REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE …

of 27 /27
Termo-Service S.A. Nr.Reg.Com. J22/773/22.08.2001 C.U.I. RO14134878 Capital social 107.470,74 lei Cont BRD Iaşi RO36BRDE240SV72465032400 Aleea Grădinari, nr. 8 Tel: 0332.441.918 0232.218.253 Fax: 0232.212.230 [email protected] www.tsiasi.ro Aprobat de către Consiliului de Administrație al Societății, prin DECIZIA nr. 21/31.03.2021 REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE SOCIETATEA TERMO SERVICE S.A. IAȘI

Embed Size (px)

Transcript of REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE …

ROF 2021- martie.docAleea Grdinari, nr. 8 Tel: 0332.441.918 0232.218.253 Fax: 0232.212.230 [email protected] www.tsiasi.ro
Aprobat de ctre Consiliului de Administraie al Societii, prin DECIZIA nr. 21/31.03.2021
REGULAMENT DE
Cap. I
Prevederi generale Art.1 Societatea „Termo Service” S.A. Iai s-a înfiinat potrivit prevederilor Legii nr. 15/1990 i a
Legii nr. 31/1990 republicat privind societile comerciale, prin hotrârea nr.145/18.06.2001 emis de Consiliul Local al Municipiului Iai.
Art.2 Societatea „Termo Service“ S.A. Iai este persoan juridic, funcioneaz pe baz de gestiune economic i autonomie financiar i îi desfoar activitatea pe baza actului constitutiv, a legii i a prezentului Regulament.
Art.3 Societatea „Termo Service” S.A. Iai are sediul în municipiul Iai, Aleea Grdinari nr.8 PT2 Metalurgie.
Cap. II
Scopul i obiectul de activitate Art.4 Scopul societii îl constituie obinerea de beneficii, ca urmare a administrrii imobilelor ce
aparin Asociaiilor de proprietari/locatari, în baza contractelor de administrare încheiate cu acestea, prestri servicii, activiti de întreinere i reparaii în construcii i activiti comerciale.
Art.5 Societatea „Termo Service” S.A. Iai are ca obiect principal de activitate autorizat administrarea imobilelor pe baz de tarife sau contract i alte obiecte secundare autorizate conform legii.
Cap. III
Patrimoniul Art.6 În exercitarea dreptului de proprietate, posed, folosete i dispune de bunurile pe care le are
în patrimoniu în vederea realizrii obiectului de activitate. Art.7 Societatea „Termo Service” S.A. Iai poate efectua operaiuni de închiriere a bunurilor aflate
în patrimoniul societii.
Cap.IV Organele de conducere ale societii
Art.8 Adunarea Generala a Actionarilor (1)Adunarea Generala a Actionarilor este organul de conducere al Societatii Termo-Service S.A. care decide asupra activitatii acesteia si asupra politicii ei economice si comerciale. Reprezentanii Consiliului Local în adunarea general sunt numii pe o perioad de 4 ani. (2) Adunrile generale sunt ordinare i extraordinare i se vor ine la sediul societii i în locaia ce se va indica în convocare. Adunarea general ordinar se întrunete cel puin odat pe an, în cel mult 5 luni de la încheierea exerciiului financiar. În afar de dezbaterea altor probleme înscrise la ordinea de zi, adunarea general va lua hotrâri pentru: a)aprobarea sau modificarea situaiilor financiare anuale, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administraie i de auditorul financiar, i s fixeze dividendul; b)alegerea i revocarea membrilor consiliului de administraie i directorul general, s numeasc i s fixeze durata minim a contractului de audit financiar, precum i s revoce auditorul financiar; c)fixarea remuneraiei cuvenite pentru exerciiul în curs, membrilor consiliului de administraie, daca aceasta nu este prevzuta prin actul constitutiv;
2
d)analiza asupra gestiunii Consiliului de Administraie. e)stabilirea bugetului de venituri i cheltuieli i dup caz, programul de activitate, pe exerciiul financiar urmtor; f)gajarea, închirierea sau desfiinarea uneia sau a mai multor bunuri ale societii. g)decide aciunea în rspundere contra administratorilor, auditorilor financiari i directorilor, cu majoritatea prevzut de lege. Adunarea general extraordinar se întrunete ori de câte ori este necesar. În afar de dezbaterea altor probleme înscrise la ordinea de zi, adunarea general va lua hotrâri pentru: a) schimbarea formei juridice a societii; b) mutarea sediului societii; c) schimbarea obiectului de activitate al societii; d) înfiinarea sau desfiinarea unor sedii secundare:sucursale, agenii, reprezentane sau alte asemenea uniti fr personalitate juridic, dac prin actul constitutiv nu se prevede altfel; e) prelungirea duratei societii; f) majorarea capitalului social; g) reducerea capitalului social sau reîntregirea lui prin emisiunea de noi aciuni; h) fuziunea cu alte societi sau divizarea societii; i) dizolvarea anticipat a societii; j) conversia aciunilor nominative în aciuni la purttor sau a aciunilor la purttor în aciuni nominative; k) conversia aciunilor dintr-o categorie în cealalt; l) conversia unei categorii de obligaiuni în alta sau în aciuni; m) emisiunea de obligaiuni; n) oricare alt modificare a actului constitutiv sau oricare alt hotrâre pentru care este cerut aprobarea adunrii generale extraordinare. Art.9 Consiliul de administratie (1) Consiliul de Administraie este însrcinat cu îndeplinirea tuturor activitatilor necesare i utile pentru realizarea obiectului de activitate al societii, cu excepia celor rezervate de lege pentru Adunarea Generala a Actionarilor. (2) Consiliul de Administraie are urmtoarele competene de baz, care nu pot fi delegate directorilor: a)stabilirea direciilor principale de activitate i de dezvoltare ale societii; b)stabilirea politicilor contabile i de control financiar i aprobarea planificrii financiare; c)aprob structura organizatoric a societii i numrul de posturi. d)numirea i revocarea directorilor i stabilirea remuneraiei lor; e)supravegherea activitii directorilor; f) pregtirea raportului anual, organizarea adunrii generale a acionarilor i implementarea hotrârilor acesteia; g)introducerea cererii pentru deschiderea procedurii insolvenei societii, potrivit Legii nr. 85/2014 privind procedurile de prevenire a insolvenei i de insolven. h)atribuii primite de ctre Consiliul de Administraie din partea Adunrii Generale a Acionarilor. i)supune anual Adunrii Generale a Acionarilor, în termen de 60 de zile de la încheierea exerciiului economic financiar, raportul cu privire la activitatea societii, bilanul i contul de beneficii i pierderi pe anul precedent, precum i proiectul de program de activitate i proiectul de buget al societii pe anul în curs; (3) Consiliul de administraie prezint semestrial, în cadrul adunrii generale a acionarilor, un raport asupra activitii de administrare, care include i informaii referitoare la execuia contractelor de mandat ale directorilor, respectiv ale membrilor directoratului, detalii cu privire la activitile operaionale, la performanele financiare ale societii i la raportrile contabile semestriale ale societii. (4) Consiliul de administraie elaboreaz un raport anual privind activitatea societii, în luna mai a anului urmtor celui cu privire la care se raporteaz. Raportul se public pe pagina de internet societii.
3
(5) Consiliul de Administraie reprezint societatea prin preedintele su, cu excepia acelor atribuii delegate expres directorului general. (6) Consiliul de Administraie deleag directorului general atribuiile de conducere a societatii i puterea de a reprezenta societatea. Consiliul de administraie pstreaz atribuia de reprezentare a societatii în raporturile cu directorii. (7) Consiliul de Administraie înregistreaz la registrul comerului numele persoanelor împuternicite s reprezinte societatea. Acestea depun la registrul comerului specimene de semntur. (8) Membrii consiliului de administraie îi vor exercita mandatul cu pruden i diligena unui bun administrator. (9) Membrii consiliului de administraie îi vor exercita mandatul cu loialitate, în interesul societii. (10) Administratorii sunt rspunztori de îndeplinirea tuturor obligaiilor, conform legii. (11) Administratorii sunt solidar rspunztori cu predecesorii lor imediai dac, având cunotin de neregulile svârite de acetia, nu le comunic, dup caz, auditorilor interni i auditorului financiar. (13) În cadrul Consiliului de Administraie este constituie comitetul de audit cu urmatoarele atributii:
monitorizeaz procesul de raportare financiar; monitorizeaz eficacitatea sistemelor de control intern, de audit intern, dup caz i de
management al riscurilor din cadrul societii comerciale; monitorizeaz auditul statutar al situaiilor financiare anuale i al situaiilor financiare anuale
consolidate; verific i monitorizeaz independena auditorului statutar sau a firmei de audit i, în special,
prestarea de servicii suplimentare entitii auditate. avizeaza rapoartele financiare; avizeaza planul si rapoartele de audit; monitorizeaz auditul statutar al situaiilor financiare anuale i al situaiilor financiare anuale
consolidate; va intocmi rapoarte catre Consiliul de Administraie despre activitile Comitetului, aspecte
i recomandri asociate. va intocmi rapoarte anuale catre Adunarea Generala a Actionarilor privind activitatea
comitetului de audit. va aviza orice alte rapoarte pe care le emite compania care sunt legate de responsabilitile
Comitetului. Comitetul de audit poate formula recomandri adresate consiliului de administratie privind auditul intern si auditul statutar (14) În cadrul Consiliului de administraie este constituie comitetul de nominalizare i remunerare cu urmatoarele atributii:
formuleaz propuneri pentru funciile de administratori; elaboreaz i propune consiliului de administraie procedura de selecie a candidailor pentru
funciile de director; formuleaz propuneri privind remunerarea administratorilor i directorilor; în procesul de evaluare i selecie a administratorilor i directorilor, comitetul de
nominalizare poate fi asistat de un expert independent; elaboreaza recomandari privind nivelul componentei variabile a remuneratiei
administratorilor; recomanda consiliului de administraie candidaii propui pentru ocuparea posturilor vacante
de administrator; elaboreaz un raport anual cu privire la remuneraiile i alte avantaje acordate
administratorilor i directorilor, în cursul anului financiar. Raportul este prezentat adunrii generale a acionarilor i cuprinde cel puin informaii privind:
a)structura remuneraiei, cu explicarea ponderii componentei variabile i componentei fixe; b)criteriile de performan ce fundamenteaz componenta variabil a remuneraiei, raportul dintre performana realizat i remuneraie; c)considerentele ce justific orice schem de bonusuri anuale sau avantaje nebneti; d)eventualele scheme de pensii suplimentare sau anticipate;
4
e)informaii privind durata contractului, perioada de preaviz negociat, cuantumul daunelor-interese pentru revocare fr just cauz. Art.10 Directorul general Directorul General este numit de Consiliul de administraie i va fi rspunztor de administrarea operativ curent a Societii i alte responsabiliti similare care îi sunt delegate de Consiliul de Administraie periodic. Directorul General nu poate fi i Preedinte al Consiliului de Administraie al Societii. Directorul General reprezint Societatea în relaiile cu terii i poate delega puterea de reprezentare, prin procur special cu menionarea atribuiilor delegate i a duratei mandatului, cu condiia ca Directorul General s informeze Consiliul de Administraie. Specimenul de semntur al Directorului General va fi depus la Oficiul Registrului Comerului. Pentru luarea unor decizii complexe, Directorul General poate atrage, în activitatea de analiz, consilieri i consultani din diferite sectoare, urmând ca activitatea acestora s fie remunerat, conform legii.
Cap.V Structura organizatoric
Art.11 Structura organizatoric schematic a societii „Termo Service” S.A. Iai este cea prezentat în Organigrama aprobat. Componena compartimentelor funcionale este prevzut în Normativul de constituire a compartimentelor funcionale i de producie. Normativul de constituire a compartimentelor i de producie i Organigrama se aprob de Adunarea General a Acionarilor, conform art.16 alin.2 din Actul Constitutiv al societii.
Art.12 Stabilirea îndatoririlor i responsabilitilor personalului societii pe compartimente funcionale îi revine, conform art. 21 din Actul Constitutiv, Consiliului de Administraie.
Art.13 Compartimentele funcionale i de producie ale societii “Termo Service” S.A. sunt urmtoarele :
1. DIRECTOR GENERAL 2. CONTABIL EF 3. DIRECTOR PRODUCIE 4. SERVICIUL JURIDIC 5. SERVICIUL RESURSE UMANE I PROTECIA MUNCII 6. BIROUL CONTROL INTERN 7. COMPARTIMENTUL PROTECIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL 8. SERVICIUL ADMINISTRATIV I ACHIZIII 9. BIROUL INFORMATIZARE 10. BIROUL MARKETING I RELAII CU PUBLICUL 11. SERVICIUL CONTABILITATE FINANCIAR PREURI ASOCIAII 12. SERVICIUL CONTABILITATE FINANCIAR PREURI TERMO-SERVICE 13. SECIA ADMINISTRARE CLDIRI 14. SERVICIUL CURENIE IMOBILE I SPAII VERZI 15. SECIA ÎNTREINERE- REPARAII
Art.14 Atribuiile conducerii societii, ale compartimentelor funcionale i de producie sunt:
I. DIRECTORUL GENERAL Este membru al Consiliului de Administraie al societii i are în subordine toate
compartimentele funcionale i de producie. Atribuiile, competenele i responsabilitile Directorului General: conduce i controleaz întreaga activitate a societii, dispune msuri pentru pstrarea, protejarea i
dezvoltarea patrimoniului societii; reprezint societatea i rspunde de activitatea acesteia în faa organelor de control i organelor
judectoreti; reprezint interesele societii în relaiile cu ali ageni economici; emite decizii, dispoziii i note interne pentru reglementarea activitilor interne ale societii; stabilete structura organizatoric a societii i normativul de constituire a compartimentelor
5
funcionale i de producie, pe care le înainteaz spre aprobare Adunrii Generale a Acionarilor; numete i elibereaz din funcii efii compartimentelor, angajeaz i concediaz personalul, cu
respectarea legilor în vigoare; aprob fia postului pentru fiecare salariat i stabilete atribuiile concrete ale tuturor
compartimentelor; supune spre aprobarea Consiliului de Administraie Regulamentul de Organizare i Funcionare i
Regulamentul intern; emite decizii de sancionare a personalului care încalc prevederile legale sau sarcinile de serviciu i
ia msuri pentru recuperarea prejudiciilor materiale cauzate patrimoniului societii; negociaz i semneaz Contractul Colectiv de Munc cu reprezentanii salariaiilor i contractele
individuale de munc; desfoar activitatea de management în cadrul societii prin aplicarea metodelor de organizare i
conducere specifice economiei de pia; asigur continua îmbuntire a organizrii i functionrii tuturor sectoarelor de activitate, a folosirii
la maxim a capacitilor din patrimoniu pentru ridicarea calitii serviciilor prestate; urmrete folosirea raional a resurselor materiale i umane (utilaje, materiale, combustibili, energie
i for de munc) i stabileste msuri de îmbuntire a folosirii lor; asigur realizarea lucrrilor care se execut prin cooperare, cu respectarea programelor i graficelor
de cooperare, încheie acorduri i contracte de cooperare cu ali parteneri, privind prestrile de servicii i investiii asigurându-se condiiile materiale, financiare i umane necesare;
se preocup de elaborarea planurilor de investiii i dezvoltare, de finanare i creditare a acestora; aprob documentaiile tehnico-economice pentru investiiile proprii; aprob încheierea contractelor de execuie pentru lucrrile de investiii, finanarea lucrrilor,
realizarea acestora conform graficelor; organizeaz executarea unor lucrri de investiii, dezvoltri ori reparaii capitale în regie proprie
asigurând resursele necesare finanrii lor; solicit elaborarea de norme de consum i norme de stoc pentru materii prime, materiele, piese de
schimb, combustibili, ia msuri de preîntâmpinarea formrii de stocuri supranormative; aprob componena comisiei care va efectua recepia materiilor prime, materialelor, pieselor,asigur
depozitarea i conservarea în condiii corespunztoare a acestora; aprob selecionarea, angajarea i promovarea salariaiilor, potrivit cerinelor reale ale societii,
asigur evidena personalului, repartizarea i utilizarea judicioas a acestuia; stabilete necesarul, în perspectiv, pe meserii i specialiti i se preocup de perfecionarea
profesional a tuturor salariailor; solicit elaborarea de studii, documentaii i proiecte pentru diversificarea serviciilor; verific elaborarea proiectul bugetului de venituri i cheltuieli pe sectoare de productie i ansamblul
societii; efectueaz analize în vederea creterii eficienei mijloacelor fixe, precum i pentru acelerarea vitezei
de rotaie a mijloacelor circulante; ia msuri pentru întocmirea i executarea bugetului de venituri i cheltuieli, precum i pentru
efectuarea la termen i în cuantumul stabilit a vrsmintelor la buget; ia msuri pentru evitarea pierderilor de mijloace circulante, în special prin întrirea laturii preventive
a controlului; urmrete permanent utilizarea eficientã a creditelor acordate i se preocup de restituirea acestora la
termene scadente; asigur creterea resurselor financiare pentru desfurarea normal a activitii economice,
constituirea fondurilor proprii i meninerea echilibrului necesar între venituri i cheltuieli; analizeaz activitatea economico-financiar pe baz de bilan, stabilete msuri concrete pentru
îmbuntirea activitii economico-financiare; avizeaz preurile i tarifele practicate de societate în relaiile cu partenerii de afaceri (asociaiile de
proprietari, locatari, etc); asigur i rspunde de efectuarea corect i la timp a calculului drepturilor bneti ale salariailor; urmrete încasarea la timp a prestaiilor efectuate de societate, cât i decontarea obligatiilor societii
ctre teri, verific calcularea corect a penalitilor pentru neplata la termen a scadenelor; încheie contracte cu terii, pentru aciunile din sfera de activitate a societii, pentru care acioneaz i
rpspunde potrivit legii;
6
particip la toate audienele publice ale primarului i viceprimarilor, urmând ca problemele ivite s fie soluionate în mod eficient i într-un termen cât mai scurt, iar pentru cele care nu are soluii proprii s solicite sprijinul celorlalte societi din subordinea Municipiului Iai;
urmrete i rezolv problemele semnalate de mijloacele media; îndeplinete i alte sarcini i atributii primite prin hotrâri ale Adunrii Generale a Acionarilor sau
decizii ale Consiliului de Administraie.
II A TRIBUIILE CONDUCTORILOR DE STRUCTURI FUNCIONALE : În exercitarea atributiilor ce le revin, conducatorii de structuri functionale din cadrul societatii au, fara a se limita la acestea, urmatoarele atributii: stabilesc obiectivele specifice ale structurii pe care o conduc numai prin luarea in considerare a
ipotezelor sau premiselor acceptate prin consens de catre toti participantii la indeplinirea lor; identifica actiunile si activitatile pentru realizarea obiectivelor specifice; organizeaza, coordoneaza, indruma, analizeaza periodic si controleaza activitatea structurii din
subordine dispunand masurile legale care se impun in vederea cresterii eficientei, eficacitatii si economicitatii activitatii pe care o coordoneaza;
intocmesc fisa postului si raportul de evaluare pentru fiecare persoana aflata in subordine, in functie de realizarea obiectivelor individuale ale acesteia.
repartizeaza personalului din subordine sarcinile si lucrarile, sprijina personalul pentru elaborarea lucrarilor, raspund de solutiile date si de modul in care au fost respectate normele si procedurile de lucru;
stabilesc, dupa caz, prioritatea lucrarilor si termenele de realizare; urmaresc elaborarea corespunzatoare si la termenele stabilite a lucrarilor repartizate; elaboreaza procedurile care trebuie aplicate in cadrul structurilor funcionale pe care le coordoneaza
in vederea realizarii sarcinilor de serviciu in limita competentelor si responsabilitatilor specifice; identifica si evalueaza riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor specifice si stabilesc actiuni care
sa mentina riscurile in limitele acceptabile; monitorizeaza toate activitatile compartimentului pe care il coordoneaza, reevalueaza si inregistreaza
rezultatele, le compara cu indicatorii asociati obiectivele stabilite, identifica neconformitatile, initiaza corectii, actiuni corective sau preventive;
informeaza coducerea societii asupra rezultatelor verificarilor efectuate; participa la sedintele comisiilor din care fac parte; asigura aprobarea si transmiterea la termenele stabilite a informarilor sau rapoartelor referitoare la
progresele inregistrate cu privire la dezvoltarea sisitemului de control managerial, in raport cu programul adoptat, la nivelul structurii pe care o conduce.
realizeaza anual operatiuni de autoevaluare a subsitemului de control intern managerial
I. A. SERVICIU RESURSE UMANE I PROTECIA MUNCII Este subordonat direct Directorului general al societii. Are în componen: 1 post de ef serviciu 1 post inspector resurse umane 1 post analist sisteme salarizare 1 post responsabil control managerial Atribuiile, competenele i responsabilitile serviciului: a) în activitatea de personal i sisteme salarizare: elaborareaza si implementeaza politicile de resurse umane (recrutare,selectie, integrare,
dezvoltare, motivare si relatii de munca) care sa asigure societatii necesarul de personal corespunzator din punct de vedere cantitativ si calitativ;
identifica necesarul de personal si urmareste incadrarea pe functii in limitele cantitative si de competenta aprobate in organigrama si statul de functii ale societatii;
întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin Serviciului Resurse Umane;
elaboreaza organigrama si normativul de constituire a compartimentelor funcionale, realizate in baza planificarii resurselor umane si o supune spre aprobare AGA;
7
elaboreaza si actualizeaza Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare al Societatii Termo-Service S.A;
proiecteaza si reproiecteaza posturile functie de schimbarile organizatorice necesare pentru optimizarea activitatilor care se desfasoara la Societatii Termo-Service S.A.;
rspunde de întocmirea documentelor pentru încadrarea personalului conform legislatiei în vigoare;
rspunde de evidenta personalului încadrat i creaz banca specializat de date necesare; elaboreaz criterii de dimensionare a structurii organizatorice i a necesarului de personal; asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; întocmeste formele pentru încadrarea pe posturi i repartizeaz noi angajai, pe structuri
funcionale i urmrete integrarea lor; rspunde de organizarea i tinerea evidentei micrii personalului în cadrul societii; înregistreaza conform HG905/2017 datele de personal in Registrul general de evidenta a
salariatilor (REGES); elibereaza si vizeaza legitimatii de serviciu, elibereaz adeverine solicitate de salariai; coordoneaza si urmareste activitatea de programare a concediilor de odihna; întocmete documentaia necesar în vederea desfacerii contractelor de munc i aplicarea
sanciunilor disciplinare i materiale personalului angajat conform dispoziiilor Codului Muncii; asigur i rspunde de exactitatea i realitatea datelor din documentele privind elementele constitutive ale salariilor i alte drepturi de personal, pe care le prelucrez conform procedurilor i termenelor stabilite;
coordoneaza intocmirea si actualizarea fisele de post pentru salariatii din cadrul organizatiei; coordoneaza activitatea de evaluarea a personalului din cadrul organizatiei; întocmeste necesarul de instruire a resurselor umane si asigura participarea salariatilor la cursuri
de formare si perfectionare organizate de institutii abilitate functie de cerintele actuale si de perspectiva ale organizatiei;
întocmeste, supune spre aprobare si pastreza lucrarile privind mobilizarea la locul de munca; rspunde de încadrarea în numrul de posturi stabilite de conducerea societãtii în normativul de
constituire a compartimentelor funcionale i de producie i organigram; verific i întocmete formele legale de detaare, delegare, schimbarea locului de munc,
pensionare etc; rspunde de elaborarea Contractului Colectiv de Munc, înregistrarea la Inspectoratul Teritorial
de Munc i comunicarea acestuia tuturor salariailor; rspunde de organizarea de concursuri pentru încadrarea de personal, propune comisia, pentru
alegerea sau validarea celor promovai; controleaz respectarea programului de lucru de ctre angajai, urmrete meninerea unor relaii
normale de munc în cadrul societii; rspunde de stabilirea corect a drepturilor de vechime în muncã a personalului societii; participa la analizeaza evaluarea i cauzele accidentelor de munc i ale îmbolnavirilor
profesionale coordoneaz activitatea de evalure a tuturor angajailor; verific activitatea tuturor salariailor societii; coordoneaz i monitorizeaz implementarea i funcionarea Sistemului de Sntate i Securitate
în Munc întocmete împreun cu celelalte compartimente funcionale din unitate proiectul de msuri i
propuneri privind fondurile necesare pentru asigurarea respectrii dispoziiilor legale privind sntate i securitate în munc;
controleaz la toate locurile de munc aplicarea cu strictee a normelor privind sntatea i securitatea în munc;
primete i rezolv sesizrile, plângerile sau contestaiile salariaiilor cu privire la drepturile de personal.
elibereaz documentele aferente personalului existent i plecat; b) în activitatea de control intern managerial, împreun cu comisia de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern managerial
8
creeaza si implementeaza un sistem de control intern managerial in cadrul Societatii Termo-Service SA care sa asigure atingerea obiectivelor institutiei. activitatea Comisiei se desfasoara in conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finantelor
publice cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial.
modul de organizare si functionare a Comisiei de monitorizare,coordonare si indrumare metodologica a dezvoltarii sistemului de control intern /managerial se face in baza unui Regulament aprobat de conducerea societatii.
monitorizez îndeplinirea msurilor stabilite prin programul de îmbuntire a sistemului de control intern managerial
urmrete actualizarea documentelor sistemului de control intern managerial în conformitate cu legislaia în vigoare
menine i propune îmbuntirea sistemul de control managerial din cadrul societii; asigur componena de instruire în domeniul sistemului de control intern managerial în cadrul
societii; stabilete i dezvolt funciile sistemului de control intern managerial, în conformitate cu
standardele în vigoare; rspunde de stabilirea corect a documentelor care se întocmesc i de circuitul lor în cadrul
societii asigur comunicarea între diferite niveluri ierarhice i funcii în cadrul societii în privina
sistemului de control intern managerial adoptat; elaboreaz programul anual de îmbuntire a sistemului de control intern managerial i il
supune spre analiz i aprobare directorului societii; colaboreaz cu compartimentele funcionale i de producie din cadrul societii în vederea
întocmirii procedurilor i instruciunilor de lucru; ine evidena modificrilor i revizuirilor tuturor documentelor sistemului de control inten
managerial cât si a distribuiei acestora; urmrete respectarea msurilor i a termenelor prevzute în programul de îmbuntire a
sistemului de control intern managerial, face instruirea personalului pentru funcionarea sistemului de control intern managerial;
colaboreaz cu unitile similare societii, subordonate primriei i particip, cu acordul conducerii, la diferite instructaje, seminarii;
organizeaz i coordoneaz arhivarea documentaiei aferente sistemului de control intern, preocupându-se de pstrarea i conservarea ei în condiii corespunztoare, conform reglementrilor în vigoare;
rspunde de realizarea în termen a lucrrilor aferente activitilor atribuite compartimentului i de calitatea acestora;
rspunde de întocmirea/completarea rapoartelor i a drilor de seama statistice la termenele prevzute;
rspunde de cunoaterea misiunii i a obiectivelor strategice ale societii; urmareste cunoaterea i aplicarea procedurilor aprobate; d) în activitatea de prevenire i protecie, împreun cu structurile SSM, PSI i medicina muncii are urmtoarele atribuii: adopt soluii conforme normelor de protecie a muncii, standardelor de sntate i securitate a
muncii i reglementrilor specifice, prin a caror aplicare sa fie eliminate sau reduse la minimum riscurile de accidentare i îmbolnavire profesional a angajailor;
asigur instruirea i informarea personalului în probleme de protecia muncii, atât prin cele trei forme de instrucie (instructiv general, la locul de munc i periodic), cât i prin cursuri de perfecionare;
elaborarea tematicii pentru toate fazele de instruire, stabilirea periodicitii adecvate pentru fiecare loc de munc;
instruirea conductorilor locurilor de munc privind organizarea activitii de securitate,sntate în munc la nivel de societate;
9
asigur evaluarea riscurilor de accidentare i îmbolnavire profesional la locurile de munca, precum i reevaluarea riscurile ori de cate ori sunt modificate condiiile de munc i s propun msurile de prevenire corespunztoare, ce vor alctui programul anual de protecie a muncii: evaluarea riscurilor presupune identificarea factorilor de risc de accidentare i îmbolnvire profesional i stabilirea nivelului de risc pe loc de munc i unitate
particip la analiza i evaluarea cauzelor accidentelor de munca i ale îmbolnvirilor profesionale; elaboreaz, actualizeaz sau particip la elaborarea planului de prevenire i protecie; elaboreaz instructiuni proprii pentru completarea i/sau aplicarea reglementrilor de securitate i
sntate în munca, tinând seama de particularitile activitilor i a locurilor de munc ; întocmesc planul de aciune în caz de pericol grav i iminent; cerceteaz accidentele de munc ce au produs incapacitate temporar de munc; întocmesc listele cu posturile de lucru al crui personal necesit examene medicale suplimentare; stabilesc atribuiilor i rspunderilor în domeniul securitatii i sntii în munc, ce revin
lucrtorilor corespunztor funciilor exercitate, care se consemneaz în fia postului cu aprobarea angajatorului;
identificarea echipamentelor individuale de protecie necesare pentru posturile de lucru din societate i întocmirea necesarului de dotare a lucrtorilor cu echipament individual de protectie, conform HG 1048/2006 privind cerintele minime de securitate i sntate pentru utilizarea de catre lucrtori a echipamentelor individuale de protecie la locul de munc;
asigurarea materialelor i mijloacelor tehnice pentru informare i instruire (tematici, brouri, filme, materiale de propagand, videoproiector, camer video, calculator, etc.)
asigur funcionarea permanent i corect a sistemelor i dispozitivelor de protecie, a aparaturii de msur i control;
asigur i pentru salariaii cu contract individual de munc perioada determinat acelai nivel de protecie de care beneficiaz ceilali angajai ai societii;
întocmirea întregii documentaii cu privire la obtinerea avizelor, acordurilor i autorizaiilor de punere în practic a diferitelor activiti ale societii;
elaborarea sau participarea la elaborare a instruciunilor proprii de aprare împotriva incendiilor; evaluarea riscurilor de incendiu i stabilirea msurilor tehnice i organizatorice de aprare
împotriva incendiilor; prezint conducerii societii propuneri de reguli precise de acces in unitate, a personalului
propriu i a persoanelor din afara; rspunde de aplicarea strict a acestor reguli precum i de modul în care se asigur activitatea de
prevenire i stingere a incendiilor i îndeplinete cerinele prevzute de lege în acest domeniu; asigur instruirea, pregtirea i verificarea personalului încadrat, din punct de vedere PSI ; întocmirea documentelor de aprare împotriva incendiilor; rspunde de respectarea normelor P.S.I. de ctre toate seciile de producie; rspunde de luarea msurilor ce se impun pentru prevenirea producerii incendiilor la locurile de
munc periculoase, stabilind sarcini specifice pentru fiecare loc de munc cu pericol de incendii sau explozii;
face propuneri pentru constituirea comisiei tehnice P.S.I. la nivel de societate i tabilete regulamentul de funionare a comisiei tehnice;
face propuneri comisiei tehnice P.S.I privind dotarea locurilor de munc cu materialele i instalatii pentru stingerea incendiilor si limitarea efectelor acestora;
rspunde de întocmirea planului de evacuare în caz de incendiu, pentru toate cldirile i locurile aglomerate din cadrul societii;
Medicina muncii are urmatoarele atribuii: sa participe la evaluarea riscurilor privind imbolnavirile profesionale; sa monitorizeze starea de sanatate a angajatilor prin: • examene medicale la angajarea in munca; • examen medical de adaptare; • control medical periodic; • examen medical la reluarea activitatii;
10
sa indrume activitatea de reabilitare profesionala, reconversia profesionala, reorientarea profesionala in caz de accident de munca, boala profesionala, boala legata de profesie sau dupa afectiuni cronice;
sa comunice existenta riscului de imbolnavire profesionala catre toti factorii implicati in procesul muncii;
sa consilieze angajatorul privind adaptarea muncii si a locului de munca la caracteristicile psihofiziologice ale angajatilor;
sa consilieze angajatorul pentru fundamentarea strategiei de securitate si sanatate la locul de munca;
sa participe la sistemul informational national privind accidentele de munca si bolile profesionale.
I.B. BIROUL CONTROL INTERN Este subordonat direct Directorului general al societii; Are în componen: 1 post de ef birou 2 posturi economist 1 post de inginer 1 post jurist Atribuiile, competenele i responsabilitile biroului: Controlul intern este organizat in cadrul unui birou distinct care se subordoneaza Directorului General al societii i are, in principal, urmatoarele atributii, competente si resposabilitati:
a) în activitatea de control management financiar asigur desfurarea cu eficien i eficacitate a activitii de control managerial financiar în
cadrul societii, conform reglementrilor legale în domeniu i a cadrului procedural aferent; întocmesc programul/planul anual de activitate pentru CI; verific respectarea prevederilor legale i a reglementarilor interne cu privire la existena,
integritatea, pstrarea i utilizarea mijloacelor i resurselor, deinute cu orice titlu, i modul de reflectare a acestora în evidena contabil;
verific respectarea prevederilor legale în fundamentarea proiectului bugetului de venituri i cheltuieli al societii i execuia acestuia;
verific respectarea prevederilor legale i a reglementrilor interne cu privire la modul de efectuare a inventarierii anuale a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii;
verific respectarea prevederilor legale i a reglementrilor interne cu privire la încasrile i plile în lei i valut, de orice natur, în numerar sau prin virament pentru asociaiile de proprietari/locatari i ale societii comerciale;
verific respectarea prevederilor legale cu privire la înregistrarea în evidena contabil a operaiunilor economico – financiare;
verific respectarea prevederilor legale i a reglementrilor interne cu privire la întocmirea, circulaia, pstrarea i arhivarea documentelor primare, contabile i a celor tehnico-operative;
verific legalitatea din punct de vedere economic a documentaiei tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiii finanate din fonduri proprii;
verific organizarea contabilitii asociaiilor de locatari/proprietari aflate în administrarea societii;
verific modul de organizare i realizare a achiziiilor de bunuri i servicii; verific evidena formularelor cu regim special; asigur livrarea la timp a tuturor proceselor verbale de control/ rapoartelor rezultate în urma
desfurrii activitii de CI; monitorizeaz ducerea la îndeplinire a msurilor propuse prin procesele verbale de control; îndeplinete toate atribuiile necesare desfurrii, conform legii, a controlului financiar de
gestiune îndeplinete i alte sarcini i atributii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne întocmete rapoarte privind modul de aducere la îndeplinire a msurilor propuse i le transmite
conductorului societii; întocmete rapoartele anuale destinate conducerii privind stadiul de implementare a msurilor
propuse în urma controalelor efectuate. b) în activitatea de control management juridic
11
asigur desfurarea cu eficien i eficacitate a activitii de control managerial juridic din cadrul societii, conform reglementrilor legale în domeniu i a cadrului procedural aferent;
întocmete programul/planul anual de activitate pentru domeniu juridic; verific organizarea i inerea evidenei litigiilor civile i penale care implic asociaiile
administrate, în acord cu ariile de lucru stabilite prin fia postului pentru consierul juridic din cadrul Serviciului Juridic, respectiv AC-uri, litigiile CET, respectiv cele ce privesc raporturile contractuale ori de alt natur încheiate sau derulate cu furnizorii de servicii în numele Asociaiilor de proprietari i înregistrarea acestora în programul informatic termoservice asociaii v2 – Departament juridic;
verific întocmirea i susinerea tuturor cererilor i aciunilor necesare îndeplinirii oricrui act de procedur i exercitare a cilor de atac pentru recuperarea creanelor restante a membrilor asociaiilor, în acord cu ariile de lucru stabilite prin fia postului pentru consierul juridic din cadrul Serviciului Juridic i pentru aprarea intereselor asociaiilor în dosarele promovate de furnizorii si i înregistrarea acestora în programul informatic termoservice asociaii v2 – Departament juridic;
verific respectarea legalitii i disciplinei contractuale, a clauzelor contractuale privind conventiile de plat ealonate încheiate între memebrii asociaiilor i asociaiile de locatari/proprietari, precum i cele încheiate pentru chiriaii Municipiului Iai din imobilelele administrate în baza HCL nr. 245/2014;
verific evidena litigiilor civile i penale care implic chiriaii Municipiului Iai, în acord cu dispoziiile i rezoluiile date de conducerea societii ori venite din partea proprietarului bunurilor i înregistrarea acestora în programul informatic termoservice asociaii v2 – Departament juridic;
verific investirea cu formul definitiv a hotrîrilor pronunate împotriva unui membru al asociaiei i predarea acestora consilierului juridic, din cadrul serviciului cu atribuii de iniiere i urmrire a executrii silite i înregistrarea acestora în programul informatic termoservice asociaii v2 – Departament juridic;
verific urmrirea i depunerea diligenelor necesare pentru dobândirea personalitii juridice asociaiilor de locatari pentru dobândirea certificatului de înregistrare fiscal, pentru asociaiile administrate, în acord cu ariile de lucru stabilite de Serviciul Juridic, la solicitarea reprezentanilor legali ai asociaiilor i înregistrarea acestora în programul informatic termoservice asociaii v2 – Nomenclatoare;
verific efectuarea demersurilor necesare pentru înscrierea privilegiilor imobiliare cu rang prioritar în favoarea asociaiilor, la solicitarea reprezentantului legal al acestora, ridicarea încheierii de înscrisuri a privilegiilor emise de ctre OCPI Iai i înregistrarea acestora în programul informatic termoservice asociaii v2 – Departament juridic;
verific procedurile execuionale privind creditorii asociaiilor de proproetari i cauzele excepionale iniiate în contra S.C. Termo Service S.A. ori a Asociaiilor de proprietari;
verific soluionarea petiiilor, sesizrilor i adreselor repartizate Serviciului Juridic de ctre conducerea societii în termenul prevzut de legislaia în vigoare i documentele interne;
verific legalitatea contractelor economice, contractele de munc, decizii, dispoziii i note interne emise de conducerea societii, precum i alte documente care sunt emise de compartimentele funcionale i orice msuri care sunt de natur s angajeze rspunderea societii ori s aduc atingere drepturilor legitime ale acesteia i a personalului ei;
verific luarea de msuri legale pentru încasarea creanelor, prin obinerea titlurilor executorii; verific legalitatea din punct de vedere juridic a documentaiei tehnico-economice aferente
obiectivelor/proiectelor de investiii finanate din fonduri proprii; verific efectuarea demersurilor necesare pentru recuperarea debitelor înregistrate în evidena
financiar contabil a societii S.C. Termo Service S.A. la asociaiile de proprietari/locatari ce au încheiat relaiile contractuale;
verific efectuarea demersurilor necesare pentru recuperarea debitelor înregistrate în evidena financiar contabil a societii S.C. Termo Service S.A. la societile comerciale ce au încheiat relaiile contractuale.
îndeplinete toate atribuiile necesare desfurrii, conform legii, a controlului îndeplinete i alte sarcini i atributii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne c) în activitatea de control management tehnic
12
asigur desfurarea cu eficien i eficacitate a activitii de control managerial tehnic din cadrul societii, conform reglementrilor legale în domeniu i a cadrului procedural aferent;
întocmete programul/planul anual de activitate pentru domeniu tehnic; verific concordana dintre valoarea i termenele de execuie înregistrate în contractelor de
prestri servicii, precum i a actelor adiionale la acestea cu datele financiare i tehnice din devizele estimative;
verific termenele de execuie i valoarea din contractele de lucrri raportate la valoarea materialelor i manoperei din situaiile de lucrri pentru reparaii curente i capitale executate de formaiile de lucru, coraborat cu devizele estimative;
verific întocmirea corect a situaiilor de lucrri finale pentru reparaii curente i capitale executate de formaiile de lucru în ceea ce privete includerea serviciilor executate (manoper) i a materialelor conform normativelor legale coraborat cu procesele verbale de recepie;
verific soluionarea petiiilor, sesizrilor i adreselor repartizate Serviciului Întreinere Reparaii de ctre conducerea societii în termenul prevzut de legislaia în vigoare i documentele interne;
verific încadrarea orelor de manoper calculate în Situaiile de lucrri ( lucrri de reparaii curente i capitale) în orele lucrate efectiv de ctre personalul direct productiv din cadrul Serviciului Întreinere Reparaii pe formaii de lucru;
verific corelarea situaiilor de lucrri i a proceselor verbale de recepie în ceea ce privete încheierea datei executrii lucrrii, a întocmirii situaiei de lucrri i emiterii facturii fiscale.
verific activitatea formaiilor de lucru în ceea ce privete modul de repartizare a lucrrilor în curs de execuie conform planificrii efectuate zilnice, prin sondaj;
verific încadrarea preului de manoper pe fiecare serviciu efectuat în situaiile de lucrri coraborat cu preul manoperei aprobat de ctre Adunarea General a Acionarilor;
verific legalitatea din punct de vedere tehnic a documentaiei tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiii finanate din fonduri proprii;
verific întocmirea devizelor estimative conform normelor de lucru i antemsurtorilor; verific întocmirea fielor de inventariere tehnice periodice cu privire la starea cldirii i a
instalaiilor acesteia.
I.C. COMPARTIMENTUL PROTECIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL Este subordonat direct Directorului general al societii. Are în componen: - 1 post Responsabil cu protecia datelor cu caracter personal Atribuiile, competenele i responsabilitile compartimentului: informeaz i consilieaz conductorul instituiei, precum i a angajailor care se ocup de
prelucrarea datelor cu privire la obligaiile care le revin în temeiul Regulamentului UE nr. 679/2016 i a altor dispoziii de drept al Uniunii sau drept intern referitoare la protecia datelor;
monitorizeaz respectarea prevederilor Regulamentului UE nr.679/2016, a altor dispoziii de drept al Uniunii sau de drept intern referitoare la protecia datelor i a politicilor insituiei în ceea ce privete protecia datelor cu caracter personal, inclusiv alocarea responsabilitilor i aciunile de sensibilizare i de formare a personalului implicat în operaiunile de prelucrare, precum i auditurile aferente;
consiliaz la cerere în ceea ce privete evaluarea impactului asupra proteciei datelor i monitorizarea funcionrii acesteia, în conformitate cu articolul 35 din Regulamentul UE nr.679/2016;
este punct de contact pentru autoritatea de supraveghere privind aspectele legate de prelucrare, inclusiv consultarea prealabil menionat la articolul 36 din Regulamentul UE nr.679/2016, precum i, dac este cazul, consultarea cu privire la orice alt chestiune.
elaboreaz anual un raport al activitilor DPO; ofer consiliere la cerere în ceea ce privete evaluarea impactului asupra proteciei datelor
(DPIA) i s monitorizeze funcionarea acesteia; coopereaz cu autoritatea de supraveghere i s-i assume rolul de punct de contact pentru
autoritatea de supraveghere privind aspect legate de prelucrare, inclusiv consultarea prealabil precum i dac este cazul consultarea cu privire la orice alt chestiune;
elaboreaz inventare i deine un registru al operaiunilor de pelucrare pe baza informaiilor furnizate de diferitele departamente responsabile cu prelucrarea datelor cu caracter personal.
13
I. D. SERVICIUL JURIDIC Este subordonat direct Directorului general al societii. Are în componen: 1 post de ef serviciu 8 posturi de consilier juridic Atribuiile, competenele i responsabilitile serviciului: asigura cunoasterea si respectarea legii in cadrul societatii; reprezint interesele societii în faa instanelor judectoreti i ale altor organe de jurisdicie,
organelor de urmrire penal, precum i în raporturile cu persoane fizice sau juridice, pe baza delegaiei de reprezentare dat de conducerea societii; ofera consultaii cu caracter juridic în toate domeniile dreptului; redacteaza opinii juridice cu privire la aspecte legale ce privesc activitatea societatii; împreuna cu sefii structurilor functionale elaboreaza proiecte de contracte i negociaza clauzele
legale contractuale; întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
serviciului juridic; asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; reprezint, pe baza de delegatie, societatea in fata instantelor judecatoresti, parchetului, notarului
public si in alte raporturi cu persoane fizice si juridice; se îngrijete de verificarea, redactarea, avizarea i transmiterea tuturor documentelor procedurale,
în termenele legale, la instanele judectoreti sau altor instituii, dac este de competena sa; vizeaz de legalitate: contractele economice, contractele de munc, deciziile, dispoziiile i notele
interne emise de conducerea unitii i alte documente care sunt emise de compartiementele funcionale, precum i orice msuri care sunt de natur s angajeze rspunderea unitii ori s aduc atingere drepturilor legitime ale acesteia i a personalului ei;
rspunde de luarea de msuri legale pentru încasarea creanelor, prin obtinerea titlurilor executorii i sprijin executarea acestora;
primete actele ce reglementeaz legislaia în vigoare i informeaz compartimentele funcionale i seciile unitii, cu noile reglementri ce apar i ce prezint interes pentru compartimentele respective;
întocmete i vizeaz proiectele de hotrâri, ordine i instruciuni, precum i orice act cu caracter normativ ce vizeaz activitatea societii;
ine evidena actelor normative i rspunde de organizarea studierii tematice a prevederilor actelor normative de ctre personalul care are atribuii în aplicarea acestor prevederi;
acord servicii de consultan juridic de reprezentare în proceduri de judecat i de întocmire a documentaiei juridice;
asigur consilierea juridica i instruirea cu privire la aplicarea normelor juridice specifice pentru compartimentele funcionale din cadrul societatii;
îndeplinete alte sarcini, alte atribuii i lucrri, cu caracter juridic solicitate de conducerea societtii, Consiliul de Administratie sau Adunarea Generala a Actionarilor;
se preocup de întocmirea i transmiterea tuturor actelor procedurale i ine legtura cu executorii judectoreti pentru încasarea creanelor în cadrul executrilor silite;
urmrete lunar situaia debitorilor asociaiilor mai vechi de trei luni i întocmete cereri de chemare în judecat a acestora;
redacteaz, depune i susine orice act procedural necesar aprrii în instan a drepturilor i intereselor asociaiilor administrate;
verific periodic titlurile executorii obinute în cadrul procedurilor anterioare, în vederea începerii executrii silite;
asigur consilierea, formuleaz i verific documentaia necesar transformrii asociaiilor de locatari în asociaii de proprietari
14
particip la adunrile generale organizate de asociaiile administrate, prezint prevederile legislative în domeniu i ofer informaiile juridice solicitate de membrii asociaiei în legtur cu administaterea legal a asociaiei.
asigur aducerea la cunotina membrilor asociaiilor administrate modalitile legale de repartizare a cheltuielilor de întreinere pe listele de plat;
asigur consilierea membrilor asociaiilor administrate în vederea rezolvrii operative a tuturor problemelor sesizate i a modificrilor legislative specifice;
îndeplinete i alte sarcini i atributii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii, dispoziii sau note interne
I. E SERVICIUL ADMINISTRATIV I ACHIZIII Este subordonat Directorului general al societii. Are în componen: 1 post ef serviciu 1 post expert achiziii 1 post inginer 1 post tehnician(arhivar) 1 post tehnician merceolog 1 post magaziner 1 post funcionar administrativ 5 posturi ofer 5 posturi paznic Atribuiile, competenele i responsabilitile serviciului: a) în activitatea de achiziii: elaboreaz Programului anual al achiziiilor, pe baza necesitilor i prioritilor comunicate de
celelalte compartimente din cadrul societii; elaboreaz sau, dup caz coordoneaz activitatea de elaborare a documentaiei de atribuire ori, în
cazul organizrii unui concurs de soluii, a documentaiei de concurs; întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
serviciului administrativ i achiziii; asigurar publicarea în SICAP a anunurilor i a documentaiei de atribuire, respectând legislaia
specific; aplic i finalizeaz procedurile de atribuire a contractelor aa cum sunt acestea prevzute de
lege; face propuneri privind componena comisiei de evaluare a ofertelor; particip în comisiile de evaluare a ofertelor; urmrete i rspunde de realizarea acelor contracte care-i sunt repartizate spre monitorizare; particip la recepia utilajelor, echipamentelor i lucrrilor; elaboreaz i urmrete realizarea programului privind întreinerea, înlocuirea i dezvoltarea
activelor societii; constituie i pstreaz dosarul achiziiei publice; conduce întreaga eviden specific activitii, atât cea scriptic cât i cea informatizat pe
calculator în colaborare cu Biroul Informatizare; realizeaz orice alte atribuii dispuse de Directorul General în temeiul legii; b) în activitatea de paz: organizeaz paza obiectivelor, bunurilor i valorilor societii, conform dispoziiilor legale; organizeaz paza patrimoniului societii, conform planului de paz întocmit i aprobat de
conducerea societii cu avizul poliiei conform legii; asigur buna funcionare a sistemului de alarm împotriva efraciei în locurile de pstrare, depozitare i manipulare a bunurilor specifice (bani); efectueaz instructaj cu personalul de paz pentru însuirea cunotinelor legate de atribuiunile
de serviciu specifice activitii de paz i protecie cu verificarea cunotinelor;
15
propune conducerii societii, msuri pentru perfecionarea activitii de paz; întocmete planul de paz a obiectivelor, bunurilor i valorilor societii i obine aprobarea
Poliiei, conform dispoziiilor legale; asigur administrarea cldirilor societii; întreine i protejeaz patrimoniul societii, asigur ordinea,curenia, iluminatul, condiiile
igienico - sanitare, propunând reparaia capital sau demolarea celor care nu întrunesc condiiile de securitate a muncii;
organizeaz i asigur întreinerea cilor de acces din cadrul unitii, precum i marcarea i semnalizarea acestora conform normelor în vigoare;
asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; asigur baza material necesar activitii de protocol, prin comand la timp a acestora i
urmrirea aprovizionrii, conform legii; întreg personalul rspunde de aplicarea prevederilor legale în vigoare în domeniul su de
activitate; c) în activitatea de aprovizionare/administrativ: utilizeaz programul informatic privind aprovizionarea i gestiunea bunurilor; asigur aprovizionarea cu materii prime, materiale, combustibili, maini, utilaje, instalaii, piese
de schimb pe baza planului aprobat, a cror valoare nu depete pragul valoric prevzut de legislaia în vigoare pentru achiziiile directe;
urmrete valorificarea deeurilor rezultate în urma casrilor; prin procedura de achiziie - cumprare direct a necesarului de materiale, consumabile, piese de
schimb, tipizate, echipamente i materiale P.M. i P.S.I. etc, procedeaz la negocierea acestora,stabilete condiiile de livrare, face achiziia, cumprarea lor în urma analizei ofertelor, conform Legii i normelor în vigoare;
asigur transportul produselor de la furnizor pân la depozitele societii dac nu sunt alte prevederi contractuale în acest sens;
urmrete întocmirea corect a tuturor documentelor necesare achiziiei; organizeaz arhiva societii; întocmete nomenclatorul termenelor de pstrare a documentelor i transmite spre aprobare
conducerii societii; gestioneaz parcul de mijloace de transport i utilaje conform Normelor, Normativelor i Legilor
specifice în vigoare; asigur respectarea prevederilor legale privind asigurarea strii tehnice a autovehicolelor care
circul pe drumurile publice; asigur respectarea dispoziiilor legale în domeniul transporturilor auto; urmrete respectarea consumurilor specifice de carburani i lubrefiani, luând msuri
corespunztoare de încadrare în normele legale de consum; particip la recepionarea prelucrrilor de revizii i reparaii efectuate la mijloacele auto i utilaje; particip la recepia mainilor i utilajelor noi, asigurând rodajul prevzut de norme i punerea lor
în funciune; întocmete documentaiile necesare pentru:
înscrierea mijloacelor auto în evidena circulaiei; radierea mijloacelor auto din evidena circulaiei; propune i urmrete casarea mijloacelor auto cu durata normal depit;
întocmete documentaiile pentru plata asigurrii (efectul legii) a parcului auto, autospeciale i autoutilaje;
urmrete i verific actele de eviden, corelare numr inventar cu numr circulaie (dup caz) i inerea lor la zi;
rspunde de înscrierea în circulaie a autovehicolelor i autoutilajelor întocmete cartea de identitate a autovehicolului la Registrul Auto Român; plata taxelor fiscale i taxelor privind asigurarea obligatorie;
16
completeaza fia de înscriere în circulaie i depunerea actelor doveditoare a proprietii la Poliie i obinerea normelor de circulaie i a certificatului de înmatriculare a autovehicolului;
stabilete consumurile de combustibili i lubrifiani pentru mijloacele fixe, altele decât în normative sau pe care intreprinderea productoare nu le-a stabilit;
rspunde de planificarea i coordonarea activitii administrative, supravegherea utilizrii raionale a resurselor, asigurarea finalizrii concrete a planurilor de investiii i aprovizionarea cu mrfurile/echipamentele/aparatele comandate.
rspunde de evidenta mijloacelor fixe si obiectelor de inventar distribuite personalului din cadrul unitii, urmând ca acestea s fie folosite raional i s fie în stare de functionare i pstrare în mod corespunztor;
asigur i rspunde de repararea i întreinerea aparaturii de birotic, propunând încheierea de contracte de service, în concordan cu dipoziiile legale;
rspunde de respectarea reglementrilor legale, referitoare la confecionarea, pstrarea i folosirea în cadrul unitii a stampilelor i sigiliilor;
rspunde de materialele din gestiune; rspunde de baza tehnico – material, necesar bunei funcionri a activitii unitii; organizeaz, rspunde i particip la receptia calitativ i cantitativ a materialelor, materiilor
prime, piese de schimb, carburani i lubrefiani, în care sens face propuneri privind componena comisiilor;
propune casri de materiale, piese de schimb etc. pe care le prezint spre aprobare, potrivit reglementãrilor legale în vigoare;
particip la întocmirea programului financiar privind cheltuielile administrativ – gospodreti ale societii;
rspunde de depozitarea în condiii optime a materialelor; rspunde de întocmirea corect a documentelor justificative în vederea recepionrii materialelor:
note de recepie i constatare de diferene, bonuri de consum, aviz de însotire a mrfii; rspunde de efectuarea punctajului între depozit i serviciul de contabilitate; rspunde de organizarea serviciilor de închiriere a mijloacelor de transport sau a utilajelor; asigur i rspunde de buna funcionare a autoturismelor ce aparin societii; rspunde de organizarea serviciilor de cumprare a proprietilor imobiliare; rspunde de organizarea serviciilor de intermediere pentru cumprarea – vânzarea sau închirierea
terenurilor, ca i pentru cumprarea – vânzarea imobilelor sau închirierea imobilelor sau prilor din imobile;
I.F. BIROUL INFORMATIZARE Este subordonat Directorului general al societii. Are în componen: 1 post ef birou 4 posturi specialist reea calculatoare 1 post operator calculator Atribuiile, competenele i responsabilitile biroului: administreaza sistemul integrat de tip ERP – TsAsociaii, ver. 2; defineste si implementeaza proceduri i instruciuni de lucru specifice activitii de informatizare,
a lucrului cu echipamentele IT, securitatea datelor, etc.; coordoneaz activitatea de instruire a personalului în utilizarea tehnicii de calcul i al aplicaiilor
informatice ; asigur legtura cu partenerii furnizori de echipamente de calcul i de produse program; coordoneaz testarea aplicaiilor informatice din punct de vedere funcional (la nivel informatic)
i colaboreaz cu celelalte departamente din instituie pentru exploatarea aplicaiilor software integrate implementate ;
coordoneaz activitatea de administrare baze de date i reea, depanare i întreinere echipamente IT ;
coordoneaz activitatea de service calculatoare i imprimante ale unitatii ;
17
analizeaz situaia tehnicii de calcul i elaboreaz proiectul de ansamblu i proiectul tehnic în vederea îmbuntirii reelei informatice existente ;
asigur instruirea personalului în utilizarea aplicaiilor de baz i a perifericelor în reea, întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
biroului informatizare; rspunde de îndrumarea noilor angajai la începutul activitii; propune spre achiziie componente, periferice alte elemente de tehnic de calcul pe care le consider necesare pentru buna desfurare a activitii; supervizeaz implementarea aplicaiilor soft in cadrul unitatii i coordoneaz activitatea
utilizatorilor; particip la organizarea evidenei produselor software de baz instalate, ine evidena licenelor
alocate, stabilete graficul de actualizare a sistemelor de operare i pachetelor de programe; realizeaz instalarea i dezinstalarea software-ului, altul decât software-ul de baz; particip cu informaii tehnice specifice la licitaii i încheierea unor contracte necesare pentru realizarea lucrrilor legate de sistemul informatic, lucrri care nu se pot face cu surse proprii (ex.
service imprimante postgaranie, extinderea reea de calculatoare, etc.); stabilete normele de utilizare a tehnicii de calcul i comunicaii i a aplicaiilor, urmrind s
asigure securitatea reelei locale i a datelor; formuleaz propuneri privind realizarea de noi aplicaii necesare activitii; administreaz i întreine reeaua de calculatoare i bazele de date; - Asigur întreinerea i schimbarea consumabilelor pentru imprimante; - Asigurarea întreinerii soft a tehnicii de calcul, pentru produsele soft ce nu fac parte din categoria soft-ului de baz; efectueaza salvri de date i restaurarea datelor; administreaza utilizatorii reelei informatice prin acordarea accesului la resurse, crearea i
întreinerea conturilor de utilizator, definirea politicii de reea; instaleaza i configureaza aplicaii software; asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine;
I. G. BIROUL MARKETING I RELATII CU PUBLICUL Este subordonat Directorului general al societatii. Are în componen: 1 post ef birou 1 post sociolog 2 posturi referent marketing Atribuiile, competenele i responsabilitile biroului: elaboreaz strategii eficiente de marketing i asigur implementarea acestora cu succes; realizeaz studii de marketing, reclame i promoveaz serviciile oferite clientilor pentru
obinerea de profituri i castigarea unei cote cat mai mari pe piata; asigur strângerea de informaii privind performanele serviciului oferit, precum i problemele i
ocaziile care apar pe pia; întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
biroului marketing; asigur iniierea aciunilor de îmbuntire a serviciului pentru a-l face s satisfac nevoile, în
continu schimbare din pia; asigur elaborarea de planuri pe termen lung i planuri anuale, analizând ce tendine se manifest
i ce servicii trebuie s ofere societatea; asigur coordonarea activitilor interne de marketing ale societii i realizarea coordonrii
dintre funcia de marketing i cea de finanare, producie i celelalte funcii ale firmei în interesul clienilor;
asigur legtura între mass-media i conducerea societii; declaraiile publice i în mass-media vor fi avizate în prealabil de conductorul societii;
asigur legtura între compartimentele funcionale ale societii i persoanele fizice sau juridice interesate în legtur cu realizarea obiectului de activitate al societii;
18
asigur realizarea i distribuirea materialelor publicitare; realizeaz mesaje publicitare pentru mass-media; asigur servicii de informare la domiciliul locatarilor sau agentilor economici cu care societatea
are încheiate contracte de administrare sau convenii; asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; îndeplinete i alte sarcini i atributii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne.
II. Contabil ef Este subordonat Directorului General al societii. În subordinea sa se afl Serviciul Contabilitate Finaciar Preuri Termo-Service i Serviciul Contabilitate Finaciar Preuri Asociaii; Atribuiile, competenele i responsabilitile Contabilului ef: a) în contabilitatea societii: organizeaz, îndrum, verific i rspunde de desfaurarea în mod eficient a activitii în
compartimentele din subordine; prezint, la cerere, directorului general informri, rapoarte i situaii privind activitile
desfurate de compartimentele din subordine i rezultatele obinute de acestea, pe perioade calendaristice;
întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin contabilului ef;
în cadrul competenelor funciei d dispoziii clare i precise, asigur condiile necesare pentru executarea lor i controleaz periodic modul cum sunt duse la îndeplinire;
verific i controleaz respectarea programului de lucru i a atribuiilor funcionale de ctre toi salariaii din subordine;
organizeaz, îndrum, conduce, controleaz i rspunde de desfurarea în mod eficient a activittii financiar-contabile a societii în conformitate cu dispoziiile legale în vigoare;
asigur, organizarea i gestionarea în mod eficient a integritii întregului patrimoniu al societii în conformitate cu dispozitiile legale în vigoare i normele sau reglementrile interne ale societii;
organizeaz i coordoneaz contabilitatea operaiilor de capital, contabilitatea imobilizarilor, contabilitatea stocurilor, contabilitatea terilor, contabilitatea trezoreriei, contabilitatea cheltuielilor, veniturilor i rezultatelor, contabilitatea angajamentelor i altor elemente patrimoniale, contabilitatea de gestiune în conformitate cu legislaia în vigoare;
urmrete respectarea principiilor contabile i ale evalurii patrimoniului (prudenei, permanenei metodelor, continuitii activitii, independenei exercitiului, intangibilitii bilanului de deschidere, necompensrii);
organizeaz i coordoneaz controlul financiar preventiv, stabilind operaiunile i documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum i persoanele care exercit acest control;
rspunde de întocmirea proiectului bugetului de venituri si cheltuieli ale societii; rspunde de defalcarea indicatorilor financiari aprobai pe sectoare de productie, asigurând încadrarea
în acetia i ealonarea lor pe trimestre, în corelare cu celelalte seciuni de program; rspunde de consemnarea corect i la timp, în scris, în momentul efecturii ei, în documente
justificative a oricrei operaii care afecteaz patrimoniul societii i de înregistrarea cronologic i sistematic în evidena contabil a documentelor justificative în conformitate cu prevederile legale în vigoare;
rspunde de efectuarea inventarierii generale a patrimoniului la începutul activitii, cel putin odata pe an, pe parcursul funcionrii sale, în orice situaie prevazut de lege i de câte ori directorul general al societii o cere;
organizeaz i particip i rspunde de întocmirea lucrrilor de închidere a exerciiului financiar- contabil, la operaunile de inventariere a patrimoniului urmrind modul de valorificare a rezultatelor inventarierii;
rspunde de evidena formularelor cu regim special; organizeaz controlul asupra operaiilor patrimoniale; rspunde de respectarea disciplinei de cas, a regulamentului operaional de cas i a celorlalte
dispozitii privind operatiunile cu numerar, efectuând personal sau prin alt persoan împuternicit, cel 19
puin lunar i inopinant controlul casieriei, atât sub aspectul existentei faptice a valorilor bneti cât i sub aspectul securitii acestora;
asigur i rspunde îndeplinirea la termen a obligaiilor societii fa de bugetul statului i terti în conformitate cu dispozitiile legale în vigoare;
supervizeaz implementarea procedurilor de contabilitate cu ajutorul programului informaional; supravegheaz reconcilierea i închiderea conturilor; asigur i rspunde de elaborarea balanei de verificare la termenele stabilite de legislaia în vigoare; efectueaz analiza financiar contabil pe baza de bilan, pe care o prezint Consiliului de
Administraie, respectiv Adunrii Generale a Asociailor; este consultat de catre entitile funcionale ale societii în legatur cu problemele referitoare la
activitatea serviciului; este consultat de catre conducerea societii în probleme care sunt de competena sa; vizeaz lucrri pe probleme de contabilitate a stocurilor, de urmrire, evidena, decontri, cheltuieli-
venituri, bilan, analize de sistem, tehnica de calcul; particip la susinerea i discutarea lucrrilor elaborate în cadrul serviciului; reprezint societatea în cazurile încredinate prin delegare; rspunde de eficiena i calitatea lucrrilor executate în cadrul serviciului la termenele stabilite prin
reglementari interne sau prin alte acte normative; rspunde de buna pregtire profesional a salariailor din subordine i propune msuri pentru
perfecionarea cunotinelor acestora; rspunde de respectarea programului de lucru i a disciplinei muncii în cadrul serviciului pe care îl
coordoneaz; rspunde de îndeplinirea oricror altor sarcini prevzute de Legea contabilitii 82/1991 modificat,
de regulamentul de aplicare a acesteia, precum i de celelalte reglementari legale în vigoare, pe linie economic i financiar-contabil;
rspunde disciplinar, civil, material i penal, pentru pagubele provocate unitii prin executarea defectuoas a atribuiilor sau prin neexecutarea acestora.
asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; b) în contabilitatea asociaiilor de locatari/proprietari administrate de societate: organizeaz contabilitatea asociaiilor de locatari/proprietari aflate în administrarea societii conform
OMF 1969/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii în partid simpl de ctre persoanele juridice fr scop lucrativ;
asigur verificarea situaiei financiare i preluarea în administrare a unei asociaii precum i întocmirea situaiei Soldurilor Elementelor de Activ i Pasiv, a Protocolului de predare din administrare a asociaiilor care au renunat la contractul de administrare cu societatea i corespondena cu furnizorii;
înregistreaz facturile, refuzurile la facturi, pli, ajutoare de cldur, asigur întocmirea registrelor contabile obligatorii, balane, raportri, corespondene cu furnizori, verific registrele de cas conform Decretului 209/1976;
verific corespondena dintre facturile înregistrate în contabilitatea asociaiilor (pasiv) i cele puse pe listele de plat (activ) i rezolv diferenele împreun cu administratorii;
coordoneaz, verific i rspunde de efectuarea lunar a punctajul soldurilor cu toi furnizorii asociaiilor;
asigur întocmirea lunar a situaiei Soldurilor Elementelor de Activ i Pasiv, inventarierea anual a soldurilor de creane i datorii cu furnizorii;
a) pe linia controlului financiar preventiv rãspunde pentru : încheierea contractelor cu partenerii de afaceri, din punct de vedere economic; încasrile i plile de orice natur efectuate în numerar sau prin banc cu persoane fizice sau juridice; trecerea pe cheltuieli a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social; evidenierea separat a documentelor referitoare la operaiuni supuse controlului financiar preventiv
i care nu au fost vizate i nu pot fi înregistrate în contabilitate; îndeplinete i alte sarcini i atributii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne, în limita competenelor profesionale
20
II.A. SERVICIUL CONTABILITATE FINANCIAR PREURI TERMO-SERVICE Este subordonat Contabilului ef al societii. Are în componen: 1 post ef serviciu 5 posturi economist 30 posturi casier Atributiile, competentele si responsabilitatile serviciului: asigur organizarea i funcionarea în bune condiii a evidenei patrimoniale din societate, rspunde
de înregistrrile obiectelor din patrimoniu; întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
serviciului contabilitate financiar preuri termo-service; stabilete i propune, dup caz, trecerea pe seama costurilor de producie sau de circulaie, a lipsurilor
de valori constatate; face propuneri de imputare persoanelor fizice vinovate, în cazul lipsurilor constatate cu ocazia
inventarierilor; scade din gestiune, unele pagube constate în conditiile stabilite de dispozitiile legale în vigoare; rspunde de evidena debitelor, de orice natur i urmrete recuperarea lor în vederea reântregirii
patrimoniului; rspunde de plata investiiilor pe etape, înregistrarea acestora în evidenta contabil i preluarea lor în
patrimoniu; rspunde de determinarea volumului veniturilor ce trebuiesc virate la buget conform reglementãrilor
legale în vigoare; rspunde de întocmirea bilanului contabil la termenele stabilite de ctre organele cu competene în
domeniu; rspunde de pstrarea documentelor justificative care stau la baza înregistrrilor contabile; rspunde, centralizeaz i urmrete trecerea pe costuri a amortismentelor mijloacelor fixe din
patrimoniul societii; urmrete i rspunde de realizarea ritmic a programului de încasare; urmrete i rspunde de recuperarea cheltuielilor de la beneficiarii ru platnici întocmind formele
cerute de legislaia în vigoare, în colaborare cu compartimentul juridic; analizeaz i stabilete soldurile lunare, trimestriale i anuale, luând msuri operative pentru
lichidarea debitelor restante, informând conducerea societii periodic asupra stadiului încasrilor; întocmete situaiile privind necesarul de mijloace circulante care s conduc la buna desfurare a
activitii, solicitând pe aceast baz credite de la bnci; întocmete documentaia necesar pentru solicitrile de credite pentru investiii i producie, pe care
le înainteazã bncii finanatoare; rspunde de respectarea disciplinei de cas, privind operaiunile de plti si încasri, precum i
operaiunile efectuate prin conturile bancare; rspunde de îndeplinirea programului financiar pe societate; rspunde pentru diminuarea i eliminarea imobilizrilor financiare ale societii; urmrete i rspunde permanent modul de desfurare în cadrul societii a operaiunilor de
decontare cu furnizorii i beneficiarii i stabilete împreun cu bncile, msuri corespunztoare pentru încasarea într-un termen cât mai scurt a contravalorii lucrrilor executate sau a serviciilor prestate;
asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; pe linia încasri: încasarea contravalorii cheltuielilor de întreinere cu ajutorul programului informatic integrat; întocmirea chitanelor prin scrierea lizibila i în concordan cu sumele încasate i eliberarea
chitanelor; întocmirea corect, conform instruciunilor de lucru, a chitanelor eliberate informatic; înregistrarea corect a indexului apometrelor individuale, primite de la locatari; înregistrarea modificrilor datelor din listele de plat (modificri proprietari, chiriai) în baza
documentelor vizate de administratorul de zon sau de serviciul juridic. asigur introducerea zilnic a chitanelor eliberate pentru încasrile cheltuielilor de întreinere, în
vederea intocmirii registrelor de cas i a monetarelor;
21
asigur operarea lunar a modificrilor privind numrul de persoane pe baza documentului prezentat de ctre administrator;
asigur introducerea pe listele de plata a lucrrilor executate de echipele de intervenie i teri a facturilor de prestri servicii etc.;
asigur emiterea lunar a listelor de plat, verificându-se corectitudinea acestora cu facturile de la furnizori;
asigur lunar listele individuale privind cheltuielile de întreinere; asigur formulare pentru modificri numr de persoane, indeci repartitoare individuale de costuri i
alte documentaii; asigur documentaia necesar întocmirii protocoalelor de predare-primire catre Asociaiile de
locatari/proprietari asigur corecia eventualelor erori din chitane în conformitate cu procedura aprobat. asigur inventarierea i arhivarea documentaiei scrise care st la baza emiterii listelor de plat d relaii clienilor cu privire la cheltuielile înscrise pe listele de plat îndeplinete i alte sarcini i atributii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne.rspunde de încasarea corect a sumelor de bani de la beneficiarii lucrrilor i serviciilor;
în activitatea de salarizare: rspunde de întocmirea statului de plat a drepturilor salariale în concordant cu structura
organizatoric i numrul de posturi aprobat de ctre Adunarea Generala a Acionarilor; rspunde de stabilirea corect a drepturilor de concediu de odihn, urmrete planificarea i
efectuarea concediilor de odihn; rspunde de urmrirea modului de aplicare a tuturor elementelor sistemului de salarizare stabilit prin
Contractul colectiv de munc; asigur i rspunde de exactitatea i realitatea datelor din documentele primare privind elementele
constitutive ale salariilor i alte drepturi de personal, pe care le prelucrez conform procedurilor i termenelor stabilite;
ine evidenta efectuarii concediilor de odihna; completeaza certificatele medicale cu datele ramase pentru angajator si tine evidenta numarului de
zile de concediu medical; stabileste, functie de numarul de zile lucratoare, cuantumul de plata, functie de baza de calcul, a
concediilor medicale; întocmeste dosarele pentru fisele fiscale pentru fiecare salariat si actualizeaza anual documentele
persoanelor aflate in intretinerea angajatilor unitatii; ine evidenta cardurilor si relatia cu bncile; întocmeste si transmite fisierele cu salariile catre bnci; verifica listele de premii si intocmeste statele de plata; întocmeste lunar declaratia unica privind plata contributiilor la bugetul de stat (dec. 112); întocmeste dosarele pentru deducerea personala; verifica si opereaza retinerile primite pe statele de plata; elibereaza diverse tipuri de adeverinte solicitate de catre personalul angajat al societii; întocmeste lunar situatia pentru Directia Judeteana de Statistica privind castigul salarial mediu
brut,precum si situatii trimestriale,anuale privind numarul mediu de salariati , numarul de ore lucrate si fondul de salarii.
întocmeste statele de plata cu tichetele de masa ce revin fiecarui angajat; întocmeste statele de plata privind ajutoare materiale/premii acordate conform legii i contractului
colectiv de munc; solicita de la Casa de Sanatate sumele platite pentru concediile medicale care se recupereaza din
fondul national unic de asigurari sociale de sanatate solicita la Casa de pensii sumele aferente concediilor medicale pentru accidente de munca primete i rezolv sesizrile, plângerile sau contestaiile salariaiilor cu privire la drepturile de
personal. elibereaz documentele aferente personalului existent i plecat se asigur ca toate impozitele i contribuiile aferente salariilor sunt calculate, declarate i virate în
termenele legale
22
rspunde de întocmirea statelor de plat i a tuturor documentelor aferente indemnizaiilor pltite în cadrul asociaiilor administrate.
II.B. SERVICIUL CONTABILITATE FINANCIAR PREURI ASOCIAII Este subordonat Contabil ef al societii. Are în componen: 1 post ef serviciu 9 posturi economist 5 posturi operator calcul Atributiile, competentele si responsabilitatile serviciului: efectueaz formalitile economice necesare în angajarea contractelor cu furnizorii de utiliti,
servicii, lucrri pentru asociaiile aflate în administrarea societii; întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
serviciului contabilitate financiar preuri asociaii; asigur predarea/primirea în timp util a tuturor datelor necesare întocmirii corecte a listelor de
plat; efectueaz înregistrrile necesare întocmirii listelor lunare de plat; asigur întocmirea listelor de plat în conformitate cu legislaia în vigoare; asigur, verific i rspunde de inerea contabilittii asociaiilor de locatari/proprietari aflate în
administrarea societii, conform OMF 1969/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii în partid simpl de ctre persoanele fr scop lucrativ;
asigur verificarea situaiei financiare i preluarea în administrare a unei asociaii precum i întocmirea situaiei Soldurilor Elementelor de Activ i Pasiv, a Protocolului de predare din administrare a asociaiilor care au renunat la contractul de administrare cu societatea i corespondena cu furnizorii conform procedurii din Manualul Calitii;
înregistreaz facturile, refuzurile la facturi, pli, întocmete registrele contabile obligatorii, întocmete raportri, asigur corespondena cu furnizorii, asigur verificarea registrelor de cas conform Decretului 209/1976;
verific facturile introduse pe listele de plat; urmrete i rezolv notificri primite de la furnizorii de utiliti ai asociaiilor administrate întocmirea lunar a situaiei soldurilor elementelor de Activ/Pasiv i depunerea semestrial a
acesteia la compartimentele acreditate din cadrul Primrie, realizeaz, verific i rspunde de efectuarea lunar a punctajului soldurilor cu toi furnizorii
asociaiilor îndeplinete i alte sarcini i atribuii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne. asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine;
III. DIRECTORUL DE PRODUCIE Este subordonat Directorului General al societii. În subordinea sa se afl Secia Administrare Cldiri, Serviciul Curenie Imobile i Spaii Verzi i Secia de Intreinere i Reparaii. Atribuiile, competenele i responsabilitile Directorului de producie: organizeaz, îndrum, verific i rspunde de desfaurarea în mod eficient a activitii în
compartimentele din subordine; întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin
directorului de producie; prezint, la cerere, directorului general informri, rapoarte i situaii privind activitile
desfurate de compartimentele din subordine i rezultatele obinute de acestea, pe perioade calendaristice;
23
în cadrul competenelor funciei d dispoziii clare i precise, asigur condiile necesare pentru executarea lor i controleaz periodic modul cum sunt duse la îndeplinire;
verific i controleaz respectarea programului de lucru i a atribuiilor funcionale de ctre toi salariaii din subordine;
planific, coordoneaz, verific i rspunde de activitatea Seciei de Adminstrare Cldiri, Serviciului Curenie Imobile i Spaii verzi i a Seciei de Întreinere i Reparaii;
urmrete desfurarea contractelor asociatiilor administrate de societate cu furnizorii de utiliti; asigur informarea i îndrumarea membrilor asociaiilor administrate privind aplicarea
prevederilor legislative în domeniul administrrii de imobile; supravegheaz activitatea de întretinere a spaiilor comune interioare i exterioare a
condomniniilor administrate; coordoneaz, verific i rspunde de activitatea de inventariere tehnic a imobilelor administrate în
conformitate cu prevederile Legii 196/2018 privind înfiinarea, organizarea i funcionarea asociaiilor de proprietari i administrarea condominiilor, legii 10/1995, privind Calitatea în construcii, ale Regulamentului privind urmrirea comportrii în exploatare, interveniile în timp i postutilizarea construciilor;
prezint reprezentanilor asociaiilor administrate procesul verbal de inventariere tehnic în vederea convocrii adunrii generale a proprietarilor, pentru adoptarea msurilor necesare i stabilirea lanului de activitate în domeniul reparaiilor pentru întreinerea imobilului în stare bun de funcionare;
planific, coordoneaz i raspunde de activitatea formaiilor de lucru muncitori întreinere reparaii cât i muncitori spaii verzi;
coordoneaz activitatea de contractare lucrri de reparaii la asociaiile administrate cât i la teri; rspunde de calitatea lucrrilor executate de formaiilor de lucru muncitori spaii verzi; asigur consilierea membrilor asociaiilor i urmrete realizarea contractelor încheiate de
comitetul executiv i aprobate de adunarea general a proprietarilor; coordoneaz activitatea de contractare de lucrri de întreinere spaii verzi atât la asociaiile
admistrate cât i la teri; conlucreaz cu toi factorii necesari pentru realizarea în timp util a tuturor problemelor; asigur instruirea i testarea pe linie de P.M. i P.S.I. a personalului din subordine; îndeplinete i alte sarcini i atribuii, cu caracter temporar sau permanent, primite prin decizii,
dispoziii sau note interne.
III.A. SECIA ADMINISTRARE CLDIRI Este subordonat Directorului de producie. 1 post ef secie 1 post asistent 21 posturi administrator imobile Atributiile, competenele si responsabilitile seciei: coordoneaz i verific i rspunde de activitatea administratorilor; coordoneaz, verific i rspunde de activitatea de întocmire a listelor de plat în conformitate cu
prevederile legale în vigoare, cu hotrârile Adunrii Generale a Asociailor i a deciziilor Comitetului Executiv.
întocmeste materialele prezentate in Consiliul de Administratie cu privire la activitile ce revin seciei administrare cldiri;
coordoneaz, verific i rspunde de preluarea condominiilor care încheie contracte de administrare cu societatea;
ia msuri pentru corectarea eventualelor erori din listele de plat cu privire la modul de repartizare a cheltuielilor;
preia pe baz de proces verbal spaiile i instalatiile comune din cldirile de locuit care trec în administrarea societii;
coordoneaz, verific i rspunde de activitatea de citire a contorilor generali ai asociaiilor de ctre administratorii de zon cu reprezentanii societilor furnizoare de utiliti, la citirea contorilor de
24
energiei termicã, electric i gaz metan, a apometrelor de apã caldã si rece pentru confirmarea cantitãtilor efectiv înregistrate de aceste aparate, precum i avizeaz la platã prestri de servicii;
valideaz din punct de vedere cantitativ facturile emise de furnizorii de utiliti verific modul în care unitãtile