SITE-UL INTRANET AL FIRMEI

Consideraţii generale

"Un sistem nervos digital este echivalentul digital, dintr-o companie, al sistemului nervos uman: el oferă un flux de informaţie perfect integrat, direcţionat exact acolo unde trebuie şi exact la momentul potrivit în cadrul unei organizaţii. Un sistem nervos digital constă din procesele digitale care permit unei companii să observe şi să reacţioneze la mediul de afaceri, să perceapă mai bine provocările competitorilor săi şi să poată genera şi organiza reacţii în timp util. Un sistem nervos digital porneşte de la o combinaţie de hardware şi software; dar el este altceva decât o simplă reţea de calculatoare: are o mai mare acurateţe, spontaneitate şi mult mai multă informaţie de oferit angajaţilor care lucrează cu ea, adăugând totodată şi o perspectivă mai pătrunzătoare şi o colaborare mai eficientă.

...

Iar pentru că un sistem nervos digital ar aduce beneficii mai mari în fiecare departament şi pentru fiecare angajat în parte, am vrut să le explic că doar ei, directorii executivi, puteau să schimbe în mod hotărâtor concepţiile şi prejudecăţile din companiile lor, pentru a-şi reorienta afacerile în funcţie de fluxul de informaţie şi ţinând cont de stilul de viaţa Web"

Bill Gates – @faceri cu viteza gânduluiEd. AMALTEA 2002, www.amaltea.ro

Pătrunderea tehnologiilor informatice în viaţa noastră de zi cu zi şi recurgerea frecventă la serviciile din mediul Internet au revoluţionat modul în care se desfăşoară afacerile. Informaţia se poate obţine mult mai uşor şi mai repede iar Web-ul este "motorul" principal al acestui proces de comunicare bidirecţională cu organizaţii şi persoane aflate în exteriorul firmei. Implementarea tehnologiei Web a dus în scurt timp la apariţia site-urilor Internet la toate fimele mari şi apoi la cele de dimensiuni mai restrânse. Tendinţa nu a rămas neobservată şi foarte rapid s-a ajuns la concluzia ca "dacă nu eşti în Internet, nu exişti".

Rezultatele extrem de încurajatoare obţinute prin "exploatarea" site-urilor Internet ne îndreptăţesc să implicăm aplicarea aceleiaşi tehnologii Web şi în interiorul firmei. Abordarea sistematică a acestei teme este imperios necesară şi se concretizează prin construcţia site-ului intranet. Beneficiile acestui demers nu se vor lăsa mult timp aşteptate.

Ce este un site intranet?Traducerea şi adaptarea substantivului site (din Oxford Advanced Learner's Dictionary, Oxford University Press, 1989, pag.1191) ne relevă următoarele:

1. Loc în care o construcţie, un oraş etc. a fost, este sau va fi situat;2. Loc în care s-a întâmplat sau se va întâmpla ceva, sau loc pentru

o activitate specifică.

1

Dacă vom consulta o altă sursă valoroasă de informare – THE NEW OXFORD DICTIONARY OF ENGLISH, dicţionar încorporat în Encyclopædia Britannica, traducerea şi adaptarea aceluiaşi substantiv ne va "dezvălui" (printre altele) următoarele:

1. Suprafaţă de teren pe care este construit un oraş, o clădire sau un monument.2. Loc în care un anumit eveniment sau activitate se întâmpă sau s-a întâmplat.3. Web site – o locaţie conectată la Internet care menţine una sau mai multe pagini în

(serviciul) World Wide Web.

Ţinând cont de cele de mai sus, vom conveni să numim site-ul intranet al firmei locaţia unde se găsesc paginile Web prin intermediul cărora se pot accesa – numai din interior – toate informaţiile (cu sau fără anumite restricţii) pe care firma în cauză le furnizează angajaţilor săi sau/şi unor terţe persoane.

Ce este o pagină WebDupă cum se ştie, World Wide Web (pe scurt Web) este unul dintre serviciile mediului Internet. Elementele de organizare a acestui serviciu sunt paginile Web care sunt asemănătoare întrucâtva cu paginile unui document elaborat într-un editor de text. Paginile Web sunt fişiere în care textul este marcat conform rigorilor limbajului de programare HTML (HyperText Markup Language). În unele situaţii paginile Web sunt interpretări ale unor fişiere scrise în alte limbaje de programare precum PERL, Visual Basic, PHP sau JavaScript. Aceste limbaje, dar şi multe altele, conferă dinamică, flexibilitate şi uneori securitate paginilor care le înglobează.

Ce este o hiper-legătură?Navigarea în intranet/Internet se constituie, de fapt, din "salturi" de la o pagină Web la alta. Acest lucru este posibil datorită hiper-legăturilor (hiperlink) stabilite între pagini sau între elementele paginilor – text, grafică (statică sau animată), secvenţe sonore şi secvenţe video digitale. Paginile site-ului pot fi situate oriunde începând cu discul Winchester al computerului propriu, un disc din reţeaua locală, un mediu de stocare de mare capacitate precum CD-ROM sau DVD, pe orice server activ din Internet sau în orice combinaţie între cele menţionate. Hiper-legăturile interioare sunt cele care dau coerenţă şi un înţeles întregului ansamblu. Se cuvine menţionat faptul că din paginile site-ului se pot stabili hiper-legături exterioare, cu alte cuvinte legături la paginile altor site-uri.

Construcţia unui site intranetPrin construcţia unui site intranet se înţelege definirea tuturor paginilor Web, specificarea elementelor lor constitutive, specificarea tuturor atributelor elementelor şi elaborarea tuturor hiper-legăturilor interioare şi exterioare. La acestea se adaugă specificarea serverului care găzduieşte site-ul, lucru de unde derivă şi adresa la care poate fi găsit.

După cum se ştie, documentele destinate tiparului clasic se elaborează cu ajutorul editoarelor de text (Microsoft Word, Lotus Word, Corel WordPerfect etc.). În mod analog, cu toate că există metode de programare rezervate exclusiv profesioniştilor, un site intranet se elaborează (mult mai uşor) cu instrumente specifice numite editoare Web. Între acestea amintim: Corel Web Master, Microsoft Front Page, Macromedia FireWorks şi Dreamveaver, NetObject Fusion, SoftQuad HoTMetaL etc.

Avantajele editoarelor Web actuale este că ele sunt orientate pe site şi nu pe pagină. Astfel, ele tratează site-ul ca un întreg – de la structură până la fiecare componentă a paginii – fără să

2

fie necesară cunoaşterea limbajului HTML. Editoarele Web sunt astfel accesibile nespecialiştilor care sunt însă familiarizaţi cu rigorile unui editor de text. Ele permit controlul centralizat al tuturor fişierelor (atât interne cât şi externe), precum şi controlul tuturor elementelor paginii – antet, subsol, stil, obiecte incluse, butoane şi hiper-legături. Modificarea unui singur element determină modificarea automată şi actualizarea întregului site. Trebuie amintit că mediul Internet oferă la ora actuală posibilitatea de a descărca o multitudine de editoare Web în regim shareware.

În afară de avantajele succint descrise mai sus şi care în detaliu se adresează mai degrabă programatorilor, editoarele Web oferă "şabloane" (templates) gata pregătite pentru cele mai diverse cerinţe posibile. Dacă ne limităm doar la domeniul afacerilor, multe editoare Web conţin şabloane pentru următoarele tipuri de site-uri: Internet, Intranet, specializate pe resurse umane, specializate pentru departamentul de marketing, specializate pe publicare online şi specializate pentru departamentul de vânzări – fig.1.

Fig.1. Şabloane pentru site-uri specializate (NetObjects Fusion)

Un site intranet este un instrument intern al firmei deosebit de puternic în ceea ce priveşte funcţiile pe care le îndeplineşte. El oferă departamentelor posibilitatea de a publica şi răspândi online toate informaţiile necesare bunului mers al lucrurilor şi derularea cu succes a afacerii. Informaţia "plasată" în intranet poate ajunge astfel la toate celelalte departamente ale firmei şi chiar la angajaţi aflaţi în alte locaţii geografice. Site-ul intranet este o aplicaţie cu circuit dublu menită să informeze angajaţii; aceştia, la rândul lor, prin utilizarea paginilor aceluiaşi site, pot completa formulare, pot trimite comentarii şi pot avea reacţii vis-á-vis de procesul afacerii.

3

În cele ce urmează, vom descrie paginile unui site intranet. Cu ajutorul conceptelor conţinute în această structură se pot construi site-uri complexe care să răspundă tuturor exigenţelor online în materie de organizare, informare, documentare şi comunicare în interiorul firmei. Desigur, modul concret de alcătuire a structurii, a elementelor de grafică şi a celor de prezentare a conţinutului este la latitudinea conducerii firmei şi a echipei care concură la realizarea efectivă a site-ului intranet în cauză.

Precizăm că prezentul material poate servi ca listă de verificare în cazul managementului de proiect al cărui rezultat este un site intranet. De asemenea, deoarece este inevitabilă utilizarea unor termeni de specialitate, s-a considerat oportună includerea unui mic dicţionar explicativ la sfârşitul acestui material.

I. BUN VENITSite-ul intranet al firmei, trebuie să aibă această primă pagină în care se adresează un cuvânt de bun venit şi unde se vor utiliza cele mai potrivite şi originale metode de atragere a atenţiei angajatului. Pagina de bun venit este documentul principal al site-ului intranet.

Trebuie precizat de la bun început ce anume se poate afla dacă se vizitează site-ul intranet al afacerii. Trebuie utilizat modul de înlănţuire prin hiper-legături a paginilor pentru facilitarea navigării şi găsirii rapide a informaţiei căutate. Este recomandabilă includerea de fotografii, schiţe şi desene care să ilustreze rapid şi precis mesajul principal. Din aceste motive, dar nu numai, pagina trebuie să conţină o vedere de ansamblu a tuturor resurselor disponibile departamentelor în cauză. Informaţia trebuie prezentată sintetic, utilizând liste derulante, meniuri şi submeniuri, liste numerotate, tabele, butoane etc.

Site-ul intranet propus aici are în structura sa pagini care completează pe cea de bun venit şi paginile următoarelor departamente importante din cadrul firmei: Administrativ, Resurse Umane, Informatizare, Marketing-Vânzări şi Cercetare-Dezvoltare. Trebuie precizat aici că o firmă poate avea şi alte departamente decât cele menţionate. Conţinutul acestor pagini precum şi a celorlalte care intră în componenţa site-ului intranet trebuie actualizate frecvent.

I.1. Organizarea firmeiAceastă pagină a site-ului intranet reproduce integral organigrama firmei. Ea arată poziţia fiecărui departament în structura firmei şi, datorită faptului că în majoritatea cazurilor este elaborată în formă grafică, precizează legăturile în structura ierarhică, atât pe verticală cât şi pe orizontală. Este bine ca această pagină să conţină hiper-legături care să conducă direct la paginile cu detalii privind conducerea fiecărui departament în parte.

I.2. PoliticiMajoritatea firmelor au propriile lor viziuni privind modul de organizare internă. În acest sens este binevenită o pagină specializată în precizarea politicii generale a firmei dar şi detalii privind politica de personal şi cea promovată pentru celelalte departamente specializate. Vor fi precizate foarte clar politicile de relaţii cu clienţii, caz în care se vor oferi suficiente detalii privind orientarea firmei spre satisfacerea nevoilor acestora.

I.3. Localizarea unor site-uri utile din mediul InternetCele mai multe site-uri intranet au legături cu pagini realmente utile aflate pe diverse locaţii din mediul Internet. Acestea ar trebui să conţină elemente care să se potrivească contextului

4

organizaţional. S-ar putea ca informaţiile din această pagină să fie foarte multe, prin urmare se impune organizarea lor pe categorii. Un bun exemplu poate fi detalierea cu exemple din alte firme a modului în care paginile site-ului intranet ajută la o mai bună organizare a fluxului informaţional care circulă pe verticală (de la eşaloanele superioare spre cele inferioare şi invers) şi pe orizontală (între departamente).

I.4. NoutăţiFie că site-ul este situat în mediul Internet sau în intranet el este supus schimbării continue, atât ca structură cât şi în ceea ce priveşte volumul de informaţii pe care îl cuprinde. Site-ul reflectă online dinamica evoluţiei firmei. Pentru a fi siguri că angajaţii revin la secţiunile site-ului, actualizarea informaţiilor şi accentul pus pe ceea ce este nou în pagini/structură este deosebit de important.

Prin intermediul acestei pagini, utilizatorii sunt puşi, cu ajutorul hiper-legăturilor, în contact cu cele mai recente schimbări, oriunde ar fi ele. Un mesaj de poştă electronică direcţionat spre toţi angajaţii în care se anunţa apariţia noutăţilor din cadrul site-ului este de asemenea foarte binevenit.

I.5. Formulare de comandăDatorită normelor specifice, orice firmă are nevoie de mai multe tipuri de formulare. Prin urmare este necesară o organizare mai deosebită a acestei secţiuni: ea poate constitui un adevărat "centru" de plasare a comenzilor online. Utilizarea standardelor de comunicare prin intermediul script-urilor CGI este obligatorie.

I.6. Pagina de căutarePagina de căutare trebuie să permită angajaţilor să caute informaţii pe baza cuvintelor cheie în întreg site-ul intranet. Utilizarea formularelor mai mult sau mai puţin complexe şi a standardelor de comunicare bazate pe CGI este obligatorie. Cu toate ca site-urile pot fi foarte bine organizate şi structurate, de cele mai multe ori o maşină (locală) de căutare (Search Engine) este o sursă nepreţuită în procesul de căutare a informaţiilor. Site-ul demonstrativ asociat acestui material are posibilitatea căutării cu Yahoo, Google, Lycos etc.

II. ADMINISTRATIVAceastă pagină este documentul principal al site-ului intranet pentru serviciul Administrativ care are un număr foarte mare de sarcini. Printre acestea se numără: organizarea serviciului de pază, primirea şi expediarea corespondenţei, alocarea spaţiilor pentru desfăşurarea activităţilor, transporturi, paza contra incendiilor etc. Această pagină trebuie să conţină hiper-legături către pagini care detaliază toate informaţiile de natură administrativă. Organizarea paginii pe criterii clare sau pe categorii este deosebit de eficientă.

II.1. ContacteAceastă pagină are hiper-legături atât cu pagini pentru contacte de interes general cât şi cu pagini pentru contacte de interes specific. Paginile pentru contacte, orice destinaţie ar avea ele, trebuie să conţină numele departamentelor sau/şi numele persoanelor, adresele clasice şi cele de poştă electronică, numerele de telefon (fix şi/sau mobil) şi de fax. Pentru contacte specifice trebuie precizate foarte clar persoanele şi mijloacele de contact astfel încât să se evite direcţionarea greşită a mesajelor. Dacă serviciul Administrativ este de mari dimensiuni, este bine ca această pagină să fie organizată alfabetic sau pe baza principiilor bazelor de date. În aceste cazuri se recomandă şi facilităţi specifice paginilor de căutare.

5

II.2. ComentariiAceastă componentă a site-ului intranet a firmei este organizată în aşa fel încât formularele completate cu comentarii, sugestii şi modalităţi de rezolvare a problemelor să poată fi trimise persoanelor abilitate din departamentele specializate. Utilizarea meniurilor şi submeniurilor sau organizarea pe baza principiilor bazelor de date pot fi instrumente utile în dirijarea mesajelor către persoana potrivită.

II.3. CereriPagina Cereri poate conţine hiper-legături la o multitudine de formulare. Aceste documente permit angajaţilor să plaseze cereri online precum schimbarea adresei de poştă electronică, alocarea de noi drepturi în reţeaua de computere, în intranet sau în Internet, informaţii despre corespondenţă, alocarea unor spaţii de lucru, informaţii privind măsuri specifice de securitate pentru documente etc.

II.4. ServiciiAceastă pagină detaliază totalitatea serviciilor de care beneficiază angajaţii care au de rezolvat probleme de natură administrativă. Pagina poate oferi informaţii, sugestii şi/sau hiper-legături către pagini cu formulare specifice.

III. RESURSE UMANEAceastă pagină este documentul principal intranet al departamentului cu acelaşi nume din cadrul firmei. La accesare, în partea de început, este bine să conţină un mesaj de bun venit. Pagina trebuie să ofere şi să afişeze toate opţiunile posibile pentru accesarea informaţiilor de care angajatul are nevoie. De asemenea, trebuie să conţină toate hiper-legăturile către paginile conexe din intranet precum: premii, servicii, noutăţi, contacte, comentarii etc. Pagina trebuie să fie un veritabil index al departamentului Resurse Umane.

III.1. InformaţiiPagina Informaţii oferă o descriere pe scurt a departamentului de Resurse Umane şi a atribuţiilor acestuia. Este bine ca acest document să conţină un număr restrâns de paragrafe. Printre altele se pot prevedea:

detalii privind câţiva angajaţi cheie ai departamentului; persoana care întreţine documentele online; materiale privind profilul firmei/companiei; extrase din rapoartele anuale ale firmei/companiei.

III.2. PremiiPagina evidenţiază persoanele care au câştigat merite deosebite în cadrul firmei. Ea trebuie să conţină o listă cu aceste persoane şi detalii privind contribuţia lor la bunul mers al afacerilor sau care au avut invenţii şi/sau inovaţii. Toate acestea oferă oportunitatea evidenţierii punctelor tari ale firmei. Este recomandată inserarea unor imagini de la ceremoniile de acordare a premiilor, cópii ale diplomelor şi ale certificatelor obţinute.

III.3. CalendarPagina reflectă în conţinutul său evenimente legate de Resurse Umane şi datele calendaristice la care au ele loc. Prin publicarea acestor date angajaţii îşi pot face o idee de ansamblu a activităţii pe parcursul săptămânilor, lunilor şi a întregului an. Evenimentele care pot fi "prinse" în această pagină pot fi: prezentarea raportului anual, concursuri pentru ocuparea

6

unor noi posturi, pensionarea unor angajaţi cunoscuţi în firmă, conferinţe, seminarii, cursuri de perfecţionare etc.

III.4. ComentariiAcestă pagină este un canal important de comunicare şi este organizată în aşa fel formularele completate cu întrebări, comentarii, sugestii şi modalităţi de rezolvare a problemelor să poată fi trimise persoanelor cu răspunderi specifice în departamentul de Resurse Umane. La fel ca în toate paginile site-ului intranet unde avem de a face cu formulare, utilizarea meniurilor şi submeniurilor sau organizarea pe baza principiilor bazelor de date pot fi instrumente utile în dirijarea mesajelor către persoana potrivită. Reamintim că standardele de comunicaţii bazate pe CGI sunt obligatorii.

III.5. Locuri de muncăAcesta este documentul intranet unde se publică oportunităţile legate de locurile de muncă disponibile sau nou create în firmă. Este ştiut faptul că unele firme încurajează încadrarea în muncă a rudelor sau cunoştiţelor angajaţilor, prin urmare existenţa acestei pagini oferă un mijloc rapid de informare internă. Este bine ca anunţurile locurilor vacante să fie publicate în aceeaşi formă în intranet, în Internet şi în presa scrisă locală sau centrală. Se vor furniza informaţii complete despre data publicării, locul de muncă vacant, responsabilităţi, pregătire profesională, experienţă, vechime, cerinţe speciale, programul de lucru şi remuneraţia acordată. Pagina poate include adresele clasice şi/sau de poştă electronică a persoanelor cheie cu care se poate lua legătura în caz de nevoie. Pentru firmele cu pretenţii, pagina poate fi prevăzută şi cu un generator al autobiografiei candidaţilor potenţiali.

III.6. NoutăţiUn site intranet bine alcătuit ar trebui să reflecte, într-o pagină specializată, dinamica creşterii departamentului Resurse Umane. Pentru a fi siguri că angajaţii se informează permanent, este bine să se prevadă o pagină cu noutăţi. Aceasta ar putea cuprinde informaţii privind modificările în lista persoanelor angajate, avansările, rezultatele ultimului sondaj privind satisfacţia clienţilor firmei, ultimele succese şi ultimele anunţuri legate de problemele de personal. Este de dorit alcătuirea unei structuri logice şi atent structurate.

III.7. SondajePagina Sondaje este un document pentru efectuarea de investigaţii online. Angajaţilor li se poate cere să completeze chestionare prin mijlocirea formularelor şi a script-urilor CGI. Este important ca unele chestionare să conţină câmpuri care să conţină datele persoanelor care contribuie la sondaj. Prelucrarea statistică a chestionarelor completate poate duce la concluzii importante asupra multor aspecte din activitatea firmei precum:

satisfacţia privind managementul firmei; tipul agreat de programe pentru computer cu care se lucrează; opinia asupra politicii de gestiune a resurselor informatice; păreri privind îmbunătăţirea relaţiei firmă-client.

III.8. AdreseAceastă pagină reprezintă documentul care conţine toate adresele oficiale, clasice şi/sau de poştă electronică ale persoanelor implicate în gestiunea resurselor umane ale firmei. În multe cazuri este utilă inserarea unor scurte biografii ale persoanelor cheie. Este bine ca această secţiune să fie organizată după criterii clare: pe departamente, pe servicii, pe sucursale etc. În paralel, este binevenită şi o listă alfabetică. O facilitate deosebită o constituie posibilitatea utilizării unei maşini de căutare.

7

III.9. Carte de telefoaneCartea de telefoane reprezintă documentul care conţine toate numerele de telefon ale persoanelor angajate în firmă. Ea poate conţine numerele de telefon direct, numerele centralei şi numerele de interior. Cu unele precizări şi/sau restricţii, cartea de telefoane poate cuprinde chiar şi numerele de acasă sau cele de telefonie mobilă. Este bine ca această pagină să fie organizată după principiile bazelor de date. În paralel, este binevenită şi o listă alfabetică. La fel ca şi în cazul paginii cu adrese, o facilitate deosebită o constituie posibilitatea utilizării unei maşini de căutare.

III.10. ArhivaAceastă pagină conţine o listă cu hiper-legături la pagini cu articole care au apărut în presă relativ la existenţa, activitatea sau unele evenimente importante ale firmei. Este bine ca lista să includă cuvinte cheie sau câteva precizări pe scurt atunci când titlurile nu sunt suficient de sugestive: aceasta va ajuta angajatul care caută informaţii cu o temă anume.

III.11. Actualităţi de excepţiePagina Actualităţi de excepţie reflectă cel mai important aspect din firmă în perioada recentă sau prezentă. Se va acorda o atenţie deosebită limbajului şi stilului expunerii. Cel mai important lucru al articolului va apare la începutul acesteia. Deoarece un astfel de document poate fi foarte "consistent", divizarea lui în mai multe pagini şi posibilitatea citirii lui pe subsecţiuni este binevenită şi uşor realizabilă prin intermediul hiper-legăturilor.

III.12. ServiciiAceastă pagină conţine o listă a tuturor serviciilor prestate la departamentul Resurse Umane şi oferă hiper-legături la celelalte servicii online ale firmei. Aceste legături se fac cu pagini specifice precum: manualul de instrucţiuni, manuale de instruire, comentarii, noutăţi, contacte etc. Este bine ca să existe o descriere succintă a serviciilor oferite astfel încât angajatul să poată beneficia rapid de existenţa lor.

III.13. Calendarul activităţilor de instruireEste binecunoscut acum conceptul de învăţământ continuu. Orice firmă care se doreşte a fi "tare pe piaţă" trebuie să prevadă şi activităţi de instruire precum: prezentări de concepte de afaceri, cursuri de calificare şi recalificare, activităţi de informare-documentare, cursuri de specializare etc. Toate acestea pot fi făcute la sediul firmei sau în afara ei, cu specialişti din cadrul firmei dar şi pe bază de colaborare cu alte firme, unităţi de învăţământ sau instituţii cu profil de cercetare. Actualizarea calendarului acestor activităţi este foarte importantă.

III.14. Formulare de comandăAcest document permite angajaţilor să apeleze la serviciile departamentului Resurse Umane prin intermediul formularelor completate online. Formularele pot avea câmpuri care se completează (prin alegere dintr-o listă) cu date specifice sau pot avea doar un simplu câmp text unde se poate descrie natura serviciului solicitat. Obligatoriu trebuie prevăzut şi un câmp cu adresa unde poate fi contactat solicitantul serviciului.

III.15. Manual de instrucţiuniAceastă secţiune (pagină sau set de pagini) este organizată în scopul informării angajaţilor asupra practicilor şi procedurilor standard ale departamentului Resurse Umane. Cele mai multe firme posedă acest manual conceput într-un editor de text (Word, WordPerfect, Lotus Word, Quark XPress etc.) şi elaborat apoi sub formă tipărită. Transformarea acestui document într-unul compatibil mediului intranet/Internet este relativ uşoară datorită faptului

8

că majoritatea editoarelor de text actuale posedă funcţiile de conversie necesare. În unele cazuri se pot utiliza pachete software mai sofisticate precum Adobe Acrobat, care organizează documentul în format portabil (PDF – Portable Document Format). Rezultate mai deosebite se pot atinge prin utilizarea pachetelor software multimedia lansate pe piaţă de firmele Macromedia, Asimetrix, Digital Workshop etc.

III.16. Manuale de instruireManualele de instruire sunt destinate a fi studiate de către noii angajaţi ai firmei în scopul unei mai bune şi mai rapide integrări în colectiv. Prin plasarea materialului în intranet se realizează o mult mai bună accesibilitate a acestuia. Cele mai multe firme posedă acest manual conceput într-un editor de text prin urmare cele afirmate la manualul de instrucţiuni sunt valabile şi în acest caz.

IV. INFORMATIZAREAceasta este pagina principală din intranet a departamentului Informatizare. La rândul său, acesta este responsabil cu organizarea unui număr mare de servicii specializate precum:

instalarea şi administrarea reţelei/reţelelor de computere; managementul conturilor utilizatorilor şi a drepturilor în reţea; elaborarea drepturilor/restricţiilor de acces la intranet/Internet; elaborarea normelor de utilizare a serviciului de poştă electronică; instalarea şi actualizarea pachetelor software – sisteme de operare, suite pentru birou,

pachete antivirus, utilitare specializate etc.; întreţinerea echipamentelor specifice – imprimante, scanere, plotere etc.

În lipsa existenţei acestui departament, serverele, imprimantele şi întreaga reţea de computere nu ar putea funcţiona la parametrii proiectaţi. Este deci foarte importantă atât organizarea departamentului în sine cât şi a paginilor intranet aferente.

IV.1. ContacteAceasta este pagina principală pentru contacte cu personalul de la departamentul Informatizare. Pagina pentru contacte trebuie să conţină numele persoanelor, adresele clasice şi cele de poştă electronică, numerele de telefon (fix şi/sau mobil) şi de fax.

Pentru responsabilităţi specifice (instalări, actualizări, managementul conturilor etc.) trebuie precizate foarte clar persoanele şi mijloacele de contact astfel încât să se evite direcţionarea greşită a mesajelor. Dacă departamentul Informatizare este de mari dimensiuni, este bine ca pagina aferentă acestuia să fie organizată alfabetic sau pe baza principiilor bazelor de date.

IV.2. ComentariiAcestă pagină este o cale de comunicare în dublu sens. Ea este organizată în aşa fel încât formularele completate să poată fi trimise persoanelor cu răspunderi specifice din departamentul Informatizare. Utilizarea listelor, meniurilor şi submeniurilor, a standardelor de comunicaţii bazate pe CGI sau organizarea pe baza principiilor bazelor de date sunt instrumente utile în dirijarea precisă a mesajelor.

IV.3. NoutăţiSite-ul intranet este supus schimbării continue deoarece el reflectă online dinamica evoluţiei firmei şi a tuturor departamentelor sale. Trebuie să ne asigurăm că angajaţii revin la secţiunile site-ului. În acest context, actualizarea frecventă a informaţiilor este deosebit de importantă.

9

În această secţiune utilizatorii sunt puşi, prin intermediul hiper-legăturilor, în contact cu cele mai recente schimbări, oriunde ar fi ele în structura paginilor departamentului Informatizare: tendinţe în tehnologia informaţiei, ultimele programe instalate în reţea, evoluţia programelor antivirus, "războiul" sistemelor de operare Windows-Linux, abonamente la publicaţii de specialitate etc. Mesajele de poştă electronică trimise tuturor angajaţilor în care se anunţă apariţia noutăţilor din cadrul departamentului sunt foarte binevenite.

IV.4. CăutareAceastă pagină permite oricăruia dintre angajaţi să caute informaţii pe baza cuvintelor cheie în cadrul departamentului şi, prin extensie, în întreg site-ul intranet. În astfel de situaţii, pagina are formulare şi script-uri de comunicare bazate pe CGI. Cu toate ca site-urile intranet pot fi foarte bine alcătuite, de cele mai multe ori o funcţiune de căutare a informaţiilor este o sursă des utilizată, mai ales de către cunoscători.

IV.5. AjutorDeoarece tehnologia informaţiei are o dinamică extrem de ridicată şi tinde să fie utilizată la toate nivelurile, departementul Informatizare are în atribuţii în "livrarea" de suport online pentru soluţionarea multor probleme care apar în sistem. Această pagină trebuie să se constituie într-un centru de dirijare a navigării în întreg ansamblul de documente orientate pe detalii precum: modul de utilizare a unor pachete software specifice, funcţiuni speciale în reţea, apelul facilităţilor de căutare simplă şi avansată, modul concret de descărcare şi salvare a fişierelor, locul unde se află programele tutoriale etc.

IV.6. Descărcare fişiereDescărcarea fişierelor (download) permite copierea unuia sau a mai multor fişiere dintr-un computer aflat în reţea – de regulă un server de comunicare – pe computerul propriu. Această pagină a site-ului intranet al firmei permite departamentului Informatizare să distribuie programe prin intermediul reţelei şi să se asigure că toate computerele utilizează aceeaşi versiune actualizată. Specificaţi întotdeauna numărul versiunii, sistemul de operare, instrucţiunile de instalare şi toate celelalte informaţii necesare bunului mers al implementării noilor soluţii informatice. Cereţi personalului care utilizează aceste soluţii părerea privind calitatea şi oportunitatea introducerii acestor noi soluţii.

IV.7. LegăturiSite-urile intranet au sau ar trebui să aibă hiper-legături cu pagini utile aflate în intranet şi/sau pe diverse locaţii din mediul Internet care să conţină elemente potrivite contextului organizaţional al firmei. Fiind foarte multe, informaţiile din această pagină trebuie organizate alfabetic sau pe categorii. Exemple posibile sunt: legătura către pagini cu utilitare de compresie livrate gratuit, legătura cu pagini care oferă programe de vizualizare a secvenţelor video, programme care permit exploatarea fişierelor portabile (PDF) etc.

IV.8. LocaţiiAceastă pagină precizează locul unde se află departamentul Informatizare. În ipoteza că firma este de mari dimensiuni, documentul ar putea preciza unde se află departamentul în cadrul fiecărei sucursale din ţară, de pe continent sau de pe întreg globul. Dacă firma ocupă mai multe etaje ale unei clădiri mari, pagina ar putea preciza, prin utilizarea textului şi/sau a unor schiţe, locul exact unde se află cei care se ocupă cu informatizarea.

10

IV.9. SondajePagina Sondaje de la această secţiune din intranet este destinată efectuării de investigaţii online. Angajaţilor li se cere să completeze formulare cu chestionare care sunt apoi direcţionate cu ajutorul script-urilor CGI către parsoanele abilitate să le analizeze. Analiza chestionarelor completate poate duce la concluzii interesante asupra aspectelor specifice ale departamenului Informatizare precum:

tipurile de echipament care crează probleme de utilizare; tipurile de echipament care "cedează" cel mai des; tipurile de pachete software care sunt dorite şi care nu; opinia asupra aportului resurselor informatice la bunul mers al afacerii.

IV.10. Calendarul activităţilor de instruireDatorită dinamicii foarte mari a tehnologiei informaţiei, firma trebuie să prevadă activităţi de instruire specifică domeniului informaticii precum: cursuri de specializare, seminarii, activităţi de informare-documentare privind echipamente informatice lansate recent pe piaţă, vizite la expoziţii etc. Toate acestea pot fi făcute la sediul firmei sau în afara ei, cu specialişti din cadrul firmei dar şi pe bază de colaborare cu Camera de Comerţ, Industrie şi Agricultură, firme de specialitate, societăţi comerciale care lansează oferte interesante, unităţi de învăţământ sau instituţii cu profil de cercetare. Actualizarea frecventă a calendarului acestor activităţi este deosebit de importantă.

IV.11. Manual de instruireÎn cazul departamentului Informatizare, manualul de instruire este destinat noilor angajaţi ai firmei în scopul unei bune documentări privind utilizarea tehnologiei informaţiei, organizarea şi dinamica sistemelor informatice precum şi pentru o rapidă integrare în colectiv. Prin plasarea materialului în site-ul intranet se realizează o foarte bună accesibilitate a acestuia. Aşa cum s-a mai afirmat, cele mai multe firme posedă acest manual conceput clasic într-un editor de text şi elaborat apoi sub formă tipărită. Transformarea acestui document într-unul compatibil mediului intranet/Internet este relativ uşoară datorită faptului că majoritatea editoarelor de text actuale posedă funcţiile de conversie necesare. În unele cazuri se pot utiliza pachete software mai specializate precum Adobe Acrobat, care organizează documentul în format portabil (PDF). Prezentări de foarte bună calitate se pot obţine prin utilizarea pachetelor software multimedia lansate pe piaţă de firmele Macromedia, Asimetrix, Digital Workshop, Linotype-Hell, Bit UK şi Quark.

IV.12. ServiciiAceastă pagină conţine o listă a tuturor serviciilor prestate la departamentul Informaizare dar poate oferi şi hiper-legături la celelalte servicii online ale firmei. Este bine ca să existe o descriere succintă a serviciilor oferite astfel încât angajatul să poată beneficia rapid de existenţa lor. Un bun exemplu îl constituie informarea asupra existenţei unui nou virus informatic şi modul în care cei de la departamentul Informatizare oferă soluţia eradicării lui.

IV.13. CereriAceastă pagină intranet poate conţine un formular simplu sau hiper-legături la o multitudine de formulare. Astfel, angajaţii pot să facă cereri online pentru:

mutarea unui echipament; instalarea unui echipament nou; schimbarea adreselor din paginile site-ului intranet; instalarea sau depanarea unui pachet software; alocarea de noi drepturi în reţea;

11

schimbarea uneia sau a mai multor parole de acces; devirusarea unor sisteme infectate.

IV.14. Baze de dateAceastă pagină este destinată să mijlocească interacţiunea cu o bază de date care oferă soluţii la problemele uzuale legate de informatizare şi care nu reclamă neapărat prezenţa unui specialist. Soluţiile oferite trebuie să fie prezentate detaliat şi structurat deoarece ele sunt apelate frecvent. O pagină organizată similar este cea cu întrebări frecvente. Baza de date ar trebui să conţină soluţii la probleme precum:

incompatibilităţi ale echipamentelor; punerea la punct a diverselor setări ale echipamentelor sau/şi programelor; erorile din programele cu care se lucrează; probleme specifice legate de informatizare.

V. MARKETING-VÂNZĂRIDin marketingul tradiţional se ştie că firma trebuie să aibă o viziune clară privind oferta propriului produs/serviciu pe cel mai potrivit segment de piaţă, la un preţ de cost optim şi susţinut de cea mai bună campanie de promovare.

Prin urmare, această pagină este una dintre cele mai importante din structura site-ului intranet şi ea trebuie să ţină seama de strategia firmei privind vânzările de produse şi/sau servicii, scopul final al oricărei afaceri. În această "zonă" se stabilesc obiectivele, mărimea şi modul de retribuire a forţei de vânzare. Tot aici se stabileşte politica de recrutări/selecţii de personal, modul în care se asigură activitatea de instruire specifică, modul de supraveghere şi de evaluare corectă a oamenilor care sunt direct implicaţi în vânzări.

Pagina din intranet vine în completarea celor de mai sus şi ea trebuie să facă referiri suficient de detaliate cu privire la ceea ce angajaţii trebuie să ştie despre produsele/serviciile oferite. De asemenea, trebuie specificat modul în care se pot face comenzi. În acest sens, sunt binevenite detalierea următoarelor concepte:

Produse/servicii Segmente de piaţă Lista de preţuri Calendar promovări Competitori Cercetări de marketing Previziuni Producţie Întrebări frecvente

V.1. Produse/serviciiPagina intranet a firmei care este destinată detaliilor de la acest capitol poate cuprinde un tabel cu toate produsele/serviciile oferite. Acesta ajută la formarea imaginii de ansamblu asupra ofertei. Dacă produsele/serviciile sunt multe la număr, se utilizează pagini separate, organizate pe categorii sau pe baza principiilor care acţionează în sistemele de gestiune a bazelor de date. Alături de fotografia produsului, se precizează numele produsului, descrierea completă şi specificaţiile tehnice. Dacă produsul se încadrează într-o altă clasă, pagina se completează cu date specifice. Lista de preţuri poate face parte din această pagină însă poate fi organizată şi în pagini separate, aşa cum se poate observa după segmente de piaţă.

12

V.2. Segmente de piaţăO primă modalitate de includere în intranet a informaţiilor aferente segmentelor de piaţă este ilustrarea simplă sau în detaliu cu ajutorul diagramelor geografice binecunoscute în pachetele software specializate pe calcul tabelar (Excel, Lotus 1,2,3, QuattroPro etc.). O a doua modalitate este utilizarea unei hărţi unde se punctează sau se încadrează zonele de interes. Pagina cu segmentele de piaţă se poate organiza şi conform celor descrise la imaginea grafică de ansamblu a site-ului (sitemap) explicată în partea finală a acestui material.

V.3. Lista de preţuriLista de preţuri poate constitui o pagină separată în cazul când produsele/serviciile oferite sunt multe la număr. O modalitate foarte întâlnită este prezentarea listei de preţuri în foi de calcul tabelar. Aici se cuvine precizarea faptului că această metodă este foarte utilă în cazul în care oferta este dependentă de cursul valutar. La o schimbare a cursului unei valute (precizat într-o singură celulă a foii de calcul) se actualizează toate preţurile exprimate în unitatea monetară în care se efectuează tranzacţia. Aceeaşi foaie de calcul poate fi trimisă ca fişier ataşat unui mesaj de poştă electronică pentru înştiinţarea clienţilor privind schimbarea preţurilor din ofertă.

V.4. Calendar promovăriPagina Calendar promovări de la secţiunea Marketing-Vânzări reflectă în conţinutul său toate evenimentele importante precum: expoziţii, prezentări, lansări de noi produse/servicii şi activităţi promoţionale împreună cu datele calendaristice la care au ele loc. Aceste activităţi trebuie programate din timp iar prin publicarea lor angajaţii (eventual terţe persoane) îşi pot face o idee de ansamblu a activităţii pe parcursul perioadei menţionate.

V.5. CompetitoriCea mai simplă modalitate de a organiza această pagină intranet este sub forma unei matrici care, conceptual, este redată în cele de mai jos:

Caracteristici(1)

Caracteristici(2) ... Caracteristici

(n)Produs propriuProdus <COMPETITOR 1>Produs <COMPETITOR 2>...Produs <COMPETITOR m>

Pentru fiecare caracteristică în parte se va face o descriere a avantajelor şi deficienţelor relative, atât pentru produsul propriu cât şi cele ale competitorilor. Pentru a fi cât mai concis, textul va fi constituit din propoziţii scurte. Se va completa matricea de mai sus în cazul apariţiei altor competitori şi se vor actualiza caracteristicile produselor în cazul când apar variante îmbunătăţite.

V.6. Cercetări de marketingCercetările de marketing au scopul de a acumula date despre piaţă, din interiorul şi exteriorul firmelor asupra tuturor aspectelor legate de derularea afacerilor. Actualmente, cercetările de marketing utilizează intensiv bazele de date pe suport electronic şi pachete software specializate. Prin interogări multicriteriale şi prin rapoarte bine alcătuite, bazele de date furnizează informaţii relavante asupra afacerilor şi fundamentează deciziile manageriale. Cu

13

alte cuvinte, cercetările de marketing şi utilizarea bazelor de date oferă managerilor posibilitatea de a lua decizii mai rapide şi mai bune, în cunoştinţă de cauză.

Notă: cercetările de marketing se desfăşoară sub cele mai diverse forme – de la simpla completare a unor formulare tipărite pe hârtie până la înregistrarea automată a preferinţelor consumatorilor posesori de carduri. Una dintre cele mai actuale metode este completarea unui formular electronic parte a unui site Internet al firmei sau participarea la sondaje de opinie la care invitaţia de participare "vine" într-un mesaj de poştă electronică. Participarea la acest gen de sondaje este recompensată cu premii.

V.7. PreviziuniPagina Previziuni a site-ului intranet se bazează pe analiza factorilor care arată poziţia produsului pe piaţă. Analizele de această natură se fac conform unor modele dezvoltate anume şi în urma cărora se poate prevedea ce se va întâmpla în viitor, pe baza examinării a ceea ce se întâmplă în prezent sau ceea ce s-a întâmplat în trecut. În previziuni sunt implicate pachete software specializate pe statistică, gestiunea bazelor de date sau calcul tabelar.

Notă: datorită caracterului confidenţial, unele pagini sau unele informaţii specifice de la această secţiune a site-ului trebuie prevăzute cu restricţii de acces.

V.8. ProducţiePagina intranet destinată detaliilor privind producţia poate cuprinde o descriere a liniei de producţie – este utilă îndeosebi pentru detalierea elementelor unor produse specifice/unice. În cazul existenţei mai multor linii de producţie se pot prevedea pagini suplimentare cu detalii însoţite de schiţe, desene, imagini şi secvenţe video. Aici trebuie precizat că prea multe elemente de grafică sau cu secvenţe video lungesc perioada de încărcare a paginii.

V.9. Întrebări frecventeDupă un timp suficient de lung al prezenţei în intranet, administratorul reţelei, respectiv al serverului de comunicaţii, ar trebui să fie în măsură să ofere o listă de întrebări puse de către cei care au vizitat site-ul. În mod normal, lista parcurge un proces de sistematizare, în urma căruia se poate întocmi o nouă listă, de această dată ordonată conform unuia sau a mai multor criterii de clasificare. Această nouă listă este cea a întrebărilor a căror frecvenţă este cea mai mare sau cea mai probabilă.

În vederea întâmpinării nevoii vizitatorilor de a înţelege mai bine informaţiile conţinute în site, aproape toate firmele actuale au una sau mai multe pagini cu întrebări frecvente. Acestea se grupează pe domenii de interes, iar răspunsurile trebuie să fie clare şi concise.

Notă: utilizatorii mediului intranet/Internet, îndeosebi ai Web-ului, numesc această secţiune a site-ului Frecvently Asked Questions (FAQ).

VI. CERCETARE-DEZVOLTAREAcest document este pagina principală intranet a departamentului Cercetare-Dezvoltare. Aici este locul cel mai potrivit unde să fie "afişate" cele mai noi rezultate ale activităţii specifice acestui departament. Fiind o pagină foarte importantă, este esenţial ca ea să fie bine organizată astfel încât navigarea în subsecţiuni să fie uşoară. Dacă activitatea este bogată sau numărul de produse/servicii are o dinamică ridicată, este binevenită organizarea alfabetică sau pe categorii. Noutăţile pot constitui o rubrică separată.

14

VI.1. CatalogPagina constituie un inventar al proiectelor prezente şi viitoare. Ea poate conţine o listă cu produsele aflate în dezvoltare dar şi rezultatele testelor aplicate acestor produse. Detaliile – prezentate în pagini separate – sunt necesare angajaţilor care doresc să fie tot timpul la curent cu fazele de dezvoltare şi schimbările survenite. Din aceste motive, dar nu numai, actualizările trebuie făcute frecvent. Cu titlu de curiozitate se poate prevedea şi o legătură la arhiva cu produse scoase din fabricaţie.

VI.2. ContacteAceasta este pagina principală pentru contacte cu personalul de la departamentul de Cercetare-Dezvoltare. Pagina Contacte conţine numele persoanelor, adresele clasice şi cele de poştă electronică, numerele de telefon (fix şi/sau mobil) şi de fax. Dacă departamentul Cercetare-Dezvoltare este de mari dimensiuni, este bine ca pagina intranet aferentă să fie organizată alfabetic sau pe baza listării proiectelor în care sunt angajaţi cei căutaţi.

VI.3. Descărcare fişiereDescărcarea fişierelor permite copierea unuia sau a mai multor fişiere dintr-un computer aflat în reţea pe computerul propriu. Dacă firma are profil informatic, această pagină intranet permite departamentului Cercetare-Dezvoltare să distribuie programe prin intermediul reţelei şi să se asigure că toate computerele utilizează aceeaşi versiune. La fel ca şi în cazul departamentului Informatizare, trebuie specificat numărul versiunii, sistemul de operare, instrucţiunile de instalare, setările specifice şi toate celelalte informaţii necesare bunului mers al implementării noilor soluţii.

În altă ordine de idei, această pagină este locul ideal de unde se pot distribui programe informatice în fazele alfa sau/şi beta ale testării. Aici se cuvin câteva precizări.

Alfa şi beta se referă la două stadii diferite de dezvoltare a unui produs informatic.

Versiunea alfa este doar pentru circulaţie internă (în firmă, instituţie etc.) şi la ea are acces numai un număr limitat de persoane. Versiunea alfa este cel mai adesea un produs incomplet şi la care se aşteaptă să intervină probleme de funcţionare. Testarea din faza alfa are ca rezultat schimbări importante ale programului, cu această ocazie putându-se observa lucruri care nu au putut fi prevăzute în proiectul iniţial. Se recomandă ca testarea să fie efectuată atât de către persoane care pot furniza o viziune pozitivă (prieteni, colaboratori etc.) cât şi de către oameni care nu agrează cu forma şi/sau conţinutul programului. Folosind cu abilitate argumentele pro şi contra se vor putea descoperi aspecte care, în ciuda tuturor eforturilor depuse la planificarea iniţială au scăpat fie din concepţie fie din facilităţile de navigare.

Versiunea beta este un produs complet care se trimite pentru a fi testat de către mai multe persoane (dar totuşi selectate) decât în faza alfa. Produsele aflate în această fază mai pot conţine erori de programare sau chestiuni scăpate din vedere, însă impactul lor nu este atât de nefast ca şi în faza anterioară. Deoarece programul este oferit spre testare şi unor persoane care nu fac parte din firmă/instituţie, reputaţia începe să prindă contur chiar din această fază. Se recomandă ca grupul care efectuează testarea să fie utilizatori reali sau potenţiali dar care nu au fost implicaţi deloc în procesul de proiectare/elaborare. De asemenea, se recomandă ca fiecare persoană care a testat produsul să furnizeze un raport scris. Modelul lui T.Vaughan, (1994) tradus şi adaptat la limba română este ilustrat în fig.2.

15

Fig.2. Raport al testului în faza beta (T.Vaughan, 1994)

VI.4. ComentariiAcestă pagină este o foarte importantă cale de comunicare între angajaţii deferitelor servicii. Ea este organizată în aşa fel încât toate formularele completate să poată fi trimise persoanelor cu răspunderi specifice din departamentul de Cercetare-Dezvoltare. Utilizarea meniurilor şi submeniurilor, a standardelor de comunicaţii bazate pe CGI sau organizarea pe baza principiilor bazelor de date sunt instrumente utile în dirijarea precisă a mesajelor. Dacă angajaţii au fost implicaţi în testarea programelor informatice, aceasă pagină este locul cel mai bun prin care se pot culege informaţii relevante pentru depanarea lor.

VI.5. DocumentarePagina Documentare este destinată găzduirii hiper-legăturilor către toată documentaţia pe care departamentul Cercetare-Dezvoltare o poate pune la dispoziţie. Printre acestea se află în primul rând documentaţia produselor aflate în stadiu de dezvoltare. Deoarece conţine sau direcţionează navigarea spre foarte multe informaţii, pagina trebuie să fie bine organizată şi actualizată frecvent. Majoritatea firmelor posedă documentaţia concepută într-un editor de text şi elaborată apoi sub formă tipărită. Aşa cum s-a mai arătat, transformarea acestor documente încât să fie compatibile mediului intranet/Internet este relativ uşoară datorită faptului că majoritatea editoarelor de text actuale posedă funcţiile de conversie necesare. Este recomandată publicarea în format portabil (PDF). PostScript este o altă alternativă de distibuire online a documentelor.

VI.6. Specificaţii TehniceAceastă pagină detaliază specificaţiile tehnice ale proiectelor aflate în cercetare-dezvoltare. Ea vine în completarea catalogului online care oferă o vedere de ansamblu asupra produselor şi, câteodată, conţine chiar imagini sau schiţe ale acestora. Fără specificaţii tehnice bine documentate, angajaţii care lucrează la proiecte pot face erori care duc la pierderi de timp sau

16

Raport al testului în faza beta

Vă rugăm să trimiteţi raportul la adresa de mai jos:_____________________________________________________________________________________________________________________________

Cine a efectuat testul:Numele __________________Ocupaţia _________________Firma ____________________Adresa ___________________Tel/Fax __________________e-mail ____________________

Date despre sistem:Procesor: ______ Frecvenţă: _______ Producător: _______________Capacitate disc: __________ din care disponibil: ______ RAM: ____Sistem de operare: ___________________ Monitor: ______________

Descrierea sumară a problemei:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Descrierea erorii de programare:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Dacă efectul erorii este reproductibil, descrieţi metoda:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

de bani. Plasarea în intranet a specificaţiilor tehnice este de o importanţa extremă, iar actualizarea acesteia oferă un bun suport la utilizarea corectă a produselor.

VII.Imaginea grafică de ansamblu a site -ului Această pagină oferă posibilitatea navigării de la o secţiune la alta prin ceea ce utilizatorii mediului intranet/Internet numesc sitemap. În cazul paginilor Web, prin sitemap se înţelege o reprezentare grafică pe suprafaţa căreia se definesc zone active, care printr-un clic cu şoricelul în interiorul lor, ne conduc la pagini din structura site-ului propriu sau din site-uri diferite. Cea mai populară formă este cea de organigramă, însă există şi sub formă de hartă sau orice altă formă reprezentabilă grafic, lucru care depinde de imaginaţia celor care au conceput sau a celor care au "construit" site-ul.

În cazul unui site intranet se mai adaugă la toate cele menţionate şi facilităţi specifice. Între acestea, una dintre cele mai cunoscute este inserarea unui contor care înregistrează numărul de vizite. Complexitatea unui astfel de site poate fi oricât de mare, însă raţiuni de ordin economic şi managerial la care se adaugă detalii de ordin tehnic limitează de cele mai multe ori acest lucru.

Cele de mai sus se doresc a fi doar un ghid sumar al construcţiei unui site intranet. Cei cu adevărat interesaţi, vor găsi oricând pachete software performante şi resurse în domeniul programării computerelor, astfel încât ceea ce doresc să fie la înălţimea cerinţelor lor în materie de organizare internă a firmei în stilul de viaţă Web.

DICŢIONAR

ALFA (ALPHA): Faza iniţială (versiunea alfa) în care se încearcă elaborarea unui program pentru computer. Versiunea alfa este lansată în general cu scopul efectuării de teste dat fiind faptul că aceasta conţine multe deficienţe.

BETA: Program pentru computer aflat încă în perioada de dezvoltare. Versiunea beta a unui program este distribuită utilizatorilor pentru a obţine informaţii asupra utilităţii acestuia sau pentru depistarea eventualelor deficienţe (bug-uri). Versiunea beta este de fapt versiunea alfa a aceluiaşi program, însă mult îmbunătăţită, ceea ce înseamnă că cele mai multe deficienţe au fost înlăturate.

BROWSER: Pachet software (cunoscut mai ales sub numele de navigator) destinat citirii şi afişării textului, lucrărilor de grafică şi a altor informaţii multimedia. În mod uzual, browser-ul primeşte informaţiile pe care le va afişa scrise într-un limbaj numit HTML. Utilizarea unui browser pe un computer conectat la o reţea permite copierea şi afişarea fişierelor de pe alte computere. Browser-ele pot fi prevăzute cu facilităţi suplimentare precum cele de afişare a fişierelor video şi de redare a sunetelor. Cele mai multe navigatoare actuale au facilităţi de afişare grafică. Cele mai cunoscute şi utilizate browsere pentru PC-uri sunt Netscape Communicator şi Microsoft Internet Explorer. Altele navigatoare sunt: Hot Java Browser, Opera, Avant Browser şi Mozilla (Linux).

BUG: Deficienţă (de regulă neintenţionată) strecurată la scrierea unui program şi care cauzează funcţionarea lui defectuoasă. Detectarea porţiunilor defecte se face de regulă cu programe speciale de tip debugger; corectarea deficienţelor (bug-urilor) se face prin rescrierea porţiunilor respective de program.

CD-ROM: Compact Disk Read Only Memory. Disc din aluminiu învelit în material plastic destinat stocării unor date ce pot fi doar "citite" de către computer. Informaţiile pot fi scrise pe un CD-ROM folosind un aşa-numit CD Burner (înscriptor). Denumite şi discuri compacte, aceste medii de stocare au devenit foarte populare datorită capacităţii mari de înmagazinare a datelor – aproximativ 650MB. Există însă şi discuri compacte cu capacitatea de aproximativ 700MB.

17

CGI: Acronim pentru Common Gateway Interface. Standard de comunicare dezvoltat cu scopul de a permite serverelor http de a recepţiona şi procesa informaţiile navigatoarelor (browser-elor) Web. În mod uzual, informaţia afişată prin intermediul unui formular dintr-un navigator este trimisă prin acţionarea unui buton către server. Serverul "cheamă" programul CGI pantru a procesa acea informaţie. Numele programului CGI este livrat de către browser, este rulat pe server şi va returna rezultatul către browser de obicei prin intermediul unei pagini HTML. Un exemplu posibil este acela al completării unui formular afişat în browser, trimiterea formularului la server unde va fi procesat de către programul CGI. După determinarea corectitudinii răspunsurilor, o listă cu răspunsurile greşite sau considerate a fi incorecte ar putea apare pe ecranul monitorului. Programele CGI pot fi scrise în mai multe limbaje de programare, printre cele mai populare fiind Perl şi C.

DOWNLOAD: Copierea unuia sau a mai multor fişiere dintr-un computer aflat în reţea pe computerul propriu. Procesul de copiere este demarat de la computerul propriu.

DVD: Acronim de la Digital Versatile Disk. Discuri (asemănătoare cu cele compcate) de mare capacitate – aproximativ 4 GB. Se utilizează în special pentru stocarea filmelor şi a programelor multimedia cu multă grafică şi/sau secvenţe video.

FTP: File Transfer Protocol - protocol de transfer al fişierelor. Acest protocol permite vehicularea fişierelor de la un computer la un alt computer prin intermediul reţelelor. Un computer rulează programul numit ftp server ceea ce permite altor computere care rulează programul numit ftp client să facă transferul de fişiere (vezi download şi upload).

HTML: Hyper Text Markup Language – limbaj care constă într-o colecţie de comenzi care "modelează" un document în format Hyper Text. Comenzile sunt incluse în tag-uri (plasate între semnele < şi >). HTML poate fi interperetat de browsere şi este utilizat pentru redactarea documentelor plasate în Web. HTML ca de altfel şi multe alte limbaje există în mai multe versiuni.

HTTP: Acronim pentru Hyper Text Transport Protocol. Numele protocolului care permite transferul de informaţii (fişiere) în Web.

SEARCH ENGINE (maşină/motor de căutare): Program care rulează pe un server http cu scopul de a căuta informaţii cuprinse în baze de date. Informaţiile sunt trimise utilizatorilor interesaţi (care formulează cererile) şi se referă la conţinutul unor pagini Web.

PDF: Acronim pentru Portable Document Format. Format pentru fişiere dezvoltat de către firma Adobe. Documentele din aceste fişiere pot fi afişate în formatul în care au fost create, independent de platforma computerului (sistemul de operare) cu care se lucrează. Utilitarul de lucru se numeşte Acrobat. (http://www.adobe.com)

SERVER:1. Computer care permite altor computere să se conecteze la el în scopul de a-i accesa unele informaţii sau

resurse. Ideea de bază este aceea că se poate achiziţiona un computer central puternic şi bogat în resurse, deci scump, care este accesat de computere mai modeste şi deci mai ieftine. În acest fel şi informaţia poate fi păstrată pe computerul central fără a mai fi nevoie ca fiecare computer din reţea să aibă o copie.

2. Program destinat recepţionării cererilor de la computerele client (sau de la alte programe), procesării acestor cereri şi returnării informaţiilor dorite. Exemple de programe server sunt http şi ftp.

SHAREWARE: Software distribuit cu scop de reclamă sau/şi publicitate cu presupunerea că utilizatorii care doresc să continue folosirea acest program vor plăti preţul specificat în licenţa produsului. Autorul păstrează drepturile de copyright.

UPLOAD: Copierea unuia sau a mai multor fişiere aflate în computerul propriu pe un alt computer aflat în reţea. Ca şi în cazul download, procesul de copiere este demarat tot de la computerul propriu.

Liciniu-Alexandru KovácsUniversitatea "Babeş-Bolyai" Cluj-Napoca, Facultatea de Businesshttp://www.liciniu.ro

18