MBUNTIREA CAPACITII BENEFICIARILOR DE A IMPLEMENTA OPERAIUNI COFINANATE PRIN

AXELE PRIORITARE 1-6 ALE POSDRU 2007-2013

MANAGEMENTUL PROIECTELOR POSDRU

SUPORT DE CURS

FEBRUARIE 2015

PROIECT COFINANAT DIN FONDUL SOCIAL EUROPEAN PRIN PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL

DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013

INVESTETE N OAMENI!

Stimai participani,

Proiectul mbuntirea capacitii beneficiarilor de a implementa operaiuni cofinanate prin axele

prioritare 1-6 ale POSDRU 2007-2013 se subsumeaz interveniilor finanate din DMI 7.1 pentru a asigura

sprijinul necesar organizaiilor beneficiare pentru o gestionare eficient i eficace a proiectelor, prin dou

tipuri majore de intervenie:

Sesiuni de formare

Sesiuni de suport operaional (tutoriat)

Implementat de AM POSDRU, prin Direcia de Monitorizare i Raportare, proiectul se va derula pe o

perioad de 18 luni, urmnd a se finaliza n aprilie 2015, i se adreseaz, n egal msur, att organizaiilor

beneficiare care au proiecte n implementare ct i acelor organizaii care vor contracta, n perioada imediat

urmtoare, pe apelurile lansate n anul 2013.

Consoriul format din Lattanzio Advisory SpA, n calitate de lider i Magnum SRL, n calitate de partener

asigur att organizarea i desfurarea sesiunilor de formare ct i a celor de suport operaional (tutoriat).

Lattanzio Advisory SpA este o societate de consultan orientat spre sprijinirea schimbrii instituionale n

administraiile publice, avnd o experien la nivel european de peste 12 ani n implementarea de proiecte n

sprijinul reformei administraiei publice.

Dimensiunea european a companiei i experiena n proiectarea i derularea activitilor de formare pentru

administraia public, precum i n proiecte de asisten tehnic i dezvoltare a capacitii instituionale

pentru o mai bun absorbie a fondurilor europene i o mai bun gestionare i implementare a proiectelor

cofinanate din fonduri europene, contribuie ntr-o manier esenial la realizarea obiectivelor acestui

proiect.

Ne onoreaz s fim alturi de AM POSDRU n acest demers i sperm ca printr-o bun derulare a sesiunilor

de formare s contribuim la o mai bun nelegere din partea tuturor participanilor la ceea ce noi am numit,

generic, managementul proiectelor cofinanate din POSDRU.

n numele ntregii echipe care a colaborat la realizarea acestui suport de curs, v mulumim c v numrai

printre participani, v dorim s parcurgei cele 3 zile cu ncrederea c acestea sunt exclusiv n beneficiul

dumneavoastr i suntem convini c vei fi promotori activi n a mprti i colegilor dumneavoastr

cunotinele acumulate la acest curs.

Mult succes!

Acronime / Abrevieri:

AM Autoritatea de Management

ANAF Agenia Naional de Administrare Fiscal

ANC Autoritatea Naional pentru Calificri

ANOFM Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc

ANRMAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice

CAFR Camera Auditorilor Financiari din Romnia

CE Comisia European

CF Cererea de finanare

CGA Cheltuieli generale de administraie

CIM Contract individual de munc

CNDIPT Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic

CPP Cerere de Propuneri de Proiecte

CR Cerere de Rambursare a cheltuielilor

CP- Cerere de Plat

RTF Raport tehnico-financiar

DCI Documentul Cadru de Implementare

DLAF Departamentul pentru Lupta Antifraud

FEDR Fondul European pentru Dezvoltare Regional

FSE Fondul Social European

GT Grup int

HG Hotrre de Guvern

JOUE Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

ISRS International Standard for Related Services (Standardul Internaional privind Serviciile Conexe)

ITM Inspectoratul Teritorial de Munc

MEN Ministerul Educaiei Naionale

MFE Ministerul Fondurilor Europene

OI Organismul Intermediar

ONG Organizaie Neguvernamental

OP Ordin de Plat

OUG Ordonan de Urgen a Guvernului

PFA Persoan Fizic Autorizat

POSDRU Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane

PV Proces verbal

RTF Raportul tehnico-financiar

TVA Taxa pe valoare adugat

0

CUPRINS

CAPITOLUL I ................................................................................................................................................... 1

MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN POSDRU................ 1

I.1 CONSIDERAII GENERALE ................................................................................................................ 1 I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR FINANATE N CADRUL POSDRU .......................................................................................................... 1 I.2.1 NOIUNI DE BAZ ............................................................................................................................ 1 I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT ......................................................................... 2

BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 25

ASPECTE JURIDICE N IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU ................................................ 26

II.1 CONTRACTUL DE FINANARE ...................................................................................................... 26 II. 2 ACORDUL DE PARTENERIAT - IMPLEMENTARE ..................................................................... 33

II.3 CONTRACTELE CU EXPERII ......................................................................................................... 36 II.4 ACTE ADIIONALE I NOTIFICRI ............................................................................................... 40 II.5. ACHIZIII PUBLICE.......................................................................................................................... 26 II.6. SITUAII CE POT REPREZENTA CONFLICT DE INTERESE, NEREGUL SAU FRAUD ... 58 BIBLIOGRAFIE .......................................................................................................................................... 68

MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR POSDRU ............................................................. 70

III.1 CONTURI BANCARE. CURS VALUTAR. ...................................................................................... 70

III.2 PLANIFICARE BUGETAR ............................................................................................................. 73 III.3 FLUXUL DE NUMERAR .................................................................................................................. 74

III.4 CONTABILITATE .............................................................................................................................. 76

III.5 PREFINANAREA ............................................................................................................................. 80 III.6 RAPORTARE FINANCIAR ............................................................................................................ 81 III.7 TAXA PE VALOAREA ADUGAT .............................................................................................. 84 III.8 AUDIT. ................................................................................................................................................ 85

III.9 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR .............................................................................................. 87

III.9.1 Cheltuieli cu personalul .................................................................................................................... 87

III.9.2 Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna. ...................................................................................... 88 III.9.3 Cheltuieli pentru subvenii (ajutoare, premii) i burse...................................................................... 91 III.9.4 Cheltuieli pentru derularea proiectului. ............................................................................................ 92

III.9.5 Cheltuieli aferente taxelor ................................................................................................................. 93

III.9.6 Cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate) ......................................................... 94 III.9.7 Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului ............................ 95 III.9.8 Cheltuieli de informare i publicitate ................................................................................................ 97 III.9.9 Cheltuieli de tip FEDR...................................................................................................................... 97

III.9.10 Cheltuieli generale de administraie (Cheltuieli indirecte) CGA. ............................................ 98 BIBLIOGRAFIE ........................................................................................................................................ 102

Lista Anexelor .............................................................................................................................................. 103

1

CAPITOLUL I

MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR COFINANATE DIN POSDRU

I.1 CONSIDERAII GENERALE

Asigurarea unei dezvoltri socio-economice durabile, incluzive i de reducere rapid a disparitilor fa de celelalte state membre UE este finanat din Fondul Social European (FSE) prin diferite programe. Unul dintre acestea este Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU).

Obiectivele specifice ale POSDRU pentru perioada 2007-20131 sunt:

Promovarea educaiei i formrii iniiale i continue de calitate, inclusiv a nvmntului superior i cercetrii;

Promovarea culturii antreprenoriale i creterea calitii i productivitii muncii; Facilitarea accesului tinerilor pe piaa muncii; Dezvoltarea unei piee a muncii modern, flexibil i inclusiv; Promovarea (re)inseriei pe piaa muncii a persoanelor inactive, inclusiv n mediul rural; mbuntirea Serviciului Public de Ocupare; Facilitarea accesului grupurilor vulnerabile la educaie i pe piaa muncii.

Astfel, POSDRU sprijin ndeplinirea obiectivelor comune la nivel european n ceea ce privete creterea participrii pe piaa muncii a unei fore de munc calificate i adaptabile.

n cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, sunt finanate urmtoarele operaiuni: Proiecte de tip strategic, proiecte naionale, sectoriale i/sau multi-regionale; Proiecte de tip grant (proiecte regionale i locale); Proiecte de ajutor de stat (pentru formare profesional general i specific i pentru ocupare) i

proiecte de ajutor de minimis.

11 Organisme Intermediare, n baza atribuiilor delegate de ctre AM POS DRU, conform Acordului cadru de delegare de funcii, particip la implementarea programului: 8 Organisme Intermediare Regionale i 3 Organisme Intermediare Naionale (OI ANOFM, OI MEN i OI CNDIPT).

Modul n care Autoritatea de Management promoveaz strategiile n domeniul dezvoltrii resurselor umane este ilustrat n Documentul Cadru de Implementare a POS DRU (DCI POS DRU), principalul instrument de

implementare ce completeaz prevederile Programul Operaional (http://www.fseromania.ro, seciunea Documente Programatice).

I.2 ASPECTE TEHNICE PRIVIND MANAGEMENTUL I IMPLEMENTAREA PROIECTELOR FINANATE N CADRUL POSDRU

I.2.1 Noiuni de baz

Proiectul este un set de activiti grupate ntr-o succesiune logic, ordonate ntr-un grafic de timp care printr-o metodologie bine definit i utiliznd resurse limitate contribuie la ndeplinirea unuia sau mai multor obiective specifice.

1 Textul integral al POSDRU 2007-2013 este disponibil pe pagina de internet: http://www.fseromania.ro/index.php/posdru/programare

2

Grafic, proiectul poate fi definit astfel:

Un pachet distinct de activiti,

mijloace i investiii

pentru atingerea

unui scop/obiectiv,

stabilit pe baza nevoilor

grupului int,

utiliznd un

buget limitat

ntr-o perioad determinat,

urmnd un calendar

pre-definit

prin obinerea de

rezultate verificabile

reprezentnd contribuia

financiar a tuturor

prilor

contribuind la

obiectivele

de dezvoltare,

definite n relaia cu

nevoile grupului int

n raport cu indicatorii

programului

Beneficiarilor care au proiecte n implementare li se aplic prevederile Ghidului Solicitantului -

Condiii Generale, respectiv Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice corespunztor liniei de finanare

n baza creia a fost depus Cererea de Finanare.

Se recomand beneficiarilor de proiecte s verifice permanent portalul www.fseromania.ro i

portalurile OI delegate i s se raporteze la prevederile stipulate n Contractul de Finanare.

I.2.2 PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Managementul de proiect se realizeaz prin procese, utiliznd cunotine, abiliti, instrumente i tehnici.

A. Iniierea: definirea nevoilor, cerinelor i obiectivelor proiectului. B. Planificarea: definirea indicatorilor i planificarea etapelor eseniale pentru atingerea scopului,

obiectivelor i rezultatelor propuse ale proiectului. C. Implementarea: integrarea resurselor umane, financiare i materiale astfel nct s se implementeze

planul de management pentru proiect.

D. Monitorizarea i Controlul/Evaluarea: msurarea i verificarea, n mod regulat, a progresului proiectului, precum i identificarea soluiilor/strategiilor, astfel nct s poat fi efectuate aciuni corective, dac este necesar, n vederea atingerii obiectivelor proiectului.

E. nchiderea/Raportarea: prezentarea rezultatelor evalurii prin raportare la indicatorii i obiectivele programului.

A. INIIEREA Etapa de elaborare a propunerii de proiect, etap n care se identific nevoile grupurilor int, precum i cele mai eficiente msuri pentru rezolvarea problemelor acestora, n conformitate cu obiectivele programului de finanare n contextul dat i prin utilizarea resurselor existente (fonduri, actori locali, politici i strategii).

3

B. PLANIFICAREA

Aceast etap presupune realizarea unei metodologii de structurare a proiectului, cu includerea tehnicilor, mijloacelor i resurselor, astfel nct s produc o mbuntire sustenabil a situaiei grupului int, n concordan cu indicatorii programului de finanare.

Primul pas n faza de planificare l reprezint elaborarea Matricei Logice, aceasta fiind principalul instrument care st la baza abordrii proiectelor. Matricea este rezultatul procesului de analiz logic a interveniei i include prezentarea sintetic a componentelor cheie ale proiectului. Matricea logic ne ajut s monitorizm proiectul, prezint riscurile i modul de gestionare a acestora.

Construirea Matricei Logice

Cunoscnd obiectivele proiectului (general i specific), trebuie s identificm: rezultatele pe care le urmrim, cum obinem rezultatele prin activiti, cum msurm rezultatele cu ajutorul indicatorilor, ce surse putem utiliza pentru verificarea indicatorilor, ce resurse/mijloace avem nevoie pentru atingerea obiectivelor, ce costuri implic activitile, de ce supoziii i riscuri trebuie s inem seama n implementare, care sunt relaiile logice dintre acestea i ce rspunsuri ne ofer.

1. Activitile sunt mijloacele de atingere a obiectivelor proiectului i se afl n relaie cauz-efect cu rezultatele. Arat CE VEI FACE n decursul implementrii pentru obinerea rezultatelor scontate. Desfurarea activitilor presupune costuri specifice, pe care trebuie s le estimai corespunztor pentru fiecare subactivitate n parte i s le introducei n matricea logic. Trebuie s avei n vedere toate resursele (materiale, umane, financiare) necesare implementrii activitilor.

2. Rezultatele sunt produsele activitilor desfurate n perioada de implementare a proiectului, iar realizarea lor conduce la ndeplinirea obiectivelor specifice i a obiectivului general. Managerii sunt direct rspunztori pentru producerea rezultatelor, msurabile prin indicatori. Relaia rezultat - obiectiv este cheia logicii proiectului.

3. Indicatorii de verificare msoar performana, modul n care au fost ndeplinite obiectivele (generale i specifice) i dac au fost obinute rezultatele, att pe parcursul, ct i la finalul proiectului. Indicatorii sunt cantitativi i calitativi.

4. Sursele de verificare - documente/informaii ce stau la baza rapoartelor interne elaborate n cursul proiectului, indic unde i sub ce form pot fi gsite informaiile despre ndeplinirea obiectivelor i rezultatelor.

5. Supoziiile i riscurile sunt condiii externe/factori externi, care nu sunt n controlul proiectului, dar ar putea influena implementarea i durabilitatea acestuia.

6. Pre-condiiile reprezint condiiile iniiale, independente de proiect, care trebuie ndeplinite nainte de nceperea activitilor i fr de care implementarea efectiv nu este posibil.

Conform Ghidului Solicitantului Condiii Generale ,,Managementul proiectului trebuie s acopere cel puin urmtoarele domenii/funciuni: - coordonarea general a proiectului; - coordonarea financiar a proiectului (nregistrri contabile, raportri financiare); - realizarea achiziiilor aferente proiectului. Structura organizaional a proiectului cuprinde att rolurile care au ca obiectiv coordonarea proiectului (managementul de proiect), ct i pe cele care vor realiza efectiv livrabilele proiectului (echipa de implementare).

4

De exemplu: Coordonatorul/expert de monitorizare poate fi un post aferent Managementului de

Proiect, dac corespunde atribuiilor din GS-CG i este un post din echipa de implementare, dac este un coordonator tehnic/coordonator formare/coordonator sau expert

de monitorizare a activitilor cu grupul int etc.

Experii din echipa de implementare nu desfoar activiti de management de proiect i nu au atribuii n acest sens. n cazul coordonatorilor, responsabilitaile sunt pe partea tehnic (inclusiv coordonarea tehnic a unei echipe de experi de implementare).

Planificarea proiectelor

Dup ce Matricea fost completat, ncepem planificarea detalit a activitilor proiectului.

Planificarea presupune stabilirea etapelor i activitilor ce trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor, resursele necesare, dependenele dintre acestea i rezultatele ateptate ca urmare a realizrii fiecrei activiti.

Pentru eficien este nevoie s elaborm un plan al activitilor bine structurat.

Planificarea activitilor trebuie realizat detaliat (subactiviti i sarcini) astfel nct s permit monitorizarea i controlul facil al derulrii fiecarei etape, precum i al ntregului proiect.

Planul de activiti

Planul de activiti arat secvena logic de desfurare a acestora n timp i orice condiionri care exist ntre ele.

Graficul de implementare reprezint planificarea proiectului sub forma unei diagrame GANTT n care se includ toate activitile din Cererea de Finanare, sub-capitolul Activitile proiectului. Graficul trebuie s cuprind toate activitile i subactivitile proiectului (inclusiv activitile de achiziie), durata acestora (cu datele estimate de ncepere i de finalizare), corelate cu metodologia de implementare a proiectului, precum i organizaia responsabil pentru implementarea ei (ex: solicitant sau partener 1, 2 ...).

Planificarea trebuie fcut n funcie de secvenialitatea logic a activitilor, a duratei i a posibilelor dependene existente i include responsabilitile partenerilor. Graficul trebuie s fie complet i realist, fr s conin descrieri detaliate ale activitilor, ci doar denumirile acestora, n concordan cu planificarea. Completarea graficului de implementare a proiectului trebuie s nceap de la luna 1 care reprezint prima lun de implementare a proiectului, fr date calendaristice precise, doar luna 1, luna 2 etc.

GRAFIC ACTIVITI

Nr.

crt.

Rezultate/

Activiti

Luna

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

R.1

A1

A2

R.2

A3

5

Planul identific jaloanele importante n implementare, utile n monitorizarea progresului (responsabilitatea managerial) i pentru atribuirea responsabilitii cu privire la respectivul jalon. Jaloanele proiectului (milestones) sunt momentele principale dup care se poate cuantifica evoluia acestuia. Cel mai adesea, indic un moment de schimbare, fie datorit relurii uneia sau mai multor faze precedente, fie ca urmare a demarrii de noi activiti sau ncheierii proiectului.

EXEMPLUL 1:

ntr-un proiect ce vizeaz, printre altele, crearea unui centru de consultan, un jalon poate fi spaiul pregtit pentru amplasarea mobilierului i echipamentelor, altul echipamente pregtite pentru lucru, altul personal instruit .a.m.d. Practic, ceea ce avem nevoie pentru a atinge rezultatul final.

Jaloanele nu au durat n sine, ci doar delimiteaz activitile. Ele pot fi considerate scopuri atinse, iar activitile vor fi mijloacele de atingere a acestor scopuri. Echipa de management a proiectului trebuie s urmreasc respectarea graficului de implementare a activitilor i momentele cheie.

Pe baza obiectivelor pe termen scurt, se vor formula i jaloanele/reperele proiectului, vzute ca rezultate intermediare ale proiectului. Jaloanele se vor stabili la nivel de proiect, plecnd de la scop, sau pentru fiecare

obiectiv specific. Obiectivele i jaloanele vor sta la baza stabilirii indicatorilor de msurare a evoluiei i finalizrii proiectului, precum i pentru descompunerea proiectului n activiti i subactiviti. EXEMPLUL 2

O1:

Creterea gradului de satisfacie a clienilor hotelului X

JALOANE O1:

20 angajai calificai n domeniile: recepioner (4), camerist (14), responsabil hotel (2)

Achiziionarea de echipamente necesare realizrii O1 (dotarea cu mobilier a hotelului X)

1. n etapa de planificare

2. Beneficiarul selecteaz att echipa proiectului, responsabil cu managementul general, ct i pe ceilali membri ai echipei de implementare ce vor realiza efectiv activitile n scopul atingerii obiectivelor propuse;

Se detaliaz resursele necesare fiecrei activiti;

Se stabilesc responsabilitile la nivelul beneficiarului;

Se estimeaz i se programeaz durata activitilor;

Se identific i se analizeaz riscurile ce pot s apar pe parcursul implementrii proiectului;

6

Se elaboreaz documentele de management ale proiectului:

descrierea obiectivului i a ariei de acoperire a proiectului,

livrabilele care trebuie realizate,

activitile necesare n vederea obinerii tuturor livrabilelor i a verificrii i validrii acestora conform standardului de calitate (ncadrate n etape ale proiectului),

planul resurselor umane,

ealonarea n timp a activitilor,

dependenele ntre activitile proiectului,

evaluarea i managementul riscului,

punctele de control ale progresului proiectului,

cerinele privind calitatea,

bugetul proiectului i planificarea bugetar n timp.

Activitile proiectului

Pentru a se asigura c toate resursele alocate sunt estimate corect n vederea atingerii obiectivelor specifice ale proiectului, beneficiarul va trebui s descompun activitile n sub-activiti, sarcini/uniti.

Fiecare activitate TREBUIE s se concretizeze, n urma implementrii ei, cu cel puin un REZULTAT

Tipuri de activiti: activiti de management de proiect, care se desfoar pe toat durata implementrii proiectului. activitile tehnice, ex: activitile de formare, evaluare, testare, pregtire curriculum, consiliere, etc. activiti specifice pentru respectarea cerinelor de informare i publicitate, ex. organizarea de

conferine de pres, tiprirea i distribuirea de materiale publicitare. activitile subcontractate, cu precizarea achiziiilor de echipamente sau bunuri, desfurate conform

prevederilor legale.

activitile de monitorizare i evaluare intern, inclusiv cele de raportare.

! Activitile trebuie s fie prezentate n ordinea logic i cronologic a desfurrii lor i trebuie defalcate pe subactiviti, pn la un nivel care s permit planificarea lor, alocarea responsabilitilor i estimarea resurselor necesare pentru elaborarea bugetului.

Exemplu de divizare a unei activiti principale n sub-activiti: Activitatea 2: Analiza nevoilor de formare:

2.1. Pregtirea/elaborarea i distribuirea chestionarelor 2.2. Colectarea chestionarelor i prelucrarea datelor 2.3. Analiza nevoilor de formare i propuneri pentru curriculum

Activitile trebuie s fie realiste i fezabile, adic s poat fi efectiv desfurate cu resursele materiale, umane i financiare ale proiectului. De aceea este important ca, odat cu stabilirea lor, s se aib n vedere i disponibilitatea sau modul de procurare al acestor resurse, de exemplu disponibilitatea resurselor umane i prevederea n bugetul proiectului a costurilor corespunztoare.

Rezultate anticipate

Aceast seciune conine rezultatele imediate obinute n urma desfurrii activitilor i care, mpreun, vor realiza obiectivul specific al proiectului.

7

Putem avea mai multe rezultate anticipate, corespunztoare fiecrei grupe de activiti. Ca urmare, rezultatele anticipate trebuie descrise n strns corelare cu activitile stabilite i prezentate n seciunea anterioar.

Rezultatele trebuie s fie corelate i cu indicatorii de realizare imediat (output) stabilii pentru a msura gradul de realizare.

Rezultatele prezentate n cadrul seciunii 3.3. Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare a RTF trebuie s fie corelate cu rezultatele din Cererea de finanare aprobat i din Actele Adiionale ce completeaz contractul, dac este cazul, precum i cu planificarea rezultatelor realizat n cadrul RTF anterior.

C. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

Documente necesare unei implementri corecte a proiectului Responsabilitatea final pentru managementul i implementarea proiectului n relaia cu AM POSDRU i OI POSDRU delegat revine exclusiv beneficiarului, n conformitate cu contractul de finanare. Acesta, mpreun cu partenerii si, trebuie s implementeze proiectul conform prevederilor contractului de finanare, a cererii de finanare, care face parte integrant din contract, i cu respectarea prevederilor regulamentelor i legislaiei comunitare i naionale n vigoare. n practic multe proiecte eueaz din cauza erorilor n implementare: evaluarea eronat a resurselor necesare/disponibile; planificare defectuoas; organizare defectuoas.

n practic, pentru o implementare a proiectului la standardul de calitate solicitat, se recomand elaborarea i aplicarea de proceduri specifice, att de ctre beneficiar, ct i de ctre partener/partenerii acestuia. Se recomand utilizarea de proceduri unitare la nivel de proiect de ctre toi partenerii. Procedurile conin referine, standarde, metode i instrumente pentru atingerea acestora. Practic procedura reflect modul n care trebuie s se realizeze o sarcin, o activitate, relaia dintre parteneri, relaia cu furnizorii, etc.

Procedurile care vor face obiectul verificri AMPOSDRU/OI delegate sunt, dup cum urmeaz:

Proceduri specifice privind organizarea licitaiilor publice n vederea selectrii furnizorilor.

Proceduri specifice privind autorizarea corespunztoare a ncheierii contractelor cu furnizorii.

Proceduri specifice privind verificarea i autorizarea stadiilor de execuie a lucrrilor/prestrii

serviciilor din proiect.

Proceduri specifice privind semnarea i autorizarea corespunztoare a facturilor primite de la

furnizori.

Proceduri specifice privind autorizarea plilor ctre furnizori.

Proceduri specifice n ceea ce privete specificaiile tehnice ale proiectului.

Procedura de management al riscurilor (registrul riscurilor, plan de aciune pentru diminuarea

riscurilor, plan de acoperire a funciilor sensibile n cadrul echipei de implementare, sistem de

semnalare i tratare a disfuncionalitilor).

Regulament de organizare i funcionare a echipei de implementare.

Procedura de evaluare a performanei membrilor echipei de implementare n funcie de rezultatele

fiecrui n atingerea obiectivelor proiectului. Procedura include scopul evalurii, stabilirea

! Pentru implementarea cu succes a proiectului, beneficiarul trebuie s aib n vedere: desfurarea activitilor conform metodologiei i la termenele prevzute n graficul din proiect, atingerea obiectivelor declarate i realizarea indicatorilor, utilizarea resurselor materiale, umane i financiare, conform prevederilor proiectului, furnizarea contribuiei proprii i a resurselor financiare necesare implementrii proiectului pn

la rambursarea cheltuielilor.

8

standardelor, referinelor, frecvena, cine realizeaz evaluarea, instrumentele de evaluare, modul n

care se aplic, modul n care se comunic rezultatele evalurii etc.

Cod de etic pe care trebuie s-l respecte echipa de implementare.

Procedura privind circuitul intern al documentelor.

n plus fa de aceste procedurile enumerate mai sus, beneficiarul i partenerii, dup caz, pot

elabora i alte proceduri/metodologii care s sprijine implementarea proiectului, ca de exemplu:

Procedura de selectare a grupului int.

Procedura de acordare de subvenii (metodologia de acordare a subveniilor).

Procedura de arhivare a documentelor. Stabilete tipul i funciile documentelor, modul i forma n

care se arhiveaz, responsabilitile celor implicai, cine are acces la documente etc.

Procedura de comunicare intern inclusiv, fluxul documentelor aferente proiectului. Aceast

procedur stabilete modul de comunicare n interiorul organizaiei, nregistrarea i circuitul

documentelor, responsabilitile celor implicai etc.

Procedura de comunicare extern include elemente de vizibilitate, metode i tehnici de promovare a

organizaiei, proiectului, livrabilelor, instrumente de comunicare, publicul int vizat, materiale de

comunicare/promovare, responsabilitile celor implicai etc.

Procedura de recrutare i selecie a experilor din echipa de implementare. Procedura conine

instrumente de recrutare i selecie, documente de intrare (fia postului, CV-urile, scrisorile de

intenie, aplicaiile, etc.), anunul de recrutare, tehnicile i metodele ce vor fi utilizate, criteriile de

evaluare, componena comisiei de evaluare, publicitatea, modalitate de contestare a deciziei, etc.

Procedura de colaborare/lucru cu partenerii este documentul care reglementeaz modul de

comunicare, de luare a deciziilor, rolurile i responsabilitile prilor, termenele i modalitatea de

raportare ntre pri, etc.

Procedura de monitorizare a activitilor cuprinde instrumente de monitorizare, frecvena

monitorizrii, cine face monitorizarea, etc.

ATENIE!!!

O procedura nu nseamn mai mult birocraie, ea ne sprijin s funcionm eficient n cadrul organizaiei i

s implementm corect, eficient i eficace proiectul POSDRU. O procedur poate fi modificat ori de cte

ori este necesar.

Lista prezentat de proceduri nu este exhaustiv, putei elabora i implementa orice alte proceduri care s v

sprijine n implementare.

De reinut c, att beneficiarul, ct i partenerul/partenerii acestuia trebuie s poat dovedi c procedurile

de lucru elaborate n cadrul proiectului au fost aduse la cunotina angajailor.

AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat verific funcionalitatea sistemului de control intern al beneficiarului i partenerului/partenerilor acestuia.

9

Exemplu - Structura unei Proceduri:

APROBAT

AVIZAT

Numele Poziia n proiect Semntura Data

MODIFICRI REV. Nr. OM. Obiectul modificrii OM ntocmit Semntura Data

1. SCOP

2. DOMENIUL DE APLICARE

3. DEFINIII I ABREVIERI 4. DOCUMENTE DE REFERIN 5. OBIECTIVE ALE PROCESULUI

6. INDICATORI DE PERFORMAN 7. METODE DE MSURARE A INDICATORILOR 8. DATE DE INTRARE

9. ACIUNI I METODE DE IMPLEMENTARE

ECHIPA PROIECTULUI. COMUNICAREA I LUCRUL N ECHIP

Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului care const n totalitatea activitilor de planificare, implementare, monitorizare i control pentru a asigura ndeplinirea obiectivelor n condiiile prevzute de contract.

Echipa proiectului este format din dou grupe distincte de personal:

Echipa de management de proiect, care trebuie s cuprind obligatoriu minim trei poziii:

un manager de proiect;

un responsabil financiar;

un consilier juridic.

Experii responsabili pentru realizarea activitilor tehnice specifice, care pot fi:

experi pe termen lung (minim 6 luni consecutive);

experi pe termen scurt (pn la 6 luni consecutive).

Managerul de proiect este direct rsponsabil de o bun implementare a proiectului din prima pn n ultima zi. Aceasta presupune inclusiv:

identificarea ateptrilor membrilor echipei, partenerilor, a actorilor relevani n ceea ce privete

comunicarea;

determinarea informaiilor care sunt necesare n procesul de comunicare, n cadrul proiectului;

planificarea modului n care vor fi livrate informaiile (ntlniri, rapoarte, convorbiri telefonice, e-

mailuri, prezentri, edine de proiect etc.).

Unul dintre rolurile cheie ale managerului de proiect este s asigure conducerea echipei. Managerul de proiect trebuie s prezinte obiectivele proiectului echipei, s stabileasc mpreun cu aceasta o strategie clar

10

care s fie asumat de toi partenerii, s distribuie sarcinile i responsabilitile, s motiveze echipa, s stabileasc proceduri i instrumente de comunicare n echip, s asigure o coordonare general a proiectului.

Proiectul este interdisciplinar i presupune un volum mare de activiti i resurse care pot fi gestionate doar n echip, prin utilizarea tuturor instrumentelor i metodelor de management de proiect.

Pentru ca un proiect s reueasc, membrii echipei trebuie s accepte s lucreze n echip i s accepte funcia managerului de decizie n privina resurselor (oameni, timp, bani, echipamente, informaii).

Care sunt avantajele lucrului n echip? Se creeaz sinergie (motivaie, direcie comun); Are loc distribuia sarcinilor; Organizarea activitilor i controlul lor se face mai uor; Rezolvarea problemelor este facilitat avnd n vedere c echipa, prin membrii si, acoper o palet

mai larg de abiliti; Exist un bun management al informaiei - se colecteaz i se distribuie mai multe idei; Se testeaz i se ratific deciziile; Este facilitat implicarea i interesul fiecrui membru; Se negociaz mai bine/conflictele se rezolv mai repede/mai eficace.

Echipa de management, condus de managerul de proiect, va fi responsabil cu managementul i monitorizarea intern a desfurrii activitilor pentru obinerea rezultatelor prevzute, respectiv realizarea indicatorilor precizai n cererea de finanare. Pentru exemplificare, prezentm mai jos o list a principalelor atribuii ale managerului de proiect i echipei sale:

Pregtirea i actualizarea graficului de implementare i a planurilor de achiziii; Pregtirea contractelor pentru personalul care urmeaz s fie angajat n cadrul proiectului; Urmrirea activitii desfurate de personalul proiectului conform metodologiei i graficului; Pregtirea i/sau verificarea dosarelor de licitaie i a altor documente aferente achiziiilor; Identificarea potenialilor furnizori; Aplicarea i/sau verificarea procedurilor de achiziie i contractare; Relaia cu furnizorii/subcontractorii; Verificarea activitii partenerilor de proiect; Elaborarea de acte adiionale i notificri pentru actualizarea contractului, precum i transmiterea

ctre OI n vederea aprobrii; ntocmirea rapoartelor i a cererilor de rambursare ctre OI, conform prevederilor contractului i

solicitrilor OI; Cheltuirea bugetului n conformitate cu prevederile contractului. Controlul i evidena cheltuielilor

proiectului.

! Rolul managerului de proiect este esenial pentru o implementare de succes;

Experii din echipa de implementare nu desfoar activiti de management de proiect i nu au atribuii n acest sens;

Activitile de tip management de proiect nu trebuie s fie duplicate/dublate/ suprapuse/completate de activitile desfurate de echipa de implementare;

Att instituiile publice, ct i celelalte tipuri de solicitani/parteneri eligibili, au obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale aplicabile, n funcie de tipul organizaiei, privind angajarea personalului.

RELAII DE PARTENERIAT

Parteneriatul ntre organizaii are la baz Acordul de Parteneriat, anex la contractul de finanare.

Fiecare partener este responsabil de coordonarea i/sau ndeplinirea activitilor din proiect asumate prin cererea de finanare, n vederea atingerii rezultatelor. Pe de alt parte, mai muli parteneri pot contribui la

11

realizarea aceluiai set de activiti (funciile i activitile proiectului nu sunt duplicate sau realizate n paralel, ci sunt realizate n comun).

Pentru implementarea proiectului, partenerii vor asigura furnizarea de resurse umane (de exemplu experi pe termen lung i/sau scurt), resurse materiale (de exemplu sli de curs, echipamente etc) i/sau expertiz (de exemplu studii, cercetri, analize etc) necesare n vederea derulrii activitilor proiectului cum ar fi, de exemplu: managementul general al proiectului, achiziii publice, informare i publicitate etc., conform Cererii de Finanare i Acordului de Parteneriat.

Att Beneficiarul ct i Partenerul/Partenerii au posibilitatea de a subcontracta, la rndul lor, anumite activiti din cadrul proiectului, dac acest lucru a fost prevzut n Acordul de Parteneriat, n limita procentului stabilit prin contractul de finanare.

Nu este permis ca activitile ce revin liderului de parteneriat, n conformitate cu prevederile Acordului de Parteneriat i ale Cererii de Finanare, s fie desfurate de ctre experii Partenerului/Partenerilor sau vice-versa. Cu alte cuvinte, rolurile i responsabiltile ce revin fiecrui Partener, inclusiv liderului de proiect, vor fi ndeplinite prin utilizarea de resurse umane proprii i/sau externalizare de activiti. n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, responsabilitatea revine n exclusivitate Beneficiarului, n conformitate cu dispoziiile legale.

D. MONITORIZAREA, EVALUAREA I CONTROLUL LA NIVELUL PROIECTULUI

Pe parcursul implementrii, managerul de proiect monitorizeaz i controleaz activitile i rezultatele realizate n raport cu cele planificate, att din punct de vedere a calitii, ct i din punct de vedere a duratei i resurselor alocate.

Monitorizarea intern este n sarcina managementului de proiect, n timp ce monitorizarea extern este realizat de AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat. Monitorizarea intern va urmri identificarea problemelor poteniale/reale pentru introducerea msurilor corective, n vederea asigurrii realizrii obiectivelor proiectului i obinerea rezultatelor estimate, prin: colectarea de informaii cu privire la situaiile faptice; analiza progresului proiectului (desfurarea activitilor, utilizarea resurselor, realizarea

indicatorilor, identificarea neconcordanelor); verificarea conformitii fa de obligaiile contractuale, proceduri, obligaii de raportare; compararea situaiilor identificate cu intele propuse; formularea de previziuni cu privire la evoluia situaiilor identificate.

Monitorizarea proiectelor cofinanate din instrumentele structurale are 3 dimensiuni:

Financiar: Cu scopul de a msura gradul de utilizare a bugetelor proiectelor.

Fizic/Tehnic: Cu scopul de a msura output-urile i rezultatele atinse n comparaie cu cele propuse.

Procedural: Cu scopul de a msura nivelul de implementare a activitilor i etapelor din proiect n comparaie cu planificarea aprobat.

12

Exemplu de plan de aciune pentru realizarea buclei de monitorizare control - monitorizare

Nr. crt. Aspect

verificat Constatri

Propuneri de

remediere Responsabil Termen Raportare Verificare

1

2

Echipa de management a proiectului, condus de managerul de proiect, va fi responsabil cu monitorizarea i controlul desfurrii activitilor pentru obinerea rezultatelor prevzute, respectiv realizarea indicatorilor precizai n CF sau proiect.

! Ce verificm?

Activitile implementate sunt conform Contractului de finanare i informaiilor furnizate de beneficiar n cadrul RTF;

Locaiile de implementare sunt cele din contractul de finanare sau ultimele modificri n vigoare;

Implicarea i contribuia partenerilor sunt conforme prevederilor contractuale;

Rezultatele realizate sunt n conformitate cu prevederile Contractului de finanare i a informaiilor furnizate de beneficiar n cadrul RTF;

Existena documentelor justificative care s ateste faptul c rezultatele raportate au fost realizate;

Gradul de realizare a indicatorilor este n conformitate cu prevederile contractuale i informaiile prezentate n cadrul RTF;

Existena documentelor justificative care s ateste realizarea indicatorilor i grupului int;

Valoarea grupului int este n conformitate cu prevederile contractuale i informaiile prezentate n cadrul RTF;

Existena documentelor justificative privind publicitatea proiectului (comunicat de pres pentru lansare, pliante, brouri, postere, fluturai etc., lista de distribuire a acestora, publicitate audio-video);

Pentru optimizarea activitii de management a proiectului, se recomand delegarea ctre managerul de proiect a rspunderii i autoritii necesare care s i permit luarea, n timp real, a

deciziilor impuse de implementarea proiectului.

Mecanismul de monitorizare se proiecteaz nc din faza de planificare a proiectului i poate include urmtoarele instrumente:

Calendare lunare i plan de urmrire;

Rapoarte periodice pe activiti;

ntlniri periodice i ad-hoc la nivel de parteneriat;

Fie de pontaj;

Rapoarte de activitate ale experilor;

Graficul activitilor proiectului sau alte instrumente de planificare (Matricea de alocare a

resurselor);

Matricea cadrul logic;

Rapoarte tehnice i financiare (RTF);

Plan de aciune;

Rapoarte de monitorizare /Rapoarte de performan care s prezinte activitile realizate fa de

cele planificate.

13

Respectarea elementelor de identitate vizual stabilite conform contractului de finanare (panouri informative, materiale publicitare, logo-uri);

Publicitatea proiectului (internet, mass-media, etc.) este asigurat;

Aplicarea regulilor cu privire la egalitatea de anse i cu privire la dezvoltarea durabil s-a realizat;

Resursele materiale achiziionate n cadrul proiectului sunt conforme cu cele prevzute n cadrul contractului de finanare;

Resursele materiale achiziionate n cadrul proiectul sunt utilizate conform prevederilor contractuale;

Resursele/condiiile logistice asigurate de Beneficiar/Parteneri sunt conform contractului de finanare;

Echipa de management a proiectului este aceeai cu cea prevzut n contractul de finanare/acte adiionale;

Existena documentaiei necesare pentru constituirea echipei de implementare a proiectului (experii au fost au fost selectai conform profilelor prevzute n contractul de finanare, dosare ce trebuie s conin: contracte de munc vizate de ITM, CV-uri, fie de pontaj, decizia pentru constituirea echipei de proiect, organigram, fie de post, etc.);

Respectarea planului de activiti i a termenelor prevzute n proiect;

Dificultile nregistrate n implementarea proiectului (comunicarea dintre echipa de proiect i beneficiarii proiectului, comunicarea dintre echipa de proiect i parteneri, probleme n implementarea activitilor proiectului). Aplicarea de msuri de ctre Beneficiar n vederea eliminrii acestora;

Respectarea temelor orizontale prevzute n contractul de finanare;

Existena produselor/serviciilor prestate care au fost facturate;

Cerinele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condiiile de pstrare, arhivare i depozitare);

Cheltuirea eficient a banilor.

n cazul n care se constat o deviaie n realizarea activitilor fa de planificarea iniial, este recomandat ca managerul de proiect, mpreun cu experii implicai n activitile respective, s realizeze un plan de contingen. Planul de contingen include descrierea situaiei aprute, consecinele neinterveniei i opiunile existente pentru corectarea acesteia, mpreun cu planul de implementare a opiunilor i recomandri. Msurile corective ce au fost decise vor fi incluse n documentele de management ale proiectului, cu implicaii n implementarea acestuia, astfel nct, prin planificarea revizuit, s se respecte obiectivele proiectului n termeni de timp, calitate i resurse.

Monitorizarea

se realizeaz continuu, pe toat perioada de implementare a proiectului;

este un instrument de management care necesit elaborarea/utilizarea instrumentelor de monitorizare i proceduri interne clare;

urmrete resurse, activiti, rezultate, astfel nct s se cunoasc permanent starea acestuia;

este un instrument de avertizare a abaterilor fa de plan;

este o condiie necesar pentru control.

Dac deviaia intervenit modific planul de implementare a activitilor, Beneficiarul are obligaia de a nainta AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o Notificare, n form scris, conform

reglementrilor n vigoare privind modificrile contractuale.

14

Evaluarea

se realizeaz periodic;

are n vedere rezultatele, obiectivul specific, obiectivul general;

Monitorizarea i evaluarea se efectueaz:

la nivel intern, de ctre echipa de management a proiectului;

la nivel extern: subcontractori/AM POSDRU sau OI POSDRU delegat.

Beneficiarul va fi monitorizat la faa locului de ctre personalul AM POSDRU/OI, la maxim a 3-a cerere de rambursare depus.

Controlul

depinde de abilitatea i experiena managerului i a echipei sale;

se finalizeaz cu luarea de msuri.

Un aspect important ce trebuie avut n vederea unei monitorizri eficiente l reprezint managementul documentelor (livrabilelor). Acest lucru contribuie, de exemplu, la identificarea experilor care au elaborat documentele, n diferite stadii, ct i la localizarea documentelor n orice punct s-ar afla proiectul. Prin urmare, n cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilelor pot fi disponibile i uor de identificat. Arhivarea documentelor trebuie asigurat corespunztor (nomenclator dosare, condiiile de pstrare, arhivare i depozitare). Arhivarea este important att n perioada implementrii ct i dup finalizarea proiectului, perioad n care pot interveni verificri suplimentare din partea autoritilor. Managementul livrabilelor conine fiiere i o bibliotec a tuturor produselor proiectului, controleaz accesul la ele i menine informaii referitor la starea lor.

Ce trebuie s asigure beneficiarul finanrii nerambursabile?

toate documentele originale (n copie conform cu originalul documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate 3 ani de la nchiderea oficial a POSDRU 2007-2013.

ndosarierea i pstrarea n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006;

arhivarea se face pe hrtie i pe suport electronic att de ctre Beneficiar, ct i de ctre toi partenerii

din proiect conform procedurii elaborate. Fiecare partener pstreaz originalele documentelor, iar

Beneficiarul pstreaz documentele partenerilor n copie conform cu originalul;

informarea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locul arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri;

dreptul de acces la spaiile unde se implementeaz sau s-a implementat proiectul, inclusiv accesul la documentele i fiierele informatice;

furnizarea oricrei informaii tehnice sau financiare legat de proiect, solicitat de AM sau OI, Autoritatea de certificare i plat, Autoritatea de audit, Comisia European sau oricare organism autorizat s verifice sau s auditeze modul de implementare a proiectelor finanate din fondurile structurale.

E. FINALIZAREA PROIECTULUI

Raportarea grupului int i a indicatorilor

Grupul int al proiectului Grupul int este reprezentat de persoanele care beneficiaz n mod direct de rezultatele proiectului i este implicat n activitile acestuia. mbuntirea situaiei membrilor grupului int constituie de fapt esena proiectului.

Personalul din echipa de management a proiectului nu face parte din grupul int. Experii care implementeaz activitile proiectului nu pot face parte simultan i din echipa de implementare i din grupul int.

15

Ca urmare, aceste persoane nu pot fi implicate n proiect ca beneficiari direci ai activitilor desfurate; de exemplu nu pot fi cursani la programele de formare desfurate prin proiect pentru grupul int.

La selecia membrilor grupului int se vor avea n vedere acele criterii care s permit identificarea clar a acestora:

numrul, sexul, vrsta, structura (ex. statut social i pe piaa muncii), localizarea, caracteristici i nevoi comune.

Selecia GT trebuie s se realizeze n baza unei proceduri/metodologii realizat n cadrul proiectului.

Grupul int corespunde ca structur i numeric celui specificat n Contract i n ultimele acte adiionale aprobate (dac este cazul).

Categoria de grup int, din cadrul formularului de nregistrare a grupului int, corespunde cu criteriile de eligibilitate stabilite n ghidul solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul

creia a fost depus proiectul.

Grupul int, n numrul i structura prevzut n cererea de finanare i ca urmare a eventualelor modificri prin acte adiionale, trebuie realizat n totalitate.

Gradul de realizare al grupului int influeneaz bugetul proiectului. Dac gradul de realizare al indicatorilor este mai mic de 100%, acesta se aplic asupra valorii eligibile, iar n cazul solicitrii de TVA, i asupra acestei sume. n cazul n care procentul este mai mare de 100%, se plafoneaz la aceast valoare (100%). n cazul nendeplinirii GT, finanarea se va reduce proporional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, cu respectarea instruciunilor n vigoare.

Beneficiarul trebuie s informeze persoanele aparinnd GT c pot fi contactate, pe baz de eantion, (la locaia de implementare a activitii, telefonic, e-mail etc.) de ctre ofierii delegai din partea AM POSDRU/OI n vederea furnizrii unor informaii legate de implicarea lor n proiect.

Participarea GT la realizarea indicatorilor trebuie probat pe baza documentelor justificative. Beneficiarul va depune, la fiecare CR, anexele referitoare la GT cu informaiile i n formatul solicitat, conform instruciunilor aplicabile.

O persoan nu poate fi ncadrat din punct de vedere a eligibilitii dect ntro singur categorie eligibil.

La CRI/CRF, Beneficiarul trebuie s depun documentele suport pentru GT aferente perioadei de raportare (formular de nregistrare a GT i documente ce dovedesc apartenena la GT pentru persoanele nou introduse).

Documentele justificative pentru GT aferente fiecrei CR se scaneaz n varianta ORIGINAL i se depun n format electronic (CD/DVD/Memory stick) conform instruciunii n vigoare.

16

GRUP INT: STUDENI/DMI 2.1

Legea nr. 258 din 19 iulie 2007 - privind practica elevilor i studenilor i Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008

17

Indicatorii proiectului

Indicatorii descriu, n termeni operaionali i msurabili (cantitate, calitate, timp), obiectivele proiectului. Acetia sunt instrumente de msurare a gradului de realizare a obiectivelor propuse.

Ca urmare, pentru msurarea succesului proiectului, proiectul are indicatori distinci, att pentru rezultate imediate, ct i pentru obiectivul/le specific/e ale proiectului. Indicatorii de msurare a realizrilor imediate (outputs de program i suplimentari DCI) constituie i indicatori de monitorizare, deoarece ei reflect realizrile imediate obinute n cadrul proiectului, de exemplu:

numrul participanilor din zonele rurale la programe integrate. numr de participani la campanii de informare i consiliere.

Indicatorii de msurare a obiectivelor specifice (results de program i suplimentari DCI) reflect schimbarea produs fa de situaia iniial, respectiv satisfacerea nevoilor identificate sau mbuntirea situaiei grupului int, de exemplu: ponderea participanilor din mediul rural la programe integrate certificai (%).

Indicatorii adiionali de realizare imediat (outputs) i indicatorii adiionali de rezultat (result) trebuie corelai cu datele prezentate n subseciunea Rezultate anticipate a cererii de finanare.

! Indicatorii proiectului contribuie DIRECT la atingerea indicatorilor de monitorizare i evaluare definii n Documentul Cadru de Implementare (DCI) POSDRU 2007-2013, cu toate modificrile i completrile ulterioare.

! Indicatorii proiectului sunt corelai cu DCI, Ghidul indicatorilor i Cererea de finanare.

! Indicatorii tehnici, prevzui n CF i n eventualele modificri prin acte adiionale, trebuie realizai n totalitate pn la final de proiect. Fac excepie, proiectele cofinanate din CPP Burse doctorale, n conformitate cu legislaia n vigoare.

! Gradul de realizare al indicatorilor influeneaz bugetul proiectului. Dac gradul de realizare al indicatorilor este mai mic de 100% acesta se aplic asupra valorii eligibile.

! n cazul nendeplinirii Indicatorilor, finanarea se va reduce proporional, conform unui algoritm de calcul propus de AMPOSDRU, conform instruciunii n vigoare.

! n cazul n care procentul de realizare al indicatorilor este mai mare de 100%, se plafoneaz la aceast valoare, cu excepia indicatorilor de program: indicatorilor de rezultat i suplimentari unde plafonarea va fi de 110% pentru a compensa, cel puin parial, nerealizarea altor indicatori sau a GT.

ASPECTE DE REINUT PENTRU GRUPUL INT I INDICATORI

trebuie s existe coresponden ntre indicatori i grupul int;

grupul int se raporteaz n momentul implicrii n activitile proiectului, n schimb indicatorul aferent grupului int se raporteaz abia dup finalizarea activitii n care a fost implicat acesta;

registrul grupului int se completeaz conform formatului standard;

exist documente suport pentru fiecare persoan din grupul int (formular de nregistrare, acte de studii, CV, Carte de identitate, etc.);

sunt respectate prevederile din Ghidul Solicitantului privind eligibilitatea grupului int;

nu exist suprapuneri de persoane care fac parte din grupul int pe proiecte;

angajarea persoanelor din GT, ca urmare a activitilor proiectului trebuie s respecte Codul Muncii i legislaia aplicabil n vigoare;

exist livrabile din punct de vedere al grupului int.

n conformitate cu GSCG - GSCS, dovada apartenenei la grupul int se poate face inclusiv prin declaraia semnat pe proprie rspundere a persoanei vizate. Aceste prevederi trebuie ns corelate cu cele din Instruciunea 46/2011 care precizeaz c n vederea justificrii apartenenei persoanelor din grupul int la

18

categoriile declarate n cererea de finanare, GT va completa Formularul de nregistrare al Grupului int i alte documente justificative, n cazul n care acestea au fost solicitate n mod explicit de ctre AMPOSDRU prin Ghidurile Solicitantului sau n alte instruciuni. Beneficiarul i partenerii acestuia, n cadrul proiectului, vor trebui s elaboreze o procedur de selecie agrupului int n care s se menioneze lista documentelor pe baza crora se va stabili dovada apartenenei la categoriile declarate n Formularul de nregistrare al Grupului int. Beneficiarul proiectului are obligativitatea de a depune la fiecare cerere de rambursare Anexa 15 declaraie pe propria rspundere privind veridicitatea datelor introduse n Action Web, confirmnd faptul c grupulint ncrcat n Aplicaia Action Web este selectat respectnd criteriile de eligibilitate stabilite conform ghidului solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul creia a fost depus proiectul.

19

Model de calcul indicatori conform Instruciunii 71/2013

ID

Indicatori de

program - output

Pondere

calculata

Indicatori

proiect

Indicatori

realizati

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

129

Persoane care

beneficiaz

de orientare/

consiliere 0,066667 1000 1250 125,000000% 100,000000% 0,066667

130

Participani FSE -

femei 0,066667 1000 1250 125,000000% 100,000000% 0,066667

131

Participani FSE

persoane de etnie

rom 0,066667 990 980 98,990000% 98,990000% 0,065994

45 0 0,000000% 0,000000% 0

0,20 3

0,20 0,19900 0,1990

ID

Indicatori de

program - rezultat

Pondere

calculata

Indicatori

proiect

Indicatori

realizati

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

Numrul locurilor

de munc

mentinute de

structurile

economiei sociale 0,115 100 90 90,000000% 90,000000% 0,1035

389

Participani la

instruire certificai 0,115 1000 1200 120,000000% 110,000000% 0,1265

3 0 0 0 0,000000% 0,000000% 0

0,23 2

0,23 0,23000 0,2300

ID

Indicatori

suplimentari DCI -

output

Pondere

calculata

Indicatori

proiect

Indicatori

realizati

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

1 0,1 100 120 120,000000% 100,000000% 0,1

0,10 1

0,10 0,1 0,1000

ID

Indicatori

suplimentari DCI -

rezultat Pondere

calculata

Indicatori

proiect

Indicatori

realizati

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

1 0,12 100 120 120,000000% 110,000000% 0,1322 0 0 0 0,000000% 0,000000% 0

0,12 1

0,12 0,132 0,132

ID

Indicatori

aditionali de

output Pondere

calculata

Indicatori

proiect

Indicatori

realizati

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

1 0,02 100 120 120,000000% 100,000000% 0,02

0,02 1

0,02 0,02 0,0200

ID

Indicatori

aditionali de

rezultat Pondere

calculata

Indicatori

proiect

Indicatori

realizati

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

1 0,03 100 120 120,000000% 100,000000% 0,03

0,03 1

0,03 0,03 0,03

ID Grup tinta

Pondere

calculata

Grup tinta

proiect

Grup tinta

realizat

Procent

realizare

Procent

recalculat

Grad

realizare

GRAD

REALIZARE

SPECIFIC

AGREGAT

1 0,3 1000 1250 125,000000% 100,000000% 0,3

2 0 0 0 0,000000% 0,000000% 0

0,3 1 0,000000% 0,000000%

0,30 0,3 0,3

Gradul de realizare calculat 1,0110

Total

Total

Grup tinta total

Total

Total

Total

Total

20

Raportul tehnico-financiar recomandri de completare, documente suport

Rezultatele monitorizrii proiectelor sunt rapoartele ntocmite de beneficiar. Pentru asigurarea informaiilor necesare AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat n vederea monitorizrii externe a implementrii proiectului, beneficiarul va elabora rapoarte tehnico financiare (RTF) periodice privind stadiul implementrii, conform modelului n vigoare. Aceste rapoarte conin informaii despre: stadiul realizrii indicatorilor i al grupului int; activitile desfurate n perioada de raportare; stadiul realizrii activitilor, rezultatele obinute la momentul raportrii; abateri fa de planificarea iniial i atingerea rezultatelor ateptate; msurile specifice de informare i publicitate desfurate n cadrul proiectului; planificarea activitilor pentru perioada urmtoare.

Recomandri privind elaborarea RTF

! Desfurarea activitilor trebuie s respecte graficul de implementare asumat n Cererea de finanare/alte modificri contractuale aprobate.

! Subseciunea 3.1 Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare trebuie s conin o descriere detaliat a tuturor activitilor desfurate n perioada de raportare, precum i perioada n care s-au desfurat acestea;

! Seciunea 3: Subseciunea 3.3 Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare trebuie s conin rezultate cuantificabile pentru fiecare activitate desfurat n perioada de raportare; de asemenea, trebuie s existe o corelare ntre informaiile prezentate n aceast subseciune i subseciunea 3.1 Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare, Tabelul 2 Raport de realizare a rezultatelor din RTF i seciunea Rezultate anticipate din Cererea de Finanare;

Atenie!

Seciunile 3.1, 3.3 i tabelul 2 trebuie s fie corelate n prezentarea informaiilor.

Se vor descrie aciunile ntreprinse concret care conduc la realizarea activitilor, ndeplinirea rezultatelor asumate i implicit la realizarea indicatorilor.

Din descriere trebuie s reias modul n care acestea contribuie la realizarea indicatorilor asumai.

! Tabelul 1: Graficul de implementare a proiectului trebuie s fie cel asumat n Cererea de finanare sau ultimele notificri/acte adiionale n vigoare n perioada de raportare;

! Tabelul 2: Raportul de realizare a rezultatelor este un tabel sintez care cumuleaz informaiile transmise de la nceputul implementrii i pn la momentul raportat; Rezultatele (concrete i cuantificabile) trebuie s fie coroborate cu informaiile cuprinse n descrierea fiecrei activiti i cu subseciunea 3.3 Rezultate/realizri atinse n perioada de raportare; procentele de realizare trebuie s fie corelate cu stadiul implementrii fiecrei activiti; nu pot exista activiti aflate n curs de desfurare, deci nefinalizate, al cror procent de realizare s fie 100%.

! La seciunea 3 Progresul proiectului n perioada raportat se vor prezenta informaii cu privire la:

3.6 Informare i publicitate, 3.7 Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de anse i 3.8 Respectarea regulilor cu privire la mediu. Se va realiza o detaliere a modului de aplicare a acestora i msurile concrete prin prisma activitilor desfurate n perioada raportat.

! RTF trebuie s respecte regulile de identitate vizual, conform ultimelor reglementri n acest sens Manualul de identitate vizual n vigoare.

21

AA DA AA NU

RTF trebuie transmis n formatul standard conform

instruciunilor n vigoare. RTF include i ale seciuni fa de cele standard, iar tabelele prezint coloane i rnduri n plus fa de cele existente.

RTF trebuie s fie tampilat i semnat de reprezentantul legal al Beneficiarului pe ultima

pagin, dup Tabelul 3: Planificarea activitilor proiectului pentru urmtoarea perioad de raportare. De asemenea, trebuie s fie semnat de persoana care l-a elaborat i s aib nscris data elaborrii n ultimele dou rnduri ale tabelului de la nceputul RTF, primele dou pagini.

RTF nu este tampilat i asumat de reprezentantul legal i managerul de proiect.

Perioada de referin a Raportului Tehnic-Financiar trebuie s fie corelat cu perioada de referin din Cerera de Rambursare Intermediar.

Excepie! Perioada de referin a CRF poate fi n afara perioadei de implementare a proiectului,

stabilindu-se prin corelare cu data angajrii cheltuielilor solicitate spre rambursare, situaie n care perioada acoperit de RTF va fi n cadrul perioadei de implemetare a proiectului.

Perioada de referin a RTF este mai mic sau mai mare dect cea din Cererea de Rambursare

Intermediar.

Denumirea i codul activitilor trebuie s corespund cu denumirea i codul din Cererea de finanare.

Formularea i codificarea activitilor n mod diferit fa de cererea de finanare.

Activitile trebuie desfurate n conformitate cu graficul de implementare.

Activiti desfurate n avans fa de graficul de implementare - cheltuielile efectuate pentru

astfel de activiti nu pot fi validate, desfurarea n avans a unei/unor activiti trebuie aprobat prin notificare sau act adiional, n funcie de situaie.

Aspectele ce vizeaz respectarea reglementrilor naionale i comunitare cu privire la egalitatea de anse i dezvoltare durabil trebuie detaliate.

Ex. liste de prezen la aciunile implementate n cadrul proiectului, scrisori de invitaie la diferite aciuni organizate etc.

Regulile cu privire la egalitatea de anse i dezvoltarea durabil sunt prezentate la modul declarativ, fr a fi documentate.

Documentele justificative din CR respect modul de depunere, sunt complete i sunt organizate conform Instruciunii aplicabile.

Documentele justificative aferente CR nu au luat

n considerare ultimele reglemementri aplicabile.

Livrabilele trebuie asumate de autorii lor i toate versiunile de lucru raportate n RTF trebuie s fie identificabile.

Versiunile de lucru ale documentelor, aa cum au fost raportate, nu sunt identificabile i nu se cunosc autorii lor.

tampila cu meniunea "Solicitat rambursare FSE POSDRU/call/DMI Id proiect, n sum de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . " trebuie s fie aplicat pe toate documentele suport justificative aferente activitilor tehnice, inclusiv list de participani, formularul GT, CI membru GT, fr a se completa suma.

tampila cu meniunea "Solicitat rambursare FSE POSDRU/call/DMI Id proiect, n sum de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . " se aplic pe livrabilele aferente activitilor tehnice.

22

Pentru toate obiectivele orizontale POSDRU,

asumate n Cererea de Finanare, trebuie s existe o detaliere a modului de aplicare a acestora i msurile concrete, prin prisma activitilor desfurate n perioada raportat; dac n perioada de raportare nu s-au ntreprins msuri concrete n atingerea vreunui obiectiv orizontal se va completa nu este cazul.

n RTF se va face o descriere a obiectivelor

orizontale fr a fi descrise msurile concrete prin prisma activitilor desfurate n perioada de raportare.

Recomandri privind documentarea tehnic i stabilirea documentelor suport

Activitile proiectului sunt considerate a fi desfurate n momentul n care exist documente care atest desfurarea acelei activiti.

Tipuri de documente:

Documente ntocmite nainte de desfurarea unei activiti (ex. agenda unei ntlniri);

Documente ntocmite n timpul desfurrii unei activiti (ex. lista de prezen la un curs, minuta ntlnirii, fotografii la un eveniment, etc.);

Documente ntocmite dup desfurarea unei activiti (ex. raport de activitate, pontaj);

Documente de rezultat/produs care atest obinerea rezultatului vizat al activitii proiectului (de ex. un chestionar, un suport de curs).

EXEMPLE:

! Colectarea de date pentru

justificarea activitii experilor n cadrul proiectului.

Beneficiarul trebuie s colecteze i s nregistreze informaiile despre activitile realizate n timpul i imediat dup finalizarea acestora, informaii ce vor fi folosite pentru elaborarea rapoartelor de activitate ale experilor.

Astfel de informaii ar putea fi: numrul de participani, mijloacele utilizate pentru diseminare/informare, partenerii care au participat la

realizarea activitii, modul n care au contribuit acetia.

! Gradul de detaliere al

informaiilor prezentate n RTF. n cadrul RTF se vor prezenta informaii detaliate, clare, cuantificabile i identificabile.

De exemplu, pentru programele de formare, se vor prezenta informaii despre numrul de sesiuni realizate, numrul de sesiuni n desfurare, numrul de sesiuni finalizate pe ocupaii, denumirea programelor de formare, perioada de derulare, locul de desfurare, numrul de sesiuni organizate, numrul de persoane nscrise fa de numrul celor care au finalizat programul, dat pentru examenul final, numrul de persoane care au participat la examen, numrul de persoane certificate n urma susinerii examenului.

! Organizarea documentelor din

punct de vedere tehnic.

Documentele vor fi organizate n foldere separate pentru fiecare

partener n parte.

Livrabilele / materialele elaborate de expert n perioada de raportare

vor fi copiate i organizate pe foldere / subfoldere specifice activitilor / subactivitilor proiectului. Un exemplu de organizare este urmtorul: Beneficiar/P1-A2-Luna1-(Expert1) - document justificativ1, document justificativ 2, scanat.

Pentru a putea fi recunoscut ca livrabil elaborat de expert, documentul

trebuie s fie asumat (s poarte numele, semntura, precum i elemente care s identifice perioada n care s-a realizat acel livrabil i crui partener i aparine). Dac la elaborarea unui anumit livrabil au participat mai muli experi, acesta se va prezenta ca document livrabil aferent fiecrui expert (la fiecare partener din echipa cruia face parte expertul), aferent fiecrei luni de raportare n care documentul a fost

23

realizat. De asemenea, toate versiunile de lucru ale documentelor

raportate n RTF trebuie s fie identificabile.

SUSTENABILITATEA PROIECTELOR

Sustenabilitatea reprezint modul de continuare a proiectului/a efectelor proiectului dup ncetarea finanrii prin POSDRU sau, cu alte cuvinte, msurile preconizate a fi aplicate n cadrul proiectului sau dup ncheierea implementrii proiectului pentru a se asigura faptul c progresul sau beneficiile realizate pentru grupul int vor fi garantate n viitor.

Un exemplu de transferare a rezultatelor ctre alt grup int poate fi accesarea cursurilor online de ctre alte persoane interesate fa de cele din CF, respectiv (familie/prieteni/cunostine ale acestora aflate n cutarea unui loc de munc, viitori colegi). Beneficiarul trebuie s asigure sustenabilitatea proiectului, n conformitate cu prevederile contractului de finanare, a cererii de finanare subseciunea Sustenabilitatea proiectului.

De exemplu, dac prin proiect se menioneaz c centrele create vor fi preluate de Partenerul 1 mpreun cu ntreaga baz material, acest lucru va fi realizat n perioada ulterioar finalizrii proiectului.

! n cazul n care beneficiarul, prin cererea de finanare sau prin contractul de finanare are obligaia realizrii unor indicatori ulterior finalizrii proiectului, indicatorii prevzui vor trebui finalizai n consecin. Pentru acetia, vor fi prezentate documente justificative care s ateste faptul c activitile/indicatorii prevzui a fi realizai ulterior finalizrii proiectului au fost realizate/realizai.

! Beneficiarul trebuie s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului (pentru cel puin 3 ani dup mplinirea perioadei de implementare a proiectului).

! Prin urmare, trebuie s se asigure c bunurile achiziionate prin proiect:

conin elementele de identitate vizual;

sunt utilizate n mod corespunztor n conformitate cu scopul declarat de ctre beneficiar i cu durata de via a activului;

se gsesc ntr-o stare fizic corespunztoare dup finalizarea proiectului;

pot fi identificate n contabilitatea Beneficiarului (numr de inventar, descriere corespunztoare n contabilitate/registrul mijloacelor fixe, etc.);

se gsesc la beneficiar sau au fost transferate altor parteneri ai beneficiarului.

! Beneficiarul trebuie s se asigure c cerinele privind arhivarea documentelor sunt respectate (nomenclator dosare, condiii de pstrare, arhivare i depozitare).

TOATE DOCUMENTELE ORIGINALE ale proiectului (inclusiv documentele contabile) i DOCUMENTELE PARTENERILOR (n copie conform cu originalul) trebuie pstrate de beneficiar timp de 3 ani de la nchiderea oficial a POSDRU 2007-2013.

EGALITATEA DE ANSE

Pentru asigurarea principiului egalitii de anse, Beneficiarul de proiect, ct i partenerul/partenerii acestuia vor lua n considerare toate politicile i practicile n domeniul egalitii de anse astfel nct s nu se realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin pe criterii de: ras, naionalitate, etnie, vrst, dizabilitate, limb, religie, convingere, gen, orientare sexual, boal cronic necontagioas, infectare HIV sau apartenen la o categorie social defavorizat. Acest obiectiv este unul din cele mai relevante aspecte pentru proiectele POSDRU i trebuie urmrit n toate etapele implementrii proiectului. Beneficiarul de proiect trebuie s se asigure c egalitatea de anse a fost integrat, att n identificarea grupului int, realizarea activitilor, ct i n managementul proiectului, inclusiv la selecia echipei. De asemenea, proiectul trebuie s asigure condiii care s permit accesul i participarea grupului/grupurilor

24

int la activitile proiectului i evitarea discriminrii. Beneficiarul trebuie s menioneze i s detalieze n RTF orice sarcin specific care contribuie la asigurarea egalitii de anse n implementarea proiectului. Abordarea integratoare a egalitii de anse i de gen trebuie s fie combinat cu aciuni specifice pentru creterea participrii durabile i participarea femeilor la piaa muncii.

DEZVOLTAREA DURABIL este un alt obiectiv orizontal important al POSDRU.

n proiectele POSDRU pot fi abordate una sau mai multe din cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. n activitile specifice, beneficiarul va trebui s promoveze dezvoltarea durabil prin msuri de protecie a mediului, prevenire a polurii, conservare a mediului nconjurator, promovare a responsabilitii sociale, utilizare responsabil a resurselor naturale, dezvoltare echilibrat i echitabil n conformitate cu precizrile din CF. Promovarea acestui obiectiv se poate face att n cadrul sesiunilor de informare, ct i n cadrul programelor de formare n care participanii vor fi ncurajai s acioneze n scopul satisfacerii nevoilor prezentului, fr a compromite posibilitatea generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi. Beneficiarul trebuie s menioneze i s detalieze n RTF orice sarcin specific care contribuie la asigurarea acestui obiectiv orizontal al proiectului.

25

BIBLIOGRAFIE

Contractul de finanare Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013 Documentul Cadru de Implementare POSDRU Ghidul Indicatorilor POSDRU Ghidul Solicitantului - Condiii Generale Instruciunile AMPOSDRU nr. , 41, 46, 60 i 60 bis, 64, 71, 73,79, 83, 87 i 94 Legea nr. 202/2002 republicat n 2007, privind egalitatea de anse ntre femei i brbai Legea nr. 48/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i

sancionarea tuturor formelor de discriminare Legii nr. 258 din 19 iulie 2007 privind practica elevilor i studenilor Manualul beneficiarului POSDRU Ordinul MMFPSPV 1924/30.09.2013 (CPP 88 i 107) Burse doctorale Ordinul MMFPS ORDIN Nr. 2428 din 26 octombrie 2011 (CPP 6 i 59) Burse doctorale Ordinul nr. 3.955 din 9 mai 2008 privind aprobarea Cadrului general de organizare a stagiilor de

practic n cadrul programelor de studii universitare de licen i de masterat i a Conveniei-cadru privind efectuarea stagiului de practic n cadrul programelor de studii universitare de licen sau masterat

OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare

Regulamentul Comisiei Europene 1083/2006 Strategia Naional pentru Dezvoltare Durabil (SNDD) a Romniei

26

CAPITOLUL II

ASPECTE JURIDICE N IMPLEMENTAREA PROIECTELOR POSDRU

II.1 CONTRACTUL DE FINANARE2

REGLEMENTRI

Beneficiarul implementeaz Proiectul pe propria rspundere, respectiv rspunde pentru modul de aplicare sau nerespectare a reglementrilor cu privire la Contractul de finanare (instruciuni/legislaie comunitar/legislaie naional), precum i pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa n perioada de implementare (respectiv pentru prejudiciile cauzate altor persoane cu intenie, din neglijen sau din impruden n timpul Proiectului).

Valoarea contractului poate fi redus corespunztor dac obiectivele, grupul int i indicatorii tehnici prevzui nu sunt ndeplinii sau nu sunt realizai conform Cererii de finanare.

Durata de implementare este cea prevzut n Cererea de propuneri de proiecte corespunztoare Cererii de finanare.

Externalizarea3 - valoarea cheltuielilor aferente activitilor subcontractate/externalizate de ctre solicitant i/sau partener va fi acordat n procent de maximum 49% din valoarea total eligibil a proiectului.

Contractul se poate modifica prin acordul prilor: prin aprobarea unei notificri sau prin ncheierea unui act adiional.

Contractul se poate modifica automat n situaia apariiei unor modificri determinate de schimbri n legislaia naional i/sau european sau prin instruciuni/decizii AMPOSDRU, care vor intra n vigoare la data menionat n actul normativ respectiv.

Beneficiarul nu poate s transfere Contractul, obligaiile i/sau drepturile contractuale ctre o alt entitate.

Proprietatea, titlurile i drepturile de proprietate intelectual i industrial privind rezultatele Proiectului, raportrile i alte documente legate de acesta aparin Beneficiarului sau Partenerului, dup caz. Beneficiarul va acorda AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz, dreptul de a utiliza gratuit i dup cum consider necesar toate documentele rezultate n urma Proiectului, oricare ar fi forma acestora, dac nu se ncalc drepturile existente de proprietate industrial i intelectual.

ASPECTE GENERALE PRIVIND CONTRCTUL DE FINANARE

PERIOADA DE IMPLEMENTARE este cea completat de pri n Contractul de finanare.

REZILIEREA contractului se poate solicita de ctre AM /OI n urmtoarele cazuri:

o din motive imputabile Beneficiarului, nu a nceput implementarea proiectului pn la termenul-limit de depunere a primei cereri de rambursare;

o nu a depus prima cerere de rambursare n termenul-limit stabilit prin instruciunile i deciziile AMPOSDRU;

o nu depune cererile de rambursare n termenele prevzute de instruciunile i deciziile AMPOSDRU;

2 Conform Ordin MFE nr. 965/2014 privind aprobarea modelului de contract de finanare pentru Programul operaional sectorial "Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013", publicat n Mof. Nr. 688/2014. 3 Externalizare = acord scris/contract ncheiat n baza legislaiei relevante prin care beneficiarul/partenerul ncredineaz o activitate sau o parte limitat a unei activiti asumate prin cererea de finanare unei tere persoane juridice, alta dect entitile partenere.

27

o identificare de ctre autoritile competente a unui conflict de interese sau a unei incompatibiliti.

NULITATEA4 contractului are loc i dac, dup semnare, se identific orice cauz de neeligibilitate a Proiectului sau a Beneficiarului i/sau a oricruia dintre parteneri. V recomandm s citii cu atenie Articolul 12 din contractul de finanare ncetarea i rezilierea contractului.

CHELTUIELILE ELIGIBILE. Cheltuielile angajate pe perioada de implementare a proiectului sunt eligibile n condiiile stabilite de: HG 759/2007 cu modificrile si completrile ulterioare, Ordinul MMFPS 1117/2010 cu modificrile si completrile ulterioare, Ghidul Solicitantului - Condiii Generale i Condiii Specifice, Contractul de finanare, legislaia naional i european, instruciunile i deciziile AMPOSDRU, alte dispoziii legale aplicabile.

TOATE DOCUMENTELE ORIGINALE ale proiectului (inclusiv documentele contabile) i DOCUMENTELE PARTENERILOR (n copie conform cu originalul) trebuie pstrate de beneficiar timp de 3 ani de la nchiderea oficial a POSDRU 2007-2013.

ACHIZIII

Beneficiarul are obligaia de a demara toate procedurile de achiziie n maximum 30 de zile de la nceperea implementrii proiectului, cu respectarea prevederilor legale aplicabile.

Beneficiarul i partenerii trebuie s respecte prevederile referitoare la achiziii (OUG 34/2006 sau Ordinul MFEu nr.1120/2013, dup caz).

Pentru toate activitile externalizate/subcontractate, benenficiarul trebuie s asigure disponibilitatea prestatorului de a furniza informaii necesare solicitate de organisme de audit i de control/ AM/ OI. Aceasta este o clauz pe care v recomandm s o includei ca i clauz obligatorie n contractele cu prestatorii.

CONFLICTUL DE INTERESE

Prile contractante se oblig s ntreprind toate toate diligenele necesare pentru a evita orice conflict de interese sau incompatibilitate;

Se declar imediat (n legtur cu orice situaie care d natere sau este posibil s dea natere unui asemenea conflict) de ctre beneficiar, partener, subcontractor, furnizor, angajat al beneficiarului, angajat al AM/OI.

Pe parcursul aplicrii procedurii de achiziie, beneficiarii persoane fizice/juridice de drept privat au obligaia de a lua toate msurile necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict de interese, i anume a situaiei n care exist legturi ntre structurile acionariatului beneficiarului i ofertanii acestuia, ntre membrii comisiei de evaluare i ofertani sau n care ofertantul ctigtor deine pachetul majoritar de aciuni n dou firme participante pentru acelai tip de achiziie. nclcarea acestor prevederi se sancioneaz cu deduceri/excluderi din cheltuielile solicitate la plat/rambursare, n funcie de prejudiciul posibil de provocat ori deja provocat fondurilor europene i/sau fondurilor publice naionale aferente acestora.5

La depunerea ofertei n cadrul unei proceduri de achiziii, ofertantul este obligat s depun o declaraie conform creia nu se afl n conflict de interese. Dac apare o situaie de conflict de interese pe perioada derulrii procedurii de achiziie, ofertantul are obligaia s notifice n scris, de ndat, entitatea care a organizat aceast procedur i s ia msuri pentru nlturarea situaiei respective.

6

4 Nulitatea = sanciune care const n lipsirea Contractului de finanare de efectele sale ntruct acesta a fost ncheiat cu nerespectarea dispoziiilor legale imperative sau cu nclcarea condiiilor de validitate solicitate. 5 Art. 14 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora 6 Art. 15 din OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora

28

Deciziile7 autoritilor cu competene n gestionarea fondurilor europene i ale structurilor de control cu privire sancionarea conflictului de interse se vor stabili pentru fiecare caz n parte, innd cont de urmtoarele elemente:

a) caracterul intenionat sau neintenionat al abaterii, stabilit de instituiile abilitate prin lege;

b) evaluarea prejudiciului creat de situaia de conflict de interese, n sensul reanalizrii deciziei de acceptare a cererii de finanare sau de plat/rambursare care s-ar fi luat n cazul n care acest conflict de interese nu ar fi existat.

PREFINANAREA. REGLEMENTRI N CONTRACTUL DE FINANARE

Se solicit de Beneficiar conf. OUG 64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare i cu prevederile deciziilor i instruciunilor AMPOSDRU;

Prefinanarea se acord n cot de maximum 10% din valoarea eligibil a proiectului, n cel puin dou trane8, dup cum urmeaz:

o Trana I n cot de maximum 5% din valoarea eligibil a proiectului;

o Urmtoarele trane de prefinanare pot fi acordate dac au fost autorizate cheltuieli n valoare de minimum 60% din valoarea cumulat a tranelor anterioare de prefinanare. n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis i al proiectelor care au ca obiect finanarea cheltuielilor de organizare i funcionare ale organismelor intermediare, prefinanarea se poate acorda ntr-o singur tran, n cot de maximum 35% din valoarea total a finanrii, conform contractului/deciziei/ordinului de finanare.9

Transferul sumelor aferente prefinanrii/rambursrii cheltuielilor eligibile/restituirii sumelor pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat neeligibile din conturile autoritilor de management/Autoritii de certificare i plat n conturile beneficiarului/conturile de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau bugetelor locale se efectueaz n termen de maximum 15 zile lucrtoare de la data la care autoritatea de management autorizeaz plata.10

Autoritile de management au obligaia recuperrii prefinanrii prin stabilirea n contractele de finanare a unui procent de deducere a prefinanrii cel puin egal cu cota de prefinanare acordat la nivel de proiect, aplicat la valoarea fiecrei cereri de rambursare transmise de beneficiar, cu excepia cererii de rambursare n cadrul creia cuantumul prefinanrii rmase de recuperat reprezint un procent mai mic dect cel stabilit i cu excepia ultimei cereri de rambursare.11

Autoritile de management au obligaia recuperrii integrale a prefinanrii acordate n cazul proiectelor pentru care beneficiarii nu transmit nicio cerere de rambursare n termen de maximum 4

luni de la primirea acesteia, cu excepia proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis.

12

n cazul proiectelor pentru care beneficiarii nu transmit, n termen de maximum 6 luni de la primirea primei trane de prefinanare, cereri de rambursare n cuantum de minimum 60% din valoarea prefinanrii acordate, autoritile de management au obligaia recuperrii prefinanrii neutilizate

7 Art. 8 din HG 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora 8 Art. 15 din Norma metodologic de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen din 23.03.2012 9 Art. 15(4) din Norma metodologic de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen din 23.03.2012 10 Art.19 din Norma metodologic de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen din 23.03.2012 11 Art.16(3) din Norma metodologic de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen din 23.03.2012 12 Art.16(4) din Norma metodologic de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizare