Necesitatea controlului intern/managerial pentru asigurarea activitii eficiente continue a bibliotecii

Vera Sobechi, Viorica Lupu Biblioteca Republican tiinific AgricolSYMPOSIA INVESTIGATIO BIBLIOTHECA DIB ULIM, 20 februarie 2014

Considerente generale

ajustarea legislaiei, normelor i standardelor Moldovei la cele ale Uniunii Europene buna guvernare, consolidarea capacitilor administrative i a eficienei instituiilor publiceGuvernul Republicii Moldova sistem modern de management financiar i control intern, bazat pe conceptul promovat de ctre Uniunea European

Cadrul legal naional aplicabil sistemelor de control:Legea privind sistemul bugetar i procesul bugetar (nr. 847 din24.05.1996,modificat prin legea nr.172-XVI din 10.07.2008)Legea privind controlul financiar public intern (nr.229 din 23 septembrie 2010)Standardele Naionale de Control Intern n sectorul public (ordinul ministrului finantelor nr. 51 din 23 iunie 2009)Programul de dezvoltare a controlului financiar public intern pentru anii 2014-2017 (HG nr. 1041 din 20 decembrie 2013)

Sistemele de control financiar public intern se implementeaz de ctre: autoritile administraiei publice centrale i locale, instituiile publice, instituiile autonome care gestioneaz mijloace ale bugetului public naional

Bibliotecile? avnd statut de instituie public sau activnd ca subdiviziuni ale instituiilor publice i administrnd patrimoniul naional de publicaii, bibliotecile trebuie s implementeze sisteme de control managerial/ intern.Obiectivul general al controlului financiar public intern este promovarea unui grad avansat de rspundere managerial n utilizarea fondurilor publice.

Sistemul de controlSistemul tradiional de control prevede controlul/evaluarea faptului, cum managerii aplic legea, corect sau nu

Sistemul modern de control - asigur att legalitatea, ct i eficiena n utilizarea fondurilor publice i n administrarea patrimoniului public

Definiia adoptat de Comisia European

Control intern sistem organizat de managerul entitii publice i personalul acesteia, incluznd auditul intern, n scopul asigurrii bunei guvernri, care cuprinde totalitatea politicilor, procedurilor, regulilor interne, proceselor i activitilor realizate n cadrul entitii publice pentru a gestiona riscurile i a oferi o asigurare rezonabil privind atingerea obiectivelor i rezultatelor planificate.

Controlul internSe realizeaz cu aplicarea tehnicilor de management al riscurilor pe baz de obiectivePrevede instituirea unei noi funciii de audit internSe asigur o bun administrare i controlul: - tuturor activitilor i proceselor instituiei- a ndeplinirii n mod adecvat a atribuiilor de serviciu ale fiecrui angajat

Standardele naionale de control intern n sectorul public (SNCI)OBIECTIV: crearea unui model de control intern/ managerial uniform i coerent17 standarde care se bazeaz pe bunele practici internaionale i sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului managerial:Mediul internManagementul performanelor i al riscurilorActivitile de controlInformarea i comunicareaMonitorizarea i evaluarea

I. Mediul internSNCI 1. Etica i integritatea (elaborare/actualizare/comunicare cod etic)SNCI 2. Funcii, atribuii i sarcini (elaborare/actualizare misiune, ROF, fie post )SNCI 3. Angajamentul fa de competen (definirea capacitatilor necesare pentru fiecare post, identificare necesiti de instruire, program)SNCI 4. Abordarea i stilul de operare al conducerii (promovarea unei culturi de control)SNCI 5. Structura organizational(elaborare/actualizare organigram n funcie de resurse)SNCI 6. Imputerniciri delegate (elaborare fis/ pocedur privind delegarea de competen/tabel eviden)

II. Managementul performanelor i al riscurilor

SNCI 7. Stabilirea obiectivelor (elaborare/actualizare obiective strategice, operaionale, de control, procedur privind stabilirea obiectivelor)SNCI 8. Planificarea, monitorizarea i raportarea privind performanele (indicatori de performan, raportri sistematice)SNCI 9. Identificarea evenimentelor care pot genera riscuri i oportuniti (aciuni de identificare a riscurilor i oportunitilor)SNCI 10. Evaluarea riscurilor i managementul riscurilor (aciuni de anticipare, evaluare, monitorizare a riscurilor)

III. Activitile de control

SNCI 11. Documentarea sistemelor operaionale (proceduri)SNCI 12. Divizarea obligaiilor i responsabilitilor (reducerea riscului de erori)SNCI 13. Tipurile activitilor de control (controale generale, supraveghere, raportarea excepiilor, controale de prevenire ex-ante, de detectare ex-post evaluarea coleciilor etc. )

IV. Informarea i comunicareaSNCI 14. Informarea (determinare/colectare informaii necesare controlului - interne/externe)SNCI 15. Comunicarea (sistem eficient de comunicare intern/extern)

V. Monitorizarea i evaluareaSNCI 16. Monitorizarea continu (supravegherea sistematic a activitilor de control)SNCI 17. Evaluarea separat (evaluarea periodic a sistemului de control audit intern)

Rezumnd: standardele de control intern/managerial reprezint:

reguli de management, pe care trebuie s le urmeze toate instituiile publicecadru relevant pentru dezvoltarea unor sistemeeficiente de management financiar i control n cadrul instituiilor publicesistem de referin, n raport cu care se evalueaz de ctre auditorii interni sistemele de control intern/managerial i, n rezultat - se identific direciile de schimbare* nu substituie Standardele Naionale de Audit Intern

Etape n implementarea sistemului de control managerial/intern

1.Analiza iniial a mediului de control existent n cadrul fiecrui compartiment din structura organizatoric a bibliotecii 2.Constituirea unei structuri (comisie) cu atribuii privind organizarea, implementarea i meninerea sistemului de control (efii de compartimente, specialitii principali etc.)3.ntocmirea Regulamentului de organizare i funcionare al comisiei4.Elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial (obiectivele, activitile, responsabilii, termenele de realizare a activitilor )5. Implementarea sistemului de control intern/managerial (conformarea bibliotecii cu cerinele prevzute de standardele de control )

Documentarea ca activitate de controlStabilirea proceselor de munc pentru care se pot stabili reguli i norme de lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n condiii de regularitate i eficien (Nomenclatorul proceselor i operaiilor)Elaborarea procedurilor operaionale formalizate pe activiti, care reprezint algoritmul sau paii ce trebuie urmai n realizarea sarcinilor i care contribuie la minimizarea riscurilor n activitatea bibliotecii. (proceduri de lucru / control n cazuri de risc de erori, greeli etc.)Comunicarea procedurilor ntocmite ctre personalul bibliotecii.

Structura procedurii1. SCOP2. DOMENII DE APLICARE3. DOCUMENTE DE REFERIN4. PRESCURTRI5. RESPONSABILITI6. DESCRIEREA PROCEDURIIdate de intrare ale procesuluidate de ieire ale procesuluidescrierea procesului/operaiilor7. ACTUALIZRIAnexe-scheme, formulare, fie, note, borderouri, procese verbale etc.

Biblioteca Republican tiinific Agricol a Universitii Agrare de Stat din MoldovaProcedur intern de lucru i control pentru organizarea catalogului topograficPag.Cod document:Versiunea 1.0

DATAExemplar nr.SEMNTURAELABORATVERIFICATAPROBAT

3.DOCUMENTE DE REFERIN:GOST 7.1-2003 . . SM SR ISO 4:2003 Informare i documentare. Reguli pentru abrevierea cuvintelor din titluri i a titlurilor de publicaiiSM SR ISO 9:2005 Informare i documentare. Transliterarea caracterelor chirilice n caractere latine. Limbi slave i neslaveSM SR ISO 639:2005 Cod pentru reprezentarea denumirilor de limbiSM SR ISO 13420:2005 Biblioteconomie i documentare. Clasificarea zecimal universal. Indici de baz Clasificarea zecimal universal. Ed. prescurtat. Ch.: Biblioteca Naional a RM, 1994. 249 p.- / ; .. , 1993-1994. () (). . 1-6. 2- ., . . .: , 2003-2007. .. , . . ., 1961, 180 .PRESCURTRICZU Clasificarea Zecimal Universalu.m. unitate materialRESPONSABILITI:eful serviciului Completarea i Evidena ColeciilorVerific respectarea proceduriiBibliotecar, serviciul Completarea i Evidena ColeciilorRspunde de punerea n practic a procedurii

Responsabilitatea pentru implementarea sistemului de control intern

Responsabilitatea primar revine managerului instituiei publice (rectorului universitii, directorului bibliotecii naionale, directorului bibliotecii municipale, raionale etc.). ntr-o bibliotec mai mic - implicarea managerului va fi direct. ntr-o bibliotec mare - managerul ndeplinete aceast sarcin prin delegarea atribuiilor de conducere i direcionare managerilor operaionali sau funcionali - care atribuie angajailor responsabiliti pentru implementarea unor activiti de control specifice.n realizarea controlului intern responsabiliti revin fiecrui angajat i acestea ar trebui s constituie o parte implicit a fiei postului fiecrei persoane.

Limitri ale controlului internSistemele de control trebuie dezvoltate innd cont de specificul legal, organizaional, de personal, de finanare etc. ale fiecrei biblioteci.Conceptul de asigurare rezonabil:structura unui sistem de control intern trebuie s reflecte faptul c resursele sunt limitate i c beneficiile procedurilor de control intern trebuie luate n considerare n funcie de costurile acestora.

ConcluziiImplementarea sistemului de control intern /documentarea proceselor de lucru prin proceduri asigur:eficientizarea tuturor activitilor biblotecii; continuitatea activitii bibliotecii indiferent de fluxul de personaln realizarea controlului intern responsabiliti revin fiecrui angajat, deci se creeaz un mediu comun de cultur a responsabilitii

V mulumim pentru atenie

sobetchi@gmail.comv.lupu@uasm.md

****