PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE...

21

Transcript of PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE...

Page 1: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente
Page 2: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

2

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE

DEMONSTRATIVĂINTRODUCERE

Marile evenimente, de la conferinţe până la întâlniri corporatiste sau concerte rock, nu se întâmplă pur şi simplu... În spatele fiecărui eveniment de succes se află un organizator profesionist. Cursul Eurocor Protocol şi organizare evenimente vă ajută să deprindeţi arta de a transforma o zi obişnuită într-una de neuitat! Veţi putea aspira la o profesie interesantă şi plină de provocări! Veţi obţine un job mai bun, avansarea dorită sau veţi putea începe propria afacere în acest domeniu!Cursul EUROCOR de Protocol şi organizare evenimente vă aduce multe avantaje!Veţi deprinde regulile întâlnirilor oficiale în mediul business sau lumea mondenă. Veţi studia managementul de eveniment.Veţi afla mai multe despre bunele maniere în societate şi codul vestimentar. Veţi descoperi amănunte inedite şi din sfera gastronomiei, inclusiv interdicţii

speciale în anumite culturi.Veţi învăţa cum să organizaţi un eveniment, de la cele familiale până la evenimente

internaţionale (conferinţe, congrese, târguri şi expoziţii). Învăţaţi relaxat!Primiţi acasă, la cel mai apropiat oficiu poştal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le parcurgeţi când vreţi! Studiaţi fără stres, în confortul propriului cămin, în fotoliu sau pe terasă, după program sau în weekenduri, vara sau iarna... când şi unde doriţi!

Vă veţi bucura de o atenţie deosebită! Beneficiaţi de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experienţă care vă va fi alături pe toată durata studiului. Profitaţi acum de şansa de a deveni un profesionist în domeniul organizării evenimentelor alături de Eurocor! Construiţi-vă un viitor mai bun!Mult succes!

LECŢIA DEMONSTRATIVĂ vă ajută să vă familiarizaţi cu materialele şi metoda de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numărului de pagini, aceasta reprezintă

mai puţin de jumătate din conţinutul unui caiet de curs. Vă prezentăm câteva secţiuni teoretice, exemple, exerciţii şi un model de temă, selectate din diverse lecţii, pentru a vedea exact cum sunt structurate caietele. Lectură plăcută!

Page 3: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

3

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

STRUCTURA LECŢIILOR

Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitară a celor 16 caiete. Fiecare caiet este constituit din două lecţii, ce tratează un anumit domeniu de interes (vezi programa de la pagina 3).

Informaţiile noi sunt prezentate într-un mod atractiv, iar procesul de învăţare devine simplu şi rapid!

Modulele se parcurg uşor, într-un mod relaxat, datorită semnelor grafice şi cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale lecţiilor.

Limbajul este accesibil, explicit, iar accentul este pus pe exemplificarea diverselor situaţii specifice domeniului (vezi exemple).

Metoda graduală de învăţare, de la simplu la complex, vă ajută să deveniţi un adevărat profesionist în domeniul organizării evenimentelor.

Exerciţiile, temele pentru acasă şi colaborarea cu profesorul personal vă oferă o evaluare obiectivă a gradului de însuşire a noţiunilor noi.

PRIMIREA CURSULUI

La Eurocor, cursanţii aleg unde să primească pachetul de curs! Dvs. ce alegeţi?1. Acasă, la cutia poştală (Cutia poştală trebuie să aibă dimensiunile de

minimum 22x30x1 cm.).2. La serviciu.3. La oficiul poştal de care aparţineţi (Adresa declarată la înscriere trebuie să

fie cea din buletin).

CONTUL DE CURSANT

Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici găsiţi informaţii despre stadiul trimiterii pachetelor de curs sau plăţile efectuate şi înregistrate. Din contul de cursant se pot accesa şi aplicaţiile TemeOnline sau PlataOnline.

ABSOLVIREA

Odată cu expedierea ultimului pachet de curs, veţi primi şi testul de evaluare finală. Calificativele obţinute pot fi: foarte bine, bine şi insuficient (în funcţie de punctajul realizat). Odată promovat acest test, veţi obţine Certificatul de absolvire Eurocor.

@

@

Page 4: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

4

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

Lecţia 1 Noţiuni introductive. Originea bunelor maniere, a etichetei şi a protocoluluiLecţia 2 Ramurile protocolului. Contacte internaţionale oficiale

Lecţia 17 Componenta umană în evenimente. Beneficiari, participanţi, personalLecţia 18 Planificarea strategică a operaţiunilor pentru eveniment

Lecţia 3 Contacte sociale şi personale. Elementele esenţiale ale bunelor maniere în societate (I) Lecţia 4 Regulile fundamentale ale contactelor oficiale. Eticheta şi protocolul

Lecţia 19 Gestiunea evenimentului: servicii, furnizori, bugetLecţia 20 Întrunirile internaţionale: protocol şi management

Lecţia 5 Elementele esenţiale ale bunelor maniere în societate (II). Tipuri de comportament în diferite situaţii Lecţia 6 Regulile vestimentaţiei. Regulile contactelor scrise

Lecţia 21 Organizarea târgurilor şi expoziţiilor naţionaleLecţia 22 Organizarea târgurilor şi expoziţiilor internaţionale

Lecţia 7 Poziţii ierarhice, aşezarea la masă Lecţia 8 Regulile ceremoniilor

Lecţia 23 Organizarea congreselorLecţia 24 Organizarea conferinţelor

Lecţia 9 Principalele tipuri de evenimenteLecţia 10 Particularităţi ale reuniunilor de afaceri şi mondene cu catering (I)

Lecţia 25 Elaborarea scenariilor pentru evenimentLecţia 26 Organizarea conferinţelor de presă şi a întâlnirilor cu jurnaliştii

Lecţia 11 Ospitalitatea acasăLecţia 12 Ospitalitatea la birou. Aspecte multiculturale

Lecţia 27 Organizarea de programe pentru delegaţiile oficialeLecţia 28 Tipuri de programe: pentru doamne, pentru domni

Lecţia 13 Ospitalitatea la restaurantLecţia 14 Particularităţi ale reuniunilor de afaceri şi mondene cu catering (II)

Lecţia 29 Organizarea evenimentelor culturaleLecţia 30 Alte evenimente la birou şi în familie

Lecţia 15 Noţiuni generale de gastronomieLecţia 16 Culturi gastronomice diferite. Interdicţii gastronomice speciale

Lecţia 31 Reguli de organizare a ceremoniilor religioaseLecţia 32 Performanţa în evenimente – condiţii materiale, umane şi de impact

Programa cursului Protocol şi organizare evenimente

Page 5: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

5

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 19, pagina 1)

1Protocol [i organizare evenimente

Orice eveniment, indiferent cât ar fi de simplu, presupune anumite cheltuieli. Chiar [i în timpul unei [edin]e, participan]ilor li se pot oferi r\coritoare, iar pre]ul acestora trebuie s\ se reg\seasc\ într-un buget. Cu atât mai necesar este acest lucru în cazul în care ne afl\m în fa]a unor evenimente de amploare, fie ele na]ionale sau interna]ionale.

În cazul unor astfel de evenimente trebuie elaborat în prealabil un proiect de buget, de cele mai multe ori în mai multe variante, deoarece numai dup\ finalizarea proiectelor programului pot fi stabilite cu adev\rat cheltuielile finale. De aceea, cei din departamentele financiare trebuie s\ lucreze împreun\ cu organizatorii evenimentului asupra bugetului, astfel încât acesta s\ fie cât mai apropiat de realitate, cu alte cuvinte s\ nu fie nici prea mare, nici prea mic, ci raportat la evenimentul preconizat.

Din acest motiv, parcurgând aceast\ lec]ie ve]i putea:

s\ cunoa[te]i tipurile de cheltuieli de care este nevoie pentru organizarea unui eveniment;

s\ înv\]a]i cum se efectueaz\ cheltuielile de cazare [i cine este responsabil cu achitarea acestora;

s\ [ti]i care sunt celelalte tipuri de cheltuieli;

s\ afla]i ce este antecalculul [i cum se apreciaz\ acesta dup\ un model dat.

Tipurile de cheltuieliCheltuielile pe care le implic\ organizarea unui eveniment de amploare nu se refer\ doar la cazarea [i servirea invita]ilor, ci se constituie în mai multe categorii, pe care responsabilii cu finan]ele trebuie s\ le ia în considera]ie.

Cele mai importante sunt:

chirii pentru spa]iile de conferin]e [i cele utilitare adiacente (spa]iu de înregistrare a participan]ilor, sal\ de secretariat, zon\ VIP, spa]iu de odihn\ pentru interpre]i etc.);

cheltuieli cu închirierea de echipamente audio-video [i eventual de traducere simultan\;

serviciile de alimenta]ie public\ (pauze de cafea, dejunuri, mese festive etc.);

servicii de transport, transferuri aeroport – hotel – aeroport [i programe turistice adiacente (tururi de ora[, excursii etc.);

servicii de produc]ie a materialelor promo]ionale [i informative pentru [i despre eveniment (tip\rituri, obiecte personalizate prin inscrip]ionare etc.);

cheltuieli cu cazarea participan]ilor, invita]ilor speciali etc.

Lec]iile19-20

Fiecare lecţie începe cu o introducere în care sunt prezentate principalele aspecte ce vor fi studiate.

Obiectivele pe care trebuie să le atingeţi după parcurgerea fiecărei lecţii vă ghidează învăţarea.

Page 6: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

6

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 2, pagina 30)

30Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 2

Definiţiile şi noţiunile importante au fost marcate special.

Reprezentan]ele externe pot fi de dou\ feluri:

• reprezentan]e diplomatice;

• reprezentan]e consulare.

Deosebirea dintre ele const\ în faptul c\ reprezentan]a diplomatic\ asigur\ protec]iaintereselor statului [i ale institu]iilor acestuia, în timp ce reprezentan]a consular\ protejeaz\interesele cet\]enilor statului pe care îl reprezint\.

Reprezentan]ele diplomatice se pot clasifica în dou\ mari tipuri, în cadrul fiec\rui tipexistând o ierarhie strict\. Aceste tipuri sunt:

• Ambasad\, Comisariat General, Reprezentan]\ Permanent\ de pe lâng\ o organiza]ieinterna]ional\, Nun]iatur\

• Lega]ie, Pronun]iatur\

Deosebirea dintre cele dou\ categorii este de ordine istoric\ [i politic\, dar în momentulactual cea de-a doua categorie este deja de domeniul trecutului.

Ca [i reprezentan]ele diplomatice, [i cele consulare sunt organizate, în func]ie de ierarhie, în:

• consulat general

• consulat general onorific

• consulat

• consulat onorific

• viceconsulat

• agen]ie consular\

Aceast\ diferen]iere nu are un con]inut politic, ierarhizarea f\cându-se în func]ie deamploarea sarcinilor ce le revin acestor institu]ii.

Ambasada [i lega]ia asigur\, în statul acreditar, reprezentarea statului acreditant[i mediaz\ între cele dou\ state.

Ambasada este o reprezentan]\ de un nivel mai înalt decât lega]ia.

Consulatul se ocup\, în ]ara de re[edin]\, de protec]ia intereselor juridice [ieconomice ale statului trimi]\tor [i ale cet\]enilor acestuia. Elibereaz\ pa[apoarte,vize, alte acte oficiale, viza fiind eliberat\ cet\]enilor statului de re[edin]\ în scopulc\l\toriei acestora în statul trimi]\tor.

Consulatul de la Bucure[ti al Statelor Unite ale Americii elibereaz\ viz\ american\cet\]enilor români.

ierarhiareprezentan]elordiplomatice

ierarhiareprezentan]elorconsulare

Page 7: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

7

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 27, pagina 11)

11Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 27

Exemplele, evidenţiate printr-un simbol distinct, ilustrează câteva dintre situaţiile pentru care trebuie să vă pregătiţi ca organizator de evenimente.

Tariful camerelor nu include întotdeauna micul dejun, taxele (taxa pe valoare ad\ugat\, taxa turistic\ local\), de aceea este necesar s\ v\ asigura]i înainte de efectuarea rezerv\rii care sunt costurile reale, totale [i ce obliga]ii exist\ în privin]a condi]iilor de rezervare.

Spa]iul de cazare trebuie rezervat în scris! Tot în scris trebuie s\ primi]i confirmarea rezerv\rii, care s\ includ\ num\rul rezerv\rii, numele persoanei/persoanelor, tipul [i num\rul de camere, data sosirii [i data plec\rii, num\rul de nop]i, confirmarea cerin]elor speciale (dac\ au existat) [i reamintirea politicii de anulare.

C\tre: Hotel Academica Din partea: Catedrei de Comunicare [i RPDepartament Rezerv\ri Facultatea de LitereDlui Ion Popescu Dna Ioana IonescuFax: 555.55.55 Nr.tel/fax: 777.77.77Nr. înreg.: 17-263/09.03.2013

Stimate domn,

Conform convorbirii noastre telefonice prealabile, v\ transmitem comanda ferm\ de rezervare pentru 3 camere cu un pat (single) [i o camer\ dubl\ pentru oaspe]ii no[tri din Marea Britanie [i Fran]a, conform listei de nume de mai jos, pentru perioada 18-20 mai a.c. (2 nop]i), la tariful stabilit de 40 EUR/noapte, inclusiv mic dejun [i taxele aferente. Orice cheltuieli suplimentare vor fi acoperite de oaspe]i.

Oaspe]ii se numesc:Dl.Ph.Y, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx, camer\ SGLDna S.W, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx, camer\ SGLDl. J.W [i dna M.W, Marea Britanie, nr. pa[aport xxxxxx [i respectiv xxxxxxx, camer\ DBLDna A.B., Fran]a, nr. pa[aport xxxx, camer\ SGL

Achitarea tarifulului se va face de c\tre institu]ia noastr\, prin virament bancar, din contul nr. 00000000-00000000, deschis la Sucursala Bucure[ti a b\ncii X, dup\ încheierea [ederii oaspe]ilor, pe baza facturii detaliate, pe care v\ rug\m s\ men]iona]i num\rul rezerv\rii.

V\ rug\m s\ ne transmite]i confirmarea prezentei rezerv\ri.

Cu stim\,

I.I.

Page 8: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

8

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 3, pagina 13)

13Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 3

Dac\ ]inerea mâinilor în buzunar în timpul unei conversa]ii sau al unui discurs esteconsiderat\ a fi lips\ de maniere, devine imperios s\ [tim ce s\ facem cu ele în astfel demomente.

Legenda pozelor: pozi]ie corect\ a mâinilor

pozi]ie regal\ a mâinilor

pozi]ie incorect\ a mâinilor

pozi]iamâinilor

Page 9: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

9

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 24, pagina 33)

33Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 24

Veţi găsi diverse formulare şi modele de invitaţii care se vor dovedi utile în organizarea evenimentelor.

ADMINISTRA}IA LOCAL| A MUN. BUCURE{TI

PROGRAM

Conferin]a primarilor din capitalele statelor membre, a statelor recent integrate [i a ]\rilor în curs de aderare la UE,

cu sprijinul Direc]iei Generale de Educa]ie [i Cultur\ a Comisiei Europene20-22 martie a.c.

* Pe parcursul conferin]ei va fi asigurat\ traducere în limbile englez\, german\ [i român\.

Administra]ii locale participante: Atena – Grecia, Berlin – Germania, Bratislava – Slovacia, Bucure[ti – România, Liubliana – Slovenia, Praga – Cehia, Riga – Letonia, Sofia – Bulgaria, Tallinn – Estonia, La Valletta – Malta, Viena – Austria, Vilnius – Lituania, Var[ovia – Polonia.

20 martie

Dup\-amiaz\ Sosirea participan]ilor/Transferul la hotel

19.50 Deplasare pe jos pân\ la Prim\rie (5 minute)

20.00 - 22.00 Festivitatea de deschidere Sala festiv\ a Prim\riei, organizator: primarul general

21 martie

9.00 Cuvântul de salut al pre[edintelui în exerci]iu al UE

9.20 - 9.40 Prelegerea sus]inut\ de reprezentantul Comisiei Europene

9.40 - 10.50 Prima mas\ rotund\ a primarilor: „Cooperarea european\ a capitalelor – rolul Twinning-ului”

Cuvânt\ri introductive [i dezbatere

10.50 - 11.10 Pauz\ de cafea

11.10 - 12.30 Cea de-a doua mas\ rotund\ a primarilor: „Perspective ale investi]iilor, ini]iate cu sprijinul UE în capitale”

Cuvânt\ri introductive [i dezbatere

12.30 - 13.15 Declara]ie comun\ [i conferin]\ de pres\ Sesiune foto comun\ a [efilor de delega]ie

13.15 - 14.30 Dejun bufet în restaurantul hotelului

15.00 - 18.00 {edin]e de lucru pe sec]iuni (2 workshop-uri paralele) Workshop I: Colaborarea public - privat în capitalele

europene Cuvânt\ri introductive [i dezbatere Twinning [i colaborare între participan]i Workshop II: Solu]ii privind reabilitarea cartierelor de

locuin]e din ora[ele europene Cuvânt\ri introductive [i dezbatere Twinning [i colaborare între participan]i

16.30 - 16.40 Pauz\ de cafea

19.30 Transfer spre Palatul Mogo[oaia

20.00 - 22.30 Dineu de Gal\ [i transfer la hotel

Page 10: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

10

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 18, pagina 25)

Vă veţi familiariza cu diverse documente şi calcule specifice domeniului.

Proiectul de buget

Elaborarea proiectului de buget se face în mai multe variante. Prima, cea optimist\,porne[te de la un num\r estimat al participan]ilor relativ mare [i un volum de resursesuficient, luând în calcul nu doar banii aloca]i de beneficiar [i cei colecta]i din taxe departicipare, ci [i surse alternative (parteneriate, sponsoriz\ri etc.).

A doua variant\ a bugetului, cea pesimist\, se bazeaz\ pe un num\r estimat de participan]imai restrâns, posibil în caz de risc (vreme rea, criz\ economic\, conflicte sau atacuriteroriste etc.), [i pe resurse limitate la taxele de participare (perspectiva în care beneficiarulnu va avea capacitatea de a atrage sponsoriz\ri etc.).

Fiecare dintre variante include anumite m\suri, care se vor ajusta pe parcursul preg\tirilor,în func]ie de dinamica [i nivelul realizat al cheltuielilor [i veniturilor.

Pentru a în]elege cum se elaboreaz\ un buget, v\ prezent\m un proiect de buget elaboratpentru o întâlnire la care particip\ patru invita]i din Spania, înso]i]i de so]iile lor. Sumelepe care le avans\m sunt estimative, ajutându-v\ s\ v\ face]i o idee despre rubricile pecare trebuie s\ le cuprind\ proiectul.

Varianta nr. 1 a proiectului de buget

BUGET02.05. – 05.05. (4 zile, 5 persoane), delega]ie medical\ spaniol\

2 mai (mar]i)

3 mai (miercuri)

25Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 18

2 mai a.c (marţi)Denumirea Cheltuieli TotalSala de aşteptare VIP (5 persoane) 100 LEI 100 LEI

Hotel

2 camere cu 2 paturi, 3 nopţi – 650 LEI1 cameră cu un pat, 3 nopţi – 770 LEI(În tarif este inclus micul dejun şi impozitul turistic. Oaspetele plăteşte factura de telefon şi serviciul de minibar.)

1 420 LEI

Cină la hotel 5 persoane x 60 LEI 300 LEIFlori (2 buchete) pentru doamne, la sosire 2 x 25 LEI 50 LEI

Autoturism 2 x 200 LEI/zi 400 LEITotal cheltuieli – pt. ziua de 2 mai: 2 270 LEI

3 mai a.c. (miercuri)Denumirea Cheltuieli TotalPauză de cafea Gazdă: MAE

Prânz la restaurant Marriott

8 persoane x 120 LEI(3 invitaţi, 1 translator, 1 referent, 2 subsecretari de stat, 1 invitat de la ambasada Spaniei) 960 LEI

Pauză de cafea (Parlament) 5 persoane x 10 LEI 50 LEI

Cină la restaurant

Doina

10 persoane x 150 LEI(3 invitaţi, 2 soţii, 1 referent, 1 translator, 1 ambasador, 2 subsecretari de stat) 1 500 LEI

Cocteil-party Gazdă: ambasada SpanieiAutoturism 2 x 200 LEI/zi 400 LEI

Total cheltuieli – pt. ziua de 3 mai: 2 910 LEI

Page 11: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

11

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 7, pagina 19)

19Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 7

Materia se asimilează uşor datorită figurilor şi schemelor relevante.

Ordine de plasare în automobile

Reguli de baz\ în acest caz sunt urm\toarele:

luarea pasagerilor pentru a ajunge la destina]ie se face în ordine invers\ ierarhiei acestora, iar transportarea la locuin]a acestora respect\ ierarhia;

cei care se afl\ în automobil pot s\ coboare [i apoi s\ salute persoanele care se afl\ în\untru, dup\ cum pot coborî pentru a-[i lua r\mas-bun de la aceia care se preg\-

tesc s\ coboare;

urcarea în automobil, respectiv coborârea se face conform ierarhiei;

[oferul este cel care deschide [i închide u[a la urcarea [i coborârea persoanelor transportate (iar acestea a[teapt\ politicos pân\ când [oferul face gestul respectiv);

cei de rang inferior se urc\ ocolind prin spate persoana de rang superior, respectiv automobilul;

amploarea [i tema conversa]iei sunt stabilite în acest caz de c\tre oaspetele de onoare.

Ordinea de plasare este urm\toarea:

locul principal este cel din dreapta spate, locul secund este cel din stânga spate, iar cel de-al treilea loc ca importan]\ este considerat cel de lâng\ [ofer (pe acesta st\ de obicei înso]itorul, translatorul, bodyguardul/garda de corp);

în cazul mai multor invita]i care iau loc în acela[i automobil, se aplic\ de obicei urm\toarea ordine de plasare:

(în cazul unui automobil mai mare, în care exist\ [i scaun suplimentar)

Page 12: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

12

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 23, pagina 17)

17Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 23

Înregistrarea inten]iilor de participareLa începutul planific\rii evenimentului, cel mai important aspect îl constituie estimarea num\rului de participan]i a[teptat. Tema congresului restrânge într-o anumit\ m\sur\ cercul participan]ilor poten]iali.

Num\rul preconizat al celor prezen]i este influen]at [i de c\tre persoanele care vor sus]ine prelegeri, dar [i de temele care vor fi abordate, dezb\tute la eveniment. Este recomandat ca la stabilirea num\rului participan]ilor s\ lu\m ca baz\ num\rul de participan]i de la ultimul congres similar, organizat de beneficiarul respectiv. Din num\rul de participan]i estimat de comisia de organizare, trebuie sc\zut întotdeauna un anumit procent, deoarece o parte dintre invita]i nu se va prezenta la eveniment din diferite motive.

Este la fel de dificil\ [i stabilirea num\rului persoanelor înso]itoare, care sosesc împreun\ cu participan]ii. Experien]a de mai mul]i ani dovede[te c\ num\rul de înso]itori înseamn\ aproximativ 1/20 din num\rul total de participan]i (`n cazul evenimentelor relativ mici). Num\rul înso]itorilor depinde foarte mult de natura [i de loca]ia evenimentului respectiv. Astfel, la congresele cu mai multe sute de participan]i, ponderea poate urca pân\ la 1/4 (se recomand\ o medie a celor dou\).

La stabilirea num\rului de participan]i trebuie s\ ave]i în vedere [i num\rul oaspe-]ilor invita]i de c\tre comisia de organizare. În cazul organiza]iilor interna]ionale exist\ un obicei conform c\ruia comisiile de organizare na]ionale îi g\zduiesc pe membrii prezidiului pe tot parcursul evenimentului, asigurându-le acestora cazarea [i deservirea la nivelul maxim de confort, f\r\ a le percepe taxe.

Pe m\sur\ ce sosesc formularele completate de înregistrare a participan]ilor [i se apropie data limit\ a înscrierilor, integratorul poate aplica anumite m\suri de corec]ie a cifrelor estimative exprimate în contracte [i în comenzile de principiu, adresate furnizorilor (cazare, catering etc.) pentru a se asigura c\ serviciile care vor fi prestate sunt dimensionate realist, f\r\ pierderi sau insuficien]e.

Informa]iile preluate de la participan]i, în mare parte trebuie colectate cu mult înaintea evenimentului, pentru o planificare corespunz\toare. Deoarece exist\ mai multe programe computerizate de management al datelor pentru evenimente, marile companii de organizare de evenimente utilizeaz\ deja asemenea programe.

num\rul oaspe]ilor

num\rul persoanelor înso]itoare

programe de management

Cuvintele – cheie vă ajută să identificaţi rapid aspectele de bază ale cursului.

Page 13: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

13

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 21, pagina 5)

5Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 21

Aveţi la dispoziţie recomandări de rezolvare a unor situaţii concrete care pot apărea în activitatea unui organizator de evenimente.

Diferen]ierea târgurilor [i expozi]iilor fa]\ de evenimentele de tip întrunire se refer\ [i la diversitatea componentelor unui târg. În vreme ce conferin]ele, lans\rile de produs, trainingurile, simpozioanele [tiin-]ifice urm\resc s\ se concentreze pe una sau mai multe sec]iuni de lucru care abordeaz\ o tematic\ restrâns\ la câteva subiecte pentru fiecare edi]ie, târgurile câ[tig\ în schimb credibilitate [i atractivitate cu cât î[i adaug\ mai multe componente [i manifest\ri conexe în leg\tur\ cu domeniul vizat.

Este recomandat ca în cadrul târgurilor [i expozi]iilor s\ planific\m un program de prezentare de produse la stand sau într-o sal\ adiacent\, un seminar profesional de analiz\ a tendin]elor domeniului vizat, lansarea unor c\r]i de specialitate legate de acel domeniu, dar [i o sear\ special\, o recep]ie sau alt eveniment special. De multe ori, ele pot fi cheia succesului unui târg, chiar dac\ prezen]a expozan]ilor nu este prea numeroas\ sau prea conving\toare.

Dac\ dorim ca un anumit aspect al evenimentului organizat de noi s\ fie unul memorabil, va fi necesar s\-l eviden]iem [i s\-l recomand\m [i separat expozan]ilor, vizitatorilor [i invita]ilor speciali.

Astfel de func]iuni adaug\ un plus de valoare în con]inutul evenimentului, pentru c\ diversific\ oferta de informa]ii, produse [i servicii prezentate în cadrul târgului, l\rgind segmentele de public ce pot fi interesate de acestea [i, prin urmare, sporind num\rul de posibili vizitatori.

La Bra[ov, a fost organizat în 2006 primul târg dedicat industriei de reuniuni din România, la ini]iativa unei companii locale de management expozi]ional, în cooperare cu asocia]ia profesional\ na]ional\ a organizatorilor de evenimente. Aflându-se la prima edi]ie [i, deci, în plin proces de consacrare pe pia]\, târgul a reunit un num\r relativ mic de expozan]i. Îns\ a fost înregistrat un succes r\sun\tor prin componenta sa de instruire profesional\, prin prezent\rile de studii de caz ale firmelor [i prin seara special\, în care participan]ii au fost invita]i la o petrecere tematic\ unde au putut socializa [i participa la rodeo!

diversitatea componentelor

Page 14: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

14

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 27, pagina 8)

8Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 27

Exerciţiile vă provoacă de multe ori imaginaţia sau vă solicită experienţa profesională şi nu numai.

În leg\tur\ cu vestimenta]ia membrilor unei delega]ii oficiale exist\ a[teptarea conform c\reia îmbr\c\mintea pentru care opteaz\ trebuie s\ se conformeze prevederilor în domeniu [i tradi]iilor ]\rii gazd\, astfel încât s\ nu fie ofensatoare. Regulile vestimentare trebuie respectate chiar [i în cazul în care delega]ia se deplaseaz\ într-o ]ar\ cu condi]ii climaterice mai deosebite.

Codurile vestimentare în sfera delega]iilor oficiale sunt destul de pu]in flexibile, mergând de la clasicul costum [i taior, la haine chiar mai conservatoare, mai ales atunci când deplasarea se face în scopul întâlnirii cu un înalt reprezentant bisericesc sau în ]\ri precum cele din Orientul Mijlociu, de exemplu, unde conota]ia cultural\ a p\r]ilor corpului [i a modalit\]ii de expunere a acestuia difer\ de percep]ia medie european\.

La o întâlnire organizat\ în anul 2006 la Vatican, între Papa Benedict al XVI-lea [i o delega]ie oficial\ format\ din diploma]i ai mai multor ]\ri, doamnele din cadrul delega-]iei, indiferent de credin]a lor religioas\, s-au prezentat purtând pe cap p\l\rie, v\l sau e[arf\, din respect pentru cerin]ele Bisericii Catolice.

Organizatorii le pot propune membrilor delega]iei o vestimenta]ie practic\ sau variabil\ de la program la program. Oricum, ]inuta trebuie s\ se diferen]ieze [i s\ se adapteze în func]ie de ocazie – dineu oficial, recep]ie, întrunire la nivel înalt, vizit\ de lucru în fabric\, program de relaxare adiacent întâlnirilor oficiale. De obicei, aceste detalii sunt specificate cu mult timp înaintea efectu\rii deplas\rii.

Exerci]iul 2

Descrie]i dou\ ]inute b\rb\te[ti/feminine potrivite pentru un banchet oficial [i,

respectiv, o vizit\ într-un spa]iu de produc]ie alimentar\.

vestimenta]ia

Page 15: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

15

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 28, pagina 29)

29Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 28

Exerciţiile reflectă situaţii concrete care pot apărea în timpul desfăşurării unor evenimente.

O regul\ ce trebuie respectat\ cu stricte]e impune separarea vie]ii personale de via]a de societate. Acest lucru înseamn\ c\ în cadrul vie]ii mondene pot fi cazuri în care, tocmai datorit\ intereselor de serviciu (oficiale), rolul so]ului sau al so]iei devine uneori mai important, alteori mai pu]in accentuat. Trebuie acceptat, deci, faptul c\ statutul de func]ionar public se refer\ doar la unul dintre membrii cuplului conjugal, îns\ amândoi trebuie s\ fac\ fa]\ situa]iei în anumite momente.

Este necesar s\ [ti]i c\:

Fiecare persoan\ poate s\ participe doar la acele evenimente la care este invitat\ (verific\, în prealabil, la câte persoane se refer\ invita]ia primit\).

Doar persoana titular\ a invita]iei poate s\ participe; rareori sunt posibile deleg\ri ale altei persoane, iar acestea trebuie confirmate de organizatori.

În cazul în care invita]ia este pentru dou\ persoane, trebuie confirmat foarte precis dac\ la eveniment va participa doar o singur\ persoan\ sau ambele, pentru a da organizatorilor posibilitatea s\ stabileasc\ num\rul exact al participan]ilor [i preg\tirile necesare.

Exerci]iul 3

Sunte]i în situa]ia în care, la o întrunire informal\ a unor diploma]i la care so]iile lor nu au fost invitate, unul dintre ace[tia se prezint\ totu[i la intrare înso]it de so]ie. Cum proceda]i? Cum formula]i concret r\spunsul în maximum 100 de cuvinte? }ine]i cont c\ este o familie de diploma]i.

Într-o invita]ie lansat\ de c\tre un cuplu la o vizit\ în provincie, la o întrunire amical\, la o cin\ formal\ sau la o serat\ de dans, se cuvine ca oaspetele s\ fie invitat împreun\ cu so]ul/so]ia.

Invita]ia pentru dou\ persoane se refer\ la o c\l\torie în provincie sau în str\in\tate, iar partea care o lanseaz\ suport\ cheltuielile referitoare la ambii invita]i, respectiv se ocup\ [i de existen]a programelor speciale. Dac\ so]ia nu a fost inclus\ în invita]ie, aceasta poate s\ î[i înso]easc\ so]ul doar pe cheltuial\ proprie, iar dac\ so]ia nu dore[te sau nu are c\derea s\ participe împreun\ cu so]ul s\u la programele oficiale, ea poate s\-[i organizeze programe proprii. Poate accepta, în schimb, invita]iile care se refer\ la evenimente de sear\.

În cazul programelor organizate exist\ puncte comune pentru participan]i [i înso]itori, cum ar fi:

sosirea [i plecarea;

micul dejun;

turul ora[ului (dac\ programul principal con]ine acest punct);

cina festiv\, mesele festive;

programele culturale.

câteva reguli

invita]ia pentru dou\ persoane

Page 16: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

16

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 8, pagina 36)

36Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 8

La finalul fiecărei lecţii există secţiunea întrebări de verificare care vă ajută la verificarea cunoştinţelor pe parcursul studiului

Exerci]iul 5

Cine poate s\-l înlocuiasc\ pe ambasador la un simpozion cu caracter militar, dedicat discut\rii unor aspecte legate de strategiile armate din cel de-al doilea r\zboi mondial, la care acesta nu poate s\ ia parte?

Dac\ ambasadorul/consulul nu se prezint\ personal la un eveniment, subalternul s\u, care îl reprezint\, nu poate ocupa scaunul rezervat pentru conduc\torul misiunii diplomatice. În cazul în care [i so]iile diploma]ilor particip\ la o festivitate, acestea iau loc al\turi de so]ii lor, respectându-se acelea[i reguli ierarhice.

Corpul diplomatic este condus de doyenul s\u, adic\ de acel ambasador din componen]a lui care are cea mai mare vechime în grad. Doyenul are rol de mediator între corpul diplomatic [i guvernul ]\rii gazd\. Este persoana care transmite [efului de stat ur\rile de bine de Anul Nou din partea CD (corpului diplomatic), organizeaz\ o recep]ie în onoarea colegilor care p\r\sesc postul dup\ expirarea mandatului lor, respectiv festivit\]i comune în scopul depunerii de coroane.

În numeroase ]\ri, so]ia doyenului (doyenne) are atribu]ii speciale, de exemplu în chestiuni în care se implic\, de obicei, so]iile reprezentan]ilor diplomatici. Loc]iitorul doyenului este vice-doyenul, care – în lipsa doyenului sau dac\ acesta întâmpin\ obstacole în efectuarea activit\]ii sale – îndepline[te sarcinile acestuia.

Dup\ cum a]i putut vedea, organizatorii de evenimente [i speciali[tii pe probleme de protocol care lucreaz\ în domeniul protocolului diplomatic trebuie s\ fie la curent nu doar cu cele prezentate pân\ acum în acest curs, ci trebuie s\ cunoasc\ [i regulile legate de formele contactelor diplomatice.

Responsabilul cu protocolul trebuie s\ ia în considera]ie [i faptul c\ munca lui îl solicit\ de multe ori s\ participe la evenimente semi-festive sau festive. De aceea, comportamentul [i mai ales vestimenta]ia sa trebuie s\ fie întotdeauna în acord cu func]iile [i atribu]iile pe care le are de îndeplinit, deoarece numai astfel va putea s\ organizeze în mod str\lucit evenimentele în centrul c\rora se afl\.

Întreb\ri de verificare 1. Ce în]elege]i prin reguli ale ceremoniilor?

2. Ce fel de reguli trebuie utilizate în cadrul ceremoniilor care nu intr\ în categoria evenimentelor strict diplomatice?

3. Care este vestimenta]ia adecvat\ la ceremoniile de înmânare a scrisorilor de acreditare?

4. Exist\ momente de asem\nare în cadrul semn\rii [i al ratific\rii tratatelor interna]ionale? Care sunt acestea?

5. Care sunt formele de derulare a recep]iilor oferite corpului diplomatic de c\tre [eful unui stat?

6. Este necesar\ stabilirea ordinii protocolare în vederea depunerii de coroane ce urmeaz\ dup\ inaugurarea unui monument sau a unei statui?

7. La spectacolele de gal\, oaspetele poate s\ ia loc oriunde dore[te? De ce?

8. Care sunt regulile care trebuie respectate în cadrul ceremoniilor de conferire a titlului de doctor honoris causa?

Page 17: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

17

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţiile 28, pagina 47)

47Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 28

Vă autoevaluaţi rapid, cu ajutorul răspunsurilor la exerciţii.

R|SPUNSURI LA EXERCI}II LEC}IA 27

Exerci]iul 2

Descrie]i dou\ ]inute b\rb\te[ti/feminine potrivite pentru un banchet oficial [i, respectiv, o vizit\ într-un spa]iu de produc]ie alimentar\.

R\spuns:

Dac\ nu se specific\, domnii pot alege pentru un banchet oficial codul vestimentar „white tie” – „cravat\ alb\”, constând în c\ma[\ [i cravat\ alb\, hain\ neagr\ [i pantaloni negri cu sau f\r\ band\ satinat\, vest\ alb\ [i p\l\rie neagr\. Pentru vizita în spa]iul de produc]ie alimentar\, domnii pot purta hain\ gri cu pantalon negru sau gri, vest\, cravat\ lung\ [i p\l\rie gri, purtând pe deasupra, provizoriu, halat alb. Doamnele vor merge la banchetul oficial în rochie lung\ de sear\, cu m\nu[i lungi, pantofi elegan]i [i o coafur\ deosebit\, iar pentru vizita în spa]iul de produc]ie alimentar\ vor alege o rochie de lungime medie (nu lung\), m\nu[i scurte (op]ional), pantofi elegan]i, dar comozi, o coafur\ practic\ pentru lucru [i vor purta halat alb (adus de organizatori sau asigurat de fabrica respectiv\).

R|SPUNSURI LA EXERCI}II LEC}IA 28

Exerci]iul 3

Sunte]i în situa]ia în care, la o întrunire informal\ a unor diploma]i la care so]iile lor nu au fost invitate, unul dintre ace[tia se prezint\ totu[i la intrare înso]it de so]ie. Cum proceda]i? Cum formula]i concret r\spunsul, în maximum 100 de cuvinte? }ine]i cont c\ este o familie de diploma]i.

R\spuns:

Procedura trebuie aplicat\, adic\ nu ve]i putea permite accesul so]iei acelui oaspete, pentru c\ a]i provoca nemul]umirea celorlal]i diploma]i care, respectând cerin]a dumneavoastr\, [i-au l\sat so]iile la hotel. Purta]i dialogul cu amândoi so]ii, nu doar cu el sau doar cu ea. Folosi]i tonul maximei polite]i datorate unor diploma]i, exprima]i-v\ regretul [i explica]i de ce nu pute]i permite accesul. Nu v\ limita]i la a da verdictul, ci propune]i o alternativ\ care s\ o scoat\ pe doamn\ din încurc\tur\ (de ex.: o poate înso]i cineva dintre organizatori la o cafea pe durata întrunirii, dac\ vrea s\ î[i a[tepte so]ul etc.).

Page 18: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

18

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţiile 21, pagina 20)

Veţi reţine cele mai importante aspecte din fiecare caiet cu ajutorul recapitulărilor.

20Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 21

RECAPITULAREA LEC}IEI 21

21.1 Târgurile [i expozi]iile necesit\ capacitate [i performan]\ profesional\ din partea companiei de management expozi]ional ini]iatoare, care integreaz\, planific\ strategic [i coordoneaz\ toate serviciile, activit\]ile logistice [i financiare pentru preg\tirea [i derularea târgului/expozi]iei.

21.2 Principalele particularit\]i prin care târgurile [i expozi]iile se deosebesc de evenimentele de tip întrunire sunt:

accentul pus mai ales pe promovarea expozan]ilor [i doar indirect pe promovarea companiei de management expozi]ional;

tipul loca]iilor [i amenaj\rii specific expozi]ionale; diversitatea componentelor [i manifest\rilor adiacente, pentru atractivitate; op]iunea pentru independen]a sau asociabilitatea cu alte evenimente de

mare impact (expo-conferin]e etc.); anumite tipuri specifice de furnizori implica]i în organizarea târgurilor [i

expozi]iiilor (constructori de standuri, furnizori de dot\ri tehnice pentru standuri etc.), al\turi de prestatori care apar [i în organizarea de întruniri.

21.3 Planificarea strategic\ a unui eveniment presupune o serie de etape esen]iale, pe parcursul c\rora sunt proiectate în avans, pân\ în cele mai mici detalii, toate m\surile, serviciile, activit\]ile [i resursele materiale [i umane pentru gestionarea informa]iilor, logisticii, proiec]iilor financiare [i bugetului evenimentului.

21.4 Scopurile definite ale târgurilor [i expozi]iilor sunt corelate cu anumite segmente de public-]int\ (expozan]ii, vizitatorii profesioni[ti, vizitatorii nespecializa]i, invita]ii oficiali, jurnali[tii), de ale c\ror nevoi organizatorii ]in cont în stabilirea obiectivelor, duratei, tematicii evenimentului.

21.5 Alte opera]iuni importante în proiectarea [i organizarea târgului/expozi]iei sunt, de asemenea, în sarcina companiei de management expozi]ional, acoperind perioada premerg\toare evenimentului, derularea lui efectiv\ [i perioada ulterioar\:

inspectarea [i contractarea loca]iei; închirierea echipamentelor [i mijloacelor tehnice; alocarea personalului necesar înaintea [i în timpul târgului; stabilirea calendarului de lucru; proiectarea scenariilor de derulare a evenimentului [i a logisticii aferente; construirea standurilor cu ajutorul echipelor de specialitate; derularea activit\]ilor de marketing, publicitate [i rela]ii cu presa, pentru

cre[terea vizibilit\]ii publice a evenimentului; asigurarea diverselor utilit\]i în loca]ie; concretizarea [i coordonarea ceremoniilor de deschidere [i închidere [i,

între ele, a programului târgului; coordonarea eliber\rii standurilor [i predarea în bune condi]ii a loca]iei; încheierea opera]iunilor financiare, analizele bugetare [i raportul final.

Page 19: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

19

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

(selecţie din Lecţia 22, pagina 42)

Termenii de specialitate sunt explicaţi în dicţionarul de la finalul caietelor.

42Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 22

DIC}IONAR DE SPECIALITATE

PENTRU LEC}IILE 21 {I 22

firm\ de specialitate care se ocup\ cu integrarea tuturorserviciilor pentru târguri [i expozi]ii, coordonând toateactivit\]ile logistice [i financiare pentru preg\tirea [iderularea expozi]iei [i implementându-le prin presta]iedirect\ sau prin subcontractarea unor furnizori specializa]ipe anumite segmente

expozant – firm\, institu]ie sau asocia]ie care ia cu chirie un stand încadrul unui târg spre a-[i prezenta produsele [i serviciilec\tre publicul vizitator, cu scopul de a stabili contacte [icontracte

public-]int\ – un anumit segment de public, individualizat pe baza unorcriterii psihologice, sociale [i demografice, având o nevoiecomun\, pe care un anumit produs sau serviciu o satisface

m\rfuri – no]iune utilizat\ aici într-un sens mai larg, incluzândprodusele palpabile, serviciile, produsele intelectuale(rezultate din activitatea cultural\, spiritual\ etc.), logisticaasociat\ acestora (modalit\]ile de elaborare), procedeeleaplicate, tehnologiile [i tehnicile utilizate etc.

MICE – abreviere a cuvintelor engleze[ti „meeting, incentives,conferences ans exhibitions” desemnând industriaorganiz\rii profesioniste de evenimente

releveu – schi]\ conven]ional\ a spa]iului expozi]ional, pe care suntfigurate zonele pentru standuri, zonele libere, fluxurile decircula]ie, u[ile, ie[irile în caz de urgen]\, panourile electrice[i prizele etc.

companie de –managementexpozi]ional

Industry

Page 20: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

20

LECŢIE DEMONSTRATIVĂPROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

Temele vă ajută să vă fixaţi cunoştinţele dobândite.

(selecţie din Lecţia 28, pagina 46)

46Protocol [i organizare evenimente

Lec]ia 28

TEMA PENTRU ACAS| 28

1. Marca]i enun]ul incorect!

a) La elaborarea programelor pentru doamne trebuie adunate informa]ii preliminare, astfel fiind mai u[oar\ alc\tuirea acestora.

b) Pentru programele destinate doamnelor avem nevoie de autovehicule, interpre]i [i ghizi, separat de cei ai domnilor.

c) Întotdeauna programele de relaxare se adreseaz\ numai doamnelor.

2. Care enun] dintre cele de mai jos este cel corect?

a. În cazul unei delega]ii de nivel înalt, so]ia care înso]e[te oaspetele principal trebuie s\ fie prezent\ la toate p\r]ile programului.

b. Exist\ elemente de program la care so]ia oaspetelui principal nu poate s\ participe.

c. Printre programele frecvent adresate numai domnilor se num\r\ vizitele la cre[e, aziluri, prezent\ri de mod\.

3. G\si]i r\spunsul formulat eronat din cele prezentate mai jos!

a) La organizarea vizitei într-o fabric\, trebuie asigurat\ în prealabil disponibilitatea de primire a oaspe]ilor pentru data respectiv\.

b) Pentru membrii unei delega]ii care c\l\tore[te în str\in\tate este obligatorie participarea la toate programele organizate, indiferent de diferen]ele culturale [i religioase ale participan]ilor.

c) În cazul unei excursii, este recomandat ca în fiecare autovehicul s\ fie un înso]itor care vorbe[te atât limba local\, cât [i limba oficial\ a delega]iei.

4. Din lista de sugestii tematice de mai jos, face]i câte o list\ selectiv\ corespunz\toare fiec\rei grupe de vârst\ a participan]ilor, indiferent c\ sunt doamne sau domni:

Grupe de vârst\: A. 18-25 ani; B. 25-45 ani; C. 45-55 ani; D. 55-65 ani.

Activit\]i: a. Degustare de vin i. Rafting b. Concert Rolling Stones j. Paintball c. Plimbare cu barca k. Recital Johann Strauss d. Centru de aromaterapie l. Cump\r\turi e. Joc de canast\ m. Jogging f. Parapant\ n. Orientare în p\dure g. Spectacol de teatru o. Cazino h. Disco-club p. Croaziera cu vapora[ul

5. Elabora]i un program de o jum\tate de zi destinat domnilor, în contextul unei delega]ii oficiale din Germania.

Page 21: PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE … · PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE LECŢIE DEMONSTRATIVĂ (selecţie din Lecţia 2, pagina 30) Protocol [i organizare evenimente

21

LECŢIE DEMONSTRATIVĂ PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE

EXEMPLU

Tel. 021 33 225 33; www.eurocor.ro

Temele se pot rezolva pe formularele speciale inserate în caiet (dacă se trimit spre corectare prin poştă) sau online, în contul de cursant de pe site-ul www.eurocor.ro. Un profesor personal vă îndrumă pe toată durata studiului.

Vă doriţi o carieră într-un domeniu fascinant, plin de dinamism, în continuă expansiune? Visaţi o alternativă profesională viabilă? Vreţi să îmbunătăţiţi imaginea companiei unde

lucraţi? Vă gândiţi să demaraţi o afacere? Începeţi chiar astăzi cursul Eurocor PROTOCOL ŞI ORGANIZARE EVENIMENTE! Cunoştinţele dobândite vă vor fi utile atât pe plan profesional,

cât şi în viaţa personală! Spor la studiu!