pdf

347

Petiţia nu are o formă standard, însă trebuie să cuprindă anumite elemente obligatorii:

– cui se adresează;

– numele, adresa şi toate datele de identificare ale petentului;

– problema concretă adusă în faţa administraţiei;

– motivaţia solicitării;

– semnătura şi data.

În Legea Administraţiei Publice, se prevede obligaţia administraţiei de a răspunde în termen de 30 de zile la petiţii, indiferent dacă răspunsul este negativ sau afirmativ.

Răspunsul la petiţii nu trebuie confundat cu soluţionarea unei petiţii prin emiterea unui act administrativ. Răspunsul la petiţie poate însemna orice adresă în atenţia petentului care explică refuzul sau acceptul rezolvării situaţiei sale şi precizează stadiul soluţionării. Un posibil răspuns la o cerere de locuinţă către primărie: ,, cererea dumneavoastră cu nr. de înregistrare ….din data……, adresată Primăriei a fost luată în evidenţă şi va fi soluţionată în măsura spaţiilor disponibile” sau ,,cererea dumneavoastră nr. din data………, adresată Primăriei a fost analizată în conformitate cu actele normative şi vă comunicăm că nu vă încadraţi în categoria beneficiarilor de locuinţe din fondul locativ de stat”.

Răspunsul la petiţie trebuie să poarte număr de înregistrare şi dată, să facă referire la numărul şi data înregistrării petiţiei, să precizeze concret poziţia autorităţii administrative, să fie semnată şi ştampilată.

Adrese de redirecţionare – între autorităţi administrative diferite, reprezintă un tip al adreselor însoţitoare de acte, prin care o autoritate administrativă îşi declină competenţa în privinţa unor petiţii greşit adresate în favoarea altei autorităţi, spre ,,competentă soluţionare”.

Adresele de redirecţionare trebuie să cuprindă următoarele:

Page 348: Suport curs Secretar.pdf

348

– antetul instituţiei ce remite petiţia; – autoritatea căreia îi este redirecţionată petiţia;

– numele şi adresa petentului;

– problema ridicată;

– numărul şi data cu care a fost înregistrată petiţia;

– numărul de pagini şi, dacă este cazul, anexe;

– semnătura şi ştampila instituţiei.

Informări reciproce – sunt specifice relaţiilor de cooperare sau parteneriat între două sau mai multe instituţii şi vizează ducerea la îndeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor acorduri.

De exemplu, informările reciproce între Camerele de comerţ sau cele între ministere de competenţă generală şi ministere de competenţă specifică, cum ar fi:

- ministerele cu Ministerul Finanţelor privind execuţia bugetului sau alte aspecte privind reglementarea regimului fondurilor publice;

- Ministerul Lucrărilor Publice cu alte autorităţi publice privind construcţiile şi posibilitatea unor modificări, consolidări ori expertizări. În acest caz informările reciproce reprezintă altă corespondenţă decât cea de avizare.

Repartiţiile – au un regim special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane, care are obligaţia de a le folosi numai pentru scopul în care i-au fost înmânate, în perioada de timp prevăzută, după aceea ele pierzându-şi valabilitatea. De menţionat că acest tip de corespondenţă est e denumit generic repartiţie, fiecare act de acest fel având o denumire proprie şi specifică domeniului de utilizare. Iată câteva dintre domeniile şi categoriile de repartiţii care sunt mai des întâlnite:

În domeniul contractelor de locaţiune imobiliară:

Page 349: Suport curs Secretar.pdf

349

– repartiţii pentru întocmirea contractelor de locuinţe sociale sau din fondul locativ de stat;

– repartiţii pentru spaţii comerciale destinate beneficiarilor Legii 42/1991 privind protecţia revoluţionarilor;

– repartiţii pentru spaţii comerciale destinate beneficiarilor Legii privind protecţia micilor meseriaşi;

În domeniul dreptului provizoriu de uz al spaţiului aerian şi al frecvenţelor radio şi tv.:

– repartiţii provizorii până la emiterea licenţei, conform Legii Audiovizualului;

– staţii emisie-recepţie cu mai multe posturi (companii de taximetre, companii de intervenţie, pază, protecţie etc);

– repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce operează pe teritoriul naţional al României.

Citaţiile – se transmit numai între instituţii diferite; au un caracter similar convocărilor, care sunt specifice corespondeţei interne. Exemple de citaţii, altele decât cele judecătoreşti:

– cele ale Camerelor de comerţ şi industrie pentru arbitraje;

– cele ale autorităţilor portuare pentru comunicarea de decizii căpitanilor navelor acostate;

– cele ale organelor de poliţie pentru soluţionarea unor anchete (a nu se confunda cu citaţiile emise de Parchet sau citaţiile instanţelor în cauze penale).

Navetele – se prezintă sub forma comunicărilor între compartimentele aceleiaşi autorităţi ca proceduri prealabile adoptării deciziei administrative. Există două categorii, şi anume:

1. Adresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului şi transmise decidentului (de exemplu: comunicările de spaţii libere cu destinaţie locativă sau cu alte destinaţii transmise de direcţiile, regiile sau

Page 350: Suport curs Secretar.pdf

350

societăţile de administrare Consiliilor locale sau primăriilor pentru emiterea de repartiţii).

. Comunicări între instituţiile sau compartimentele aceluiaşi sistem, ori între societăţi cu aceleaşi atribuţii care iau parte la o înţelegere. Astfel, amintim de navetele sau comunicările din diferite domenii:

– transporturi – transmiterea între regionalele de cale ferată, companiile aeriene etc., a diagramelor cu locurile disponibile pentru rezervare şi vânzare de bilete;

– acorduri de tranzitare – comunicarea de la autoritatea ce dă avizul de tranzitare la autoritatea de graniţă care controlează accesul;

–transmiterea situaţiilor privind debitorii de la diverse autorităţi administrative la administraţiile financiare ori direcţiile de taxe şi impozite locale pentru executări.

Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevăzută în ele.

Acte de dispoziţie şi decizie

Activitatea de bază a fiecărei organizaţii, activitate care derivă din legea lor organică, este adusă la îndeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispoziţii, şi care au un caracter obligatoriu.

Ordinul – este un act specific ministrului, şi are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordonează. Este un act de dispoziţie, la fel ca şi decizia. În unele unităţi economice (în funcţie de dependenţa lor) ordinul primeşte utilitate identică cu decizia, iar elementele pe care trebuie să le cuprindă un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.

În unele cazuri, funcţiile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obţinând astfel un nou tip de document – ordinul circular.

Decizia – este un act de dispoziţie ce se emite de conducerea unităţii pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din funcţie a unor persoane care s- au dovedit necorespunzătoare, pentru sancţionarea unor salariaţi vinovaţi etc.

Page 351: Suport curs Secretar.pdf

351

Dispoziţia – poate fi dată de orice persoană cu funcţie. Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structură similară şi cuprind:

– denumirea unităţii emitente;

– titlul, numărul şi data actului;

– preambulul (menţiuni prealabile): prevederea legală care dă dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte şi temeiul care justifică emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, având în vedere…”, ,,pe baza …”, ,,în temeiul…”;

– formula de dispoziţie: ,,emite următorul ordin (decizie, dispoziţie)”, precedată de arătarea calităţii emitentului;

– conţinutul, grupat pe puncte numerotate;

– încheierea (numerotată în continuare), cuprinzând organul sau organele (direcţii, servicii etc) care urmează să aducă la îndeplinire actul în cauză;

– semnătura emitentului (precedată de indicarea funcţiei).

Astfel de acte pot cuprinde şi manifestarea de voinţă a mai multor organe, deci pot fi emise în comun de acestea şi semnate de conducătorii fiecăruia dintre ele.

Instrucţiunile – sunt, în general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelaşi caracter normativ ca şi reglementările pe care le însoţesc. Sistematizarea instrucţiunilor se face pe părţi, capitole, articole, paragrafe etc.

Circulara – este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unităţilor din subordine, concomitent şi cu acelaşi conţinut dispoziţii sau îndrumări. O caracteristică de dactilografiere a scrisorii circulare constă în aceea că ea se scrie în mai multe exemplare, adresa destinatarului completându-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, având valaorea originalului, se expediază cu semnătura conducătorului şi ştampila unităţii.

Page 352: Suport curs Secretar.pdf

352

Scrisorile de acest tip au un titlu, ca în cazul actelor, şi un număr propriu de ordine (ex.: ,,Instrucţiune nr…”, ,,Circulara nr….”).

Instrucţiunile şi circularele nu suportă răspuns. La destinatar ele primesc rezoluţia ,, în evidenţă”, pentru a fi avute permanent în vedere. Ele au o singură semnătură – a conducătorului.

Actele doveditoare – sunt actele care se eliberează la cererea persoanelor fizice sau juridice, în scopul atestării unor calităţi sau al recunoaşterii unor drepturi.

Adeverinţa – este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atestă un drept, un fapt, o situaţie. Adeverinţa se

eliberează pe baza unor acte, documente, registre etc., în care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinţei. De ex. adeverinţa eliberată de circa financiară pe baza rolului financiar, prin care se atestă existenţa sau inexistenţa unui debit; adeverinţa eliberată celor care frecventează o formă de învăţământ pe baza documentelor şcolare; adeverinţa eliberată de unităţi salariaţilor care îşi desfăşoară activitatea în cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverinţă, eliberată pe baza deciziilor de încadrare, a datelor înscrise în carnetul de muncă etc.

Elementele adeverinţei sunt: antetul, numărul şi data, titlul ,,adeverinţă”, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberată pentru a-i servi la…”), semnătura (semnăturile), ştampila unităţii emitente. În ultimul timp sunt formulare tipizate.

Certificatul – este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite: certificat de căsătorie, de studii, de deces etc.

Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaţie specifică , pentru faptele care se atestă şi care sunt extrase, în general, din registre.

Page 353: Suport curs Secretar.pdf

353

Delegaţia – este actul care atestă delegarea de autoritate, în mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumită problemă sau grup de probleme, pe o perioadă de timp determinată.

Pe baza delegării de autoritate sub forma delegaţiei, o persoană îl reprezintă pe emitentul actului şi acţionează cu depline puteri în numele acestuia, în problemele menţionate expres în delegaţie. Este un act de largă răspândire, specialiştii din unităţi fiind delegaţi pentru a participa la şedinţe, contractări, recepţionări de produse sau lucrări, control, verificări etc.

Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unităţii în justiţie.

În afara elementelor obişnuite ale oricărui document oficial (antet, nr., dată, semnătura, ştampilă), ca elemente obligatorii specifice delegaţiei apar: titlul ,,delegaţie”, obiectul delegaţiei, actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria şi emitentul), perioada de valabilitate a delegaţiei.

Chitanţa – este un înscris prin care se certifică predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitanţă”, data, numele şi adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (în cifre şi litere), semnătura celui care a predat şi a celui care a primit. Chitanţa poate fi un act

tipizat, şi anume, pentru plăţile făcute unor organe de stat (chitanţa de plată a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)

CORESPONDENŢA JURIDICĂ

În cadrul corespondenţei oficiale un loc important îl ocupă scrisorile cu conţinut juridic, fie că este vorba de apariţia, stingerea sau modificări de obligaţii juridice. În desfăşurarea activităţii lor, agenţii economici intră, în mod inevitabil, în relaţii cu organele de justiţie (judecătorii, tribunale etc) .

Principala corespondenţă ce are loc cu organele de justiţie constă în: scrisori (cereri) de acţionare în judecată, întâmpinări, cereri de recurs înaintate de reclamanţi sau de pârâţi şi citaţii emise de organele judecătoreşti.

Page 354: Suport curs Secretar.pdf

354

Cererea de acţionare în justiţie se formulează de reclamant şi se înaintează organului de justiţie în vederea recuperării unor drepturi ce i se cuvin din relaţiile contractuale cu alţi agenţi economici, din imputaţii sau din alte operaţii.

Desigur că se acţionează în judecată numai după ce au fost epuizate toate posibilităţile de rezolvare a litigiului pe cale amiabilă.

Cererea de acţionare în judecată trebuie să cuprindă, în principal următoarele: date de identificare a reclamantului şi a pârâtului, solicitarea de a rezolva litigiul în favoarea reclamantului, valoarea litigiului, motivele pentru acţionarea în justiţie, menţiuni din care să rezulte că au fost epuizate toate posibilităţile de rezolvare a diferendului prin înţelegere între părţi.

De regulă, cererii i se anexează şi diverse documente care pot să probeze în justiţie cele relatate.

În cazul în care acţiunea a fost respinsă prin sentinţa instanţei de fond, reclamantul are dreptul ca în termen legal să formuleze cererea de recurs, în care pe lângă datele generale sunt menţionate şi motivele pe care se sprijină cererea.

Cererea de recurs poate fi formulată, de asemenea, şi de către pârât în situaţia în care instanţa a admis acţiunea reclamantului, iar pârâtul este nemulţumit de hotărârea pronunţată.

Faţă de cererea de acţionare în judecată şi de recurs, pârâtul poate să formuleze ,,întâmpinare”, pe care o depune la organul judecătoresc, în care menţionează motivele pentru care nu este de acord cu cererea formulată de reclamant. Această scrisoare are o formă tip şi cuprinde: destinatarul

(preşedintele instanţei investite); datele personale de identificare în baza actului de identitate şi calitatea în cauza la care se depune prezenta scrisoare de întâmpinare; punctul de vedere al autorului şi cererea către instanţă urmată de motivarea în fapt şi în drept a cererii sale; se încheie obligatoriu cu prezentarea probelor de care înţelege să se folosească; numele şi prenumele în clar şi semnătura olografă.

Page 355: Suport curs Secretar.pdf

355

Partea pârâtă este solicitată de către organele judecătoreşti să se prezinte în faţa instanţei de judecată, în vederea dezbaterii problemelor în litigiu, prin citaţia pe care o emite.

Citaţia reprezintă invitaţia oficială scrisă, prin care persoanele fizice sau juridice (prin reprezentantul legal) sunt chemate să se înfăţişeze la o anumită dată în faţa unei instanţe judecătoreşti sau a altei autorităţi. Persoanele citate de organele judecătoreşti pot avea calitatea de pârâte sau de martori. Este corespondenţa cu formă tipizată şi cuprinde următoarele elemente: autoritatea emitentă (instanţa, gradul, localitatea, secţia sau completul); numele corespondenţe ,,CITAŢIE”, destinatarul şi datele de identificare unde urmează a se îndeplini procedura; se precizează obiectul citaţiei (nr. dosar, cauză, părţi), este datată, semnată şi ştampilată.

Notificarea – are rol de înştiinţare făcută formal şi se utilizează atât în relaţiile comerciale, cât şi în cele juridice. Notificarea se face formal în mai multe exemplare, după caz, şi cuprinde: datele celui care notifică, numele corespondenţei, datele celor notificaţi, elementul de conţinut al notificări, numărul de exemplare, efectele ce derivă din prezenta notificare pentru cei în cauză, semnătura celui care notifică, autoritatea care a autentificat sau legalizat notificarea.

CORESPONDENŢA DIPLOMATICĂ

Un rol deosebit în relaţiile internaţionale între state îl ocupă corespondenţa diplomatică. La întocmirea acesteia, care rămâne ca document diplomatic, emitentul trebuie să pornească de la sarcinile concrete, obiectivele pe care le urmăreşte în transpunerea în viaţă a politicii externe a statului său. Emitentul trebuie, de asemenea, să cunoască importanţa problemei pe care vrea s-o abordeze în documentul respectiv, istoria problemei, stadiul său de soluţionare, aspectele sale juridice. În funcţie de aceste considerente, emitentul decide asupra genului de document diplomatic: scrisoare de acreditare, notă verbală, nota semnată, scrisoarea personală, aide-memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. Ele se deosebesc între ele prin importanţă, destinaţie, formulări protocolare. Stilul corespondenţei diplomatice este mult mai sobru şi mai reverenţios. Modul de transmitere

Page 356: Suport curs Secretar.pdf

356

este, în general, curieratul şi are întotdeauna forma scrisă în original şi presupune semnătura olografă.

Fiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactată corespondenţa este foaia cu antet sau filigranată cu însemnele expeditorului.

Deşi, în mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa naţională, în corespondenţa diplomatică, avându-se în vedere dificultăţile ce se pot ivi pentru soluţionare operativă a problemelor abordate, dar şi curtoazia faţă de autorităţile statului cărora li se adresează corespondenţa, se practică ataşarea la documentul emis în limba naţională a expeditorului a unei traducerii în limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul tradus se scrie ,,traducere neoficială’’, chiar dacă aceasta a fost făcută de un specialist în limba respectivă.

Pentru uşurarea comunicării în scris, unele ambasade convin cu Ministerul Afacerilor Externe din ţara de reşedinţă ca, pe bază de reciprocitate, să se corespondeze fie numai în limba naţională, fie numai în limba ţării de reşedinţă. Atunci când este vorba de limbi de circulaţie foarte restrânsă, se convine utilizarea unei terţe limbi, de regulă de circulaţie internaţională.

Tipuri de corespondenţă diplomatică

Nota verbală – se foloseşte în corespondenţa între o misiune diplomatică şi Ministerul Afacerilor Externe sau între Ministerele de Externe. Este o comunicare scrisă, nesemnată, purtând doar sigiliul Ministrului Afacerilor Externe sau al Misiunii Diplomatice de la care se emite. Notele verbale reprezintă, de regulă, o importanţă diplomatică secundară.

Nota semnată – este documentul diplomatic solemn care se adresează de către Ministerul Afacerilor Externe şefului misiunii diplomatice sau invers;

Scrisoarea personală – se foloseşte între ambasador şi ministrul afacerilor externe şi nu angajează statele. Este mai puţin protocolară şi are caracter personal.

Nota colectivă este modalitatea prin care mai mulţi reprezentanţi ai statelor acreditante se adresează unui guvern, şi se trimite ministrului afacerilor externe.

− notele identice şi notele paralele sunt note cu acelaşi conţinut, care sunt prezentate simultan;

− notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaţiile curente, de ordin particular sau administrativ.

Page 357: Suport curs Secretar.pdf

357

Aide-memoire este documentul diplomatic care rezumă aspecte ale relaţiilor dintre state şi expune consecinţele juridice ale unor fapte. Este o notă diplomatică înmânată de un agent diplomatic celeilalte părţi, în cursul unor tratative sau convorbiri, cu scopul de a rezuma problema discutată, a preciza anumite aspecte. Aide-memoire nu conţine formule de politeţi şi nici nu se semnează; se adresează ministrului afacerilor externe.

Memorandum-ul este un aide-memoire mai complet care, spre deosebire de acesta, prezintă şi o istorie a problemei apărute şi justifică politica urmată de statul acreditant faţă de problema în cauză.

Rapoartele diplomatice – privesc informarea ministerului de externe de către misiunile diplomatice cu privire la îndeplinirea instrucţiunilor primite. Rapoartele sunt periodice. Raportul diplomatic poate fi darea de seamă despre executarea misiunii în general.

Scrisoarea de acreditare este prezentată de reprezentantul misiunii diplomatice (ambasadorul) preşedintelui ţării unde a fost acreditat. Scrisoare este semnată de preşedintele şi ministrul afacerilor externe din ţara de unde vine diplomatul.

Vom reda mai jos câteva din formulele protocolare utilizate în următoarele situaţii: în momentul redactării adresei pe plic şi la începutul scrisorii (I), în formula de adresare (II), în formula finală (III):

Pentru Preşedintele unei ţări

I. Excelenţa Sa, Domnul (numele), Preşedinte al (numele ţării sau al republicii);

Sau Domnul (numele) Preşedinte al (numele ţării sau al republicii). II.

Domnule Preşedinte;

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Preşedinte, expresia înaltei mele consideraţii; Sau

O rog pe Excelenţa Voastră să agreeze expresia înaltei mele consideraţii.

Page 358: Suport curs Secretar.pdf

358

Folosirea titlului de ,,Excelenţă” faţă de un şef de stat străin este facultativă. Acest titlu nu se foloseşte, de exemplu, pentru preşedintele Statelor Unite, nefiind utilizat în protocolul american, decât în cazul unui ambasador străin.

Pentru Primul-Ministru I. Domnul (numele) Primul-Ministru al Guvernului (sau numele ţării); II.

Domnule Prim-Ministru,

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Prim-Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.

Pentru un ministru I. Domnul (numele) Ministru al (numele ministerului); II.

Domnule Ministru,

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.

Pentru un deputat I. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripţiei) II.

Domnule Deputat,

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Deputat, expresia……………..

Pentru un primar I. Domnul (numele) Primar al (numele oraşului); II.

Domnule Primar,

III. Vă rog să agreaţi/primiţi, Domnule Primar,……….

Page 359: Suport curs Secretar.pdf

359

Pentru un ambasador I. Excelenţa Sa Domnul (numele), Ambasador al (numele ţării); II.

Domnule Ambasador;

III. Vă rog să agreaţi, Domnule Ambasador, expresia……………

Sau O rog pe Excelenţa Voastră să agreeze expresia înaltei mele consideraţii

CAPITOLUL VI – APLICAREA NPM ŞI NPSI

1. Definiţia şi obiectul igienei muncii

Igiena muncii este ramură a igienei ce studiază condiţiile de muncă şi influenţa

acestora

asupra organismului urmărind stabilirea unor norme fiziologice şi complexe de măsuri

care să

asigure confortul la locul de muncă, prevenirea oboselii şi a îmbolnăvirilor profesionale.

2. Boli profesionale

Definiţie: boli cauzate de factori fizici, chimici, biologici, caracteristici exercitării

unei

meserii sau profesiuni, inclusiv cele determinate de suprasolicitarea diferitelor organe sau

sisteme în timpul muncii.

Factori nocivi posibil cauzatori de îmbolnăviri profesionale cu specific legat de

munca de agent de turism:

Organizare neraţională a muncii: exagerarea efortului fizic sau intelectual, a ritmului

muncii, suprasolicitarea sistemului nervos central, folosirea neraţională a timpului de

muncă şi odihnă.

Factori nocivi din mediul de muncă: fizici, chimici, biologici.

Page 360: Suport curs Secretar.pdf

360

Deficienţe de construcţie şi amenajare a locului de muncă: zone de muncă

subdimensionate, deficit de încălzit, iluminat, etc.

3. Adaptarea organismului în timpul muncii - ritm, capacitate de muncă,

oboseala în

Muncă.

Adaptarea organismului în timpul muncii - modificări musculare, respiratorii, ale inimii şi

circulaţiei sângelui, modificări digestive, ale funcţiei rinichilor, modificări ale glandelor.

Ritmul de muncă: determinat de durata, natura, tipul efortului; reflectă starea

capacităţii de muncă, gradul de însuşire a calificării, aspecte de organizare a muncii.

4. Capacitatea de muncă

Definiţie: posibilităţile de a efectua o cantitate maximă de muncă.

Factori care determină capacitatea de muncă:

factori care ţin de organism: vârsta, sex, stare de sănătate, alimentaţie,

constituţie, interes, voinţa, atitudine faţă de muncă.

factori de mediu şi socio-economici: microclimat, agenţi fizici şi chimici,

organizarea timpului liber, relaţii umane.

Măsuri pentru întreţinerea capacităţii de muncă: organizarea unui regim raţional de

munca şi odihnă ţinând cont de cele trei faze de modificare a capacităţii de muncă din

cursul zilei de lucru.

Utilizarea pauzelor: o pauză mai lungă la mijlocul zilei de munca de 30-60 min.,

pauze suplimentare de 3-5 min. distribuite în cursul zilei de muncă.

5. Oboseala în muncă

Factori care provoacă oboseala: factori ce ţin de condiţiile de muncă şi factori

dependenţI

Combaterea oboselii: timp de muncă de 8 ore zilnic, regim de muncă, gimnastica

activă,

confort termic 15-22 grade C, umiditate relativa max de 60%, iluminat adecvat, rol

psihologic al culorilor, reducerea zgomotului.

6. Boli profesionale

Definiţia bolii profesionale: afecţiune ce se produce ca urmare a exercitării unei

profesiuni,

Page 361: Suport curs Secretar.pdf

361

cauzată de agenţi nocivi: fizici, chimici sau biologici, caracteristici locului de muncă

precum şi de suprasolicitarea diferitelor organe şi sisteme în procesul de muncă.

Factori ai riscului de îmbolnăvire: organizare neraţională a muncii, mediului de

muncă, agenţi patogeni fizici, chimici, biologici specifici serviciului.

Poziţii vicioase în timpul muncii - pot determina îmbolnăviri ale coloanei

vertebrale;

suprasolicitări de tendoane, musculatura, picior plat, varice.

Măsuri de reducere a riscului de îmbolnăvire: evaluarea riscurilor care nu pot fi

evitate, evitarea riscurilor, combaterea riscurilor la sursa, adaptarea muncii, programe de

preventie.

7. Microclimatul locului de muncă, ventilaţia.

Definiţie microclimat: complex de factori fizici ai aerului-temperatura, umiditate,

mişcarea

aerului, temperatura obiectelor şi suprafeţelor, ce caracterizează starea climatică din

spaţiul restrâns al locului de muncă.

Efectele microclimatului cald asupra organismului: transpiraţii intense,

supraîncălzire, pierderi de lichide, scaderea capacităţii de concentrare şi atenţie, scaderea

randamentului muncii.

Efectele microclimatului rece asupra organismului: scăderea temperaturii pielii,

creşterea tensiunii arteriale, posibil degerături, paralizii de nervi, favorizarea

apariţiei faringitelor, laringitelor, amigdalitelor.

Zona de confort termic: iarna: 17-21 gradeC cu optim la 19 grade C respectiv 19-23

grade C cu optim la 21 grade C vara - cu variaţii funcţie de activitate, adaptare la factorii

microclimatici, îmbrăcăminte, alimentaţie.

Norme individuale pentru factorii componenţi ai microclimatului: temperatura aerului

18-22 grade C, umiditatea aerului 35-65%, mişcarea aerului max. 0,5m/s, temperatura

suprafeţelor să nu difere cu mai mult de 4 gradeC faţă de cea a aerului.

Sistemul de încălzire a unităţii. Condiţii sanitare: să nu producă noxe, să

realizeze un microclimat uniform, să creeze condiţii optime de ambianţă termică, să aibă

un randament caloric cât mai mare.

Page 362: Suport curs Secretar.pdf

362

Vicierea aerului - datorată procesului respirator cu scăderea concentraţiei de

oxigen, creşterea celei de bioxid de carbon, creşterea temperaturii şi umidităţii

aerului ducând la: transpiraţie, dureri de cap, vărsături, greţuri, somnolenţa ce apar în

încăperi neventilate.

Ventilaţia încăperilor: naturală, artificială, mecanică. Condiţii sanitare: să

realizeze condiţiile de confort, să nu modifice brusc temperatura, să nu producă zgomot,

trepidaţii, etc.

8. Radiaţii

Radiaţii ultraviolete: surse - soarele. Efecte: distrugerea bacteriilor, efecte

asupra

organismului: piele, ochi, nivel de calciu.

Radiaţii luminoase: surse - natural, artificial, incandescent, luminescent; efecte

asupra funcţiei vizuale, pielii şi sistemului nervos.

Radiaţiile infraroşii: surse - orice corp cu temperatura peste zero absolut; efecte

asupra:

pielii, ochiului, sistemului nervos.

Microunde: surse - aparate de încălzit, instalaţii de telecomunicaţii; efecte

semnificative doar la intensităţi mari; emit însă radiaţii calorice.

9. Zgomote. Electricitatea

Surse de zgomote: externe, interne. Unitate de masură a sonorităţii: bell, decibel.

Acţiunea zgomotelor asupra organimului: efecte asupra urechii, scăderea atenţiei,

insomnie. Limita maximă de zgomot - zgomotul exterior să nu depăşească 50

decibelli la 3 metri de

fereastră.

Factori ce influenţează acţiunea curentului electric asupra organismului:

intensitate, frecvenţa curentului, durata de acţiune, traseul prin corp şi starea de sănătate a

organismului.

Condiţii în care pot avea loc accidente electrice: atingerea conductorilor de curent

sau a pieselor metalice neizolate: ex. lămpi.

Page 363: Suport curs Secretar.pdf

363

Evitarea accidentelor datorate curentului electric: protecţia împotriva atingerii directe

a unor elemente sub tensiune.

Primul ajutor în electrocutare: izolarea salvatorului, scoaterea accidentatului din

circuit, reanimare de urgenţă.

10. Igiena muncii la femei

Factori din mediul de muncă ce pot influenţa organismul femeii: munca

îndelungată în

poziţie şezândă poate favoriza tulburari de circulaţie şi inflamaţii ale organelor genitale.

Ocrotirea sănătăţii gravidei: gravidele începand cu luna V şi cele care

alăptează nu vor presta munci suplimentare şi nici munca de noapte; acordarea de pauze

de câte ´ ora din 3 în 3 ore pentru cele care alăptează; organizarea unor încăperi

destinate pentru repaus şi igiena individuală.

11. Factori de risc pentru sănătate la locul de muncă

Definiţie risc pentru sănătate: probabilitatea afectării stării de sănătate a

personalului sau consumatorilor la locul de muncă.

Enumerarea factorilor de risc pentru îmbolnăvire: proiectarea şi amenajarea

neigienică a încăperilor, concepere şi repartizarea defectuoasă a sarcinilor de muncă,

durata anormală a timpului de muncă, mediu de muncă neigienic, agenţi patogeni biologici,

fizici, chimici, specifici muncii.

Factori biologici

A) Bacteriile

Definiţie: organisme microscopice invizibile cu ochiul liber formate dintr-o singură

celulă şi care se înmulţesc în organismul uman dar si pe diverse suprafeţe.

Bacterii folositoare organismului: bacterii din intestinul subtire cu rol în producerea

unor vitamine: K, B; bacterii din intestinul gros care favorizează digestia; bacterii cu rol

în epurarea apelor reziduale, fertilizarea solului, prepararea iaurtului şi branzei(lactobacilli).

Bacterii dăunătoare omului: patogene şi condiţionat patogene

Bacteriile patogene

determină îmbolnăviri la om

condiţii de producere a bolilor infecţioase: sursa de infecţie (om sau animal),

eliminarea bacteriilor în mediul exterior, existenţa unei căi de transmitere, contactul

Page 364: Suport curs Secretar.pdf

364

direct sau indirect cu sursa de infecţie, existenţa unei porţi de intrare (piele, aparat

respirator, aparat digestiv),

existenţa unui organism receptiv la boală.

Bacterii condiţionat patogene - determină îmbolnăviri doar în condiţii de

scădere a rezistenţei generale a organismului (oboseala, suprasolicitare, alimentaţie

defectuoasă), creşterea agresivităţii bacteriilor (de exemplu, prin utilizare

necorespunzătoare a antibioticelor).

Factori fizico-chimici ce influenţeaza înmulţirea bacteriilor:

apa-umiditatea crescută favorizează înmulţirea bacteriilor iar scăderea cantităţii de

apă de pe suprafeţe inhibă înmulţirea bacteriilor. Spori rezistenţi.

Temperatura - cea ridicată în scurt timp distruge mai eficient bacteriile decât

una mai scăzută ce acţionează timp îndelungat.

Timpul - în primele 1-2 ore se adaptează la mediu şi nu se înmultesc, în

următoarele 6 ore se înmulţesc exponenţial, n următoarele 8 ore se înmultesc lent şi

dacă se epuizează hrana începe scăderea lentă a numărului lor.

B) Virusuri.

Organisme submicroscopice fără structura celulară care nu trăiesc decât în interiorul unei

celule gazdă pe care o distrug înmulţindu-se şi producând la om şi animal îmbolnăviri

denumite viroze. Răspândire peste tot, mai frecvent în zone aglomerate şi spaţii închise.

C) Ciuperci

organisme formate dintr-o celulă sau filamente; se înmulţesc rapid

determină la om îmbolnăviri denumite micoze: ale pielii, unghiilor, etc.

D) Paraziţii

organisme care caută hrana şi adăpost în organismul uman

produc ouă care se elimină în mediul extern şi contaminează apa, solul, fructe,

legume, mâini.

determină la om îmbolnăviri numite parazitoze prin consumarea de substanţe

nutritive,

eliberare de toxine.

Căi de transmitere a infecţiilor şi profilaxia lor.

Page 365: Suport curs Secretar.pdf

365

Clasificarea căilor de transmitere a infecţiilor: aeriană, digestivă, contact direct,

agenţi vectori.

Calea aeriană de transmitere - cea mai mare contagiozitate.

se transmit: infecţii cu bacterii şi virusuri ce afectează căile respiratorii: gripa,

amigdalita, bronşita).

modalitatea de transmitere: picături de salivă infectată (tuse, strănut), substanţa

organică rezultată din uscarea picăturilor de salivă, praf cu bacterii.

Profilaxia infecţiilor transmise pe cale respiratorie: depistarea, izolarea, tratarea

bolnavilor şi purtătorilor, aerisire repetată a încăperilor, asigurarea cubajului de aer pe

persoană, spălarea pardoselilor, pereţilor, obiectelor şi mobilierului cu apă şi detergent şi

apoi dezinfecţia lor, maturare umedă, folosirea aspiratoarelor, măsuri de igienă

personală: folosirea batistei la tuşit şi strănut, igiena gurii şi a nasului.

a) Calea digestivă - boli cu contagiozitate mai mică dar caracter exploziv.

transmiterea bolilor, mâinile murdare: hepatita, toxiinfecţii alimentare.

modalitate de transmitere: mâini, haine, alimente, ustensile, bancnote, monede

contaminate;

apa contaminată, muşte, etc.

Profilaxia infecţiilor transmise pe cale digestivă:

respectarea regulilor de igienă individuală şi la locul de muncă

examen coprobacteriologic pentru depistarea bacteriilor patogene

folosirea exclusivă a apei potabile

evacuarea reziduurilor lichide şi solide, rapid şi corect.

b) Cale de transmitere prin contact direct:

boli transmise: antrax, tetanos, infecţii streptococice şi stafilococice ale pielii şi

mucoaselor, micoze, boli venerice, infecţie HIV.

Profilaxia bolilor cu transmitere sexuală:

investigaţii epidemiologice la angajare, periodic în anumite situaţii

educaţie sanitară, igiena vieţii sexuale, adresabilitate promptă la medic, importanţa

declarării sursei de infecţie. etc.

c) Cale de transmitere prin vectori:

definiţie, exemple vectori: pureci, păduchi, capuse, etc.

Page 366: Suport curs Secretar.pdf

366

boli transmise: tifos, febra recurentă.

Profilaxia bolilor transmise prin vectori: distrugerea vectorilor.

Boli infecţioase cu caracter profesional.

Boli cu transmitere aeriană:

Viroze: - frecvenţa crescută; localizare: nas (rinita), gât (faringite, laringite),

bronşii (bronşite), plămâni (pneumonii). Caracteristici: contagioase, apar în anotimp

rece, au ca sursă omul bolnav şi uneori păsările, se pot repeta în timp, virusurile

sunt rezistente la antibiotice.

Gripa - simptome: febra ridicată, dureri mari de cap şi gât, tuse uscată, ameţeli,

evoluţie mai severă la vârstnici sau persoane cu afecţiuni respiratorii, cardiace,

diabet, etc. Imunitatea e de durată scurtă - se poate repeta, dă frecvent complicaţii

Boli transmise pe cale digestivă:

toxiinfecţii alimentare - datorate consumului de alimente contaminate cu anumite

bacterii: Salmonella, Shigella, Escherichi colli, bacil botulinic, etc. Cale de

pătrundere în organism: alimente contaminate direct (de exemplu: ouă), alimente

contaminate cu mâini, apa nepotabilă. Manifestări: greţuri, vărsături, diaree, lipsa

apetitului, dureri musculare, articulare.

dizenteria: - boală contagioasă dată de bacilul Shigella care se elimină din

intestinul omului bolnav sau a purtătorului sănătos şi contaminează apa, alimente.

Manifestări: febra, greţuri, vărsături, scaune diareice cu mucus şi sânge.

Holera - boala contangioasă dată de vibrionul holeric, ce apare mai ales în

sezonul cald.

Transmiterea se face prin consumul apei infectate. Manifestări: dureri abdominale

intense, diaree severă cu aspect de zeamă de orez, vărsături, deshidratare.

hepatita virală tip A- boala contagioasă produsă de virusul hepatitei A.

Transmitere: mâini murdare. Manifestări: febra, astenie, oboseala, greţuri, vărsături,

dureri de stomac, colorare galbenă a pielii şi mucoaselor (icter), scaune decolorate,

urini de culoarea berii negre.

Boli transmise prin contact direct:

tetanos - produs de bacilul tetanic aflat în pământ. Pătrunde în organism prin

leziuni ale pielii: răni, înţepături. Determină manifestări severe nervoase şi

Page 367: Suport curs Secretar.pdf

367

musculare, respiratorii cu deces frecvent. Profilaxie: -vaccinare, toaleta rănilor,

educaţie sanitară.

dermatite infecţioase: infecţii ale pielii cu bacteria. Streptococul determină

erizipelul.

Stafilococii determină abcese, infecţii ale pielii mâinilor, feţei. Profilaxie:

respectarea

regulilor de igienă.

micoze: - localizare: dermatomicoze (pielea), onicomicoze (unghii). Agent cauzal:

candida deteremină candidoze ce afectează mucoasele; tricofitia, microsporia,

favusul-micoze ce afectează pielea păroasă. Contaminarea: direct de la om la om

sau indirect prin obiecte. Manifestări în candidoze: pete albe pe suprafaţa internă a

obrajilor, secreţii vaginale albicioase, prurit local, etc. Manifestări în micozele pielii

păroase: par lipsit de luciu, se rupe uşor, apariţie de scuame. Manifestări în

micozele pielii nepăroase: pete galben-cafenii în pliurile pielii etc. Profilaxie:

depistare precoce, izolare, tratare, măsuri de educaţie sanitară.

Boli cu transmitere sexuală:

sifilis, gonoree, candidoze vaginale, herpes genital.

sifilis-produs de Treponema palidum. Evoluează în 3 stadii cu leziuni pe

mucoase, piele, organe interne.

infecţia HIV: produsa de HIV, care odată patruns în organism e prezent pe toata

durata vieţii pacientului; Transmisă pe cale sexuală, seringi contaminate,

transfuzie de sânge, instrumentar contaminat; nu pătrunde pin piele şi mucoase

intacte. Profilaxie: depistare precoce, educaţie sanitară.

Boli transmise prin vectori.

Malaria - agent cauzal parazit transmis prin tantarul anofel

-manifestări: frison, febra, complicaţii hepatice, cardiace.

tifos exantematic - transmis prin intermediul păduchilor

leptospiroze - transmise prin intermediul şobolanilor.

Boli profesionale datorate unor factori chimici:

Condiţii în care pot apărea boli profesionale prin intoxicaţii cu reziduuri de pesticide:

prezenţa lor pe şi în obiecte, alimente, îmbrăcăminte, datorită folosirii necorespunzătoare

Page 368: Suport curs Secretar.pdf

368

din punct de vedere tehnologic şi igienic: nerespectarea cantităţilor administrate, a

ritmurilor de administrare, măsuri insuficiente privind excluderea prezenţei lor în doza

toxică în ape, obiecte, alimente. Ex: stropirea cu pesticide a suprafeţelor de lucru, a

obiectelor ce nu se pot spăla (cărţi).

Boli profesionale datorate unor factori fizici.

Radiaţii - radiaţii ionizante: substanţe adioactive din aer, apă, sol care se pot

acumula în plante; materiale de construcţii cu un anumit grad de radioactivitate - de obicei

cu efecte reduse asupra organismului

radiaţii ultraviolete - efecte asupra organismului: stimulează activitatea organismului,

imunitatea, producerea de calciu în organism. În exces determină arsuri,

pigmentări ale pielii iar pe termen lung poate favoriza tumori ale pielii. La nivel

ocular: fotoconjunctivite cu secreţie lacrimală în exces, dureri oculare, ce pot

aparea la practicanţii sporturilor de iarnă. Profilaxia efectelor nedorite: evitarea

expunerilor la soare între orele 11-17 în cursul

verii, purtarea ochelarilor de soare, utilizarea de creme, loţiuni de protectie UV cu

factor

peste 20.

radiaţiile luminoase - iluminatul insuficient poate determina: oboseala vizuală cu

secreţie lacrimală excesivă, usturimi de ochi, dureri de cap, greţuri, ameţeli.

Iluminatul fluorescent incorect reglat: determină efect stroboscopic cu oboseala

vizuală; posibil factor declanşator al unor episoade convulsive. Profilaxie: iluminare

corespunzătoare a spaţiului de lucru.

microunde - efecte asupra organismului: prin efect al radiaţiilor calorice

emise de emiţătoarele de microunde apar: oboseala, dureri de cap, tulburări

vizuale, scăderea libidoului. Profilaxie: 0,1-1mW/cm2 la expuneri pentru o zi de

muncă.

12. Accidentele de munca şi prevenirea lor

Definiţie accident de muncă: vătămarea violentă a organismului precum şi

intoxicaţii acute

Page 369: Suport curs Secretar.pdf

369

care au loc în timpul procesului de muncă sau în îndeplinirea îndatoririlor de serviciu

şi care provoacă incapacitate temporară de muncă de cel puţin 3 zile calendaristice,

invaliditate sau deces.

Lege privind securitatea si sănătatea în muncă

Obligaţii generale ale

angajatorilor

Art. 6. - (1) Angajatorul are obligatia de a asigura securitatea si sanatatea

lucratorilor în toate

aspectele legate de

munca.

(2) În cazul în care un angajator apeleaza la servicii externe, acesta nu este

exonerat de responsabilitatile sale în acest domeniu.

(3) Obligatiile lucratorilor în domeniul securitatii si sanatatii în munca nu aduc atingere

principiului

responsabilitatii

angajatorului.

Art. 7. - (1) În cadrul responsabilitatilor sale, angajatorul are obligatia sa ia masurile

necesare pentru

a) asigurarea securitatii si protectia sanatatii

lucratorilor;

b) prevenirea riscurilor

profesionale;

c) informarea si instruirea

lucratorilor;

Page 370: Suport curs Secretar.pdf

370

d) asigurarea cadrului organizatoric si a mijloacelor necesare securitatii si sanatatii

în munca.

(2) Angajatorul are obligatia sa urmareasca adaptarea masurilor prevazute la alin. (1),

tinând seama de modificarea conditiilor, si pentru îmbunatatirea situatiilor existente.

(3) Angajatorul are obligatia sa implementeze masurile prevazute la alin. (1) si (2)

pe baza urmatoarelor principii generale de prevenire:

a) evitarea

riscurilor;

b) evaluarea riscurilor care nu pot fi

evitate;

c) combaterea riscurilor la

sursa;

d) adaptarea muncii la om, în special în ceea ce priveste proiectarea posturilor de

munca, alegerea echipamentelor de munca, a metodelor de munca si de productie, în

vederea reducerii monotoniei muncii, a muncii cu ritm predeterminat si a diminuarii

efectelor acestora asupra sanatatii;

e) adaptarea la progresul

tehnic;

f) înlocuirea a ceea ce este periculos cu ceea ce nu este periculos sau cu ceea ce

este mai putin periculos;

g) dezvoltarea unei politici de prevenire coerente care sa cuprinda tehnologiile,

organizarea muncii, conditiile de munca, relatiile sociale si influenta factorilor din mediul

de munca;

h) adoptarea, în mod prioritar, a masurilor de protectie colectiva fata de masurile de

protectie individuala;

i) furnizarea de instructiuni corespunzatoare

lucratorilor.

(4) Fara a aduce atingere altor prevederi ale prezentei legi, tinând seama de natura

activitatilor din

întreprindere si/sau unitate, angajatorul are obligatia: pentru incalcare :amenda de la

3500 la 7000 ron

Page 371: Suport curs Secretar.pdf

371

a) sa evalueze riscurile pentru securitatea si sanatatea lucratorilor, inclusiv la

alegerea echipamentelor de munca, a substantelor sau preparatelor chimice

utilizate si la amenajarea locurilor de munca;

b) ca, ulterior evaluarii prevazute la lit. a) si daca este necesar, masurile de prevenire,

precum si metodele de lucru si de productie aplicate de catre angajator sa asigure

îmbunatatirea nivelului securitatii si al protectiei sanatatii lucratorilor si sa fie integrate

în ansamblul activitatilor întreprinderii si/sau unitatii respective si la toate nivelurile

ierarhice;

c) sa ia în considerare capacitatile lucratorului în ceea ce priveste securitatea si sanatatea

în munca, atunci când îi încredinteaza sarcini;

d) sa asigure ca planificarea si introducerea de noi tehnologii sa faca obiectul consultarilor

cu lucratorii si/sau reprezentantii acestora în ceea ce priveste consecintele asupra

securitatii si sanatatii lucratorilor, determinate de alegerea echipamentelor, de conditiile si

mediul de munca;

e) sa ia masurile corespunzatoare pentru ca, în zonele cu risc ridicat si specific, accesul sa

fie permis

numai lucratorilor care au primit si si-au însusit instructiunile adecvate.

(5) Fara a aduce atingere altor prevederi ale prezentei legi, atunci când în acelasi loc de

munca îsi desfasoara activitatea lucratori din mai multe întreprinderi si/sau unitati,

angajatorii acestora au urmatoarele obligatii: pentru incalcare :amenda de la 3500 la

7000 ron

a) sa coopereze în vederea implementarii prevederilor privind securitatea, sanatatea

si igiena în munca, luând în considerare natura activitatilor;

b) sa îsi coordoneze actiunile în vederea protectiei lucratorilor si prevenirii riscurilor

profesionale,

luând în considerare natura activitatilor;

c) sa se informeze reciproc despre riscurile profesionale;

d) sa informeze lucratorii si/sau reprezentantii acestora despre riscurile profesionale.

(6) Masurile privind securitatea, sanatatea si igiena în munca nu trebuie sa comporte în

nicio situatie

obligatii financiare pentru lucratori. pentru incalcare :amenda de la 3500 la 7000 ron

Page 372: Suport curs Secretar.pdf

372

ACTE NORMATIVE

Legea 536/1997, Norme de igienă şi recomandări privind mediul de viaţă al

populaţiei

Ord.M.S.nr.402/16.05.1997, Norme metodologice pentru organizarea activităţii

de supraveghere şi combaterea vectorilor şi regimul pesticidelor.

O.G.99/2000 privind măsurile ce pot fi aplicate în perioadele cu temperature

extreme

pentru protecţia persoanelor încadrate în

muncă.

Hotărâre nr.974/2004, Norme de supraveghere, inspecţie sanitară şi

monitorizare a calităţii apei potabile şi a procedurii de autorizare sanitară a

producţiei şi distribuţiei apei potabile.

Directiva 98/83/CE, art.9, legea 458/2002 modificată prin Legea 311/2004,

Norme privind supravegherea, inspecţia sanitară şi monitorizarea apei potabile.

Hotărâre CGMB 147/14.07.2005 privind normele de salubritate şi normele de

igienizare

a MB. 862/2006 privind organizarea si HGR 862/2006.

Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr.319/2006.

Page 373: Suport curs Secretar.pdf

373

CAPITOLUL VII – COMUNICAREA LA LOCUL DE MUNCĂ

Specificul comunicării organizaţionale

Organizaţia ca spaţiu al comunicării

Comunicarea este fluxul vital care face posibile performanţele unei organizaţii. De

calitatea

şi funcţionalitatea ei depinde modul în care sunt folosite resursele şi sunt atinse scopurile.

Eficienţa unei organizaţii se bazează pe specializarea funcţiilor la nivel de compartimente

şi de indivizi şi pe complementaritatea acestor funcţii. Din aceste caracteristici de bază ale

Page 374: Suport curs Secretar.pdf

374

activităţii organizaţionale rezultă necesitatea schimbului de informaţii între compartimente,

între indivizi, între organizaţie şi mediul său socio-economic.

Orice organizaţie constă, după cum arată Graham şi Bennett1, din ―premise

(scopurile activităţii comune n.n.), angajaţi, conducere, echipamente, materiale, fonduriǁ. În

procesul muncii comunicarea joacă un rol esenţial pentru că orice sistem sociotehnic

presupune existenţa unui flux informaţional care face posibilă funcţionarea lui ca întreg.

Munca în cadru organizaţional necesită coordonarea eforturilor participanţilor în realizarea

unei performanţe. Conducerea comunică angajaţilor deciziile sale, controlează executarea

lor, iar deciziile sunt bazate la rândul lor pe fluxul de informaţii.

Funcţiile organizaţionale ale comunicării sunt următoarele:

a) Control - să clarifice îndatoririle, să stabilească autoritatea şi responsabilităţile.

b) Informare - să furnizeze baza deciziilor.

c) Coordonare - să facă posibilă acţiunea comună eficientă.

d) Motivare - să stimuleze cooperarea şi implicarea în atingerea obiectivelor.

e) Emoţională - să permită exprimarea trăirilor sentimentelor etc.

Comunicarea se realizează atât interpersonal, cât şi intraorganizaţional (între

subunităţi ale aceleiaşi organizaţii) şi extraorganizaţional (cu persoane sau organizaţii

legate funcţional de activitatea organizaţiei: furnizori, clienţi, public, etc.). Fiecare dintre

aceste niveluri are grade de complexitate diferite şi presupune restricţii legate de rolurile

organizaţionale (superior /subordonat, compartimente de decizie /execuţie), norme

specifice şi structura organizaţiei. Informaţia circulă prin reţele de comunicare, cuprinzând

mai multe persoane, grupuri, compartimente, care îndeplinesc atât roluri de emiţător cât şi

de receptor.

Modalităţi de comunicare organizaţională

Comunicarea organizaţională poate fi formală (realizată pe canale impuse de

structura organizaţiei, de normele existente şi de relaţiile funcţionale dintre

persoane, grupuri, compartimente, în conformitate cu reguli explicite şi, uneori, implicite) şi

este preponderent legată de activitatea comună; şi informală (informaţie fără legătură directă

cu activitatea, cu o puternică tentă afectivă), canalele folosite sunt altele decât cele

formale, regulile de comunicare sunt mai puţin stricte. Reţelele de comunicare formale şi

Page 375: Suport curs Secretar.pdf

375

informale sunt coexistente şi uneori interferente, în sensul că cele informale pot bloca

circulaţia informaţiei în reţeaua formală, o pot distorsiona în funcţie de relaţiile şi interesele

celor implicaţi, sau, dimpotrivă, pot flexibiliza şi îmbunătăţi comunicarea formală.

Comunicarea formală. Reţelele formale de comunicare sunt prescrise prin

organigramă, document care reprezintă organizarea funcţională a activităţilor şi natura

relaţiilor de subordonare şi coordonare dintre compartimente şi persoane. Derularea

comunicării formale scrise sau orale este guvernată de o serie de reguli implicite şi

explicite privind conţinutul (ce fel de informaţie se transmite), responsabilitatea (cine emite

şi cine controlează şi semnează – în cazul mesajelor scrise),

forma (orală / scrisă, modul de structurarea a mesajului, conţinutul părţii de identificare,

formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) şi destinaţia mesajelor (cui sunt

adresate).

Comunicarea poate fi unidirecţională E R, mai facilă şi mai rapidă, sau

bidirecţională E R, mai lentă, necesitând răbdare, timp alocat, abilităţi comunicaţionale,

dar ducând la decizii mai bune şi la acceptarea mai largă a acestora de către executanţi.

Tehnicile de comunicare diferă după sensul de circulaţie al informaţiei:

Comunicare descendentă poate avea loc în sensul cererii de situaţii, date,

etc. sau al emiterii de decizii, dispoziţii, instrucţiuni, informaţii. Formele concrete

folosite de o organizaţie pot fi decizii, circulare de informare, broşuri sau

manuale cu norme şi instrucţiuni, ziare de întreprindere, scrisori către fiecare

angajat, mesaje la staţia radio, dări de seamă, rapoarte în faţa adunării generale

a salariaţilor sau acţionarilor.

Comunicarea ascendentă poate fi un răspuns la cererile de situaţii şi date ale

conducerii sau emiterea unor cereri, plângeri, opinii. Formele folosite pot fi note de serviciu,

rapoarte, dări de seamă, reglementate prin normele de organizare şi funcţionare. Pe lângă

acestea conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor sale date furnizate de

chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a propunerilor şi sugestiilor

salariaţilor.

2.3. Comunicare scrisă şi comunicare orală

În funcţie de natura, scopul şi conţinutul mesajelor, forma de prezentare poate fi

scrisă sau

Page 376: Suport curs Secretar.pdf

376

orală. "Vorbele zboară, scrisul rămâne" spune un proverb. Modalităţile de comunicare

organizaţională (faţă în faţă, scrisă, etc.) sunt alese în funcţie de natura sarcinii,

conţinutul mesajului, specificul receptorului. Comunicarea orală este mai rapidă şi

produce o satisfacţie

crescută, dar în cazul unor mesaje standard (instrucţiuni, reglementări, norme, rapoarte)

este mai potrivită cea scrisă, atât pentru posibilitatea de difuzare mai rapidă şi mai

uniformă, cât şi pentru că poate fi mai utilă în stabilirea responsabilităţilor în situaţii de

litigiu.

Comunicările scrise sunt folosite în organizaţie în cazul mesajelor care trebuie să

dureze în timp, ori de câte ori trebuie prevenită uitarea sau fixată responsabilitatea într-o

manieră lipsită de echivoc. Comunicările scrise pot constitui elemente ale unor înregistrări

contabile, pot fi o documente care vor fi păstrate un anumit timp în fonduri arhivistice, pot fi

folosite ca probe în justiţie. Cu cât organizaţia este mai mare şi mai complexă, cu atât

ponderea documentelor scrise în ansamblul comunicării creşte.

Într-o organizaţie, comunicările scrise pot fi standardizate (toate formularele care

sistematizează informaţii despre diferite aspecte ale activităţii) sau ocazionale.

Traseul comunicărilor scrise poate fi clar fixat (mai ales în cazul comunicărilor

standardizate, existând persoane şi chiar compartimente specializate care le întocmesc, le

dirijează circuitul lor sau care le aprobă, dar există şi comunicări scrise ocazionale, care au

un traseu mai puţin riguros.

Unele organizaţii au o descriere clară a tuturor acestor aspecte, sau chiar o

reglementare strictă (cele care au implementat deja sisteme de asigurarea calităţii), în timp

ce în altele sistemul funcţionează oarecum ―de la sineǁ, în baza tradiţiei sau doar a

activităţii în sine, fiind caracterizat prin grade diferite de dezordine (sistem haotic de

comunicare). În cazul celor din urmă, în momentul implementării unui sistem de

calitate pot apărea o mulţime de dificultăţi legate de structurarea şi formalizarea

sistemului şi de obţinerea unei funcţionări de calitate.

Organizaţiile care implementează Sistemul de Asigurare a Calităţii (SAC) au

reguli şi

proceduri complete pentru organizarea fluxului informaţional, pentru tipizarea şi codificarea

tuturor documentelor scrise care circulă în sistem. Sistemul SAC este un bun model de

Page 377: Suport curs Secretar.pdf

377

organizare a comunicări scrise, fixând responsabilităţile şi asigurând trasabilitatea în

domeniul procesării documentelor.

2.4. Roluri în comunicare

Rolurile în comunicare sunt manifestări comportamentale ale indivizilor în

procesul de

comunicare. Aşa cum am arătat anterior, persoanele centrale sunt mai active în

reţea, mai satisfăcute şi deţin, prin însăşi poziţia lor, o putere potenţială rezultată din

monopolizarea informaţiei. Ele o pot transpune în fapt reglementând circulaţia informaţiei

între membrii şi intrarea informaţiei noi în reţea. Acest rol activ în comunicare se manifestă

şi în influenţarea rezultatului cooperării (performanţa în muncă) şi în luarea deciziilor.

Controlorul informaţiei poate fi şi o altă persoană decât persoana centrală a reţelei.

Rolul de controlor poate fi jucat de oricine, în circulaţia ascendentă (subordonatul poate

influenţa decizia superiorilor selectând informaţia care le parvine) sau în cea descendentă

(şeful comunică subordonaţilor numai ceea ce trebuie să ştie şi în felul acesta le

influenţează cooperarea şi performanţa), numai că părerile participanţilor la reţea diferă

referitor la ceea ce trebuie să ştie fiecare). Controlul are aspecte pozitive şi negative,

ducând la furnizarea unor cantităţi insuficiente sau excesive, în unele cazuri producându-

se baraje.

Omul de legătură este o persoană a cărei activitate presupune contacte

frecvente cu două sau mai multe grupuri. Ea facilitează coordonarea acelor grupuri

informându-le reciproc despre activităţile celorlalte, atunci când ele nu interacţionează în

procesul muncii. Legătura este necesară mai ales în organizaţiile cu diferenţiere mare a

subunităţilor sau cu activităţi cu un grad mare de autonomie.

Variabile procesuale ale comunicării

Transmiterea mesajului de la emiţător la receptor este afectată de o serie de

variabile care ţin de cei doi agenţi, de canal sau de structura mesajului.

Page 378: Suport curs Secretar.pdf

378

11

Acurateţea mesajului este menţinerea unităţii şi semnificaţiei prin codificare

/decodificare la nivelul emiţătorului, respectiv al receptorului şi este influenţată atât de

credibilitatea sursei (E) cât şi de structura mesajului. Majoritatea studiilor asupra acestui

aspect este realizată la nivelul receptorului. De exemplu superiorii consideraţi ―credibiliǁ

erau percepuţi ca furnizând informaţie mai clară. Acurateţea percepută (aşa cum

receptează destinatarul mesajul) este diferită de cea reală (aşa cum a fost emis) şi depinde

de credibilitatea sursei, de încrederea pe care R o are în ea şi de influenţa pe care acesta o

exercită asupra lui R şi mai puţin de structura obiectivă a mesajului.

În comunicarea orală, gradul de acurateţe al transmiterii mesajului este mai mic

decât în comunicarea scrisă, datorită faptului că înţelegerea de ansamblu a mesajului este

dependentă de calităţile mnezice ale receptorului: acesta va înţelege în funcţie de

capacitatea de a evoca cât mai multe unităţi de informaţie stocate în memoria de scurtă

durată. Cu cât mesajul a fost mai lung, cu atât el va uita mai multe unităţi de informaţie şi va

înţelege în mai mică măsură mesajul.

Comunicarea scrisă previne acest neajuns prin faptul că forma şi conţinutul

mesajului sunt consemnate şi păstrate intacte pe un suport exterior (hârtie sau format

electronic), pot fi recitite de mai multe ori, în ritmul optim de înţelegere al receptorului,

permiţând o mai mare acurateţe a transmiterii conţinutului mesajului.

Un alt factor care influenţează acurateţea este diferenţa dintre repertoriile de

semnificaţii ale emiţătorului şi ale receptorului: cu cât această diferenţă este mai mare, cu

atât înţelegerea mesajului de către receptor este mai scăzută, deci acurateţea este mai

mică.

Indexul Flesch este o metodă de studiere a acurateţei recepţiei mesajelor în

comunicarea scrisă, prin care urmăreşte stabilirea proporţiei dintre cantitatea de informaţie

citită şi cea înţeleasă şi reţinută, prin calcularea unor aspecte (numărul de silabe reţinute din

100 de cuvinte, lungimea medie a unei propoziţii reţinute - în cuvinte, în funcţie de

dificultatea textului şi nivelul de instruire al receptorului). Rezultatele sunt folosite în

analiza gradului de adecvare a instrucţiunilor şi reglementărilor la nivelul de înţelegere al

celor vizaţi şi eventuala reformulare a mesajelor în forme accesibile.

Page 379: Suport curs Secretar.pdf

379

Deschiderea spre comunicare este o variabilă individuală legată de emiţător:

unii participanţi sunt mai deschişi, au mesaje mai directe şi lasă să transpară mai multă

informaţie despre ei înşişi, alţii sunt mai închişi, mai prudenţi. Diplomaţii de exemplu, sunt

foarte închişi, mesajele lor trebuiesc ―traduseǁ. Avem tendinţa de a fi mai prudenţi în

comunicarea cu persoanele necunoscute şi cu cele cu statut social diferit, dar frecvenţa

contactelor favorizează deschiderea. În comunicarea interpersonală există o tendinţă spre

simetrie în atitudinea faţă de comunicare în sensul că avem tendinţe ―de a reduce

schimburile de informaţii cu persoane percepute ca închiseǁ şi inversǁ.

―Comunicarea închisăǁ are rolul de a menţine diferenţele de statut şi este iniţiată şi

menţinut de regulă de cel favorizat.

Distorsiunea este reproducerea incorectă a unei informaţii obiectiv corecte prin

exagerarea aspectelor favorabile sau defavorabile, filtrarea unor aspecte, blocarea sau

omiterea completă a unor date şi poate fi conştientă sau nu. În comunicarea ascendentă,

subordonatul poate să blocheze informaţia negativă importantă pentru scop şi să exagereze

informaţiile pozitive despre sine, ceea ce duce la pierderea abilităţii superiorului de a

discerne informaţia relevantă de cea irelevantă şi la adoptarea unor decizii greşite.

Fenomenul se produce mai ales atunci când E nu are încredere în R. Superiorul are

tendinţa de a filtra sau bloca mai puţin informaţia negativă şi de a exagera mai puţin

pe cea pozitivă. Comunicarea descendentă este afectată mai mult de control decât de

distorsiune în sensul că sunt omise informaţiile nerelevante pentru subordonaţi.

Excesul de informaţie (redundanţa mesajului) se produce atunci când E transmite

mai multă informaţie decât poate recepţiona R şi este mai frecvent în comunicarea

organizaţională decât deficitul. Organizaţiile încearcă să limiteze cantitatea de informaţie

care este accesibilă fiecărui participant la activitate la un nivel optim prin definirea reţelelor

de comunicare. Organigrama reprezintă nu numai raporturile funcţionale generale între

entităţile componente ale organizaţiei, ci şi reţelele de comunicare formală care decurg

din aceste raporturi. Dirijând fluxul informaţional prin reţele prestabilite, informaţia este

distribuită, în funcţie de conţinutul ei, doar persoanelor care au nevoie de ea pentru

activitate.

Problema este de a stabili, după caz, limita de la care începe excesul, aceasta

depinzând de calităţile persoanei. Excesul are influenţă pozitivă asupra satisfacţiei

Page 380: Suport curs Secretar.pdf

380

(persoanele care primesc mai multă informaţie sunt mai mulţumite) şi negativă asupra

performanţei reale în muncă. Individul are tendinţa de a dori mai multă informaţie decât are

în mod real nevoie pentru că aceasta îi produce un sentiment de certitudine în luarea

deciziilor, chiar dacă acestea sunt de slabă calitate.

Apărări faţă de excesul de informaţie. Atunci când capacitatea de recepţie a

individului este depăşită el se apără prin omisiune (refuză să prelucreze, să decodifice o

parte din informaţie), filtrare (separarea informaţiei relevante de cea irelevantă), aproximare

(categorizarea informaţiei după o schemă simplificatoare) sau pur şi simplu prin evitarea

informaţiei. Excesul de informaţie poate depinde şi de conţinutul sarcinii şi de feedback-

ul rezultatului, dar atunci când el devine cronic poate fi un factor de stres.

Deficitul de informaţie poate să afecteze în sens negativ performanţa, mai ales

când este legată direct de procesul muncii (persoana nu primeşte suficientă informaţie

utilă); dar comunicarea nu se referă numai la acest aspect, ci ea priveşte o serie de alte

domenii: comunicare interpersonală, cunoaşterea activităţii colegilor de muncă, a celorlalte

grupuri, a conducerii, a obiectivelor organizaţiei. Deficitul de informaţie este compensat

de apariţia zvonurilor: ele iau naştere prin emiterea şi răspândirea unor opinii de către un

lanţ sau o reţea de comunicare. Distorsiunea interpretărilor este accentuată de

suprapunerea şi amplificarea unor opinii ale emiţătorilor succesivi şi de ―creditareaǁ unor

lideri de opinie.

Strategii de comunicare organizaţională

Sisteme de comunicare

Sistemele de comunicare organizaţională iau naştere, odată cu organizaţia, atât

la nivel

formal, cât şi la nivel informal. Un sistem de comunicare organizaţională presupune

existenţa unor principii şi norme formale (reglementări legale, regulamente interne,

proceduri), tradiţii, principii, proceduri etc., de natură informală, care guvernează procesul

şi rezultatele comunicării. La aceste

se adaugă reţele de comunicare, mijloace şi tehnici de comunicare, roluri

comunicaţionale îndeplinite de actorii procesului (indivizii şi compartimentele),

responsabilităţi.

Page 381: Suport curs Secretar.pdf

381

Un bun sistem de comunicare organizaţională scrisă trebuie să se bazeze pe

următoarele

principii:

Eficienţă: documentele trebuie să răspundă nevoilor de comunicare rezultatedin

activitatea practică a organizaţiei; ele trebuie concepute într-o formă simplă şi clară

(acurateţe), trebuie sa fie complete şi întocmite / procesate la timp. Reţelele de comunicare

trebuie, la rândul lor, să fie explicit stabilite ca structură şi direcţie de circulaţie a informaţiei.

Procedurile de procesare trebuie să cuprindă termene şi responsabilităţi de procesare.

Transparenţă: toţi participanţii la sistemul de comunicare scrisă trebuie să

cunoască conţinutul şi forma documentelor standardizate, conţinutul şi forma

orientative ale celor nestandardizate, reţelele (circuitul) şi procedurile de procesare

pentru fiecare document cu care lucrează.

Responsabilitate: fiecare participant la sistemul de comunicare organizaţională

trebuie să fie conştient de importanţa asumării responsabilităţii pentru emiterea,

recepţia şi procesarea documentelor legate de sarcinile sale de serviciu. Stabilirea

unor proceduri standard de participare la sistemul de comunicare organizaţională

fixează în mod clar responsabilităţile şi previne orice ambiguitate şi pasare a

responsabilităţii.

Programe de comunicare

Comunicarea organizaţională eficientă presupune existenţa unor principii clare,

utilizareea unor mijloace şi asigurarea bunei funcţionări a reţelelor de comunicare

existente.

Principii

un bun program de comunicare trebuie să aibă două sensuri (asigurarea

feedback- ului);

subiectele comunicărilor trebuie să aparţină sferei de interes a

lucrătorilor;

comunicările sunt eficiente când au ca obiect fapte şi ineficiente când

constau în

discursuri sau teorii;

Page 382: Suport curs Secretar.pdf

382

stilul comunicărilor trebuie să fie obiectiv (nici condescendent, nici

paternalist, nici

―caldǁ, emoţional sau dimpotrivă, vexatoriu).

Mijloace

vizite neoficiale ale conducerii la locurile de muncă au un efect de calm,

satisfacţie şi stimulare, conducerea ―invizibilăǁ are efecte proaste;

discuţii directe şef / subaltern;

şedinţe scurte, în grupuri mici;

anihilarea zvonurilor prin discutarea deschisă în grup.

Simptome patologice de evitat

refuzul şefului de a comunica clar obiectivul de atins;

teama şefului că subalternul să cunoască obiectivele superioare;

refuzul şefului de a comunica subalternilor informaţiile necesare pentru a-şi

îndeplini munca.

6. Influenţele parametrilor organizaţiei asupra comunicării

Comunicarea organizaţională diferă în funcţie de mărimea organizaţiei, de

gradul de

centralizare, de gradul de incertitudine în activitate:

în organizaţiile mici comunicarea este predominant orală, realizată prin contacte

directe, orizontală şi pe verticală, toţi participanţii au acces egal la informaţie,

comunicarea scrisă fiind folosită mai mult în relaţiile cu exteriorul;

în organizaţiile mari predomină comunicarea scrisă, informaţia circulă mai lent,

este diferenţiată pe compartimente (nu toţi participanţii au nevoie în procesul muncii

de aceeaşi informaţie, de aceea este mai practic pentru toată lumea ca ea să fie

selectată în funcţie de activitate); cu cât numărul compartimentelor coordonate

creşte, cu atât reţeaua de comunicare este mai complicată şi mai încărcată de

informaţie; datorită lungimii mari a canalelor de comunicare, probabilitatea

distorsiunilor este mai mare decât în cazul organizaţiilor mici, comunicarea orală

este limitată la persoanele care interacţionează direct în procesul muncii;

Page 383: Suport curs Secretar.pdf

383

în reţelele centralizate de comunicare accentul cade pe comunicarea verticală

(ascendentă

/descendentă) şi distanţa dintre vârful şi baza ierarhiei se măreşte; informaţia circulă

prin lanţuri ierarhice stabilite, dar nevoia de control diferă după tipul muncii şi

gradul ei de

organizare. De exemplu, la un atelier de reparaţii auto (muncă autonomă) nevoia de

comunicare este mai mare decât la o secţie de montaj semiautomatizată dintr-o

fabrică de automobile, unde ―tactul benziiǁ controlează ritmul muncii şi îndeplinirea

sarcinilor, simplificând comunicarea, dar, dincolo de un grad de automatizare,

defecţiunile frecvente ale utilajelor cresc nevoia de comunicare între participanţi.

reţele descentralizate au o organizare predominant orizontală, cu mai

puţine niveluri ierarhice; pentru integrarea părţilor (unităţile de muncă) se foloseşte

mai mult comunicarea orizontală directă, în cazul cooperării pentru

rezolvarea sarcinilor de muncă, iar

comunicarea verticală are ca scop predominant controlul;

gradul de incertitudine în activitate este variabil de la un domeniu la

altul, de la o organizaţie la alta, dar este puternic dependent de condiţiile

externe organizaţiei. De exemplu o firmă trebuie să facă faţă schimbărilor de pe

piaţa produselor şi a muncii, din domeniul financiar, al tehnologiei, al resurselor de

materii prime; în această ipostază, deciziile strategice devin importante pentru

însăşi existenţa organizaţiei. Datorită marii variabilităţi a factorilor care sunt

implicaţi în decizie, a imposibilităţii de a-i controla, creşte incertitudinea deciziei,

ceea ce atrage după sine o nevoie crescută de comunicare intraorganizaţională şi

mai ales extraorganizaţională. Comunicarea aduce informaţie suplimentară şi astfel

este posibilă reducerea incertitudinii.

Comunicarea managerială

Managerul, ca persoană care gestionează resursele materiale, financiare şi

umane ale unei

Page 384: Suport curs Secretar.pdf

384

organizaţii îşi asumă funcţii specifice: planificare, organizare, comandă, coordonare şi

control. Exercitarea fiecăreia din aceste funcţii presupune comunicarea cu ceilalţi membrii

ai organizaţiei şi cu persoane, grupuri sociale şi instituţii exterioare organizaţiei. Bunul mers

al întregii organizaţii, supravieţuirea ei în mediul social, depind de modul în care managerul

gestionează o a patra resursă, de natură subtilă - informaţia. S-a spus: informaţie = putere.

De fapt circulaţia informaţiei - comunicarea - este cea care leagă între ele celelalte resurse.

În şi prin activitatea sa, managerul stabileşte structurile şi imprimă stilul de comunicare, îşi

consolidează puterea. Formula de mai sus ar putea fi exprimată: comunicare = putere.

Managerul există ca putere reală în organizaţie şi îşi îndeplineşte funcţiile comunicând:

Planificarea activităţii se bazează pe o amplă informare internă asupra resurselor

materiale, financiare, umane, asupra disfuncţiilor şi problemelor interne cât şi pe

informare externă asupra situaţiei de pe piaţă, a diferitelor evenimente care

afectează organizaţia, informare vitală mai ales în condiţiile unei situaţii dinamice,

cum este cea din societatea românească

―în tranziţieǁ. Calitatea deciziilor luate depinde de calitatea şi cantitatea de

informaţie de care dispune managerul la un moment dat. Deciziile manageriale,

concretizate în obiective şi planuri de realizare sunt apoi comunicate tuturor celor

implicaţi în realizarea lor.

Organizarea - funcţie subsecventă planificării, presupune stabilirea şi atribuirea de

sarcini, determinarea structurilor funcţionale, stabilirea termenelor şi a parametrilor

de executare a sarcinilor (cine, ce, cum, când are de făcut). Alocarea resurselor

organizaţiei este mediată de comunicarea internă, deci eficienţa organizării depinde,

alături de competenţa managerului, de felul în care se informează şi îi informează

pe ceilalţi.

Comanda - funcţia cea mai sensibil determinată de comunicare - constă în

direcţionarea subordonaţilor pentru atingerea obiectivelor prin dispoziţii, ordine,

instrucţiuni. Modul în care managerul îşi ―conduceǁ oamenii spre obiective,

delegarea responsabilităţilor, motivarea pentru muncă depind de stilul de

comunicare.

Page 385: Suport curs Secretar.pdf

385

Coordonarea resurselor şi compartimentelor funcţionale pe parcursul realizării

obiectivelor, climatul de colaborare, atenuarea tensiunilor, rezolvarea conflictelor şi

depind şi ele de stilul de comunicare şi de tactul managerului.

Controlul constă din verificarea îndeplinirii obiectivelor de către fiecare persoană şi

compartiment funcţional în condiţiile prescrise (termene, calitate etc.), evaluarea

performanţelor şi comportamentului organizaţional al angajaţilor. Stilul de

comunicare, relaţionare şi conducere se manifestă plenar în interviurile de

comunicare a evaluării, discuţiile de disciplinare, analiza rapoartelor subordonaţilor

şi întocmirea propriului raport de activitate.

Analize ale ponderii comunicării în activitatea managerială au arătat că timpul

alocat acesteia este foarte mare şi creşte odată cu nivelul ierarhic. Această situaţie pune

încă o dată în evidenţă importanţa abilităţilor sociale şi comunicaţionale pentru munca

managerului. Munca reală a managerului se concretizează prin roluri interpersonale,

informaţionale, decizionale.

Rolurile interpersonale sunt jucate de manager ca persoană de legătură între

organizaţie şi exterior, între membrii organizaţiei, între diferite compartimente, între

persoane şi compartimente / instanţe ierarhice. Personalitatea managerului se

manifestă în fiecare dintre aceste relaţii şi se modelează prin exercitarea rolurilor.

Rolurile informaţionale, manifestate prin gestionarea resursei ―informaţieǁ,

contribuie la căutarea şi primirea de informaţii (interne şi din mediu) necesare

deciziilor, transmitere de informaţii utile pentru îndeplinirea sarcinilor de către

subordonaţi, reprezentarea organizaţiei în exterior.

Rolurile decizionale, implicite actului de conducere, se bazează pe primele două

categorii şi constau în adoptarea de strategii de dezvoltare, schimbare, rezolvarea

disfuncţionalităţilor pentru atingerea obiectivelor.

Exercitarea acestor roluri manageriale presupune folosirea funcţiilor

organizaţionale ale comunicării (informare, coordonare, control, motivare, exprimare

emoţională) pentru îndeplinirea funcţiei de gestiune a tuturor resurselor organizaţiei. Iată

câteva exemple de situaţii de comunicare fără de care munca managerială ar fi de

neconceput: participarea la şedinţe (operative, de comitet de direcţie etc.), discuţii

telefonice cu personalul din subordine, discuţii cu alte persoane din conducere,

Page 386: Suport curs Secretar.pdf

386

discuţii cu diferiţi clienţi, furnizori, alte organizaţii, audienţe, activităţi de protocol (primirea

unor delegaţii din ţară şi din străinătate), rezolvarea corespondenţei şi semnarea mapei,

discuţii cu liderii sindicali din firmă, consultarea unor materiale de specialitate.

Scopurile comunicării manageriale sunt strâns legate de obiectivele

generale ale organizaţiei: informare, comandă şi instruire, influenţare şi convingere,

îndrumare şi sfătuire, integrare şi menţinere. Managerul face să circule informaţia utilă

atingerii acestor obiective, coordonează sursele intermediare de comunicare, face să

ajungă informaţiile utile la timpul potrivit şi la persoana potrivită, foloseşte informaţia

pentru a face clare scopurile organizaţiei pentru angajaţi, pentru a-i cointeresa şi a le

crea satisfacţia atingerii scopurilor. Adeziunea angajaţilor la scopurile organizaţiei,

―concertareaǁ şi concentrarea eforturilor lor se pot realiza folosind toate formele şi resursele

comunicării manageriale.

Page 387: Suport curs Secretar.pdf

387

CAPITOLUL IX –DEZVOLTAREA ACTIVITATII

PROFESIONALE

Idei preconcepute cu privire la învăţarea pe tot parcursul vieţii

Există două limite principale pentru creşterea şi dezvoltarea umană.

Există limita reală, practică a aptitudinii maxime a cuiva ori capacitatea potenţială.

Există şi limita psihologică nu mai puţin reală în care fiecare om se autosituează. Din

păcate, s-ar părea că barierele care ne îngrădesc şi ne fixează cel mai bine, lanţurile care

ne leagă cel mai strâns sunt acelea pe care ni le făurim noi înşine.

De ce se întâmplă astfel? De ce ne autolimităm? De ce, în ciuda evidenţei

contrariului, suntem atât de nepregătiţi, atât de înspăimântaţi să ne încercăm şi să ne

dezvoltăm potenţele?

O parte a explicaţiei ar fi tradiţia, datina noastră negativă şi pesimistă cu privire la

progresul şi dezvoltarea umană. Miturile şi fabulele, poveştile din bătrâni vorbesc de

incapacitatea umană de a învăţa, unele din acestea sunt vechi de când lumea, altele le-am

creat pe parcurs, de la o generaţie la alta. Sarcina fiecăruia dintre noi este eradicarea unor

astfel de mituri/jumătăţi de adevăr, prin înlocuirea cu idei sănătoase. Desigur că ar putea fi

unele umbre de adevăr în fiecare. Miturile sau denaturarea faptelor rareori supravieţuiesc

dacă nu conţin cel puţin o umbră de adevăr, suficientă pentru a le întreţine. Cineva ar putea

alcătui o listă considerabilă cu aceste mituri…iată câteva care au cea mai dăunătoare

influenţă:

1) Nu poţi schimba natura umană – omul este ceea ce este, este constant. Adevărul

este că comportamentul uman, în orientările sale cele mai elementare, se schimbă în

fiecare zi, iar personalitatea poate fi remodelată. De exemplu , ceea ce li se părea normal,

firesc părinţilor noştri, nouă nu ni se mai pare.

2) Câinele bătrân nu-l mai poţi dresa - iubitorii de câini s-au grăbit să

demonstreze că aceasta este o minciună. Aceasta poate fi o explicaţie pentru care

angajatorii caută persoane tinere, din dorinţa de ai forma conform standardelor proprii.

Page 388: Suport curs Secretar.pdf

388

3) Teoria învăţării „cap deschis” – mulţi oameni vorbesc despre învăţare ca şi cum ar

fi un proces prin care pătrunderea cunoştinţelor în creier este oarecum

forţată, iar faptele sunt

„turnate/îndesate în elǁ.Concomitent cu aceasta se spune că în mintea copiilor este mai

uşor de pătruns decât în cea a adulţilor, lucru total neadevărat.

4) Noţiunea învăţării „”totul este intelectul”- se consideră că învăţarea este în

întregime o problemă a minţii, omul înseamnă mai mult de memorie şi inteligenţă, omul

este o fiinţă cu emoţii şi sentimente, care au şi acestea la rândul lor rol în învăţare.

5) Dacă nu ai un coeficient de inteligenţă ridicat, abandonează toate speranţele - nici

un om rezonabil nu va nega vreodată importanţa capacităţii intelectuale. Să nu gândim

însă simplist, cum ar „dacă nu eşti bun la matematică, eşti mai puţin inteligentǁ. Conform

noilor teorii, există mai multe tipuri de inteligenţă: verbal – lingvistică, matematică – logică,

vizuală – spaţială, ritmică- muzicală, corporală-kinestizică, interpersonală, intrapersonală,

naturistă.

Relaţiile interumane presupun o serie de capacităţi / abilităţi de comunicare, cooperare,

acestea fiind reunite sub forma inteligenţei sociale (James Robbins Kidd, 1981, p.16).

Inteligenţa socială era definită de Thorndike ca fiind capacitatea de a înţelege şi de a

acţiona inteligent în cadrul relaţiilor interumane. Gardner, în 1993, în teoria sa privind

inteligenţele multiple rezervă un loc important formelor de inteligenţă care permit omului o

adaptare superioară la mediul social mai îndepărtat sau apropiat lui, elaborând o teorie a

inteligenţelor multiple printre care menţionează inteligenţa interpersonală şi intrapersonală.

Inteligenţa interpersonală – constă în capacitatea persoanei de a-i înţelege pe

ceilalţi, de a

coopera mei bine cu ei.

Inteligenţa intrapersonală – reprezintă abilitatea de a te întoarce spre sine, în

interiorul propriei persoane, putând astfel să acţionăm cât mai adecvat pe scena vieţii

sociale.

Psihologii au arătat că aceste abilităţi nu sunt generate de un nivel ridicat al

inteligenţei, ci ele constituie un fel de sensibilitate specifică faţă de practică şi faţă de

relaţiile interumane. Astfel s- a născut o nouă formă de inteligenţă – cea emoţională.

În acest sens menţionăm faptul că învăţarea este influenţată trei constelaţii de sentimente:

Page 389: Suport curs Secretar.pdf

389

- Iubirea şi sentimentele asociate, cum ar fi: respect, admiraţie, generozitate,

simpatie, prietenie, încurajare;

- Furie, supărare şi simţăminte similare sum ar fi: insulta, impresia de frustrare,

provocată prin contraziceri şi respingeri;

- Teama însoţită de suspiciune.

Prima constelaţie tinde spre învăţarea de calitate şi durabilă, iar a doua şi a treia tind să

producă rezistenţă la învăţare şi uitare. Este mai greu pentru adulţi să aibă încredere în

forţele proprii, cu cât persoanele sunt mai în vârstă cu atât vor avea păreri mai puţin pozitive

în favoarea lor.

Formarea şi dezvoltarea profesională personală

Conducerea propriei dezvoltări personale înseamnă a fi capabil de a:

1. Evalua propriile performanţe în comparaţie cu cerinţele slujbei voastre prezente /

viitoare prin

solicitarea permanentă a unui feedback din partea colegilor

şi/saclienţilor;

2. Identifica un stil personal de învăţare pentru direcţionarea dezvoltării competenţelor

voastre;

3. Elabora un plan de dezvoltare personală şi a-l aplica;

4. Utiliza diverse metode de investigare a intereselor personale în scopul

dezvoltării sau

îmbunătăţirii cunoştinţelor şi competenţelor.

5. Identifica şi exploata oportunităţile de dezvoltare personală.

Dezvoltarea personală înseamnă să îţi înţelegi propriile puncte forte şi puncte slabe,

să îţi identifici obiectivele şi cum poţi să te ajuţi pe tine însuţi să le atingi. Pe parcursul

definirii competenţelor din cadrul privind experienţa de muncă vi este necesar să identificaţi

în fiecare etapă a evoluţiei profesionale punctele forte şi îmbunătăţirile pe care le puteţi

aplica în afara experienţiei de muncă, în viitoarea voastră carieră.

Dezvoltarea profesională proprie a căpătat o importanţă tot mai mare în ultimele

decenii. În prezent este mult mai probabil să aveţi mai multe cariere în cadrul mai multor

Page 390: Suport curs Secretar.pdf

390

organizaţii, iar ceea ce în trecut era cunoscută drept „scara unei cariereǁ, astăzi este o

expresie învechită. Acum, tendinţa s-a îndepărtat de la ideea de urmare a unei căi

prestabilite de promovare, lucrând pentru acelasi angajator, în schimb este mult mai posibil

să câştigaţi experienţa dintr-o varietate de funcţii în diferite organizaţii, transferând

competenţele şi experienţele de la una la alta.

Probabil veţi recunoaşte din experienţele pe care le-aţi avut în cadrul scolii că

sunteţi mai buni la anumite lucruri decât la altele. Unele vi se par uşoare, la altele trebuie

sa petreceţi mai mult timp cercetând, învăţând şi exersând. Acelaşi principiu se aplică şi

carierei voastre. Identificarea unei competenţe sau a unui domeniu de cunoştinţe pe

care doriţi să le îmbunătăţiţi reprezintă un pas, dar cu toate acestea merită să petreceţi o

perioadă de timp analizând cum voi ca persoane aţi putea învăţa cel mai eficient. Prin

aceasta puteţi să vă direcţionaţi modul de abordare către învăţare şi îmbunătăţirea

competenţelor, fie ca acest lucru înseamna cercetare sau strângerea de informaţii de pe

Internet sau participare la cursuri de instruire interactive.

Un mod de identificare a preferinţelor legate de stilul vostru de învăţare este cel descris de

Peter Honey şi Alan Mumford. Cercetările pe care aceştia le-au întreprins indică faptul că

puteţi învăţa mult mai repede dacă folosiţi stilul vostru natural de a învăţa .

Este important să subliniem faptul că dezvoltarea personală nu trebuie realizată

independent. Dimpotrivă, feedbackul din partea colegilor, a prietenilor şi mentorilor are un

rol vital în a vă ajuta să identificaţi care sunt punctele slabe şi zonele care trebuie

dezvoltate. Solicitarea unui feedback nu trebuie să facă parte doar din procesul anual de

revizuire, ci trebuie să fie o constantă de-a lungul întregii voastre activităţi. Deschiderea

către feedbackul pe care îl primiţi reprezintă de asemenea o abilitate esentială, la fel ca

şi disponibilitatea de a acţiona conform acestuia, în cazul în care considerati necesar.

De multe ori când cerem părerea celor din jurul nostru, fie că sunt colegi, membri ai familiei

sau prieteni, cu privire la propria persoană sau activităţile pe care le întreprindem aşteptăm

ca aceste păreri să fie pozitive. Dacă aceste păreri nu sunt cele pe care le aşteptam fie nu

le luăm în considerare şi le ignorăm, fie selectăm doar acele lucruri care ne convin. Iată de

ce este foarte important ca orice critică în ceea ce ne priveşte să o percepem la modul

constructiv, pentru a învăţa şi pentru a evalua. Până la urmă noi suntem direct responsabili

de propria noastră dezvoltare chiar dacă aceasta implică uneori şi asumarea eşecurilor şi

Page 391: Suport curs Secretar.pdf

391

identificarea în noi a acelor lucruri care au dus la eşec, înainte de a începe să dăm vina pe

alţii sau pe circumstanţe.

Conceperea unui plan de dezvoltare profesională

Odată ce ne-am analizat atât prin ochii noştri cât şi prin ochii celorlalţi, este timpul să

facem un plan de dezvoltare personală. Planurile de dezvoltare personală sunt

instrumente folositoare pentru construirea unei structuri în spatele obiectivelor

dumneavoastră, iar acestea pot fi cât de simple sau detaliate doriţi. Iată un exemplu:

Capacitatea de a face prezentări

• Participarea la un curs de formare a abilităţilor de prezentare.

• Prezentarea proiectului în cadrul unei şedinţe interne.

• Obţinerea aprobării pentru curs de la managerul direct.

• Obţinerea acordului şefului de departament pentru a mă prezenta la şedinţă.

• 1 luna

• 2 luni

• Identificarea altor oportunităţi de prezentare pe măsură ce apar.

• Obţinerea sprijinului managerului direct pentru identificarea altor oportunităţi şi obţinerea

feed-backului

• Permanent

Ca să folosim o analogie, am putea spune ca un Plan de carieră este foarte

asemănător unui tren lung aflat in miscare. Noi înaintăm, ne mutăm de la un compartiment

la altul, de la o clasă de confort la alta, iar în diferitele momente vom vedea pe geam viaţa

noastră în moduri diferite, cu lucruri/situaţii/evenimente diferite. În timp ce noi înaintam prin

interior (ceea ce semnifică procesul de evoluţie interioară a individului) trenul ne va purta

Page 392: Suport curs Secretar.pdf

392

şi el către anumite destinaţii (pe care - în cazul fericit - noi am fost cei care le-am ales) –

lucru pe care îl putem numi evoluţie socială a individului!

Orice pas înainte în carieră presupune anumite riscuri, care trebuie conştientizate

încă de la început, pentru a evita ―riscul supremǁ, şi anume eşecul. Nici un câştig nu se

obţine fără efort şi fără sacrificii: mai puţin timp liber, renegocierea unor valori

personale, mai mult stres, mai multe constrângeri, mai multe responsabilităţi sau

renunţarea la micile plăceri cotidiene. Doar angajatul/viitorul angajat care îşi poate asuma

aceste riscuri este cu adevărat pregătit pentru un pas înainte în carieră. Pentru a realiza un

plan de dezvoltare profesionala propriu, trebuie să îţi răspunzi la câteva întrebări:

Ce vreau să fac? Mă specializez/dezvolt în meseria pe care o am sau schimb

domeniul?

Cât timp îmi aloc acestei schimbări/dezvoltări?

Cât de mare este bugetul de care dispun?

Este absolut necesară o anumită certificare în domeniul respectiv? Este absolut

necesar să am o diplomă?

Care sunt cunoştinţele şi abilităţile de care am nevoie?

Care sunt companiile ce oferă servicii de training şi instruire în domeniul pe

care mi-l doresc?

Câte dintre acestea sunt specializate în domeniul respectiv sau au, pe lângă alte

domenii, şi cel care prezinta interes pentru mine? Este bun raportul calitate/pret al

sesiunilor pe care le oferă? Ce obţin la finalul sesiunilor respective?

Care este experienţa executivă în domeniu a trainerilor? Dar în sustinerea

sesiunilor de

training?

Care sunt cunoştinţele pe care le pot obţine şi altfel decât apelând la companiile

de training şi instruire? De unde şi cum mă documentez?

Aceste noţiuni şi întrebări vor fi inutile dacă nu îţi doreşti cu adevărat. nimeni

altcineva in locul tău nu iţi va putea realiza un plan de dezvoltare profesională. Pentru ca

acest lucru să fie realizabil este nevoie de autoinstruire, respective autoînvăţare.

Page 393: Suport curs Secretar.pdf

393

Autoinstruirea

A învăţa să înveţi şi a dori să te perfecţionezi continuu sunt cerinţe ale educaţiei

permanente, prin care omul contemporan învaţă să fie el însuşi, receptiv la schimbări,

capabil să le anticipeze şi să se adapteze la ele, oferindu-se ca participant la progresul

social prin autonomia sa intelectuală şi moral -civică.

Pentru secolul nostru, instruirea continuă şi implicit autoinstruirea au devenit cerinţe

fundamentale ale societăţii, determinate de creşterea exponenţială a informaţiilor şi de

uzura accelerată a acestora, de mobilitatea profesiilor, de progresele extraordinare ale

ştiinţei, tehnicii, tehnologiei şi mijloacelor de informaţie, de dinamismul vieţii economice şi

sociale, de democratizarea învăţământului, de creşterea nivelului de aspiraţie spre cultură şi

educaţie, de folosirea cât mai plăcută şi utilă a timpului liber.

Teoria lui Knowles are ca nucleu următoarea definiţie pentru autoformare: „un

demers în care individul (cel care învaţă – s.n.) preia iniţiativa, cu sau fără ajutorul altora,

individul îşi stabileşte nevoile de învăţare, îşi formulează obiectivele, îşi identifică

resursele (umane şi materiale) necesare în învăţare, alege şi aplică strategiile de învăţare

potrivite şi îşi evaluează rezultatele învăţării“ (M. Knowles, 1975).

R.M. Smith consideră că „a învăţa să înveţi― este legat de toate situaţiile de viaţă;

principalele competenţe pe care un adult le foloseşte ca să înveţe a învăţa sunt:

– de a cunoaşte resursele din mediu necesare învăţării (pentru că se poate învăţa pe tot

parcursul vieţii);

– de a citi, de a scrie, de a calcula şi de a asculta, de a utiliza corect calculatorul/computerul;

– de a fi la curent cu specificul proceselor educative (învăţare autodirijată, învăţare prin

colaborare, învăţare într-un cadru institu-ţionalizat).

Tradiţional, educaţia oferită de şcoală a fost considerată educaţie formală, activităţile

educative organizate de alte instituţii, cum ar fi muzeele, bibliotecile, cluburile elevilor etc.,

drept educaţie nonformală, iar influenţele spontane sau neorganizate din mediu, familie,

grup de prieteni, mass media etc., educaţie informală. Delimitarea între aceste trei forme

ale educaţiei este una teoretică, în practică ele funcţionând ca un complex ale cărui graniţe

sunt dificil de trasat. Mai mult, în ultima perioadă asistăm la o dezvoltare şi la o "formalizare"

a educaţiei nonformale, care se apropie din ce în ce mai mult de spaţiul şcolar. Şi şcoala -

Page 394: Suport curs Secretar.pdf

394

ca instituţie - a răspuns provocărilor sociale prin lărgirea sferei de activitate şi iniţierea

unor parteneriate cu societatea civilă, comunitatea locală sau cu diferite instituţii culturale.

Aceasta deoarece învăţarea „nu este legată numai de şcoală sau de alte contexte

organizate. Concepţia despre învăţare are la bază ideea şi observaţia că un număr mare

al experienţelor noastre de învăţare s-au desfăşurat în afara sistemului de educaţie

formală: la locul de muncă, în familie, în diferite organizaţii şi biblioteci.ǁ (Pasi Sahlberg,

―Building Bridges for Learning – Recunoaşterea şi valorificarea educaţiei nonformale în

activităţile cu tineriiǁ). În tabelul de mai jost puteţi observa câteva caracteristici ale celor trei

forme de educaţie: educaţia formală, nonformală şi informală.

CAPITOLUL X –EFECTUAREA MUNCII IN ECHIPA

Munca în echipă – delimitări conceptuale

Echipa este locul unde se întâlnesc şi interacţionează grupuri diferite care îşi

împărtăşescsperanţele despre scopuri şi roluri într-o atmosferă armonioasă.

Există mulţi termeni care descriu munca în grup în cadrul organizaţiilor şi modul în

care îşi defăşoară activitatea.

Page 395: Suport curs Secretar.pdf

395

Grupul de lucru reprezintă colectivul de persoane implicate în organizaţii, ce

îndeplinesc sarcini în vederea realizării obiectivelor organizaţiei din care fac parte. Ele au

aceleaşi obiective globale de lucru, autoritatea necesară, autonomia şi resursele cerute de

scopurile propuse.

Munca este exercitarea efortului şi aplicarea cunoştinţelor şi aptitudinilor în

vederea realizării unui scop. Termenul „relaţie de muncă” descrie raporturile care există

între angajatori şi angajaţi la locul de muncă. Aceste raporturi pot fi formale (de ex.,

acorduri de procedură, contracte de muncă) sau informale – sub forma contractului

psihologic, care exprimă anumite presupuneri şi aşteptări în legătură cu ce au de oferit

şi sunt doritori să dea efectiv managerii şi angajatorul (Kessler & Undy).

Munca în echipă este capacitatea de a munci împreună pentru a realiza o idee

comună,

capacitatea de a direcţiona realizările individuale spre obiectivele organizaţionale, este

sursa ce le permite oamenilor obişnuiţi să atingă rezultate neobişnuite (A. Carnegie).

1Diferenţa dintre grupuri şi echipe

Toate echipele sunt, prin definiţie, grupuri, dar nu este necesar ca reciproca să fie

adevărată,

adică toate grupurile să fie echipe. În literatură există tendinţa de a folosi termenii de grup

şi echipă unul în locul celuilalt şi nu este uşor să se facă o distincţie între aceste noţiuni.

Echipele apar când un număr de persoane au un obiectiv comun şi recunosc că

succesul lor personal depinde de succesul altora.

Acele persoane sunt interdependente. În practică, aceasta înseamnă că în cele mai

multe echipe oamenii vor contribui cu abilităţi diferite. De asemenea, înseamnă că

tensiunile şi comportamentele contradictorii vor fi demonstrate în echipă.

Belbin arată că pe măsură ce munca în echipă devine un termen la modă, a început

să înlocuiască tot mai mult referirea la grupuri şi orice activitate este descrisă acum ca

„muncă în echipăǁ. Tot el pune sub semnul întrebării dacă este utilă distincţia dintre grupuri

şi echipe, oferind câteva caracteristici care să realizeze diferenţa dintre cele două10.

Page 396: Suport curs Secretar.pdf

396

Echip Grup Mărime Limitată Medie / mare Selecţie Esenţială Irelevantă Leadership Partajat / prin rotaţie Singular Percepţie Înţelegerea reciprocă

a

Concentrare pe lider

8 Tripon, A., On, A., Petelean, A., 2003, Management operaţional. Performanţa în echipă, p.

7

9 West, M.A., 2005, Lucrul în echipă, p. 33

10 Belbin, M., Beyond the Team

Stil Coordonare a rolurilor Conformism convergent Spirit Interacţiune dinamică Oponenţii sunt persecutaţi

de

Prin munca în echipă se înţelege un număr restrâns de persoane cu abilităţi

complementare care urmăresc un scop, obiective de realizat şi o abordare comună, pentru

care se consideră reciproc

responsabile (J.R. Katzenbach & D.K. Smith). Această definiţie identifică câteva

trăsături

importante ale echipelor:

număr mic de persoane cu abilităţi complementare;

urmărirea unui scop comun;

urmărirea unor obiective comune de realizat;

urmărirea unei abordări comune;

se consideră reciproc responsabile.

Echipa – ca structură socioprofesională – se caracterizează prin11:

obiective comune definite cu rigoare, realism şi credibilitate;

sistem de norme, valori etice şi principii împărtăşite de toţi membrii;

Page 397: Suport curs Secretar.pdf

397

responsabilităţi precise, atribuţii clare, statut şi roluri bine determinate şi distribuite

celor cu calităţi adecvate; participare directă la adoptarea şi aplicarea deciziilor;

încredere, respect reciproc şi cooperare activă;

comunicare deschisă şi onestă;

climat psihosocial prielnic colaborării şi sprijinului reciproc;

preţuire şi recunoaştere a muncii şi rezultatelor obţinute de către membrii echipei;

recompensarea succeselor individuale şi de echipă.

Echipele:

sunt cele mai indicate pentru a rezolva probleme complexe care necesită opinii şi

cunoştinţe

diferite;

reprezintă un excelent mediu de învăţare;

sunt mult mai orientate spre obiective decât organizaţia în ansamblu, îşi stabilesc

mult mai uşor o viziune şi un scop propriu;

valorifică mai bine resursele fiecărui membru;

sunt mai flexibile decât grupurile organizaţionale deoarece pot fi mult mai uşor

formate,

dizolvate, reorganizate sau redimensionate;

cultivă loialitatea şi funcţionează pe principiul „toţi pentru unul şi unu pentru toţiǁ;

favorizează delegarea de responsabilităţi pentru că oferă garanţia de

a controla comportamentul membrilor săi prin norme proprii.

Munca în echipă presupune colaborarea mai multor persoane care împart acelaşi

spaţiu de lucru, în vederea atingerii unui ţel comun.

În concepţia lui H. Owen, V. Hodgson, H. Gazzarg, indiferent de locul în care se

lucrează

(birou, spital, şcoală, etc.), trebuie obţinut următorul acronim:

Efortul

Conjuga

t Holist

Incită la

Page 398: Suport curs Secretar.pdf

398

Performanţ

e

Apreciabile

Sarcinile care se pretează mai degrabă lucrului în echipă decât muncii individuale

trebuie să fie alese în funcţie de următoarele criteri.

completivitate – sarcini complete;

cerinţe variate – sarcina presupune multiple competenţe stăpânite de diverşi

indivizi;

necesitatea interdependenţei şi interacţiunii – sarcina presupune cooperarea,

comunicarea, schimbul de informaţii şi dezbaterea deciziilor cu privire la metoda cea

mai eficientă de lucru;

semnificaţia sarcinii – contribuţia importantă a sarcinii la atingerea

scopurilor organizaţionale sau la dezvoltarea societăţii în general;

oportunitatea de a acumula noi cunoştinţe – asigură membrilor şansa de a-şi

îmbunătăţi sau extinde deprinderile şi cunoştinţele;

posibilităţi de executare a sarcinii – sarcina poate fi executată astfel încât să

constituie o provocare pentru membri, cerându-le mai multă responsabilitate şi

deprinderea unor noi

aptitudini pe parcurs;

autonomie – gradul de libertate pe care îl au echipele cu privire la felul în care îşi

fac treaba, de la ceva neînsemnat precum momentul pauzelor de lucru, la luarea

deciziilor privitoare la noi produse sau alt personal.

Page 399: Suport curs Secretar.pdf

399

CAPITOLUL X – PLANIFICAREA ACTIVITATII SPECIFICE

Tipuri de asistenta asigurate de o secretara

La ora actuala exista trei tipuri de secretare (colaboratoare):

- secretara care ofera asistenta functiilor de conducere (director, manager, rector,

decan, etc.)

- secretara care ofera asistenta de specialitate

- secretara care ofera asistenta unei echipe

I Asistenta functiilor de conducere:

Acest tip de secretara se regaseste pe langa presedintele unui consiliu de

administrattie, director general sau chiar patron. In institutiile publice ea poate fi secretara

primarului, a rectorului, decanului, presedintelui Consiliului Judetean, etc. Munca ei consta in:

- tinerea la zi a agendei de intalniri

- pregateste si organizeaza reuniunile, asista la o parte din intalniri, unde ia notite sau

intocmeste procesul verbal al reuniunii

- programeaza si oragnizeaza intalnirile de afaceri

- se asigura ca toate deciziile luate sunt transmise departamentelor interesate

- sorteaza apelurile, vizitatorii si ziaristii

- supervizeaza organizarea operatiunilor de relatii cu publicul

Page 400: Suport curs Secretar.pdf

400

- asigura relatia dintre sef si colaboratori, aici avand un rol relational si de comunicare

important

- analizeaza presa si eventual pregateste un sumar de presa pentru patron

- cunoaste una sau doua limbi straine

- face parte (eventual) din comisia de angajare a altor secretare

OBS: este prea putin dependenta de noutatile care apar in materie de elemente de birotica.

Functia sa depinde complet de seful sau, de personalitatea acestuia, de capacitatea sa de a

delega, de ideile acestuia despre rolul secretarei.

Datorita ierarhiei, este dificil sa avanseze in functie dar datorita experientei acumulate in

timp, sunt trei variante de promovare

- sa schimbe locul de munca (dar daca nu este specializata in altceva risca sa

gaseasca in cel mai bun caz un post echivalent la alta firma)

- sa ocupe un post de conducere in cadrul altui departament din societate

(director de personal, de comunicare, etc.), dar aceasta e perceputa cel mai

adesea ca un pas inapoi

- sa se implice in cursurile de formare a altor secretare in cadrul firmei

II . Asistenta specializata

De-a lungul anilor a aparut in cadrul organigramelor unei societati sau institutii un nou

post, acela de asistent specializat.

Asistentul tehnic al unui director de departament, il sustine pe acesta in exercitarea

functiei sale (gestionarea personalului, marketing, comercial, export, comunicare, etc.), de

multe ori cerandui-se cunostinte tehnice sau studii universitare.

Page 401: Suport curs Secretar.pdf

401

Spre deosebire de prima categorie, aceasta detine responsabilitatea completa asupra

anumitor arii si poate desfasura unele activitati de o maniera autonoma. Poate fi asistata la

randul ei de o secretara pentru sarcinile specifice de secretariat.

Este membra a colectivului unde lucreaza, asista la reuniuni, asigura cadrul pentru

punerea in aplicare a deciziilor.

In indeplinirea sarcinilor de gestionare si urmarire a bugetului se utilizeaza un

calculator si a diverselor softuri pentru elaborarea de tabele, grafice, baze de date .

Este clar ca in acest post de asistenta secretarele sunt in sfarsit eliberate de muncile

repetitive de introducerea biroticii. Postul poate fi ocupat de tineri absolventi cu studii

superioare. Acestia trebuie sa acumuleze rapid cunostintele profesionale si organizatorice,

bazele formarii lor permanente ca specialisti ai departamentului unde isi desfasoara

activitatea.

III . Secretara-asistent de schipa

Ea asigura partea de secretariat pentru un sef de echipa si a echipei sale. Ea lucreaza

deci pentru mai multe persoane, de multe ori in echipa cu alte secretare.

Rolul sau este de a coordona activitatea echipei, distribuirea informatiei, asigurarea

liantului intre toti. Ea este responsabila de gestionarea interna a serviciului: buget, urmarirea

cheltuielilor, notarea fazelor unui proiect, etc. Redactarea documentelor reprezinta inca 60%

din munca sa, dar aceasta activitate tinde sa se diminueze. Echipata cu un calculator si

avand o adresa de email, ea asigura o parte din sarcinile traditionale ale secretarei, cum ar fi

scrierea si difuzarea documentelor prin mesagerie, utilizarea agendei electronice si alte

sarcini administrative.

Eliberata de o parte din sarcinile repetitive, ea se poate consacra sarcinilor cu adevarat

de ajutor, adica de coordonare, de urmarire a informatiilor, de mentinerea legaturii cu clientii

sau cu celelate departamente.

Page 402: Suport curs Secretar.pdf

402

Organizarea timpului si spatiului intr-un birou de secretariat:

A fi o secretara organizata inseamna a cunoaste principiile de organizare precum si

utilizarea instrumentelor care permit economisirea timpului si a nu uita nimic.

I. Principiile de baza in organizarea timpului sunt:

1. puneti timpul in slujba voastra prin utilizarea agendei de hartie sau a celei electronice.

Pentru agendele de hartie, toate secretarele trebuie sa aiba o dublura a agendei

sefului lor. Aceasta trebuie sa stea in permanenta pe birou. In ea se trec toate activitatile care

au loc in birou: intalniri, sedinte, deplasari evenimente, etc. Aceste activitati se trec cu creionul

.

Cateva reguli:

- pentru fixarea intalnirilor pentru sef, se noteaza foarte precis numarul de telefon,

locul unde are loc intalnirea iar daca intalnirea are loc in birou trebuie evitate

suprapunerile Deci in agenda se trac date si ore foarte precise

- notarea tuturor mesajelor preluate in lipsa sefului

Pentru persoanele obisnuite sa lucreze in echipa, agenda electronica permite

organizarea timpului angajatilor de la distanta, fixarea unei date de sedinta, gasirea unei plaje

orare comune si rezervarea unei sali. Rapunsul la suprapunere de programari poate fi dat de

un semnal vizual. Activitatile care nu au fost efectuate intr-o zi se muta automat in

urmatoarea. Pentru a gestiona agenda electronica trebuie sa aveti direct acces la agenda

sefului pentru a o consultra si a tine-o la zi. Acesta trebuie atentioant cu reguralitate aupra

schimbarilor survenite. Pentru a castiga timp, se put bloca anumite date pentru sedinte

periodice sau anuale, sau pentru ora la care toti sunt diponibili pentru o sedinta.

2. programarea ordinii activitatilor prin intermediul unui caiet taiat corespunzator pentru 31 de

zile (un fel de repertoar). Este util pentru a trece toate actiunile care au loc in timp de o luna si

a reflecta asupra detaliilor necesare pentru a le executa.

Page 403: Suport curs Secretar.pdf

403

3. fixarea prioritatilor prin intermediul unui plan de munca zilnic.

Activitatile din acea zi se trec intr-un tabel de urmatoarea forma:

Data:

Prioritati Alte prioritati

Sarcini ce nu pot fi amanate pe a doua zi Sarcini ce se pot face azi, dar pot fi

aminate pana maine

4. imbunatatitirea modului de comunicare utilizand un fisier naveta

Data:

De la la

Intrebari/informatii Cui trebuie puse

1)

2)

II. Organizarea spatiului de lucru

Normele de organizare a spatiului intr-un birou de secretariat sunt:

1. Pe un birou exista doua zone de lucru: una suport pentru calculator si imprimanta, alta

pentru lucru. In cadrul zonei de lucru se regasesc:

-un telefon amplasat in stanga , pentru a evita intoarcerile si alte gesturi riscante pentru

a duce receptorul la ureche.

- fisele telefonice, trebuie sa fie tot timpul langa telefon cu un pix alaturi pentru a putea

nota rapid toate mesajele

- agenda zilnica deschisa cu un creion si o guma alaturi

Page 404: Suport curs Secretar.pdf

404

- dosarul la care lucrati in momentul respectiv

Spatele scaunului este reglabil, si reglat la o inaltime ce permite bratelor sa stea

orizontal pe birou, picioarele trebuie sa stea bine pe pamant sau pe un suport de picioare.

Ecranul calculatorului trebuie sa fie la o distanta de 35-70 de cm de ochi, in dreptul

nasului. Evitati sa plasati ecranul in fata unei ferstre. Se utilizeaza un ecran filtru sau trageti

strorurile de la geam, cand acest lucru nu este posibil.

Port hartia este necesara pentru a evita miscarile capului si diferentele dintre citirea pe

ecran si citirea pe hartia de pe birou.

Iluminarea in birou nu trebuie sa fie violenta. Utilizati mai bine o lampa de birou, sau

plafoniere cu lumina reglabila.

ANEXE