Suport ACCESS pentru facultate

93
Facultatea de Economie şi Administrarea Afacerilor Lect. drd. ec. Cristina ZAMFIR BAZE DE DATE - suport de laborator -

description

Suport pentru lucrul in Access

Transcript of Suport ACCESS pentru facultate

BAZE DE DATE

CUPRINS

3Lista figurilor

51.Noiuni generale privind bazele de date

92.Crearea i lucrul cu tabele n Microsoft Access 2003

102.1.Crearea, deschiderea i salvarea unei baze de date

122.2.Crearea tabelelor n Microsoft Access

122.2.1.Crearea tabelelor n modul Design View

152.2.2.Crearea tabelelor folosind asistentul

182.2.3.Crearea tabelelor folosind introducerea datelor

192.3.Modificarea structurii unei tabele i realizarea relaiilor dintre tabele

222.4. Crearea unei liste personalizate

242.5.Definirea regulilor de validare i de integritate a datelor

263. Crearea formularelor n Microsoft Access

263.1. Crearea formularelor pentru o singur tabel

273.2. Crearea formularului pentru o relaie de tipul unu la muli

303.3. Crearea formularelor pentru relaiile de tipul muli la muli

313.4. Personalizarea formularelor

323.4.1. Introducerea i personalizarea cmpurilor n formular

333.4.2. Crearea de cmpuri calculate

354. nelegerea i crearea rapoartelor

364.1. Crearea rapoartelor folosind asistentul

404.2. Modificarea unui raport

425. Crearea interogrilor

435.1. Crearea interogrilor de selecie

455.2. Crearea interogrilor de aciune

455.2.1. Crearea interogrilor de creare a tabelelor

465.2.2. Crearea interogrilor de modificare

475.2.3. Crearea interogrilor de tergere

485.2.4. Crearea interogrilor de adugare

495.3. Crearea interogrilor ncruciate

536.Probleme propuse spre rezolvare

Lista figurilor

9Figura 2.1. Fereasta de nceput a aplicaiei Microsoft Access 2003

10Figura 2.2. Opiunea New a meniului File

10Figura 2.3. Panoul de sarcini pentru crearea unei noi baze de date

11Figura 2.4. Fereastra noii baze de date

11Figura 2.5. Opiunea Open a meniului vertical File

12Figura 2.6. Crearea unei tabele folosind Design View

15Figura 2.7. Crearea unui tabel folosind asistentul selectarea i redenumirea cmpurilor

15Figura 2.8. Crearea unui tabel folosind asistentuldenumire tabel i selectare cheie primare

16Figura 2.9. Creare tabel folosind asistentul selectare cheie primar

16Figura 2.10. Crearea unui tabel folosind asistentul stabilirea legturilor logice ntre tabele

17Figura 2.11. Crearea unui tabel folosind asistentul alegerea tipului de legtur ntre tabele

17Figura 2.12. Finalizarea etapei de creare a unui tabel folosind asistentul

18Figura 2.13. Crearea tabelei folosind introducerea datelor

19Figura 2.14. Fereastra Relationships

20Figura 2.15. Editarea legturilor dintre tabele

20Figura 2.16. Realizarea relaiei ntre cmpurile tabelelor aflate ntr-o relaie de muli la muli

21Figura 2.17. Alegerea tabelei cu care cmpul curent se va lega

21Figura 2.18. Alegerea cmpului (cheie primar) din tabela selectat

21Figura 2.19. Ordonarea datelor din cmpul ales

22Figura 2.20. Vizualizarea datelor aferente cmpului ales

22Figura 2.21. Crearea unei liste predefinite

23Figura 2.22. Tiprirea valorilor care vor forma lista personalizat

23Figura 2.23. Crearea unei liste personalizate folosind pagina Lookup

24Figura 2.24. Crearea unei machete de introducere a datelor

26Figura 3.1. Crearea formularului pentru tabela disciplin

26Figura 3.2. Alegerea modului de aranjare a cmpurilor n cadrul formularului

27Figura 3.3. Stabilirea stilului de formatare a formularului

27Figura 3.4. Denumirea formularului

28Figura 3.5.Alegerea tabelelor i a cmpurilor din cele dou tabele

28Figura 3.6. Stabilirea modului de vizualizare i de introducere a datelor n formular

29Figura 3.7. Stabilirea modului de aranjare a cmpurilor n formular

29Figura 3.8. Alegerea stilului de prezentare a formularului

30Figura 3.9. Denumirea formularelor

30Figura 3.10. Alegerea tabelelor i a cmpurilor

31Figura 3.11. Alegerea modului de vizualizare a cmpurilor

31Figura 3.12. Personalizarea unui formular

32Figura 3.13. Proprietile formularului

32Figura 3.14. Adugarea unui nou cmp n cadrul formularului

33Figura 3.15. Proprietile cmpului selectat

34Figura 3.16. Fereastra de dialog Expression Builder

36Figura 4.1. Alegerea tabelelor i a cmpurilor pentru crearea raportului

37Figura 4.2. Stabilirea modului de aranjare a datelor n cadrul formularului

37Figura 4.3. Gruparea datelor dup anumite criterii

38Figura 4.4. Stabilirea intervalelor de grupare a datelor

38Figura 4.5. Sortarea datelor din cadrul raportului

38Figura 4.6. Afiarea cmpurilor numerice i a modurilor de mbinare

39Figura 4.7. Prezentarea modurilor de aranjare a cmpurilor n cadrul paginii

39Figura 4.8. Stabilirea stilului de prezentare a cmpurilor din cadrul tabelului

41Figura 4.9. Introducerea unui nou cmp de grupare

43Figura 5.1. Butonul New pentru crearea unei interogri

43Figura 5.2. Crearea unei noi interogri folosind Design View

44Figura 5.3. Aplicarea unei interogri pe dou tabele

46Figura 5.4. Realizarea unei interogri de tip creare tabel

46Figura 5.5. Realizarea unei interogri de tip modificare

47Figura 5.6. Realizarea unei interogri de tip tergere

47Figura 5.7. Realizarea unei interogri de tip tergere pentru o nregistrare dintr-un alt tabel fa de cel n care se pune condiia

48Figura 5.8. Realizarea unei interogri de tip adugare

48Figura 5.9. Adugarea nregistrrilor care nu au completat cnp-ul n tabela student

49Figura 5.10. Alegerea tabelei sau interogrii folosite pentru interogarea de ncruciare

50Figura 5.11. Selectarea liniei din interogarea de ncruciare

50Figura 5.12. Selectarea coloanei din interogarea de ncruciare

51Figura 5.13. Selectarea tipului de reprezentare a datei

51Figura 5.14. Selectarea valorilor din interogarea de ncruciare

51Figura 5.15. Vizualizarea rezultatului interogrii de ncruciare

52Figura 5.16. Crearea unei interogri de ncruciare n mod design

1. Noiuni generale privind bazele de date

O baz de date este o colecie de date, structurate i corelate logic ntre ele, memorate pe un suport de memorie. Pe lng datele propriu-zise, baza de date memoreaz i relaiile logice care exist ntre acestea, dar i descrierea formal a structurii lor. Baza de date este gestionat de de un sistem special numit sistem de gestiune a bazelor de date.

Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) asigur legtura dintre utilizator i baza de date, permind construirea bazei de date, introducerea datelor n cadrul acesteia, dar i construirea unor aplicaii.

O baz de date poate fi privit ca o colecie de date memorate n fiiere intercorelate i definite logic sub form de tabele, alctuite din linii care corespund nregistrrilor i coloane care corespund cmpurilor din nregistrri. Datele care sunt memorate n cadrul bazei de date sunt structurate, neredundante, corelate logic ntre ele.

Baza de date poate fi mprit n:

date utilizator sunt memorate n fiiere i descrise prin tabele, care conin cmpuri i nregistrri. Pentru fiecare tabel se definete i structura tabelei conine descrierea cmpurilor din tabel i proprietile acestora;

dicionarul de date conine metadate, adic descrierea structurii tabelelor i a legturilor logice dintre acestea (tabela de sistem);

tabele de index mresc accesibilitatea la datele din cadrul bazei de date;

metadatele aplicaiilor informaii pentru descrierea unor componente ale aplicaiilor, cum ar fi: descrierea vederilor bazei de date, formatul unor cereri de interogare.

Structura unei baze de date realizeaz o descriere a datelor, a legturilor dintre ele i a restriciilor la care se supun datele din cadrul bazei de date. Mai conine, pe lng acestea, i descrierea structurii fiecrei tabele din baza de date.

Asupra datelor din cadrul bazei de date se pot impune o serie de constrngeri semantice care trebuiesc respectate pentru a reflecta ct mai adevrat realitatea. Aceste constrngeri se numesc restricii de integritate, iar baza de date care respect acest principiu este o baz de date consistent. Restriciile de integritate ale unei baze de date se definesc prin intermediul regulilor de integritate:

implicite stabilirea unor valori care pot fi introduse; explicite atunci cnd se definete o list de valori sau un interval de valori din care se pot da cmpurilor bazei de date. O alt clasificare a regulilor de integritate este n reguli de integritate minimal i restul regulilor. Din cadrul regulilor de integritate minimal se pot enumera:

regula unicitii cheii valoarea cheii primare este unic;

regula entitii toate cmpurile care fac parte din cheia primar trebuie s aib atribuite valori n orice nregistrare din tabel;

regula integritii refereniale - orice valoare dat cheii strine dintr-o tabel trebuie s se regseasc n tabela n care cheia respectiv este cheie primar:

la adugarea unei noi nregistrri n tabela fiu, se va verifica dac valoarea care se dorete introdus exist n tabela unde este cheie primar, n caz contrar, nu se va realiza adugarea;

la tergerea unei nregistrri din tabela printe, dac valoarea se regsete n tabela fiu, atunci fie tergerea fie va fi interzis, fie se va realiza o tergere n cascad se terg toate nregistrrile din tabela fiu, dar i nregistrarea din tabela printe;

la modificarea cheii primare din tabela printe, dac aceasta exist ca valoare a cheii strine n tabela fiu, atunci fie modificarea este interzis, fie se va realiza o modificare n cascad se modific nregistrarea n printe i toate nregistrrile corespunztoare din tabela fiu.

Proiectarea unei baze de date pornete de la problema real care trebuie modelat pentru a defini schema conceptual a datelor. Primul pas n crearea bazei de date este identificarea datelor care vor forma baza de date, dar i caracteristicile acestora. Pornind de la caracteristicile datelor se va continua cu determinarea legturilor logice dintre ele, innd cont de fenomenele reale care se doresc modelate. Proiectarea bazei de date se face n mai multe etape:

etapa de modelare a structurii bazei de date se stabilesc legturile logice dintre date;

etapa de definire a bazei de date folosind un SGBD;

etapa de ncrcare a datelor n cadrul bazei de date i verificarea corectitudinii;

etapa de mentenan a bazei de date.

Modelarea cerinelor presupune realizarea unei analize reale a problemei pentru care trebuie realizat baza de date. Dup ce s-a formulat problema i datele care vor fi folosite i introduse n cadrul aplicaiei se va continua cu modelarea structurii bazei de date.

Modelarea structurii bazei de date se realizeaz prin intermediul unui model de organizare logic a datelor, acesta preciznd coninutul logic al datelor, natura datelor i a legturilor dintre date la nivelul ntregii bazei de date. Modelul de organizare logic a datelor presupune o descriere a datelor din punct de vedere formal, innd cont de:

semantica datelor (coninutul logic al datelor) presupune denumirea ct mai sugestiv a datelor i explicarea sensului acestora. Structura tabelelor trebuie s permit obinerea facil a diverselor tipuri de rapoarte necesare utilizatorilor, precum i s faciliteze operaiile de filtrare aplicate nregistrrilor de date;

restriciile - se exprim sub form de reguli de integritate sau reguli de validare a datelor care vor urma introduse n cmpurile respective;

modul de grupare a datelor se realizeaz pentru a crea structuri omogene care vor fi folosite n rezolvarea problemei;

legturile logice dintre grupuri (relaii logice) sunt definite astfel:

legturi de tip unu-la-unu apar atunci cnd unui element dintr-un grup i corespunde un singur element dintr-un alt grup i reciproc. De exemplu, unei comenzi i corespude o singur factur i reciproc este adevrat, adic unei facturi i corespunde o singur comand. n urma unei astfel de legturi, cheile primare ale celor dou tabele migreaz ca i chei strine n ele.

legturi de tip unu-la-muli apar atunci cnd unui element dintr-un grup i corespunde mai multe elemente dintr-un alt grup, dar unui element din grupul al doilea i corespunde un singur element din primul grup. De exemplu, o persoan primete n urma achiziiei de bunuri una sau mai multe facturi, n schimb o factur i este emis unei singure persoane. n urma unei astfel de legturi, cheia primar a tabelei printe (cea creia i corespund mai multe elemente) devine cheie strin n tabela fiu.

legturi de tip muli-la-muli apar atunci cnd unui element dintr-un grup i corespunde mai multe elemente dintr-un alt grup i reciproc. De exemplu, pe o factur se pot gsi mai multe produse, iar un produs poate apare pe mai multe facturi. n urma unei astfel de legturi, cheile primare ale celor dou tabele migreaz ca i chei primare n cadrul unei noi tabele numite tabel de jonciune.

Se numete cheie primar cmpul sau combinaia de cmpuri care identific n mod unic nregistrrile tabelei.

Asupra cheii primare se fac urmtoarele observaii:

cheia primar este folosit pentru identificarea n mod unic a nregistrrilor, dar i pentru cutarea n cadrul bazei de date; cheia primar trebuie s respecte restricia de unicitate a cheii, adic nu este permis ca s existe dou nregistrri care s aib aceeai valoare a cheii primare; nu se accept ca pentru cheia primar s nu aib definit nici o valoare, adic cheii primare trebuie s i se dea o valoare. Aceast restricie se numete regula entitii.Se numete cheie strin mulimea de cmpuri care au proprietatea c domeniile pe care le definesc se regsesc n cadrul unei alte tabele, adic este cheie primar n cadrul unei alte tabele.

Asupra cheii strine se fac urmtoarele observaii:

cheia strin este definit ca i cheie primar n cadrul unui alt grup; cheia strin poate lua doar valorile definite pentru cheia primar aferent tabelei din care provine restricia de integritate referenial; cheia strin poate s nu aib asociat nici o valoare restricia de integritate referenial; nu exist dou nregistrri care s difere doar prin valoarea cheii strine.Se numete cheie candidat mulimea de cmpuri care pot fi chei primare n anumite condiii.

Se numete cheie alternant mulimea de cmpuri care nu sunt chei primare din mulimea de chei candidat.

CONCLUZII:

O baz de date este format din:

tabele sunt formate din mai multe rnduri (nregistrri) i mai multe coloane (cmpuri). nregistrrile sunt valori date cmpurilor tabelei. Fiecrui cmp n parte i este asociat un nume, un tip de dat, o anumit dimensiune.

relaii ntre tabele se exprim conform tipurilor de legturi care pot exista ntre tabele;

Pe lng acestea, n cadrul unei baze de date pot exista i:

formulare sunt folosite pentru introducerea datelor n cadrul bazei de date.

interogri selectarea anumitor date din tabele n funcie de anumite condiii, selectarea datelor putnd fi selectate din mai multe tabele.

rapoarte servesc la preluarea datelor din baza de date i afiarea acestora pe ecran sau hrtie. Datele din tabele pot fi sortate i grupate.

2. Crearea i lucrul cu tabele n Microsoft Access 2003

Dup lansarea n execuie a aplicaiei Microsoft Office Access 2003 se va deschide o freastr de forma prezentat n figura 2.1.

Figura 2.1. Fereasta de nceput a aplicaiei Microsoft Access 2003Ca orice fereastr de aplicaie, i fereastra aplicaiei Microsoft Access este format din:

bara de titlu va conine numele bazei de date cu care se va lucra. n partea dreapt a barei de titlu se afl cele trei butoane de control: minimize (pentru micorarea ferestrei i aducerea acesteia n bara de task-uri), maximize/restore (va mri fereastra pe tot ecranul sau va aduce fereastra la forma iniial), close (va nchide fereastra aferent bazei de date cu care se lucreaz);

bara de meniuri cuprinde meniurile aplicaiei, fiecare dintre acestea avnd un scop precis: meniul File prezint operaiile care se pot realiza asupra fiierului (deschidere, salvare, nchidere, crearea unei noi baze de date, exportul bazei de date sau imprimarea), meniul Edit conine operaiile de editare a coninutului fiierului (copiere, mutare, lipire, redenumire sau tergere), meniul View cuprinde modurile de vizualizare a coninutului fiierului (detaliat, icoane, list), meniul Insert nglobeaz operaiile ce permit introducerea de noi obiecte n cadrul bazei de date (tabele, formulare, rapoarte, interogri), meniul Tools conine operaii legate de baza de date (crearea relaiilor ntre tabele, analiza datelor din cadrul bazei de date, crearea unei copii de siguran a bazei de date, crearea unui panou de control), meniul Window asigur modul de vizualizare a bazei de date;

bara de intrumente conine diferite butoane, care reprezint ci rapide ctre opiunile din meniurile aplicaiei;

zona de lucru este reprezentat prin zona n care se afieaz structura bazei de date;

bara de stare afieaz diferite informaii despre starea aplicaiei.

2.1. Crearea, deschiderea i salvarea unei baze de date

Crearea unei noi baze de date n Microsoft Access se poate realiza n mai multe moduri, iar unele dintre acestea sunt prezentate n continuare:

din meniul File al aplicaiei Microsoft Access se va selecta opiunea New;

Figura 2.2. Opiunea New a meniului File de pe bara de instrumente a aplicaiei Microsoft Access se va apsa butonul New ();

n locaia unde se dorete crearea bazei de date se va apsa clic dreapta, iar din meniul de context se va alege opiunea New, iar din lista de fiiere se va selecta Microsoft Office Access 2003.

Indiferent de alegerea fcut pentru crearea bazei de date se va deschide n partea dreapt a ferestrei un panou de sarcini din care se va alege modul de crearea a noii baze de date:

Figura 2.3. Panoul de sarcini pentru crearea unei noi baze de date Blank database crearea unei noi baze de date i salvarea acesteia ntr-o locaie;

From existing file permite crearea unei noi baze de date sau proiect folosind diferite tipuri de fiiere, precum cele de web (.html) sau chiar baze de date (.mdb). Este folosit atunci cnd s-a creat o baz de date i se dorete una asemntoare;

Templates crearea bazei de date se face pornind de la o serie de abloane (baze de date existente) care pot fi gsite pe calculator sau online.

Figura 2.4. Fereastra noii baze de dateDup cum se poate observa n figura 2.4., fereastra bazei de date conine cteva butoane aranjate n meniul vertical Objects, cu ajutorul crora se vor crea tabele, rapoarte, interogri sau formulare. Prin apsarea fiecrui buton, se vor vizualiza doar obiectele respective, adic doar tabele sau rapoarte, interogri sau formulare.

Salvarea unei baze de date n Microsoft Access se realizeaz doar n momentul n care aceasta se creeaz. Dup crearea bazei de date, orice modificare a acesteia se va salva automat.

Deschiderea baze de date n Microsoft Access se poate realiza n mai multe moduri:

cu ajutorul opiunii Open din meniul File;

Figura 2.5. Opiunea Open a meniului vertical File cu ajutorul butonului Open () aflat pe bara de instrumente standard;

prin combinaie de taste i anume CTRL+O.

2.2. Crearea tabelelor n Microsoft Access

Pentru a se continua construirea bazei de date cu tabele este nevoie ca mai nti s se finalizeze etapa de modelare conceptual a bazei de date (tabele i relaiile care exist ntre acestea). Este mai indicat n a se finaliza modelul conceptul de date, dect s se nceap crearea tabelelor n mod aleator, deoarece se va pierde timp inutil cu modificrile ulteriore pentru a modela ct mai bine realitatea. n Microsoft Access, crearea tabelelor se poate realiza n diferite moduri:

Create table in Design View crearea tabelelor se va face ntr-un mod de vizualizare;

Create table by using wizard crearea tabelelor se va face folosind un asistent;

Create table by entering data crearea tabelelor se va face introducnd date, pentru ca mai apoi s se modifice numele cmpurilor i s se stabileasc cheia primar.

2.2.1. Crearea tabelelor n modul Design View

n crearea unei tabele trebuie s urmeze paii urmtori:

definirea numelor de cmpuri, tipul de dat asociat fiecruia dintre acestea i n mod opional, o descriere a ceea ce dorete s memoreze cmpul respectiv; stabilirea proprietilor pentru fiecare cmp n parte, adic se vor stabili dimensiunea, reguli de validare a datelor care vor fi introduse; se va stabili cheia primar care poate fi format din unul sau mai multe cmpuri; crearea unor cmpuri care vor fi indeci, acetia fiind folosii n cutarea mai rapid a nregistrrilor n baza de date;

salvarea tabelei n cadrul bazei de date.

Figura 2.6. Crearea unei tabele folosind Design ViewAnaliznd figura 2.6. se poate observa c fereastra este mprit n dou zone: prima este zona unde se definesc cmpurile tabelului i tipurile asociate pentru fiecare dintre acestea, iar cea de-a doua este zona unde se stabilesc proprietile fiecrui cmp n parte. Pentru nceput, se va prezenta prima zon, care este format din trei coloane:

n prima coloan (Field Name) se va trece numele cmpului, inndu-se cont ca numele acestuia s nu aib spaii sau caractere speciale (diacritice, semnul ntrebrii, slash etc.). Dintre cmpurile definite se va selecta unul sau mai multe cmpuri (din partea stng a ferestrei, se va ine clic stnga i se vor selecta cmpurile) care vor forma cheia primar a tabelei:

din meniul Edit se va alege Primary Key;

de pe bara de instrumente standard se va selecta butonul Primary Key ();

pe cmpurile selectate se va da clic dreapta, iar din meniul de context afiat se va selecta opiunea Primary Key.

n cea de-a doua coloan (Data Type) se vor stabili tipurile de date pentru fiecare cmp n parte. Tipul implicit al aplicaiei este Text, iar alegerea se va face folosind lista derulant care apare atunci cnd ne poziionm pe coloan. Tipurile de date oferite de SGBD-ul Access sunt:

Text permite introducerea ntre 0 i 255 de caractere alfa-numerice;

Memo permite introducerea ntre 0 i 65536 de caractere alfa-numerice;

Number permite introducerea doar a cifrelor, codificarea informaiilor realizndu-se pe 1, 2, 4, 8 bytes sau 16 bytes pentru tipul Replication ID;

Date/Time permite introducerea datei calendaristice i/sau a orei;

Currency permite introducerea formatului monetar;

AutoNumber permite introducerea automat a numrului;

Yes/No este tipul care permite introducerea doar a dou valori: adevrat sau fals;

OLE Object permite introducerea de poze, imagini video sau sunete;

Hyperlink introduce legturi ctre pagini web;

Lookup Wizard afieaz datele din cadrul unui alt tabel.

cea de-a treia coloan (Description) este opional, adic poate sau nu fi completat. n cadrul acestei coloane se vor preciza datele care vor fi introduse n cadrul cmpului.

Zona Field Properties, care apare n partea de jos a ferestrei Design View aferent tabelei, permite modificarea proprietilor fiecrui cmp selectat. Aceast zon se va modifica n funcie de tipul de dat care a fost selectat pentru cmpul respectiv. Printre cele mai importante proprieti care se pot aplica unui tip de dat sunt:

Field Size limiteaz numrul de caractere care pot fi introduse (specific pentru tipul de dat Text) sau stabilete tipul de valoare numeric care poate fi introdus (specific pentru tipul de dat Number);

Format modific modul de afiare a formatului (majuscule, dat, or) - specific pentru tipul de dat Text, Memo, Number, Date/Time, Hyperlik;

Input mask este folosit pentru a stabili un format de introducere a datelor n cadrul bazei de date (specific pentru tipul de dat Text, Number, Date/Time, Currency);

Caption este un cmp opional folosit n formulare i rapoarte care modific numele componentei (este specific tuturor tipurilor de date, cu excepia tipului AutoNumber);

Default Value stabilete o valoare predefinit care va fi introdus n mod automat (este specific tuturor tipurilor de date, cu excepia tipului AutoNumber i Hyperlink);

Validation Rule este o regul de validare exprimat printr-o expresie sau un macro, care stabilete ce date pot fi introduse n cmpul respectiv (este specific tuturor tipurilor de date, cu excepia tipului AutoNumber i OLE Object);

Validation Text este textul care va apare dac regula de validare este nclcat (este specific tuturor tipurilor de date, cu excepia tipului AutoNumber i OLE Object);

Required specific dac trebuie introdus n mod explicit o valoare n cmpul respectiv (este specific tuturor tipurilor de date, cu excepia tipului AutoNumber);

Allow zero lenght specific dac se introduce spaiu alb pentru a o deosebi de valoarea nul (specific doar pentru tipul de dat Text i Memo);

Indexed mrete viteza de cutare n cadrul bazei de date. Dac cmpul este cheie primar, atunci acesta va avea selecta Yes (No Duplicates), deoarece valoarea cheii primare trebuie s fie unice. n cazul n care este cheie strin, valoare acestei proprieti va fi Yes (Duplicates OK);

Decimal Places specific numrul de zecimale (specific doar pentru tipul de dat Number i Currency);

New values specific formatul de introducere a numrului - cretere sau aleator (specific pentru tipul de dat AutoNumber);

Unicode Compression permite introducerea tuturor tipurilor de caractere alfa-numerice (inclusiv diacritice). Se refer la codul alfa-numeric Unicode, care ncearc uniformizarea codificrii tuturor caracterelor.

2.2.2. Crearea tabelelor folosind asistentul

A doua modalitate de creare a tabelelor este cu ajutorul asistentului. Dezavantajul acestei metode este dat de operaiile suplimentare care trebuiesc realizate, adic redenumirea cmpurilor, stabilirea tipului de date. Dup ce s-a ales opiunea Create table using wizard se va lansa un asistent care va crea tabelul n patru pai:

prima etap se refer la selectarea tipului de baz de date care se dorete creat, avnd stabilite dou categorii (Business sau Personal). Dup selectarea tipului de baz de date se vor prezenta diferite tipuri de tabele, fiecare dintre acestea avnd anumite cmpuri. Dintre cmpurile prezentate se vor alege doar acelea care se aplic sistemului real, urmnd ca apoi acestea s fie redenumite.

Figura 2.7. Crearea unui tabel folosind asistentul selectarea i redenumirea cmpurilor a doua etap a crerii tabelului folosind asistentul este denumirea tabelului i stabilirea cheii primare. Alegerea cheii primare se poate realiza automat de ctre asistent sau manual de ctre utilizator. n cazul n care se stabilete ca cheia primar s fie selectat de asistent, atunci aceasta va trebui scris ca i prim cmp, deoarce l alege pe acesta.

Figura 2.8. Crearea unui tabel folosind asistentul denumirea tabelei i selectarea cheii primareAlegerea manual a cheii primare presupune introducerea unei noi etape i anume selectarea acesteia. Se vor afia toate cmpurile tabelei, urmnd ca dintre acestea s fie alese cheia primar.

Figura 2.9. Creare tabel folosind asistentul selectare cheie primarDezavantajul alegerii n acest moment a cheii primare este determinat ne imposibilitatea de a selecta mai multe cmpuri care s formeze cheia. Dup alegerea cmpului care se dorete a fi setat cheie primar, se va selecta i tipul de date care vor putea fi introduse n cadrul acestuia:

Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records este echivalent cu tipul de dat AutoNumber, care permite introducerea n mod automat a valorilor numerice;

Numbers I enter when I add new recods va permite introducerea doar a valorilor numerice;

Numbers and/or letters I enter when I add new records va permite introducerea att a cifrelor, dar i a literelor, adic caractere alfa-numerice.

a treia etap n realizarea tabelei este stabilirea legturilor logice care pot apare ntre tabele.

Figura 2.10. Crearea unui tabel folosind asistentul stabilirea legturilor logice ntre tabeleRealizarea relaiilor dintre tabele se va face prin selectarea tabelei cu care aceasta este ntr-o legtur logic i apoi se va aciona butonul Relationships, care va conduce la deschiderea unei noi ferestre de dialog din care se va alege tipul de legtur logic.

Figura 2.11. Crearea unui tabel folosind asistentul alegerea tipului de legtur ntre tabeleAlegerea tipului de legtur se face n funcie de tabela printe, care poate avea asociat una sau mai multe nregistrri din tabela fiu.

etapa patru din crearea tabelei folosind asistentul este dat de operaiile care se dorete s se realizeze cu aceasta:

Modify the table design se poate modifica structura tabelei, tipul de dat asociat unui cmp sau numele acestora;

Enter datat directly into the table se folosete tabela creat, introducnd date n cadrul acesteia;

Enter data into the table using a form the wizard creates for me permite introducerea datelor n cadrul tabelei prin intermediul unui formular creat de asistent.

Figura 2.12. Finalizarea etapei de creare a unui tabel folosind asistentul2.2.3. Crearea tabelelor folosind introducerea datelor

Ultima modalitate de creare a unei tabele folosind SGBD-ul Microsoft Access este introducnd date n cadrul cmpurilor dorite i redenumirea acestora. Crearea unei astfel de tabele se face cu ajutorul opiunii: Create table by entering data.

Figura 2.13. Crearea tabelei folosind introducerea datelorDup cum se poate observa n figura 2.13., crearea unei tabele se poate face i introducnd datele n tabel, pentru ca mai apoi s se redenumeasc cmpurile. Redenumirea cmpurilor se poate face:

dnd clic dreapta pe indicativul coloanei, iar din meniul de context se va alege opiunea Rename Column;

dnd dublu clic pe indicativul coloanei i apoi se va introduce numele cmpului;

Dezavantajul crerii tabelei n acest mod este dat de intrarea apoi n mod design pentru a se defini cheia primar.

2.3. Modificarea structurii unei tabele i realizarea relaiilor dintre tabele

Modificarea structurii unei tabele se poate face doar n mod de design. Structura tabelei se poate modifica n mai multe moduri:

se va selecta tabelul i se va da clic dreapta, alegndu-se din meniul de context opiunea Degin View;

se alege tabelul pentru care se dorete modificarea structurii i se va alege butonul Design View () de pe bara de instrumente a bazei de date;

dac este deschis fereastra n care se prezint relaiile dintre tabele, atunci se va da clic dreapta pe tabela a crei structur se va modifica i din meniul de context se va alege opiunea Table Design.

Dup ce tabelele au fost create urmeaz s se stabileasc relaiile dintre tabele. Pentru a se realiza relaiile se pot urma unul dintre paii urmtori:

de pe bara de intrumente a aplicaiei Microsoft Access se va selecta butonul Relationships ();

din meniul Tools se va alege opiunea Relationships.

Figura 2.14. Fereastra Relationshipsn cazul n care tabelele bazei de date nu sunt deja legate ntre ele (fie prin intermediul crerii tabelei folosind asistentul, fie prin intermediul tipului de dat oferit de Microsoft Access numit Lookup Wizard), atunci vor trebui afiate tabelele, acest lucru realizndu-se cu ajutorul opiunii Show Tables, care apare atunci cnd se va da clic dreapta pe fereastra Relationships. Dup afiarea tabelelor, realizarea legturilor se va face trgnd cheia primar a tabelei printe peste cheia strin a tabelei fiu.

Figura 2.15. Editarea legturilor dintre tabeleDin cadrul relaiei se poate observa ca tabela din stnga este tabela printe, iar cea din dreapta este tabela fiu. Opiunea Enforce Referential Integrity se refer la relaia de integritate, care verific ca cele dou chei, cea primar i cea strin s aib acelai tip i dimensiune. n cazul n care este nclcat regula de integritate, atunci va apare un mesaj de eroare care v v.a avertiza acest lucru. Odat selectat aceast opiune se va activa posibilitatea de modificare i tergere n cascad.

n cazul n care avem o relaie de muli la muli ntre tabele, relaiile se pot realiza i prin intermediul asistentului furnizat de Microsoft Access ca i tip de dat, acesta numindu-se Lookup Wizard. Prin intermediul acestui tip de dat se vor lega tabelele, urmrind cei ase pai executai de asistent:

primul pas n crearea legturii cu tipul de dat specificat este alegerea operaiei care se va aplica cmpurilor celor datele:

I want the lookup column to look up the values in a table or query va prelua valorile cheii primare din tabela printe i le va introduce n tabela fiu. Deoarece relaia precizeaz c nu putem avea alte valori dect cele ale cheii primare, se va alege aceast opiune dintre cele dou;

I will type in the values that I want se vor introduce valorile dorite.

Figura 2.16. Realizarea relaiei ntre cmpurile tabelelor aflate ntr-o relaie de muli la muli pasul doi n realizarea relaiei este alegerea tabelei cu care cmpul curent se leag;

Figura 2.17. Alegerea tabelei cu care cmpul curent se va lega pasul trei este alegerea cmpului din cadrul tabelei selectate, cmp care va trebui s coincid cu cel din tabela fiu.;

Figura 2.18. Alegerea cmpului (cheie primar) din tabela selectat pasul patru permite ordonarea datelor nscrise n cadrul cmpul ales;

Figura 2.19. Ordonarea datelor din cmpul ales n cazul n care ar fi existat date nscrise n cmpul ales, acestea vor fi afiate la pasul urmtor, acestea fiind i ordonate conform criteriului pas ales la pasul anterior;

Figura 2.20. Vizualizarea datelor aferente cmpului ales ultimul pas n crearea relaiei este denumirea cmpului.

2.4. Crearea unei liste personalizate

Pentru realizarea unei liste personalizate, precum ar fi o list de uniti de msur sau grade didactice din care se poate alege, se va folosi opiunea Lookup Wizard din cadrul design-ului de tabel. Spre deosebire de realizarea legturii dintre tabele, prin alegerea primei opiuni de selectare a datelor din cadrul altei tabele, se va selecta cea de-a doua opiune prin care se va scrie componentele listei.

Figura 2.21. Crearea unei liste predefiniten pasul doi de creare a listei personalizate se vor scrie valorile care se doresc n cadrul listei, acest lucru realizndu-se prin tiprirea lor n fiecare celul.

Figura 2.22. Tiprirea valorilor care vor forma lista personalizatO alt modalitate de realizare a listei personalizate este din pagina Lookup a ferestrei de design a tabelei. Odat selectat aceast pagin se va vor afia proprietile acesteia, primele trei fiind folosite n realizarea listei.

Din zona Display Control se va alege tipul de component care va afia valorile listei. Folosind lista derulant care apare n partea dreapt a opiunii se va alege Combo Box.

Cea de-a doua zon care va fi modificat este Row Source Type. Aceast opiune precizeaz de unde se vor lua valorile listei, iar dintre opiunile prezentate se va selecta Value List, acest lucru specificnd c valorile sunt dintr-o list definit.

Precizarea valorilor definite ale listei se va face n zona Row Source, acestea fiind scrise ntre ghilimele i separate prin punct i virgul.

Figura 2.23. Crearea unei liste personalizate folosind pagina Lookup2.5. Definirea regulilor de validare i de integritate a datelorInput Mask permite crearea unor machete de introducere a datelor n cmpurile bazei de date. Macheta este format din trei pri, separate prin punct i virgul sau virgul (este n funcie de setarea sistemului de operare):

prima parte este obligatorie i va conine macheta de introducere a datelor:

0 indic cifr obligatoriu;

9 indic cifr opional;

L indic liter obligatoriu;

? indic liter opional;

A indic liter sau cifr obligatorie;

a indic liter sau cifr opional;

& indic caracter sau spaiu obligatoriu;

C - indic caracter sau spaiu opional;

# indic cifr, spaiu, plus sau minus opional. n cazul n care este ignorat se va pune automat spaiu alb;

> convertete toate caracterele la majuscul;

< - convertete toate caracterele la minuscule;

caracterele scrise ntre ghilimele vor apare ca atare.

cea de-a doua parte este opional i se refer la caracterele de machet nglobate i modul n care vor fi stocate:

0 caracterele introduse sunt stocate cu date;

1 caracterele introduse sunt doar afiate i nu stocate;

ultima parte indic simbolul care va fi folosit pentru introducerea datelor.

EXEMPLU:

Figura 2.24. Crearea unei machete de introducere a datelorMacheta creat va permite introducerea n cmpul adres a maxim 26 de caractere dup cum urmeaz:

strada i numrul vor apare ca atare la introducerea datelor n cmpul adres, deoarece este cuprins ntre ghilimele;

primele 5 caracterele care se vor introduce la strad vor fi obligatorii, deoarece avem caracterul L care precizeaz acest lucru;

urmtoarele 10 caractere ale adresei vor fi opionale, acest lucru fiind dat de caracterul ?;

strada va fi introdus cu majuscule, deoarece avem caracterul > nainte de introducerea caracterelor care vor forma strada;

numrul pentru strad va fi obligatoriu la introducere, deoarece macheta are caracterul 0, iar dimensiunea numrului va fi exact dou cifre;

macheta precizeaz c datele introduse vor fi stocate ca atare n cadrul tabelei, deoarece cea de-a doua parte a machetei are 0;

caracterul care va apare la introducerea datelor n cadrul tabelelor va fi _, acesta fiind precizat n a treia parte a machetei.

Format stabilete formatul de afiare a datelor:

> - transform textul n majuscule;

< - transforma textul n minuscule;

Validation Rule reprezint reguli de validare care se stabilesc asupra cmpurilor, acestea permind introducerea doar a acelor valori care respect regulaEXEMPLE:

BETWEEN val1 AND val2 va permite introducerea doar a valorilor care sunt cuprinse n intervalul dat;

>val1 AND